Pengaruh Sistem Komputerisasi Terhadap Efektivtas Kerja Pegawai Pada Kantor Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Daerah Kabupaten Deli Serdang
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Pada era modern seperti sekarang, teknologi sudah berkembang pesat dan
membawa pengaruh terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan oleh manusia.
Dengan demikian, kebutuhan akan data dan informasi dalam kehidupan seharihari sangat penting agar tetap bisa mengikuti dan terus berkembang mengikuti
zaman ke arah yang lebih baik serta lebih efektif dan efisien. Perkembangan
teknologi saat ini, mendorong setiap organisasi untuk mengolah datanya dengan
cepat, lengkap dan akurat. Salah satu teknologi yang dapat membantu dalam
pengolahan data di dalam lingkungan organisasi adalah dengan menggunakan
perangkat komputer dan sistem komputerisasi yang baik dan sesuai.
Komputer adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan
pekerjaan secara sistematis berdasarkan instruksi/program yang diberikan, serta
dapat menyimpan dan menampilkan keterangan bila diperlukan. Kemudian sistem
komputerisasi adalah sistem elektronik untuk memanipulasi data yang cepat dan
tepat serta dirancang dan diorganisasikan secara otomatis menerima dan
menyimpan data input, memprosesnya dan menghasilkan output di bawah
pengawasan suatu langkah instruksi program yang tersimpan di memori (stored
program). Dengan bantuan komputer pekerjaan dapat dikerjakan dengan lebih
cepat, mudah, bervariasi, bahkan pekerjaan-pekerjaan yang rumit dalam
organisasi banyak mengalami perubahan dan kemudahan dengan menggunakan
komputer.
Universitas Sumatera Utara
Dengan munculnya teknologi komputer dan perkembangan pemakainya,
maka setiap unit pekerjaan kantor menggunakan bantuan komputer. Penggunaan
komputer juga dapat meningkatkan produktivitas dan efektivitas kerja serta
efesiensi waktu. Namun di dalam karya ilmiah ini penulis lebih memfokuskan
kegunaan komputer kepada efektivitas kerja.
Efektivitas merupakan unsur pokok dalam mencapai tujuan atau sasaran
yang telah ditentukan sebelumnya. Efektivitas adalah tercapainya berbagai sasaran
yang telah ditentukan tepat pada waktunya dengan menggunakan sumber-sumber
tertentu yang telah dialokasikan untuk melakukan berbagai kegiatan. Suatu
pekerjaan dapat dikatakan efektif apabila hasil yang dicapai telah sesuai dengan
tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya dan tepat pada waktu yang telah
ditentukan. Secara sederhana efektivitas kerja dapat didefenisikan sebagai
kemampuan melakukan sesuatu tepat pada sasaran (doing the right things)
(http://id.wikipedia.org./wiki/Kinerja).
Dengan semakin efektifnya kerja para pegawai dapat menjadikan
organisasi semakin tangguh mencapai tujuannya dan berbagai sasarannya. Dengan
adanya penggunaan sistem komputerisasi, maka suatu organisasi semakin mampu
berperan dengan tingkat efektivitas yang tinggi dan dapat memenuhi kebutuhankebutuhan data dan informasi untuk unit-unit fungsional organisasi pemerintah,
serta dalam menetapkan berbagai kebijakan pemerintah dan perencanaan
pembangunan, baik pada tingkat konseptual maupun pada tingkat operasional
diperlukan adanya berbagai data dan informasi yang akurat, tepat dan cepat guna
pengambilan keputusan sejalan dengan tingkat perkembangan yang semakin maju.
Dalam rangka pencapaian efektivitas tersebut, ada berbagai hambatan atau
kendala-kendala yang dihadapi para pegawai dalam melaksanakan pekerjaannya
Universitas Sumatera Utara
yang tidak mendukung terciptanya efektivitas tersebut, misalnya beragamnya
tugas yang diemban setiap seksi yang menyebabkan beragamnya prosedur
penyelesaian masing-masing tugas tersebut, disamping itu juga terdapat
kurangnya sarana dan prasarana yang mendukung dalam pelaksanaan pekerjaan.
Agar semua aktivitasnya berjalan lancar dan tujuan yang telah ditetapkan dapat
tercapai dengan mudah dan efektif, maka suatu organisasi harus mampu
menyediakan informasi yang lengkap, benar dan aktual. Untuk itu diperlukan
suatu sistem informasi yang lebih praktis yang dapat diandalkan dalam mengolah
data menjadi informasi yang bermanfaat dalam pelaksanaan tugas-tugas
organsisasi.
Deli Serdang merupakan salah satu Kabupaten yang berada di kawasan
Pantai Timur Sumatera Utara dengan luas wilayah 2.497,72 Km2 (249.772 Ha).
Berdasarkan data Badan Pusat Statistik Kabupaten Deli Serdang dalam Angka
2015, tercatat pada tahun 2014 jumlah penduduk di Kabupaten Deli Serdang
sebanyak 1.984.598 jiwa dengan kepadatan penduduk 795 jiwa/Km2 (BPS, 2015).
Melihat banyaknya jumlah penduduk di daerah Kabupaten Deli Serdang maka
sangat diperlukan sistem komputerisasi untuk menunjang efektivitas pekerjaan
sehingga dapat selesai dengan tepat waktu.
Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Deaerah Kabupaten Deli
Serdang yang mempunyai tugas pokok yaitu melaksanakan urusan pemerintahan
daerah Kabupaten Deli Serdang di bidang kependudukan dan pencatatan sipil
berdasarkan asas otonomi dan tugas pembantuan. Pelaksanaan segala aktivitas dan
tugas-tugas berhubungan dengan kepentingan organisasi dalam memberikan
pelayanan, baik ke dalam maupun keluar, sesuai dengan yang tercantum dalam
Undang-Undang No. 23 Tahun 2006 tentang Sistem Administrasi Kependudukan.
Universitas Sumatera Utara
Adapun tugas-tugas tersebut antara lain:
1. Penyusunan
rencana
pembangunan
dan
pengembangan
kegiatan
pendaftaran dan pencatatan penduduk
2. Pembinaan umum
3. Pemberian Nomor Induk Kependudukan (NIK)
4. Pendaftaran dan penerbitan Kartu Keluarga (KK)
5. Pendaftaran dan penerbitan Kartu Tanda Penduduk (KTP).
6. Pencatatan dan penerbitan akta-akta catatan sipil seperti akta kelahiran,
akta perkawinan, akta perceraian dan akta kematian serta pencatatan
pengakuan dan pengesahan anak.
7. Pencatatan mutasi data penduduk
8. Pengolahan data penduduk
9. Penyelenggaraan penyuluhan
Untuk menyelenggarakan tugas-tugas tersebut, maka Kantor Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Daerah Kabupaten Deli Serdang memerlukan
data dan informasi yang relevan dana akurat agar dapat menyelenggarakan tugastugasnya dengan efektif. Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Daerah
Kabupaten Deli Serdang dalam menjalankan dan menyelenggarakan tugas dan
fungsinya pasti membutuhkan manajemen yang baik dan tepat dalam pengelolaan
organisasi agar dapat berjalan efektif, Oleh karena itu, perlu adanya suatu sistem
pendukung yang baik yaitu sistem komputerisasi. Berdasarkan uraian diatas maka
penulis tertarik melakukan penelitian ilmiah dengan judul “Pengaruh Sistem
Komputerisasi Terhadap Efektivitas Kerja Pegawai Pada Kantor Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Daerah Kabupaten Deli Serdang”.
Universitas Sumatera Utara
1.2. Rumusan Masalah
Untuk dapat memudahkan dalam penelitian ini dan agar penelitian ini
memiliki arah yang jelas dalam menginterprestasikan fakta dan data ke dalam
penulisan skripsi, maka terlebih dahulu dirumuskan permasalahannya. Adapun
permasalahan yang diajukan dalam penelitian ini adalah “bagaimana pengaruh
sistem komputerisasi terhadap efektivitas kerja pegawai pada Kantor Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Daerah Kabupaten Deli Serdang?”
1.3. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini, antara lain:
1. Untuk mengetahui bagaimana penerapan sistem komputerisasi pada Kantor
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Daerah Kabupaten Deli Serdang.
2. Untuk mengetahui bagaimana efektivitas kerja pegawai pada Kantor Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Daerah Kabupaten Deli Serdang.
3. Untuk mengetahui seberapa besar pengaruh sistem komputerisasi terhadap
efektivitas kerja pegawai pada Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil
Daerah Kabupaten Deli Serdang.
1.4. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang akan diperoleh dari penelitian ini adalah:
1. Bagi Penulis
Hasil penelitian ini berguna sebagai tempat pengembangan kemampuan dalam
bidang penelitian dan penerapan yang didapat pada masa perkuliahan, serta
menambah pengetahuan yang berkaitan dengan sistem komputerisasi dan
efektivitas kerja pegawai.
Universitas Sumatera Utara
2. Bagi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Daerah Kabupaten Deli Serdang
Sebagai suatu masukan bagi pegawai di Dinas Kependudukan dan Catatan
Sipil Daerah Kabupaten Deli Serdang, khususnya Pemerintahan Kabupaten
Deli Serdang dalam mengembangkan sistem komputerisasi bagi efektivitas
kerja pegawai.
3. Bagi Fakultas
Hasil penelitian ini diharapkan bisa memperkaya referensi ilmiah penelitian
ilmu sosial dan perbandingan dalam melakukan penelitian dimasa yang akan
datang, khususnya bagi Departemen Ilmu Administrasi Negara, Fakultas Ilmu
Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sumatera Utara.
1.5. Kerangka Teori
Secara umum, teori adalah sebuah sistem konsep abstrak yang adanya
hubungan diantara konsep-konsep tersebut yang membantu kita memahami
sebuah fenomena. Sehingga bisa dikatakan bahwa suatu teori adalah suatu
kerangka kerja konseptual untuk mengatur pengetahuan dan menyediakan suatu
cetak biru untuk melakukan beberapa tindakan selanjutnya.
Menurut Kerlinger yang dikutip dari Efendi, Sofian (2012:35), teori adalah
serangkaian konsep, konstruk, definisi dan proposisi untuk menerangkan suatu
fenomena sosial secara sistematis dengan cara mengonstruksi hubungan antara
konsep dan proposisi dengan menggunakan asumsi dan logika tertentu.
Sebagai landasan berfikir dalam menyelesaikan atau memecahkan masalah
yang ada, perlu adanya pedoman teoritis yang dapat membantu dan sebagai bahan
referensi dalam penelitian. Adapun kerangka teori dalam penelitian ini adalah
sebagai berikut.
