DASAR DASAR KORESPONDENSI BISNIS compatibility
Kelompok 7
Dasar-Dasar
Koresponden
si Bisnis
KOMUNIKASI
BISNIS
BAB
12
START
Rumusan Masalah
a. Apakah pengertian surat dan surat bisnis?
b. Apakah fungsi surat bisnis?
c. Apa sajakah pengelompokan surat?
d. Apa sajakah bagian-bagian surat?
e. Apa saja macam bentuk atau format pada surat?
f. Apa macam-macam contoh surat bisnis?
g. Bagaimana bahasa yang digunakan dalam surat?
h. Bagaimana format lipatan surat dan amplop?
i. Apa saja aneka bentuk amplop?
Next
A. Pengertian surat dan surat bisnis
Korespondensi berasal dari kata Correspondence (Inggris) atau Correspondenties (Belanda)
yang berarti hubungan yang terjadi antara pihak-pihak yang terkait. Hubungan pihak-pihak yang
pengertia
n
terkait dalam bisnis biasanya bersifat resmi dan dilakukan dengan surat menyurat.Kegiatan
surat-menyurat disebut korespondensi. Orang yang mengerjakan kegiatan surat menyurat
disebut koresponden.
Kata surat berasal dari bahasa Arab, yaitu surah yang berarti suatu sarana komunikasi untuk
menyampaikan pernyataan atau pikiran secara tertulis kepada orang lain. Orang lain di sini
dapat diartikan perorangan, badan usaha, organisasi, atau lembaga. Secara umum yang
dimaksud dengan surat bisnis adalah surat yang digunakan oleh seseorang, lembaga organisasi
atau institusi untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis secara tertulis kepada pihak lain.
Berdasarkan uraian-uraian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa surat dan surat bisnis adalah
suatu sarana komunikasi untuk menyampaikan pernyataan, informasi, atau pikiran secara tertulis
oleh suatu pihak kepada pihak lain yang menggunakan media tertentu dengan tujuan
memperoleh umpan balik sesuai dengan maksud yang terkandung dalam pikiran tersebut.
Next
B. Fungsi-fungsi surat bisnis
3.
1.
Surat bisnis sebagai wakil atau duta bagi pengiriman
surat. Dalam kaitannya dengan dunia bisnis, surat bisnis
berfungsi sebagai pembawa pesan-pesan bisnis dari
pengirim pesan kepada pihak lain.
2.
Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan
atau permohonan, buah pikiran atau gagasan yang
berkaitan dengan masalah-masalah bisnis.
Fungsifungsi
Alat bukti tertulis (dokumen tertulis), misalnya surat
perjanjian jual beli, surat perintah kerja, surat kerja
sama, surat bukti tanda terima, dan faktur. Melalui suratsurat bisnis yang dapat dipakai alat bukti historis,
seseorang dapat melakukan pengecekana berbagai
kegiatan bisnis yang telah dilakukan pada masa yang
lalu, sehingga dapat dipakai sebagai bahan untuk
memprediksi kegiatan bisnis ke depan.
Next
Fungsifungsi
4. Alat untuk mengingat, misalnya surat-surat
bisnis yang diarsipkan. Pada saat dibutuhkan,
surat-surat tersebut dapat dilihat atau dicek
kembali untuk mengingat berbagai kegiatan
yang telah dilakukan di masa lalu atau
sebelumnya.
5.
Bukti sejarah (historis), misalnya suratsurat izin pendirian usaha, surat kepalitan
usaha, dan surat penggabungan usaha
(merger).
Surat-surat
bisnis
tersebut
menjadi catatan yang sangat berharga
sebagai bukti historis dalam dunia bisnis.
Next
6.
Fungsifungsi
Pedoman kerja, misalnya surat
keputusan dan surat perintah (instruksi
kerja).
Surat-surat
bisnis
berfungsi
sebagai pedoman atau acuan dalam
melaksanakan suatu kegiatan bisnis.
7.
Media promosi bagi pengirim surat.
Dalam
perkembangannya,
surat
bisnis
dapat juga digunakan oleh si pengirim surat
untuk
mempromosikan
perusahaan
termasuk produk-produk yang dihasilkan
(termasuk jasa) kepada pihak lain baik
perseorangan maupun lembaga/organisasi
Next
C. Pengelompokan surat
Secara umum, surat dapat dikelompokkan dalam
beberapa kelompok, yaitu:
1.
pengelompo
kan
Pengelompokan surat menurut wujudnya
a.Surat bersampul
b.Kartu Pos
c.Warkat Pos
d.Telegram dan teleks
e.Memorandum (memo) dan Nota
f.Surat tanda bukti
Next
1. Surat Bersampul
Surat bersampul (surat tertutup) adalah surat yang
dikirimkan oleh seseorang kepada orang yang terdiri
atas kertas surat dan sampul (amplop) dengan berbagai
ukuran. Surat bersampul dimaksudkan untuk menjaga
kerahasiaan isi pesan dalam surat tersebut, sehingga
tidak diketahui oleh orang yang tidak berhak
menerimanya.
Next
2. Kartu Pos
Kartu
pos
adalah
bentuk
surat
terbuka
yang
digunakan
untuk
menyampaikan pesan-pesan singkat/pendek dan praktis, yang berbentuk kartu
kecil dengan ukuran 10cm x 15cm yang dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia.
Kartu pos tidak dapat digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan yang sifatnya
rahasia atau confidential maupun surat yang berisi pesan-pesan panjang.
Next
3. Warkat pos
Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan kertas surat
dan amplop kertas warkat pos dibuat sedemikian rupa, sehingga apabila
kertas tersebut sekaligus berfungsi sebagai lembaran isi surat.
Next
4. Telegram dan teleks
Telegram disebut juga sebagai surat kawat. Istilah telegram berasal dari
kata tele yang berarti jauh, sedangkan gram (graf) berarti tanda yang
tercetak. Jadi, telegram adalah berita yang tercetak dan disampaikan.
Sedangkan telex (telegrafer exchange) berarti petukaran berita yang
tercetak dari jarak jauh. Teleks dianggap memenuhi syarat sebagai salah
satu mata rantai pertukaran arus informasi modern, karena sifatnya yang
cepat, langsung, tertulis, lengkap, dapat dievalusi dan disebarkan dalam
jumlah yang banyak, dan menjadi bukti konkret dalam berkomunikasi.
Next
5. Memorandum (memo) dan nota
Memorandum atau sering disebut memo adalah surat yang digunakan oleh
pimpinan untuk menyampaikan suatu pesan-pesan yng berupa pemberitahuan,
permintaan atau hal-hal lain dalam suatu organisasi (internal organisasi),
sedangkan nota adalah suatu pesan singkat yang dibuat oleh pimpinan suatu
lembaga/organisasi untuk meminta data atau informasi penting di dalam
organisasi.
6. Surat tanda bukti
Surat tanda bukti adalah surat yang memiliki fungsi sebagai tanda bukti
pengakuan sah atas suatu pembayaran tertentu antara satu pihak kepada pihak
lain, contoh surat tanda bukti yang sering dijumpai di dalam praktik antara lain:
faktur, kuitansi, dan tanda terima.
Next
2. Pengelompokan Surat Menurut
pengelompok
an
Pemakaiannya
a.Surat pribadi
b.Surat dinas
c.Surat bisnis
d.Surat sosial
Next
1. Surat pribadi
Surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya
menyangkut kepentingan atau hal-hal yang sifatnya personal atau
pribadi yang tidak memiliki format penulisan yang baku dan
cenderung bersifat informal.
2. Surat dinas
Surat dinas atau surat resmi adalah surat yang isinya berkaitan
dengan kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi pemerintah,
surat dinas memiliki format penulisan baku yang dapat digunakan
dalam kegiatan korespondensi suatu instansi tertentu.
Next
3. Surat bisnis
Surat bisnis yang juga disebut surat niaga, adalah surat
yang
digunakan
orang
atau
badan
yang
menyelengarakan kegiatan usaha bisnis.
4. Surat sosial
Surat sosial adalah surat yang digunakan oleh
organisasi atau lembaga-lembaga sosial kemasyarakatan
untuk berbagai kepentingan sosial bagi masyarakat pada
umumnya.
Next
3. Pengelompokan Surat Menurut
Banyaknya (Jumlah) Sasaran Yang
Dituju
pengelompok
an
a.Surat biasa
b.Surat edaran
c.Surat pengumuman
Next
1. Surat biasa
Surat biasa adalah surat yang dibuat oleh seseorang atau organisasi yang ditujukan
kepada seseorang atau organsasi lain yang berisi suatu informasi yang bersifat
umum dan bukan bersifat pribadi/privasi.
2. Surat edaran
Surat edaran adalah surat pemberitahuan secara tertulis disampaikan oleh
seorang/suatu lembaga yang ditujukan kepada orang/lembaga lain dalam jumlah
yang banyak.
3. Surat pengumuman
Surat pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan tentang sesuatu hal
yang perlu diketahui oleh pegawai/karyawan suatu organisasi ataupun masyarakat
luas (bila disebarluaskan melalui media massa).
Next
4. Pengelompokan Surat Menurut
Sifatnya:
pengelompok
an
a.Surat biasa
b.Surat konfidensial (terbatas)
c.Surat rahasia
Next
1. Surat biasa
Surat biasa adalah surat yang isinya bersifat biasa (bukan rahasia), dapat beramplop
dan tanpa amplop.
2. Surat konfidensial (terbatas)
Surat konfidensial adalah surat yang termasuk rahasia, tetapi terbatas untuk
kalangan tertentu. Artinya surat tersebut ditujukan untuk pejabat tertentu, dan bukan
untuk disebarluaskan secara meluas dalam suatu organisasi.
3. Surat rahasia
Surat rahasia adalah surat yang isinya hanya boleh dibuka dan dibaca oleh
orang/pejabat tertentu dalam suatu organisasi.
Next
5. Pengempokan surat menurut urgensi
penyelesaiannya:
a.Surat biasa
b.Surat segera
c.Surat kilat
Next
1. Surat biasa
Surat biasa adalah surat yang penanganannya diperlakukan biasa saja atau tidak ada
suatu perlakuan khusus atas surat tersebut.
2. Surat segera
Surat segera adalah surat yang memang memerlukan penanganan secepat mungkin
atau dilakukan dengan segera, meskipun tingkat penanganannya tidak secepat surat
kilat.
3. Surat kilat
Surat kilat adalah surat yang memerlukan penanganan dengan sangat segera, harus
didahulukan, dan memperoleh perlakuan khusus daripada surat-surat yang lainnya.
Next
6. Pengelompokan surat menurut isi dan maksudnya
Penggolongan surat menurut isi dan maksudnya sangat tergantung
dari maksud dan tujuan pengirim surat. Oleh karena maksud dan
tujuan pengiriman surat antara yang satu dengan yang lain berbeda,
jenis suratnya pun sangat bervariasi.
Misalnya
surat
pesanan
produk,
surat
keterangan,
surat
pemberitahuan, surat permintaan informasi, surat penawaran
produk, surat keterangan, surat pemeritahuan, surat perintah kerja,
surat penolakan kerja, surat penerimaan kerja, surat panggilan
wawancara, surat penagihan, surat klaim, surat penghargaan, surat
perjanjian dinas, surat perjanjian jual-beli, surat kontrak kerja dan
sebagainya.
Next
D. Bagian-bagian surat
Secara umum bagian surat dinas maupun surat bisnis mencakup
beberapa komponen penting, antara lain:
1. Kepala surat (kop surat)
2. Tanggal surat
3. Nomor, Lampiran, dan Hal atau Perihal
4. Nama dan Alamat surat
5. Salam pembuka
6. Isi surat
7. Salam penutup
8. Tanda tangan, Nama Jelas, dan Jabatan
9. Tembusan
10. Inisial
Next
1.
Kepala surat/kop surat
Kepala surat atau kop surat merupakan ciri khas suatu lembaga,
organisasi bisnis, badan, instansi yang mencakup antara lain: nama
instansi (organisasi), alamat lengkap, nomor telepon, nomor faksimile,
nomor kotak pos, alamat kawat, alamat situs Web dan e-mail, dan logo
atau lambang instansi tersebut. Dalam perkembangannya, penulisan kop
surat dalam dunia bisnis modern sangatlah variatif, ada yang
menggunakan pola rata kiri, tengah, atau kanan.
