Analisis Sistem Ipos di PT Pos Indonesia dengan Menggunakan Quality Assurance Management Controls.
vi
ABSTRAK
Analisis merupakan suatu tahapan awal untuk menghasilkan suatu sistem informasi yang bagus pada sistem yang sedang berlangsung. Analisis mengenai quality assurance di aplikasi desktop pada Integrated Postal Operations System (IPOS) di PT Pos Indonesia dilakukan untuk menentukan apa standar yang ada dalam IPOS untuk mencapai goals yang telah ditetapkan, dan juga untuk menentukan apakah standar yang ada di dalam IPOS sudah diterapkan dengan baik. Tujuan utama dari analisis ini adalah untuk mengevaluasi proses apa yang ada dalam IPOS, apakah proses yang dijalankan sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh sistem informasi yang sedang berlangsung. Data yang diperoleh melalui wawancara langsung dengan pihak berwenang di perusahaan PT Pos Indonesia. Teori yang digunakan diperoleh melalui buku-buku tentang Quality Assurance Management Controls oleh Ron Weber. Harapan dengan hasil analisis ini adalah dapat membantu PT Pos Indonesia dalam melakukan kegiatan bisnis perusahaan dalam memberikan layanan pengiriman supaya lebih efektif.
Kata kunci: IPOS, Sistem Informasi, Analisis, Quality Assurance Control Manajemen, Kontrol Oleh Ron Weber
(2)
vii
Universitas Kristen Maranatha
ABSTRACT
Analysis of an initial step to generate a system of good information on the system is in progress. Analysis of quality assurance in desktop applications on Postal Operations Integrated System (IPOS) in PT Pos Indonesia conducted to determine what the standard is in the IPOS to achieve goals that have been set, and also to determine whether the existing standards in the IPOS is applied. The main objective of this analysis was to evaluate the process of what is in the IPOS, whether the process is run in accordance with standards established by the information system is in progress.Data obtained through direct interviews with the authorities in the company PT Pos Indonesia. The theory used obtained through books about management quality assurance controls. Hope with the results of this analysis can help the PT Pos Indonesia in conducting business in the delivery of services to make it more effective.
Keywords: IPOS, Analysis Systems, Quality Assurance Management Control From Ron Weber
(3)
viii
DAFTAR ISI
PRAKATA ... iv
ABSTRAK ... vi
ABSTRACT ... vii
DAFTAR ISI ... viii
DAFTAR GAMBAR ... x
DAFTAR TABEL ... xi
DAFTAR LAMPIRAN ... xii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 2
1.3 Tujuan Pembahasan ... 2
1.4 Ruang Lingkup Kajian ... 2
1.5 Sumber Data ... 3
1.6 Sistematika Penyajian ... 3
BAB II KAJIAN TEORI ... 4
2.1 Flowchart ... 4
2.1.1 Flowchart Sistem ... 5
2.1.2 Flowchart Dokumen ... 8
2.1.3 Flowchart Skemantik ... 8
2.1.4 Flowchart Program ... 8
2.1.5 Flowchart Proses ... 12
2.2 Audit ... 13
2.2.1 Sistem Informasi ... 13
2.2.1.1 Sistem ... 13
2.2.1.2 Informasi ... 14
2.2.1.3 Tujuan Audit Sistem Informasi ... 14
2.2.2 Pengertian Audit Sistem Informasi ... 15
2.2.2.1 Perlunya Kontrol dan Audit ... 17
2.3 Software Quality Assurance ... 18
2.4 Quality Assurance Management Control ... 19
2.4.1 Fungsi-Fungsi Quality Assurance Management Control ... 19
2.4.1.1 Fungsi Pertama (Developing Quality Goals) ... 21
2.4.1.2 Fungsi Kedua (Developing, Promulgating, and Maintaining Standards for the Information Systems Function)... 23
