Analisis Proses Pengelolaan Aplikasi MYORION pada PT Tiki Jalur Nugraha Ekakurir Bandung.

(1)

vi Universitas Kristen Maranatha

ABSTRAK

PT Tiki Jalur Nugraha Ekakurir (JNE) adalah salah satu perusahan penyedia jasa pengiriman barang atau kurir yang berdiri pada tanggal 26 November 1990. Seiring dengan perkembangannya, JNE telah mengembangkan pelayanan yang cukup signifikan. Beberapa unit kegiatan yang dilakukan oleh JNE antara lain urusan kepabeaan, impor barang, dokumen serta pengantaran. Tak hanya melayani pangsa pasar domestik saja, JNE juga melayani urusan pengantaran barang dan dokumen dari luar negeri untuk masuk ke Indonesia. Sampai saat ini JNE merupakan perusahaan pengiriman terbesar di Indonesia. JNE akan terus melakukan pengembangan untuk terus memenuhi kebutuhan masyarakat akan ketersediaan layanan dalam hal pengiriman barang. Untuk mengetahui tingkat implementasi dan rekomendasi untuk meningkatkan kinerja aplikasi MYORION maka dilakukan penilaian audit sistem informasi. Penilaian dilakukan dengan menggunakan framework COBIT versi 5 karena penilaian yang dilakukan akan lebih fokus pada kontrol untuk setiap prosesnya. Penelitian ini menilai Domain DSS pada COBIT 5. Berdasarkan analisis resiko yang sering terjadi terhadap Aplikasi MYORION didapatkan proses-proses TI yang akan dinilai adalah DSS01. Terdapat 3 tahapan dalam proses penilaian, yakni tahap perencanaan, tahap analisis, dan tahap rekomendasi. Dari hasil analisis DSS01 PT Tiki Jalur Nugraha Ekakurir (JNE) berada pada level 2.

(2)

vii Universitas Kristen Maranatha

ABSTRACT

PT Tiki Jalur Nugraha Ekakurir (JNE) is a service provider company or courier delivery are established on November 26, 1990. Along with the development, JNE has developed significant services. Some units activities performed by JNE among other matters Customs, imports of goods, documents and delivery. Not only serves the domestic market share alone, JNE also serve affairs delivery of goods and documents from abroad to enter Indonesia. Until now the JNE is the largest shipping company in Indonesia. JNE will continue to develop to continue to meet the needs of the community will be the availability of the service in terms of delivery of goods. To determine the level of implementation and recommendations to improve application performance MYORION the assessment of information systems auditing. Assessment is done by using the COBIT framework version 5 because the assessment is done will be more focused on control for each process. This study assesses Domain DSS on COBIT 5. Based on the analysis of risks common to applications obtained MYORION IT processes to be assessed are DSS01. There are three stages in the assessment process, namely the planning stage, the analysis stage, and the stage of recommendation. From the analysis DSS01 Nugraha PT Tiki Line Ekakurir (JNE) are at level 2

(3)

viii Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ... i

PERNYATAAN ORISINALITAS LAPORAN PENELITIAN... ii

PERNYATAAN PUBLIKASI LAPORAN PENELITIAN ... iii

PRAKATA ... iv

ABSTRAK ... vi

ABSTRACT ... vii

DAFTAR ISI ... viii

DAFTAR GAMBAR ... x

DAFTAR TABEL ... xi

DAFTAR LAMPIRAN ... xii

DAFTAR SINGKATAN ... xiii

DAFTAR ISTILAH ... xiv

BAB 1. PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 2

1.3 Tujuan Pembahasan ... 2

1.4 Ruang Lingkup Kajian... 2

1.5 Sumber Data ... 3

1.6 Sistematika Penyajian ... 4

BAB 2. KAJIAN TEORI ... 5

2.1 Audit ... 5

2.2 Sistem Informasi ... 7

2.3 Audit Sistem Informasi ... 7

2.4 Tata Kelola IT ... 8

2.5 COBIT ... 9

2.5.1 COBIT 5 ... 10

2.5.2 DSS (Delivery, Service, and Support)... 13

2.5.3 DSS01 –Manage Operations ... 13

2.6 Capability Model ... 14

(4)

ix Universitas Kristen Maranatha

2.7.1 Tahap Assesment Model ... 17

2.8 RACI Chart ... 19

BAB 3. ANALISIS DAN RANCANGAN SISTEM ... 21

3.1 Sistematika Penelitian ... 21

3.2 Tahap Perencanaan ... 21

3.3 Tahap Kajian Objek ... 22

3.3.1 Profil Perusahaan PT Tiki Jalur Nugraha Ekakurir (JNE) ... 22

3.3.2 Struktur Organisasi... 24

3.3.3 Visi dan Misi ... 27

3.3.4 Aplikasi MYORION ... 28

3.4 Tahap Analisis ... 34

3.4.1 Identifikasi Proses Penilaian ... 34

3.4.2 Penilaian Capability Level ... 35

3.4.3 Rekapitulasi Hasil Penilaian Capability Level ... 41

3.4.4 Analisis GAP ... 47

3.4.5 Analisis Gap Proses DSS01 Manage Operations ... 48

3.4.6 RACI Chart Proses DSS01 Manage Operations ... 48

3.5 Tahap Rekomendasi ... 50

3.5.1 Rekomendasi Perbaikan Proses DSS01 Manage Operations .. 50

BAB 4. SIMPULAN DAN SARAN ... 53

4.1 Simpulan ... 53

4.2 Saran ... 54

DAFTAR PUSTAKA ... 55

(5)

x Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Pemetaan Domain dan Proses pada COBIT 5 ... 12

