Perancangan Sistem Pendukung Keputusan Pengadaan Bahan Baku pada PD Aneka dan Jasa Sumetera Utara (PD AIJ) Unit Percetakan

LAMPIRAN 1

URAIAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

Uraian tugas dari masing-masing jabatan pada PD Aneka Industri dan Jasa Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

1. Direktur

Direktur PD. Aneka Industri dan Jasa merupakan pimpinan tertinggi dalam perusahaan yang secara langsung bertanggungjawab kepada Gubernur Kepala Daerah Tingkat I, dalam menjalankan tugasnya sebagai pengelola perusahaan. Direktur diangkat dan diberhentikan oleh Gubernur setelah mendapat persetujuan dari Menteri Dalam Negeri.

Tugas dan tanggung jawab dari Direktur ialah :

a. Mengawasi, mengamankan dan mengelola seluruh aset perusahaan daerah berdasarkan Peraturan Daerah.

b. Mengelola kegiatan intern, mengawasi dan mengkoordinasikan kegiatan Perusahaan Daerah sebagaimana tercantum dalam susunan organisasi untuk mencapai tujuan Perusahaan Daerah.

c. Menyusun/mempersiapkan RAPB/RAK Perusahaan Daerah selambat-lambatnya 3 (tiga) bulan sebelum Tahun Anggaran berjalan berakhir. d. Memberikan laporan tahunan kepada Gubernur Kepala Daerah Tingkat I

melalui Badan Pengawas terdiri dari Neraca, Perhitungan Rugi/Laba maupun laporan berkala atau insidentil atau tentang kegiatan Perusahaan Daerah.

e. Menetapkan ketentuan dan prosedur untuk peningkatan efisiensi dan terciptanya internal kontrol meliputi kegiatan sebagai berikut :

− Pembelian dan penyimpanan dan penggunaan barang dan bahan.

− Penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran uang.

− Penawaran, persetujuan, pelaksanaan dan pengawasan pekerjaan oleh pihak ketiga.

− Sistem pemasaran produksi dan jasa.

f. Merumuskan strategi Perusahaan Daerah dan menjalankan kebijaksanaan yang ditetapkan oleh Gubernur Kepala Daerah Tingkat I dalam pelaksanaan operasi Perusahaan Daerah sesuai dengan peraturan/ketentuan yang berlaku.

g. Melaksanakan pembinaan pegawai seperti penempatan, pemindahan, pemberhentian, penegakan disiplin, penentuan pesangon/jasa/ganti rugi dan sebagainya sesuai dengan peraturan/ketentuan yang berlaku serta memberikan penilaian terakhir terhadap pegawai perusahaan dan efisiensi kerja mereka.

h. Mewakili Perusahaan Daerah di dalam dan di luar Pengadilan dapat menyerahkan kuasa mewakili tersebut kepada anggota Direksi atau kepada seseorang/beberapa orang pegawai Perusahaan Daerah yang khusus ditunjuk ataupun kepada orang/badan lain di luar Perusahaan Daerah.

2. Satuan Pengawas Intern

Satuan Pengawas Intern (SPI) dipimpin oleh Kepala SPI yang melaksanakan tugasnya berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Direksi, bertugas untuk :

a. Mengkoordinasikan seluruh tugas dan kegiatan di Satuan Pengawas Intern. b. Melakukan pengawasan akuntansi dan pengawasan administrasi atas

seluruh kegiatan dan kekayaan perusahaan.

c. Melakukan penilaian atas system pelaksanaan dan prosedur administrasi dan akuntansi Perusahaan Daerah dan bila perlu mengusulkan perbaikan-perbaikan kepada Direksi.

d. Mengadakan penilaian atas pelaksanaan proses produksi dan proses jasa. e. Mengadakan pengawasan atas Anggaran Pendapatan dan Biaya

Perusahaan Daerah.

f. Melaporkan secara periodik/insidentil seluruh kegiatan yang telah dilakukan Direksi.

g. Memberikan saran, pertimbangan dan pendapat baik diminta maupun tidak Kepada Direksi tentang langkah-langkah atau tindakan-tindakan yang perlu diambil dalam bidang dan tugasnya.

h. Melakukan tugas lain yang diberikan oleh Direksi. 3. Bagian Umum

Bagian Umum dipimpin seorang Kepala bagian umum yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggungjawab kepada Direksi, bertugas untuk :

a. Mengkoordinasikan seluruh tugas dan kegiatan di bagian umum.

b. Mengawasi dan merencanakan perawatan atas aktiva tetap Perusahaan Daerah dan melakukan inventarisasi terhadap inventaris Perusahaan Daerah sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

c. Bersama dengan Kepala Bagian Administrasi Keuangan menyusun RAPB dan RAK Perusahaan Daerah.

d. Mengkoordinasikan penyusunan laporan pengelolaan Perusahaan Daerah baik secara berkala maupun insidentil secara lengkap sebagai laporan Direksi kepada Gubernur Kepala Daerah Tingkat I atau instansi-instansi lainnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

e. Melaporkan seluruh kegiatan yang telah dilakukan secara periodik atau insidentil kepada Direksi.

f. Memberikan saran, pertimbangan dan pendapat baik diminta maupun tidak kepada Direksi tentang langkah-langkah atau tindakan yang perlu diambil di bidang tugasnya.

g. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Direksi.

Dalam menjalankan tugasnya kepala bagian bagian umum dibantu oleh dua sub bagian, yaitu : sub bagian Tata Usaha dan sub bagian Kepegawaian, yang masing-masingnya mempunyai tugas yang berbeda-beda, antara lain :

a. Sub Bagian Tata Usaha

Tugas dan tanggung jawab daripada Sub Bagian Tata Usaha adalah :

− Menyelenggarakan administrasi surat menyurat dinas Perusahaan Daerah.

− Mengagendakan dan mengarsipkan surat-surat masuk dan keluar secara baik teratur dan aman.

− Mendistribusikan surat masuk dan keluar sesuai dengan tujuan.

− Mengecek kembali pengembalian surat-surat yang didistribusikan ke semua bagian memperoleh penyelesaian jawaban surat sesuai dengan waktu yang dibutuhkan.

− Melaksanakan atau mengkoordinasi pengaturan pengetikan surat.

− Melaksanakan pengadaan atau pembelian ATK peralatan kantor dan lain yang bukan bahan baku atau bahan penolong untuk proses produksi.

− Menyimpan dan memelihara dokumen-dokumen berkenaan dengan tugas ketatausahaan.

− Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh Kepala Bagian Umum.

b. Sub Bagian Kepegawaian

Tugas dan tanggung jawab dari sub Kepegawaian ialah :

− Menyelesaikan segala tugas-tugas berkenaan dengan kepegawaian seperti administrasi kepegawaian, dan pembinaan pegawai dan lain-lain.

− Menyelenggarakan administrasi dan kesejahteraan pegawai.

− Mempersiapkan dana pesangon, asuransi para pegawai termasuk kegiatan olah raga dan lain-lain.

− Menyelesaikan administrasi dan pembayaran gaji, upah natura dan lain-lain tepat pada waktunya.

− Menyetorkan pajak penghasilan (PPh). Astek dan lain-lain yang dipotong dari gaji staf dan pegawai.

− Melakukan pengadaan/pembelian bahan-bahan keperluan karyawan (baju dinas, sepatu dan lain-lain) dan pemeliharaan gedung dan lain-lain yang bukan untuk kebutuhan proses produksi.

− Mengurus perbekalan, peralatan dan kegiatan lain Kantor Direksi.

− Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Umum. 4. Bagian Administrasi Keuangan

Bagian Administrasi Keuangan dipimpin oleh seorang Kepala Administrasi Keuangan yang dalam melaksanakan tugasnya berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Direksi, berfungsi untuk :

a. Mengkoordinasikan seluruh tugas-tugas dan kegiatan di Bagian Administrasi Keuangan.

b. Mengendalikan pelaksanaan pencatatan eakuntansi yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan Daerah secara up to date, mengendalikan sumber-sumber pendapatan, pembelanjaan dan kekayaan Perusahaan Daerah. c. Merencanakan serta menginventarisasikan data keuangan khususnya

menyangkut pendapatan dan pengeluaran Perusahaan Daerah dalam

bentuk cash flow (cash budget) bulanan, serat membuat evaluasi di dalam kegiatan Perusahaan Daerah di bidang keuangan.

d. Bertanggungjawab atas penyusunan laporan keuangan dan laporan pendukung lainnya untuk periode bulanan, triwulan dan tahunan.

e. Mengkoordinasikan, menyusun RAPB/RAK setiap tahunnya selambat-lambatnya 3 (tiga) bulan sebelum tahun buku berjalan berakhir.

f. Memberikan saran, pertimbangan dan pendapat baik diminta maupun tidak kepada Direksi tentang langkah-langkah atau tindakan-tindakan yang perlu diambil dibidang tugasnya.

g. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Direksi

Kepala Bagian Administrasi Keuangan menjalankan tugasnya dibantu oleh tiga sub bagian, yaitu : sub bagian Keuangan, sub bagian Akuntansi dan sub bagian Verifikasi, yang masing-masingnya mempunyai tugas yang berbeda-beda, yaitu antara lain:

a. Sub Bagian Keuangan

Tugas dan tanggung jawab sub bagian Keuangan, antara lain :

1. Menerima dan menyimpan uang, surat-surat berharga serta mengadministrasikannya.

2. Menyelenggarakan administrasi atas penggunaan dan penggantian dana kas kecil.

3. Melakukan penagihan penjualan produksi dan jasa tepat pada waktunya dan menyetorkannya kepada Kepala Bagian Administrasi Keuangan.

4. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Administrasi Keuangan.

b. Sub Bagian Akuntansi

Tugas dan tanggung jawab Sub Bagian Akuntansi, antara lain :

− Menyelenggarakan pembukuan akuntansi yang meliputi buku harian, buku besar dan buku tambahan.

− Mengadministrasikan seluruh bukti yang digunakan untuk pencatatan transaksi ke buku harian.

− Membuat/menyusun laporan biaya dan persediaan bahan/barang dari unit industri Perusahaan Daerah.

− Mengadministrasikan seluruh bukti yang telah digunakan untuk pencatatan transaksi di dalam buku harian ataupun buku tambahan.

− Mengkordinir perhitungan harga pokok produksi/jasa dari hasil produksi/jasa setiap Unit/Sub Unit di dalam lingkungan Perusahaan Daerah.

− Mengumpulkan bahan penyusunan RAPB atau RAK dari kantor Direksi dan Unit/Sub Unit di lingkungan Perusahaan Daerah.

− Membuat atau menyusun laporan keuangan Perusahaan Daerah dalam bentuk neraca untuk periode bulanan, triwulan dan tahunan.

− Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Administrasi Keuangan.

c. Sub Bagian Verifikasi

Tugas dan tanggung jawab dari Sub Bagian Verifikasi yaitu :

− Mengadakan pemeriksaan dan penelitian semua bukti penerimaan dan pengeluaran atas semua transaksi yang dilaksanakan oleh Perusahaan Daerah.

− Menyusun RAPB atau RAK Perusahaan Daerah.

− Menyelenggarakan Administrasi slip penerimaan dan pengeluaran kas kantor Direksi.

− Menganalisa laporan keuangan dan biaya (cost price) memberikan pendapat dan saran mengenai laporan tersebut.

− Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Administrasi Keuangan

5. Bagian Produksi

Bagian Produksi dipimpin oleh seorang Kepala Bagian Produksi yang bertanggungjawab kepada Direksi, bertugas untuk :

a. Mengkoordinasikan seluruh tugas dan kegiatan di Bagian Produksi.

b. Melakukan perencanaan produksi terhadap pesanan yang datang dari konsumen.

c. Merencanakan pembelian atau pengadaan bahan baku/pembantu yang akan digunakan dalam produksi dan lain-lain kebutuhan untuk proses produksi perusahaan dengan harga, kualitas dan kwantitas yang efisien dengan berpedoman RAPB/RAK perusahaan daerah dan persyaratan/ketentuan yang berlaku.

d. Melakukan perhitungan harga jual dan harga pokok produksi, bekerjasama dengan bagian Administrasi Keuangan

e. Mengadakan penelitian dan perencanaan untuk membina dan mengembangkan Perusahaan Daerah.

f. Bersama-sama dengan Kepala Bagian Administrasi dan keuangan menyusun RAPB atau RAK Perusahaan Daerah selambat-lambatnya 3 (tiga) bulan sebelum tahun buku berakhir.

g. Menyusun dan membuat laporan periodik/insidentil kepada Direksi. h. Memberikan saran, pertimbangan dan pendapat baik diminta atau tidak

kepada Direksi tentang langkah-langkah atau tindakan yang perlu diambil dalam bidang dan tugasnya.

i. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh direksi.

Bagian-bagian dari bagian produksi terdiri dari dua sub unit yaitu antara lain :

a. Sub Bagian Teknik dan Produksi

Sub Bagian Teknik dan Produksi dipimpin oleh seorang Kepala Bagian Sub Teknik dan Produksi yang dalam melaksanakan tugasnya berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Bagian Produksi, bertugas untuk :

− Merencanakan dan melaksanakan perawatan serta pemeliharaan dan bongkar pasang mesin/peralatan produksi sesuai dengan jadwal dan

mempersiapkan suku cadang yang mungkin dibutuhkan secara berdaya guna.

− Mengadministrasikan data-data seluruh peralatan produksi/mesin-mesin dan peralatan pendukung produksi lainnya sehingga diketahui keadaan persentasi fisik dan ekonominya.

− Menganalisa pemakaian bahan baku atau bahan pembantu untuk mencapai hasil berdaya guna.

− Bekerja sama dengan bagian Administrasi Keuangan membuat perhitungan harga pokok produksi dari setiap Unit/Sub Unit Industri.

− Melaksanakan tugas-tugas lainnya yang diberikan oleh Kepala Bagian Produksi.

b. Sub Bagian Pembelian

Sub bagian Pembelian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian Pembelian yang dalam melaksanakan tugasnya berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Bagian Produksi, bertugas untuk :

− Melakukan monitoring terhadap perkembangan harga pasar dari barang/bahan, suku cadang dan lain-lain kebutuhan Perusahaan dearah dan tercatat rapi sehingga setiap saat dapat diketahui perkembangan harga kebutuhan tersebut untuk bahan evaluasi serta analisa.

− Melaksanakan pembelian/pengadaan barang/bahan/suku cadang dan lain-lain untuk kebutuhan proses produksi/jasa dengan harga kwalitas/jenis/kuantitas yang berdaya guna serta prosedurnya harus berpedoman kepada persyaratan/ketentuan yang berlaku.

− Melaksanakan administrasi/pembukuan pembelian barang-barang/bahan, suku cadang/peralatan produksi.

− Mengumpulkan data-data sebagai bahan penyusunan RAPB/RAK Perusahaan Daerah.

− Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Produksi. 6. Bagian Pemasaran

Bagian Pemasaran dipimpin oleh seorang Kepala Bagian Pemasaran dalam melaksanakan tugasnya berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Direksi, bertugas untuk :

a. Mengkoordinasikan seluruh tugas dan kegiatan di Bagian Pemasaran. b. Membuat surat Perintah Kerja kepada Unit Percetakan atas nama pesanan

cetakan yang diterima dan mengadministrasikannya secara teratur.

c. Merencanakan pengembangan dan memperluas jaringan pemasaran berpedoman kepada batas kemampuan produksi.

d. Melaporkan seluruh kegiatan yang telah dilakukan secara periodik/insidentil kepada Direktur.

e. Membantu Kepala Bagian Administrasi Keuangan menyusun RAPB/RAK Perusahaan Daerah.

f. Memberikan saran-saran, pertimbangan dan pendapat baik diminta maupun tidak kepada Direksi tentang langkah-langkah atau tindakan yang perlu diambil di bidang tugasnya.

g. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Direksi

Dalam menjalankan tugasnya Kepala Bagian Pemasaran dibantu oleh dua sub unit, yang masing-masing mempunyai tugas yang berbeda-beda, antara lain :

a. Sub Bagian Pemasaran Cetakan dan Alat Tulis Kantor

Dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian Pemasaran Cetakan dan Alat Tulis Kantor yang dalam melaksanakan tugasnya berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Bagian Pemasaran, bertugas untuk :

− Memasarkan/mencari pesanan cetakan dan alat tulis kantor kepada Dinas/Instansi Pemerintah atau Swasta.

− Mengadministrasikan Surat Perintah Kerja (SPK) untuk setiap pesanan cetakan maupun alat tulis kantor.

− Melakukan perhitungan biaya jual dari produksi barang cetakan dan alat tulis kantor.

− Memeriksa barang yang akan disampaikan/dikirimkan mengenai jenis, mutu, jumlah dan menjadwal waktu pengiriman agar sesuai dengan pesanan, serta bertanggungjawab atas keamanan dan keselamatan barang yang dikirimkan sampai di tempat tujuan.

− Mengadministrasikan dan menyusun laporan bulanan tentang pesanan yang diterima.

− Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Pemasaran.

b. Sub Bagian Pemasaran Es, Hiburan dan Toko Buku & NAK

Sub Bagian Pemasaran Es, Hiburan dan Toko Buku dan NAK dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian Pemasaran Es, Hiburan, Toko Buku dan NAK yang dalam kepada Kepala Bagian Pemasaran, bertugas untuk :

− Mengembangkan pemasaran produksi atau jasa Industri, Hiburan dan Toko Buku & NAK.

− Mempersiapkan karcis tontonan untuk semua bioskop milik Perusahaan Daerah dan menyelesaikannya dengan Dinas Pendapatan Daerah Tingkat II setempat.

− Menyusun laporan bulanan tentang hasil penjualan produksi Industri Es, Hiburan dan Toko Buku & NAK.

− Melaksanakan tugas lain yang diberikan Kepala Bagian Pemasaran.

VBA SCRIPT

Sub Auto_Open() 'Welcoming statement Dim Outcome As String

Outcome = MsgBox("SELAMAT DATANG") Sheet1.Activate

Application.ScreenUpdating = False End Sub

Public RunWhen As Double Sub Berkedip()

With ThisWorkbook.Worksheets("Pendahuluan").Range("D2:R5").Font If .ColorIndex = 5 Then ' Warna biru

.ColorIndex = 2 ' Warna putih Else

If .ColorIndex = 2 Then ' Warna hijau .ColorIndex = 3 ' Warna merah Else

.ColorIndex = 5 ' Warna biru End If

End If End With

RunWhen = Now + TimeSerial(0, 0, 1)

Application.OnTime RunWhen, "'" & ThisWorkbook.Name & "'!Berkedip", , True

End Sub Sub Berhenti()

On Error Resume Next

ThisWorkbook.Worksheets("Pendahuluan").Range("D2:R5").Font.ColorIndex = xlColorIndexAutomatic

Application.OnTime RunWhen, "'" & ThisWorkbook.Name & "'!Berkedip", , False

End Sub

Private Sub CmdKeluar_Click() Unload Me

End Sub

Private Sub CmdKeputusan_Click() Call frmKeputusan.Show

End Sub

Private Sub cmdSimpan_Click()

ActiveWorkbook.Sheets("pemesanan").Activate Range("B6").Select

Do

'mmebuat kondisi apabila cell yang aktif kosong 'maka data di tambahkan dan diulang

'selama cell kosong

If IsEmpty(ActiveCell) = False Then ActiveCell.Offset(1, 0).Select

End If

Loop Until IsEmpty(ActiveCell) = True 'data ditambahkan ke cell dari

'input

With ActiveCell

.Value = TxtKode1.Value .Offset(0, 1) = TxtNama1.Value .Offset(0, 2) = TxtF.Value .Offset(0, 3) = TxtBF.Value .Offset(0, 4) = TxtKS.Value .Offset(0, 5) = TxtKB.Value

.Offset(0, 6) = CmbTanggalMulai.Value .Offset(0, 7) = CmbBulanMulai.Value .Offset(0, 8) = CmbTahunMulai.Value .Offset(0, 9) = CmbTanggalSelesai.Value .Offset(0, 10) = CmbBulanSelesai.Value .Offset(0, 11) = CmbTahunSelesai.Value End With

End Sub

Private Sub cmdTambah_Click() 'pada saat tombol tambah di klik 'form akan kosong kembali dengan 'pointer di kode

TxtKode1.Text = "" TxtNama1.Text = "" TxtBF.Text = "" TxtKS.Text = "" TxtKB.Text = ""

CmbTanggalMulai.Text = "" CmbBulanMulai.Text = "" CmbTahunMulai.Text = "" CmbTanggalSelesai.Text = "" CmbBulanSelesai.Text = "" CmbTahunSelesai.Text = ""

TxtF.Value = "" TxtKode1.SetFocus

End Sub

Private Sub CmbBulanMulai_DropButtonClick() Dim vMonths As Variant

Dim i As Integer

'create data arrays

vMonths = Array("Januari", "Februari", "Maret", "April", "Mei", "Juni", "Juli", "Agustus", "September", "Oktober", "November", "Desember")

'Populate months using AddItem method

For i = LBound(vMonths) To UBound(vMonths) CmbBulanMulai.AddItem vMonths(i)

Next i End Sub

Private Sub CmbBulanSelesai_DropButtonClick() Dim vMonths As Variant

Dim i As Integer

'create data arrays

vMonths = Array("Januari", "Februari", "Maret", "April", "Mei", "Juni", "Juli", "Agustus", "September", "Oktober", "November", "Desember")

'Populate months using AddItem method

For i = LBound(vMonths) To UBound(vMonths) CmbBulanSelesai.AddItem vMonths(i)

Next i End Sub

Private Sub CmbTahunMulai_DropButtonClick() Dim vYears As Variant

'create data arrays

vYears = Array(2012, 2013, 2014, 2015, 2016)

'Populate years using List Property

CmbTahunMulai.List = WorksheetFunction.Transpose(vYears) End Sub

Private Sub CmbTahunSelesai_DropButtonClick() Dim vYears As Variant

'create data arrays

vYears = Array(2012, 2013, 2014, 2015, 2016)

'Populate years using List Property

CmbTahunSelesai.List = WorksheetFunction.Transpose(vYears) End Sub

Private Sub CmbTanggalMulai_DropButtonClick() Dim vDate As Variant

'create data arrays

vDate = Array(1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 26, 28, 29, 30, 31)

