Perancangan Sistem Pendukung Keputusan Pengadaan Bahan Baku pada PD Aneka dan Jasa Sumetera Utara (PD AIJ) Unit Percetakan

PERANCANGAN SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN

PENGADAAN BAHAN BAKU PADA

PD ANEKA INDUSTRI DAN JASA (PD AIJ)

UNIT PERCETAKAN

TUGAS SARJANA

Diajukan untuk Memenuhi Sebagian dari Syarat-Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Teknik

Oleh :

EVA HANDAYANI

NIM: 070403019

PERSEMBAHAN

Ku persembahkan skripsi ini untuk :

Kedua orang tua yang telah mendidik dan membesarkanku, selalu mendoakanku, memberikan segenap kasih sayang, nasihat, pengertian, dan dukungan yang tulus kepadaku. Semoga Allah senantiasa memberikan Ridha-Nya kepada kita.

Kakak dan adikku tersayang, terimakasih telah memberikan dorongan semangat, doa yang tulus serta semua yang terbaik untukku.

Orang yang selalu bisa membuatku tenang, terima kasih atas doa, nasihat, dan dukungannya yang selalu menjadi semangatku.

MOTTO

“Allah Tidak Akan Mengubah Nasib Suatu Kaum Sampai Kaum Itu Mengubah Nasib Mereka Sendiri”

(QS : Al Anfal, 53)

Seseorang yang berhenti belajar seperti kehilangan separuh harga dirinya, seseorang yang berhenti bermimpi seperti

kehilangan separuh nyawanya Andrea Hirata

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, puji syukur kehadirat Allah SWT, atas rahmat, hidayah, serta inayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan Laporan Tugas Sarjana ini. Shalawat serta salam semoga senantiasa tercurahkan kepada Rassulullah SAW.

Tugas sarjana yang berjudul “Perancangan Sistem Pendukung Keputusan Pengadaan Bahan Baku pada PD Aneka dan Jasa Sumetera Utara (PD AIJ) Unit Percetakan” ini disusun untuk memenuhi syarat kelulusan S1 (Strata Satu) pada Departemen Teknik Industri Fakultas Teknik Universitas Sumatera Utara.

Penulis sangat menyadari bahwa masih terdapat banyak kekurangan di dalam tugas sarjana ini. Oleh karena itu, diharapkan adanya kritik dan saran yang membangun dari pembaca demi menyempurnakan Laporan Tugas Sarjana ini.

Akhir kata, penulis mengucapkan terima kasih dan semoga laporan ini bermanfaat.

Universitas Sumatera Utara

Medan, Juni 2013

UCAPAN TERIMA KASIH

Dalam penulisan Tugas Sarjana ini, tentunya tidak lepas dari bantuan, bimbingan, dan dukungan dari berbagai pihak, baik berupa materil, spiritual, informasi maupun administrasi. Oleh karena itu sudah selayaknya penulis mengucapkan terima kasih kepada:

1. Allah SWT atas rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan peyusunan laporan Tugas Sarjana ini.

2. Kedua orangtua penulis (Ismail dan Elma Hirani), saudara-saudara penulis (kak Anty dan adikku Rudy) yang telah mendukung penulis dalam doa dan semangat. Semoga harapan dan cita-cita kita semua terwujud dengan doa, kerja keras dan kerjasama.

3. Ibu Ir. Khawarita Siregar, MT selaku Ketua Departemen Teknik Industri Universitas Sumatera Utara.

4. Bapak Ir. Mangara M. Tambunan, M.Sc dan Ibu Ir. Rosnani Ginting, MT selaku koordinator Tugas Akhir Departemen Teknik Industri USU.

5. Bapak Prof. Dr. Ir. Humala L. Napitupulu, DEA selaku Dosen Pembimbing Akademik dan Dosen Pembimbing I dan Bapak Ikhsan Siregar, ST, M.Eng selaku Dosen Pembimbing II dalam pelaksanaan Tugas Akhir yang telah memberikan banyak pengajaran baru bagi penulis dan memberikan motivasi

6. Bapak Johan yang telah mengizinkan penulis untuk melakukan penelitian di Perusahaan tersebut dan Bapak Julham sebagai pembimbing lapangan serta para staf PD Aneka dan Jasa Sumetera Utara yang telah membimbing selama melakukan penelitian di pabrik.

7. Sahabat-sahabat penulis, Fika, Wulan, Nia, Puput, Winny, Yetty, Umi, Syartika yang selalu memberikan motivasi dan dukungannya kepada penulis. 8. Dwi Puspo Pradono, Jahidin, Asih Lestari yang selalu memberi semangat,

dukungan, motivasi, tempat bertanya dan berkeluh kesah serta Mr. Kid, Bapak M. Syukron Fatah, Bapak Heru yang telah bersedia meluangkan waktunya untuk membalas email-email saya mengenai excel dan VBA.

9. Rekan-rekan Stambuk 2007 (Kostuti) atas dukungan dan kerja samanya yang baik. Rekan seperjuangan pada saat penelitian, Puput, Yessi, Meity, Wulan dan Reni.

10. Pak Ridho, Pak Nurmansyah, Pak Mijo, Kak Dina, dan Kak Ani atas bantuan dan tenaga yang telah diberikan dalam memperlancar penyelesaian Tugas Sarjana ini.

Kepada semua pihak yang telah banyak membantu dalam menyelesaian laporan ini dan tidak dapat penulis sebutkan satu per satu, penulis mengucapkan terima kasih. Semoga laporan ini bermanfaat bagi kita semua

Medan, Juni 2013

ABSTRAK

Penelitian ini dilatarbelakangi oleh belum adanya sistem pendukung keputusan pengadaan bahan baku yang terkomputerisasi pada PD Aneka Industri dan Jasa (PD AIJ), dimana pembelian/pengadaan bahan baku dilakukan berdasarkan penaksiran. Seiring perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi (iptek) yang semakin maju, komputerisasi telah menjadi kebutuhan bagi perusahaan. Perencanaan pengadaan bahan baku yang dilakukan secara komputerisasi memberikan perhitungan yang lebih tepat, penghematan waktu yang lebih besar, dan pengambilan keputusan yang cepat. Oleh kerena itu perlunya dirancang sistem pendukung keputusan pengadaan bahan baku pada PD AIJ. Perancangan aplikasi pendukung keputusan pengadaan bahan baku menggunakan software Microsoft Office Excel Macro (VBA). Alat pengembangan sistem yang digunakan yaitu Context Diagram, Data Flow Diagram (DFD), dan Entity Relationship Diagram (ERD). Perancangan worksheet aplikasi dimulai dari saat penerimaan order yang datang, lalu penentuan jadwal produksi, penentuan kebutuhan bahan, dan perhitungan pemesanan bahan baku. Model yang digunakan dalam perhitungan pengadaan bahan baku adalah model matematika. Hasil dari perancangan worksheet aplikasi yaitu suatu sistem pendukung keputusan yang berisikan frekuensi pemesanan bahan baku, quantity pembelian bahan baku, dan total biaya pengadaan bahan baku. Pengambilan keputusan pengadaan bahan baku dengan perancangan worksheet aplikasi memberi keputusan yang lebih cepat dari pengambilan keputusan awal.

Keyword : Sistem Pendukung Keputusan, DSS, Pengadaan Bahan Baku, Microsoft Office Excel Macro, VBA

DAFTAR ISI

BAB HALAMAN

LEMBAR JUDUL ... i

LEMBAR PENGESAHAN ... ii

SERTIFIKAT EVALUASI TUGAS SARJANA ... iii

PERSEMBAHAN ... iv

MOTTO ... v

KATA PENGANTAR ... vi

UCAPAN TERIMA KASIH ... vii

ABSTRAK ... ix

DAFTAR ISI ... x

DAFTAR GAMBAR ... xiv

DAFTAR TABEL ... xvii

DAFTAR LAMPIRAN ... xviii

I PENDAHULUAN ... I-1 1.1 Latar Belakang Permasalahan ... I-1 1.2 Rumusan Permasalahan ... I-4 1.3 Tujuan Penelitian ... I-4 1.4 Manfaat Penelitian ... I-5 1.5 Batasan Masalah dan Asumsi Penelitian... I-5 1.6 Sistematika Penulisan Tugas Akhir ... I-6

II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... II-1 2.1 Sejarah Perusahaan... II-1 2.2 Ruang Lingkup Bidang Usaha ... II-2 2.3 Tujuan Perusahaan ... II-3 2.4 Letak Geografi Perusahaan ... II-3

DAFTAR ISI (LANJUTAN)

BAB HALAMAN

2.5 Daerah Pemasaran ... II-3 2.6 Organisasi dan Manajemen Perusahaan ... II-4 2.6.1 Struktur Organisasi ... II-4 2.6.2 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab ... II-6 2.6.3 Jumlah Tenaga Kerja pada Perusahaan ... II-6 2.6.4 Jam Kerja ... II-6 2.6.5 Sistem Pengupahan ... II-7 2.7 Proses Produksi ... II-7 2.7.1 Standar Mutu Produk ... II-7 2.7.2 Bahan-bahan yang Digunakan ... II-7 2.7.3 Uraian Proses Produksi ... II-9 2.8 Mesin dan Peralatan ... II-11 2.8.1 Mesin Produksi ... II-11 2.8.2 Peralatan ... II-11 2.8.3 Utility ... II-13 2.9 Safety and Fire Protection ... II-13 2.10 Limbah ... II-13

III LANDASAN TEORI ... III-1 3.1 Bahan Baku ... III-1 3.2 Pengambil Keputusan ... III-1 3.2.1 Proses Pengambilan Keputusan ... III-2 3.2.2 Model Pengambilan Keputusan ... III-2

DAFTAR ISI (LANJUTAN)

BAB HALAMAN

3.7.1 Alat dan Pengembangan Sistem ... III-12

IV METODOLOGI PENELITIAN ... IV-1 4.1 Lokasi Penelitian ... IV-1 4.2 Jenis Penelitian ... IV-1 4.3 Kerangka Konseptual ... IV-1 4.4 Prosedur Penelitian ... IV-3 4.4.1 Studi Pendahuluan ... IV-6 4.4.2 Studi Pustaka ... IV-6 4.5 Pengumpulan Data ... IV-6 4.5.1 Sumber Data ... IV-6 4.5.2 Metodologi Pengumpulan Data ... IV-7 4.6 Perancangan Pendukung Keputusan ... IV-7 4.7 Pengumpulan Data dan Analisis ... IV-12 4.8 Perancangan Sistem ... IV-12 4.9 Hasil dan Pembahasan ... IV-14 4.10 Kesimpulan dan Saran ... IV-15

V PENGUMPULAN DATA DAN ANALISIS ... V-1 5.1 Pengumpulan Data ... V-1 5.1.1 Produk ... V-1 5.1.2 Spesifikasi Produk ... V-3 5.2 Analisis ... V-4 5.2.1 Struktur Sistem ... V-4 5.2.2 Sistem Awal ... V-4

VI PERANCANGAN SISTEM ... VI-1 6.1 Struktur Sistem Input - Output ... VI-1

DAFTAR ISI (LANJUTAN)

BAB HALAMAN

6.2 Diagram Konteks ... VI-5 6.3 Data Flow Diagram (DFD) ... VI-5 6.4 Entity Relationship Diagram (ERD) ... VI-7 6.5 Relasi Antar Tabel ... VI-7 6.6 Perancangan Worksheet ... VI-8 6.7 Perancangan Interface ... VI-18 6.8 Penentuan Prosedur Pemrograman... VI-22 6.9 Pemutusan Alternatif Penyelesaian ... VI-28 6.10 Pengujian Worksheet Aplikasi ... VI-28 6.11 Struktur Menu ... VI-29

