STUDI TENTANG EFEKTIVITAS PELAKSANAAN SISTEM ADMINISTRASI AKADEMIK IKIP BANDUNG.
BAB III
PROSEDUR PENELITIAN
A. Tujuan Operasional.
Penelitian ini secara khusus dimaksudkan untuk meng
evaluasi efektivitas sistem administrasi akademik
yang
digunakan di IKIP Bandung. Teknisnya dilakukan dengan"ca
ra membandingkan sistem yang ada dengan pelaksanaannya .
Karena ruang lingkup -sistem- administrasi, akademik sangat-
Iuas dan terdiri "dari beberapa-subsistem kegiatan
yang.
bisa juga dikaji masing-masing. Selain dari itu karakteris
tik kegiatan pada setiap subsistem berbeda-beda,demikian
pula para petugas/pelaku keorgani.sasian beraneka ragam ,
maka evaluasi efektivitas sistem itu secara lebih teknis
diperkecil lagi menjadi evaluasi atas efektivitas subsistem-subsistemnya.
Untuk maksud tersebut
sistem
administrasi akademik
yang mempunyai sebelas subsistem kegiatan yang berantai
dan berurutan (Seleksi,Registrasi,Penyusunan Jadwal,OPSPEK/
P-4 , Pengambilan Program Studi,Perkuliahan,Ujian Tengah
dan Akhir Semester,Perkuliahan Remedial,Penyelesaian Stu
di,Ujian Akhir Program,Wisuda) masing-masing;
sebagai objek-kajian tersendiri.
Khusus
dijadikan
untuk subsis-
-
tem Pengambilan Program Studi digabungkan dengan subsistem
Registrasi,yakni sesudah dilakukan komputerisasi Sistem
a.idministrasi aiademik dan sesuai dengan keadaan sebenar-
nya di lapangan (dalam prakteknya).
90
91
Evaluasi efektivitas subsistem-subsistem
. dila
kukan dengan membandingkan setiap subsistem yang
mempunyai rangkaian proses administratifnya
given) dengan
telah
( sudah
pelaksanaan yang faktual dan empirik di
lapangan, lalu ditafsirkan dan disorot dengan konsep-kon
sep teoritik serta kriteria efektivitas yang dikemukakan.
Adapun kriteria efektivitas yang digunakan,seperti yang
sudah dikemukakan pada bab Pendahuluan, menggunakan enam
kriteria yang disebut dengan kriteria judgemental yaitu:
(1) Kriteria Tujuan/Objectives sistem/subsistem,(2)Prosedur Kerja Dan Flows, (3) Pengaturan Dan Ketepatan Waktu
atau Timing,(4) Pola Koordinasi,(5) Pola Komunikasi,(6)
Kesatuan Perintah atau Unity of Command.
Tujuan penelitian seperti yang dikemukakan
ra hipotetik
seca
memberi kontribusi terhadap efektivitas or
ganisasi perguruan tinggi, oleh karena
However,the ultimate purpose of an organization
is not to establish conditions that increase
ad
ministrative efficiency but to establish conditions
that will enhance the effectiveness of the organization
in attaining its goals. 53
Paling sedikit diharapkan bahwa penelitian akan kondusif
terhadap pengembangan sistem lebih jauh lagi di waktu yang
akan datang untuk mencari alternatif bentuk Sistem Adminis
trasi Akademik yang performansinya fisibel dan optimal.
58 '
Edgar L.Morphet, op.cit., hal 69.
92
Dari-sisi lain ditoap&an juga bahwa penelitian ini .akan
dapat menjaring berbagai permasalahan yang masih
muncul
untuk memperbaiki atau memberi masukan baru bagi pimpinan
atau-pembuat kebijakan akademik, . di waktu yang akan da
tang, atau paling tidak memberikan deskripsi apa
adanya
Sistem Administrasi Akademik IKIP Bandung eekarang ini.
B. Populasi Penelitian.
Populasi penelitian ini menyangkut berbagai karak
teristik Sistem Administrasi Akademik IKIP Bandung yang
sekarang masih digunakan, jadi sifatnya studi kasus.Su
dah tentu cara yang demikian itu belum menghasilkan generalisasi tentang proses pelaksanaan Administrasi Akade
mik di perguruan tinggi pada umumnya, tetapi terbatas pa
da kasus penelitian ini saja.
C. Metode Penelitian Dan Teknik Pengumpulan Data.
1. Metode Penelitian.
Penelitian ini termasuk kepada penelitian evaluatif
dan lebih khusus lagi merupakan penelitian. evaluasi pro
ses. Dalam penelitian evaluatif dikenal adanya tiga tipe
yaitu " of the three main typologies of evaluation,one is
built around the purposes for which data are collected,
another around the types of data that are collected,and
the third around the evaluation method or strategy." 59
55
David Kline,Planning Education for Development.
Vol. Ill.ResBarch Methods for Educational
"Planning
(Massachusetts':Harvard University ,Cambridge,1980),hal'
IX-7.
93
Tipologi pertama disebut tipologi formatif - sumatif
yang mengandung pengertian sebagai proses pengumpulan da
ta untuk membuat keputusan tentang nilai atau
prestasi
suatu produk pendidikan atau program tertentu (M.Scriven,
1967). Tipologi kedua disebut tipologi input-output seper
ti yang dikemukakan oleh Daniel Stufflebeam,1971), sedangkan yang ketiga disebut tipologi proses (Suchman,1967)
,
yang mengandung pengertian yang lebih khusus yaitu berhu-
bungan dengan objek yang dapat dievaluasi dari suatu prog
ram.Menurut Suchman penelitian tentang proses bisa meliputi
"effort,performance,adequacy of performance,efficiency and
process." °^
Pada penelitian ini metode yang digunakan ialah meto
de evaluatif proses seperti yang dimaksudkan dalam karak teristik proses sistem administrasi akademik.
2. Teknik Pengumpulan Data.
Rangkaian kegiatan yang dilakukan dalam upaya pengum
pulan data meliputi berbagai langkah mulai dari persiapan
pelaksanaan pengumpulan data, sampai dengan data itu
di-
klasifikasikan dan dikonstruksi dalam laporan penelitian.
Lengkapnya rangkaian kegiatan yang dilakukan
pengumpulan data itu sebagai berikut:
60 *
David Kline, Ibid..hal ix-10.
dalam
94"
(1) Pada tahapan persiapan semua surat,keterangan dan perizinan yang diperlukan dikeluarkan oleh FPS dan dite
ruskan kepada para pimpinan unit,biro,pembantu rektor,
dekan fakultas,para pembantu dekan,pimpinan jurusan,perorangan, yang kesemuanya ada di lingkungan IKIP Bandung
dan diperkirakan banyak mengetahui (sebagai sumber in
formasi) atau ikut terlibat langsung maupun tidak lang
sung dengan penyelenggaraan kegiatan akademik.
Di antara sumber informasi individual yang bukan
berdasarkan jabatannya misalnya para anggota atau psrnah ikut serta menjadi anggota Tim Sistemik Pengembang
Kurikulum IKLP Bandung di tingkat institut, atau yang
berpengalaman dalam salah satu atau beberapa kegiatan
akademik, tenaga edukatif, ' pejabat struktural yang
pernah menjadi panitia kegiatan akademik seperti Selek
si, Registrasi, dan Iain-lain.
Adapun para pejabat dan pimpinan yang secara lang
sung berkaitan dengan layanan Sistem Administrasi Aka
demik atau salah satu kegiatan akademik dalam hirarkhi
Struktural misalnya Pembantu Rektor I, Para Dekan Fakul
tas, Para Pembantu Dekan Fakultas,Kepala BAAK,Kepala BAU,
Pimpinan UPPL, pimpinan LPM,Ketua Jurusan, unit lainnya.
Untuk mengumpulkan data ini disiapkan pula
pengumpul
alat
data seperti tape recorder seleng'kapnya ,
:pedoman wawancara" (takberstruktur).
•95
(2)
Tahap Pengumpulan data: perekaman data hasil wawanca
ra dilakukan dengan dua macam, pertama wawancara yang
tidak terstruktur dan wawancara yang terstruktur. Ifepada informan/responden diserahkan sepenuhnya untuk memilih berdasarkan kesediaan masing-masing. Yang tidak
terstruktur direkam dengan tape-recorder untuk kemudi
an ditranskripsikan kembali. Yang terstruktur dilaku
kan dengan cara pertanyaan yang sudah disiapkan dan
jawabannya ditulis oleh pewawancara.
Studi dokumenter dilakukan dengan meminta keterangan,
mempelajari berkas yang berisi arsip/file tentang data-
record (terutama di BAAK),informasi tentang alur kegiat
an pada masing-masing subsistem Administrasi Akademik,
tugas,kewajiban,deskripsi pekerjaan masing-masing unit
kerja atau petugas ,arus data dari jurusan,fakultas ke
BAAK dan sebaliknya,arus informasi dari BAAK ke fakul
tas, jurusan dan seterusnya,penggunaan fasilitas ruangan
dan peralatan kuliah,jadwal kegiatan akademik,upaya ma
sing-masing unit kerja atau petugas bila ada kesulitan
pelayanan administratif,menghimpun pedoman akademik,
peraturan pemerintah yang berkenaan dengan administra
si pendidikan tinggi,
Teknik Observasi/Pengamatan
lebih banyak dituju
kan untuk memperoleh data tentang perilaku keorganisa-
o^
.96
sian misalnya pengamatan tentang kegiatan Registrasi,
Pengambilan Program Studi,memutar rekaman video ten
tang tatacara Registrasi,mengamati bekerjanya kompu
ter khususnya tentang data-recording untuk data aka
demik, pelaksanaan perkuliahan,ujian semester,penye rahan nilai untuk diproses di komputer,pelaksanaan
wisuda.
Untuk melengkapi pengumpulan data yang melatarbelakangi terselenggaranya Sistem Administrasi Akade
mik ,digunakan pula sumber data berupa:
(a) Pola Pengembangan Sistem Administrasi Akademik
yang dikembangkan oleh Tim Sistemik Pengembang
Kurikulum IKIP Bandung, 1983.
(b) Buku Pedoman Akademik tahun 1984/1985 dan 1985/1986.
(c) Buku-buku tentang Pola Pembaharuan Sistem Pendi
dikan Tenaga Kependidikan di Indonesia,beserta pe
doman pelaksanaannya.
(d) Peraturan Pemerintah nomor 05/1980 dan nomor 27/1981;
Keputusan Menteri Dkbud nomor 0124/U/1979,nomor
0211/U/1982 dan nomor 039/U/1980.
Menghimpun data dengan teknik di atas dilakukan tidak ber-
jadwal ketat,baik
karena alasan pribadi pewawancara atau
kesempatan yang diberikan oleh informan/responden terba-
tas,atau kedue-duanya. Bahkan sering dilakukan pengulangan apabila data yang dihimpun masih terasa kurang lengkap.
97
Teknik pengumpulan data yang diungkapkan di atas
sangat memungkinkan untuk digunakan berdasarkan pertim-
bangan-pertimbangan sebagai berikut. Pertama,bahwa pene
litian ini bersifat studi evaluatif,studi kasus,studi
kualitatif, yang tidak menggunakan formula matematik atau
statistik, untuk melihat proses pelaksanaan suatu sistem
Administrasi Akademik yang sudah digunakan di IKIP Ban
dung ini. Kedua, bahwa dalam proses pelaksanaan Adminis
trasi Akademik itu digunakan berbagai dokumen,format,alur
kegiatan yang memungkinkan untuk diteliti dengan studi do-
kumenter,observasi, maupun wawancara. Ketiga,bahwa para
petugas/pelaksana pada masing-masing subsistem Adminis
trasi Akademik yang berbeda-beda dan_masing-masing subsis
tem mempunyai karkateristik sendiri,maka heteroginitas dan
variabilitas objek-kajian mendorong digunakannya teknik pe
ngumpulan data seperti di atas.
D. Pedoman Pengolahan Dan Analisis Data.
Data yang dapat dihimpun l«wat teknik pengumpulan
data seperti yang telah dikemukakan, diolah selanjutnya
dengan memperhatikan prosedur pengolahan sebagai berikut:
(a) pemeriksaan berkas dan dokumen yang sudah dikumpul-
kan, (b) pengelompokan hasil wawancara,(c)mendeskripsikan
hasil pengamatan/observasi,(d) mentranskripsikan kembali
hasil rekaman (tape recorder) . Dengan prosedur seperti
itu dapat ditemukan data yang memberikan gambaran varia-
98
bilitas yang diduga menimbulkan corak atau performansi
Sistem Administrasi Akademik secara global sejak Selek
si sampai dengan wisuda.
Berikutnya dilakukan upaya untuk merekonstruksi dan
mendeskripsikan proses subsistem-subsistem itu berdasar
kan kriteria judgemental seperti yang dikemukakan pada
tujuan
. operasional prosedur penelitian ini.
Melalui cara bertahap seperti itu akan tergambarkan
secara sistemik performansi proses Administrasi Akademik
secara totalitas maupun per subsistem sekaligus dengan
kriteria evaluatif tentang efektivitasnya,yakni tentang:
(1) Tujuan subsistem Seleksi,Registrasi dan Pengambilan
Program Studi,Penyusunan Jadwal Akademik,OPSPSK/P-4,
Perkuliahan,Ujian Tengah Dan Akhir Semester,Perkuliah
an Remedial,Penyelesaian Studi,Ujian Akhir Program,
Wisuda. Kemudian akaui tergambarkan pula keterikatan
masing-masing subsistem dengan tujuannya yang jelas
(clear sets of objectives).
(2) Prosedur Kerja Dan Flows berupa tahapan kerja kronolo
gis per subsistem beserta gambaran perilaku keorganisasian dari setiap subjek yang terlibat dalam proses
administratsi masing-masing subsistem itu. Akan ter
gambarkan juga perilaku keorganisasian dan menejerial
dari pimpinan unit kerja ataupun petugas berupa upaya
intervensi apabila proses pencapaian tujuan subsistem
terasa terganggu.
99
(3) Gambaran tentang Pengaturan Dan Ketepatan Waktu atau
timing per subsistem sehingga pelaksanaan subsistem
itu bisa diketahui efektif tidaknya dilihat dari kri
teria atau dimensi timing secara konseptual.
(4) Pola Koordinasi dari semua petugas dan unit kerja pe
laksana di setiap subsistem baik dalam kaitan antar
hirarkhis struktural maupun organisatoris fungsional
sesuai dengan karakteristik sistem organisasi dalam
pandangan teoritik ilmiah.
(5) Pola Komunikasi antar unit kerja ataupun petugas dan
subjek yang terlibat dalam proses masing-masing sub
sistem pada jalur formal,nonformal,vertikal,horisontal diagonal. Akan tergambarkan pula efektif tidak
nya proses komunikasi dalam keseluruhan proses admi
nistrasi Akademik.