Universitas Sumatera Utara
1.5.1. Sistem Komputerisasi
1.5.1.1. Sistem
Secara sederhana suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau
himpunan dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling
berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu (Kumorotomo, 1994:8).
Sejalan dengan pendapat tersebut, James O’brien (2006:9), mengemukakan
bahwa sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan,
bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input (masukan)
serta menghasilkan output (keluaran) dalam proses tranformasi yang teratur.
Disamping itu, suatu sistem senantiasa tidak terlepas dari lingkungan
sekitarnya. Maka umpan balik (feed back) dapat berasal dari output tetapi dapat
juga dari lingkungan sistem yang dimaksud. Organisasi dipandang sebagai suatu
sistem yang tentunya akan memiliki semua unsur ini.
Sistem dapat juga didefenisikan sebagai sekumpulan hal atau kegiatan atau
elemen atau subsistem yang saling bekerjasama atau yang dihubungkan dengan
cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu
fungsi guna mencapai suatu tujuan (Sutanta, 2003:4). Suatu sistem adalah suatu
jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul
bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu
sasaran tertentu (Paulus, 2005:23).
Berdasarkan beberapa pendapat di atas, maka dapat disimpulkan bahwa
suatu sistem adalah sekelompok komponen, elemen atau subsistem-subsistem
yang saling berhubungan, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan
saling terpadu secara harmonis untuk mencapai tujuan tertentu. Unsur-unsur yang
Universitas Sumatera Utara
mewakili sistem secara umum adalah masukan (input), pengolahan (processing)
dan keluaran (output).
1.5.1.2. Komputerisasi
Perkataan komputer/computer berasal dari perkataan asing to Compute
artinya hitung. Dengan demikian, maka komputer dapat diartikan sebagai alat
hitung atau mesin hitung. Akan tetapi, apabila istilah komputer itu diartikan ke
dalam Bahasa Indonesia menjadi mesin hitung, maka imajinasi kita akan lain
dengan makna dan tujuannya, artinya seolah-olah komputer itu disamakan dengan
kalkulator.
Menurut Jhon J. Longkutoy (1996:24), komputer adalah alat yang
memegang peranan penting di dalam sistem pengolahan data elektronis, maka
komputer juga disebut alat pengolah data. Pemanfaatan komputer dalam bidang
pendidikan, khususnya dalam pembelajaran sebenarnya merupakan mata rantai
dari sejarah teknologi pembelajaran. Sejarah teknologi pembelajaran ini sendiri
merupakan kreasi berbagai ahli dalam bidang terkait, yang pada dasarnya ingin
berupaya dalam mewujudkan ide-ide praktis dalam menerapkan prinsip didaktik,
yaitu pembelajaran yang menekankan perbedaan individual baik dalam
kemampuan maupun dalam kecepatan.
Sander (1985:29), dalam buku Computer Today menjelaskan bahwa
komputer adalah sistem elektronik untuk memanipulasi data yang cepat dan tepat
serta dirancang dan diorganisasikan supaya secara otomatis menerima dan
menyimpan data input, memprosesnya, dan menghasilkan output di bawah
pengawasan suatu langkah-langkah, instruksi-instruksi program yang tersimpan di
memori (stored program).
Universitas Sumatera Utara
Lebih lanjut menurut Fuori (1973:23), komputer adalah suatu pemproses
data (data processor) yang dapat melakukan perhitungan yang besar dan cepat,
termasuk perhitungan aritmatika yang besar atau operasi logika, tanpa campur
tangan dari manusia mengoperasikan selama pemprosesan.
Rusman (2011:289), menjelaskan bahwa pembelajaran berdasarkan
komputer sangat dipengaruhi oleh teori belajar kognitif model pemrosesan
informasi (information processing model), yang mulai berkembang pada tahun 60
dan 70-an. Model ini menampilkan konseptualisasi dari sistem memori pada
manusia yang mirip dengan sistem memori pada komputer.
Berdasarkan dari beberapa pendapat di atas tentang komputerisasi maka
dapat disimpulkan bahwa komputer adalah alat elektronik yang dapat menerima
input data, mengolah data, memberikan informasi, menggunakan suatu program
yang tersimpan di memori komputer, menyimpan program dan hasil pengolahan,
dan bekerja secara otomatis. Komputer juga merupakan alat yang memegang
peranan penting di dalam sistem pengolahan data elektronis, sehingga komputer
juga disebut alat pengolah data.
1.5.1.3. Sistem Komputerisasi
Sistem komputerisasi bagian dari pekerjaan yang sangat penting dalam
mengolah dan menyimpan data untuk mempermudah kerja pegawai/karyawan.
Menurut Sutabri (2003:106), sistem komputerisasi adalah sistem elektronik untuk
memanipulasi data yang cepat dan tepat serta dirancang dan diorganisasikan
secara otomatis menerima dan menyimpan data input, memprosesnya dan
menghasilkan output di bawah pengawasan suatu langkah instruksi program yang
tersimpan di memori (stored program).
Universitas Sumatera Utara
Adapun
tujuan
dari
penerapan
sistem
komputerisasi
menurut
Sedarmayanti (2001:69), sebagai berikut:
1. Dapat meningkatkan efektivitas dan efesiensi kerja dalam rangka
menunjang kegiatan organisasi.
2. Menunjang pengelolaan informasi secara terpadu.
3. Dapat menyimpan data dan informasi lebih baik, aman, rapi dan dapat
menghemat ruangan.
Sedangkan keuntungan diterapkannya sistem komputerisasi menurut
Zulkifli Amsyah (2003:130), antara lain adalah sebagai berikut:
1. Efektivitas dan efesiensi lebih tinggi.
2. Pengawasan kegiatan dapat dilakukan lebih tertib.
3. Biaya lebih rendah.
4. Kesalahan lebih sedikit.
5. Meningkatkan pelayanan pelanggan.
6. Memudahkan perencanaan dan pengorganisasian kegiatan operasional
dan distribusi.
7. Keputusan yang berdasarkan informasi akan lebih mudah dibuat.
8. Mengurangi pemakaian ketatausahaan
Berdasarkan pendapat di atas, tentang tujuan dan keuntungan dalam
penerapan sistem komputerisasi, maka dapat disimpulkan bahwa tujuan dan
keuntungan dari penerapan sistem komputerisasi dalam suatu organisasi adalah
untuk dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja dalam menunjang
kegiatan organisasi. Oleh karena itu, jika penerapan sistem komputerisasi
diterapkan dengan baik maka efektivitas kerja akan tercapai.
Universitas Sumatera Utara
1.5.1.4. Komponen Sistem Komputerisasi
Penggunaan komputer dapat meningkatkan efektivitas kerja dalam rangka
menunjang kegiatan organisasi. Bagian atau komponen dari sistem komputerisasi
menurut Zulkifli Amsyah (2003:163), antara lain:
1. Perangkat Keras (Hardware)
Perangkat keras atau Hardware adalah peralatan dalam bentuk fisik yang
menjalankan sistem komputer. Hardware digunakan sebagai media untuk
menjalankan software dan peralatan ini berfungsi untuk menjalankan
instruksi-instruksi yang diberikan dan mengeluarkannya dalam bentuk
informasi yang digunakan oleh manusia untuk laporan. Perangkat keras terdiri
dari:
a. Input Device
Input device merupakan alat yang digunakan untuk memasukkan data atau
isntruksi ke dalam komputer. Input device sesuai dengan namanya hanya
digunakan untuk memasukkan data atau instruksi ke dalam CPU (process
device). Contoh: keyboard, mouse, lightpen, dan joystick.
b. Process Device
Process device merupakan alat yang digunakan untuk melaksanakan
kumpulan instruksi yang akan ditujukan untuk menghasilkan suatu hasil
tertentu yang dikehendaki. Process device dapat melakukan tugasnya jika
ada masukan dari input device baik berupa data atau instruksi. Alat ini
disebut Central Processing Unit (CPU).
c. Output Device
Output device merupakan alat yang digunakan untk menampilkan laporan
atau informasi hasil pengolahan dari input, baik ditampilkan pada layar
Universitas Sumatera Utara
monitor maupun dicetak pada media lain. Contoh: monitor, printer, dan
plotte.
2. Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak atau Software adalah rangkaian prosedur dan dokumentasi
program yang berfungsi untuk menyelesaikan berbagai masalah yang
dikehendaki. Perangkat lunak ini dijalankan pada processing device jika
mendapatkan respon masukan dari input device dan hasil proses yang
dilakukan oleh perangkat lunak dikeluarkan dengan output device. Contoh:
DOS, Microsoft Windows, Unix, dan Linux.
a. Database
Database adalah data yang berisi program dan data yang dibutuhkan
dengan adanya media penyimpanan secara fisik seperti disket, harddisk,
magnetic tape, dan sebagainya. Data juga meliputi pengeluaran dan catatan
lain di atas kertas, micro film dan sebagainya.
b. Prosedur
Prosedur merupakan komponen fisik karena prosedur disediakan dalam
bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi. Ada tiga jenis prosedur
yang dibutuhkan yaitu:
1) Instruksi untuk pemakai
2) Instruksi untuk penyiapan masukan
3) Instruksi pengoperasian karyawan pusat komputer
3. Perangkat Pikir (Brainware)
Perangkat pikir atau Brainware adalah orang yang menggunakan komputer.
Orang tersebut harus mempunyai kemampuan minimal dapat memasukkan
Universitas Sumatera Utara
data dan mengeluarkan informasi. Perangkat pikir sangat menentukan berhasil
atau tidaknya suatu proses yang dilakukan pada process device, karena
komputer hanya akan bekerja jika mendapatkan instruksi yang diberikan oleh
perangkat pikir. Perangkat pikir terdiri dari:
a. Operator Komputer
Petugas mengoperasikan secara langsung sistem komputer, seperti
menyiapkan perangkat keras dan perangkat lunak serta menyiapkan media
untuk perekaman data dan pencetakan dokumen.
b. Analisis Sistem
Bertugas mempelajari dan menganalisis permasalahan yang tumbuh pada
suatu organisasi, baik organisasi bisnis maupun ilmiah serta arah yang baik
bagi pembangunan atau pengembangan suatu informasi.
c. Programmer
Programmer merupakan staf EDP (Electronic Data Processing) yang
menangani pembuatan program dengan menggunakan bahasa program atau
package program yang dikuasainya.
d. Personil Data Entry
Bertugas memasukkan data atau merekam data ke dalam komputer
(secondary storage) sesuai instruksi yang ada.
e. Manajer Sistem Informasi/EDP
Merupakan jabatan tertinggi di dalam bidang komputer. Dalam rangka
menjalankan tugasnya, ia harus menyiapkan rencana jangka panjang
maupun janga pendek dan menyiapakan anggaran setiap tahunnya untuk
keperluan pemeliharaan hardware, software, training, maintenance dan
lain-lain.
