STUDI TENTANG PROSES SISTEM ADMINISTRASI AKADEMIK UNIVERSITAS ISLAM BANDUNG.

X

STUDI TENTANG PROSES SISTEM ADMIKISTRASI AKADEMIK
UNIVERSITAS ISLAM BANDUNG

T E S I S

Diajukan Kepada Panitia Ujian Tesis
Institut Keguruan dan llmu Pendidikan Bandung
Untuk Memenuhi Sebagian dari Syafat Program Pasea Sarjana
Bidang Studi Administrasi Pendidikan

Oleh

SAN USI

409 / A / XVI - 8

FAKULTAS

PASCA SARJANA

INSTITUT KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
BANDUNG
19 87

DlSETUJUl

DAN

DISAHKAN OLEH

Prof. Dr. ACHMAD

PEMBIMBING

SANUSI S.H., M. PA.

Pembimbing I

\

~z.

.Dr. MOHAMMAD
^

FAKrtY ^AFFAR, M.Ed.

'erfibTmbing II

MARET

FAKULTAS

INSTITUT

1987

PASCA

SARJANA

KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
BANDUNG

ABSTRAK

Perguruan tinggi sebagai suatu sistea sosial, produktivitasnya ditentukan oleh keberadaan sistea itu sendiri dan faktor-faktor pendukungnya, Dalaa bahasa

John

McManaaa (1971:23-43) keberadaan sistea tersebut digaa -

barkan pada tiga arah yakni analisis terhadap kebutuhan

yang harus dikerjakan(systea Analysis), disain pengerjaan
kebutuhan (systea design) dan operasionalisasi pekerjaan

(systea management).

Dalam pada itu sebagai sistea sosi

al, perguruan tinggi (dalaa hal ini Unisba) terdiri atas
berbagai kegiatan adainistrasi, yang masing-aasingnya didukung oleh kegiatan-kegiatan yang lebih terperinci. Ke

giatan adainistrasi tersebut, aenurut PP.5/1980 pada pokoknya terdiri atas dua jalur yakni jalur adainistrasi
akadeaik dan keaahasiswaan serta jalur adainistrasi uaua.

Sedangkan faktor pendukung sistem, selain unsur -

unsur yang berbentuk barang, yang lebih penting lagi adalah manusia-nya. Hal ini raenyangkut sejauh-mana perfor -

aance anggota-anggota organises! aendukung operasionalisa-

si sistea.

Meaurut Hoy dan Miskel (1978:116) dan Mitchell

(1978:327) indikator performance itu adalah aotivasi, ke-

aaapuan, ketepatan waktu, kualitas kerja, keraampuan berinisiatip dan berkoaunikasi.

Diproyeksikan pada Uni6ba sebagai Perguruan xinggi
Swasta (PTS),

penulis aencoba menstudi sistea proses

adainistrasi akademik. Sesuai dengan pola pikir tersebut

ix

di atas, raaka persoalan yang dikembangkan dalam studi
ini adalah pertama.tentang deskripsi sistem adainistrae

si akademik dan kedua. adalah tentang performance per sonil yang terlibat administrasi akademik.

Berdasarkan hasil penelitian serta diskusi dengan

berbagai teori dan konsep-konsep yang relevan, akhir stu
di ini aenyimpulkan bahwa :

1. Kebanyakan perangkat subsistera bekerja belum

berorientasi pada tujuan. Keadaan ini disebabkan bukan

hanya oleh kekurangan yang melekat pada individual per
formance, tapi lebih jauh berkaitan dengan sistea peaga
angkatan personil itu sendiri.

2. Kekurangan ini punya daapak terhadap efektivitas struktur dan alur proses administrasi akadeaik. Karena itulah kadang terlihat intervensi terhadap proses.

Naaun sejauh ini ternyata intervensi yang aua belum atau
tidak jadi "trigger" bagi mekanisme administrasi akadem
raik secara raenyeluruh. Hal ini bisa jadi lantaran inter
vensi tidak dilakukan pada hal yang sangat mendasar.

3. Secara individual, personil Unisba bekerja le

bih didasari intrinsik motif daripada ekstrinsik motif.
Namun demikian ternyata hal ini tidak berkorelasi secara

positip dengan kemampuan dan kualitad kerja, kemampuan
berinisiatip dan berkamunikasi.

4. Kepemimpinan Unisba pada periode KHEZ Muttaqien
mendapat dukungan lebih dilantarankan perasaan ketentra-

man beragama dan perlindungan pribadi daripada karena

kepercayaan kepengurusan administrasi akademik. Pada giliraanya hal ini punya dampak terhadap ketertiban dan ke-

beresan pekerjaan atau tugas-tugas administrasi, baik
yang raenyangkut akademik, kemahasiswaan maupun adminis
trasi umura.

Pada saat yang sama keadaan ini aembias pada ke
pemimpinan tingkat unit PBM. Catatan pokok dalam hal ini

adalah bahwa ternyata senioritas keilmuan tidak dapat
menjadi jaminan akan efisiensi .dan efektivitas adminis

trasi akademik. Senioritas keilmuan adalah satu hal dan

kemampuan meng-adrainistrasi secara efisien dan efektif

adalah hal lain. Hal ini sejalan dengan yang diungkapkan

oleh Prof.Dr. Oteng Sutisna M.Sc. (1983: V6) bahwa pangkat dan keilmuan tidak menjadikan sesorang sebagai pemimp
pin, tapi dapat meningkatkan kepemirapinannya.
Berpijak dari beberapa butir kesimpulan itulafa

dirasakan perlunya keterpaduan perencanaan administrasi
akademik, terutama mengenai perangkat pendukung sistem

baik berupa alat/bahan atau barang-barang maupun dan ini
yang terutama individual performance dari setiap personil
yang terlibat.

xi

DAFTAR I SI

Halaman
i

KATA PENGANTAR

iv

PENGHARGAAN DAN UCAPAN TERIMA KSIH

vii

DAFTAR ISI

DAFTAR GAMBAR/TABEL

ix

ABSTRAK

xi

BAB

I

A. Latar Belakang Masalah
B.

BAB

1

PENDAHULUAN

%

Rumusan Masalah Penelitian

1

7

C. Tujuan Penelitian

11

D. Pentingnya Penelitian

12

II STUDI KEPUSTAKAAN

A. Kedudukan Administrasi Akademik

Ik

Ik

B. Pendekatan Sistem dalam Administrasi
Akademik

C. Penampilan Personil

16

46

D. Rangkuman Hasil Studi Kepustakaan
dan Kaitannya dengan Masalah Pene
litian

BAB III PROSEDUR PENELITIAN

A. Populasi dan Sampel

78
79
81

B. Metoda Penelitian dan Teknik Pengumpulan Data

BAB

82

C. Pedoman Pengolahan dan Analisis Data

85

D. Definisi Operasional, Penentuan Kri
teria dan Asumsi yang Digunakan

87

IV HASIL PENELITIAN

9k

A. Pola ^asar Sistem Administrasi Aka
demik

9k

)

BAB

V

B. Penampilan Personil

159

C. Gaya Kepemimpinan

175

DISKUSI, KESIMPULAN DAN REKOMENDASI

183

AA Diskusi

1. Pola ^asar Sistem Administrasi

Akademik
2. Penampilan

183
203

B. Kesimpulan

209

C, Rekomendasi

212

DAFTAR BACAAN

215

LAMPIRAN-LAMPIRAN

A. Pedoman Wawancara

218

B. Pedoman Observasi

2.22.

C. Pedoman Studi Dokuraenter

223

DAFTAR GAMBAR

No.

1.

Halaman

GAMBAR

Gambar

1.

