Pengembangan sistem informasi penggajian PT. Mustika Abadi Sentosa

BAB I

PENDAHULUAN

Pada bab ini penulis menguraikan tentang latar belakang perlunya pengembangan sistem, rumusan permasalahan, batasan permasalahan, tujuan dari penelitian, manfaat penelitian, metodologi penelitian dan sistematika penulisan laporan.

1.1 Latar Belakang Masalah

Salah satu kebutuhan yang sangat besar akan teknologi informasi saat ini adalah kebutuhan akan sistem informasi. Sistem informasi begitu berperan sangat penting dalam kehidupan suatu organisasi atau perusahaan, karena dengan penggunaan sistem informasi dapat meningkatkan kinerja sebuah perusahaan dalam pengelolaan proses produksi, pengelolaan keuangan maupun pengelolaan sumberdaya yang dimiliki lainnya. Dengan sistem informasi dapat menjadikan proses penyelesaian suatu pekerjaan menjadi lebih mudah, cepat dan tepat. Karena adanya keuntungan-keuntungan itulah, suatu perusahaan terus berusaha mendapatkan sebuah sistem yang paling sederhana namun dapat menghasilkan kinerja terbaik dan mudah digunakan olehuser mereka.

Demikian halnya dengan PT. Mustika Abadi Sentosa (dikenal dengan PT. MAS) yang selama ini telah mempergunakan teknologi komputer dalam pengolahan data-datanya, baik data karyawan, data absensi maupun data keuangan atau proses penggajian karyawan, mereka (para staf) terus pula mencari sebuah sistem yang sederhana namun paling mudah untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Hal ini

didasari pula oleh bertambahnya jumlah karyawan yang dimiliki. Sehingga data-data yang harus diolahpun menjadi semakin banyak dan rumit.

PT. Mustika Abadi Sentosa merupakan perusahaan yang bergerak dibidang perkontraktoran, salah satu dari sekian banyak kontraktor yang ada di kawasan PT. Indocement Tunggal Prakasa, Tbk (PT. ITP, Tbk), Bogor. Karena kinerja yang dihasilkannya dianggap memuaskan maka PT. Mustika Abadi Sentosa mendapat tempat yang layak di wilayah area kerja PT. ITP. Oleh karena itu, PT. Mustika Abadi Sentosa tidak mau menyia-nyiakan kesempatan yang telah didapat dan terus meningkatkan kinerjanya, baik dalam hal pelayanan kepada PT. ITP sendiri maupun dalam pelayanan dan proses pengelolaan para karyawan yang merupakan kunci utama kesuksesan kinerja perusahaan. Maka untuk memenuhi semua itu, PT. Mustika Abadi Sentosa harus memiliki sebuah sistem yang benar-benar dapat diandalkan.

Proses pengelolaan data PT. Mustika Abadi Sentosa sudah semi terkomputerisasi, artinya data-data yang didapat melalui form-form isian lalu diinput ke komputer menggunakan program aplikasi pengolah kata seperti Microsoft Word dan Microsoft Excel. Namun hal ini dianggap sudah tidak relevan lagi, sehingga timbul beberapa permasalahan, diantaranya :

a. Adanya keterlambatan dalam proses pemasukan (entry) data, pencarian

(searching) data dan perubahan (editing) data serta penghapusan (deleting) data.

b. Proses absensi karyawan berupa form-form isian, karyawan hanya menandatangani sebagai bukti kehadiran. Hal ini dapat mengakibatkan adanya kecurangan karyawan dalam melakukan absen sehingga dapat merugikan pihak perusahaan.

c. Proses perhitungan jam kerja dan jam lembur (overtime) serta pembuatan laporan slip gaji secara manual (menggunakan kalkulator), hal ini membutuhkan ketelitian dan memakan waktu yang cukup lama sehingga proses pembayaran gaji karyawan sering terlambat.

d. Jumlah jam kerja karyawan tidak dimasukan secara rinci ke dalam slip gaji, hal ini menimbulkan protes dari beberapa karyawan karena merasa total jumlah jam kerja dan jumlah jam lembur(overtime) mereka tidak sesuai dengan jumlah jam kerja yang mereka lakukan.

Untuk mengatasi masalah tersebut diperlukan adanya sistem infomasi yang lebih relevan agar dapat mengelola data-data yang ada sehingga menghasilkan informasi yang cepat dan akurat.

Berdasarkan hal inilah penulis tertarik untuk melakukan penelitian yang berkaitan dengan sistem informasi penggajian pada PT. Mustika Abadi Sentosa serta mencoba mecarikan alternatif solusi dengan memberikan usulan rancangan sistem informasi penggajian yang penulis susun dalam tugas akhir dan diberi judul

“Pengembangan Sistem Informasi Penggajian PT. Mustika Abadi Sentosa”.

1.2 Rumusan Masalah

Dari uraian latar belakang di atas, maka dapat disimpulkan bahwa permasalahannya adalah :

a. Bagaimana mempermudah dan mempercepat pengolahan data penggajian. b. Bagaimana merancang suatu Sistem Informasi Penggajian sesuai dengan

karyawan, pengelolaan data absensi, pengelolaan perhitungan gaji karyawan dan pengelolaan rincian laporan-laporannya.

1.3 Batasan Masalah

Penelitian ini ditujukan kepada PT. Mustika Abadi Sentosa khususnya pada bagian penggajian sebagai salah satu kontraktor yang berada di kawasan PT. Indocement Tunggal Prakasa. Mengingat luasnya permasalahan Sistem Informasi sebuah perusahaan, maka penelitian ini dibatasi pada bagian penggajian yang meliputi proses pengelolaan data karyawan, proses absensi karyawan, proses perhitungan gaji karyawan serta proses pembuatan laporan-laporannya.

Program aplikasi yang penulis rancang bersifat multiuser dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 sebagai bahasa pemrogramannya, Microsoft Access 2003 sebagai basis datanya serta Cystal Report 8.5 untuk pembuatan laporannya.

1.4 Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian Sistem Informasi Penggajian pada PT. Mustika Abadi Sentosa ini adalah:

1. Merancang dan membuat kerangka sistem penggajian agar mempermudah PT. Mustika Abadi Sentosa, khususnya bagian penggajian dalam proses pengelolaan gaji karyawan dengan cara mengintegrasikan langsung ke bagian absensi.

2. Terwujudnya Software Sistem Informasi Penggajian PT. Mustika Abadi Sentosa yang dapat memberikan sumbangan bagi pengembangan optimalisasi

penerapan teknologi informasi pada tingkat perusahaan dalam rangka peningkatan pelayanan dan kinerja bagian penggajian.

1.5 Manfaat Penelitian

Dari penelitian terhadap Sistem Informasi Penggajian PT. Mustika Abadi Sentosa ini dapat diperoleh manfaat bagi beberapa pihak, antara lain :

1.5.1 Bagi User (PT. Mustika Abadi Sentosa)

a. Untuk mempertahankan dan meningkatkan kinerja perusahaan. b. Mempermudah proses pengelolaan data, yaitu data karyawan,

data absensi dan data gaji.

c. Mempermudah proses perhitungan jam kerja dan jam lembur

(overtime) karyawan.

d. Mempermudah pembuatan laporan, baik laporan data karyawan, laporan rekapitulasi absen maupun laporan penggajian karyawan.

1.5.2 Bagi Penulis

a. Untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan strata satu (S1) program studi Sistem Informasi Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

b. Mengaplikasikan dan mengembangkan ilmu serta kemampuan yang penulis miliki pada kehidupan nyata.

c. Menambah wawasan dan pengalaman penulis tentang sistem informasi, khususnya dalam mengembangkan sistem informasi penggajian.

1.6 Metodologi Penelitian

1.6.1 Metode Pengumpulan Data

Ada dua metode yang penulis gunakan dalam pengumpulan data, yaitu Studi Lapangan (Field Research) dan Studi Pustaka

(Library Research)(Nofiyanti, 2006:6).

1.6.1.1 Studi Lapangan(Field Research)

Studi lapangan adalah suatu studi pengamatan yang dilakukan secara langsung, diantaranya dengan cara :

a. Wawancara (Interview)

Yaitu teknik pengumpulan data dengan cara melakukan tanya jawab secara langsung dengan bagian penggajian PT. Mustika Abadi Sentosa. Topik wawancara meliputi, profil perusahaan, prosedur sistem yang berjalan dan permasalahan serta hambatan yang dihadapi.

b. Observasi (Observation)

Yaitu teknik pengumpulan data dengan cara melihat atau mengamati langsung cara kerja sistem penggajian. Dimana observasi ini dilakukan pada bagian penggajian PT. Mustika Abadi Sentosa, sejak bulan desember 2006 sampai bulan februari 2007.

1.6.1.2 Studi Pustaka(Library Research)

Studi pustaka yaitu teknik pengumpulan data dengan cara membaca atau mencari literatur baik berupa buku maupun tulisan-tulisan yang ada kaitannya dengan judul untuk membantu penulisan tugas akhir.

1.6.2 Metode Pengembangan Sistem

Dalam penyusunan tugas akhir ini penulis menggunakan metode pengembangan Sistem melalui pendekatan terstruktur dengan menerapkan tiga kegiatan utama dalam tahap siklus hidup pengembangan sistem/System Develovement Life Cycle(SDLC) yaitu analisa, perancangan dan implementasi (Ladjamudin, 2005:38). 1.6.2.1 Analisa

Pada tahap analisa ini diidentifikasi permasalahan, kesempatan yang ada dan hambatan-hambatan apa saja yang terjadi. Kemudian dievaluasi ulang sehingga dapat menemukan usulan-usulan rekomendasi kebutuhan sistem yang perlu dikembangkan, dari usulan-usulan tersebut dipilih usulan yang terbaik.

1.6.2.2 Perancangan

Pada tahap ini, dibuat rancangan secara rinci dari sistem baru yang diusulkan dan yang terbaik hasil analisa, diantaranya:

a. Perancangan sistem yang meliputi penggambaran sistem dengan Data Flow Diagram Level 0 (Diagram Konteks), Data Flow Diagram Level 1 sampai Data Flow Diagram Level 3.

b. Perancangan file yang meliputi perancangan basis data dengan Diagram-ER, Normalisasi dan Kamus Data.

c. Perancangan masukan (Input) dan perancangan keluaran

(Output) yang meliputi perancangan form-form menu program.

1.6.2.3 Implementasi

Pada tahap implementasi ini mulai dilakukan penulisan(Coding)

program dengan menggunakan Bahasa Pemrograman Visual Basic 6.0, Microsoft Access 2003 sebagai Basis Data dan Crystal Report 8.5 untuk pembuatan laporan-laporannya.

1.7 Sistematika Penulisan

Untuk mempermudah format penulisan, maka skripsi ini dibagi dalam Lima Bab yang diuraikan dalam berbagai sub bab. Adapun sistematika penulisan sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Meliputi latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metodologi penelitian dan sistematika penulisan laporan.

BAB II LANDASAN TEORI

Meliputi teori-teori yang melandasi pokok permasalahan mengenai pengembangan program aplikasi penggajian.

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

Meliputi metode-metode yang penulis gunakan dalam memperoleh data yang diperlukan maupun metode-metode yang penulis pakai dalam pengembangan sistem informasi penggajian. BAB IV PEMBAHASAN

Meliputi gambaran umum objek penelitian (Profil, sistem kerja dan prosedur, formula penggajian, struktur organisasi, tugas dan tanggungjawab serta visi dan misi PT. Mustika Abadi Sentosa) dan penerapan langkah-langkah SDLC untuk menghasilkan sebuah program aplikasi sistem informasi penggajian PT. Mustika Abadi Sentosa.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

Meliputi kesimpulan dari hasil pembahasan bab-bab sebelumnya dan saran-saran yang diberikan demi kemajuan perusahaan dan sebagai tindak lanjut dari penelitian berikutnya.

