IMPLEMENTASI PUBLIC RELATIONS PERUSAHAAN BERBASIS VIRTUAL OFFICE : STUDI PADA CUSTOMER CORPORATE GRAHA OFFICE SURABAYA.

IMPLEMENTASI

PUBLIC RELATIONS

PERUSAHAAN

BERBASIS

VIRTUAL OFFICE

(Studi Pada Customer Corporate Graha Office Surabaya)

SKRIPSI

Diajukan Kepada Universitas Islam Negeri Sunan Ampel Surabaya Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Dalam Memperoleh

Gelar Sarjana Ilmu Komunikasi (S.I.Kom) Dalam Bidang Ilmu Komunikasi

OLEH :

RIZKY PUTRI PRATIMI NIM : B76213083

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN AMPEL SURABAYA FAKULTAS DAKWAH DAN KOMUNIKASI

JURUSAN KOMUNIKASI

PROGRAM STUDI ILMU KOMUNIKASI 2017

ABSTRAK

Rizky Putri Pratimi, B76213083. Implementasi Public Relations Perusahaan Berbasis Virtual Office (Studi Pada Customer Corporate Graha Office Surabaya). Program Studi Ilmu Komunikasi, Fakultas Dakwah dan Komunikasi, UIN Sunan Ampel Surabaya.

Kata Kunci: Public Relations, Virtual Office, Komunikasi Organisasi, Komunikasi Bisnis, Internet Marketing.

Ada dua rumusan masalah yang dikaji dalam skripsi ini, yaitu (1) Bagaimana proses implementasi public relations perusahaan berbasis virtual office, (2) Kelebihan dan kelemahan implementasi public relations perusahaan berbasisvirtual office.

Skripsi ini menggunakan jenis penelitian kualitatif dengan pendekatan manajemen. Manajemen mempermudah implementasi public relations dalam merancang, melaksanakan dan mengevaluasi program kerja perusahaan.

Hasil penelitian ditemukan bahwa: (1) Proses implementasi public relationsperusahaan berbasisvirtual office,melalui empat tahap. Penelitian untuk menentukan strategi public relations yang dipakai adalah cara offline dan online marketing. Perencanaan, memilih internet media yang banyak dikunjungi netizen dan mengadakan event atau pameran kecil-kecilan. Penggiatan, onlinemarketing: mengunggah artikel yang menarik lalu diitegrasikan dengan kata kunci terkait, offline marketing: mengirimkan tim marketing ke event dan pameran. Evaluasi, belum dioptimalkannya database customeryang pernah bekerja sama perusahaan. (2) Kelebihan dan kelemahan implementasi public relations perusahaan berbasis virtual office.Kelebihan: ruang dan jangkauanonlineyang luas, akses komunikasi 24 jam, berjalan otomatis dan tersistem, efisien dan fleksibel, internet memuat beragam bentuk promosi sekaligus. Kelemahan: (1) Tidak mengenal jam kerja, (2) Pekerjaan semakin menumpuk.

Adapun rekomendasi yang diberikan peneliti meliputi dua hal: (1) rekomendasi bagi perusahaan (a) website PT Otak Kanan tampilannya lebih dirapikan karena kata kunci yang muncul mengganggu pengunjung website (b) Tirta Media Production harus lebih giat untuk memaintenanceartikel sesuai target yang ditetapkan yakni satu artikel dalam satu minggu (c) Pertamini Indonesia tidak ada salahnya mencoba stategi Search Engine Optimatization (SEO) untuk kegiatan marketingnya, (2) Untuk meneliti perusahaan yang berbasis virtual office dibutuhkan waktu, biaya, tenaga dan kesabaran dari peneliti. Sebab kerja mereka yang virtual, tidak menetap dikantor menjadi sedikit hambatan dalam penggalian data. Peneliti harus membuat janji dari jauh-jauh hari untuk menyesuaikan waktu dan tempat bertemu. Para pekerja di perusahaan berbasisvirtual office melakukan aktivitas sesuai jadwal yang telah dibuat. Peneliti juga harus bersedia jika informan ingin bertemu di luar kantor representatif mereka.

DAFTAR ISI

HALAMAN DALAM... i

PERNYATAAN KEASLIAN KARYA... ii

PERSETUJUAN PEMBIMBING... iii

PENGESAHAN TIM PENGUJI... iv

MOTTO DAN PERSEMBAHAN... v

KATA PENGANTAR... vi

ABSTRAK... vii

DAFTAR ISI... viii

DAFTAR TABEL... xi

DAFTAR GAMBAR... xii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1

B. Rumusan Masalah ... 7

C. Tujuan Penelitian ... 8

D. Manfaat Penelitian ... 8

E. Kajian Hasil Penelitian Terdahulu ... 9

F. Definisi Konsep... 12

1. Public Relations... 12

2. Virtual Office... 13

3. Customer Corporate... 14

4. Graha Office... 15

G. Kerangka Pikir Penelitian ... 16

H. Metode Penelitian... 19

1. Pendekatan dan Jenis Penelitian... 19

2. Subyek, Obyek dan Lokasi Penelitian ... 20

3. Jenis dan Sumber Data ... 22

4. Tahap-tahap Penelitian... 24

5. Teknik Pengumpulan Data... 26

7. Teknik Pemeriksaan Keabsahan Data ... 28

I. Sistematika Pembahasan Penelitian ... 29

J. Jadwal Penelitian... 30

BAB II PUBLIC RELATIONS PERUSAHAAN BERBASIS VIRTUAL OFFICE A. Public Relations... 31

1. PengertianPublic Relations... 31

2. Proses ImplementasiPublic Relations... 32

3. Ruang Lingkup ImplementasiPublic Relations... 34

4. Public RelationsBerbasis Internet ... 40

B. Perusahaan BerbasisVirtual Office... 44

1. Virtual OfficeRealitas DariOffice Automation... 46

2. Hukum PenggunaanVirtual Officedi Indonesia ... 51

C. Public RelationsPerusahaan BerbasisVirtual Officedalam Perspektif Teori Jaringan Komunikasi Organisasi ... 55

BAB III PAPARAN DATA PUBLIC RELATIONS PERUSAHAAN BERBASISVIRTUAL OFFICE A. Deskripsi Subyek, Obyek dan Lokasi Penelitian ... 57

1. Profil Informan... 57

2. Profil Perusahaan ... 61

a. PT Otak Kanan Group... 61

b. Tirta Media Production ... 64

c. Pertamini Indonesia... 67

3. Obyek Penelitian ... 68

4. Lokasi Penelitian... 69

B. Deskripsi Data Penelitian... 69

1. Proses ImplementasiPublic RelationsPerusahaan Berbasis Virtual Office... 70

b. Proses ImplementasiPublic RelationsTirta Media Production ... 75 c. Proses ImplementasiPublic RelationsPertamini Indonesia... 80 2. Kelebihan dan Kelemahan ImplementasiPublic Relations

Perusahaan BerbasisVirtual Office...82 a. Kelebihan ... 82 b. Kelemahan... 85

BAB IV ANALISIS DATA PUBLIC RELATIONS PERUSAHAAN

BERBASISVIRTUAL OFFICE

A. Hasil Temuan Penelitian ... 87 B. Konfirmasi Temuan Dengan Teori ... 98 C. Perspektif Keislaman ... 101

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan ... 106 B. Rekomendasi ... 110

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Manusia dan teknologi, merupakan dua kata yang tidak akan pernah memiliki ujung pembahasan. Manusia sebagai makhluk ciptaan Tuhan yang paling sempurna selalu melakukan inovasi di segala bidang hanya untuk memudahkan aktivitas yang ada dalam kehidupannya. Termasuk juga inovasi dalam melakukan pengelolaan komunikasi yang berjalan semakin kompleks. Pekerjaan di kantor adalah contoh konkret dari sebuah komunikasi yang kompleks itu. Melibatkan banyak orang, baik itu pegawai internal maupun rekan bisnis sebagai pihak eksternal. Dibutuhkan adanya sistem informasi yang bisa menghubungkan kedua pihak tersebut agar dapat terus berkomunikasi. Jalan yang mudah ditempuh ialah komunikasi menggunakan internet karena kecanggihan teknologi yang satu ini bisa menembus seluruh kalangan kelas sosial di masyarakat, waktu bahkan batasan geografis.

Brent D. Ruben dalam bukunya Communications and Human Behavior mengatakan bahwa tanpa teknologi komunikasi dasar, seperti alat tulis, lembaran untuk ditulis – atau benda elektronik penggantinya – tidak akan ada cara untuk menjaga pesan, atau untuk membuat dan memindahkan mereka dari satu tempat ke tempat lain. Ketika meneliti media komunikasi, kita temukan bahwa satu di antara fungsi paling mendasar yang disediakan media adalah untuk memperluas kemampuan kita memproduksi dan mendistribusi informasi dalam jarak yang sangat jauh dalam ruang atau waktu,

2

dari sumber aslinya. Produksi informasi adalah penciptaan pesan dengan menggunaan media komunikasi. Sedangkan distribusi informasi memiliki tiga komponen:1

1. Pengiriman. Memindahkan pesan.

2. Reproduksi dan penambahan. Menyalin, memperkuat atau melipatgandakan pesan.

3. Menampilkan. Membuat pesan tersedia secara fisik begitu mereka tiba di tempat tujuan.

Maka dari itu, untuk menjaga distribusi informasi dalam kantor terus lancar, belakangan ini muncul sebuah tren baru, yakni virtual office. Jika di bahasa Indonesia-kan bermakna kantor maya. Bagi masyarakat awam, istilah tersebut akan terdengar asing. Tetapi bagi kalangan pengusaha tidak akan asing lagi saat mendengar katavirtual officeini. Sebab,virtual officememang banyak digunakan oleh mereka yang baru memulai atau ingin melebarkan sayap bisnisnya. Untuk mewujudkan hal itu, pastilah para pengusaha membutuhkan lahan dan bangunan sebagai kantornya.

Sekarang bukan saatnya lagi para pengusaha pusing memikirkan biaya pembangunan kantor konvensional tersebut. Di era digitalisasi media seperti ini, banyak penyedia jasa pembuatan kantor maya atau virtual office di Indonesia. Virtual office hadir sebagai alternatif untuk menekan biaya operasional kantor. Karena kebutuhan masyarakat akan lahan pemukiman semakin tinggi, harga tanah bahkan harga sewa bangunan juga turut

1

Brent D. Ruben dan Lea P. Stewart.Komunikasi dan Perilaku Manusia(Jakarta: Rajawali Pers, 2013) hlm 207.

3

melambung. Hadirnya virual office ini lebih prestisius daripada kantor konvensional. Berdasarkan penelusuran peneliti melalui mesin pencari google.com,2 peneliti menemukan fakta bahwa lokasi dari virtual office ini berada di pusat bisnis atau CBD (Central Business Distric) yang merupakan area representatif. Di Jakarta misalnya, virtual office banyak tersebar di Kuningan City, Sudirman Central Business Distric (SCBD), Kelapa Gading, Menteng. Sedangkan di Surabaya ada di Jalan Ahmad Yani, Jalan Panglima Sudirman, Jalan Pemuda, Ciputra World.