Alur dan Subjek Pelaksana
Administrasi Akademik

6

Diagram Masalah Penelitian

2.

Gambar

2.

5.

Gambar

3. Model Bagan Alur Pelaksana Sistem

k.

Gambar

4.

10

27

Diagram Alur Kegiatan Sistem Ad
ministrasi Akademik

31

5.

Garabar

5. Sistem Proses Administrasi Akademik

J+6

6.

Gambar

6. Kaitan antara Kebutuhan dan Tlngkah
Laku

49

7.

Gambar

7. Hubungan antara Motivasi dan Keraung

kinan Sukses

50

Kebutuhan Fisiologi Dominan

52

8.

Gambar

8.

9.

Gambar

9. Kebutuhan Rasa Aman

10.
11.

Gambar 10.

Gambar 11.

Dominan

52

Hubungan antara Kebutuhan dengan
Perkembangan Osikologi Maslow

52

Hubungan Teori Maslow dengan

55

Teori Herzberg
12.

Gambar 12.

Empat Gaya Dasar Kepemimpinan

69

13.

Gambar 13.

Hubungan antara Gaya Kepemimpinan
Tingkat Kematangan dan Sumber Kekuasaan

73

U.

Gambar 14.

Kaitan antara Teori dengan Permasalahan

80

DAFTAE
No.

TABEL

TABEL

Halaman

1.

Tabel

1. Hubungan Iklim dengan Motivasi

2.

Tabel

2. Jumlah Mahasiswa Baru Unisba

Tahun Akademi 1982-1986
3.

Tabel

Tabel

95

3. Jumlah Herregistrasi Mahasiswa
Tahun Akademi

4.

67

1984/1985

103

4. Daftar Pengunjung Perpuatakaan
Unisba bagi Mahasiswa Baru 1986

ix

109

No.

5.
6.

7.

TABEL

Halaman

Tabel

5. Jadwal Penggunaan Ruangan

Tabel

Semester Ganjil 1985/1986
6. Efisiensi dan ffektivitas Perkuliahan Beberapa Fakultas

Tabel

124
125

7. Jumlah Mahasiswa Baru, Sarjana
Muda dan Sarjana Periode 1977

- 1986

1/+4.

su

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Umat Islam Indonesia merupakan umat terbesar jumlahnya dibanding umat penganut agama lain yang ada di In

donesia. Namun sebagaimana dicatat dalam sejarah, posisinya dalam bidang pendidikan formal belum atau tidak men-

cerminkan keberadaan jumlahnya. Hal ini dilantarankan pa
da masa penjajahan umat Islam Indonesia kurang mendapat
kesempatan pendidikan —sebagaimana jenis pendidikan yang
didapatkan umat lain— dibanding umat beragama lainnya.
Posisi sosiologis tersebut di atas, mendorong umat

Islam pasea kemerdekaan "memburu" dunia pendidikan dengan
pengetahuan dan pengalaman yang serba sedikit dan baru.

Lembaga-lembaga pendidikan yang dikelola kelompok-kelompok
masyarakat Islam pada dua atau tiga dekade pertama masa k

kemerdekaan, ditangani oleh lebih banyak semangat dan keimanan daripada kemampuan manajerial yang profesional.

Keadaan demikian, merupakan refleksi dari keberada

an umat Islam pada masa penjajahan, yang karenanya -pada
umuranya dapat dikatakan— mutu pendidikan yang dikelola

kelompok-kelompok masyarakat Islam kurang atau rendah,bila dibanding lembaga-lembaga pendidikan yang dikelola ke-

lompok lain yang mendapat peluang pendidikan lebih banyak
saat masa penjajahan. Kondisi demikian merugikan pelajar

J

atau mahasiswa, merugikan orangtua yang memasukkan anaknya

ke lembaga-lembaga pendidikan Islam, lebih jauh malah me
rugikan masyarakat Islam pada umumnya, karena terhambatnya
pemanfaatan tenaga-tenaga muda yang berada di lembaga pen
didikan tersebut.

Namun demikian sebagaimana terjadi pada umumnya ma
syarakat di negara yang sedang berkembang, peledakan pendi-

duk, formalisme keilmuan, formalidme administratif, orien-

tasi kuantitatif massal ( Achmad Sanusi, 1985:18) selain

hausnya akan "pengalaman pendidikan formal", maka lembaga
-lembaga pendidikan tersebut tetap mendapat kunjungan siswa atau mahasiswa.

Dalam suasana demikianlah, Universitas Islam ^andung
—untuk selanjutnya disebut Unisba, didirikan pada tahun
1959—, pada tahun tujuhpuluhan, berkembang pesat baik da

lam hal input, proses maupun output. Perkembangan demikian

tidak dapat dilepaskan dari kaitannya dengan kepemimpinan

kharismatik Rektor saat itu yakni Dr.KHEZ. Muttaqien, yang

disamping sebagai Rektor, beliau juga merupakan Bapak umat
dan tokoh agama. Si fat-si fat kepemimpinan beliau memenuhi

persyaratan untuk perkembangan suatu pergruan tinggi swast

ta (PTS) sebagaimana disimpulkan oleh hasil penelitian
Mansur Mulyakusumah (1982:2+6) yakni kepekatanggapan terha
dap berbagai potensi sumberdaya internal maupun eksternal

serta kemampuan mendayagunakan potensi itu seoptimal mungkin.

•/Dalam pada itu perkembangan pada dekade selanjutnya

yakni tahun delapanpuluhan,

mempunyai trend yang berbe-

da dengan dekade sebelumnya. Dekade ini ditandai dengan
menurunnya jumlah pendaftar yang meaaeuki Unisba. Penu-

runan peminat tersebut, mempengaruhi sistem seleksi un

tuk kemudian berakibat pada penurunan mutu calon mahasis

wa. Pada gilirannya hal yang terakhir ini akan mempenga
ruhi keberhasilan belajar yang berkelanjutan dengan meningginya angka drop-out.

Selain kelemahan manajerial sebagaimana dieebut

kan, D.A.Tisnaamidjaja (1986:7) menunjuk kelemahan-kelemahan lain yang umumnya terdapat pada PTS-PTS di Indone
sia yakni :

1. tenaga pengajar yang kurang waktu untuk tercapainya pengajaran yang efektif,

2. kekurangan tenaga penelitian baik kualitatip ma
upun kuantitatip,

3. motivasi tenaga pengajar untuk memegang lebih
dari satu macam pekerjaan, dan

4. kelemahan masukan mahasiswa yang berpengaruh ter
hadap produktivitas perguruan tinggi.
Dilihat dari tugas penyelenggara pendidikan dan
pengajaran ( UU No.21/196l dan PP.5/1980) kelemahaa, ma

najerial pendidikan dan pengajaran merupakan kelemahan

yang sangat mendasar, karena akan berarti kelemahan pengelolaan program pendidikan untuk kemudian menutunnya mutu
akademik.

Pada beberapa tahun terakhir ini, secara kelemba-

gaan Unisba menghadapi beberapa persoalan pokok penunjang
kelancaran administrasi akademik, antara lain ialah :
1. Minat calon mahasiswa (enrollment) menurun. Ke-

adaan ini berpengaruh besar terhadap sistem seleksi. Apalagi bila diingat calon yang mendaftar adalah calon-ealon

limpahan yang tidak lulus masuk Perguruan Tinggi Negeri.

Kondisi mutu calon mahasiswa demikian, berakibat negatip
terhadap keberhasilan proses belajar mengajar untuk akhir
nya meningginya angka drop-out.