VII HASIL DAN PEMBAHASAN ... VII-1 7.1 Hasil Perancangan Interface Sistem ... VII-1 7.2 Pengujian Aplikasi ... VII-8 7.3 Perbandingan Pengambilan Keputusan Manual dengan Sistem

Pendukung Keputusan ... VII-18

VII KESIMPULAN DAN SARAN ... VII-1 7.1 Kesimpulan ... VII-1 7.2 Saran ... VII-1

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

DAFTAR GAMBAR

GAMBAR HALAMAN

2.1 Struktur Organisasi PD Aneka Industri dan Jasa Sumatera Utara ... II-5 2.2 Blok Diagram Proses Produksi PD Aneka Industri dan Jasa. ... II-11 4.1 Kerangka Konseptual ... IV-2 4.2 Blok Diagram Prosedur Penelitian. ... IV-4 4.3 Model Matematika Pengadaan Bahan Baku ... IV-11 4.4 Blok Diagram Perancangan Sistem ... IV-14 5.1 Produk Formulir ... V-1 5.2 Produk Blok Formulir ... V-1 5.3 Produk Kop Surat ... V-2 5.4 Produk Kartu Box ... V-2 5.5 Struktur Organisasi PD Aneka Industri dan Jasa yang akan Dianalisi ... V-4 5.6 Sistem Awal Pengadaan Bahan Baku ... V-6 5.7 Diagram Awal Pengadaan Bahan Baku ... V-7 5.8 Flow Diagram Awal Pengadaan Bahan Baku ... V-8 5.9 Sistem Usulan Pengadaan Bahan Baku ... V-10 5.10 Diagram Usulan Pengadaan Bahan Baku ... V-11 5.11 Flow Diagram Usulan Pengadaan Bahan Baku ... V-12 6.1 Struktur Sistem Input - Output ... VI-1 6.2 Struktur Model DSS ... VI-4 6.3 Diagram Konteks. ... VI-5 6.4 Data Flow Diagram (DFD).. ... VI-6 6.5 Entity Relationship Diagram (ERD) ... VI-7 6.6 Relasi Antar Tabel ... VI-8 6.7 Worksheet Pendahuluan ... VI-9 6.8 Worksheet Pemesanan ... VI-10 6.9 Worksheet BOM ... VI-11 6.10 Worksheet Jadwal Produksi ... VI-12 6.11 Worksheet Kebutuhan Bahan ... VI-13

DAFTAR GAMBAR (LANJUTAN)

GAMBAR HALAMAN

6.12 Worksheet Perhitungan ... VI-14 6.13 Worksheet Data bahan Baku ... VI-15 6.14 Worksheet Data Konsumen ... VI-16 6.15 Worksheet Data Produk Jadi ... VI-17 6.16 Worksheet Data Supplier ... VI-18 6.17 Tampilan Rancangan Interface Sales Order ... VI-19 6.18 Tampilan Rancangan Interface Master Data ... VI-19 6.19 Tampilan Rancangan Interface Master Data Bahan Baku ... VI-20 6.20 Tampilan Rancangan Interface Master Data Konsumen ... VI-20 6.21 Tampilan Rancangan Interface Master Data Produk Jadi ... VI-21 6.22 Tampilan Rancangan Interface Data Supplier ... VI-21 6.23 Tampilan Rancangan Interface Keputusan ... VI-22 6.24 Prosedur Pemrograman ... VI-23 6.25 Algoritma Pemrograman ... VI-27 6.26 Struktur Menu ... VI-30 7.1 Tampilan Menu Utama ... VII-1 7.2 Tampilan Master Data ... VII-2 7.3 Tampilan Data Konsumen ... VII-3 7.4 Tampilan Data Produk Jadi ... VII-3 7.5 Tampilan Data Bahan Baku ... VII-4 7.6 Tampilan Data Supplier ... VII-5 7.7 Tampilan Data Sales Order ... VII-6 7.8 Tampilan Hasil Keputusan ... VII-7

DAFTAR GAMBAR (LANJUTAN)

GAMBAR HALAMAN

7.14 Grafik Biaya Pengadaan Bahan Baku Cover ... VII-13 7.15 Keputusan Pembelian Kertas Cover ... VII-14 7.16 Tampilan Interface Keputusan Pembelian Kertas Cover ... VII-14 7.17 Input-an Biaya Bahan Baku Cover ... VII-15 7.18 Perhitungan Bahan Baku Cover ... VII-15 7.19 Grafik Biaya Pengadaan Bahan Baku Cover ... VII-16 7.20 Keputusan Pembelian Kertas Cover ... VII-17 7.21 Tampilan Interface Keputusan Pembelian Kertas Cover ... VII-17

DAFTAR TABEL

TABEL HALAMAN

2.1 Jumlah Tenaga Kerja pabrik PD Aneka Industri dan Jasa ... II-6 2.2 Mesin Produksi pada PD Aneka Industri dan Jasa ... II-12 3.1 Simbol-simbol DFD ... III-9 3.2 Simbol-simbol pada Entity Relationship Diagram ... III-11 7.1 Perbandingan Pengambilan Keputusan Manual dengan Sistem

DAFTAR LAMPIRAN

LAMPIRAN HALAMAN

1 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab ... L.1 2 VBA Script ... L.2 3 Form Tugas Akhir ... L.3 4 Surat Penjajakan ... L.4 5 Surat Balasan Perusahaan ... L.5 6 Surat Keputusan Tugas Akhir ... L.6 7 Surat Perpanjangan Surat Keputusan Tugas Akhir ... L.7 8 Perubahan Surat Keputusan ... L.8 9 Lembar Asistensi ... L.9

ABSTRAK

Penelitian ini dilatarbelakangi oleh belum adanya sistem pendukung keputusan pengadaan bahan baku yang terkomputerisasi pada PD Aneka Industri dan Jasa (PD AIJ), dimana pembelian/pengadaan bahan baku dilakukan berdasarkan penaksiran. Seiring perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi (iptek) yang semakin maju, komputerisasi telah menjadi kebutuhan bagi perusahaan. Perencanaan pengadaan bahan baku yang dilakukan secara komputerisasi memberikan perhitungan yang lebih tepat, penghematan waktu yang lebih besar, dan pengambilan keputusan yang cepat. Oleh kerena itu perlunya dirancang sistem pendukung keputusan pengadaan bahan baku pada PD AIJ. Perancangan aplikasi pendukung keputusan pengadaan bahan baku menggunakan software Microsoft Office Excel Macro (VBA). Alat pengembangan sistem yang digunakan yaitu Context Diagram, Data Flow Diagram (DFD), dan Entity Relationship Diagram (ERD). Perancangan worksheet aplikasi dimulai dari saat penerimaan order yang datang, lalu penentuan jadwal produksi, penentuan kebutuhan bahan, dan perhitungan pemesanan bahan baku. Model yang digunakan dalam perhitungan pengadaan bahan baku adalah model matematika. Hasil dari perancangan worksheet aplikasi yaitu suatu sistem pendukung keputusan yang berisikan frekuensi pemesanan bahan baku, quantity pembelian bahan baku, dan total biaya pengadaan bahan baku. Pengambilan keputusan pengadaan bahan baku dengan perancangan worksheet aplikasi memberi keputusan yang lebih cepat dari pengambilan keputusan awal.

Keyword : Sistem Pendukung Keputusan, DSS, Pengadaan Bahan Baku, Microsoft Office Excel Macro, VBA

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Dewasa ini perkembangan semakin pesat disegala bidang termasuk bidang industri. Perusahaan secara kompetitif bersaing agar tetap survive dengan kondisi tersebut. Kepuasan konsumen merupakan hal penting agar perusahaan dapat tetap survive. Untuk itu perusahaan harus dapat memenuhi keinginan dan kebutuhan konsumen. Dalam perusahaan manufaktur, ketepatan waktu pengiriman barang kepada konsumen serta mutu suatu produk sangat penting karena hal tersebut dapat meningkatkan kepuasan konsumen. Ketepatan pengiriman barang kepada konsumen sangat dipengaruhi oleh bahan baku yang tersedia tepat waktu, sehingga proses pengambilan keputusan pengadaan bahan baku yang tepat merupakan suatu aktivitas yang penting dalam perusahaan.

Menurut Churchman dikutip oleh Daihani (2001), pengambilan keputusan (decision making) merupakan aktivitas manajemen berupa pemilihan tindakan dari sekumpulan alternatif yang telah dirumuskan sebelumnya untuk memecahkan suatu masalah atau suatu konflik dalam manajemen. Pengambilan keputusan memiliki peranan yang sangat penting bagi perusahaan, kesalahan pengambilan keputusan dapat mempengaruhi kegiatan perusahaan seperti terganggunya proses produksi, meningkatnya biaya yang dikeluarkan perusahaan, atau bahkan kerugian bagi perusahaan.

PD AIJ belum memiliki sistem pendukung keputusan pengadaan bahan baku terkomputerisasi. Pembelian/pengadaan bahan baku dilakukan berdasarkan penaksiran dan pemesanan pembelian bahan baku dilakukan saat stok bahan baku di gudang telah menipis bahkan habis atau saat pihak gudang merasa perlu menambah jumlah persediaan bahan baku tertentu. Jumlah bahan baku yang dipesan juga hanya berdasarkan taksiran dimana sering terjadi perbedaan penaksiran dengan jumlah bahan baku yang diperlukan sehingga sering terjadi kekurangan atau bahan baku berlebih.

Proses pembelian bahan baku dalam sebuah industri erat kaitannya dengan proses produksi yang nantinya juga akan berkaitan dengan produknya. Itulah sebabnya proses pembelian dalam sebuah industri adalah sebuah bagian yang penting dalam keseluruhan produksi yang dampaknya juga dapat dirasakan secara langsung terhadap perusahaan. Jika sebuah perusahaan memiliki proses pembelian yang baik maka akan berdampak kepada produk yang kemudian akan berdampak kepada keuangan perusahaan (Jefry, 2007).

Seiring perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi (iptek) yang semakin maju, komputerisasi telah menjadi kebutuhan bagi perusahaan. Kemampuan komputer dalam menyimpan informasi dapat dimanfaatkan tanpa harus bergantung kepada hambatan-hambatan seperti yang dimiliki pada manusia, misalnya kondisi lapar, haus ataupun emosi. Dengan menyimpan data dan

Sistem pendukung keputusan atau Decision Support System (DSS) adalah suatu sistem yang berbasis/ berbantuan komputer yang ditujukan untuk membantu pengambil keputusan dalam memanfaatkan data dan model tertentu untuk memecahkan berbagai persoalan yang tidak terstruktur (Morton dalam Turban, 2005).

Agus Lahinta dalam penelitiannya (2009) menuliskan bahwa aplikasi DSS banyak digunakan dalam berbagai bidang karena dibangun untuk mendukung solusi terhadap suatu masalah atau untuk mengevaluasi suatu peluang. Dalam sistem DSS yang memegang peranan penting adalah pengambil keputusan karena sistem hanya menyediakan alternatif keputusan, sedangkan keputusan akhir tetap ditentukan oleh decision maker (pengambil keputusan).