Universitas Sumatera Utara
1.5.1.5. Siklus Pengolahan Data Sistem Komputerisasi
Suatu proses pengolahan data terdiri dari 3 (tiga) tahap dasar yang disebut
dengan siklus pengolahan data (data processing cycle), yaitu input, processing
dan output.
INPUT
PROCESSING
OUTPUT
Gambar 1.1 Siklus Pengolahan Data (Hartono, 2004:344)
Tiga tahap dasar dari siklus pengolahan data tersebut dapat dikembangkan
lebih lanjut. Siklus pengolahan data yang dikembangkan dapat ditambahkan tiga
atau lebih tahapan lagi, yaitu organization, storage dan distribution.
Gambar 1.2 Siklus Pengolahan Data yang Dikembangkan
(Hartono, 2004:346)
Keterangan Gambar
1. Organization, tahap ini berhubungan dengan proses dari pengumpulan data
yang biasanya merupakan proses pencatatan (recording) data ke dokumen
dasar.
2. Input, tahap ini merupakan proses pengolahan dari data yang sudah
dimasukkan yang dilakukan oleh alat pemproses, yang dapat berupa proses
menghitung, membandingkan, mengurutkan, mengendalikan atau mencari di
storage.
Universitas Sumatera Utara
3. Output, tahap ini merupakan proses menghasilkan output dari hasil
pengolahan data ke alat output yaitu berupa informasi.
4. Distribution, tahap ini merupakan proses dari distribusi output diberikan
kepada pihak yang berhak dan membutuhkan informasi.
5. Storage, tahap ini merupakan proses perekaman dari distribusi pengolahan ke
simpanan luar. Hasil dari pengolahan yang disimpan di storage dapat
dipergunakan sebagai bahan input untuk proses selanjutnya.
Menurut Erwan Arbie (1987:104-108), langkah-langkah pengoperasian
dalam pengelolahan data adalah sebagai berikut:
1. Pengumpulan (Capturing)
Mengumpulkan data dengan penelitian , pemeriksaan, keterangan-keterangan
masih merupakan data/fakta. Oleh karena data/fakta itu sifatnya masih baku
belumlah disebut informasi. Misalnya Formulir kepegawaian, atau Formulir
pembuatan kartu keluarga/KTP.
2. Memilih Data (Verifying)
Gunanya untuk melihat fakta/data yang dikumpulkan itu benar-benar sesuai
dengan kebenaran dengan perkataan lain apakah data yang disampaikan itu
hanya dikarang-karang saja atau benar-benar diambil dari lapangan. Operasi
ini menunjukkan pengecekkan dan pengesahan data dan untuk menjamin agar
data tersebut dapat diperoleh dengan cepat,dicatat cermat.
3. Pengelompokkan Data (Classifying)
Data yang telah dikumpulkan dalam beberapa kelompok sesuai dengan
keinginan yang memerlukan data. Dalam langkah ini menempatkan unsurunsur pada kategori khusus yang memberikan arti bagi sipemakai. Misalnya,
Universitas Sumatera Utara
pengelompkkan data berdasarkan jenis kelamin, pengelompokkan data
berdasarkan agama/suku/umur.
4. Penyusunan (Sorting)
Menempatkan unsur-unsur data dalam urutan-urutan atau rangkaian-rangkaian
khusus disesuaikan dengan kebutuhan sipemakai.
5. Menyingkat (Sumarizing)
Mengakumulasikan data dalam bentuk matematika cara pengumpulannya
dibedakan dengan cara pertama menunjukkan spesifikasi perhitungan atau
angka-angka/data dan cara kedua.
6. Mengalkulasikan (Calculating)
Memberi nilai kepada data-data yang dimulai dari langkah 5 tadi.
7. Penyimpanan (Storing)
Menempatkan data pada alat-alat penyipanan apakah berupa daftar kertas, file,
atau micro film yang dapat disimpan dan dipelihara sebaik mungkin dan
dilihat serta diambil kembali pada saat diperlukan.
8. Pengembalian Kembali (Retreiving)
Mengambil keterangan kembali dari arsip (storing) bila informasi tersebut
masih segar/tidak usang agar dapat dipakai sebagai informasi. Langkah ini
mengandung pencarian sampai diketemukannya dan mendapatkan tambahan
bagi unsur-unsur data khusus dari media dimana data-data itu disimpan.
9. Memperbanyak (Reproducing)
Menciptakan kembali, yaitu memperbanyak informasi yang disimpan itu,
dengan maksud dibagikan kepada yang berkepentingan, agar tidak hilang
masternya.
Universitas Sumatera Utara
10. Mengkomunikasikan (Communicating)
Menggambarkan informasi yang tersimpan kepada sipemakai informasi itu.
Dengan perkataan lain, sebagai cara memindahkan sesuatu tempat ke tempat
lain. Itu dapat berlangsung pada beberapa hubungan dalam data Processing
Cycle.
Tujuan akhir dari pada pemprosesan data adalah untuk menyampaikan
informasi kepada si pemakai yang dituju dengan data informasi yang relevan dan
berguna bagi sipemakai.
1.5.2. Efektivitas Kerja
Setiap organisasi selalu dihadapkan pada persoalan keterbatasan sumber
daya manusia dalam mencapai tujuannya. Interaksi antara berbagai sumber daya
tadi harus dikelola dengan baik sehingga dapat mencapai sasarannya secara
efesien dan efektif. Secara sederhana efektivitas kerja dapat didefenisikan sebagai
kemampuan melakukan sesuatu secara benar dan efektivitas sebagai kemampuan
melakukan sesuatu tepat pada sasaran.
Efektivitas merupakan unsur pokok aktivitas organisasi dalam mencapai
tujuan atau sasaran yang telah ditentukan sebelumnya. Bila dilihat dari aspek segi
keberhasilan pencapaian tujuan, maka efektivitas adalah memfokuskan pada
tingkat pencapaian terhadap tujuan organisasi. Selanjutnya ditinjau dari aspek
ketepatan waktu, maka efektivitas adalah tercapainya berbagai sasaran yang telah
ditentukan tepat pada waktunya dengan menggunakan sumber-sumber tertentu
yang telah dialokasikan untuk melakukan berbagai kegiatan.
Menurut Zulkifli Amsyah (2003:130), efektivitas adalah kegiatan mulai
dengan adanya fakta kegiatan sehingga menjadi data, baik yang berasal dari
Universitas Sumatera Utara
hubungan dan transaksi internal dan eksternal maupun berasal dari hubungan
antar unit dan di dalam unit itu sendiri. Sedangkan menurut Siagian (2000:56),
efektivitas kerja adalah penyelesaian pekerjaan tepat waktu yang telah ditetapkan.
Artinya apakah pelaksanaan suatu tugas dinilai baik atau tidak, sangat tergantung
pada bila mana tugas itu diselesaikan atau tidak, terutama menjawab pertanyaan
bagaimana cara melaksanakan dan berapa biaya anggaran yang dikeluarkan untuk
itu.
Definisi lain yang dapat dijadikan acuan ialah menurut Emerson dalam
Handayaningrat (1999:16), efektivitas ialah pengukuran dalam arti tercapainya
sasaran atau tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Jelaslah bila sasaran atau
tujuan telah tercapai sesuai dengan yang direncanakan sebelumnya, hal ini
dikatakan efektif. Jadi apabila tujuan atau sasaran tidak sesuai dengan yang telah
ditentukan, maka pekerjaan itu dikatakan tidak efektif. Katz dan Kahn dalam
Steers (1995:48), berpendapat bahwa efektivitas sebagai usaha untuk mencapai
suatu keuntungan bahwa efektivitas sebagai usaha untuk mencapai suatu
keuntungan maksimal bagi organisasi dengan segala cara. Berkaitan dengan
konsep efektivitas, The Liang Gie (1981:34), berpendapat bahwa efektivitas
merupakan keadaan yang mengandung pengertian mengenai terjadinya suatu efek
atau akibat yang dikehendaki. Kalau seseorang melakukan suatu perbuatan
dengan maksud tertentu yang dikehendaki, maka perbuatan itu dikatakan efektif
kalau menimbulkan akibat atau mencapai maksud sebagaimana yang dikehendaki.
Sondang P. Siagian (2000:151), berpendapat bahwa efektivitas terkait
penyelesaian pekerjaan tepat pada waktu yang telah ditetapkan sebelumnya atau
dapat dikatakan apakah pelaksanaan sesuatu tercapai sesuai dengan yang
Universitas Sumatera Utara
direncanakan sebelumnya. M. Manullang (1986:214), berpendapat prestasi atau
efektivitas organisasi pada dasarnya adalah efektivitas perorangan, atau dengan
kata lain bila tiap anggota organisasi secara terkoordinasi melaksanakan tugas dan
pekerjaannya
masing-masing
dengan
baik,
efektivitas
organisasi secara
keseluruhan akan timbul. Menurut Komaruddin (1994:269), efektivitas adalah
suatu keadaan yang menunjukkan tingkatan keberhasilan kegiatan manajemen
dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan lebih dahulu.
Ditinjau dari ketetapan waktu, maka menurut Siagian (2000:171),
efektivitas adalah tercapainya berbagai sasaran yang telah ditentukan sebelumnya
tepat pada waktunya dengan menggunakan sumber-sumber tertentu yang sudah
dialokasikan untuk melakukan berbagai kegiatan.
Berdasarkan beberapa pendapat di atas, maka dapat disimpulkan bahwa
efektivitas kerja adalah suatu bentuk usaha yang dilaksanakan oleh para pegawai
secara bersama terhadap pencapaian dan pemenuhan beberapa ketentuan yang
dicapai sesuai dengan standar yang berlaku dalam organsasi serta terdapat empat
hal yang menonjol dalam unsur efektivitas, yaitu: (1) pencapaian tujuan, yaitu
suatu kegiatan dikatakan efektif apabila dapat mencapai tujuan atau sasaran yang
telah ditentukan sebelumnya; (2) ketepatan waktu, yaitu suatu kegiatan dikatakan
efektif apabila penyelesaian atau tercapai tujuan sesuai dengan waktu yang telah
ditentukan; (3) manfaat, yaitu suatu kegiatan dikatakan efektif apabila tujuan itu
memberikan manfaat bagi masyarakat setempat sesuai dengan kebutuhannya; dan
(4) hasil, yaitu suatu kegiatan dikatakan efektif apabila kegiatan tersebut
mendatangkan hasil.
Universitas Sumatera Utara
1.5.2.1. Syarat dalam Pencapaian Kinerja Secara Efektif
Syarat dalam pencapaian kinerja secara efektif menurut Richard M. Steers
(1985:135), antara lain:
1. Spesifik dan jelas, sehingga dapat dipahami dan tidak ada kemungkinan
kesalahan dalam interprestasi penyelesaian kerja.