Virtual office menggunakan sistem komunikasi yang terintegrasi dengan internet. Memungkinkan semakin banyak pegawai yang bekerja dan berkomunikasi dari mana saja. Sehingga para pengusaha tidak perlu menyediakan ruangan kantor yang besar dengan berbagai perlengkapan kantor lainnya. Meskipun bekerja melalui kantor virtual, kantor secara fisik tetap dibutuhkan. Terlebih saat klien ingin bertemu secara tatap muka. Hanya saja kantor secara fisik ini lebih minimalis, didukung oleh fasilitas seperti ruangan yang bersih, sejuk dan keamanan terjamin dan bisa menaikkan prestis perusahaan. Meskipun secara fisik kantor tidak terlalu besar, namun arus komunikasi tetap lancar.

Virtual office dipilih pengusaha sebab mudah untuk melakukan koordinasi pekerjaan antar pegawai, tanpa harus bertatap muka. Mengandalkan jaringan internet, para karyawan dengan atasan dapat saling berkomunikasi, mengirim laporan kerja bahkan dalam pengambilan keputusan penting bisa mereka lakukan melalui virtual office. Kemajuan teknologi yang 2

4

super canggih, membuat kita tidak bisa memungkiri bahwa kepraktisan dan efisiensi menjadi kunci utama dalam kebutuhan komunikasi data. Untuk mewujudkan pertukaran infromasi yang baik, maka manusia wajib menguasai informasi lebih dini, akurat dan komprehensif.

Jadi, meskipun para pegawai berada di tempat yang berjauhan atau para pegawai yang berjumlah sedikit namun harus seringkali berdinas diluar, bukan menjadi penghalang lagi karena mereka dapat berkomunikasi secara langsung sebagai bentuk dari koordinasi dalam dunia maya dengan kata lain, telah terjadi koordinasi dalam kantor elektronik di website.

Tuntutan akan kelancaran proses komunikasi tidak dapat dilepaskan dari faktor bahwa komunikasi merupakan aktivitas yang amat penting dan tidak dapat dipisahkan dari kehidupan mahkluk di dunia, terutama manusia. Tidak salah apabila dikatakan bahwa sejarah komunikasi sama tuanya dengan sejarah umat manusia dan akan terus ada sampai akhir masa. Begitu pentingnya komunikasi bagi manusia, sehingga ada yang menyatakan bahwa tanpa komunikasi kehidupan manusia tidak akan punya arti atau bahkan manusia tidak akan dapat bertahan lama.3

Peran penting dibalik kelancaran infromasi pada perusahaan berbasis virtual office tidak lepas dari adanya campur tangan seorang public relations sebagai pihak yang dianggap sebagai seseorang yang mampu untuk menganalisis situasi komunikasi, mengembangkan strategi komunikasi yang

3

Muhammad Zamroni. Filsafat Komunikasi: Pengantar Ontologis, Epistemologis, Aksiologis

5

efektif, bekerja sama secara efektif dengan orang lain, dan menerima serta menyajikan gagasan secara efektif melalui berbagai saluran komunikasi.

Sejalan dengan perkembangan tersebut, sehingga kegiatan public relations pun semakin banyak dipergunakan, banyak dipelajari dan diteliti. Public relations dari berbagai badan, perusahaan atau instansi-instansi dalam masyarakat mendapat tugas untuk senantiasa mengikuti dan menganalisa masalah-masalah yang timbul, baik dari dalam badan itu sendiri maupun dari publiknya.4 Usaha untuk memperoleh opini publik yang menyenangkan, positif, dan menguntungkan bagi kelangsungan hidup perusahaan itu. Adapun caranya adalah bersikap simpatik, terbuka dalam menerima saran, kritik ataupun opini publik.Sudah tentu yang dimaksud publik intern dan ekstern.

Bagi publik intern, terutama para pegawainya, kegiatan public relations diperlukan untuk mewujudkan efisiensi kerja. Efisiensi dalam arti mencapai hasil yang sebesar-besarnya dengan menggunakan tenaga kerja yang sekecil-kecilnya, sehingga diperoleh profit yang sebanyak-banyaknya. Kegiatanpublic relationsdibutuhkan untuk mencegah adanya ketegangan dan bentrokan antara pihak pimpinan dengan pegawai atau stafnya. Mendekatkan program kebijaksanaan pimpinan kepada sikap dan kehendak para pegawainya, serta menampung semua aspirasi dan gagasan para pegawainya sehingga mereka merasa diikutsertakan dalam mencapai tujuan bersama serta memberikan penjelasan dan petunjuk kepada para pekerja secara sistematis dan terus menerus, baik mengenai teknik operasional maupun mengenai garis

4

Kustadi Suhandang. Public Relations Perusahaan: Kajian, Program dan Implementasi

6

kebijaksanaan pimpinan maupun program kerjanya. Langkah tersebut akan memberikan dorongan dan keyakinan kepada para pegawai untuk bekerja lebih baik lagi. Lancarnya pekerjaan di dalam perusahaan itu akan meningkatkan produktivitas sehingga timbul simpati dan penilaian yang baik pula dari publik eksternal.5

Sejatinya, ruang lingkup tugas seorangpublic relationsditentukan oleh visi, misi dan tujuan perusahaan. Meskipun tetap pada hubungan internal dan eksternal. Bila perusahaan atau organisasi tersebut bertujuan lebih kepada angka penjualan produk yang tinggi, maka humas akan berada pada divisi pemasaran. Bila organisasi sangat berkepentingan dengan pemerintah, maka unit humasnya akan lebih menjalani fungsi government relations. Bila organisasi bertujuan untuk menjaga hubungan baik dengan pelanggan agar mereka tetap loyal, maka humas akan lebih banyak menjalankan fungsi customer relations. Namun, bila organisasi menganggap bahwa seluruh publik organisasi sangat penting dan perlu terus-menerus dijalin hubungan baik, maka humas akan beraktivitas sebagaicorporate communications.

Untuk bisa menjangkau seluruh publik penting tersebut, maka kedudukan humas dalam struktur organisasi harus strategis dan memiliki akses informasi ke seluruh jaringan komunikasi organisasi. Pada beberapa organisasi, bagian humas bertanggung jawab kepada departemen pemasaran, personalia dan bahkan pada organisasi tertentu humas berada dibawah bagian

5

7

legal. Ada pula organisasi yang memiliki bagian humas yang bertanggung jawab langsung kepada direktur utama atauchief executive officer(CEO).6

Membahas mengenai virtual office tidak akan lepas dari pihak yang menyediakan pembuatan atau penyewaanvirtual officetersebut. Dari beberapa penyedia virtual office yang ada di Surabaya, Graha Office adalah salah satunya. Perusahaan yang berkantor di Graha Pena Ahmad Yani ini memiliki banyak keunggulan. Berada di wilayah selatan Surabaya yang secara geografis berbatasan dengan Kabupaten Sidoarjo menjadikan Ahmad Yani sebagai jalan terpadat di Surabaya. Dekat dengan banyak ruang publik seperti kafe, kampus, mall, apartemen, rumah sakit dan Polda Jatim. Hal ini berdampak pada semakin banyaknya orang yang melakukan aktivitas di jalan Ahmad Yani. Menjadikan banyak pengusaha berlomba-lomba berusaha mendapatkan lokasi usahanya disana. Tetapi, dengan banyaknya kebutuhan akan lahan pemukiman dan lahan usaha, menyebabkan lahan di sekitaran Ahmad Yani mahal. Graha Office hadir sebagai alternatif pengusaha untuk tetap bisa mendapatkan ruang kantor di area representatif di jalan Ahmad Yani.

B. Rumusan Masalah

1. Bagaimanakah proses implementasi public relations perusahaan berbasis virtual officepadacustomer corporateGraha Office Surabaya ?

2. Apa saja kelebihan dan kelemahan implementasi public relations perusahaan berbasis virtual office pada customer corporate Graha Office Surabaya ?

6

Morissan.Manajemen Public Relations: Strategi Menjadi Humas Profesional(Jakarta: Kencana, 2010) hlm 34-35.

8

C. Tujuan Penelitian

1. Untuk menggali, menemukan, memaparkan dan menganalisa proses implementasi public relations perusahaan berbasis virtual office pada customer corporateGraha Office Surabaya.

2. Untuk menggali, menemukan, memaparkan dan menganalisa kelebihan dan kelemahan implementasi public relations perusahaan berbasis virtual officepadacustomer corporateGraha Office Surabaya.

D. Manfaat Penelitian

1. Manfaat Teoritis

Secara teoritis konsep penelitian ini memadukan public relations, komunikasi organisasi, teknologi informasi dan manajemen bisnis Diharapkan penelitian ini akan menambah khazanah keilmuan. Peneliti yakin bahwa penelitian sosial memiliki keterkaitan dan dampak yang luas antara satu keilmuan dengan keilmuan lainnya.

2. Manfaat Praktis

Manfaat penelitian ini secara praktis dapat memberikan pengajaran bahwa kualitas hubungan antarmanusia diawali oleh kemudahan akses komunikasi diantara mereka, meskipun jarak dan waktu memisahkan, namun hal tersebut jangan dijadikan sebagai penghalang. Sebab, saat ini teknologi internet telah mempermudah proses komunikasi tersebut.

9

E. Kajian Hasil Penelitian Terdahulu

Kajian mengenai virtual office telah dipergunakan sebelumnya oleh para cendikiawan baik di dalam maupun luar negeri. Peneliti sadar bahwa perkembangan teknologi komunikasi selalu mengundang banyak antusiasme untuk terus menemukan fakta, pengetahuan, teori dan kajian terbaru. Akibatnya, dalam satu konteks kajian seperti teknologi saja dapat melahirkan banyak karya yang menyentuh banyak aspek seperti aspek sosial, ekonomi, budaya dan lainnya. Kajian terdahulu dipakai sebagai tinjauan adanya kesamaan dalam hal virtual office, tetapi pembedanya terletak pada fokus penelitian ini padapublic relationssehingga menjadi keistimewaan tersendiri.

Adapun bahan kajian terdahulu dari penelitian ini merujuk pada dua sumber:

1. Nama Peneliti Judul

Publikasi Penelitian Tahun

: Mehmet Altinöz

: “An Overall Approach to the Communication of Organizations in Conventional and Virtual

Offices” (Sebuah Pendekatan Menyeluruh

Untuk Komunikasi Organisasi di Kantor Konvensional dan Virtual)7

: Jurnal Internasional : 2008

Komunikasi organisasi merupakan fungsi administrasi penting terutama bagi para eksekutif dalam pelaksanaan fungsi organisasi dan

7

Mehmet Altinöz.World Academy of Science, Engineering and Technology.International Science Index, Humanities and Social Sciences Vol:2, No:5, 2008, http://waset.org/Publication/11981.

