Manajemen kearsipan PT. Bumiputera Muda Syariah Surabaya.

MANAJEMEN KEARSIPAN PT. BUMIPUTERA MUDA SYARIAH DI

SURABAYA

SKRIPSI

Diajukan Kepada Universitas Islam Negeri Sunan Ampel Surabaya Untuk Memenuhi Salah Satu Persyaratan Dalam Memperoleh Program Gelar

Sarjana Sosial ( S.Sos)

Oleh:

Wendri Prahastuti

NIM: B04213029

PROGRAM STUDI MANAJEMEN DAKWAH

JURUSAN DAKWAH

FAKULTAS DAKWAH DAN ILMU KOMUNIKASI

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN AMPEL

SURABAYA

2017

Abstrak

Wendri Prahastuti, 2017, Manajemen Kearsipan PT. Asuransi Umum Bumiputera Muda Syariah Surabaya.

Kata Kunci:Manajemen Kearsipan, Bumiputera

Penelitian ini memfokuskan pada rumusan masalah yaitu “ Bagaimana manajemen kearsipan PT. Bumiputera Muda Syariah di Surabaya dan Apa saja hambatan manajemen kearsipan PT. Bumiputera Muda Syariah di Surabaya”. Untuk menjawab

permasalahan tersebut, peneliti menggunakan penelitian kualitatif dengan jenis penelitian deskriptif. Melalui penggunaan metode pengamatan (observasi), wawancara (interview), dan dokumentasi, yang akan menggambarkan keadaan fenomena sebagaimana adanya, yaitu gambaran tentang manajemen keaarsipan. Analisis data yang dilakukan adalah reduksi data, penyajian data, dan conclusions drawing/ verivication.

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana manajemen kearsipan PT. Bumiputera Muda Syariah di Surabaya dan Untuk mengetahui apa saja hambatan manajemen kearsipan PT. Bumiputera Muda Syariah di Surabaya.

Penelitian ini menemukan bahwa Manajemen kearsipan yang ada di PT. Bumiputera Muda Syariah di Surabaya prosesnya sebagai berikut: perencanaan arsip, pemanfaatan Arsip, penyimpanan arsip, pemindahan arsip dan pemusnahan arsip. Hambatan-hambatan Manajemen Kerasipan di PT. Bumiputera Muda Syariah adalah : kurang tenaga sumber daya manusia, ruang tempat penyimpanan arsip yang terbatas, jika ada klaim dari cabang lain pihak cabang tidak memiliki datanya, jaringan sistem komputerisasinya online setiap cabang sering terganggu internetnya.

DAFTAR ISI

JUDUL PENELITIAN ( COVER)... i

PERSETUJUAN DOSEN PEMBIMBING ... ii

PENGESAHAN TIM PENGUJI ... iii

MOTTO ... iv

PERSEMBAHAN ... iv

PERNYATAAN PERTANGGUNGJAWABAN OTENTISITAS SKRIPSI.... v

ABSTRAK ... vi

KATA PENGANTAR ... vii

DAFTAR ISI ... x

DAFTAR TABEL ... xiii

DAFTAR GAMBAR ... xiv

BAB I: PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Rumusan Masalah ... 7

C. Tujuan Penelitian ... 7

D. Manfaat Penelitian ... 8

E. Definisi Konsep ... 9

F. Sistematika Pembahasan ... 11

BAB II: KAJIAN TEORITIK A. Penelitian Terdahulu yang Relevan ... 13

1. Pengertian Arsip dan Kearsipan ... 16

2. Manajemen Kearsipan ... 21

3. Lima Siklus Daur Hidup Arsip ... 24

4. Faktor-Faktor Kearsipan ... 40

a. Penggunaan Sistem Penyimpanan Secara Tepat ... 40

b. Fasilitas Kearsipan Memenuhi Syarat ... 40

C. Manajemen Kearsipan dalam perspektif islam ... 41

BAB III: METODE PENELITIAN A. Pendekatan dan Jenis Penelitian ... 44

B. Lokasi Penelitian ... 45

C. Jenis dan Sumber Data ... 45

D. Tahap-tahap Penelitian... 48

E. Teknik Pengumpulan Data ... 49

F. Teknik Validitas Data ... 51

G. Teknik Analisis Data... 53

BAB IV : HASIL PENELITIAN A. Gambaran Umum Obyek Penelitian... 56

B. Penyajian Data ... 62

C. Pembahasan Hasil Penelitian ... 75

A. Kesimpulan ... 90 B. Saran dan Rekomendasi ... 91 C. Keterbatasan Penelitian ... 92

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN-LAMPIRAN : ( Iinstrumen penelitian seperti pedoman wawancara,

pedoman observasi, transkrip hasil wawancara, surat keterangan melakukan penelitian kartu konsultasi dengan dosen pembimbing, dll).

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dalam kehidupan sehari-hari, manusia tidak bisa lepas dari manajemen. Manajemen secara sederhana dapat diartikan sebagai suatu proses mengkoordinasi dan mengintegrasikan kegiatan-kegiatan kerja agar terselesaikan secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan. Segala sesuatu yang akan dikerjakan harus dimanage.1 Dengan adanya manajemen semua kegiatan yang kita lakukan bisa terlaksana sesuai dengan harapan. Sehingga sesuai dengan apa yang telah kita rencanakan sebelumnya. Tentunya hal ini akan bermanfaat bagi kehidupan manusia selama mereka melakukan suatu pekerjaan secara tepat sasaran. Dari pengertian tersebut dapat di ambil kesimpulan bahwa manusia tidak dapat dipisah dengan manajemen.

Menurut James A.F. Stoner manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi dan penggunaan seluruh sumber daya organisasi lainnya demi tercapainya tujuan organisasi.2Menurut Mary Parker Follet mendefinisikan manajemen sebagai seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini mengandung arti bahwa para manajer mencapai tujuan-tujuan organisasi melalui pengaturan

orang-1

Rosiana Salam, 2015.Manajemen Dalam Kehidupan Sehari-Hari, Word Prees, jakarta.

2

2

orang lain untuk melaksanakan berbagai tugas yang mungkin diperlukan, atau berarti tidak melakukan tugas-tugas itu sendirian.3

Menurut Nickels, McHugh and Mchugh, sebagaimana yang dikutip oleh Ernie Tisnawati dan Kurniawan Saefullah manajemen menyatakan bahwa:

“sebuah proses yang dilakukan untuk mewujudkan tujuan

organisasi melalui rangkaian kegiatan berupa perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian orang-orang serta

sumber daya organisasi lainnya”.4

Manajemen merupakan suatu proses kerangka kerja yang dilakukan untuk mewujudkan tujuan organisasi di dalam suatu lembaga sosial melalui perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, dan evaluasi agar manajemen yang dilakukan bisa mengarah kepada kegiatan-kegiatan secara efektif dan efisien. Dalam kehidupan ini semua hal tidak bisa lepas dari yang namanya manajemen. Semua kegiatan butuh pengaturan bahkan diri kita sendiri juga diatur melalui akal pikiran kita yang sistematis dan terkontrol. Secara tidak sadar kita sering lalai dalam melakukan suatu pekerjaan. Dalam perkembangan studi manajemen, ada empat fungsi manajemen yang harus diperhatikan, yaitu; planning, organizing, actuating dan controlling. Keempat fungsi manajemen tersebut berperan penting bagi keberhasilan suatu lembaga. Baik lembaga profit maupun lembaga non profit, keduanya membutuhkan empat fungsi manajemen untuk mengelola organisasi agar dapat mencapai tujuan yang ditetapkan.

3

Susatyo Herlambang, SE.,MM, 2013,Pengantar Manajemen Cara Mudah Memahami Ilmu Manajemen, Yogyakarta Penerbit Pustaka Baru. Hal 3

4

3

Suatu organisasi tidak pernah lepas dari kearsipan. Kearsipan merupakan salah satu bidang kerja ketata usahaan. Sedangkan tata usaha itu sendiri merupakan salah satu unsur administrasi. Unsur-unsur administrasi yang lain

meliputi organisasi, manajemen, komunikasi, kepegawaian, keuangan,

perbekalan, dan hubungan masyarakat.5 Dikutip oleh Soebroto dalam bukunya A.W.Widjaja. Kegiatan mengelola arsip sangat dibutuhkan bagi kelancaran proses komunikasi dan informasi yang merata bagi seluruh karyawan di suatu perusahaan.

Mendengar kata arsip, orang seringkali berasumsi bahwa akan dihadapkan pada tumpukan kertas-kertas yang penuh dengan debu dan kotor, ruangan yang kurang kondusif, berantakan dan pegawainya yang minim. Pandangan seperti ini seringkali menghambat perkembangan kearsipan pada setiap organisasi.

Manajemen kearsipan merupakan suatu kegiatan yang ditujukan untuk menemukan file-file kembali agar dapat memperlancar kegiatan berorganisasi dalam membutuhkan sebuah informasi6. Surat memberikan informasi yang penting dalam melaksanakan fungsi manajerial. Oleh karena, berbagai kegiatan yang dilaksanakan sangat ditunjang oleh adanya informasi yang terus menerus, mulai dari persiapan kegiatan sampai pada berakhirnya kegiatan tersebut.

Pelaksanaan manajemen kearsipan yang baik, sangat diperlukan bagi lembaga organisasi. Kegiatan kearsipan mencakup proses penyusunan dan penyimpanan surat-surat atau dokumen-dokumen perusahaan mulai dari pencatatan seluruh data personel karyawan perusahaan maupun pencatatan keluar

5

A.W. Widjaja,1993,Administrasi Kearsipan, PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta.

6

4

masuknya surat menyurat. Oleh karena itu manajemen kearsipan adalah hal yang sangat penting dan suatu keharusan untuk terus ditingkatkan dalam pelayanannya.

Penyelenggaraan kearsipan yang baik dan benar, selain merupakan aset suatu organisasi, juga berguna sebagai bahan pengambilan keputusan. Karena dengan arsip atau dokumen yang teratur dan benar pengambilan keputusan dapat dilakukan secara cepat dan tepat. Dengan terselenggaranya kearsipan yang baik dapat meminimalisir kesalahan manajemen terhadap tersediannya informasi yang dibutuhkan oleh internal lembaga organisasi yang memerlukan sebuah data informasi.

Menurut Basir Barthos kearsipan diartikan sebagai “ setiap catatan tertulis

baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat orang itu pula”7. Sedangkan menurut The Liang Gie dalam kamus Administrasi Perkantoran, mengartikan arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana, karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.8 Dari penjelasan tersebut dapat disimpulkan bahwa manajemen kearsipan adalah segala sesuatu kegiatan surat-menyurat yang berisikan berita suatu peristiwa dan informasi yang dijadikan sebagai daya ingat manusia yang saling tergantung satu sama lainnya guna untuk tujuan perusahaan dan kegiatan manajemen dapat tercapai sesuai dengan harapan.

