Deskripsi Pekerjaan di Bagian Kantor Dep
Deskripsi Pekerjaan di Bagian Kantor Depan/ Front Office
di 8:59 AM Diposkan oleh setzer munavizt
20 komentar
Struktur organisasi di kantor depan atau Front Office Hotel dipengaruhi oleh besar atua kecilnya
hotel, banyak atau sedikitnya jumlah karyawan serta system operasional yang digunakan di hotel.
Berikut ini adalah deskripsi pekerjaan di bagian kantor depan :
1) Deskripsi Pekerjaan Front Office Manajer
Area kerja Front Office Manager adalah Front Office area,
Executive floor, dan Business center. Ringkasan pekerjaan
Front Office Manager adalah menciptakan kepuasan tamu,
dan memberikan kesan positif terhadap tamu di area
kerjanya. Front Office Manager melaporkan tugasnya
kepada General Manager dan staff bawahan dari Front
Office Manager adalah staff dari front office.
Tugas pokok dari Front Office adalah :
a) Menyeleksi, menempatkan, melatih, dan mengevaluasi karyawan front office
b) Memastikan bahwa semua staff di front office menguasai sistem komputer hotel, etika
menerima telepon, dan standard operasional yang ada di hotel
c) Menjaga keharmonisan kerja dengan penjualan dan pemasaran tentang harga kamar
d) Menyambut tamu VIP
e) Menangani keluhan tamu yang tidak bisa diselesaikan oleh bawahannya
f) Membuat laporan bulanan tentang daftar tamu, tingkat hunian maupun keuntungan dan
kerugian di bagian kantor depan
g) Menjaga kedisiplinan petugas kantor depan dengan memberikan peringatan dan sanksi bagi
yang melanggar ketentuan
h) Meningkatkan kualitas dan prestasi karyawan yang berprestasi denagn memberikan
penghargaan
i) Membuat budget tahunan, menganalisis operasi, dan pendapatan hotel secara harian dari sisi
pendapatan dan rata – rata harga kamar
2) Deskripsi Pekerjaan Assistant Front Office Manager
Area kerja Assistant Front Office Manager adalah Front Office area, Executive floor, dan
Business center. Ringkasan pekrjaan assistant front office manager adalah membantu kelancaran
tugas di front office, menggantikan front office manager ketika berhalangan, dan mengkoordinir
beberapa tugas sesuai dengan deskripsi pekerjaanya.
Staff bawahan dari Assistant Front Office Manager adalah Duty Manager, Front Office
Supervisor, dan Supervisor level lainnya di department Front Office. Tugas pokok Assistant
Front Office Manager adalah
a) Membantu pekerjaan front office manager dalam hal control dan administrasi
b) Membuat jadwal kerja Duty Manager, receptionist, telephon operator, GRO, dan Concierge
c) Memantau operasional di front office
d) Mengarahkan dan mengawasi terhadap pekerjaan reception dan conclerge
e) Memimpin briefing pada waktu shift malam
f) Terjun langsung ke operasional hotel pada saat tamu ramai
g) Menghadiri briefing pagi manajemen hotel dan mewakili front office manager saat
berhalangan hadir
h) Menangani keperluan tamu yang membutuhkan bantuan
3) Deskripsi Pekerjaan Duty Manager
Area kerja duty manager adalah front office dan seluruh hotel yang ada hubungan dengan tamu
di hotel. Ringkasan pekerjaan Duty Manager adalah mendukung pekerjaan operasional kantor
depan secara menyeluruh dan mengontrol operasional lintas departemen untuk shift tertentu.
