Analisis Pengelolaan Sistem Informasi RSUD Kabupaten Sumedang pada Divisi SIM.RS dengan Menggunakan Top Management Controls dan Change Management Strategy.

ABSTRAK

RSUD Kabupaten Sumedang merupakan penyedia layanan kesehatan bagi masyarakat Sumedang, dalam memenuhi setiap kebutuhan yang diperlukan RSUD Kabupaten Sumedang selalu melakukan perubahan – perubahan untuk dapat memenuhi setiap kebutuhan. Perkembangan sistem informasi merupakan salah satu bagian penting dalam memenuhi kebutuhan RSUD Kabupaten Sumedang, tetapi dengan berkembangnya sistem yang digunakan harus diikuti dengan perkembangan pengguna sistem itu sendiri. Dengan melakukan pembahasan Top

Management Controls dapat mengetahui perencanaan, pengaturan, kepemimpinan,

dan pengontrolan yang dilakukan oleh RSUD Kabupaten Sumedang. Setelah mengetahui perencanaan penetapan sistem baru selanjutnya dilakukan Change

Management Strategy pada sumber daya manusia, agar perkembangan sistem

dapat diikuti dengan perkembangan pengguna sistem sehingga sistem yang diterapkan dapat berjalan sesuai tujuan. Dalam penerapan Change Management

Strategy dilakukan pengumpulan data menggunakan kuisioner yang dibagikan

kepada pengguna sistem.

Kata kunci : perencanaan, pengaturan, kepemimpinan, pengontrolan, Controls,

viii

Universitas Kristen Maranatha

ABSTRACT

RSUD Kabupaten Sumedang is a provider of health care for Sumedang citizen,to

meet every requirement needed RSUD Kabupaten Sumedang always make changes to be able to meet every need. The development of information systems is one important part to meet the needs of RSUD Kabupaten Sumedang, but with the development of a system that used to be followed by the development from the users itself. By diong the discussions of Top Management Controls can describe the planning, organizing, leadership, and the control performed by the RSUD Kabupaten

Sumedang. After knowing the determination of planning a new system then proceed

with Change Management Strategy in human resources, so that the development of the system can be followed by the development of system users, so it can run the system implemented as intended. In the implementation of Change Management Strategy the data collected using a questionnaire distributed to the users of the system.