Kemudian penulis mencantumkan berbagai pustaka yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini dan melampirkansource code program yang disusun dalam DAFTAR PUSTAKA dan LAMPIRAN.

BAB II

LANDASAN TEORI

Pada bab ini akan diuraikan teori-teori umum dan khusus yang berhubungan dengan penelitian tugas akhir, yakni:

2.1. Konsep Dasar Sistem

2.1.1. Pengertian Sistem

Sistem didefinisikan kedalam dua kelompok pendekatan, yaitu pendekatan yang menekankan pada prosedurnya dan pendekatan yang menekankan pada komponen atau elemennya.

Menurut Jerry FitzGeral et. Al. Dalam bukunya yang berjudul

Fundamentals of Systems Analysis (edisi kedua; New York: John Willey &

Sons,1981) mendefinisikan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedurnya adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.

Sedangkan pendekatan yang menekankan pada komponen atau elemennya menyebutkan bahwa Sistem adalah kumpulan komponen yang saling berkaitan dan bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan tertentu (Ladjamudin, 2005:2).

Dari dua pengertian diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa pengertian sistem adalah kumpulan dari beberapa elemen yang saling berinteraksi dan bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

2.1.2. Pengertian Data dan Informasi

Menurut Ladjamudin (2005:8), Data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Sedangkan Haryanto (2004:3) mengatakan, data adalah rekaman mengenai fenomena/fakta yang ada atau yang terjadi.

Dari dua definisi tersebut penulis dapat menyimpulkan bahwa data merupakan fakta dari sesuatu atau kejadian yang kita hadapi.

Menurut Jogiyanto HM (2005:8) Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Adapun Davis (dalam Ladjamudin, 2005:8) mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti dan berguna bagi penerimanya untuk mengambil keputusan masa kini maupun yang akan datang

Dari dua definisi diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa pengertian informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan dapat memberikan nilai bagi penerimanya.

2.1.3. Pengertian Sistem Informasi

Robert A. Leitch et al. (dalam Saputra, 2007 : 12) mendefinisikan sistem informasi sebagai berikut :

”Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.

Sedangkan Jeffrey L. Whitten, Lonnie D. Bentley and Kevin C. Dittman. (2006:45) mendefinisikan Sistem Informasi secara umum sebagai berikut :

”Sistem Informasi adalah sekelompok elemen-elemen dalam suatu organisasi yang saling berintegrasi dengan menggunakan masukan, proses dan keluaran dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan dan dapat digunakan untuk membantu pengambilan keputusan yang tepat”

2.2. Konsep Dasar Sistem Penggajian

2.2.1 Pengertian Sistem Penggajian

Dessler mengatakan (dalam Samsudin, 2006:189), gaji adalah

sesuatu yang berkaitan dengan uang yang diberikan kepada karyawan. Ia berpendapat bahwa sistem pembayaran dapat dibedakan berdasarkan

waktu kinerja danhasil kinerja. Sedangkan Amstrong dan Murlis dalam

bukunya yang berjudul Pedoman Praktis Sistem Penggajian,

berpendapat gaji merupakan bayaran pokok yang diterima oleh seseorang.

Dari dua pendapat diatas penulis menarik kesimpulan bahwa gaji merupakan uang yang didapat seseorang/karyawan dengan jumlah dan dalam periode tertentu.

Sistem Penggajian merupakan fungsi penting yang menjadi tanggungjawab Manajemen Sumber Daya Manusia. Menurut Amstrong dan Murlis (dalam Riswantini, 2005:2), Sistem Penggajian adalah proses yang menentukan tingkat penggajian pegawai, memantau atau mengawasi, mengembangkan serta mengendalikan gaji pegawai.

2.2.2 Kedudukan Sistem Penggajian

Sebagaimana telah disebutkan sebelumnya bahwa sistem penggajian berada dibawah tanggungjawab manajemen sumber daya manusia. Sistem Informasi Sumber Daya manusia (SISDM), menurut Soendoro dan Haryanto (2005:146) biasanya dikenal dengan Human

Resources Management Information System (HRMIS) terdiri dari beberapa subsistem, diantaranya yaitu :

a. Subsistem Penggajian, merupakan subsistem yang berkaitan dengan penggajian, upah dan tunjangan. Subsistem ini merupakan bagian dari SIA (Sistem Informasi Akuntansi).

b. Subsistem Riset SDM, menangani penelitian tentang analisis dan evaluasi jabatan, serta penelitian tentang keluhan yang disampaikan karyawan.

c. Subsistem Inteligent Riset, merupakan subsistem yang menggunakan informasi luar yang berhubungan dengan mitra kerja.

d. Subsistem Perencanaan, menangani identifikasi SDM perusahaan yang digunakan untuk menentukan sasaran jangka panjang perusahaan

e. Subsistem Perekrutan, menangani aktivitas yang berhubungan dengan perekrutan karyawan.

f. Subsistem manajemen tenaga kerja, meningkatkan kemampuan karyawan dengan cara pelatihan.

g. Subsistem pelaporan lingkungan, menghasilkan laporan untuk lingkungan perusahaan, terutama untuk pemerintah dan serikat buruh.

2.2.3 Cara Penetapan Gaji

Menurut Samsudin (2006:189) Ada dua cara yang dipakai untuk menetapkan gaji karyawan, yaitu berdasarkan waktu dan jumlah

produksi. Gaji berdasarkan waktu berarti jumlah waktu seorang

karyawan berada ditempat kerja. Cara inilah yang dipakai ditempat penulis mengadakan penelitian, dimana pembayaran gaji karyawan dilakukan perdua mingguan. Sedangkan gaji berdasarkan jumlah produksi berarti proses pembayaran gaji didasarkan atas jumlah produksi yang dihasilkan atau dikenal sebagai kerja borongan

(piecework).

2.3. Siklus Hidup Pengembangan Sistem (System Development Life

Cycle/SDLC)

Pengembangan sistem (System Development) berarti proses untuk memperbaiki sistem lama atau sistem yang sedang berjalan sehingga terbentuk sebuah sistem baru yang lebih baik lagi.

Pengembangan sistem tidak dapat dilepaskan dari daur hidup pengembangan sistem (System Development Life Cycle = SDLC). Menurut Woolf et al. (1986) (dalam Nofiyanti, 2006:16) menyatakan bahwa Daur Hidup Pengembangan Sistem adalah suatu urutan atau tahapan dari aktifitas yang berhubungan erat, yang dikerjakan oleh orang-orang yang terlibat dalam sistem informasi bersama-sama dengan pemakai akhir (end user) dengan

tujuan untuk membangun sistem informasi yang berbasiskan komputer

(computer based information).

Secara garis besar ada tiga kegiatan utama yang bisa dijadikan metodologi dalam melaksanakan pengembangan sistem yaitu: tahap analysis, tahap design dan tahap implementation. Tiga tahap inilah yang penulis terapkan dalam proses pengembangan sistem informasi penggajian PT. Mustika Abadi Sentosa.

2.3.1 Tahap Analisa

Pada tahap analisa ini diidentifikasi permasalahan, kesempatan yang ada dan hambatan-hambatan apa saja yang terjadi Kemudian dievaluasi ulang sehingga dapat menemukan usulan-usulan sebagai rekomendasi kebutuhan sistem yang perlu dikembangkan, dari usulan-usulan tersebut dipilih usulan-usulan yang terbaik.

Tahap analisis merupakan suatu tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan didalam tahap ini akan menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya.

2.3.2 Tahap Perancangan

Pada tahap ini, dibuat rancangan secara rinci dari sistem baru yang diusulkan, diantaranya:

a. Perancangan Sistem yang meliputi Data Flow Diagram Level 0 (Diagram Konteks), Data Flow Diagram Level 1 sampai Data Flow Diagram Level 3.

b. Perancangan file merupakan perancangan basis data yang meliputi

Entity Relationship Diagram (ERD), Normalisasi dan Kamus Data.

c. Perancangan masukan (Input) dan perancangan keluaran (Output)

yang meliputi form-form menu program.

2.3.3 Tahap Implementasi

Pada tahap ini dilakukan penulisan program aplikasi menggunakan bahasa pemrogramman visual basic versi 6.0, kemudian dilakukan pengujian terhadap program. Setelah program diuji dan dinyatakan sudah dapat berjalan sesuai yang diharapkan, langkah selanjutnya adalah penginstallan program, pelatihan kepada user serta pergantian program lama dengan program baru.

2.4. Alat Perancangan Sistem

Perancangan Sistem adalah tahap dalam pengembangan sistem setelah tahap analisa sistem, dimana pada tahap inilah akan dibuat sketsa dari sistem.

Berbagai alat yang digunakan dalam perancangan sistem antara lain bagan alir (Flowchart), diagram alir data (Data Flow Diagram / DFD) dan

Kamus Data (Data Dictionary).

2.4.1 Flowchart (Bagan Alir) 2.4.1.1 PengertianFlowchart

Menurut Ladjamudin (2005:263), Flowchart adalah bagan-bagan yang mempunyai arus yang menggambarkan

langkah-langkah penyelesaian suatu masalah. Ada dua macam

flowchart yang menggambarkan proses dengan komputer, yaitu:

a. SYSTEM FLOWCHART, yaitu Bagan yang memperlihatkan

urutan proses dalam sistem dengan menunjukan alat input, output serta jenis media penyimpanan dalam proses pengolahan data.

b. PROGRAM FLOWCHART, yaitu Bagan yang

memperlihatkan urutan instruksi yang digambarkan dengan simbol tertentu untuk memecahkan masalah dalam suatu program.

2.4.1.2 SimbolFlowchart

Flowchart disusun dengan simbol, simbol ini dipakai

sebagai alat Bantu menggambarkan proses di dalam program. simbol-simbol yang digunakan dapat dibagi menjadi tiga kelompok, yaitu:

a. Flow Direction Symbols(Simbol penghubung/alur)

Simbol yang digunakan untuk menghubungkan antara simbol yang satu dengan simbol yang lain. Simbol ini disebut

juga connecting line. Simbol-simbol tersebut dapat dilihat

Tabel 2.1Flow Direction Symbols(Simbol penghubung)

No. Simbol Uraian

1. Simbolflow / arus Untuk menyatakan jalannya arus suatu proses

2. Simbol communication link

Untuk menyatakan bahwa adanya transisi suatu data / informasi dari satu lokasi ke lokasi lainnya.

3. Simbolconnector Untuk menyatakan sambungan dari satu proses ke proses lainnya dalam halaman / lembar yang sama

4. Simboloffline connector Untuk menyatakan sambungan dari satu proses ke proses lainnya dalam halaman/lembar yang berbeda

b. Processing Symbols (Simbol proses)

Simbol yang menunjukkan jenis operasi pengolahan dalam suatu proses/prosedur. Simbol-simbol proses dapat dilihat pada tabel 2.2 berikut ini:

Tabel 2.2Processing Symbols(Simbol Proses)

No. Simbol Uraian

1. SimbolProcess Untuk menunjukan

kegiatan atau proses yang dilakukan secara komputerisasi

2. SymbolManual Untuk menyatakan suatu tindakan (proses) yang tidak dilakukan oleh komputer (manual). 3. SimbolDecision/Logica Untuk menunjukan suatu

kondisi tertentu yang akan menghasilkan dua kemungkinan jawaban, Ya/Tidak .

4. Symbol Predefined Process

Untuk menyatakan penyediaan tempat penyimpanan suatu pengolahan untuk memberi harga awal.

5. SymbolTerminal Untuk menyatakan

permulaan atau akhir suatu program.

6. Symbol Keying

Operation

Untuk menyatakan segala jenis operasi yang diproses dengan menggunakan suatu mesin yang berkeyboard.