10

administrasi. Eksekutif menghabiskan sebagian besar waktu mereka pada rutinitas sehari-harinya, mengatur jadwal pertemuan, berbicara di telepon, membaca atau membalas korespondensi bisnis, atau memenuhi fungsi kontrol dalam organisasi, seorang eksekutif biasanya terlibat dalam proses komunikasi.

Di kantor konvensional, komunikasi terjadi dalam piramida hierarki disebut struktur organisasi, dan dikenal sebagai komunikasi formal atau informal. Komunikasi di kantor virtual serta konvensional sangat penting untuk memperoleh informasi yang tepat dalam kegiatan administrasi dan pengambilan keputusan.

Teknologi komunikasi virtual meningkatkan efisiensi komunikasi terutama dalam tim virtual. Komunikasi kelompok diperkuat melalui saluran pusat antar – kelompok. Selanjutnya, kemudahan transmisi informasi memungkinkan untuk mencapai informasi pada sumbernya, sehingga keputusan yang efisien dan benar. Kantor virtual dapat menyajikan secara keseluruhan elemen informasi yang kantor konvensional menghasilkan dalam lingkungan yang berbeda. Saat ini, kerja virtual telah menjadi kenyataan dengan pro dan kontra, dan mungkin akan menyebar sangat cepat di tahun-tahun mendatang, seiring dengan pertumbuhan teknologi informasi.

Persamaan dengan penelitian ini adalah virtual office sebagai teknologi yang memudahkan komunikasi dalam suatu organisasi. Sedangkan perbedaan terletak pada sasaran. Pernelitian dari Mehmet

11

masih fokus pada komunikasi internal secara umum, sedangkan penelitian ini meneliti implementasi ruang lingkup public relations dalam membina hubungan denganstakeholdersinternal dan eksternal di perusahaan yang berbasisvirtual office.

2. Nama Peneliti Judul

Metode Penelitian

Tahun

: Zainudin Bonok

: Implementasi SistemVirtual Office

: Studi Literatur dan Pengembangan Perangkat Lunak PHP (Hypertext Prepocessor) dan AJAX(Asynchronous JavaScript and XML) : 2015

Implementasi virtual office dapat memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan kantor dengan sistem kerja manjadi target kerja untuk setiap karyawan, dari hasil penelitian maka desain dan implementasi virtual office dapat digunakan dengan cepat dan mudah bila didukung oleh infrastruktur jaringan yang memadai, berupa perangkat keras laptop atau personal komputer dan perangkat lunak berupa bahasa pemrograman berorientasi objek PHP dan teknologi pemrograman AJAX Sesuai dengan hasil penelitian maka implementasi virtual officedapat meningkatkan produktifitas pekerjaan.8

Penelitian diatas memiliki kesamaan dan perbedaan dengan penelitian yang dilakukan ini. Persamaan dilihat dari kajianvirtual office

8

Zainudin Bonok. Implementasi Sistem Virtual Office. Electrichsan, Vol 2, No 1, 2015 diakses dari http://pub.ftunisan.com/index.php/electrichsan/article/view/29 pada 1 November 2016, pukul 18:40 wib).

12

sebagai sebuah teknologi modern yang dimanfaatkan pada sebuah perusahaan. Perbedaannya, penelitian ini khusus mengkaji virtual office dari segi pemanfaatan untuk komunikasi dalam organisasi. Tidak memfokuskan virtual office sebagai sebuah perangkat pemrograman sebagai suatu sistem yang dapat meningkatkan penggunaan layanan melalui pengembangan perangkat lunak pemograman PHP dan teknologi pemograman AJAX.

F. Definisi Konsep

1. Public Relations

Menurut definisi kamus terbitanInstitute of Public Relations(IPR), humas adalah keseluruhan upaya yang dilangsungkan secara terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik dan saling pengertian antara suatu organisasi dengan segenap khalayaknya.9

Memasuki abad ke-20 humas modern dipelopori oleh Ivy Lee yang menangani pemogokan yang dilakukan para pekerja tambang batu bara, dengan menerbitkan suatu “Pernyataan Prinsip” (Declaration of Principles) yang menyatakan bahwa ia dan perusahaan akan bersikap terbuka dan jujur berhubungan dengan khalayak.10

Jika di abad 20 kemajuan public relations diukur dari aksi klarifikasi yang dilakukan Ivy Lee. Namun di abad 21 ini, fungsi-fungsi

9

M. Linggar Anggoro. Teori dan Profesi Kehumasan Serta Aplikasinya di Indonesia (Jakarta: Bumi Aksara, 2001) hlm 1-2.

10

13

yang dijalankan public relations sebagai upaya untuk menciptakan, membina dan memelihara hubungan baik dengan stakeholders internal maupun eksternal dijalankan secara elektronik, berbasis pada internet sebagai media komunikasi dunia maya. Public relations mengubah cara mereka bekerja menjadi lebih mudah. Melaksanakan tugas serta fungsinya dengan memanfaatkan berbagai kecanggihan dari perpaduan teknologi komputer dan internet, seperti surat elektronik (e-mail), video conferencing, voice messanging, faksimili. Komunikasi bermedia komputer memperlancar penanggulangan hambatan-hambatan karena batasan ruang dan waktu; jadi, lokasi pegawai, secara fisik sudah tidak relevan lagi. Dengan teknologi baru bermedia komputer ini, public relations dapat berhubungan dengan siapa pun dan dimana pun dalam khalayak organisasinya.

2. Virtual Office

Kantor virtual merupakan sebuah bentuk aplikasi layanan perkantoran dalam format virtual yang bekerja secara online. Pengaturan operasional dan fungsional suatu kantor virtual memungkinkan pemilik bisnis dan karyawan untuk bekerja dari lokasi di manapun dengan menggunakan teknologi komputer seperti personal computer(PC), laptop, ponsel dan akses internet:11 Sehingga, aktivitas para pegawai yang semakin padat dan dinamis, dapat diselesaikan sesuai keberadaan mereka saat itu juga. Komunikasi melalui virtual officeini lebih praktis, on time,

11

https://id.m.wikipedia.org/wiki/Kantor_virtual (diakses pada Senin, 31 Oktober 2016 pukul 19:33 wib).

14

real time dan efisien karena bisa menjangkau seluruh wilayah selama wilayah tersebut terhubung dengan layanan internet.

Virtual office sebenarnya sebuah software yang dimanfaatkan untuk mengorganisasikan pekerjaan kantor. Banyaksoftwareyang tersedia antara lain software bernama WHMCS (Web Hosting Manager Complete Solution). Software WHMCS yang berasal dari Inggris. Bagi perusahaan yang menggunakan software ini bisa membeli lisensinya di pihak terkait. Software tersebut dimanfaatkan untuk mengorganisasikan komunikasi ke pihak internal. Untuk melakukan komunikasi ke pihak ekternal, perusahaan menggunakan media lain yakni bisa melalui webiste, email dan sosial media(facebook, twitter, youtube). KonsepPublic relationsdari perusahaan yang memanfaatkan virtual office ini juga menjalankan tugasnya secara virtual melalui WHMCS tadi.Public relations merancang sebuah strategi untuk bisa menjangkaustakeholderstidak hanya di internal tetapi juga eksternal dengan memanfaatkan media yang terintegrasi dengan internet.

3. Customer Corporate

Customer corporate berasal dari dua kata, yakni customer dan corporate.Katacustomerdiambil dari katacustom yang berarti kebiasaan. Customer mengacu pada orang yang membeli merk tertentu atau berbelanja di toko tertentu. Pelanggan punya hubungan dekat dengan brand atau toko karena sering membeli atau berkunjung. Dapat dikatakan

15

orang-orang ini punya semacam relasi brand dan jika mereka setia membelinya, mereka bisa jadi loyal terhadap satu merk.12

Menurut Undang-undang Nomor 3 Tahun 1982, corporate atau perusahaan merupakan badan usaha yang menjalankan kegiatan di dalam bidang perekonomian (keuangan, industri, perdagangan) yang dilakukan secara terus menerus atau teratur dengan terang-terangan dan dengan tujuan memperoleh keuntungan.

Jadi, customer corporate yang dimaksud disini adalah perusahaan yang menggunakan dan menerima jasa atau produk perusahaan lain untuk terus menjalankan kegiatan di bidang perekonomian dengan tujuan memperoleh keuntungan. Meskipun ada alternatif perusahaan yang menawarkan jasa atau produk sejenis, tetapi perusahaan tersebut lebih memilih perusahaan tertentu dikarenakan ada beberapa pertimbangan. Misalkan kualitas pelayanan, harga, hubungan yang baik antar perusahaan dan pengalaman kerjasama.

4. Graha Office

Graha Office merupakan anak perusahaan dari PT. Otak Kanan. Secara garis besar, perusahaan ini memiliki tiga bidang bisnis; information and technology (IT) dan multimedia, digital dan online business serta business support. Ketiganya membawahi devisi yang berbeda-beda. Masing-masing bidang usaha tersebut ditangani oleh manajemen yang

12

16

berbeda pula. Layanan virtual office sendiri berada di bawah manajemen yang bernama Graha Office.

G. Kerangka Pikir Penelitian

Menjelaskan dasar pijak teoritis yang dilakukan dalam penelitian “ImplementasiPublic Relations Perusahaan BerbasisVirtual Office”. Ilustrasi kerangka pikir penelitian dalam bingkai teori jaringan komunikasi organisasi dari Peter R. Monge dan Noshir S. Contractor adalah sebagai berikut:

Gambar 1.1 :

Kerangka Pikir Penelitian

Salah satu cara untuk melihat struktur organisasi adalah dengan meneliti pola-pola interaksi dalam organisasi guna mengetahui apa berkomunikasi dengan siapa. Karena tidak seorang pun mampu berkomunikasi secara persis sama dengan setiap anggota organisasi lainnya maka kita dapat melihat kelompok-kelompok komunikasi yang saling berhubungan satu sama lain sehingga membentuk jaringan organisasi secara keseluruhan.