2. Dapat diukur secara obyektif baik yang bersifat kualitatif dan kuantitatif.
3. Pencapaian tugas penting dan berguna untuk menunjukkan keberhasilan
memasukkan, serta mengeluarkan hasil dan manfaat.
4. Harus cukup fleksibel dan sensitive terhadap perubahan atau penyesuaian
terhadap pelaksanaan dan hasil pelaksanaan kegiatan kerja dalam organisasi.
5. Relevensi terhadap tugas dan kegiatan.
6. Efektif data atau informasi yang berkaitan dengan indikator kinerja yang
bersangkutan.
Berdasarkan pendapat di atas, tampak bahwa ada 6 hal atau syarat yang
harus dipenuhi dalam pencapaian kinerja secara efektif. Oleh karena itu setiap
organisasi harus dapat menyediakan atau memenuhi keenam persyaratan tersebut
agar kinerja pegawai atau karyawan dapat tercapai dengan efektif.
1.5.2.2. Indikator Efektivitas Kerja
Untuk mengukur efektivitas kerja karyawan dalam penelitian ini, peneliti
menggunakan kriteria ukuran yang dikemukakan oleh Richard M. Steers
(1995:134-135), yaitu dalam usaha membina pengertian efektivitas kerja yang
semua bersifat abstrak itu menjadi sedikit banyak lebih konkrit dan dapat diukur.
Kriteria yang paling banyak dipakai adalah:
Universitas Sumatera Utara
1. Tepat Waktu
Dengan adanya sistem komputerisasi, maka pegawai dapat menyelesaikan
tugas atau pekerjaannya sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
2. Tepat Guna
Dengan adanya sistem komputerisasi, maka sangat tepat gunanya bagi
pegawai dalam menyelesaikan tugas atau pekerjaan.
3. Tepat Sasaran
Dengan adanya sistem komputerisasi, maka tugas atau pekerjaan pegawai
menjadi tepat sasaran.
Berdasarkan pendapat di atas, terdapat 3 hal yang menjadi indikator dalam
menilai efektivitas kerja pegawai atau karyawan yaitu tepat waktu, tepat guna dan
tepat sasaran. Oleh karena itu dalam penelitian ini, indikator yang digunakan
dalam menilai efektivitas kerja pegawai meliputi: tepat waktu, tepat guna dan
tepat sasaran.
1.5.2.3. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Efektivitas Kerja
Terdapat banyak faktor yang mempengaruhi efektivitas kerja. Faktor
tersebut dapat dipengaruhi oleh faktor internal organisasi maupun faktor eksternal
organisasi. Ronald O’ Reilly (2003:119), mengemukakan faktor-faktor efektivitas
kerja adalah sebagai berikut:
1. Rancangan Tugas
Tim-tim kerja akan dapat berjalan dengan baik apabila memiliki kebebasan,
kesempatan untuk memanfaatkan keterampilan dan bakat-bakat yang berbeda,
kemampuan untuk menyelesaikan tugas atau produk secara menyeluruh dan
Universitas Sumatera Utara
sebuah tugas atau proyek yang memiliki dampak yang subtansial terhadap
pihak-pihak lain.
2. Komposisi
Kategori ini meliputi variabel-variabel yang berkaitan dengan bagaimana
karakter dari para staf tim kerja, bagaimana kemampuan dan kepribadian dari
para anggota tim kerja, ukuran tim kerja, fleksibilitas tim kerja dan preferensi
para anggota untuk bekerja secara tim.
3. Konteks
Tiga faktor konseptual yang signifikan berkaitan dengan kinerja tim adalah
kehadiran sumber daya yang mencukupi, adanya kepemimpinan yang efektif
dan sebuah evaluasi kinerja dan sistem imbalan yang menghargai.
4. Proses
Kategori yang terakhir berkaitan dengan efektivitas adalah variabel proses.
sumbangan dari tim kerja. Ini meliputi komitmen anggota terhadap sebuah
tujuan bersama, penetapan tujuan ketetapan waktu dan terakhir adalah
kelengkapan.
Pada dasarnya terdapat banyak faktor yang mempengaruhi efektivitas
kerja seorang pegawai dalam suatu organisasi. Berdasarkan pendapat di atas, ada
4 hal yang menjadi faktor yang mempengaruhi efektivitas kerja seorang pegawai
dan apabila keempat hal tersebut telah dilaksanakan sesuai standar yang
ditetapakan oleh organisasi, maka kualitas yang akan dicapai terpenuhi sesuai
dengan apa yang diinginkan oleh organisasi.
Universitas Sumatera Utara
1.5.3. Pengaruh Komputerisasi Terhadap Efektivitas Kerja
Hampir semua unit organisasi memerlukan penggunaan alat pengolah
informasi yaitu komputer, seperti akuntansi, penjualan, teknik, personalia,
distribusi, pemasaran dan keuangan. Pada unit-unit kerja tersebut pengolahan data
digunakan untuk mendukung kegiatan transaksi rutin dan proses pekerjaan
manajemen dalam pemecahan masalah dan pembuatan keputusan. Penerapan
sistem komputerisasi sangat berperan besar dan akan member pengruh besar
terhadap efektivitas kerja pegawai.
Komputerisasi sebagai peralatan elektronik yang dapat menyediakan
informasi yang akurat dan tepat waktu kepada manajemen yang diperlukan untuk
mempermudah proses perencanaan, pengendalian dan operasi secara efektif.
Peranan komputer dapat membantu secara maksimal, karena output komputer
memang menghasilkan informasi yang terotomatisasi dan dapat diinformasikan.
Penggunaan komputer yang menjamin bahwa tugas-tugas spesifik dapat
dilakukan secara efektif dan efesien. komputer menyediakan informasi dalam
jumlah banyak yang tepat waktu dan rinci yang diambil dari operasi sehari-hari.
Komputerisasi dapat membuat rencana strategis dan pengendalian manajemen
sehingga tujuan organisasi dapat dicapai dengan efektif.
1.6. Hipotesis
Hipotesis adalah suatu penjelasan sementara tentang perilaku, fenomena,
atau keadaan tertentu yang telah terjadi atau yang akan terjadi. Hipotesis
merupakan pernyataan peneliti tentang hubungan antar variabel-variabel dalam
penelitian, serta pernyataan yang spesifik (Kuncoro, 2003:59).
Universitas Sumatera Utara
Berdasarkan teori yang telah diuraikan, maka peneliti mengajukan
hipotesis sebagai berikut “ada hubungan positif antara Sistem Komputerisasi
dengan Efektivitas Kerja Pegawai”.
1.7. Definisi Konsep
Konsep adalah suatu hasil pemaknaan dalam intelektual manusia yang
memang merajuk ke gejala nyata kedalam empiris. Konsep adalah abstraksi atau
gambaran mengenai suatu fenomena yang dirumuskan atas dasar generalisasi dari
sejumlah karakteristik kejadian, keadaan, kelompok atau individu tertentu
(Singarimbun, 1989:34).
Atas dasar itu, dalam penelitian ini penulis memberikan batasan atau
defenisi dari beberapa konsep yang digunakan yaitu:
1. Sistem komputerisasi merupakan sistem elektronik untuk memanipulasi data
yang cepat dan tepat serta dirancang dan diorganisasikan secara otomatis
menerima dan menyimpan data input, memprosesnya dan menghasilkan
output di bawah pengawasan suatu langkah instruksi program yang tersimpan
di memori (stored program).
2. Efektivitas merupakan tercapainya berbagai sasaran atau tujuan yang telah
ditentukan tepat pada waktunya dengan menggunakan sumber-sumber tertentu
yang telah dialokasikan untuk melakukan berbagai kegiatan.
1.8. Definisi Operasional
Menurut Singarimbun (1995:46), defenisi operasional adalah unsur
penelitian yang memberitahukan bagaimana caranya mengukur suatu variabel.
Defenisi operasional merupakan uraian dari konsep yang sudah dirumuskan dalam
Universitas Sumatera Utara
bentuk indikator-indikator agar lebih memudahkan operasional dari suatu
penelitian
Adapun yang menjadi variable bebas (X)pada penelitian ini adalah Sistem
Komputerisasi dan menurut Zulkifli Amsyah (2003:163), yang menjadi indikator
untuk mengukurnya sebagai berikut:
1. Perangkat Keras (Hardware)
Adapun dimensi-dimensi hardware yaitu,hardware yang dapat berfungsi,
hardware yang sering digunakan.
2. Perangkat Lunak (Software)
Adapun dimensi-dimensi software yaitu, jenis software yang dimiliki
organisasi, software yang sering digunakan, software yang sesuai dan benarbenar mendukung pekerjaan
3. Perangkat Pikir (Brainware)
Brainware adalah orang yang menggunakan komputer dimensi kemampuan
dalam penggunaan komputer.
Sedangkan yang menjadi variabel Terikat (Y)adalah Efektivitas Kerja
dengan indikator-indikator sebagai berikut:
1. Tepat Waktu
Dengan adanya sistem komputerisasi, maka pegawai dapat menyelesaikan
tugas atau pekerjaannya sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
2. Tepat Guna
Dengan adanya sistem komputerisasi, maka sangat tepat gunanya bagi
pegawai dalam menyelesaikan tugas atau pekerjaan.
Universitas Sumatera Utara
3. Tepat Sasaran
Dengan adanya sistem komputerisasi, maka tugas atau pekerjaan pegawai
menjadi tepat sasaran.
1.9. Sistematika Penulisan
BAB I
PENDAHULUAN
Dalam bab ini menguraikan mengenai latar belakang masalah,
perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian.
BAB II
METODE PENELITIAN
Bab ini secara umum menguraikan tentang bentuk penelitian, lokasi
penelitian, populasi dan sampel, teknik pengumpulan data,
teknik
penentuan skor dan teknik analisa data.
BAB III DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN
Dalam bab ini menguraikan tentang gambaran umum lokasi penelitian
di Kantor Dinas Kependududkan dan Catatan Sipil Kabupaten Deli
Serdang, sejarah singkat, visi dan misi, struktur organisasi, tugas dan
fungsi pokok, jumlah dan komposisi pegawai.
BAB IV PENYAJIAN DATA
Bab ini berisikan penyajian data yang diperoleh dari lapangan atau
berupa dokumen yang akan dianalisa dan tentang analisis dari data yang
disajikan.
BAB V
ANALISA DATA
Bab ini berisikan tentang penganalisaan data yang telah disajikan
sehingga data tersebut valid.
Universitas Sumatera Utara
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini menguraikan kesimpulan dan saran-saran dari penulis mengenai
hasil-hasil penelitian yang telah dilakukan.