7. SimbolOff-line Storage Untuk menunjukan bahwa data dalam symbol ini akan disimpan ke suatu media tertentu.

8. SymbolManual Input Untuk memasukan data secara manual dengan menggunakan online keyboard

c. Input-output Symbols (simbol input-output)

Simbol yang menunjukkan jenis peralatan yang digunakan sebagai media input-output. Simbol-simbol tersebut dapat dilihat pada tabel 2.3 berikut ini:

Tabel 2.3Input-Output Symbols (simbol Input-Output)

No. Simbol Uraian

1. SimbolInput-output Untuk menyatakan proses input dan output tanpa tergantung dengan jenis peralatannya.

2. SimbolPunched Card Untuk menyatakan input berasal dari kartu atau output ditulis ke kartu. 3. SimbolMagnetic-tape unit Untuk menyatakan

input berasal dari pita magnetic atau output disimpan ke pita magnetic.

4. SimbolDisk Storage Untuk menyatakan input berasal dari disk atau output disimpan ke disk.

5. SimbolDocument Untuk mencetak

laporan ke printer

6. SimbolDisplay Untuk menyatakan

peralatan output yang digunakan berupa layar (video, komputer).

2.4.1.3 Pedoman Penulisan Flowchart

Menurut Fitzgeral et al.(1981:278) (dalam Jogiyanto HM, 2005:795), disebutkan bahwa dalam membuat suatu bagan alir atau flowchart ada beberapa pedoman yang harus diperhatikan, diantaranya:

a. Flowchart sebaiknya digambar dari atas ke bawah dan mulai dari kiri dari suatu halaman.

b. Kegiatan di dalam flowchart harus ditunjukan dengan jelas.

c. Harus ditunjukan dari mana kegiatan akan dimulai dan dimana akan berakhirnya.

d. Masing-masing kegiatan di dalam flowchart sebaiknya digunakan suatu kata yang mewakili suatu pekerjaan.

e. Masing-masing kegiatan di dalam flowchart harus di dalam urutan yang semestinya.

f. Kegiatan yang terpotong dan akan disambung di tempat lain harus ditunjukan dengan jelas menggunakan simbol penghubung.

g. Gunakan simbol-simbol flowchart yang standar.

2.4.2 Data Flow Diagram (DFD)

Diagram aliran data atau Data Flow Diagram (DFD) merupakan alat yang cukup populer karena dapat menggambarkan arus data didalam sistem dengan terstruktur dan jelas serta merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.

Menurut Ladjamudin (2005:64), Diagram aliran data merupakan model dari sistem untuk menggambarkan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil.

2.4.2.1 Komponen DFD

Data Flow Diagram mempunyai empat komponen, yaitu

External Entity, Data Flow, Processdan Data Store.

a. External Entity (Kesatuan Luar)

Sesuatu yang berada di luar sistem, tetapi ia memberikan data ke dalam sistem atau memberikan data dari sistem. External

informasi dirancang untuk satu bagian (departemen) maka bagian lain yang masih terkait menjadi external entity.

Gambar 2.1 External Entity

Pedoman pemberian nama external entity (kesatuan luar) adalah sebagai berikut :

1) Nama terminal berupa kata benda.

2) Terminal tidak boleh memiliki nama yang sama kecuali memang objeknya sama, jika terjadi demikian maka terminal ini perlu diberi garis miring pada pojok kiri atas.

b. Data Flow (Arus Data)

Arus data (gambar 2.2) merupakan tempat mengalirnya informasi dan digambarkan dengan garis yang menghubungkan komponen dari sistem. Arus data mengalir diantara proses, data store dan menunjukan arus data dari data yang berupa masukan untuk sistem atau hasil proses sistem.

Gambar 2.2 Data Flow

Pedoman pemberian nama data flow/arus data adalah sebagai berikut:

1) Nama aliran data yang terdiri dari beberapa kata dihubungkan dengan garis sambung.

2) Tidak boleh ada aliran data yang memiliki nama yang sama, dan pemberian nama harus mencerminkan isinya.

3) Aliran data yang terdiri dari beberapa elemen dapat dinyatakan dengan grup elemen.

4) Hindari penggunaan kata ‘data’ dan ‘informasi’ untuk memberi nama pada aliran data.

5) Sedapat mungkin nama aliran data ditulis lengkap.

6) Nama aliran data yang masuk tidak boleh sama dengan nama yang keluar dari suatu proses.

7) Aliran data yang masuk ke data store atau keluar dari data store tidak perlu diberi nama bila:

a) Aliran data sederhana dan mudah dipahami, dan

b) Aliran data menggambarkan seluruh data item (satu record utuh) 8) Tidak boleh ada aliran data dari terminal ke data store atau

sebaliknya karena terminal bukan bagian dari sistem, hubungan terminal dengan data store harus melalui proses.

c. Process (Proses)

Proses (gambar 2.3) merupakan apa yang dikerjakan oleh sistem. Proses dapat mengolah data atau aliran data masuk menjadi aliran data keluar. Proses berfungsi mentranformasikan satu atau

beberapa data masukan menjadi satu atau beberapa data keluaran sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan. Setiap proses memiliki satu atau beberapa masukan serta menghasilkan satu atau beberapa data keluaran. Proses sering pula disebutbubble.

Gambar 2.3 Process

Pedoman pemberian nama proses adalah sebagai berikut: 1) Nama proses terdiri dari kata kerja dan kata benda yang

mencerminkan fungsi proses tersebut.

2) Jangan menggunakan kata ‘proses’ sebagai bagian dari nama suatu process (bubble).

3) Tidak boleh ada proses yang memiliki nama yang sama. 4) Proses harus diberi nomor. Misalnya pada diagram nol

adalah 1.0, 2.0,3.0, dan seterusnya

5) Context diagram tidak perlu diberi nomor.

d. Data Store (Simpanan Data)

Simpanan data (gambar 2.4) merupakan tempat penyimpanan data pengikat data yang ada dalam sistem. Proses dapat mengambil dan memberikan data kepada data store.

Gambar 2.4 Data Store

Pedoman pemberian nama pada simpanan data adalah sebagai berikut:

1) Nama harus mencerminkan data store tersebut.

2) Bila namanya lebih dari satu kata maka harus diberi kata sambung.

2.4.2.2 Levelisasi DFD

Untuk memudahkan pembacaan DFD, maka penggambaran DFD disusun berdasarkan tingkatan atau level dari atas ke bawah. Menurut Ladjamudin (2005:64), level DFD dibagi menjadi Diagram Konteks, Diagram Nol/Zero (Overview Diagram) dan Diagram Rinci/Level Diagram

a. Conteks Diagram (Diagram Level 0)

Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input dan output dari sistem secara

b. Diagram Nol/Zero (Overview Diagram, Level 1)

Diagram Nol atau Diagram Level 1 adalah diagram yang menggambarkan proses dari data flow diagram. Diagram Nol memberikan pandangan secara menyeluruh mengenai sistem yang ditangani. Pada level ini sudah dimungkinkan adanya/digambarkannya data store yang digunakan. Keseimbangan input dan output antara diagram nol dengan diagram konteks harus terpelihara.

c. Diagram Rinci (Level Diagram/Level 2, Level 3, dan seterusnya)

Diagram rinci adalah diagram yang menguraikan proses apa yang ada dalam diagram zero atau diagram level di atasnya, dimana diagram ini adalah diagram paling bawah yang tidak dapat dibagi.

2.4.3 Kamus Data

Kamus data (data dictionary) menurut Ladjamudin (2005:70) adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data berfungsi untuk membantu pelaku sistem untuk mengartikan aplikasi secara detail dan mengorganisasikan semua elemen data dalam sistem secara akurat, sehingga pemakai dan penganalisa sistem mempunyai dasar pengertian yang sama tentang masukan, keluaran, penyimpanan dan proses.

Menurut Hadianto (2006:37) simbol-simbol kamus data dapat dilihat pada Tabel 2.4. berikut :

Tabel 2.4 Simbol Kamus Data

No Simbol Uraian

1 = Terdiri dari, mendefinisikan, diuraikan menjadi, artinya 2 + Dan

3 ( ) Opsional (boleh ada atau boleh tidak) 4 { } Pengulangan data

5 [ ] Memilih salah satu dari sejumlah alternative, seleksi

6 ** Komentar

7 @ Identifikasi attribut kunci

8 ! Pemisah sejumlah alternative pilihan antara simbol [ ]

2.5. Perancangan Basis Data

2.5.1 Konsep Dasar Basis Data

Menurut Fathansyah (2002:2), Basis Data terdiri dari dua kata, yaitu Basis dan Data. Basis kurang lebih dapat berarti markas atau tempat berkumpul. Sedangkan Data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek. Basis data sendiri dapat didefinisikan dalam sejumlah sudut pandang seperti :

a. Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasikan sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah.

b. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan.

c. Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis.

Adapun pengertian Basis data menurut Haryanto (2004:4) adalah kumpulan data yang saling berhubungan yang merefleksikan fakta-fakta yang terdapat di organisasi.

Penulis menarik kesimpulan Basis data berarti tempat berkumpulnya data-data yang saling berhubungan satu sama lain.

2.5.1.1 Diagram-ER/Entity Relationship Diagram(ERD)

Diagram-ER atauEntity Relationship Diagram (ERD) adalah suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan dalam sistem secara abstrak (Ladjamudin, 2005:142)

Tujuan dari diagram-ER adalah untuk menunjukan objek

data (entitas) dan hubungan relasi (Relationship) yang ada pada

Diagram-ER selalu dibuat secara bertahap, ada dua kelompok pentahapan yang bisa ditempuh di dalam pembuatan Diagram-ER, yaitu:

a. Tahap Pembuatan Diagram-ER awal(preliminary design)

b. Tahap Optimasi Diagram-ER(final design)

Langkah teknis yang dilakukan untuk menghasilkan Diagram-ER awal adalah:

1) Mengidentifikasikan dan menetapkan seluruh himpunan entitas yang akan terlibat

2) Menentukan atribut-atribut key dari masing-masing himpunan entitas

3) Mengidentifikasikan dan menetapkan seluruh himpunan relasi diantara himpunan entitas-himpunan entitas yang ada beserta

foreign-key-nya.

4) Menentukan Derajat/Kardinalitas relasi untuk setiap himpunan relasi.

5) Melengkapi himpunan entitas dan himpunan relasi dengan atribut-atribut deskriptif (nonkey)

2.5.1.2 Elemen Diagram-ER

Dengan mengacu kepada beberapa sumber, penulis mengelompokan bahwa elemen utama dari Entity Relationship

a. Entity (Entitas)

Entity (gambar 2.5) adalah segala sesuatu yang ada di

dalam sistem, nyata maupun abstrak dimana data tersimpan atau dimana terdapat data.

Gambar 2.5 Entity/Entitas

Entitas diberi nama dengan kata benda dan dapat dikelompokan dalam empat jenis nama yaitu: orang, benda, lokasi dan kejadian (terdapat unsur waktu).

b. Relationship (Penghubung)

Relationship (gambar 2.6) adalah hubungan alamiah yang

terjadi antara entitas.

Gambar 2.6 Relationship

Pada umumnya penghubung diberi nama dengan kata kerja dasar, sehingga memudahkan untuk melakukan pembacaan relasinya.

c. Relationship Degree(Derajat Penghubung)

Relationship Degree adalah jumlah entitas yang

berpartisipasi dalam satu relationship. Derajat Relationship yang sering dipakai di dalam Diagram-ER:

1) Unary Relationship

Unary Relationship (gambar 2.7) adalah model

relationship yang terjadi diantara entity yang berasal dari entity set yang sama.

Gambar 2.7 Unary Relationship

2) Binary Relationship

Binary Relationship (Gambar 2.8) adalah model

relationship antara instansi-instansi dari suatu tipe entity (dua entity yang berasal dari entity yang sama).