Perencanaan pengadaan bahan baku yang dilakukan secara komputerisasi memberikan perhitungan yang lebih tepat, penghematan waktu yang lebih besar, dan pengambilan keputusan yang cepat. Penggunaan sistem komputerisasi pada perusahaan manufaktur dapat dilihat pada penelitian Anton Setiawan Hanggowibowo (2009) mengenai perancangan sistem pendukung keputusan dalam mengontrol persediaan barang sehingga mengurangi biaya persediaan dengan judul “Sistem Pendukung Keputusan Pengontrol Persediaan Barang dengan Economic Order Quantity“ dan Ibnu Faisal (2010) mengenai penerapan sistem pendukung keputusan dalam hal pengadaan persediaan bahan baku dengan judul “Pengembangan Sistem Pendukung Keputusan untuk Proyeksi Persediaan Bahan Baku”.

Berdasarkan uraian di atas, dapat diketahui perihal pentingnya sistem pendukung keputusan pengadaan bahan baku dalam suatu perusahaan. Untuk itu penulis mengambil penelitian dengan judul “Perancangan Sistem Pendukung Keputusan Pengadaan Bahan Baku pada PD Aneka Industri dan Jasa (PD AIJ) Unit Percetakan”.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang permasalahan, maka dapat dirumuskan permasalahan yaitu belum adanya sistem pendukung keputusan pengadaan bahan baku terkomputerisasi dimana pembelian hanya berdasarkan intuisi atau perkiraan, adanya perbedaan hasil perkiraan jumlah bahan baku dengan jumlah bahan yang dibutuhkan sehingga diperlukan perancangan sistem pendukung keputusan pada PD AIJ.

1.3 Tujuan Penelitian

Tujuan umum dari penelitian ini yaitu membuat rancangan sistem pendukung keputusan pengadaan bahan baku di PD Aneka Industri dan Jasa.

Tujuan khusus yang akan dicapai dari penelitian ini yaitu: 1. Merancang model pengambilan keputusan pengadaan bahan baku.

1.4 Manfaat Penelitian

Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini yaitu: 1. Bagi peneliti

Mengaplikasikan teori yang diperoleh selama kuliah, menambah keterampilan dan pengalaman dalam menganalisis masalah serta memecahkan masalah sebelum memasuki dunia kerja.

2. Bagi pihak perusahaan

Sistem pendukung keputusan yang dirancang dapat bermanfaat sebagai sarana program kerja yang efektif pada pelaksanaan proses produksi untuk mengurangi biaya persediaan.

3. Bagi universitas

Menjadi tambahan literatur yang dapat dijadikan referensi bagi semua pihak yang ingin mengetahui tentang perencanaan dan pengendalian persediaan berbasis komputer.

1.5 Batasan Penelitian dan Asumsi penelitian

Untuk mempermudah pemecahan masalah, perlu disusun beberapa batasan dan asumsi yang berkaitan dengan permasalahan. Batasan-batasan yang digunakan dalam penelitian ini yaitu:

1. Hasil rancangan sistem pendukung keputusan ditujukan untuk penggunaan terbatas pada bagian pembelian.

3. Perancangan sistem pendukung keputusan dilakukan dengan menggunakan Microsoft Excel.

Asumsi-asumsi yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Struktur organisasi, tugas, dan tanggung jawab telah memadai dan tidak dianalisis dalam rangka pengembangan rancangan sistem pendukung keputusan pengadaan bahan baku.

2. Tidak ada perubahan proses produksi selama penelitian berlangsung. 3. Selama penelitian berlangsung, tidak terjadi perubahan aliran informasi. 4. Bahan baku selalu tersedia tepat waktu.

5. Sales Order dan Jadwal Produksi sudah diketahui.

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan ini bertujuan untuk memberikan gambaran umum tentang penelitian yang dilakukan. Tugas akhir ini terdiri dari 7 bab yaitu:

BAB I : PENDAHULUAN

Berisi latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, pembatasan masalah dan asumsi penelitian, serta sistematika penulisan tugas akhir.

BAB II : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Memuat secara singkat mengenai sejarah perusahaan, ruang lingkup bidang usaha, lokasi perusahaan, organisasi dan manajemen serta proses produksi PD AIJ (Aneka Industri dan Jasa).

BAB III : LANDASAN TEORI

Berisi teori-teori yang digunakan dalam analisis pemecahan masalah. Sumber teori atau literatur yang digunakan dapat berupa buku-buku, jurnal penelitian dan draft tugas sarjana mahasiswa yang pernah mengangkat topik permasalahan yang sama.

BAB IV : METODOLOGI PENELITIAN

Berisi tahapan-tahapan penelitian mulai dari persiapan hingga penyusunan laporan tugas akhir.

BAB V : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Berisi data yang diperoleh dari penelitian serta perancangan sistem dengan metode yang dipilih untuk membantu pemecahan masalah di perusahaan.

BAB VI : PEMBAHASAN

BAB VII : KESIMPULAN DAN SARAN

Berisi kesimpulan yang diperoleh dari hasil pemecahan masalah dan saran-saran yang dianggap penting dan mungkin untuk ditindaklanjuti baik untuk kepentingan praktisi, pihak perusahaan maupun untuk penyempurnaan bagian penelitian selanjutnya.

BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Sejarah Perusahaan

Perusahaan Daerah Aneka Industri Jasa Medan didirikan pada tahun 1985 berdasarkan Peraturan Daerah (PERDA) No. 26 tahun 1985 tanggal 27 Juli 1985 mengenai pendirian Perusahaan Daerah (PD) Aneka Industri dan Jasa Provinsi Sumatera Utara yang disahkan oleh Menteri Dalam Negeri dengan SK Nomor 539.22-1435 tanggal 16 Oktober 1985. Perusahaan ini merupakan gabungan dari 8 (delapan) perusahaan daerah masing-masing berdiri sendiri sebelumnya, yaitu: 1. Perusahaan Daerah Sumber daya, dengan Perda No. 5 Tahun 1979

2. Perusahaan Daerah Pabrik Batu Bata, dengan Perda No. 6 Tahun 1979 3. Perusahaan Daerah Obor, dengan Perda No. 7 Tahun 1979

4. Perusahaan Daerah Percetakan, dengan Perda No. 8 Tahun 1979 5. Perusahaan Daerah Es Parwita Yasa, dengan Perda No. 9 Tahun 1979 6. Perusahaan Daerah Hiburan, dengan Perda No. 9 Tahun 1979

7. Perusahaan Daerah Toko Buku dan Niaga Alat Kantor, dengan Perda No. 14 Tahun 1979

8. Perusahaan Daerah Perisai, dengan Perda No. 15 Tahun 1979

Kedelapan perusahaan tersebut berkedudukan di Propinsi Sumatera Utara dan Kuala Simpang sebagai Sub Unit dari Perusahaan Daerah Es Parwita Yasa. Setelah kedelapan perusahaan ini didirikan (sejak tahun 1979) ternyata perusahaan-perusahaan tersebut belum dapat berkembang sebagaimana yang

diharapkan. Oleh sebab itu untuk meningkatkan peranan dari perusahaan tersebut maka dipandang perlu untuk menggabungkan perusahaan-perusahaan tersebut. Berdasarkan penggabungan ini, maka seluruh kekayaan, personalia, hak, kewajiban, dan tanggung jawab dari kedelapan perusahaan yang ada sebelumnya teralih kepada PD Aneka Industri dan Jasa Sumatera Utara.

PD Aneka Industri dan Jasa memiliki kantor pusat yang bekedudukan di Medan dan dengan unit-unit usaha yang ada sebelumnya sebagai cabang. Berdasarkan Perda No. 26 Tahun 1985, perusahaan ini berbentuk badan hukum yang berhak melakukan usahanya berdasarkan peraturan daerah yang dikeluarkan, dengan lapangan usaha yaitu melaksanakan semua usaha yang bergerak di bidang industri dan jasa yang dikeluarkan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku.

2.2 Ruang Lingkup Bidang Usaha

Pada tahun 1986, setelah perusahaan tersebut berjalan setahun, terjadi pengurangan terhadap beberapa unit usaha yang ada. Hal ini dilakukan untuk memusatkan kegiatan perusahaan kepada usaha-usaha yang lebih efisien dan efektif, karena beberapa dari unit usaha tersebut mengalami kerugian yang terus menerus dan dirasakan kurang bermanfaat. Delapan unit usaha yang bergabung dalam PD Aneka Industri dan Jasa Medan, yang ada pada saat ini masih aktif

2.3 Tujuan Perusahaan

Tujuan perusahaan sesuai dengan PERDA Nomor 26 Tahun 1985 sebagai berikut:

1. Tujuan Perusahaan : Mengembangkan perekonomian daerah dan untuk menambah Pendapatan Asli Daerah (PAD).

2. Lapangan Usaha : Melakukan semua usaha yang bergerak dalam bidang industri dan jasa yang dibenarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

3. Tempat Kedudukan : Medan dan mempunyai unit usaha di tempat lain.

2.4 Letak Geografi Perusahaan

Unit percetakan PD Aneka Industri dan Jasa berlokasi di Jalan Putri Merak Jingga (Jalan Gudang) No. 3 Medan, dibangun di atas tanah 3.834 m2 dengan luas bangunan 1.361,75 m2.

2.5 Daerah Pemasaran

PD Aneka Industri dan Jasa merupakan perusahaan daerah sehingga kegiatan pemasaran unit percetakan dilakukan hanya pada wilayah Provinsi Sumatera Utara, yaitu dinas pemerintah daerah tingkat I, seperti dinas pendapatan daerah, dinas pendidikan, dinas perpajakan, rumah sakit jiwa, SAMSAT dan lainnya, maupun pihak swasta yang berada di sekitar kota Medan.

2.6 Organisasi dan Manajemen Perusahaan 2.6.1 Struktur Organisasi

Struktur organisasi suatu perusahaan merupakan salah satu hal yang cukup penting. Struktur organisasi ialah suatu kerangka yang menunjukkan kedudukan, tugas dan wewenang anggota perusahaan dalam rangka mencapai tujuan perusahaan. Dengan adanya struktur organisasi ini maka akan terlihat jelas hubungan antara bagian, wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian yang ada dalam perusahaan.

Susunan organisasi dan tata kerja PD Aneka Industri dan Jasa Sumatera Utara ditetapkan berdasarkan keputusan direksi PD Aneka Industri dan Jasa Sumatera Utara No. 018/SK/AIJ/1989 tanggal 19 Juni 1989, Sk Gubernur Sumatera Utara No. 060.2711/K/tahun 1989 tanggal 24 Agustus 1996 dan dengan persetujuan Menteri Dalam Negeri No. 529/2226/PUOD/1996 tanggal 8 Agustus 1996 tentang penggantian Direksi dengan pengangkatan seorang Direktur.

Struktur organisasi PD. Aneka Industri dan Jasa Medan berpedoman pada SK Direksi No. 018/SK/AIJ/VI/1989 yang telah mendapat pengesahan Gubernur dan persetujuan Mendagri. Struktur organisasi perusahaan tergolong organisasi garis dan staf. Struktur organisasi PD Aneka Industri dan Jasa Medan dapat dilihat pada Gambar 2.1.

Direktur

Satuan Pengawas

Intern Bagian Umum

Bagian Tata Usaha Bagian Kepegawaian Bagian Pemasaran Bagian Pemasaran Cetakan dan ATK Bagian Pemasaran

Es, Hiburan dan Toko Buku &

NAK Bagian Administrasi Keuangan Bagian Keuangan Bagian Akuntansi Bagian Verifikasi Bagian Produksi Bagian Teknik dan Produksi Bagian Pembelian

Sumber: PD Aneka Industri dan Jasa

2.6.2 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab

Uraian tugas dan tanggung jawab dari setiap jabatan pada PD Aneka Industri dan Jasa Sumatera Utara dapat dilihat pada Lampiran 1.

