Audit Top Management Controls di PT Nusantara Jaya Sentosa.

v

ABSTRACT

This paper analyzes the Top Management Control functions for Information Systems (IS) in Small and Medium Enterprises (SMEs). SMEs like Nusantara Jaya Sentosa company which focus on cars sales extensively rely on information technology resources to enhance their competence in

today’s global economy. They should have adequate top management control mechanisms in place for their efficient functioning. The information

system is needed for automated the process of selling cars that’s still done

manually. Top Management Controls determine how effectively the senior management manages the IS functions in a SME. The major tasks at this level consist of Planning, Organizing, Leading and Controlling functions. Furthermore, Top Management Controls can help SME for realise their plan with help from information technology resources.

Keyword : Top Managements Controls, Information Systems Plan, Small and Medium Enterprise

vi

ABSTRAK

Makalah ini menganalisis fungsi kontrol manajemen tingkat atas untuk sistem informasi dalam usaha kecil dan menengah(UKM). UKM seperti PT Nusantara Jaya Sentosa yang berfokus pada bidang penjualan mobil sangat bergantung pada sumber daya teknologi informasi untuk meningkatkan kemampuan bersaing mereka dalam perekonomian global pada saat ini. Mereka harus memiliki mekanisme kontrol manajemen tingkat atas yang memadai agar dapat berfungsi secara efisien. Sistem informasi sangat dibutuhkan untuk mengotomatisasi proses penjualan mobil yang masih dilakukan secara manual. Kontrol manajemen tingkat atas menentukan seberapa efektif pihak manajemen yang senior mengelola fungsi sistem informasi dalam sebuah UKM. Tugas utama pada tingkat ini terdiri dari fungsi Perencanaan, Pengaturan, Memimpin, Mengontrol. Lebih jauh lagi, fungsi manajemen tingkat atas dapat membantu UKM dalam merealisasi rencananya dengan bantuan sumber daya sistem informasi.

Kata Kunci: Kontrol manajemen tingkat atas, rencana sistem informasi, usaha kecil dan menengah