Atasan langsung Duty Manager adalah Front Office Manager, sedangkan staff bawahan Duty
Manager adalah front office supervisor, front office staff, guest relation officer, concierge, dan
business center secretary. Tugas pokok duty manager adalah:
a) Membantu tugas front office manager dan assistant front office manajer dalam melaksanakan
tugas operasional di front office
b) Mendukung kelancaran proses chek-in dan chek-out di front office
c) Menangani kesulitan tamu dan staff di front desk
d) Mengontrol operasional di seputar front office antara lain : lobby, restaurant, bar, lounge
koridor, dan kamar tamu
e) Membuat laporan setiap shift tentang temuan dan kejadian selama jam kerjanya
f) Menyambut tamu VIP bersama dengan Front Office Manager
4) Executive Lounge Manager
Area Kerja :
§ Executive Lounge
§ Executive Rooms
Ringkasan Pekerjaan :
Menjamin kepuasan tertinggi tamu dan staf menurut standar pelayanan sesuai dengan ketentuan
di lantai eksekutif serta bertanggungjawab atas segala aspek operasional di lantai eksekutif.
Tugas pokok :
§ Memastikan bahwa laporan dan korespondensi untuk departemen telah terpenuhi dengan tepat
dan teliti
§ Memastikan bahwa jadwal telah ditetapkan dengan baik
§ Memastikan bahwa data tamu selalu diperbaharui
§ Mengawasi dan memesan barang kebutuhan di lantai eksekutif
§ Membantu dalam membangun efisien tim dengan memperhatikan kesejahteraan, keselamatan
training dan pengembangan staf.
§ Melaksanakan evaluasi karyawan dan meninjau penampilan keseluruhan, mendiskusikan
penampilan dan bidang untuk perbaikan
§ Mengawasi para staf selalu melakukan metode dan standar yang telah ditetapkan
§ Memastikan bahwa staf mendapat informasi yang cukup mengenai kebijaksanaan hotel
sehubungan dengan pemadam kebakaran, kesehatan, tunjangan dan keamanan.
§ Mempelajari dan mengevaluasi operasional dan standar prosedur di executive lounge serta
memberikan saran untuk perubahan yang diperlukan.
Susunan Organisasi
Assistant Front Office Executive Lounge Manager Executive Assistant Lounge
5) Front Desk Supervisor
Area Kerja :
§ Front Office
Ringkasan Pekerjaan :
Memberikan layanan penerimaan dan keberangkatan tamu di hotel dengan memberikan petunjuk
kepada staff front desk serta mengontrol kode akses komputer di front desk
Tugas Pokok :
§ Mengarahkan tugas operasional penerimaan tamu di front office
§ Menangani keluhan tamu yang tidak bisa diatasi oleh Front Desk Agent
§ Memberi persetujuan transaksi paid out tamu untuk jumlah tertentu
§ Memberi persetujuan penggunaan housebank oleh Front Desk Agent
§ Mengarahkan langkah persiapan penerimaan grup
§ Mengatur jadwal setiap staff front desk
Susunan Organisasi
Duty Manager Front Desk Supervisor Front Desk Agent
6) Chief Concierge
Area Kerja :
§ Pintu masuk hotel
§ Lobby
§ Bell desk
§ Counter
Ringkasan Pekerjaan :
Memastikan bahwa semua tamu mendapatkan pengalaman yang menyenangkan di area pintu
masuk hotel, lobby, bell desk
Tugas Pokok :
§ Memastikan bahwa semua staff di bagian concierge mendapatkan training tentang hotel sistem,
etiket bertelepon, standar penampilan serta filosofi hotel
§ Memberikan training ke staff tentang : prosedur penanganan barang bawaan untuk VIP dan
rombongan serta penanganan keluhan tamu
§ Mengimplementasikan visi dan misi perusahaan
§ Menyediakan peta kota, pengaturan reservasi tiket pesawat dan angkutan darat serta laut,
sebagai penyedia informasi tentang aktivitas rekreasi, sosial dan keagamaan
§ Memastikan bahwa sarana komunikasi yang berupa papan informasi (sign board) di lobby
selalu benar dan akurat.
Susunan organisasi
Front Office manager Chief Concierge Bellboy, Doorman
7. Deskripsi pekerjaan Business Centre Supervisor
Area kerja : pusat bisnis
Ringkasan pekerjaan : mengatur dan mengarahkan segala aspek fungsi dari pusat bisnis untuk
mencapai kepuasan yang tertinggi dari tamu.