7

Bashir Barthos, 2003,Manajemen Kearsipan, PT. Rosda Karya, Bandung, Hal. 28

8

5

Manfaat manajemen kearsipan yaitu sebagai pusat ingatan dan sumber informasi tertulis harus tersedia apabila diperlukan. Sehingga kantor dapat memberikan pelayanan yang efektif. Dalam pengelolaan kearsipan yang baik bagi perusahaan apabila ketika arsip dibutuhkan bisa segera ditemukan, sedangkan bagi pengelolaan arsipnya dapat tertata dengan rapi sesuai kebutuhan dan jadwal penyusutan arsip (Retensi Arsip).9

Dalam mengelola sebuah arsip tidak hanya prosedur yang perlu diperhatikan. Akan tetapi pegawai yang bekerja pada unit kearsipan. Sarana atau fasilitas yang dipergunakan terutama dana telah tersedia dalam hal pemeliharaan arsip. Untuk dapat mengemban tugas kearsipan dengan baik, pegawai yang bekerja pada bagian kearsipan tidak hanya ditunjang oleh faktor kemauan saja, melainkan memiliki skil ataupun keterampilan khusus mengenai bidang kearsipan. Oleh karena itu, tidak semua pegawai memiliki kemampuan ahli dalam bidang kearsipan. Sebelumnya mereka perlu dibekali dan diberi pelatihan khusus dalam mengelola kearsipan sehingga tidak akan terjadi suatu miss comunication dalam

jobdispekerjaan.10

PT. Asuransi Umum Bumiputera Muda Syariah 1967 unit syariah (Bumida Syariah), BUMIDA BumiputeraMuda Syariah merupakan bagian kelompok bisnis AJB Bumiputera 1912, yang secara khusus bergerak dibidang asuransi umum/kerugian syariah. Induknya sendiri merupakan perusahaan yang mempelopori industri asuransi di indonesia. BUMIDA merupakan suatu

9

Ririn amalia,Manajemen Kearsipan di Badan Perpustakaan dan kearsipan Provinsi Jawa Timur, Jurnal Fakultas Ekonomi, hal. 2

10

Ermawaty, 2013,Pengelolaan Manajemen Kearsipan di Perguruan Tinggi, Jurnal Tabularasa PPS Unimed, vol. 10, no. 2 hal. 142.

6

organisasi dengan prinsip tolong menolong sesama para anggota. Organisasi tersebut berdiri tanpa mengharapkan suatu keuntungan. Akan tetapi bagaimana organisasi ini bisa mengelola keuntungan tanpa ada suatu kerugian disaat melakukan transaksi. Dari hasil keuntungan tersebut dapat dibagi hasil dan hasil tersebut dibagi rata setiap peserta yang telah mengikuti program asuransi. sehingga tidak memungkinkan adanya unsur riba bagi yang telah melakukan dan mengikuti program asuransi BUMIDA syariah ini. Jadi setiap para anggota asuransi bisa dapat merasakan hasilnya secara bersama.11

Ada beberapa alasan mengapa arsip perlu disusun, diantaranya karena alasan pribadi, sosial, ekonomis, hukum, alasan instrumental serta pengembangan ilmu pengetahuan. Alasan-alasan di atas yang menjadi masalah mengapa perlu dilakukan manajemen pengelolaan arsip di suatu lembaga/ institusi. Selama ini kearsipan yang ada di bumiputera dinilai masih kurang perhatian dalam pemeliharaan sehingga banyak yang kurang memperhatikan kearsipan. Padahal sebetulnya arsip sendiri memiliki banyak fungsi. Untuk itu dalam mengelola arsip dibutuhkan pemahaman tentang manajemen kearsipan agar dapat terarah dan dapat dimanfaatkan untuk kepentingan organisasi.

Saat ini yang telah peneliti amati bahwasanya dari sistem pengelolaan kearsipan di bumiputera muda syariah sudah maksimal. Akan tetapi lebih maksimal lagi apabila arsip-arsip yang telah dibukukan perlu untuk ditata dan dirapikan secara baik. Dalam hal perawatan seharusnya diletakkan pada tempat yang telah tersedia sesuai dengan id penyimpanan. Selain itu masih banyak

11

7

diantara mereka yang kurang memperhatikan arsip. Ini masalah yang menjadi keteledoran bagi pegawai kearsipan karena mereka telah tergesa-gesa dalam mengarsip. Disamping itu, banyak kekurangan saat melakukan pengarsipan. Dengan adanya suatu kearsipan dalam penataan telah ditentukan oleh pegawai bagian kearsipan tersendiri. Sehingga untuk melakukan pengarsipan di dalam sebuah rak sudah tertata sendiri dan pegawai hanya tinggal mengambil dari beberapa rak yang sudah tersedia. Jadi mudah dalam pengambilan arsip karena sudah tertera kode dan nama tempat tersendiri dalam pengarsipan.

Peran arsip yaitu sebagai bahan bukti pengambilan keputusan bagi suatu perusahaan. Karena dalam setiap karyawan memiliki kemampuan daya ingatan memori yang sangat terbatas. Suatu saat arsip berperan sebagai wadah informasi dan barang bukti. Sedangkan untuk setiap informasi yang terbit setiap hari baik informasi yang lama maupun informasi yang terkini haruslah diingat. Jadi peranan arsip dalam sebuah lembaga organisasi bumiputeramuda syariah sebagai kegiatan manajemen yang dapat menentukan suatu organisasi dalam mencapai tujuannya.

Dari penjelasan di atas peneliti tertarik untuk meneliti fenomena tersebut dengan judul “ MANAJEMEN KEARSIPAN PT. BUMIPUTERA MUDA

SYARIAH DI SURABAYA.”

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, peneliti dapat merumuskan masalah sebagai berikut:

8

2. Apa saja hambatan manajemen kearsipan PT. Bumiputera Muda Syariah di Surabaya?

C. Tujuan

Berdasarkan rumusan masalah di atas, adapun tujuan dari penelitian ini adalah: 1. Untuk mengetahui bagaimana manajemen kearsipan PT. Bumiputera Muda

Syariah di Surabaya.

2. Untuk mengetahui apa saja hambatan manajemen kearsipan PT. Bumiputera Muda Syariah di Surabaya.

D. Manfaat

1. Manfaat Teoritis

a. Penelitian ini diharapkan untuk mampu melatih dan mengembangkan kemampuan berfikir secara ilmiah dan kemampuan untuk dapat menuliskannya di dalam bentuk karya ilmiah berdasarkan suatu kajian kajian teori yang diperoleh dari manajemen kearsipan negara.

b. Menjadikan sebagai bahan masukan dan pemikiran bagi perusahaan, lembaga lembaga sosial, maupun instansi terkait mengenai sistem ilmu kearsipan dan administrasi yang mampu menarik minat pembaca.

2. Manfaat praktis

a. Dapat menambah wawasan dan pengalaman baru yang nantinya dapat dijadikan modal dalam meningkatkan proses belajar sesuai dengan disiplin ilmu peneliti, terutama saat terjun di dunia kerja nantinya

9

b. Diharapkan hasil penelitian ini dapat digunakan oleh distributor sebagai sumber informasi yang ilmiah guna meningkatkan pemasaran produk jasa dalam menciptakan sebuah wirausaha dan memperbesar bisnis jaringannya. E. Definisi Konsep

1. Manajemen

Manajemen adalah suatu proses sosial yang berkenaan dengan keseluruhan usaha manusia dengan bantuan manusia lain serta sumber-sumber lainnya, menggunakan metode yang efisien dan efektif untuk mencapai tujuan yang ditentukan sebelumnya.12Manajemen juga lebih lanjut dijelaskan bahwa manajemen merupakan suatu proses sosial yang merupakan proses kerjasama dua orang atau lebih secara formal, manajemen dilaksanakan dengan bantuan sumber-sumber yakni sumber daya manusia, sumber material, sumber biaya dan sumber informasi, manajemen dilaksanakan dengan metode kerja tertentu yang efisien dan efektif dari segi tenaga, waktu, uang, dan sebagainnya. Manajemen mengacu pada pencapaian tujuan tertentu, yang telah ditentukan sebelumnya.

2. kearsipan

Kearsipan adalah proses pengaturan dan penyimpanan rekaman asli (original record), atau salinannya, sehingga rekaman tersebut dapat ditemukan dengan mudah sewaktu diperlukan.13

12

Prof. Dr. J. Panglaykim dan Drs. Hazil, 1960,Manajemen Suatu Pengantar, PT. Ghalia Indonesia, Jakarta.

13

Geoffrey Mills, Oliver Standingford dan Robert C. Appleby, 1991,Modern Office Management, Edisi VII, Terjemah. F. X Budiyanto. Jakarta: Binarupa Aksara. Hal 133.

10

Kearsipan adalah kumpulan dokumen yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.14Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengedalian, dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Jadi

pekerjaan tersebut meliputi siklus “kehidupan” dokumen sejak lahir sampai

mati.15

Manajemen kearsipan yang dimaksud dalam penelitian ini adalah proses kearsipan mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan kearsipan sehingga dapat mewujudkan manajemen kearsipan berjalan dengan baik. dan dalam penelitian ini juga bagaiamana dalam pemeliharaan kearsipan yang baik supaya arsip terjaga dengan baik sampai arsip itu nantinya kembali dibutuhkan.

3. PT.Asuransi Umum BumiputeraMuda syariah

PT.Asuransi Umum BumiputeraMuda syariah adalah salah satu lembaga organisasi yang terletak di Jl. Bintoro No. 16 A Cabang Surabaya. Lembaga ini merupakan lembaga anak cabang dari Bumiputera yang berdiri dengan nama lembaga berbasis syariah. Merupakan suatu lembaga yang bergerak dibidang bisnis jasa syariah.16 Lembaga ini memiliki dedikasi bahwasanya ingin membantu dan mengajak sesama orang dalam hal berasuransi secara syariah. Sesuai dengan visi dan misinya serta segala keterbatasan dan kemampuan yang

14

Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, 2005, Manajemen Kearsipan Modern, Yogyakarta: Gava Media. Hal 5.

15

Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, 2005,Manajemen Kearsipan Modern....hal 15.

16

11

dimiliki oleh lembaga tersebut. Adapun visinya yaitu “ Menjadi perusahaan

asuransi umum yang memberikan nilai lebih bagi Stakeholder. F. Sistematika Pembahasan

Sistematika pembahasan ini bertujuan untuk menjadikan tulisan ini tersusun secara sistematis, terarah, dan sesuai dengan bidang kajian yang diteliti. Penyusunan hasil laporan penelitian dalam bentuk skripsi ini disusun dalam lima bab sebagaimana berikut.

Bab pertama pendahuluan, yang berfungsi untuk memaparkan pola dasar dari keseluruhan isi skripsi yang terdiri dari latar belakang yang memicu timbulnya masalah, identifikasi dan batasan masalah, rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, definisi konsep, dan sistematika bahasan.

Bab kedua kajian teoritik, yang mengkaji tentang konsep-konsep yang bersifat teoritik yang relevan dan meliputi konsep dasar manajemen kearsipan, gambaran kerangka teori yang dipakai, dan perspektif islam tentang manajemen kearsipan.

Bab ketiga metode penelitian berisi tentang pendekatan dan jenis penelitian yang digunakan peneliti dalam penelitian. Dalam bab ini juga dijelaskan dimana lokasi penelitian, jenis dan sumber data yang dicari oleh peneliti, tahap-tahap penelitian yang akan dilalui, juga tercakup didalamnya akan dijelaskan metode

12

yang digunakan peneliti dalam mencari data secara ilmiah, yakni teknik pengumpulan data, teknik validasi data dan teknik analisis data.

Bab keempat yaitu penyajian dan analisis data berisi pembahasan tergantung konteks dan tema penelitian, dalam bab ini peneliti menjelaskan kesesuaian antara teori dengan lapangan, teori tersebut sesuai atau malah memunculkan sebuah teori baru.

