PENYELENGGARAAN SISTEM ADMINISTRASI AKADEMIK DI LINGKUNGAN PERGURUAN TINGGI NEGERI : Studi Tentang Proses Penyelenggaraan Sistem Administrasi Akademik di IKIP Bandung dan Universitas Padjadjaran.
PENYELENGGARAAN SISTEM ADMINISTRASI AKADEMIK
DI LINGKUNGAN PERGURUAN TINGGI NEGERI
(Studi Tcntang Proses Penyelenggaraan Sistem Administrasi
Akademik di IKIP Bandung dan Universitas Padjadjaran)
TESIS
Diajukan untuk memenuhi sebagian dari
Syarat memperoleh Gelar Magister Pendidikan
Bidang Studi Administrasi Pendidikan
O
1 e h:
Endang Herawan
9032206/XXII -
14
PROGRAM PASCASARJANA
INSTITUT KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN BANDUNG
1994
DISETUJUI DAN DISAHKAN OLEH PEMBIMBING
PROF.DR.ACHMAD SANUSI, S.H, MPA
Pembimbing I
Pembimbin
PROGRAM PASCA SARJANA
INSTITUT KEGURUAN DANN ILMU PENDIDIKAN
BANDUNG
1994
ABSTRAKSI
Penelitian
tang
ini mengetengahkan judul : Studi
Penyalenggaraan
Lingkungan
dfokuskan
Perguruan
Sistem Administrasi
Tinggi
Negeri.
Ten-
Akademik
Di
Penelitian
ini
untuk mencari jawaban atas pertanyaan
pokok,
yaitu : apakah sistem administrasi akademik yang
dikem-
bangkan
oleh
IKIP Bandung dan UNPAD
mampu
memberikan
dukungan pelayanan bagi terselenggaranya proses pendidi
kan
yang dituntut oleh lembaga ini secara
efisien.
Penelitian ini menggunakan
efektif
metoda
dan
deskriptif
analitik dengan pendekatan kualitatif. Pengumpulan
data
dilakukan dengan menggunakan teknik wawancara, observasi
dan studi dokumentasi. Sedangkan pengolahan dan analisis
data
dilakukan
selama maupun setelah semua
data
yang
diperlukan terkumpul dan bersifat tentatif.
Dari hasil data sejak awal hingga setelah
peneli
tian ini berakhir mengenai penyelenggaraan sistem admin
istrasi
UNPAD,
akademik yang dilaksanakan di IKIP Bandung
kedua lembaga ini telah menyelenggarakan
dan
sistem
administrasi akademik yang mengandung serangkaian kegia-
tan,
yang dimulai dari kegiatan seleksi mahasiswa
sampai
dengan
sistem
administrasi akademik yang diselenggarakan
kedua
lembaga
wisuda. Hingga penelitian
ini
tidak
ada
perubahan,
ini
baru
berakhir
baik
pada
yang
menyangkut isi, urutan kegiatan maupun sistem kerjanya.
Penyelenggaraan
sistem administrasi
111
akademik
di
IKIP
Bandung diatur langsung oleh pusat,
teknis
tetapi
operasional dibagi - bagi dengan
fakultas
satuan kerja lain yang diberikan tugas untuk
garakan
atau
menyeleng-
sistem administrasi akademik ini. , Keadaan
merupakari* implikasi dari sistem kerja yang
oleh
dalam
IKIP
Bandung yang menganut
sistem
ini
dikembangkan
sentralisasi.
Sedangkan di UNPAD, dalam pengaturan maupun dalam teknis
operasional lebih banyak dilirapahkan pada
fakultas.
kerja
masing-masing
Keadaan ini merupakan implikasi
yang
dikembangkan yaitu
sistem
dari
sistem
desentralisasi.
Dikembangkankannya sistem ini sebagai konsekuensi
dari
makin berkembang dan kompleknya kegiatan
trasi
akademik pada lembaga ini serta
makin
logis
adminis
banyaknya
jumlah mahasiswa dan dosen yang harus dilayani.
Dikebangkannya sistem kerja sentralisasi,
seperti
di IKIP Bandung dan desentraslisasi di UNPAD tidak lepas
dari
berbagai permasalahan.
muncul
dari
jenjang
jang
sistem
Masalah atau hambatan
sentralisasi
adalah
kemungkinan
organisasi atau birokrasi menjadi terlalu
pan-
sehingga untuk menyelesaikan suatu masalahan
atau
peneylesaian
relatif
suatu
lebih lama,
kegiatan
membutuhkan
waktu
terjadinya kekembaran atau
tindih
dalam
Bagian
Akademik BAAK dengan Sub Bagian Akademik
tas,
orang
yang
terlalu
atasan,
pelaksanaan
pekerjaan,
satu satuan kerja tertentu.
iv
tumpang
misalnya
banyak pejabat yang melapor
beban kerja kemungkinan
yang
antara
Fakul
kepada
satu
bertumpuk
pada
Sedangkan dengan menggunakan
sistem
desentralisasi
tidak
terciptanya
keseragaman
dalam pengelolaan akademik secara menyeluruh dan
secara
institusional.
Penelitian
penting
bahwa
ini
dalam
juga mengungkap hal
setiap
prosedur
yang
sangat
penyelenggaraan
kegiatan
- kegiatan dalam sistem administrasi
ditinjau
dari segi keterlibatan dan aliran kerja
meli-
batkan sejumlah unit atau satuan kerja. Untuk itu
dalam
setiap
pelaksanaan kegiatan memerlukan
komunikasi.
akademik
koordinasi
Koordinasi sebagai upaya menyatukan
tinda-
kan, ide, pemikiran, saran ke arah tujuan bersama
tercipta
taati
dengan baik hal ini sebagai akibat
atau
dipahaminya
peraturan,
dan
belum
belum
prosedur,
di-
rencana
kerja dan kebijakan yang telah ditetapkan oleh pimpinan.
Keadaan
ini juga disebabkan sebagai akibat adanya
tangan
dalam
dengan
" tecnical problem " atau ketepatan
nyampaian
pelaksana
pelaksanaan komunikasi,
informasi
yang
serta
kurang
sikap
yaitu
atau
memperhatikan,
rin-
berkenaan
dalam
perilaku
pe-
para
membacadengan
cermat, dan mengingat isi pesan yang disampaikan sehing-
ga
koordinasi
tidak tercipta dengan
baik,
yang
pada
giliran kekeliruan atau gangguan dalam pelaksanaan tugas
tidak bisa dihindari.
Di samping itu juga dalam penelitian ini ditemukan
. hal-hal yang positif, yaitu bahwa dalam
sistem
UNPAD
penyelenggaraan
administrasi akademik, baik IKIP Bandung
komando
datang
dari satu
orang
sehingga
maupun
akan
memberikan
kejelasan,
kepastian
bagi
para
dalam melaksanakan tugasnya. Selain itu juga
pelaksana
komunikasi
vertikal tidak hanya terbtas dari atas ke bawah,
tetapi
juga
maupun
dari
bawah ke atas, baik
dalam bentuk saran,
berupa
laporan
ide yang berguna untuk menyempurnaan
penyelenggaraan kegiatan ini.
Berkenaan
penyimpangan
dengan pengawasan dalam
atau
penyelewengan
dari
upaya
menjaga
rencana
serta
peraturan yang telah ditetapkan belum menunjukkan
hasil
yang
belum
diharapkan, karena kegiatan pengawasan
disertai
untuk
dengan
upaya tindak
memperbaiki
penyelenggaraan
berkaitan
studi,
penyimpangan.
sebagai
Misalnya
pelaksanaan pengisian
banyak
mahasiswa
yang
langkah
saja
dalam
di
UNPAD
sistem administrasi akademik
dengan
yaitu
lanjut
ini
kartu
tidak
rencana
melakukan
kegiatan tidak sesuai dengan jadwal dan pihak Sub Bagian
Akademik yang diberikan tugas untuk melaksanakan
kegia
tan tersebut tetap melayaninya, dosen yang tidak
menga-
jar
sesuai
dengan jadwal atau
tidak
nadir
mengajar.
Masalah yang serupa juga terjadi di IKIP Bandung
menyangkut
pelaksanaan
masalah
kehadiran dosen dalam
bimbingan studi, dimana
untuk
kuliah
antara
atau
kasus-kasus
seperti ini belum ditetapkan sanksi-sanksi yang tepat.
VI
DAFTAR
ISI
Halaman
KATA PENGANTAR
i
ABSTRAKSI
iii
PENGHARGAAN DAN TERIMA KASIH
via
DAFTAR ISI
• xi
DAFTAR TABEL
xiii
DAFTAR LAMPIRAN
xiv
BAB
I
BAB II
PENDAHULUAN
1
A.
LATAR BELAKANG MASALAH
1
B.
MASALAH
10
C.
TUJUAN PENELITIAN
15
D.
KEGUNAAN PENELITIAN
16
E.
KERANGKA PEMIKIRAN
18
TINJAUAN PUSTAKA
A.
20
PERANAN DAN KEDUDUKAN SISTEM ADMINISTRASI
AKADEMIK
B.
20
PENGGUNAAN PENDEKATAN SISTEM DALAM PENYE
LENGGARAAN SISTEM ADMINISTRASI AKADEMIK..
28
C.
KELENGKAPAN ADMINISTRASI
39
D.
HASIL PENELITIAN YANG RELEVAN
BAB III PROSEDUR PENELITIAN
AKADEMIK
49
54
A.
METODE PENELITIAN
54
B.
SUMBER DATA
57
C.
TEKNIK PENGUMPULAN DATA
58
xi
D. PELAKSANAAN PENELITIAN
59
E. PROSEDUR ANALISIS DATA
F. SIGNIFIKANSI HASIL PENELITIAN
62
63
-•-•
BAB IV TEMUAN DAN PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN
69
A. SISTEM KERJA DALAM PENYELENGGARAAN SISTEM
ADMINISTRASI AKADEMIK
B. TUJUAN PENYELENGGARAAN SISTEM ADMINISTRASI
..
134
AKADEMIK
C. PELAKSANAAN KOORDINASI DALAM PENYELENGGA -
RAAN SISTEM ADMINISTRASI AKADEMIK
140
D. PELAKSANAAN PEMBERIAN KOMANDO ( UNITY OF
COMMAND) DALAM PENYELENGGARAAN SISTEM AD147
MINISTRASI AKADEMIK
E. PELAKSANAAN KOMUNIKASI DALAM PENYELENGGA RAAN SISTEM ADMINISTRASI AKADEMIK ........ 156
F. PELAKSANAAN PENGAWASAN TERHADAP JALANNYA
PELAKSANAAN SISTEM ADMINISTRASI AKADEMIK.. 159
BAB V KESIMPULAN, IMPLIKASI DAN REKOMENDASI
170
.
A. KESIMPULAN
170
176
B. IMPLIKASI
179
C. REKOMENDASI
.
184
DAFTAR PUSTAKA
186
LAMPIRAN - LAMPIRAN
.
RIWAYAT HIDUP
xii
196
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel
...
18
3. Alur Siistem Administrasi Akademik UNPAD....
71
1. Keranngka Pemikiran
2. Alur Sistem Administrasi Akademik IKIP
xiii
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
187
Lampiran 1.
Pedoman Wawancara
Lampiran 2.
Daftar Riwayat Hidup
Lampiran 3.
SK Pembimbing
197
198
Lampiran 4. Surat Izin Penelitian
XIV
199
BAB
I
PENDAHULUAN
A.
PENDAHULUAN
Perguruan
Tinggi
menyelenggarakan
menyiapkan
merupakan satuan
pendidikan
tinggi yang
peserta didik menjadi anggota
pendidikan
yang
bertujuan
untuk
masyarakat
yang
memiliki kemampuan akademik dan atau profesional yang dapat
menerapkan, mengembangkan atau menciptakan ilmu pengetahuan
dan teknologi serta dapat mengembangkan dan menyebarkannya,
mengupayakan penggunaannya
untuk
meningkatkan tarap hidup
masyarakat ( PP. 30 Tahun 1990).
Dilandasi oleh tujuan tersebut, maka setiap perguruan
tinggi mempunyai fungsi
tertentu,
yang
dipolakan
dalam
bentuk Tridharma Perguruan Tinggi, yang meliputi : Pendidi
kan
dan Pengajaran, Penelitian dan Pengabdian
rakat. Fungsi
Pendidikan
dan
pengajaran
pada upaya penyiapan tenaga lulusan
pelajar
yang memiliki keahlian
akademis. Fungsi penelitian
dititikberatkan
yang terdidik dan ter-
profesional
dititik-beratkan
untuk memecahkan permasalahan.
pada Masya
yang berkenaan
dan
keahlian
pada
upaya
dengan suatu
bidang ilmu, teknologi atau seni secara ilmiah dan melakukan
berbagai upaya pengembangannya yang bermanfaat
rakat
dan
pembangunan. Sedangkan
fungsi
bagi
pengabdian
masya
pada
masyarakat dititikberatkan pada upaya perguruan tinggi dalam
memotivasi, berpartisipasi dan
rakat melalui pemanfaatan secara
atau
seni
oleh
para
civitas
menunjang pembangunan masya
nyata
ilmu
akademika.
dan teknologi
,.
ak„t funfisi pendidikan dan
Dari ketiga fungsi• tersebut
fungsi
u«n fungsi utama setiap perguruan tinggi.
pengajaran merupakan. fungsi u
i0 Hi
Keadaan =s..oa. ini" berlangsung pula
da
IKIP Bandung maupun
titik pusat Kegiatan pada pengeiolaan program pendidikan.
*-A,T.rtd:t H»lam
Keberhasilan suatu perguruan tinggi
dalam
menyeleng-
garakan program n.ndidikan
pendidikan ..memerlukan berbagai sarana
j i,h «ic,tem administrasi
j i, ~* salah
satu diantaranya adalah
sistem
pendukung,
saian saw
W»n sarana administrasi akademik yang
akademik. Kebutuhan akan sarana
rf^m - program
memadai bertujuan agar program
prog
•nor, rfpngan
sudah direncanakan dapat beroalan dengan
pendidikan yang
lancar,
teratur,
tertib dan efiSien ( Di*.» Dikti. M^. "»'•«>;
Pandangan yang sama dikemukakan oien Tim Sistemik »»« •
(1983:1> yang .—an ban„a keiancaran peiaksanaan program
pendidikan sangat ditentukan oieh kemampuan sistem adm.n.strasi akademik ini.
Berdasarkan pendapat di atas maka dapat dikemukakan
bah„a administrasi akademik meruipakan saian satu sarana
„• «=PtiaD perguruan
pendukung utama kbagi
setiap perg
tinggi dalam menye-
ndidikannya. Bahkan Tim Sistemik IKIP
lenggarakan program pendidikannya.
Bandung menyatakan ^
-gi suatu
tinggi ad.inist.asi akademik merupakan saiah satu aspek
- „«»t vital untuk meningkatkan produktivitas
manajemen yang amat vita J. u.
iembaga itu. Dengan demikian dapat dikemukakan ban,a
kebernaSUan dan keianearan daiam penyeienggaraan program
„„„
pendidikan berkaitan erat dengan
di^tem
sistem
a •niQtrasi yang
akademik tersebut. Sistem administrasi
yang
administrasi
dimaksud adalah
sistem yang mantap dan mampu menangani keseluruhan kegiatan
yang dituntut oleh proses pendidikan pada lembaga itu.