Virtual Office

PT Otak Kanan Tirta Media Production Petamini Indonesia

Customer Relations Customer Relations

MediaRelations Customer Relations

17

Ketika orang berkomunikasi dengan orang lain maka terciptalah hubungan (link) yang merupakan garis-garis komunikasi dalam organisasi. Sebagian dari hubungan itu merupakan “jaringan formal” (formal network) dibentuk oleh aturan-aturan organisasi, seperti struktur organisasi. Selain jaringan formal terdapat pula “jaringan informal” (emergent network) yang merupakan saluran komunikasi nonformal yang terbentuk melalui kontak atau interaksi yang terjadi di antara anggota organisasi setiap harinya.13

Rantai (link) ditandai oleh lima sifat. Pertama, adalah simetri atau tingkat yang menghubungkan para anggota, umumnya berupa suatu rantai interaksi atas dasar keseimbangan atau kesejajaran. Dalam suatu hubungan yang simetris, para anggota memberi dan menerima informasi secara seimbang. Sedangkan rantai yang asimetris sifatnya searah, artinya memisahkan secara tegas pengirim dan penerima informasi. Cirikedua adalah kekuatan(strength) yang mengacu pada frekuensi interaksi. Orang yang lebih sering berkomunikasi akan memiliki rantai yang lebih kuat daripada orang yang jarang berkomunikasi. Sifat ketiga adalah vesiprositas (timbal – balik) yaitu tingkat kesepakatan para anggota mengenai hubungan mereka. Ciri keempat adalah isi (content) yang merupakan esensi dari interkasi. Hal ini menyangkut apakah komunikasi yang dilakukan terutama mengenai pekerjaan, masalah sosial atau materi lainnya. Dengan mengamati isi dari berbagai rantai dalam suatu jaringan, kita dapat mengenali fungsi keseluruhan

13

18

dari jaringan. Sifat kelima adalah cara (mode) yakni bagaimana komunikasi dapat dicapai dan melalui saluran apa komunikasi bisa dilakukan.14

Virtual office merupakan suatu media komunikasi perusahaan untuk saling menghubungkan orang-orang yang bekerja didalamnya. Meskipun mereka terpisah oleh jarak dan waktu tetapi hal tersebut bukan lagi menjadi penghalang agar tetap menjaga kelancaran pekerjaan kantor.

Jaringan komunikasi organisasi yang terbentuk melalui struktur yang sudah ada sebelumnya juga berlaku ketika mereka berkomunikasi berbasis virtual office. Para anggota saling berhubungan dengan pola-pola harapan atau tuntutan. Berdasar pada jaringan-jaringan yang telah terbentuk. Melalui kontak yang intens di setiap harinya, individu-individu dalam organisasi atau perusahaan cenderung bekerja, berinteraksi dan berkomunikasi sehingga dapat memperkuat hubungan meskipun raga mereka tidak terlihat.

Peran public relations di perusahaan yang berbasis konvensional ataupun virtual mencakup hubungan dengan stakeholders internal dan stakeholders eksternal. Tujuan utama dari implementasi public relations tersebut tidak terlepas dari pembentukan opini positif dari khalayaknya. Seorang public relations dapat melakukan komunikasi dengan pihak internal melalui aplikasi virtual office yang dipakai oleh perusahaan. Dari aplikasi tersebut tugas public relations menjadi lebih mudah, sebab sistem tersebut dapat merekam semua aktivitas komunikasi antara public relations dengan publik internal. Sedangkan implementasi public relations untuk komunikasi

14

Syaiful Rohim. Teori Komunikasi: Perspektif, Ragam dan Aplikasi (Jakarta: Rineka Cipta, 2016) hlm 176.

19

dengan publik eksternal dikembalikan kepada visi perusahaan. Jika visi perusahaan lebih mengarah ke pemenuhan penjualan produk serta jasa, maka implementasipublic relations mengarah kecustomer relationsatau marketing relations. Jika visi perusahaan mengarah ke pemberdayaan komunitas, maka implementasi public relations lebih banyak dihabiskan pada kegiatan community relations. Sedangkan visi perusahaan ditujukan untuk menjalin relasi dengan media massa, maka implementasi public relations berada di bidang mediarelations.

Seperti halnya sifat yang ada di dalam teori jaringan komunikasi organisasi dari Peter R. Monge dan Noshir S. Contractor, rantai yang terbentuk antara public relations dengan para stakeholders semakin kuat dikarenakan adanya faktor pendorong seperti adanya intensitas komunikasi (strength)semakin sering mereka berkomunikasi maka hubungan yang terjalin semakin erat. Kesejajaran (simetris) atau ketidak sejajaran (asimetris) dalam memberikan pesan komunikasi, timbal balik yang diberikan (vesiprositas), cara berkomunikasi (mode) langsung atau melalui media dan isi pesan komunikasi (content) juga akan berpengaruh pada kuat tidaknya hubungan tersebut.

H. Metode Penelitian

1. Pendekatan dan Jenis Penelitian

Penelitian ini menggunakan pendekatan manajemen. Devisi public relations sendiri merupakan salah satu tulang punggung strategi manajemen. Manajemen mempermudah implementasi public relations

20

dalam merancang, melaksanakan dan mengevaluasi program kerja perusahaan.15 Seperti pemahaman manajemen, di dalamnya terdapat orang-orang yang secara koordinatif, memaksimalkan sumber daya dan memimpin kegiatan untuk mencapai tujuan bersama. Untuk tujuan tersebut, merancang program kerja yang selaras dengan fungsi manajemen akan menghasilkan kebijakan yang ideal.

Untuk jenis penelitian, menggunakan penelitian kualitatif. Penelitian kualitatif merupakan suatu strategi inquiry yang menekankan pencarian makna, pengertian, konsep, karakteristik, gejala, simbol maupun deskripsi tentang suatu fenomena; fokus dan multimetode, bersifat alami dan holistik; mengutamakan kualitas; menggunakan beberapa cara; serta disajikan secara naratif.16 Peneliti tidak akan mengumpulkan data sekali jadi atau sekaligus dan kemudian mengolahnya, melainkan tahap demi tahap dan makna disimpulkan selama proses berlangsung dari awal sampai akhir kegiatan bersifat naratif dan holistik.

2. Subyek, Obyek dan Lokasi Penelitian a. Subyek Penelitian

Subyek atau informan penelitian yaitu orang yang memberi informasi tentang data yang diinginkan peneliti berkaitan dengan penelitian yang sedang dilaksanakan.17 Pemilihan subyek

15

Syarifuddin S. Gassing dan Suryanto.PublIc Relations (Yogyakarta: Andi Offset, 2016) hlm 114.

16

Muri Yusuf. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan Penelitian Gabungan (Jakarta: Kencana, 2014) hlm 329.

17

21

menggunakan criterion-based selection, yang didasarkan bahwa subyek sebagai aktor dalam tema penelitian.Berikut adalah rinciannya:

Tabel 1.1 :

Subyek Penelitian

Perusahaan No Informan Jabatan

PT Otak Kanan 1 M. Santoso Putra

Darmawan Direktur

Tirta Media Production

2 Bagus Mertha

Pradnyana

Chief Executive Officer(CEO)

danFounder

3 Nurul Sukarini Administrasi

Pertamini Indonesia

4 Aldy Lazuardy Direktur Utama

5 Alfian Rusdi Manajer

Berkaitan dengan tema penelitian ini, maka informan kunci ialah pegawai yang melaksanakan fungsi-fungsi public relations dari perusahaan yang menyewa jasa virtual office Graha Office Surabaya. Peneliti juga menjadikan manajemen Graha Office sebagai informan pendukung guna memberikan keterangan secara detail kepada peneliti seputar cara kerja dan layanan yang ditawarkan virtual office dari Graha Office. Ini bertujuan agar peneliti memiliki bekal pengetahuan

22

yang cukup tentang virtual office saat melakukan penelitian dengan pegawai yang melaksanakan fungsipublic relations.

b. Obyek Penelitian

Obyek merujuk pada masalah atau tema yang sedang diteliti. Obyek penelitian ini membidik human relations dan komunikasi bermedia stakeholders perusahaan penyewa virtual office dari Graha Office yang melaksanakan pekerjaan dalam ruang lingkup public relations. Misalkan, mengkoordinasikan tugas dengan karyawan, mengambil keputusan atas permasalahan yang muncul, melakukan publikasi dan promosi, menjalin komunikasi antar perusahaan dan membina hubungan dengan klien melalui pemanfaatan media internet seperti halnyawebsite, youtube, facebook, twitterataugoogle plus.

c. Lokasi Penelitian

Graha Office berada di gedung Graha Pena lantai 15 suites 1503, yang beralamatkan di Jalan Jendral Ahmad Yani No. 88 Surabaya. Peneliti memilih perusahaan ini dikarenakan lokasinya strategis dan mudah dijangkau oleh peneliti.

3. Jenis dan Sumber Data a. Jenis Data

1) Data Primer

Data ini diperoleh langsung saat penelitian di lapangan. Ada dua data primer dalam penelitian ini. Pertama, gambaran

23

detail virtual office. Kedua, mengenai tugas dalam ruang lingkup public relations secara internal maupun eksternal yang diimplementasikan melaluivirtual office.

2) Data Sekunder

Sedangkan data sekunder diperoleh dari hasil dokumentasi berupa foto dan rekaman hasil wawancara untuk dijadikan pendukung pada penelitian ini.

b. Sumber Data 1) Sumber Primer

Kata-kata dan tindakan yang peneliti temukan saat melakukan wawancara dan observasi dengan manajemen Graha Office Surabaya dan dengan karyawan perusahaan penyewavirtual office yang melaksanakan pekerjaan public relations menjadi sumber data utama pada penelitian ini.

2) Sumber Sekunder

Sumber data sekunder diperoleh dari sumber tertulis yang berasal dari buku dan karya ilmiah lainnya yang berkaitan dengan tema penelitian.

24

4. Tahap-tahap Penelitian

Tahap-tahap yang dilalui peneliti dalam penelitian kualitatif terdiri atas tahap pra-lapangan, tahap pekerjaan lapangan dan tahap analisis data dan tahap penulisan laporan.

a. Tahap Pra–lapangan

Pada tahap ini, peneliti mempertimbangkan hal-hal yang berkaitan dengan etika penelitian.

1) Memilih lapangan penelitian. Dalam hal ini, peneliti mempertimbangkan kesesuaian dengan tema skripsi, waktu, biaya dan tenaga. Untuk memilih lapangan penelitian.

2) Menjajaki dan menilai lapangan. Peneliti akan mencari tahu ke Graha Office sebagai salah satu penyedia virtual office di Surabaya. Menggali informasi perusahaan apa saja yang menggunakan jasa mereka.

3) Mengurus perizinan. Pihak yang berwenang adalah Prodi Ilmu Komunikasi yang kemudian akan diteruskan ke Graha Office sebagai perusahaan terkait.

4) Memilih informan. Untuk tahap ini, peneliti akan menunggu rekomendasi dari Graha Office perusahaan yang sesuai dengan subyek penelitian.

5) Menyiapkan perlengkapan penelitian. Pada penelitian yang akan datang, peneliti perlu mempersiapkan notes dan bulpoint, tape

25

recorder dan kamera untuk merekam hasil wawancara serta sebagai media dokumentasi.

b. Tahap Lapangan

1) Memahami latar penelitian dan persiapan diri. Peneliti perlu mempersiapkan fisik maupun mental berkenaan dengan etika penelitian, dimana peneliti harus mengenal adanya latar terbuka dan tertutup. Sehingga peneliti mengerti betul batasan-batasan saat dilapangan.

2) Memasuki lapangan. Kegiatan ini dilakukan ketika peneliti masuk ke ruang kantor perusahaan yang telah direkomendasikan oleh Graha Office.