(6)
Pada akhirnya akan tergambarkan jaringan
dalam
unit kerja dan distribusi tugas,kepada siapa seseorang
harus melapor dan bertanggung jawab,perintah dari atasan
kepada bawahan. Gambaran tentang pengambilan keputusan
rutin atau insidental,koordinasi dan komunikasi tak bi
sa dihindarkan lagi secara implisit maupun eksplisit
ikut dibicarakan,walaupun bukan dengan maksud pengulangan.
Dengan penggunaan kriteria dan analisis serta deskripsi
di atas secara keseluruhan dan hipotetik menjawab masa
lah penelitian, terutama faktor-faktor yang mempengaruhi
nekanisme sistem Administrasi Akademik yang digunakan.
BAB
V
DISKUSI DAN KESIMPULAN
A. Dialnifl* .
Rangkaian proses pelaksanaan gisteffl aaaSM
demik Kip Bandung yang meniadi .a-i-v
S 0aai
ob;,ek Penelitian
ini dapat
d^skus^kan deagan7^^
(1)iu.uan
subsistemi(2)prose
to *erja dan alur kegiatan atau n„, (3) Pengaturan dan"
*etepatan waktu atau timing, W Koorainasl) ($) ^ ^
Bi. (o) Kesatuan perintah atau unity of command.
1. Tuiiian Subsist..™
Dari deskripsi dan analisis b,b IV yang lalu bisa di_
ketahui bahwa subsistem-subsistem kegiatan akademik
ltu
aempunyai sifat yang khas masing-masing tetapi secara ke
seluruhan mendukung sistem administrasi akademik. Balam
upaya mencapai tujuan sistem secara total ternyata bebera
pa subsistem masih memerlukan intervensi yang lanSsuns dan
tidak langsung untuk mengefektixkan sistem administrasi
akademik.
Tujuan subsistem Seleksi dan penerimaan mahasiswa ba
ru untuk menjaring calon mahasiswa secara kuantitatif dan
kualitatif memberi corak tersendiri kepada subsistem ini
dan menjadi salah satu aspek,dalam sistem administrasi aka
demik (James Quann,1980).Adanya kejelasan tujuan dan cara
memperoleh mahasiswa baru lewat PMK dan Sipenmaru seharus190
191
nya akan mengikat dan memberi kepastian bagi berlakunya
sistem administrasi akademik yang efektif bagi lembaga.
Akan tetapi pada kenyataannya IKIP Bandung tidak mempu
nyai otoritas yang penuh untuk menjaring calon ini
se
hingga calon yang harus memenuhi syarat khusus (bakat
seni misalnya) tidak dilakukannya karena otoritas pelak
sanaan tes berada di luar otoritas PUML maupun IKIP.
Tujuan subsistem Registrasi dan Pengambilan Program
Studi ialah meladeni mahasiswa untuk untuk
memperoleh
status kemahasiswaan dan untuk mengambil program studi.
Seluruh aktivitas Registrasi mencerminkan kebijakan in
stitut yang dituangkan dalam subsistem ini akan tetapi
masih perlu diuji efektivitasnya dalam praktek.Menurut
Richard M.Steers (1977) kejelasan tujuan serta operasio
nal tidaknya sesuatu sistem dalam mencapai tujuan,menja
di salah satu indikasi efektif tidaknya sistem.1 Dengan
masih terlihatnya kekeliruan,kesalahan dan hambatan pa
ra pelaku subsistem proses operasi subsistem Registrasi
dan pengambilan program studi ini serta terungkapnya upa
ya terobosan (intervensi) menunjukkan bahwa subsistem ini
belum efektif.
Tujuan subsistem Penyusunan kalender akademik ialah
memberikan pegangan jadwal kegiatan kronologis dan menye
luruh kepada semua pihak yang berkaitan dengan kegiatan
akademik di kampus. Kaitan antar berbagai variabel
dan
unit yang terlibat serta para pelaku subsistem ini menye-
kelas dan laboratorium.Praktek Pengalama
r
pengalaman ianangan
Kuli.h t
(PPT1
xah l3PanSan (K« *« ^> Kerja Hyata b
-an penting dan langs^g dengan inti *eSiatan
kegiata7perkuliah"
an di perguruan m„ •
perguruan tinggi. Subsistem ini 1UM ^
konkordan aengan
dengan pelaksanaan
^-.,1
7 S tiPalinS
tridharma perguruan
•
dan lebih khusus lo • .
icnusus lagi dengan LPTr-
sistem perkuliah
tj0„„
*~r0uruan tinggi
^ncapaxan tujuan sub-
perkulxahan mengimplxkasikan peranan strategis 1u
-san dan fakultas.
Keterikatan atau rasa -cocommitted"
"" da
Ti «„•,•+.
.^
ri unit-unit kpria xn •
,
dilxngkungan
IKIP terhadap keberhasil
an proses perkuliahan sudah ada. „eskipun begitu one
—si kebijakan akademik pada subsistem i masi
nunjukkan hambatan yang berarti »
"°*
da jurusan
Jurusan seh
^
b,ban
tu^ pasebagax• penanggung Jawab kualitas
bidang
.urusan maupun PBH.fasilitas belajar kualita *
^kontak
denga,
piha,
luar
(Ja
^^
*"*
>—
dak terikat„„
' dan ™0,ketxterxkatan para pelaksana sistem administrasi akade
•*. merupakan masalah-masalah yang
masih
J e masin
0„.,m .. .
capaxan tu0uan perkuliahan di IKIP Bandung
mengganggu pen-
Ujian tengah dan akhir semester merupakan kegiatan
akademik untuk mengevaluasi hasil belajar mahasi-L
-mengikuti perkuliahan dengan beberapa J^^Z
nyang ditentukan dalam pedoman akademik XKXP Bandung
Di antara masalah-masalah yang masih muncul dan sangat
-asa pada proses pengadministrasian ailai^ yn
^eroleh mahasiswa ialah keterlambata,
«~ yang mungkin disebabkan oleh kelalaian mahasiswa.ke-
194
lalaian petugas di BAAK,keterlambatan penyerahan
nilai
dari dosen atau kealpaan lainnya. Dalam teori ekonomi di
ketahui bahwa keberhasilan atau produk kerja dari kegiat
an yang digarap oleh banyak orang atau pihak, amat diten
tukan penyelesaiannya oleh kegiatan kerja yang
paling
lambat. Demikian pula keberhasilan subsistem ini prosesnya amat ditentukan oleh para pelaksana atau pelaku sis
tem yang paling lambat mendukung mekanismenya.
Perkuliahan Remedial dan ujian ulang bertujuan untuk
memberi kesempatan kepada mahasiswa yang belum berhasil
dalam menempuh ujian atau tentamen. Mahasiswa diberi
ke
sempatan menempuh ujian ulang sesudah melalui perkuliah an remedial. Prakteknya kegiatan akademik ini tidak bisa
berjalan karena semua pihak (dosen,jurusan,fakultas) be
lum merasa terikat untuk melaksanakannya berdasarkan ke
tentuan dan jadwal akademik yang ditetapkan.
Penyelesaian Studi program S-1 ditawarkan lewat tiga
jalur yaitu skripsi,makalah,mata kuliah. Penyelesaian stu
di ini bertujuan agar mahasiswa mempunyai kemampuhan profesional dalr-m mengorganisasikan hasil belajar dan meme
cahkan masalah pendidikan sesuai dengan bidang studinya,
untuk pemantapan dan pengayaan kompetensi bidang studi
masing-masing program. Masalah yang muncul pada subsistem
ini bukan pada ketidak-jelasan tujuan subsisted ini akan
tetapi pada kemampuhan profesional dalam menyelesaikan
bidang studi masing-masing (ujiar tengah dan akhir semes-
195
ter),pengumpulan jumlah minimal SKS yang diperlukan, ke
mampuhan menulis yang masih kurang,atau tidak adanya ke
sempatan berkonsultasi antara mahasiswa dengan dosen pembimbingnya.
Tujuan ujian akhir program S-1 (ujian sidang) ialah
untuk mengevaluasi dan menentukan yudisium seseorang ma
hasiswa yang telah menyelesaikan ujian/tentamen semua ma
takuliah dan telah menempuh jalur pilihan masing-masing
sesuai dengan persyaratan tertentu#Pada dasarnya alterna
tif yang ditentukan dalam memilih jalur penyelesaian stu
di dan ujian sidang bersifat terbuka dan aturan permainan
diketahui oleh semua mahasiswa, tetapi masalah yang diha
dapi dari tahun ke tahun ternyata masih tetap ada yaitu
bertumpuknya mahasiswa di tahun IV. Hal ini membawa aki
bat kepada penyelenggaraan administrasi akademik yang di
tangani oleh BAAK secara keseluruhan yang menjadi rumit
karena peranan BAAK yang sentralistis.
Wisuda merupakan kegiatan akademik terakhir
dalam
rangkaian proses sistem administrasi akademik IKIP
Ban
dung. Tujuan Wisuda untuk mengumumkan,melantik,melepas pa
ra lulusan yang telah menyelesaikan studinya pada
IKIP
Bandung. Persiapan penyelenggaraan hari wisuda memerlukan
kelengkapan persyaratan administratif (ijazah,transkrip)
Fang dalam praktek kelengkapan data akademik itu tidak bi
sa dilayani oleh BAAK dengan cepat. Hal ini menunjukkan
adanya kelambanan pelayanan administratif. Dalam
teori
office-service diketahui bahwa pelayanan administratif
196
untuk segala keperluan yang memakan waktu maksimal 5 .me
nit sudah dikategorikan sebagai pelayanan pada kondisi jelek (misalnya diperlukan arsip untuk pengambilan keputus
an oleh pimpinan).
Keseluruhan tujuan subsistem yang dikemukakan di atas
pada dasarnya akan menjadi fokus dan orientasi
kegiatan
proses sistem administrasi akademik. Organisasi yang ter
diri dari unit-unit yang terstruktur dan dibentuk secara
sengaja selalu mencapai tujuan dan terikat oleh tujuannya
(E.Etzioni,1964). Hal yang demikian ini dikuatkan
pula
oleh Porter,Lawler,Hackman (1975) yang mengemukakan bahwa
salah satu faktor utama organisasi ialah berorientasi ke
pada tujuan. Ditambahkan kemudian oleh Richard M.Steers
bahwa organisasi yang berorientasi tujuan hendaklah di -
pandang dalam perspektif sistem. Itulah pula alasannya
bahwa masing-masing tujuan subsistem tidak dapat dianggap
berdiri sendiri melainkan selalu dalam rangkaian sistem .
Hambatan yang muncul pada salah satu subsistem akan menja
di hambatan pula bagi
' :sistem secara keseluruhan.
2. Prosedur kerja dan alur kegiatan (flows).
Unit-unit kerja sebagai pelaksana kegiatan seleksi
dan penerimaan mahasiswa baru,bekerja dalam satu rentetan
tahapan kerja yang polanya tertentu dan prosedural,diorganisasikan oleh PUMTI dan dibantu oleh PUML. Institut
tidak meirpunyai otoritas penuh untuk mftP-yelenggarakan se
leksi atau untuk memilih calon mahasiswa.Institut secara
197
teknis ikut terlibat secara terbatas pada pelaksanaan tes
misalnya untuk ikut menjaga tatatertib tes,laporan secara
vertikal ke Dirjen Dikti tentang pelaksanaan, pengamanan
tes,pertanggung jawaban finansil dan kelengkapan lainnya.
Registrasi dan pengambilan program studi ditata
da
lam satu rangkaian yang cukup panjang. Dalam pedoman aka
demik (85/86) IKIP Bandung, proses registrasi merupakan
satu subsistem yang tersendiri dan terpisah serta mempu?-
nyai langkah-langkah yang berbeda dari Pengambilan prog
ram studi. Pengoperasian komputer menjadi alat untuk mem
bantu data processing oleh BAAK. Dengan komputer inilah
Registrasi dan Pengambilan program studi yang tadinya^me
lakukan tahapan sendiri-sendiri, kemudian digabungkan dan
disederhanakan. Upaya yang demikian merupakan upaya penyederhanaan yang tidak kaku dan cukup inovatif dalam rangka
mengefektifkan sistem yang ada. Selama ini proses Registra
si dan alur kerja (flows) belum berjalan mulus, masih ter
jadi kesalahan yang berulang yang dilakukan oleh para pe
laku subsistem administrasi akademik ini.
Intervensi ba -
nyak dilakukan sekadar untuk mengamankan mekanisme subsis
tem Registrasi dan Pengambilan program studi.Hal itu
ne-
nimbulkan satu citra bahx^a prosedur kerja dan alur kegiat
an oleh para pelaku dan pelaksana subsistem Registrasi dan
Pengambilan program studi, belum efektif.
Prosedur kerja dan alur kagiatan penyusunan kalender
akademik menurut ketentuan sistem yang ada dilaksanakan
dan dipertanggung jawabkan oleh BAAK . Posisi BAAK yang
198
sentralistis hanya bisa bekerja dengan dukungan data da
ri BAU,fakultas,jurusan, dari data-record yang lalu. Ke
tentuan dan struktur unit kerja organisasi yang demikian
ini dikehendaki oleh PP 05/1080 yang pada kenyataannya
belum bisa dilaksanakan dengan lancar. Pelaksanaan pro
ses penyusunan kalender akademik tertumbuk kepada berba
gai hal seperti: kesulitan dalam mengelola ruangan. untuk
dapat menyusun jadwal kuliah,karakteristik mata kuliah
yang bervariasi di setiap jurusan dan fakultas,kapasitas
ruangan yang beraneka ragam,kesediaan dosen untuk menga
jar pada hari-hari tertentu saja,struktur kurikulum yang
menentukan adanya mayor-minor, menuntut adanya perbandingan yang proporsional antara banyaknya peserta kuliah
de
ngan banyaknya ruangan dan jam kosong yang tersedia.ini-
lah di antara deretan permasalahan yang menyebabkan sub
sistem Penyusunan kalender akademik itu belum efektif .