Atasan langsung Business Centre Supervisor : assistant FOM
Staff bawahan Business Centre Supervisor : Businesss Centre Secretary
Tugas Pokok :
a) Mengawasi staf untuk menjamin kepuasan tamu yang maksimal melalui penghargaan diri dan
perhatian yang sangat hangat dan tepat.
b) Mengatur dan menyediakan arahan yang baik untuk keseluruhan maupun pelakasanaan seharihari dan administrasi untuk seemua bagian dalam pusat bisnis.
c) Memberikan penilaian terhadap penampilan, kedisiplinan dan efisiensi semua karyawan di
bawah pengawasannya serta berinisiatif untuk mengambil tindakan bila diperlukan
d) Mengontrol dan menganalisa secara berkelanjutan, biaya pengeluaran departemen sehari-hari
untuk menjamin bahwa pengeluaran tidak melebihi anggaran.
8. Deskripsi pekerjaan Bell Captain
Area kerja : front office, lobby, kamar tamu
Ringkasan pekerjaan : mengurus barang bawaan tamu pada saat datang, selama menginap di
hotel maupun akan pergi meninggalkan hotel
Atasan langsung : Chief Concierge
Tugas Pokok :
a) Mengatur tugas setiap bellboy
b) Menerima dan menyimpan barang tamu yang dititipkan di concierge
c) Mencatat dan membukukan setiap barang tamu yang telah disimpan di luggage room
d) Memastikan luggage room bersih dan teratur
e) Mengontrol setiap barang yang disimpan atau masih berada di lobby mempunyai tanda
pengenal/pass nomor barang yang jelas
f) Mengatur bellboy untuk menyiapkan trolley atau kendaraan barang dalam menjemput bus
rombongan yang akan ke hotel
g) Mengarahkan semua bellboy di setiap shift kerja
Salah satu unsur akomodasi pada industri Pariwisata kita adalah Perhotelan. Pada saat ini kita
coba membahas tentang unsur akomodasi Perhotelan ini, khususnya Font Office Hotel (Kantor
Depan Hotel)
Sebelum itu kita lihat kutipan tentang pengertian Hotel dibawah ini.
Pengertian Hotel dikutip dari Surat Keputusan Menparpostel yaitu : SK:
KM34/HK103/MPPT-87, yaitu :
Hotel adalah suatu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagaian/seluruh bangunan untuk
menyediakan jasa pelayanan penginapan, makan dan minum serta jasa lainnya bagi umum,
yang dikelolah secara komersial serta memenuhi ketentuan persyaratan yang ditetapkan dalam
surat keputusan.
Hampir semua kegiatana yang ada dikantor (front office) depan berhubungan dengan tamu, baik
secara langsung maupun tidak langsung. Oleh sebab itu Front office memiliki fungsi dan peranan
penting dalam operasi sebuah hotel.
PERANAN FRONT OFFICE
Front Office mempunyai macam-macam peran. Ada 8 peran penting dari Front Office
Departemnt, antara lain :
Merupakan Wakil dari Manajemen (Management Representative), dalam keadaan
tertentu front office dapat berperan sebagai wakil dari manajemen, seperti menyelesaikan
masalah tertentu yang biasanya diselesaikan oleh pihak manajemen.
Orang-orang Yang Mampu Menjual (Sale Person), setiap mereka yang berada di front
office diharuskan mampu dan memiliki Salesmanship, karena pada front office ini lebih
banyak berhubungan dengan tamu dibandingkan departemen lain. Selain menjual produk
hotel seperti kamar, juga mampu menjual fasilitas-fasilitas yang disediakan oleh Hotel.
Pemberi Informasi (Information Giver), petugas yang berada di front office
diharapkan mampu memberikan keterangan yang jelas dan benar tentang fasilitas dan
produk hotel dan harus mengetahui kejadian-kejadian serta peristiwa-peristiwa penting
diluar hotel yang berhubungan dengan kebutuhan tamu.