Bab ke lima penutup, bab ini dimaksudkan untuk memudahkan bagi pembaca yang mengambil intisari dari skripsi, yang berisi kesimpulan, saran, keterbatasan penelitian dan rekomendasi. Sedangkan pada bagian akhir meliputi daftar pustaka, lampiran-lampiran dan daftar riwayat hidup.

BAB II

KAJIAN TEORITIK

A. Penelitian Terdahulu yang Relevan

Dari penelitian terdahulu didapatkan hasil penelitian yang mempunyai kesimpulan berdasarkan objek yang diteliti. Di bawah ini penelitian terdahulu yang menjadi referensi dalam penelitian adalah sebagai berikut:

Tabel 2.1

Penelitian Terdahulu

1. Nama peneliti Siti Musyarofah

Judul “Pelaksanaan Manajemen Kearsipan Dalam

Ketatausahaan Di SMP Dua Mei Ciputat.”

Universitas Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta,

Skripsi 2010

Hasil penelitian Telah didapatkan dari hasil penelitian yaitu bahwa secara umum sekolah ini telah melaksanakan fungsi-fungsi

manajemen kearsipan meskipun belum optimal.

Berdasarkan hal itu maka hendaknya pihak sekolah mengundang ahli kearsipan untuk memberi saran dan masukan tentang bagaimana melaksanakan kearsipan yang baik. selain itu akan lebih baik lagi jika sekolah mengadakan pelatihan dan pengembangan untuk para

pegawai tata usaha, agar mampu menciptakan

ketatausahaan yang lebih baik.

Persamaan Persamaan dengan penelitian ini adalah sama-sama

meneliti tentang manajemen kearsipan dengan

menggunakan metode penelitian kuantitatif dan

menggunakan teori kearsipan.

Perbedaan Perbedaanya pada penelitian di atas adalah membahas

tentang pelaksanaan manajemen kearsipan yang baik dapat menjadikan ketatusahaan disekolah berjalan dengan lebih tertib dan baik. juga dapat memudahkan pegawai tata usaha dalam mengelola ketatausahaandi sekolah. penelitian yang akan dilakukan ini akan membahas tentang proses pengelolaan manajemen kearsipan pt.asuransi umum bumiputera muda syariah serta perbedaan objek penelitian.

✂ ✄

2. Nama peneliti Andes Wahyu Setiana

Judul “Pengelolaan Kearsipan Di Kantor Kecamatan Karang

Tanjung Kabupaten Pandeglang.”

Universitas Universitas Sultan Ageng Tirtayasa Serang Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik, Skripsi 2014

Hasil penelitian Kegiatan manajemen kearsipan awal proses mulai berawal dari yang namanya penciptaan dan pengurusan arsip, sistem penyimpanan dan pemanfaatn arsip, pengurusan naskah dinas penting, pengurusan naskah dinas biasa,

pengurusan naskah dinas rahasia, penataan dan

pemindahan arsip, ruang penyimpanan arsip, peralatan penyimpanan arsip, penemuan kembali arsip, hingga sampai pada proses pemusnahan dan penyerahan kembali arsip. hasil penelitian yang didapat yaitu menunjukkan siklus perputaran arsip mulai proses awal penciptaan kearsipan sampai pada akhir pemusnahan arsip.

Persamaan Persamaan dengan penelitian ini adalah sama-sama

meneliti tentang manajemen kearsipan dan sama-sama

menggunakan metode penelitian kualitatif dan

menggunakan teori kearsipan.

Perbedaaan Perbedaanya pada penelitian di atas adalah membahas

tentang pengelolaan kearsipan mulai dari pengurusan surat dinas masuk dan pengurusan surat dinas keluar hingga sampai pada proses pemusnahan dan penyerahan arsip sedangkan penelitian yang akan dilakukan ini akan membahas tentang manajemen kearsipan pt.asuransi umum bumiputera muda syariah serta perbedaan objek penelitian.

3. Nama peneliti Emilda Handayani, Rohanda, Tati Sumiati Jurnal vol 1, No. 1, Tahun 2012.

Judul “Manajemen kearsipan Di Sekertariat Daerah Provinsi

Jawa Barat”.

Universitas Universitas Padjajaran, Fakultas Ilmu Komunikasi vol 1, No,1, Tahun 2012

Hasil penelitian Kegiatan manajemen kearsipan surat sub bagian tata usaha di sekertariat daerah provinsi jawa barat atas dasar keputusan gubernur tentang tata kearsipan bahwasanya mengelola arsip di mulai dari kegiatan penciptaan naskah dinas, penataan arsip, klasifikasi arsip, penyusutan arsip, pengelolaan arsip media baru, layanan informasi arsip dengan menggunakan media komputer dan pemeliharaan arsip guna untuk menyesuaikan dan menyeragamkan kegiatan arsip. Oleh karena itu, bagian tata usaha di sekertariat kearsipan hanya meliputi beberapa bagian saja

☎ ✆

diantaranya yaitu kegiatan penerimaan, pengarahan, pengendalian, penyimpanan dan ekspedisi atau pengiriman surat.

Persamaan Persamaan dengan penelitian ini adalah sama-sama

meneliti tentang manajemen kearsipan dan sama-sama

menggunakan metode penelitian kualitatif dan

menggunakan teori kearsipan.

Perbedaaan Perbedaanya pada penelitian di atas adalah membahas

tentang proses pengelolaan kegiatan keluar masuknya surat yang melalui satu pintu pada sub bagian tata usaha di sekertariat daerah proivinsi jawa barat sedangkan penelitian yang akan dilakukan ini akan membahas tentang manajemen kearsipan pt.asuransi umum bumiputera muda syariah serta perbedaan objek penelitian.

4. Nama peneliti Ririn Amalia

Judul “Manajemen Kearsipan Di Badan Perpustakaan dan

Kearsipan Provinsi Jawa Timur.”

Universitas Universitas Negeri Surabaya (UNESA), Skripsi 2015

Hasil penelitian Dalam pelaksanaan manajemen kearsipan telah berjalan baik namun terkendala pada sumber daya manusia terhadap tenaga arsiparis yang belum terampil. Sedangkan dalam penelitian ini membahas jenis arsip dinamis yang selama ini telah berjalan diantaranya surat keluar masuk dengan informasi tentang pelatihan kearsipan, permohonan

bantuan bahan pustaka dan tentang pencatatan

pendistribusian surat masuk setiap harinya.

Persamaan Persamaan dengan penelitian ini adalah sama-sama

meneliti tentang manajemen kearsipan dan sama-sama

menggunakan metode penelitian kualitatif serta

menggunakan teori kearsipan.

Perbedaaan Perbedaanya pada penelitian di atas adalah membahas

tentang proses penciptaan surat keluar di badan perpustakaan dan kearsipan provinsi jawa timur sedangkan penelitian yang akan dilakukan ini akan membahas tentang pelaksanaan manajemen kearsipan pt.asuransi umum bumiputera muda syariah di surabaya

5. Nama peneliti Nanik Sri Haryati

Judul “pengelolaan Arsip Dalam Mendukung Tertib Adminstrasi

Di Program Pascasarjana Universitas Negeri Semarang.”

Universitas Universitas Negeri Semarang, Skripsi 2013

Hasil penelitian Yang diperoleh pada perencanaan arsip dengan

✝6

penyimpanan arsip serta pengklasifikasian dalam bentuk

pengkodean arsip. Pelaksanaan pengelolaan arsip

diantaranya pelimpahan wewenang petugas arsip,

pengalokasian anggaran, penyediaan peralatan dan perlengkapan, serta pengaplikasian sistem penyimpanan arsip. Pengendalian arsip untuk arsip yang mengalami kerusakan karena faktor ekstrinsik. Sedangkan untuk pengawasan arsip masih dilakukan secara mandiri pada masing-masing subbagian.

Persamaan Persamaan dengan penelitian ini adalah sama-sama

meneliti tentang manajemen kearsipan dan sama-sama

menggunakan metode penelitian kualitatif dan

menggunakan teori kearsipan.

Perbedaaan Perbedaanya pada penelitian di atas adalah membahas

tentang pendeskripsian pengelolaan arsip dan menangani bagian kearsipan pada struktur organisasi yang ada di universitas negeri semarang sedangkan penelitian yang akan dilakukan ini membahas tentang pelaksanaan manajemen kearsipan di pt. Bumiputeramuda syariah surabaya dan perbedaan objek penelitian

B. Kearsipan

1. Pengertian Arsip dan Kearsipan

Istilah kearsipan berasal dari akar kata “Arsip”. Arsip pada prinsipnya

mengandung pengertian defenitif yang sama, namun demikian para ahli cenderung memberikan pengertian arsip yang berlainan satu dengan lainnya, tergantung pada sudut pandang dan point penekanan utama yang diberikan didalamnya sebagaimana dikemukakan oleh Liang Gie arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.17

Basir Barthos menyebutkan arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai

17

17

sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang itu pula. Jadi yang termasuk arsip misalnya surat menyurat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto dan lain sebagainnya.18

Menurut Wiyasa yang menyatakan bahwa arsip adalah kumpulan berkas baik berupa tulisan maupun benda atau gambar yang diatur, diklasifikasikan, disimpan secara sistematis agar setiap kali diperlukan dapat segera ditemukan kembali.19

Sedangkan Moekijat juga berpendapat bahwa “kearsipan adalah penempatan

kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas (surat)

apabila diperlukan dapat diketemukan kembali dengan mudah dan cepat.”20

Kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak dilakukan oleh badan-badan pemerintah, maupun badan-badan swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat, dan dokumen dokumen kantor lainnya.21

Selain pengertian arsip menurut para tokoh di atas, pengertian arsip di indonesia juga diatur dalam undang-undang No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan

18

Basir Barthos, 2013,Manajemen Kearsipan, PT. Bumi Aksara, Jakarta

19

Thomas Wiyasa, 2003,Tugas Sekretaris Dalam Mengelola Surat Dan Arsip Dinamis. Jakarta : Pradnya Paramita, Cet 1, hal 79.

20

Moekijat, 2002,Tata Laksana Kantor, Bandung : Mandar Maju. 21

Dian Anggraeni, 2010, Arsip dan Manajemen Kearsipan dalam perkantoran, http://dian4nngraeni.wordpress.com.

18

ketentuan pokok kearsipan, Bab I Pasal I oleh sedarmayanti menegaskan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah:22

a. Arsip adalah Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

b. Arsip adalah Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan Swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.23

Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) yang dikutip oleh wursanto arsip sebagai segala kertas, buku, foto, film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinannya, serta dengan segala penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu organisasi/badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungsi-fungsi,

kebijaksanaan-kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur,

pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan pemerintah yang lain, atau karena pentingnya informasi yang terkandung didalamnya.24

Terlalu banyak kegiatan dan masalah yang dihadapi dalam kehidupan sehari-hari, maka manusia mempunyai kecenderungan lupa, oleh sebab itu

22

Widjaja, A.W., 1993,Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar, PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta

23

Zulkifli Amsyah, 1989,Manajemen Kearsipan, Jakarta : Gramedia Pustaka Utama, hal 2. 24

A.W. Widjaja, 1986,Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar, Jakarta : Rajawali Press, Cet 3, hal 82.

