Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Jasa Ekspedisi Ekspor Berbasiskan Web Pada PT Samudera Perdana Transpotama

  

Universitas Bina Nusantara

Program Ganda

Jurusan Manajemen – Sistem Informasi

  

Skripsi Strata 1 - Semester Ganjil tahun 2005 / 2006

Analisis dan Perancangan

Sistem Informasi Jasa Ekspedisi Ekspor Berbasiskan Web

  

Pada PT Samudera Perdana Transpotama

Anthony Wijaya – 0500585730

  

Abstrak

Perkembangan bisnis yang terjadi dewasa ini telah menyebabkan terjadinya perubahan pola

perilaku pelanggan yang lebih mengutamakan untuk memilih perusahaan yang menyediakan akses

informasi yang tersedia dengan cepat. Pelanggan yang ingin melakukan kegiatan ekspor dan impor sangat

membutuhkan akses informasi yang cepat mengenai jadwal, rincian tagihan serta informasi dari transaksi

ekspor yang dilakukan. Perusahaan ekspedisi yang belum menyediakan sistem pelayanan informasi secara

online akan membuat pelanggan menunggu dalam menerima jawaban informasi dari perusahaan. Oleh

karena itu diperlukan suatu penelitian untuk merumuskan strategi bisnis yang sesuai dengan kondisi

perusahaan sehingga perusahaan mampu memadukan peluang yang ada dengan didukung oleh

penggunaan teknologi informasi yang ada. Metode penelitian yang digunakan adalah metode deskriptif

dengan studi kasus di PT Samudera Perdana Transpotama. Alat analisis yang digunakan adalah analisis

EFAS dan IFAS, kemudian menggunakan Matriks IE dan Matriks SWOT untuk dapat ditentukan

alternatif strategi perusahaan yang dapat diterapkan sesuai dengan posisi perusahaan. Adapun hasil

penelitian menunjukkan bahwa perusahaan memiliki kekuatan internal dengan nilai IFAS sebesar 3,00 dan

nilai eksternal dari nilai EFAS sebesar 3,04. Dari hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa perusahaan

telah memiliki kekuatan internal yang baik dan telah mampu menjawab tantangan serta memanfaatkan

peluang yang ada dalam lingkungan industri sehingga strategi yang diperlukan oleh perusahaan adalah

strategi intensif dengan menggunakan kekuatan yang dimiliki perusahaan untuk memanfaatkan setiap

peluang yang ada. Strategi yang dapat dilakukan dalam hal pemanfaatan teknologi informasi yang

disesuaikan dengan hasil kusioner pelanggan yaitu mengembangkan suatu sistem informasi jasa ekspedisi

ekspor berbasiskan web yang dapat menyajikan kebutuhan informasi secara up to date kepada pelanggan

mengenai harga penawaran, jadwal ekspor pelayaran, status dan total tagihan dari transaksi ekspor yang

dilakukan oleh pelanggan.

  Kata Kunci Strategi, jasa, ekspor, matriks IE, matriks SWOT, sistem informasi, web

PRAKATA

  Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan skripsi ini, yang merupakan syarat untuk menyelesaikan program studi Strata Satu dan mencapai gelar sarjana ekonomi dan sarjana komputer pada Jurusan Program Ganda Manajemen - Sistem Informasi di Universitas Bina Nusantara, Jakarta.

  Selama penulisan skripsi ini, penulis banyak mendapat bantuan dari berbagai pihak dalam mengatasi kesulitan-kesulitan yang dihadapi. Maka pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih sebesar- besarnya kepada:

• Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc., selaku Rektor Universitas Bina Nusantara yang telah menyediakan fasilitas dan memberikan kesempatan kepada penulis untuk membuat skripsi ini.
• Bapak Parulian Sihotang, Ak, M.Acc, Ph.D., selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bapak Ir.Sablin Yusuf, M.Sc, M.Comp.Sc., selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer atas dukungan dan bantuan yang telah diberikan.
• Bapak Antonius Herusetya, Drs, Ak, MM., selaku Ketua Jurusan Manajemen dan Bapak Siswono, S.Kom, MM., selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi yang turut menyumbangkan ide dan saran kepada penulis dalam menyusun skripsi ini.
• Bapak DR. S. Liawatimena dan Ibu Dewanti Liem, S.Kom., selaku dosen- dosen pembimbing yang telah bersedia menyediakan waktu, mengarahkan, serta banyak memberi bantuan dan bimbingan kepada penulis dalam menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi selama proses penulisan skripsi ini.
• PT. Samudera Perdana Transpotama yang telah memberikan kesempatan dan dukungan yang luas untuk penulis untuk melakukan penelitian di perusahaan tersebut, khususnya kepada Ibu Ellystio Prabowo selaku Manajer Umum dan Bapak Lee Sang Hok selaku Manajer Pemasaran yang telah menjadi pembimbing yang membantu dan memberikan informasi yang sangat berguna bagi penulis dalam proses penulisan skripsi ini.
• PT. Partuni Perdana sebagai pelanggan dari PT Samudera Perdana Transpotama yang telah memberikan kesempatan dan dukungan yang luas untuk penulis untuk melakukan wawancara, khususnya kepada Bapak Rudy Wijaya selaku Manajer Umum yang telah menyediakan waktu untuk membantu dan memberikan informasi yang sangat berguna bagi penulis dalam mendukung proses penulisan skripsi ini.
• Kepada teman-teman khususnya untuk mahasiswa kelas PAY angkatan 2001 dan semua pihak yang telah membantu secara fisik maupun mental, yang tidak bisa disebutkan satu-persatu di sini.

  Akhir kata, penulis menyadari sepenuhnya bahwa skripsi ini masih banyak kekurangan. Oleh sebab itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari pembaca. Semoga penulisan skripsi ini bermanfaat bagi semua pihak.