3) Berperan serta sambil mengumpulkan data. Aktivitas yang dilakukan peneliti pada tahap ini adalah mencatat keterangan dari hasil wawancara bersama karyawan yang tugasnya terkait dengan tema penelitian.

c. Tahap Analisis Data

Setelah menggali data dengan terjun langsung ke lapangan, peneliti mengorganisasikan data, menganalisis dengan metode interaktif Miles dan Huberman, mengaitkan hasil penelitian dengan teori jaringan komunikasi organisasi serta menguji keabsahan data tersebut dengan kombinasi tiga metode perpanjangan keikutsertaan, triangulasi dan kecukupan referensial.

26

d. Tahap Penulisan Laporan

Ini merupakan tahap pamungkas. Hasil penggalian dan analisis data diketik dalam standar sistematika penyusunan skripsi.

5. Teknik Pengumpulan Data

Data untuk penelitian ini dikumpulkan dengan menggunakan wawancara sebagai teknik pengumpulan data yang utama, observasi untuk kepentingancross-checkdan validitas data, serta dokumentasi.

a. Wawancara

Wawancara merupakan percakapan antara dua orang yakni pewawancara (interviewer) yang mengajukan wawancara dan terwawancara(interviewee)yang memberikan jawaban atas pertanyaan tersebut.18

Peneliti memilih wawancara semi terstruktur. Melalui wawancara semi terstruktur, pertanyaan-pertanyaan diajukan secara terbuka, fleksibel dan terkontrol. Berarti jawaban yang diberikan terwawancara tidak dibatasi, sehingga subyek dapat lebih bebas mengemukakan jawaban apapun sepanjang tidak keluar dari konteks pembicaraan. Wawancara dilakukan untuk mendapatkan data primer yakni informasi detail mengenai virtual office dan implementasi pekerjaanpublic relations melaluivirtual office.

18

Haris Herdiansyah. Metodologi Penelitian Kualitatif untuk Ilmu-ilmu Sosial(Jakarta: Salemba Humanika, 2011) hlm 123.

27

b. Observasi

Observasi didefinisikan sebagai suatu proses melihat, mengamati dan mencermati serta “merekam” perilaku secara sistematis untuk suatu tujuan tertentu. Peneliti memilih observasi anecdotal record, peneliti mencatat dengan teliti dan merekam perilaku-perilaku yang termasuk ruang lingkup public relations yang dianggap penting dan bermakna.

c. Dokumentasi

Untuk meningkatkan validitas hasil pengamatan diperlukan beberapa alat bantu, antara lain tape recorder dan kamera. Tape recorder, selain dipakai sebagai alat bantu interview, alat ini juga membantu pengamat mengingat apa yang seharusnya didengar pada saat observasi berlangsung dengan menggunakan tape recorder, pengamat hanya mengonsentrasikan pengamatannya pada hal-hal yang lebih membutuhkan pengelihatan.19 Kamera digunakan untuk membantu pengamat dalam merekam kejadian dalam bentuk gambar.

6. Teknik Analisis Data

Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah model interaktif menurut Miles dan Huberman.20Terdiri dari empat tahap, yakni:

19

Burhan Bungin.Penelitian Kualitatif: Komunikasi, Ekonomi, Kebijakan Publik dan Ilmu Sosial Lainnya(Jakarta: Kencana, 2007) hlm 122.

20

28

a. Pertama, adalah tahap pengumpulan data.

b. Kedua adalah tahap reduksi data atau pemusatan perhatian dari catatan-catatan tertulis dari lapangan. Oleh karena itu reduksi data berlangsung selama kegiatan penelitian dilaksanakan.

c. Ketiga, tahap display data sebagai sekumpulan informasi tersusun yang memberik kemungkinan untuk ditarik sebuah kesimpulan. d. Keempat,adalah tahap penarikan kesimpulan atau tahap verifikasi.

Gambar 1.2 :

Komponensial Model Interaktif Miles dan Huberman

7. Teknik Pemeriksaan Keabsahan Data

Demi mendapatkan data yang absah, peneliti mengkombinasikan tiga teknik pemeriksaan keabsahan data. Antara lain:

a. Perpanjangan keikutsertaan. Teknik ini berarti peneliti memperpanjang keikutsertaan dalam proses observasi dan wawancara secara mendalam.

Pengumpulan Data

Display Data

Kesimpulan / Verifikasi Reduksi

29

b. Triangulasi. Adalah teknik pemeriksaan yang memanfaatkan sumber lain, metode pengumpulan data dan teori untuk keperluan pengecekan atau sebagai pembanding terhadap data itu.21

c. Kecukupan referensial. Yakni penggunaan bahan-bahan yang tercatat atau terekam yang digunakan sebagai patokan untuk analisis dan penafsiran data.22

I. Sistematika Pembahasan

Adapun sistematika dalam pembahasan ini terbagi menjadi beberapa bab dan pada tiap babnya terdapat sub-sub sebagaimana uraian berikut ini:

BAB I PENDAHULUAN

Bab pertama dari penelitian ini mengantarkan pembaca untuk dapat menjawab pertanyaan apa yang akan diteliti, untuk apa dan mengapa penelitian itu dilakukan. Maka dari itu dalam bab pendahuluan terdapat; latar belakang, rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian secara teoritis maupun praktis, definisi konsep, metode penelitian dan sistematika penelitian.

BAB II: KAJIAN TEORITIS

Bab ini memuat serangkaian sub-sub bahasan tentang kajian teoritis obyek kajian yang dikaji. Adapun bagian-bagiannya berisi; kajian pustaka yang

21

Lexy J. Moleong. Metodologi Penelitian Kualitatif(Bandung: Remaja Rosdakarya, 2007) hlm 326.

22

30

berkaitan dengan teori jaringan komunikasi pada implementasi public relationsperusahaan berbasisvirtual office.

BAB III: PENYAJIAN DATA

Bab ini membahas bagaimana data penelitian disajikan oleh peneliti. Bagian ini memuat serangkaian sub-sub bagian yang terdiri dari; deskripsi obyek penelitian dan deskripsi data penelitian.

BAB IV: ANALISIS DATA

Bab ini memuat temuan penelitian dan konfirmasi temuan peneltian dengan teori yang digunakan, yaitu teori jaringan komunikasi organisasi.

BAB V: PENUTUP

Bab ini memuat simpulan dan rekomendasi (saran).

J. Jadwal Penelitian

Tabel 1.2 :

Jadwal Penelitian

No Kegiatan Penelitian

Waktu

Sept Okt Nov Des Jan

2016 2017

1 Menentukan Tema dan

Pengesahan Judul

*

2 Pembuatan Proposal

*

3 Pengumpulan Data

*

*

*

4 Analisis Data

_*

_*

5 Menyusun Laporan Penelitian

BAB II

PUBLIC RELATIONSPERUSAHAAN BERBASISVIRTUAL OFFICE

A. Public Relations

1. PengertianPublic Relations

Hingga saat ini, belum ada kesepakatan yang mutlak tentang definisi public relations (PR). Sementara itu, beberapa ahli lain menyebutkan bahwa PR adalah seni dan ilmu menciptakan pengertian publik yang lebih baik yang dapat memperbesar kepercayaan publik terhadap seseorang atau organisasi.1

Berikut pengertian PR secara umum dan khusus

Pengertian umum, PR adalah proses interaksi untuk menciptakan opini publik sebagai input yang menguntungkan kedua belah pihak dan menanamkan pengertian, menumbuhkan motivasi dan partisipasi publik. Proses tersebut bertujuan menanamkan keinginan baik, kepercayaan, pengertian dan citra yang baik dari publiknya.

Pengertian khusus, PR adalah fungsi khusus manajemen yang membantu membangun dan memelihara komunikasi bersama, pengertian, dukungan, kerjasama antara organisasi dan publik, melibatkan masalah manajemen, membantu manajemen untuk mengetahui dan merespons opini publik, menjelaskan dan menekankan tanggungjawab manajemen untuk melayani minat publik, membantu manajemen untuk tetap

1

32

mengikuti dan memanfaatkan perubahan secara efektif, berguna sebagai sistem peringatan awal untuk membantu mengantisipasi tren dan menggunakan penelitian dan teknik suara yang layak dalam komunikasi sebagai alat utama.

2. Proses ImplementasiPublic Relations

Cutlip dan Center mengibaratkan public relations sebagai sebuah gunung es yang tampak dari jauh muncul di atas permukaan laut sering disangka orang yang muncul itulah keseluruhan gunung es tersebut. Demikian pula halnya public relations. Banyak yang menyangka public relations itu hanyalah kegiatan yang nampak, sebenarnya kegiatan yang tampak oleh publiknya itu hanyalah satu tahap saja dari seluruh kegiatan public relations. Tahap-tahap lainnya tidak kelihatan. Proses kegiatannya meliputi empat tahap yakni; tahap penelitian (research), perencanaan (planning),penggiatan(action)dan evaluasi(evaluation).2

a. Penelitian(Research)

Tahap ini merupakan kegiatan mendapatkan data dan fakta (fact finding) yang erat sangkut pautnya dengan pekerjaan yang akan digarap. Disini PR mengadakan perbandingan, pertimbangan dan panilaian sehingga akhirnya dapat diperoleh. Data yang sudah matang itu lalu dipisah-pisahkan, diklasifikasikan dan dikelompok-kelompokkan. Segala keterangan harus diperoleh selengkap mungkin jangan sampai dikemudian hari ternyata ada sesuatu yang 2

Onong Uchjana Effendy.Human Relations & Public Relations(Bandung: Mandar Maju, 2009) hlm 123.

33

tertinggal yang untuk mendapatkannya diperlukan lagi waktu, tenaga dan biaya.

b. Perencanaan(Planning)

Perencanaan disusun dengan berpijak pada data dan fakta yang diperoleh pada tahap penelitian. Data dan fakta itu adalah apa adanya, tanpa interpretasi. Jadi perencaan disusun semata-mata berdasarkan fakta, bukan berdasarkan keinginan PR. Sebuah rencana adalah campuran dari kebijaksanaan(policy)dan tata cara (procedure). Kebijaksanaan dari PR ini menjadi pedoman bagi pemikiran dan tindakan yang akan dijalankan kelak dalam tahap pelaksanaan.

c. Penggiatan(Action)

Tahap action dari kegiatan PR merupakan kegiatan komunikasi. Proses komunikasi itu sendiri sebenarnya, adalah

“menjual gagasan” dan memperoleh persetujuan dan dukungan

terhadap gagasan tersebut. Proses komunikasi ini sangat diperlukan oleh organisasi dan PR dalam melaksanakan tugasnya.3

Proses komunikasi sendiri terdiri atas tiga varietas atau tipe yang sangat penting, yaitu informasi, persuasi dan dialog. Infromasi merupakan salah satu unsur dalam proses komunikasi, yang sering disebut dengan pesan. Proses lain dalam komunikasi 3

Muharto Toha.Arti Penting Komunikasi Organisasi dan Public Relations, dalam Farid Hamid dan Heri Budianto.Ilmu Komunikasi: Sekarang dan Tantangan Masa Depan(Jakarta: Kencana, 2011) hlm 207.