Untuk sekadar mempertahankan bekerjanya subsistem
ini
maka dilakukan dua macam intervensi yang sebenarnya ber
sifat mundur kembali (set back) dari sifat sentralisasi
BAAK menurut PP 05/1980. Intervensi yang dilakukan itu
ialah pertama, kalender akademik yang berisi program ke
giatan yang berlaku umum masih dilakukan oleh BAAK sedang
jadwal kuliah diserahkan ke fakultas dan jurusan.Interven
si yang demikian dimaksudkan agar penggunaan ruangan bisa
direncanakan sesuai dengan karakteristik bidang studi dan
banyaknya peserta kuliah. Intervensi yang kedua,penyusunan
kalender akademik yang sifat operasinya kompleks didelega-
199
sikan otoritasnya kepada unit lain seperti fakultas yang
dalam pendekatan penyusunan kalender akademik oleh
Loyd
C.Oleson dalam "Planning the Academic Calendar" disebut
dengan "contingency calendars". Pendekatan
Kontingensi
seperti ini bersifat kompromistis yang pada esensinya me-
nyimpang dari prinsip sentralisasi (menurut ketentuan PP
05/1980) yang dalam kenyataannya cukup fleksibel dan koor
dinatif dan bisa digunakan untuk mengoperasikan subsistem
penyusunan kalender akademik. Walaupun fakultas diberi ke
wenangan untuk melakukan itu namun pengendalian dan koor
dinasi tetap ada pada BAAK. Dengan demikian cara yang kom
promistis itu menyelamatkan prinsip sentralisasi di satu
sisi dan mengoperasikan kagiatan penyusunan kalender aka
demik di sisi yang lain.
Prosedur kerja dan alur kegiatan (flows) pada subsis
tem OPSPEK/P-4 berlangsung dalam satu rangkaian tatakerja.
Walaupun secara materil ada perbedaan tujuan yakni OPSPEK
dikoordinasikan oleh Pembantu rektor III sedangkan P-4 di
koordinasikan oleh Pembantu rektor I ,akan tetapi prosedur
penyelenggaraan dan pelayanan oleh unit-unit kerja diga bungkan. P-4 sendiri sudah mempunyai kaidah penyelengga -
raan yang berlaku rutin sedangkan OPSPEK masih menata ben
tuk sistem yang fisibel di waktu yang akan datang.
Subsistem perkuliahan yang sudah dideskripsikan dan
dianalisis pada bab yang lalu ternyata masih mencatat ada
nya ketidak seragaman penyelenggaraan di fakultas dan ju
rusan. Hal ini menunjukkan bahwa prosedur kerja dan alur
200
kegiatan atau flows belum beroperasi secara efektif.Masa
lah konkrit misalnya keterikatan dosen dengan jadwal ku
liah masih sangat longgar (jadwal belum dimanfaatkan op
timal) ,keterlambatan memulai kuliah,banyaknya pertemuan
di kelas yang kurang dari ketentuan pedoman akademik yang
berlaku, masih ada gejala padatnya pemakaian ruangan
waktu pagi hari dan kosong di waktu sore hari,masih
di
ada
penggabungan kelas oleh dosen yang sama mata kuliahnya di
dua atau lebih kelas yang seharusnya berbeda,dosen memindahkan sendiri jadwal kuliah yang telah disusun oleh fa kultas atau oleh BAAK tanpa berkonsultasi dahulu dengan
pihak yang menyusunnya. Selanjutnya dapat disimpulkan bah
wa gangguan dan hambatan berfungsinya prosedur kerja
dan
alur kegiatan perkuliahan secara hipotetik akan berpengaruh terhadap keberhasilan belajar mahasiswa,pemanfaatan
ruangan,penyusunan kalander akademik selanjutnya.
Selain gangguan dan hambatan subsistem perkuliahan
yang internal-prosedural, diperberat lagi oleh
variabel
eksternal kelembagaan. Pihak pihak di luar IKIP yang ha
rus dihubungi yang bersangkutan dengan PPL,KL dan KKN,mi
salnya Kanwil Dikbud, lokasi kegiatan,BINS0SP0L Pemda un
tuk KKN, akan mengurangi juga efektivitas subcistem per
kuliahan itu.
Prosedur kerja yang menyangkut Ujian tengah dan akhir
semester bisa terganggu oleh adanya pelaksanaan ujian
di
luar kalender, keterlambatan penyerahan soal untuk digan
dakan, penyerahan hasil ujian untuk diproses di komputer
201
yang terlambat,mengakibatkan efektivitas subsistem ujian
tengah dan akhir semester kurang baik kondisinya.
Subsistem Perkuliahan remedial dan ujian ulang,pro
sedur kerjanya secara total tidak efektif karena pelak sanaannya secara empirik tidak berjalan, walaupun
ada
yang melakukan tetapi sangat sporadis dan tidak sistemik.
Sebaliknya perlu disarankan bahwa subsistem ini perlu direview atau dikaji ulang tentang fisibilitasnya.
Pengalaman empirik Penyelesaian studi mahasiswa mela
lui tiga jalur skripsi,makalah,mata kuliah,menunjukkan bah
wa masing-masing jalur itu mempunyai prosedur kerja dan
alur kegiatan sendiri-sendiri. Penyelesaian studi mahasis
wa tidak menjadi lebih cepat. Dengan kalimat lain diukur
dengan kriteria prosedur kerja dan alur kegiatan,subsistem
ini belum efektif.
Prosedur kerja dan alur kegiatan subsistem Ujian akhir
program (ujian sidang) S-1 masih menunjukkan ketidak seragaman di semua jurusan. Masalahnya antara lain tentang kualifikasi dosen penguji (karena kondisi jurusan),keterlam
batan lengkapnya data akademik mahasiswa yang hendak me
nyelesaikan program ,tidak seragamnya lama pengujian.
Subsistem Wisuda sebagai bagian dari sistem adminis
trasi akademik IKIP Bandung mempunyai tahapan kerja yang
prosedural. Di antara masalahnya ialah: kelambatan data
akademik mahasiswa secara lengkap, kewajiban untuk mem
punyai toga waktu upacara wisuda yang memberatkan maha
siswa tertentu. Terakhir masih dipersoalkan kehidmatan/
kemeriahan upacara wisuda yang masih ambivalen antara ber-
202
bagai pendapat yang pro dan kontra, walaupun pro dan kon
tra itu tidak ditujukan terhadap sistem Wisuda
sebagai
bagian dari sistem administrasi akademik tetapi lebih di
tujukan terhadap teknisnya.
?. Pengaturan dan ketepatan waktu (timing).
Tang menarik perhatian untuk didiskusikan terbatas
kepada beberapa subsistem menurut urgensinya
.terutama
yang masih mengandung masalah dalam proses pelaksanaan sub
sistem-subsistem itu.
Subsistem seleksi penerimaan mahasiswa dijadwalkan
menurut kalender akademik yang berlaku, kecuali untuk ma
hasiswa yang diterima lewat PMDK mendahului jadwal
itu
karena langsung dikelola oleh Dirjen Dikti.Kalender aka
demik untuk kegiatan Sipenmaru dipertahankan oleh lemba
ga sesuai dengan sistemnya, kecuali para calon mahasiswa
tingkat II ke atas yang waktu seleksi lebih fleksibel.
Pada subsistem Registrasi dan Pengambilan program
studi masih ada kecenderungan bahwa jadwal kegiatan ti
dak diselenggarakan tepat waktu seluruhnya. Para mahasis
wa tingkat II ke atas pada kondisi tahun 1985-1986 masih
ada yang mencoba-coba melakukannya di luar ketentuan yang
direncanakan dengan berbagai alasan. Dispensasi seperti
itu masih bisa diberikan tpleranai apabila pihak lembaga
jauh sebelumnya sudah merencanakan memberikan dispensasi
misalnya bagi mahasiswa yang terganggu oleh KKN yang ju
ga direncanakan dalam kalender akademik dan diintegrasi-
205
kan oleh BAAK dalam jadwal kegiatan seluruhnya. Fleksi
bilitas rencana sampai batas tertentu tetap penting,te
tapi ketepatan waktu yang menjadi salah satu indikator
yang penting dalam efisiensi menej.erial juga penting.
Untuk penyelenggaraan subsistem OPSPEK/P-4
kenya
taan menunjukkan bahwa pengaturan waktu dan kejjepatannya
sudah dilakukan menurut ketembuan sistem artinya baik la
manya maupun tahapan kegiatan dilaksanakan sesuai dengan
struktur rencana kegiatan. Review yang diperlukan ialah
jarak waktu antara selesainya OPSPEK/P-4 dengan permulaan kuliah yang perlu direnggangkan.
Pada subsistem Perkuliahan pengaturan dan ketepatan
waktu telah dilakukan dengan mengoperasikan jaringan ker
ja terpadu antara pencapaian tujuan instruksional,pemanfaatan ruangan,jadwal kegiatan akademik yang direncanakan,
disiplin para pelaku subsistem terhadap prosedur kerja
,
serta partisipasi aktif dari para pendukung dan unit ker
ja akademik. Apabila ada hambatan pada salah satu segmen
operasi perkuliahan maka perkuliahan sebagai subsistem
yang peranannya sangat strategis untuk mencapai tujuan
akademik IKIP Bandung, bisa juga menggagalkan tujuan itu.
Walaupun demikian mekanisme sistem Perkuliahan dilihat da
ri kriteria pengaturan dan ketapatan waktu,belum optimal.
Pengaturan dan ketapatan waktu untuk subsistem U^ian tengah dan akhir semester kurang diindahkan dengan
seksama oleh para pelaku subsistem.Hal ini terbukti dari
204
pelaksanaan tengah semester yang bervariasi menurut per
timbangan subjektif dosen,artinya ada yang memang berpe
gang kepada kalender akademik yang diumumkan oleh BAAK ,
tetapi juga ada yang melakukannya di luar jadwal itu ka
rena belum memenuhi banyaknya kuliah minimal,bahkan
ada
juga yang menggabungkannya dengan ujian akhir semester .
Masalah yang lainnya ialah pemberian dispensasi kepada
mahasiswa tertentu misalnya karena mahasiswa itu mengi
kuti KKN atau penugasan lain oleh lembaga,sehingga
ka
dang-kadang ada pelayanan khusus untuk itu.
Penyelesaian Program studi S-1 yang ditempuh mahasis
wa masih terjerat dengan masalah ketidak-tepatan waktu
belajar yang ditawarkan. Kongesti mahasiswa pada tingkat
akhir program S-1 adalah salah satu bukti belum efektif-
nya subsistem ini. Mahasiswa,jurusan,atau fakultas atau
pihak lain yang memerlukan data keberhasilan mahasiswa
belum dapat segera diladeni apabila mereka memerlukannya.
Intervensi untuk menertibkan rekaman data lewat komputeri
sasi sistem administrasi akademik masih memerlukan
waktu
yang lama karena para pendukung sistem dituntut partisi-
pasinya secara menyeluruh. Intensitas penggunaan komputer
sudah dilakukan. Dari segi lain para mahasiswa dikenai
sensus nilai dan penyerahan bukti-bukti akademik dengan
monitoring/pemantauan oleh jurusan atau dosen pembimbing.
Untuk memecahkan persoalan penyelesaian studi S-1 ini ma
sih banyak yang perlu dilakukan misalnya frekuensi bim
bingan dan konsultasi diperbanyak,perlu peningkatan ke-
205
mampuhan dosen dalam menulis,membimbing skripsi.Pelaksa
naan ujian sidang,distribusi skripsi sebelum ujian masih
perlu berpatokan kepada atmran yang ada pada pedoman aka
demik yang berlaku.
4. Koordinasi.
Ada beberapa subsistem yang masih perlu didiskusikan
tentang efektivitas sistem dilihat dari kriteria Koordi
nasi. Subsistem seleksi penerimaan mahasiswa baru menun
jukkan bahwa koordinasi antar unit kerja yaitu . Panitia
seleksi,BAAK,fakultas,jurusan belum terkoordinasi secara
utuh. Longgarnya koordinasi memberikan kesan bahwa setiap
jurusan dan fakultas seakan-akan mempunyai
kemandirian
otoritas melaksanakan tes masuk dan formalitas semata-ma-
ta. Mahasiswa baru tingkat- II ke atas yang diseleksi itu
hampir selalu diterima walaupun kemungkinannya
apabila
tes masuk itu mempertimbangkan pula persyaratan IP minim
al yang pernah dicapainya,_bisa mengakibatkan mahasiswa
yang bersangkutan tidak diterima. Untuk mahasiswa tingkat
satu baru koordinasinya ada di luar kelembagaan
seperti
yang sudah dikemukakan terdahulu.
Pada subsistem Registrasi dan pengambilan
program
studi pelaksanaan koordinasi antar unit kerja masih tera
sa lemah. BAAK dengan Pusat Komputer,fakultas dan jurusan
fungsi dan peranannya dalam menunjang mekanisme sistem ad
ministrasi akademik belum tertib. Hal itu nampak dari ada
nya intervensi langsung dari masing-masing unit itu terha-
206
dap unit lainnya karena merasa bahwa unit tersebut lebih
dahulu itu juga berhal atas pekerjaan yang digarap unit
lainnya. Ini tidak berarti overlap tetapi karena adanya
kelambanan kerja dari unit tertentu yang masih perlu di-
lanjutkan oleh unit lain dalam rangkaian penyelesaian pe
kerjaan.
Subsistem Penyusunan kalender akademik lebih merasa-
kan lagi perlunya peningkatan koordinasi. Penyeusunan ka
lender akademik pada dasarnya bukan hanya tanggung jawab
tim penyusun kalender akademik ataupun BAAK saja akan te
tapi juga melibatkan pembantu rektor,fakultas,lembaga-lem
baga, biro-biro,UPT dan sebagainya. Kesulitan dalam penyu
sunan kalender akademik memaksa digunakannya "pendekatan
koordinatif" yaitu dengan cara melimpahkan sebagian we
wenang penyusunan jadwal kuliah kepada fakultas. Hal ini
merupakan upa£a kompromistis antara tuntutan PP 05/1980
dengan kenyataan di lapangan (IKIP Bandung). Pada kondi
si yang demikian ini koordinasi antar unit kerja
mutlak
perlu dijaga untuk mempertahankan berfungsinya sistem me-
nejerial yang ada (Kst dan Rosenzweig,1070).
Koordinasi antara BAAK,pembantu rektor III,pembantu
dekan III,senat mahasiswa,BPM,himpunan mahasiswa,rektor,
amat menentukan keberhasilan OPSPEK, sedangkan untuk ke
berhasilan pelaksanaan P-4 perlu koordinasi yang serasi
antara pembantu rektor I, panitia pelaksana teknis,dekan,
jurusan,BAU,dosen penatar dan BP-7- Koordinasi yang
ada
pada subsistem OPSPEK/P-4 berlangsung cukup baik selama
ini walaupun riak-riak kecil selalu saja ada.
207
Pada subsistem Perkuliahan secara intern ada koordi
nasi antara dosen MKDU,MKDK,bidang studi di jurusan. Bila
dapat dilakukan dengan kesungguhan maka pemanfaatan ruang
kuliah akan optimal dan bisa dikendalikan untuk menentu -
kan perencanaan lebih jauh oleh BAAK. Secara ekstern IKIP
memerlukan kerjasama dengan pihak Kanwil Dikbud Jabar dan
instansi lain (misalnya untuk kuliah lapangan). Ikatan
kerjasama itu pada dasarnya lemah,karena pihak lain tidak
berada pada jalur hirarkhis keorganisasian.