Administrasi akademik merupakan bagian dari
trasi
perguruan
tinggi.
adminis
Keberadaan administrasi akademik
dalam pengelolaan program pendidikan bukan merupakan
tujuan,
tetapi sebagai alat
atau
sarana
suatu
pendukung
agar
program pendidikan dapat terlaksana dengan tertib dan lancar
Pandangan
senada
yang mengemukakan
dikemukakan
oleh
Engkoswara (1987*42'')
:
Administrasi
pendidikan
pada dasarnya
adalah suatu
media belaka untuk mencapai tujuan
pendidikan
secara
produktif, yaitu efektif dan efisien. Oleh
karena
itu
kriteria atau ukuran keberhasilan administrasi pendidi
kan adalah produktivitas pendidikan yang dapat dilihat
pada prestasi atau efektivitas dan proses suasana atau
efisiensi.
Pandangan
yang hampir sama dikemukakan oleh Oteng
(1983:17) yang menyatakan bahwa : " Administrasi
Sutisna
merupakan
alat bukan tujuan".
Perlunya
lembaga
sistem
administrasi akademik
pada
setiap
pendidikan tinggi, seperti IKIP Bandung dan
Unpad
ini juga disebabkan adanya dorongan dari luar, yaitu
pihak
yang berkepentingan dengan lembaga tersebut,
orang
tua/masyarakat
seperti
serta para pemakai lulusan atau "
user
",
yaitu Sekolah/Kanwil Depdikbud serta lembaga atau departmen
lain,
baik negeri maupun swasta. Dorongan
tersebut
datang
karena perguruan tinggi dipandang sebagai sekolah tertinggi
dan
terakhir untuk mempersiapan tenaga-tenaga
kerja
yang
bermutu (B.S.Mardiatmadja,1986:87). Para orang tua atau ma
syarakat menghendaki pendidikan hendaknya mampu
memberikan
sejumlah keterampilan yang memungkinkan putra/putri
mereka
dapat memperoleh pekerjaan dengan segera, serta dapat meniti
karier ke jenjang yang lebih tinggi. Sedangkan pihak pemakai
lulusan mengharapkan setiap perguruan tinggi mampu menghasil
kan
lulusan yang bermutu, yang mempunyai
keahlian
dalam
bidangnya, mempunyai wawasan, kreatif, mempunyai keterampi
lan
dalam komunikasi,
kepemimpinan
serta
motivasi kerja
yang tinggi sehingga mereka dapat menjadi tenaga kerja yang
produktif.
Sejalan
dengan harapan tersebut, Menteri
Pendidikan
dan Kebudayaan baru - baru ini mengeluarkan suatu kebijakan
yang
dikenal
dengan
isitilah " Link
and
Match
"
atau
keterkaitan dan kesepadanan. Kebijakan ini diarahkan
menciptakan
keluaran
pendidikan
terkait ( Link ) dengan kebutuhan
sepadan (
berbagai
ngunan, yaitu berupa lulusan yang mempunyai
match
untuk
)
sektor
dan
pemba
kemampuan atau
keterampilan yang selaras dengan tuntutan dunia kerja.
Untuk memenuhi harapan orang tua/masyarakat, pihak
dan
dalam
perguruan
untuk
terkait
tuntutan
merespon kebijakan pemerintah ini
maka
tinggi, seperti IKIP Bandung dan UNPAD
mengembangkan
(
program-program
Link) dan padan (Match)
pemakai
setiap
dituntut
pendidilkan
dengan
kebutuhan
masyarakat yang sedang membangun. Untuk
yang
dan
memenuhi
harapan ini administrasi akademik merupakan suatu kebutuhan
Administrasi
akademik
yang salah satu
komponennya adalah
melaksanakan program studi dan kegiatan akademik harus mampu
mengembangkan program pendidikan dan pengajarai yang terkait
dan padan dengan tuntutan masyarakat dan kebutuhan
ngunan. Sehubungan
dengan
pembaharuan
tinggi nasional, bidang administrasi
sistem
pemba
pendidikan
akademik telah banyak
mendapatkan perbaikan. Sebagian dari upaya perbaikan
terlihat
hasilnya,
meskipun
telah
masih lebih banyak lagi yang
harus ditata (Dirjen Dikti, 1987:25).Hal ini mengingat bagi
perguruan tinggi keandalan suatu sistem administrasi akade
mik merupakan
hal
yang sangat pokok. Bidang
akademik berhubungan langsung
guruan tinggi. sehari- hari.
dengan segi operasional per
Berkedudukan
utama dalam mendukung pelaksanaan
telah
direncanakan. Untuk
administrasi
program
sebagai
sarana
pendidikan yang
itu kekuranganmampuan dalam me-
ngelola administrasi akademik akan dapat menghambat jproses
pelaksanaan program pendidikan pada lembaga tersebut (Dir.-1 •
jen Dikti,; 1987 : 17 ).
Dalam penyelenggaraan sistem
administrasi
akademik,
khususnya dilingkungan Perguruan Tinggi Negeri, berdasarkan
berbagai peraturan serta pedoman yang berlaku, antara lain:
1. Undang - undang Sistem Pendidikan Nasional No.2/1989.
2. Peraturan Pemerintah No.30 tahun 1990 tentang Perguruan
Tinggi.
3. Pedoman penyelenggaraan proses tinggi atas dasar sistem
kredit semester dari DIRJEN DIKTI DEPDIKBUD tahun 1983.
4. Pedoman Umum Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan di
lingkungan Departemen Pendidikan dan
Kebudayaan
tahun
1987.
5. Serta
Keputusan Mentri yang
secara
khusus
mengenai
struktur
keorganisasian setiap perguruan tinggi
negeri
serta berbagai peraturan lain yang relevan.
Sebagai
sarana
yang memberikan
dukungan
bagi terlaksananya program pendidikan, sistem
akademik dikembangkan selain
pelayanan
administrasi
memperhatikan berbagai
per -
aturan perundang-undangan yang berlaku jang ditetapkan oleh
pemerintah, juga program pendidikan yang akan
dilaksanakan
serta berbagai kebijakan yang ditetapkan oleh pimpinan per
guruan tinggi yang bersangkutan, hal ini karena sesuai
ngan
perundang
- undang
yang
berlaku
setiap
de
perguruan
diberikan otonomi yang luas, baik dalam pengelolaan program
pendidikan
maupun
dalam
Misalnya IKIP Bandung, dan
bijakan pada tingkat
sistem administrasi akademiknya.
juga UNPAD, sejalan
nasional,
kebijakan
tingkat institusional ini juga diarahkan
pada
ke
pendidikan pada
pada pengembangan
dan perbaikan sistem, proses, dan penataan tata kerjasistem
administrasi akademik
secara bertahap dan
sejalan
dengan
pada lembaga tersebut yang dilakukan
terus
kebijakan
dikembangkan.
tersebut
Oleh
sistem
karena itu
administrasi
akademik yang sedang dilaksanakan harus senantiasa ditinjau
kembali,
dianalisis dan
dievaluasi
serta dilakukan upaya
penyempurnaannya agar sistem tersebut menjadi lebih mantap,
sehingga sistem administrasi akademik tersebut benar- benar
dapat menunjang atau memberikan dukungan
optimal
bagi pelaksanaan
pelayanan
secara
program pendidikan yang dituntut
oleh lembaga pendidikannya tersebut, yang semakin lama se-
makin komplek, yang dengan sendirinya diperlukan
dukungan
sistem administrasi akademik yang mantap dan lebih
canggih
serta penanganannya yang dilakukan secara lebih profesional.
Dalam
pengelolaan
sistem
bersifat situasional dan dinamis,
pendidikan
administrasi
akademik
hal ini tuntutan kegiatan
sebagai akibat adanya perubahan kurikulum
atau
program pendidikan yang akan dilaksanakan serta pertumbuhan
" enrolment " yang begitu cepat.
Melalui
yang
dapat
keseluruhan
dapat
sistem
memberikan
pelaksanaan
tercipta
tertib
keadaan
disiplin,
komitmen
dikalangan
melalui
baik
administrasi akademik
dukungan
program
akademik,
partisipasi,
yang
mantap,
pelayanan
pendidikan,
yang
terhadap
diharapkan
ditandai
loyalitas,
dengan
kepatuhan,
sivitas akademika. Dengan
kata
lain
penyelenggaraan sistem administrasi akademik
yang
diharapkan dapat tercipta penyelenggaraan
pendidikan
yang efektif dan efisien.
Berdasarkan
pemikiran
di
atas,
penulis
terdorong
untuk mengkaji penyelenggaraan sistem administrasi akademik
di lingkungan perguruan tinggi negeri ini, khusus yang
laksanakan oleh IKIP Bandung dan UNPAD,
hal ini
di
didasarkan
oleh suatu pertimbangan bahwa kedua lembaga
ini
nyelenggarakan sistem administrasi akademik
sesuai dengan
pedoman atau ketentuan yang berlaku untuk itu
yang
telah me-
maka sistem
sudah berjalan ini perlu senanatiasa dianalisis
dievaluasi sebagai bahan untuk pengembangan
Selain itu juga penulis menetapkan
kedua
lebih
dan
lanjut.
lembaga ini se-
bagai kasus dalam penelitian ini, mengingat kedua
ini mempunyai sifat dan karakteristik yang
pengelolaan
peroleh
administrasi akademik,
gambaran
lembaga
berbeda
dalam
sehingga dapat
mengenai efektivitas
di-
penerapan
dari
kedua sistem tersebut.
IKIP Bandung dan UNPAD merupakan dua lembaga
didikan tinggi negeri yang keberadaannya
Unpad didirikan berdasarkan Peraturan
tahun 1957. Pada awal berdirinya Unpad
sudah
pen
cukup lama.
Pemerintah
Nomor. 37
mempunyai
empat fa
kultas, yang salah satu diantaranya adalah Fakultas Keguruan
dan
Ilmu
dirinya
Pendidikan,
IKIP
yang
kelak sebagai cikal bakal ber
Bandung. Dewasa
ini
UNPAD
telah
menjadi
sebuah Perguruan Tinggi Negeri yang cukup besar dan ternama,
yang
mempunyai
Fakultas
11
Fakultas,
yaitu
: Fakultas
Ekonomi, Fakultas Kedokteran, Fakultas
Hukum,
Kedokteran
Gigi, Fakultas Matematik dan Ilmu Pengetahuan Alam, Fakultas
Pertanian,
Fakultas
Fakultas Ilmu Sosial Politik,
Fakultas
Sastra,
Psikologi, Fakultas Peternakan, dan Fakultas
Komunikasi.
Juga
Program Pasca
Sarjana
serta
Profesional
yang
terdiri atas Program Diploma ( D3
Ilmu
Pendidikan
) dan
Program Spesialis I.
Pada saat ini UNPAD mempunyai jumlah mahasiswa secara
keseluruhan
berjumlah
23.583
orang, dengan
perincian
:
jumlah Mahasiswa Program SI sebanyak 14.101 orang. Mahasisva
Pasca
berjumlah
Sarjana
berjumlah
971
orang.
Program
Diploma
7.887, Program Spesialis berjumlah 297 orang
dan
Program
Apoteker berjumlah 39 orang. Sedangkan untuk jumlah
tenaga pengajar ( dosen tetap) pada saat ini berjumlah 1.742
orang.
UNPAD
banyak
sejak berdirinya hingga
menghasilkan
lulusan
dan
sekarang
menyebar
ini
ke
telah
seluruh
Indonesia.
Adapun IKIP Bandung, yang pada awalnya adalah sebagai
salah
satu
Presiden
fakultas di UNPAD, berdiri
Ni.
1 tahun 1963
yang
melalui
menetapkan
Keputusan
satu-satunya
lembaga pendidikan guru tingkat universitas Pada awal ber
dirinya
IKIP
FPIPS,
Bandung mempunyai lima Fakultas, yaitu
FPMIPA,
FPTK,
FPBS.
Dan
dalam
perkembangan
berikutnya IKIP Bandung pada saat ini mempunyai 6
yaitu
FIP,
FPOK yang sebelum bernama STO ( Sekolah
Fakultas,
Tinggi
Olah
Raga), yang berintegrasi ke IKIP Bandung pada tahun 1977. di
IKIP
Bandung juga terdapat Program Pasca Sarjana dan
PGSD.
Hingga saat ini IKIP Bandung mempunyai 12.294 orang,
jumlah
tenaga
pengajar 1.238 orang dan tenaga administratif
orang.
Salin
Sarjana,
menyelenggarakan
Program
pendidikan
Diploma dan Program Pasca
untuk
1.234
Program
Sarjana,
IKIP
juga menyelenggarakan Program Akta III dan Akata IV.
Dengan
mahasiswa
memperhatikan
dan
menyebabkan
dosen
yang
program
cukup
pendidikan,
banyak
jumlahnya
semakin berkembang dan kompleknya
akademik
yang
diselenggarakan
tersebut.
Untuk
itu maka perlu
oleh
sistem kerja serta pendayagunaan
optimal
sehingga dapat lebih meningkatkan
akan
administrasi
perguruan
dilakukan
terhadap
jumlah
upaya
komputer
tinggi
penataan
secara
efektivitas
dan
10
efisiensi dalam penyelenggaraan sistem administrasi akademik
tersebut.
B.
PERMASALAHAN
Penyelenggaraan
mahasiswa
berpusat
sistem
kepada
administrasi
penyusunan
akademik
program
pendaftaran, pelaksanaan kuliah, ujian dan
trasian nilai - nilai yang diperoleh,
penerimaan
dengan pendapat
Bandung,
bahwa
administrasi akademik meliputi
seleksi calon mahasiswa,
semester,
studi,
sistem
IKIP
sistem
:
penyusunan jadwal, pendaftaran dan
program studi, OPSPEK/P-4, perkuliahan,
pengajaran remidial,
penyelesaian akhir
ujian
program
Rangkaian
kegiatan
bersifat sistemik, dan merupakan sub sistem
administrasi
sebagai
1987:25). Sejalan
penyelenggaraan
ujian akhir program dan wisuda.
tersebut
pengelolaan
tersebut dalam Buku Pedoman Akademik
dikemukakan
pengambilan
belajar,
pengadminis -
termasuk
mahasiswa baru (Dirjen Dikti,
bagi
suatu
akademik yang
pola
kegiatan
dapat
tersendiri
dikaji
yang
dari
sebagai
mempunyai
tujuan serta prosedur kerja sendiri.
Bergantung
strutur
menjadi
pada
organisasi
beban
tingkat
tugas
unit-unit
fakultas.
penyelenggaraan
antara lain
besar kecilnya
: BAAK,
lain sebagainya.
administrasi
di
tingkat
Unit-unit
sistem
Fakultas,
kompleksitas
akademik
pusat
yang
administrtasi
PUSKOM,
serta
dan/atau
terlibat
akademik
Jurusan,
dapat
UPT,
di
dalam
tersebut
LPM dan
11
Penyelenggaraan
perguruan
tinggi
desentraslisasi.
sistem
sistem
.ada
yang
bersifat
sentralisasi dan desentralisasi
sentralisasi
yang
harus
di
dan
penggunaan
ditetapkan
keadaan dan kebutuhan
tinggi yang bersangkutan.
fungsi
akademik
Kompromi antara kecenderungan
mempertimbangkan
dan
administrasi
lembaga
dengan
perguruan
Melalui identifikasi semua tugas
dilaksanakan
dan
ditentukannya
tingkat sentralisasi yang akan dipilih.