34

adalah persuasi. Efek positif persuasi dalah adanya kesadaran dan kerelaan penerima untuk mengikuti pesan yang diterimanya. menjadikan khalayak dan publik secara sadar mau memberikan perhatian, persetujuan dan dukungannya kepada organisasi. Proses komunikasi berikutnya adalah dialog. Dialog merupakan usaha untuk mencapai pemahaman bersama di antara mereka yang berinteraksi.

d. Evaluasi(Evaluation)

Evaluasi adalah tahap terakhir. Tujuan utama dari evaluasi ialah untuk mengetahui apakah kegiatan PR benar-benar dilaksanakan menurut rencana berdasarkan hasil penelitian atau tidak. Jadi, evaluasi penting sekali. Tanpa penilaian, tidak akan diketahui dimana kelancaran kegiatan PR yang telah berlangsung.

3. Ruang Lingkup ImplementasiPublic Relations

Implementasi menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia) memiliki pengertian pelaksanaan dan penerapan. Seorang public relations mengemban banyak tugas sebagai wakil dari suatu perusahaan, maka dalam pelaksanaan pekerjaan humas mencakup dua yaitu hubungan internal dan eksternal:

a. Hubungan Internal

Aspek yang amat penting bagi kesuksesan organisasi adalah karyawan. Sebelum ada hubungan dengan konsumen, pelanggan,

35

lingkungan, investor dan pihak lain di luar organisasi, manajemen harus lebih dahulu memerhatikan orang-orang yang bekerja kepada mereka – yakni para karyawan. Karena itu, CEO di dalam organisasi

sering memandang karyawan mereka sebagai “publik nomor satu” atau “aset organisasi paling penting” dan mereka berusaha menciptakan “kultur organisasi” yang bisa menarik dan mempertahankan karyawan

atau pekerja yang produktif.4

b. Hubungan Eksternal 1) Publisitas

Publisitas melahirkan bidang kekhususan humas yang disebut dengan media relations. Media relations mengkhususkan khalayaknya pada wartawan (pers) dan media massa pada umumnya. Organisasi tertentu menjadikan hubungan baiknya dengan massa sebagai suatu yang sangat penting bagi kemajuan usahanya.5 Jenis publisitas dapat berbentuk seperti siaran berita,, publisitas barang produksi dan publisitas bergambar.6

a) Berita

Jenis publisitas yang paling umum adalah berita tentang kepentingan daerah atau nasional yang disiapkan dan disebarkan pada media-media berita oleh bagian publikasi. Ada

4

Scott M. Cutlip, dkk.Effective Public Relations(Jakarta: Kencana, 2009) hlm 11.

5

Opcit., Morissan.Manajemen Public Relations...,hlm 31.

6

Frazier Moore.Humas: Membangun Citra dengan Komunikasi (Bandung: Remaja Rosdakarya, 2005) hlm 197.

36

dua kategori publisitas berita, yakni berita spontan dan berita terencana.

Publisitas berita spontan berasal dari peristiwa-peristiwa yang tidak direncanakan seperti kecelakaan atau ada bencana alam. Publisitas berita terencana berasal dari perkembangan sehari-hari dan peristiwa dalam organisasi yang mungkin bernilai dan menyangkut kepentingan umum.

b) Publisitas Produk

Berita mengenai produk baru, perbaikan mutu produk dan pemrosesan produk tertentu merupakan subyek-subyek dari product publicity. Feature mengenai produk yang bernilai berita dieksploitasi dan peristiwa bernilai berita yang berhubungan dengan sesuatu produk dibuat oleh para penulis publisitas untuk memberikan informasi kepada para konsumen pemuka pendapat dan penyalur.

c) Publisitas Bergambar

Dalam jurnalistik bergambar terdapat gambar yang bernilai berita, tidak konvensional, foto yang original bagi surat kabar dan majalah. Beberapa gambar terbaik di dalam surat kabar, majalah dan televisi diciptakan oleh staf public relations.

37

2) Pemasaran

Pemasaran melahirkan bidang kekhususan yang disebut dengan marketing relations atau marketing communications dan customer relations yang khusus menangani khalayak konsumen dan pelanggan. Perusahaan lebih fokus kepada konsumen atau pelanggan, yaitu khalayak yang langsung berhubungan dengan perusahaan untuk mendapatkan barang atau jasa yang ditawarkan perusahaan. Komunikasi pemasaran (marketing communications) merupakan hal yang sangat ditekankan dalam marketing dan customer relationsini.7

Marketing atau pemasaran adalah cara mendesain produk, mengujinya, membuatnya, memberi brand, mengemas, menentukan harga dan mempromosikannya. Konsep pemasaran menggandung dua tahap: (1) melakukan riset untuk menentukan kebutuhan dan keinginan konsumen, (2) mengembangkan, membuat, memasarkan, dan memberi service produk yang dapat memenuhi keinginan dan kebutuhan tersebut – yakni memberi solusi untuk problem yang dihadapi konsumen.8

3) Public Affairs

Public affairs melahirkan tiga bidang kekhususan, yaitu community relations, government relations dan industrial relations.

7

Opcit., Morissan.Manajemen Public Relations...,hlm 32.

8

38

a) Community relations

Mengkhususkan khalayak mereka pada masyarakat yang tinggal atau berada di sekitar perusahaan. Perusahaan tertentu memberikan penenkanan pada aspek ini dalam aktivitas kehumasannya karena perusahaan berada di tengah lingkungan masyarakat dimana pengertian dan dukungan masyarakat sangat dibutuhkan untuk mempertahankan tujuan perusahaan.

b) Government Relations

Khusus terfokus dalam hubungannya dengan aparat pemerintahan. Lembaga tertentu memiliki unit ini karena mereka banyak melakukan proyek yang harus terus-menerus bekerja sama atau berkoordinasi dengan pemerintah.

c) Industrial Relations

Khusus menangani kelompok pekerja. Perusahaan tertentu akan lebih menekankan pada aspek perburuhan ini. Misalnya, sebagian besar usaha perusahaan sangat ditentukan oleh adanya kerjasama yang baik antara perusahaan dan pekerja.

4) Lobbying

Lobbying dari aktivitas PR adalah sebuah kegiatan yang berusaha untuk memengaruhi keputusan legislatif dan peraturan

39

pemerintah. Para pelobi di semua level pemerintah harus memahami proses legislatif, tahu bagaimana pemerintah berfungsi dan kenal dengan para pembuat hukum dan pejabat hukum. Karena ini semua bukan dari pendidikan praktisi PR, para pelobi ini biasanya punya latar belakang dan kenal dengan pengacara, pejabat pemerintah, anggota staf pejabat terpilih atau orang-orang di dalam pemerintah yang punya hubungan baik dengan pembuat keputusan.9

5) Manajemen Isu

Manajemen isu adalah proses proaktif dalam mengantisipasi, mengidentifikasi, mengevaluasi dan merespon isu-isu kebijakan publik yang memengaruhi hubungan organisasi dengan publik mereka. Ada dua esensi manajemen isu: (1) identifikasi dini atas isu yang berpotensi memengaruhi organisasi dan (2) respons strategis yang didesain untuk mengurangi atau memperbesar konsekuensi dari isu tersebut. Misalnya, dalam konteks opini publik, manajemen isu berusaha untuk menjelaskan tren dalam opini publik sehingga organisasi itu bisa merespons tren tersebut sebelum tren itu berkembang menjadi konflik serius.10

6) Hubungan Investor

Hubungan investor adalah bagian dari PR dalam perusahaan korporat yang membangun dan menjaga hubungan 9

Opcit. Scott M. Cutlip, hlm 20.

10

40

yang bermanfaat dan saling menguntungkan dengan shareholder dan pihak lain di dalam komunitas keuangan dalam rangka memaksimalkan nilai pasar. Pekerjaan mereka antara lain meneliti tren pasar, menyediakan informasi kepada publik finansial, memberi saran manajemen dan merespon permintaan informasi keuangan.11

4. Public RelationsBerbasis Internet

Penggunaan internet oleh para profesional merupakan cikal bakal dari perkembangan teknologi internet. Banyak ahli menyebutkan, pemakaian internet terutama pada masa krisis komunikasi, dapat mengidentifikasi masalah dalam manajemen untuk kemudian dikomunikasikan kepada publik. Kegunaan lainnya adalah untuk pembuatan newsletter (terbitan berkala) elektronik, pengiriman pesan kepada khalayak sasaran, aplikasi internet dan web one to one dalam kegiatan marketing dan komunikasi.

Menurut Holtz, kebanyakan aktivitas PR dalam internet masih terbatas pada penggunaan media satu arah, dari atas ke bawah. Untuk penerbitan informasi masih menggunakan formula komunikasi massa yang tradisional. Ditambah kenyataan masih banyaknya perusahaan yang mengadopsi PR. Saat ini banyak praktisi PR, berbicara atas nama perusahaan telah mempertimbangkan penggunaan internet sebagai salam satu strategi komunikasi PR. Mereka tidak punya pilihan lain dan

11

41

menjadikan internet sebagai bagian dari budaya perusahaan. Melalui internet ini pula setiap individu bisa menjadi penerbit atau melakukan kampanye untuk memengaruhi perilaku konsumen. Teknologi telah mengubah pola komunikasi PR yang sebelumnya masih konvensional seperti komunikasi dari atas ke bawah, bawah ke atas horizontal atau pola komunikasi massa. Semua itu telah mereka tinggalkan dengan pola yang lebih aktual setelah lahirnya internet.

Pada mulanya, internet dikembangkan oleh Pentagon, pada tahun 1960-an. Internet merupakan sistem hubungan jarak jauh dari berbagai jaringan komputer yang dihubungkan melalui modem dan jalur telepon. Dengan ditemukannya mesin pencari (search engine) seperti yahoo, google maka hal tersebut menjadi semakin mudah dilakukan. Pada tahun 1990, ilmuwan Eropa mengembangkan world wide web(www). Halaman-halaman informasi di web terdiri dari: teks, grafik, dan hypertext. Melalui hypertext pengguna dapat menyoroti kata-kata yang diinginkan dengan menggunakan mouse komputer dan berhubungan dengan rangkaian halaman-halaman lain yang berkaitan di internet. Pengacara Martha Siegel

memperingatkan, “perusahaan-perusahaan public relations yang tidak

memiliki promosionlineakan kalahbersaing”.12

Internet membawa perspektif dan pola baru di era informasi dalam bentuk jaringan teknologi yang memungkinkan setiap orang mengkases informasi ke mana saja untuk memenuhi kebutuhannya. Organisasi atau perusahaan yang mengadopsi internet akan mengalami perkembangan 12

42

pesat di tengah-tengah masyarakat yang semakin heterogen dan dapat meraup khalayak sasaran yang lebih besar jumlahnya. Melalui internet pula, annual report (laporan tahunan) yang dibuat divisi PR perusahaan dapat dimuat dalam situs atau web perusahaan atau perusahaan jasa PR di Internet, tidak perlu lagi dikirim dengan cara konvensional, via pos dan lainnya.