Next
2. Tanggal surat
Tanggal surat berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat kapan
surat itu ditulis.
Pembuatan tanggal surat :
a. Jika pembuatan surat mencantumkan nama kota tempat perusahaan dan
tempat perusahaan berada sesuai dengan yang tercantum pada kepala surat,
maka nama kota tempat perusahaan tidak perlu dicantumkan lagi.
b. Jika surat dibuat di kota lain dan nama kota berbeda dengan yang tercantum
pada kepala surat, maka nama kota tempat surat dibuat harus diikuti dengan
angka tanggal, nama bulan, dan angka tahun.
c. Penulisan bulan sebaiknya tidak disingkat atau menggunakan angka tetapi
ditulis lengkap, seperti : Januari, Februari, dan seterusnya
Next
3. Nomor, lampiran, dan Hal atau Perihal
Kata nomor, lampiran, dan hal ditulis dengan diawali huruf kapital dan
diikuti dengan titik dua yang ditulis secara berurutan ke bawah.
Penulisan kata lampiran hanya diperlukan apabila ada berkas yang
dilampirkan dalam surat tersebut. Namun, apabila memang tidak ada
yang peru dilampirkan, kata lampiran tidak perlu ditulis. Penulisan kata
hal/perihal dapat dilakukan denga tiga cara, yaitu :
a. Sebelum penulisan alamat yang dituju
b. Setelah penulisan alamat yang dituju
c. Setelah penulisan salam pembuka
Next
4. Nama dan Alamat tujuan
Dalam penulisan nama seseorang yang akan dituju,
hendaklah memerhatikan betul-betul mengenai kebiasaan
memanggil nama yang bersangkutan, termasuk di dalamnya
penggunaan kata sapaan saperti Bapak, Ibu, Saudara
maupun gelar akademik atau gelas kehormatan. Tulislah
nama dan alamat yang dituju serta kata sapaan dan gelar
akademis maupun nonakademis secara benar ejaannya.
Next
atau
Next
5. Salam pembuka
Salam pembuka merupakan salam penghormatan yang dilakukan
oleh pengirim surat atau pesan kepada pihak lain sebelum
menyampaikan maksud dan tujuan penulisan surat. Beberapa salam
pembuka yang sering dijumpai dalam korespondensi bisnis saat ini
yaitu: Dengan hormat, Salam hormat, Salam sejahtera, Saudara
Ridho yang terhormat, Ibu Utami yang terhormat, Bapak Djuanda
yang terhormat, Assalamualaikum Wr. Wb. Dalam penulisan salam
pembuka, seseorang dapat menyebutkan nama orang dituju.
Next
6. Isi surat
Isi surat merupakan inti surat yang ingin disampaikan oleh pengirim kepada penerima surat.
Dalam menulis isi surat usahakan untuk tetap menggunakan kata-kata atau istilah yang mudah
dipahami, tidak bertele-tele. Secara garis besar, isi surat mencakup tiga hal penting yaitu
paragraf pembuka, paragraf isi, paragraf penutup.
a.Paragraf pembuka
Dalam paragraf pembuka, pengiriman surat berkeinginan untuk mengantarkan isi surat yang
ingin disampaikan kepada pihak lain baik yang berisi pemberitahuan, pertanyaan, pernyataan,
atau permintaan.
Contoh paragraf pembuka :
1) Kami beri tahukan kepada Saudara bahwa ...
2) Dengan sangat menyesal kami beri tahukan bahwa, permohonan Saudara untuk menjadi
karyawan PT Juwita Perdana tidak dapat kami kabulkan.
3) Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 24 September 2015, kami ingin menyampaikan
hal-hal berikut ini.
Next
b. Paragraf isi
Dalam paragraf isi perlu dikemukakan apa yang sebenarnya ingin disampaikan kepada si
penerima surat. Namun, yang terpenting lagi adalah isi surat hendaknya disampaikan secara
singkat, lugas, dan jelas.
c. Pargraf penutup
Paragraf penutup merupakan kesimpulan dan kunci isi suat. Disamping itu, paragraf penutup
dapat juga mengandung suatu harapan pengirim surat maupun ucapan terima kasih kepada
penerima surat.
Contoh paragraf penutup:
1)Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
2)Demikian laporan kami, semoga mendapat perhatian Saudara.
3)Besar harapan kami atas terkabulnya permohonan ini, kami ucapkan terima kasih.
Next
7. Salam penutup
Surat yang baik memerlukan salam penutup sebagai suatu ungkapan
sikap respek (hormat), sopan, atau etika berkirim surat. Salam penutup yang
lazim digunakan dalam surat menyurat antara lain: Hormat kami, Hormat
saya, Salam takzim, Salam kami, Wassalam.
Next
8. Tanda tangan, Nama Jelas, dan Jabatan
Surat dinas dan surat bisnis dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, yaitu pimpinan suatu
instansi, lembaga, atau organisasi. Setelah surat ditandatangani, nama pengirim dan jabatan perlu juga
dicantumkan dalam surat tersebut. Dalam kaitannya dengan penulisan nama pengirim surat, perlu diperhatikan
hal-hal sebagai berikut.
a. Penulisan nama pengirim tidak perlu menggunakan huruf kapital seluruhnya, tetapi menggunakan huruf kapital
pada setiap unsur.
b. Nama tidak perlu ditulis di dalam kurung, tidak perlu bergaris bawah dan tidak perlu diakhiri dengan tanda titik.
c. Nama jabatan dapat dapat dicamtumkan di bawah nama pengirim. Contoh:
1) Hormat kami,
Dr. Muhammad Ridho, M.B.A.
Direktur utama
Bila tidak ada salam penutup, penulisan nama pengirim adalah sebagai berikut:
2) Direktur,
Dr. Muhammad Rifai Hidayat, M.A.
Manajer Keuangan
Next
9. Tembusan
Kata tembusan ditulis huruf awal kapital diletakkan di sebelah kiri pada bagian
kaki surat, lurus dengan bagian nomor dan hal, serta sejajar dengan nama
pengirim surat. Kata tembusan diikuti tanda titik dan tanpa digarisbawahi. Bagian
ini hanya dicantumkan jika surat itu memerlukan tembusan untuk beberapa
instansi atau pihak lain yang ada kaitannya dengan surat tersebut. Contoh:
Tembusan :
a. Manajer Personalia PT DIPI PERMATA
b. Lucia Sutiono, SE., MM.
Next
10. Inisial
Inisial, yang disebut juga sandi, merupakan tanda pengenal bagi petugas
yang membuat konsep dan yang mengetik surat tersebut. Inisial berguna
untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat sehingga jika tejadi
kesalahan dalam pengetikan surat tersebut, pengonsep dan pengetik surat
tersebut dapat dihubungi dengan mudah. Inisial pada umumnya
ditempatkan pada bagian paling bawah di sebelah kiri. Contoh:
MR/NH (MR = Muhammad Ridho, pembuat konsep; NH = Nur Hidayat,
pengetik surat)
Next
E. Berbagai macam bentuk atau format
surat
1. Bentuk lurus penuh (full-block style)
2. Bentuk lurus (block style)
3. Bentuk setengah lurus (semi block style)
4. Bentuk bertekuk (indented style)
5. Bentuk paragraf menggantung (hanging
paragraph style)
6. Bentuk surat Amerika (American style)
7. Bentuk surat Inggris (British style)
Next
1. Bentuk lurus penuh (full-block style)
Keterangan:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
12)
13)
14)
15)
16)
Kepala surat
Tanggal pengiriman surat
Nomor
Lampiran
Hal/perihal
Alamat yang dituju
Salam pembuka
Paragraf pembuka
Paragraf isi
Paragraf penutup
Salam penutup
Tanda tangan
Nama terang penanda tangan
Nama jabatan
Tembusan
Inisial
Next
Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)
CV DIPI PERMATA
Distributor Buku-Buku Umum dan Perguruan Tinggi
Jalan Gintur 324 Jebres
Telp. (0271) 324356; Faks. (0271) 324356
E-mail: [email protected]
Surakarta 57126
(1)
Surakarta, 1 Februari 2011
(2)
Nomor : 25/DP/II/2011
Yth. Manajer Pemasaran PT. PENERBIT ERLANGGA
Jalan H. Baping Raya 100 Ciracas
(6)
Jakarta
(3)
Hal : Pesanan Buku Komunikasi Bisnis (5)
Dengan Hormat, (7)
Sehubungan dengan banyaknya permintaan konsumen menjelang perkuliahan tahun 2011,
maka kami ingin memasarkan buku Komunikasi Bisnis yang ditulis oleh Drs. Djoko
Purwanto, M.B.A. Untuk wilayah Kota Surakarta dan sekitarnya. (8)
Mengingat waktunya semakin mendesak, kami mohon segera dikirimkan Buku
Komunikasi Bisnis Edisi Keempat sebanyak 100 eksemplar ke alamat kami paling lambat
tanggal 7 Februari 2011. Pembayaran akan kami lakukan secara tunai setelah pesanan buku
tersebut kami terima. (9)
Atas segala perhatian dan kerja sama Saudara yang baik selama ini, kami mengucapkan
terima kasih. (10)
Hormat kami, (11)
(12)
Ridho Amirudin Hidayat, S.E. (13)
Kepala Divisi Pembelian (14)
2. Bentuk lurus (block style)
Keterangan:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
12)
13)
14)
15)
16)
Kepala surat
Tanggal pengiriman surat
Nomor
Lampiran
Hal/perihal
Alamat yang dituju
Salam pembuka
Paragraf pembuka
Paragraf isi
Paragraf penutup
Salam penutup
Tanda tangan
Nama terang penanda tangan
Nama jabatan
Tembusan
Inisial
Next
3. Bentuk setengah lurus (semi block style)
Keterangan:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
12)
13)
Kepala surat
Tanggal pengiriman surat
Nomor
Lampiran
Hal/perihal
Alamat yang dituju
Salam pembuka
Paragraf pembuka
Paragraf isi
Paragraf penutup
Salam penutup
Tanda tangan
Nama terang penanda
tangan
14) Nama jabatan
15) Tembusan
16) Inisial
Next
4. Bentuk bertekuk (indented style)
Keterangan:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
12)
13)
14)
15)
16)
Kepala surat
Tanggal pengiriman surat
Nomor
Lampiran
Hal/perihal
Alamat yang dituju
Salam pembuka
Paragraf pembuka
Paragraf isi
Paragraf penutup
Salam penutup
Tanda tangan
Nama terang penanda tangan
Nama jabatan
Tembusan
Inisial
Next
5. Bentuk paragraf menggantung (hanging paragraph style)
Keterangan:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
12)
13)
14)
15)
16)
Kepala surat
Tanggal pengiriman surat
Nomor
Lampiran
Hal/perihal
Alamat yang dituju
Salam pembuka
Paragraf pembuka
Paragraf isi
Paragraf penutup
Salam penutup
Tanda tangan
Nama terang penanda tangan
Nama jabatan
Tembusan
Inisial
Next
6. Bentuk surat Amerika (American style)
Keterangan:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
12)
13)
14)
15)
16)
Kepala surat
Tanggal pengiriman surat
Nomor
Lampiran
Hal/perihal
Alamat yang dituju
Salam pembuka
Paragraf pembuka
Paragraf isi
Paragraf penutup
Salam penutup
Tanda tangan
Nama terang penanda tangan
Nama jabatan
Tembusan
Inisial
Next
7. Bentuk surat Inggris (British style)
Keterangan:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
12)
13)
14)
15)
16)
Kepala surat
Tanggal pengiriman surat
Nomor
Lampiran
Hal/perihal
Alamat yang dituju
Salam pembuka
Paragraf pembuka
Paragraf isi
Paragraf penutup
Salam penutup
Tanda tangan
Nama terang penanda tangan
Nama jabatan
Tembusan
Inisial
Next
F. Berbagai macam contoh surat-surat
bisnis
1. Surat Pemesanan
Surat pemesanan adalah surat yang
dibuat oleh seseorang, sekelompok
orang, atau organisasi untuk melakukan
pemesanan barang atau jasa kepada pihak
lain guna memenuhi berbagai kebutuhan
mereka. Dengan kata lain, surat
pemesanan dapat dilakukan secara
perseorangan maupun organisasi bisnis.