2. Manajemen kelembagaan, baik tingkat universitas

maupun tingkat fakultas atau jurusan, selama ini dipegang
oleh tenaga part-timer dengan manajemen sistem remote-con
trol, karenanya perubahan ke arah yang lebih baik sukar

dilaksanakan, kalau tidak dikatakan tidak pernah terjadi.
3. Disiplin civitas akademika dalam melaksanakan

pendidikan dan pengajaran sebagai tugas utama universitas.
Hal ini berkaitan erat dengan jumlah tenaga luar biasa dan
kurang kontrol dari atasan langsung, di samping masalah ke
sadaran dan tanggung jawab terhadap tugas.

4. Ketrampilan personil adakemik dalam menangani
bidang kerjanya masing-masing.

5. Efisiensi dan ffektivitas kerja unit-unit yang
terltbat kegiatan administrasi akademik .

6. Sistem informasi kurang mampu menjaring arus

masalah dari bawah, pada saat yang sama berbagai perangkat
sistem dari atas tidak atau kurang terkomunikasikan.

7. Kampus yang tersebar pada berbagai lokasi yakni

Tamansari, Ciburial, Ariajipang dan Abdulmuis. Keadaan ini
•empengaruhi mobilitas tenaga pengajar tetap maupun luar

biasa selain pengahmburan tenaga admin!stratip.
8.Perpustakaan yang terbatas, baik dalam bahasa In
donesia maupun bahasa asing, pada saat yang sama mahasiswa

dan dosenpun terbatas kemampuannya dalam memanfaatkan peipus&kaan bahasa asing yang sementara ini ada.-

Be rbagai kendala produktivitas pendidikan tersebut

di atas, secara administratip dapat diatasi melalui berba

gai pendekatan, yakni pendekatan tugas, pendekatan proses,
pendekatan kepemimpinan dan pendekatan proses sosial(Oteng
Sutisna, 1983:27-28). Namun demikian, walau diakui bahwa

berbagai pendekatan tersebut sebenarnya komplenenter, pada
tahap awal tetap diperlukan semacaa perumusan pekerjaan da
lam peristilahan dan konsep yang logis dan cocok dengan
lingkungan tempat administrator bekerja.
Berangkat dari keperluan tersebut, studi ini akan

meneliti sistem proses adainistrasi akademik yang terjadi

di Unisba serta penampilan kerja personil yang terlibat
administrasi pendidikan, baik tingkap pimpinan secara khusus maupun penampilan individual secara umumnya.

Dalam pada itu kegiatan-kegiatan yang terlibat da

lam administrasi akademik sejak mahasiswa masuk sampai ma
hasiswa dikembalikan ke masyarakat adalah sebagai berimkut:

1. Pendaftaran dan seleksi penerimaan mahasiswa
baru,

2. Registrasi mahasiswa,

3. Penyusunan jadwal kuliah,
4. OPSPEK/ P-Zf

5. Fenentuan program studi mahasiswa,

6. Pelaksanaan perkuliahan,
7. Ujian tengah dan akhir semester,

8. Penyelesaian akhir program studi, dan
9. Wisuda.

Kegiatan-kegiatan tersebut ditangani oleh unit ke

giatan baik di tingkat Universitas maupun di tingkat Fa-

kultas. Alur kegiatannya bila dikaitkan dengan alur waktu

dan pelaksana kegiatan dapat digambarkan sebagai berikut:
UNIT KEGIATAN TINGKAT
UNIVERSITAS

UNIT KEGIATAN TINGKAT

FAKULTAS/JURUSAN

Pendaftaran dan seleksi as

hasiswa baru oleh

Panitya

Panferimaan Mahasiswa Baru

I

Registrasi Mahasiswa oleh
Bagian Keuangan Unisba

Penyu suanan/Pengusulan]

jadwal oleh unit PBM

J

OPSPEK/ P-Z+ oleh

Panitya TingkJJniversi tas [
Penyusunan Jadwal Induk
oleh Bagian Akademik

U
Penentuan Program Studif
oleh unit PBM

r

[Pelaksanaan Perkuliahan?
j,

—'

Ujian TS dan AS di Unitj

[ Wisuda ]j
GBR.l

i

Penyelesaian akhir program

ALUR DAN SUBJEK PELAKSANA ADM.AKADEMIK

Koordinasi pekerjaan administrasi akademik Unisba

tercermin dalaa SK. Rektor

No. 205/D./f/SK/REK/1985 ten

tang Susunan Satuan Pelaksana Universitas Islam Bandung
dan SK. Rektor No. 206/D.VSK/REK/1985 tentang Uraian Tu

gas, Wewenang dan Tanggung jawab Satuan Pembantu Pimpinan

Universitas. Tidak semua bentuk kegiatan administrasi aka«-

demik terangkat dalam struktur tersebut lantaran beberapa

kegiatan ditangani oleh panitya yang dibentuk beberapa wak
tu sebelum kegiatan dilaksanakan, jadi sifatnya sementara

tidak permanen seperti penerimaan mahasiswa baru, OPSPEK/
P-4 dan Wisuda.
B» Rurausan Masalah Penelitian

Unit-unit kegiatan administrasi akademik, baik pada

dirinya sendiri maupun dalaa kesatuan rangkaian kegiatan
membentuk kesatuan

sistem.

Pada ditinya sendiri hal ini

berfungsi sebagai subsistem. Dilihat dari pola dasar sis

tem (Tim Sistemik IKIP Bandung, 1983:4-3), baik sistea se

cara keeeluruhan maupun subsistem masing-masing akan meapu
nyai tujuan, struktur serta proses administrasi akademik.
Dalam pada itu baik tujuan, struktur maupun proses

suatu administrasi, efektivitas pelaksanaannya akan sangat
berkaitan dengan penampilan subjek pelaksana sistem terse
but. Secara individual penampilan pelaksana sistem akan

ditentukan oleh 6 komponen yang terkait pada masing-masing
indiKidu yakni motivasi, kemaapuan kerja, kualitas kerja,
ketepatan waktu, inisiatip dan komunikasi.

8

Sedangkan dilihat dari segi kepemimpinan, efektivitasnya akan sangat berkaitan dengan gaya pengarahan

dan

dukungan yang dapat ditampilkan pemimpin terhadap staf
(Hersey and Blanchard, 1982:150-155). Namun demikian keempat gaya kepemimpinan tersebut, pada ujungnya tidak akan

terlepas dari kondisi staf. Dengan demikian gaya-gaya in-

struksi, konsultasi, partisipasi dan delegasi merupakan
deskripsi yang tidak hanya tergantung pada sifat dan watak
pemimpin saja, tapi juga berkait dengan kondisi terutama

motivasi dan ability staf penyangga kebijaksanaan pimpinan.
Dengam melihat berbagai kendala yang dihadapi Unis

ba sebagaimana disebutkan di muka, pola dasar sistem admi
nistrasi akademik dan pendukung efektivitas penampilan per

sonil '( pimpinan, dosen dan staf/sevice personnel), maka
dalam penelitian ini akan dikaji

bagaimana proses sistem

administrasi akademik di Unisba saat kini. Pengkajian hal

ini berguna dalam rangka usaha mencapai tujuan institusional Unisba yakni melahirkan sarjana muslim yang mujahid,
mujtahid dan mujaddid.

Sejalan dengan hal itu, rumusan masalahnya akan di-

jabarkan pada dua permasalahan pokok, yakni :
1. Bagaimana pola dasar sistem administrasi akade
mik di Unisba ?

2. Sejauhmana penampilan personil, efektif dalam

mendukung sistem administrasi yang dikembangkan Unisba ?

9

Lebih jauh dua permasalahan pokok tersebut dioperasionalkan melalui beberapa pertanyaan penelitian sebagai
berikut :

1. Bagaimana deskripsi tujuan tiap subsistem admi

nistrasi akademik Unisba sejak mahasiswa masuk sampai dengan mahasiswa diwisuda ?