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ... ii

PERNYATAAN ORISINALITAS LAPORAN PENELITIAN ... iii

PERNYATAAN PUBLIKASI LAPORAN PENELITIAN ... iv

PRAKATA ... v

ABSTRAK ... vii

ABSTRACT ... viii

DAFTAR ISI ... i

DAFTAR GAMBAR ... iii

DAFTAR TABEL ... iv

DAFTAR NOTASI/ LAMBANG ... v

BAB 1. PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 2

1.3 Tujuan Pembahasan ... 2

1.4 Ruang Lingkup Kajian ... 3

1.5 Sumber Data ... 3

1.6 Sistematika Penyajian ... 3

BAB 2. KAJIAN TEORI ... 5

2.1 Pengertian Sistem Informasi ... 5

2.2 Pengertian Sumber Daya Manusia (SDM) ... 6

2.3 Pengertian Audit Sistem Informasi ... 6

2.4 Proses Bisnis ... 7

2.5 Definisi Flowchart ... 8

2.5.1 Tipe – Tipe Flowchart ... 8

2.5.2 Processing symbols ... 9

2.5.3 Input – Output Symbol ... 9

2.6 Top Management Controls ... 10

2.6.1 Perencanaan... 10

2.6.2 Pengaturan ... 13

ii

Universitas Kristen Maranatha

2.6.4 Mengontrol ... 19

2.7 Change Management ... 22

2.7.1 Manfaat Perubahan dari Change Management ... 22

BAB 3. ANALISIS DAN RANCANGAN SISTEM ... 24

3.1 Profil Perusahaan ... 24

3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan ... 24

3.1.2 Sarana Pelayanan Medis... 26

3.1.3 Dasar Hukum ... 28

3.1.4 Struktur Organisasi ... 28

3.2 Proses Bisnis ... 31

3.3 Flowchart ... 34

3.4 Hasil Analisis ... 38

3.4.1 Top Management Controls Perencanaan ... 38

3.4.2 Top Management Controls Pengaturan ... 41

3.4.3 Top Management Controls Memimpin ... 44

3.4.4 Top Management Controls Mengontrol ... 45

3.5 Change Management Sumber Daya Manusia (SDM) ... 47

3.5.1 Analisis Perubahan SDM ... 48

3.6 Pembahasan Hasil Kuisioner ... 49

BAB 4. SIMPULAN DAN SARAN ... 54

4.1 Simpulan ... 54

4.2 Saran ... 55

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1Kemungkinan posisi fungsi sistem informasi dalam hirarki

organisasi dari perencanaan strategis ... 16

Gambar 2.2Kemungkinan posisi fungsi sistem informasi dalam hirarki organisasi untuk mendukung ... 17

Gambar 3.1Struktur Organisasi RSUD Kabupaten Sumedang ... 30

Gambar 3.2Prosedur Pelayanan pasien RSUD Kabupaten Sumedang ... 33

Gambar 3.3Gambar Proses Pasien Rawat Jalan ... 35

Gambar 3.4Gambar Proses Pasien Rawat Inap ... 36

iv

Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1Processing symbols ... 9

Tabel 2.2Input – Output Symbol ... 10

DAFTAR NOTASI/ LAMBANG

Jenis Notasi/Lambang Nama Arti

Processing symbols

Simbol Process Simbol yang menunjukkan pengolahan yang dilakukan oleh komputer Processing symbols

Simbol Decision Simbol untuk kondisi

yang akan menghasilkan beberapa kemungkinan jawaban/aksi Processing symbols

Simbol Terminal Simbol untuk permulaan atau akhir

dari suatu program

Processing symbols

Simbol Manual Input

Simbol untuk pemasukan data secara manual on-line keyboard

input – output Symbol

Simbol display Simbol yang menyatakan

peralatan output yang digunakan yaitu layar, plotter, printer, dan sebagainya

1

Universitas Kristen Maranatha

BAB 1.

PENDAHULUAN

Dalam bab ini akan membahas mengenai latar belakang masalah yang ada dalam perusahaan, selain itu dalam penulisan bab ini juga akan membahas mengenai rumusan masalah dan tujuan pembahasan dari penulisan laporan ini. Ruang lingkup kajian diterapkan agar pembahasan penulisan sesuai dengan tujuan awal dari penulisan laporan ini.

1.1 Latar Belakang Masalah

Sistem informasi telah menjadi alat yang dapat sangat berpengaruh bagi kelangsungan perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan. Oleh karena itu, sistem informasi dibutuhkan oleh perusahaan selain untuk mencapai tujuan perusahaan yaitu agar perusahaan dapat mengalami perubahan-perubahan yang sesuai dengan perkembangan teknologi yang lebih baru dan menguntungkan bagi perusahaan. Sistem informasi juga dibutuhkan untuk mengadakan perubahan-perubahan yang bertujuan bukan hanya untuk keuntungan perusahaan, tetapi juga untuk dapat memenuhi setiap kebutuhan dari konsumen.

Selain melakukan berbagai perkembangan sistem informasi, pegawai sebagai pengguna sistem informasi tersebut harus dapat mengikuti perkembangan yang dilakukan oleh perusahaan. Oleh karena itu perusahaan tidak hanya harus melakukan perkembangan dalam segi sistem informasi saja, namun para pengguna sistem informasi tersebut haruslah dapat mengikuti setiap perkembangn agar setiap perkembangan sistem informasi dapat saling mendukung dengan pengguna sistem informasi dalam mencapai tujuan perusahaan.

Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Sumedang (RSUD) adalah penyedia layanan kesehatan bagi masyarakat Sumedang. Dalam perkembangannya RSUD Kabupaten Sumedang harus selalu melakukan beberapa perubahan – perubahan untuk memenuhi setiap kebutuhan, yaitu diantaranya sistem informasi dan juga sudah tentu pengguna sistem informasi itu sendiri.