Bila dilihat dari keseragaman format untuk memudahkan
pengawasan,
pengelolaan
keterpaduan
dalam
dan
evaluasi
mekanisme dan tata
serta
dari
kerja
segi
administrasi
akademik yang diselenggarakan oleh sebuah perguruan
cenderung
makin
untuk
menuju ke arah
sentralisasi,
berkembang dan kompleksnya administasi
besarnya
perguruan
mahasiswa
serta
dengan
makin
jumlah
yang harus dilayani cenderung menggunakan
sistem
setidak-tidaknya
administrasi akademik (Depdikbud,
Dalam
banyak
hal
makin
sebaliknya
banyaknya
desentralisasi,
tinggi
tinggi
sebagain
dari
bidang
1987:3 ).
penyelesaian
tugas
administrasi
akademik dari satu unit akan mempengaruhui kelancaran tugas
unit
lainnya.
administrasi
dipahami,
personil
setiap
seperti
pelaksanaan
sistem
akademik perlu adanya tata kerja yang
jelas,
disepakati
yang
kenyataan
Oleh karena itu
dan
terlibat
dalam
dipatuhi
dalam
bersama
kegiatan
oleh
setiap
tersebut.
hal tersebut masih merupakan suatu kendala
perguruan
tinggi, baik negeri maupun
disinyalir
oleh
pihak
swasta,
Direktorat
Dalam
bagi
hal
Jenderal
12
Pendidikan Tinggi (1987:2) yang menyatakan bahwa pengalaman
menunjukkan bahwa : administrasi pendidikan dan
selama
ini
disebabkan
kerja
masih
banyak
menghadapi
hambatan
karena belum adanya petunjuk
yang
jelas dan operasional".
pengajaran
terutama
pelaksanaan
Pandangan
tata
yang
dikemukakan oleh Darwis Gani, dkk (1986:25 ), yaitu
sama
:
Posisi
serta peranan
administrasi
akademik
sangat
menentukan keberhasilan kegiatan operasional
perguruan
tinggi. Sementara itu masih dijumpai beberapa perguruan
tinggi yang masih belum mempunyai kemampuan untuk me -
ngembangkan sistem administrasi akademik. Yang terakhir
ini terjadi baik dilingkungan perguruan tinggi swa*sta
maupun
perguruan tinggi
negeri.
Permasalahan tersebut dirasakan pula oleh perguruan tinggi,
seperti
IKIP
Pengembangan
Bandung
Kurikulum
dan
UNPAD.
Menurut
IKIP Bandung,
analisis
Tim
permasalahan
pokok
yang dihadapi oleh IKIP Bandung secara institusional
dalam
kaitannya dengan administrasi akademik antara lain :
1. Hubungan kerja, antar berbagai unit di IKIP Bandung ter
utama dalam hal tugas, tanggung jawab dan wewenang dalam
proses administrasi akademik.
2. Standar
kerja
mengalir dari
dan
arus
satu unit
kerja
atau
kegiatan
menuju
unit
lainnya
yang
serta
dokumen (form) yang diperlukan dalam arus kerja ini.
3. Koordinasi
kerja antar unit
dalam
penanganan
administrasi akademik hingga keserasian dan
proses
efektivitas
kerja dapat diciptakan.
4. Dampak dari pertumbuhan enrolment yang cepat dan peruba
han
kurikulum
yang
menyeluruh terhadap mekanisme
volume kerja sistem administrasi akademik
dan
13
5. Komitment dan disiplin civitas akademika dalam melaksana
kan kegiatan administrasi akademik.
'
Belum adanya petunjuk pelaksanaan dan tata kerja yang
jelas dan operasional merupakan salah satu penghambat
perguruan
tinggi dalam mengembangkan
akademiknya,
perguruan
sistem
tetapi
meskipun
sistem
demikian
tinggi yang telah berusaha
ada
beberapa
mengembangkan
upaya
menyempurnaannya, IKIP Bandung misalnya, melalui TIM
Sis -
telah
administrasi
dalam
akademik yang disertai
administrasi
dengan
temik
administrasi
untuk
bagi
mampu mengembangkan suatu sistem administrasi
akademik
yang merupakan
menyelenggarakan
Demikian
juga
administrasi
UNPAD,
akademik
kegiatan
dalam
rujukan
bagi
administrasi
akademik.
menyelenggarakan
berpedoman pada buku
IKIP
sistem
pedoman
yang
telah ditetapkan oleh Departemen, yang dalam pelaksanaannya
disesuaikan dengan
sistem organisasi dan tuntutan
program
pendidikan yang dilaksanakan pada lembaga tersebut.
Berdasarkan uraian di atas, maka yang menjadi masalah
pokok dalam penelitian ini adalah
Apakah sistem adainis-
tx_asi. akademik di IK1E. Bandung dan LiEEAH majOEu.
memberikan
dukungan pelavanan bagi terselengaranya seluruh proses pen
didikan secara efektif.
Yang
dalam
dimaksud
dengan sistem
administrasi
akademik
pertanyaan di atas adalah keseluruhan kegiatan
berlangsung
mahasiswa
secaea sistemik mulai dari
seleksi
baru sampai dengan wisuda. Aspek
yang
yang
penrimaan
diteliti
14
dalam penelitian ini adalah mengenai : sasaran atau
tujuan
penyelenggaraan
sistem
kerja
yang
sistem administrasi akademik, pola
dikembangkan
tersebut,
sistem
dalam
penyelenggaraan
koordinasinya,
sistem
kegiatan
komunikasinya,
sistem kesatuan perintah serta sistem- pengawasannya.
Adapun
penelitian
yang dimaksud dengan proses pendidikan
ini
adalah
berkenaan
dengan
dalam
penyelenggaraan
kegiatan akademik yang meliputi kegiatan perkuliahan, ujian
semester,
penyelesaian
akhir studi, ujian
akhir
program
dan
efisien
sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.
Sedangkan
dalam
yang dimaksud dengan efektif
penelitian
akademik
yang
ini adalah bahwa
dilaksanakan
dapat
kegiatan
administrasi
memberikan
pelayanan sesuai dengan tuntutan proses
dukungan
pendidikan/program
pendidikan dengan mendayagunakan sumber daya, baik
manusia
maupun materil secara hemat.
Dengan demikian dari permasalahan pokok di atas dapat
dirumuskan
berikut
pertanyaan
-
pertanyaan
penelitian
sebagai
:
1. Sistem
kerja
yang
bagaimanakah
yang
dikembangkan
oleh IKIP Bandung dan UNPAD dalam penyelenggaraan sistem
administrasi akademik, mulai dari
mahasiswa
seleksi
baru sampai dengan wisuda ?
penerimaan
Dan bagaimanakah
pelaksanaan dari sistem kerja tersebut ?
2. Tujuan
sistem
apa
yang ingin
dicapai
administrasi akademik,
dalam
penyelenggaraan
sejak seleksi
mahasiswa baru sampai dengan wisuda ?
penerimaan
15
3. Satuan kerja apa saja yang terlibat dalam
penyelenggaraan
sistem administrasi akademik sejak seleksi penerimaan maha
siswa baru hingga wisuda ? Apakah tugas dan tanggung jawab
dari setiap satuan kerja tersebut
?
dan bagaimana
koor
dinasi diantara santuan kerja dalam penyelenggaraan sistem
administrasi
akademik tersebut ?
5# Bagaimana pelaksaanaan komunikasi dalam
peny-elsnggaraan
sistem administrasi akademik, mulai dari seleksi
.peneri
maan mahasiswa baru sampai dengan wisuda ?
5. Bagaimanakah pelaksanaan " Unity of Commad " yang dikem -
bangkan dalam penyelenggaraan sistem administrasi akademik
mulai
dari
seleksi
penerimaan
mahasiswa
baru
.sampai
dengan wisuda ?
6. Bagaimanakah pelaksanaan
pengawasan yang,
dilaksanakan
dalam mengawasi jalannya penyelenggaraan sistem
-adminis
trasi akademik, mulai seleksi menerimaan mahasiswa
hingga
wisuda ?
C.TUJUAN PENELITIAN
1. Tujuan Penelitian
Tujuan umum dari penelitian ini adalah untuk
identifikasi, mendeskripsikan dan menganalisis
garaan
sistem
administrasi
akademik,
diketahui apakah sistem administrasi
terhadadp
lekasanaan
akademik
proses
-
penyeleng
sehingga
selenggarakan oleh IKIP Bandung dan UNPAD mampu
pelayanan
•:meng
dapat
yang
di-
. memberikan
pendidikan
yang
16
dilaksanakan oleh masing-masing lembaga tersebut.
2.TjLiu_aii KMsjis.
Tujuan khusus penelitian ini adalah :
a. Mendeskripsikan
dan
menganalisis
dikembangkan
pelaksanaan
kerja
yang
dalam
penyelenggaraan sistem administrasi akademik.
b. Mendeskripsikan
dicapai
dalam
dan
oleh IKIP
menganalisis
penyelenggaraan
Bandung
sistem
tujuan
sistem
dan UNPAD
yang
ingin
administrasi
akademik.
c. Mendeskripsikan
dan menganalisis pelaksanaan koordinasi
diantara satuan kerja yang terlibat dalam penyelenggara
an sistem administrasi akademik.
d. Mendeskripsikan dan menganalisis pelaksanaan
komunikasi
dalam penyelenggaraan sistem administrasi akademik.
e. Mendeskripsikan
dan
menganalisis
sistem
"Unity
of
Command " yang dikembangkan dalam penyelenggaraan sistem
administrasi akademik.
f. Mendeskripsikan
dan
menganalisis
sistem
yang dilakukan untuk mengawasi jalannya
pengawasan
penyelenggaraan
sistem administrasi akademik.
D.
KEGUNAAN PENELITIAN
1. Kegunaan Teoritis
Penelitian
ini
berusaha
untuk
mendalam
sistem administrasi akademik,
teoritis
penelitian
administrasi
mengkaji
secara
oleh karena
secara
ini dapat memperkaya
khasanah
pendidikan, khusus dalam bidang
studi
administrasi
17
akademik
penelitian
para
di
ini
sarjana
berminat
perguruan
tinggi.
Di
samping
dapat dijadikan kajian lebih
administrasi
pendidikan
atau
itu
hasil
lanjut
bagi
orang
yang
dalam disiplin ilmu administrasi pendidikan
guna
mempertajam wawasan keilmuannya.
2.Kegunaan Praktis
Kegunaan praktis dari penelitian ini antara lain :
a. dapat memperluas pengetahuan peneliti tentang praktek pe
nyelenggaraan sistem administrasi akademik di perguruan
tinggi.
b. dapat dijadikan masukan bagi IKIP Bandung
dan
dalam pengembangan sistem administrasi akademik,
c. hasil penelitian
ini
UNPAD
dan
diharapkan bisa dijadikan acuan
oleh perguruan tinggi lain dalam penyelenggaraan sistem
administrasi akademiknya.
E.
KERANGKA PEMIKIRAN
Kerangka
penelitian
pemikiran yang penulis coba kembangkan- -
dapat
digambarkan
terdapat pada halaman berikutnya
dalam
:
bagan
seperti
dalam
yang
18
TABEL
KERANGKA
1
PEMIKIRAN
Kegiatan yang
sistesik
Prograa
Pendidikan
1. Seleksi calon
•ahasiswa
2. Penyususnan jadwal
3. Registrasi Hhs.
4. Pengaabilan Prog
Disiplin
Koaitaent
ram studi
Kebijakan
Inititut/
Univinitii
5. 0PSPEK/P4
Adsinistrasi
Akadesik
—>
6. Pcrkuliihtn
7. Ujiin Siinter
8. Pengajaran Reae-
9. Penysleiiiin akhir
studi •ahasisHa
10. Ujian akhir prograi
11. M i s u d a
A
1
Unit-unit yang
terlibat daiai
Ada. Akadeaik
- PR I
- BAAK
- Pusat Koaputer
- PD I/Fakultas
- Jurusan
- LPH
Akadesik —>
Loytlitu
Kapituhan
Sanksi-sanksi
Aturan-aturan
dial
- UPT
Tertib
.
Partisipasi
Peaahaaan
19
Penelitian ini difokuskan pada penyelenggaraan sistem
administrasi
negeri,
akademik
khsusnya
di
di
lingkungan
IKIP
Bandung
perguruan
dan
UNPAD.
adminisrasi akademik yang dimaksud adalah berupa
kegiatan
yang
bersifat sistemik
tinggi
yang
Sistem
rangkaian
dimulai
seleksi
penerimaan mahasiswa baru sampai wisuda.
Yang terlibat
dalam
trasi akademik ini,
Puskom, LPM,
Dalam
baik
di
penyelenggaraan sistem
antara lain
:
Perpustakaan, P3MP,
penyelenggaraan
BAAK,
kebijakan
yang
Fakultas,
Jurusan,
Laboraturium.
sistem administrasi
IKIP maupun di UNPAD Bandung,
program pendidikan yang
adminis
akademik,
berdasarkan
akan dilaksankan serta kebijakan -
ditetapkan
oleh
Rektor
atau
pimpinan
lembaga, yang dituangkan dalam buku pedoman akademik,
keputusan lainnya.
akademik pada
pada
atau
Hal ini karena dalam sistem administrasi
suatu lembaga dimaksudkan
untuk
memberikan
dukungan pelayanan agar program pendidikan tersebut
dapat
terlaksana
serta
dengan
terciptanya
tersebut,
tertib,
tertib
teratur,
akademik
pada
dosen,
efisien
lembaga
yang ditadai dengan keadaan disiplin,
partisipasi,komitmen, pemahaman,
yang
dan
diperlihatkan
mahasiswa,
oleh
sanksi-sanksi,
segenap
maupun staf TU.
civitas
pendidikan
kepatuhan,
keteraturan
akademik,
baik
BAB
III
PROSEDUR PENELITIAN
A.
METODA PENELITTIAN
Tujuan utama penelitian ini adalah untuk mendeskripsi
kan
dan
menganalisis penyelenggaraan
sistem
administrasi
akademik di lingkungan Perguruan Tinggi Negeri,
IKIP
Bandung
bersifat
dan
studi
Unpad. Dengan
demikian
penelitian
cocok
dengan
penelitian
sebagaimana dikemukakan oleh
( 1976:5
karena
metoda
penelitian yang
ini
kualitatif,
)
ini
kasus.
Untuk mencapai tujuan tersebut metoda
dirasakan
khususnya di
kualitatif
adalah
Kirk
metoda
and
Miller
menghasilkan
data
deskriptif berupa kata - kata tertulis atau lisan dari orang
orang dan perilaku yang dapat diamati.
Ada
beberapa istilah yang digunakan untuk
kualitatif
atau
dan
ini, yaitu penelitian inquiri atau
etnografi,
Biklen,
etnometodologi,
penelitian
naturalistik
studi kasus ( lihat
1982:3 ). Pendekatan
atau
Bogdan
metoda
penelitian
kualitatif ini mempunyai karakteristik tertentu,
antara lain
1).
"
sumber data adalah situasi yang wajar atau
setting
", 2).
peneliti
3.).sangat deskriptif,
first
hand",
data,
7).
purposif.
instrumen
penelitian,
4). mengutamakan data langsung atau "
triangulasi,
mengadakan
8).sampling
Nasution,
5).
sebagai
natural
analisis
6).
sejak
( Bogdan dan
1988:9, dan Lexy J.
54
mencari
awal
Biklen,
Meleong,
makna
dibalik
penelitian,
1982
1988:3).
: 27-28.