2. Bagaimana deskripsi struktur organisasi tiap
subsistem administrasi akademik Unisba sejak mahasiswa ma
suk sampai dengan diwisuda ?

3. Bagaimana alur kerja proses administrasi akadea

mik tiap subsistem sejak mahasiswa baru masuk sampai dengan diwisuda

9

4. Sejauhmana penampilan personil (motivasi, kemam
puan kerja, kualitas kerja, ketepatan waktu, inisiatip dan
komunikasi) mendukung efektivitas administrasi akademik ?
5. Bagaimana gaya kepemimpinan Pimpinan Unisba dan
sejauhmana relevan dengan penampilan staf administrasi
akademik ?

"ua pertanyaan pokok yang dikembangkan jadi lin,a pertanyaan penelitian tersebut di atas, Ja.ab.nny. akan meru

pakan aodal y.ng dapat dijadikan bahan untuk me*a=u produktivitas pendidikan di U„ivereitae Islam ^^ ^
r. diagraaatik per.asai.han penelitian tersebut dapat digambarkan sebagai berikut :

GBR.2 DIAGRAM MASALAH PENELITIAN

Pola Dasar Sis

tem Administrasi
Akademik

Dukungan Struk
tur Organisasi

SISTEM PROSES

Alur Proses Ad

EFEKTIVITAS

ADMINISTRASI

ministrasi Aka

ADMINISTRASI

demik.
AKADEMIK

AKADEMIK
UNISBA

Penampilan
Penampilan

Personil

Individual

Gaya
Kepemimpinan

11

C. Tu.luan Penelitiap
1. Tuluan Umum

Secara umum penelitian ini bertujuan untuk mem -

peroleh gambaraa tentang sistem proses administrasi aka

demik Universitas Islam Bandung dalam mencapai missi/tujuaa institusionalnya sebagaimana tercantum pada statute
Universitas.
2. Tuluan Khusus

Dalam hal ini penelitian lebih ditujukan pada evaluasi sistem proses administrasi akademik pada hal-hal
yang menyangkut :

a. Pencapaian tujuan sistem proses administrasi

akademik, baik pada tingkat sub kegiatan maupun pada keseluruhan sistemnya.

b. Struktur organisasi sistem proses administrasi

akademik baik pada tingkat sub kegiatan maupun pada keseluruhan sistemnya.

c Alur kerja proses administrasi akademik pada

tingkat subsistem kegiatan dan sistem keseluruhannya.
d. Penampilan personil administrasi akademik yaag
meliput motivasi, kemampuan dan kualitas kerja, ketepataa waktu, inisiatip dan komunikasinya.

e. Gaya kepemimpinan adainistrasi akademik baik

pada tingkat Universitas maupun pada tingkat unit kegiat
an proses belajar mengajar.

12

D» Pentingnva Penelitian

Sebagaimana disebutkan di muka, penelitian ini

bersifat analisis dan evaluatif dengan objek materianya

proses sistem adainistrasi akademik Unisba, baik pada
tingkat sub kegiatan maupun pada keseluruhan sistemnya.

Masalah ini berkaitan dengaa penampilan Unisba da}aa hal
proses belajar mengajar dan adainistrasinya. Diharapkan

hasil penelitian ini menjadi umpan balik bagi Unisba,khususnya dalam bidang administrasi akademik.

Lebih khusus lagi penelitian ini dianggap penting,
bila ditinjau

daris

1. Asnek Teoritik

Dengan penelitian ini diharapkan dapat aenguji ke-

berlakuan teori-teori yang berkaitan dengan teori sistem,
teori organisasi, kepemimpinan, kemunikasi dan sistem pen
didikan tinggi.
2» Aspek Praktis Operasional

Melalui penelitian ini diharapkan dapat memberikan

gambaran tentang proses sistea administrasi akademik, ba
ik tingkat Universitas maupun tingkat Fakultas di ling-

kungan Unisba. Dari gambaran tersebut diharapkan dapat
dikembangkan sistem proses adainistrasi akadeaik yang le
bih efektif dan efisien sehingga Unisba semakin lama seaakin maju baik secara kualitatip maupun kuantitatip.
Dalam pada itu penelitian ini ditunjang oleh :

13

a. Latar-belakang pekerjaan, pengetahuan dan kea

maapuan penulis yang sementara ini aeabidangi pekerjaan
administrasi akademik di Unisba.

b. Peluang untuk diteliti yang cukup luas, sebab

kegiatan ini sudah berjalan lama dan terus menerus dan
karenanya memungkinkan untuk diadakan studi evaluatip.
c. Peluang yaag besar untuk mendapatkan
dan bahanabahan yang diperlukan.

sumber

BAB III

PHOSEDUB PENELITIAN.
A. Populasi dan Sampel

Dalam penelitian ini yang dijadikan populasi ada
lah seluruh karakteristik yang menyangkut proses adminis
trasi akademik Universitas Islam Bandung, khususnya yang

berkenaan dengan kegiatan antara pendaftaran mahasiswa

baru sampai dengan wisuda. Sedangkan anggota populasinya
adalah seluruh pimpinan, dosen, staf administrasi

serta

mahasiswa Universitas Islam Bandung.

Adapun sampelnya, bila

dilihat dari alur proses

terdiri atas seluruh unit kegiatan, jadi bersifat studi
kasus. Memang dengan demikian sukar menghasilkan generalisasi proses administrasi akademik perguruan tinggi pada

umumnya, dilihat dari segi ini hasilnya hanya akan terba
tas pada kasus penelitian ini saja. Sedangkan bila dili
hat dari anggota unit kegiatan, sampelnya diambil secara
purpossive. yakni diwawancarai beberapa personil baik

staf maupun pimpinan, yang sudah cukup lama menangani ad

ministrasi akademik di Unisba. Dengan demikian walaupun
"turun" ke lapangan penelitian bergerak antara kurun wak

tu bulan Agustus sampai dengan Oktober 1986, permasalaha
an yang terangkat tidak terbatas pada kejadian pada kurun

eaktu tersebut saja, tapi mewakili kejadian pada kurun
waktu tiga periode kepemimpinan KHEZ Muttaqien.

81

82

B. Metode Penelitian dan Teknik Pengumpulan Data
1. Metode Penelitian.

Penelitian ini termasuk pada penelitian yang si-

fatnya kasuistik di lapangan tertentu, bertujuan untuk
mempelajari secara intensif latar belakang, kejadian
saat kini, serta interaksi lingkungan pada unit sosial
yang sudah given antar pribadi maupun kelompok. Dengan
memakai kaca-mata Stephen Isaac dan William B.Michael
(1982:42), metode yang digunakan adalah "Case and Field"

yang pada umumnya bertujuan "To study intensively the
background, current status, and tnviromental interacti
ons of agiven social unit: an individual, group, institation or community".

Sedangkan melalui kaca-mata Suchman (pada David
Kline, 1980:IX-10) hal ini termasuk metode evaluasi

proses yang berpengertian lebih khusus, yakni berhubung
an dengan objek yang dapat dievaluasi dari suatu program,
Dalam hal ini meliputi "effort, performance, adequacy
of performance, efficiency and process".
2. Teknik Pftngumpulan Data

Kegiatan yang dilakukan dalam «saha mengumpulkan data meliputi serangkaian langkah-langkah sejak da
ri persiapan pelaksanaan pengumpulan data sampai dengan
data itu diklasifikasikan dan dikonstruksi dalam laporan penelitian.