2

Tidak sesuainya perkembangan sistem informasi yang dilakukan dengan pengguna sistem tersebut berpeluang untuk menyebabkan munculnya masalah dalam perusahaan. Para pengguna sistem harus dapat selalu mengikuti perkembangan yang dilakukan oleh perusahaan. Oleh karena itu diperlukan sebuah analisis yang dapat membandingkan antara perkembangan sistem informasi dengan para pengguna sistem.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latarbelakang masalah yang telah diuraikan pada sub bab 1.1 maka rumusan masalah dalam tugas akhir ini adalah sebagai berikut:

1. Bagaimana setiap proses Top Management dan seberapa baik proses

Top Management diterapkan pada RSUD Kabupaten Sumedang

dalam hal penerapan sistem rujuk pasien?

2. Perubahan apa yang diperoleh RSUD Kabupaten Sumedang dengan menerapkan Change Management Strategy dan mengapa perubahan dibutuhkan dalam perencanaan penerapan sistem rujuk pasien?

1.3 Tujuan Pembahasan

Berdasarkan rumusan masalah telah diuraikan pada sub bab 1.2 maka rumusan tujuan pembahasan tugas akhir ini adalah sebagai berikut:

1. Mengetahui bagaimana setiap proses Top Management yang sudah dilakukan dan mengetahui seberapa baik Top Management diterapkan oleh RSUD Kabupaten Sumedang dalam penerapan sistem rujuk pasien.

2. Mengetahui perubahan apa yang harus dilakukan dengan menerapkan change management strategy dan mengetahui dampak yang dihasilkan dalam melakukan perubahan.

3

Universitas Kristen Maranatha

1.4 Ruang Lingkup Kajian

Agar dapat mencapai tujuan penelitian maka ruang lingkup masalah adalah sebagai berikut:

1. Penelitian bersifat deskriptif mengenai analisis sistem informasi pada RSUD Kabupaten Sumedang.

2. Tempat studi kasus penelitian adalah RSUD Kabupaten Sumedang.

1.5 Sumber Data

Sumber data yang dapatkan di bagi menjadi 2 macam jenis sumber data, yaitu:

1. Sumber data primer : data primer ini diambil secara langsung dari hasil wawancara dengan pihak internal perusahaan.

2. Sumber data sekunder : data sekunder ini diambil dari buku, internet mengenai data-data yang berhubungan.

1.6 Sistematika Penyajian

Adapun Sistematika penulisan laporan tugas akhir ini terdiri dari empat bab yang didalamnya mencangkup hal-hal sebagai berikut:

Bab I Pendahulan

Pada bab I membahas mengenai gambaran keseluruan mengenai Latar belakang, Rumusan masalah, Tujuan, Batasan masalah, serta Sistematika penyajian.

Bab II Kajian Teori

Pada bab II membahas mengenai teori-teori yang berhubungan dengan materi penulisan laporan tugas akhir dan teori – teori mengenai Top

4

Management Controls yang diambil dari beberapa referensi baik buku,

maupun Internet.

Bab III Analisis dan Evaluasi

Pada bab III melakukan analisis dan mengevaluasi proses yang ada dalam perusahaan dengan menggunakan Top Management Controls yang meliputi sistem informasi yang digunakan oleh perusahaan dan juga para pengguna sistem itu sendiri.

Bab IV Penutup

Dalam bab ini merupakan kesimpulan terhadap proses yang di audit dalam perusahaan dan saran – saran yang berguna bagi perusahaan yang mengacu kepada hasil dari penelitian.

54

Universitas Kristen Maranatha

BAB 4.

SIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran yang diharapkan dapat menjadi masukan bagi RSUD Kabupaten Sumedang dalam penerapan sistem rujuk pasien. Beberapa kesimpulan dan saran berikut didapat selama melakukan penelitian terhadap penerapan sistem rujuk pasien.