  Jakarta, 18 Januari 2006 Penulis Anthony Wijaya 0500585730

DAFTAR ISI

  2.11.5 Pengertian Normalisasi

  24

  20

  12

  12

  10

  2.11.6 Pengertian Spesifikasi File

  2.11.4 Pengertian Kamus Data

  26

  2.11.3 Pengertian Basis Data

  2.11.2 Pengertian Data Flow Diagram

  2.11.1 Pengertian Analisis dan Perancangan Sistem Terstruktur

  2.11 Metode Analisis dan Perancangan Sistem Terstruktur

  2.10.2 Model E-Business

  2.10.1 Pengertian E-Business

  26

  28

  2.9 Pengertian System Development Life Cycle

  53

  59

  58

  57

  56

  53

  53

  50

  32

  49

  49

  47

  46

  41

  40

  36

  2.10 E-Business

  Halaman Halaman Judul i

  Halaman Penrsetujuan Hardcover ii

  1.1 Latar Belakang

  1.4 Tujuan dan Manfaat

  4

  3

  1.3 Ruang Lingkup

  1.2 Identifikasi Masalah

  1

  1

  1.5 Sistematika Penulisan

  Bab 1 . PENDAHULUAN

  DAFTAR GAMBAR DAFTAR LAMPIRAN xi xv

  DAFTAR TABEL x

  DAFTAR ISI vii

  PRAKATA v

  Halaman Pernyataan Dewan Penguji ABSTRAK iii iv

  4

  5 Bab 2. LANDASAN TEORI

  2.7 Pengertian Internet

  2.4.3 Pengertian Freight Forwarder (EMKL/EMKU)

  2.6 Pengertian Sistem Informasi

  2.5.4 Model Analisis SWOT

  2.5.3 Model Matrik Internal Eksternal

  2.5.2 Internal Factor Analysis dan External Factor Analysis

  2.5.1 Model Lima Kekuatan Persaingan Porter

  2.5 Metode Analisis Bisnis

  2.4.2 Prosedur Ekspor Impor

  7

  2.4.1 Dokumen Ekspor Impor

  2.4 Ekspor Impor

  2.3 Pengertian Jasa

  9

  2.2 Pengertian Penjualan

  7

  2.1 Pengertian Manajemen Strategi

  2.8 Pengertian 8 Aturan Emas

  2.11.7 Pengertian Entity Relationship Diagram

  79

  83

  83

  82

  81

  81

  80

  79

  75

  88

  75

  75

  3.9 Alternatif Pemecahan Masalah

  3.8 Permasalahan yang Dihadapi

  3.7.2 Diagram Nol Sistem yang Berjalan

  3.7.1 Diagram Konteks Sistem yang Berjalan

  3.7 Diagram Aliran Data

  84

  92

  3.5 Prosedur yang sedang Berjalan

  4.2.3 Hasil Evaluasi Faktor Internal

  98

  4.4 Analisis SWOT

  4.3 Matriks Internal Eksternal

  4.2.3 Hasil Evaluasi Faktor Eksternal

  4.2.2 Evaluasi Ancaman Faktor Eksternal

  4.2.1 Evaluasi Peluang Faktor Eksternal

  4.2 Evaluasi Faktor Eksternal

  4.2.1 Evaluasi Kelemahan Faktor Internal

  94

  4.1.1 Evaluasi Kekuatan Faktor Internal

  4.1 Evaluasi Faktor Internal

  98

  98 Bab 4. ANALISIS DAN HASIL PENELITIAN

  97

  96

  94

  3.6 Document Flow Diagram

  3.4.2 Uraian Pekerjaan

  2.11.8 Pengertian State Transition Diagram

  61

  68 Bab 3. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

  67

  67

  64

  62

  62

  62

  60

  3.1 Perkembangan Perusahaan

  2.13 Kerangka Pemikiran Teoritis

  2.12.5 Kelemahan Teknik Analisis Data

  2.12.4 Teknik Analisis Data

  2.12.3 Definisi Operasional dan Instrumen Pengukuran

  2.12.2 Teknik Pengumpulan Data

  2.12.1 Jenis dan Metode Penelitian

  2.12 Metodologi Penelitian

  69

  3.1.1 Sejarah Perusahaan

  3.4.1 Struktur Organisasi

  3.2.2 Strategi Pelayanan Jasa Perusahaan

  3.4 Struktur Organisasi dan Uraian Pekerjaan

  3.3.5 Potensi Pengembangan Jasa Pengganti

  3.3.4 Kekuatan Menawar dari Konsumen

  3.3.3 Kekuatan Menawar dari Pemasok

  3.3.2 Masuknya Pendatang Baru yang Potensial

  3.3.1 Persaingan Perusahaan dalam Usaha Jasa Ekspedisi

  3.3 Kondisi Lingkungan Usaha dan Persaingan Industri

  3.2.1 Proses Operasional Perusahaan

  3.1.2 Filosofi, Visi dan Misi Perusahaan

  3.2 Kondisi Bisnis Perusahaan

  71

  71

  70

  69

  69

  3.1.4 Kegiatan Usaha Perusahaan