vii DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ... i

PERNYATAAN ORISINALITAS LAPORAN PENELITIAN ... ii

PERNYATAAN PUBLIKASI LAPORAN PENELITIAN ... iii

PRAKATA ... iv

ABSTRACT ... v

ABSTRAK ... vi

DAFTAR ISI ... vii

DAFTAR TABEL ... x

DAFTAR GAMBAR ... xi

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Rumusan Masalah... 2

1.3 Tujuan Pembahasan ... 2

1.4 Ruang Lingkup Kajian ... 2

1.5 Sumber Data ... 2

1.6 Sistematika Penyajian ... 3

BAB II KAJIAN TEORI ... 4

2.1 Pengertian Teknologi Informasi ... 4

2.2 Pengertian IT Government ... 4

2.3 Pengertian Audit Sistem Informasi ... 4

2.4 Top Management Controls ... 5

2.4.1 Perencanaan ... 5

2.4.1.1 Tipe Rencana ... 6

2.4.1.2 Perlunya Pendekatan Kontingensi untuk Perencanaan ... 7

viii

2.4.2 Pengaturan ... 11

2.4.2.1 Mendapatkan Bahan untuk Fungsi Sistem Informasi ... 11

2.4.2.2 Fungsi Sistem Informasi untuk Kepegawaian ... 12

2.4.2.2.1 Akusisi Karyawan ... 13

2.4.2.2.2 Pengembangan Karyawan ... 13

2.4.2.2.3 Pemecatan Karyawan ... 15

2.4.2.3 Sentralisasi dan Desentralisasi dalam Fungsi Sistem Informasi .. 16

2.4.2.4 Organisasi Internal dari Fungsi Sistem Informasi ... 17

2.4.2.5 Lokasi Fungsi Sistem Informasi ... 22

2.4.3 Memimpin ... 23

2.4.3.1 Memotivasi Karyawan Sistem Informasi ... 24

2.4.3.2 Gaya Kepemimpinan yang sesuai dengan Karyawan Sistem Informasi dan Pekerjaannya ... 24

2.4.3.3 Komunikasi secara Efektif dengan Karyawan Sistem Informasi .. 25

2.4.4 Mengontrol ... 26

2.4.4.1 Mengendalikan Keseluruhan Fungsi Sistem Informasi ... 26

2.4.4.2 Difusi Teknologi dan Kontrol dalam Fungsi Sistem Informasi ... 27

2.4.4.3 Pengendalian Kegiatan Sistem Informasi ... 29

2.4.4.4 Kontrol atas Para Pengguna Jasa Sistem Informasi... 30

BAB III HASIL AUDIT ... 33

3.1 Struktur Organisasi ... 33

3.2 Proses Bisnis... 34

3.3 Hasil Audit... 36

3.3.1 Perencanaan ... 36

3.3.2 Pengaturan ... 42

ix

3.3.4 Mengontrol ... 53

BAB IV SIMPULAN DAN SARAN ... 56

4.1 Simpulan ... 56

4.2 Saran ... 56

Daftar Pustaka ... 58

Daftar Lampiran ... A.1 Data Penulis ... 59

x

DAFTAR TABEL

Tabel I Tipe Perusahaan ... 8

Tabel II Mc Farlan Strategic Grid Model ... 8

Tabel III Types Of Organization ... 9

Tabel IV Sullivan Infusion Diffusion Model... 10

Tabel V Tipe Pekerjaan ... 19

Tabel VI Tipe Status ... 28

Tabel VII Tipe Standar ... 29

Tabel VIII Tipe Nilai Transfer ... 31

xi

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Struktur Tradisional Cara Pengolahan Data Perusahaan ... 19

Gambar 2 Kemungkinan Posisi Fungsi Sistem Informasi dalam Hirarki Organisasi dari Perencanaan Strategis ... 23

Gambar 3 Kemungkinan Posisi Fungsi Sistem Informasi dalam Hirarki Organisasi untuk Mendukung ... 24

Gambar 4 Struktur Organisasi ... 34

Gambar 5 Proses Bisnis ... 35

Gambar 6 Skema jaringan lantai 1 PT Nusantara Jaya Sentosa ... 47

1

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Pemanfaatan teknologi informasi dalam dunia industri sudah sangat penting. Teknologi informasi memberi peluang terjadinya perubahan dan

peningkatan produktifitas bisnis. Penerapan teknologi informasi

membutuhkan biaya yang cukup besar dengan resiko kegagalan yang tidak kecil, yaitu bila terjadi gangguan pada teknologi informasi yang dimiliki. Penerapan teknologi infomasi di dalam perusahaan dapat digunakan secara maksimal, untuk itu dibutuhkan pemahaman yang tepat mengenai konsep dasar dari sistem yang berlaku, teknologi yang dimanfaatkan, aplikasi yang digunakan dan pengelolaan serta pengembangan sistem teknologi informasi yang dilakukan.

Era globalisasi sekarang ini, perusahaan harus dapat mengatasi masalah dan perubahan yang terjadi secara cepat dan sesuai sasaran. Oleh karena itu, faktor yang harus diperhatikan tidak hanya berfokus pada pengelolaan informasi semata, melainkan juga harus fokus untuk menjaga dan meningkatkan mutu informasi perusahaan. Dalam konteks ini, informasi dapat dikatakan menjadi kunci untuk mendukung dan meningkatkan manajemen perusahaan agar dapat memenangkan persaingan yang semakin lama akan semakin meningkat.

Manajemen tingkat atas(misalnya manajer) mempunyai tanggung jawab yang besar terhadap bagaimana sistem informasi berjalan di suatu

perusahaan. Perkembangan teknologi hardware dan software yang terus

berkembang harus dapat dipergunakan oleh manajemen tingkat atas untuk mendukung proses kerja sistem informasi di perusahaannya itu. Saat ini penjualan mobil di PT Nusantara Jaya Sentosa, prosesnya masih dilakukan secara manual sehingga membutuhkan waktu lama untuk menyelesaikannya dan rentan terjadi kesalahan dalam proses pembelian mobil. Selain itu untuk mengetahui seberapa baik kontrol manajemen tingkat atas pada

2

karyawannya melatarbelakangi dilakukannya audit Top Management Control

ini. Dengan dilakukannya audit Top Management Control ini diharapkan kelemahan - kelemahan yang ada pada PT Nusantara Jaya Sentosa dapat diketahui dan hasil audit ini dapat berguna untuk kemajuan perusahaan.