4.1 Simpulan

simpulan yang dapat diambil dari Analisis Pengelolaan Sistem Informasi di RSUD Kabupaten Sumedang Pada Divisi SIM.RS adalah :

1. Berdasarkan analisis yang telah dibahas pada bab 3 laporan ini,dimana pada proses perencanaan RSUD Kabupaten Sumedang sudah mempunyai perencanaan penerapan sistem rujuk pasien yang diharapkan dapat membantu mempercepat proses untuk perpindahan pasien rujukan baik dari puskesmas – puskesmas kepada RSUD Kabupaten Sumedang maupun dari RSUD Kebupaten Sumedang ke rumah sakit lainnya. Namun dalam penerapan sistem rujuk pasien perencanaan yang sudah ditetapkan oleh RSUD Kabupaten Sumedang belum didokumentasikan dengan baik.

2. Berdasarkan analisis yang telah dibahas pada bab 3 laporan ini,dimana pada proses pengaturan RSUD Kabupaten Sumedang sudah dapat melakukan perekrutan pegawai yang berkualitas dan juga dapat menempatkan setiap pegawai sesuai dengan keahlian dalam bidangnya masing – masing. Pegawai RSUD Kabupaten Sumedang lebih siap menghadapi perubahan sistem karena setiap pegawai memiliki pengalaman damaln bidangnya.

3. Berdasarkan analisis yang telah dibahas pada bab 3 laporan ini,dimana pada proses memimpin komunikasi yang terjalin antara pegawai dan pimpinan kepala divisi SIM RS terjalin cukup baik dengan metode yang diterapkan sekarang ini. Pegawai dapat menyampaikan setiap keluhan secara langsung pada kepala divisi

55

SIM RS dan juga kebutuhan pegawai dalam pembuatan sistem rujuk pasien sudah diperhatikan dengan sangat baik, setiap kebutuhan untuk pengerjaan sistem rujuk pasien selalu diutamakan.

4. Berdasarkan analisis yang telah dibahas pada bab 3 laporan ini,dimana pada proses mengontrol, kontrol dilakukan secara berkala namun dokumentasi dilakukan apabila terdapat masalah yang melibatkan keputusan pemimpin, Dengan kata lain setiap kontrol yang dilakukan pada pembuatan sistem rujuk pasien belum didokumentasikan dengan baik dan berkala.

5. RSUD Kabupaten Sumedang dalam penerapan sistem rujuk pasien masih harus mengalami beberapa perubahan pada SDM yang akan menggunakan sistem tersebut. Bukan hanya SDM RSUD Kabupaten Sumedang saja melainkan SDM dari beberapa rumah sakit dan puskesmas lain yang juga akan menggunakan sistem rujuk pasien. perubahan yang perlu dilakukan adalah mengenai kesiapan SDM dalam menggunakan sistem baru yang akan diterapkan.

4.2 Saran

Ada beberapa saran yang mungkin dapat dijadikan masukan dan pertimbangan bagi RSUD Kabupaten Sumedang sebagai referensi dimasa yang akan datang

1. Sistem rujuk pasien yang akan diterapkan oleh RSUD Kabupaten Sumedang dirasa dapat diharapkan dapat membantu mempercepat proses untuk perpindahan pasien rujukan dari puskesmas – puskesmas kepada RSUD Kabupaten Sumedang, dalam penerapan sistem ini mengalami beberapa masalah pada SDM pihak puskesmas. Tidak ada salahnya lebih sering melakukan beberapa pelatihan dasar untuk pemahaman penggunaan sistem bagi pengguna sistem di puskesmas – puskesmas yang akan menggunakan sistem rujuk pasien, agar dalam pelaksanaanya tidak terjadi masalah dikarenakan kesalahaan pengguna

56

Universitas Kristen Maranatha 2. Berdasarkan analisis yang telah dibahas pada bab 3 laporan ini RSUD

Kabupaten Sumedang sudah memiliki beberapa perencanaan, dan juga setiap kontrol sudah dilakukan, namun belum ada dokumentasi dari setiap kegiatan yang dilakukan baik pada saat perencanaan penerapan sistem maupun pada saat kontrol pembuatan dan penerapan sistem. Ada baiknya apabila setiap kegiatan yang dilakukan dan juga setiap kontrol dapat didokumentasikan dengan baik, dengan adanya dokumentasi yang baik setiap tujuan dari penerapan sistem rujuk pasien dapat tercapai sesuai dengan perencanaan awal.