'Populate date using list property

CmbTanggalMulai.List = WorksheetFunction.Transpose(vDate)

End Sub

Private Sub CmbTanggalSelesai_DropButtonClick() Dim vDate As Variant

'create data arrays

vDate = Array(1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 26, 28, 29, 30, 31)

'Populate date using list property

CmbTanggalSelesai.List = WorksheetFunction.Transpose(vDate)

End Sub

Private Sub TxtKode1_Change()

End Sub

Private Sub CmdExit_Click() Unload Me

End Sub

Private Sub cmdKlikBahan_Click() Call Sheet4.Activate

End Sub

Private Sub cmdKlikBOM_Click() Call Sheet10.Activate

End Sub

Private Sub cmdKlikKonsumen_Click() Call Sheet3.Activate

End Sub

Private Sub cmdKlikProduk_Click() Call Sheet5.Activate

End Sub

Private Sub CmdKlikSupplier_Click() Call Sheet13.Activate

End Sub

Private Sub CmdMenu_Click() Call Sheet1.Activate

End Sub

Private Sub cmbKeluar_Click() Unload Me

End Sub

Private Sub cmbSimpan_Click()

ActiveWorkbook.Sheets("DataBB").Activate Range("A4").Select

Do

'mmebuat kondisi apabila cell yang aktif kosong 'maka data di tambahkan dan diulang

'selama cell kosong

If IsEmpty(ActiveCell) = False Then ActiveCell.Offset(1, 0).Select

End If

Loop Until IsEmpty(ActiveCell) = True 'data ditambahkan ke cell dari

'input

With ActiveCell

.Value = TxtKode.Value .Offset(0, 1) = TxtNama.Value .Offset(0, 2) = TxtSatuan.Value .Offset(0, 3) = TxtSupplier.Value .Offset(0, 4) = TxtHarga.Value .Offset(0, 5) = TxtBSimpan.Value .Offset(0, 6) = TxtBPesan.Value End With

End Sub

Private Sub cmbTambah_Click() 'pada saat tombol tambah di klik 'form akan kosong kembali dengan 'pointer di kode

TxtKode.Text = "" TxtNama.Text = "" TxtSatuan.Text = "" TxtSupplier.Text = "" TxtHarga.Text = "" TxtBSimpan.Text = "" TxtBPesan.Text = "" TxtSatuan.Value = "" TxtKode.SetFocus

End Sub

Option Explicit

Private Sub CmbBahanBaku_Change() If CmbBahanBaku.ListIndex <> -1 Then

Range("_cboBahan_").Value = CmbBahanBaku.Text Else

Range("_cboBahan_").Value = vbNullString End If

End Sub

Private Sub CmbNoSO_Change() If CmbNoSO.ListIndex <> -1 Then

Range("_cboSales_").Value = CmbNoSO.Text Else

Range("_cboSales_").Value = vbNullString End If

End Sub

Private Sub CmdExit_Click() Unload Me

End Sub

Private Sub CmdMenu_Click() Call Sheet1.Activate

End Sub

Private Sub lstPesan_Change() If lstPesan.ListIndex <> -1 Then

lblKeputusan.Caption = lstPesan.List(lstPesan.ListIndex, 3)

lblCustName.Caption = lstPesan.List(lstPesan.ListIndex, 4) lblCustAddr.Caption = lstPesan.List(lstPesan.ListIndex, 5) lblSupName.Caption = lstPesan.List(lstPesan.ListIndex, 6) lblSupAddr.Caption = lstPesan.List(lstPesan.ListIndex, 7) Else

lblKeputusan.Caption = vbNullString lblCustName.Caption = vbNullString lblCustAddr.Caption = vbNullString lblSupName.Caption = vbNullString lblSupAddr.Caption = vbNullString End If

End Sub

DAFTAR PUSTAKA

Andri, Kristanto. 2003. Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Gava Media. Daihani, Dadan Umar. 2001. Komputerisasi Pengambilan Keputusan. Jakarta: PT.

Elex Media Komputindo.

Faisal, Ibnu. 2010. Pengembangan Sistem Pendukung Keputusan untuk Proyeksi

Persediaan Bahan Baku. Yogyakarta: Universitas Islam Indonesia.

Fathansyah. 1999. Basis Data. Bandung: Informatika.

Hanggowibowo, Anton Setiawan. 2009. Sistem Pendukung Keputusan Pengontrol

Persediaan Barang dengan Economic Order Quantity. Yogyakarta: STT

Adisutjipto.

Jefry. 2007. Perancangan Program Aplikasi Pengoptimalan Pembelian Bahan Baku pada Oke Bakery Menggunakan Metode Criss-Cross. Jakarta: Universitas Bina Nusantara.

Jogiyanto. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur

Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Penerbit Andi.

Lahinta, Agus. 2009. Konsep Rancangan Sistem Pendukung Keputusan Penentuan Kandidat Penerima Beasiswa (Studi Kasus pada TPSDM Propinsi Gorontalo). Gorontalo: Universitas Negeri Gorontalo.

Paranginangin, Kasiman. Aplikasi Web Dengan PHP & MYSQL. Yogyakarta: Andi. 2006

Ristono, Agus. 2009. Manajemen Persediaan. Yogyakarta: Graha Ilmu.

DAFTAR PUSTAKA (Lanjutan)

Suryabrata, Sumadi. Metodologi Penelitian, PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta, 2003.

Turban, Efraim. 2005. Decission Support System and Intelligent System. Yogyakarta: Penerbit Andi.

BAB III

LANDASAN TEORI

3.1 Bahan Baku

Bahan baku merupakan salah satu unsur yang paling aktif didalam perusahaan yang secara terus-menerus diperoleh, diubah yang kemudian dijual kembali. Bahan Baku merupakan barang-barang yang diperoleh untuk digunakan dalam proses produksi. Beberapa bahan baku diperoleh secara langsung dari sumber-sumber alam. Namun demikian, lebih sering lagi bahwa bahan baku diperoleh dari perusahaan lain dan ini merupakan produksi akhir dari para pensuplai. Sebagai contoh, kertas cetak merupakan produk akhir dari pabrik kertas, akan tetapi merupakan bahan baku bagi perusahaan percetakan. Meskipun istilah bahan baku dapat digunakan secara luas untuk menutup seluruh bahan baku yang dipergunakan dalam produksi. Sebutan sering dibatasi untuk barang-barang yang secara fisik dimasukkan dalam produk yang diproduksi.

3.2 Pengambilan Keputusan

Churchman (Daihani, 2001) merumuskan definisi pengambilan keputusan (decision making) sebagai berikut “Pengambilan keputusan merupakan aktivitas manajemen berupa pemilihan tindakan dari sekumpulan alternatif yang telah dirumuskan sebelumnya untuk memecahkan suatu masalah atau suatu konflik dalam manajemen”.

3.2.1 Proses Pengambilan Keputusan

Langkah-langkah dalam proses pengambilan keputusan menurut Herbert A. Simon pada hakikatnya terdiri atas tiga langkah utama, yaitu:

1. Kegiatan Intelijen

Menyangkut pencarian berbagai kondisi lingkungan yang diperlukan bagi keputusan.

2. Kegiatan Desain

Tahap ini menyangkut pembuatan pengembangan dan penganalisaan berbagai rangkaian kegiatan yang mungkin dilakukan.

3. Kegiatan Pemilihan

Pemilihan serangkaian kegiatan tertentu dari alternative yang tersedia.

3.2.2 Model Pengambilan Keputusan

Adapun model pengambilan keputusan yaitu: 1.

Model kuantitatif (dalam hal ini adalah model matematika) adalah serangkaian asumsi yang tepat yang dinyatakan dalam serangkaian hubungan matematis yang pasti. Ini dapat berupa persamaan, atau analisis lainnya, atau merupakan instruksi bagi computer, yang berupa program-program untuk computer. Adapun ciri-ciri pokok model ini ditetapkan secara lengkap melalui asumsi-asumsi, dan kesimpulan berupa konsekuensi logis dari asumsi-asumsi tanpa menggunakan pertimbangan atau intuisi mengenai proses dunia nyata (praktik) atau permasalahan yang dibuat model untuk pemecahannya.

Model Kuantitatif

2.

Model kualitatif didasarkan atas asumsi-asumsi yang ketepatannya agak kurang jika dibandingkan dengan model kuantitatif dan ciri-cirinya digambarkan melalui kombinasi dari deduksi-deduksi asumsi-asumsi tersebut dan dengan pertimbangan yang lebih bersifat subjektif mengenai proses atau masalah yang pemecahannya dibuatkan model.

Model Kualitatif

3.

Model probabilitas, umumnya model-model keputusannya merupakan konsep probabilitas dan konsep nilai harapan member hasil tertentu (the concept

of probability and expected value). Adapun yang dimaksud dengan probabilitas

adalah kemungkinan yang dapat terjadi dalam suatu peristiwa tertentu (the chance

of particular event occuring).

Model Probabilitas

4.

Model matriks merupakan model khusus yang menyajikan kombinasi antara strategi yang digunakan dan hasil yang diharapkan. Dalam hal ini Gullett dan Hicks mengatakan : “The payoff matrix is a particularly convenient method of

displaying and summarizing the expected values alternative strategics”. Model

matriks terdiri atas dua hal, yakni baris dan lajur. Baris (row) bentuknya mendatar, sedangkan lajur (column) bentuknya menegak (vertical). Pada sisi baris berisi macam alternatif strategi yang digelarkan oleh pengambil keputusan, sedangkan pada sisi lajur berisi kondisi dan nilai harapan dalam kondisi dan situasi yang berlainan.

Model Matriks

5.

Model ini merupakan suatu diagram yang cukup sederhana yang menunjukkan suatu proses untuk merinci masalah-masalah yang dihadapinya kedalam komponen-komponen, kemudian dibuatkan alternatif-alternatif pemecahan beserta konsekuensi masing-masing. Dengan demikian, maka pimpinan tinggal memilih alternatif mana yang sekiranya paling tepat untuk dijadikan keputusan.

Model Pohon Keputusan (Decision Tree Model)

Pohon keputusan ini biasanya dipergunakan untuk memecahkan masalah-masalah yang timbul dalam proyek yang sedang ditangani. Selanjutnya Welch dan Comer memberikan definisi mengenai pohon keputusan (decision tree) sebagai berikut:

“The decision tree is a simple diagram showing the possible consequences of

alternative decisions. The tree includes the decision nodes chance modes, pay offs for each combination, and the probabilities of each event.”

3.3 Sistem Pendukung Keputusan (SPK)

Little (1970) dalam Turban (2005) mendefinisikan Decision Support

System (DSS) sebagai “sekumpulan prosedur berbasis model untuk data

pemrosesan dan penilaian guna membantu para manajer mengambil keputusan”. Bonczek, dkk (1980) dalam Turban (2005) mendefinisikan SPK sebagai sistem berbasis komputer yang terdiri dari tiga komponen yang saling berinteraksi yaitu sistem bahasa (mekanisme untuk memberikan komunikasi antara pengguna dan komponen SPK lain), sistem pengetahuan (repositori pengetahuan domain

masalah yang ada pada SPK entah sebagai data atau sebagai prosedur), dan sistem pemrosesan masalah (hubungan antara dua komponen lainnya, terdiri dari satu atau lebih kapabilitas manipulasi masalah umum yang diperlukan untuk pengambilan keputusan) (Turban, 2005).