83

Rangkaian kegiatan tersebut lengkapnya dapat di
ungkapkan sebagai berikut :

(1) Segera setelah "research design" menemukan

bentuknya, menghubungi pihak-pihak yang dijadikan nara
sumber yakni Pj.Rektor Unisba, Panitya Penerimaan Maha

siswa Baru, Bagian Keuangan Unisba, beberapa dekan fak
kultas, Kepala Perpustakaan Pusat, Kepala Bagian Akade

mik, Kepala Bagian Kemahasiswaan, beberapa staf fakul
tas (Psikologi, Ekonomi, Hukura dan Tarbiyah), Kepala
Bagian Umum, beberapa pekerja teknis baik di tingkat
Universitas mappun tingkat Fakultas.seria beberapa tokoh mahasiswa baik yang terlibat dalam kegiatan ting

kat Universitas (BPKM, DKM Masjid Al Asy'ari) maupun
tingkat fakultas.

Usaha menghubungi tersebut terdiri atas dua je

nis, pertama menghubungi dalam pengertian membuat perjanjian untuk pertemuan/wawancara, kedua menghubungi
dalam pengertian mengadakan wawancara. Pada beberapa
staf dan malah pimpinan ternyata cukup dengan sekali
mendatangi saja yakni langsung wawancara.

(2) Pengumpulan data melalui wawancara, observasi

dan studi dokumentar. Wawancara dilakukan dalam ben

tuk terstruktur dan tidak terstruktur, yakni melalui
pertanyaan-pertanyaan yang telah disiapkan dan kemudi

an ditambahkan pertanyaan-pertanyaan baru yang tidak

ada dalam persiapan pertanyaan bila jawaban beckembang

84

pada hal-hal di luar pertanyaan tapi masih relevan de
ngan permasalahan penelitian yang menjadi garapan.
Observasi dilakukan lebih ditujukan untuk mem-

peroleh data tentang perilaku keorganisasian seperti
alur penerimaan mahasiswa baru dengan seleksinya, re

gistrasi, pengambilan program studi, pelaksanaan perku
liahan, ujian tengah semester, pelaksanaan ujian sia
dang sarjana dan pelaksanaan wisuda. Observasi dilakuk

kan dengan memakai dua cara, yakni langsung dan tidak

langsung. Termasuk pada hal-hal yang diobservasi ada
lah faktor-faktor yang mempengaruhi efisiensi dan efek**
tivitas organisasi, sehubungan dengan individual per*
formance baik staf maupun pimpinan.

Studi dokumenter dilakukan dengan mempelajari

berbagai dokumen baik yang dari Unisba sendiri maupun

dari Departemen Pendidikan dan Kebudayaan atau Departemen Agama. Hal ini berkaitan dengan masalah-masalah
struktur organisasi, deskripsi tugas-tugas, pembagian

ruangan kuliah, jadwal kegiatan akademik, pedoman aka
demik, peraturan ujian-ujian, ijazah serta kewajibankewajiban lain dari personil baik administratif mau
pun akademik.

Penghimpunan data melalui upaya tersebut di

atas, sebagaimana dikemukakan bertautan dengan konsen
sus antara pewawancara dengan responden. Namun

85

demikian kadangkala terjadi penyimpangan di luar konsen
sus, baik lantaran halangan dari pihak responsen maupun
pewawancara. Sebaliknya terjadi juga yakni, wawancara
susulan seandainya data yang didapat dirasakan kurang
mengungkapkan persoalan penelitian.

Beberapa pertimbangan yang menguatkan dilaksanakannya teknik pengumpulan data demikian adalah :

Pertama, bahwa penelitian ini bersifat evaluatif
studi kasus dan kualitatip, tidak menggunakan formula

statistik, digunakan untuk melihat alur dan struktur
serta tujuan unit-unit kegiatan dalam bentuk peraturan
atau petunjuk-petunjuk pelaksanaan.

Kedua, proses pelaksanaan administrasi akademik

berdasarkan aturan-aturan, kemudian dilaksanakan. Untuk
mengetahui hal demikian, cukup memadai dengan raempelajari dokumen-dokumen, wawancara atau observasi.
Ketiga, bahwa anggota pelaksana subsistem kegi
atan berbeda-beda dengan karakteristik masing-masing

yang berbeda pula. Dengan demikian heteroginitas

dan

variabilitas objek kajian memungkinkan untuk digunakan

nya teknik pengumpulan data seperti tersebut di atas.

C. Pedoman Pengolahan da^ Analisis Data
Pengolahan data yang sudah terkumpul( baik me-

lui wawancara, studi dokumenter maupun observasi), melaui cara-cara

(1) pemeriksaan dan pengelompokan

86

dokumen-dokumen sesuai dengan permasalahan perunit kek

giatan,

(b) pengelompokan hasil wawancara dan (c) men-

deskripsikan hasil observasi. Melalui prosedur terse

but data terklasifikasikan pada masalah-masalah peneMtian. Langkah ini kemudian diikuti dengan upaya mendes-

kripsikan dan merekonstruksi proses subsistem dan per

formance personil baik administratif maupun akademik,
berdasarkan kriteria judgemental seperti yang telah di

kemukakan pada tujuan khusus bab yang pertama.
Melalui cara bertahap demikian, akan tergambarkan deskripsi proses administrasi akademik dan perfor
mance personil, baik persubsistem maupun keseluruhan,

sekaligus dengan kriteria evaluatif tentang efektivitasnya tentang :

(1) Tujuan subsistem pendaftaran dan seleksi
mahasiswa baru, registrasi mahasiswa, penyusunan jadwal

kuliah,

OPSPEK/P-4, penentuan program studi mahasiswa,

pelaksanaan perkuliahan, ujian tengah dan akhir semes

ter, penyelesaian akhir program studi dan wisuda, De
ngan demikian akan tergambar pula keterkaitan antar tu

juan subsistem disamping keterikatan tiap subsistem ter

hadap tujuannya masing-masing.

(2) Struktur keorganisasian tiap subsistem se
bagaimana subsistem-subsistem yang ada pada tujuan bu
tir satm di atas.

87

(3) Alur proses administrasi akademik yakni be?
rupa tahapan kerja kronologis persubsistem dari sejak
penerimaan mahasiswa baru sampai wisuda, selain gam

baran sejauh mana efektivitas proses dapat mencapai tu
juan yang telah dicanangkan.

(4) Penampilan personil baik staf maupun pimpin
an dari segi motivasi, kemampuan kerja, kualitas kerja,

ketepatan waktu, inisiatip dan komunikasi.

(5) Gaya penampilan pimpinan Universitas Islam
Bandung, baik pada tingkat Universitas maupun pada ting
kat fakultas,serta sejauhmana pengaruhnya terhadap efek
tivitas kerja personil.
Melalui pengolahan dan analisis sebagaimana dise

but di atas, diharapkan masalah penelitian dapat dijawab sesuai dengan data lapangan yang ditemukan.
D. Definisi Operasional. Penentuan Kriteria dan Asumsi

yang Digunakan

Sesuai dengan rumusan permasalahan, maka peneli

tian ditujukan pada lima aspek, yakni :
1. Aspek deskripsi perangkat tuiuan subsistem.

Secara operasional tujuan diartikan sebagai per
ubahan yang diingini untuk kemudian diusahakan pencapaiannya. Pada tujuan, keinginan diterjemahkan dalam ben

tuk rencana-rencana yang mendukung tercapainya tujuan-

88

tujuan secara bertahap. Pada saat yang sama pencapaian

tujuan akan harus didukung oleh kesiapan perangkat keras dan lunak secara seimbang.