DAFTAR PUSTAKA

[1] T Sutabri, Analisa Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi, 2004.

[2] H Tugiman, Pengantar Audit Sistem Informasi. Yogyakarta: Kanisius, 1996.

[3] H Smith and P Fingar, Business Process Management.: The Third Wave, 2003.

[4] Joiner, Flowchart Plan & Simple. Madison: Oriel. Inc, 2002.

[5] R Weber, Information Systems Control and Audit. New Jersy: Prentice-Hall inc, 1999.

[6] http://hrweb.mit.edu/learning-development/learning-topics/change/articles/basics.

1.4 Ruang Lingkup Kajian

Agar dapat mencapai tujuan penelitian maka ruang lingkup masalah adalah sebagai berikut:

1. Penelitian bersifat deskriptif mengenai analisis sistem informasi pada RSUD Kabupaten Sumedang.

2. Tempat studi kasus penelitian adalah RSUD Kabupaten Sumedang.

1.5 Sumber Data

Sumber data yang dapatkan di bagi menjadi 2 macam jenis sumber data, yaitu:

1. Sumber data primer : data primer ini diambil secara langsung dari hasil wawancara dengan pihak internal perusahaan.

2. Sumber data sekunder : data sekunder ini diambil dari buku, internet mengenai data-data yang berhubungan.

1.6 Sistematika Penyajian

Adapun Sistematika penulisan laporan tugas akhir ini terdiri dari empat bab yang didalamnya mencangkup hal-hal sebagai berikut:

Bab I Pendahulan

Pada bab I membahas mengenai gambaran keseluruan mengenai Latar belakang, Rumusan masalah, Tujuan, Batasan masalah, serta Sistematika penyajian.

Bab II Kajian Teori

Pada bab II membahas mengenai teori-teori yang berhubungan dengan materi penulisan laporan tugas akhir dan teori – teori mengenai Top

4

Management Controls yang diambil dari beberapa referensi baik buku, maupun Internet.

Bab III Analisis dan Evaluasi

Pada bab III melakukan analisis dan mengevaluasi proses yang ada dalam perusahaan dengan menggunakan Top Management Controls yang meliputi sistem informasi yang digunakan oleh perusahaan dan juga para pengguna sistem itu sendiri.

Bab IV Penutup

Dalam bab ini merupakan kesimpulan terhadap proses yang di audit dalam perusahaan dan saran – saran yang berguna bagi perusahaan yang mengacu kepada hasil dari penelitian.

Dalam bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran yang diharapkan dapat menjadi masukan bagi RSUD Kabupaten Sumedang dalam penerapan sistem rujuk pasien. Beberapa kesimpulan dan saran berikut didapat selama melakukan penelitian terhadap penerapan sistem rujuk pasien.

4.1 Simpulan

simpulan yang dapat diambil dari Analisis Pengelolaan Sistem Informasi di RSUD Kabupaten Sumedang Pada Divisi SIM.RS adalah :

1. Berdasarkan analisis yang telah dibahas pada bab 3 laporan ini,dimana pada proses perencanaan RSUD Kabupaten Sumedang sudah mempunyai perencanaan penerapan sistem rujuk pasien yang diharapkan dapat membantu mempercepat proses untuk perpindahan pasien rujukan baik dari puskesmas – puskesmas kepada RSUD Kabupaten Sumedang maupun dari RSUD Kebupaten Sumedang ke rumah sakit lainnya. Namun dalam penerapan sistem rujuk pasien perencanaan yang sudah ditetapkan oleh RSUD Kabupaten Sumedang belum didokumentasikan dengan baik.