Ciri utama sekaligus keunggulan dari Sistem Pendukung Keputusan (SPK) adalah kemampuannya untuk menyelesaikan masalah-masalah yang tidak terstruktur. Beberapa karakteristik dari sistem pendukung keputusan (Turban, 2005) adalah:

1. Sistem pendukung keputusan dirancang untuk membantu pengambil keputusan dalam memecahkan masalah yang sifatnya semi terstruktur ataupun tidak terstruktur.

2. Dalam proses pengolahannya, sistem pendukung keputusan mengombinasikan penggunaan model-model/teknik-teknik analisis dengan teknik pemasukan data konvensional serta fungsi-fungsi pencari/interogasi informasi.

3. Sistem pendukung keputusan dirancang sedemikian rupa sehingga dapat digunakan/dioperasikan dengan mudah oleh orang-orang yang tidak memiliki dasar kemampuan pengoperasian komputer yang tinggi. Oleh karena itu, pendekatan yang digunakan biasanya model interaktif.

4. Sistem pendukung keputusan dirancang dengan menekankan pada aspek fleksibilitas serta kemampuan adaptasi yang tinggi, sehingga mudah disesuaikan dengan berbagai perubahan lingkungan yang terjadi dan kebutuhan pemakai.

3.4 DSS Berorientasi-Spreadsheet

Spreadsheet merupakan sistem pemodelan yang memungkinkan pengguna

mengembangkan model-model untuk mengeksekusi analisis DSS. Model ini tidak hanya membuat, melihat, dan memodifikasi pengetahuan prosedural, tetapi juga mengintruksikan sistem untuk mengeksekusi intruksi self-contained mereka (macro). Spreadsheet digunakan secara luas pada DSS yang dikembangkan oleh pengguna akhir. Alat pengguna akhir yang paling populer untuk mengembangkan DSS adalah Microsoft Excel. Excel memasukkan puluhan paket statistik, pake pengembangan linier (solver), dan banyak model ilmu manajemen dan keuangan (Turban, 2005).

Gambar 3.1 Model DSS

Isi database dalam model DSS digunakan oleh tiga subsistem perangkat lunak:

1. Perangkat Lunak Penulisan Laporan,

2. Model Matematika, menghasilkan informasi sebagai hasil dari simulasi yang

melibatkan satu atau beberapa komponen dari sistem fisik perusahaan. Dapat ditulis dalam bahasa pemrograman apaun.

menghasilkan laporan periodik maupun khusus. Laporan periodik disiapkan sesuai jadwal dan biasanya dihasilkan oleh perangkat lunak yang dikodekan dalam suatu bahasa prosedural seperti COBOL. Laporan khusus disiapkan sebagai jawaban atas kebutuhan informasi yang tak terduga dan berbentuk database query oleh pemakai yang menggunakan query language dari DBMS atau bahasa pemrograman generasi keempat.

3. Perangkat Lunak GDSS, memungkinkan beberapa pemecah masalah, bekerja

sama sebagai satu kelompok, mencapai solusi. Mungkin pemecah masalah itu mewakili satu komite atau tim proyek.

3.5 Software Spreadsheet

Spreadsheet Microsoft Excel telah menjadi salah satu paket software yang

paling terkenal dalam dunia bisnis, begitu juga dengan sekolah bisnis dan sekolah insinyur yang telah mengembangkan beberapa pelajaran pemodelan spreadsheet berbasis Excel yang terkenal. Pendidik ilmu manajemen menyatakan “spreadsheet menjadi kendaraan pengiriman dasar untuk teknik pemodelan kuantitatif” (Ragsdale, 2001). Sebuah aplikasi spreadsheet memiliki fungsi untuk menyimpan

dan mengorganisir data, menjalankan beragam kalkulasi, dan menggunakan paket tambahan, yang disebut add-in, untuk analisis dan pemecahan masalah lebih lanjut. Paket-paket software ini biasanya mudah dipelajari dan menyediakan fitur dasar dan lanjut untuk beragam aplikasi (Burstein, 2008).

Microsoft Excel memiliki beberapa fitur yang tersedia untuk analisis dan

penyimpanan data. Pada kenyataannya, “pengguna spreadsheet sering tidak menggunakan banyak fitur spreadsheet yang tersedia pada umumnya” (Chan dan Storey 1996 dalam Turban, 2005). Fitur Excel digambarkan dalam dua kategori utama : Fitur fungsi dasar dan fungsi yang diperluas.

Fitur fungsi dasar dan yang diperluas dalam Excel sangat cocok untuk pembentukan sebuah sistem pendukung keputusan. Kemampuan untuk memodelkan suatu masalah dan menyelesaikan ataupun melakukan simulasi merupakan komponen dasar model DSS yang dibentuk. Merupakan hal yang penting untuk lebih mengenali kemampuan Excel atau software spreadsheet lainnya sehingga seseorang dapat mengetahui ketika mengembangkan sebuah sistem pendukung keputusan (Burstein, 2008).

3.6 Fitur VBA (Visual Basic for Application)

VBA merupakan sebuah bahasa pemrograman yang termasuk di dalam

software Microsoft Excel. Ia dapat digunakan untuk mengkodekan prosedur

standar ataupun lebih lanjut seperti bahasa pemrograman lainnya. VBA memiliki beberapa fitur, salah satu diantaranya yaitu mencatat dan menjalankan makro. Aksi pengambilan makro dilakukan dalam Excel dan secara otomatis menciptakan

korespondensi kode VBA. Kode ini kemudian dapat dijalankan kemudian untuk melakukan aksi yang tercatat dalam Excel. Struktur dari bahasa pemrograman VBA adalah berdasarkan objek. Oleh karena itu, sebuah objek Excel biasanya dinamakan dan kemudian dimanipulasi dengan menggunakan ciri (properties) (untuk mengubah fitur format tertentu dari objek) ataupun metode (untuk melaksanakan aksi tertentu dari objek).

VBA untuk Excel bahasa pemrograman yang mudah dimengerti. Bahkan jika belum pernah diprogramkan sebelumnya, seorang pengguna mampu untuk memrogramkan beberapa jenis aplikasi setelah mempelajari fitur ini. Kode VBA mengijinkan pengembang DSS untuk menciptakan aplikasi yang dinamis yang dapat menerima masukan pengguna untuk membentuk komponen dasar model DSS. VBA menguntungkan jika menempatkan semua kalkulasi spreadsheet yang kompleks dan setiap analisis pada latar belakang (background) dari sistem yang ramah pengguna.

Enam langkah dasar untuk mengembangkan DSS telah diusulkan. Langkah-langkah ini telah menjadi acuan dalam mengembangkan sistem pendukung keputusan, yaitu :

1. Tinjauan Aplikasi dan Pengembangan Model : Membentuk sebuah tampilan dari keseluruhan aplikasi, merancang aliran dari masukan (input) pengguna hingga kalkulasi model sebagai keluaran (output) dan merincikan model. 2. Lembar Kerja (Worksheets) : Menentukan berapa banyak lembar kerja yang

dibutuhkan pemrogram untuk menangani input, kalkulasi, dan output.

3. Interface Pengguna : Menandai interface apa yang dibutuhkan pemrogram

untuk menerima input dari pengguna dan mengarahkannya melalui aplikasi tersebut.

4. Prosedur : Menandai prosedur pemrograman apa yang dibutuhkan untuk menerima input, melaksanakan kalkulasi, dan menampilkan output.

5. Pilihan Penyelesaian : Memutuskan apa pilihan penyelesaian yang akan diberikan kepada pengguna.

6. Pengujian dan Tahap Akhir : Memastikan bahwa aplikasi bekerja dengan tepat dan memiliki tampilan yang jelas dan profesional.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, seseorang dapat memastikan bahwa DSS dirancang dalam cara yang efisien untuk memenuhi kebutuhan pengguna. Dalam lingkungan spreadsheet, semua input dapat dikumpulkan dengan cukup dan disimpan, kalkulasi sederhana ataupun penyelesaian masalah lanjutan dapat dilaksanakan, dan output dapat ditampilkan dengan jelas kepada pengguna. Spreadsheet menjadi ramah lingkungan untuk pengembang DSS maupun pengguna.

3.7 Desain Sistem

Desain sistem (Jogiyanto, 2005) dapat didefinisikan sebagai penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu-kesatuan yang utuh dan berfungsi. Dengan demikian desain sistem dapat diartikan sebagai berikut:

1. Tahap analisis dari siklus pengembangan sistem. 2. Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional. 3. Persiapan untuk rancang bangun implementasi. 4. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.

5. Sistem dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam suatu kesatuan yang utuh dan berfungsi.

6. Termasuk menyangkut mengkonfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem.

Tahap desain sistem memiliki dua maksud atau tujuan utama, diantaranya adalah:

1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem.

2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancangan yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.

Untuk mencapai tujuan ini, analisis sistem harus dapat mencapai sasaran-sasaran sebagai berikut:

1. Desain sistem harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah digunakan. 2. Desain sistem harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan sesuai dengan

yang telah didefinisikan pada tahap perencanaan sistem yang dilanjutkan pada tahap analisis sistem.

3. Desain sistem harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi.

4. Desain sistem harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk masing-masing komponen dari sistem informasi.

3.7.1 Alat dan Pengembangan Sistem

Alat-alat (tool) yang digunakan dalam suatu metodologi umumnya berupa suatu gambar atau diagram atau grafik, misalnya Data Flow Diagram (DFD). Penggunaan diagram atau gambar ini dipandang lebih mengenal dan lebih dimengerti. Alat-alat yang digunakan juga ada yang tidak berupa gambar atau grafik seperti data dictionary.

1. Diagram Konteks (context diagram)

Menurut Kristanto (2003), diagram konteks adalah sebuah diagram sederhana yang menggambarkan hubungan antar entity luar, masukan dan keluaran dari sistem. Diagram konteks direpresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem.

2. Data Flow Diagram (DFD)

DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur. DFD adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut

dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut (Kristanto, 2003).

Dalam menggambarkan sistem perlu dilakukan pembentukan simbol, simbol-simbol yang digunakan dalam DFD, yaitu (Easy Case Professional 4.2 dengan metode Yourdon) dapat dilihat pada Tabel 3.1.

Tabel 3.1 Simbol-simbol DFD

Simbol Keterangan

Menunjukan entitas yang berhubungan dengan sistem yang sedang dikembangkan, dimana kesatuan luar berada diluar lingkungan sistem yang akan memberikan input atau menerima input.

Menunjukan arus data atau aliran data yang berupa masukan untuk sistem atau hasil dari sistem tersebut.

Data flow juga dapat mempresentasikan data atau

informasi yang tidak berkaitan dengan komputer. Menunjukan proses kegiatan atau kerja darifungsi transformasi komponen, dan menggambarkan bagian dari sistem mentransformasikan input ke o.

Menunjukkan media penyimpanan data.

3. Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram (ERD) adalah suatu model yang

menggunakan susunan data yang disimpan secara ekstra dan mempunyai tujuan utama untuk menunjukkan obyek dan entity dan relationship yang ada pada obyek tersebut (Kristanto, 2003).