2.4.1.3 Fungsi Ketiga (Monitoring Compliance With QA Standards) ... 27
2.4.1.4 Fungsi Keempat (Identifying Areas For Improvement) ... 30
2.4.1.5 Fungsi Kelima (Reporting to Management) ... 33
2.4.1.6 Fungsi Keenam (Training in QA Standards and Procedures) ... 35
BAB III HASIL ANALISIS ... 38
3.1 Profil Perusahaan ... 38
3.1.1 Visi dan Misi ... 38
3.1.2 Struktur Organisasi ... 39
3.1.3 Job Description ... 42
3.1.3.1 Collecting ... 42
3.1.3.2 Processing dan Transporting ... 43
3.1.3.3 Delivery ... 44
3.2 Proses Bisnis ... 46
3.2.1 Collecting ... 46
3.2.2 Processing ... 48
(4)
ix
Universitas Kristen Maranatha
3.2.4 Delivery... 53
3.3 Quality Assurance ... 55
3.3.1 Developing Quality Goals ... 55
3.3.2 Developing, Promulgating, and Maintaining Standards for the Information Systems Function ... 60
3.3.3 Monitoring Compliance With QA Standards ... 62
3.3.4 Identifying Areas For Improvement ... 64
3.3.5 Reporting to Management ... 66
3.3.6 Training In QA Standards and Procedures ... 66
BAB IV SIMPULAN DAN SARAN ... 68
4.1 Simpulan ... 68
4.2 Saran ... 69
(5)
x
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Flowchart Logika Program Menghitung Rata-rata ... 10
Gambar 2. Flowchart Alir Program Komputer Terinci Menghitung Rata-rata ... 11
Gambar 3. Control & Audit for CBIS (Weber, 1999,chap 9) ... 17
Gambar 4. Proses menginformasikan mengenai standar pengembangan (Weber, 1999,chap.9) ... 26
Gambar 5. Fishbone Diagrams (Weber,1999,chap.9). ... 28
Gambar 6. The Quality Spiral (Weber,1999,chap.9). ... 32
Gambar 7. Quality assurance in-service training as a discernment process (Weber,1999,chap.9). ... 37
Gambar 8. Struktur Organisasi PT Pos Indonesia Semua Bagian ... 40
Gambar 9. Direktorat Teknologi dan Jasa Keuangan ... 42
Gambar 10. Struktur Organisasi IPOS ... 45
Gambar 11. Flowchart Collecting ... 47
Gambar 12. Flowchart Processing ... 49
Gambar 13. Flowchart Transporting (Pengirim) ... 51
Gambar 14. Flowchart Transporting (Penerima) ... 52
(6)
xi
Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR TABEL
Tabel I Simbol-simbol Flowchart Sistem (Jogiyanto,2001:796-799) ... 5
Tabel II Simbol-simbol Flowchart Program (Jogiyanto,2001:796-799) ... 9
Tabel III Simbol-simbol Flowchart Proses (Jogiyanto,2001:796-799) ... 12
Tabel IV. Quality Characteristic (Weber,1999,chap.9) ... 22
(7)
xii
DAFTAR LAMPIRAN
LAMPIRAN A WAWANCARA ... A1 LAMPIRAN B BUKTI DAN PRINTSCREEN ... B1 LAMPIRAN C SURAT PERNYATAAN ... C1
(8)
1
Universitas Kristen Maranatha
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan bidang teknologi informasi saat ini sangat mempengaruhi
dunia bisnis dalam hal meningkatkan efektifitas dan efisiensi pelaksanaan
proses bisnis dan alur kerja dalam perusahaan. Salah satu hal utama adalah
bagi perusahaan-perusahaan yang menjual jasa kepada konsumennya.
Tetapi pada kenyataannya, banyak perusahaan-perusahaan yang sering kali
melupakan tahapan untuk menganalisis keberadaan aspek teknologi
informasi tersebut, apakah teknologi informasi yang digunakan dapat
membantu proses bisnis perusahaan hingga mencapai tujuan yang telah
ditetapkan oleh perusahaan tersebut.
Salah satu contoh perusahaan yang menjual jasa pelayanan pada costumer
adalah PT POS Indonesia. Perusahaan PT POS Indonesia merupakan
perusahaan penyedia pelayanan jasa pengiriman barang dengan.