19

manusia membutuhkan catatan dalam setiap transaksi yang mereka lakukan. Selanjutnya warkat-warkat yang sudah tercipta harus disimpan dengan rapi agar warkat itu dibutuhkan bisa segera ditemukan kembali. Kegiatan penyimpanan warkat itu biasa dikenal dengan istilah arsip.

Anjuran terhadap pemeliharaan catatan juga tertulis dalam Al-Quran surat Al-Baqarah ayat 282, yaitu:

اَذِإ ٍل َﺟَأ ﻰ ًّﻣ َﺳ ﱡﻣ َﻻ َو ٌب ِﺗﺎَﻛ ن َأ

ﺎَﻣَﻛ _{َﻻ َو ن ِﺈَﻓ َنﺎَﻛ}

“hai orang-orang yang beriman, apabila kamu bermuamalah tidak secara tunai untuk waktu yang ditentukan, hendaklah kamu menuliskannya dengan benar, dan janganlah penulis enggan menuliskannya sebagaimana Allah mengajarkannya,...25

Widjaja menjelaskan bahwa arsip adalah tulisan yang memberikan keterangan tentang kejadian-kejadian dan pelaksanaan organisasi, yang dapat berwujud surat-menyurat, data dan bahan-bahan yang dapat berbicara dan dapat memberi keterangan yang jelas dan tepat.26

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran berjalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi.27 Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan

25

Al-Quran surat Al-Baqarah ayat 282

26

A.W. Widjaja, 1986,Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar, Jakarta : Rajawali Press, Cet 3, hal 92.

27

Artikel Pengertian Kearsipan Dan Beberapa Peranan Penting Dari Kearsipan, dalam

20

kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah,28 maka arsip harus disimpan secara sistematis agar apabila dibutuhkan dapat segera ditemukan kembali.

Menurut Suradja, waktu penyimpanan arsip tidak dapat ditentukan secara pasti (mutlak). Penentuannya didasarkan atas perkiraan yang logis dengan memperhatikan beberapa penilaian arsip. Dengan demikian dalam melakukan penilaian dan analisis harus melibatkan tenaga ahli dan menguasai seluruh kegiatan penyelenggaraan pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi, tata kerja, kebijaksanaan administratif, organisasi dan pengetahuan lainnya diluar kebutuhan-kebutuhan organisasi. Suradja juga menjelaskan mengenai jangka waktu penyimpanan arsip yang dapat dijadikan pedoman, yaitu jangka waktu 4-5 minggu untuk warkat biasa, 5-6 tahun untuk warkat yang penting. Tetapi jika ada surat perjanjian misalnya sewa rumah untuk sepuluh tahun maka warkat ini harus disimpan minimum sepuluh tahun.29

Berdasarkan uraian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa arsip adalah kumpulan beberapa surat yang mengandung arti dan mempunyai nilai kegunaan. Kegunaan tersebut baik bagi kepentingan suatu lembaga atau instansi yang berkaitan dengan individu, pribadi/perorangan. Arsip disimpan dengan metode tertentu sehingga dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali. Arsip yang disimpan secara tidak teratur akan menyebabkan proses penemuan kembali arsip menjadi sulit.

28

A.W. Widjaja, 1986,Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar, Jakarta : Rajawali Press, Cet 3, hal 102-103

29

21

2. Manajemen Kearsipan

Agar kegiatan kearsipan dapat berjalan dengan baik, maka diperlukan pengelolaan sistem kearsipan agar tujuan organisasi itu dapat berjalan dengan efektif dan efisien. pengelolaan sistem kearsipan dikenal dengan istilah manajemen kearsipan.

Manajemen arsip merupakan perencanaan, penempatan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan terhadap arsip dan keseluruhan proses yang berkaitan dengan arsip. Dengan kata lain manajemen arsip pada prinsipnya adalah mengelola seluruh daur hidup arsip (life cycle off record).30 Dapat pula dikatakan bahwa pengelolaan arsip merupakan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen di dalam rangka mengelola keseluruhan daur hidup arsip.

Fungsi-fungsi manajemen, sebagaimana diterangkan oleh James A.F Stoner yang dikutip oleh Ernie Tisnawati dan Kurniawan terdiri dari empat fungsi, yaitu:

a) Perencanaan atau Planning merupakan proses langkah awal saat kita akan memulai sebuah bisnis baru. Selain itu, menyangkut upaya apa saja yang akan dilakukan untuk menjadi seorang wirausaha (Enterpreneurship) yang handal. Untuk menciptakan sebuah bisnis baru kita juga harus menentukan strategi yang tepat untuk bisa mewujudkan target. Diantaranya saat memulai dunia bisnis harus mengetahui situasi dan kondisi tempat misalnya, mencari tempat yang strategis, ramai, banyak orang, padat penduduk dan ramah lingkungan.

30

22

Dan mampu mencetak jiwa enterprenurship yang mampu bersaing dalam

dunia bisnis.

b) Pengorganisasian atau Organizing merupakan proses saat akan memulai. Dengan adanya rencana yang sudah disusun dan dirinci. Selanjutnya yang diperlukan yaitu mencari sumber daya manusia yang akan diajak untuk mengelola sebuah organisasi. Tanpa adanya sumber daya manusia yang direkrut maka organisasi tersebut tidak akan bisa berjalan layaknya rencana yang sudah tersusun. Setelah sumber daya manusia terkumpul selanjutnya menentukan pembagian setiap divisi dan strategi yang sudah direncanakan. Yang telah didesain dalam struktur keorganisasian dan memastikan bahwa semua pihak dalam organisasi bisa bekerja secara efektif dan efisien guna mencapai tujuan organisasi.

c) Pengimplementasian atau actuating, setelah semua lengkap selanjutnya yaitu proses aksi menjalankan program agar bisa dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi. Di proses ini mereka sudah memulai dan mengetahui job dis masing-masing apa yang seharusnya menjadi tanggung jawab tugas mereka. Dari tugas dan tanggung jawab yang harus dijalani bisa untuk dijadikan motivasi diri agar semua pihak yang terlibat dapat menjalankan tanggung jawabnya dengan penuh kesadaran dan produktivitas yang tinggi.

d) Pengendalian dan pengawasan atau controlling, yang terakhir adalah proses evaluasi yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan mulai dari yang telah direncanakan, diorganisasikan, dan diimplementasikan. Apakah

23

bisa berjalan sesuai dengan target yang diharapkan sekalipun ada beberapa perubahan terjadi dalam lingkungan dunia bisnis yang dihadapi.31

Arsip sebagai salah satu sumber informasi membutuhkan suatu sistem pengelolaan yang tepat sehingga dapat menciptakan efektifitas, efisiensi dan produktivitas bagi organisasi yang bersangkutan. Oleh karena itu penyelenggaraan tata kearsipan tidak bisa dilakukan secara sambilan. Hal yang perlu ditekankan adalah bahwa arsip merupakan hasil samping (by product) dari aktivitas administrasi tetapi bukan berarti penyelenggaraanya hanya ditempatkan sebagai pekerjaan sampingan. Penyelengaraan tata kearsipan perlu dilakukan dengan manajemen yang baik.

The Liang Gie mengartikan arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana, karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.32

Dari beberapa definisi di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa Manajemen Kearsipan adalah cara proses pengelolaan arsip mulai dari arsip yang berupa lembaran-lembaran kertas hingga menjadi satu kesatuan arsip yang tertata rapi secara utuh. Sedangkan untuk pekerjaan atau kegiatan pengelolaan kearsipan dimulai dari alur daur hidup arsip. Dari alur daur hidup arsip kita bisa mengetahui proses manajemen pengelolaanya. Daur hidup arsip diantaranya terdiri dari 5

macam proses meliputi perencanaan/penciptaan, pengendalian dan

31

Ernie Tisnawati dan kurniawan Saefullah, 2005, Pengantar Manajemen, jakarta : Kencana Prenada Media Group

32

24

pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan arsip. Dengan adanya daur hidup arsip bisa mengetahui tujuanya yaitu untuk memudahkan penemuan kembali pada arsip-arsip yang telah dimusnahkan pada saat dokumen itu diperlukan.

3. Lima Siklus Hidup Arsip Dalam Pengelolaan Manajemen Kearsipan.

Untuk mencapai sasaran sistem kearsipan, tidak dapat lepas kaitannya dengan siklus hidup arsip. Terdapat lima siklus hidup arsip dalam melakukan pengelolaan manajemen kearsipan. Umumnya setiap jenis arsip akan melewati siklus hidup arsip sebagai berikut:

Gambar 2.1

25

a. Penciptaan Arsip

Pada tahap ini, arsip diciptakan atau dibuat kemudian digunakan sebagai media penyampaian informasi, sebagai dasar perencanaan, pengorganisasian, pengambilan keputusan, pengawasan dan lain sebagianya. Ada dua cara arsip diciptakan. Pertama diterima dari organisasi atau instansi maupun seseorang yang berasal dari luar organisasi. Kedua, diciptakan dari internal organisasi atau instansi tersebut.33 Oleh karena itu dalam melakukan perencanaan, kita harus benar-benar memikirkan secara matang hal-hal yang baik dan buruk ataupun kendala yang mungkin terjadi dalam pelaksanaan kegiatan yang telah direncanakan. Serta memikirkan alternatif dan solusi yang bagus untuk menghadapi beberapa kendala yang terjadi.

Fungsi perencanaan dalam bidang kearsipan dilakukan dengan menyusun pola. Pola klasifikasi arsip tersebut dibagi menjadi 2 macam sistem pertama sistem elektronik dan sistem manual, sistem elektronik yaitu data tersebut berada pada cabang dan dipegang oleh pusat, sedangkan sistem manual yaitu data tersebut berada pada cabang dan disimpan oleh cabang. Selain itu ada kode dan indeks, menyusun pedoman pemrosesan surat masuk dan keluar, menyusun jadwal retensi arsip, dan perencanaan fasilitas atau perbekalan yang dibutuhkan untuk melaksanakan aktivitas kearsipan.

Penciptaan arsip dapat diartikan sebagai aktivitas membuat rekaman kegiatan atau peristiwa dalam bentuk dan media apapun sesuai dengan

33

Alex Soemadji Nitisemito, 1989,Manajemen: Suatu Dasar dan Pengantar, ( Jakarta: Ghalia Indonesia). Cet 3. Hal 31-32.

26

perkembangan teknologi informais dan komunikasi. Berikut adalah cara penciptaan surat masuk dan surat keluar:

1) Surat Masuk

Surat masuk sangat penting untuk membangun informasi dari unit ke unit, jika tidak ada surat masuk naska informasi yang ingin disampaikan tidak

akan terlaksana dengan baik. “Surat Masuk adalah surat yang masuk ke

dalam suatu instansi/perusahaan atau bagian dalam suatu

instansi/perusahaan, baik yang berasal dari instansi/perusahaan lain atau bagian lain pada instansi/perusahaan yang sama.”34 Surat masuk sangat memerlukan pengelolaan karena saat surat akan diperlukan dapat segera ditemukan.