Gambar 2.8 Binary Relationship

3) Ternary Relationship

Ternary Relationship (gambar 2.9) merupakan

relationship antara instansi-instansi dari tiga tipe entity secara sepihak.

4) N-ary Relationship

N-ary Relationship adalah suatu Relationship yang

menghubungkan banyak entity.

d. Attribut

Secara umum attribute (gambar 2.10) adalah sifat atau karakteristik dari tiap entitas yang menyediakan penjelasan detail

tentang entitas tersebut.

Gambar 2.10 Attribut

e. Cardinality(Kardinalitas)

Cardinality Relationship menunjukkan jumlah maksimum

entitas yang berinteraksi dengan entitas pada himpunan lain.

Terdapat tiga macam kardinalitas relasi, yaitu :

1). One to One Relationship

Tingkat hubungan satu ke satu, dinyatakan dengan satu kejadian pada entitas pertama, hanya mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang kedua dan sebaliknya.

2). One to Many atau Many to One Relationship

Tingkat hubungan satu ke banyak adalah sama dengan banyak ke satu. Tergantung dari arah mana hubungan tersebut dilihat. Untuk satu kejadian pada

entitas yang pertama dapat mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas yang kedua, sebaliknya satu kejadian pada entitas yang kedua hanya dapat mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang pertama.

3). Many to Many Relationship

Tingkat hubungan banyak ke banyak, terjadi jika tiap kejadian pada sebuah entitas akan mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas lainnya. Baik dilihat dari sisi entitas yang pertama, maupun dilihat dari sisi entitas yang kedua.

2.5.2 Normalisasi

2.5.2.1 Pengertian Normalisasi

Menurut Haryanto (2004:69), Normalisasi adalah pemrosesan relasi-relasi menjadi bentuk normal lebih tinggi. Sedangkan menurut Ladjamudin (2005:169) Normalisasi adalah proses pengelompokan data kedalam bentuk tabel atau relasi atau file untuk menyatakan entitas dan hubungan mereka sehingga terwujud satu bentuk database yang mudah untuk dimodifikasi.

2.5.2.2 Langkah-Langkah Pembentukan Normalisasi

Menurut Haryanto (2004:70) Untuk mempermudah dalam proses normalisasi maka dapat ditentukan langkah-langkah pembentukan normalisasi seperti gambar 2.11 berikut ini :

2.5.2.3 Bentuk Tidak Normal(Unnormalized Form)

Bentuk ini merupakan kumpulan data yang direkam apa adanya, tidak mengikuti format tertentu, data yang dikumpulkan dapat saja tidak lengkap atau terduplikasi.

Menghilangkan atribut bernilai jamak Menghilangkan ketergantungan parsial Menghilangkan ketergantungan transitif Menghilangkan anomali tersisa disebabkan kebergantungan fungsional Menghilangkan ketergantungan nilai jamak

Menghilangkan anomali tersisa

Tabel dengan atribut bernilai jamak

Tabel bentuk normal pertama

Tabel bentuk normal kedua

Tabel bentuk normal ketiga

Tabel bentuk normal Boy-Codd

Tabel bentuk normal keempat

Tabel bentuk normal kelima

2.5.2.4 Bentuk Normal ke Satu (First Normal Form/1st NF) Pada tahap ini dilakukan penghilangan beberapa grup elemen yang berulang agar menjadi satu harga tunggal yang berinteraksi diantara setiap baris pada satu tabel, dan setiap atribut harus mempunyai nilai data yang atomik.

Menurut Ladjamudin (2005:178) Syarat atau ketentuan normal ke satu (1st-NF)

a. Setiap data dibentuk dalamflat file, data dibentuk dalam saturecord

demi saturecord nilai darifield berupa“atomic value”. b. Tidak ada set atribut yang berulang atau bernilai ganda. c. Telah ditentukannyaprimary key untuk tabel/relasi tersebut. d. Tiap atribut hanya memiliki satu pengertian.

2.5.2.5 Bentuk Normal ke Dua (Second Normal Form/2nd NF) Bentuk normal kedua didasari atas konsep full function

dependency (ketergantungan fungsional sepenuhnya). Pada tahap ini

memungkinkan suatu relasi memilikicomposite key,yaitu relasi dengan primary key yang terdiri dari dua atau lebih atribut.

Menurut Haryanto (2004:88) ketentuan bentuk normal kedua (2nd NF) adalah :

a. Harus telah berbentuk normal pertama (1NF); dan.

b. Semua atribut bukan utama harus bergantung fungsional penuh pada kunci relasi.

2.5.2.6 Bentuk Normal ke Tiga (Third Normal Form/3rd NF) Pada tahap ini dilakukan penentuan relasi antar tabel, sehingga akan ditentukan adanya field kunci sekunder pada tabel-tabel tersebut.

Menurut Haryanto (2004:88) ketentuan bentuk normal ketiga adalah:

a. Harus telah berbentuk normal kedua (2NF); dan

b. Relasi tidak boleh memuat kebergantungan fungsional diantara atribut-atribut bukan utama.

2.5.2.7 Bentuk Normal Boyce-Codd (BCNF–Boyce Codd

Normal Form)

BCNF didasari pada beberapa ketergantungan fungsional dalam suatu relasi yang melibatkan seluruh kandidat key di dalam relasi tersebut.

Menurut Haryanto (2004:88) ketentuan BCNF adalah: a. Masing-masing atribut utama bergantung fungsional

penuh pada masing-masing kunci dimana kunci tersebut bukan bagiannya.

b. Relasi adalah BCNF (yaitu optimal) jika setiap determinan atribut-atribut relasi adalah kunci relasi.

2.5.2.8 Bentuk Normal ke Empat (Fourth Normal Form/4th NF) Relasi dalam 4NF jika untuk suatu kebergantungan banyak nilai, tidak terdapat atribut lain. Untuk menghilangkan kebergantungan banyak nilai dari satu relasi, kita membagi relasi menjadi dua relasi baru. Masing-masing relasi berisi dua atribut yang mempunyai hubungan banyak nilai.

2.5.2.9 Bentuk Normal ke Lima (Five Normal Form/5NF)

Bentuk normal 5NF berurusan dengan property yang disebut join tanpa adanya kehilangan informasi (lossless join). Bentuk normal 5NF juga disebut PJNF (projection-join normal form). Namun kasus ini jarang muncul dan sulit dideteksi secara praktis.

2.6. PerancanganInput/Output

Dalam merancang suatu sistem informasi harus direncanakan dengan teliti dan cermat untuk mendapatkan hasil sesuai dengan yang diinginkan.

2.6.1 PerancanganInput

Masukan merupakan awal dimulainya proses pengolahan data. Data-data transaksi akan menjadi masukan bagi sistem informasi. Kualitas masukan akan menentukan kualitas keluaran. Pada tahap ini dilakukan perancangan tampilan layar masukan dan pemilihan rancangan formulir masukan dengan mengikuti beberapa kriteria

sebagai berikut: keefektifannya, keakuratannya, kemudahan dalam penggunannya, kekonsistenannya dan kesederhanaan tampilan layar serta kemenarikanya (atraktif)bagi user.

2.6.2 PerancanganOutput

Pada tahap perancangan keluaran atau output secara umum, hanya dimaksudkan untuk menentukan bentuk keluaran yang akan dihasilkan oleh sistem yang dirancang, lengkap dengan struktur data dan tampilan layarnya.

Sasaran output adalah menyediakan/melayani informasi bagi user sehingga output harus benar-benar sesuai dengan kebutuhan user. Memilih device dan media komputer yang baik juga merupakan salah satu tujuan rancanganoutput.

Menurut Ladjamudin (2005:390), Output atau keluaran dapat diklasifikasikan sebagai berikut :

a. Output Eksternal, Dibuat untuk disampaikan kepada pihak-pihak

diluar sistem/perusahaan.

b. Output Internal, Dibuat untuk kebutuhan di dalam perusahaan.

c. Historical Report, menyajikan informasi rinci kegiatan

perusahaan dalam periode tertentu (laporan periodik).

d. Exception Report, menyajikan informasi bagi pimpinan, yang

e. Fumaround Document, output yang berupa dokumen yang dikembalikan, misalnya bahan dari statement nasabah yang harus diisi dan dikembalikan ke nasabah.

2.7. Microsoft Visual Basic 6.0

2.7.1 Pengenalan Microsoft Visual Basic 6.0

Visual Basic 6.0 merupakan salah satu bahasa pemrogramman atau pengembang aplikasi yang sudah sangat dikenal di dunia. Baik itu karena kemudahannya dalam pengembangan aplikasi maupun kemampuannya yang beragam. Selain itu, Visual Basic 6.0 didukung oleh berbagai fasilitas dalam pengembangan aplikasi. Salah satunya adalah pengembangan aplikasi database. Dalam membangun sebuah aplikasi database dapat digunakan kontrol-kontrolActiveX.

Sebagai bahasa pemrograman yang bekerja pada sistem operasi Microsoft Windows, maka Visual Basic 6.0 menyediakan fungsi dan perintah yang dapat memanfaatkan fasilitas Windows secara optimal. Bahasa pemrograman adalah perintah-perintah atau instruksi yang dimengerti oleh komputer untuk melakukan tugas tertentu.

Program yang dihasilkan Visual Basic 6.0 dapat memiliki tampilan dan kemampuan seperti program aplikasi lain yang beroperasi pada Microsoft Windows.

2.7.2 IDE Microsoft Visual Basic 6.0

Integrated Development Environment atau IDE Visual Basic 6.0

merupakan lingkungan kerja dari program aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0.

Menurut Mangkulo (2004:3), IDE pada Visual Basic 6.0 dibagi menjadi delapan bagian besar, yaitu menu, toolbar, toolbox, project explorer, properties window, form layout window, form dan kode editor.

2.7.2.1 Menu

Pada bagian menu terdapat tiga belas menu utama, yaitu menu File, Edit, View, Project, Format, Debug, Run, Query, Diagram, Tools, Add-Ins, Window, dan Help.

2.7.2.2 Toolbar

Toolbar fungsinya sama seperti fungsi dari menu, hanya saja toolbar pilihan-pilihan berbentuk icon. Untuk memilih suatu proses yang akan dilakukan.

2.7.2.3 Toolbox

Toolbox adalah tempat dimana kontrol-kontrol diletakan. Kontrol-kontrol yang terdapat pada toolbox dipakai dalam pembuatan program aplikasi.

2.7.2.4 Project Explorer

Project explorer merupakan tempat untuk melihat daftar dari form dan module yang digunakan dalam proyek.

2.7.2.5 Properties Window

Properties window adalah tempat untuk properti dari setiap objek kontrol. Properties window juga dipakai untuk mengatur properti dari objek kontrol yang dipakai.

2.7.2.6 Form Layout Window

Form Layout Window berfungsi untuk melihat posisi form pada layar monitor pada waktu program dieksekusi.

2.7.2.7 Form

Form adalah tempat untuk membuat tampilan bagi program aplikasi yang akan dibangun.

2.7.2.8 Kode Editor

Kode Editor adalah tempat untuk menuliskan kode-kode program.