Penyimpan Data (Record Keeper), Front office departement merupakan sumber dan
pusat penyimpanan data dalam kegiatan-kegiatan sehari-hari dihotel.
Dapat Melakukan Tindakan Secara Diplomatis (Diplomatic Agent), Front office
mampu melakukan tindakan secara diplomatis yaitu menjaga dan menetralisir suasana
hubungan baik dengan pihak lain yang berhubungan dengan hotel.
Pemecah Masalah (Problem Solver), Sebagai The Hub of Activities, front office
merupakan tempat untuk menyelesaikan masalah tamu, terutama keluhan-keluhan tamu.
Sebagai Wakil dari Hubungan Masyarakat (Public Relations Agent), karyawan front
office harus dapat berperan secara aktif sebagai orang yang berhubungan dengan
masyarakat, terutama masyarakat pengunjung yang datang kehotel. Diharapkan dapat
berperan sebagai internal public reletions yang memberikan citra baik terhadap tamu
hotel.
Sebagai Koordinator Kegiatan Pelayanan (Service Coodinator), front office juga
berperan sebagai tempat koodinator pelayanan informasi dan kegiatan departemen lain di
komunikasikan melalui Front Office.
FUNGSI FRONT OFFICE DEPARTEMENT
Menjual Akomodasi Hotel
Menyambut dan mendaftar tamu-tamu yang akan check – in
Melayani pemesanan kamar
Memantau perkembangan situasi kamar (Room Status) secara akurat
Menyiapkan berkas-berkas pembayaran tamu (Guest bill)
Menangani semua surat yang masuk ke dalam dan keluar hotel
Menangani fasilitas komunikasi
Melayani dan memberikan informasi serta permintaan-permintaan pelayanan lainnya
Melayani, menampung, menyelesaikan keluhan tamu
Melayani penitipan barang-barang berharga
Melakukan kerja sama yang baik dengan departemen lain untuk kelancaran operasional
di 8:59 AM Diposkan oleh setzer munavizt
20 komentar
Struktur organisasi di kantor depan atau Front Office Hotel dipengaruhi oleh besar atua kecilnya
hotel, banyak atau sedikitnya jumlah karyawan serta system operasional yang digunakan di hotel.
Berikut ini adalah deskripsi pekerjaan di bagian kantor depan :
1) Deskripsi Pekerjaan Front Office Manajer
Area kerja Front Office Manager adalah Front Office area,
Executive floor, dan Business center. Ringkasan pekerjaan
Front Office Manager adalah menciptakan kepuasan tamu,
dan memberikan kesan positif terhadap tamu di area
kerjanya. Front Office Manager melaporkan tugasnya
kepada General Manager dan staff bawahan dari Front
Office Manager adalah staff dari front office.
Tugas pokok dari Front Office adalah :
a) Menyeleksi, menempatkan, melatih, dan mengevaluasi karyawan front office
b) Memastikan bahwa semua staff di front office menguasai sistem komputer hotel, etika
menerima telepon, dan standard operasional yang ada di hotel
c) Menjaga keharmonisan kerja dengan penjualan dan pemasaran tentang harga kamar
d) Menyambut tamu VIP
e) Menangani keluhan tamu yang tidak bisa diselesaikan oleh bawahannya
f) Membuat laporan bulanan tentang daftar tamu, tingkat hunian maupun keuntungan dan
kerugian di bagian kantor depan
g) Menjaga kedisiplinan petugas kantor depan dengan memberikan peringatan dan sanksi bagi
yang melanggar ketentuan
h) Meningkatkan kualitas dan prestasi karyawan yang berprestasi denagn memberikan
penghargaan
i) Membuat budget tahunan, menganalisis operasi, dan pendapatan hotel secara harian dari sisi
pendapatan dan rata – rata harga kamar
2) Deskripsi Pekerjaan Assistant Front Office Manager
Area kerja Assistant Front Office Manager adalah Front Office area, Executive floor, dan
Business center. Ringkasan pekrjaan assistant front office manager adalah membantu kelancaran
tugas di front office, menggantikan front office manager ketika berhalangan, dan mengkoordinir
beberapa tugas sesuai dengan deskripsi pekerjaanya.