Kini dunia PR memasuki masa keemasan, karena teknologi internet ini telah membawa praktisi PR mampu mencapai publik sasaran secara langsung, tanpa intervensi dari pihak-pihak lain seperti redaksi atau wartawan di media massa, yang biasanya bertindak bagai penjaga gawang dan melakukan penyensoran terhadap pesan informasi PR bagi khalayak (publik). Beberapa hal yang perlu diperhatikan para praktisi PR dalam penggunaan internet:

1) PR harus menyadari bahwa khalayak / publik dapat mengakses semua press release atau news release yang dikirim melalui internet atauserver.

2) Publik dapat mengakses press release dalam home page yang ada diworld wide web(bila perusahaan ini telah memilikihome page). 3) PR dapat membuatmailing list dari publiknya. Mailing list adalah

perangkat elektronik yang dapat menyebarkanpress releasekepada publiknya melalui kontake-mail.

Semua aktivitas PR melalui internet tersebut, memungkinkan PR dalam menjalin hubungan baik untuk mempertahankan dukungan publik

43

internal dan eksternalnya. Publik akan sangat tergantung pada PR sebagai sumber informasi berita yang tidak tersaji di surat kabar dan media massa lainnya. Melalui internet, PR dapat menghemat biaya bila dibandingkan dengan mengirim press release melalui pos atau faksimili. Kendati PR telah melakukan kegiatan melalui internet, tidak berarti PR harus menyepelekan media lainnya. Media massa lainnya tetap menjadi bagian bagian terpenting dalam melakukan penyebaran berita atau informasi PR.

Keuntungan PR dalam menggunakan internet:

1) Informasi cepat sampai pada publik.

2) Internet dapat berfungsi sebagai iklan, media, alat marketing, sarana penyebaran informasi dan promosi.

3) Siapa pun dapat mengakses internet. 4) Tidak terbatas oleh ruang dan waktu.

5) Internet dapat membuka kesempatan melakukan hubungan komunikasi dalam bidang pemasaran secara langsung.

Keberhasilan program PR bergantung pada siapa publiknya, bagaimana strategi yang digunakan, dapat tidaknya memengaruhi perusahaan dalam membina hubungan baik dan dialog yang sehat agar perusahaan dan publiknya semakin dekat.13

13

Elvinaro, dkk.Komunikasi Massa Suatu Pengantar Edisi Revisi(Bandung: Simbiosa Rekatama Media, 2009) hlm 191-194.

44

B. Perusahaan BerbasisVirtual Office

Kantor virtual atau virtual office adalah sebuah "ruang kerja" yang berlokasi di dunia internet, di mana seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis profesional. Kantor virtual timbul sebagai upaya untuk mewujudkan efisiensi kerja yang berujung pada penekanan biaya (cost reduction) yang salah satunya adalah pengurangan penggunaan lingkungan kantor secara fisik. Sebuah kantor virtual dapat memberikan penghematan yang signifikan dan fleksibilitas dibandingkan dengan menyewa ruang kantor tradisional.

Mewujudkan suatu kantor virtual berarti mempersiapkan infrastruktur otomasi perkantoran, melakukan definisi ulang (redefine) proses kerja kantor, serta mempersiapkan kondisi karyawan untuk bekerja melalui konsep kantor virtual. Definisi ulang proses kerja dan persiapan kondisi karyawan tentunya akan melibatkan proses manajemen yang cukup kompleks, terlebih bagi perusahaan yang selama ini beroperasi dengan cara tradisional. Sedangkan infrastruktur otomasi perkantoran, meskipun tetap melibatkan proses manajemen, lebih sering dipandang dari segi teknis integrasinya. Infrastruktur otomasi perkantoran dapat tersusun atas tiga jenis aplikasi berikut ini:

a) Aplikasi perkantoran, meliputi pengolah kata, pengolah tabel, pengolah slide presentasi.

b) Aplikasi komunikasi, termasuk e-mail, messaging, voice-mail, telefon,fax, address bookdan lain-lain.

45

c) Aplikasi kolaborasi, yang berisi aplikasi manajemen proyek, kalender elektronik, forum diskusi, aplikasi konferensi dan lain sebagainya.

Aplikasi komersial pertama dari kantor virtual terjadi pada tahun 1994, ketika Ralph Gregory mendirikan "Virtual Office, Inc", di Boulder, Colorado. Perusahaan ini diperluas di seluruh Amerika Utara dan sekarang dikenal sebagai"Intelligent Office".

Kini dengan semakin banyaknya perusahaan yang menyediakan layanan kantor virtual, memudahkan individu untuk mengembangkan usahanya tanpa harus memikirkan infrastruktur otomasi perkantoran. Beberapa perusahaan kantor virtual telah menyediakan layanan dan bantuan yang terkait dengan kantor fisik, seperti alamat kantor yang bergengsi, layanan menjawab telepon profesional dan menyewakan ruang kantor dan ruang pertemuan, dan lain-lain.

Kantor virtual saat ini bukan hanya sebagai pemanfaatan ”ruang kerja” di dunia maya, tetapi juga merupakan aplikasi lengkap termasuk komunikasi profesional. Adapun layanan kantor virtual meliputi layanan komunikasi dan layanan ruang kantor.14

a) Live resepsionis virtual(sebuah asisten atau sekretaris virtual).

b) Layanan jawab (call center) untuk tujuan menerima dan mengirimkan sejumlah besar permintaan melalui telepon.

14

https://id.m.wikipedia.org/wiki/Kantor_virtual (diakses pada Senin, 31 Oktober 2016 pukul 19:33 wib).

46

c) Kotak suara adalah teknologi yang menyimpan pesan suara elektronik.

d) Gedung kantor virtual - dapat digunakan untuk bertatap muka, rapat, pertemuan dengan karyawan lain atau relasi.

e) Internet broadband,conference calldanvideo conferencing.

Komputer sebagai perangkat primer, baik langsung maupun tidak langsung, telah dijadikan alat strategis untuk mengetahui lingkungan organisasi, baik organisasi bisnis maupun organisasi non bisnis. Data yang dientri (dimasukkan) di suatu negara dapat diakses di negara lain dan keputusan juga dapat diambil dari jarak yang sangat jauh. Transaksi bisnis juga dapat dilakukan tidak harus melalui tatap muka akan tetapi cukup melalui internet. Kemajuan komputer dan teknologi telah mengabaikan batas negara, batas ideologi, batas budaya, batas politik dan batas lainnya yang akan menghalangi kemajuan teknologi.15

1. Virtual OfficeRealitas DariOffice Automation

Asal mula otomatisasi kantor dapat ditelusuri di awal tahun 1960-an, ketika IBM (International Business Machine Corporation) menciptakan istilahword processing untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin tik listriknya. Istilah tersebut mengungkapkan konsep bahwa kegiatan kantor berpusat pada pengolahan kata-kata. Maksudnya untuk menarik perhatian yang sama seperti produk-produk kantor yang telah

15

Siswandi.Aplikasi Manajemen Perusahaan: Analisis Kasus dan Pemecahannya(Jakarta: Mitra Wacana Media, 2011) hlm 191.

47

dijalankan pada komputer dan pengolahan data. Otomatisasi dimulai di pabrik dan menyebar ke kantor dalam bentuk otomatisasi kantor(office automation)atau OA, dimaksudkan untuk membantu pekerja sekretarial dan administratif (clerical). Tetapi kemampuannya untuk memudahkan komunikasi formal dan informal dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan menarik para manajer dan profesional sebagai pemakai. Semua pemakai ini menggunakan OA untuk meningkatkan produktivitas kerja.16

Produk OA memungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik. Selanjutnya, ternyata para pekerja terdidik juga dapat memanfaatkannya. OA memudahkan para pekerja terdidik untuk menyiapkan korespondensi keluar. Misalnya, pekerja terdidik atau sekertaris mereka dapat menggunakan pengolah kata untuk menyiapkan surat, memo dan laporan. Tetapi korespondensi keluar seseorang merupakan korespondensi masuk orang lain. Dipandang sebagai cara mendorong korespondensi masuk, OA menjadi peralatan yang digunakan dalam pemecahan masalah. Dibandingkan dengan media yang ditransmisikan dengan sistem komunikasi kantor manual, informasi OA tiba lebih cepat, dalam bentuk yang lebih baik dan dengan penampilan yang lebih menarik. Kesimpulannya, informasi OA berkomunikasi lebih baik dan karenanya menyediakan infromasi lebih baik untuk pengambilan keputusan.

16

Raymond Mc. Leod.Sistem Informasi Manajemen Jilid 2–Edisi Bahasa Indonesia(New Jersey: Prentice Hall Inc, 1996) hlm 85.

48

Pendapatan yang lebih tinggi versus penghindaran biaya. Banyak perusahaan menggunakan komputer sebagai cara mencapai penghindaran biaya (cost avoidance). Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah. Strategi ini diterapkan secara khusus pada OA, perusahaan melihat peningkatan produktivitas sekretaris dan pegawai administratif yang dimungkinkan oleh OA, sebagai cara menunda penambahan personil. Walau menghindari biaya administratif merupakan suatu tujuan yang baik, tetapi itu terlalu sederhana jika dibandingkan dengan potensi manfaat dari penggunaan OA sebagai peralatan pemecahan masalah. Keputusan manajer sebagai hasil dari komunikasi yang lebih baik memiliki potensi untuk menghasilkan pendapatan yang lebih tinggi dalam bentuk peningkatan penjualan dan pengembalian atas investasi yang lebih tinggi. Kontribusi potensial OA pada laba perusahaan jauh lebih besar untuk aplikasi pemecahan masalah daripada untuk aplikasi sekretarial dan administratif.

Reymond Mc Leod (1996) menjelaskan ada tiga tujuan dari otomatisasi kantor. Pertama, pemecahan masalah kelompok. Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk pemecahan masalah kelompok. Kedua, OA sebagai pelengkap – bukan pengganti. Ketiga, sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional –percakapan

49

tatap muka, percakapan telepon, pesan yang tertulis pada memo dan sejenisnya. Komunikasi informal ini akan terus berlanjut karena mudah dan efektif. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional. Dikombinasikan OA dan media tradisional menyediakan bagi manajer kemampuan komunikasi yang penuh daya.

Kemampuan OA untuk menghubungkan orang secara elektronik telah membuka cara baru melakukan pekerjaan kantor. Bahkan OA membuat pekerjaan kantor tidak perlu dikerjakan di kantor. Sebaliknya, pekerjaan kantor dapat dilakukan di lokasi geografis manapun selama tempat kerja tersebut terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui komunikasi elektronik.

Bentuk aplikasi OA sebagai relalitas sebuah kantor maya meliputi:17

1) Pengolahan kata (word processing), adalah penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang diketik atau dicetak. Pengolahan kata berkontribusi pada pemecahan masalah, memungkinkan tugas manajer untuk menyiapkan komunikasi tertulis secara lebih efektif.

2) Surat elektronik (electronic mail) populer dikenal sebagai email, adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan-pesan.