2.8. Microsoft Access 2003

2.8.1 Pengenalan Microsoft Access 2003

Microsoft Access 2003 merupakan salah satu program aplikasi basis data (Database) yang mempunyai fasilitas lengkap. Pada Microsoft Access 2003 kita dapat mengelola seluruh data yang kita miliki ke dalam suatu File Database. Database pada Microsoft Access 2003 dapat terdiri atas beberapa tables, query, form, reports, pages,

macros,modules,field, dan record yang semuanya saling berhubungan

a. Tables, Merupakan kumpulan data yang merupakan komponen utama dari sebuahDatabaseyang terdiri dari baris dan kolom.

b. Queries, Digunakan untuk mencari dan menampilkan data yang

memenuhi syarat tertentu dari satu tabel atau lebih.

c. Form, Digunakan untuk menampilkan data, mengisi / menginput

data dan mengubah data yang ada didalam tabel.

d. Reports, Digunakan untuk menampilkan laporan hasil analisa

data.

e. Pages, Digunakan untuk membuat halaman web berupa data

Access. Page-page ini dapat kita tempatkan pada server sistem

jaringan internet maupun intranet.

f. Macros, Digunakan untuk mengotomatisasi perintah-perintah

yang sering kita gunakan dalam mengolah data

g. Modules, Digunakan untuk perancangan berbagai modul aplikasi

pengolahan Database untuk tingkat lanjut sesuai dengan kebutuhan.

h. Fields, Merupakan tempat dimana data atau informasi dalam

kelompok yang sama atau sejenis dimasukkan. Field pada umumnya tersimpan dalam bentuk kolom secara vertikal pada tabel.

i. Records, Merupakan kumpulan isi data dari beberapa field yang

dikelompokkan menjadi satu dalam tabel yang dinyatakan dalam baris.

2.8.2 Jenis Data Pada Microsoft Access 2003

Jenis data adalah suatu pengelompokan tipe dari data berdasarkan sifat yang unik sesuai dengan gambaran tentang data yang diklasifikasikan untuk ditempatkan pada field tabel dalam sebuah basis data.

Dalam merancang dan membuat sebuah tabel yang terdiri dari beberapa field, kita harus mengenal berbagai jenis data yang terdapat pada Microsoft Access.

Menurut Nofiyanti (2006:40) Jenis data pada Microsoft Access dapat dilihat pada Tabel 2.5 berikut:

Tabel 2.5 Jenis Data Microsoft Access 2003

No. Jenis Data Uraian

1. Text Jenis data text dapat menerima huruf, angka, spasi dan tanda baca. Jenis data text dapat menampung maksimal 255 karakter.

2. Memo Jenis data memo dapat menerima teks apa saja sebagai catatan atau keterangan dengan panjang maksimal 65535 karakter.

3. Number Jenis data number berisi data bilangan yang

digunakan untuk perhitungan matematis yang ukurannya tergantung dari property field size.

4. Date/Time Jenis data date/time hanya dapat menerima

5. Currency Jenis data currency berisi nilai uang dan data bilangan yang digunakan dalam perhitungan matematis.

6. Autonumber Jenis data autonumber berisi bilangan berurutan

atau bilangan acak yang unik yang diberikan secara otomatis oleh Microsoft Access ketika

record baru ditambahkan kedalam tabel.

7. Yes/No Jenis data Yes/No berisi nilai Yes atau No atau

pada dasarnya hanya memiliki dua kemungkinan nilai.

8. OLE object Jenis data OLE Object berisi objek yang

dikaitkan (linked) ke atau disisipkan (embeded) ke dalam tabel Microsoft Access.

9. Hyperlink Jenis data Hyperlink dapat diisi dengan alamat

Hyperlink agar bisa dikaitkan dengan objek atau

data yang tersimpan di lokasi tertentu.

10. Lookup

Wizard

Jenis data lookup wizard memungkinkan kita untuk memilih nilai dari tabel lain atau dari daftar nilai yang didefinisikan sendiri dengan menggunakan Listbox atauCombobox.

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

Pada bab ini diuraikan metodologi penelitian yang digunakan penulis dalam menyusun tugas akhir, diantaranya:

3.1 Metode Pengumpulan Data

Untuk memperoleh data yang dibutuhkan dalam penelitian, digunakan metode studi lapangan(field research) dan studi pustaka(library research).

3.1.1. Metode Studi Lapangan(Field Research)

Studi lapangan adalah studi pengamatan yang dilakukan secara langsung, diantaranya:

3.1.1.1 Wawancara (Interview)

Penulis melakukan tanya jawab dengan bagian-bagian yang terkait untuk mengetahui tentang: profil perusahaan, sistem kerja dan prosedur penggajian yang berjalan serta permasalahan atau kendala apa saja yang dihadapi.

3.1.1.2 Observasi(Observation)

Penulis mengamati langsung cara kerja sistem penggajian PT. Mustika Abadi Sentosa yang meliputi: proses absensi, proses pengelolaan jam kerja dan jam lembur, proses perhitungan gaji sampai proses pembayaran gaji karyawan.

Dari proses-proses tersebut penulis membuat alur dokumen absensi dan alur dokumen penggajian karyawan dengan menggunakantools Flowchart(Diagram Alir).

3.1.2. Metode Studi Pustaka(Library Research)

Studi pustaka adalah pengumpulan data dengan membaca serta mempelajari buku-buku dan tulisan-tulisan yang ada kaitannya dengan pengembangan sistem informasi penggajian, seperti:

a. Buku Analisis dan Desain Sistem Informasi karya Al-Bahra bin Ladjamudin, penerbit Graha Ilmu Yogyakarta, tahun 2005.

b. Buku Analisis dan design Sistem Informasi:Pendekatan terstruktur

teori dan praktek aplikasi bisnis. Karya Jogiyanto Hartono., MBA.,

Akt., Ph.D Penerbit Andi Yogyakarta, tahun 2005

c. Buku Manajemen Sumber Daya Manusia karya Drs. H. Sadili Samsudin, M.M., M.Pd. penerbit Pustaka Setia Bandung, tahun 2006. d. Buku Teks Ilmu Komputer Basis Data karya Fathansyah, Ir. Penerbit

CV. Informatika Bandung, tahun 2002

e. Buku Manajemen Basisdata: Pemodelan, Perancangan dan

Terapannyakarya Bambang Hariyanto, Ir., MT. penerbit Informatika

Bandung, tahun 2004.

f. Buku-buku pemrogramman Visual Basic seperti buku Pemrograman

Visual Basic; Cara Membuat Laporan dengan Crystal Report karya

Trik Unik Visual Basic Buku Keempat Karya Tjandra Kurniawan Penerbit PT. Elex Media Komputindo Jakarta, tahun 2007.

g. Buku Membuat Database dengan Microsoft Access karya Imam Haryanto penerbit Informatika Bandung tahun, 2006.

Buku-buku lain selengkapnya dapat dilihat pada DAFTAR PUSTAKA.

3.2 Metode Pengembangan Sistem

Seperti bab-bab sebelumnya, dalam penelitian terhadap sistem informasi penggajian PT. Mustika Abadi Sentosa ini penulis menggunakan metode pengembangan dengan menerapkan tahap dari System Development Life Cycle

(SDLC).Langkah-langkah dari setiap tahapan SDLC ini secara garis besar terbagi

dalam tiga kegiatan utama yaitu : tahap analisa, tahap perancangan dan tahap implementasi.

3.2.1 Tahap Analisa

Pada tahap analisa diuraikan mengenai: a. Profil PT. Mustika Abadi Sentosa

Profil perusahaan menguraikan sejarah dan perkembangan PT. Mustika Abadi Sentosa, sistem kerja dan prosedur penggajian, visi dan misi, struktur organisasi, tugas dan tanggungjawab masing-masing bagian.

b. Analisa sistem berjalan

Penulis menguraikan aktivitas bagian absen dan bagian penggajian serta mendefinisikan kelebihan dan kekurangan sistem penggajian PT. Mustika Abadi Sentosa.

c. Solusi pemecahan masalah.

Penulis menguraikan usulan alternatif yang dapat membantu menyelesaikan permasalahan yang ada dalam sistem penggajian PT. Mustika Abadi Sentosa.

3.2.2 Tahap Perancangan

Pada tahap ini penulis mulai merancang sistem baru dengan melakukan beberapa kegiatan:

a. Perancangan Sistem(System Design)

Yaitu menggambarkan aliran data yang ada pada sistem informasi penggajian dengan menggunakan tools Data Flow

Diagram (DFD).

b. Perancangan File (File Design)

Yaitu merancang basis data penggajian PT. Mustika Abadi Sentosa, dimulai dengan merancang diagram hubungan antar entitas (ERD), normalisasi basis data dari1stNF sampai3rd NF dan membuat spesifikasi datanya dengan Kamus Data.

c. Perancangan Masukan (Input Design)

Yaitu merancang form masukan berdasarkan dokumen masukan yang berjalan pada sistem penggajian PT. Mustika Abadi Sentosa.

d. Perancangan Keluaran (Output Design)

Yaitu merancang form keluaran berdasarkan dokumen keluaran yang dibutuhkan pada sistem penggajian PT. Mustika Abadi Sentosa.

3.2.3 Tahap Implementasi

Pada tahap ini dilakukan penulisan program aplikasi menggunakan Bahasa Pemrograman Visual Basic 6.0, Microsoft Access 2003 untuk Basis Data dan Crystal Report 8.5 untuk pembuatan laporan-laporannya.

BAB IV

PEMBAHASAN

4.1 Profil PT. Mustika Abadi Sentosa

4.1.1. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan

PT. Mustika Abadi Sentosa merupakan perusahaan yang bergerak dibidang perkontraktoran. Perusahaan ini didirikan pada tahun 2003 oleh perseorangan/individu yang mempunyai perhatian terhadap nasib sumberdaya manusia Indonesia yang tidak memiliki jenjang pendidikan tinggi, serta bertujuan untuk membantu organisasi/perusahaan dalam menyelesaikan sebuah proyek pembangunan.

Perusahaan ini dipimpin oleh seorang direktur utama yang bertanggungjawab terhadap komisaris sekaligus membawahi empat bagian yang masing-masing dipimpin oleh seorang manager. Pada saat perusahaan didirikan, hanya terdiri dari lima orang staf yang bekerja di kantor dan sepuluh orang pekerja lapangan. Seiring dengan perkembangan kinerja serta meningkatnya pendapatan perusahaan, maka jumlah karyawannya bertambah menjadi 60 orang. Perusahaan ini mempunyai kantor pusat di Jl. Raya Bogasari No. 8C Gunung Putri Bogor.

Sampai saat ini, sistem penggajian masih ditangani secara manual dan belum terintegrasi secara langsung dengan bagian absensi. Hal ini sudah tidak sesuai dengan kebutuhan. Diperkirakan laju pertumbuhan akan terus meningkat dari waktu ke waktu, untuk mencapai tujuan perusahaan dan hasil

yang lebih memuaskan dalam mengantisipasi permasalahan yang akan datang, maka haruslah mulai menciptakan sistem yang cepat dan akurat.

4.1.2. Sistem Kerja Perusahaan

a. Ketentuan Jam Kerja Karyawan

Seluruh karyawan PT. Mustika Abadi Sentosa mulai melakukan aktivitas kerja pada pukul 08.00.00 dengan toleransi keterlambatan hingga pukul 08.15.59. Apabila karyawan masuk melebihi waktu yang telah ditentukan tersebut maka karyawan dicatat terlambat. Jika keterlambatan terjadi sebanyak tiga kali dalam satu periode kerja maka karyawan tersebut terkena sanksi berupa hilangnya bonus yang diberikan meskipun jumlah absensi mencapai 12 hari kerja.

Ketentuan jam kerja karyawan berbeda disetiap jenis hari. Adapun jenis hari terdiri darihari biasa, hari jumat, hari sabtu, hari

minggu dan/atau hari libur.

Hari biasa meliputi hari senin, selasa, rabu dan kamis. Dengan

jumlah satu hari kerja dimulai dari pagi (pukul 08.00.00) sampai dengan sore (pukul 16.00.00).

Hari jumat,satu hari kerja dimulai dari pukul 08.00.00 sampai

dengan pukul 17.00.00.

hari sabtu, satu hari kerja dimulai dari pukul 08.00.00 sampai

Sedangkan pada hari minggu dan/atau hari libur, apabila karyawan masuk kerja, aktivitas dimulai pukul 08.00.00 sampai minimal Pukul 12.00.00, dan karyawan yang masuk kerja akan dihitung lembur.

b. Ketentuan Jam Lembur(Overtime)

Lembur atau Overtime dapat diketahui karyawan minimal sehari sebelumnya melalui mandor lapangan. Karyawan diharuskan membuat surat pengajuan lembur, Surat ini akan menjadi bukti perhitungan gaji.