Staff bawahan dari Assistant Front Office Manager adalah Duty Manager, Front Office
Supervisor, dan Supervisor level lainnya di department Front Office. Tugas pokok Assistant
Front Office Manager adalah
a) Membantu pekerjaan front office manager dalam hal control dan administrasi
b) Membuat jadwal kerja Duty Manager, receptionist, telephon operator, GRO, dan Concierge
c) Memantau operasional di front office
d) Mengarahkan dan mengawasi terhadap pekerjaan reception dan conclerge
e) Memimpin briefing pada waktu shift malam
f) Terjun langsung ke operasional hotel pada saat tamu ramai
g) Menghadiri briefing pagi manajemen hotel dan mewakili front office manager saat
berhalangan hadir
h) Menangani keperluan tamu yang membutuhkan bantuan
3) Deskripsi Pekerjaan Duty Manager
Area kerja duty manager adalah front office dan seluruh hotel yang ada hubungan dengan tamu
di hotel. Ringkasan pekerjaan Duty Manager adalah mendukung pekerjaan operasional kantor
depan secara menyeluruh dan mengontrol operasional lintas departemen untuk shift tertentu.
Atasan langsung Duty Manager adalah Front Office Manager, sedangkan staff bawahan Duty
Manager adalah front office supervisor, front office staff, guest relation officer, concierge, dan
business center secretary. Tugas pokok duty manager adalah:
a) Membantu tugas front office manager dan assistant front office manajer dalam melaksanakan
tugas operasional di front office
b) Mendukung kelancaran proses chek-in dan chek-out di front office
c) Menangani kesulitan tamu dan staff di front desk
d) Mengontrol operasional di seputar front office antara lain : lobby, restaurant, bar, lounge
koridor, dan kamar tamu
e) Membuat laporan setiap shift tentang temuan dan kejadian selama jam kerjanya
f) Menyambut tamu VIP bersama dengan Front Office Manager
4) Executive Lounge Manager
Area Kerja :
§ Executive Lounge
§ Executive Rooms
Ringkasan Pekerjaan :
Menjamin kepuasan tertinggi tamu dan staf menurut standar pelayanan sesuai dengan ketentuan
di lantai eksekutif serta bertanggungjawab atas segala aspek operasional di lantai eksekutif.
Tugas pokok :
§ Memastikan bahwa laporan dan korespondensi untuk departemen telah terpenuhi dengan tepat
dan teliti
§ Memastikan bahwa jadwal telah ditetapkan dengan baik
§ Memastikan bahwa data tamu selalu diperbaharui
§ Mengawasi dan memesan barang kebutuhan di lantai eksekutif
§ Membantu dalam membangun efisien tim dengan memperhatikan kesejahteraan, keselamatan
training dan pengembangan staf.
§ Melaksanakan evaluasi karyawan dan meninjau penampilan keseluruhan, mendiskusikan
penampilan dan bidang untuk perbaikan
§ Mengawasi para staf selalu melakukan metode dan standar yang telah ditetapkan
§ Memastikan bahwa staf mendapat informasi yang cukup mengenai kebijaksanaan hotel
sehubungan dengan pemadam kebakaran, kesehatan, tunjangan dan keamanan.
§ Mempelajari dan mengevaluasi operasional dan standar prosedur di executive lounge serta
memberikan saran untuk perubahan yang diperlukan.