Karakteristik
inilah
yang dijadikan rujukan
oleh
penulis
dalam melaksanakan penelitian ini.
pertama,
Berkenaan dengan karakteristik
mengumpulkan
data
melalui
observasi
dan
peneliti
wawancara
informasi langsung dari sumber utama tanpa memberikan
atau
suatu
perlakukan atau mempengaruhi secara sengaja. Peneliti secara
langsung
data
memasuki
yang
dapat
lapangan dan berhubungan
memberikan
informasi
Berkenaan dengan karakteristik yang
bahwa
dalam
penelitian
ini
secara
„kedua
peneliti
dengan
sumber
lengkap.
mengieyaratkan
bertindak
sebagai
instrumen penelitian, dalam hal ini peneliti yang
melakukan
wawancara,
diteliti.
observasi
Karakterisitk
penulis
terhadap
ogjek
pertimbangan
bahwa
sebagai manusia merupakan alat yang peka dan
dapat
bereaksi
ini dilandasi oleh suatu
yang
terhadap
segala
stimulus
dari
lingkungan
diperkirakan
bermakna atau tidak bermakna
ini,
itu peneliti sebagai instrumen
selain
terhadap
semua aspek keadaan dan dapat
ragam data sekaligus. Karakteristik
dalam
penelitian
deskriptif
bagi
penelitian
dapat
merekan
mengumpulkan
ketiga adalah
ini penulis berusaha
yang nantinya dituangkan dalam
yang
aneka
.bahwa
mengumpulkan
bentuk
data
laporan.
Karakteristik keempat adalah mengutamakan
data - langsung
atau"
penelitian
first
hand ", artinya bahwa
dalam
peneliti berhubungan langsung dengan sumber data,
wawancara
ini,
melakukan
atau obsevasi. Peneliti tidak menggunakan
angket
atau perantara lainnya. Karakteristik-. kelima, berkenaan dengan
triangulasi,
artinya
untuk
mencek
kebenaran
data
atau
56
informasi
uiang
yang
dengan
Tujuannya
yang
peneliti
jalan memperoleh data
dari
melakukan
chek
lainnya.
sumber
adalah untuk membandingkan informasi tentang
sama
jaminan
peniliti peroleh
yang
tentang
diperoleh dari sumber
tingkat
kepecayaan
lainnya,
data
hal
agar
yang
ada
diperoleh
tadi.Karakteristik keenam mencari makna dibelakang
kelakuan
atau
perbuatan, sehingga dapat dipahami
kelakuan
manusia,
yang
dalam
administrasi
akademik
hal ini para
pelaksana
dalam melaksanakan tugasnya masing-masing dalam konteks yang
lebih
luas, dipandang dari kerangka pemikiran dan
responden. Karakteristik ketujuh berkenaan
perasaan
.dengan
sampel
purposif. Karakteristik ini mengisyaratkan bahwa dalam
nelitian kualitatif
pengambilan
sampel
harus
pe -
disesuaikan
dtmgan tujuan penelitian, dengan demikian jumlah sampel yang
dibutuhkan bergantung pada pertimbangan kelengkapan informasi
yang
diperlukan, hal ini sejalan dengan
pendapat yang
di
kemukakan oleh S.Nasution (1988:32-33) yang menyatakan bahwa
untuk
memperoleh
diteruskan
sampai
informasi
taraf
redudancy",
kejenuhan,
artinya
selanjutnya
boleh dikatakan tidak lagi
informasi
baru
yang
bahwa
"
tertentu,
dengan
berarti.
sampling
dapat
ketuntasan
atau
menggunakan
Dengan
responden
diperoleh
kata
tambahan
lain
dianggap memadai apabila sudah ditemukan pola tertentu
sampel
dari
informasi yang dikumpulkan. Karateristik
kedela pan, yakni me
ngadakan analisis sejak awal penelitian.
dalam
melakukan
penelitian
analisis terhadap data yang terkumpul sejak
awal
57
penelitian hingga penelitian itu berakhir.
B.
SUMBER DATA
Yang
menjadi fokus dalam penelitian ini adalah
pada
penyelenggaraan sistem administrasi akademik yang diseleng garakan di IKIP Bandung dan
Unpad. Dengan demikian analisis
dalam penelitian ini bersifat kasuistik dan
institutsional,
dalam
penelitian
arti yang menjadi fokus kajian dalam
ini
adalah unit organisasi atau satuan kerja yang terlibat dalam
penyelenggaraan
nama
sistem
administrasi akademik,
bukan
atas
individu.
Sesuai
bahwa
dengan
banyak
nara
karakteristik
sumber bukan
penelitian
merupakan
kualitatif,
syarat
tetapi yang lebih utama adalah sejauhmana sumber data
memberikan data atau informasi yang sebanyak mungkin
dengan
mutlak
dapat
sesuai
kebutuhan atau dengan tujuan penelitian itu sendiri.
Untuk itu maka dalam penelitian kualitatif biasanya sampel -
nya
sedikit
dan diplih menurut
tujuan
penelitian,
yakni
orang atau pejabat yang dipandang dapat memberikan informasi
yang sebanyak mungkin berkenaan dengan fokus penelitian ini.
Dalam
penelitian
antara
lain
1.
ini
yang dapat
dijadikan
:
Rektor/PR I
2. Kepala BAAK
3.
PD
I
4.
Kepala Bagian Akademik dan Registrasi BAAK.
5. Kepala Sub Bagian Akademik Fakultas
6. Ketua Jurusan,
Dosen,
Mahasiswa.
sumber
data,
58
7. Pengelola KKN, PPL. Laboraturium, Perpustakaan.
8. Panitia 0pspek/P-4
C. TEKNIK PENGUMPULAN DATA
Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian
ini adalah wawancara, studi dokumentasi dan observasi.Ketiga
teknik tersebut dipergunakan untuk memperoleh informasi yang
saling menunjang dan
mengnei
melengkapi
penyelenggaraan
Sedangkan
sistem
satu
sama
lain,
administrasi
yang menjadi instrumen atau alat
yakni
akademik.
pengumpul
data
adalah peneliti sendiri.
Dalam melakukan wawancara peneliti menggunakan pedoman
wawancara,
dengan
menggunakan bentuk
pertanyaan
Dipergunakannya pedoman wawancara dalam melakukan
agar
terbuka.
wawancara
kegiatan wawancara lebih terarah sesuai dengan
kontek
permasalahan yang diteliti.
Untuk
melalui
studi
data dan informasi
wawancara, dalam penelitian ini
dokumentasi dan observasi, yaitu
catatan
yang
melengkapi
atau
diperoleh
dilengkapi
dengan
dokumen-dokumen yang relevan
diteliti
yang
mempelajari
dengan
serta dengan melihat peristiwa
dengan
masalah
- peristiwa
atau kejadian-kejadian yang berkaitan dengan penyelenggaraan
sistem
administrasi akademik pada kedya lembaga
pendidikan
tinggi tersebut.
Untuk menghimpun data yang diperlukan dalam penelitian
ini, peneliti dilengkapi dengan buku catatan, tape recorder.
Peralatan tersebut digunakan agar semua data yang diperlukan
59
atau
yang
disampaikan
oleh nara
sumber
dapat
terhimpun
dengan
baik.
Untuk menggunakan peralatan tersebut
peneliti
dengan
terliebih dahulu meminta izin dari nara sumber
agar
tidak merasa terganggung dengan kehadiran alat tersebut.
D.
PELAKSANAAN
PENELITIAN
Dalam penelitian kualitatif tahapan dalam melaksanakan
penelitian tidak dapat ditentukan secara lebih pasti,
tidak mempunyai batas - batas yang tegas,
fokus
penelitian
itu sendiri
dapat
karena
hal ini disebabkan
mengalami
perubahan.
Namun secara garis besar S.Nasution ( 1988:33 ) menyarankan
ada tiga fase yang bisa diikuti dalam penelitian
ini, yaitu
3).
:" 1).
tahap
tahap orientasi,
member
mengikuti
tahapan
chec."
Dalam
2).
tahap eksplorasi
penelitian
- tahapan tersebut,
kualitatif
yang
dan
ini
penulis
dapat
penulis
jelaskan sebagai berikut.
l.Xanap. Orientasi
Tahap
gambaran
yang
ini
dilakukan dengan maksud
untuk
memperoleh
atau informasi yang lebih luas mengenai hal -
umum
diteliti.
di lapangan berkenaan dengan masalah
yang
Informasi tersebut diperoleh dari sejumlah
informasi, kemudian dianalisis untuk menemukan hal-hal
menonjol,
lanjut.
menarik,
penting dan berguna untuk diteliti
hal
akan
sumber
yang
lebih
Dan ini kemudian dipilih sebagai fokus penelitian.
Pada
tahap orientasi ini penulis melakukan
secara informal ke BAAK,
Fakultas,
Jurusasn,
kunjungan
Puskom yang ada
pada kedua lembaga tersebut, guna memperoleh informasi
awal
60
untuk
kepentingan
penetapan
fokus
atau
permasalahan
penelitian.
Data
atau informasi yang dibutuhkan pada
penelitian
ini
penyusunan
terutama
diperlukan
untuk
rancangan penelitian, yang
dalam
tahap
awal
kepentingan
penyulisannya
itu mendapat bimbingan dari para dosen pembimbing yang telah
ditetapkan
olew
pihak
Pasca
Sarjana
IKIP
Bandung.
akhirnya rancangan penelitian tersebut dijadikan dasar
Dan
bagi
penulis dalam melakukan penelitian selanjutnya.
2.1anap_ F.ksplorasi
Pada tahap ini bisa dikatakan sebagai tahap penelitian
yang
sesungguhnya,
terarah
dan
tujuan
yang
ditujukan
dimana
data
yang
spesipik mengarah pada
telah
kepada
ditetapkan.
hal=hal
yang
dikumpulkan
fokus
lebih
penelitian
Observasi
dan
dianggap
ada
wawancara
hubungannya
dengan fokus penelitian. Wawancara tidak lagi bersifat
dan
terbuka
informasi
tetapi
lebih
tersetruktur
untuk
yang lebih mendalam mengenai aspek -
dan
umum
memperoleh
aspek
yang
menonjol dan penting.
Dalam
tahap
ini
penelitian
yang
dilakukan
oleh
peneliti lebih bersifat formal, artinya dilaksnakan
setelah
mendapatkan
lembaga
ijin penelitian dari Rektor pada kedua
tersebut. Dalam melaksanakan pengumpulan data penulis
tidak
mendapatkan
telah
memperoleh
hambatan
ijin
yang berarti, karena
resmi dari rektor,
serta
hubungan yang baik dengan para nara sumber.
peneliti
mampu
menjalin
61
Dalam
dengan
melaksanakan
nara
wawancara,
wawancara
sumber atau personil yang
diberikan
jawab atau tugas untuk menyelenggarakan sistem
akademik.
yang
lebih
tanggung
administrasi
Wawancara dilakukan berdasarkan pedoman
telah
dipersiapkan sebelumnya agar
terarah
informasi
pada fokus penelitian,
dapat
melengkapi
berbagai
dilakukan
hasil dari
dokumen,
yang
wawancara,
berupa
pembicaraan
sehingga
terkumpul sesuai dengan
data
wawancara
bisa
data
atau
kebutuhan.
dilengkapi
peraturan,
Untuk
dengan
buku
pedoman
akademik serta melakukan pengamatan atau observasi.
Agar data yang diperlukan dapat terhimpun dengan baik,
maka khususnya dalam melakukan wawancara peneliti dilengkapi
dengan buku catatan dan tape recorder.
Sesuai
analisis
sehabis
dilakukan
atau
dengan
karakteristik
penelitian
kualitatif,
data dilakukan sejak awal penelitian
melakukan
pengumpulan
data.
Analisis
pada tahp ini juga disertai dengan
informasi,
yakni
dengan
atau
menyeleksi
setiap
data
yang
reduksi
data
catatan-catatan
lapangan dan merangkum hal - hal yang dianggap penting, yang
selaras dengan fokus penelitian.
3-TanaE. "Member CnacJt
Kegiatan
" member chek " dimaksudkan
kebenaran dari informasi - informasi
untuk
mengecek
yang dikumpulkan agar
hasil penelitian yang diperoleh dapat dipercaya kebenarannya
Pengecekan ini dilakukan seusai penulis melaksnakan wawancara.
Data
hasil
wawancara dirangkum,
dituangkan
dalam
bentuk
62
laporan dan meminta kesediaan nara sumber atau
responden
untuk memeriksa hasil hasil wawancara tersebut, dan
meminta
responden untuk memperbaiki bila diperlukan, dan mengkonfirmasikan keseuainnya dengan informasikan yang disampaikan.
Jika masih diperlukan diadakan pengumpulan data lebih lanjut
karena adanya aspek - aspek baru.
E.
ANALISIS DATA
Analisis
datta merupakan proses mengatur urutan
data
dan mengorganisasikannya kedalam suatu pola. Analisis
ter -
hadap data yang diperoleh merupakan upaya agar data tersebut
dapat
diketahui
analisis
maknanya (S.Nasution,1988:125).
data tidak dapat bisa dipisahkan
interpretasi
rujukan
data yang dilakukan
teoritis
yang
dengan
dengan
berhubungan
Kegiatan
kegiatan
mengacu
dengan
kepada
permasalahan
penelitian ini.
Analisis
data dilakukan melalui
serangkaian
tahapan
kegiatan. Menurut Nasution (1988:129) tahapan dalam analisis
data tersebut antara lain :
1). reduksi data, 2). display data, dan 3). mengambil kesim
pulan dan verifikasi. Langkah ini yang dijadikan rujukan oleh
penulis dalam
melakukan
analisis
data penelitian ini.
Reduksi data dilakukan dengan jalan meringkas
catatan
- catatan yang berisi data yang diperoleh dari lapangan yang
disusun
dalam
bentuk uraian laporan
terulis
yang
rinci.
Catatan - catatan tersebut diambil terbatas hanya pada
hal-
hal
yang
yang
berkaitan
pokok
dengan
saja
atau
yang
dianggap
penting
fokus penelitian. Selanjutnya
data
yang
63
terpilih tersebut disusun dalam bentuk yang lebih sistematis
sehingga
lebih
mudah
dikendalikan
tema
atau
polanya.
Disamping itu data yang direduksi dapat memberikan
yang
lebih
tajam
mempermudah
tentang
peneliti
hasil
untuk
penelitian,
mencari
kembali
gambaran
juga dapat
data
yang
diperoleh bila diperlukan.
Untuk
mempermudah melihat pola atau
gambaran
secara
menyeluruh atau bagian-bagian tertentu dari penelitian
ini,
maka
Dari
disajikan dalam bentuk matrik hasil
penelitian.
gambaran yang tampak dalam matrik tersebut selanjutnya dapat
ditarik
kesimpulan
sehingga
data
yang
terkumpul
itu
mempunyai makna.
Seperti telah diungkap pada bagian awal bab ini
proses analisis data dalam penelitian kualitatif
sejak
awal penelitian, jadi sejak itu pula
bahwa
duilakukan
dicoba ditarik
kesimpulannya, tetapi kesimpulan yang ditarik masih bersifat
tentatif, masih kabur, diragukan, akan tetapi dengan
tambahnya
data
kesimpulan
yang ditarik lebih " grounded". Dengan
kesimpulan
itu
harus diverifikasi
selama
Jadi verifikasi ini juga
penelitian ini
-
tersebut disempurnakan sehingga
kesimpulan
berlangsung.
ber
demikian
penelitian
dilakukan
ini
sepanjang
berlangsung. Verifikasi ini dilakukan untuk
menjamin tingkat kepercayaan hasil penelitian.