Perhitungan jam lembur dalam satu hari dibagi menjadi dua kuartal dan dari setiap jenis hari dapat berbeda-beda.

hari biasa, pada kuartal pertama, apabila karyawan bekerja

sampai pukul 17.00.00 maka karyawan tersebut memiliki jumlah overtime sebanyak satu jam, jika bekerja sampai pukul 18.00.00 jumlah overtimenya menjadi tiga jam, jika bekerja sampai pukul 19.00.00 jumlah overtime adalah lima jam. Dari kondisi tersebut di atas maka dapat ditentukan rumusOT1 = (2N1+1)DenganOT1adalah

overtimekuartal kesatu danN1adalah jam ke kuartal kesatu.

Pada kuartal kedua, apabila karyawan bekerja sampai pukul 20.00.00 jumlah overtimenya adalah enam jam, didapat OT2 = 2N2, apabila

karyawan bekerja sampai pukul 21.00.00 overtimenya adalah tujuh jam dan apabila karyawan bekerja sampai pukul 22.00.00 maka

jumlah overtimenya sebanyak sembilan jam. Sehingga dapat ditentukan rumus berikutOT2 = (2N2-1) DenganOT2adalahovertime

kuartal kedua danN2adalahjam ke kuartal kedua.

Pada Hari jumat, jam lembur mulai dihitung dari pukul

18.00.00 dengan ketentuan sama denganhari biasa.

Untuk hari sabtu satu hari kerja hingga pukul 14.00.00, jam lembur mulai dihitung jika karyawan bekerja sampai pukul 16.00.00 maka overtimenya dua jam, kemudian jika karyawan bekerja sampai pukul 17.00.00 jumlah overtimenya tiga jam, demikian untuk (waktu) seterusnya digunakan perhitungan sama dengan ketentuan/rumus

padahari biasa.

Sedangkan pada hari minggu danhari libur,jam kerja dimulai pada pukul 08.00.00 sampai pukul 12.00.00 maka karyawan mendapat overtime tujuh jam, jika bekerja sampai pukul 16.00.00 mendapat overtime 14 jam, jika bekerja sampai pukul 17.00.00 mendapat overtime 16 jam, jika bekerja sampai pukul 18.00.00 mendapat overtime 18 jam, dan jika karyawan bekerja sampai pukul 19.00.00 mendapat overtime 20 jam.

Ketentuan jam kerja dan jam lembur (overtime) ini dapat dilihat dari Tabel 4.1 berikut :

Tabel 4.1. Ketentuan jam kerja dan jam lembur(overtime)

Jenis hari Jam masuk Jam keluar Jumlah hari kerja Jam ke (N) Overtime (OT) Keterangan Kuartal 1

08:00 16:00 1 -

-08:00 17:00 1 0 1

08:00 18:00 1 1 3

08:00 19:00 1 2 5

OT1=(2N1+1) Kuartal 2

08:00 20:00 1 3 6 OT2= 2N2

08:00 21:00 1 4 7

Biasa (senin,selasa,

rabu dan kamis)

08:00 22:00 1 5 9 OT3= (2N3-1)

08:00 16:00 1 -

-08:00 17:00 1 -

-08:00 18:00 1 0 1

Jumat

08:00 19:00 1 1 3

Perhitungan overtime dimulai

pukul 18:00

08:00 16:00 1 0 2

08:00 17:00 1 1 3

08:00 18:00 1 2 5

Sabtu

08:00 19:00 1 3 7

1 hari kerja, jika karyawan pulang

pukul 14:00

08:00 12:00 - - 7

08:00 16:00 - - 14

08:00 17:00 - - 16

08:00 18:00 - - 18

Libur

08:00 19:00 - - 20

Semua karyawan yang masuk kerja dihitung

Lembur

4.1.3. Prosedur Penggajian

Struktur gaji dari aplikasi penggajian yang dibangun terdiri dari basis perhari, tunjangan jabatan, tunjangan keluarga, lembur (overtime), bonus dan potongan-potongan.

a. Basis Perhari

Nilai basis perhari ditentukan oleh jabatan yang diduduki karyawan dan berapa lama masa kerja karyawan.

b. Tunjangan Jabatan

Tunjangan jabatan ditentukan dari jabatan yang diduduki oleh seorang karyawan.

c. Tunjangan Keluarga

Tunjangan keluarga dihitung berdasarkan basis perhari, yaitu 5% untuk tunjangan istri/suami dan 2% untuk tunjangan anak dengan batas tunjangan sampai anak ketiga.

d. Lembur(Overtime)

Lembur (Overtime) ditentukan oleh berapa banyak jumlah jam lembur(Overtimw)karyawan dalam periode kerja.

(ketentuan perhitunganOvertimedapat dilihat pada tabel 4.1) e. Bonus

Bonus diberikan kepada karyawan yang mencapai total hari kerja sebanyak 12 hari atau lebih dalam satu periode kerja. Adapaun nilai bonus sebesar 10% dari gaji kotor.

f. Cuti

Cuti tahunan sebanyak 12 hari diberikan kepada karyawan yang telah bekerja selama lebih dari enam bulan. Adapun cuti hamil diberikan maksimal seratus hari kerja dengan ketentuan karyawan tercatat sebagai karyawan PT. Mustika Abadi Sentosa tiga bulan sebelum kehamilannya dan pada saat masuk kerja diharuskan mengajukan lamaran kembali atau cukup membuat CV baru.

Perhitungan gaji bagi karyawan yang mengambil cuti tetap dihitung masuk kerja tanpa adanya jam lembur.

g. Potongan

Potongan karyawan terdiri dari : 1) Potongan Tabungan

Potongan tabungan diambil dari pembulatan gaji (misal : gaji sebesar Rp. 655.850,- maka tabungan sebesar Rp. 850,-) atau atas dasar persetujuan karyawan bersangkutan.

Potongan tabungan ini dikembalikan kepada karyawan menjelang hari raya.

2) PPh 21

Menurut Dianadewi Riswantini dalam tulisannya yang berjudul Modul Penggajian Sistem Informasi Sumber Daya

Manusia (SISDM)(2006:3) Perhitungan PPh 21 antara lain sebagai

berikut :

PPh = (Total_Gaji – (5% * Total_Gaji) – (4,75% * (Basis + Tunjangan Keluarga)) – PTKP) * 10%

Dengan ketentuan :

Total_Gaji = Basis perhari + Tunjangan Jabatan + Tunjangan Keluarga + OT + Bonus.

3) Jaminan Sosial Tenaga Kerja (Jamsostek)

Jamsostek diberikan kepada tiap karyawan berupa Jaminan Pemeliharaan Kesehatan (JPK) dan Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK) dengan potongan iuran masing-masing untuk JPK sebesar 1,5% dari gaji untuk karyawan yang berstatus lajang/single dan 3% untuk karyawan yang berkeluarga. Sedangkan untuk JKK dipotong sebesar 0,12 % dari gaji karyawan.

4) Pinjaman(Cashbon)

Potongan pinjaman diambil dari besarnya jumlah pinjaman yang diajukan karyawan dalam periode berjalan.

4.1.4. Formula Penggajian

Dari struktur penggajian diatas maka formula perhitungan gaji karyawan PT. Mustika Abadi Sentosa adalah sebagai berikut :

Total_Gaji = (TotalHK + TotalOT + TotTunjangan + Bonus) -TotalPotongan

Dengan ketentuan:

TotalHK = hari * Basis TotalOT = (Basis/7) * OT

TotTunjangan = (Basis * 5%) + (Basis * anak * 2%) + (Basis * 5%) Bonus = TotalHK + TotalOT + TotTunjangan * 10% TotalPotongan = Tabungan + PPh 21 + Jamsostek + Pinjaman

4.1.5. Struktur Organisasi

Dalam sebuah organisasi/perusahaan, struktur organisasi merupakan hal yang sangat penting, karena dengan memiliki struktur organisasi, fungsi-fungsi manajemen akan dapat dijalankan dengan jelas dan teratur.

Fungsi-fungsi utama pada PT. Mustika Abadi Sentosa disebut bagian, terdiri dari empat bagian yaitu bagian kepegawaian, bagian promosi, bagian operasional dan bagian keuangan (disebut Bagian Penggajian). Masing-masing bagian dipimpin oleh seorang manajer dan bertanggungjawab kepada direktur utama.

Adapun struktur organisasi PT. Mustika Abadi Sentosa dapat dilihat pada gambar 4.1 dibawah ini:

4.1.6. Tugas dan Tanggungjawab

Tugas dan tanggungjawab masing-masing fungsi yang ada dalam struktur organisasi PT. Mustika Abadi Sentosa adalah sebagai berikut :

a. Komisaris

Komisaris merupakan pemilik perusahaan yang memiliki modal awal dan juga merupakan pendiri perusahaan. Untuk menjalankan operasi perusahaan komisaris mengangkat direktur utama. Adapun tugas dan tanggungjawab komisaris adalah:

1) Bertanggungjawab atas segala bentuk yang akan ditempuh dan dijalankan oleh perusahaan.

2) Bertanggungjawab memberikan teguran kepada direktur utama atas kekurang-kekurangan dan memberikan saran-saran perbaikan mengenai segala hal yang ada dalam perusahaan.

3) Mengawasi pekerjaan dan tugas-tugas bagian lain. 4) Mengangkat dan memberhentikan direktur utama.

b. Direktur Utama

Direktur utama diangkat komsisaris untuk menjalankan kegiatan perusahaan dengan baik. Tugas dan tanggungjawab direktur utama adalah :

1) Melaksanakan kewajiban yang telah ditetapkan oleh perusahaan pada saat awal pendirian perusahaan.

2) Berhak membuat perjanjian-perjanjian yang mengikat dengan pihak ketiga sehubungan dengan kegiatan perusahaan.

3) Merumuskan rencana kerja bersama bagian lain dan melaporkan hasilnya kepada komisaris untuk dikoordinasikan ke seluruh bagian dalam perusahaan.

4) Bertanggungjawab atas segala kebijakan dan kinerja yang dilaksanakan, demi maju mundurnya perusahaan.

5) Memberikan laporan perkembangan perusahaan kepada komisaris dalam rapat.

c. Bagian Kepegawaian

Bagian kepegawaian dipimpin oleh seorang manajer sumber daya manusia, membawahi kepala personalia yang mempunyai tugas dan tanggungjawab :

1) Bertanggungjawab terhadap penerimaan karyawan. 2) Menyusun dokumen hasil penerimaan karyawan.

3) Bertanggungjawab terhadap pengembangan dan kesejahteraan sumber daya manusia.

4) Bertanggungjawab terhadap manajer sumber daya manusia.

d. Bagian Promosi

Bagian promosi dipimpin oleh manajer promosi yang membawahi staf promosi. Staf promosi mempunyai tugas dan tanggungjawab:

1) Mengatur event yang berhubungan dengan pengenalan pelayanan perusahaan kepada pihak ketiga dan masyarakat.

2) Menindaklanjuti perjanjian-perjanjian promosi. 3) Mencari saluran-saluran promosi baru.

5) Manajer promosi membuat laporan berkala kepada bagian operasional.

e. Bagian Operasional

Bagian operasional dipimpin seorang manajer yang membawahi bagian operasional lapangan dan bagian absen :

1) Bagian operasional lapangan dikepalai oleh seorang mandor yang mempunyai tugas dan tanggungjawab:

a) Memberi dan melaksanakan pelayanan terbaik hasil kontrak dengan pihak ketiga.

b) Mengurus segala sesuatu yang terjadi di lapangan. c) Bertanggungjawab kepada manajer operasional.