Universitas Sumatera Utara
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Pada era modern seperti sekarang, teknologi sudah berkembang pesat dan
membawa pengaruh terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan oleh manusia.
Dengan demikian, kebutuhan akan data dan informasi dalam kehidupan seharihari sangat penting agar tetap bisa mengikuti dan terus berkembang mengikuti
zaman ke arah yang lebih baik serta lebih efektif dan efisien. Perkembangan
teknologi saat ini, mendorong setiap organisasi untuk mengolah datanya dengan
cepat, lengkap dan akurat. Salah satu teknologi yang dapat membantu dalam
pengolahan data di dalam lingkungan organisasi adalah dengan menggunakan
perangkat komputer dan sistem komputerisasi yang baik dan sesuai.
Komputer adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan
pekerjaan secara sistematis berdasarkan instruksi/program yang diberikan, serta
dapat menyimpan dan menampilkan keterangan bila diperlukan. Kemudian sistem
komputerisasi adalah sistem elektronik untuk memanipulasi data yang cepat dan
tepat serta dirancang dan diorganisasikan secara otomatis menerima dan
menyimpan data input, memprosesnya dan menghasilkan output di bawah
pengawasan suatu langkah instruksi program yang tersimpan di memori (stored
program). Dengan bantuan komputer pekerjaan dapat dikerjakan dengan lebih
cepat, mudah, bervariasi, bahkan pekerjaan-pekerjaan yang rumit dalam
organisasi banyak mengalami perubahan dan kemudahan dengan menggunakan
komputer.
Universitas Sumatera Utara
Dengan munculnya teknologi komputer dan perkembangan pemakainya,
maka setiap unit pekerjaan kantor menggunakan bantuan komputer. Penggunaan
komputer juga dapat meningkatkan produktivitas dan efektivitas kerja serta
efesiensi waktu. Namun di dalam karya ilmiah ini penulis lebih memfokuskan
kegunaan komputer kepada efektivitas kerja.
Efektivitas merupakan unsur pokok dalam mencapai tujuan atau sasaran
yang telah ditentukan sebelumnya. Efektivitas adalah tercapainya berbagai sasaran
yang telah ditentukan tepat pada waktunya dengan menggunakan sumber-sumber
tertentu yang telah dialokasikan untuk melakukan berbagai kegiatan. Suatu
pekerjaan dapat dikatakan efektif apabila hasil yang dicapai telah sesuai dengan
tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya dan tepat pada waktu yang telah
ditentukan. Secara sederhana efektivitas kerja dapat didefenisikan sebagai
kemampuan melakukan sesuatu tepat pada sasaran (doing the right things)
(http://id.wikipedia.org./wiki/Kinerja).
Dengan semakin efektifnya kerja para pegawai dapat menjadikan
organisasi semakin tangguh mencapai tujuannya dan berbagai sasarannya. Dengan
adanya penggunaan sistem komputerisasi, maka suatu organisasi semakin mampu
berperan dengan tingkat efektivitas yang tinggi dan dapat memenuhi kebutuhankebutuhan data dan informasi untuk unit-unit fungsional organisasi pemerintah,
serta dalam menetapkan berbagai kebijakan pemerintah dan perencanaan
pembangunan, baik pada tingkat konseptual maupun pada tingkat operasional
diperlukan adanya berbagai data dan informasi yang akurat, tepat dan cepat guna
pengambilan keputusan sejalan dengan tingkat perkembangan yang semakin maju.
Dalam rangka pencapaian efektivitas tersebut, ada berbagai hambatan atau
kendala-kendala yang dihadapi para pegawai dalam melaksanakan pekerjaannya
Universitas Sumatera Utara
yang tidak mendukung terciptanya efektivitas tersebut, misalnya beragamnya
tugas yang diemban setiap seksi yang menyebabkan beragamnya prosedur
penyelesaian masing-masing tugas tersebut, disamping itu juga terdapat
kurangnya sarana dan prasarana yang mendukung dalam pelaksanaan pekerjaan.
Agar semua aktivitasnya berjalan lancar dan tujuan yang telah ditetapkan dapat
tercapai dengan mudah dan efektif, maka suatu organisasi harus mampu
menyediakan informasi yang lengkap, benar dan aktual. Untuk itu diperlukan
suatu sistem informasi yang lebih praktis yang dapat diandalkan dalam mengolah
data menjadi informasi yang bermanfaat dalam pelaksanaan tugas-tugas
organsisasi.
Deli Serdang merupakan salah satu Kabupaten yang berada di kawasan
Pantai Timur Sumatera Utara dengan luas wilayah 2.497,72 Km2 (249.772 Ha).
Berdasarkan data Badan Pusat Statistik Kabupaten Deli Serdang dalam Angka
2015, tercatat pada tahun 2014 jumlah penduduk di Kabupaten Deli Serdang
sebanyak 1.984.598 jiwa dengan kepadatan penduduk 795 jiwa/Km2 (BPS, 2015).
Melihat banyaknya jumlah penduduk di daerah Kabupaten Deli Serdang maka
sangat diperlukan sistem komputerisasi untuk menunjang efektivitas pekerjaan
sehingga dapat selesai dengan tepat waktu.
Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Deaerah Kabupaten Deli
Serdang yang mempunyai tugas pokok yaitu melaksanakan urusan pemerintahan
daerah Kabupaten Deli Serdang di bidang kependudukan dan pencatatan sipil
berdasarkan asas otonomi dan tugas pembantuan. Pelaksanaan segala aktivitas dan
tugas-tugas berhubungan dengan kepentingan organisasi dalam memberikan
pelayanan, baik ke dalam maupun keluar, sesuai dengan yang tercantum dalam
Undang-Undang No. 23 Tahun 2006 tentang Sistem Administrasi Kependudukan.
Universitas Sumatera Utara
Adapun tugas-tugas tersebut antara lain:
1. Penyusunan
rencana
pembangunan
dan
pengembangan
kegiatan
pendaftaran dan pencatatan penduduk
2. Pembinaan umum
3. Pemberian Nomor Induk Kependudukan (NIK)
4. Pendaftaran dan penerbitan Kartu Keluarga (KK)
5. Pendaftaran dan penerbitan Kartu Tanda Penduduk (KTP).
6. Pencatatan dan penerbitan akta-akta catatan sipil seperti akta kelahiran,
akta perkawinan, akta perceraian dan akta kematian serta pencatatan
pengakuan dan pengesahan anak.
7. Pencatatan mutasi data penduduk
8. Pengolahan data penduduk
9. Penyelenggaraan penyuluhan
Untuk menyelenggarakan tugas-tugas tersebut, maka Kantor Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Daerah Kabupaten Deli Serdang memerlukan
data dan informasi yang relevan dana akurat agar dapat menyelenggarakan tugastugasnya dengan efektif. Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Daerah
Kabupaten Deli Serdang dalam menjalankan dan menyelenggarakan tugas dan
fungsinya pasti membutuhkan manajemen yang baik dan tepat dalam pengelolaan
organisasi agar dapat berjalan efektif, Oleh karena itu, perlu adanya suatu sistem
pendukung yang baik yaitu sistem komputerisasi. Berdasarkan uraian diatas maka
penulis tertarik melakukan penelitian ilmiah dengan judul “Pengaruh Sistem
Komputerisasi Terhadap Efektivitas Kerja Pegawai Pada Kantor Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Daerah Kabupaten Deli Serdang”.
Universitas Sumatera Utara
1.2. Rumusan Masalah
Untuk dapat memudahkan dalam penelitian ini dan agar penelitian ini
memiliki arah yang jelas dalam menginterprestasikan fakta dan data ke dalam
penulisan skripsi, maka terlebih dahulu dirumuskan permasalahannya. Adapun
permasalahan yang diajukan dalam penelitian ini adalah “bagaimana pengaruh
sistem komputerisasi terhadap efektivitas kerja pegawai pada Kantor Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Daerah Kabupaten Deli Serdang?”
1.3. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini, antara lain:
1. Untuk mengetahui bagaimana penerapan sistem komputerisasi pada Kantor
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Daerah Kabupaten Deli Serdang.
2. Untuk mengetahui bagaimana efektivitas kerja pegawai pada Kantor Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Daerah Kabupaten Deli Serdang.
3. Untuk mengetahui seberapa besar pengaruh sistem komputerisasi terhadap
efektivitas kerja pegawai pada Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil
Daerah Kabupaten Deli Serdang.
1.4. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang akan diperoleh dari penelitian ini adalah:
1. Bagi Penulis
Hasil penelitian ini berguna sebagai tempat pengembangan kemampuan dalam
bidang penelitian dan penerapan yang didapat pada masa perkuliahan, serta
menambah pengetahuan yang berkaitan dengan sistem komputerisasi dan
efektivitas kerja pegawai.
Universitas Sumatera Utara
2. Bagi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Daerah Kabupaten Deli Serdang
Sebagai suatu masukan bagi pegawai di Dinas Kependudukan dan Catatan
Sipil Daerah Kabupaten Deli Serdang, khususnya Pemerintahan Kabupaten
Deli Serdang dalam mengembangkan sistem komputerisasi bagi efektivitas
kerja pegawai.
3. Bagi Fakultas
Hasil penelitian ini diharapkan bisa memperkaya referensi ilmiah penelitian
ilmu sosial dan perbandingan dalam melakukan penelitian dimasa yang akan
datang, khususnya bagi Departemen Ilmu Administrasi Negara, Fakultas Ilmu
Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sumatera Utara.
1.5. Kerangka Teori
Secara umum, teori adalah sebuah sistem konsep abstrak yang adanya
hubungan diantara konsep-konsep tersebut yang membantu kita memahami
sebuah fenomena. Sehingga bisa dikatakan bahwa suatu teori adalah suatu
kerangka kerja konseptual untuk mengatur pengetahuan dan menyediakan suatu
cetak biru untuk melakukan beberapa tindakan selanjutnya.
Menurut Kerlinger yang dikutip dari Efendi, Sofian (2012:35), teori adalah
serangkaian konsep, konstruk, definisi dan proposisi untuk menerangkan suatu
fenomena sosial secara sistematis dengan cara mengonstruksi hubungan antara
konsep dan proposisi dengan menggunakan asumsi dan logika tertentu.
Sebagai landasan berfikir dalam menyelesaikan atau memecahkan masalah
yang ada, perlu adanya pedoman teoritis yang dapat membantu dan sebagai bahan
referensi dalam penelitian. Adapun kerangka teori dalam penelitian ini adalah
sebagai berikut.
Universitas Sumatera Utara
1.5.1. Sistem Komputerisasi
1.5.1.1. Sistem
Secara sederhana suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau
himpunan dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling
berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu (Kumorotomo, 1994:8).