Next
PT BUNGA NIRWANA
Pusat Produk Suvernir Berkualitas
Jalan Mpu Gandring 250 Jebres
Telp.(0271) 887765, Faks. (0271) 887766
E-mail: [email protected]
Surakarta 57126
Nomor : 354/BN/II/2011
Surakarta,10 Februari 2011
Yth. Drs. Bimo Permana,M.B.A.
Manajer Pemasaran PT GUNAWAN WIBISONO
Jalan Ringin Semar 66
Yogyakarta
Hal : Pemesanan Produk Suvenir
DenganHormat,
Setelah kami melihat contoh aneka suvenir produksi PT GUNAWAN WIBISONO termasuk harga yang ada dalam katalog
tahun 2010 yang telah kami terima beberapa waktu yang lalu, dengan ini kami mohon untuk segera dikirimkan beberapa
produk souvenir sebagai berikut :
No.
Nama Barang
No. Kode
Jumlah
1
Gantungan Kunci
GK-007
250 buah
2
Punokawan
PN-911
250 buah
3
Kalung
KL-723
250 buah
4
Kipas
KI-555
250 buah
5
Boneka
BO-234
250 buah
Kami mohon pesanan tersebut dapat kami terima paling lambat tanggal 25 februari 2011. Sesuai dengan ketentuan cara
pembayaran pemesanana yang ada dalam katalog. Maka pembayarannya akan kami lakukan pada saat semua barang
pemesanan tersebut telah kami terima.
Atas segala bantuan dan kerja sama saudara yang baik kami mengucapkan terimakasih.
DirekturUtama,
Werkudoro, M.B.A.
2. Surat Konfirmasi
Surat
konfirmasi
(confirmation
letters) adalah surat yang berisi tentang
penjelasan tertentu yang lebih berfungsi
sebagai pemberitahuan, penegasan atau
meyakinkan atas sesuatu. Misalnya,
surat konfirmasi yang berkaitan dengan
pemesanan barang, pengiriman barang,
penawaran harga khusus,atau mengubah
suatu prosedur dan kebijakan.
Next
PT MANUGGAL PERDANA
Jalan Wekudara 75 Jebres
Telp . (0271) 778775; Faks (0271) 778776
E-mail: [email protected]
Surakarta 57126
Nomor
: 250/MP/II/2011
Surakarta,15 Februari 2011
Yth.Sdr. Heru Purnomosidi
Jalan Monginsidi 256
Yogyakarta
Hal :Konfirmasi Pemesanan
Dengan hormat,
Sungguh merupakan suatu kebanggaan bagi kami atas kepercayaan saudara pada
perusahaan kami.
Pemesanan saudara pada tangga 10 februari 2011 tentang Buku Komunikas Bisnis Edisi
Keempat telah kami kirimkan. Biaya pengiriman atas pesanan saudara menjadi tanggung jawab
kami. Oleh karena itu, apabila ada hal-hal yang kurang berkenan mengenai pemesanan saudara,
mohon segera beritahukan kepada kami dengan menghubungi kami melalui nomor telepon bebas
pulsa 1-800-123456789.
Atas segala perhatian dan kerja sama saudara, kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Mintari Ujianah, S.E.
Manajer Pemasaran
3. Surat Pengaduan
Surat pengaduan (claim letters)
adalah surat yang berisi pengaduan
pelanggan
kepada
pihak
lain
(manajemen perusahaan) dengan caracara yang baik karena pelanggan merasa
dirugikan atau dikecewakan, agar segera
memperoleh solusi terbaik bagi kedua
pihak. Berikut contoh surat pengaduan:
Next
CV PERMATA SARI
Jalan Indah Permai 345 Jebres
Telp. (0271) 345267; Faks(0271) 345267
E-mail :[email protected]
Surakarta 57126
Nomor
Lampiran
: 345/PTS/II/2011
: Satu eksemplar
Surakarta,25 Februrari 2011
Yth. Direktur PT MITRA SEJAHTERA
Jalan Amarta 555
Semarang
Hal :Penganduan Pelayanan
DenganHormat,
Berikut ini kami lampirkan surat pemesanan souvenir antik berbentuk logo CV PERMATA SARI
sebanyak 100 buah tertanggal 15 Januari 2011. Sesuai dengan kesepakatan sebelumnya bahwa
produk tersebut sudah harus selesai dan sampai ke kami tanggal 15 Februari 2011.
Namun hingga surat ini kami tulis, produk pemesanan tersebut belum juga kami terima. Perlu
Saudara ketahui bahwa produk souvenir tersebut sangat berharga bagi kami. Kami hanya berharap
kepercayaan yang sudah kami berikan hendaknya janganlah disia-siakan.
Balasan Saudara secepatnya sungguh sangat kami harapkan, dan terima kasih atas segala perhatian
Saudara.
Hormat kami,
Drs. Djoko Edy Martono
DirekturPemasaran
4. Surat Permintaan Informasi
Surat permintaan informasi adalah
surat yang dikirimkan oleh seseorang,
kelompok, atau lembaga untuk
meminta berbagai informasi penting
kepada pihak lain baik perseorangan
maupun lembaga. Contoh surat
permintaan informasi:
Next
CV KARUNIA SURYA PRADANA
Distributor Buku Perguruan Tinggi
Jalan Tunggul Amelung 789 Jebres
Telp. (0271) 548798; Faks. (0271) 548799
E-mail: [email protected]
Surakarta 57126
Nomor
Hal
: 255/KSP/II/2011
: Permintaan Informasi
Surakarta, 20 Februari 2011
Yth. Manajer Pemasaran PT PENERBIT ERLANGGA
Jalan H. Baping Raya 100 Ciracas
Jakarta 13740
Dengan Hormat,
Mengingat tahun ajaran baru 2011 bagi perguruan tinggi sudah semakin dekat, maka kebutuhan
terhadap buku-buku teks menjadi sangat diperlukan.
Oleh karena itu, kami mohon segera dikirimkan brosur mengenai berbagai macam buku terbaru baik
yang berbahasa Indonesia maupun yang berbahasa asing. Disamping itu, juga mohon diinformasikan
bagaimana cara pemesanan dan pembayarannya.
Atas bantuan dan kerja sama Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Direktur,
Gatot Pangkat Waluyono, S.E.
5. Surat Penagihan
Penagihan terjadi ketika seseorang atau
organisasi tidak dapat memenuhi
kewajiban atau hutangnya sesuai
dengan waktu yang telah ditentukan.
Jadi secara singkat dapat dikatakan
surat penagihan adalah surat yang
digunakan untuk menagih pihak lain
yang telah melampaui waktu yang telah
ditentukan. Contoh surat penagihan:
Next
PT. MAS KAREBET
JalanTingkir 225 Jebres
Telp. (0271) 665432; Faks. (0271) 665433
Email :[email protected]
Surakarta 57126
Nomor
: 523/MK/I/2011
Lampiran
: Satu eksemplar
Hal
: Penagihan Pembayaran
Surakarta , 10 Januari 2011
Dengan hormat,
Bersama ini kami sampaikan informasi bahwa pesanan buku-buku terbaru tahun 2011 sudah
kami kirim melalui jasa pengiriman cepat pada tanggal 27 desember 2010.
Namun menurut catatan pembukuan kami hingga surat ini kami tulis, Saudara masih memiliki
tunggakan pembayaran untuk pesanan buku-buku sebelumnya. Oleh karena itu, mohon hal
tersebut dapat diselesaikan dengan segera. Perincian mengenai besarnya tunggakan
pembayaran buku-buku yang belum Saudara selesaikan dapat dilihat pada rincian terlampir.
Atas segala perhatian dan kerjasama yang baik ini, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
H.Wibi Hardani,M.M
ManajerKeuangan
6. Surat peringatan
Surat peringatan adalah surat yang
ditulis oleh seseorang atau organisasi
yang ditujukan kepada pihak lain baik
seseorang maupun organisasi yang
berisi peringatan atas suatu hal.
Misalnya, surat peringatan kepada
debitur untuk segera melunasi utangnya
atau surat peringatan untuk pelanggan
agar tidak tertipu dengan produk tiruan
atau bajakan. Contoh surat peringatan:
Next
PT. DINDA BESTARI
Jalan Tingkir75 Jebres
Telp. (0271) 665432; Faks. (0271) 665433
Email :[email protected]
Surakarta 57126
Nomor
: 234/DB/II/2011
Surakarta ,25 Februari 2011
Yth. Sdr. Gatot Permana Putra
Direktur CV Mandiri Utama
Jalan Ringin Semar
Surakarta
Hal
: Peringatan Terakhir
Dengan hormat,
Perlu kami beritahukan bahwa kami telah mengirim surat pemberitahuan mengenai beberapa kewajiban Saudara yang
hingga kini belum terselesaikan, yaitu pada tanggal 2 Juli dan 5 Agustus 2010.
Namun, hingga kini kami belum pernah menerima informasi dari Saudara. Mengingat cara-cara bersahabat yang telah
kami tempuh kurang mendapat tanggapan dari Saudara, dengan berat hati kami terpaksa memberikan surat peringatan
ini. Apabila sampai tanggal 25 Maret 2011 Saudara tidak menghiraukan surat kami, permasalahan ini akan kami
selesaikan melalui jalur hukum.
Atas segala perhatian dan kerja sama Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Rizqi Nur Hidayati, S.E
Manajer Keuangan
7. Surat Perintah Kerja
Surat perintah kerja (SPK) adalah
surat yang ditulis oleh pimpinan
perusahaan
kepada
pihak
lain
(seseorang atau organisasi), yang berisi
perintah untuk mengerjakan suatu
pekerjaan dalam kurun waktu tertentu
sesuai
dengan
prosedur
dan
persyaratan yang telah disepakati.
Contoh surat perintah kerja:
Next
PT. INDAH PERMANA
Jalan Halilintar 123 Jebres
Telp. (0271)571265; Faks.(0271)571266
Email :[email protected]
Surakarta 57126
SURAT PERINTAH KERJA
Nomor : 345/SPK/2011
Dalam rangka memenuhi keperluan pengadaan buku praktik bidang ekonomi yang akan digunakan pada semester ganjil
2011, maka Direktur PT INDAH PERMANA memerintahkan kepada:
Nama
Pekerjaan
Alamat
: Muhammad Ridho, S.E
: Direktur PT. GEMAH RIPAH
: Jalan Petir 75 Jebres, Surakarta
Untuk melaksanakan pekerjaan pengadaan buku praktik bidang ekonomi sebanyak 2.000 unit senilai Rp. 100.000.000,00 (seratus
juta rupiah) dengan ketentuan sebagai berikut:
1. Pekerjaan harus dimulai selambat-lambatnya satu minggu setelah tanggal dikeluarkan Surat perintah Ini.
2. Penyerahan tahap pertama buku praktik bidang ekonomi sebanyak 1.500 unit harus dilakukan paling lambat dua minggu
setelah tanggal dikeluarkan surat perintah ini.
3. Sisanya, sebanyak 500 unit harus sudah diserahkan paling lambat tanggal 28 Februari 2011.
4. Apabila penyerahan buku tidak sesuai dengan waktu yang telah di tentukan dalam Surat Perintah ini, pihak pelaksana akan
dikenakan denda sebesar 1% (satu per mil) dari nilai kontrak untuk setiap hari keterlambatan dengan maksimum denda 4%
(satu per mil) dari nilai kontrak.