2) Bagian absen mempunyai tugas dan tanggungjawab : a) Membuat aturan dan melaksanakan absensi karyawan.

b) Membuat laporan absensi perdua mingguan kepada bagian keuangan(Accounting).

c) Bertanggungjawab kepada manajer operasional.

f. Bagian Keuangan

Bagian keuangan dipimpin oleh manajer keuangan, yang menangani penggajian karyawan sehingga dikenal juga dengan bagian penggajian. Tugas dan tanggungjawabnya adalah:

1) Memeriksa kembali laporan rekapitulasi absen karyawan. 2) Mengatur penggajian karyawan.

3) Mencetak bukti pembayaran gaji (slip gaji) karyawan.

4) Membuat rincian laporan gaji karyawan perdua mingguan dan pada saat kontrak kerja selesai (laporan akhir).

5) Mengelola tabungan karyawan.

6) Bertanggungjawab terhadap semua yang berhubungan dengan pajak dan sumbangan.

7) Bertanggungjawab atas penyusunan anggaran perusahaan. 8) Bertanggungjawab kepada direktur utama.

4.1.7. Visi dan Misi Perusahaan

Visi dari PT. Mustika Abadi Sentosa adalah menjadi perusahaan terbesar dan terpercaya dalam dunia perkontraktoran, sedangkan misi dari perusahaan adalah terus meningkatkan kinerja dan mutu pelayanan yang memiliki keunggulan kompetitif(competitive advantage).

4.2 Analisa Sistem Berjalan

Analisa dilakukan terhadap aktivitas bagian operasional dan bagian keuangan, kemudian diidentifikasi kelebihan dan kekurangan dari sistem :

4.2.1 Aktivitas Bagian Operasional

Pada bagian operasional, penulis hanya mengamati proses absensi yang ditangani oleh bagian absen. Aktivitasnya yaitu :

a. Mencatat absen masuk pada lembar AJM. b. Mencatat absen keluar pada lembar AJK. c. Membuat rekapitulasi absen harian (RAH).

d. Membuat rekapitulasi absen perdua mingguan (RAM) sebagai laporan presensi karyawan kepada bagian penggajian.

4.2.2 Aktivitas Bagian Keuangan

Pada bagian keuangan (bagian penggajian), penulis mengamati aktivitas/proses penggajian, yaitu:

a. Memeriksa laporan yang dibuat bagian absen.

b. Memasukan (input)data laporan ke sistem (Ms. Excel) c. Menghitung rincian jumlah gaji karyawan.

d. Memberikan laporan jumlah gaji karyawan yang harus dibayar. e. Menerima jumlah gaji keseluruhan.

f. Membuat slip gaji untuk karyawan. g. Membagikan/membayar gaji kayawan.

h. Membuat laporan pembayaran gaji kepada pimpinan.

4.2.3 Aktivitas Pimpinan

Beberapa aktivitas yang dilakukan oleh pimpinan yang berhubungan dengan proses penggajian antara lain:

b. Apabila laporan ditolak, maka dikembalikan kepada bagian penggajian supaya direvisi.

c. Apabila laporan disetujui, maka mengeluarkan total gaji karyawan. d. Menerima laporan pembayaran gaji dari bagian penggajian tentang

rincian gaji karyawan.

Dari aktivitas-aktivitas tersebut, penulis membuat diagram alir sistem penggajian yang berjalan seperti gambar 4.2 berikut:

Karyawan Bagian Absen Bagian Penggajian Pimpinan

Gambar 4.2. Diagram Alir Sistem Penggajian yang Berjalan

Ya Melakukan Absen masuk dan keluar Mulai Lembar AJK 2 Laporan Absen perdua mingguan Lembar AJM dan AJK

Rekapitulasi absen harian Lembar RAH Menyusun Laporan Absen perdua mingguan Lembar RAM 1 2 Rekapitulasi absen perdua mingguan

hitung data gaji, buat laporan total gaji

Laporan total gaji yg hrs dibayar Data gaji Laporan Absen perdua mingguan 3 4 Slip Gaji 5

Cetak Slip gaji, buat Laporan Penggajian Laporan Penggajian Tidak Chek Data Laporan Laporan total gaji

yg hrs dibayar

Mengeluarkan total gaji yg hrs dibayar Laporan total gaji

yg hrs dibayar

3 4 Laporan penggajian Arsif Penggajian C Selesai - Struk Gaji

- Gaji

4 Lembar AJM

1

4.2.4 Kelebihan dan Kelemahan Sistem Berjalan a. Kelebihan sistem yang berjalan.

1) Terdapatnya kontrol sistem karena setiap langkah dalam sistem penggajian disesuaikan dengan prosedur yang ada. 2) Memiliki struktur dan cara yang jelas dalam pelaksanaan absen. 3) Tingginya kepercayaan pimpinan dalam proses absensi yang

dilakukan secara manual.

4) Sistem yang ada tidak memerlukan biaya tinggi.

b. Kelemahan sistem yang berjalan.

1) Tidak terintegrasinya bagian absen dalam sistem berjalan menyebabkan lambatnya proses penerimaan laporan absen. 2) Sistem yang berjalan masih manual baik dalam pemasukan

data, pemrosesan data maupun keluaran data penggajian sehingga sering menimbulkan beberapa permasalahan.

3) Terjadinya penumpukan arsif/data penggajian.

4.3 Solusi Pemecahan Masalah

Dari hasil analisa sistem berjalan maka diberikan usulan pemecahan masalah, yaitu :

a. Dibuat sistem informasi penggajian yang terintegrasi dengan bagian absen. b. Dibuat basis data penggajian untuk mengelola data-data yang terkait dengan

4.4 Rancangan Sistem Penggajian yang diusulkan

Dari pembahasan sistem berjalan, yang dimulai dari prosedur absen, pengelolaan gaji, hingga penyusunan laporan pada sistem penggajian, penulis mengelompokan prosedur tersebut dalam lima proses sebagai sistem usulan, yaitu:

a. Proses Isi Info Karyawan

Info karyawan diisi oleh administrator sistem sesuai data yang telah disetujui oleh kepala personalia pada bagian kepegawaian. Proses Isi Info Karyawan terdiri dari Isi Info Jabatan dan Isi Info Status Karyawan.

b. Proses Absensi

Setiap masuk kerja karyawan mengisi absensi melalui pembacaan

Barcodepada masing-masingId_Cardkaryawan dengan menggunakan alat

yang disebut Barcode Scanner. Proses absensi sebanyak dua kali dalam sehari, yaitu Absen Jam Masuk (AJM) dan Absen Jam Keluar (AJK).

Prosedur AJM sampai pukul 08.00.00 dengan toleransi keterlambatan sampai pukul 08.15.59. Jika karyawan melakukan absensi pada pukul 08.16.00 maka karyawan tersebut dianggap terlambat, dan apabila terjadi sebanyak tiga kali dalam satu periode, maka sistem secara otomatis mencetak Surat Peringatan yang berakibat hilangnya bonus pada periode tersebut. AJM aktif hingga pukul 09.59.59, lewat dari waktu tersebut karyawan tidak dapat melakukan absen.

Proses AJK dimulai pukul 12.00.00, dimana sistem absensi kembali aktif hingga karyawan dapat melakukan absen keluar. Data absensi karyawan tersebut otomatis disimpan dalam basis data (tabel RAH).

c. Proses Rekapitulasi Absen

Setelah selesai kerja, maka karyawan mengisi AJK dan data absen karyawan secara otomatis disimpan dalam basis data (tabel RAH). Hal ini memungkinkan laporan rekap absen harian (Laporan_RAH). Dalam kurun waktu dua minggu (satu periode), setelah karyawan melakukan absen keluar maka laporan rekapitulasi absen mingguan (Laporan_RAM) secara otomatis dapat tersedia.

d. Proses Hitung Gaji

Proses Hitung Gaji dapat dilakukan kapan saja oleh sistem (dalam periode berjalan), namun secara prosedural hal ini dilakukan dalam satu periode (dua mingguan). Dalam Proses Hitung Gaji ini data yang diolah antara lain Info_Karyawan, Info_Penggajian, Info_Absensi dan Info_RAM.

Setiap satu periode, Bagian penggajian mencetak Laporan_Total_Gaji yang harus dibayar pimpinan. Setelah bagian penggajian menerima total gaji karyawan, kemudian mencetak SlipGaji dan dibuatkan Laporan_Rekap_Gaji.

e. Laporan

Laporan_Total_Gaji dibuat untuk proses pencairan total gaji, selanjutnya pimpinan menjadikannya sebagai arsif. Sedangkan untuk laporan akhir berupa Laporan_Rekap_Gaji.

Selain dua jenis laporan tersebut, pimpinan juga menerima beberapa jenis laporan lainnya seperti Laporan_Info_Jabatan, Laporan_Info_Status, Laporan_Info_Karyawan, Laporan_RAH, Laporan_RAM.

Aplikasi Sistem Informasi Penggajian yang diusulkan adalah :

4.5 Diagram Alir Sistem Usulan

Berikut ini adalah hasil analisa sistem usulan dengan menggunakan diagram alir dokumen:

Ket.:

AJMAJK = Absen Jam Masuk Absen Jam Keluar

RAH = Rekap Absen Harian

RAM = Rekap Absen Perdua Mingguan

Karyawan

Pimpinan

Sistem Informasi Penggajian PT. Mustika Abadi Sentosa

• Laporan_Info_Jabatan • Laporan_Info_Status • Laporan_Info_Karyawan • Laporan_RAH • Laporan_RAM • Laporan_Total_Gaji • Laporan_Rekap_Gaji • Data_Jabatan

• Data_Status • Data_Karyawan • Info_Absensi • Info_Penggajian

Data_AJMAJK

SlipGaji

Administrator

4.6 Perancangan Sistem(Design System)

Pada tahap perancangan sistem(Design System), hal yang penulis lakukan adalah menggambarkan alur data dari sistem yang berjalan menggunakan tools

Data Flow Diagram (DFD), antara lain:

a. Diagram Konteks level 0 sistem usulan. b. Diagram Zero level 1 sistem usulan.

c. Diagram Rinci level 2 proses 1.0 Isi Info_Karyawan d. Diagram Rinci level 2 proses 2.0 Isi Absensi

e. Diagram Rinci level 2 proses 3.0 Hitung Gaji f. Diagram Rinci level 2 proses 4.0 Buat Laporan g. Diagram Rinci leval 3 proses 1.1 Isi Jabatan h. Diagram Rinci level 3 proses 1.2 Isi Status

i. Diagram Rinci level 3 proses 2.1 Isi Absen Masuk&Keluar j. Spesifikasi Proses Sistem yang diusulkan

4.6.1 Diagram Konteks Level 0 Sistem Usulan.

Sistem Informasi Penggajian PT. Mustika Abadi Sentosa ADMIN PIMPINAN KARYAWAN • Laporan_Info_Jabatan • Laporan_Info_Status • Laporan_Info_Karyawan • Laporan_RAH • Laporan_RAM • Laporan_Total_Gaji • Laporan_Rekap_Gaji • Data_Jabatan • Data_Status • Data_Karyawan • Info_Absensi • Info_Penggajian Data_AJMAJK SlipGaji

Penjelasan Proses Diagram Konteks Level 0 Sistem Usulan : a) Proses

Nama Proses : Sistem Informasi Penggajian PT. Mustika Abadi Sentosa.

Keterangan : Proses penggajian karyawan PT. Mustika Abadi Sentosa yang terdiri dari proses absensi karyawan, proses perhitungan gaji dan proses pembayaran gaji serta pembuatan laporannya. b) Arus Data

Masukan : - Data_Jabatan - Data_Status - Data_AJMAJK - Data_Karyawan - Info_Absensi - Info_Penggajian Keluaran : - SlipGaji

- Laporan_Data_Jabatan - Laporan_Data_Status - Laporan_Info_Karyawan - Laporan_RAH

- Laporan_RAM - Laporan_Total_Gaji - Laporan_Rekap_Gaji c) Entitas Luar

Nama Entitas : Karyawan

Keterangan : Merupakan elemen yang memiliki tugas dan tanggungjawab terhadap pekerjaan dalam perusahaan.