Sejalan dengan pendapat tersebut, James O’brien (2006:9), mengemukakan
bahwa sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan,
bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input (masukan)
serta menghasilkan output (keluaran) dalam proses tranformasi yang teratur.
Disamping itu, suatu sistem senantiasa tidak terlepas dari lingkungan
sekitarnya. Maka umpan balik (feed back) dapat berasal dari output tetapi dapat
juga dari lingkungan sistem yang dimaksud. Organisasi dipandang sebagai suatu
sistem yang tentunya akan memiliki semua unsur ini.
Sistem dapat juga didefenisikan sebagai sekumpulan hal atau kegiatan atau
elemen atau subsistem yang saling bekerjasama atau yang dihubungkan dengan
cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu
fungsi guna mencapai suatu tujuan (Sutanta, 2003:4). Suatu sistem adalah suatu
jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul
bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu
sasaran tertentu (Paulus, 2005:23).
Berdasarkan beberapa pendapat di atas, maka dapat disimpulkan bahwa
suatu sistem adalah sekelompok komponen, elemen atau subsistem-subsistem
yang saling berhubungan, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan
saling terpadu secara harmonis untuk mencapai tujuan tertentu. Unsur-unsur yang
Universitas Sumatera Utara
mewakili sistem secara umum adalah masukan (input), pengolahan (processing)
dan keluaran (output).
1.5.1.2. Komputerisasi
Perkataan komputer/computer berasal dari perkataan asing to Compute
artinya hitung. Dengan demikian, maka komputer dapat diartikan sebagai alat
hitung atau mesin hitung. Akan tetapi, apabila istilah komputer itu diartikan ke
dalam Bahasa Indonesia menjadi mesin hitung, maka imajinasi kita akan lain
dengan makna dan tujuannya, artinya seolah-olah komputer itu disamakan dengan
kalkulator.
Menurut Jhon J. Longkutoy (1996:24), komputer adalah alat yang
memegang peranan penting di dalam sistem pengolahan data elektronis, maka
komputer juga disebut alat pengolah data. Pemanfaatan komputer dalam bidang
pendidikan, khususnya dalam pembelajaran sebenarnya merupakan mata rantai
dari sejarah teknologi pembelajaran. Sejarah teknologi pembelajaran ini sendiri
merupakan kreasi berbagai ahli dalam bidang terkait, yang pada dasarnya ingin
berupaya dalam mewujudkan ide-ide praktis dalam menerapkan prinsip didaktik,
yaitu pembelajaran yang menekankan perbedaan individual baik dalam
kemampuan maupun dalam kecepatan.
Sander (1985:29), dalam buku Computer Today menjelaskan bahwa
komputer adalah sistem elektronik untuk memanipulasi data yang cepat dan tepat
serta dirancang dan diorganisasikan supaya secara otomatis menerima dan
menyimpan data input, memprosesnya, dan menghasilkan output di bawah
pengawasan suatu langkah-langkah, instruksi-instruksi program yang tersimpan di
memori (stored program).
Universitas Sumatera Utara
Lebih lanjut menurut Fuori (1973:23), komputer adalah suatu pemproses
data (data processor) yang dapat melakukan perhitungan yang besar dan cepat,
termasuk perhitungan aritmatika yang besar atau operasi logika, tanpa campur
tangan dari manusia mengoperasikan selama pemprosesan.
Rusman (2011:289), menjelaskan bahwa pembelajaran berdasarkan
komputer sangat dipengaruhi oleh teori belajar kognitif model pemrosesan
informasi (information processing model), yang mulai berkembang pada tahun 60
dan 70-an. Model ini menampilkan konseptualisasi dari sistem memori pada
manusia yang mirip dengan sistem memori pada komputer.
Berdasarkan dari beberapa pendapat di atas tentang komputerisasi maka
dapat disimpulkan bahwa komputer adalah alat elektronik yang dapat menerima
input data, mengolah data, memberikan informasi, menggunakan suatu program
yang tersimpan di memori komputer, menyimpan program dan hasil pengolahan,
dan bekerja secara otomatis. Komputer juga merupakan alat yang memegang
peranan penting di dalam sistem pengolahan data elektronis, sehingga komputer
juga disebut alat pengolah data.
1.5.1.3. Sistem Komputerisasi
Sistem komputerisasi bagian dari pekerjaan yang sangat penting dalam
mengolah dan menyimpan data untuk mempermudah kerja pegawai/karyawan.
Menurut Sutabri (2003:106), sistem komputerisasi adalah sistem elektronik untuk
memanipulasi data yang cepat dan tepat serta dirancang dan diorganisasikan
secara otomatis menerima dan menyimpan data input, memprosesnya dan
menghasilkan output di bawah pengawasan suatu langkah instruksi program yang
tersimpan di memori (stored program).
Universitas Sumatera Utara
Adapun
tujuan
dari
penerapan
sistem
komputerisasi
menurut
Sedarmayanti (2001:69), sebagai berikut:
1. Dapat meningkatkan efektivitas dan efesiensi kerja dalam rangka
menunjang kegiatan organisasi.
2. Menunjang pengelolaan informasi secara terpadu.
3. Dapat menyimpan data dan informasi lebih baik, aman, rapi dan dapat
menghemat ruangan.
Sedangkan keuntungan diterapkannya sistem komputerisasi menurut
Zulkifli Amsyah (2003:130), antara lain adalah sebagai berikut:
1. Efektivitas dan efesiensi lebih tinggi.
2. Pengawasan kegiatan dapat dilakukan lebih tertib.
3. Biaya lebih rendah.
4. Kesalahan lebih sedikit.
5. Meningkatkan pelayanan pelanggan.
6. Memudahkan perencanaan dan pengorganisasian kegiatan operasional
dan distribusi.
7. Keputusan yang berdasarkan informasi akan lebih mudah dibuat.
8. Mengurangi pemakaian ketatausahaan
Berdasarkan pendapat di atas, tentang tujuan dan keuntungan dalam
penerapan sistem komputerisasi, maka dapat disimpulkan bahwa tujuan dan
keuntungan dari penerapan sistem komputerisasi dalam suatu organisasi adalah
untuk dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja dalam menunjang
kegiatan organisasi. Oleh karena itu, jika penerapan sistem komputerisasi
diterapkan dengan baik maka efektivitas kerja akan tercapai.
Universitas Sumatera Utara
1.5.1.4. Komponen Sistem Komputerisasi
Penggunaan komputer dapat meningkatkan efektivitas kerja dalam rangka
menunjang kegiatan organisasi. Bagian atau komponen dari sistem komputerisasi
menurut Zulkifli Amsyah (2003:163), antara lain:
1. Perangkat Keras (Hardware)
Perangkat keras atau Hardware adalah peralatan dalam bentuk fisik yang
menjalankan sistem komputer. Hardware digunakan sebagai media untuk
menjalankan software dan peralatan ini berfungsi untuk menjalankan
instruksi-instruksi yang diberikan dan mengeluarkannya dalam bentuk
informasi yang digunakan oleh manusia untuk laporan. Perangkat keras terdiri
dari:
a. Input Device
Input device merupakan alat yang digunakan untuk memasukkan data atau
isntruksi ke dalam komputer. Input device sesuai dengan namanya hanya
digunakan untuk memasukkan data atau instruksi ke dalam CPU (process
device). Contoh: keyboard, mouse, lightpen, dan joystick.
b. Process Device
Process device merupakan alat yang digunakan untuk melaksanakan
kumpulan instruksi yang akan ditujukan untuk menghasilkan suatu hasil
tertentu yang dikehendaki. Process device dapat melakukan tugasnya jika
ada masukan dari input device baik berupa data atau instruksi. Alat ini
disebut Central Processing Unit (CPU).
c. Output Device
Output device merupakan alat yang digunakan untk menampilkan laporan
atau informasi hasil pengolahan dari input, baik ditampilkan pada layar
Universitas Sumatera Utara
monitor maupun dicetak pada media lain. Contoh: monitor, printer, dan
plotte.
2. Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak atau Software adalah rangkaian prosedur dan dokumentasi
program yang berfungsi untuk menyelesaikan berbagai masalah yang
dikehendaki. Perangkat lunak ini dijalankan pada processing device jika
mendapatkan respon masukan dari input device dan hasil proses yang
dilakukan oleh perangkat lunak dikeluarkan dengan output device. Contoh:
DOS, Microsoft Windows, Unix, dan Linux.
a. Database
Database adalah data yang berisi program dan data yang dibutuhkan
dengan adanya media penyimpanan secara fisik seperti disket, harddisk,
magnetic tape, dan sebagainya. Data juga meliputi pengeluaran dan catatan
lain di atas kertas, micro film dan sebagainya.
b. Prosedur
Prosedur merupakan komponen fisik karena prosedur disediakan dalam
bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi. Ada tiga jenis prosedur
yang dibutuhkan yaitu:
1) Instruksi untuk pemakai
2) Instruksi untuk penyiapan masukan
3) Instruksi pengoperasian karyawan pusat komputer
3. Perangkat Pikir (Brainware)
Perangkat pikir atau Brainware adalah orang yang menggunakan komputer.
Orang tersebut harus mempunyai kemampuan minimal dapat memasukkan
Universitas Sumatera Utara
data dan mengeluarkan informasi. Perangkat pikir sangat menentukan berhasil
atau tidaknya suatu proses yang dilakukan pada process device, karena
komputer hanya akan bekerja jika mendapatkan instruksi yang diberikan oleh
perangkat pikir. Perangkat pikir terdiri dari:
a. Operator Komputer
Petugas mengoperasikan secara langsung sistem komputer, seperti
menyiapkan perangkat keras dan perangkat lunak serta menyiapkan media
untuk perekaman data dan pencetakan dokumen.
b. Analisis Sistem
Bertugas mempelajari dan menganalisis permasalahan yang tumbuh pada
suatu organisasi, baik organisasi bisnis maupun ilmiah serta arah yang baik
bagi pembangunan atau pengembangan suatu informasi.
c. Programmer
Programmer merupakan staf EDP (Electronic Data Processing) yang
menangani pembuatan program dengan menggunakan bahasa program atau
package program yang dikuasainya.
d. Personil Data Entry
Bertugas memasukkan data atau merekam data ke dalam komputer
(secondary storage) sesuai instruksi yang ada.
e. Manajer Sistem Informasi/EDP
Merupakan jabatan tertinggi di dalam bidang komputer. Dalam rangka
menjalankan tugasnya, ia harus menyiapkan rencana jangka panjang
maupun janga pendek dan menyiapakan anggaran setiap tahunnya untuk
keperluan pemeliharaan hardware, software, training, maintenance dan
lain-lain.