Perusahaan PT Pos Indonesia menggunakan sebuah aplikasi desktop
bernama
Integrated Postal Operations System (IPOS) untuk membantu
kegiatan bisnis pengiriman barang. Dengan mengetahui keseluruhan proses
bisnis yang ada pada aplikasi IPOS, maka diharapkan aplikasi IPOS dapat
dijadikan sebuah teknologi informasi yang dapat mengintegrasikan dan
membantu jalan proses bisnis dari keseluruhan pelayanan-pelayanan yang
ada di perusahaan PT POS Indonesia. Hal ini mengingat bahwa keberadaan
aplikasi IPOS di perusahaan PT POS Indonesia sangat mempengaruhi
jalannya proses bisnis sehari-hari yaitu collecting, processing, transportation,
dan delivery.
Pelopor utama PT POS Indonesia terhadap pelanggan adalah pengiriman
barang dimana waktu dan lokasi sangat diprioritaskan, maka penting bagi
perusahaan untuk menganalisis sejauh mana sistem informasi tersebut
dapat membantu mencapai tujuan, visi dan misi yang telah ditetapkan oleh
perusahaan PT POS Indonesia.
(9)
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, maka dibuat rumusan
masalah sebagai berikut:
1. Bagaimana melakukan pemeliharaan
standard untuk fungsi sistem
informasi pada sistem IPOS di PT POS Indonesia?
2. Bagaimana mengidentifikasi area pada standar-standar IPOS untuk
melakukan perbaikan?
1.3 Tujuan Pembahasan
Adapun tujuan pembahasan dalam laporan tugas akhir ini adalah:
1. Mengetahui cara untuk meningkatkan standar keamanan sistem dan
Intergritas data, efektifitas dan efisiensi sistem IPOS di PT POS
Indonesia.
2. Mengetahui area untuk melakukan perbaikan pada standar-standar
aplikasi IPOS.
1.4 Ruang Lingkup Kajian
Adapun ruang lingkup kajian dalam laporan tugas akhir ini adalah:
1. Uraian proses bisnis keseluruhan layanan pada sistem IPOS.
2. Pembahasan mengenai dari proses pengiriman barang sampai
delivery,
yaitu Collecting, Processing, Transportation, Delivery.
3. Pembahasan mengenai:
a.
Developing Quality Goals
b. Developing, Promulgating, and Maintaining Standards for the
Information Systems Function
c.
Monitoring Compliance with QA Standards
d.
Identifying Areas for Improvement
e.
Reporting To Management
(10)
Universitas Kristen Maranatha
1.5 Sumber Data
Sumber-sumber data yang didapatkan yaitu melalui wawancara dengan
pembimbing lapangan, questioner melalui email, studi lapangan dan website
PT POS Indonesia.
1.6 Sistematika Penyajian
Pembahasan dalam laporan ini dimulai dengan pendahuluan sebagai:
BAB I PENDAHULUAN
Memuat dasar-dasar dan latar belakang permasalahan, rumusan masalah,
tujuan yang hendak dicapai, ruang lingkup, metode penelitian, hipotesis, dan
sistematika penyajian.
BAB II KAJIAN TEORI
Dijabarkan teori-teori dasar untuk melakukan analisis proses bisnis yang ada
serta sistem informasi yang digunakan.
BAB III ANALISIS SISTEM
Diuraikan masalah yang dibahas, sebagai jawaban dari rumusan masalah
yang ditulis sebelumnya.
Bab IV SIMPULAN DAN SARAN
Bab empat merupakan kesimpulan dari pembahasan yang dilakukan
sebelumnya. Pada bab ini juga dikemukakan solusi yang diperlukan.
(11)
68
Universitas Kristen Maranatha
BAB IV SIMPULAN DAN SARAN
4.1 Simpulan
Dari hasil analisis yang dilakukan pada penelitian ini dapat diketahui bahwa
Perusahaan PT Pos Indonesia merupakan sebuah perusahaan yang
menjual jasa pelayanan pada pelanggan dengan menyediakan pelayanan
jasa pengiriman surat dan paket. Untuk menjalankan kegiatan bisnis dengan
maksimal, Perusahaan PT Pos Indonesia dibantu oleh sebuah aplikasi
bernama IPOS. Aplikasi IPOS memiliki beberapa bagian, bagian
collecting,
processing,
transporting bagian pengiriman,
transporting bagian penerima,
dan bagian delivery.