Masalah yang masih muncul pada subsistem Ujian tengah
dan akhir semester ialah intensitas koordinasi antara do
sen, jurusan,fakultas, dengan BAAK sebagai penyelenggara
administrasi akademik, masih belum integral benar karena
belum semua pihak serempak terikat oleh ketentuan akade
mik dalam menyelenggarakan ujian tengah dan akhir semes
ter.
Subsistem Penyelesaian studi mahasiswa lev/at
tiga
jalur skripsi,makalah,mata kuliah, akan melibatkan ju
rusan, fakultas, dosen pembimbing. Ketiganya sebagai ang
gota lembaga ataupun sebagai individu belum sepenuhnya
mendasarkan penyelenggaraan proses subsistem ini sebagai
alat untuk memberi kemudahan menyelesaikan studi
dalam
batas etika profesi dan keilmuan. Hal yang sama berlaku
pula pada proses ujian sidang yang seharusnya ada kepaduan antara fakultas,jurusan,dosen penguji,panitia uji
an, pembimbing, yang kondisi kepaduannya masih bisa ditingkatkan intensitasnya.
208
Koordinasi dalam subsistem Wisuda melibatkan
para
petugas di lingkungan BAAK yang setiap saat siap melade
ni pendaftaran v/isuda dari fakultas-fakultas dan jurusan
jurusan, menyiapkan kelengkapan dan peralatan upacara wi
suda,penulisan ijazah,transkrip dan pengganti ijazah.De
ngan memanfaatkan waktu lebih awal dalam menyiapkan ija
zah dan transkrip, BAAK bisa menyelesaikan tugasnya pada
saat yang tepat. Selama ini penyiapan ijazah dan transkrip
merupakan hambatan subsistem Wisuda dan terpaksa disubsti-
tusi dengan pengganti ijazah kepada para wisudawan.
5. Komunikasi.
Dengan memperhatikan transfer ide,pesan,pendapat,infmrmasi,perintah,laporan dari para sender kepada para re
ceiver, pola komunikasi yang terjadi pada pelaksanaan sis
tem administrasi akademik dapat ditanggapi sebagai beri
kut ini.
Pada subsistem Seleksi dan penerimaan mahasiswa baru
hubungan informasi berupa perintah dan laporan mengalir
antara PUMTI dengan PUML dan panitia pelaksana di lingkung
an IKIP dan sebaliknya.' Sebagai pelaksana teknis seleksi
di lingkungan IKIP sendiri maka penyebar luasan informasi
ditangani oleh panitia dan BAAK sebagai pusat administra
si akademik tidak dilibatkan langsung kecuali -personilnya
secara individual. Maka dari itu arus komunikasi mengambil
bentuk yang sangat sederhana.-
Dalam Registrasi dan pengambilan program studi, infor
masi dirumuskan dalam bentuk panduan. Secara hirarkhis,di-
209
agonal maupun horisontal telah terjadi pula bentuk komuni
kasi antar orang,unit atau petugas/pejabat dalam
bentuk
rapat dinas, edaran tertulis, yang berisi pemberi tahuan
tentang persiapan dan teknis pelaksanaan Registrasi
dan
pengambilan program studi, tentang kebijakan institut,ke
wajiban dan tugas pimpinan jurusan,fakultas,dosen pembim
bing akademik. Tetapi sayangnya bahwa kekeliruan proses
pelaksanaan registrasi oleh para pelaku subsistem,misal
nya kekeliruan pengisian kelengkapan persyaratan adminis
trasi oleh mahasiswa dan pembimbing akademik,masih sering
terjadi/terulang. Ini menunjukkan bahwa komunikasi
yang
ada belum memenuhi tujuannya seperti yang dikehendaki oleh
mekanisme sistem yang seharusnya.
Demikian pula arus informasi dan data antara jurusan,
fakultas, ke BAAK untuk dijadikan dasar penguasaan ruang
kuliah dan penyusunan kalender akademik, belum efektif .
Kesulitannya terletak pada keanekaragaman karakteristik
bidang studi di jurusan,adanya kuliah mayor-minor (dalam
struktur kurikulum) ,ketidak taatan
dalam
menggunakan
kalender akademik yang -disusun oleh BAAK. Menurut Loyd
C.Oleson, hambatan lain juga bisa timbul karena penyusun
an kalender akademik yang tidak profesional.
Proses penyampaian informasi tentang Perkuliahan,su
dah mengikuti siklus sistem artinya arus informasi itu
dari BAAK ke fakultas,jurusan,dosen,koordinator MKDU,MKDK,
UPPL,LPM dan kembali lagi ke BAAK. Karena jaraknya panjang
maka banyak distorsi yang mengakibatkan komunikasi tidak
210
mencapai sasarannya misalnya si penerima pesan tidak me-
ngindahkan isi pesan itu apalagi yang berbentuk formal
(tertulis dan berisi perintah). Komunikasi yang mutualistik
masih perlu dikembangkan khususnya untuk membina kerjasama
antara IKIP dengan pihak lain di luar institut, yang me
nunjang kelancaran proses perkuliahan.
Gangguan proses komunikasi pada subsistem ujian te
ngah dan akhir semester ialah keterlambatan pelaporan ha
sil-hasil ujian dari dosen kepada Pusat Komputer atau ke
BAAK. Untuk meningkatkan kualitas akademik dari para do
sen bidang studi di fakultas sudah dirintis ada forum per
tukaran informasi ilmiah dalam bentuk diskusi ilmiah yang
diperkirakan erat kaitannya dengan kemampuhan mengembang
kan v/awasan berpikir ilmiah,kemampuhan menulis,meneliti,
membimbing skripsi mahasiswa (karya tulis). Sebagai forum
pertukaran informasi kesempatan itu belum dimanfaatkan oleh
para dosen dengan sebaik-baiknya. Langsung atau tidak lang
sung kesempatan untuk mengembangkan diri dari dosen akan
berpengaruh secara hipotetik terhadap penyelesaian tugas
akademik seperti perkuliahan,ujian akhir program,penyele
saian studi para mahasiswa dan last but not least terhadap
kualitas
lulusan.
Pada subsistem Wisuda, pengorganisasiannya memerlu
kan' koDrdinasi antar unit dan penyelenggaraannya
perlu
diinformasikan dengan memperhatikan jadwal kegiatan yang
sudah direncanakan. Informasi itu perlu bukan untuk mak
sud seremonial saja akan tetapi juga untuk melayani maha
211
siswa agar memperoleh kemudahan pada penyelesaian
data
akademik yang final dari berbagai unit kerja yang terli
hat dalam pelaksanaan subsistem wisuda.
6. Kesatuan Perintah.
Kesatuan perintah merupakan salah satu prinsip orga-
nisasi/menejemen dari Fayol yang bisa ditemukan pada or
ganisasi yang hirarkhis dan mempunyai hubungan lini de ngan bawahannya.
Hubungan lini antara rektor dengan dekan,kepala biro,
kepala lembaga,pimpinan jurusan dan UPT diatur dalam orga
nisasi perguruan tinggi menurut PP 05/1980. Rektor mempu
nyai otoritas melalui jalur formal pada struktur organi
sasi yang bersangkutan dengan pelaksanaan teknis seleksi
sepanjang masih ada kaitan dengan tugas unit atau perso-
nil di lingkungan IKIP. Demikian pula kebijakan dan kepu
tusan penting ataupun keputusan rutin yang bersangkutan
dengan kelancaran pelaksanaan trid&arma perguruan tinggi.
Keputusan" yang„ dibuat secara formal akan mengikat kepada
personil/pelaksana ,yang ada. Sebaliknya dari personil/pelaksana berkewajiban menyampaikan laporan dan tanggung ja
wab pelaksanaan tugas itu
secara vertikal.
Kondisi pelaksanaan prinsip "kesatuan perintah" se
perti itulah yang dituntut oleh sistem organisasi pergu
ruan tinggi. Apabila "kesatuan perintah" digunakan untuk
menilai pelaksanaan sistem administrasi akademik masih da
pat dicatat adanya beberapa masalah di lapngan. Kegiatan
registrasi,penyusunan kalender akademik,pelaksanaan per-
212
kuliahan,perkuliahan remedial yang tidak berjalan,penye
lesaian studi mahasiswa, memberikan bukti-bukti kuat bah
wa "kesatuan perintah" secara formal sudah berlangsung.
Baik perintah maupun laporan pertanggung jawaban pelaksa
naan tugas sudah memenuhi tuntutan sistem. Akan tetapi di
balik itu secara materil kualitas pelaksanaan perintah dan
pertanggung jawaban pada dasarnya belum bisa diklasifika-
sikan kepada mekanisme sistem yang efektif. Banyaknya in
tervensi seperti yang sudah digambarkan pada bab IV di ma
sing-masing subsistem dapat ditafsirkan dengan kriteria ini
bahwa "nilai" suatu perintah dari atasan kepada bav/ahan me
lalui fungsi "commanding" perlu disertai dengan "monitor
ing" dan controlling dan penggunaan pendekatan partisipatif dalam kepemimpinan.
Itulah beberapa pembahasan,diskusi dan untuk sebaha
gian juga S3xan tentang pelaksanaan sistem a.dministrasi
akademik dilihat dari enam kriteria yang dikemukakan.
B. Kesimpulan dan saran.
Setelah memperhatikan pengumpulan data,pengolahan,ana
lisis dan diskusi, maka efektivitas pelaksanaan sistem ad
ministrasi akademik IKIP Bandung dapat disimpulkan sebagai
berikut.
1. Kejelasan tujuan dan keterikatan para pelaksana
sistem administrasi akademik dengan tujuan, secara esensil
akan menjadi pengikat sekaligus arah kegiatan pelaksanaan
nya. Hampir pada semua subsistem masih muncul masalah di
sebabkan oleh ketidak terikatan oleh tujuan,kurang ."rasa
213
memiliki" dan keterlibatannya dalam mencapai tujuan belum
berada pada kondisi partisipatif.
2. Prosedur kerja dan alur kegiatan a.tau flows pada
keseluruhan proses sistem administrasi akademik belum di
tafsirkan seragam dan proporsional menurut tuntutan sistem.
Secara teknis masih ada keterlambatan dan deviasi dari pro
sedur yang berlaku di setiap subsistem. Dilihat dari krite
ria ini efektivitas sistem juga masih kurang.
5. Pengaturan dan ketepatan waktu dalam bentuk tahapan
kegiatan,kalender akademik,jadwal kuliah sebagaimana yang
dirancang dalam satu rangkaian proses, masih menunjukkan
adanya dispensasi dan toleransi. Hal ini berarti ad? ke
giatan di luar sistem yang bisa menjadi indikasi terhadap
kurang efektifnya sistem administrasi akademik menurut kri
teria ini.
4. Pola koordinasi yang mutlak perlu untuk pencapaian
tujuan yang efisien intensitasnya belum terpadu.Adanya dis
tribusi tugas dan adanya otoritas formal untuk menyelesaikan
kegiatan sistem pada pelaksanaannya masih disertai oleh in
tervensi yang lain yang dimaksudkan untuk menjaga mekanis
me sistem itu secara operasional. Kelemahan dan kekurangan
beroperasinya sistem seperti itu memberi petunjuk bahwa sis
tem belum efektif dilihat dengan kriteria tersebut.
5. Pola komunikasi yang menghubungkan pesan,ide,perin
tah, informasi, data, laporan antara pihak sender kepada re
ceiver, sudah berlangsung melalui berbagai jalur vertikal,
horisontal,diagonal. Walaupun begitu secara total pola ko-
214
munikasi masih berpeluang untuk diupayakan lebih intensif
sehingga pelaksanaan sistem menjadi lebih efektif.
6. Kesatuan perintah yang dapat ditafsirkan sebagai
kewenangan penuh untuk memberi perintah dan mengambil ke
putusan serta kepada siapa para bawahan harus melapor,su
dah dilaksanakan pada proses managing sistem administrasi
akademik IKIP Bandung. Perintah dan laporan sudah berlang
sung sesuai dengan jalur formal dan struktural tetapi bo-
botnya secara kualitatif materil masih perlu ditingkatkan
agar seluruh personil/unit/pelaksana berpartisipasi dalam
proses kegiatan sistem yang sekaligus untuk memberi kesem
patan kretaif ikut memecahkan masalah intern maupun ekstern
keorganisasian.
Secara umum dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan sis
tem administrasi akademik IKIP Bandung belum efektif sehing
ga masih diperlukan pengelolaan dan penyempurnaan mekanis
me sistem secara berencana dan sistemik. Menghadapi tuntut
an yang makin besar (calon mahasiswa secara kuantitatif )
maupun tuntutan kualitatif untuk menghasilkan alumni yang
bermutu sesuai dengan kebutuhan lapangan, dapatlah disarankan hal-hal sebagai berikut:
(a) para pendukung mekanisme sistem administrasi akademik,
unit-unit organisasi pada jalur struktural maupun fungsional,unsur pimpinan,pembantu pimpinan,pelaksana,unsur penun-••
jang dan instalasi,kesemuanya perlu dilibatkan dan perlu
memiliki wawasan yang sama tentang sistem administrasi aka-
215
demik seperti yang dikehendaki oleh PP 05/1980.
(b) kebijakan oleh lembaga dan pelaksanaannya oleh fakul
tas, jurusan, dosen, tenaga teknis administratif,dalam fung
si dan peranannya masing-masing secara proporsional perlu
merujuk kepada keberlakuan sistem administrasi akademik
yang ada yang sudah dinyatakan berlaku.
Penerapan sistem administrasi akademik,pemgembangan
dan penyempurnaannya di IKIP Bandung, selain memperhati
kan karaketristik landasan dan tujuan, struktur
dan alur kegiatan seperti yang dikemukakan ,
sistem
terdahulu,
perlu memperhatikan alternatif yang baru ataupun modifikasi atas dasar balikan dari lapangan. Sistem administra
si akademik IKIP Bandung dirancang dan diterapkan untuk
mencapai efisiensi dan efektivitas pengelolaan IKIP,maka
dari itu tidak mungkin sistem itu tertutup dan statis.
Sasaran pengembangan dan penyempurnaan sistem admi
nistrasi akademik itu arahnya perlu difokuskan kepada:
(a) Pemantapan dan pengembangan daya kemampuhan sistem
dalam mengelola proses pendidikan di IKIP Bandung.
(b) Penerapan dan pemanfaatan teknologi komputer untuk
memberi kemudahan administrasi akademik.
(c) Pengembangan prosedur kerja dan alur kegiatan
yang
seragam di lingkungan IKIP Bandung.
(d) Peningkatan pelayanan kepada mahasiswa.
(e) Peningkatan partisipasi dari semua pihak yang mera
sa terikat oleh tugas dalam unit kerja langsung atau
pun tidak langsung dengan proses pelaksanaan sistem.