Universitas Sumatera Utara
1.5.1.5. Siklus Pengolahan Data Sistem Komputerisasi
Suatu proses pengolahan data terdiri dari 3 (tiga) tahap dasar yang disebut
dengan siklus pengolahan data (data processing cycle), yaitu input, processing
dan output.
INPUT
PROCESSING
OUTPUT
Gambar 1.1 Siklus Pengolahan Data (Hartono, 2004:344)
Tiga tahap dasar dari siklus pengolahan data tersebut dapat dikembangkan
lebih lanjut. Siklus pengolahan data yang dikembangkan dapat ditambahkan tiga
atau lebih tahapan lagi, yaitu organization, storage dan distribution.
Gambar 1.2 Siklus Pengolahan Data yang Dikembangkan
(Hartono, 2004:346)
Keterangan Gambar
1. Organization, tahap ini berhubungan dengan proses dari pengumpulan data
yang biasanya merupakan proses pencatatan (recording) data ke dokumen
dasar.
2. Input, tahap ini merupakan proses pengolahan dari data yang sudah
dimasukkan yang dilakukan oleh alat pemproses, yang dapat berupa proses
menghitung, membandingkan, mengurutkan, mengendalikan atau mencari di
storage.
Universitas Sumatera Utara
3. Output, tahap ini merupakan proses menghasilkan output dari hasil
pengolahan data ke alat output yaitu berupa informasi.
4. Distribution, tahap ini merupakan proses dari distribusi output diberikan
kepada pihak yang berhak dan membutuhkan informasi.
5. Storage, tahap ini merupakan proses perekaman dari distribusi pengolahan ke
simpanan luar. Hasil dari pengolahan yang disimpan di storage dapat
dipergunakan sebagai bahan input untuk proses selanjutnya.
Menurut Erwan Arbie (1987:104-108), langkah-langkah pengoperasian
dalam pengelolahan data adalah sebagai berikut:
1. Pengumpulan (Capturing)
Mengumpulkan data dengan penelitian , pemeriksaan, keterangan-keterangan
masih merupakan data/fakta. Oleh karena data/fakta itu sifatnya masih baku
belumlah disebut informasi. Misalnya Formulir kepegawaian, atau Formulir
pembuatan kartu keluarga/KTP.
2. Memilih Data (Verifying)
Gunanya untuk melihat fakta/data yang dikumpulkan itu benar-benar sesuai
dengan kebenaran dengan perkataan lain apakah data yang disampaikan itu
hanya dikarang-karang saja atau benar-benar diambil dari lapangan. Operasi
ini menunjukkan pengecekkan dan pengesahan data dan untuk menjamin agar
data tersebut dapat diperoleh dengan cepat,dicatat cermat.
3. Pengelompokkan Data (Classifying)
Data yang telah dikumpulkan dalam beberapa kelompok sesuai dengan
keinginan yang memerlukan data. Dalam langkah ini menempatkan unsurunsur pada kategori khusus yang memberikan arti bagi sipemakai. Misalnya,
Universitas Sumatera Utara
pengelompkkan data berdasarkan jenis kelamin, pengelompokkan data
berdasarkan agama/suku/umur.
4. Penyusunan (Sorting)
Menempatkan unsur-unsur data dalam urutan-urutan atau rangkaian-rangkaian
khusus disesuaikan dengan kebutuhan sipemakai.
5. Menyingkat (Sumarizing)
Mengakumulasikan data dalam bentuk matematika cara pengumpulannya
dibedakan dengan cara pertama menunjukkan spesifikasi perhitungan atau
angka-angka/data dan cara kedua.
6. Mengalkulasikan (Calculating)
Memberi nilai kepada data-data yang dimulai dari langkah 5 tadi.
7. Penyimpanan (Storing)
Menempatkan data pada alat-alat penyipanan apakah berupa daftar kertas, file,
atau micro film yang dapat disimpan dan dipelihara sebaik mungkin dan
dilihat serta diambil kembali pada saat diperlukan.
8. Pengembalian Kembali (Retreiving)
Mengambil keterangan kembali dari arsip (storing) bila informasi tersebut
masih segar/tidak usang agar dapat dipakai sebagai informasi. Langkah ini
mengandung pencarian sampai diketemukannya dan mendapatkan tambahan
bagi unsur-unsur data khusus dari media dimana data-data itu disimpan.
9. Memperbanyak (Reproducing)
Menciptakan kembali, yaitu memperbanyak informasi yang disimpan itu,
dengan maksud dibagikan kepada yang berkepentingan, agar tidak hilang
masternya.
Universitas Sumatera Utara
10. Mengkomunikasikan (Communicating)
Menggambarkan informasi yang tersimpan kepada sipemakai informasi itu.
Dengan perkataan lain, sebagai cara memindahkan sesuatu tempat ke tempat
lain. Itu dapat berlangsung pada beberapa hubungan dalam data Processing
Cycle.
Tujuan akhir dari pada pemprosesan data adalah untuk menyampaikan
informasi kepada si pemakai yang dituju dengan data informasi yang relevan dan
berguna bagi sipemakai.
1.5.2. Efektivitas Kerja
Setiap organisasi selalu dihadapkan pada persoalan keterbatasan sumber
daya manusia dalam mencapai tujuannya. Interaksi antara berbagai sumber daya
tadi harus dikelola dengan baik sehingga dapat mencapai sasarannya secara
efesien dan efektif. Secara sederhana efektivitas kerja dapat didefenisikan sebagai
kemampuan melakukan sesuatu secara benar dan efektivitas sebagai kemampuan
melakukan sesuatu tepat pada sasaran.
Efektivitas merupakan unsur pokok aktivitas organisasi dalam mencapai
tujuan atau sasaran yang telah ditentukan sebelumnya. Bila dilihat dari aspek segi
keberhasilan pencapaian tujuan, maka efektivitas adalah memfokuskan pada
tingkat pencapaian terhadap tujuan organisasi. Selanjutnya ditinjau dari aspek
ketepatan waktu, maka efektivitas adalah tercapainya berbagai sasaran yang telah
ditentukan tepat pada waktunya dengan menggunakan sumber-sumber tertentu
yang telah dialokasikan untuk melakukan berbagai kegiatan.
Menurut Zulkifli Amsyah (2003:130), efektivitas adalah kegiatan mulai
dengan adanya fakta kegiatan sehingga menjadi data, baik yang berasal dari
Universitas Sumatera Utara
hubungan dan transaksi internal dan eksternal maupun berasal dari hubungan
antar unit dan di dalam unit itu sendiri. Sedangkan menurut Siagian (2000:56),
efektivitas kerja adalah penyelesaian pekerjaan tepat waktu yang telah ditetapkan.
Artinya apakah pelaksanaan suatu tugas dinilai baik atau tidak, sangat tergantung
pada bila mana tugas itu diselesaikan atau tidak, terutama menjawab pertanyaan
bagaimana cara melaksanakan dan berapa biaya anggaran yang dikeluarkan untuk
itu.
Definisi lain yang dapat dijadikan acuan ialah menurut Emerson dalam
Handayaningrat (1999:16), efektivitas ialah pengukuran dalam arti tercapainya
sasaran atau tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Jelaslah bila sasaran atau
tujuan telah tercapai sesuai dengan yang direncanakan sebelumnya, hal ini
dikatakan efektif. Jadi apabila tujuan atau sasaran tidak sesuai dengan yang telah
ditentukan, maka pekerjaan itu dikatakan tidak efektif. Katz dan Kahn dalam
Steers (1995:48), berpendapat bahwa efektivitas sebagai usaha untuk mencapai
suatu keuntungan bahwa efektivitas sebagai usaha untuk mencapai suatu
keuntungan maksimal bagi organisasi dengan segala cara. Berkaitan dengan
konsep efektivitas, The Liang Gie (1981:34), berpendapat bahwa efektivitas
merupakan keadaan yang mengandung pengertian mengenai terjadinya suatu efek
atau akibat yang dikehendaki. Kalau seseorang melakukan suatu perbuatan
dengan maksud tertentu yang dikehendaki, maka perbuatan itu dikatakan efektif
kalau menimbulkan akibat atau mencapai maksud sebagaimana yang dikehendaki.
Sondang P. Siagian (2000:151), berpendapat bahwa efektivitas terkait
penyelesaian pekerjaan tepat pada waktu yang telah ditetapkan sebelumnya atau
dapat dikatakan apakah pelaksanaan sesuatu tercapai sesuai dengan yang
Universitas Sumatera Utara
direncanakan sebelumnya. M. Manullang (1986:214), berpendapat prestasi atau
efektivitas organisasi pada dasarnya adalah efektivitas perorangan, atau dengan
kata lain bila tiap anggota organisasi secara terkoordinasi melaksanakan tugas dan
pekerjaannya
masing-masing
dengan
baik,
efektivitas
organisasi secara
keseluruhan akan timbul. Menurut Komaruddin (1994:269), efektivitas adalah
suatu keadaan yang menunjukkan tingkatan keberhasilan kegiatan manajemen
dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan lebih dahulu.
Ditinjau dari ketetapan waktu, maka menurut Siagian (2000:171),
efektivitas adalah tercapainya berbagai sasaran yang telah ditentukan sebelumnya
tepat pada waktunya dengan menggunakan sumber-sumber tertentu yang sudah
dialokasikan untuk melakukan berbagai kegiatan.
Berdasarkan beberapa pendapat di atas, maka dapat disimpulkan bahwa
efektivitas kerja adalah suatu bentuk usaha yang dilaksanakan oleh para pegawai
secara bersama terhadap pencapaian dan pemenuhan beberapa ketentuan yang
dicapai sesuai dengan standar yang berlaku dalam organsasi serta terdapat empat
hal yang menonjol dalam unsur efektivitas, yaitu: (1) pencapaian tujuan, yaitu
suatu kegiatan dikatakan efektif apabila dapat mencapai tujuan atau sasaran yang
telah ditentukan sebelumnya; (2) ketepatan waktu, yaitu suatu kegiatan dikatakan
efektif apabila penyelesaian atau tercapai tujuan sesuai dengan waktu yang telah
ditentukan; (3) manfaat, yaitu suatu kegiatan dikatakan efektif apabila tujuan itu
memberikan manfaat bagi masyarakat setempat sesuai dengan kebutuhannya; dan
(4) hasil, yaitu suatu kegiatan dikatakan efektif apabila kegiatan tersebut
mendatangkan hasil.
Universitas Sumatera Utara
1.5.2.1. Syarat dalam Pencapaian Kinerja Secara Efektif
Syarat dalam pencapaian kinerja secara efektif menurut Richard M. Steers
(1985:135), antara lain:
1. Spesifik dan jelas, sehingga dapat dipahami dan tidak ada kemungkinan
kesalahan dalam interprestasi penyelesaian kerja.