2) Surat Keluar

Jika suatu perusahaan terdapat surat masuk untuk memberikan informasi kepada perusahaan lain maka, surat tersebut akan mebutuhkan jawaban

yaitu surat keluar. “surat keluar adalah surat yang keluar ke dalam suatu

instansi/perusahaan atau bagian dalam suatu instansi/perusahaan, baik yang

berasal dari instansi/perusahaan lain atau bagian lain pada

instansi/perusahaan yang sama.”35

Pengelolaan surat keluar dilakukan dibagian tata usaha atau sekertariat. Dalam hal ini bagian tata usaha berhak mengolah, memeriksa,

34

DRS.Hadi AbuBakar, 1997, Cara-Cara Pengolahaan Kearsipaan yang Praktis dan Efisien, penerbit Djambatan, Jakarta.

35

DRS.Hadi AbuBakar, 1997, Cara-Cara Pengolahaan Kearsipaan yang Praktis dan Efisien, penerbit Djambatan, Jakarta.

27

menyerahkan kepada pimpinan untuk ditanda tangani, sekaligus mengirimkanya pada instansi lain.

b. Pemanfaatan Arsip

Pada tahap ini, arsip dikategorikan sebagai arsip dinamis dan arsip statis, sebagaimana keduanya yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi dalam kehidupan sehari-hari. Selanjutnya arsip dinamis dapat dikategorikan lagi menjadi arsip dinamis aktif dan dinamis inaktif. Pertama, arsip dinamis aktif yaitu arsip yang penggunaanya masih sangat tinggi dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari (terus-menerus). Sedangkan untuk arsip dinamis inaktif, ialah arsip dinamis yang frekuensi Penggunaanya sudah agak menurun (jarang) dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Sedangkan untuk arsip statis adalah arsip yang tidak diperguankan secara langsung dalam penyelenggaraan kegiatan maupun ketatausahaan. Arsip tersebut cenderung mempunyai kepentingan dalam nilai sejarah dan disimpan ditempat yang lebih aman dan sulit untuk dijangkau. Penggunaan arsip juga perlu diperhatikan karena tidak sembarangan arsip yang boleh dipinjam oleh semua orang. Arsip bersifat sangat rahasia yang berhak untuk memegang dan mengetahui arsip hanya orang tertentu saja bagian kearsipan. Oleh karena arsip digunakan hanya untuk kepentingan tertentu saja. Saat akan menggunakan arsip ada batas waktu peminjaman dan pengembalian. Arsip tidak boleh lama-lama dipinjam karena didalamnya sudah tercantum ketentuan tersendiri. Waktu meminjam arsip hal yang harus diperhatikan yaitu tanggal dan masa periode. Apabila masa periodenya telah habis maka arsip itu

28

dimusnahkan tidak dapat digunakan kembali. Jika yang meminjam lewat dari masa periode maka akan dikenakan sanksi. Jadi baik untuk meminjam atau mengembalikan arsip harus melihat batasan waktu.

Agar efektifitas pengelolaan kearsipan dapat tercapai, penggunaan arsip surat harus diperhatikan waktunya. Untuk surat harus ditindaklanjuti paling lama tiga hari setelah penerimaan, sedangkan untuk arsip yang dipinjam untuk pelaksanaan operasional lembaga harus segera dikembalikan setelah selesai digunakan.36

c. Penyimpanan Arsip

Pada Tahap penyimpanan ini arsip disimpan dengan tujuan agar bisa digunakan kembali sewaktu-waktu arsip tersebut dibutuhkan dikemudian hari. Ingat to file and to fine. Penyimpanan arsip suatu kegiatan yang dilakukan untuk tempat menaruh, menata atau menyusun arsip-arsip agar dapat tertata secara rapi. Dengan penataan arsip secara teratur dan rapi akan memudahkan pegawai untuk dapat menemukan arsip kembali. Cara penataan arsip harus sesuai dengan kode ataupun indeks yang telah ditentukan berdasarkan pengkodean meliputi nomor urut polis, nama peserta, periode, tanggal pertanggungan pembayaran, materai, total premi, no blangko, nama agen dan tanda tangan. Sedangkan untuk indeks sesuai urutan nomor ataupun abjad. Setelah semua tertata rapi sesuai dengan tempat kode masing-masing selanjutnya yaitu pengelompokan berdasarkan urutan yang ada pada filling cabinet.

36

29

Adapun metode penyimpanan arsip dasar yang sering dipakai yaitu: 1. Metode penyimpanan menurut pokok masalah.

Kearsipan sistem masalah adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan masalah atau pokok isi surat. Dalam hal ini surat-surat disimpan berdasarkan perihal surat misalnya, surat ijin pegawai disimpan dalam kelompok surat ijin, surat tentang keuangan disimpan di dalam kelompok keuangan dan sebagianya. Daftar klasifikasi dalam kearsipan merupakan suatu pedoman untuk pemberian kode arsip sekaligus merupakan pedoman penyimpanan dan penemuan kembali arsip.

Khususnya dalam kearsipan sistem masalah daftar klasifikasi dibuat terlebih dahulu dan ditetapkan oleh organisasi untuk dijadikan sebagai pedoman. Untuk organsasi yang kecil biasanya klasifikasinya hanya berdasarkan masalah utama, untuk organisasi tingkat menengah klasifikasi berdasarkan masalah utama dan sub masalah, sedangkan untuk organisasi yang besar klasifikasi dibuat berdasarkan masalah utama, sub masalah dan sub-sub masalah. Arsip atau dokumen mengenai masalah yang sama ditempatkan dalam satu atau lebih map folder. Map folder yang sudah diberi label yang bertuliskan judulnya dan terletak dikanan atas ditata secara horizontal.

2. Metode penyimpanan menurut urutan nama (orang, wilayah, organisasi dan barang).

Sistem penyimpanan dan penemuan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi/wilayah/ kota dan surat berasal

30

dari tujuan yang dikirim. Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalm folder yang sama dan tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpananya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad dan sistem tanggal.

3. Metode penyimpanan arsip berdasarkan urutan abjad.

Sistem ini merupakan dasar dari sistem penyimpanan yang lain. Sistem abjad adalah sistem yang tertua, langsung, dan yang paling banyak digunakan. Disebut sistem langsung ( direct filling system) karena dapat langsung mencari arsip tanpa menggunakan kartu indeks. Sistem ini juga sederhana dan mudah karena pada umumnya orang mempunyai kecenderungan lebih mudah mengingat nama orang/ badan organisasi dibandingkan dengan nomor atau angka.

Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip karena nama lebih mudah diingat oleh siapapun, petugas menginginkan agar dokumen disimpan dari nama yang sama, dokumen sering dicari dan diminta melalui nama, jumlah langganan yang berkomunikasi banyak. Adapun keuntungan dan kerugian dalam penggunaan sistem abjad ini. Keuntungan dari pemakaian sistem abjad antara lain : dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok menjadi satu, surat masuk dan surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map, mudah dikerjakan dan cepat ditemukan, mudah diterapkan.

Kerugian dari pemakaian sistem abjad ini : pencarian dokumen untuk nama orang harus mengetahui nama belakangnya, selain itu juga untuk nama

31

yang sama lebih diteliti lagi agar tidak terjadi kekeliruan dalam menempatkan, juga menerapkan sistem mengindeks.

4. Metode penyimpanan arsip berdasarkan urutan tanggal.

Penyimpanan arsip berdasarkan urutan tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan tahun, bulan dan tanggal arsip dibuat. Sistem ini merupakan sistem yang sederhana dan mudah, tetapi sistem ini sering kali menggunakan alat bantu lain ( kartu indeks ) untuk menemukan arsip yang dicari. Hal ini dikarenakan orang sangat sulit untuk mengingat tanggal apalagi arsip tersebut sudah terjadi pada beberapa tahun yang lalu. Dalam sistem tanggal tidak memerlukan daftar klasifikasi karena bagian tanggal sangat sederhana, yaitu hanya terdiri dari 3 bagian saja, yaitu nama tahun, nama bulan, dan nama tanggal. Disamping itu orang juga sangat hafal dengan urutan bulan dalam setiap tahun masehi, dan jumlah tanggal pada setiap bulanya ( terdiri 28-31 hari). Prosedur penyimpanan arsip sistem tanggal pada dasarnya sama dengan proseedur langkah sebelumnya yaitu:

a) memeriksa surat/berkas

surat/berkas diperiksa dengan melihat tanda-tanda perintah

penyimpanan dan menentukan identitas surat yaitu tanggal surat tersebut dibuat. Contoh:

Sholeh akan menyimpan arsip dari PT.Asuransi Umum Bumiputera Muda Syariah tertanggal 4 mei 2016. Berarti identitas surat tersebut adalah 4 mei 2016.

32

b) Mengindeks

Menbagi tanggal menjadi tanggal utama, sub tanggal dan sub-sub tanggal. Contoh :

Surat tanggal 4 mei 2016 terdiridari tanggal utama (2016), sub tanggal (maret), sub-sub tanggal (4).

c) Memberi kode pada surat dengan kode tanggal. Pembuatan kode dengan menuliskan kode tanggal pada sebelah kanan atas sebagai penanda surat. Hal ini dimaksudkan agar mempermudah pada saat pencarian kembali arsip.

d) Menyortir

Kegiatan menyortir dilakukan tergantung situasi dan kondisi, menyortir dilakukan jika kuantitas surat masuk dan surat keluar banyak pada hari yang sama.

e) Menempatkan

Langkah terakhir dalam penyimpanan surat adalah menempatkan arsip sesuai dengan kode dan klasifikasi surat. Contoh arsip tertanggal 4 mei 2016 disimpan pada laci berkode 2016, dibelakang giude mei, di dlam hanging folder berkode 4. Perlu diingat bahwa penyimpanan sistem tanggal pun harus menyediakan kartu indeksnya.

5. Metode penyimpanan arsip berdasarkan nomor.37

Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun dengan menggunakan kode angka/nomor. Adapun sistem

37

33

nomor yang digunakan berdasarkan peraturan yang sudah lazim digunakan yakni:

a) Sistem penyimpanan arssip berdassarkan nomor dewey

Filling sistem ini diciptakan oleh melvile dewey.Sistem ini juga disebut sistem desimal dengan menggunakan notasi angka 0-9. Untuk menyususn arsip dengan sistem nomor terlebih dahulu perlu membuat daftar klasifikasi. Daftar klasifikasi ini adalah daftar yang memuat segala persoalan kegiatan yang ada di dalam kantor maupun perusahaan. Membuat daftar klasifikasi dewey memerlukan pemikiran yang tajam, karena setiap tingkat permasalahan hanya dibuat 10 masalah saja. Oleh sebab itu setiap masalah diklasifikasikan menurut per sub-sub masalah. Jadi setiap pengelompokan nama setiap masalah benar-benar diteliti, agar semua masalah surat dapat tercakup semua dalam klasifikasi tersebut.

b) Sistem penyimpanan arsip berdasarka nomor seri (urut)

Sistem ini dilakukan jika jumlah arsip yang disimpan berkisar 1.000 sampai 10.000 arsip. penomoran dimulai pada nomor 1,2,3 dan seterusnya. Pada sistem ini setiap koresponden diberi nomor kode sesuai dengan ururtan yang berlaku pada buku nomor.