Menurut Kristanto ada tiga jenis derajat relasi yaitu: a. One to One (1:1)

Pada hubungan ini berarti untuk setiap entitas di sebuah himpunan entitas paling banyak berhubungan dengan satu entitas di himpunan entitas yang lain dan begitu juga sebaliknya.

b. One to Many (1:M)

Pada hubungan ini berarti untuk setiap entitas di himpunan entitas pertama dapat berhubungan dengan lebih dari satu entitas di himpunan entitas kedua, tetapi setiap entitas di himpunan entitas kedua hanya akan berhubungan dengan paling banyak satu entitas di himpunan entitas pertama.

c. Many to Many (M:N)

Pada hubungan ini berarti untuk setiap entitas di himpunan pertama dapat berhubungan dengan lebih dari satu entitas di himpunan entitas kedua, begitu juga sebaliknya.

Keterangan simbol dari E-R Diagram dalam Fathansyah (1999) dapat dilihat pada Tabel 3.2 sebagai berikut:

Tabel 3.2 Simbol-simbol pada Entity Relationship Diagram

Simbol Keterangan

Entitas = Menunjukan hubungan entitas dengan sistem.

Relasi =Menghubungkan antar entitas.

Atribut = Menunjukan atribut yang dimiliki oleh entitas.

4. Relasi Antar Tabel

Relasi merupakan hubungan antar dua entitas atau lebih. Hubungan berarti setiap kumpulan relasi berpasangan antara himpunan entitas dengan yang lainnya. Relasi antar tabel merupakan hubungan antar tabel-tabel dalam database yang dihubungkan berdasarkan kunci field tertentu. Relasi antar tabel akan muncul pada saat normalisasi dibuat dan dihubungkan atau direlasikan untuk kunci utama primary key yang terdapat pada masing-masing tabel (Kristanto, 2003).

entitas

relasi

atribut

BAB IV

METODOLOGI PENELITIAN

Metodologi penelitian adalah langkah-langkah dan metode-metode yang digunakan untuk mengarahkan penelitian yang akan dilakukan tepat kepada sasaran yang telah ditetapkan.

4.1 Lokasi Penelitian

Penelitian dilakukan di PD Aneka Industri dan Jasa (PD AIJ) yang bergerak di bidang Percetakan. Perusahaan daerah ini beralamat di Jl. Putri Merak Jingga/Gudang No.3 Medan, Sumatera Utara.

4.2 Jenis Penelitian

Jenis rancangan penelitian yang digunakan dalam penelitian ini berdasarkan sifatnya termasuk penelitian tindakan (action research) karena penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan pendekatan atau rancangan guna memecahkan masalah dengan penerapan langsung di dunia nyata (Suryabrata, 2003).

4.3 Kerangka Konseptual

Kerangka konseptual merupakan suatu model konseptual yang menunjukkan hubungan yang logis antar faktor yang diidentifikasi yang telah relevan dengan masalah penelitian sehingga masalah dapat dipecahkan dengan

tepat. Adapun kerangka konseptual dalam penelitian ini dapat dilihat pada Gambar 4.1.

Biaya Penyimpanan

Model Matematika/ kebutuhan bahan

ALTERNATIF KEPUTUSAN Biaya Pemesanan

Harga Bahan Baku

Kebutuhan Bahan Baku

Gambar 4.1 Kerangka Konseptual

Keterangan:

Kerangka konseptual pada Gambar 4.1 memiliki beberapa komponen yaitu:

1. Variabel Independen

Variabel independen adalah variabel yang mempengaruhi variabel dependen baik secara positif ataupun secara negatif (Sinulingga, 2011). Variabel-variabel independen dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

a. Harga Bahan Baku, variabel ini menunjukkan biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk memperoleh tiap satuan bahan baku.

b. Biaya Pemesanan, variabel ini menunjukkan biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk melakukan pemesanan/pengadaan bahan baku untuk sekali pesan.

c. Biaya Penyimpanan, variabel ini menunjukkan biaya simpan bahan baku yang dinyatakan dalam persen (%) dari harga bahan baku.

d. Kebutuhan Bahan Baku, variable ini menunjukkan jumlah bahan baku yang dibutuhkan berdasarkan pesanan.

2. Metode/Model

Dalam penelitian ini model yang digunakan dalam perhitungan pengadaan bahan baku adalah model matematika.

3. Variabel Dependen

Variable dependen adalah variable yang nilainya dipengaruhi atau ditentukan oleh nilai variabel lain. Variabel dependen dalam penelitian ini adalah alternatif keputusan dimana setiap alternatif berisi frekuensi pemesanan,

quantity pemesanan, dan total biaya yang harus dikeluarkan perusahaan.

4.4 Prosedur Penelitian

Prosedur penelitian berisi langkah-langkah dari perancangan sistem yang akan dibuat. Blok diagram prosedur penelitian dari sistem pendukung keputusan pengadaan bahan baku yang dirancang dapat dilihat pada Gambar 4.2.

Studi Pendahuluan dan Studi Pustaka Pengamatan langsung di perusahaan dan pencarian

metode pemecahan masalah serta teori-teori pendukung

Perumusan Masalah

Belum adanya sistem pendukung keputusan pengadaan bahan baku, pembelian hanya

berdasarkan intuisi atau perkiraan

Tujuan Penelitian

Membuat model pengambilan keputusan pengadaan bahan baku, dan membuat rancangan sistem pendukung keputusan pengadaan bahan baku

Mulai

Pengumpulan Data dan Analisis

A

Gambar 4.2 Blok Diagram Prosedur Penelitian

Perancangan Sistem

- Struktur Data - Diagram Konteks

- Data Flow Diagram (DFD)

- Entity Relationship Diagram (ERD) - Relasi Antar Tabel

- Perancangan Worksheet - Perancangan Interface

- Penentuan Prosedur Pemrograman

Kesimpulan dan Saran Hasil dan Pembahasan

Pembahasan dari hasil rancangan sistem

Selesai

A

Gambar 4.2 Blok Diagram Prosedur Penelitian (Lanjutan)

4.4.1 Studi Pendahuluan

Studi pendahuluan dalam penelitian ini dilakukan untuk mengetahui sistem informasi pada bagian pembelian bahan baku yang diterapkan perusahaan sebelum dilakukan perancangan sistem yang baru serta kondisi persediaan bahan baku di perusahaan dimana menyangkut sistem dan metode yang dilakukan dalam menentukan pengadaan bahan baku.

4.4.2 Studi Pustaka

Studi pustaka dalam penelitian ini berupa pembelajaran teori-teori yang akan digunakan untuk mencapai tujuan penelitian yang ingin dicapai. Teori ini akan menjadi landasan logika berpikir dalam penyelesaian masalah secara ilmiah.

4.5 Pengumpulan Data 4.5.1 Sumber Data

Data yang diperlukan dalam pemecahan masalah antara lain adalah sebagai berikut:

1. Data Primer

Data primer adalah data yang diperoleh secara langsung di lapangan baik melalui wawancara, pengamatan, maupun pengukuran menggunakan

instrument. Data primer pada penelitian ini yaitu prosedur sistem pengadaan

bahan baku yang selama ini diterapkan.

2. Data Sekunder.

Data sekunder adalah data yang diperoleh dari perusahaan tanpa melakukan pengukuran atau pengamatan secara langsung yang diperoleh dari arsip/dokumen perusahaan. Data sekunder pada penelitian ini yaitu format database yang berkaitan dengan sistem pengadaan bahan baik data pokok maupun data transaksi serta biaya-biaya yang berkaitan dalam pengadaan bahan.

4.5.2 Metodologi Pengumpulan Data

Metode yang digunakan dalam mengumpulkan data, yaitu: 1. Wawancara

Wawancara dilakukan pada bagian persediaan atau pihak yang dianggap mengetahui terhadap data primer yang dibutuhkan dalam penelitian.

2. Dokumentasi

Dokumentasi yang diambil adalah dokumen-dokumen perusahaan, baik historis maupun sekarang. Dokumentasi dilakukan terhadap data sekunder yang dibutuhkan dalam penelitian.

4.6 Perancangan Pendukung Keputusan

Adapun tahapan dalam merancang sistem pendukung keputusan pengadaan bahan baku adalah sebagai berikut:

1. Menentukan keputusan yang akan dirancang

Adapun keputusan-keputusan yang akan dirancang dalam sistem pendukung keputusan pengadaan bahan baku ini adalah:

a. Volume

Keputusan menghasilkan jumlah bahan baku yang akan dipesan (quantity). b. Waktu

Keputusan menghasilkan berapa kali pemesanan bahan baku dilakukan. c. Biaya

Keputusan menghasilkan total biaya pengadaan bahan baku. 2. Membuat proses dan model

Model yang digunakan untuk menentukan berapa kali pemesanan bahan baku akan dilakukan yaitu dengan model matematika. Dalam penelitian ini frekuensi pemesanan yang akan dihitung yaitu sekali pesan, 2 kali pesan, 3 kali pesan hingga 6 kali pemesanan. Dimana dari setiap frekuensi pemesanan tersebut akan dihitung jumlah (quantity) pemesanan lalu akan dihitung biaya penyimpanan, biaya pesan, biaya bahan baku, dan biaya total pengadaan bahan baku. Setelah diperoleh biaya total pengadaan bahan untuk setiap frekuensi pemesanannya maka akan dipilih biaya total yang paling minimum. Untuk memperoleh jumlah (quantity) pemesanan dan frekuensi pemesanan dilihat dari jumlah total biaya pengadaan bahan baku yang lebih minimum.

a. Jumlah (quantity) Pemesanan (JP)

Rumus untuk menghitung jumlah pemesanan bahan baku yaitu: Q = q / n

Dimana:

Q = jumlah (quantity) pemesanan q = kebutuhan bahan baku n = frekuensi pemesanan

b. Biaya Pemesanan (O)

Untuk menghitung biaya pemesanan (O) yaitu: O = o x n Dimana:

O = biaya pemesanan

o = biaya pesan untuk sekali pemesanan n = frekuensi pemesanan

c. Biaya Bahan Baku (B)

Untuk menghitung biaya bahan baku (B) yaitu: B = Q x p Dimana:

Q = jumlah (quantity) bahan baku

p = biaya pembelian bahan baku per satuan (rim)

d. Biaya Penyimpanan (S)

Biaya penyimpanan diberikan oleh perusahaan sebesar 2,5% dari harga bahan baku. Untuk menghitung biaya penyimpanan (S) yaitu:

S = 2,5% x B Dimana:

B = biaya bahan baku

e. Biaya Total Pengadaan Bahan (TC)

Biaya total pengadaan bahan baku yaitu jumlah dari biaya simpan, biaya pesan, dan biaya bahan baku. Untuk menghitung biaya total pengadaan bahan baku (TC) yaitu:

TC = O + B + S

Model matematika pengadaan bahan baku seperti terlihat pada Gambar 4.3 berikut:

Gambar 4.3 Model Matematika Pengadaan Bahan Baku

3. Menyusun data requirement

Pada tahap ini disusun data-data yang dibutuhkan dalam menyusun sistem pendukung keputusan pengadaan bahan baku.

Jumlah pemesanan (Q) (q/n)

Dimana n = banyak pemesanan

Biaya pemesanan (O) O= n x o

Dimana o = biaya pesan

Biaya penyimpanan (S) S = 2,5% x B

Total Cost (TC) TC = O + B + S Biaya bahan baku (B)

B = Q x p

Dimana p = biaya bahan baku

4.7 Pengumpulan Data dan Analisis

Berisi data-data yang dibutuhkan dalam perancangan sistem serta analisis terhadap sistem awal perusahaan sebelum dirancang sistem pendukung keputusan pengadaan bahan baku.