1.2 Rumusan Masalah

Seberapa baik kontrol-kontrol top management dilakukan di PT Nusantara Jaya Sentosa.

1.3 Tujuan Pembahasan

Mengetahui kontrol-kontrol top management yang diterapkan dan seberapa baik kontrol tersebut dilakukan.

1.4 Ruang Lingkup Kajian

 Perencanaan

Pembahasan mengenai rencana apa saja yang sedang direncanakan perusahaan

 Pengaturan

Pembahasan mengenai tahapan - tahapan yang akan dilakukan agar rencana yang telah direncanakan di planning dapat berjalan dengan lancar

 Memimpin

Pembahasan mengenai seberapa baik pemimpin dapat mengatur

dan berkomunikasi dengan baik pada karyawan – karyawannya

 Mengontrol

Pembahasan mengenai seberapa baik pemimpin dapat

mengontrol jalannya kegiatan sehari hari di perusahaan

1.5 Sumber Data

Sumber data diperoleh dari wawancara di PT Nusantara Jaya Sentosa, buku, artikel artikel di internet.

3

1.6 Sistematika Penyajian

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini membahas tentang latar belakang, rumusan masalah, tujuan pembahasan, ruang lingkup kajian, sumber data

BAB II KAJIAN TEORI

Pada bab ini berisi tentang teori-teori yang berhubungan dengan top management controls

BAB III HASIL AUDIT

Pada bab ini akan membahas tentang hasil audit berdasarkan top management controls pada PT Nusantara Jaya Sentosa

BAB IV SIMPULAN DAN SARAN

55

BAB IV SIMPULAN DAN SARAN

4.1 Simpulan

Berdasarkan hasil pembahasan di bab III, dapat disimpulkan sebagai berikut:

1. Perencanaan di PT Nusantara Jaya Sentosa dapat mendukung visi

dan misi perusahaan. Rencana jangka pendek dan jangka panjang dapat mendukung rencana bisnis perusahaan yang secara tidak langsung dapat mendukung keberhasilan misi dan visi perusahaan. Dengan implementasi

aplikasi SDMS, nantinya akan dapat mengotomatisasi pekerjaan – pekerjaan

yang sekarang ini masih dilakukan secara manual.

2. Pengaturan di PT Nusantara Jaya Sentosa telah mempunyai kriteria

yang jelas untuk merekrut karyawan, sumber daya yang memadai bagian perangkat keras, perangkat lunak, SDM yang dapat membantu untuk mendukung berjalannya perencanaan yang ada. Secara keseluruhan, sumber daya yang ada dapat digunakan untuk kemajuan perusahaan.

3. Kepemimpinan di PT Nusantara Jaya Sentosa secara garis besar

telah dapat berjalan dengan baik, hanya saja ada 1 kekurangan yaitu masih banyak karyawannya yang datang terlambat masuk kerja dan tidak masuk kerja.

4. Kontrol di PT Nusantara Jaya Sentosa belum dapat berjalan dengan

baik dikarenakan bagian IT baru saja diadakan pada tahun ini dan sistemnya baru dalam proses implementasi, sehingga belum ada dokumentasi tentang

kontrol – kontrolnya.

4.2 Saran

Berikut beberapa saran yang dapat diberikan pada PT Nusantara Jaya Sentosa:

56

1. Top Management lebih tegas dalam memberi sanksi pada karyawan

yang suka datang terlambat masuk kerja dan tidak masuk kerja.

2. Kontrol di PT Nusantara Jaya Sentosa diperbaiki agar terdapat

57

Daftar Pustaka

Webber, R. (1998). Information System Control And Audit. USA :

Prentice-Hall, Inc.