Dari hasil analisis mengenai
quality assurance management control yang
dilakukan pada aplikasi IPOS, maka didapatkan beberapa kesimpulan, yaitu:
1. Bahwa aplikasi IPOS memiliki
goals sebagai tulang punggung atau
backbone sistem pada perusahaan untuk melakukan penangangan
terhadap kegiatan bisnis sehari-hari yang ada di perusahaan, yaitu
pelayanan jasa pengiriman barang dan surat. Aplikasi IPOS memiliki
beberapa standar yang digunakan untuk membantu IPOS untuk
mencapai goals yang telah ditetapkan. Selama ini, standar yang ada pada
aplikasi IPOS sudah memenuhi fungsi yang ada pada
quality assurance
management controls, seperti:
a. Standar mengenai pengembangan yang dilaksanakan pada aplikasi
IPOS sudah memenuhi syarat-syarat dari karakteristik yang ada pada
fungsi developing quality goals.
b. Perusahaann juga melaksanakan pengembangan, penyebarluasan,
dan pemeliharaan standar sistem informasi pada aplikasi IPOS dengan
baik.
c. Perusahaan juga melakukan pemantauan terhadap standar-standar
yang sedang dijalankan pada IPOS.
d. Identifikasi area untuk perbaikan pada IPOS dilaksanakan dengan baik,
dengan cara melakukan perbaikan secara terus menerus pada IPOS.
(12)
Universitas Kristen Maranatha
e. Pelaporan mengenai standar yang dijalankan juga dilaksanakan, tetapi
untuk pelaporan terhadap aset pada IPOS sudah tidak dijalankan
dengan rutin.
f. Perusahaan juga mengganggap training sebagai sebuah keperluan
yang sangat penting dan wajib untuk dilaksanakan supaya user yang
menggunakan aplikasi IPOS dapat mengerti proses bisnis, SOP, dan
cara penggunaan aplikasi dengan maksimal.
2. Berdasarkan hasil analisis yang dilaksanakan, dapat diketahui bahwa
dokumentasi mengenai laporan mengenai standar-standar pada aplikasi
IPOS tidak dilaksanakan dengan rutin, masih terdapat beberapa laporan
yang belum terupdate. Diharapkan untuk melakukan dokumentasi
terhadap setiap standar yang masih berjalan pada aplikasi IPOS, dengan
ini perusahaan dapat dengan mudah melakukan pengembangan untuk
kedepannya.
4.2 Saran
Saran Bagi peneliti yang tertarik untuk melakukan penelitian terhadap
Quality Assurance Management Control pada aplikasi IPOS, disarankan
untuk melakukan analisis pada aplikasi web IPOS yang sedang
dikembangkan dengan menggunakan fungsi-fungsi yang ada pada Quality
Assurance Management Controls.
(13)
70
Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR PUSTAKA
Daniel, Galin. (2004). Software Quality Assurance. 90 Tottenham Court Road,
London.
HM, JOGIANTO. (2001). Analisis & Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur
Teori Dan Praktek Aplikasi Bisnis (Edisi kedua). Yogyakarta:Andi.
Sutabri, Tata. (2004). Analisa Sistem Informasi (Edisi pertama). Yogyakarta:Andi.
Tugiman, Hiro. (1996). Pengantar Audit Sistem Informasi (Edisi pertama).
Yogyakarta:Anggota Kanisus.
Weber, Ron. (1999). Information Systems Control And Audit (pp. 332-366). Upper
Saddle River, New Jersey 07458.
(1)
1
Universitas Kristen Maranatha
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan bidang teknologi informasi saat ini sangat mempengaruhi dunia bisnis dalam hal meningkatkan efektifitas dan efisiensi pelaksanaan proses bisnis dan alur kerja dalam perusahaan. Salah satu hal utama adalah bagi perusahaan-perusahaan yang menjual jasa kepada konsumennya. Tetapi pada kenyataannya, banyak perusahaan-perusahaan yang sering kali melupakan tahapan untuk menganalisis keberadaan aspek teknologi informasi tersebut, apakah teknologi informasi yang digunakan dapat membantu proses bisnis perusahaan hingga mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan tersebut.