Gambar 2.2 Proses Capability pada COBIT 5... 15

Gambar 2.3 Process Assessment Model pada COBIT 5 ... 18

Gambar 2.4 RACI Chart DSS01 pada COBIT 5 ... 20

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Tiki Jalur Nugraha Ekakurir (JNE) ... 24

Gambar 3.2 Alur Proses Pengiriman Barang ... 29

Gambar 3.3 Form Login Aplikasi MYORION ... 30

Gambar 3.4 Menu Aplikasi MYORION ... 31

Gambar 3.5 Menu e-connote cash counter ... 32

Gambar 3.6 Form display status (Menu bar “Form”) ... 33

Gambar 3.7 Form display status (menu bar "status”) ... 33

(6)

xi Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Tabel Deskripsi Pekerjaan ... 25

Tabel 3.2 Rekapitulasi Hasil Penilaian Capability Level ... 41

Tabel 3.3 Tabel Hasil Assessment ... 46

Tabel 3.4 Tabel Hasil Rating DSS01 Manage Operations ... 47

Tabel 3.5 Hasil GAP proses DSS01 ... 48

Tabel 3.6 RACI Chart Proses DSS01 – PT Tiki Jalur Nugraha Ekakurir (JNE) ... 49

(7)

xii Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR LAMPIRAN

HASIL WAWANCARA ... 1

HASIL OBSERVASI PROSES DSS01 (MANAGE

OPERATION) ... 17

LAMPIRAN BUKTI PROSES DSS01 (MANAGE

OPERATIONS) ... 19

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) ... 33

(8)

xiii Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR SINGKATAN

JNE PT Tiki Jalur Nugraha Ekakurir

COBIT Control Objective for Information and Related Technology

IT Information Technology

TI Teknologi Informasi

ISACA Information Systems Audit and Control Association

DSS Deliver, Service and Support

PAM Process Assessment Model PRM Process Reference Model

RACI Responsibility, Accountable, Consult, and Inform SOP Standart Operational Procedure

(9)

xiv Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR ISTILAH

Audit Pemeriksaan dengan seksama pada sebuah

organisasi dengan pencarian bukti nyata berupa dokumen fisik atau elektronik untuk pembuktiannya.

Framework kumpulan dari fungsi – fungsi / prosedur dan class –

class untuk tujuan tertentu yang sudah siap digunakan.

IT Governance proses yang mengarahkan dan mengatur organisasi

dalam rangka mencapai tujuannya dengan memberikan nilai tambah dari pemanfaatan teknologi informasi

Cash Counter Agen yang dimiliki oleh PT Tiki Jalur Nugraha

Ekakurir (JNE) yang berfungsi untuk melayani konsumen yang akan mengirim barang melalui jasa kurir JNE yang tersebar di setiap daerah.

(10)

1 Universitas Kristen Maranatha

BAB 1. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Penerapan teknologi informasi pada jaman sekarang sangat penting untuk menunjang kinerja yang lebih praktis dan efisien. Begitu juga para pelaku bisnis, baik perusahaan yang berskala besar hingga perusahaan berskala kecil sekarang telah memakai teknologi informasi untuk menunjang proses bisnis. Setiap perusahaan menerapkan teknologi yang berbeda - beda sesuai dengan kebutuhan perusahaan itu sendiri. Teknologi informasi sangat dipercaya dapat membantu meningkatkan efektifitas dan efisiensi proses bisnis suatu organisasi ataupun perusahaan. Namun tidak sedikit perusahaan yang belum cermat dalam menerapkan sistem informasi karena hanya melihat kebutuhan sesaat saja tanpa menyesuaikan dengan strategi bisnis jangka panjang, sehingga terjadi ketidakcocokan antara teknologi yang diterapkan dengan proses bisnis yang berjalan.

PT Tiki Jalur Nugraha Ekakurir adalah salah satu perusahan penyedia jasa pengiriman barang atau kurir. Perusahaan ini lebih dikenal dengan singkatannya yaitu JNE. JNE termasuk perusahaan yang mengedepankan teknologi informasi dalam setiap proses bisnis yang dijalankannya, seluruh cabang JNE menggunakan teknologi yang sama untuk melayani para pelanggannya yaitu dengan menggunakan aplikasi MYORION. Tujuan adanya aplikasi MYORION adalah untuk meningkatkan pelayanan dan kepercayaan terhadap pelanggan dalam hal pengiriman barang.