Ved Prakash Gulati, D. P. Dube (2005). Information System Audit and

Assurance. India : Tata McGraw – Hill Publishing Company Limited.

Sekhar, R. C (2006). Management Control Systems : Text and Cases. India :

Tata McGraw – Hill Publishing Company Limited.

Ahira, Ane (2000). Pengertian Teknologi Informasi dari Para Pakar. Retrieved August 27, 2011 from http://www.anneahira.com/pengertian-teknologi-informasi.htm

IT Governance Institute. itgi.org : IT Governance references. Retrieved from

August 27, 2011 from

http://www.itgi.org/template_ITGIa166.html?Section=About_IT_Gover nance1&Template=/ContentManagement/HTMLDisplay.cfm&ContentI D=19657

Prakosa, Bambang Kesit (2009, January). Bagaimana Audit Sistem Informasi

Dilakukan. Retrieved August 27, 2011, from

http://bambangkesit.staff.uii.ac.id/2009/01/16/bagaimana-audit-sistem-informasi-dilakukan/

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Pemanfaatan teknologi informasi dalam dunia industri sudah sangat penting. Teknologi informasi memberi peluang terjadinya perubahan dan peningkatan produktifitas bisnis. Penerapan teknologi informasi membutuhkan biaya yang cukup besar dengan resiko kegagalan yang tidak kecil, yaitu bila terjadi gangguan pada teknologi informasi yang dimiliki. Penerapan teknologi infomasi di dalam perusahaan dapat digunakan secara maksimal, untuk itu dibutuhkan pemahaman yang tepat mengenai konsep dasar dari sistem yang berlaku, teknologi yang dimanfaatkan, aplikasi yang digunakan dan pengelolaan serta pengembangan sistem teknologi informasi yang dilakukan.

Era globalisasi sekarang ini, perusahaan harus dapat mengatasi masalah dan perubahan yang terjadi secara cepat dan sesuai sasaran. Oleh karena itu, faktor yang harus diperhatikan tidak hanya berfokus pada pengelolaan informasi semata, melainkan juga harus fokus untuk menjaga dan meningkatkan mutu informasi perusahaan. Dalam konteks ini, informasi dapat dikatakan menjadi kunci untuk mendukung dan meningkatkan manajemen perusahaan agar dapat memenangkan persaingan yang semakin lama akan semakin meningkat.

Manajemen tingkat atas(misalnya manajer) mempunyai tanggung jawab yang besar terhadap bagaimana sistem informasi berjalan di suatu perusahaan. Perkembangan teknologi hardware dan software yang terus berkembang harus dapat dipergunakan oleh manajemen tingkat atas untuk mendukung proses kerja sistem informasi di perusahaannya itu. Saat ini penjualan mobil di PT Nusantara Jaya Sentosa, prosesnya masih dilakukan secara manual sehingga membutuhkan waktu lama untuk menyelesaikannya dan rentan terjadi kesalahan dalam proses pembelian mobil. Selain itu untuk mengetahui seberapa baik kontrol manajemen tingkat atas pada

karyawannya melatarbelakangi dilakukannya audit Top Management Control

ini. Dengan dilakukannya audit Top Management Control ini diharapkan kelemahan - kelemahan yang ada pada PT Nusantara Jaya Sentosa dapat diketahui dan hasil audit ini dapat berguna untuk kemajuan perusahaan.

1.2 Rumusan Masalah

Seberapa baik kontrol-kontrol top management dilakukan di PT Nusantara Jaya Sentosa.

1.3 Tujuan Pembahasan

Mengetahui kontrol-kontrol top management yang diterapkan dan seberapa baik kontrol tersebut dilakukan.