2. Berdasarkan analisis yang telah dibahas pada bab 3 laporan ini,dimana pada proses pengaturan RSUD Kabupaten Sumedang sudah dapat melakukan perekrutan pegawai yang berkualitas dan juga dapat menempatkan setiap pegawai sesuai dengan keahlian dalam bidangnya masing – masing. Pegawai RSUD Kabupaten Sumedang lebih siap menghadapi perubahan sistem karena setiap pegawai memiliki pengalaman damaln bidangnya.

3. Berdasarkan analisis yang telah dibahas pada bab 3 laporan ini,dimana pada proses memimpin komunikasi yang terjalin antara pegawai dan pimpinan kepala divisi SIM RS terjalin cukup baik dengan metode yang diterapkan sekarang ini. Pegawai dapat menyampaikan setiap keluhan secara langsung pada kepala divisi

55

SIM RS dan juga kebutuhan pegawai dalam pembuatan sistem rujuk pasien sudah diperhatikan dengan sangat baik, setiap kebutuhan untuk pengerjaan sistem rujuk pasien selalu diutamakan.

4. Berdasarkan analisis yang telah dibahas pada bab 3 laporan ini,dimana pada proses mengontrol, kontrol dilakukan secara berkala namun dokumentasi dilakukan apabila terdapat masalah yang melibatkan keputusan pemimpin, Dengan kata lain setiap kontrol yang dilakukan pada pembuatan sistem rujuk pasien belum didokumentasikan dengan baik dan berkala.

5. RSUD Kabupaten Sumedang dalam penerapan sistem rujuk pasien masih harus mengalami beberapa perubahan pada SDM yang akan menggunakan sistem tersebut. Bukan hanya SDM RSUD Kabupaten Sumedang saja melainkan SDM dari beberapa rumah sakit dan puskesmas lain yang juga akan menggunakan sistem rujuk pasien. perubahan yang perlu dilakukan adalah mengenai kesiapan SDM dalam menggunakan sistem baru yang akan diterapkan.

4.2 Saran

Ada beberapa saran yang mungkin dapat dijadikan masukan dan pertimbangan bagi RSUD Kabupaten Sumedang sebagai referensi dimasa yang akan datang

1. Sistem rujuk pasien yang akan diterapkan oleh RSUD Kabupaten Sumedang dirasa dapat diharapkan dapat membantu mempercepat proses untuk perpindahan pasien rujukan dari puskesmas – puskesmas kepada RSUD Kabupaten Sumedang, dalam penerapan sistem ini mengalami beberapa masalah pada SDM pihak puskesmas. Tidak ada salahnya lebih sering melakukan beberapa pelatihan dasar untuk pemahaman penggunaan sistem bagi pengguna sistem di puskesmas – puskesmas yang akan menggunakan sistem rujuk pasien, agar dalam pelaksanaanya tidak terjadi masalah dikarenakan kesalahaan pengguna

2. Berdasarkan analisis yang telah dibahas pada bab 3 laporan ini RSUD Kabupaten Sumedang sudah memiliki beberapa perencanaan, dan juga setiap kontrol sudah dilakukan, namun belum ada dokumentasi dari setiap kegiatan yang dilakukan baik pada saat perencanaan penerapan sistem maupun pada saat kontrol pembuatan dan penerapan sistem. Ada baiknya apabila setiap kegiatan yang dilakukan dan juga setiap kontrol dapat didokumentasikan dengan baik, dengan adanya dokumentasi yang baik setiap tujuan dari penerapan sistem rujuk pasien dapat tercapai sesuai dengan perencanaan awal.

DAFTAR PUSTAKA

[1] T Sutabri, Analisa Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi, 2004.

[2] H Tugiman, Pengantar Audit Sistem Informasi. Yogyakarta: Kanisius, 1996.

[3] H Smith and P Fingar, Business Process Management.: The Third Wave, 2003.

[4] Joiner, Flowchart Plan & Simple. Madison: Oriel. Inc, 2002.

[5] R Weber, Information Systems Control and Audit. New Jersy: Prentice-Hall inc, 1999.

[6] http://hrweb.mit.edu/learning-development/learning-topics/change/articles/basics.