Salah satu contoh perusahaan yang menjual jasa pelayanan pada costumer
adalah PT POS Indonesia. Perusahaan PT POS Indonesia merupakan perusahaan penyedia pelayanan jasa pengiriman barang dengan. Perusahaan PT Pos Indonesia menggunakan sebuah aplikasi desktop bernama Integrated Postal Operations System (IPOS) untuk membantu kegiatan bisnis pengiriman barang. Dengan mengetahui keseluruhan proses bisnis yang ada pada aplikasi IPOS, maka diharapkan aplikasi IPOS dapat dijadikan sebuah teknologi informasi yang dapat mengintegrasikan dan membantu jalan proses bisnis dari keseluruhan pelayanan-pelayanan yang ada di perusahaan PT POS Indonesia. Hal ini mengingat bahwa keberadaan aplikasi IPOS di perusahaan PT POS Indonesia sangat mempengaruhi jalannya proses bisnis sehari-hari yaitu collecting, processing, transportation,
dan delivery.
Pelopor utama PT POS Indonesia terhadap pelanggan adalah pengiriman barang dimana waktu dan lokasi sangat diprioritaskan, maka penting bagi perusahaan untuk menganalisis sejauh mana sistem informasi tersebut dapat membantu mencapai tujuan, visi dan misi yang telah ditetapkan oleh perusahaan PT POS Indonesia.
(2)
Universitas Kristen Maranatha
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, maka dibuat rumusan masalah sebagai berikut:
1. Bagaimana melakukan pemeliharaan standard untuk fungsi sistem informasi pada sistem IPOS di PT POS Indonesia?
2. Bagaimana mengidentifikasi area pada standar-standar IPOS untuk melakukan perbaikan?
1.3 Tujuan Pembahasan
Adapun tujuan pembahasan dalam laporan tugas akhir ini adalah:
1. Mengetahui cara untuk meningkatkan standar keamanan sistem dan Intergritas data, efektifitas dan efisiensi sistem IPOS di PT POS Indonesia.
2. Mengetahui area untuk melakukan perbaikan pada standar-standar aplikasi IPOS.
1.4 Ruang Lingkup Kajian
Adapun ruang lingkup kajian dalam laporan tugas akhir ini adalah: 1. Uraian proses bisnis keseluruhan layanan pada sistem IPOS.
2. Pembahasan mengenai dari proses pengiriman barang sampai delivery, yaitu Collecting, Processing, Transportation, Delivery.
3. Pembahasan mengenai:
a. Developing Quality Goals
b. Developing, Promulgating, and Maintaining Standards for the
Information Systems Function
c. Monitoring Compliance with QA Standards
d. Identifying Areas for Improvement
e. Reporting To Management
(3)
Universitas Kristen Maranatha
1.5 Sumber Data
Sumber-sumber data yang didapatkan yaitu melalui wawancara dengan pembimbing lapangan, questioner melalui email, studi lapangan dan website
PT POS Indonesia.
1.6 Sistematika Penyajian
Pembahasan dalam laporan ini dimulai dengan pendahuluan sebagai:
BAB I PENDAHULUAN
Memuat dasar-dasar dan latar belakang permasalahan, rumusan masalah, tujuan yang hendak dicapai, ruang lingkup, metode penelitian, hipotesis, dan sistematika penyajian.
BAB II KAJIAN TEORI
Dijabarkan teori-teori dasar untuk melakukan analisis proses bisnis yang ada serta sistem informasi yang digunakan.
BAB III ANALISIS SISTEM
Diuraikan masalah yang dibahas, sebagai jawaban dari rumusan masalah yang ditulis sebelumnya.
Bab IV SIMPULAN DAN SARAN
Bab empat merupakan kesimpulan dari pembahasan yang dilakukan sebelumnya. Pada bab ini juga dikemukakan solusi yang diperlukan.