PROSEDUR PENELITIAN
A. Tujuan Operasional.
Penelitian ini secara khusus dimaksudkan untuk meng
evaluasi efektivitas sistem administrasi akademik
yang
digunakan di IKIP Bandung. Teknisnya dilakukan dengan"ca
ra membandingkan sistem yang ada dengan pelaksanaannya .
Karena ruang lingkup -sistem- administrasi, akademik sangat-
Iuas dan terdiri "dari beberapa-subsistem kegiatan
yang.
bisa juga dikaji masing-masing. Selain dari itu karakteris
tik kegiatan pada setiap subsistem berbeda-beda,demikian
pula para petugas/pelaku keorgani.sasian beraneka ragam ,
maka evaluasi efektivitas sistem itu secara lebih teknis
diperkecil lagi menjadi evaluasi atas efektivitas subsistem-subsistemnya.
Untuk maksud tersebut
sistem
administrasi akademik
yang mempunyai sebelas subsistem kegiatan yang berantai
dan berurutan (Seleksi,Registrasi,Penyusunan Jadwal,OPSPEK/
P-4 , Pengambilan Program Studi,Perkuliahan,Ujian Tengah
dan Akhir Semester,Perkuliahan Remedial,Penyelesaian Stu
di,Ujian Akhir Program,Wisuda) masing-masing;
sebagai objek-kajian tersendiri.
Khusus
dijadikan
untuk subsis-
-
tem Pengambilan Program Studi digabungkan dengan subsistem
Registrasi,yakni sesudah dilakukan komputerisasi Sistem
a.idministrasi aiademik dan sesuai dengan keadaan sebenar-
nya di lapangan (dalam prakteknya).
90
91
Evaluasi efektivitas subsistem-subsistem
. dila
kukan dengan membandingkan setiap subsistem yang
mempunyai rangkaian proses administratifnya
given) dengan
telah
( sudah
pelaksanaan yang faktual dan empirik di
lapangan, lalu ditafsirkan dan disorot dengan konsep-kon
sep teoritik serta kriteria efektivitas yang dikemukakan.
Adapun kriteria efektivitas yang digunakan,seperti yang
sudah dikemukakan pada bab Pendahuluan, menggunakan enam
kriteria yang disebut dengan kriteria judgemental yaitu:
(1) Kriteria Tujuan/Objectives sistem/subsistem,(2)Prosedur Kerja Dan Flows, (3) Pengaturan Dan Ketepatan Waktu
atau Timing,(4) Pola Koordinasi,(5) Pola Komunikasi,(6)
Kesatuan Perintah atau Unity of Command.
Tujuan penelitian seperti yang dikemukakan
ra hipotetik
seca
memberi kontribusi terhadap efektivitas or
ganisasi perguruan tinggi, oleh karena
However,the ultimate purpose of an organization
is not to establish conditions that increase
ad
ministrative efficiency but to establish conditions
that will enhance the effectiveness of the organization
in attaining its goals. 53
Paling sedikit diharapkan bahwa penelitian akan kondusif
terhadap pengembangan sistem lebih jauh lagi di waktu yang
akan datang untuk mencari alternatif bentuk Sistem Adminis
trasi Akademik yang performansinya fisibel dan optimal.
58 '
Edgar L.Morphet, op.cit., hal 69.
92
Dari-sisi lain ditoap&an juga bahwa penelitian ini .akan
dapat menjaring berbagai permasalahan yang masih
muncul
untuk memperbaiki atau memberi masukan baru bagi pimpinan
atau-pembuat kebijakan akademik, . di waktu yang akan da
tang, atau paling tidak memberikan deskripsi apa
adanya
Sistem Administrasi Akademik IKIP Bandung eekarang ini.
B. Populasi Penelitian.
Populasi penelitian ini menyangkut berbagai karak
teristik Sistem Administrasi Akademik IKIP Bandung yang
sekarang masih digunakan, jadi sifatnya studi kasus.Su
dah tentu cara yang demikian itu belum menghasilkan generalisasi tentang proses pelaksanaan Administrasi Akade
mik di perguruan tinggi pada umumnya, tetapi terbatas pa
da kasus penelitian ini saja.
C. Metode Penelitian Dan Teknik Pengumpulan Data.
1. Metode Penelitian.
Penelitian ini termasuk kepada penelitian evaluatif
dan lebih khusus lagi merupakan penelitian. evaluasi pro
ses. Dalam penelitian evaluatif dikenal adanya tiga tipe
yaitu " of the three main typologies of evaluation,one is
built around the purposes for which data are collected,
another around the types of data that are collected,and
the third around the evaluation method or strategy." 59
55
David Kline,Planning Education for Development.
Vol. Ill.ResBarch Methods for Educational
"Planning
(Massachusetts':Harvard University ,Cambridge,1980),hal'
IX-7.
93
Tipologi pertama disebut tipologi formatif - sumatif
yang mengandung pengertian sebagai proses pengumpulan da
ta untuk membuat keputusan tentang nilai atau
prestasi
suatu produk pendidikan atau program tertentu (M.Scriven,
1967). Tipologi kedua disebut tipologi input-output seper
ti yang dikemukakan oleh Daniel Stufflebeam,1971), sedangkan yang ketiga disebut tipologi proses (Suchman,1967)
,
yang mengandung pengertian yang lebih khusus yaitu berhu-
bungan dengan objek yang dapat dievaluasi dari suatu prog
ram.Menurut Suchman penelitian tentang proses bisa meliputi
"effort,performance,adequacy of performance,efficiency and
process." °^
Pada penelitian ini metode yang digunakan ialah meto
de evaluatif proses seperti yang dimaksudkan dalam karak teristik proses sistem administrasi akademik.
2. Teknik Pengumpulan Data.
Rangkaian kegiatan yang dilakukan dalam upaya pengum
pulan data meliputi berbagai langkah mulai dari persiapan
pelaksanaan pengumpulan data, sampai dengan data itu
di-
klasifikasikan dan dikonstruksi dalam laporan penelitian.
Lengkapnya rangkaian kegiatan yang dilakukan
pengumpulan data itu sebagai berikut:
60 *
David Kline, Ibid..hal ix-10.
dalam
94"
(1) Pada tahapan persiapan semua surat,keterangan dan perizinan yang diperlukan dikeluarkan oleh FPS dan dite
ruskan kepada para pimpinan unit,biro,pembantu rektor,
dekan fakultas,para pembantu dekan,pimpinan jurusan,perorangan, yang kesemuanya ada di lingkungan IKIP Bandung
dan diperkirakan banyak mengetahui (sebagai sumber in
formasi) atau ikut terlibat langsung maupun tidak lang
sung dengan penyelenggaraan kegiatan akademik.
Di antara sumber informasi individual yang bukan
berdasarkan jabatannya misalnya para anggota atau psrnah ikut serta menjadi anggota Tim Sistemik Pengembang
Kurikulum IKLP Bandung di tingkat institut, atau yang
berpengalaman dalam salah satu atau beberapa kegiatan
akademik, tenaga edukatif, ' pejabat struktural yang
pernah menjadi panitia kegiatan akademik seperti Selek
si, Registrasi, dan Iain-lain.
Adapun para pejabat dan pimpinan yang secara lang
sung berkaitan dengan layanan Sistem Administrasi Aka
demik atau salah satu kegiatan akademik dalam hirarkhi
Struktural misalnya Pembantu Rektor I, Para Dekan Fakul
tas, Para Pembantu Dekan Fakultas,Kepala BAAK,Kepala BAU,
Pimpinan UPPL, pimpinan LPM,Ketua Jurusan, unit lainnya.
Untuk mengumpulkan data ini disiapkan pula
pengumpul
alat
data seperti tape recorder seleng'kapnya ,
:pedoman wawancara" (takberstruktur).
•95
(2)
Tahap Pengumpulan data: perekaman data hasil wawanca
ra dilakukan dengan dua macam, pertama wawancara yang
tidak terstruktur dan wawancara yang terstruktur. Ifepada informan/responden diserahkan sepenuhnya untuk memilih berdasarkan kesediaan masing-masing. Yang tidak
terstruktur direkam dengan tape-recorder untuk kemudi
an ditranskripsikan kembali. Yang terstruktur dilaku
kan dengan cara pertanyaan yang sudah disiapkan dan
jawabannya ditulis oleh pewawancara.
Studi dokumenter dilakukan dengan meminta keterangan,
mempelajari berkas yang berisi arsip/file tentang data-
record (terutama di BAAK),informasi tentang alur kegiat
an pada masing-masing subsistem Administrasi Akademik,
tugas,kewajiban,deskripsi pekerjaan masing-masing unit
kerja atau petugas ,arus data dari jurusan,fakultas ke
BAAK dan sebaliknya,arus informasi dari BAAK ke fakul
tas, jurusan dan seterusnya,penggunaan fasilitas ruangan
dan peralatan kuliah,jadwal kegiatan akademik,upaya ma
sing-masing unit kerja atau petugas bila ada kesulitan
pelayanan administratif,menghimpun pedoman akademik,
peraturan pemerintah yang berkenaan dengan administra
si pendidikan tinggi,
Teknik Observasi/Pengamatan
lebih banyak dituju
kan untuk memperoleh data tentang perilaku keorganisa-
o^
.96
sian misalnya pengamatan tentang kegiatan Registrasi,
Pengambilan Program Studi,memutar rekaman video ten
tang tatacara Registrasi,mengamati bekerjanya kompu
ter khususnya tentang data-recording untuk data aka
demik, pelaksanaan perkuliahan,ujian semester,penye rahan nilai untuk diproses di komputer,pelaksanaan
wisuda.
Untuk melengkapi pengumpulan data yang melatarbelakangi terselenggaranya Sistem Administrasi Akade
mik ,digunakan pula sumber data berupa:
(a) Pola Pengembangan Sistem Administrasi Akademik
yang dikembangkan oleh Tim Sistemik Pengembang
Kurikulum IKIP Bandung, 1983.
(b) Buku Pedoman Akademik tahun 1984/1985 dan 1985/1986.
(c) Buku-buku tentang Pola Pembaharuan Sistem Pendi
dikan Tenaga Kependidikan di Indonesia,beserta pe
doman pelaksanaannya.
(d) Peraturan Pemerintah nomor 05/1980 dan nomor 27/1981;
Keputusan Menteri Dkbud nomor 0124/U/1979,nomor
0211/U/1982 dan nomor 039/U/1980.
Menghimpun data dengan teknik di atas dilakukan tidak ber-
jadwal ketat,baik
karena alasan pribadi pewawancara atau
kesempatan yang diberikan oleh informan/responden terba-
tas,atau kedue-duanya. Bahkan sering dilakukan pengulangan apabila data yang dihimpun masih terasa kurang lengkap.
97
Teknik pengumpulan data yang diungkapkan di atas
sangat memungkinkan untuk digunakan berdasarkan pertim-
bangan-pertimbangan sebagai berikut. Pertama,bahwa pene
litian ini bersifat studi evaluatif,studi kasus,studi
kualitatif, yang tidak menggunakan formula matematik atau
statistik, untuk melihat proses pelaksanaan suatu sistem
Administrasi Akademik yang sudah digunakan di IKIP Ban
dung ini. Kedua, bahwa dalam proses pelaksanaan Adminis
trasi Akademik itu digunakan berbagai dokumen,format,alur
kegiatan yang memungkinkan untuk diteliti dengan studi do-
kumenter,observasi, maupun wawancara. Ketiga,bahwa para
petugas/pelaksana pada masing-masing subsistem Adminis
trasi Akademik yang berbeda-beda dan_masing-masing subsis
tem mempunyai karkateristik sendiri,maka heteroginitas dan
variabilitas objek-kajian mendorong digunakannya teknik pe
ngumpulan data seperti di atas.
D. Pedoman Pengolahan Dan Analisis Data.
Data yang dapat dihimpun l«wat teknik pengumpulan
data seperti yang telah dikemukakan, diolah selanjutnya
dengan memperhatikan prosedur pengolahan sebagai berikut:
(a) pemeriksaan berkas dan dokumen yang sudah dikumpul-
kan, (b) pengelompokan hasil wawancara,(c)mendeskripsikan
hasil pengamatan/observasi,(d) mentranskripsikan kembali
hasil rekaman (tape recorder) . Dengan prosedur seperti
itu dapat ditemukan data yang memberikan gambaran varia-
98
bilitas yang diduga menimbulkan corak atau performansi
Sistem Administrasi Akademik secara global sejak Selek
si sampai dengan wisuda.
Berikutnya dilakukan upaya untuk merekonstruksi dan
mendeskripsikan proses subsistem-subsistem itu berdasar
kan kriteria judgemental seperti yang dikemukakan pada
tujuan
. operasional prosedur penelitian ini.
Melalui cara bertahap seperti itu akan tergambarkan
secara sistemik performansi proses Administrasi Akademik
secara totalitas maupun per subsistem sekaligus dengan
kriteria evaluatif tentang efektivitasnya,yakni tentang:
(1) Tujuan subsistem Seleksi,Registrasi dan Pengambilan
Program Studi,Penyusunan Jadwal Akademik,OPSPSK/P-4,
Perkuliahan,Ujian Tengah Dan Akhir Semester,Perkuliah
an Remedial,Penyelesaian Studi,Ujian Akhir Program,
Wisuda. Kemudian akaui tergambarkan pula keterikatan
masing-masing subsistem dengan tujuannya yang jelas
(clear sets of objectives).
(2) Prosedur Kerja Dan Flows berupa tahapan kerja kronolo
gis per subsistem beserta gambaran perilaku keorganisasian dari setiap subjek yang terlibat dalam proses
administratsi masing-masing subsistem itu. Akan ter
gambarkan juga perilaku keorganisasian dan menejerial
dari pimpinan unit kerja ataupun petugas berupa upaya
intervensi apabila proses pencapaian tujuan subsistem
terasa terganggu.
99
(3) Gambaran tentang Pengaturan Dan Ketepatan Waktu atau
timing per subsistem sehingga pelaksanaan subsistem
itu bisa diketahui efektif tidaknya dilihat dari kri
teria atau dimensi timing secara konseptual.
(4) Pola Koordinasi dari semua petugas dan unit kerja pe
laksana di setiap subsistem baik dalam kaitan antar
hirarkhis struktural maupun organisatoris fungsional
sesuai dengan karakteristik sistem organisasi dalam
pandangan teoritik ilmiah.
(5) Pola Komunikasi antar unit kerja ataupun petugas dan
subjek yang terlibat dalam proses masing-masing sub
sistem pada jalur formal,nonformal,vertikal,horisontal diagonal. Akan tergambarkan pula efektif tidak
nya proses komunikasi dalam keseluruhan proses admi
nistrasi Akademik.