  3.1.3 Fasilitas Perusahaan

  98 101 103 106 106 109 111 112 115

  4.5 Matriks SWOT 116

  4.6 Pembahasan Kuisioner 118

  4.6.1 Penyajian Kuisioner 118

  4.6.2 Hasil Kuisioner 118

  4.6.3 Kesimpulan Hasil Kuisioner 138

  Bab 5. PERANCANGAN SISTEM 141

  5.1 Usulan Prosedur yang Baru 141

  1

  5.2 Diagram Aliran Data 145

  2

  5.2.1 Diagram Konteks 145

  5.2.2 Diagram Nol 146

  5.2.3 Diagram Rinci 147

  5.3 Data Sistem 149

  5.3.1 Kamus Data 149

  5.3.1.1 Aliran Data 149

  5.3.1.2 Penyimpanan Data 154

  5.3.1.3 Laporan Data 155

  5.3.2 Normasilisasi Data 155

  5.3.3 Spesifikasi File 159

  5.3.4 Entity Relationship Diagram 168

  5.4 Perancangan Proses 169

  3

  5.4.1 Struktur Menu 169

  5.4.2 State Transition Diagram 170

  5.4.3 Spesifikasi Modul 178

  5.4.3.1 Spesifikasi Modul Utama 178

  5.4.3.2 Spesifikasi Modul Member 184

  5.4.3.2 Spesifikasi Modul Admin 192

  5.4.3.3 Spesifikasi Modul Manager 204

  5.5 Perancangan Layar Input 214

  4

  5.6 Perancangan Layar Output 231

  5.7 Contoh Layar Website 246

  5.8 Rencana Implementasi 292

  5.8.1 Tata Laksana Sistem yang Diusulkan 292

  5.8.2 Jadwal Implementasi Sistem 293

  Bab 6 . SIMPULAN DAN SARAN 295

  6.1 Simpulan 295

  1

  6.2 Saran 295

  2

  6.3 Keterbatasan Skripsi 296

  Daftar Pustaka 298

  Riwayat Hidup 300

  Lampiran Surat Keterangan Survey

DAFTAR TABEL

Tabel 5.10 Spesifikasi File Tr_Schedule

  162

Tabel 5.7 Spesifikasi File Ms_Status

  162

Tabel 5.8 Spesifikasi File Ms_Shipping_Line 163Tabel 5.9 Spesifikasi File Ms_Vessel

  164

  164

  161

Tabel 5.11 Spesifikasi File Tr_Penjualan_Header 165Tabel 5.12 Spesifikasi File Tr_Penjualan_Detil 166Tabel 5.13 Spesifikasi File Tr_Feedback

  167

Tabel 5.14 Jadwal Implementasi Sistem

  294

Tabel 5.6 Spesifikasi File Ms_Place

  Halaman

Tabel 2.1 Tabel Perbedaan tugas antara eksportir dan importir

  65 Tabel 2.8 Definisi Operasional dan Instrumen Pengukuran

  23 Tabel 2.2 Tabel Internal Factors Analysis Summary

  29 Tabel 2.3 Tabel External Factors Analysis Summary

  31 Tabel 2.4 Model Diagram Matrik SWOT

  39 Tabel 2.5 Simbol Data Flow Diagram (DFD)

  55 Tabel 2.6 Spesifikasi File 60

Tabel 2.7 Penilaian Kuantitatif untuk Pengisian Kuisioner

  66 Tabel 4.1 Internal Factor Analysis 105

Tabel 5.4 Spesifikasi File Ms_Container 161Tabel 4.2 External Factor Analysis

  112

Tabel 4.3 Perhitungan Total Nilai Kuisioner 139Tabel 5.1 Spesifikasi File Ms_User 159Tabel 5.2 Spesifikasi File Ms_Commodity 160Tabel 5.3 Spesifikasi File Ms_Document 160Tabel 5.5 Spesifikasi File Ms_Tariff

DAFTAR GAMBAR

  Jawaban (Hasil kuisioner) 126

Gambar 4.8 Lama Pelanggan Menggunakan Jasa Perusahaan

  (Hasil Kuisioner) 121

Gambar 4.9 Kebutuhan Pelanggan akan Kecepatan Informasi

  (Hasil Kuisioner) 123

Gambar 4.10 Kebutuhan Pelanggan akan Kemudahan Akses Informasi

  (Hasil Kuisioner) 124

Gambar 4.11 Kepuasan Pelanggan (Hasil Kuisioner) 125Gambar 4.12 Lama Waktu Antara Menerima Pertanyaan Dengan MemberikanGambar 4.13 Perubahan Proses dari Tradisional ke Proses dengan DukunganGambar 4.6 Layanan yang Digunakan Pelanggan (Hasil Kuisioner) 120

  TI (Hasil Kuisioner) 127

Gambar 4.14 Perbandingan Komunikasi melalui Internet dengan Fax

  (Hasil Kuisioner) 128

Gambar 4.15 Tingkat Kebutuhan Pelanggan Terhadap Penggunaan Internet

  (Hasil Kuisioner) 129

Gambar 4.16 Tingkat Kepercayaan Pelanggan terhadap Pembuatan website

  Perusahaan akan menunjang Layanan Perusahaan Terhadap Pelanggan (Hasil Kuisioner)