Surat perintah ini diserahkan kepada yang bersangkutan untuk dapat melaksanakan sebagaimana mestinya. Apabila dikemudian
hari terdapat kekeliruan dalam Surat Perintah ini, maka akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di : Surakarta
Pada tanggal 5 Januari 2011
Direktur,
Muhammad Rifai,M.B.A
8. Surat pengumuman
Surat pengumuman adalah surat yang
digunakan oleh seseorang atau organisasi
untuk mengumumkan sesuatu kepada
pihak lain baik seseorang
maupun
organisasi, yang dilakukan dengan caracara tertentu, seperti : pengumuman
dipasang di papan pengumuman atau
media massa. Contoh surat pengumuman:
Next
CV. NIKI MURAH
Pusat Aneka Eletronik
Jalan Gemuruh 58 Jebres
Telp. (0271) 543267; Faks. (0271) 543268
Email :om’ [email protected]
Surakarta 57126
PENGUMUMAN
Nomor : 125/PENG/i/2011
Dalam rangka menyongsong Hari Ulang Tahun Perusahaan yang ke 25 tahun, maka CV. NIKI MURAH mulai
tanggal 1 s/d 18 Februari 2011 menawarkan paket murah untuk semua jenis produk elektronik dengan nama
‘’PAKET MURAH MERIAH”.
Setiap produk elektronik dijual dengan harga diskon hingga 50% (lima puluh persen). Oleh karena itu,
manfaatkan segera paket murah ini dan jangan sampai ketinggalan. Selamat berbelanja!
Terimakasih
Surakarta, 25 januari 2011
Hormat kami,
Muhammad Ridho,SE
Manajer Pemasaran
9. Surat Undangan RUPS
Rapat umum pemegan saham (RUPS)
adalah salah satu forum tertinggi dalam
suatu organisasi bisnis yang sangat
strategis bagi pengambilan keputusan
strategis, seperti keputusan yang berkaitan
dengan bagaimana pengembangan bisnis
ke depan dan bagaimana menentukan para
manajer puncak yang benar-benar
profesional dibidangnya. Contoh surat
undangan RUPS:
Next
PT. GLOBAL PERSADA NUSANTARA
Jalan Kie Semar 345Jebres
Telp. (0271) 665321; Faks. (0271) 665322
Email : [email protected]
Surakarta 57126
Nomor
: 2555/GPN/XII/2010
Surakarta , 10 Desember 2010
Yth. Bapak Punakawan ,S.E.
Jalan Gareng 175 Jebres
Surakarta
Hal : Undangan Rapat Umum Pemegang Saham(RUPS)
Dengan hormat,
Kami mengharap kehadiran Bapak sebagai salah seorang pemegang saham dalam Rapat Umum Pemegang Saham
PT. GLOBAL PERSADA NUSANTARA yang akan diselenggarakan besok pada
Hari : Senin, 14 Desember 2010
Pukul : 08.00 WIB
Tempat
: Ruang sidang utama PT. Global Persada Nusantara
Jalan Ki semar 345 Jebres, Surakarta
Acara : 1. Laporan Keuangan Tahun 2010
2. Penyusunan Program Kerja Tahun 2011
3. Pemilihan Direksi Baru
Akhirnya, atas kehadiran dan perhatian Bapak, kami mengucapkan terima kasih.
Direktur utama,
DR.Baladewa, M.B.A
10. Surat Kuasa
Surat kuasa adalah surat pelimpahan
kekuasaan yang dilakukan oleh kedua
belah pihak, yaitu pihak pertama sebagai
orang yang memberikan kuasa kepada
pihak lain sebagai orang yang menerima
kuasa untuk melakukan dan bertindak
sesuatu atas nama pemberi kuasa.
Next
PT JUWITA PERMATA HATI
Perusahaan Percetakan & Penerbit
Jalan Imam Bonjol 222, Telp. (0271) 654312 Jebres
Surakarta 57612
SUARAT KUASA
Nomor: 123/KS/III/2011
Yang bertanda tangan dibawah ini:
Nama
Jabatan
Alamat
: Drs. Muhammmad Rifai Hidayat
: Manajer Pemasaran PT JUWITA PERMATA HATI
: Jalan Kartini 225 Laweyan, Surakarta
Memberikan kuasa kepada:
Nama
Jabatan
Alamat
: Muhammad Ridho, S.E.
: Wakil Manajer Pemasaran PT JUWITA PERMATA HATI
: Jalan K.H. Dewantoro 25 Jebres, Surakarta
Untuk bertindak dan menjalankan tugas sebagai Manajer Pemasaran PT. JUWITA PERMATA HATI selama Manajer
Pemasaran menjalankan tugas dinas keluar negeri selama 3 (tiga) bulan, yaitu sejak 1 Maret 2011 hingga 1 Juni 2011.
Surat kuasa ini kami buat dengan sesungguhnya dan agar semua pihak maklum adanya.
Surakarta, 1 Maret 2011
Yang diberi kuasa,
Muhammad Ridho, S.E.
Yang memberi kuasa,
Drs. Muhammad Rifai H.
11. Surat perjanjian
Surat perjanjian adalah surat yang berisi suatu
perjanjian antara satu pihak dengan pihak lain
tentang suatu hal. Melalui surat perjanjian
tersebut, kedua belah pihak yang terkait harus
menyepakati apa saja yang ada di dalamnya.
Jika salah satu pihak yang terikat dalam
perjanjian tersebut ingkar atau tidak mengakui
isinya sebagian atau seluruhnya, pihak lain dapat
mengajukan tuntutan atau gugatan secara hukum
kepada pihak berwenang.
Next
SURAT PERJANJIAN JUAL BELI
Yang bertanda tangan di bawah ini , Drs. Muhammad Ridho, Direktur PT. PERMATA, alamat Jalan Gajah Mada
55 Surakarta, bertindak atas nama PT. PERMATA, yang selanjutnya dsebut sebagai Pihak Pertama dan Drs. Muhamad
Rifai, M.B.A, Direktur PT. GAJAH MADA alamat, Jalan Mpu Tantular 75 Surakarta, bertindak atas nama PT. GAJAH
MADA, selanjutnya di sebut Pihak Kedua.
Kedua belah pihak telah sepakat untuk mengadakan perjanjian jual beli, yang diatur sebagai berikut:
Pasal 1
Pihak pertama setuju menyediakan dan menjual kepada pihak kedua lima buah sepeda motor roda tiga merek GAJAH
jenis VR-007 dengan harga Rp.10.000.000,00 per unit, dengan jumlah keseluruhan Rp.50.000.000,00
Pasal 2
Pihak kedua bersedia melakukan pembayaran kepada Pihak Pertama dengan ketentuan sebagai berikut.
a. Dua puluh lima persen (25%) dari jumlah seluruh harga Rp. 50.000.000,00 dibayar pada saat perjanjian
ditandatangani.
b. Dua puluh lima persen (25%) akan dibayarkan pada saat penyerahan sepeda motor kepada Pihak Kedua.
c. Sisanya, 50%-nya akan di bayarkan setelah sebulan dari penyerahan sepeda motor kepada Pihak Kedua.
Pasal 3
Jika dalam perjanjian ini timbul suatu perselisihan, diupayakan penyelesaiannya secara kekeluargaan. Namun, jika
ternyata gagal ,perselisihan akan diselesaikan menurut hukum yang berlaku.
Pasal 4
Surat perjanjian ini dibuat di atas kertas segel yang di tandatangani dan dibuat rangkap dua, masing-masing pihak
menerima satu berkas dengan kekuatan yang sama.
Surakarta, 1 Maret 2011
Pihak pertama
Pihak Kedua
Drs. Muhammad Ridho
Drs. Muhammad Rifai, M.B.A
Saksi-saksi:
Donny Saputra, alamat Jalan Guntur 23 Surakarta .................................................................
Jammes Ronaldo, alamat Jalan Petir 55 Surakarta....................................................................
Freddy Pradan, alamat Jalan Badai 57 Surakarta.......................................................................
G. Bahasa Surat
Agar pesan yang disampaikan komunikatif dan mudah
dipahami oleh penerima surat, sebaiknya menggunakan
bahasa yang baik dan benar sesuai dengan kaidahkaidah yang berlaku dalam dunia surat-menyurat,
seperti bagaimana memilih kata, pemakaian ejaan yang
disempurnakan, penyusunan paragraf, dan penyusunan
kalimat. Untuk surat-surat resmi maupun surat-surat
bisnis, pilihan kata hendaknya memenuhi syarat yang
baik atau baku, lazim (umum, biasa) dan cermat.
Next
H. Format Lipatan Surat Dan Amplop
Format atau bentuk lipatan surat yang baik merupakan bagian dari etika
berkorespondensi dalam dunia bisnis. Bentuk lipatan yang terkesan asal-asalan
akan memberikan kesan atau citra yang kurang baik bagi pengirimnya. Oleh
karena itu, meskipun masalah lipat-melipat surat-surat bisnis tampak sepele,
ternyata hal itu dapat memberikan image atau citra baik positif maupun negatif
bagi suatu organisasi perusahaan yang mengirimkan surat tersebut.
Format lipatan surat:
1. Lipatan baku
2. Lipatan setengah baku
3. Lipatan akordeon
4. Lipatan setengah akordeon
5. Lipatan tunggal
6. Lipatan ganda/paralel
7. Lipatan model prancis
8. Lipatan model baron
Next
Next
Next
I. Aneka Bentuk Amplop
1. Berdasarkan wujudnya, amplop dapat dibedakan
menjadi :
a. Amplop biasa
b. Amplop berjendela
Next
2. Berdasarkan ukurannya, amplop dapat
dibedakan menjadi:
a. Amplop resmi
b. Amplop kartu
c. Amplop bisnis
d. Amplop pendek
e. Amplop panjang
f. Amplop besar (amplop katalog, amplop
mata berkait, amplop kancing bertali)
3. Berdasarkan penggunaannya, amplop
dapat dibedakan menjadi:
a. Amplop katalog
b. Amplop mata berkait
b. Amplop kancing bertali
Next
Kesimpulan
surat dan surat bisnis adalah suatu sarana komunikasi untuk
menyampaikan pernyataan, informasi, atau pikiran secara tertulis oleh
suatu pihak kepada pihak lain yang menggunakan media tertentu dengan
tujuan memperoleh umpan balik sesuai dengan maksud yang terkandung
dalam pikiran tersebut.
Terdapat beberapa fungsi surat bisnis yaitu surat bisnis sebagai wakil
atau duta bagi pengiriman surat, alat untuk menyampaikan
pemberitahuan, permintaan atau permohonan, buah pikiran atau gagasan
yang berkaitan dengan masalah-masalah bisnis, alat bukti tertulis
(dokumen tertulis), alat untuk mengingat, bukti sejarah (historis),
pedoman kerja, media promosi bagi pengirim surat, dan dapat
menghindarkan kesalahpahaman.
Secara umum, surat dapat dikelompokkan dalam beberapa
kelompok, yaitu, Pengelompokan surat menurut wujudnya,
pengelompokan surat menurut pemakaiannya, pengelompokan surat
menurut banyaknya (jumlah) sasaran yang dituju, pengelompokan surat
menurut sifatnya, dan pengelompokan surat menurut isi dan maksudnya.
Bagian surat dinas maupun surat bisnis mencakup beberapa
komponen penting, antara lain: Kepala surat (kop surat), Tanggal surat,
Nomor, Lampiran, dan Hal atau Perihal, Nama dan Alamat surat, Salam
pembuka, Isi surat, Salam penutup, Tanda tangan, Nama Jelas, dan
Jabatan, Tembusan, Inisial.
Berbagai macam bentuk atau format surat, bentuk lurus penuh (fullblock style), bentuk lurus (block style), bentuk setengah lurus (semi
block style), bentuk bertekuk (indented style), bentuk paragraf
menggantung (hanging paragraph style), bentuk surat amerika (american
style), bentuk surat inggris (british style).
Macam contoh surat bisnis , beberapa diantaranya adalah surat
pemesanan dan surat konfirmasi. Dimana dalam membuat surat bisnis
harus memperhatikan penggunakan bahasa yang baik dan benar sesuai
dengan kaidah-kaidah yang berlaku dalam dunia surat-menyurat, seperti
bagaimana memilih kata, pemakaian ejaan yang disempurnakan,
penyusunan paragraf, dan penyusunan kalimat. Selain itu format atau
bentuk lipatan surat yang baik merupakan bagian dari etika
berkorespondensi dalam dunia bisnis, dan penggunaan amplop yang
sesuai dengan jenis surat yang dibuat.