2.6.3 Jumlah Tenaga Kerja pada Perusahaan

Data jumlah tenaga kerja pada unit percetakan PD Aneka Industri dan Jasa Sumatera Utara dapat dilihat pada Tabel 2.1.

Tabel 2.1 Jumlah Tenaga Kerja pabrik PD Aneka Industri dan Jasa

No. Bagian Jumlah Tenaga Kerja

1. Direktur 1

2. Satuan Pengawas Intern 2

3. Bagian Administrasi dan Keuangan 7

4. Bagian Umum 7

5. Bagian Pemasaran 6

6. Bagian Produksi 43

TOTAL 66

Sumber : PD Aneka Industri dan Jasa

2.6.4 Jam Kerja

Pada PD Aneka Industri dan Jasa terdapat lembur (overtime). Kegiatan lembur dilakukan untuk pemenuhan permintaan agar produk bisa diterima oleh konsumen sesuai dengan kesepakatan yang telah dibuat. Lembur dilakukan dengan penambahan waktu kerja yaitu pada jam 17.00-21.00 WIB.

2.6.5 Sistem Pengupahan

Sistem pengupahan dilakukan berdasarkan Surat Keputusan (SK) Direktur, dimana pemberian gaji juga mempertimbangkan golongan dari setiap karyawan. Gaji yang diperoleh oleh karyawan merupakan pendapatan yang diperoleh PD Aneka Industri dan Jasa, sehingga tidak ada bantuan yang diterima dari pemerintah daerah Sumatera Utara.

2.7 Proses Produksi 2.7.1 Standar Mutu Produk

Kegiatan produksi pada PD Aneka Industri dan Jasa dilaksanakan berdasarkan pesanan (make-to-order) sehingga standar mutu produk yang dihasilkan berdasarkan kepada desain dan spesifikasi yang diinginkan oleh konsumen.

2.7.2 Bahan-bahan yang Digunakan

Bahan-bahan yang digunakan oleh PD Aneka Industri dan Jasa dalam melaksanakan proses produksinya adalah sebagai berikut:

1. Bahan Baku

Bahan baku adalah bahan utama yang digunakan dalam pembuatan produk dan memiliki persentase yang besar dalam produk dibandingkan dengan bahan-bahan lainnya. Bahan baku yang digunakan antara lain :

a. Kertas, seperti kertas HVS, kertas tik, kertas linen holland, kertas dorsellahg, kertas non karbon, kertas strobot, kertas konstruk, kertas sampul serta karton buffalo.

b. Tinta, digunakan dalam kegiatan pencetakan. Warna tinta yang digunakan yaitu black, cyan, magenta, dan yellow.

2. Bahan Penolong

Bahan penolong adalah bahan yang secara tidak langsung mempengaruhi kualitas dan fungsi produk, baik itu digunakan secara langsung maupun tidak langsung terhadap bahan baku dalam suatu proses produksi. Bahan penolong yang digunakan yaitu:

a. Printing plate, digunakan sebagai bahan pembuatan plat cetak.

b.Air dan cairan etching, digunakan untuk membersihkan pelat yang telah terpasang pada mesin cetak dan juga membantu kelancaran pada saat proses pencetakan berlangsung.

c. Larutan kimia diprofel dan pixer, digunakan sebagai pembersih pada pelat yang telah tercetak.

3. Bahan Tambahan

Bahan tambahan merupakan bahan yang digunakan untuk mempermudah proses dan meningkatkan kualitas dari produk yang dihasilkan guna meningkatkan citra produk dan nilai tambah dimata konsumen. Bahan tambahan yang digunakan yaitu:

a. Tali pembatas atau pita, digunakan sebagai pembatas pada produk.

b.Kertas pembungkus, digunakan untuk membungkus produk pada saat pengiriman.

c. Lem, benang, paku, dan staples, digunakan untuk menjilid.

2.7.3 Uraian Proses Produksi

PD Aneka Industri dan Jasa menghasilkan berbagai produk berbahan baku kertas. Tahapan proses percetakan untuk produk-produk tersebut hampir memiliki urutan proses yang sama. Perbedaannya yaitu pada kegiatan pemotongan bahan baku kertas dan juga proses penjilidan. Jika digunakan mesin cetak besar maka tidak dibutuhkan kegiatan pemotongan bahan baku kertas, sedangkan untuk produk yang berupa lembaran maka tidak membutuhkan proses penjilidan. Proses produksi pada PD Aneka Industri dan Jasa secara umum yaitu sebagai berikut: 1. Proses Pembuatan pelat cetak

Pelat cetak digunakan sebagai cetakan untuk membuat produk, dimana produk yang akan dihasilkan akan sesuai dengan desain dari pelat cetak. Sebelum pembuatan pelat cetak dilakukan desain (setting) produk sesuai dengan keinginan konsumen. Pembuatan pelat cetak menggunakan mesin plat-maker.

2. Proses Pencetakan

Pada proses ini dilakukan kegiatan pencetakan dengan menggunakan mesin cetak. Penggunaan mesin cetak disesuaikan dengan jumlah pesanan. Kertas yang digunakan pada mesin cetak juga terlebih dahulu disesuaikan dengan ukuran bahan (kertas) pada mesin yaitu dengan terlebih dahulu melakukan pemotongan bahan baku kertas. Kegiatan pencetakan dapat berupa pencetakan tulisan maupun gambar, serta cetak penomoran dan pembuatan porporasi. 3. Proses Pemotongan

Sebelum dilakukan proses pemotongan maka dilakukan kegiatan penyusunan kertas yang akan dipotong. Pada kegiatan penyusunan ini, juga terdapat kegiatan penjilidan (binding) yang dilakukan sesuai dengan tipe produk. Produk yang berupa lembaran tidak membutuhkan proses penjilidan melainkan hanya proses penyusunan. Setelah itu dilanjutkan dengan kegiatan pemotongan sesuai dengan ukuran yang telah ditetapkan. Kegiatan inspeksi dilakukan baik pada proses penyusunan maupun terhadap hasil pemotongan untuk memeriksa mutu dari hasil pemotongan.

4. Proses Pengepakan

Pada proses ini dilakukan pengepakan produk jadi dengan menggunakan kertas pembungkus.

Pencetakan (Printing)

Pemotongan

Penomoran Pembuatan pelat

cetak sesuai desain

Pengepakan

Sumber: PD Aneka Industri dan Jasa Gambar 2.2 Blok Diagram Proses Percetakan

2.8 Mesin dan Peralatan 2.8.1 Mesin Produksi

Mesin yang digunakan dalam proses percetakan PD Aneka Industri dan Jasa dapat dilihat pada Tabel 2.2.

2.8.2 Peralatan

Peralatan yang digunakan pada PD Aneka Industri dan Jasa adalah alat-alat yang digunakan secara manual untuk membantu proses produksi, antara lain yaitu alat penyetel mesin cetak, obeng, kunci pas, kuas, stapler besar, jarum, dan martil.

Tabel 2.2 Mesin Produksi pada PD Aneka Industri dan Jasa

No Nama Mesin Fungsi Merk Buatan Jumlah

1 Mesin Cetak Kecil (Folio) Mencetak dengan ukuran kertas 21,6 cm x 33 cm (Folio). Toko Hamada Jepang 3

2 Mesin Cetak Sedang (SORM)

Mencetak dengan ukuran kertas setengah plano yaitu 52 cm x 74 cm.

Heidelberg Jerman 1

3 Mesin Cetak Besar (SORS) Mencetak dengan ukuran kertas plano yaitu 102cmx72cm. Heidelberg Jerman 1

4 Mesin Hamada

Mencetak, membuat penomoran, membuat porporasi dengan ukuran kertas 43,2 cm x 33 cm (Double Folio).

Toko Hamada Jepang 1

5 Mesin GTO 52

Mencetak, membuat penomoran, membuat porporasi dengan ukuran kertas 36 cm x 52 cm

Heidelberg Jerman 1

2.8.3 Utility

Listrik dan air merupakan utilitas yang sangat penting sebagai sarana utama penunjang berlangsungnya kegiatan operasional atau proses percetakan. Pasokan listrik untuk PD Aneka Industri dan Jasa bersumber dari PLN, sedangkan untuk kebutuhan air untuk proses percetakan bersumber dari air PAM.

2.9 Safety and Fire Protection

Safety and Fire Protection di PD Aneka Industri dan Jasa Sumatera Utara telah didukung oleh sarana dan prasarana yang disediakan oleh perusahaan antara lain adalah kegiatan keselamatan kerja yang dilengkapi dengan Alat Pelindung Diri (APD) seperti helm, sarung tangan dan masker. Untuk menanggulangi bahaya kebakaran perusahaan juga dilengkapi dengan menggunakan alat pemadam api (protector).

2.10 Limbah

Limbah yang dihasilkan terdiri dari limbah padat dan limbah cair. Limbah padat yaitu berupa kertas sisa produksi, dimana terlebih dahulu dilakukan pencincangan kertas sebelum dibuang ataupun dijual. Sedangkan, limbah cair dihasilkan dari kegiatan perawatan (maintenance) mesin yaitu cairan sisa cucian tinta yang terdiri dari campuran bensin dan minyak lampu. Cairan sisa pembersihan tersebut kemudian dibuang ke tempat khusus pembuangan limbah.

BAB III

LANDASAN TEORI

3.1 Bahan Baku

Bahan baku merupakan salah satu unsur yang paling aktif didalam perusahaan yang secara terus-menerus diperoleh, diubah yang kemudian dijual kembali. Bahan Baku merupakan barang-barang yang diperoleh untuk digunakan dalam proses produksi. Beberapa bahan baku diperoleh secara langsung dari sumber-sumber alam. Namun demikian, lebih sering lagi bahwa bahan baku diperoleh dari perusahaan lain dan ini merupakan produksi akhir dari para pensuplai. Sebagai contoh, kertas cetak merupakan produk akhir dari pabrik kertas, akan tetapi merupakan bahan baku bagi perusahaan percetakan. Meskipun istilah bahan baku dapat digunakan secara luas untuk menutup seluruh bahan baku yang dipergunakan dalam produksi. Sebutan sering dibatasi untuk barang-barang yang secara fisik dimasukkan dalam produk yang diproduksi.

3.2 Pengambilan Keputusan

Churchman (Daihani, 2001) merumuskan definisi pengambilan keputusan (decision making) sebagai berikut “Pengambilan keputusan merupakan aktivitas manajemen berupa pemilihan tindakan dari sekumpulan alternatif yang telah

3.2.1 Proses Pengambilan Keputusan

Langkah-langkah dalam proses pengambilan keputusan menurut Herbert A. Simon pada hakikatnya terdiri atas tiga langkah utama, yaitu:

1. Kegiatan Intelijen

Menyangkut pencarian berbagai kondisi lingkungan yang diperlukan bagi keputusan.

2. Kegiatan Desain

Tahap ini menyangkut pembuatan pengembangan dan penganalisaan berbagai rangkaian kegiatan yang mungkin dilakukan.

3. Kegiatan Pemilihan

Pemilihan serangkaian kegiatan tertentu dari alternative yang tersedia.

3.2.2 Model Pengambilan Keputusan

Adapun model pengambilan keputusan yaitu: 1.

Model kuantitatif (dalam hal ini adalah model matematika) adalah serangkaian asumsi yang tepat yang dinyatakan dalam serangkaian hubungan matematis yang pasti. Ini dapat berupa persamaan, atau analisis lainnya, atau merupakan instruksi bagi computer, yang berupa program-program untuk computer. Adapun ciri-ciri pokok model ini ditetapkan secara lengkap melalui asumsi-asumsi, dan kesimpulan berupa konsekuensi logis dari asumsi-asumsi tanpa menggunakan pertimbangan atau intuisi mengenai proses dunia nyata (praktik) atau permasalahan yang dibuat model untuk pemecahannya.