4.8 Perancangan Sistem

Langkah-langkah perancangan sistem yang dilakukan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Struktur Sistem

Struktur sistem berisi input (masukan), transformasi (proses), dan output (keluaran) dari sistem yang akan dirancang.

2. Konteks Diagram

Diagram konteks adalah suatu diagram sederhana yang menggambarkan hubungan antara entity luar, masukan, dan keluaran dari sistem.

3. Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram atau diagram aliran data merupakan model dari sistem

untuk menggambarkan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil. 4. Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram (ERD) menjelaskan hubungan-hubungan antara

entitas-entitas yang berkaitan dalam pengadaan bahan baku dimana masing-masing entitas memiliki atribut-atribut yang berhubungan.

5. Relasi Antar Tabel

Relasi antar tabel merupakan hubungan tabel satu dengan yang lainnya. Hubungan ini berfungsi untuk menunjukkan relasi antar tabel sehingga membentuk suatu jaringan data.

6. Perancangan Worksheet

Perancangan worksheet yaitu merancang worksheet yang akan digunakan dalam sistem yang akan dibangun.

7. Perancangan Interface

Interface yang digunakan peneliti dalam perancangan sistem ini berupa

kontrol ActiveX seperti checkbox, textbox, command button, dan combobox untuk menerima input dari pengguna (user).

8. Penentuan Prosedur Pemrograman

Penentuan prosedur pemrograman yaitu membuat algoritma atau langkah-langkah dari sistem yang akan dirancang.

Blok diagram perancangan sistem dapat dilihat pada Gambar 4.4.

Diagram Konteks

Data Flow Diagram (DFD)

Entity Relationship Diagram (ERD)

Relasi Antar Tabel

Perancangan Worksheet

Perancangan Interface

Penentuan Prosedur Pemrograman

Gambar 4.4 Blok Diagram Perancangan Sistem

4.9 Hasil dan Pembahasan

Setelah dilakukan perhitungan persediaan dan perancangan sistem dilakukan pembahasan untuk mengetahui apakah hasil rancangan telah representatif dalam memecahkan masalah dan sesuai dengan kondisi perusahaan.

4.10 Kesimpulan dan Saran

Penarikan kesimpulan berisi hal-hal penting dalam penelitian ini. Selain itu, pemberian saran kepada pihak perusahaan diharapkan dapat memberikan manfaat bagi perusahaan untuk dapat meningkatkan produktivitas dan kemampuan bersaing di dalam dunia industri.

BAB V

PENGUMPULAN DATA DAN ANALISIS

5.1 Pengumpulan Data 5.1.1 Produk

Produk yang dibahas dalam penelitian ini dibatasi hanya 4 jenis produk yang sering di-order dan selalu diproduksi oleh perusahaan yaitu sebagai berikut: 1. Formulir

Contoh formulir dapat dilihat pada Gambar 5.1 sebagai berikut:

Gambar 5.1 Produk Formulir

2. Blok Formulir

Contoh blok formulir dapat dilihat pada Gambar 5.2 sebagai berikut:

Gambar 5.2 Produk Blok Formulir

3. Kop Surat

Contoh kop surat dapat dilihat pada Gambar 5.3 sebagai berikut:

Gambar 5.3 Produk Kop Surat

4. Kartu Box

Contoh kartu box dapat dilihat pada Gambar 5.4 sebagai berikut:

Gambar 5.4 Produk Kartu Box

5.1.2 Spesifikasi Produk

Produk-produk yang dihasilkan memiliki spesifikasi yang berbeda setiap produknya yang dapat dilihat sebagai berikut:

1. Formulir

Formulir memiliki beberapa ukuran yaitu (21,5 x 33) cm, (21,5 x 28) cm, dan (21,5x 16,5) cm. Bahan baku yang digunakan yaitu kertas cover dan kertas HVS 70 gram dimana untuk tiap formulir terdiri dari 100 lembar kertas HVS 70 gram dan 1 lembar kertas cover.

2. Blok Formulir

Blok formulir memiliki 1 ukuran yaitu (21,5 x 33) cm. Bahan baku yang digunakan yaitu kertas cover, NCR top putih, NCR middle merah, dan NCR bottom biru.

3. Kop Surat

Kop surat memiliki 1 ukuran yaitu (21,5 x 33) cm. Bahan baku yang digunakan yaitu kertas HVS 70 gram.

4. Kartu Box

Kartu box memiliki 1 ukuran yaitu (21,5 x 33) cm. Bahan baku yang digunakan yaitu kertas cover, Kertas BC putih, Kertas BC merah, dan Kertas BC kuning.

Direktur

Satuan Pengawas

Intern Bagian Umum

Bagian Tata Usaha Bagian Kepegawaian Bagian Pemasaran Bagian Pemasaran Cetakan dan ATK Bagian Pemasaran

Es, Hiburan dan Toko Buku &

NAK Bagian Administrasi Keuangan Bagian Keuangan Bagian Akuntansi Bagian Verifikasi Bagian Produksi Bagian Teknik dan Produksi Bagian Pembelian Sumber: PD Aneka Industri dan Jasa

5.2 Analisis

5.2.1 Struktur Organisasi

Struktur organisasi PD Aneka Industri dan Jasa (PD AIJ) yang berhubungan dengan pengadaan bahan baku perusahaan dapat dilihat pada Gambar 5.5.

Gambar 5.5 Struktur Organisasi PD Aneka Industri dan Jasa yang akan Dianalisis

5.2.2 Sistem Awal

Analisis sistem dilakukan untuk melihat permasalahan yang ada di dalam sistem awal sebelum dilakukannya perancangan sistem pendukung keputusan atau tindakan dalam mengatasi masalah tersebut.

Sistem awal pengadaan bahan baku pada PD AIJ masih bersifat manual dengan mencatat kegiatannya pada buku besar yang kemudian disimpan dalam arsip dan tidak ada analisis rencana pembelian bahan baku. Proses pembelian bahan baku dimulai setelah pesanan dari konsumen datang. Pesanan tersebut dapat berasal dari satu atau lebih konsumen. Bagian pemasaran mendapat konfirmasi bahwa perusahaan mendapatkan pesanan dari konsumen. Laporan

pesanan dibuat oleh bagian pemasaran dan diteruskan kepada direktur oleh manajer pemasaran untuk mendapat persetujuan. Setelah mendapat persetujuan kasi produksi bersama dengan kasi gudang menaksir jumlah kebutuhan bahan baku dengan melihat stok gudang yang ada. Setelah kasi produksi mengetahui jumlah kebutuhan bahan lalu kasi produksi meminta bahan baku kepada bagian gudang dengan persetujuan manajer produksi. Kasi gudang membuat surat pembelian bahan dan diteruskan kepada bagian pembelian. Bagian pembelian membuat PO (Purchasing Order) kepada supplier lalu supplier akan mengirim bahan sesuai yang tertera pada PO (Purchasing Order).

Sistem awal pengadaan ini menunjukan bahwa sistem tidak efektif dikarenakan tidak adanya pendukung keputusan pembelian bahan yang mendukung efisiensi biaya. Model awal Rich Picture sistem pengadaan bahan baku PD Aneka Industri dan Jasa dapat dilihat pada Gambar 5.6 dan flow diagram awal pengadaan bahan baku dapat dilihat pada Gambar 5.7.

Gambar 5.6 Sistem Awal Pengadaan Bahan Baku

Order masuk dari konsumen

Order diterima bagian pemasaran

Laporan order dikirim kepada direktur

Order disetujui direktur dan dikirim kembali ke bagian pemasaran

Laporan order dikirim kepada bagian produksi

Kasi produksi bersama kasi gudang memperkirakan kebutuhan bahan baku

Hasil perkiraan kebutuhan dikirim ke bagian pembelian

Bagian pembelian membuat PO dan dikirim kepada direktur

PO disetujui direktur dan dikirim kembali kebagian pembelian

PO dikirim kepada supplier

Supplier mengirimkan bahan baku sesuai PO yang diterima

Gambar 5.7 Diagram Awal Pengadaan Bahan Baku

Konsumen Pemasaran Direktur Produksi Gudang Pembelian Mulai Memberi Order Input order laporan order laporan order Laporan order disetujui? laporan order disetujui Ya laporan order disetujui Tidak laporan order Supplier Perkiraan kebutuhan bahan laporan kebutuhan bahan laporan kebutuhan bahan Konfirmasi order dibatalkan Perkiraan kebutuhan bahan Membuat Purchasing Order Surat PO Surat PO Surat PO disetujui? Surat PO Ya Tidak Surat PO Antar bahan baku

Gambar 5.8 Flow Diagram Awal Pengadaan Bahan Baku

Rancangan sistem yang diusulkan sebagai perbaikan terhadap sistem awal dalam pengadaan bahan baku ditunjukkan pada Gambar 5.9 dan flow diagram usulan pengadaan bahan baku pada Gambar 5.10.

Gambar 5.9 Sistem Usulan Pengadaan Bahan Baku

Order masuk dari konsumen

Order diterima bagian pemasaran

Laporan order dikirim kepada direktur

Order disetujui direktur dan dikirim kembali ke bagian pemasaran

Bagian pembelian membuat PO dan dikirim kepada direktur

PO disetujui direktur dan dikirim kembali kebagian pembelian

PO dikirim kepada supplier

Supplier mengirimkan bahan baku sesuai PO yang diterima

Laporan order dikirim kepada bagian pembelian

Gambar 5.10 Diagram Usulan Pengadaan Bahan Baku

Konsumen Pemasaran Direktur Pembelian Mulai Memberi Order Input order laporan order laporan order Laporan order disetujui? laporan order disetujui Ya laporan order disetujui Tidak laporan order Supplier Hitung kebutuhan bahan Konfirmasi order dibatalkan Surat PO Surat PO disetujui? Surat PO Ya Tidak Surat PO Antar bahan baku Membuat Purchasing Order Surat PO

Gambar 5.11 Flow Diagram Usulan Pengadaan Bahan Baku

BAB VI

PERANCANGAN SISTEM

Perancangan sistem adalah fase dimana akan dibuat sebuah perencanaan untuk pembuatan sebuah sistem baru. Pada dasarnya perancangan sistem dibagi menjadi dua kegiatan utama, yaitu analisis data dan desain tampilan program.

6.1 Struktur Sistem Input - Output

Struktur sistem input – output rancangan pengambilan keputusan pengadaan bahan baku pada PD Aneka Industri dan Jasa Sumatera Utara ditunjukkan pada Gambar 6.1 dan struktur model DSS pada Gambar 6.2.