Buku nomor adalah buku yang berisi nomor nomor yang sudah digunakan sebagai nomor koresponden dalam file sistem nomor. Nama koresponden yang dapat diberi kode nomor adalah jika surat atas nama tersebut sudah lebih dari 5 surat. Tetapi jika belum lebih dari 5 surat

34

maka belum ditulis pada buku nomor. Surat diberi kode sementara dengan huruf C yang berarti campuran.

c) Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor terminal digit

Sistem penyimpanan dan penemuan berdasarkan nomor urut pada buku arsip dimulai pada nomor 0000 ( 4 digit ) sehingga arsup yang bernomor 0000 adalah arsip yang pertama kali disimpan. Untuk dapat memahami sistem ini diperlukan konsentrasi yang kuat, karena sistem ini sulit difahami. Jika untuk pertama kali membaca, pada sistem penomoran ini ditentuka pada satu kelompok nomor yang mudah dibaca dari kana ke kiri, yang didpisahkan dalam kelompok terdiri dari 2-3 nomor.

Di dalam sistem pengkodean yang ada di BUMIDA ada dua macam yaitu terdiri dari sistem angka dan sistem abjad. Sistem angka lebih simpel karena hanya melihat dari beberapa angka yang tercantum. Sedangkan untuk sistem abjad mudah diingat untuk pencarian dan penemuan arsip. seperti contohnya disini sistem pengkodean dengan nomor. Kode nomor polis 1234 (kode cabang), 5678 (kode asuransi), 1701 ( kode jadi nasabah), 16 (kode bulan), 005 (kode otomatis).

Selain itu yang perlu diperhatikan juga selain penempatan arsip ialah ruangan tempat penyimpanan arsip. Terutama pada penempatan lemari (filling cabinet) dan ditempatkan pada ruangan yang terpisah. Dalam penggunaan

filling cabinet yaitu sebuah lemari yang terbuat dari besi untuk menata dan merapikan berkas-berkas arsip yang sudah tertata rapi di dalam map odner.

35

Tujuanya agar berkas-berkas tersebut tidak hilang dan tidak bercampur dengan tumpukan-tumpukan berkas yang ada dimeja. Setiap berkas yang sudah disimpan dan sudah ditempatkan secara rapi mudah untuk ditemukan dan disimpan kembali sesuai dengan tata urutan tempat yang tersedia. Penempatan pada lemari seharusnya tidak lemari yang mudah rapuh atau mudah dimakan oleh rayap akan tetapi yang lebih fleksibel penempatan ditaruh pada lemari yang terbuat dari besi sehingga menjadikan aman dalam penyimpanan. Nilai guna yang terkandung dalam arsip tidak boleh berkurang, apabila berkurang maka akan terjadi pengurangan arsip yang tersimpan. Oleh karena itu arsip tidak boleh ditaruh pada sembarang tempat dan harus tersimpan pada kondisi yang baik. sehingga dapat menjamin keselamatan arsip dimana setiap arsip harus terhindar dari bahaya ataupun kerusakan dan gangguan keamanan yang menyebabkan arsip menjadi rusak. Demikian yang menjadi penyebab rusaknya arsip ialah serangan tikus atau serangga, jamur, kebakaran, kebanjiran, kelembapan atau kekeringan udara yang dapat merusak arsip.

d. Pemindahan Arsip

Pada tahap pemindahan arsip dalam kurun waktu penyimpanan selembar arsip mungkin saja arsip dicari dan digunakan secara terus-menerus. Dalam hal ini

arsip dinamakan “Dinamis Aktif” karena masih dibutuhkan oleh perusahaan.

Namun demikian arsip tidak selalu secara terus-menerus digunakan, maka perlu dimusnahkan atau dipindahkan. Hal yang perlu untuk dipertimbangkan pertama, arsip dapat dipindah dari status aktif menjadi inaktif tetapi masih dalam ruang lingkup kantor.

36

Selain pemindahan, Pemeliharaan arsip juga termasuk kegiatan yang penting dalam rangka mencapai tujuan kearsipan yang optimal yaitu menjamin keselamatan arsip. Agar bilamana arsip dibutuhkan sewaktu-waktu arsip dapat segera disediakan untuk membantu memberikan data yang dibutuhkan. Pemeliharaan arsip paling penting dalam proses kearsipan karena dari setiap beberapa perusahaan ada arsip yang tidak terpelihara secara baik. yang hasilnya akan terjadi kehilangan, terselip, rusak, sobek dll. Tujuan dari pemeliharaan yaitu agar orang tidak segan-segan menaruh arsip secara sembarangan. Dimanapun, kapanpun dan di saat apapun arsip harus betul-betul terjaga dan terpelihara agar tetap terjaga rapi dan utuh. Sehingga tidak ada cacat sedikit pun pada kertas. Tidak hanya saat setelah mengarsip saja ditata rapi kalau bisa setiap hari arsip diperiksa dan dikontrol. Jika arsip tidak tertata dengan rapi akan menyulitkan pegawai dalam mencari data dan informasi.38

Dan supaya pemeliharaan dan pengamanan arsip dapat terlaksana dengan efektif, maka setiap petugas kearsipan sebaiknya diberikan pengetahuan bagaimana cara memindahkan arsip dan memelihara arsip dari kehancuran. Adapun ruangan yang harus dilakukan saat melakukan pemeliharaan arsip: 1. Lokasi gudang atau ruangan arsip harus bebas dari polusi udara atau tempat

yang lembab. Sebab kotoran udara (sulphur dioxide) adalah hasil pembakaran bekas minyak yang sangat berbahaya bagi kertas. Maka ruangan untuk penyimpan arsip perlu diberifilteruntuk menyaring udara.

38

37

2. Ruangan untuk menyimpan arsip perlu dipisah dan ditaruh ruangan khusus arsip sendiri. Karena arsip merupakan data yang bersifat rahasia dan perlu pertimbangan efisiensi yang harus terbebas dari segala macam serangga yang dapat merusak arsip.

e. Pemusnahan Arsip

Pemusnahan arsip merupakan tahap kegiatan terakhir dari siklus daur hidup arsip. beraneka ragam cara dapat digunakan untuk menghilangkan arsip. mulai dari yang sederhana yaitu dengan menghancurkan arsip dan membakar arsip. Pemusnahan arsip bertujuan untuk mengurangi bertumpuknya arsip yang sudah tidak terpakai lagi agar dapat menyediakan tempat bagi arsip baru. Dengan adanya pemusnahan arsip agar terhindar dari pencampuradukan antara arsip-arsip baru dan arsip-arsip lama yang tidak penting. Salah satu cara dalam melakukan pengurangan arsip yaitu dengan cara penyusutan, memindahkan, menyerahkan atau memusnahkan arsip.39

Pada dasarnya pemusnahan adalah kegiatan menghancurkan fisik dan informasi arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna lagi bagi kepentingan organisasi. Tujuan utama pemusnahan arsip adalah penghancuran fisik dan informasi arsip secara total sehingga tidak dapat digunakan kembali. Adapun ketentuan dalam melakukan pemusnahan arsip pertama, ketentuan yang dituangkan dalam peraturan perundangan atau kebijakan instansi sebagai dasar hukum pelaksanaan pemusnahan. Kedua, ketentuan sebagai hasil kajian dalam pengembangan keilmuan di bidang kearsipan.

39

38

Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara. Salah satu cara alternatif yang sesuai dengan kondisi arsip maupun fasilitas yang tersedia dalam suatu organisasi. Beberapa cara pemusnahan yang paling umum diantaranya ialah membuang (tossing paper), pemarutan (shredding), pengabuan (incerenation), daur ulang (recycling plant), penghancuran kimia (chemical destruction), dan menjadikan bubur kertas (pulping).40 Beberapa bentuk kegiatan yang perlu diperhatikan dalam pemusnahan arsip kegiatan menghancurkan atau melenyapkan berkas arsip yang dipandang bahwa arsip tersebut sudah habis dalam masa waktunya. Hal yang lebih diperhatikan lagi yaitu ketika akan melakukan kegiatan pemindahan dan pemusnahan arsip harus melalui persetujuan oleh pihak yang mempunyai kewajiban untuk memusnahkan arsip. Pemusnahan dilakukan dengan menggunakan mesin penghancur kertas atau dibakar.

Saat akan melakukan pemusnahan ada yang namanya prosedur pemusnahan arsip. Prosedur ini meliputi penyeleksian/pemeriksaan, pendaftaran arsip, pembentukan panitia, persetujuan, pembuatan berita acara, dan pelaksanaan pemusnahan arsip. kategori penyeleksian/pemeriksaan ini dilakukan dengan berpedoman pada jadwal retensi arsip. Dalam penyeleksian apabila ditemukan suatu arsip telah dinyatakan habis masa retensinya maka arsip tersebut dipisahkan dan kemudian diperiksa kebenaran isi dan kelengkapan informasinya untuk dibuatkan Daftar Arsip Musnah. Daftar arsip musnah memuat unsur keterangan antara lain nomor urut, jenis/seri arsip,

40

39

tahun, jumlah dan keterangan. Panitia diperlukan untuk melakukan pemusnahan arsip yang memiliki retensi di atas 10 tahun. Khususnya dilingkungan instansi pemerintah perlu dimintakan persetujuan sebagai berikut: a) Persetujuan terhadap ketua badana pemeriksa keuangan, apabila

menyangkut arsip keuangan.

b) Persetujuan terhadap kepala badan kepegawaian negara sepanjang arsip yang akan dimusnahkan.

c) Persetujuan kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.

Beberapa organisasi pemerintah dan perusahaan yang besar memerlukan sertifikasi arsip yang dimusnahkan. Formulir sertifikasi mencakup uraian arsip yang dimusnahakan, tanggal dan cara yang dilakukan. Dalam kaitannya dari Berita Acara Pemusnahan dan Daftar arsip yang dimusnahkan telah menjadi alternatif untuk memenuhi persyaratan dalam sertifikasi.

Kelima tahap tersebut seyogyanya dilalui oleh setiap jenis arsip. Jika salah satu atau beberapa tahap kurang ditangani secara serius/tidak efektif, maka sistem kearsipan secara keseluruhan menjadi tidak efektif. The Liang Gie dalam wursanto mengatakan bahwa untuk dapat menjadi petugas kearsipan yang baik diperlukan sekurang-kurangnya 4 syarat yaitu, ketelitian, kecerdasan, kecekatan, dan kerapihan.41

41

40

4. Faktor-faktor Kearsipan

Untuk membantu kelancaran dalam pengelolaan kearsipan, terutama untuk mempermudah penemuan kembali arsip, maka perlu diperhatikan berbagai faktor kearsipan yang baik. Widjaja menyebutkan beberapa faktor kearsipan yang baik yaitu:

a. Penggunaan sistem penyimpanan secara tepat

Sistem penyimpanan arsip yang sering disebut filling system adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut sesuatu pedoman tertentu untuk menyusun/menyimpan warkat-warkat sehingga bilamana diperlakukan dapat diketemukan kembali secara cepat. Cepat atau lambatnya penemuan kembali dari tempat penyimpanannya ditentukan oleh tepat atau tidaknya penggunaan sistem penyimpanan setiap benda arsip.

b. Fasilitas kearsipan memenuhi syarat

Dalam kamus administrasi fasilitas diartikan sebagai kebutuhan yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan dalam suatu usaha kerja sama manusia. Fasilitas kearsipan dapat dikelompokkan menjadi 4 golongan, yaitu:42

1) Alat-alat korespondensi seperti kertas, mesin tik, mesin stensil, stempel, karbon dan sebagainnya.

2) Alat-alat penerimaan surat seperti bak/kotak surat, meja tulis, rak dan sebagainnya.