Susunan Organisasi
Assistant Front Office Executive Lounge Manager Executive Assistant Lounge
5) Front Desk Supervisor
Area Kerja :
§ Front Office
Ringkasan Pekerjaan :
Memberikan layanan penerimaan dan keberangkatan tamu di hotel dengan memberikan petunjuk
kepada staff front desk serta mengontrol kode akses komputer di front desk
Tugas Pokok :
§ Mengarahkan tugas operasional penerimaan tamu di front office
§ Menangani keluhan tamu yang tidak bisa diatasi oleh Front Desk Agent
§ Memberi persetujuan transaksi paid out tamu untuk jumlah tertentu
§ Memberi persetujuan penggunaan housebank oleh Front Desk Agent
§ Mengarahkan langkah persiapan penerimaan grup
§ Mengatur jadwal setiap staff front desk
Susunan Organisasi
Duty Manager Front Desk Supervisor Front Desk Agent
6) Chief Concierge
Area Kerja :
§ Pintu masuk hotel
§ Lobby
§ Bell desk
§ Counter
Ringkasan Pekerjaan :
Memastikan bahwa semua tamu mendapatkan pengalaman yang menyenangkan di area pintu
masuk hotel, lobby, bell desk
Tugas Pokok :
§ Memastikan bahwa semua staff di bagian concierge mendapatkan training tentang hotel sistem,
etiket bertelepon, standar penampilan serta filosofi hotel
§ Memberikan training ke staff tentang : prosedur penanganan barang bawaan untuk VIP dan
rombongan serta penanganan keluhan tamu
§ Mengimplementasikan visi dan misi perusahaan
§ Menyediakan peta kota, pengaturan reservasi tiket pesawat dan angkutan darat serta laut,
sebagai penyedia informasi tentang aktivitas rekreasi, sosial dan keagamaan
§ Memastikan bahwa sarana komunikasi yang berupa papan informasi (sign board) di lobby
selalu benar dan akurat.
Susunan organisasi
Front Office manager Chief Concierge Bellboy, Doorman
7. Deskripsi pekerjaan Business Centre Supervisor
Area kerja : pusat bisnis
Ringkasan pekerjaan : mengatur dan mengarahkan segala aspek fungsi dari pusat bisnis untuk
mencapai kepuasan yang tertinggi dari tamu.
Atasan langsung Business Centre Supervisor : assistant FOM
Staff bawahan Business Centre Supervisor : Businesss Centre Secretary
Tugas Pokok :
a) Mengawasi staf untuk menjamin kepuasan tamu yang maksimal melalui penghargaan diri dan
perhatian yang sangat hangat dan tepat.
b) Mengatur dan menyediakan arahan yang baik untuk keseluruhan maupun pelakasanaan seharihari dan administrasi untuk seemua bagian dalam pusat bisnis.
c) Memberikan penilaian terhadap penampilan, kedisiplinan dan efisiensi semua karyawan di
bawah pengawasannya serta berinisiatif untuk mengambil tindakan bila diperlukan
d) Mengontrol dan menganalisa secara berkelanjutan, biaya pengeluaran departemen sehari-hari
untuk menjamin bahwa pengeluaran tidak melebihi anggaran.
8. Deskripsi pekerjaan Bell Captain
Area kerja : front office, lobby, kamar tamu
Ringkasan pekerjaan : mengurus barang bawaan tamu pada saat datang, selama menginap di
hotel maupun akan pergi meninggalkan hotel
Atasan langsung : Chief Concierge
Tugas Pokok :
a) Mengatur tugas setiap bellboy
b) Menerima dan menyimpan barang tamu yang dititipkan di concierge
c) Mencatat dan membukukan setiap barang tamu yang telah disimpan di luggage room
d) Memastikan luggage room bersih dan teratur
e) Mengontrol setiap barang yang disimpan atau masih berada di lobby mempunyai tanda
pengenal/pass nomor barang yang jelas
f) Mengatur bellboy untuk menyiapkan trolley atau kendaraan barang dalam menjemput bus
rombongan yang akan ke hotel
g) Mengarahkan semua bellboy di setiap shift kerja
Salah satu unsur akomodasi pada industri Pariwisata kita adalah Perhotelan. Pada saat ini kita
coba membahas tentang unsur akomodasi Perhotelan ini, khususnya Font Office Hotel (Kantor
Depan Hotel)
Sebelum itu kita lihat kutipan tentang pengertian Hotel dibawah ini.