INPUT TRANSFORMASI OUTPUT

1. Data Sales Order - Jenis Pesanan - Kuantitas Pesanan - Due date (jangka waktu pemenuhan pesanan) 2. Data Bahan Baku - Nama Bahan Baku - Harga Bahan Baku - Biaya Simpan - Biaya Pesan 3. Data BOM

1. Peng-input-an data 2. Peng-edit-an data 3. Penghapusan data 4. Update data

KEPUTUSAN - Frekuensi Pembelian bahan baku - Quantity pembelian bahan baku

- Total biaya pengadaan bahan baku

FEED BACK

KONSUMEN SUPPLIER

Gambar 6.1 Struktur Sistem Input - Output

1. Input (Masukan)

Input yang masuk ke dalam sistem berasal dari bagian pemasaran dan bagian

produksi yaitu: - Data Sales Order

Data sales order merupakan data permintaan dari konsumen yang berisi jenis pesanan produk, kuantitas produk yang dipesan serta due date atau jangka waktu pemenuhan pesanan.

- Data Bahan Baku

Data bahan baku berisi data-data mengenai bahan baku seperti nama bahan baku, harga bahan baku, biaya pesan, dan biaya simpan.

- Data BOM (Bill of Material)

Data BOM (Bill of Material) berisi nama bahan baku atau material dan jumlah yang dibutuhkan untuk menyusun satu unit produk jadi.

2. Transformasi (Proses)

Transformasi atau proses merupakan pemrosesan dari input. Adapun transformasi dari sistem yang akan dirancang yaitu:

- Peng-input-an data

Yaitu memasukkan atau menambahkan data baru ke dalam applikasi yang dibangun.

- Peng-edit-an data

Yaitu mengedit atau mengubah data yang telah dimasukkan sebelumnya ke dalam applikasi.

- Penghapusan data

Yaitu menghapus data yang telah disimpan didalam aplikasi. - Update data

Yaitu memperbarui data yang telah tersimpan di dalam aplikasi. 3. Output (keluaran)

Output atau keluaran merupakan hasil dari pemrosesan input (transformasi).

Dalam sistem yang akan dirancang ini, output yang dihasilkan yaitu: - Quantity bahan baku yang akan dibeli

- Frekuensi pembelian bahan baku - Total biaya pengadaan bahan baku 4. Batasan sistem

5. Lingkungan

Lingkungan merupakan elemen yang berada di luar sistem tetapi memiliki dampak bagi performansi sistem dalam mencapai sasarannya. Dalam struktur sistem ini, supplier/pemasok dan pelanggan berperan sebagai lingkungan sistem. Supplier bertugas untuk memasok bahan baku untuk lantai produksi, dimana pelanggan berperan untuk memberikan pesanan (order) kepada perusahaan.

DSS

Data Alternatif

Keputusan

Gambar 6.2 Struktur Model DSS

Dari Gambar 6.2 di atas terlihat bahwa data masuk ke dalam sistem DSS lalu diproses dan menghasilkan alternatif-alternatif. Alternatif-alternatif tersebut akan menghasilkan keputusan sebagai output dari DSS yang dibangun.

6.2. Diagram Konteks

Diagram konteks adalah suatu diagram sederhana yang menggambarkan hubungan antara entity luar, masukan, dan keluaran dari sistem. Diagram konteks dipresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem. Diagram konteks dari sistem yang akan dibangun dapat dilihat pada Gambar 6.3.

SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN PENGADAAN BAHAN BAKU SUPPLIER KONSUMEN Data konsumen Data Order Purchasing order BAGIAN PEMBELIAN Jumlah pemesanan bahan baku

Kapan waktu pembelian Total biaya pengadaan bahan baku

Data supplier Bahan baku BAGIAN

PRODUKSI

Data BOM Data bahan baku Data kebutuhan bahan baku

Produk jadi

Purchasing order

Gambar 6.3 Diagram Konteks

6.3 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram atau diagram aliran data merupakan model dari

sistem untuk menggambarkan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil. Salah satu keuntungan menggunakan diagram aliran data adalah memudahkan pemakai atau user untuk mengerti sistem yang akan di kerjakan. Pada sistem ini penulis menggunakan metode Yourdan. Data Flow Diagram (DFD) dari sistem yang akan dirancang dapat dilihat pada Gambar 6.4.

1.0 Pesanan Masuk KONSUMEN 3.0 Perhitungan Pengadaan bahan 4.0 Keputusan Data Konsumen Data Order Tbl Data Konsumen Tbl Order BAGIAN PRODUKSI Data BOM

Data Bahan Baku 2.0 Pembuatan

BOM

Tbl BOM

Tbl Bahan Baku

SUPPLIER BAGIAN PEMBELIAN Data Supplier Bahan Baku Purchasing Order

Data Purchasing Order

Tbl jumlah pembelian

Tbl waktu pembelian

Tbl total biaya pengadaan

4.0 Pembelian

Bahan

Purchasing Order

Data Data Konsumen Data Order

Data Purchasing

Order

DIREKTUR

Data Order

Data Order disetujui

Purchasing Order

disetujui

Purchasing Order

Gambar 6.4 Data Flow Diagram (DFD)

6.4 Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram (ERD) menjelaskan hubungan-hubungan

antara entitas-entitas yang berkaitan dalam pengadaan bahan baku dimana masing-masing entitas memiliki atribut-atribut yang berhubungan. Adapun ERD pada sistem yang akan dirancang dapat dilihat pada gambar 6.5 sebagai berikut:

Memiliki Mempunyai KONSUMEN PESANAN BOM BAHAN BAKU PRODUK JADI Membutuhkan Mempunyai Kode_konsumen nama_konsumen alamat telepon contact_person 1 M kode_sales_order nama_konsumen nama_produk_jadi jumlah_pesanan tanggal_order tanggal_selesai M nama_produk_jadi kode_produk_jadi satuan M nama_produk_jadi kode_produk_jadi level kode_bahan_baku nama_bahan_baku jumlah satuan kode_bahan_baku nama_bahan_baku satuan nama_supplier harga_satuan biaya_simpan biaya_pesan nama_produk_jadi KEBUTUHAN BAHAN kode_sales_order bulan_ke minggu_ke bulan_ke minggu_ke nama_produk_jadi nama_bahan_baku JADWAL PRODUKSI M M M M Mempunyai Mempunyai SUPPLIER kode_supplier nama_supplier nama_supplier nama_supplier

Gambar 6.5 Entity Relationship Diagram (ERD)

6.5 Relasi Antar Tabel

Relasi antar tabel merupakan hubungan tabel satu dengan yang lainnya. Hubungan ini berfungsi untuk menunjukkan relasi antar tabel sehingga membentuk suatu jaringan data. Relasi antar tabel dari sistem yang akan dirancang dapat dilihat pada Gambar 6.6 sebagai berikut:

Data Konsumen Kode_konsumen Nama_konsumen Alamat Telepon Contact_person HP Data Supplier Kode_supplier Nama_supplier Alamat Telepon Data BOM Kode_Produk_Jadi Nama_Produk_Jadi Level Kode_Bahan_Baku Nama_Bahan_Baku Jumlah Satuan

Data Bahan Baku

Kode_Bahan_Baku Nama_Bahan_Baku Satuan Nama_Supplier Harga_Satuan Biaya_Simpan Biaya_Pesan Pemesanan Kode_Sales_Order Nama_Konsumen Nama_Produk_Jadi Jumlah_Pesanan Tanggal_Order Tanggal_Selesai Jadwal Produksi Kode_Sales_Order Nama_Produk_Jadi Bulan_Ke Minggu_Ke Kebutuhan Bahan Nama_Produk_Jadi Nama_Bahan_Baku Bulan_Ke Minggu_Ke Perhitungan Kode_Bahan_Baku Nama_Bahan_Baku Waktu_Pemesanan Biaya_Pesan Biaya_Penyimpanan Biaya_Bahan_Baku Biaya_Total Keputusan

Data Produk Jadi

Kode_Produk_Jadi Nama_Produk_Jadi Satuan

Gambar 6.6 Relasi Antar Tabel

6.6 Perancangan Worksheet

Perancangan worksheet yaitu merancang worksheet yang akan digunakan dalam sistem yang akan dibangun. Worksheet dari sistem yang akan dibangun terdiri dari 10 sheet yaitu:

1. Worksheet Pendahuluan

Worksheet pendahuluan berisi halaman depan dari sistem pendukung

keputusan pengadaan bahan baku yang dirancang serta terdapat tombol “Master Data”, “Pesan“ dan “Keputusan”. Worksheet Pendahuluan dari sistem yang dirancang ditunjukkan pada Gambar 6.7.

Gambar 6.7 Worksheet Pendahuluan

2. Worksheet Pemesanan

Worksheet pemesanan berisi data sales order dari konsumen yang di

dalamnya terdapat form yang berisi input pesanan yaitu kode sales order, nama konsumen, data pesanan (nama produk jadi dan kuantitasnya), jangka waktu pemesanan. Pesanan dapat dipilih satu jenis produk atau lebih tergantung kebutuhan konsumen. Di dalam worksheet pemesanan juga terdapat tiga buah tombol yaitu tombol “master data” untuk melanjutkan pemrosesan ke dalam form master data, tombol “masukkan data” untuk melanjutkan pemrosesan ke dalam form baru untuk mengisi worksheet

pemesanan, dan tombol “ keputusan” untuk melanjutkan pemroresan ke sheet keputusan yang berisi alternatif keputusan dari hasil pengolahan sistem yang dirancang. Worksheet pemesanan dapat dilihat pada Gambar 6.8.

Gambar 6.8 Worksheet Pemesanan

Worksheet pemesanan merupakan database input data sales order dari sistem

pendukung keputusan yang dirancang, dimana setiap data yang di-input dari data sales order akan disimpan pada worksheet pemesanan sebagai database.

3. Worksheet BOM

Worksheet BOM berisi tabel BOM (Bill of Material) dari produk-produk jadi

yang diproduksi oleh PD Aneka Industri dan Jasa (PD AIJ) medan, Sumatera Utara. Tabel BOM berisi kode produk jadi, nama produk, bahan-baku yang dibutuhkan untuk membentuk produk jadi tersebut serta jumlah bahan baku yang dibuthkan untuk membentuk satu unit produk jadi. Worksheet BOM yang dirancang dalam sistem ini dapat dilihat pada Gambar 6.9.

Gambar 6.9 Worksheet BOM

Worksheet BOM merupakan daftar tabel yang dibuat oleh user berdasarkan

spesifikasi produk yang dibuat oleh perusahaan, dimana setiap produk memiliki BOM yang berbeda.

4. Worksheet Jadwal Produksi

Worksheet jadwal produksi berisi susunan rencana produksi dari pesanan

yang datang selama periode tertentu. Worksheet jadwal produksi dari sistem yang dibangun ditunjukkan pada Gambar 6.10.

Gambar 6.10 Worksheet Jadwal Produksi

Worksheet jadwal produksi dibuat berdasarkan data sales order yang masuk

dan disesuakan dengan lamanya due date yang diberikan konsumen. Pada PD AIJ pengiriman barang dilakukan dalam mingguan, oleh karena itu jadwal produksi dibuat mingguan sesuai kapasitas.

Formula yang digunakan pada worksheet jadwal produksi yaitu:

=IF(C23=pemesanan!$E$32;pemesanan!$I$32;IF(AND(C23>pemesanan !$E$32;C23<pemesanan!$F$32);pemesanan!$I$32;IF(C23=pemesanan! $F$32;pemesanan!$J$32;0)))

5. Worksheet Kebutuhan Bahan

Worksheet kebutuhan bahan berisi susunan kebutuhan bahan untuk setiap

produk di tiap minggunya lalu secara otomatis akan diperoleh jumlah kebutuhan bahan baku untuk setiap item bahan baku untuk setiap minggunya. Dari kebutuhan bahan baku untuk setiap minggu akan diperoleh

kebutuhan total bahan selama periode terjadwal. Worksheet kebutuhan bahan dari sistem yang dirancang ditunjukkan pada Gambar 6.11.