42

41

3) Alat penyimpanan surat (setelah dipersiapkan) seperti map ordner, folder, lemari, filling cabinet dan seterusnya.

4) Alat-alat lainnya seperti ruangan yang cukup, cahaya, kode pokok soal dan sebagainnya.

B.MANAJEMEN KEARSIPAN DALAM PERSPEKTIF ISLAM

Manajemen arsip merupakan proses perdagangan yang dilakukan dengan catat mencatat, tulis-menulis, surat-menyurat. Oleh sebab itu pada zaman nabi, mekkah merupakan kota industri dagang sehingga perintah menulis juga terkait dengan konteks zaman pada saat itu. Sebagaimana yakni suasana muammalah duniawiyah yang berupa hutang piutang. Selain itu juga bahwasanya kita diperintahkan bila kita melakukan transaksi utang piutang dengan masa waktu tertentu maka harus dicatat dengan sebenarnya, jangan sampai catatan dan tulisan tersebut dimanipulasi. Karena sukses tidaknya sebuah organisasi juga dipengaruhi oleh tata kearsipannya. Demikian segala macam transaksi, perjanjian ataupun hal lain yang serupa hendaklah dicatat dan ditulis sebagai bukti. Bukti tertulis tersebut disimpan dengan sebaik-baiknya agar dapat dijadikan sebagai acuan bagi masa yang akan datang juga berfungsi untuk membantu ingatan seseorang mengenai suatu hal atau peristiwa yang pernah dialaminya. Sebab itu tidak ada alasan apapun bagi seseorang yang telah melakukan transaksi dengan mengelak apa yang telah tercantum dalam bukti yang tertulis. Dengan demikian arsip merupakan kumpulan benda-benda dan berkas yang dianggap mempunyai arti dan tujuan sebagai bahan komunikasi dan informasi yang digunakan dalam kelangsungan kehidupan untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan. Sebagaimana

42

pembahasan di atas terdapat di dalam al-quran surat (QS. Al-Baqarah ayat 282-283) berikut ini:

.

Wahai orang-orang yang beriman Apabila kamu melakukan utang piutang untuk waktu yang ditentukan, hendaklah kamu menuliskannya. Dan hendaklah seorang penulis di antara kamu menuliskannya dengan benar. Janganlah penulis menolak untuk menuliskannya sebagaimana Allah telah mengajarkan kepadanya, maka hendaklah dia menuliskan. Dan hendaklah orang yang berutang itu mendiktekan, dan hendaklah dia bertakwa kepada Allah, Tuhannya, dan janganlah dia mengurangi sedikitpun dari padanya. Jika yang berutang itu orang yang akalnya atau lemah (keadaannya), atau tidak mampu mendiktekan sendiri, maka hendaklah

43

walinya mendiktekannya dengan benar. Dan persaksikanlah dengan dua orang saksi laki-laki di antara kamu. Jika tidak ada (saksi) dua orang laki-laki, maka (boleh) seorang laki-laki dan dua orang perempuan di antara orang-orang yang kamu sukai dari para saksi (yang ada), agar jika seorang lupa maka yang seorang lagi mengingatkannya. Dan janganlah saksi-saksi itu menolak apabila dipanggil. Dan janganlah kamu bosan menuliskannya, untuk batas waktunya baik (utang itu) kecil maupun besar. Yang demikian itu, lebih adil di sisi Allah, lebih dapat menguatkan kesaksian, dan lebih mendekatkan kamu kepada ketidakraguan, kecuali jika hal itu merupakan perdagangan tunai yang kamu jalankan di antara kamu, maka tidak ada dosa bagi kamu jika kamu tidak menuliskannya. Dan ambillah saksi apabila kamu berjual beli, dan janganlah penulis dipersulit dan begitu juga saksi. Jika kamu lakukan (yang demikian), maka sungguh, hal itu suatu kafasikan pada kamu. Dan bertakwalah kepada Allah, Allah memberikan pengajaran kepadamu, dan Allah Maha Mengetahui segala sesuatu.

ر٢ ٨ ٣

Dan jika kamu dalam perjalanan sedang kamu tidak mendapatkan seorang penulis, maka hendaklah ada barang jaminan yang dipegang. Tetapi, jika sebagian kamu mempercayai sebagian yang lain, hendaklah yang dipercayai itu menunaikan amanatnya (utangnya) dan hendaklah dia bertakwa kepada Allag, Tuhannya. Dan

44

menyembunyikannya, sungguh, hatinya kotor (berdosa). Allah Maha Mengetahui apa yang kamu kerjakan.

BAB III

METODE PENELITIAN

Metode penelitian pada dasarnya merupakan “cara ilmiah” untuk

mendapatkan data dengan tujuan dan kegunaan tertentu. kegiatan ilmiah tersebut didasarkan pada ciri-ciri keilmuan, yaitu rasional, empiris, dan sistematis. Rasional berarti kegiatan penelitian itu dilakukan dengan cara-cara yang masuk akal, sehingga terjangkau oleh penalaran manusia. Empiris berarti kegiatan penelitian itu dapat diamati oleh manusia, sehingga orang lain dapat mengamati dan mengetahui cara-cara yang digunakan. Sistematis artinya, proses yang digunakan dalam penelitian itu menggunakan langkah-langkah yang bersifat logis.42

A. Pendekatan dan Jenis Penelitian

Peneliti dalam riset ini menggunakan pendekatan kualitatif disebabkan penelitian ini bersifat holistik. Pendekatan kualitatif adalah pendekatan yang menerjemahkan pandangan-pandangan dasar interperentif. Bahwa realitas sosial adalah suatu yang subjektif dan di interpretasikan, manusia menciptakan rangkaian makna dalam menjalani hidupnya, bersifat induktif, geografis, dan tidak bebas nilai. Penelitian ini bertujuan untuk memahami kehidupan sosial.43 menggunakan metode penelitian kualitatif, karena peneliti bermaksud memahami keadaan social secara global, menemukan pola, wawancara dan teori.

✟✠

Sugiyono, 2010,Metode Penelitian kuantitatif, kualitatif dan R&D, Alfabeta Bandung, Hal2.

43

Kristi Poerwandari,pendekatan kualitatif untuk Penelitian Perilaku Manusia, 2007, ( Jakarta:LPSP3UI), Hal. 42

✡ ☛

Digunakannya pendekatan ini, karena pendekatan penelitian kualitatif lebih relevan dengan judul penelitian yaitu Manajemen Kearsipan PT. Bumiputera Muda Syariah di Surabaya. Dengan penggunaan pendekatan kualitatif ini, diharapkan semua pertanyaan yang berkaitan dengan fokus penelitian dapat terjawab dengan jelas dan tuntas.

Jenis penelitian yang digunakan oleh peneliti adalah deskriptif, yaitu penelitian yang dilakukan bertujuan untuk menggambarkan keadaan dan status fenomena dalam situasi tertentu. Digunakannya penelitian kualitatif deskriptif ini bertujuan agar peneliti mampu mengungkapkan dengan jelas dan mendalam mengenai fenomena yang diangkat dalam penelitian ini.

B. Lokasi penelitian

Adapun lokasi penelitian yang dipakai dalam penelitian kali ini di PT. Asuransi Umum Bumiputera Muda Syariah cabang Surabaya. Yang memberikan secara khusus pelayanan kepada masyarakat sesuai dengan prinsip-prinsip syariah. Penelitian ini dilaksanakan pada PT. Asuransi Umum BumiPutera Muda Syariah Surabaya yang beralamat di Jalan Bintoro Raya Darmo No.16 A Surabaya.

C.Jenis dan Sumber data

Jenis data adalah meliputi data-data apa saja yang dikumpulkan dan bagaimana pula karakteristiknya.44 Menurut kamus Besar Bahasa Indonesia, data adalah keterangan atau bahan nyata yang dijadikan untuk menyusun hipotesa45. Menurut derajatnya, jenis data penelitian terdiri dari dua macam sebagai berikut :

44

Lexy Moleong, 2009,Metodologi Penelitian Kualitatif, PT. Remaja Rosdakarya, Bandung, Hal. 157

45

Tim Pustaka Agung Harapan,Kamus Ilmiah Populer, Surabaya; CV. Pustaka Agung Harapan, hlm 87.

☞6

1. Jenis Data

Pada penelitian ini, ada dua macam jenis data yang akan digunakan oleh peneliti untuk mendukung penelitian ini. Jenis data tersebut sebagai berikut: a. Data Primer

Adalah data yang diambil dari sumber data yang pertama di lapangan atau sumber pertama di mana sebuah data dihasilkan.46 Data primer ini, diperoleh dengan cara mencari jawaban atas pertanyaan yang disajikan melalui wawancara secara langsung. Data primer didapatkan dari wawancara dengan pegawai yang berhubungan dengan judul penelitian serta observasi oleh peneliti di lapangan. Dalam penelitian ini yang menjadi sumber data primer, peneliti melibatkan empat orang sebagai informan, berikut adalah daftar informan atau sumber data dalam penelitian ini:

a. Kepala manager BUMIDA Syariah Surabaya (1 narasumber) b. Staf teknik kearsipan BUMIDA Syariah Surabaya (2 narasumber)

c. Staf pemasaran dan operasional BUMIDA Syariah Surabaya (2 narasumber). Dari semua daftar informan yang telah tertera di atas, adalah orang-orang yang memiliki jabatan dalam hal penerapan dan mengerti tentang manajemen kearsipan.

b. Data sekunder

Adalah data yang diperoleh ke dua setelah data primer. Tidak menutup kemungkinan peneliti sulit atau tidak mendapatkan data dari sumber sekunder

46

Burhan Bungin, 2001.Metodologi Penelitian Sosial. Airlangga University Press, Surabaya, hal. 129

✌ ✍

dikarenakan ada sesuatu hal yang sifatnya sangat pribadi. Oleh karena itu, peneliti juga menggunakan data sekunder sebagai sarana memperoleh data. Sumber data sekunder digunakan sebagai bahan pembanding dari data primer yang telah diperoleh.47 Data sekunder yang dihimpun dalam penelitian ini adalah profil organisasi, struktur kepengurusan organisasi dan buku pedoman kebijakan organisasi. Selain itu, peneliti juga dapat menambah pengetahuan dari berbagai artikel yang didapat dari website yang terkait dengan penelitian ini dan mampu untuk dipertanggungjawabkan.

2. Sumber Data

Menurut SuharsimiArikunto, “yang dimaksud sumber data dalam penelitian adalah subyek dari mana data dapat diperoleh”.48Ada beberapa sumber data yang digunakan oleh peneliti yaitu:

a. Informan, adalah orang yang berpengaruh dalam proses pengumpulan data bisa juga disebut sebagai narasumber atau key member, orang yang memegang kunci utama sumber data dalam penelitian ini.

b. Dokumen, yaitu sumber data berupa tulisan atau catatan yang berhubungan dengan masalah-masalah yang dibahas dalam penelitian. Dalam hal ini sumber data sekunder yang didapat berupa dokumen mengenai latar belakang, visi misi, struktur organisasi, program kerja tiap job dis maupun tiap bagian dan data lainnya. Maksudnya adalah dokumen yang berkaitan dengan judul penelitian dan data lainnya yang berkaitan dengan penelitian. Kebanyakan data ini didapat dari bagian kesekertariatan PT. Asuransi Umum Bumiputera Muda ✎✏

Burhan Bungin, 2001. Metodologi Penelitian Sosial. Airlangga University Press, Surabaya, Hal.129

48

✒8

Syariah Surabaya dan dengan melakukan observasi tentang keabsahan data tersebut.

c. Catatan lapangan, yaitu catatan yang diperoleh dari hasil pengamatan dan peran serta peneliti yang berupa situasi, proses dan perilaku peneliti yang kemudian hasilnya dibuat suatu catatan.