Untuk mementukan kondisi perangkat tujuan subr

sistem efektif mencapai tujuan ditetapkan kriteria eva
luatif sebagai berikut :

a)perangkat tujuan subsistem efektif bila cukup
tersedia perangkat lunak, perangkat keras dan manpower
sesuai dengan beban kerja yang harus ditanggungnya. Kri
teria ini didasarkan pada asumsi bahwa :

1) personil subsistem punya keterikatan melaksanakan tugas dan wewenang sesuai beban kerja yang harus

dipertanggung-jawabkannya.

2) perangkat lunak dan keras pada tiap subsistem
sudah memenuhi persyaratan minimal untuk kelancaran tu

gas yang menjadi beban kerja subsistem.

b) perangkat tujuan subsistem efektif bila dita
ngani oleh manajer/pimpinan subsistem yang memiliki "ma
nagerial skill" . Kriteria ini didasarkan pada asumsi :

1) bahwa kultur kepegawaian pada umumnya di In
donesia lebih terikat pada keterampilan pimpinan dari
pada terikat pada sistem yang telah dicanangkan.

2) bahwa pimpinan subsistem bertanggungjawab un
tuk mengkoordinasikan kegiatan yang ditugaskan padanjta.
Berdasarkan kriteria tersebut di atas, maka

89

ditentukan kanlah "jugment" sebagai berikut :

- Efektif bila kedua kriteria terpenuhi
- Kurang efektif bila ada sebagian kriteria tidak ter
penuhi , dan

- Tidak efektif bila kriteria yang disebutkan di atas
sama sekali tidak ada.

2. Aspek deskripsi struktur organisasi subsistem.

Secara opBrasional struktur organisasi dimaksudkan

sebagai susunan bagian-bagian kerja yang ditangani oleh
seorang atau lebih personil untuk melaksanakan beban

tugas yang menjadi tanggung-jawab organisasi (dalam hal

ini subsistem) tersebut. Sebagai suatu model, maka
struktur merupakan suatu patokan untuk mengukur suatu
kenyataan.
Kriteria evaluatif bagi struktur subsistem ten
tang efektif tidaknya adalah sebagai berikut :

a) Struktur subsistem dianggap efektif bila cu-

kup dapat menampung beban kerja yang harus dipertanggung-jawabkannya, baik dilihat dari kuantiias maupun ku
alitas perangkat lunak, keras dan manpower-nya. Hal ini
didasarkan pada asumsi bahwa :

1) pembagian kerja pada struktur harus sesuai de
ngan dan ditunjang oleh perangkat keras yang memadai.

2) beban kerja pada struktur harua terbagi habis
pada bagian-bagian, dan karenanya bagian-bagian harus

ditangani personil-personil yang "performance"nya baik.

90

b) Struktur subsistem dianggap efektif bila di

kelola oleh pimpinan yang tanggap terhadap mekanisme
kerja organisasi. Hal ini didasarkan pada asumsi :

1) bahwa pimpinan merupakan motivator dan eekaligus koordinator dalam mendiuamisasi roda organisasi
subsistem administrasi akademik.

2) bahwa pimpinan berkewajiban untuk menumbuhkan
"sense of belongingness1' dan "sense of responsibility"

para anggota subsistem administrasi akademik.
"Judgment" efektivitas bagi aspek ini sama deng
an judgment bagi aspek yang pertama.

3. Aspek alur kerja proses administrasi akademik.
Secara operasional alur kerja proses berarti aktivitas-aktivitas organisasi yang menjadikan berbagai

masukan pada subsistem dipadukan untuk jadi satu bentuk
keluaran. Kriteria evaluatif bagi proses administrasi
akademik adalah

:

a) Proses administrasi akademik efektif, bila

aktivitas dalam proses menghasilkan keluaran yang sesu

ai dengan program yang telah ditentukan. Hal ini dida
sarkan pada asumsi

:

1) bahwa aktivitas proses merujuk pada perenca
naan hasil yang telah disepakati atau jadi tugas sebelumnya.

2) bahwa bagian-bagian yang terlibat proses ad
ministrasi akademik sudah disiapkan untuk bekerja

91

sesuai dengan tugas-tugas yang menunjang kesatuan pro
ses subsistem administrasi akademik.

b) Proses administrasi akademik efektif, bila ma

najemen proses melaksanakan kontrol yang sesuai dengan
aspirasi kerja personil yang terlibat proses administra
si akademik. Hal ini didasarkan pada asumsi :

1) bahwa kontrol pimpinan (langsung seperti teo

ri X atau tidak langsung seperti teori Y nya Mc Gregor)

merupakan bagian dari mekanisme proses administrasi aka
demik.

2) bahwa motivasi kerja personil merupakan perpa-

duan dari dorongan kebutuhan objektif personil dalam me

nyelesaikan tugasnya dengan sikap manajer terhadap staf.
"Judgment" efektivitas bagi aspek ini sama dengan
judgment bagi aspek yang pertama.

4. Aspek "individual performance" personil admi
nistrasi akademik.

Secara operasional performance seseorang dapat di
lihat dari segi-segi raotivasi-nya, kemampuan kerja, kua

litas kerja, ketepatan waktu, inisiatip dan komunikasinya terhadap hal-hal yang bertautan dengan tugas dan wewenangnya.

Kriteria evaluatifnya adalah :

a) "Individual Performance"

personil efektif, bi

la kualifikasi atau mutu keenam seginya sesuai dengan

patokan yang telah ditentukan organisasi dalam hal ini

92

subsistem kegiatan administrasi akademik. Hal ini dida
sarkan pada asumsi

:

1) bahwa "personnel recruitment" akan merujuk

pada kebutuhan objektif

administrasi akademik sesuai

dengan norma yang disepakati bersama di Unisba.
2) bahwa aturan kerja atau pengembangan personil
organisasi subsistem administrasi akademik akan berori-

entasi pada upaya mengkondisi mutu enam aspek tersebut.
b) "Individual Performance" efektif, bila pimpin
an subsistem kegiatan administrasi akadeaik mampu me-

ningkatkan kualifikasi atau mutu keenara aspek performan
ce tersebut. Hal ini didasarkan pada asumsi :

1) bahwa kualifikasi keenam segi individual per
formance sukar didapat secara merata pada seseorang.

2) bahwa sebagian dari tugas pengembangan organi

sasi adalah mengembangkan keenam aspek yang terdapat pa
da "individual performance".

"Judgment" efektivitas aspek ini sama dengan
judgment pada aspek yang pertama.

5• Aspek gaya kepemimpinan

Administrasi Akade -

mik.

Secara operasional gaya kepemimpinan dapat dili
hat dari kemampuannya dalam hal mengoperasionalkan tu-

juan-tujuan organisasi serta mengkondisi suasana organi
sasi sehingga menunjang pencapaian tujuannya.

Kriteria

93

evaluatif bagi gaya kepemimpinan administrasi akademik
ini adalah sebagai berikut :

a) Pemimpin administrasi akademik efektif, bila

mampu mengoperasionalkan tujuan-tujuan organisasi menja
di tujuan yang ditil dan bertahap serta membagi habis
jadi tugas-tugas personil yang dipimpinnya,

Hal ini di

dasarkan pada asumsi :

1) bahwa tujuan-tujuan organisasi pada dasarnya

merupakan kesatuan dari beberapa tujuan sub organisasi
yang satu dengan lainnya saling berkaitan dan saling
menunjang pada tujuan yang secara bertahap lebih tinggi.
2) bahwa tugas-tugas organisasi sebagai operasionalisasi tujuan-tujuan merupakan aktivitas-aktivitas

pekerjaan yang menjadi kewajiban tiap personil pendu kung organisasi tersebut.

b) Pemimpin administrasi akademik efektif, bila

mampu nemotivasi personil, mempertinggi kemampuan dan
performance personil organisasinya. Hal ini didasarkan
pada asumsi :

1) bahwa motivasi, kemampuan dan performance per

sonil merupakan indikator dari produktivitas organisasi.
2) bahwa tugas seorang pemimpin adalh menciptakan
dan raemelihara lingkungan yang kondusif terhadap kebu

tuhan anggota, baik untuk berprestasi, berafiliasi mau
pun untuk mencapai posisi tertentu.