Gambar 6.11 Worksheet Kebutuhan Bahan

Worksheet kebutuhan bahan yaitu worksheet yang menampilkan jumlah

bahan yang dibutuhkan dari sales order yang masuk dan disesuaikan dengan jadwal produksi.

Formula yang digunakan pada worksheet kebutuhan bahan baku yaitu:

=BOM!$D$11*JadwalProduksi!CJ13

6. Worksheet Perhitungan

Worksheet perhitungan berisi jumlah pemesanan, biaya-biaya seperti biaya

pesan, biaya penyimpanan, biaya bahan baku, serta total biaya pengadaan bahan untuk tiap-tiap waktu pemesanan. Pada worksheet perhitungan juga berisi keputusan dari sistem pendukung keputusan pengadaan bahan baku

yaitu kapan pembelian bahan baku, berapa jumlah pembelian bahan baku, serta total biaya pengadaan bahan baku. Keputusan ini diperoleh dari hasil perhitungan biaya yang memberi nilai total pengadaan bahan baku yang paling minimum. Worksheet perhitungan dari sistem yang dirancang ditunjukkan pada Gambar 6.12.

Gambar 6.12 Worksheet Perhitungan

Formula yang digunakan pada worksheet perhitungan yaitu: 1. Jumlah pemesanan

=ROUNDUP(((KebutuhanBahan!$CH$9/C6)/500);0)

2. Biaya pesan

=C6*DataBB!$G$4

3. Biaya bahan baku

=C6*(D6*DataBB!$E$4)

4. Biaya penyimpanan

=F6*DataBB!$F$4 5. Total Cost

=SUM(E6:G6)

7. Worksheet Data Bahan Baku

Worksheet data bahan baku berisi spesifikasi dari bahan baku seperti kode

bahan, nama bahan, supplier utama, harga satuan bahan, biaya pesan, serta biaya simpan. Dalam worsheet data bahan baku terdapat tiga tombol yaitu tombol “masukan data”, “menu”, dan “master data”. Tombol “masukan data” untuk melanjutkan pemrosesan ke dalam pengisian penambahan data bahan baku, tombol “menu” untuk melanjutkan pemrosesan ke worksheet pendahuluan, dan tombol “master data” untuk melanjutkan pemrosesan ke master data untuk memilih data yang akan dibuka. Worksheet data bahan baku dari sistem yang dirancang ditunjukkan pada Gambar 6.13.

Gambar 6.13 Worksheet Data bahan Baku

8. Worksheet Data Konsumen

Worksheet data konsumen berisi informasi dari konsumen perusahaan seperti

kode konsumen, nama konsumen, alamat, telepon, contact person, dan no HP. Dalam worsheet data konsumen terdapat tiga tombol yaitu tombol “masukan data”, “menu”, dan “master data”. Tombol “masukan data” untuk melanjutkan pemrosesan ke dalam pengisian penambahan data konsumen, tombol “menu” untuk melanjutkan pemrosesan ke worksheet pendahuluan, dan tombol “master data” untuk melanjutkan pemrosesan ke master data untuk memilih data yang akan dibuka. Worksheet data konsumen dari sistem yang dirancang ditunjukkan pada Gambar 6.14.

Gambar 6.14 Worksheet Data Konsumen

9. Worksheet Data Produk Jadi

Worksheet data produk jadi berisi informasi dari produk jadi yang diproduksi

perusahaan seperti informasi kode produk jadi, nama produk jadi, serta satuan dari produk jadi. Dalam worsheet data produk jadi terdapat tiga

tombol yaitu tombol “masukan data”, “menu”, dan “master data”. Tombol “masukan data” untuk melanjutkan pemrosesan ke dalam pengisian penambahan data produk jadi, tombol “menu” untuk melanjutkan pemrosesan ke worksheet pendahuluan, dan tombol “master data” untuk melanjutkan pemrosesan ke master data untuk memilih data yang akan dibuka. Worksheet data produk jadi dari sistem yang dirancang ditunjukkan pada Gambar 6.15.

Gambar 6.15 Worksheet Data Produk Jadi

10. Worksheet Data Supplier

Worksheet data supplier berisi informasi dari supplier perusahaan seperti

kode supplier, nama supplier, alamat, contact person, dan no telepon

supplier. Dalam worsheet data supplier terdapat tiga tombol yaitu tombol

“masukan data”, “menu”, dan “master data”. Tombol “masukan data” untuk melanjutkan pemrosesan ke dalam pengisian penambahan data supplier, tombol “menu” untuk melanjutkan pemrosesan ke worksheet pendahuluan,

DAFTAR ISI (LANJUTAN)

BAB HALAMAN

6.2 Diagram Konteks ... VI-5 6.3 Data Flow Diagram (DFD) ... VI-5 6.4 Entity Relationship Diagram (ERD) ... VI-7 6.5 Relasi Antar Tabel ... VI-7 6.6 Perancangan Worksheet ... VI-8 6.7 Perancangan Interface ... VI-18 6.8 Penentuan Prosedur Pemrograman... VI-22 6.9 Pemutusan Alternatif Penyelesaian ... VI-28 6.10 Pengujian Worksheet Aplikasi ... VI-28 6.11 Struktur Menu ... VI-29

VII HASIL DAN PEMBAHASAN ... VII-1

7.1 Hasil Perancangan Interface Sistem ... VII-1 7.2 Pengujian Aplikasi ... VII-8 7.3 Perbandingan Pengambilan Keputusan Manual dengan Sistem

Pendukung Keputusan ... VII-18

VII KESIMPULAN DAN SARAN ... VII-1

7.1 Kesimpulan ... VII-1 7.2 Saran ... VII-1

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

DAFTAR GAMBAR

GAMBAR HALAMAN

2.1 Struktur Organisasi PD Aneka Industri dan Jasa Sumatera Utara ... II-5 2.2 Blok Diagram Proses Produksi PD Aneka Industri dan Jasa. ... II-11 4.1 Kerangka Konseptual ... IV-2 4.2 Blok Diagram Prosedur Penelitian. ... IV-4 4.3 Model Matematika Pengadaan Bahan Baku ... IV-11 4.4 Blok Diagram Perancangan Sistem ... IV-14 5.1 Produk Formulir ... V-1 5.2 Produk Blok Formulir ... V-1 5.3 Produk Kop Surat ... V-2 5.4 Produk Kartu Box ... V-2 5.5 Struktur Organisasi PD Aneka Industri dan Jasa yang akan Dianalisi ... V-4 5.6 Sistem Awal Pengadaan Bahan Baku ... V-6 5.7 Diagram Awal Pengadaan Bahan Baku ... V-7 5.8 Flow Diagram Awal Pengadaan Bahan Baku ... V-8 5.9 Sistem Usulan Pengadaan Bahan Baku ... V-10 5.10 Diagram Usulan Pengadaan Bahan Baku ... V-11 5.11 Flow Diagram Usulan Pengadaan Bahan Baku ... V-12 6.1 Struktur Sistem Input - Output ... VI-1 6.2 Struktur Model DSS ... VI-4 6.3 Diagram Konteks. ... VI-5 6.4 Data Flow Diagram (DFD).. ... VI-6 6.5 Entity Relationship Diagram (ERD) ... VI-7 6.6 Relasi Antar Tabel ... VI-8 6.7 Worksheet Pendahuluan ... VI-9 6.8 Worksheet Pemesanan ... VI-10 6.9 Worksheet BOM ... VI-11 6.10 Worksheet Jadwal Produksi ... VI-12 6.11 Worksheet Kebutuhan Bahan ... VI-13

DAFTAR GAMBAR (LANJUTAN)

GAMBAR HALAMAN

6.12 Worksheet Perhitungan ... VI-14 6.13 Worksheet Data bahan Baku ... VI-15 6.14 Worksheet Data Konsumen ... VI-16 6.15 Worksheet Data Produk Jadi ... VI-17 6.16 Worksheet Data Supplier ... VI-18 6.17 Tampilan Rancangan Interface Sales Order ... VI-19 6.18 Tampilan Rancangan Interface Master Data ... VI-19 6.19 Tampilan Rancangan Interface Master Data Bahan Baku ... VI-20 6.20 Tampilan Rancangan Interface Master Data Konsumen ... VI-20 6.21 Tampilan Rancangan Interface Master Data Produk Jadi ... VI-21 6.22 Tampilan Rancangan Interface Data Supplier ... VI-21 6.23 Tampilan Rancangan Interface Keputusan ... VI-22 6.24 Prosedur Pemrograman ... VI-23 6.25 Algoritma Pemrograman ... VI-27 6.26 Struktur Menu ... VI-30 7.1 Tampilan Menu Utama ... VII-1 7.2 Tampilan Master Data ... VII-2 7.3 Tampilan Data Konsumen ... VII-3 7.4 Tampilan Data Produk Jadi ... VII-3 7.5 Tampilan Data Bahan Baku ... VII-4 7.6 Tampilan Data Supplier ... VII-5 7.7 Tampilan Data Sales Order ... VII-6 7.8 Tampilan Hasil Keputusan ... VII-7 7.9 Data Pesanan SO0001 ... VII-9 7.10 Jadwal Produksi Pesanan SO0001 ... VII-10 7.11 Kebutuhan Bahan ... VII-11 7.12 Input-an Biaya Bahan Baku Cover ... VII-12 7.13 Perhitungan Bahan Baku Cover ... VII-12

DAFTAR GAMBAR (LANJUTAN)

GAMBAR HALAMAN

7.14 Grafik Biaya Pengadaan Bahan Baku Cover ... VII-13 7.15 Keputusan Pembelian Kertas Cover ... VII-14 7.16 Tampilan Interface Keputusan Pembelian Kertas Cover ... VII-14 7.17 Input-an Biaya Bahan Baku Cover ... VII-15 7.18 Perhitungan Bahan Baku Cover ... VII-15 7.19 Grafik Biaya Pengadaan Bahan Baku Cover ... VII-16 7.20 Keputusan Pembelian Kertas Cover ... VII-17 7.21 Tampilan Interface Keputusan Pembelian Kertas Cover ... VII-17

DAFTAR TABEL

TABEL HALAMAN

2.1 Jumlah Tenaga Kerja pabrik PD Aneka Industri dan Jasa ... II-6 2.2 Mesin Produksi pada PD Aneka Industri dan Jasa ... II-12 3.1 Simbol-simbol DFD ... III-9 3.2 Simbol-simbol pada Entity Relationship Diagram ... III-11 7.1 Perbandingan Pengambilan Keputusan Manual dengan Sistem

DAFTAR LAMPIRAN

LAMPIRAN HALAMAN

1 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab ... L.1 2 VBA Script ... L.2 3 Form Tugas Akhir ... L.3 4 Surat Penjajakan ... L.4 5 Surat Balasan Perusahaan ... L.5 6 Surat Keputusan Tugas Akhir ... L.6 7 Surat Perpanjangan Surat Keputusan Tugas Akhir ... L.7 8 Perubahan Surat Keputusan ... L.8 9 Lembar Asistensi ... L.9