2.

Model kualitatif didasarkan atas asumsi-asumsi yang ketepatannya agak kurang jika dibandingkan dengan model kuantitatif dan ciri-cirinya digambarkan melalui kombinasi dari deduksi-deduksi asumsi-asumsi tersebut dan dengan pertimbangan yang lebih bersifat subjektif mengenai proses atau masalah yang pemecahannya dibuatkan model.

Model Kualitatif

3.

Model probabilitas, umumnya model-model keputusannya merupakan konsep probabilitas dan konsep nilai harapan member hasil tertentu (the concept of probability and expected value). Adapun yang dimaksud dengan probabilitas adalah kemungkinan yang dapat terjadi dalam suatu peristiwa tertentu (the chance of particular event occuring).

Model Probabilitas

4.

Model matriks merupakan model khusus yang menyajikan kombinasi antara strategi yang digunakan dan hasil yang diharapkan. Dalam hal ini Gullett dan Hicks mengatakan : “The payoff matrix is a particularly convenient method of displaying and summarizing the expected values alternative strategics”. Model matriks terdiri atas dua hal, yakni baris dan lajur. Baris (row) bentuknya mendatar, sedangkan lajur (column) bentuknya menegak (vertical). Pada sisi baris berisi macam alternatif strategi yang digelarkan oleh pengambil keputusan,

5.

Model ini merupakan suatu diagram yang cukup sederhana yang menunjukkan suatu proses untuk merinci masalah-masalah yang dihadapinya kedalam komponen-komponen, kemudian dibuatkan alternatif-alternatif pemecahan beserta konsekuensi masing-masing. Dengan demikian, maka pimpinan tinggal memilih alternatif mana yang sekiranya paling tepat untuk dijadikan keputusan.

Model Pohon Keputusan (Decision Tree Model)

Pohon keputusan ini biasanya dipergunakan untuk memecahkan masalah-masalah yang timbul dalam proyek yang sedang ditangani. Selanjutnya Welch dan Comer memberikan definisi mengenai pohon keputusan (decision tree) sebagai berikut:

“The decision tree is a simple diagram showing the possible consequences of alternative decisions. The tree includes the decision nodes chance modes, pay offs for each combination, and the probabilities of each event.”

3.3 Sistem Pendukung Keputusan (SPK)

Little (1970) dalam Turban (2005) mendefinisikan Decision Support System (DSS) sebagai “sekumpulan prosedur berbasis model untuk data pemrosesan dan penilaian guna membantu para manajer mengambil keputusan”.

Bonczek, dkk (1980) dalam Turban (2005) mendefinisikan SPK sebagai sistem berbasis komputer yang terdiri dari tiga komponen yang saling berinteraksi yaitu sistem bahasa (mekanisme untuk memberikan komunikasi antara pengguna dan komponen SPK lain), sistem pengetahuan (repositori pengetahuan domain

masalah yang ada pada SPK entah sebagai data atau sebagai prosedur), dan sistem pemrosesan masalah (hubungan antara dua komponen lainnya, terdiri dari satu atau lebih kapabilitas manipulasi masalah umum yang diperlukan untuk pengambilan keputusan) (Turban, 2005).

Ciri utama sekaligus keunggulan dari Sistem Pendukung Keputusan (SPK) adalah kemampuannya untuk menyelesaikan masalah-masalah yang tidak terstruktur. Beberapa karakteristik dari sistem pendukung keputusan (Turban, 2005) adalah:

1. Sistem pendukung keputusan dirancang untuk membantu pengambil keputusan dalam memecahkan masalah yang sifatnya semi terstruktur ataupun tidak terstruktur.

2. Dalam proses pengolahannya, sistem pendukung keputusan mengombinasikan penggunaan model-model/teknik-teknik analisis dengan teknik pemasukan data konvensional serta fungsi-fungsi pencari/interogasi informasi.

3. Sistem pendukung keputusan dirancang sedemikian rupa sehingga dapat digunakan/dioperasikan dengan mudah oleh orang-orang yang tidak memiliki dasar kemampuan pengoperasian komputer yang tinggi. Oleh karena itu, pendekatan yang digunakan biasanya model interaktif.

4. Sistem pendukung keputusan dirancang dengan menekankan pada aspek fleksibilitas serta kemampuan adaptasi yang tinggi, sehingga mudah

3.4 DSS Berorientasi-Spreadsheet

Spreadsheet merupakan sistem pemodelan yang memungkinkan pengguna mengembangkan model-model untuk mengeksekusi analisis DSS. Model ini tidak hanya membuat, melihat, dan memodifikasi pengetahuan prosedural, tetapi juga mengintruksikan sistem untuk mengeksekusi intruksi self-contained mereka (macro). Spreadsheet digunakan secara luas pada DSS yang dikembangkan oleh pengguna akhir. Alat pengguna akhir yang paling populer untuk mengembangkan DSS adalah Microsoft Excel. Excel memasukkan puluhan paket statistik, pake pengembangan linier (solver), dan banyak model ilmu manajemen dan keuangan (Turban, 2005).

Isi database dalam model DSS digunakan oleh tiga subsistem perangkat lunak:

1. Perangkat Lunak Penulisan Laporan,

2. Model Matematika, menghasilkan informasi sebagai hasil dari simulasi yang melibatkan satu atau beberapa komponen dari sistem fisik perusahaan. Dapat ditulis dalam bahasa pemrograman apaun.

menghasilkan laporan periodik maupun khusus. Laporan periodik disiapkan sesuai jadwal dan biasanya dihasilkan oleh perangkat lunak yang dikodekan dalam suatu bahasa prosedural seperti COBOL. Laporan khusus disiapkan sebagai jawaban atas kebutuhan informasi yang tak terduga dan berbentuk database query oleh pemakai yang menggunakan query language dari DBMS atau bahasa pemrograman generasi keempat.

3. Perangkat Lunak GDSS, memungkinkan beberapa pemecah masalah, bekerja sama sebagai satu kelompok, mencapai solusi. Mungkin pemecah masalah itu mewakili satu komite atau tim proyek.

3.5 Software Spreadsheet

Spreadsheet Microsoft Excel telah menjadi salah satu paket software yang paling terkenal dalam dunia bisnis, begitu juga dengan sekolah bisnis dan sekolah insinyur yang telah mengembangkan beberapa pelajaran pemodelan spreadsheet

dan mengorganisir data, menjalankan beragam kalkulasi, dan menggunakan paket tambahan, yang disebut add-in, untuk analisis dan pemecahan masalah lebih lanjut. Paket-paket software ini biasanya mudah dipelajari dan menyediakan fitur dasar dan lanjut untuk beragam aplikasi (Burstein, 2008).

Microsoft Excel memiliki beberapa fitur yang tersedia untuk analisis dan penyimpanan data. Pada kenyataannya, “pengguna spreadsheet sering tidak menggunakan banyak fitur spreadsheet yang tersedia pada umumnya” (Chan dan Storey 1996 dalam Turban, 2005). Fitur Excel digambarkan dalam dua kategori utama : Fitur fungsi dasar dan fungsi yang diperluas.

Fitur fungsi dasar dan yang diperluas dalam Excel sangat cocok untuk pembentukan sebuah sistem pendukung keputusan. Kemampuan untuk memodelkan suatu masalah dan menyelesaikan ataupun melakukan simulasi merupakan komponen dasar model DSS yang dibentuk. Merupakan hal yang penting untuk lebih mengenali kemampuan Excel atau software spreadsheet lainnya sehingga seseorang dapat mengetahui ketika mengembangkan sebuah sistem pendukung keputusan (Burstein, 2008).

3.6 Fitur VBA (Visual Basic for Application)

VBA merupakan sebuah bahasa pemrograman yang termasuk di dalam software Microsoft Excel. Ia dapat digunakan untuk mengkodekan prosedur standar ataupun lebih lanjut seperti bahasa pemrograman lainnya. VBA memiliki beberapa fitur, salah satu diantaranya yaitu mencatat dan menjalankan makro. Aksi pengambilan makro dilakukan dalam Excel dan secara otomatis menciptakan

korespondensi kode VBA. Kode ini kemudian dapat dijalankan kemudian untuk melakukan aksi yang tercatat dalam Excel. Struktur dari bahasa pemrograman VBA adalah berdasarkan objek. Oleh karena itu, sebuah objek Excel biasanya dinamakan dan kemudian dimanipulasi dengan menggunakan ciri (properties) (untuk mengubah fitur format tertentu dari objek) ataupun metode (untuk melaksanakan aksi tertentu dari objek).

VBA untuk Excel bahasa pemrograman yang mudah dimengerti. Bahkan jika belum pernah diprogramkan sebelumnya, seorang pengguna mampu untuk memrogramkan beberapa jenis aplikasi setelah mempelajari fitur ini. Kode VBA mengijinkan pengembang DSS untuk menciptakan aplikasi yang dinamis yang dapat menerima masukan pengguna untuk membentuk komponen dasar model DSS. VBA menguntungkan jika menempatkan semua kalkulasi spreadsheet yang kompleks dan setiap analisis pada latar belakang (background) dari sistem yang ramah pengguna.

Enam langkah dasar untuk mengembangkan DSS telah diusulkan. Langkah-langkah ini telah menjadi acuan dalam mengembangkan sistem pendukung keputusan, yaitu :

1. Tinjauan Aplikasi dan Pengembangan Model : Membentuk sebuah tampilan dari keseluruhan aplikasi, merancang aliran dari masukan (input) pengguna hingga kalkulasi model sebagai keluaran (output) dan merincikan model.

3. Interface Pengguna : Menandai interface apa yang dibutuhkan pemrogram untuk menerima input dari pengguna dan mengarahkannya melalui aplikasi tersebut.

4. Prosedur : Menandai prosedur pemrograman apa yang dibutuhkan untuk menerima input, melaksanakan kalkulasi, dan menampilkan output.

5. Pilihan Penyelesaian : Memutuskan apa pilihan penyelesaian yang akan diberikan kepada pengguna.

6. Pengujian dan Tahap Akhir : Memastikan bahwa aplikasi bekerja dengan tepat dan memiliki tampilan yang jelas dan profesional.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, seseorang dapat memastikan bahwa DSS dirancang dalam cara yang efisien untuk memenuhi kebutuhan pengguna. Dalam lingkungan spreadsheet, semua input dapat dikumpulkan dengan cukup dan disimpan, kalkulasi sederhana ataupun penyelesaian masalah lanjutan dapat dilaksanakan, dan output dapat ditampilkan dengan jelas kepada pengguna. Spreadsheet menjadi ramah lingkungan untuk pengembang DSS maupun pengguna.

3.7 Desain Sistem

Desain sistem (Jogiyanto, 2005) dapat didefinisikan sebagai penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu-kesatuan yang utuh dan berfungsi. Dengan demikian desain sistem dapat diartikan sebagai berikut:

1. Tahap analisis dari siklus pengembangan sistem. 2. Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional. 3. Persiapan untuk rancang bangun implementasi. 4. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.

5. Sistem dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam suatu kesatuan yang utuh dan berfungsi.

6. Termasuk menyangkut mengkonfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem.

Tahap desain sistem memiliki dua maksud atau tujuan utama, diantaranya adalah:

1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem.

2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancangan yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.

Untuk mencapai tujuan ini, analisis sistem harus dapat mencapai sasaran-sasaran sebagai berikut:

1. Desain sistem harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah digunakan. 2. Desain sistem harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan sesuai dengan

yang telah didefinisikan pada tahap perencanaan sistem yang dilanjutkan pada tahap analisis sistem.