2. Dapat diukur secara obyektif baik yang bersifat kualitatif dan kuantitatif.
3. Pencapaian tugas penting dan berguna untuk menunjukkan keberhasilan
memasukkan, serta mengeluarkan hasil dan manfaat.
4. Harus cukup fleksibel dan sensitive terhadap perubahan atau penyesuaian
terhadap pelaksanaan dan hasil pelaksanaan kegiatan kerja dalam organisasi.
5. Relevensi terhadap tugas dan kegiatan.
6. Efektif data atau informasi yang berkaitan dengan indikator kinerja yang
bersangkutan.
Berdasarkan pendapat di atas, tampak bahwa ada 6 hal atau syarat yang
harus dipenuhi dalam pencapaian kinerja secara efektif. Oleh karena itu setiap
organisasi harus dapat menyediakan atau memenuhi keenam persyaratan tersebut
agar kinerja pegawai atau karyawan dapat tercapai dengan efektif.
1.5.2.2. Indikator Efektivitas Kerja
Untuk mengukur efektivitas kerja karyawan dalam penelitian ini, peneliti
menggunakan kriteria ukuran yang dikemukakan oleh Richard M. Steers
(1995:134-135), yaitu dalam usaha membina pengertian efektivitas kerja yang
semua bersifat abstrak itu menjadi sedikit banyak lebih konkrit dan dapat diukur.
Kriteria yang paling banyak dipakai adalah:
Universitas Sumatera Utara
1. Tepat Waktu
Dengan adanya sistem komputerisasi, maka pegawai dapat menyelesaikan
tugas atau pekerjaannya sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
2. Tepat Guna
Dengan adanya sistem komputerisasi, maka sangat tepat gunanya bagi
pegawai dalam menyelesaikan tugas atau pekerjaan.
3. Tepat Sasaran
Dengan adanya sistem komputerisasi, maka tugas atau pekerjaan pegawai
menjadi tepat sasaran.
Berdasarkan pendapat di atas, terdapat 3 hal yang menjadi indikator dalam
menilai efektivitas kerja pegawai atau karyawan yaitu tepat waktu, tepat guna dan
tepat sasaran. Oleh karena itu dalam penelitian ini, indikator yang digunakan
dalam menilai efektivitas kerja pegawai meliputi: tepat waktu, tepat guna dan
tepat sasaran.
1.5.2.3. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Efektivitas Kerja
Terdapat banyak faktor yang mempengaruhi efektivitas kerja. Faktor
tersebut dapat dipengaruhi oleh faktor internal organisasi maupun faktor eksternal
organisasi. Ronald O’ Reilly (2003:119), mengemukakan faktor-faktor efektivitas
kerja adalah sebagai berikut:
1. Rancangan Tugas
Tim-tim kerja akan dapat berjalan dengan baik apabila memiliki kebebasan,
kesempatan untuk memanfaatkan keterampilan dan bakat-bakat yang berbeda,
kemampuan untuk menyelesaikan tugas atau produk secara menyeluruh dan
Universitas Sumatera Utara
sebuah tugas atau proyek yang memiliki dampak yang subtansial terhadap
pihak-pihak lain.
2. Komposisi
Kategori ini meliputi variabel-variabel yang berkaitan dengan bagaimana
karakter dari para staf tim kerja, bagaimana kemampuan dan kepribadian dari
para anggota tim kerja, ukuran tim kerja, fleksibilitas tim kerja dan preferensi
para anggota untuk bekerja secara tim.
3. Konteks
Tiga faktor konseptual yang signifikan berkaitan dengan kinerja tim adalah
kehadiran sumber daya yang mencukupi, adanya kepemimpinan yang efektif
dan sebuah evaluasi kinerja dan sistem imbalan yang menghargai.
4. Proses
Kategori yang terakhir berkaitan dengan efektivitas adalah variabel proses.
sumbangan dari tim kerja. Ini meliputi komitmen anggota terhadap sebuah
tujuan bersama, penetapan tujuan ketetapan waktu dan terakhir adalah
kelengkapan.
Pada dasarnya terdapat banyak faktor yang mempengaruhi efektivitas
kerja seorang pegawai dalam suatu organisasi. Berdasarkan pendapat di atas, ada
4 hal yang menjadi faktor yang mempengaruhi efektivitas kerja seorang pegawai
dan apabila keempat hal tersebut telah dilaksanakan sesuai standar yang
ditetapakan oleh organisasi, maka kualitas yang akan dicapai terpenuhi sesuai
dengan apa yang diinginkan oleh organisasi.
Universitas Sumatera Utara
1.5.3. Pengaruh Komputerisasi Terhadap Efektivitas Kerja
Hampir semua unit organisasi memerlukan penggunaan alat pengolah
informasi yaitu komputer, seperti akuntansi, penjualan, teknik, personalia,
distribusi, pemasaran dan keuangan. Pada unit-unit kerja tersebut pengolahan data
digunakan untuk mendukung kegiatan transaksi rutin dan proses pekerjaan
manajemen dalam pemecahan masalah dan pembuatan keputusan. Penerapan
sistem komputerisasi sangat berperan besar dan akan member pengruh besar
terhadap efektivitas kerja pegawai.
Komputerisasi sebagai peralatan elektronik yang dapat menyediakan
informasi yang akurat dan tepat waktu kepada manajemen yang diperlukan untuk
mempermudah proses perencanaan, pengendalian dan operasi secara efektif.
Peranan komputer dapat membantu secara maksimal, karena output komputer
memang menghasilkan informasi yang terotomatisasi dan dapat diinformasikan.
Penggunaan komputer yang menjamin bahwa tugas-tugas spesifik dapat
dilakukan secara efektif dan efesien. komputer menyediakan informasi dalam
jumlah banyak yang tepat waktu dan rinci yang diambil dari operasi sehari-hari.
Komputerisasi dapat membuat rencana strategis dan pengendalian manajemen
sehingga tujuan organisasi dapat dicapai dengan efektif.
1.6. Hipotesis
Hipotesis adalah suatu penjelasan sementara tentang perilaku, fenomena,
atau keadaan tertentu yang telah terjadi atau yang akan terjadi. Hipotesis
merupakan pernyataan peneliti tentang hubungan antar variabel-variabel dalam
penelitian, serta pernyataan yang spesifik (Kuncoro, 2003:59).
Universitas Sumatera Utara
Berdasarkan teori yang telah diuraikan, maka peneliti mengajukan
hipotesis sebagai berikut “ada hubungan positif antara Sistem Komputerisasi
dengan Efektivitas Kerja Pegawai”.
1.7. Definisi Konsep
Konsep adalah suatu hasil pemaknaan dalam intelektual manusia yang
memang merajuk ke gejala nyata kedalam empiris. Konsep adalah abstraksi atau
gambaran mengenai suatu fenomena yang dirumuskan atas dasar generalisasi dari
sejumlah karakteristik kejadian, keadaan, kelompok atau individu tertentu
(Singarimbun, 1989:34).
Atas dasar itu, dalam penelitian ini penulis memberikan batasan atau
defenisi dari beberapa konsep yang digunakan yaitu:
1. Sistem komputerisasi merupakan sistem elektronik untuk memanipulasi data
yang cepat dan tepat serta dirancang dan diorganisasikan secara otomatis
menerima dan menyimpan data input, memprosesnya dan menghasilkan
output di bawah pengawasan suatu langkah instruksi program yang tersimpan
di memori (stored program).
2. Efektivitas merupakan tercapainya berbagai sasaran atau tujuan yang telah
ditentukan tepat pada waktunya dengan menggunakan sumber-sumber tertentu
yang telah dialokasikan untuk melakukan berbagai kegiatan.
1.8. Definisi Operasional
Menurut Singarimbun (1995:46), defenisi operasional adalah unsur
penelitian yang memberitahukan bagaimana caranya mengukur suatu variabel.
Defenisi operasional merupakan uraian dari konsep yang sudah dirumuskan dalam
Universitas Sumatera Utara
bentuk indikator-indikator agar lebih memudahkan operasional dari suatu
penelitian
Adapun yang menjadi variable bebas (X)pada penelitian ini adalah Sistem
Komputerisasi dan menurut Zulkifli Amsyah (2003:163), yang menjadi indikator
untuk mengukurnya sebagai berikut:
1. Perangkat Keras (Hardware)
Adapun dimensi-dimensi hardware yaitu,hardware yang dapat berfungsi,
hardware yang sering digunakan.
2. Perangkat Lunak (Software)
Adapun dimensi-dimensi software yaitu, jenis software yang dimiliki
organisasi, software yang sering digunakan, software yang sesuai dan benarbenar mendukung pekerjaan
3. Perangkat Pikir (Brainware)
Brainware adalah orang yang menggunakan komputer dimensi kemampuan
dalam penggunaan komputer.
Sedangkan yang menjadi variabel Terikat (Y)adalah Efektivitas Kerja
dengan indikator-indikator sebagai berikut:
1. Tepat Waktu
Dengan adanya sistem komputerisasi, maka pegawai dapat menyelesaikan
tugas atau pekerjaannya sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
2. Tepat Guna
Dengan adanya sistem komputerisasi, maka sangat tepat gunanya bagi
pegawai dalam menyelesaikan tugas atau pekerjaan.
Universitas Sumatera Utara
3. Tepat Sasaran
Dengan adanya sistem komputerisasi, maka tugas atau pekerjaan pegawai
menjadi tepat sasaran.
1.9. Sistematika Penulisan
BAB I
PENDAHULUAN
Dalam bab ini menguraikan mengenai latar belakang masalah,
perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian.
BAB II
METODE PENELITIAN
Bab ini secara umum menguraikan tentang bentuk penelitian, lokasi
penelitian, populasi dan sampel, teknik pengumpulan data,
teknik
penentuan skor dan teknik analisa data.
BAB III DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN
Dalam bab ini menguraikan tentang gambaran umum lokasi penelitian
di Kantor Dinas Kependududkan dan Catatan Sipil Kabupaten Deli
Serdang, sejarah singkat, visi dan misi, struktur organisasi, tugas dan
fungsi pokok, jumlah dan komposisi pegawai.
BAB IV PENYAJIAN DATA
Bab ini berisikan penyajian data yang diperoleh dari lapangan atau
berupa dokumen yang akan dianalisa dan tentang analisis dari data yang
disajikan.
BAB V
ANALISA DATA
Bab ini berisikan tentang penganalisaan data yang telah disajikan
sehingga data tersebut valid.
Universitas Sumatera Utara
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini menguraikan kesimpulan dan saran-saran dari penulis mengenai
hasil-hasil penelitian yang telah dilakukan.
Universitas Sumatera Utara