BAB V

DISKUSI, KESIMPULAN DAN REKOMENDASI
Dengan melihat hasil penelitian yang terungkap pa

da bab terdahulu, sesuai dengan tujuan penelitian yang te

lah dicanangkan, dapat dikemukakan beberapa hal yang pBnulis anggap crucial untuk kemudian setelah mendapat pembahasan melalui bagian Diskusi, dijadikan landasan untuk
menarik kesimpulan yang selanjutnya jadi bahan rekomendasi.

A.

Diskusi

Sesuai dengan tujuan penelitian ini, diskusi akan

diarahkan pada dua masalah pokok yakni pertama yang berka
itan dengan Pola Dasar Sistem Administrasi Akademik, dan
yang kedua yang menyangkut penampilan personil. Pada masa
lah pertama diskusi dikembangkan melalui tinjauan aspekaspek tujuan,

struktur keorganisasian dan proses. Sedangk

kan masalah kedua ditinjau penampilan pimpinan dan person
il pelaksana teknis.
1.

Pola Dasar Sistem Administrasi Akademik

a. Tujuan Subsistem

Dalam kesatuan arah pada tujuan sistem admini strarsi akademik Unisba, tiap subsistem kegiatan administrasi

akademik mempunyai tujuan khas masing-masing yang saling

berkaitan. Dilihat dari norma umum tiap tujuan subsistem
ternyata terdapat beberapa hal internal maupun eksternal
yang menjadi barier atas pencapaian subsistem, untuk se

lanjutnya secara total mempengaruhi efektivitas
183

sistem

184

administrasi akademik Unisba secara keseluruhan.

Tujuan subsistem Pendaftaran dan Seleksi Penerima
an Mahasiswa Baru adalah mendaftar dan menyeleksi mahasis

wa yang akan memasuki Unisba sehingga terjaring calon yang

mempunyai kemampuan melaksanakan dan mengikuti studi di

Unisba. Dalam kenyataannya pencapaian tujuan ini terhambat oleh pertimbangan "orientasi kuantitas". Pertimbangan

hal ini jadi mendudiki porsi yang sangat dominan, bukan lan

taran standing suatu Universitas dibayangi oleh jumlah ma
hasiswa tapi lantaran kebutuhan objektip akan dana untuk
kelancaran mekanisme akademik memang memerlukannya. Dili
hat dari segi ini Unisba masih dalam fase Fisik dan Fasi

litas dengan faktor kritis dana dan untuk itu masih harus

memantapkan raw input (Soekisno Hadikoemoro,1984:30). Di
kecualikan dari orientasi kuantitas ini adalah Fakultas

Psikologi, lantaran pada umumnya —setidaknya pada 5 ta
hun terakhir ini— pendaftar pada fakultas ini selalu melebihi program yang direncanakan.
Masalah "orientasi kuantitas" ini berkaitan dengan

jumlah jenis fakultas dan status, yakni fakultas yang jum
lahnya untuk Indonesia atau Jawa Barat sedikit padahal bi
dang ilmunya sudah dikenal seperti Fakultas Psikologi, ma

ka walaupun statusnya masih Terdaftar, pendaftar itu ba _
nyak. Namun jenis fakultas yang jumlahnya untuk Jawa Barat
sudah cukup banyak seperti Hukum, Teknik, Ekonomi atau fa

kultas Syari'ah, Usguluddin dan Tarbiyah, maka standing
status ini cukup menentukan, disamping lokasi dan sarana.

, 185

Dalam pada itu status PTS walaupun pada dasarnya
merupakan gambaran mutu organisasi dan akademik PTS,

ta

pi dalam kenyataan saat kini lebih merupakan masalah ke

bijaksanaan dan alut birokrasi administrasi Depdikbud
atau Depag. Dengan demikian PTS yang belum mempunyai sta

tus Dipersamakan, terjepit oleh dua pandangan formalisme
yakni formalisme keilmuan dari sudut masyarakat yang di-

biaskan melalui status dan formalisme manajemen dari pi
hak biroktat yang dibiaskan melalui layanan-layanan admi
nistrasi yang adaptif.
Masalah beruntun sebagai akibat orientasi kuanti

tas ini adalah menurunnya kualitas sistem seleksi, untuk

kemudian berakibat pula menurunnya mutu calon mahasiswa,
yang pada gilirannya mempengaruhi keberhasilan belajar
yang berkelanjutan dengan meningginya angka drop-out.

Tujuan subsistem

registrasi adalah mencatat popn-

lasi mahasiswa yang sah sesuai dengan atau memenuhi persya
ratan administrasi universitas. Hasil penelitian menunjuk
kan bahwa tujuan subsistem ini tidak tercapai secara efek

tif. Banyak mahasiswa yang belum memenuhi persyaratan ad
ministrasi registrasi (yakni membayar sebagian atau selu

ruh SPP Unisba) mengikuti kegiatan akademik/perkuliahan.
Mengingat kejelasan jumlah populasi mahasiswa ba
nyak kaitannya dengan keperluan administrasi Universitas

/Fakultas baik ke dalam (daftar kelas, absensi, pembuatan
kartu mahasiswa, penyediaan kursi/ruangan kuliah serta
kartuperpustakaan ) maupun ke luar (ekspose pada ...

.

186

masyarakat, Kopertis, Kopertais), maka kegiatan subsis
tem ini perlu lebih mendapatkan pembenahan. Selama ini

kegiatan registrasi menyatu dengan kegiatan pembayaran
SPP. Karena itu ditangani oleh Bagian Keuangan dan tidak
oleh Bagian Akademik.
Bila subsistem ini lebih ditekankan pada pembayar

an SPP/ Bagian KeUangan, sebaiknya ditentukan batas waktunya dengan jelas umpamanya tanggal sekian sampai tang
gal sekian untuk fakultas anu, tanggal sekian untuk fa
kultas anu dst.nya dengan masing-masing gelombang tidak
lebih dari tiga atau malah dua hari. Namun hal ini harus

dibarengi dengan peluang untuk mengangsur pembayaran SPP
6ecara jelas dan tegas pula di samping informasi yang
gencar dan beruntun tiga atau empat minggu sebelumnya.

Secara simultaa hal ini perlu dibarengi dengan kontrol

kesiapan ruang kuliah dan intensitas kehadiran dosen, se
bab manakala yang dua terakhir itu kurang mendapat per
hatian akan memudahkan mahasiswa keluar tanpa pembereean

uang kuliah. Kepentingan pembatasan waktu yang sempit
tersebut di atas, dimaksudkan untuk mengakomodasi kepen
tingan internal di atas.
Bila subsistem ini lebih ditekankan pada pencatat-

an populasi mahasiswa, maka sebaiknya dipisahkan dari p

kegiatan pembayaran SPP dan ditangani oleh Bagian Akademik. Dengan pembatasan waktu seperti di atas, hal ini
akan mempercepat penyelesaian registrasi, sebab biasanya
pembayaran registrasi relatip murah.