TERIMA KASIH
Dasar-Dasar
Koresponden
si Bisnis
KOMUNIKASI
BISNIS
BAB
12
START
Rumusan Masalah
a. Apakah pengertian surat dan surat bisnis?
b. Apakah fungsi surat bisnis?
c. Apa sajakah pengelompokan surat?
d. Apa sajakah bagian-bagian surat?
e. Apa saja macam bentuk atau format pada surat?
f. Apa macam-macam contoh surat bisnis?
g. Bagaimana bahasa yang digunakan dalam surat?
h. Bagaimana format lipatan surat dan amplop?
i. Apa saja aneka bentuk amplop?
Next
A. Pengertian surat dan surat bisnis
Korespondensi berasal dari kata Correspondence (Inggris) atau Correspondenties (Belanda)
yang berarti hubungan yang terjadi antara pihak-pihak yang terkait. Hubungan pihak-pihak yang
pengertia
n
terkait dalam bisnis biasanya bersifat resmi dan dilakukan dengan surat menyurat.Kegiatan
surat-menyurat disebut korespondensi. Orang yang mengerjakan kegiatan surat menyurat
disebut koresponden.
Kata surat berasal dari bahasa Arab, yaitu surah yang berarti suatu sarana komunikasi untuk
menyampaikan pernyataan atau pikiran secara tertulis kepada orang lain. Orang lain di sini
dapat diartikan perorangan, badan usaha, organisasi, atau lembaga. Secara umum yang
dimaksud dengan surat bisnis adalah surat yang digunakan oleh seseorang, lembaga organisasi
atau institusi untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis secara tertulis kepada pihak lain.
Berdasarkan uraian-uraian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa surat dan surat bisnis adalah
suatu sarana komunikasi untuk menyampaikan pernyataan, informasi, atau pikiran secara tertulis
oleh suatu pihak kepada pihak lain yang menggunakan media tertentu dengan tujuan
memperoleh umpan balik sesuai dengan maksud yang terkandung dalam pikiran tersebut.
Next
B. Fungsi-fungsi surat bisnis
3.
1.
Surat bisnis sebagai wakil atau duta bagi pengiriman
surat. Dalam kaitannya dengan dunia bisnis, surat bisnis
berfungsi sebagai pembawa pesan-pesan bisnis dari
pengirim pesan kepada pihak lain.
2.
Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan
atau permohonan, buah pikiran atau gagasan yang
berkaitan dengan masalah-masalah bisnis.
Fungsifungsi
Alat bukti tertulis (dokumen tertulis), misalnya surat
perjanjian jual beli, surat perintah kerja, surat kerja
sama, surat bukti tanda terima, dan faktur. Melalui suratsurat bisnis yang dapat dipakai alat bukti historis,
seseorang dapat melakukan pengecekana berbagai
kegiatan bisnis yang telah dilakukan pada masa yang
lalu, sehingga dapat dipakai sebagai bahan untuk
memprediksi kegiatan bisnis ke depan.
Next
Fungsifungsi
4. Alat untuk mengingat, misalnya surat-surat
bisnis yang diarsipkan. Pada saat dibutuhkan,
surat-surat tersebut dapat dilihat atau dicek
kembali untuk mengingat berbagai kegiatan
yang telah dilakukan di masa lalu atau
sebelumnya.
5.
Bukti sejarah (historis), misalnya suratsurat izin pendirian usaha, surat kepalitan
usaha, dan surat penggabungan usaha
(merger).
Surat-surat
bisnis
tersebut
menjadi catatan yang sangat berharga
sebagai bukti historis dalam dunia bisnis.
Next
6.
Fungsifungsi
Pedoman kerja, misalnya surat
keputusan dan surat perintah (instruksi
kerja).
Surat-surat
bisnis
berfungsi
sebagai pedoman atau acuan dalam
melaksanakan suatu kegiatan bisnis.
7.
Media promosi bagi pengirim surat.
Dalam
perkembangannya,
surat
bisnis
dapat juga digunakan oleh si pengirim surat
untuk
mempromosikan
perusahaan
termasuk produk-produk yang dihasilkan
(termasuk jasa) kepada pihak lain baik
perseorangan maupun lembaga/organisasi
Next
C. Pengelompokan surat
Secara umum, surat dapat dikelompokkan dalam
beberapa kelompok, yaitu:
1.
pengelompo
kan
Pengelompokan surat menurut wujudnya
a.Surat bersampul
b.Kartu Pos
c.Warkat Pos
d.Telegram dan teleks
e.Memorandum (memo) dan Nota
f.Surat tanda bukti
Next
1. Surat Bersampul
Surat bersampul (surat tertutup) adalah surat yang
dikirimkan oleh seseorang kepada orang yang terdiri
atas kertas surat dan sampul (amplop) dengan berbagai
ukuran. Surat bersampul dimaksudkan untuk menjaga
kerahasiaan isi pesan dalam surat tersebut, sehingga
tidak diketahui oleh orang yang tidak berhak
menerimanya.
Next
2. Kartu Pos
Kartu
pos
adalah
bentuk
surat
terbuka
yang
digunakan
untuk
menyampaikan pesan-pesan singkat/pendek dan praktis, yang berbentuk kartu
kecil dengan ukuran 10cm x 15cm yang dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia.
Kartu pos tidak dapat digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan yang sifatnya
rahasia atau confidential maupun surat yang berisi pesan-pesan panjang.
Next
3. Warkat pos
Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan kertas surat
dan amplop kertas warkat pos dibuat sedemikian rupa, sehingga apabila
kertas tersebut sekaligus berfungsi sebagai lembaran isi surat.
Next
4. Telegram dan teleks
Telegram disebut juga sebagai surat kawat. Istilah telegram berasal dari
kata tele yang berarti jauh, sedangkan gram (graf) berarti tanda yang
tercetak. Jadi, telegram adalah berita yang tercetak dan disampaikan.
Sedangkan telex (telegrafer exchange) berarti petukaran berita yang
tercetak dari jarak jauh. Teleks dianggap memenuhi syarat sebagai salah
satu mata rantai pertukaran arus informasi modern, karena sifatnya yang
cepat, langsung, tertulis, lengkap, dapat dievalusi dan disebarkan dalam
jumlah yang banyak, dan menjadi bukti konkret dalam berkomunikasi.
Next
5. Memorandum (memo) dan nota
Memorandum atau sering disebut memo adalah surat yang digunakan oleh
pimpinan untuk menyampaikan suatu pesan-pesan yng berupa pemberitahuan,
permintaan atau hal-hal lain dalam suatu organisasi (internal organisasi),
sedangkan nota adalah suatu pesan singkat yang dibuat oleh pimpinan suatu
lembaga/organisasi untuk meminta data atau informasi penting di dalam
organisasi.
6. Surat tanda bukti
Surat tanda bukti adalah surat yang memiliki fungsi sebagai tanda bukti
pengakuan sah atas suatu pembayaran tertentu antara satu pihak kepada pihak
lain, contoh surat tanda bukti yang sering dijumpai di dalam praktik antara lain:
faktur, kuitansi, dan tanda terima.
Next
2. Pengelompokan Surat Menurut
pengelompok
an
Pemakaiannya
a.Surat pribadi
b.Surat dinas
c.Surat bisnis
d.Surat sosial
Next
1. Surat pribadi
Surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya
menyangkut kepentingan atau hal-hal yang sifatnya personal atau
pribadi yang tidak memiliki format penulisan yang baku dan
cenderung bersifat informal.
2. Surat dinas
Surat dinas atau surat resmi adalah surat yang isinya berkaitan
dengan kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi pemerintah,
surat dinas memiliki format penulisan baku yang dapat digunakan
dalam kegiatan korespondensi suatu instansi tertentu.
Next
3. Surat bisnis
Surat bisnis yang juga disebut surat niaga, adalah surat
yang
digunakan
orang
atau
badan
yang
menyelengarakan kegiatan usaha bisnis.
4. Surat sosial
Surat sosial adalah surat yang digunakan oleh
organisasi atau lembaga-lembaga sosial kemasyarakatan
untuk berbagai kepentingan sosial bagi masyarakat pada
umumnya.
Next
3. Pengelompokan Surat Menurut
Banyaknya (Jumlah) Sasaran Yang
Dituju
pengelompok
an
a.Surat biasa
b.Surat edaran
c.Surat pengumuman
Next
1. Surat biasa
Surat biasa adalah surat yang dibuat oleh seseorang atau organisasi yang ditujukan
kepada seseorang atau organsasi lain yang berisi suatu informasi yang bersifat
umum dan bukan bersifat pribadi/privasi.
2. Surat edaran
Surat edaran adalah surat pemberitahuan secara tertulis disampaikan oleh
seorang/suatu lembaga yang ditujukan kepada orang/lembaga lain dalam jumlah
yang banyak.
3. Surat pengumuman
Surat pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan tentang sesuatu hal
yang perlu diketahui oleh pegawai/karyawan suatu organisasi ataupun masyarakat
luas (bila disebarluaskan melalui media massa).
Next
4. Pengelompokan Surat Menurut
Sifatnya:
pengelompok
an
a.Surat biasa
b.Surat konfidensial (terbatas)
c.Surat rahasia
Next
1. Surat biasa
Surat biasa adalah surat yang isinya bersifat biasa (bukan rahasia), dapat beramplop
dan tanpa amplop.
2. Surat konfidensial (terbatas)
Surat konfidensial adalah surat yang termasuk rahasia, tetapi terbatas untuk
kalangan tertentu. Artinya surat tersebut ditujukan untuk pejabat tertentu, dan bukan
untuk disebarluaskan secara meluas dalam suatu organisasi.
3. Surat rahasia
Surat rahasia adalah surat yang isinya hanya boleh dibuka dan dibaca oleh
orang/pejabat tertentu dalam suatu organisasi.
Next
5. Pengempokan surat menurut urgensi
penyelesaiannya:
a.Surat biasa
b.Surat segera
c.Surat kilat
Next
1. Surat biasa
Surat biasa adalah surat yang penanganannya diperlakukan biasa saja atau tidak ada
suatu perlakuan khusus atas surat tersebut.
2. Surat segera
Surat segera adalah surat yang memang memerlukan penanganan secepat mungkin
atau dilakukan dengan segera, meskipun tingkat penanganannya tidak secepat surat
kilat.
3. Surat kilat
Surat kilat adalah surat yang memerlukan penanganan dengan sangat segera, harus
didahulukan, dan memperoleh perlakuan khusus daripada surat-surat yang lainnya.
Next
6. Pengelompokan surat menurut isi dan maksudnya
Penggolongan surat menurut isi dan maksudnya sangat tergantung
dari maksud dan tujuan pengirim surat. Oleh karena maksud dan
tujuan pengiriman surat antara yang satu dengan yang lain berbeda,
jenis suratnya pun sangat bervariasi.
Misalnya
surat
pesanan
produk,
surat
keterangan,
surat
pemberitahuan, surat permintaan informasi, surat penawaran
produk, surat keterangan, surat pemeritahuan, surat perintah kerja,
surat penolakan kerja, surat penerimaan kerja, surat panggilan
wawancara, surat penagihan, surat klaim, surat penghargaan, surat
perjanjian dinas, surat perjanjian jual-beli, surat kontrak kerja dan
sebagainya.
Next
D. Bagian-bagian surat
Secara umum bagian surat dinas maupun surat bisnis mencakup
beberapa komponen penting, antara lain:
1. Kepala surat (kop surat)
2. Tanggal surat
3. Nomor, Lampiran, dan Hal atau Perihal
4. Nama dan Alamat surat
5. Salam pembuka
6. Isi surat
7. Salam penutup
8. Tanda tangan, Nama Jelas, dan Jabatan
9. Tembusan
10. Inisial
Next
1.
Kepala surat/kop surat
Kepala surat atau kop surat merupakan ciri khas suatu lembaga,
organisasi bisnis, badan, instansi yang mencakup antara lain: nama
instansi (organisasi), alamat lengkap, nomor telepon, nomor faksimile,
nomor kotak pos, alamat kawat, alamat situs Web dan e-mail, dan logo
atau lambang instansi tersebut. Dalam perkembangannya, penulisan kop
surat dalam dunia bisnis modern sangatlah variatif, ada yang
menggunakan pola rata kiri, tengah, atau kanan.