F.SIGNIFIKASI HASIL PENELITIAN
Untuk
menetapkan tingkat keabsahan
atau
kepercayaan
hasil penelitian diperlukan teknik pemeriksaaan. Pelaksanaan
64
teknik
pemeriksaan
tertentu,
yaitu
ini didasarkan atas
sejumlah
kriteria
:
1). kredibilitas ("validitas internal"),2). transferabilitas
("validitas eksternal"), c). depandibilitas ("reliabilita
DI LINGKUNGAN PERGURUAN TINGGI NEGERI
(Studi Tcntang Proses Penyelenggaraan Sistem Administrasi
Akademik di IKIP Bandung dan Universitas Padjadjaran)
TESIS
Diajukan untuk memenuhi sebagian dari
Syarat memperoleh Gelar Magister Pendidikan
Bidang Studi Administrasi Pendidikan
O
1 e h:
Endang Herawan
9032206/XXII -
14
PROGRAM PASCASARJANA
INSTITUT KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN BANDUNG
1994
DISETUJUI DAN DISAHKAN OLEH PEMBIMBING
PROF.DR.ACHMAD SANUSI, S.H, MPA
Pembimbing I
Pembimbin
PROGRAM PASCA SARJANA
INSTITUT KEGURUAN DANN ILMU PENDIDIKAN
BANDUNG
1994
ABSTRAKSI
Penelitian
tang
ini mengetengahkan judul : Studi
Penyalenggaraan
Lingkungan
dfokuskan
Perguruan
Sistem Administrasi
Tinggi
Negeri.
Ten-
Akademik
Di
Penelitian
ini
untuk mencari jawaban atas pertanyaan
pokok,
yaitu : apakah sistem administrasi akademik yang
dikem-
bangkan
oleh
IKIP Bandung dan UNPAD
mampu
memberikan
dukungan pelayanan bagi terselenggaranya proses pendidi
kan
yang dituntut oleh lembaga ini secara
efisien.
Penelitian ini menggunakan
efektif
metoda
dan
deskriptif
analitik dengan pendekatan kualitatif. Pengumpulan
data
dilakukan dengan menggunakan teknik wawancara, observasi
dan studi dokumentasi. Sedangkan pengolahan dan analisis
data
dilakukan
selama maupun setelah semua
data
yang
diperlukan terkumpul dan bersifat tentatif.
Dari hasil data sejak awal hingga setelah
peneli
tian ini berakhir mengenai penyelenggaraan sistem admin
istrasi
UNPAD,
akademik yang dilaksanakan di IKIP Bandung
kedua lembaga ini telah menyelenggarakan
dan
sistem
administrasi akademik yang mengandung serangkaian kegia-
tan,
yang dimulai dari kegiatan seleksi mahasiswa
sampai
dengan
sistem
administrasi akademik yang diselenggarakan
kedua
lembaga
wisuda. Hingga penelitian
ini
tidak
ada
perubahan,
ini
baru
berakhir
baik
pada
yang
menyangkut isi, urutan kegiatan maupun sistem kerjanya.
Penyelenggaraan
sistem administrasi
111
akademik
di
IKIP
Bandung diatur langsung oleh pusat,
teknis
tetapi
operasional dibagi - bagi dengan
fakultas
satuan kerja lain yang diberikan tugas untuk
garakan
atau
menyeleng-
sistem administrasi akademik ini. , Keadaan
merupakari* implikasi dari sistem kerja yang
oleh
dalam
IKIP
Bandung yang menganut
sistem
ini
dikembangkan
sentralisasi.
Sedangkan di UNPAD, dalam pengaturan maupun dalam teknis
operasional lebih banyak dilirapahkan pada
fakultas.
kerja
masing-masing
Keadaan ini merupakan implikasi
yang
dikembangkan yaitu
sistem
dari
sistem
desentralisasi.
Dikembangkankannya sistem ini sebagai konsekuensi
dari
makin berkembang dan kompleknya kegiatan
trasi
akademik pada lembaga ini serta
makin
logis
adminis
banyaknya
jumlah mahasiswa dan dosen yang harus dilayani.
Dikebangkannya sistem kerja sentralisasi,
seperti
di IKIP Bandung dan desentraslisasi di UNPAD tidak lepas
dari
berbagai permasalahan.
muncul
dari
jenjang
jang
sistem
Masalah atau hambatan
sentralisasi
adalah
kemungkinan
organisasi atau birokrasi menjadi terlalu
pan-
sehingga untuk menyelesaikan suatu masalahan
atau
peneylesaian
relatif
suatu
lebih lama,
kegiatan
membutuhkan
waktu
terjadinya kekembaran atau
tindih
dalam
Bagian
Akademik BAAK dengan Sub Bagian Akademik
tas,
orang
yang
terlalu
atasan,
pelaksanaan
pekerjaan,
satu satuan kerja tertentu.
iv
tumpang
misalnya
banyak pejabat yang melapor
beban kerja kemungkinan
yang
antara
Fakul
kepada
satu
bertumpuk
pada
Sedangkan dengan menggunakan
sistem
desentralisasi
tidak
terciptanya
keseragaman
dalam pengelolaan akademik secara menyeluruh dan
secara
institusional.
Penelitian
penting
bahwa
ini
dalam
juga mengungkap hal
setiap
prosedur
yang
sangat
penyelenggaraan
kegiatan
- kegiatan dalam sistem administrasi
ditinjau
dari segi keterlibatan dan aliran kerja
meli-
batkan sejumlah unit atau satuan kerja. Untuk itu
dalam
setiap
pelaksanaan kegiatan memerlukan
komunikasi.
akademik
koordinasi
Koordinasi sebagai upaya menyatukan
tinda-
kan, ide, pemikiran, saran ke arah tujuan bersama
tercipta
taati
dengan baik hal ini sebagai akibat
atau
dipahaminya
peraturan,
dan
belum
belum
prosedur,
di-
rencana
kerja dan kebijakan yang telah ditetapkan oleh pimpinan.
Keadaan
ini juga disebabkan sebagai akibat adanya
tangan
dalam
dengan
" tecnical problem " atau ketepatan
nyampaian
pelaksana
pelaksanaan komunikasi,
informasi
yang
serta
kurang
sikap
yaitu
atau
memperhatikan,
rin-
berkenaan
dalam
perilaku
pe-
para
membacadengan
cermat, dan mengingat isi pesan yang disampaikan sehing-
ga
koordinasi
tidak tercipta dengan
baik,
yang
pada
giliran kekeliruan atau gangguan dalam pelaksanaan tugas
tidak bisa dihindari.
Di samping itu juga dalam penelitian ini ditemukan
. hal-hal yang positif, yaitu bahwa dalam
sistem
UNPAD
penyelenggaraan
administrasi akademik, baik IKIP Bandung
komando
datang
dari satu
orang
sehingga
maupun
akan
memberikan
kejelasan,
kepastian
bagi
para
dalam melaksanakan tugasnya. Selain itu juga
pelaksana
komunikasi
vertikal tidak hanya terbtas dari atas ke bawah,
tetapi
juga
maupun
dari
bawah ke atas, baik
dalam bentuk saran,
berupa
laporan
ide yang berguna untuk menyempurnaan
penyelenggaraan kegiatan ini.
Berkenaan
penyimpangan
dengan pengawasan dalam
atau
penyelewengan
dari
upaya
menjaga
rencana
serta
peraturan yang telah ditetapkan belum menunjukkan
hasil
yang
belum
diharapkan, karena kegiatan pengawasan
disertai
untuk
dengan
upaya tindak
memperbaiki
penyelenggaraan
berkaitan
studi,
penyimpangan.
sebagai
Misalnya
pelaksanaan pengisian
banyak
mahasiswa
yang
langkah
saja
dalam
di
UNPAD
sistem administrasi akademik
dengan
yaitu
lanjut
ini
kartu
tidak
rencana
melakukan
kegiatan tidak sesuai dengan jadwal dan pihak Sub Bagian
Akademik yang diberikan tugas untuk melaksanakan
kegia
tan tersebut tetap melayaninya, dosen yang tidak
menga-
jar
sesuai
dengan jadwal atau
tidak
nadir
mengajar.
Masalah yang serupa juga terjadi di IKIP Bandung
menyangkut
pelaksanaan
masalah
kehadiran dosen dalam
bimbingan studi, dimana
untuk
kuliah
antara
atau
kasus-kasus
seperti ini belum ditetapkan sanksi-sanksi yang tepat.
VI
DAFTAR
ISI
Halaman
KATA PENGANTAR
i
ABSTRAKSI
iii
PENGHARGAAN DAN TERIMA KASIH
via
DAFTAR ISI
• xi
DAFTAR TABEL
xiii
DAFTAR LAMPIRAN
xiv
BAB
I
BAB II
PENDAHULUAN
1
A.
LATAR BELAKANG MASALAH
1
B.
MASALAH
10
C.
TUJUAN PENELITIAN
15
D.
KEGUNAAN PENELITIAN
16
E.
KERANGKA PEMIKIRAN
18
TINJAUAN PUSTAKA
A.
20
PERANAN DAN KEDUDUKAN SISTEM ADMINISTRASI
AKADEMIK
B.
20
PENGGUNAAN PENDEKATAN SISTEM DALAM PENYE
LENGGARAAN SISTEM ADMINISTRASI AKADEMIK..
28
C.
KELENGKAPAN ADMINISTRASI
39
D.
HASIL PENELITIAN YANG RELEVAN
BAB III PROSEDUR PENELITIAN
AKADEMIK
49
54
A.
METODE PENELITIAN
54
B.
SUMBER DATA
57
C.
TEKNIK PENGUMPULAN DATA
58
xi
D. PELAKSANAAN PENELITIAN
59
E. PROSEDUR ANALISIS DATA
F. SIGNIFIKANSI HASIL PENELITIAN
62
63
-•-•
BAB IV TEMUAN DAN PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN
69
A. SISTEM KERJA DALAM PENYELENGGARAAN SISTEM
ADMINISTRASI AKADEMIK
B. TUJUAN PENYELENGGARAAN SISTEM ADMINISTRASI
..
134
AKADEMIK
C. PELAKSANAAN KOORDINASI DALAM PENYELENGGA -
RAAN SISTEM ADMINISTRASI AKADEMIK
140
D. PELAKSANAAN PEMBERIAN KOMANDO ( UNITY OF
COMMAND) DALAM PENYELENGGARAAN SISTEM AD147
MINISTRASI AKADEMIK
E. PELAKSANAAN KOMUNIKASI DALAM PENYELENGGA RAAN SISTEM ADMINISTRASI AKADEMIK ........ 156
F. PELAKSANAAN PENGAWASAN TERHADAP JALANNYA
PELAKSANAAN SISTEM ADMINISTRASI AKADEMIK.. 159
BAB V KESIMPULAN, IMPLIKASI DAN REKOMENDASI
170
.
A. KESIMPULAN
170
176
B. IMPLIKASI
179
C. REKOMENDASI
.
184
DAFTAR PUSTAKA
186
LAMPIRAN - LAMPIRAN
.
RIWAYAT HIDUP
xii
196
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel
...
18
3. Alur Siistem Administrasi Akademik UNPAD....
71
1. Keranngka Pemikiran
2. Alur Sistem Administrasi Akademik IKIP
xiii
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
187
Lampiran 1.
Pedoman Wawancara
Lampiran 2.
Daftar Riwayat Hidup
Lampiran 3.
SK Pembimbing
197
198
Lampiran 4. Surat Izin Penelitian
XIV
199
BAB
I
PENDAHULUAN
A.
PENDAHULUAN
Perguruan
Tinggi
menyelenggarakan
menyiapkan
merupakan satuan
pendidikan
tinggi yang
peserta didik menjadi anggota
pendidikan
yang
bertujuan
untuk
masyarakat
yang
memiliki kemampuan akademik dan atau profesional yang dapat
menerapkan, mengembangkan atau menciptakan ilmu pengetahuan
dan teknologi serta dapat mengembangkan dan menyebarkannya,
mengupayakan penggunaannya
untuk
meningkatkan tarap hidup
masyarakat ( PP. 30 Tahun 1990).
Dilandasi oleh tujuan tersebut, maka setiap perguruan
tinggi mempunyai fungsi
tertentu,
yang
dipolakan
dalam
bentuk Tridharma Perguruan Tinggi, yang meliputi : Pendidi
kan
dan Pengajaran, Penelitian dan Pengabdian
rakat. Fungsi
Pendidikan
dan
pengajaran
pada upaya penyiapan tenaga lulusan
pelajar
yang memiliki keahlian
akademis. Fungsi penelitian
dititikberatkan
yang terdidik dan ter-
profesional
dititik-beratkan
untuk memecahkan permasalahan.
pada Masya
yang berkenaan
dan
keahlian
pada
upaya
dengan suatu
bidang ilmu, teknologi atau seni secara ilmiah dan melakukan
berbagai upaya pengembangannya yang bermanfaat
rakat
dan
pembangunan. Sedangkan
fungsi
bagi
pengabdian
masya
pada
masyarakat dititikberatkan pada upaya perguruan tinggi dalam
memotivasi, berpartisipasi dan
rakat melalui pemanfaatan secara
atau
seni
oleh
para
civitas
menunjang pembangunan masya
nyata
ilmu
akademika.
dan teknologi
,.
ak„t funfisi pendidikan dan
Dari ketiga fungsi• tersebut
fungsi
u«n fungsi utama setiap perguruan tinggi.
pengajaran merupakan. fungsi u
i0 Hi
Keadaan =s..oa. ini" berlangsung pula
da
IKIP Bandung maupun
titik pusat Kegiatan pada pengeiolaan program pendidikan.
*-A,T.rtd:t H»lam
Keberhasilan suatu perguruan tinggi
dalam
menyeleng-
garakan program n.ndidikan
pendidikan ..memerlukan berbagai sarana
j i,h «ic,tem administrasi
j i, ~* salah
satu diantaranya adalah
sistem
pendukung,
saian saw
W»n sarana administrasi akademik yang
akademik. Kebutuhan akan sarana
rf^m - program
memadai bertujuan agar program
prog
•nor, rfpngan
sudah direncanakan dapat beroalan dengan
pendidikan yang
lancar,
teratur,
tertib dan efiSien ( Di*.» Dikti. M^. "»'•«>;
Pandangan yang sama dikemukakan oien Tim Sistemik »»« •
(1983:1> yang .—an ban„a keiancaran peiaksanaan program
pendidikan sangat ditentukan oieh kemampuan sistem adm.n.strasi akademik ini.
Berdasarkan pendapat di atas maka dapat dikemukakan
bah„a administrasi akademik meruipakan saian satu sarana
„• «=PtiaD perguruan
pendukung utama kbagi
setiap perg
tinggi dalam menye-
ndidikannya. Bahkan Tim Sistemik IKIP
lenggarakan program pendidikannya.
Bandung menyatakan ^
-gi suatu
tinggi ad.inist.asi akademik merupakan saiah satu aspek
- „«»t vital untuk meningkatkan produktivitas
manajemen yang amat vita J. u.
iembaga itu. Dengan demikian dapat dikemukakan ban,a
kebernaSUan dan keianearan daiam penyeienggaraan program
„„„
pendidikan berkaitan erat dengan
di^tem
sistem
a •niQtrasi yang
akademik tersebut. Sistem administrasi
yang
administrasi
dimaksud adalah
sistem yang mantap dan mampu menangani keseluruhan kegiatan
yang dituntut oleh proses pendidikan pada lembaga itu.