4. Desain sistem harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk masing-masing komponen dari sistem informasi.

3.7.1 Alat dan Pengembangan Sistem

Alat-alat (tool) yang digunakan dalam suatu metodologi umumnya berupa suatu gambar atau diagram atau grafik, misalnya Data Flow Diagram (DFD). Penggunaan diagram atau gambar ini dipandang lebih mengenal dan lebih dimengerti. Alat-alat yang digunakan juga ada yang tidak berupa gambar atau grafik seperti data dictionary.

1. Diagram Konteks (context diagram)

Menurut Kristanto (2003), diagram konteks adalah sebuah diagram sederhana yang menggambarkan hubungan antar entity luar, masukan dan keluaran dari sistem. Diagram konteks direpresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem.

2. Data Flow Diagram (DFD)

DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur. DFD adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut

dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut (Kristanto, 2003).

Dalam menggambarkan sistem perlu dilakukan pembentukan simbol, simbol-simbol yang digunakan dalam DFD, yaitu (Easy Case Professional 4.2 dengan metode Yourdon) dapat dilihat pada Tabel 3.1.

Tabel 3.1 Simbol-simbol DFD

Simbol Keterangan

Menunjukan entitas yang berhubungan dengan sistem yang sedang dikembangkan, dimana kesatuan luar berada diluar lingkungan sistem yang akan memberikan input atau menerima input.

Menunjukan arus data atau aliran data yang berupa masukan untuk sistem atau hasil dari sistem tersebut. Data flow juga dapat mempresentasikan data atau informasi yang tidak berkaitan dengan komputer. Menunjukan proses kegiatan atau kerja darifungsi transformasi komponen, dan menggambarkan bagian dari sistem mentransformasikan input ke o.

3. Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram (ERD) adalah suatu model yang menggunakan susunan data yang disimpan secara ekstra dan mempunyai tujuan utama untuk menunjukkan obyek dan entity dan relationship yang ada pada obyek tersebut (Kristanto, 2003).

Menurut Kristanto ada tiga jenis derajat relasi yaitu: a. One to One (1:1)

Pada hubungan ini berarti untuk setiap entitas di sebuah himpunan entitas paling banyak berhubungan dengan satu entitas di himpunan entitas yang lain dan begitu juga sebaliknya.

b. One to Many (1:M)

Pada hubungan ini berarti untuk setiap entitas di himpunan entitas pertama dapat berhubungan dengan lebih dari satu entitas di himpunan entitas kedua, tetapi setiap entitas di himpunan entitas kedua hanya akan berhubungan dengan paling banyak satu entitas di himpunan entitas pertama.

c. Many to Many (M:N)

Pada hubungan ini berarti untuk setiap entitas di himpunan pertama dapat berhubungan dengan lebih dari satu entitas di himpunan entitas kedua, begitu juga sebaliknya.

Keterangan simbol dari E-R Diagram dalam Fathansyah (1999) dapat dilihat pada Tabel 3.2 sebagai berikut:

Tabel 3.2 Simbol-simbol pada Entity Relationship Diagram

Simbol Keterangan

Entitas = Menunjukan hubungan entitas dengan sistem.

Relasi =Menghubungkan antar entitas.

Atribut = Menunjukan atribut yang dimiliki oleh entitas.

4. Relasi Antar Tabel

Relasi merupakan hubungan antar dua entitas atau lebih. Hubungan berarti setiap kumpulan relasi berpasangan antara himpunan entitas dengan yang lainnya. Relasi antar tabel merupakan hubungan antar tabel-tabel dalam database yang dihubungkan berdasarkan kunci field tertentu. Relasi antar tabel akan muncul pada saat normalisasi dibuat dan dihubungkan atau direlasikan untuk kunci utama primary key yang terdapat pada masing-masing tabel (Kristanto, 2003).

entitas

relasi

BAB IV

METODOLOGI PENELITIAN

Metodologi penelitian adalah langkah-langkah dan metode-metode yang digunakan untuk mengarahkan penelitian yang akan dilakukan tepat kepada sasaran yang telah ditetapkan.

4.1 Lokasi Penelitian

Penelitian dilakukan di PD Aneka Industri dan Jasa (PD AIJ) yang bergerak di bidang Percetakan. Perusahaan daerah ini beralamat di Jl. Putri Merak Jingga/Gudang No.3 Medan, Sumatera Utara.

4.2 Jenis Penelitian

Jenis rancangan penelitian yang digunakan dalam penelitian ini berdasarkan sifatnya termasuk penelitian tindakan (action research) karena penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan pendekatan atau rancangan guna memecahkan masalah dengan penerapan langsung di dunia nyata (Suryabrata, 2003).

4.3 Kerangka Konseptual

Kerangka konseptual merupakan suatu model konseptual yang menunjukkan hubungan yang logis antar faktor yang diidentifikasi yang telah relevan dengan masalah penelitian sehingga masalah dapat dipecahkan dengan

tepat. Adapun kerangka konseptual dalam penelitian ini dapat dilihat pada Gambar 4.1.

Biaya Penyimpanan

Model Matematika/ kebutuhan bahan

ALTERNATIF KEPUTUSAN Biaya Pemesanan

Harga Bahan Baku

Kebutuhan Bahan Baku

Gambar 4.1 Kerangka Konseptual

Keterangan:

Kerangka konseptual pada Gambar 4.1 memiliki beberapa komponen yaitu:

1. Variabel Independen

Variabel independen adalah variabel yang mempengaruhi variabel dependen baik secara positif ataupun secara negatif (Sinulingga, 2011). Variabel-variabel independen dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

a. Harga Bahan Baku, variabel ini menunjukkan biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk memperoleh tiap satuan bahan baku.

c. Biaya Penyimpanan, variabel ini menunjukkan biaya simpan bahan baku yang dinyatakan dalam persen (%) dari harga bahan baku.

d. Kebutuhan Bahan Baku, variable ini menunjukkan jumlah bahan baku yang dibutuhkan berdasarkan pesanan.

2. Metode/Model

Dalam penelitian ini model yang digunakan dalam perhitungan pengadaan bahan baku adalah model matematika.

3. Variabel Dependen

Variable dependen adalah variable yang nilainya dipengaruhi atau ditentukan oleh nilai variabel lain. Variabel dependen dalam penelitian ini adalah alternatif keputusan dimana setiap alternatif berisi frekuensi pemesanan, quantity pemesanan, dan total biaya yang harus dikeluarkan perusahaan.

4.4 Prosedur Penelitian

Prosedur penelitian berisi langkah-langkah dari perancangan sistem yang akan dibuat. Blok diagram prosedur penelitian dari sistem pendukung keputusan pengadaan bahan baku yang dirancang dapat dilihat pada Gambar 4.2.

Studi Pendahuluan dan Studi Pustaka

Pengamatan langsung di perusahaan dan pencarian metode pemecahan masalah serta teori-teori

pendukung

Perumusan Masalah

Belum adanya sistem pendukung keputusan pengadaan bahan baku, pembelian hanya

berdasarkan intuisi atau perkiraan

Tujuan Penelitian

Membuat model pengambilan keputusan pengadaan bahan baku, dan membuat rancangan sistem pendukung keputusan pengadaan bahan baku

Mulai

Pengumpulan Data dan Analisis

A

Perancangan Sistem

- Struktur Data - Diagram Konteks

- Data Flow Diagram (DFD)

- Entity Relationship Diagram (ERD) - Relasi Antar Tabel

- Perancangan Worksheet - Perancangan Interface

- Penentuan Prosedur Pemrograman

Kesimpulan dan Saran Hasil dan Pembahasan

Pembahasan dari hasil rancangan sistem

Selesai

A

4.4.1 Studi Pendahuluan

Studi pendahuluan dalam penelitian ini dilakukan untuk mengetahui sistem informasi pada bagian pembelian bahan baku yang diterapkan perusahaan sebelum dilakukan perancangan sistem yang baru serta kondisi persediaan bahan baku di perusahaan dimana menyangkut sistem dan metode yang dilakukan dalam menentukan pengadaan bahan baku.

4.4.2 Studi Pustaka

Studi pustaka dalam penelitian ini berupa pembelajaran teori-teori yang akan digunakan untuk mencapai tujuan penelitian yang ingin dicapai. Teori ini akan menjadi landasan logika berpikir dalam penyelesaian masalah secara ilmiah.

4.5 Pengumpulan Data 4.5.1 Sumber Data

Data yang diperlukan dalam pemecahan masalah antara lain adalah sebagai berikut:

1. Data Primer

Data primer adalah data yang diperoleh secara langsung di lapangan baik melalui wawancara, pengamatan, maupun pengukuran menggunakan instrument. Data primer pada penelitian ini yaitu prosedur sistem pengadaan

2. Data Sekunder.

Data sekunder adalah data yang diperoleh dari perusahaan tanpa melakukan pengukuran atau pengamatan secara langsung yang diperoleh dari arsip/dokumen perusahaan. Data sekunder pada penelitian ini yaitu format database yang berkaitan dengan sistem pengadaan bahan baik data pokok maupun data transaksi serta biaya-biaya yang berkaitan dalam pengadaan bahan.

4.5.2 Metodologi Pengumpulan Data

Metode yang digunakan dalam mengumpulkan data, yaitu: 1. Wawancara

Wawancara dilakukan pada bagian persediaan atau pihak yang dianggap mengetahui terhadap data primer yang dibutuhkan dalam penelitian.

2. Dokumentasi

Dokumentasi yang diambil adalah dokumen-dokumen perusahaan, baik historis maupun sekarang. Dokumentasi dilakukan terhadap data sekunder yang dibutuhkan dalam penelitian.

4.6 Perancangan Pendukung Keputusan

Adapun tahapan dalam merancang sistem pendukung keputusan pengadaan bahan baku adalah sebagai berikut:

1. Menentukan keputusan yang akan dirancang

Adapun keputusan-keputusan yang akan dirancang dalam sistem pendukung keputusan pengadaan bahan baku ini adalah:

a. Volume

Keputusan menghasilkan jumlah bahan baku yang akan dipesan (quantity). b. Waktu

Keputusan menghasilkan berapa kali pemesanan bahan baku dilakukan. c. Biaya

Keputusan menghasilkan total biaya pengadaan bahan baku. 2. Membuat proses dan model

Model yang digunakan untuk menentukan berapa kali pemesanan bahan baku akan dilakukan yaitu dengan model matematika. Dalam penelitian ini frekuensi pemesanan yang akan dihitung yaitu sekali pesan, 2 kali pesan, 3 kali pesan hingga 6 kali pemesanan. Dimana dari setiap frekuensi pemesanan tersebut akan dihitung jumlah (quantity) pemesanan lalu akan dihitung biaya penyimpanan, biaya pesan, biaya bahan baku, dan biaya total pengadaan bahan baku. Setelah diperoleh biaya total pengadaan bahan untuk setiap frekuensi pemesanannya maka akan dipilih biaya total yang paling minimum. Untuk memperoleh jumlah (quantity) pemesanan dan frekuensi pemesanan dilihat dari jumlah total biaya pengadaan bahan baku yang lebih minimum.

a. Jumlah (quantity) Pemesanan (JP)

Rumus untuk menghitung jumlah pemesanan bahan baku yaitu: Q = q / n

Dimana:

Q = jumlah (quantity) pemesanan q = kebutuhan bahan baku n = frekuensi pemesanan

b. Biaya Pemesanan (O)

Untuk menghitung biaya pemesanan (O) yaitu: O = o x n Dimana:

O = biaya pemesanan

o = biaya pesan untuk sekali pemesanan n = frekuensi pemesanan

c. Biaya Bahan Baku (B)

Untuk menghitung biaya bahan baku (B) yaitu: B = Q x p Dimana:

Q = jumlah (quantity) bahan baku

d. Biaya Penyimpanan (S)

Biaya penyimpanan diberikan oleh perusahaan sebesar 2,5% dari harga bahan baku. Untuk menghitung biaya penyimpanan (S) yaitu:

S = 2,5% x B Dimana:

B = biaya bahan baku

e. Biaya Total Pengadaan Bahan (TC)

Biaya total pengadaan bahan baku yaitu jumlah dari biaya simpan, biaya pesan, dan biaya bahan baku. Untuk menghitung biaya total pengadaan bahan baku (TC) yaitu:

TC = O + B + S

Model matematika pengadaan bahan baku seperti terlihat pada Gambar 4.3 berikut:

Gambar 4.3 Model Matematika Pengadaan Bahan Baku

3. Menyusun data requirement

Pada tahap ini disusun data-data yang dibutuhkan dalam menyusun sistem pendukung keputusan pengadaan bahan baku.