Namun secara

187

simultan hal inipun harus dibarengi dengan ketegasan peng

ambilan kontrak kridit SKS dan pembayaran SPP berdasarkan

jumlah kridit yang diambil tersebut. Kemungkinan lain ada
lah penekanan kedua-duanya. Bila hal ini ditempuh maka
tetap diawali dengan penekanan terhadap registrasi dengan
pemisahan pembayarannya dengan SPP atau penyatuan sedemikian rupa sehingga mahasiswa tidak segan membayar lantaran
memiliki uang yang tidak memadai bila harus membayar keduanya.

Memang terdapat berbagai kemungkinan mengapa maha
siswa Unisba kebanyakan telat berherregistrasi dan memba

yar SPP. Walau diakui bahwa SPP Unisba relatip murah dife
banding PTS yang lain, namun para mahasiswa Unisba mun
cul dari masyarakat yang kondisi sosial ekonominya dapat
dikatagorikan kelas menengah bawah. Mungkin juga lantaran

sikap negatip terhadap penyelenggaraan kegiatan PBM se
hingga mereka merasa tidak terlala harus diburu-buru mem
bayar SPP, namun dapat juga lantaran pengalaman tahun-tahun sebelumnya yang menunjukkan begitu besar toleransi
Universitas terhadap mahasiswa yang telat membayar SPP.
Tuiuan QPSPEK

sebagaimana ditemukan dalam pe

nelitian ini dapat dikatakan terlalu banyak,tidak sesuai

dengan jadwal acara dan peluang biaya dan waktu yang dialokasikan. Sebaliknya tujuan penataran P4 justru sangat

simpel dan tampaknya tumpang tindih dengan mata- kuliah
Pancasila MKDU yang biasa dilaksanakan pada semester per
tama.

188

Over-loading nya tujuan OPSPEK di Unisba dilanta-

rankan terlalu banyaknya menarapung berbagai keinginan/pe-

san. Pesan-pesan dari Mendikbud berupa ifawasan Almamater,

Rektor, Dekan, BPKM sampai pada pesan-pesan dari Senat
Mahasiswa masing-masing fakultas. Belum lagi Himpunan. Ju
rusan bagi fakultas-fakultas yang jurusannya dikelola se

jak awal secara mandiri. Dihadapkan pada waktu, dana dan
daya yang terdedia, pada akhirnya acara OPSPEK ini kurang
efektif.

Dua kemungkinan yang dapat ditempuh untuk mengatasi

hal ini. Pertama dikurangi butir-butir tujuan yang ingin
dicapai, sebab memang hal itu tidak realistik dan kedua.

ditambah waktu dan biaya untuk mencapai tujuan-tujuan itu,
namun barang tentu alternatip kedua ini mengandung risiko

besar, bukan saja dana dan waktu tapi juga sekaligus me-

nyeret kalender akademik yang dalam keadaan sekarangpun
masih belum dilaksanakan tepat waktu.

Seandainya tidak ada tujuan lain di luar tujuan in
struksional yang dfekanalkan selama ini dalam penataran P4
tampaknya lebih bijaksana penataran P4 ini ditiadakan.

Hal ini selain kegiatan akademik ini tidak punya dampak
akademik sama sekali, juga everloping dengan kegiatan aka

demik di SLTP, SLTfi baik pada kegiatan pembukaannya dalam
bentuk penataran P4 juga, atau pada mata pelajaran PSPB

dan PMP. Tambahan lagi di Unisba sendiri ada khusus mata
kuliah Pancasila setara 2 SKS. Secara teoritis diakui bah

wa nilai Penataran P4 punya kontribusi tertentu pada

189

nilai akhir semester mata kuliah Pancasila, tapi dalam

kenyataannya,administrasi hal itu belum menunjang secara
baik.

Persoalan yang muncul dari hasil penelitian tentang

penyusunan jadwal kuliah,

adalah

berkisar dalam hal

terbatasnya jumlah ruangan. Keterbatasan ruangan ini menyebabkan kesediaan dosen mengajar, peluang waktunya sa
ngat dibatasi dalam pengertian penyusunan dan kesediaan
waktu mengajar harus disesuaikan dengan waktu-waktu dosen

lain pada jurusan dan fakultas lain yang memerlukan ruang
an yang sama. Padahal sebagaimana diketahui, terutama do

sen Luar Biasa, mempunyai otoritas penentuan waktu kuliah
yang besar. Walau pada akhirnya terdapat tarik menarik pe
luang tapi ternyata hal itu cukup banyak mengorbankan te

naga dan terutama waktu kuliah. Sebab untuk sampai pada

kecocokan ruang dan waktu tersebut ternyata diperlukan pe
mantauan kembali ruangan-ruangan yang dijadwalkan.

Diharapkan dengan dibangunnya ruangan perkuliahan

tambahan di kampus Tamansari, kesulitan ruangan tersebut
paling tidak untuk tahuan akademi 1986/1987 bisa teratasi.

Berkaitan dengan subsistem registrasi, subsistem
penentuan program studi masih lebih ditentukan oleh fakufc-

tas. Hal ini lantaran pertimbangan, mahasiswa jangan ter

lalu dirugikan dengan sistem pembayaran SPP yang masih m
menganut bayaran pertahun

akademi. Melalui kegiatan sub

sistem ini sesungguhnya dapat menggiring mahasiswa untuk

membayar SPP tepat waktu, sebab tanpa kartu/tanda bukti

190

pembayaran SPP kegiatan perwalian yang menentukan prog

ram studi seharusnya tidak perlu dilaksanakan, Yang ber
jalan di sebagian jurusan adalah mereka mentfalankan perwa

lian yang hasilnya menentukan program studi dan berdasar
kan itu mahasiswa membayar SPP. Cara demikian selain me-

nyimpang dari sistem yang berlaku di Unisba, juga memberi
peluang yang besar pada mahasiswa untuk tidak membayar

SPP. Sebab pada aaat di ruangan kuliah, mahasiswa tidak
diperiksa apakah sudah membayar SPP atau belum, Dilihat

dari deskripsi kegiatan demikiani, sebetulnya penentuan.
program studi yang dilatarbelakangi oleh pikiran "maha siswa menentukan program sendiri sesuai dengan kemampuan
nya sendiri" belum dapat dilaksanakan secara efektif.

Dilihat dari segi tujuan, subsistem adainistrasi

perkuliahan sudah dapat dikatakan berjalan efektif, kecu-

ali mengenai ruang kuliah (dalam artian jumlah dan kapa-

sitas). Sedangkan subsistem pelaksanaan UTS dan UAS, kecuali hal-hal yang berkaitan dengan pemantauan kemampuan

mahasiswa oleh orangtua mereka, pada umumnya tujuan sub
sistem administrasi UTS dan UAS dapat tercapai dengan ba
ik. Ketiadaan laporan hasil studi pada orangtua mahasiswa
secara teoritis akan dapat menurunkan semangat orangtua

dalam mendorong anaknya belajar, namun demikian kultur

laporan anak yang oral, biasanya mengatasi keinginan orang
tua untuk mengetahui prestasi akademik anak-anaknya.
Dari beberapa dokumen hasil ujian, ternyata bahwa

hasil ujian akhir semester tidak jadi feed back bagi para

191

dosen untuk mempertinggi kualitas raetodologi

PBM. Hal

ini ditandai dengan jumlah kelulusan yang tiap-tiap ta
hun berkisar pada presentaseu yang relatip tetap, di sa
tu segi serta tiadanya perhatian para dosen terhadap dokumen-dokumen hasil ujian pada sisi lain. Yang ironi

adalah terdapat dosen yang tidak memeriksa hasil ujian

mahasiswanya, sehingga angka ujian keluar (pada saat ma
hasiswa akan ujian negara) tanpa melalui penilaian kemam
puan mahasiswa yang bersangkutan, Walaupun jumlah dosen

yang berperilaku demikian