Pengertian Hotel dikutip dari Surat Keputusan Menparpostel yaitu : SK:
KM34/HK103/MPPT-87, yaitu :
Hotel adalah suatu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagaian/seluruh bangunan untuk
menyediakan jasa pelayanan penginapan, makan dan minum serta jasa lainnya bagi umum,
yang dikelolah secara komersial serta memenuhi ketentuan persyaratan yang ditetapkan dalam
surat keputusan.
Hampir semua kegiatana yang ada dikantor (front office) depan berhubungan dengan tamu, baik
secara langsung maupun tidak langsung. Oleh sebab itu Front office memiliki fungsi dan peranan
penting dalam operasi sebuah hotel.
PERANAN FRONT OFFICE
Front Office mempunyai macam-macam peran. Ada 8 peran penting dari Front Office
Departemnt, antara lain :
Merupakan Wakil dari Manajemen (Management Representative), dalam keadaan
tertentu front office dapat berperan sebagai wakil dari manajemen, seperti menyelesaikan
masalah tertentu yang biasanya diselesaikan oleh pihak manajemen.
Orang-orang Yang Mampu Menjual (Sale Person), setiap mereka yang berada di front
office diharuskan mampu dan memiliki Salesmanship, karena pada front office ini lebih
banyak berhubungan dengan tamu dibandingkan departemen lain. Selain menjual produk
hotel seperti kamar, juga mampu menjual fasilitas-fasilitas yang disediakan oleh Hotel.
Pemberi Informasi (Information Giver), petugas yang berada di front office
diharapkan mampu memberikan keterangan yang jelas dan benar tentang fasilitas dan
produk hotel dan harus mengetahui kejadian-kejadian serta peristiwa-peristiwa penting
diluar hotel yang berhubungan dengan kebutuhan tamu.
Penyimpan Data (Record Keeper), Front office departement merupakan sumber dan
pusat penyimpanan data dalam kegiatan-kegiatan sehari-hari dihotel.
Dapat Melakukan Tindakan Secara Diplomatis (Diplomatic Agent), Front office
mampu melakukan tindakan secara diplomatis yaitu menjaga dan menetralisir suasana
hubungan baik dengan pihak lain yang berhubungan dengan hotel.
Pemecah Masalah (Problem Solver), Sebagai The Hub of Activities, front office
merupakan tempat untuk menyelesaikan masalah tamu, terutama keluhan-keluhan tamu.
Sebagai Wakil dari Hubungan Masyarakat (Public Relations Agent), karyawan front
office harus dapat berperan secara aktif sebagai orang yang berhubungan dengan
masyarakat, terutama masyarakat pengunjung yang datang kehotel. Diharapkan dapat
berperan sebagai internal public reletions yang memberikan citra baik terhadap tamu
hotel.
Sebagai Koordinator Kegiatan Pelayanan (Service Coodinator), front office juga
berperan sebagai tempat koodinator pelayanan informasi dan kegiatan departemen lain di
komunikasikan melalui Front Office.
FUNGSI FRONT OFFICE DEPARTEMENT
Menjual Akomodasi Hotel
Menyambut dan mendaftar tamu-tamu yang akan check – in
Melayani pemesanan kamar
Memantau perkembangan situasi kamar (Room Status) secara akurat
Menyiapkan berkas-berkas pembayaran tamu (Guest bill)
Menangani semua surat yang masuk ke dalam dan keluar hotel
Menangani fasilitas komunikasi
Melayani dan memberikan informasi serta permintaan-permintaan pelayanan lainnya
Melayani, menampung, menyelesaikan keluhan tamu
Melayani penitipan barang-barang berharga
Melakukan kerja sama yang baik dengan departemen lain untuk kelancaran operasional