Jumlah pemesanan (Q) (q/n)

Dimana n = banyak pemesanan

Biaya pemesanan (O) O= n x o

Dimana o = biaya pesan

Biaya penyimpanan (S) S = 2,5% x B

Total Cost (TC) TC = O + B + S Biaya bahan baku (B)

B = Q x p

4.7 Pengumpulan Data dan Analisis

Berisi data-data yang dibutuhkan dalam perancangan sistem serta analisis terhadap sistem awal perusahaan sebelum dirancang sistem pendukung keputusan pengadaan bahan baku.

4.8 Perancangan Sistem

Langkah-langkah perancangan sistem yang dilakukan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Struktur Sistem

Struktur sistem berisi input (masukan), transformasi (proses), dan output (keluaran) dari sistem yang akan dirancang.

2. Konteks Diagram

Diagram konteks adalah suatu diagram sederhana yang menggambarkan hubungan antara entity luar, masukan, dan keluaran dari sistem.

3. Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram atau diagram aliran data merupakan model dari sistem untuk menggambarkan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil.

4. Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram (ERD) menjelaskan hubungan-hubungan antara entitas-entitas yang berkaitan dalam pengadaan bahan baku dimana

masing-5. Relasi Antar Tabel

Relasi antar tabel merupakan hubungan tabel satu dengan yang lainnya. Hubungan ini berfungsi untuk menunjukkan relasi antar tabel sehingga membentuk suatu jaringan data.

6. Perancangan Worksheet

Perancangan worksheet yaitu merancang worksheet yang akan digunakan dalam sistem yang akan dibangun.

7. Perancangan Interface

Interface yang digunakan peneliti dalam perancangan sistem ini berupa kontrol ActiveX seperti checkbox, textbox, command button, dan combobox untuk menerima input dari pengguna (user).

8. Penentuan Prosedur Pemrograman

Penentuan prosedur pemrograman yaitu membuat algoritma atau langkah-langkah dari sistem yang akan dirancang.

Diagram Konteks

Data Flow Diagram (DFD)

Entity Relationship Diagram (ERD)

Relasi Antar Tabel

Perancangan Worksheet

Perancangan Interface

Penentuan Prosedur Pemrograman

Gambar 4.4 Blok Diagram Perancangan Sistem

4.9 Hasil dan Pembahasan

Setelah dilakukan perhitungan persediaan dan perancangan sistem dilakukan pembahasan untuk mengetahui apakah hasil rancangan telah representatif dalam memecahkan masalah dan sesuai dengan kondisi perusahaan.

4.10 Kesimpulan dan Saran

Penarikan kesimpulan berisi hal-hal penting dalam penelitian ini. Selain itu, pemberian saran kepada pihak perusahaan diharapkan dapat memberikan manfaat bagi perusahaan untuk dapat meningkatkan produktivitas dan kemampuan bersaing di dalam dunia industri.

BAB V

PENGUMPULAN DATA DAN ANALISIS

5.1 Pengumpulan Data 5.1.1 Produk

Produk yang dibahas dalam penelitian ini dibatasi hanya 4 jenis produk yang sering di-order dan selalu diproduksi oleh perusahaan yaitu sebagai berikut: 1. Formulir

Contoh formulir dapat dilihat pada Gambar 5.1 sebagai berikut:

Gambar 5.1 Produk Formulir

2. Blok Formulir

3. Kop Surat

Contoh kop surat dapat dilihat pada Gambar 5.3 sebagai berikut:

Gambar 5.3 Produk Kop Surat

4. Kartu Box

Contoh kartu box dapat dilihat pada Gambar 5.4 sebagai berikut:

5.1.2 Spesifikasi Produk

Produk-produk yang dihasilkan memiliki spesifikasi yang berbeda setiap produknya yang dapat dilihat sebagai berikut:

1. Formulir

Formulir memiliki beberapa ukuran yaitu (21,5 x 33) cm, (21,5 x 28) cm, dan (21,5x 16,5) cm. Bahan baku yang digunakan yaitu kertas cover dan kertas HVS 70 gram dimana untuk tiap formulir terdiri dari 100 lembar kertas HVS 70 gram dan 1 lembar kertas cover.

2. Blok Formulir

Blok formulir memiliki 1 ukuran yaitu (21,5 x 33) cm. Bahan baku yang digunakan yaitu kertas cover, NCR top putih, NCR middle merah, dan NCR bottom biru.

3. Kop Surat

Kop surat memiliki 1 ukuran yaitu (21,5 x 33) cm. Bahan baku yang digunakan yaitu kertas HVS 70 gram.

4. Kartu Box

Kartu box memiliki 1 ukuran yaitu (21,5 x 33) cm. Bahan baku yang digunakan yaitu kertas cover, Kertas BC putih, Kertas BC merah, dan Kertas BC kuning.

Direktur

Satuan Pengawas

Intern Bagian Umum

Bagian Tata Usaha Bagian Kepegawaian Bagian Pemasaran Bagian Pemasaran Cetakan dan ATK Bagian Pemasaran

Es, Hiburan dan Toko Buku &

NAK Bagian Administrasi Keuangan Bagian Keuangan Bagian Akuntansi Bagian Verifikasi Bagian Produksi Bagian Teknik dan Produksi Bagian Pembelian

Sumber: PD Aneka Industri dan Jasa

5.2 Analisis

5.2.1 Struktur Organisasi

Struktur organisasi PD Aneka Industri dan Jasa (PD AIJ) yang berhubungan dengan pengadaan bahan baku perusahaan dapat dilihat pada Gambar 5.5.

Gambar 5.5 Struktur Organisasi PD Aneka Industri dan Jasa yang akan Dianalisis

5.2.2 Sistem Awal

Analisis sistem dilakukan untuk melihat permasalahan yang ada di dalam sistem awal sebelum dilakukannya perancangan sistem pendukung keputusan atau tindakan dalam mengatasi masalah tersebut.

Sistem awal pengadaan bahan baku pada PD AIJ masih bersifat manual dengan mencatat kegiatannya pada buku besar yang kemudian disimpan dalam arsip dan tidak ada analisis rencana pembelian bahan baku. Proses pembelian bahan baku dimulai setelah pesanan dari konsumen datang. Pesanan tersebut dapat berasal dari satu atau lebih konsumen. Bagian pemasaran mendapat konfirmasi bahwa perusahaan mendapatkan pesanan dari konsumen. Laporan

pesanan dibuat oleh bagian pemasaran dan diteruskan kepada direktur oleh manajer pemasaran untuk mendapat persetujuan. Setelah mendapat persetujuan kasi produksi bersama dengan kasi gudang menaksir jumlah kebutuhan bahan baku dengan melihat stok gudang yang ada. Setelah kasi produksi mengetahui jumlah kebutuhan bahan lalu kasi produksi meminta bahan baku kepada bagian gudang dengan persetujuan manajer produksi. Kasi gudang membuat surat pembelian bahan dan diteruskan kepada bagian pembelian. Bagian pembelian membuat PO (Purchasing Order) kepada supplier lalu supplier akan mengirim bahan sesuai yang tertera pada PO (Purchasing Order).

Sistem awal pengadaan ini menunjukan bahwa sistem tidak efektif dikarenakan tidak adanya pendukung keputusan pembelian bahan yang mendukung efisiensi biaya. Model awal Rich Picture sistem pengadaan bahan baku PD Aneka Industri dan Jasa dapat dilihat pada Gambar 5.6 dan flow diagram awal pengadaan bahan baku dapat dilihat pada Gambar 5.7.

Order masuk dari konsumen

Order diterima bagian pemasaran

Laporan order dikirim kepada direktur

Order disetujui direktur dan dikirim kembali ke bagian pemasaran

Laporan order dikirim kepada bagian produksi

Kasi produksi bersama kasi gudang memperkirakan kebutuhan bahan baku

Hasil perkiraan kebutuhan dikirim ke bagian pembelian

Bagian pembelian membuat PO dan dikirim kepada direktur

PO disetujui direktur dan dikirim kembali kebagian pembelian

Konsumen Pemasaran Direktur Produksi Gudang Pembelian Mulai Memberi Order Input order laporan order laporan order Laporan order disetujui? laporan order disetujui Ya laporan order disetujui Tidak laporan order Supplier Perkiraan kebutuhan bahan laporan kebutuhan bahan laporan kebutuhan bahan Konfirmasi order dibatalkan Perkiraan kebutuhan bahan Membuat Purchasing Order Surat PO Surat PO Surat PO disetujui? Surat PO Ya Tidak Surat PO Antar bahan baku

Rancangan sistem yang diusulkan sebagai perbaikan terhadap sistem awal dalam pengadaan bahan baku ditunjukkan pada Gambar 5.9 dan flow diagram usulan pengadaan bahan baku pada Gambar 5.10.

Order masuk dari konsumen

Order diterima bagian pemasaran

Laporan order dikirim kepada direktur

Order disetujui direktur dan dikirim kembali ke bagian pemasaran

Bagian pembelian membuat PO dan dikirim kepada direktur

PO disetujui direktur dan dikirim kembali kebagian pembelian

PO dikirim kepada supplier

Supplier mengirimkan bahan baku sesuai PO yang diterima

Laporan order dikirim kepada bagian pembelian

Konsumen Pemasaran Direktur Pembelian Mulai Memberi Order Input order laporan order laporan order Laporan order disetujui? laporan order disetujui Ya laporan order disetujui Tidak laporan order Supplier Hitung kebutuhan bahan Konfirmasi order dibatalkan Surat PO Surat PO disetujui? Surat PO Ya Tidak Surat PO Antar bahan baku Membuat Purchasing Order Surat PO

BAB VI

PERANCANGAN SISTEM

Perancangan sistem adalah fase dimana akan dibuat sebuah perencanaan untuk pembuatan sebuah sistem baru. Pada dasarnya perancangan sistem dibagi menjadi dua kegiatan utama, yaitu analisis data dan desain tampilan program.

6.1 Struktur Sistem Input - Output

Struktur sistem input – output rancangan pengambilan keputusan pengadaan bahan baku pada PD Aneka Industri dan Jasa Sumatera Utara ditunjukkan pada Gambar 6.1 dan struktur model DSS pada Gambar 6.2.