17

Saliman. Virtual Office Realitas dari Office Automation (diakses dari

http://staf.uny.ac.id/sites/default/files/penelitian/Salimanpada 16 Desember 2016 pukul 20:30 wib).

50

3) Voice mailserupa dengan surat elektronik, namun pengirim pesan melakukannya dengan mengucapkan ke dalam telepon tidak dengan mengetiknya.

4) Kalender elektronik (electronic calendaring) adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer. Manajer atau sekertaris dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan dan menelaahnya. Sehingga jika ingin menjadwalkan suatu rapat, terlebih dahulu memeriksa kalender-kalender lain untuk memilih waktu yang tepat untuk bersama-sama dalam melakukan rapat.

5) Konferensi audio (audio conferencing) adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi.

6) Konferensi video menghubungkan peserta konferensi dengan peralatan audio dan video. Konferensi video adalah penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta yang tersebar secara geografis. Dengan konferensi video dekstop, peralatan video dan audio ditempelkan pada tiap workstation dalam jaringan, memungkinkan gambar dan suara dua arah.

7) Konferensi komputer adalah penggunaan jaringan yang memungkinkan para anggota dengan karakteristik bersama bertukar informasi mengenai suatu topik tertentu. Konferensi komputer adalah bentuk e-mail yang lebih berdisiplin. Tidak

51

seperti konferensi audio, kelompok konferensi komputer dapat terdiri dari sejumlah besar peserta. Seseorang dapat menggunakan konferensi komputer untuk berkomunikasi dengan orang lain di ruang kerja sebelah.

8) Fax atau facsimile transmission, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya di ujung yang lain. Fax board memungkinkan komputer mikro berfungsi sebagai mesin fax. Dengan menambahkanboard tersebut, komputer dapat menerima pesan fax dan menyimpannya untuk kemudian ditampilkan atau dicetak. Pengiriman pesan fax juga dilakukan dengan mengetiknya padakeyboard.

9) Pencitraan (imaging), seperti yang digunakan sekarang, merupakan penggunaan pengenal karakter optis(optical character recognition) untuk mengubah catatan-catatan kertas atau microform menjadi format digital untuk disimpan di dalam alat penyimpanan sekunder. Setelah disimpan, citra tersebut dapat diambil untuk ditampilkan atau dicetak.

2. Hukum PenggunaanVirtual Officedi Indonesia

Saat ini penggunaan virtual office atau sering juga ditulis kantor virtual oleh perusahaan-perusahaan di Indonesia cukup marak. Hal ini dapat dilihat dari banyaknya perusahaan yang menawarkan jasa penyewaan virtual office. Perusahaan yang menawarkan virtual office, kegunaan penyewaan virtual office antara lain untuk mendapatkan

109

d. Evaluasi(Evaluation)

Belum dioptimalkannya database customer yang pernah

bekerja sama perusahaan. Ini perlu dilakukan untuk terus menjalin hubungan baik meskipun antar perusahaan sedang tidak ada kerjasama.

2. Kelebihan dan Kelemahan Implementasi Public Relations Perusahaan

BerbasisVirtual Office

a. Kelebihan

1) Ruang dan jangkauan online yang luas 2) Akses komunikasi 24 jam

3) Berjalan otomatis dan tersistem 4) Efisien dan Fleksibel

5) Internet memuat beragam bentuk promosi sekaligus b. Kelemahan

1) Tidak mengenal jam kerja 2) Pekerjaan semakin menumpuk

3. Perspektif Keislaman

Nabi Muhammad adalah wakil yang diutus Allah untuk menjalankan misi seperti mengajarkan ke tauhidan, memberi peringatan dan kabar gembira, memperbaiki akhlak manusia yang sedang berada di zaman kebodohan (jahiliyah) diibaratkan sebagai seorang public relations

110

dan melihara hubungan baik kepada publik, dalam hal ini, publik yang dimaksud adalah umat manusia di muka bumi.

Berbagai macam cara Nabi Muhammad SAW menerima wahyu untuk menjalankan misinya tersebut antara lain melalui malaikat jibril, wahyu yang turun seperti bunyi lonceng, merasakan kepedihan dahulu atas fitnah yang tertuju pada Aisyah RA istrinya, memerahnya wajah Nabi Muhammad. Seperti halnya bagaimana perusahaan memberikan tanggungjawab kepada public relations untuk menjalin hubungan dengan publik dengan beragam cara pula. Ada cara secara langsung dengan menemui para stakeholders ada pula yang memanfaatkan media untuk menjangkaustakeholdersyang lebih luas lagi.

B. Rekomendasi

Dari hasil kesimpulan tersebut peneliti harap kedepannya PT Otak Kanan, Tirta Media dan Pertamini Indonesia terus menemukan langkah-langkah kreatif agar kedepannya perusahaan semakin dikenal dan banyak mendapatkan customer. Ada beberapa rekomendasi yang peneliti berikan semoga menjadi bahan pertimbangan dalam implementasi tugas public relationsdi perusahaan.

1. Bagi perusahaan

a. Untuk PT Otak Kanan. Peneliti beberapa kali membuka website Graha Office dengan format tampilan mobile (handphone). Kata kunci yang terintegrasi dengan website sangat memenuhi halaman di layar

111

ditampilkan di website. Lebih baik disembunyikan agar tampilan website lebih rapi dan bisa diisi dengan konten yang lain.

b. Untuk Tirta Media Production. Lebih giat untuk memaintenance

artikel. Sebagai kekuatan strategi SEO artikel harus terus diupdate sesuai dengan target Tirta Media, satu minggu satu artikel.

c. Untuk Pertamini Indonesia. Tidak ada salahnya menjalin kerjasama untuk memulai menggunakan internet marketing yang berbasis SEO. Sebab tidak selamanya cara marketing offline itu efektif, dengan marketing online juga Pertamini bisa menghemat biaya karena Pertamini tidak perlu membangun banyak workshop. Internet marketing dampaknya lebih luas dan biayanya lebih murah. Kelebihan anggaran untuk kegiatan marketingofflineselama ini bisa dialokasikan ke sektor yang lebih membutuhkan.

2. Bagi penelitian selanjutnya

Rekomendasi bagi peneliti yang ingin meneliti virtual officeharus memiliki bekal pengetahuan yang cukup tentang sistem, cara kerja, pihak-pihak yang terlibat dalamvirtual officesiapa saja karena unsur-unsur yang ada di virtual office sangat kompleks. Saling terkait satu sama lain. Dari segi ilmu komunikasi, ternyata masih banyak hal yang bisa digali pada perusahaan yang berbasis virtual office ini. Untuk meneliti perusahaan yang berbasisvirtual officedibutuhkan waktu, biaya, tenaga dan kesabaran dari peneliti. Sebab kerja mereka yang virtual, tidak menetap dikantor menjadi sedikit hambatan dalam penggalian data. Peneliti harus membuat janji dari jauh-jauh hari untuk menyesuaikan waktu dan tempat bertemu.

112

Para pekerja di perusahaan berbasis virtual office melakukan aktivitas sesuai jadwal yang telah dibuat. Peneliti juga harus bersedia jika informan ingin bertemu di luar kantor representatif mereka.

DAFTAR PUSTAKA

Altinöz, Mehmet. World Academy of Science, Engineering and Technology.

International Science Index, Humanities and Social Sciences Vol:2, No:5, 2008,http://waset.org/Publication/11981.

Anggoro, M. Linggar. 2001. Teori dan Profesi Kehumasan Serta Aplikasinya di Indonesia.Jakarta: Bumi Aksara.

Bonok, Zainudin. Implementasi Sistem Virtual Office. Electrichsan, Vol 2, No 1, 2015,http://pub.ftunisan.com/index.php/electrichsan/article/view/29

Bland, Michael, dkk. 2001.Hubungan Media yang Efektif. Jakarta: Erlangga. Bungin, Burhan. 2007. Penelitian Kualitatif: Komunikasi, Ekonomi, Kebijakan

Publik dan Ilmu Sosial Lainnya.Jakarta: Kencana.

Cutlip, Scott M., dkk. 2009.Effective Public Relations. Jakarta: Kencana.

Effendy, Onong Uchjana. 2009. Human Relations & Public Relations. Bandung: Mandar Maju.

Elvinaro, dkk. 2009. Komunikasi Massa Suatu Pengantar Edisi Revisi. Bandung: Simbiosa Rekatama Media.

Gassing, Syarifuddin S. dan Suryanto. 2016. Public Relations. Yogyakarta: Andi Offset.

Herdiansyah, Haris. 2011. Metodologi Penelitian Kualitatif untuk Ilmu-ilmu Sosial. Jakarta: Salemba Humanika.

Idrus, Muhammad. 2009.Metode Penelitian Ilmu Sosial. Jakarta: Erlangga. Mc. Leod, Raymond. 1996. Sistem Informasi Manajemen Jilid 2 _– Edisi Bahasa

Indonesia. New Jersey: Prentice Hall Inc.

Moleong, Lexy J. 2007. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja Rosdakarya.

Moore, Frazier. 2005. Humas: Membangun Citra dengan Komunikasi. Bandung:

Remaja Rosdakarya.

Moriarty, Sandra, dkk. 2011.Advertising.Jakarta: Kencana.

………….2010. Manajemen Public Relations: Strategi Menjadi Humas

Profesional.Jakarta: Kencana.

…………..2013.Teori Komunikasi Individu Hingga Massa. Jakarta: Kencana.

Nasution. 1996.Metode Research: Pengertian Ilmiah. Bandung: Bumi Aksara. Rohim, Syaiful. 2016. Teori Komunikasi: Perspektif, Ragam dan Aplikasi.

Jakarta: Rineka Cipta.

Ruben, Brent D. dan Lea P. Stewart. 2013. Komunikasi dan Perilaku Manusia. Jakarta: Rajawali Pers.

Toha, Muharto. 2011. Arti Penting Komunikasi Organisasi dan Public Relations, dalam Farid Hamid dan Heri Budianto. Ilmu Komunikasi: Sekarang dan Tantangan Masa Depan. Jakarta: Kencana.

Saliman. Virtual Office Realitas dari Office Automation, diakses dari

http://staf.uny.ac.id/sites/default/files/penelitian/Saliman

Siswandi. 2011. Aplikasi Manajemen Perusahaan: Analisis Kasus dan

Pemecahannya. Jakarta: Mitra Wacana Media.

Suhandang, Kustadi. 2004. Public Relations Perusahaan: Kajian, Program dan Implementasi. Bandung: Nuansa.

Yusuf, Muri. 2014. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan Penelitian Gabungan.Jakarta: Kencana.

Zamroni, Muhammad. 2009. Filsafat Komunikasi: Pengantar Ontologis,

Epistemologis, Aksiologis.Graha Ilmu: Yogyakarta.

https://id.m.wikipedia.org/wiki/Kantor_virtual www.hukumonline.com

www.kisahimuslim.blogspot.co.id www.otakkanan.co.id

www.grahaoffice.com www.pertamini.co.id www.republika.co.id