Next
2. Tanggal surat
Tanggal surat berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat kapan
surat itu ditulis.
Pembuatan tanggal surat :
a. Jika pembuatan surat mencantumkan nama kota tempat perusahaan dan
tempat perusahaan berada sesuai dengan yang tercantum pada kepala surat,
maka nama kota tempat perusahaan tidak perlu dicantumkan lagi.
b. Jika surat dibuat di kota lain dan nama kota berbeda dengan yang tercantum
pada kepala surat, maka nama kota tempat surat dibuat harus diikuti dengan
angka tanggal, nama bulan, dan angka tahun.
c. Penulisan bulan sebaiknya tidak disingkat atau menggunakan angka tetapi
ditulis lengkap, seperti : Januari, Februari, dan seterusnya
Next
3. Nomor, lampiran, dan Hal atau Perihal
Kata nomor, lampiran, dan hal ditulis dengan diawali huruf kapital dan
diikuti dengan titik dua yang ditulis secara berurutan ke bawah.
Penulisan kata lampiran hanya diperlukan apabila ada berkas yang
dilampirkan dalam surat tersebut. Namun, apabila memang tidak ada
yang peru dilampirkan, kata lampiran tidak perlu ditulis. Penulisan kata
hal/perihal dapat dilakukan denga tiga cara, yaitu :
a. Sebelum penulisan alamat yang dituju
b. Setelah penulisan alamat yang dituju
c. Setelah penulisan salam pembuka
Next
4. Nama dan Alamat tujuan
Dalam penulisan nama seseorang yang akan dituju,
hendaklah memerhatikan betul-betul mengenai kebiasaan
memanggil nama yang bersangkutan, termasuk di dalamnya
penggunaan kata sapaan saperti Bapak, Ibu, Saudara
maupun gelar akademik atau gelas kehormatan. Tulislah
nama dan alamat yang dituju serta kata sapaan dan gelar
akademis maupun nonakademis secara benar ejaannya.
Next
atau
Next
5. Salam pembuka
Salam pembuka merupakan salam penghormatan yang dilakukan
oleh pengirim surat atau pesan kepada pihak lain sebelum
menyampaikan maksud dan tujuan penulisan surat. Beberapa salam
pembuka yang sering dijumpai dalam korespondensi bisnis saat ini
yaitu: Dengan hormat, Salam hormat, Salam sejahtera, Saudara
Ridho yang terhormat, Ibu Utami yang terhormat, Bapak Djuanda
yang terhormat, Assalamualaikum Wr. Wb. Dalam penulisan salam
pembuka, seseorang dapat menyebutkan nama orang dituju.
Next
6. Isi surat
Isi surat merupakan inti surat yang ingin disampaikan oleh pengirim kepada penerima surat.
Dalam menulis isi surat usahakan untuk tetap menggunakan kata-kata atau istilah yang mudah
dipahami, tidak bertele-tele. Secara garis besar, isi surat mencakup tiga hal penting yaitu
paragraf pembuka, paragraf isi, paragraf penutup.
a.Paragraf pembuka
Dalam paragraf pembuka, pengiriman surat berkeinginan untuk mengantarkan isi surat yang
ingin disampaikan kepada pihak lain baik yang berisi pemberitahuan, pertanyaan, pernyataan,
atau permintaan.
Contoh paragraf pembuka :
1) Kami beri tahukan kepada Saudara bahwa ...
2) Dengan sangat menyesal kami beri tahukan bahwa, permohonan Saudara untuk menjadi
karyawan PT Juwita Perdana tidak dapat kami kabulkan.
3) Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 24 September 2015, kami ingin menyampaikan
hal-hal berikut ini.
Next
b. Paragraf isi
Dalam paragraf isi perlu dikemukakan apa yang sebenarnya ingin disampaikan kepada si
penerima surat. Namun, yang terpenting lagi adalah isi surat hendaknya disampaikan secara
singkat, lugas, dan jelas.
c. Pargraf penutup
Paragraf penutup merupakan kesimpulan dan kunci isi suat. Disamping itu, paragraf penutup
dapat juga mengandung suatu harapan pengirim surat maupun ucapan terima kasih kepada
penerima surat.
Contoh paragraf penutup:
1)Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
2)Demikian laporan kami, semoga mendapat perhatian Saudara.
3)Besar harapan kami atas terkabulnya permohonan ini, kami ucapkan terima kasih.
Next
7. Salam penutup
Surat yang baik memerlukan salam penutup sebagai suatu ungkapan
sikap respek (hormat), sopan, atau etika berkirim surat. Salam penutup yang
lazim digunakan dalam surat menyurat antara lain: Hormat kami, Hormat
saya, Salam takzim, Salam kami, Wassalam.
Next
8. Tanda tangan, Nama Jelas, dan Jabatan
Surat dinas dan surat bisnis dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, yaitu pimpinan suatu
instansi, lembaga, atau organisasi. Setelah surat ditandatangani, nama pengirim dan jabatan perlu juga
dicantumkan dalam surat tersebut. Dalam kaitannya dengan penulisan nama pengirim surat, perlu diperhatikan
hal-hal sebagai berikut.
a. Penulisan nama pengirim tidak perlu menggunakan huruf kapital seluruhnya, tetapi menggunakan huruf kapital
pada setiap unsur.
b. Nama tidak perlu ditulis di dalam kurung, tidak perlu bergaris bawah dan tidak perlu diakhiri dengan tanda titik.
c. Nama jabatan dapat dapat dicamtumkan di bawah nama pengirim. Contoh:
1) Hormat kami,
Dr. Muhammad Ridho, M.B.A.
Direktur utama
Bila tidak ada salam penutup, penulisan nama pengirim adalah sebagai berikut:
2) Direktur,
Dr. Muhammad Rifai Hidayat, M.A.
Manajer Keuangan
Next
9. Tembusan
Kata tembusan ditulis huruf awal kapital diletakkan di sebelah kiri pada bagian
kaki surat, lurus dengan bagian nomor dan hal, serta sejajar dengan nama
pengirim surat. Kata tembusan diikuti tanda titik dan tanpa digarisbawahi. Bagian
ini hanya dicantumkan jika surat itu memerlukan tembusan untuk beberapa
instansi atau pihak lain yang ada kaitannya dengan surat tersebut. Contoh:
Tembusan :
a. Manajer Personalia PT DIPI PERMATA
b. Lucia Sutiono, SE., MM.
Next
10. Inisial
Inisial, yang disebut juga sandi, merupakan tanda pengenal bagi petugas
yang membuat konsep dan yang mengetik surat tersebut. Inisial berguna
untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat sehingga jika tejadi
kesalahan dalam pengetikan surat tersebut, pengonsep dan pengetik surat
tersebut dapat dihubungi dengan mudah. Inisial pada umumnya
ditempatkan pada bagian paling bawah di sebelah kiri. Contoh:
MR/NH (MR = Muhammad Ridho, pembuat konsep; NH = Nur Hidayat,
pengetik surat)
Next
E. Berbagai macam bentuk atau format
surat
1. Bentuk lurus penuh (full-block style)
2. Bentuk lurus (block style)
3. Bentuk setengah lurus (semi block style)
4. Bentuk bertekuk (indented style)
5. Bentuk paragraf menggantung (hanging
paragraph style)
6. Bentuk surat Amerika (American style)
7. Bentuk surat Inggris (British style)
Next
1. Bentuk lurus penuh (full-block style)
Keterangan:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
12)
13)
14)
15)
16)
Kepala surat
Tanggal pengiriman surat
Nomor
Lampiran
Hal/perihal
Alamat yang dituju
Salam pembuka
Paragraf pembuka
Paragraf isi
Paragraf penutup
Salam penutup
Tanda tangan
Nama terang penanda tangan
Nama jabatan
Tembusan
Inisial
Next
Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)
CV DIPI PERMATA
Distributor Buku-Buku Umum dan Perguruan Tinggi
Jalan Gintur 324 Jebres
Telp. (0271) 324356; Faks. (0271) 324356
E-mail: [email protected]
Surakarta 57126
(1)
Surakarta, 1 Februari 2011
(2)
Nomor : 25/DP/II/2011
Yth. Manajer Pemasaran PT. PENERBIT ERLANGGA
Jalan H. Baping Raya 100 Ciracas
(6)
Jakarta
(3)
Hal : Pesanan Buku Komunikasi Bisnis (5)
Dengan Hormat, (7)
Sehubungan dengan banyaknya permintaan konsumen menjelang perkuliahan tahun 2011,
maka kami ingin memasarkan buku Komunikasi Bisnis yang ditulis oleh Drs. Djoko
Purwanto, M.B.A. Untuk wilayah Kota Surakarta dan sekitarnya. (8)
Mengingat waktunya semakin mendesak, kami mohon segera dikirimkan Buku
Komunikasi Bisnis Edisi Keempat sebanyak 100 eksemplar ke alamat kami paling lambat
tanggal 7 Februari 2011. Pembayaran akan kami lakukan secara tunai setelah pesanan buku
tersebut kami terima. (9)
Atas segala perhatian dan kerja sama Saudara yang baik selama ini, kami mengucapkan
terima kasih. (10)
Hormat kami, (11)
(12)
Ridho Amirudin Hidayat, S.E. (13)
Kepala Divisi Pembelian (14)
2. Bentuk lurus (block style)
Keterangan:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
12)
13)
14)
15)
16)
Kepala surat
Tanggal pengiriman surat
Nomor
Lampiran
Hal/perihal
Alamat yang dituju
Salam pembuka
Paragraf pembuka
Paragraf isi
Paragraf penutup
Salam penutup
Tanda tangan
Nama terang penanda tangan
Nama jabatan
Tembusan
Inisial
Next
3. Bentuk setengah lurus (semi block style)
Keterangan:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
12)
13)
Kepala surat
Tanggal pengiriman surat
Nomor
Lampiran
Hal/perihal
Alamat yang dituju
Salam pembuka
Paragraf pembuka
Paragraf isi
Paragraf penutup
Salam penutup
Tanda tangan
Nama terang penanda
tangan
14) Nama jabatan
15) Tembusan
16) Inisial
Next
4. Bentuk bertekuk (indented style)
Keterangan:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
12)
13)
14)
15)
16)
Kepala surat
Tanggal pengiriman surat
Nomor
Lampiran
Hal/perihal
Alamat yang dituju
Salam pembuka
Paragraf pembuka
Paragraf isi
Paragraf penutup
Salam penutup
Tanda tangan
Nama terang penanda tangan
Nama jabatan
Tembusan
Inisial
Next
5. Bentuk paragraf menggantung (hanging paragraph style)
Keterangan:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
12)
13)
14)
15)
16)
Kepala surat
Tanggal pengiriman surat
Nomor
Lampiran
Hal/perihal
Alamat yang dituju
Salam pembuka
Paragraf pembuka
Paragraf isi
Paragraf penutup
Salam penutup
Tanda tangan
Nama terang penanda tangan
Nama jabatan
Tembusan
Inisial
Next
6. Bentuk surat Amerika (American style)
Keterangan:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
12)
13)
14)
15)
16)
Kepala surat
Tanggal pengiriman surat
Nomor
Lampiran
Hal/perihal
Alamat yang dituju
Salam pembuka
Paragraf pembuka
Paragraf isi
Paragraf penutup
Salam penutup
Tanda tangan
Nama terang penanda tangan
Nama jabatan
Tembusan
Inisial
Next
7. Bentuk surat Inggris (British style)
Keterangan:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
12)
13)
14)
15)
16)
Kepala surat
Tanggal pengiriman surat
Nomor
Lampiran
Hal/perihal
Alamat yang dituju
Salam pembuka
Paragraf pembuka
Paragraf isi
Paragraf penutup
Salam penutup
Tanda tangan
Nama terang penanda tangan
Nama jabatan
Tembusan
Inisial
Next
F. Berbagai macam contoh surat-surat
bisnis
1. Surat Pemesanan
Surat pemesanan adalah surat yang
dibuat oleh seseorang, sekelompok
orang, atau organisasi untuk melakukan
pemesanan barang atau jasa kepada pihak
lain guna memenuhi berbagai kebutuhan
mereka. Dengan kata lain, surat
pemesanan dapat dilakukan secara
perseorangan maupun organisasi bisnis.