  130

Gambar 4.7 Daerah Penilaian Bobot Kuisioner 121

  Halaman

Gambar 2.1 Bagan Prosedur Ekspor ImporGambar 2.10 Kerangka Berpikir

  22 Gambar 2.2 Model Lima Kekuatan Persaingan

  27 Gambar 2.3 Matrik Internal Eksternal

  33 Gambar 2.4 Analisis SWOT

  38 Gambar 2.5 Elemen dari suatu sistem

  40 Gambar 2.6 Waterfall Model dari SDLC

  48 Gambar 2.7 Model E-Business 51

Gambar 2.8 Notasi State 61Gambar 2.9 Notasi Transition State 62

  68 Gambar 3.1 Lima Kekuatan Persaingan Porter

Gambar 4.4 Lokasi Pelanggan (Hasil Kuisioner) 119

  79 Gambar 3.2 Struktur Organisasi

  83 Gambar 3.3 Document Flow Diagram

  92 Gambar 3.4 Document Flow Diagram (Lanjutan)

  93 Gambar 3.5 Diagram Konteks Sistem Pelayanan Jasa Ekspedisi Ekspor (Yang Sedang Berjalan)

  94 Gambar 3.6 Diagram Nol Sistem Pelayanan Jasa Ekspedisi Ekspor (Yang Sedang Berjalan)

  96 Gambar 4.1 Matrik IE Hasil Penelitian 113

Gambar 4.2 Posisi Relatif Perusahaan 116Gambar 4.3 Matriks SWOT

  117

Gambar 4.5 Penggunaan Internet (Hasil Kuisioner) 119Gambar 4.17 Tingkat Penilaian Pelanggan Terhadap Kriteria Website yangGambar 5.19 Rancangan Layar Status Transaction 217Gambar 5.10 STD Home Admin 172Gambar 5.11 STD View Transaction 173Gambar 5.12 STD View Schedule 174Gambar 5.13 STD View Tariff 175Gambar 5.14 STD View Member 176Gambar 5.15 STD Home Manager 177Gambar 5.16 Rancangan Layar Login 214Gambar 5.17 Rancangan Layar Registration Form 215Gambar 5.18 Rancangan Layar Inquiry Form 216Gambar 5.20 Rancangan Layar Feedback Form 218

  170

Gambar 5.21 Rancangan Layar View Transaction 219Gambar 5.22 Rancangan Layar Status Update 220Gambar 5.23 Rancangan Layar Billing Update 221Gambar 5.24 Rancangan Layar Schedule Update 222Gambar 5.25 Rancangan Layar Schedule Insert 223Gambar 5.26 Rancangan Layar Tariff Update 224Gambar 5.27 Rancangan Layar Tariff Insert 225Gambar 5.28 Rancangan Layar Member Update 226Gambar 5.29 Rancangan Layar Member Insert 227Gambar 5.30 Rancangan Layar Sales Report Menu 228Gambar 5.9 STD Home Member 171Gambar 5.8 STD Menu Utama

  Baik dari Segi Tampilan dan Waktu Akses (Hasil Kuisioner) 131

  136 Gambar

Gambar 4.18 Tingkat Penilaian Pelanggan Terhadap Kriteria Website yang

  Baik dari Segi Interaksi dengan User (Hasil Kuisioner) 132

Gambar 4.19 Tingkat Penilaian Pelanggan Terhadap Kriteria Website yang

  Baik dari Segi Informasi yang disediakan (Hasil Kuisioner) 133

  Gambar

  4.20 Tingkat Kebutuhan Pelanggan Terhadap Informasi Jadwal Pelayaran atau penerbangan (Haisl Kuisioner)

  134 Gambar

  4.21 Tingkat Kebutuhan Pelanggan Terhadap Informasi Status Barang dan Dokumen pada Website (Hasil Kuisioner)

  135

Gambar 4.22 Tingkat Kebutuhan Pelanggan Terhadap Informasi Penawaran secara Online melalui Website (Hasil Kuisioner)

  4.23 Tingkat Kebutuhan Pelanggan Terhadap Layanan Booking secara Online melalui Website (Hasil Kuisioner) 137

Gambar 5.7 Struktur Menu (Sistem Yang Diusulkan) 169Gambar 5.1 Diagram Konteks Sistem Informasi Jasa Ekspedisi Ekspor