Administrasi akademik merupakan bagian dari
trasi
perguruan
tinggi.
adminis
Keberadaan administrasi akademik
dalam pengelolaan program pendidikan bukan merupakan
tujuan,
tetapi sebagai alat
atau
sarana
suatu
pendukung
agar
program pendidikan dapat terlaksana dengan tertib dan lancar
Pandangan
senada
yang mengemukakan
dikemukakan
oleh
Engkoswara (1987*42'')
:
Administrasi
pendidikan
pada dasarnya
adalah suatu
media belaka untuk mencapai tujuan
pendidikan
secara
produktif, yaitu efektif dan efisien. Oleh
karena
itu
kriteria atau ukuran keberhasilan administrasi pendidi
kan adalah produktivitas pendidikan yang dapat dilihat
pada prestasi atau efektivitas dan proses suasana atau
efisiensi.
Pandangan
yang hampir sama dikemukakan oleh Oteng
(1983:17) yang menyatakan bahwa : " Administrasi
Sutisna
merupakan
alat bukan tujuan".
Perlunya
lembaga
sistem
administrasi akademik
pada
setiap
pendidikan tinggi, seperti IKIP Bandung dan
Unpad
ini juga disebabkan adanya dorongan dari luar, yaitu
pihak
yang berkepentingan dengan lembaga tersebut,
orang
tua/masyarakat
seperti
serta para pemakai lulusan atau "
user
",
yaitu Sekolah/Kanwil Depdikbud serta lembaga atau departmen
lain,
baik negeri maupun swasta. Dorongan
tersebut
datang
karena perguruan tinggi dipandang sebagai sekolah tertinggi
dan
terakhir untuk mempersiapan tenaga-tenaga
kerja
yang
bermutu (B.S.Mardiatmadja,1986:87). Para orang tua atau ma
syarakat menghendaki pendidikan hendaknya mampu
memberikan
sejumlah keterampilan yang memungkinkan putra/putri
mereka
dapat memperoleh pekerjaan dengan segera, serta dapat meniti
karier ke jenjang yang lebih tinggi. Sedangkan pihak pemakai
lulusan mengharapkan setiap perguruan tinggi mampu menghasil
kan
lulusan yang bermutu, yang mempunyai
keahlian
dalam
bidangnya, mempunyai wawasan, kreatif, mempunyai keterampi
lan
dalam komunikasi,
kepemimpinan
serta
motivasi kerja
yang tinggi sehingga mereka dapat menjadi tenaga kerja yang
produktif.
Sejalan
dengan harapan tersebut, Menteri
Pendidikan
dan Kebudayaan baru - baru ini mengeluarkan suatu kebijakan
yang
dikenal
dengan
isitilah " Link
and
Match
"
atau
keterkaitan dan kesepadanan. Kebijakan ini diarahkan
menciptakan
keluaran
pendidikan
terkait ( Link ) dengan kebutuhan
sepadan (
berbagai
ngunan, yaitu berupa lulusan yang mempunyai
match
untuk
)
sektor
dan
pemba
kemampuan atau
keterampilan yang selaras dengan tuntutan dunia kerja.
Untuk memenuhi harapan orang tua/masyarakat, pihak
dan
dalam
perguruan
untuk
terkait
tuntutan
merespon kebijakan pemerintah ini
maka
tinggi, seperti IKIP Bandung dan UNPAD
mengembangkan
(
program-program
Link) dan padan (Match)
pemakai
setiap
dituntut
pendidilkan
dengan
kebutuhan
masyarakat yang sedang membangun. Untuk
yang
dan
memenuhi
harapan ini administrasi akademik merupakan suatu kebutuhan
Administrasi
akademik
yang salah satu
komponennya adalah
melaksanakan program studi dan kegiatan akademik harus mampu
mengembangkan program pendidikan dan pengajarai yang terkait
dan padan dengan tuntutan masyarakat dan kebutuhan
ngunan. Sehubungan
dengan
pembaharuan
tinggi nasional, bidang administrasi
sistem
pemba
pendidikan
akademik telah banyak
mendapatkan perbaikan. Sebagian dari upaya perbaikan
terlihat
hasilnya,
meskipun
telah
masih lebih banyak lagi yang
harus ditata (Dirjen Dikti, 1987:25).Hal ini mengingat bagi
perguruan tinggi keandalan suatu sistem administrasi akade
mik merupakan
hal
yang sangat pokok. Bidang
akademik berhubungan langsung
guruan tinggi. sehari- hari.
dengan segi operasional per
Berkedudukan
utama dalam mendukung pelaksanaan
telah
direncanakan. Untuk
administrasi
program
sebagai
sarana
pendidikan yang
itu kekuranganmampuan dalam me-
ngelola administrasi akademik akan dapat menghambat jproses
pelaksanaan program pendidikan pada lembaga tersebut (Dir.-1 •
jen Dikti,; 1987 : 17 ).
Dalam penyelenggaraan sistem
administrasi
akademik,
khususnya dilingkungan Perguruan Tinggi Negeri, berdasarkan
berbagai peraturan serta pedoman yang berlaku, antara lain:
1. Undang - undang Sistem Pendidikan Nasional No.2/1989.
2. Peraturan Pemerintah No.30 tahun 1990 tentang Perguruan
Tinggi.
3. Pedoman penyelenggaraan proses tinggi atas dasar sistem
kredit semester dari DIRJEN DIKTI DEPDIKBUD tahun 1983.
4. Pedoman Umum Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan di
lingkungan Departemen Pendidikan dan
Kebudayaan
tahun
1987.
5. Serta
Keputusan Mentri yang
secara
khusus
mengenai
struktur
keorganisasian setiap perguruan tinggi
negeri
serta berbagai peraturan lain yang relevan.
Sebagai
sarana
yang memberikan
dukungan
bagi terlaksananya program pendidikan, sistem
akademik dikembangkan selain
pelayanan
administrasi
memperhatikan berbagai
per -
aturan perundang-undangan yang berlaku jang ditetapkan oleh
pemerintah, juga program pendidikan yang akan
dilaksanakan
serta berbagai kebijakan yang ditetapkan oleh pimpinan per
guruan tinggi yang bersangkutan, hal ini karena sesuai
ngan
perundang
- undang
yang
berlaku
setiap
de
perguruan
diberikan otonomi yang luas, baik dalam pengelolaan program
pendidikan
maupun
dalam
Misalnya IKIP Bandung, dan
bijakan pada tingkat
sistem administrasi akademiknya.
juga UNPAD, sejalan
nasional,
kebijakan
tingkat institusional ini juga diarahkan
pada
ke
pendidikan pada
pada pengembangan
dan perbaikan sistem, proses, dan penataan tata kerjasistem
administrasi akademik
secara bertahap dan
sejalan
dengan
pada lembaga tersebut yang dilakukan
terus
kebijakan
dikembangkan.
tersebut
Oleh
sistem
karena itu
administrasi
akademik yang sedang dilaksanakan harus senantiasa ditinjau
kembali,
dianalisis dan
dievaluasi
serta dilakukan upaya
penyempurnaannya agar sistem tersebut menjadi lebih mantap,
sehingga sistem administrasi akademik tersebut benar- benar
dapat menunjang atau memberikan dukungan
optimal
bagi pelaksanaan
pelayanan
secara
program pendidikan yang dituntut
oleh lembaga pendidikannya tersebut, yang semakin lama se-
makin komplek, yang dengan sendirinya diperlukan
dukungan
sistem administrasi akademik yang mantap dan lebih
canggih
serta penanganannya yang dilakukan secara lebih profesional.
Dalam
pengelolaan
sistem
bersifat situasional dan dinamis,
pendidikan
administrasi
akademik
hal ini tuntutan kegiatan
sebagai akibat adanya perubahan kurikulum
atau
program pendidikan yang akan dilaksanakan serta pertumbuhan
" enrolment " yang begitu cepat.
Melalui
yang
dapat
keseluruhan
dapat
sistem
memberikan
pelaksanaan
tercipta
tertib
keadaan
disiplin,
komitmen
dikalangan
melalui
baik
administrasi akademik
dukungan
program
akademik,
partisipasi,
yang
mantap,
pelayanan
pendidikan,
yang
terhadap
diharapkan
ditandai
loyalitas,
dengan
kepatuhan,
sivitas akademika. Dengan
kata
lain
penyelenggaraan sistem administrasi akademik
yang
diharapkan dapat tercipta penyelenggaraan
pendidikan
yang efektif dan efisien.
Berdasarkan
pemikiran
di
atas,
penulis
terdorong
untuk mengkaji penyelenggaraan sistem administrasi akademik
di lingkungan perguruan tinggi negeri ini, khusus yang
laksanakan oleh IKIP Bandung dan UNPAD,
hal ini
di
didasarkan
oleh suatu pertimbangan bahwa kedua lembaga
ini
nyelenggarakan sistem administrasi akademik
sesuai dengan
pedoman atau ketentuan yang berlaku untuk itu
yang
telah me-
maka sistem
sudah berjalan ini perlu senanatiasa dianalisis
dievaluasi sebagai bahan untuk pengembangan
Selain itu juga penulis menetapkan
kedua
lebih
dan
lanjut.
lembaga ini se-
bagai kasus dalam penelitian ini, mengingat kedua
ini mempunyai sifat dan karakteristik yang
pengelolaan
peroleh
administrasi akademik,
gambaran
lembaga
berbeda
dalam
sehingga dapat
mengenai efektivitas
di-
penerapan
dari
kedua sistem tersebut.
IKIP Bandung dan UNPAD merupakan dua lembaga
didikan tinggi negeri yang keberadaannya
Unpad didirikan berdasarkan Peraturan
tahun 1957. Pada awal berdirinya Unpad
sudah
pen
cukup lama.
Pemerintah
Nomor. 37
mempunyai
empat fa
kultas, yang salah satu diantaranya adalah Fakultas Keguruan
dan
Ilmu
dirinya
Pendidikan,
IKIP
yang
kelak sebagai cikal bakal ber
Bandung. Dewasa
ini
UNPAD
telah
menjadi
sebuah Perguruan Tinggi Negeri yang cukup besar dan ternama,
yang
mempunyai
Fakultas
11
Fakultas,
yaitu
: Fakultas
Ekonomi, Fakultas Kedokteran, Fakultas
Hukum,
Kedokteran
Gigi, Fakultas Matematik dan Ilmu Pengetahuan Alam, Fakultas
Pertanian,
Fakultas
Fakultas Ilmu Sosial Politik,
Fakultas
Sastra,
Psikologi, Fakultas Peternakan, dan Fakultas
Komunikasi.
Juga
Program Pasca
Sarjana
serta
Profesional
yang
terdiri atas Program Diploma ( D3
Ilmu
Pendidikan
) dan
Program Spesialis I.
Pada saat ini UNPAD mempunyai jumlah mahasiswa secara
keseluruhan
berjumlah
23.583
orang, dengan
perincian
:
jumlah Mahasiswa Program SI sebanyak 14.101 orang. Mahasisva
Pasca
berjumlah
Sarjana
berjumlah
971
orang.
Program
Diploma
7.887, Program Spesialis berjumlah 297 orang
dan
Program
Apoteker berjumlah 39 orang. Sedangkan untuk jumlah
tenaga pengajar ( dosen tetap) pada saat ini berjumlah 1.742
orang.
UNPAD
banyak
sejak berdirinya hingga
menghasilkan
lulusan
dan
sekarang
menyebar
ini
ke
telah
seluruh
Indonesia.
Adapun IKIP Bandung, yang pada awalnya adalah sebagai
salah
satu
Presiden
fakultas di UNPAD, berdiri
Ni.
1 tahun 1963
yang
melalui
menetapkan
Keputusan
satu-satunya
lembaga pendidikan guru tingkat universitas Pada awal ber
dirinya
IKIP
FPIPS,
Bandung mempunyai lima Fakultas, yaitu
FPMIPA,
FPTK,
FPBS.
Dan
dalam
perkembangan
berikutnya IKIP Bandung pada saat ini mempunyai 6
yaitu
FIP,
FPOK yang sebelum bernama STO ( Sekolah
Fakultas,
Tinggi
Olah
Raga), yang berintegrasi ke IKIP Bandung pada tahun 1977. di
IKIP
Bandung juga terdapat Program Pasca Sarjana dan
PGSD.
Hingga saat ini IKIP Bandung mempunyai 12.294 orang,
jumlah
tenaga
pengajar 1.238 orang dan tenaga administratif
orang.
Salin
Sarjana,
menyelenggarakan
Program
pendidikan
Diploma dan Program Pasca
untuk
1.234
Program
Sarjana,
IKIP
juga menyelenggarakan Program Akta III dan Akata IV.
Dengan
mahasiswa
memperhatikan
dan
menyebabkan
dosen
yang
program
cukup
pendidikan,
banyak
jumlahnya
semakin berkembang dan kompleknya
akademik
yang
diselenggarakan
tersebut.
Untuk
itu maka perlu
oleh
sistem kerja serta pendayagunaan
optimal
sehingga dapat lebih meningkatkan
akan
administrasi
perguruan
dilakukan
terhadap
jumlah
upaya
komputer
tinggi
penataan
secara
efektivitas
dan
10
efisiensi dalam penyelenggaraan sistem administrasi akademik
tersebut.
B.
PERMASALAHAN
Penyelenggaraan
mahasiswa
berpusat
sistem
kepada
administrasi
penyusunan
akademik
program
pendaftaran, pelaksanaan kuliah, ujian dan
trasian nilai - nilai yang diperoleh,
penerimaan
dengan pendapat
Bandung,
bahwa
administrasi akademik meliputi
seleksi calon mahasiswa,
semester,
studi,
sistem
IKIP
sistem
:
penyusunan jadwal, pendaftaran dan
program studi, OPSPEK/P-4, perkuliahan,
pengajaran remidial,
penyelesaian akhir
ujian
program
Rangkaian
kegiatan
bersifat sistemik, dan merupakan sub sistem
administrasi
sebagai
1987:25). Sejalan
penyelenggaraan
ujian akhir program dan wisuda.
tersebut
pengelolaan
tersebut dalam Buku Pedoman Akademik
dikemukakan
pengambilan
belajar,
pengadminis -
termasuk
mahasiswa baru (Dirjen Dikti,
bagi
suatu
akademik yang
pola
kegiatan
dapat
tersendiri
dikaji
yang
dari
sebagai
mempunyai
tujuan serta prosedur kerja sendiri.
Bergantung
strutur
menjadi
pada
organisasi
beban
tingkat
tugas
unit-unit
fakultas.
penyelenggaraan
antara lain
besar kecilnya
: BAAK,
lain sebagainya.
administrasi
di
tingkat
Unit-unit
sistem
Fakultas,
kompleksitas
akademik
pusat
yang
administrtasi
PUSKOM,
serta
dan/atau
terlibat
akademik
Jurusan,
dapat
UPT,
di
dalam
tersebut
LPM dan
11
Penyelenggaraan
perguruan
tinggi
desentraslisasi.
sistem
sistem
.ada
yang
bersifat
sentralisasi dan desentralisasi
sentralisasi
yang
harus
di
dan
penggunaan
ditetapkan
keadaan dan kebutuhan
tinggi yang bersangkutan.
fungsi
akademik
Kompromi antara kecenderungan
mempertimbangkan
dan
administrasi
lembaga
dengan
perguruan
Melalui identifikasi semua tugas
dilaksanakan
dan
ditentukannya
tingkat sentralisasi yang akan dipilih.