Next
PT BUNGA NIRWANA
Pusat Produk Suvernir Berkualitas
Jalan Mpu Gandring 250 Jebres
Telp.(0271) 887765, Faks. (0271) 887766
E-mail: [email protected]
Surakarta 57126
Nomor : 354/BN/II/2011
Surakarta,10 Februari 2011
Yth. Drs. Bimo Permana,M.B.A.
Manajer Pemasaran PT GUNAWAN WIBISONO
Jalan Ringin Semar 66
Yogyakarta
Hal : Pemesanan Produk Suvenir
DenganHormat,
Setelah kami melihat contoh aneka suvenir produksi PT GUNAWAN WIBISONO termasuk harga yang ada dalam katalog
tahun 2010 yang telah kami terima beberapa waktu yang lalu, dengan ini kami mohon untuk segera dikirimkan beberapa
produk souvenir sebagai berikut :
No.
Nama Barang
No. Kode
Jumlah
1
Gantungan Kunci
GK-007
250 buah
2
Punokawan
PN-911
250 buah
3
Kalung
KL-723
250 buah
4
Kipas
KI-555
250 buah
5
Boneka
BO-234
250 buah
Kami mohon pesanan tersebut dapat kami terima paling lambat tanggal 25 februari 2011. Sesuai dengan ketentuan cara
pembayaran pemesanana yang ada dalam katalog. Maka pembayarannya akan kami lakukan pada saat semua barang
pemesanan tersebut telah kami terima.
Atas segala bantuan dan kerja sama saudara yang baik kami mengucapkan terimakasih.
DirekturUtama,
Werkudoro, M.B.A.
2. Surat Konfirmasi
Surat
konfirmasi
(confirmation
letters) adalah surat yang berisi tentang
penjelasan tertentu yang lebih berfungsi
sebagai pemberitahuan, penegasan atau
meyakinkan atas sesuatu. Misalnya,
surat konfirmasi yang berkaitan dengan
pemesanan barang, pengiriman barang,
penawaran harga khusus,atau mengubah
suatu prosedur dan kebijakan.
Next
PT MANUGGAL PERDANA
Jalan Wekudara 75 Jebres
Telp . (0271) 778775; Faks (0271) 778776
E-mail: [email protected]
Surakarta 57126
Nomor
: 250/MP/II/2011
Surakarta,15 Februari 2011
Yth.Sdr. Heru Purnomosidi
Jalan Monginsidi 256
Yogyakarta
Hal :Konfirmasi Pemesanan
Dengan hormat,
Sungguh merupakan suatu kebanggaan bagi kami atas kepercayaan saudara pada
perusahaan kami.
Pemesanan saudara pada tangga 10 februari 2011 tentang Buku Komunikas Bisnis Edisi
Keempat telah kami kirimkan. Biaya pengiriman atas pesanan saudara menjadi tanggung jawab
kami. Oleh karena itu, apabila ada hal-hal yang kurang berkenan mengenai pemesanan saudara,
mohon segera beritahukan kepada kami dengan menghubungi kami melalui nomor telepon bebas
pulsa 1-800-123456789.
Atas segala perhatian dan kerja sama saudara, kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Mintari Ujianah, S.E.
Manajer Pemasaran
3. Surat Pengaduan
Surat pengaduan (claim letters)
adalah surat yang berisi pengaduan
pelanggan
kepada
pihak
lain
(manajemen perusahaan) dengan caracara yang baik karena pelanggan merasa
dirugikan atau dikecewakan, agar segera
memperoleh solusi terbaik bagi kedua
pihak. Berikut contoh surat pengaduan:
Next
CV PERMATA SARI
Jalan Indah Permai 345 Jebres
Telp. (0271) 345267; Faks(0271) 345267
E-mail :[email protected]
Surakarta 57126
Nomor
Lampiran
: 345/PTS/II/2011
: Satu eksemplar
Surakarta,25 Februrari 2011
Yth. Direktur PT MITRA SEJAHTERA
Jalan Amarta 555
Semarang
Hal :Penganduan Pelayanan
DenganHormat,
Berikut ini kami lampirkan surat pemesanan souvenir antik berbentuk logo CV PERMATA SARI
sebanyak 100 buah tertanggal 15 Januari 2011. Sesuai dengan kesepakatan sebelumnya bahwa
produk tersebut sudah harus selesai dan sampai ke kami tanggal 15 Februari 2011.
Namun hingga surat ini kami tulis, produk pemesanan tersebut belum juga kami terima. Perlu
Saudara ketahui bahwa produk souvenir tersebut sangat berharga bagi kami. Kami hanya berharap
kepercayaan yang sudah kami berikan hendaknya janganlah disia-siakan.
Balasan Saudara secepatnya sungguh sangat kami harapkan, dan terima kasih atas segala perhatian
Saudara.
Hormat kami,
Drs. Djoko Edy Martono
DirekturPemasaran
4. Surat Permintaan Informasi
Surat permintaan informasi adalah
surat yang dikirimkan oleh seseorang,
kelompok, atau lembaga untuk
meminta berbagai informasi penting
kepada pihak lain baik perseorangan
maupun lembaga. Contoh surat
permintaan informasi:
Next
CV KARUNIA SURYA PRADANA
Distributor Buku Perguruan Tinggi
Jalan Tunggul Amelung 789 Jebres
Telp. (0271) 548798; Faks. (0271) 548799
E-mail: [email protected]
Surakarta 57126
Nomor
Hal
: 255/KSP/II/2011
: Permintaan Informasi
Surakarta, 20 Februari 2011
Yth. Manajer Pemasaran PT PENERBIT ERLANGGA
Jalan H. Baping Raya 100 Ciracas
Jakarta 13740
Dengan Hormat,
Mengingat tahun ajaran baru 2011 bagi perguruan tinggi sudah semakin dekat, maka kebutuhan
terhadap buku-buku teks menjadi sangat diperlukan.
Oleh karena itu, kami mohon segera dikirimkan brosur mengenai berbagai macam buku terbaru baik
yang berbahasa Indonesia maupun yang berbahasa asing. Disamping itu, juga mohon diinformasikan
bagaimana cara pemesanan dan pembayarannya.
Atas bantuan dan kerja sama Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Direktur,
Gatot Pangkat Waluyono, S.E.
5. Surat Penagihan
Penagihan terjadi ketika seseorang atau
organisasi tidak dapat memenuhi
kewajiban atau hutangnya sesuai
dengan waktu yang telah ditentukan.
Jadi secara singkat dapat dikatakan
surat penagihan adalah surat yang
digunakan untuk menagih pihak lain
yang telah melampaui waktu yang telah
ditentukan. Contoh surat penagihan:
Next
PT. MAS KAREBET
JalanTingkir 225 Jebres
Telp. (0271) 665432; Faks. (0271) 665433
Email :[email protected]
Surakarta 57126
Nomor
: 523/MK/I/2011
Lampiran
: Satu eksemplar
Hal
: Penagihan Pembayaran
Surakarta , 10 Januari 2011
Dengan hormat,
Bersama ini kami sampaikan informasi bahwa pesanan buku-buku terbaru tahun 2011 sudah
kami kirim melalui jasa pengiriman cepat pada tanggal 27 desember 2010.
Namun menurut catatan pembukuan kami hingga surat ini kami tulis, Saudara masih memiliki
tunggakan pembayaran untuk pesanan buku-buku sebelumnya. Oleh karena itu, mohon hal
tersebut dapat diselesaikan dengan segera. Perincian mengenai besarnya tunggakan
pembayaran buku-buku yang belum Saudara selesaikan dapat dilihat pada rincian terlampir.
Atas segala perhatian dan kerjasama yang baik ini, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
H.Wibi Hardani,M.M
ManajerKeuangan
6. Surat peringatan
Surat peringatan adalah surat yang
ditulis oleh seseorang atau organisasi
yang ditujukan kepada pihak lain baik
seseorang maupun organisasi yang
berisi peringatan atas suatu hal.
Misalnya, surat peringatan kepada
debitur untuk segera melunasi utangnya
atau surat peringatan untuk pelanggan
agar tidak tertipu dengan produk tiruan
atau bajakan. Contoh surat peringatan:
Next
PT. DINDA BESTARI
Jalan Tingkir75 Jebres
Telp. (0271) 665432; Faks. (0271) 665433
Email :[email protected]
Surakarta 57126
Nomor
: 234/DB/II/2011
Surakarta ,25 Februari 2011
Yth. Sdr. Gatot Permana Putra
Direktur CV Mandiri Utama
Jalan Ringin Semar
Surakarta
Hal
: Peringatan Terakhir
Dengan hormat,
Perlu kami beritahukan bahwa kami telah mengirim surat pemberitahuan mengenai beberapa kewajiban Saudara yang
hingga kini belum terselesaikan, yaitu pada tanggal 2 Juli dan 5 Agustus 2010.
Namun, hingga kini kami belum pernah menerima informasi dari Saudara. Mengingat cara-cara bersahabat yang telah
kami tempuh kurang mendapat tanggapan dari Saudara, dengan berat hati kami terpaksa memberikan surat peringatan
ini. Apabila sampai tanggal 25 Maret 2011 Saudara tidak menghiraukan surat kami, permasalahan ini akan kami
selesaikan melalui jalur hukum.
Atas segala perhatian dan kerja sama Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Rizqi Nur Hidayati, S.E
Manajer Keuangan
7. Surat Perintah Kerja
Surat perintah kerja (SPK) adalah
surat yang ditulis oleh pimpinan
perusahaan
kepada
pihak
lain
(seseorang atau organisasi), yang berisi
perintah untuk mengerjakan suatu
pekerjaan dalam kurun waktu tertentu
sesuai
dengan
prosedur
dan
persyaratan yang telah disepakati.
Contoh surat perintah kerja:
Next
PT. INDAH PERMANA
Jalan Halilintar 123 Jebres
Telp. (0271)571265; Faks.(0271)571266
Email :[email protected]
Surakarta 57126
SURAT PERINTAH KERJA
Nomor : 345/SPK/2011
Dalam rangka memenuhi keperluan pengadaan buku praktik bidang ekonomi yang akan digunakan pada semester ganjil
2011, maka Direktur PT INDAH PERMANA memerintahkan kepada:
Nama
Pekerjaan
Alamat
: Muhammad Ridho, S.E
: Direktur PT. GEMAH RIPAH
: Jalan Petir 75 Jebres, Surakarta
Untuk melaksanakan pekerjaan pengadaan buku praktik bidang ekonomi sebanyak 2.000 unit senilai Rp. 100.000.000,00 (seratus
juta rupiah) dengan ketentuan sebagai berikut:
1. Pekerjaan harus dimulai selambat-lambatnya satu minggu setelah tanggal dikeluarkan Surat perintah Ini.
2. Penyerahan tahap pertama buku praktik bidang ekonomi sebanyak 1.500 unit harus dilakukan paling lambat dua minggu
setelah tanggal dikeluarkan surat perintah ini.
3. Sisanya, sebanyak 500 unit harus sudah diserahkan paling lambat tanggal 28 Februari 2011.
4. Apabila penyerahan buku tidak sesuai dengan waktu yang telah di tentukan dalam Surat Perintah ini, pihak pelaksana akan
dikenakan denda sebesar 1% (satu per mil) dari nilai kontrak untuk setiap hari keterlambatan dengan maksimum denda 4%
(satu per mil) dari nilai kontrak.