  (Yang Diusulkan) 145

Gambar 5.2 DFD Tingkat Nol Sistem Informasi Jasa Ekspedisi Ekspor

  (Yang Diusulkan) 146

Gambar 5.3 Diagram Level Satu Persetujuan Booking 147Gambar 5.4 Diagram Level Satu Pengukuran Barang 147Gambar 5.5 Diagram Level Satu Membuat Tagihan 148

  Gambar 5.6

  Entity Relationship Diagram

  (Sistem Yang Diusulkan) 168

Gambar 5.31 Rancangan Layar Feedback Report Menu 229Gambar 5.32 Rancangan Layar Comment Report Menu 230Gambar 5.66 Tampilan Halaman Change Password 264Gambar 5.56 Tampilan Halaman Confirm Password 254Gambar 5.57 Tampilan Halaman Confirm Login Gagal 255Gambar 5.58 Tampilan Halaman Home Member 256Gambar 5.59 Tampilan Halaman Inquiry Form 257Gambar 5.60 Tampilan Halaman Quotation 258Gambar 5.61 Tampilan Halaman Confirmation Transaction 259Gambar 5.62 Tampilan Halaman Confirmation Quotation Not Fulfillment 260Gambar 5.63 Tampilan Halaman Status Transaction 261Gambar 5.64 Tampilan Halaman Detailed Transaction Status 262Gambar 5.65 Tampilan Halaman Send Feedback 263Gambar 5.67 Tampilan Halaman Home Admin 265Gambar 5.54 Tampilan Halaman Konfirmasi Registrasi Gagal 252Gambar 5.68 Tampilan Halaman View Transaction 266Gambar 5.69 Tampilan Halaman Update Status 267Gambar 5.70 Tampilan Halaman View Billing 268Gambar 5.71 Tampilan Halaman Update Billing 269Gambar 5.72 Tampilan Halaman View Schedule 270Gambar 5.73 Tampilan Halaman Update Schedule 271Gambar 5.74 Tampilan Halaman Insert Schedule 272Gambar 5.75 Tampilan Halaman View Tariff 273Gambar 5.76 Tampilan Halaman Update Tariff 274Gambar 5.77 Tampilan Halaman Insert Tariff 275Gambar 5.55 Tampilan Halaman Forgot Password 253Gambar 5.53 Tampilan Halaman Konfirmasi Registrasi Berhasil 251Gambar 5.33 Rancangan Layar QuotationGambar 5.43 Rancangan Layar Top 10

  231

Gambar 5.34 Rancangan Layar Detailed Transaction Status 232Gambar 5.35 Rancangan Layar View Billing Transaction 233Gambar 5.36 Rancangan Layar View Schedule 234Gambar 5.37 Rancangan Layar View Tariff 235Gambar 5.38 Rancangan Layar View Member 236Gambar 5.39 Rancangan Layar Transaction Report 237Gambar 5.40 Rancangan Layar Transaction Report Query 238Gambar 5.41 Rancangan Layar Income Report 239Gambar 5.42 Rancangan Layar Income Report Query 240

  th The Best Customer

Gambar 5.52 Tampilan Halaman Registration Form 250

  241

Gambar 5.44 Rancangan Layar Value Chart Report 242Gambar 5.45 Rancangan Layar Value Chart Query 243Gambar 5.46 Rancangan Layar Comment Report 244Gambar 5.47 Rancangan Layar Comment Report Query 245Gambar 5.48 Tampilan Halaman Utama

  246

Gambar 5.49 Tampilan Halaman Company Profile 247Gambar 5.50 Tampilan Halaman Services 248Gambar 5.51 Tampilan Halaman Contact Us 249Gambar 5.78 Tampilan Halaman View Member 276Gambar 5.79 Tampilan Halaman Update Member 277Gambar 5.80 Tampilan Halaman Insert Member 278Gambar 5.81 Tampilan Halaman Home Manager 279Gambar 5.82 Tampilan Halaman Sales Report Menu 280Gambar 5.83 Tampilan Halaman Transaction Report 281Gambar 5.84 Tampilan Halaman Transaction Report Query 282Gambar 5.85 Tampilan Halaman Income Report 283Gambar 5.86 Tampilan Halaman Income Report Query 284Gambar 5.87 Tampilan Halaman 10

  th Best Customer Report 285