Bila dilihat dari keseragaman format untuk memudahkan
pengawasan,
pengelolaan
keterpaduan
dalam
dan
evaluasi
mekanisme dan tata
serta
dari
kerja
segi
administrasi
akademik yang diselenggarakan oleh sebuah perguruan
cenderung
makin
untuk
menuju ke arah
sentralisasi,
berkembang dan kompleksnya administasi
besarnya
perguruan
mahasiswa
serta
dengan
makin
jumlah
yang harus dilayani cenderung menggunakan
sistem
setidak-tidaknya
administrasi akademik (Depdikbud,
Dalam
banyak
hal
makin
sebaliknya
banyaknya
desentralisasi,
tinggi
tinggi
sebagain
dari
bidang
1987:3 ).
penyelesaian
tugas
administrasi
akademik dari satu unit akan mempengaruhui kelancaran tugas
unit
lainnya.
administrasi
dipahami,
personil
setiap
seperti
pelaksanaan
sistem
akademik perlu adanya tata kerja yang
jelas,
disepakati
yang
kenyataan
Oleh karena itu
dan
terlibat
dalam
dipatuhi
dalam
bersama
kegiatan
oleh
setiap
tersebut.
hal tersebut masih merupakan suatu kendala
perguruan
tinggi, baik negeri maupun
disinyalir
oleh
pihak
swasta,
Direktorat
Dalam
bagi
hal
Jenderal
12
Pendidikan Tinggi (1987:2) yang menyatakan bahwa pengalaman
menunjukkan bahwa : administrasi pendidikan dan
selama
ini
disebabkan
kerja
masih
banyak
menghadapi
hambatan
karena belum adanya petunjuk
yang
jelas dan operasional".
pengajaran
terutama
pelaksanaan
Pandangan
tata
yang
dikemukakan oleh Darwis Gani, dkk (1986:25 ), yaitu
sama
:
Posisi
serta peranan
administrasi
akademik
sangat
menentukan keberhasilan kegiatan operasional
perguruan
tinggi. Sementara itu masih dijumpai beberapa perguruan
tinggi yang masih belum mempunyai kemampuan untuk me -
ngembangkan sistem administrasi akademik. Yang terakhir
ini terjadi baik dilingkungan perguruan tinggi swa*sta
maupun
perguruan tinggi
negeri.
Permasalahan tersebut dirasakan pula oleh perguruan tinggi,
seperti
IKIP
Pengembangan
Bandung
Kurikulum
dan
UNPAD.
Menurut
IKIP Bandung,
analisis
Tim
permasalahan
pokok
yang dihadapi oleh IKIP Bandung secara institusional
dalam
kaitannya dengan administrasi akademik antara lain :
1. Hubungan kerja, antar berbagai unit di IKIP Bandung ter
utama dalam hal tugas, tanggung jawab dan wewenang dalam
proses administrasi akademik.
2. Standar
kerja
mengalir dari
dan
arus
satu unit
kerja
atau
kegiatan
menuju
unit
lainnya
yang
serta
dokumen (form) yang diperlukan dalam arus kerja ini.
3. Koordinasi
kerja antar unit
dalam
penanganan
administrasi akademik hingga keserasian dan
proses
efektivitas
kerja dapat diciptakan.
4. Dampak dari pertumbuhan enrolment yang cepat dan peruba
han
kurikulum
yang
menyeluruh terhadap mekanisme
volume kerja sistem administrasi akademik
dan
13
5. Komitment dan disiplin civitas akademika dalam melaksana
kan kegiatan administrasi akademik.
'
Belum adanya petunjuk pelaksanaan dan tata kerja yang
jelas dan operasional merupakan salah satu penghambat
perguruan
tinggi dalam mengembangkan
akademiknya,
perguruan
sistem
tetapi
meskipun
sistem
demikian
tinggi yang telah berusaha
ada
beberapa
mengembangkan
upaya
menyempurnaannya, IKIP Bandung misalnya, melalui TIM
Sis -
telah
administrasi
dalam
akademik yang disertai
administrasi
dengan
temik
administrasi
untuk
bagi
mampu mengembangkan suatu sistem administrasi
akademik
yang merupakan
menyelenggarakan
Demikian
juga
administrasi
UNPAD,
akademik
kegiatan
dalam
rujukan
bagi
administrasi
akademik.
menyelenggarakan
berpedoman pada buku
IKIP
sistem
pedoman
yang
telah ditetapkan oleh Departemen, yang dalam pelaksanaannya
disesuaikan dengan
sistem organisasi dan tuntutan
program
pendidikan yang dilaksanakan pada lembaga tersebut.
Berdasarkan uraian di atas, maka yang menjadi masalah
pokok dalam penelitian ini adalah
Apakah sistem adainis-
tx_asi. akademik di IK1E. Bandung dan LiEEAH majOEu.
memberikan
dukungan pelavanan bagi terselengaranya seluruh proses pen
didikan secara efektif.
Yang
dalam
dimaksud
dengan sistem
administrasi
akademik
pertanyaan di atas adalah keseluruhan kegiatan
berlangsung
mahasiswa
secaea sistemik mulai dari
seleksi
baru sampai dengan wisuda. Aspek
yang
yang
penrimaan
diteliti
14
dalam penelitian ini adalah mengenai : sasaran atau
tujuan
penyelenggaraan
sistem
kerja
yang
sistem administrasi akademik, pola
dikembangkan
tersebut,
sistem
dalam
penyelenggaraan
koordinasinya,
sistem
kegiatan
komunikasinya,
sistem kesatuan perintah serta sistem- pengawasannya.
Adapun
penelitian
yang dimaksud dengan proses pendidikan
ini
adalah
berkenaan
dengan
dalam
penyelenggaraan
kegiatan akademik yang meliputi kegiatan perkuliahan, ujian
semester,
penyelesaian
akhir studi, ujian
akhir
program
dan
efisien
sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.
Sedangkan
dalam
yang dimaksud dengan efektif
penelitian
akademik
yang
ini adalah bahwa
dilaksanakan
dapat
kegiatan
administrasi
memberikan
pelayanan sesuai dengan tuntutan proses
dukungan
pendidikan/program
pendidikan dengan mendayagunakan sumber daya, baik
manusia
maupun materil secara hemat.
Dengan demikian dari permasalahan pokok di atas dapat
dirumuskan
berikut
pertanyaan
-
pertanyaan
penelitian
sebagai
:
1. Sistem
kerja
yang
bagaimanakah
yang
dikembangkan
oleh IKIP Bandung dan UNPAD dalam penyelenggaraan sistem
administrasi akademik, mulai dari
mahasiswa
seleksi
baru sampai dengan wisuda ?
penerimaan
Dan bagaimanakah
pelaksanaan dari sistem kerja tersebut ?
2. Tujuan
sistem
apa
yang ingin
dicapai
administrasi akademik,
dalam
penyelenggaraan
sejak seleksi
mahasiswa baru sampai dengan wisuda ?
penerimaan
15
3. Satuan kerja apa saja yang terlibat dalam
penyelenggaraan
sistem administrasi akademik sejak seleksi penerimaan maha
siswa baru hingga wisuda ? Apakah tugas dan tanggung jawab
dari setiap satuan kerja tersebut
?
dan bagaimana
koor
dinasi diantara santuan kerja dalam penyelenggaraan sistem
administrasi
akademik tersebut ?
5# Bagaimana pelaksaanaan komunikasi dalam
peny-elsnggaraan
sistem administrasi akademik, mulai dari seleksi
.peneri
maan mahasiswa baru sampai dengan wisuda ?
5. Bagaimanakah pelaksanaan " Unity of Commad " yang dikem -
bangkan dalam penyelenggaraan sistem administrasi akademik
mulai
dari
seleksi
penerimaan
mahasiswa
baru
.sampai
dengan wisuda ?
6. Bagaimanakah pelaksanaan
pengawasan yang,
dilaksanakan
dalam mengawasi jalannya penyelenggaraan sistem
-adminis
trasi akademik, mulai seleksi menerimaan mahasiswa
hingga
wisuda ?
C.TUJUAN PENELITIAN
1. Tujuan Penelitian
Tujuan umum dari penelitian ini adalah untuk
identifikasi, mendeskripsikan dan menganalisis
garaan
sistem
administrasi
akademik,
diketahui apakah sistem administrasi
terhadadp
lekasanaan
akademik
proses
-
penyeleng
sehingga
selenggarakan oleh IKIP Bandung dan UNPAD mampu
pelayanan
•:meng
dapat
yang
di-
. memberikan
pendidikan
yang
16
dilaksanakan oleh masing-masing lembaga tersebut.
2.TjLiu_aii KMsjis.
Tujuan khusus penelitian ini adalah :
a. Mendeskripsikan
dan
menganalisis
dikembangkan
pelaksanaan
kerja
yang
dalam
penyelenggaraan sistem administrasi akademik.
b. Mendeskripsikan
dicapai
dalam
dan
oleh IKIP
menganalisis
penyelenggaraan
Bandung
sistem
tujuan
sistem
dan UNPAD
yang
ingin
administrasi
akademik.
c. Mendeskripsikan
dan menganalisis pelaksanaan koordinasi
diantara satuan kerja yang terlibat dalam penyelenggara
an sistem administrasi akademik.
d. Mendeskripsikan dan menganalisis pelaksanaan
komunikasi
dalam penyelenggaraan sistem administrasi akademik.
e. Mendeskripsikan
dan
menganalisis
sistem
"Unity
of
Command " yang dikembangkan dalam penyelenggaraan sistem
administrasi akademik.
f. Mendeskripsikan
dan
menganalisis
sistem
yang dilakukan untuk mengawasi jalannya
pengawasan
penyelenggaraan
sistem administrasi akademik.
D.
KEGUNAAN PENELITIAN
1. Kegunaan Teoritis
Penelitian
ini
berusaha
untuk
mendalam
sistem administrasi akademik,
teoritis
penelitian
administrasi
mengkaji
secara
oleh karena
secara
ini dapat memperkaya
khasanah
pendidikan, khusus dalam bidang
studi
administrasi
17
akademik
penelitian
para
di
ini
sarjana
berminat
perguruan
tinggi.
Di
samping
dapat dijadikan kajian lebih
administrasi
pendidikan
atau
itu
hasil
lanjut
bagi
orang
yang
dalam disiplin ilmu administrasi pendidikan
guna
mempertajam wawasan keilmuannya.
2.Kegunaan Praktis
Kegunaan praktis dari penelitian ini antara lain :
a. dapat memperluas pengetahuan peneliti tentang praktek pe
nyelenggaraan sistem administrasi akademik di perguruan
tinggi.
b. dapat dijadikan masukan bagi IKIP Bandung
dan
dalam pengembangan sistem administrasi akademik,
c. hasil penelitian
ini
UNPAD
dan
diharapkan bisa dijadikan acuan
oleh perguruan tinggi lain dalam penyelenggaraan sistem
administrasi akademiknya.
E.
KERANGKA PEMIKIRAN
Kerangka
penelitian
pemikiran yang penulis coba kembangkan- -
dapat
digambarkan
terdapat pada halaman berikutnya
dalam
:
bagan
seperti
dalam
yang
18
TABEL
KERANGKA
1
PEMIKIRAN
Kegiatan yang
sistesik
Prograa
Pendidikan
1. Seleksi calon
•ahasiswa
2. Penyususnan jadwal
3. Registrasi Hhs.
4. Pengaabilan Prog
Disiplin
Koaitaent
ram studi
Kebijakan
Inititut/
Univinitii
5. 0PSPEK/P4
Adsinistrasi
Akadesik
—>
6. Pcrkuliihtn
7. Ujiin Siinter
8. Pengajaran Reae-
9. Penysleiiiin akhir
studi •ahasisHa
10. Ujian akhir prograi
11. M i s u d a
A
1
Unit-unit yang
terlibat daiai
Ada. Akadeaik
- PR I
- BAAK
- Pusat Koaputer
- PD I/Fakultas
- Jurusan
- LPH
Akadesik —>
Loytlitu
Kapituhan
Sanksi-sanksi
Aturan-aturan
dial
- UPT
Tertib
.
Partisipasi
Peaahaaan
19
Penelitian ini difokuskan pada penyelenggaraan sistem
administrasi
negeri,
akademik
khsusnya
di
di
lingkungan
IKIP
Bandung
perguruan
dan
UNPAD.
adminisrasi akademik yang dimaksud adalah berupa
kegiatan
yang
bersifat sistemik
tinggi
yang
Sistem
rangkaian
dimulai
seleksi
penerimaan mahasiswa baru sampai wisuda.
Yang terlibat
dalam
trasi akademik ini,
Puskom, LPM,
Dalam
baik
di
penyelenggaraan sistem
antara lain
:
Perpustakaan, P3MP,
penyelenggaraan
BAAK,
kebijakan
yang
Fakultas,
Jurusan,
Laboraturium.
sistem administrasi
IKIP maupun di UNPAD Bandung,
program pendidikan yang
adminis
akademik,
berdasarkan
akan dilaksankan serta kebijakan -
ditetapkan
oleh
Rektor
atau
pimpinan
lembaga, yang dituangkan dalam buku pedoman akademik,
keputusan lainnya.
akademik pada
pada
atau
Hal ini karena dalam sistem administrasi
suatu lembaga dimaksudkan
untuk
memberikan
dukungan pelayanan agar program pendidikan tersebut
dapat
terlaksana
serta
dengan
terciptanya
tersebut,
tertib,
tertib
teratur,
akademik
pada
dosen,
efisien
lembaga
yang ditadai dengan keadaan disiplin,
partisipasi,komitmen, pemahaman,
yang
dan
diperlihatkan
mahasiswa,
oleh
sanksi-sanksi,
segenap
maupun staf TU.
civitas
pendidikan
kepatuhan,
keteraturan
akademik,
baik
BAB
III
PROSEDUR PENELITIAN
A.
METODA PENELITTIAN
Tujuan utama penelitian ini adalah untuk mendeskripsi
kan
dan
menganalisis penyelenggaraan
sistem
administrasi
akademik di lingkungan Perguruan Tinggi Negeri,
IKIP
Bandung
bersifat
dan
studi
Unpad. Dengan
demikian
penelitian
cocok
dengan
penelitian
sebagaimana dikemukakan oleh
( 1976:5
karena
metoda
penelitian yang
ini
kualitatif,
)
ini
kasus.
Untuk mencapai tujuan tersebut metoda
dirasakan
khususnya di
kualitatif
adalah
Kirk
metoda
and
Miller
menghasilkan
data
deskriptif berupa kata - kata tertulis atau lisan dari orang
orang dan perilaku yang dapat diamati.
Ada
beberapa istilah yang digunakan untuk
kualitatif
atau
dan
ini, yaitu penelitian inquiri atau
etnografi,
Biklen,
etnometodologi,
penelitian
naturalistik
studi kasus ( lihat
1982:3 ). Pendekatan
atau
Bogdan
metoda
penelitian
kualitatif ini mempunyai karakteristik tertentu,
antara lain
1).
"
sumber data adalah situasi yang wajar atau
setting
", 2).
peneliti
3.).sangat deskriptif,
first
hand",
data,
7).
purposif.
instrumen
penelitian,
4). mengutamakan data langsung atau "
triangulasi,
mengadakan
8).sampling
Nasution,
5).
sebagai
natural
analisis
6).
sejak
( Bogdan dan
1988:9, dan Lexy J.
54
mencari
awal
Biklen,
Meleong,
makna
dibalik
penelitian,
1982
1988:3).
: 27-28.