INPUT TRANSFORMASI OUTPUT

1. Data Sales Order - Jenis Pesanan - Kuantitas Pesanan - Due date (jangka waktu pemenuhan pesanan) 2. Data Bahan Baku - Nama Bahan Baku - Harga Bahan Baku - Biaya Simpan - Biaya Pesan 3. Data BOM

1. Peng-input-an data 2. Peng-edit-an data 3. Penghapusan data 4. Update data

KEPUTUSAN - Frekuensi Pembelian bahan baku - Quantity pembelian bahan baku

- Total biaya pengadaan bahan baku

1. Input (Masukan)

Input yang masuk ke dalam sistem berasal dari bagian pemasaran dan bagian produksi yaitu:

- Data Sales Order

Data sales order merupakan data permintaan dari konsumen yang berisi jenis pesanan produk, kuantitas produk yang dipesan serta due date atau jangka waktu pemenuhan pesanan.

- Data Bahan Baku

Data bahan baku berisi data-data mengenai bahan baku seperti nama bahan baku, harga bahan baku, biaya pesan, dan biaya simpan.

- Data BOM (Bill of Material)

Data BOM (Bill of Material) berisi nama bahan baku atau material dan jumlah yang dibutuhkan untuk menyusun satu unit produk jadi.

2. Transformasi (Proses)

Transformasi atau proses merupakan pemrosesan dari input. Adapun transformasi dari sistem yang akan dirancang yaitu:

- Peng-input-an data

Yaitu memasukkan atau menambahkan data baru ke dalam applikasi yang dibangun.

- Peng-edit-an data

Yaitu mengedit atau mengubah data yang telah dimasukkan sebelumnya ke dalam applikasi.

- Penghapusan data

Yaitu menghapus data yang telah disimpan didalam aplikasi. - Update data

Yaitu memperbarui data yang telah tersimpan di dalam aplikasi. 3. Output (keluaran)

Output atau keluaran merupakan hasil dari pemrosesan input (transformasi). Dalam sistem yang akan dirancang ini, output yang dihasilkan yaitu:

- Quantity bahan baku yang akan dibeli - Frekuensi pembelian bahan baku - Total biaya pengadaan bahan baku 4. Batasan sistem

5. Lingkungan

Lingkungan merupakan elemen yang berada di luar sistem tetapi memiliki dampak bagi performansi sistem dalam mencapai sasarannya. Dalam struktur sistem ini, supplier/pemasok dan pelanggan berperan sebagai lingkungan sistem. Supplier bertugas untuk memasok bahan baku untuk lantai produksi, dimana pelanggan berperan untuk memberikan pesanan (order) kepada perusahaan.

DSS

Data Alternatif

Keputusan

Gambar 6.2 Struktur Model DSS

Dari Gambar 6.2 di atas terlihat bahwa data masuk ke dalam sistem DSS lalu diproses dan menghasilkan alternatif-alternatif. Alternatif-alternatif tersebut akan menghasilkan keputusan sebagai output dari DSS yang dibangun.

6.2. Diagram Konteks

Diagram konteks adalah suatu diagram sederhana yang menggambarkan hubungan antara entity luar, masukan, dan keluaran dari sistem. Diagram konteks dipresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem. Diagram konteks dari sistem yang akan dibangun dapat dilihat pada Gambar 6.3.

SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN PENGADAAN BAHAN BAKU SUPPLIER KONSUMEN Data konsumen Data Order Purchasing order BAGIAN PEMBELIAN Jumlah pemesanan bahan baku

Kapan waktu pembelian Total biaya pengadaan bahan baku

Data supplier Bahan baku BAGIAN

PRODUKSI

Data BOM Data bahan baku Data kebutuhan bahan baku

Produk jadi

Purchasing order

Gambar 6.3 Diagram Konteks

6.3 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram atau diagram aliran data merupakan model dari sistem untuk menggambarkan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil. Salah satu keuntungan menggunakan diagram aliran data adalah memudahkan pemakai atau user untuk mengerti sistem yang akan di kerjakan. Pada sistem ini penulis

1.0 Pesanan Masuk KONSUMEN 3.0 Perhitungan Pengadaan bahan 4.0 Keputusan Data Konsumen Data Order Tbl Data Konsumen Tbl Order BAGIAN PRODUKSI Data BOM

Data Bahan Baku 2.0

Pembuatan BOM

Tbl BOM

Tbl Bahan Baku

SUPPLIER BAGIAN PEMBELIAN Data Supplier Bahan Baku Purchasing Order

Data Purchasing Order

Tbl jumlah pembelian Tbl waktu pembelian Tbl total biaya

pengadaan

4.0 Pembelian

Bahan

Purchasing Order

Data Data Konsumen Data Order

Data Purchasing

Order

DIREKTUR

Data Order Data Order disetujui

Purchasing Order

disetujui

Purchasing Order

6.4 Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram (ERD) menjelaskan hubungan-hubungan antara entitas-entitas yang berkaitan dalam pengadaan bahan baku dimana masing-masing entitas memiliki atribut-atribut yang berhubungan. Adapun ERD pada sistem yang akan dirancang dapat dilihat pada gambar 6.5 sebagai berikut:

Memiliki Mempunyai KONSUMEN PESANAN BOM BAHAN BAKU PRODUK JADI Membutuhkan Mempunyai Kode_konsumen nama_konsumen alamat telepon contact_person 1 M kode_sales_order nama_konsumen nama_produk_jadi jumlah_pesanan tanggal_order tanggal_selesai M nama_produk_jadi kode_produk_jadi satuan M nama_produk_jadi kode_produk_jadi level kode_bahan_baku nama_bahan_baku jumlah satuan kode_bahan_baku nama_bahan_baku satuan nama_supplier harga_satuan biaya_simpan biaya_pesan nama_produk_jadi KEBUTUHAN BAHAN kode_sales_order bulan_ke minggu_ke bulan_ke minggu_ke nama_produk_jadi nama_bahan_baku JADWAL PRODUKSI M M M M Mempunyai Mempunyai SUPPLIER kode_supplier nama_supplier nama_supplier nama_supplier

Gambar 6.5 Entity Relationship Diagram (ERD)

6.5 Relasi Antar Tabel

Relasi antar tabel merupakan hubungan tabel satu dengan yang lainnya. Hubungan ini berfungsi untuk menunjukkan relasi antar tabel sehingga membentuk suatu jaringan data. Relasi antar tabel dari sistem yang akan

Data Konsumen Kode_konsumen Nama_konsumen Alamat Telepon Contact_person HP Data Supplier Kode_supplier Nama_supplier Alamat Telepon Data BOM Kode_Produk_Jadi Nama_Produk_Jadi Level Kode_Bahan_Baku Nama_Bahan_Baku Jumlah Satuan

Data Bahan Baku

Kode_Bahan_Baku Nama_Bahan_Baku Satuan Nama_Supplier Harga_Satuan Biaya_Simpan Biaya_Pesan Pemesanan Kode_Sales_Order Nama_Konsumen Nama_Produk_Jadi Jumlah_Pesanan Tanggal_Order Tanggal_Selesai Jadwal Produksi Kode_Sales_Order Nama_Produk_Jadi Bulan_Ke Minggu_Ke Kebutuhan Bahan Nama_Produk_Jadi Nama_Bahan_Baku Bulan_Ke Minggu_Ke Perhitungan Kode_Bahan_Baku Nama_Bahan_Baku Waktu_Pemesanan Biaya_Pesan Biaya_Penyimpanan Biaya_Bahan_Baku Biaya_Total Keputusan

Data Produk Jadi

Kode_Produk_Jadi Nama_Produk_Jadi Satuan

Gambar 6.6 Relasi Antar Tabel

6.6 Perancangan Worksheet

Perancangan worksheet yaitu merancang worksheet yang akan digunakan dalam sistem yang akan dibangun. Worksheet dari sistem yang akan dibangun terdiri dari 10 sheet yaitu:

1. Worksheet Pendahuluan

Worksheet pendahuluan berisi halaman depan dari sistem pendukung keputusan pengadaan bahan baku yang dirancang serta terdapat tombol “Master Data”, “Pesan“ dan “Keputusan”. Worksheet Pendahuluan dari sistem yang dirancang ditunjukkan pada Gambar 6.7.

Gambar 6.7 Worksheet Pendahuluan

2. Worksheet Pemesanan

Worksheet pemesanan berisi data sales order dari konsumen yang di dalamnya terdapat form yang berisi input pesanan yaitu kode sales order, nama konsumen, data pesanan (nama produk jadi dan kuantitasnya), jangka waktu pemesanan. Pesanan dapat dipilih satu jenis produk atau lebih

pemesanan, dan tombol “ keputusan” untuk melanjutkan pemroresan ke sheet keputusan yang berisi alternatif keputusan dari hasil pengolahan sistem yang dirancang. Worksheet pemesanan dapat dilihat pada Gambar 6.8.

Gambar 6.8 Worksheet Pemesanan

Worksheet pemesanan merupakan database input data sales order dari sistem pendukung keputusan yang dirancang, dimana setiap data yang di-input dari data sales order akan disimpan pada worksheet pemesanan sebagai database.

3. Worksheet BOM

Worksheet BOM berisi tabel BOM (Bill of Material) dari produk-produk jadi yang diproduksi oleh PD Aneka Industri dan Jasa (PD AIJ) medan, Sumatera Utara. Tabel BOM berisi kode produk jadi, nama produk, bahan-baku yang dibutuhkan untuk membentuk produk jadi tersebut serta jumlah bahan baku yang dibuthkan untuk membentuk satu unit produk jadi. Worksheet BOM yang dirancang dalam sistem ini dapat dilihat pada Gambar 6.9.

Gambar 6.9 Worksheet BOM

Worksheet BOM merupakan daftar tabel yang dibuat oleh user berdasarkan spesifikasi produk yang dibuat oleh perusahaan, dimana setiap produk memiliki BOM yang berbeda.

4. Worksheet Jadwal Produksi

Worksheet jadwal produksi berisi susunan rencana produksi dari pesanan yang datang selama periode tertentu. Worksheet jadwal produksi dari sistem yang dibangun ditunjukkan pada Gambar 6.10.

Gambar 6.10 Worksheet Jadwal Produksi

Worksheet jadwal produksi dibuat berdasarkan data sales order yang masuk dan disesuakan dengan lamanya due date yang diberikan konsumen. Pada PD AIJ pengiriman barang dilakukan dalam mingguan, oleh karena itu jadwal produksi dibuat mingguan sesuai kapasitas.

Formula yang digunakan pada worksheet jadwal produksi yaitu:

=IF(C23=pemesanan!$E$32;pemesanan!$I$32;IF(AND(C23>pemesanan !$E$32;C23<pemesanan!$F$32);pemesanan!$I$32;IF(C23=pemesanan! $F$32;pemesanan!$J$32;0)))

5. Worksheet Kebutuhan Bahan

Worksheet kebutuhan bahan berisi susunan kebutuhan bahan untuk setiap produk di tiap minggunya lalu secara otomatis akan diperoleh jumlah kebutuhan bahan baku untuk setiap item bahan baku untuk setiap minggunya. Dari kebutuhan bahan baku untuk setiap minggu akan diperoleh

kebutuhan total bahan selama periode terjadwal. Worksheet kebutuhan bahan dari sistem yang dirancang ditunjukkan pada Gambar 6.11.

Gambar 6.11 Worksheet Kebutuhan Bahan

Worksheet kebutuhan bahan yaitu worksheet yang menampilkan jumlah bahan yang dibutuhkan dari sales order yang masuk dan disesuaikan dengan jadwal produksi.

Formula yang digunakan pada worksheet kebutuhan bahan baku yaitu: =BOM!$D$11*JadwalProduksi!CJ13

6. Worksheet Perhitungan