(6)
Pada akhirnya akan tergambarkan jaringan
dalam
unit kerja dan distribusi tugas,kepada siapa seseorang
harus melapor dan bertanggung jawab,perintah dari atasan
kepada bawahan. Gambaran tentang pengambilan keputusan
rutin atau insidental,koordinasi dan komunikasi tak bi
sa dihindarkan lagi secara implisit maupun eksplisit
ikut dibicarakan,walaupun bukan dengan maksud pengulangan.
Dengan penggunaan kriteria dan analisis serta deskripsi
di atas secara keseluruhan dan hipotetik menjawab masa
lah penelitian, terutama faktor-faktor yang mempengaruhi
nekanisme sistem Administrasi Akademik yang digunakan.
BAB
V
DISKUSI DAN KESIMPULAN
A. Dialnifl* .
Rangkaian proses pelaksanaan gisteffl aaaSM
demik Kip Bandung yang meniadi .a-i-v
S 0aai
ob;,ek Penelitian
ini dapat
d^skus^kan deagan7^^
(1)iu.uan
subsistemi(2)prose
to *erja dan alur kegiatan atau n„, (3) Pengaturan dan"
*etepatan waktu atau timing, W Koorainasl) ($) ^ ^
Bi. (o) Kesatuan perintah atau unity of command.
1. Tuiiian Subsist..™
Dari deskripsi dan analisis b,b IV yang lalu bisa di_
ketahui bahwa subsistem-subsistem kegiatan akademik
ltu
aempunyai sifat yang khas masing-masing tetapi secara ke
seluruhan mendukung sistem administrasi akademik. Balam
upaya mencapai tujuan sistem secara total ternyata bebera
pa subsistem masih memerlukan intervensi yang lanSsuns dan
tidak langsung untuk mengefektixkan sistem administrasi
akademik.
Tujuan subsistem Seleksi dan penerimaan mahasiswa ba
ru untuk menjaring calon mahasiswa secara kuantitatif dan
kualitatif memberi corak tersendiri kepada subsistem ini
dan menjadi salah satu aspek,dalam sistem administrasi aka
demik (James Quann,1980).Adanya kejelasan tujuan dan cara
memperoleh mahasiswa baru lewat PMK dan Sipenmaru seharus190
191
nya akan mengikat dan memberi kepastian bagi berlakunya
sistem administrasi akademik yang efektif bagi lembaga.
Akan tetapi pada kenyataannya IKIP Bandung tidak mempu
nyai otoritas yang penuh untuk menjaring calon ini
se
hingga calon yang harus memenuhi syarat khusus (bakat
seni misalnya) tidak dilakukannya karena otoritas pelak
sanaan tes berada di luar otoritas PUML maupun IKIP.
Tujuan subsistem Registrasi dan Pengambilan Program
Studi ialah meladeni mahasiswa untuk untuk
memperoleh
status kemahasiswaan dan untuk mengambil program studi.
Seluruh aktivitas Registrasi mencerminkan kebijakan in
stitut yang dituangkan dalam subsistem ini akan tetapi
masih perlu diuji efektivitasnya dalam praktek.Menurut
Richard M.Steers (1977) kejelasan tujuan serta operasio
nal tidaknya sesuatu sistem dalam mencapai tujuan,menja
di salah satu indikasi efektif tidaknya sistem.1 Dengan
masih terlihatnya kekeliruan,kesalahan dan hambatan pa
ra pelaku subsistem proses operasi subsistem Registrasi
dan pengambilan program studi ini serta terungkapnya upa
ya terobosan (intervensi) menunjukkan bahwa subsistem ini
belum efektif.
Tujuan subsistem Penyusunan kalender akademik ialah
memberikan pegangan jadwal kegiatan kronologis dan menye
luruh kepada semua pihak yang berkaitan dengan kegiatan
akademik di kampus. Kaitan antar berbagai variabel
dan
unit yang terlibat serta para pelaku subsistem ini menye-
kelas dan laboratorium.Praktek Pengalama
r
pengalaman ianangan
Kuli.h t
(PPT1
xah l3PanSan (K« *« ^> Kerja Hyata b
-an penting dan langs^g dengan inti *eSiatan
kegiata7perkuliah"
an di perguruan m„ •
perguruan tinggi. Subsistem ini 1UM ^
konkordan aengan
dengan pelaksanaan
^-.,1
7 S tiPalinS
tridharma perguruan
•
dan lebih khusus lo • .
icnusus lagi dengan LPTr-
sistem perkuliah
tj0„„
*~r0uruan tinggi
^ncapaxan tujuan sub-
perkulxahan mengimplxkasikan peranan strategis 1u
-san dan fakultas.
Keterikatan atau rasa -cocommitted"
"" da
Ti «„•,•+.
.^
ri unit-unit kpria xn •
,
dilxngkungan
IKIP terhadap keberhasil
an proses perkuliahan sudah ada. „eskipun begitu one
—si kebijakan akademik pada subsistem i masi
nunjukkan hambatan yang berarti »
"°*
da jurusan
Jurusan seh
^
b,ban
tu^ pasebagax• penanggung Jawab kualitas
bidang
.urusan maupun PBH.fasilitas belajar kualita *
^kontak
denga,
piha,
luar
(Ja
^^
*"*
>—
dak terikat„„
' dan ™0,ketxterxkatan para pelaksana sistem administrasi akade
•*. merupakan masalah-masalah yang
masih
J e masin
0„.,m .. .
capaxan tu0uan perkuliahan di IKIP Bandung
mengganggu pen-
Ujian tengah dan akhir semester merupakan kegiatan
akademik untuk mengevaluasi hasil belajar mahasi-L
-mengikuti perkuliahan dengan beberapa J^^Z
nyang ditentukan dalam pedoman akademik XKXP Bandung
Di antara masalah-masalah yang masih muncul dan sangat
-asa pada proses pengadministrasian ailai^ yn
^eroleh mahasiswa ialah keterlambata,
«~ yang mungkin disebabkan oleh kelalaian mahasiswa.ke-
194
lalaian petugas di BAAK,keterlambatan penyerahan
nilai
dari dosen atau kealpaan lainnya. Dalam teori ekonomi di
ketahui bahwa keberhasilan atau produk kerja dari kegiat
an yang digarap oleh banyak orang atau pihak, amat diten
tukan penyelesaiannya oleh kegiatan kerja yang
paling
lambat. Demikian pula keberhasilan subsistem ini prosesnya amat ditentukan oleh para pelaksana atau pelaku sis
tem yang paling lambat mendukung mekanismenya.
Perkuliahan Remedial dan ujian ulang bertujuan untuk
memberi kesempatan kepada mahasiswa yang belum berhasil
dalam menempuh ujian atau tentamen. Mahasiswa diberi
ke
sempatan menempuh ujian ulang sesudah melalui perkuliah an remedial. Prakteknya kegiatan akademik ini tidak bisa
berjalan karena semua pihak (dosen,jurusan,fakultas) be
lum merasa terikat untuk melaksanakannya berdasarkan ke
tentuan dan jadwal akademik yang ditetapkan.
Penyelesaian Studi program S-1 ditawarkan lewat tiga
jalur yaitu skripsi,makalah,mata kuliah. Penyelesaian stu
di ini bertujuan agar mahasiswa mempunyai kemampuhan profesional dalr-m mengorganisasikan hasil belajar dan meme
cahkan masalah pendidikan sesuai dengan bidang studinya,
untuk pemantapan dan pengayaan kompetensi bidang studi
masing-masing program. Masalah yang muncul pada subsistem
ini bukan pada ketidak-jelasan tujuan subsisted ini akan
tetapi pada kemampuhan profesional dalam menyelesaikan
bidang studi masing-masing (ujiar tengah dan akhir semes-
195
ter),pengumpulan jumlah minimal SKS yang diperlukan, ke
mampuhan menulis yang masih kurang,atau tidak adanya ke
sempatan berkonsultasi antara mahasiswa dengan dosen pembimbingnya.
Tujuan ujian akhir program S-1 (ujian sidang) ialah
untuk mengevaluasi dan menentukan yudisium seseorang ma
hasiswa yang telah menyelesaikan ujian/tentamen semua ma
takuliah dan telah menempuh jalur pilihan masing-masing
sesuai dengan persyaratan tertentu#Pada dasarnya alterna
tif yang ditentukan dalam memilih jalur penyelesaian stu
di dan ujian sidang bersifat terbuka dan aturan permainan
diketahui oleh semua mahasiswa, tetapi masalah yang diha
dapi dari tahun ke tahun ternyata masih tetap ada yaitu
bertumpuknya mahasiswa di tahun IV. Hal ini membawa aki
bat kepada penyelenggaraan administrasi akademik yang di
tangani oleh BAAK secara keseluruhan yang menjadi rumit
karena peranan BAAK yang sentralistis.
Wisuda merupakan kegiatan akademik terakhir
dalam
rangkaian proses sistem administrasi akademik IKIP
Ban
dung. Tujuan Wisuda untuk mengumumkan,melantik,melepas pa
ra lulusan yang telah menyelesaikan studinya pada
IKIP
Bandung. Persiapan penyelenggaraan hari wisuda memerlukan
kelengkapan persyaratan administratif (ijazah,transkrip)
Fang dalam praktek kelengkapan data akademik itu tidak bi
sa dilayani oleh BAAK dengan cepat. Hal ini menunjukkan
adanya kelambanan pelayanan administratif. Dalam
teori
office-service diketahui bahwa pelayanan administratif
196
untuk segala keperluan yang memakan waktu maksimal 5 .me
nit sudah dikategorikan sebagai pelayanan pada kondisi jelek (misalnya diperlukan arsip untuk pengambilan keputus
an oleh pimpinan).
Keseluruhan tujuan subsistem yang dikemukakan di atas
pada dasarnya akan menjadi fokus dan orientasi
kegiatan
proses sistem administrasi akademik. Organisasi yang ter
diri dari unit-unit yang terstruktur dan dibentuk secara
sengaja selalu mencapai tujuan dan terikat oleh tujuannya
(E.Etzioni,1964). Hal yang demikian ini dikuatkan
pula
oleh Porter,Lawler,Hackman (1975) yang mengemukakan bahwa
salah satu faktor utama organisasi ialah berorientasi ke
pada tujuan. Ditambahkan kemudian oleh Richard M.Steers
bahwa organisasi yang berorientasi tujuan hendaklah di -
pandang dalam perspektif sistem. Itulah pula alasannya
bahwa masing-masing tujuan subsistem tidak dapat dianggap
berdiri sendiri melainkan selalu dalam rangkaian sistem .
Hambatan yang muncul pada salah satu subsistem akan menja
di hambatan pula bagi
' :sistem secara keseluruhan.
2. Prosedur kerja dan alur kegiatan (flows).
Unit-unit kerja sebagai pelaksana kegiatan seleksi
dan penerimaan mahasiswa baru,bekerja dalam satu rentetan
tahapan kerja yang polanya tertentu dan prosedural,diorganisasikan oleh PUMTI dan dibantu oleh PUML. Institut
tidak meirpunyai otoritas penuh untuk mftP-yelenggarakan se
leksi atau untuk memilih calon mahasiswa.Institut secara
197
teknis ikut terlibat secara terbatas pada pelaksanaan tes
misalnya untuk ikut menjaga tatatertib tes,laporan secara
vertikal ke Dirjen Dikti tentang pelaksanaan, pengamanan
tes,pertanggung jawaban finansil dan kelengkapan lainnya.
Registrasi dan pengambilan program studi ditata
da
lam satu rangkaian yang cukup panjang. Dalam pedoman aka
demik (85/86) IKIP Bandung, proses registrasi merupakan
satu subsistem yang tersendiri dan terpisah serta mempu?-
nyai langkah-langkah yang berbeda dari Pengambilan prog
ram studi. Pengoperasian komputer menjadi alat untuk mem
bantu data processing oleh BAAK. Dengan komputer inilah
Registrasi dan Pengambilan program studi yang tadinya^me
lakukan tahapan sendiri-sendiri, kemudian digabungkan dan
disederhanakan. Upaya yang demikian merupakan upaya penyederhanaan yang tidak kaku dan cukup inovatif dalam rangka
mengefektifkan sistem yang ada. Selama ini proses Registra
si dan alur kerja (flows) belum berjalan mulus, masih ter
jadi kesalahan yang berulang yang dilakukan oleh para pe
laku subsistem administrasi akademik ini.
Intervensi ba -
nyak dilakukan sekadar untuk mengamankan mekanisme subsis
tem Registrasi dan Pengambilan program studi.Hal itu
ne-
nimbulkan satu citra bahx^a prosedur kerja dan alur kegiat
an oleh para pelaku dan pelaksana subsistem Registrasi dan
Pengambilan program studi, belum efektif.
Prosedur kerja dan alur kagiatan penyusunan kalender
akademik menurut ketentuan sistem yang ada dilaksanakan
dan dipertanggung jawabkan oleh BAAK . Posisi BAAK yang
198
sentralistis hanya bisa bekerja dengan dukungan data da
ri BAU,fakultas,jurusan, dari data-record yang lalu. Ke
tentuan dan struktur unit kerja organisasi yang demikian
ini dikehendaki oleh PP 05/1080 yang pada kenyataannya
belum bisa dilaksanakan dengan lancar. Pelaksanaan pro
ses penyusunan kalender akademik tertumbuk kepada berba
gai hal seperti: kesulitan dalam mengelola ruangan. untuk
dapat menyusun jadwal kuliah,karakteristik mata kuliah
yang bervariasi di setiap jurusan dan fakultas,kapasitas
ruangan yang beraneka ragam,kesediaan dosen untuk menga
jar pada hari-hari tertentu saja,struktur kurikulum yang
menentukan adanya mayor-minor, menuntut adanya perbandingan yang proporsional antara banyaknya peserta kuliah
de
ngan banyaknya ruangan dan jam kosong yang tersedia.ini-
lah di antara deretan permasalahan yang menyebabkan sub
sistem Penyusunan kalender akademik itu belum efektif .