Karakteristik
inilah
yang dijadikan rujukan
oleh
penulis
dalam melaksanakan penelitian ini.
pertama,
Berkenaan dengan karakteristik
mengumpulkan
data
melalui
observasi
dan
peneliti
wawancara
informasi langsung dari sumber utama tanpa memberikan
atau
suatu
perlakukan atau mempengaruhi secara sengaja. Peneliti secara
langsung
data
memasuki
yang
dapat
lapangan dan berhubungan
memberikan
informasi
Berkenaan dengan karakteristik yang
bahwa
dalam
penelitian
ini
secara
„kedua
peneliti
dengan
sumber
lengkap.
mengieyaratkan
bertindak
sebagai
instrumen penelitian, dalam hal ini peneliti yang
melakukan
wawancara,
diteliti.
observasi
Karakterisitk
penulis
terhadap
ogjek
pertimbangan
bahwa
sebagai manusia merupakan alat yang peka dan
dapat
bereaksi
ini dilandasi oleh suatu
yang
terhadap
segala
stimulus
dari
lingkungan
diperkirakan
bermakna atau tidak bermakna
ini,
itu peneliti sebagai instrumen
selain
terhadap
semua aspek keadaan dan dapat
ragam data sekaligus. Karakteristik
dalam
penelitian
deskriptif
bagi
penelitian
dapat
merekan
mengumpulkan
ketiga adalah
ini penulis berusaha
yang nantinya dituangkan dalam
yang
aneka
.bahwa
mengumpulkan
bentuk
data
laporan.
Karakteristik keempat adalah mengutamakan
data - langsung
atau"
penelitian
first
hand ", artinya bahwa
dalam
peneliti berhubungan langsung dengan sumber data,
wawancara
ini,
melakukan
atau obsevasi. Peneliti tidak menggunakan
angket
atau perantara lainnya. Karakteristik-. kelima, berkenaan dengan
triangulasi,
artinya
untuk
mencek
kebenaran
data
atau
56
informasi
uiang
yang
dengan
Tujuannya
yang
peneliti
jalan memperoleh data
dari
melakukan
chek
lainnya.
sumber
adalah untuk membandingkan informasi tentang
sama
jaminan
peniliti peroleh
yang
tentang
diperoleh dari sumber
tingkat
kepecayaan
lainnya,
data
hal
agar
yang
ada
diperoleh
tadi.Karakteristik keenam mencari makna dibelakang
kelakuan
atau
perbuatan, sehingga dapat dipahami
kelakuan
manusia,
yang
dalam
administrasi
akademik
hal ini para
pelaksana
dalam melaksanakan tugasnya masing-masing dalam konteks yang
lebih
luas, dipandang dari kerangka pemikiran dan
responden. Karakteristik ketujuh berkenaan
perasaan
.dengan
sampel
purposif. Karakteristik ini mengisyaratkan bahwa dalam
nelitian kualitatif
pengambilan
sampel
harus
pe -
disesuaikan
dtmgan tujuan penelitian, dengan demikian jumlah sampel yang
dibutuhkan bergantung pada pertimbangan kelengkapan informasi
yang
diperlukan, hal ini sejalan dengan
pendapat yang
di
kemukakan oleh S.Nasution (1988:32-33) yang menyatakan bahwa
untuk
memperoleh
diteruskan
sampai
informasi
taraf
redudancy",
kejenuhan,
artinya
selanjutnya
boleh dikatakan tidak lagi
informasi
baru
yang
bahwa
"
tertentu,
dengan
berarti.
sampling
dapat
ketuntasan
atau
menggunakan
Dengan
responden
diperoleh
kata
tambahan
lain
dianggap memadai apabila sudah ditemukan pola tertentu
sampel
dari
informasi yang dikumpulkan. Karateristik
kedela pan, yakni me
ngadakan analisis sejak awal penelitian.
dalam
melakukan
penelitian
analisis terhadap data yang terkumpul sejak
awal
57
penelitian hingga penelitian itu berakhir.
B.
SUMBER DATA
Yang
menjadi fokus dalam penelitian ini adalah
pada
penyelenggaraan sistem administrasi akademik yang diseleng garakan di IKIP Bandung dan
Unpad. Dengan demikian analisis
dalam penelitian ini bersifat kasuistik dan
institutsional,
dalam
penelitian
arti yang menjadi fokus kajian dalam
ini
adalah unit organisasi atau satuan kerja yang terlibat dalam
penyelenggaraan
nama
sistem
administrasi akademik,
bukan
atas
individu.
Sesuai
bahwa
dengan
banyak
nara
karakteristik
sumber bukan
penelitian
merupakan
kualitatif,
syarat
tetapi yang lebih utama adalah sejauhmana sumber data
memberikan data atau informasi yang sebanyak mungkin
dengan
mutlak
dapat
sesuai
kebutuhan atau dengan tujuan penelitian itu sendiri.
Untuk itu maka dalam penelitian kualitatif biasanya sampel -
nya
sedikit
dan diplih menurut
tujuan
penelitian,
yakni
orang atau pejabat yang dipandang dapat memberikan informasi
yang sebanyak mungkin berkenaan dengan fokus penelitian ini.
Dalam
penelitian
antara
lain
1.
ini
yang dapat
dijadikan
:
Rektor/PR I
2. Kepala BAAK
3.
PD
I
4.
Kepala Bagian Akademik dan Registrasi BAAK.
5. Kepala Sub Bagian Akademik Fakultas
6. Ketua Jurusan,
Dosen,
Mahasiswa.
sumber
data,
58
7. Pengelola KKN, PPL. Laboraturium, Perpustakaan.
8. Panitia 0pspek/P-4
C. TEKNIK PENGUMPULAN DATA
Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian
ini adalah wawancara, studi dokumentasi dan observasi.Ketiga
teknik tersebut dipergunakan untuk memperoleh informasi yang
saling menunjang dan
mengnei
melengkapi
penyelenggaraan
Sedangkan
sistem
satu
sama
lain,
administrasi
yang menjadi instrumen atau alat
yakni
akademik.
pengumpul
data
adalah peneliti sendiri.
Dalam melakukan wawancara peneliti menggunakan pedoman
wawancara,
dengan
menggunakan bentuk
pertanyaan
Dipergunakannya pedoman wawancara dalam melakukan
agar
terbuka.
wawancara
kegiatan wawancara lebih terarah sesuai dengan
kontek
permasalahan yang diteliti.
Untuk
melalui
studi
data dan informasi
wawancara, dalam penelitian ini
dokumentasi dan observasi, yaitu
catatan
yang
melengkapi
atau
diperoleh
dilengkapi
dengan
dokumen-dokumen yang relevan
diteliti
yang
mempelajari
dengan
serta dengan melihat peristiwa
dengan
masalah
- peristiwa
atau kejadian-kejadian yang berkaitan dengan penyelenggaraan
sistem
administrasi akademik pada kedya lembaga
pendidikan
tinggi tersebut.
Untuk menghimpun data yang diperlukan dalam penelitian
ini, peneliti dilengkapi dengan buku catatan, tape recorder.
Peralatan tersebut digunakan agar semua data yang diperlukan
59
atau
yang
disampaikan
oleh nara
sumber
dapat
terhimpun
dengan
baik.
Untuk menggunakan peralatan tersebut
peneliti
dengan
terliebih dahulu meminta izin dari nara sumber
agar
tidak merasa terganggung dengan kehadiran alat tersebut.
D.
PELAKSANAAN
PENELITIAN
Dalam penelitian kualitatif tahapan dalam melaksanakan
penelitian tidak dapat ditentukan secara lebih pasti,
tidak mempunyai batas - batas yang tegas,
fokus
penelitian
itu sendiri
dapat
karena
hal ini disebabkan
mengalami
perubahan.
Namun secara garis besar S.Nasution ( 1988:33 ) menyarankan
ada tiga fase yang bisa diikuti dalam penelitian
ini, yaitu
3).
:" 1).
tahap
tahap orientasi,
member
mengikuti
tahapan
chec."
Dalam
2).
tahap eksplorasi
penelitian
- tahapan tersebut,
kualitatif
yang
dan
ini
penulis
dapat
penulis
jelaskan sebagai berikut.
l.Xanap. Orientasi
Tahap
gambaran
yang
ini
dilakukan dengan maksud
untuk
memperoleh
atau informasi yang lebih luas mengenai hal -
umum
diteliti.
di lapangan berkenaan dengan masalah
yang
Informasi tersebut diperoleh dari sejumlah
informasi, kemudian dianalisis untuk menemukan hal-hal
menonjol,
lanjut.
menarik,
penting dan berguna untuk diteliti
hal
akan
sumber
yang
lebih
Dan ini kemudian dipilih sebagai fokus penelitian.
Pada
tahap orientasi ini penulis melakukan
secara informal ke BAAK,
Fakultas,
Jurusasn,
kunjungan
Puskom yang ada
pada kedua lembaga tersebut, guna memperoleh informasi
awal
60
untuk
kepentingan
penetapan
fokus
atau
permasalahan
penelitian.
Data
atau informasi yang dibutuhkan pada
penelitian
ini
penyusunan
terutama
diperlukan
untuk
rancangan penelitian, yang
dalam
tahap
awal
kepentingan
penyulisannya
itu mendapat bimbingan dari para dosen pembimbing yang telah
ditetapkan
olew
pihak
Pasca
Sarjana
IKIP
Bandung.
akhirnya rancangan penelitian tersebut dijadikan dasar
Dan
bagi
penulis dalam melakukan penelitian selanjutnya.
2.1anap_ F.ksplorasi
Pada tahap ini bisa dikatakan sebagai tahap penelitian
yang
sesungguhnya,
terarah
dan
tujuan
yang
ditujukan
dimana
data
yang
spesipik mengarah pada
telah
kepada
ditetapkan.
hal=hal
yang
dikumpulkan
fokus
lebih
penelitian
Observasi
dan
dianggap
ada
wawancara
hubungannya
dengan fokus penelitian. Wawancara tidak lagi bersifat
dan
terbuka
informasi
tetapi
lebih
tersetruktur
untuk
yang lebih mendalam mengenai aspek -
dan
umum
memperoleh
aspek
yang
menonjol dan penting.
Dalam
tahap
ini
penelitian
yang
dilakukan
oleh
peneliti lebih bersifat formal, artinya dilaksnakan
setelah
mendapatkan
lembaga
ijin penelitian dari Rektor pada kedua
tersebut. Dalam melaksanakan pengumpulan data penulis
tidak
mendapatkan
telah
memperoleh
hambatan
ijin
yang berarti, karena
resmi dari rektor,
serta
hubungan yang baik dengan para nara sumber.
peneliti
mampu
menjalin
61
Dalam
dengan
melaksanakan
nara
wawancara,
wawancara
sumber atau personil yang
diberikan
jawab atau tugas untuk menyelenggarakan sistem
akademik.
yang
lebih
tanggung
administrasi
Wawancara dilakukan berdasarkan pedoman
telah
dipersiapkan sebelumnya agar
terarah
informasi
pada fokus penelitian,
dapat
melengkapi
berbagai
dilakukan
hasil dari
dokumen,
yang
wawancara,
berupa
pembicaraan
sehingga
terkumpul sesuai dengan
data
wawancara
bisa
data
atau
kebutuhan.
dilengkapi
peraturan,
Untuk
dengan
buku
pedoman
akademik serta melakukan pengamatan atau observasi.
Agar data yang diperlukan dapat terhimpun dengan baik,
maka khususnya dalam melakukan wawancara peneliti dilengkapi
dengan buku catatan dan tape recorder.
Sesuai
analisis
sehabis
dilakukan
atau
dengan
karakteristik
penelitian
kualitatif,
data dilakukan sejak awal penelitian
melakukan
pengumpulan
data.
Analisis
pada tahp ini juga disertai dengan
informasi,
yakni
dengan
atau
menyeleksi
setiap
data
yang
reduksi
data
catatan-catatan
lapangan dan merangkum hal - hal yang dianggap penting, yang
selaras dengan fokus penelitian.
3-TanaE. "Member CnacJt
Kegiatan
" member chek " dimaksudkan
kebenaran dari informasi - informasi
untuk
mengecek
yang dikumpulkan agar
hasil penelitian yang diperoleh dapat dipercaya kebenarannya
Pengecekan ini dilakukan seusai penulis melaksnakan wawancara.
Data
hasil
wawancara dirangkum,
dituangkan
dalam
bentuk
62
laporan dan meminta kesediaan nara sumber atau
responden
untuk memeriksa hasil hasil wawancara tersebut, dan
meminta
responden untuk memperbaiki bila diperlukan, dan mengkonfirmasikan keseuainnya dengan informasikan yang disampaikan.
Jika masih diperlukan diadakan pengumpulan data lebih lanjut
karena adanya aspek - aspek baru.
E.
ANALISIS DATA
Analisis
datta merupakan proses mengatur urutan
data
dan mengorganisasikannya kedalam suatu pola. Analisis
ter -
hadap data yang diperoleh merupakan upaya agar data tersebut
dapat
diketahui
analisis
maknanya (S.Nasution,1988:125).
data tidak dapat bisa dipisahkan
interpretasi
rujukan
data yang dilakukan
teoritis
yang
dengan
dengan
berhubungan
Kegiatan
kegiatan
mengacu
dengan
kepada
permasalahan
penelitian ini.
Analisis
data dilakukan melalui
serangkaian
tahapan
kegiatan. Menurut Nasution (1988:129) tahapan dalam analisis
data tersebut antara lain :
1). reduksi data, 2). display data, dan 3). mengambil kesim
pulan dan verifikasi. Langkah ini yang dijadikan rujukan oleh
penulis dalam
melakukan
analisis
data penelitian ini.
Reduksi data dilakukan dengan jalan meringkas
catatan
- catatan yang berisi data yang diperoleh dari lapangan yang
disusun
dalam
bentuk uraian laporan
terulis
yang
rinci.
Catatan - catatan tersebut diambil terbatas hanya pada
hal-
hal
yang
yang
berkaitan
pokok
dengan
saja
atau
yang
dianggap
penting
fokus penelitian. Selanjutnya
data
yang
63
terpilih tersebut disusun dalam bentuk yang lebih sistematis
sehingga
lebih
mudah
dikendalikan
tema
atau
polanya.
Disamping itu data yang direduksi dapat memberikan
yang
lebih
tajam
mempermudah
tentang
peneliti
hasil
untuk
penelitian,
mencari
kembali
gambaran
juga dapat
data
yang
diperoleh bila diperlukan.
Untuk
mempermudah melihat pola atau
gambaran
secara
menyeluruh atau bagian-bagian tertentu dari penelitian
ini,
maka
Dari
disajikan dalam bentuk matrik hasil
penelitian.
gambaran yang tampak dalam matrik tersebut selanjutnya dapat
ditarik
kesimpulan
sehingga
data
yang
terkumpul
itu
mempunyai makna.
Seperti telah diungkap pada bagian awal bab ini
proses analisis data dalam penelitian kualitatif
sejak
awal penelitian, jadi sejak itu pula
bahwa
duilakukan
dicoba ditarik
kesimpulannya, tetapi kesimpulan yang ditarik masih bersifat
tentatif, masih kabur, diragukan, akan tetapi dengan
tambahnya
data
kesimpulan
yang ditarik lebih " grounded". Dengan
kesimpulan
itu
harus diverifikasi
selama
Jadi verifikasi ini juga
penelitian ini
-
tersebut disempurnakan sehingga
kesimpulan
berlangsung.
ber
demikian
penelitian
dilakukan
ini
sepanjang
berlangsung. Verifikasi ini dilakukan untuk
menjamin tingkat kepercayaan hasil penelitian.
F.SIGNIFIKASI HASIL PENELITIAN
Untuk
menetapkan tingkat keabsahan
atau
kepercayaan
hasil penelitian diperlukan teknik pemeriksaaan. Pelaksanaan
64
teknik
pemeriksaan
tertentu,
yaitu
ini didasarkan atas
sejumlah
kriteria
:
1). kredibilitas ("validitas internal"),2). transferabilitas
("validitas eksternal"), c). depandibilitas ("reliabilita