Masukan : SlipGaji

Nama Entitas : Admin

Keterangan : Merupakan pengelola dari Sistem

Masukan :

-Keluaran : - Data_Jabatan - Data_Status - Data_Karyawan - Info_Absensi - Info_Penggajian Nama Entitas : Pimpinan

Keterangan : Merupakan elemen dalam perusahaan yang memiliki tugas dan tanggungjawab memimpin dan memajukan perusahaan. Masukan : - Laporan_Data_Jabatan

- Laporan_Data_Status - Laporan_Info_Karyawan - Laporan_RAH

- Laporan_RAM - Laporan_Total_Gaji - Laporan_Rekap_Gaji Keluaran :

Penjelasan Proses Diagram Zero Level 1 Sistem Usulan :

a) Modul : 1.0

Nama Proses : Isi Info_Karyawan Masukan : - Data_Jabatan

- Data_Status - Data_Karyawan - Info_Jabatan - Info_Status - Info_Karyawan Keluaran : - Info_Jabatan

- Info_Status - Info_Karyawan Simpanan Data : - Jabatan

- Status - Karyawan

Ringkasan Proses : Merupakan proses pengelolaan data karyawan

b) Modul : 2.0

Nama Proses : Isi Absensi Masukan : - Data_AJMAJK

- Info_Karyawan - Info_Absensi - R A

Keluaran : - RAH - RAM Simpanan Data : - Karyawan

- R A

Ringkasan Proses : Proses absensi karyawan.

c) Modul : 3.0

Nama Proses : Hitung Gaji

Masukan : - RAM

- Info_Penggajian Keluaran : - Totalan_Gaji

- SlipGaji - Rekapan_Gaji Simpanan Data : SlipGaji

Ringkasan Proses : Proses perhitungan gaji dan pencetakan slip gaji.

d) Modul : 4.0

Nama Proses : Buat Laporan Masukan : - Info_Jabatan

- Info_Status - Info_Karyawan - RAH

- RAM

- Totalan_Gaji - Rekapan_Gaji

Keluaran : - Laporan Info_Jabatan - Laporan_Info_Status - Laporan_Info_Karyawan - Laporan_RAH

- Laporan_RAM - Laporan_Total_Gaji - Laporan_Rekap_Gaji Simpanan Data : - Jabatan

- Status - Karyawan - R A - SlipGaji

Ringkasan Proses : Proses Pembuatan Seluruh Laporan yang berkaitan dengan absensi dan penggajian karyawan.

4.6.3 Diagram Rinci Level 2 Proses 1.0 Isi Info_Karyawan

1.1 Isi Jabatan

ADMIN

1.2 Isi Status

Data_Jabatan

Karyawan

1.3 Rekam Info_Karyawan

1.4 Ubah Info_Karyawan

Data_Karyawan

Data_Karyawan

Jabatan

Status

Data_Status Info_Status

Info_Jabatan

Info_Karyawan

4.6.4 Diagram Rinci Level 2 Proses 2.0 Isi Absensi

2.2 Rekap Absen

Harian

KARYAWAN

R A

2.3 Rekap Absen Perdua Mingguan

ADMIN

Data_AJMAJK Info_Absensi

RAM RAH

Info_Absensi

2.1 Absen Masuk&Keluar

Info_Absensi

Karyawan

Data_AJMAJK

Data_AJMAJK

4.6.5 Diagram Rinci Level 2 Proses 3.0 Hitung Gaji

4.6.6 Diagram Rinci Level 2 Proses 4.0 Buat Laporan

Gambar 4.10 Diagram Rinci Level 2 Proses 4.0 Buat Laporan Gambar 4.9 Diagram Rinci Level 2 Proses 3.0 Hitung Gaji

4.6.7 Diagram Rinci Level 3. Proses 1.1 Isi Jabatan

4.6.8 Diagram Rinci Level 3. Proses 1.2 Isi Status

Gambar 4.11 Diagram Rinci Level 3. Proses 1.1 Isi Jabatan

4.6.9 Diagram Rinci Level 3. Proses 2.1 Absen Masuk&Keluar

4.6.10 Spesifikasi Proses Sistem yang diusulkan

Spesifikasi proses sistem yang diusulkan merupakan penjelasan proses dari diagram rinci level 2 proses 1.0 Isi Info_Karyawan, diagram rinci level 2 proses 2.0 Isi Absensi, diagram rinci level 2 proses 3.0 Hitung Gaji, diagram rinci level 2 proses 4.0 Buat Laporan, diagram rinci level 3 proses 1.1 Isi Jabatan, diagram rinci level 3 proses 1.2 Isi Status dan diagram rinci level 3 proses 2.1 Absen Masuk&Keluar.

a) Modul : 1.1

Nama Proses : Isi Jabatan Masukan : - Data_Jabatan

- Info_Jabatan Keluaran : Info_Jabatan Simpanan Data : Jabatan

Ringkasan Proses : Proses Pengelolaan Data_Jabatan.

b) Modul : 1.2 Nama Proses : Isi Status Masukan : - Data_Status

- Info_Status Keluaran : Info_Status Simpanan Data : Status

Ringkasan Proses : Proses Pengelolaan Data_Status.

c) Modul : 1.3

Nama Proses : Rekam Info_Karyawan Masukan : - Data_Karyawan

- Info_Jabatan - Info_Status Keluaran : Info_Karyawan Simpanan Data : - Jabatan

- Status - Karyawan

Ringkasan Proses : Proses perekaman Info_Karyawan ke dalam basis data (tabel karyawan).

d) Modul : 1.4

Nama Proses : Ubah Info_Karyawan Masukan : - Data_Karyawan

- Info_Karyawan - Info_Jabatan - Info_Status Keluaran : Info_Karyawan Simpanan Data : - Jabatan

- Status - Karyawan

Ringkasan Proses : Proses perubahan Info_Karyawan dari tabel Karyawan.

4.10.7 Laporan Data Karyawan

4.11 Implementasi

Setelah tahap analisa dan perancangan selesai, kemudian dilakukan implementasi hasil rancangan kedalam baris-baris kode program yang dapat dimengerti oleh komputer. Bahasa pemrograman yang penulis gunakan adalah Microsoft Visual Basic 6.0, sebagai basis data digunakan Microsoft Access 2003 dan Crystal Report 8.5 untuk penyajian laporan. Selanjutnya ditentukan spesifikasi komputer yang dibutuhkan agar program berjalan dengan baik, adapun spesifikasi tersebut adalah sebagai berikut:

a. Perangkat Keras(Hardware)

1) Processor 1.80 GHz 2) RAM 256 MB 3) Hard Disk 80 GB 4) CD ROM 52x

5) Floppy Disk Drive 1.44 MB 6) Monitor 15”

7) Mouse dan Keyboard

8) Alat Absensi(Scanner/Barcode Reader)

9) Printer

b. Perangkat Lunak (Software)

1) Microsoft Windows XP SP2 Professional 2) Microsoft Visual Basic 6.0

3) Microsoft Access 2003 4) Crystal Report 8.5

BAB V

PENUTUP

Dari pengembangan sistem informasi penggajian PT. Mustika Abadi Sentosa ini, penulis menarik kesimpulan dan memberikan saran bagi kepentingan perusahaan, antara lain:

5.1 Kesimpulan

a. Dengan Sistem Informasi Penggajian PT. Mustika Abadi Sentosa proses pengelolaan data yang terdiri dari pengelolaan data karyawan, data absensi dan proses perhitungan gaji karyawan serta pembuatan laporan-laporannya dapat dilakukan dengan mudah, cepat dan lebih akurat.

b. Sistem Informasi Penggajian PT. Mustika Abadi Sentosa dapat memberikan solusi pemecahan masalah yang dihadapi oleh perusahaan, khususnya bagian penggajian dalam proses pengelolaan gaji yang selalu lambat dan kurang akurat.

c. Software Sistem Informasi Penggajian PT. Mustika Abadi Sentosa dapat

memberikan sumbangan bagi pengembangan optimalisasi penerapan teknologi informasi pada tingkat perusahaan dalam rangka peningkatan pelayanan dan kinerja bagian penggajian.

5.2 Saran

a. Keluaran (output) atau laporan-laporan yang dihasilkan harus selalu diperhatikan, karena dengan berubahnya lingkungan perusahaan, akan berubah pula kebutuhan Keluaran tersebut. Jika terjadi perubahaan kebutuhan sistem, maka untuk dapat menyediakan informasi yangaktual perlu diadakan lagi tahap-tahap pengembangan sistem lanjutan.

b. Pembuatan file cadangan(Backup) sebaiknya dilakukan secara berkala (satu atau dua bulan sekali), hal ini sangat penting artinya untuk mencegah kemungkinan kehilangan dan kerusakan data yang telah disimpan.

c. Sebaiknya digunakan program antivirus terbaru. Hal ini untuk mencegah terjadinya kerusakan pada program ataupun data-data yang lain akibat virus-virus yang terus berkembang yang masuk ke dalam program.

d. Perlu pengembangan dari sistem kearah jaringan yang lebih luas, misalnya integrasi dengan bagian kepegawaian, dengan bagian promosi atau dengan pimpinan. Hal ini akan lebih mempermudah proses penyebaran data dan informasi dari tiap-tiap bagian dalam perusahaan.

e. Perlu kerjasama dengan pihak bank, hal ini lebih memberikan keamanan bagi karyawan dalam pengambilan gaji, misalnya karyawan dapat mengambil uang gaji di mesin ATM.

DAFTAR PUSTAKA

Daryanto. 2004. Belajar Komputer Visual Basic. Penerbit CV. Yrama Widya, Bandung.

Fathansyah. 2002.Basis Data.Penerbit CV. Informatika. Bandung.

Firdaus. 2005. Pemrograman Database dengan Visual Basic 6.0 untuk Orang

Awam.Penerbit Maxikom, Palembang

Haryanto, Bambang. 2004. Sistem Manajemen Basisdata: Pemodelan,

Perancangan dan Terapannya.Penerbit Informatika, Bandung.

Herlambang, Soendoro & Tanuwijaya, Haryanto. 2005. Sistem Informasi: Konsep, Teknologi & Manajemen.Penerbit Graha Ilmu, Yogyakarta. Heryanto, Imam. 2006. Membuat Database dengan Microsoft Access, Studi

Kasus : Sistem Informasi Kepegawaian.Penerbit Informatika, Bandung. Indriyanna, Indah. 2009. Tugas Akhir Membuat Aplikasi Penggajian Karyawan

dengan Visual Basic 6.0Penerbit Alif Media, Yogyakarta.

Jogiyanto, H.M. 2005. Analisis dan Disain Sistem Informasi. Penerbit Andi, Yogyakarta.

Ladjamudin, bin Al-Bahra. 2005.Analisis dan Desain Sistem Informasi. Penerbit Graha Ilmu, Yogyakarta

Mangkulo, H.A. 2004. Belajar Sendiri Membuat Aplikasi Database Sistem

Inventori dengan Visual Basic 6.0. Penerbit PT Elex Media

Prasetyo, D.D. 2006. 1001 Tip & Trik Visual Basic 6.0. Penerbit PT Elex Media Komputindo, Jakarta.

Rusmawan, Uus. 2008. Koleksi Program VB 6.0 Konsep ADO Untuk tugas Akhir dan SkripsiPenerbit PT. Elex Media Komputindo, Jakarta.

Samsudin, Sadili, H. 2006Manajemen Sumber Daya Manusia Penerbit PT. Pustaka Setia, Bandung.

Supardi, Yuniar. 2006.Implementasi Desain Database dalam VB 6.0 dan MySQL.