Untuk sekadar mempertahankan bekerjanya subsistem
ini
maka dilakukan dua macam intervensi yang sebenarnya ber
sifat mundur kembali (set back) dari sifat sentralisasi
BAAK menurut PP 05/1980. Intervensi yang dilakukan itu
ialah pertama, kalender akademik yang berisi program ke
giatan yang berlaku umum masih dilakukan oleh BAAK sedang
jadwal kuliah diserahkan ke fakultas dan jurusan.Interven
si yang demikian dimaksudkan agar penggunaan ruangan bisa
direncanakan sesuai dengan karakteristik bidang studi dan
banyaknya peserta kuliah. Intervensi yang kedua,penyusunan
kalender akademik yang sifat operasinya kompleks didelega-
199
sikan otoritasnya kepada unit lain seperti fakultas yang
dalam pendekatan penyusunan kalender akademik oleh
Loyd
C.Oleson dalam "Planning the Academic Calendar" disebut
dengan "contingency calendars". Pendekatan
Kontingensi
seperti ini bersifat kompromistis yang pada esensinya me-
nyimpang dari prinsip sentralisasi (menurut ketentuan PP
05/1980) yang dalam kenyataannya cukup fleksibel dan koor
dinatif dan bisa digunakan untuk mengoperasikan subsistem
penyusunan kalender akademik. Walaupun fakultas diberi ke
wenangan untuk melakukan itu namun pengendalian dan koor
dinasi tetap ada pada BAAK. Dengan demikian cara yang kom
promistis itu menyelamatkan prinsip sentralisasi di satu
sisi dan mengoperasikan kagiatan penyusunan kalender aka
demik di sisi yang lain.
Prosedur kerja dan alur kegiatan (flows) pada subsis
tem OPSPEK/P-4 berlangsung dalam satu rangkaian tatakerja.
Walaupun secara materil ada perbedaan tujuan yakni OPSPEK
dikoordinasikan oleh Pembantu rektor III sedangkan P-4 di
koordinasikan oleh Pembantu rektor I ,akan tetapi prosedur
penyelenggaraan dan pelayanan oleh unit-unit kerja diga bungkan. P-4 sendiri sudah mempunyai kaidah penyelengga -
raan yang berlaku rutin sedangkan OPSPEK masih menata ben
tuk sistem yang fisibel di waktu yang akan datang.
Subsistem perkuliahan yang sudah dideskripsikan dan
dianalisis pada bab yang lalu ternyata masih mencatat ada
nya ketidak seragaman penyelenggaraan di fakultas dan ju
rusan. Hal ini menunjukkan bahwa prosedur kerja dan alur
200
kegiatan atau flows belum beroperasi secara efektif.Masa
lah konkrit misalnya keterikatan dosen dengan jadwal ku
liah masih sangat longgar (jadwal belum dimanfaatkan op
timal) ,keterlambatan memulai kuliah,banyaknya pertemuan
di kelas yang kurang dari ketentuan pedoman akademik yang
berlaku, masih ada gejala padatnya pemakaian ruangan
waktu pagi hari dan kosong di waktu sore hari,masih
di
ada
penggabungan kelas oleh dosen yang sama mata kuliahnya di
dua atau lebih kelas yang seharusnya berbeda,dosen memindahkan sendiri jadwal kuliah yang telah disusun oleh fa kultas atau oleh BAAK tanpa berkonsultasi dahulu dengan
pihak yang menyusunnya. Selanjutnya dapat disimpulkan bah
wa gangguan dan hambatan berfungsinya prosedur kerja
dan
alur kegiatan perkuliahan secara hipotetik akan berpengaruh terhadap keberhasilan belajar mahasiswa,pemanfaatan
ruangan,penyusunan kalander akademik selanjutnya.
Selain gangguan dan hambatan subsistem perkuliahan
yang internal-prosedural, diperberat lagi oleh
variabel
eksternal kelembagaan. Pihak pihak di luar IKIP yang ha
rus dihubungi yang bersangkutan dengan PPL,KL dan KKN,mi
salnya Kanwil Dikbud, lokasi kegiatan,BINS0SP0L Pemda un
tuk KKN, akan mengurangi juga efektivitas subcistem per
kuliahan itu.
Prosedur kerja yang menyangkut Ujian tengah dan akhir
semester bisa terganggu oleh adanya pelaksanaan ujian
di
luar kalender, keterlambatan penyerahan soal untuk digan
dakan, penyerahan hasil ujian untuk diproses di komputer
201
yang terlambat,mengakibatkan efektivitas subsistem ujian
tengah dan akhir semester kurang baik kondisinya.
Subsistem Perkuliahan remedial dan ujian ulang,pro
sedur kerjanya secara total tidak efektif karena pelak sanaannya secara empirik tidak berjalan, walaupun
ada
yang melakukan tetapi sangat sporadis dan tidak sistemik.
Sebaliknya perlu disarankan bahwa subsistem ini perlu direview atau dikaji ulang tentang fisibilitasnya.
Pengalaman empirik Penyelesaian studi mahasiswa mela
lui tiga jalur skripsi,makalah,mata kuliah,menunjukkan bah
wa masing-masing jalur itu mempunyai prosedur kerja dan
alur kegiatan sendiri-sendiri. Penyelesaian studi mahasis
wa tidak menjadi lebih cepat. Dengan kalimat lain diukur
dengan kriteria prosedur kerja dan alur kegiatan,subsistem
ini belum efektif.
Prosedur kerja dan alur kegiatan subsistem Ujian akhir
program (ujian sidang) S-1 masih menunjukkan ketidak seragaman di semua jurusan. Masalahnya antara lain tentang kualifikasi dosen penguji (karena kondisi jurusan),keterlam
batan lengkapnya data akademik mahasiswa yang hendak me
nyelesaikan program ,tidak seragamnya lama pengujian.
Subsistem Wisuda sebagai bagian dari sistem adminis
trasi akademik IKIP Bandung mempunyai tahapan kerja yang
prosedural. Di antara masalahnya ialah: kelambatan data
akademik mahasiswa secara lengkap, kewajiban untuk mem
punyai toga waktu upacara wisuda yang memberatkan maha
siswa tertentu. Terakhir masih dipersoalkan kehidmatan/
kemeriahan upacara wisuda yang masih ambivalen antara ber-
202
bagai pendapat yang pro dan kontra, walaupun pro dan kon
tra itu tidak ditujukan terhadap sistem Wisuda
sebagai
bagian dari sistem administrasi akademik tetapi lebih di
tujukan terhadap teknisnya.
?. Pengaturan dan ketepatan waktu (timing).
Tang menarik perhatian untuk didiskusikan terbatas
kepada beberapa subsistem menurut urgensinya
.terutama
yang masih mengandung masalah dalam proses pelaksanaan sub
sistem-subsistem itu.
Subsistem seleksi penerimaan mahasiswa dijadwalkan
menurut kalender akademik yang berlaku, kecuali untuk ma
hasiswa yang diterima lewat PMDK mendahului jadwal
itu
karena langsung dikelola oleh Dirjen Dikti.Kalender aka
demik untuk kegiatan Sipenmaru dipertahankan oleh lemba
ga sesuai dengan sistemnya, kecuali para calon mahasiswa
tingkat II ke atas yang waktu seleksi lebih fleksibel.
Pada subsistem Registrasi dan Pengambilan program
studi masih ada kecenderungan bahwa jadwal kegiatan ti
dak diselenggarakan tepat waktu seluruhnya. Para mahasis
wa tingkat II ke atas pada kondisi tahun 1985-1986 masih
ada yang mencoba-coba melakukannya di luar ketentuan yang
direncanakan dengan berbagai alasan. Dispensasi seperti
itu masih bisa diberikan tpleranai apabila pihak lembaga
jauh sebelumnya sudah merencanakan memberikan dispensasi
misalnya bagi mahasiswa yang terganggu oleh KKN yang ju
ga direncanakan dalam kalender akademik dan diintegrasi-
205
kan oleh BAAK dalam jadwal kegiatan seluruhnya. Fleksi
bilitas rencana sampai batas tertentu tetap penting,te
tapi ketepatan waktu yang menjadi salah satu indikator
yang penting dalam efisiensi menej.erial juga penting.
Untuk penyelenggaraan subsistem OPSPEK/P-4
kenya
taan menunjukkan bahwa pengaturan waktu dan kejjepatannya
sudah dilakukan menurut ketembuan sistem artinya baik la
manya maupun tahapan kegiatan dilaksanakan sesuai dengan
struktur rencana kegiatan. Review yang diperlukan ialah
jarak waktu antara selesainya OPSPEK/P-4 dengan permulaan kuliah yang perlu direnggangkan.
Pada subsistem Perkuliahan pengaturan dan ketepatan
waktu telah dilakukan dengan mengoperasikan jaringan ker
ja terpadu antara pencapaian tujuan instruksional,pemanfaatan ruangan,jadwal kegiatan akademik yang direncanakan,
disiplin para pelaku subsistem terhadap prosedur kerja
,
serta partisipasi aktif dari para pendukung dan unit ker
ja akademik. Apabila ada hambatan pada salah satu segmen
operasi perkuliahan maka perkuliahan sebagai subsistem
yang peranannya sangat strategis untuk mencapai tujuan
akademik IKIP Bandung, bisa juga menggagalkan tujuan itu.
Walaupun demikian mekanisme sistem Perkuliahan dilihat da
ri kriteria pengaturan dan ketapatan waktu,belum optimal.
Pengaturan dan ketapatan waktu untuk subsistem U^ian tengah dan akhir semester kurang diindahkan dengan
seksama oleh para pelaku subsistem.Hal ini terbukti dari
204
pelaksanaan tengah semester yang bervariasi menurut per
timbangan subjektif dosen,artinya ada yang memang berpe
gang kepada kalender akademik yang diumumkan oleh BAAK ,
tetapi juga ada yang melakukannya di luar jadwal itu ka
rena belum memenuhi banyaknya kuliah minimal,bahkan
ada
juga yang menggabungkannya dengan ujian akhir semester .
Masalah yang lainnya ialah pemberian dispensasi kepada
mahasiswa tertentu misalnya karena mahasiswa itu mengi
kuti KKN atau penugasan lain oleh lembaga,sehingga
ka
dang-kadang ada pelayanan khusus untuk itu.
Penyelesaian Program studi S-1 yang ditempuh mahasis
wa masih terjerat dengan masalah ketidak-tepatan waktu
belajar yang ditawarkan. Kongesti mahasiswa pada tingkat
akhir program S-1 adalah salah satu bukti belum efektif-
nya subsistem ini. Mahasiswa,jurusan,atau fakultas atau
pihak lain yang memerlukan data keberhasilan mahasiswa
belum dapat segera diladeni apabila mereka memerlukannya.
Intervensi untuk menertibkan rekaman data lewat komputeri
sasi sistem administrasi akademik masih memerlukan
waktu
yang lama karena para pendukung sistem dituntut partisi-
pasinya secara menyeluruh. Intensitas penggunaan komputer
sudah dilakukan. Dari segi lain para mahasiswa dikenai
sensus nilai dan penyerahan bukti-bukti akademik dengan
monitoring/pemantauan oleh jurusan atau dosen pembimbing.
Untuk memecahkan persoalan penyelesaian studi S-1 ini ma
sih banyak yang perlu dilakukan misalnya frekuensi bim
bingan dan konsultasi diperbanyak,perlu peningkatan ke-
205
mampuhan dosen dalam menulis,membimbing skripsi.Pelaksa
naan ujian sidang,distribusi skripsi sebelum ujian masih
perlu berpatokan kepada atmran yang ada pada pedoman aka
demik yang berlaku.
4. Koordinasi.
Ada beberapa subsistem yang masih perlu didiskusikan
tentang efektivitas sistem dilihat dari kriteria Koordi
nasi. Subsistem seleksi penerimaan mahasiswa baru menun
jukkan bahwa koordinasi antar unit kerja yaitu . Panitia
seleksi,BAAK,fakultas,jurusan belum terkoordinasi secara
utuh. Longgarnya koordinasi memberikan kesan bahwa setiap
jurusan dan fakultas seakan-akan mempunyai
kemandirian
otoritas melaksanakan tes masuk dan formalitas semata-ma-
ta. Mahasiswa baru tingkat- II ke atas yang diseleksi itu
hampir selalu diterima walaupun kemungkinannya
apabila
tes masuk itu mempertimbangkan pula persyaratan IP minim
al yang pernah dicapainya,_bisa mengakibatkan mahasiswa
yang bersangkutan tidak diterima. Untuk mahasiswa tingkat
satu baru koordinasinya ada di luar kelembagaan
seperti
yang sudah dikemukakan terdahulu.
Pada subsistem Registrasi dan pengambilan
program
studi pelaksanaan koordinasi antar unit kerja masih tera
sa lemah. BAAK dengan Pusat Komputer,fakultas dan jurusan
fungsi dan peranannya dalam menunjang mekanisme sistem ad
ministrasi akademik belum tertib. Hal itu nampak dari ada
nya intervensi langsung dari masing-masing unit itu terha-
206
dap unit lainnya karena merasa bahwa unit tersebut lebih
dahulu itu juga berhal atas pekerjaan yang digarap unit
lainnya. Ini tidak berarti overlap tetapi karena adanya
kelambanan kerja dari unit tertentu yang masih perlu di-
lanjutkan oleh unit lain dalam rangkaian penyelesaian pe
kerjaan.
Subsistem Penyusunan kalender akademik lebih merasa-
kan lagi perlunya peningkatan koordinasi. Penyeusunan ka
lender akademik pada dasarnya bukan hanya tanggung jawab
tim penyusun kalender akademik ataupun BAAK saja akan te
tapi juga melibatkan pembantu rektor,fakultas,lembaga-lem
baga, biro-biro,UPT dan sebagainya. Kesulitan dalam penyu
sunan kalender akademik memaksa digunakannya "pendekatan
koordinatif" yaitu dengan cara melimpahkan sebagian we
wenang penyusunan jadwal kuliah kepada fakultas. Hal ini
merupakan upa£a kompromistis antara tuntutan PP 05/1980
dengan kenyataan di lapangan (IKIP Bandung). Pada kondi
si yang demikian ini koordinasi antar unit kerja
mutlak
perlu dijaga untuk mempertahankan berfungsinya sistem me-
nejerial yang ada (Kst dan Rosenzweig,1070).
Koordinasi antara BAAK,pembantu rektor III,pembantu
dekan III,senat mahasiswa,BPM,himpunan mahasiswa,rektor,
amat menentukan keberhasilan OPSPEK, sedangkan untuk ke
berhasilan pelaksanaan P-4 perlu koordinasi yang serasi
antara pembantu rektor I, panitia pelaksana teknis,dekan,
jurusan,BAU,dosen penatar dan BP-7- Koordinasi yang
ada
pada subsistem OPSPEK/P-4 berlangsung cukup baik selama
ini walaupun riak-riak kecil selalu saja ada.
207
Pada subsistem Perkuliahan secara intern ada koordi
nasi antara dosen MKDU,MKDK,bidang studi di jurusan. Bila
dapat dilakukan dengan kesungguhan maka pemanfaatan ruang
kuliah akan optimal dan bisa dikendalikan untuk menentu -
kan perencanaan lebih jauh oleh BAAK. Secara ekstern IKIP
memerlukan kerjasama dengan pihak Kanwil Dikbud Jabar dan
instansi lain (misalnya untuk kuliah lapangan). Ikatan
kerjasama itu pada dasarnya lemah,karena pihak lain tidak
berada pada jalur hirarkhis keorganisasian.