Surat perintah ini diserahkan kepada yang bersangkutan untuk dapat melaksanakan sebagaimana mestinya. Apabila dikemudian
hari terdapat kekeliruan dalam Surat Perintah ini, maka akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di : Surakarta
Pada tanggal 5 Januari 2011
Direktur,
Muhammad Rifai,M.B.A
8. Surat pengumuman
Surat pengumuman adalah surat yang
digunakan oleh seseorang atau organisasi
untuk mengumumkan sesuatu kepada
pihak lain baik seseorang
maupun
organisasi, yang dilakukan dengan caracara tertentu, seperti : pengumuman
dipasang di papan pengumuman atau
media massa. Contoh surat pengumuman:
Next
CV. NIKI MURAH
Pusat Aneka Eletronik
Jalan Gemuruh 58 Jebres
Telp. (0271) 543267; Faks. (0271) 543268
Email :om’ [email protected]
Surakarta 57126
PENGUMUMAN
Nomor : 125/PENG/i/2011
Dalam rangka menyongsong Hari Ulang Tahun Perusahaan yang ke 25 tahun, maka CV. NIKI MURAH mulai
tanggal 1 s/d 18 Februari 2011 menawarkan paket murah untuk semua jenis produk elektronik dengan nama
‘’PAKET MURAH MERIAH”.
Setiap produk elektronik dijual dengan harga diskon hingga 50% (lima puluh persen). Oleh karena itu,
manfaatkan segera paket murah ini dan jangan sampai ketinggalan. Selamat berbelanja!
Terimakasih
Surakarta, 25 januari 2011
Hormat kami,
Muhammad Ridho,SE
Manajer Pemasaran
9. Surat Undangan RUPS
Rapat umum pemegan saham (RUPS)
adalah salah satu forum tertinggi dalam
suatu organisasi bisnis yang sangat
strategis bagi pengambilan keputusan
strategis, seperti keputusan yang berkaitan
dengan bagaimana pengembangan bisnis
ke depan dan bagaimana menentukan para
manajer puncak yang benar-benar
profesional dibidangnya. Contoh surat
undangan RUPS:
Next
PT. GLOBAL PERSADA NUSANTARA
Jalan Kie Semar 345Jebres
Telp. (0271) 665321; Faks. (0271) 665322
Email : [email protected]
Surakarta 57126
Nomor
: 2555/GPN/XII/2010
Surakarta , 10 Desember 2010
Yth. Bapak Punakawan ,S.E.
Jalan Gareng 175 Jebres
Surakarta
Hal : Undangan Rapat Umum Pemegang Saham(RUPS)
Dengan hormat,
Kami mengharap kehadiran Bapak sebagai salah seorang pemegang saham dalam Rapat Umum Pemegang Saham
PT. GLOBAL PERSADA NUSANTARA yang akan diselenggarakan besok pada
Hari : Senin, 14 Desember 2010
Pukul : 08.00 WIB
Tempat
: Ruang sidang utama PT. Global Persada Nusantara
Jalan Ki semar 345 Jebres, Surakarta
Acara : 1. Laporan Keuangan Tahun 2010
2. Penyusunan Program Kerja Tahun 2011
3. Pemilihan Direksi Baru
Akhirnya, atas kehadiran dan perhatian Bapak, kami mengucapkan terima kasih.
Direktur utama,
DR.Baladewa, M.B.A
10. Surat Kuasa
Surat kuasa adalah surat pelimpahan
kekuasaan yang dilakukan oleh kedua
belah pihak, yaitu pihak pertama sebagai
orang yang memberikan kuasa kepada
pihak lain sebagai orang yang menerima
kuasa untuk melakukan dan bertindak
sesuatu atas nama pemberi kuasa.
Next
PT JUWITA PERMATA HATI
Perusahaan Percetakan & Penerbit
Jalan Imam Bonjol 222, Telp. (0271) 654312 Jebres
Surakarta 57612
SUARAT KUASA
Nomor: 123/KS/III/2011
Yang bertanda tangan dibawah ini:
Nama
Jabatan
Alamat
: Drs. Muhammmad Rifai Hidayat
: Manajer Pemasaran PT JUWITA PERMATA HATI
: Jalan Kartini 225 Laweyan, Surakarta
Memberikan kuasa kepada:
Nama
Jabatan
Alamat
: Muhammad Ridho, S.E.
: Wakil Manajer Pemasaran PT JUWITA PERMATA HATI
: Jalan K.H. Dewantoro 25 Jebres, Surakarta
Untuk bertindak dan menjalankan tugas sebagai Manajer Pemasaran PT. JUWITA PERMATA HATI selama Manajer
Pemasaran menjalankan tugas dinas keluar negeri selama 3 (tiga) bulan, yaitu sejak 1 Maret 2011 hingga 1 Juni 2011.
Surat kuasa ini kami buat dengan sesungguhnya dan agar semua pihak maklum adanya.
Surakarta, 1 Maret 2011
Yang diberi kuasa,
Muhammad Ridho, S.E.
Yang memberi kuasa,
Drs. Muhammad Rifai H.
11. Surat perjanjian
Surat perjanjian adalah surat yang berisi suatu
perjanjian antara satu pihak dengan pihak lain
tentang suatu hal. Melalui surat perjanjian
tersebut, kedua belah pihak yang terkait harus
menyepakati apa saja yang ada di dalamnya.
Jika salah satu pihak yang terikat dalam
perjanjian tersebut ingkar atau tidak mengakui
isinya sebagian atau seluruhnya, pihak lain dapat
mengajukan tuntutan atau gugatan secara hukum
kepada pihak berwenang.
Next
SURAT PERJANJIAN JUAL BELI
Yang bertanda tangan di bawah ini , Drs. Muhammad Ridho, Direktur PT. PERMATA, alamat Jalan Gajah Mada
55 Surakarta, bertindak atas nama PT. PERMATA, yang selanjutnya dsebut sebagai Pihak Pertama dan Drs. Muhamad
Rifai, M.B.A, Direktur PT. GAJAH MADA alamat, Jalan Mpu Tantular 75 Surakarta, bertindak atas nama PT. GAJAH
MADA, selanjutnya di sebut Pihak Kedua.
Kedua belah pihak telah sepakat untuk mengadakan perjanjian jual beli, yang diatur sebagai berikut:
Pasal 1
Pihak pertama setuju menyediakan dan menjual kepada pihak kedua lima buah sepeda motor roda tiga merek GAJAH
jenis VR-007 dengan harga Rp.10.000.000,00 per unit, dengan jumlah keseluruhan Rp.50.000.000,00
Pasal 2
Pihak kedua bersedia melakukan pembayaran kepada Pihak Pertama dengan ketentuan sebagai berikut.
a. Dua puluh lima persen (25%) dari jumlah seluruh harga Rp. 50.000.000,00 dibayar pada saat perjanjian
ditandatangani.
b. Dua puluh lima persen (25%) akan dibayarkan pada saat penyerahan sepeda motor kepada Pihak Kedua.
c. Sisanya, 50%-nya akan di bayarkan setelah sebulan dari penyerahan sepeda motor kepada Pihak Kedua.
Pasal 3
Jika dalam perjanjian ini timbul suatu perselisihan, diupayakan penyelesaiannya secara kekeluargaan. Namun, jika
ternyata gagal ,perselisihan akan diselesaikan menurut hukum yang berlaku.
Pasal 4
Surat perjanjian ini dibuat di atas kertas segel yang di tandatangani dan dibuat rangkap dua, masing-masing pihak
menerima satu berkas dengan kekuatan yang sama.
Surakarta, 1 Maret 2011
Pihak pertama
Pihak Kedua
Drs. Muhammad Ridho
Drs. Muhammad Rifai, M.B.A
Saksi-saksi:
Donny Saputra, alamat Jalan Guntur 23 Surakarta .................................................................
Jammes Ronaldo, alamat Jalan Petir 55 Surakarta....................................................................
Freddy Pradan, alamat Jalan Badai 57 Surakarta.......................................................................
G. Bahasa Surat
Agar pesan yang disampaikan komunikatif dan mudah
dipahami oleh penerima surat, sebaiknya menggunakan
bahasa yang baik dan benar sesuai dengan kaidahkaidah yang berlaku dalam dunia surat-menyurat,
seperti bagaimana memilih kata, pemakaian ejaan yang
disempurnakan, penyusunan paragraf, dan penyusunan
kalimat. Untuk surat-surat resmi maupun surat-surat
bisnis, pilihan kata hendaknya memenuhi syarat yang
baik atau baku, lazim (umum, biasa) dan cermat.
Next
H. Format Lipatan Surat Dan Amplop
Format atau bentuk lipatan surat yang baik merupakan bagian dari etika
berkorespondensi dalam dunia bisnis. Bentuk lipatan yang terkesan asal-asalan
akan memberikan kesan atau citra yang kurang baik bagi pengirimnya. Oleh
karena itu, meskipun masalah lipat-melipat surat-surat bisnis tampak sepele,
ternyata hal itu dapat memberikan image atau citra baik positif maupun negatif
bagi suatu organisasi perusahaan yang mengirimkan surat tersebut.
Format lipatan surat:
1. Lipatan baku
2. Lipatan setengah baku
3. Lipatan akordeon
4. Lipatan setengah akordeon
5. Lipatan tunggal
6. Lipatan ganda/paralel
7. Lipatan model prancis
8. Lipatan model baron
Next
Next
Next
I. Aneka Bentuk Amplop
1. Berdasarkan wujudnya, amplop dapat dibedakan
menjadi :
a. Amplop biasa
b. Amplop berjendela
Next
2. Berdasarkan ukurannya, amplop dapat
dibedakan menjadi:
a. Amplop resmi
b. Amplop kartu
c. Amplop bisnis
d. Amplop pendek
e. Amplop panjang
f. Amplop besar (amplop katalog, amplop
mata berkait, amplop kancing bertali)
3. Berdasarkan penggunaannya, amplop
dapat dibedakan menjadi:
a. Amplop katalog
b. Amplop mata berkait
b. Amplop kancing bertali
Next
Kesimpulan
surat dan surat bisnis adalah suatu sarana komunikasi untuk
menyampaikan pernyataan, informasi, atau pikiran secara tertulis oleh
suatu pihak kepada pihak lain yang menggunakan media tertentu dengan
tujuan memperoleh umpan balik sesuai dengan maksud yang terkandung
dalam pikiran tersebut.
Terdapat beberapa fungsi surat bisnis yaitu surat bisnis sebagai wakil
atau duta bagi pengiriman surat, alat untuk menyampaikan
pemberitahuan, permintaan atau permohonan, buah pikiran atau gagasan
yang berkaitan dengan masalah-masalah bisnis, alat bukti tertulis
(dokumen tertulis), alat untuk mengingat, bukti sejarah (historis),
pedoman kerja, media promosi bagi pengirim surat, dan dapat
menghindarkan kesalahpahaman.
Secara umum, surat dapat dikelompokkan dalam beberapa
kelompok, yaitu, Pengelompokan surat menurut wujudnya,
pengelompokan surat menurut pemakaiannya, pengelompokan surat
menurut banyaknya (jumlah) sasaran yang dituju, pengelompokan surat
menurut sifatnya, dan pengelompokan surat menurut isi dan maksudnya.
Bagian surat dinas maupun surat bisnis mencakup beberapa
komponen penting, antara lain: Kepala surat (kop surat), Tanggal surat,
Nomor, Lampiran, dan Hal atau Perihal, Nama dan Alamat surat, Salam
pembuka, Isi surat, Salam penutup, Tanda tangan, Nama Jelas, dan
Jabatan, Tembusan, Inisial.
Berbagai macam bentuk atau format surat, bentuk lurus penuh (fullblock style), bentuk lurus (block style), bentuk setengah lurus (semi
block style), bentuk bertekuk (indented style), bentuk paragraf
menggantung (hanging paragraph style), bentuk surat amerika (american
style), bentuk surat inggris (british style).
Macam contoh surat bisnis , beberapa diantaranya adalah surat
pemesanan dan surat konfirmasi. Dimana dalam membuat surat bisnis
harus memperhatikan penggunakan bahasa yang baik dan benar sesuai
dengan kaidah-kaidah yang berlaku dalam dunia surat-menyurat, seperti
bagaimana memilih kata, pemakaian ejaan yang disempurnakan,
penyusunan paragraf, dan penyusunan kalimat. Selain itu format atau
bentuk lipatan surat yang baik merupakan bagian dari etika
berkorespondensi dalam dunia bisnis, dan penggunaan amplop yang
sesuai dengan jenis surat yang dibuat.
TERIMA KASIH