1.4 Ruang Lingkup Kajian

 Perencanaan

Pembahasan mengenai rencana apa saja yang sedang direncanakan perusahaan

 Pengaturan

Pembahasan mengenai tahapan - tahapan yang akan dilakukan agar rencana yang telah direncanakan di planning dapat berjalan dengan lancar

 Memimpin

Pembahasan mengenai seberapa baik pemimpin dapat mengatur dan berkomunikasi dengan baik pada karyawan – karyawannya  Mengontrol

Pembahasan mengenai seberapa baik pemimpin dapat mengontrol jalannya kegiatan sehari hari di perusahaan

1.5 Sumber Data

Sumber data diperoleh dari wawancara di PT Nusantara Jaya Sentosa, buku, artikel artikel di internet.

3

1.6 Sistematika Penyajian

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini membahas tentang latar belakang, rumusan masalah, tujuan pembahasan, ruang lingkup kajian, sumber data

BAB II KAJIAN TEORI

Pada bab ini berisi tentang teori-teori yang berhubungan dengan top management controls

BAB III HASIL AUDIT

Pada bab ini akan membahas tentang hasil audit berdasarkan top management controls pada PT Nusantara Jaya Sentosa

BAB IV SIMPULAN DAN SARAN

55

4.1 Simpulan

Berdasarkan hasil pembahasan di bab III, dapat disimpulkan sebagai berikut:

1. Perencanaan di PT Nusantara Jaya Sentosa dapat mendukung visi dan misi perusahaan. Rencana jangka pendek dan jangka panjang dapat mendukung rencana bisnis perusahaan yang secara tidak langsung dapat mendukung keberhasilan misi dan visi perusahaan. Dengan implementasi aplikasi SDMS, nantinya akan dapat mengotomatisasi pekerjaan – pekerjaan yang sekarang ini masih dilakukan secara manual.

2. Pengaturan di PT Nusantara Jaya Sentosa telah mempunyai kriteria yang jelas untuk merekrut karyawan, sumber daya yang memadai bagian perangkat keras, perangkat lunak, SDM yang dapat membantu untuk mendukung berjalannya perencanaan yang ada. Secara keseluruhan, sumber daya yang ada dapat digunakan untuk kemajuan perusahaan.

3. Kepemimpinan di PT Nusantara Jaya Sentosa secara garis besar telah dapat berjalan dengan baik, hanya saja ada 1 kekurangan yaitu masih banyak karyawannya yang datang terlambat masuk kerja dan tidak masuk kerja.

4. Kontrol di PT Nusantara Jaya Sentosa belum dapat berjalan dengan baik dikarenakan bagian IT baru saja diadakan pada tahun ini dan sistemnya baru dalam proses implementasi, sehingga belum ada dokumentasi tentang kontrol – kontrolnya.

4.2 Saran

Berikut beberapa saran yang dapat diberikan pada PT Nusantara Jaya Sentosa:

56

1. Top Management lebih tegas dalam memberi sanksi pada karyawan yang suka datang terlambat masuk kerja dan tidak masuk kerja.

2. Kontrol di PT Nusantara Jaya Sentosa diperbaiki agar terdapat dokumentasi tentang standar – standar yang ada di perusahaan.

Daftar Pustaka

Webber, R. (1998). Information System Control And Audit. USA : Prentice-Hall, Inc.

Ved Prakash Gulati, D. P. Dube (2005). Information System Audit and Assurance. India : Tata McGraw – Hill Publishing Company Limited. Sekhar, R. C (2006). Management Control Systems : Text and Cases. India :

Tata McGraw – Hill Publishing Company Limited.

Ahira, Ane (2000). Pengertian Teknologi Informasi dari Para Pakar. Retrieved August 27, 2011 from http://www.anneahira.com/pengertian-teknologi-informasi.htm

IT Governance Institute. itgi.org : IT Governance references. Retrieved from

August 27, 2011 from

http://www.itgi.org/template_ITGIa166.html?Section=About_IT_Gover nance1&Template=/ContentManagement/HTMLDisplay.cfm&ContentI D=19657

Prakosa, Bambang Kesit (2009, January). Bagaimana Audit Sistem Informasi Dilakukan. Retrieved August 27, 2011, from http://bambangkesit.staff.uii.ac.id/2009/01/16/bagaimana-audit-sistem-informasi-dilakukan/