Masalah yang masih muncul pada subsistem Ujian tengah
dan akhir semester ialah intensitas koordinasi antara do
sen, jurusan,fakultas, dengan BAAK sebagai penyelenggara
administrasi akademik, masih belum integral benar karena
belum semua pihak serempak terikat oleh ketentuan akade
mik dalam menyelenggarakan ujian tengah dan akhir semes
ter.
Subsistem Penyelesaian studi mahasiswa lev/at
tiga
jalur skripsi,makalah,mata kuliah, akan melibatkan ju
rusan, fakultas, dosen pembimbing. Ketiganya sebagai ang
gota lembaga ataupun sebagai individu belum sepenuhnya
mendasarkan penyelenggaraan proses subsistem ini sebagai
alat untuk memberi kemudahan menyelesaikan studi
dalam
batas etika profesi dan keilmuan. Hal yang sama berlaku
pula pada proses ujian sidang yang seharusnya ada kepaduan antara fakultas,jurusan,dosen penguji,panitia uji
an, pembimbing, yang kondisi kepaduannya masih bisa ditingkatkan intensitasnya.
208
Koordinasi dalam subsistem Wisuda melibatkan
para
petugas di lingkungan BAAK yang setiap saat siap melade
ni pendaftaran v/isuda dari fakultas-fakultas dan jurusan
jurusan, menyiapkan kelengkapan dan peralatan upacara wi
suda,penulisan ijazah,transkrip dan pengganti ijazah.De
ngan memanfaatkan waktu lebih awal dalam menyiapkan ija
zah dan transkrip, BAAK bisa menyelesaikan tugasnya pada
saat yang tepat. Selama ini penyiapan ijazah dan transkrip
merupakan hambatan subsistem Wisuda dan terpaksa disubsti-
tusi dengan pengganti ijazah kepada para wisudawan.
5. Komunikasi.
Dengan memperhatikan transfer ide,pesan,pendapat,infmrmasi,perintah,laporan dari para sender kepada para re
ceiver, pola komunikasi yang terjadi pada pelaksanaan sis
tem administrasi akademik dapat ditanggapi sebagai beri
kut ini.
Pada subsistem Seleksi dan penerimaan mahasiswa baru
hubungan informasi berupa perintah dan laporan mengalir
antara PUMTI dengan PUML dan panitia pelaksana di lingkung
an IKIP dan sebaliknya.' Sebagai pelaksana teknis seleksi
di lingkungan IKIP sendiri maka penyebar luasan informasi
ditangani oleh panitia dan BAAK sebagai pusat administra
si akademik tidak dilibatkan langsung kecuali -personilnya
secara individual. Maka dari itu arus komunikasi mengambil
bentuk yang sangat sederhana.-
Dalam Registrasi dan pengambilan program studi, infor
masi dirumuskan dalam bentuk panduan. Secara hirarkhis,di-
209
agonal maupun horisontal telah terjadi pula bentuk komuni
kasi antar orang,unit atau petugas/pejabat dalam
bentuk
rapat dinas, edaran tertulis, yang berisi pemberi tahuan
tentang persiapan dan teknis pelaksanaan Registrasi
dan
pengambilan program studi, tentang kebijakan institut,ke
wajiban dan tugas pimpinan jurusan,fakultas,dosen pembim
bing akademik. Tetapi sayangnya bahwa kekeliruan proses
pelaksanaan registrasi oleh para pelaku subsistem,misal
nya kekeliruan pengisian kelengkapan persyaratan adminis
trasi oleh mahasiswa dan pembimbing akademik,masih sering
terjadi/terulang. Ini menunjukkan bahwa komunikasi
yang
ada belum memenuhi tujuannya seperti yang dikehendaki oleh
mekanisme sistem yang seharusnya.
Demikian pula arus informasi dan data antara jurusan,
fakultas, ke BAAK untuk dijadikan dasar penguasaan ruang
kuliah dan penyusunan kalender akademik, belum efektif .
Kesulitannya terletak pada keanekaragaman karakteristik
bidang studi di jurusan,adanya kuliah mayor-minor (dalam
struktur kurikulum) ,ketidak taatan
dalam
menggunakan
kalender akademik yang -disusun oleh BAAK. Menurut Loyd
C.Oleson, hambatan lain juga bisa timbul karena penyusun
an kalender akademik yang tidak profesional.
Proses penyampaian informasi tentang Perkuliahan,su
dah mengikuti siklus sistem artinya arus informasi itu
dari BAAK ke fakultas,jurusan,dosen,koordinator MKDU,MKDK,
UPPL,LPM dan kembali lagi ke BAAK. Karena jaraknya panjang
maka banyak distorsi yang mengakibatkan komunikasi tidak
210
mencapai sasarannya misalnya si penerima pesan tidak me-
ngindahkan isi pesan itu apalagi yang berbentuk formal
(tertulis dan berisi perintah). Komunikasi yang mutualistik
masih perlu dikembangkan khususnya untuk membina kerjasama
antara IKIP dengan pihak lain di luar institut, yang me
nunjang kelancaran proses perkuliahan.
Gangguan proses komunikasi pada subsistem ujian te
ngah dan akhir semester ialah keterlambatan pelaporan ha
sil-hasil ujian dari dosen kepada Pusat Komputer atau ke
BAAK. Untuk meningkatkan kualitas akademik dari para do
sen bidang studi di fakultas sudah dirintis ada forum per
tukaran informasi ilmiah dalam bentuk diskusi ilmiah yang
diperkirakan erat kaitannya dengan kemampuhan mengembang
kan v/awasan berpikir ilmiah,kemampuhan menulis,meneliti,
membimbing skripsi mahasiswa (karya tulis). Sebagai forum
pertukaran informasi kesempatan itu belum dimanfaatkan oleh
para dosen dengan sebaik-baiknya. Langsung atau tidak lang
sung kesempatan untuk mengembangkan diri dari dosen akan
berpengaruh secara hipotetik terhadap penyelesaian tugas
akademik seperti perkuliahan,ujian akhir program,penyele
saian studi para mahasiswa dan last but not least terhadap
kualitas
lulusan.
Pada subsistem Wisuda, pengorganisasiannya memerlu
kan' koDrdinasi antar unit dan penyelenggaraannya
perlu
diinformasikan dengan memperhatikan jadwal kegiatan yang
sudah direncanakan. Informasi itu perlu bukan untuk mak
sud seremonial saja akan tetapi juga untuk melayani maha
211
siswa agar memperoleh kemudahan pada penyelesaian
data
akademik yang final dari berbagai unit kerja yang terli
hat dalam pelaksanaan subsistem wisuda.
6. Kesatuan Perintah.
Kesatuan perintah merupakan salah satu prinsip orga-
nisasi/menejemen dari Fayol yang bisa ditemukan pada or
ganisasi yang hirarkhis dan mempunyai hubungan lini de ngan bawahannya.
Hubungan lini antara rektor dengan dekan,kepala biro,
kepala lembaga,pimpinan jurusan dan UPT diatur dalam orga
nisasi perguruan tinggi menurut PP 05/1980. Rektor mempu
nyai otoritas melalui jalur formal pada struktur organi
sasi yang bersangkutan dengan pelaksanaan teknis seleksi
sepanjang masih ada kaitan dengan tugas unit atau perso-
nil di lingkungan IKIP. Demikian pula kebijakan dan kepu
tusan penting ataupun keputusan rutin yang bersangkutan
dengan kelancaran pelaksanaan trid&arma perguruan tinggi.
Keputusan" yang„ dibuat secara formal akan mengikat kepada
personil/pelaksana ,yang ada. Sebaliknya dari personil/pelaksana berkewajiban menyampaikan laporan dan tanggung ja
wab pelaksanaan tugas itu
secara vertikal.
Kondisi pelaksanaan prinsip "kesatuan perintah" se
perti itulah yang dituntut oleh sistem organisasi pergu
ruan tinggi. Apabila "kesatuan perintah" digunakan untuk
menilai pelaksanaan sistem administrasi akademik masih da
pat dicatat adanya beberapa masalah di lapngan. Kegiatan
registrasi,penyusunan kalender akademik,pelaksanaan per-
212
kuliahan,perkuliahan remedial yang tidak berjalan,penye
lesaian studi mahasiswa, memberikan bukti-bukti kuat bah
wa "kesatuan perintah" secara formal sudah berlangsung.
Baik perintah maupun laporan pertanggung jawaban pelaksa
naan tugas sudah memenuhi tuntutan sistem. Akan tetapi di
balik itu secara materil kualitas pelaksanaan perintah dan
pertanggung jawaban pada dasarnya belum bisa diklasifika-
sikan kepada mekanisme sistem yang efektif. Banyaknya in
tervensi seperti yang sudah digambarkan pada bab IV di ma
sing-masing subsistem dapat ditafsirkan dengan kriteria ini
bahwa "nilai" suatu perintah dari atasan kepada bav/ahan me
lalui fungsi "commanding" perlu disertai dengan "monitor
ing" dan controlling dan penggunaan pendekatan partisipatif dalam kepemimpinan.
Itulah beberapa pembahasan,diskusi dan untuk sebaha
gian juga S3xan tentang pelaksanaan sistem a.dministrasi
akademik dilihat dari enam kriteria yang dikemukakan.
B. Kesimpulan dan saran.
Setelah memperhatikan pengumpulan data,pengolahan,ana
lisis dan diskusi, maka efektivitas pelaksanaan sistem ad
ministrasi akademik IKIP Bandung dapat disimpulkan sebagai
berikut.
1. Kejelasan tujuan dan keterikatan para pelaksana
sistem administrasi akademik dengan tujuan, secara esensil
akan menjadi pengikat sekaligus arah kegiatan pelaksanaan
nya. Hampir pada semua subsistem masih muncul masalah di
sebabkan oleh ketidak terikatan oleh tujuan,kurang ."rasa
213
memiliki" dan keterlibatannya dalam mencapai tujuan belum
berada pada kondisi partisipatif.
2. Prosedur kerja dan alur kegiatan a.tau flows pada
keseluruhan proses sistem administrasi akademik belum di
tafsirkan seragam dan proporsional menurut tuntutan sistem.
Secara teknis masih ada keterlambatan dan deviasi dari pro
sedur yang berlaku di setiap subsistem. Dilihat dari krite
ria ini efektivitas sistem juga masih kurang.
5. Pengaturan dan ketepatan waktu dalam bentuk tahapan
kegiatan,kalender akademik,jadwal kuliah sebagaimana yang
dirancang dalam satu rangkaian proses, masih menunjukkan
adanya dispensasi dan toleransi. Hal ini berarti ad? ke
giatan di luar sistem yang bisa menjadi indikasi terhadap
kurang efektifnya sistem administrasi akademik menurut kri
teria ini.
4. Pola koordinasi yang mutlak perlu untuk pencapaian
tujuan yang efisien intensitasnya belum terpadu.Adanya dis
tribusi tugas dan adanya otoritas formal untuk menyelesaikan
kegiatan sistem pada pelaksanaannya masih disertai oleh in
tervensi yang lain yang dimaksudkan untuk menjaga mekanis
me sistem itu secara operasional. Kelemahan dan kekurangan
beroperasinya sistem seperti itu memberi petunjuk bahwa sis
tem belum efektif dilihat dengan kriteria tersebut.
5. Pola komunikasi yang menghubungkan pesan,ide,perin
tah, informasi, data, laporan antara pihak sender kepada re
ceiver, sudah berlangsung melalui berbagai jalur vertikal,
horisontal,diagonal. Walaupun begitu secara total pola ko-
214
munikasi masih berpeluang untuk diupayakan lebih intensif
sehingga pelaksanaan sistem menjadi lebih efektif.
6. Kesatuan perintah yang dapat ditafsirkan sebagai
kewenangan penuh untuk memberi perintah dan mengambil ke
putusan serta kepada siapa para bawahan harus melapor,su
dah dilaksanakan pada proses managing sistem administrasi
akademik IKIP Bandung. Perintah dan laporan sudah berlang
sung sesuai dengan jalur formal dan struktural tetapi bo-
botnya secara kualitatif materil masih perlu ditingkatkan
agar seluruh personil/unit/pelaksana berpartisipasi dalam
proses kegiatan sistem yang sekaligus untuk memberi kesem
patan kretaif ikut memecahkan masalah intern maupun ekstern
keorganisasian.
Secara umum dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan sis
tem administrasi akademik IKIP Bandung belum efektif sehing
ga masih diperlukan pengelolaan dan penyempurnaan mekanis
me sistem secara berencana dan sistemik. Menghadapi tuntut
an yang makin besar (calon mahasiswa secara kuantitatif )
maupun tuntutan kualitatif untuk menghasilkan alumni yang
bermutu sesuai dengan kebutuhan lapangan, dapatlah disarankan hal-hal sebagai berikut:
(a) para pendukung mekanisme sistem administrasi akademik,
unit-unit organisasi pada jalur struktural maupun fungsional,unsur pimpinan,pembantu pimpinan,pelaksana,unsur penun-••
jang dan instalasi,kesemuanya perlu dilibatkan dan perlu
memiliki wawasan yang sama tentang sistem administrasi aka-
215
demik seperti yang dikehendaki oleh PP 05/1980.
(b) kebijakan oleh lembaga dan pelaksanaannya oleh fakul
tas, jurusan, dosen, tenaga teknis administratif,dalam fung
si dan peranannya masing-masing secara proporsional perlu
merujuk kepada keberlakuan sistem administrasi akademik
yang ada yang sudah dinyatakan berlaku.
Penerapan sistem administrasi akademik,pemgembangan
dan penyempurnaannya di IKIP Bandung, selain memperhati
kan karaketristik landasan dan tujuan, struktur
dan alur kegiatan seperti yang dikemukakan ,
sistem
terdahulu,
perlu memperhatikan alternatif yang baru ataupun modifikasi atas dasar balikan dari lapangan. Sistem administra
si akademik IKIP Bandung dirancang dan diterapkan untuk
mencapai efisiensi dan efektivitas pengelolaan IKIP,maka
dari itu tidak mungkin sistem itu tertutup dan statis.
Sasaran pengembangan dan penyempurnaan sistem admi
nistrasi akademik itu arahnya perlu difokuskan kepada:
(a) Pemantapan dan pengembangan daya kemampuhan sistem
dalam mengelola proses pendidikan di IKIP Bandung.
(b) Penerapan dan pemanfaatan teknologi komputer untuk
memberi kemudahan administrasi akademik.
(c) Pengembangan prosedur kerja dan alur kegiatan
yang
seragam di lingkungan IKIP Bandung.
(d) Peningkatan pelayanan kepada mahasiswa.
(e) Peningkatan partisipasi dari semua pihak yang mera
sa terikat oleh tugas dalam unit kerja langsung atau
pun tidak langsung dengan proses pelaksanaan sistem.