(4)
68
Universitas Kristen Maranatha
BAB IV SIMPULAN DAN SARAN
4.1 Simpulan
Dari hasil analisis yang dilakukan pada penelitian ini dapat diketahui bahwa Perusahaan PT Pos Indonesia merupakan sebuah perusahaan yang menjual jasa pelayanan pada pelanggan dengan menyediakan pelayanan jasa pengiriman surat dan paket. Untuk menjalankan kegiatan bisnis dengan maksimal, Perusahaan PT Pos Indonesia dibantu oleh sebuah aplikasi bernama IPOS. Aplikasi IPOS memiliki beberapa bagian, bagian collecting,
processing, transporting bagian pengiriman, transporting bagian penerima,
dan bagian delivery.
Dari hasil analisis mengenai quality assurance management control yang dilakukan pada aplikasi IPOS, maka didapatkan beberapa kesimpulan, yaitu: 1. Bahwa aplikasi IPOS memiliki goals sebagai tulang punggung atau
backbone sistem pada perusahaan untuk melakukan penangangan
terhadap kegiatan bisnis sehari-hari yang ada di perusahaan, yaitu pelayanan jasa pengiriman barang dan surat. Aplikasi IPOS memiliki beberapa standar yang digunakan untuk membantu IPOS untuk mencapai goals yang telah ditetapkan. Selama ini, standar yang ada pada aplikasi IPOS sudah memenuhi fungsi yang ada pada quality assurance
management controls, seperti:
a. Standar mengenai pengembangan yang dilaksanakan pada aplikasi IPOS sudah memenuhi syarat-syarat dari karakteristik yang ada pada fungsi developing quality goals.
b. Perusahaann juga melaksanakan pengembangan, penyebarluasan, dan pemeliharaan standar sistem informasi pada aplikasi IPOS dengan baik.
c. Perusahaan juga melakukan pemantauan terhadap standar-standar yang sedang dijalankan pada IPOS.
d. Identifikasi area untuk perbaikan pada IPOS dilaksanakan dengan baik, dengan cara melakukan perbaikan secara terus menerus pada IPOS.
(5)
Universitas Kristen Maranatha
e. Pelaporan mengenai standar yang dijalankan juga dilaksanakan, tetapi untuk pelaporan terhadap aset pada IPOS sudah tidak dijalankan dengan rutin.
f. Perusahaan juga mengganggap training sebagai sebuah keperluan yang sangat penting dan wajib untuk dilaksanakan supaya user yang menggunakan aplikasi IPOS dapat mengerti proses bisnis, SOP, dan cara penggunaan aplikasi dengan maksimal.
2. Berdasarkan hasil analisis yang dilaksanakan, dapat diketahui bahwa dokumentasi mengenai laporan mengenai standar-standar pada aplikasi IPOS tidak dilaksanakan dengan rutin, masih terdapat beberapa laporan yang belum terupdate. Diharapkan untuk melakukan dokumentasi terhadap setiap standar yang masih berjalan pada aplikasi IPOS, dengan ini perusahaan dapat dengan mudah melakukan pengembangan untuk kedepannya.
4.2 Saran
Saran Bagi peneliti yang tertarik untuk melakukan penelitian terhadap
Quality Assurance Management Control pada aplikasi IPOS, disarankan
untuk melakukan analisis pada aplikasi web IPOS yang sedang dikembangkan dengan menggunakan fungsi-fungsi yang ada pada Quality Assurance Management Controls.
(6)
70
Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR PUSTAKA
Daniel, Galin. (2004). Software Quality Assurance. 90 Tottenham Court Road, London.
HM, JOGIANTO. (2001). Analisis & Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori Dan Praktek Aplikasi Bisnis (Edisi kedua). Yogyakarta:Andi.
Sutabri, Tata. (2004). Analisa Sistem Informasi (Edisi pertama). Yogyakarta:Andi.
Tugiman, Hiro. (1996). Pengantar Audit Sistem Informasi (Edisi pertama). Yogyakarta:Anggota Kanisus.
Weber, Ron. (1999). Information Systems Control And Audit (pp. 332-366). Upper Saddle River, New Jersey 07458.