D. Tahap tahap penelitian

Ada tiga tahap yang harus dikerjakan dalam penelitian. Yaitu tahap pra lapangan, kegiatan lapangan dan penulisan laporan.49

1. Tahap Pra Lapangan

Tahap ini merupakan tahapan persiapan sebelum penelitian dilakukan. Adapun langkah-langkahnya adalah:

a. Menyusun rancangan penelitian

Penelitian ini dimulai dengan menentukan lapangan atau lokasi yang akan dijadikan penelitian. Membuat rumusan masalah yang akan diteliti dari fenomena yang ada di lapangan. Kemudin mencari informan yang terkait. Setelah itu segala hal yang diteliti dan metodologinya dituangkan dalam proposal penelitian.

b. Mengurus perijinan

Setelah proposal penelitian disetujui, dilanjutkan dengan mengurus surat izin penelitian untuk melakukan wawancara dan observasi data-data yang dibutuhkan.

c. Menyiapkan perlengkapan

49

✓ ✔

Sebelum penelitian dilakukan, penulis mempersiapkan alat yang menunjang jalannya wawancara dan observasi di lapangan. Peneliti menyiapkan buku catatan,tape recorder, kamera dan lain-lain agar hasil yang diperoleh lebih maksimal.

2. Kegiatan lapangan

Sebelum melakukan wawancara lapangan, penulis melakukan pendekatan kepada informan dalam penelitian serta melakukan pengamatan secara langsung seputar data. Selanjutnya membuat pedoman wawancara seputar hal-hal yang ingin diteliti. Kemudian mengumpulkan data-data yang diperoleh untuk dikaji dan dianalisa lebih lanjut.

3. Penulisan laporan

Setelah tahap lapangan selesai penulis membuat dan menyusun laporan yang berisi kegiatan yang telah dilakukan dalam bentuk tulisan.

E. Teknik Pengumpulan Data

Ada beberapa teknik pengumpulan data yang peneliti gunakan untuk mendukung penelitian ini. teknik-teknik tersebut antara lain sebagai berikut: 1. Wawancara, yaitu percakapan dengan maksud tertentu, yang dilakukan oleh

dua pihak, yaitu pewawancara dan narasumber atau informan.50

Teknik wawancara yang dipilih oleh peneliti adalah indept interview atau wawancara mendalam yaitu teknik penelitian yang dilakukan oleh peneliti dengan menggunakan panduan atau pedoman wawancara yang telah disiapkan sesuai dengan focus penelitian. Wawancara yang dilakukan bersifat terbuka

✕✖

Burhan Bungin, 2001.Metodologi Penelitian Kualitatif. PT. Remaja Rosdakarya, Bandung, Hal 133.

90

bisa melakukan pemrosesan data. Karena semua data tersimpan pada server di

setiap masing-masing komputer.

e. Pelayanan pengarsipan pada waktu jam kerja. Perusahaan BUMIDA tidak

bisa melayani pengarsipan kalau tidak pada waktu jam kerja. Seharusnya

apabila ada nasabah asuransi kecelakaan pada hari sabtu minggu pihak

nasabah harus mengetahui jadwal masuk kerja. Jadwal mulai jam kerja dilihat

mulai dari hari apa sampai pukul berapa. Semua perusahaan memiliki jadwal

BAB V PENUTUP A. Kesimpulan

Manajemen Kearsipan merupakan proses perencanaan, pengawasan,

penyimpanan, pemeliharaan dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam

bentuk kertas maupun media elektronik. Masing-masing proses menjalankan

fungsi sebagaimana fungsi-fungsi manajemen yang telah dijalankan menurut

prosedur.

Berdasarkan uraian penyajian data dan analisis data dapat ditarik kesimpulan

sebagai berikut:

1. Manajemen kearsipan yang ada di PT. Bumiputera Muda Syariah di Surabaya

prosesnya sebagai berikut:

a. Perencanaan Arsip

Proses perencanaan bertujuan untuk membuat kartu polis nasabah dan

berkas nasabah. Dengan cara menginputkan atau menulis data nasabah dan

jenis asuransi apa yang dipilih oleh nasabah.

b. Pemanfaatan Arsip

Proses pemanfaatan arsip bertujuan untuk mencocokan kartu polis nasabah

dan bukti pembayaran klaim dengan berkas polis arsip yang disimpan di

filling kabinet. Jika data itu cocok dan benar nasabah bisa mendapatkan

✲ ✳

c. Penyimpanan Arsip

Proses penyimpanan arsip bertujuan untuk mengumpulkan berkas-berkas

arsip menjadi satu yang sudah diurutkan berdasarkan kode jenis asuransi.

d. Pemindahan Arsip

Proses pemindahan arsip bertujuan untuk memilah arsip polis mana yang

belum jatuh tempo dan yang sudah jatuh tempo. Dengan memilah arsip

tersebut bisa dipindahkan di tempat masing-masing.

e. Pemusnahan Arsip

Proses pemusnahan arsip bertujuan untuk memunaskan arsip yang tidak

dipakai atau yang sudah habis jatuh tempo dengan cara pemotongan kertas

dan dibakar.

2. Hambatan-Hambatan Manajemen Kerasipan di PT. Bumiputera Muda Syariah

adalah :

a. Kurang tenaga sumber daya manusia.

b. Ruang tempat penyimpanan arsip yang terbatas.

c. Jika ada klaim dari cabang lain pihak cabang tidak memiliki datanya.

d. Jaringan sistem komputerisasinya online setiap cabang sering terganggu

internetnya.

B. Saran dan Rekomendasi

Dengan selesainya penulisan skripsi ini, berikut adalah saran dan

rekomendasi dari penulis :

1. Menggunakan Jaringan internet yang diperkuat sehingga tidak sering

✴ ✵

Namun dengan ketentuan hanya kantor pusat Jakarta dan kantor cabang

tempat nasabah mendaftar yang dapat merubah data nasabah tersebut. Untuk

kantor cabang yang lain yang bisa untuk melihat data atau

mendownloadnya. Meskipun begitu kantor cabang tempat klaim wajib

mengkomfirmasi pada kantor cabang tempat nasabah mendaftar, agar tidak

terjadi salah paham.

2. Dalam pelayananya dilakukan saat pada waktu jam kerja tidak boleh diluar

dari jam kerja. Hari pelayanan dibuka pada 5 (lima) hari kerja setiap

minggunya. Dalam pelayanan sebaiknya hari sabtu, minggu dan hari libur

nasional ada pegawai yang piket masuk kerja untuk melayani nasabah

supaya nasabah tidak dirugikan pada proses klaim pada hari sabtu, minggu

dan hari libur nasional.

3. Penambahan SDM, berdasarkan keluhan para karyawan pengarsipan.

Mereka sering kewalahan dalam mengarsip karena banyak yang harus

dikerjakan. Sehingga mereka sering terburu-buru dan salah dalam

melakukan pengarsipan dengan meletakkan dokumen tidak sesuai kode.

Mereka juga kurang bisa merawat dokumen karena mereka tidak punya

cukup waktu.

C. Keterbatasan Peneliti

Dalam penelitian skripsi ini, terdapat keterbatasan peneliti, bahwa

penyajian data yang disajikan masih kurang sempurna, terutama soal

dokumentasi, keterbatasan waktu dan kondisi dikarenakan waktu penelitian

DAFTAR PUSTAKA

Aini Siti Nur, 2015,Gadget dan Perilaku Santri Dalam Kehidupan Berinteraksi (

Studi Kasus Di Pondok Pesantren Al-Muhajirin Dusun Panjer Desa Tunggal Pager Kecamatan Pungging Kabupaten Mojokerto). Surabaya : Universitas Islam Negeri Sunan Ampel Surabaya

Amalia Ririn, Manajemen Kearsipan di Badan Perpustakaan dan kearsipan

Provinsi Jawa Timur, Jurnal Fakultas Ekonomi, hal. 2

Amirin Tatang M., 1995, Menyusun Rencana Penelitian, Raja Grafindo Media,

Jakarta hal 135.

Amsyah Zulkifli, 2005, Manajemen Kearsipan, Jakarta, PT. Gramedia Pustaka

Utama.

Anggraeni Dian, 2010, Arsip dan Manajemen Kearsipan dalam perkantoran,

http://dian4nngraeni.wordpress.com

Artikel Pengertian Kearsipan Dan Beberapa Peranan Penting Dari Kearsipan,

dalamhttp://www. arrowairglobal.com, 2/01/2010.

Arikunto Suharsimi,2002,Prosedur Penelitian, Rineka Cipta, Jakarta, hal 206✶

Barthos Bashir, 2003,Manajemen Kearsipan, PT. Rosda Karya, Bandung, Hal. 28

Bungin Burhan, 2001. Metodologi Penelitian Sosial. Airlangga University Press,

Surabaya, hal. 129

Ermawaty, 2013,Pengelolaan Manajemen Kearsipan di Perguruan Tinggi, Jurnal

Tabularasa PPS Unimed, vol. 10, no. 2 hal. 142.

Gie The Liang, 1971, Kamus Administrasi Perkantoran, penerbit : karya ,

yogyakarta, hal 29-31.

Herlambang Susatyo, SE.,MM, 2013, Pengantar Manajemen Cara Mudah

Memahami Ilmu Manajemen, Yogyakarta Penerbit Pustaka Baru. Hal 3

Mills Geoffrey, Standingford Oliver Standingfrd dan Appleby Robert C., 1991, Modern Office Management, Edisi VII, Terjemah. F. X Budiyanto. Jakarta: Binarupa Aksara. Hal 133.

Siswanto D.R H.B., M.Si, 2005, Pengantar Manajemen, PT. Bumi Aksara,

Jakarta, hal 2.

Salam Rosiana, 2015. Manajemen Dalam Kehidupan Sehari-Hari, Word Prees,

jakarta.

Sugiarto Agus dan Teguh Wahyono, 2005, Manajemen Kearsipan Modern,

Yogyakarta: Gava Media.

Sugiyono, 2010, Metode Penelitian kuantitatif, kualitatif dan R&D, Alfabeta

Bandung, Hal2.

Suraja Yohannes, 2002 , Manajemen Kearsipan, jakarta: Gramedia Pustaka

Utama.

Tim Pustaka Agung Harapan, Kamus Ilmiah Populer, Surabaya; CV. Pustaka

Agung Harapan, hlm 87.

Tisnawati Ernie dan kurniawan Saefullah, 2005, Pengantar Manajemen, jakarta :

Kencana Prenada Media Group

Widjaja. A.W.,1993,Administrasi Kearsipan, PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta.

Wursanto, 2005.Manajemen Kearsipan Edisi II, Yogyakarta. Kanisius.

Wiyasa Thomas, 2003, Tugas Sekretaris Dalam Mengelola Surat Dan Arsip

Dinamis. Jakarta : Pradnya Paramita, Cet 1, hal 79.

Zulkifli Amsyah, 1989, Manajemen Kearsipan, Jakarta : Gramedia Pustaka