Agar teknologi yang telah diterapkan di JNE tersebut berjalan sesuai dengan tujuan bisnis perusahaan, maka diperlukan banyak faktor yang harus diperhatikan, tidak hanya fokus pada pengelolaan teknologi informasi saja. Perlu juga pengendalian sistem informasi untuk mendapatkan informasi yang tepat, akurat, dan dengan waktu yang relatif cepat. Untuk mengukur keselarasan antara proses bisnis, teknologi informasi, dan strategi organisasi maka perlu dilakukan pengendalian sistem informasi.

(11)

Universitas Kristen Maranatha Salah satu metode pengendalian teknologi informasi yang digunakan secara luas adalah IT governance yang terdapat pada COBIT 5.0 (Control

Objective for Information and Related Technology). COBIT 5.0 dapat

memberikan gambaran detail mengenai strategi dan pengaturan proses teknologi informasi yang memiliki strategi bisnis, dan mempunyai kerangka kerja dalam lima domain yaitu, EDM (Evaluate, Direct, and Monitor), APO

(Align, Plan, and Organise), BAI (Build, Acquire, and Implement), DSS

(Deliver, Service, and Support), MEA (Monitor, Evaluate, and Assess). COBIT

5.0 juga dirancang agar dapat menjadi alat bantu untuk menyelesaikan permasalahan IT govenance dalam memahami dan mengelola resiko serta keuntungan yang berhubungan dengan sumber daya operasional perusahaan. Untuk penilaian aspek tersebut, dapat menggunakan salah satu domain yang ada di COBIT 5.0, yaitu domain DSS (Delivery, Service, and

Support).

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang pada bagian 1.1, maka rumusan masalahnya adalah bagaimana pengelolaan operasional aplikasi MYORION telah dijalankan oleh pihak PT Tiki Jalur Nugraha Ekakurir (JNE) Bandung berdasarkan proses DSS-01 (Manage Operations)pada COBIT 5?

1.3 Tujuan Pembahasan

Adapun tujuan dari penelitian dalam Tugas Akhir ini adalah menentukan pengelolaan operasional aplikasi MYORION yang telah berjalan pada PT Tiki Jalur Nugraha Ekakurir (JNE) Bandung.

1.4 Ruang Lingkup Kajian

Untuk menghindari penyimpangan pembahasan pokok bahasan maka dalam penulisan ruang lingkup kajian dari setiap rumusan masalah yang didapat :

(12)

Universitas Kristen Maranatha 1. Analisis dilakukan terhadap aplikasi MYORION pada PT Tiki Jalur Nugraha

Ekakurir (JNE).

2. Analisis aplikasi MYORION berfokus pada modul Cash Counter PT Tiki Jalur Nugraha Ekakurir (JNE) Bandung.

3. Tugas akhir ini menggunakan COBIT 5.0 domain DSS (Delivery, Service

and Support) proses DSS-01 (Manage Operations).

4. Data yang dianalisis merupakan data PT Tiki Jalur Nugraha Ekakurir (JNE) Bandung.

1.5 Sumber Data

Tahap pengumpulan data untuk mengidentifikasi masalah dalam laporan Tugas Akhir diperoleh dari beberapa cara yaitu:

1. Observasi dan wawancara.

Yaitu tahap dimana mengumpulkan data – data dengan melakukan pengamatan dan berkomunikasi dengan divisi terkait di PT Tiki Jalur Nugraha Ekakurir (JNE) agar lebih terperinci dalam mendefiniskan masalah yang berhubungan dengan DSS-01 (Manage Operation).

2. Studi Kepustakaan

Yaitu pengumpulan data dengan cara membaca dan mempelajari buku – buku yang sesuai dengan DSS-01 (Manage Operation) dalam COBIT 5.0. 3. Studi Internet

Yaitu dengan cara melakukan browsing dan pengamatan pada situs – situs yang terkait dengan topik yang dibahas mengenai DSS-01 (Manage

Operation) dalam COBIT 5.0.

4. Diskusi dan Konsultasi

Yaitu dengan cara berdiskusi dengan pembimbing eksternal / internal maupun pihak – pihak luar yang dapat memberikan saran tentang Tugas Akhir yang akan dibuat.

(13)

Universitas Kristen Maranatha

1.6 Sistematika Penyajian

Penulis telah menyusun sistematika penyajian dalam penyusunan laporan Tugas Akhir ini yang berguna untuk mempermudah memahami laporan. Adapun sistematika penulisan adalah sebagai berikut :

BAB 1 PENDAHULUAN

Bab ini akan menguraikan mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan pembahasan, ruang lingkup kajian, sumber data, dan sistematika penyajian.

BAB 2 KAJIAN TEORI

Bab ini akan membahas tentang teori – teori yang akan mendukung penelitian. Yaitu definisi dan penjelasan pustaka-pustaka yang akan digunakan untuk menjadi referensi dalam penyusunan penelitian ini.

BAB 3 ANALISIS DAN EVALUASI

Bab ini berisi analisis yang akan akan menguraikan tentang bagaimana menerapkan manajemen operasi pada PT Tiki Jalur Nugraha Ekakurir (JNE) Bandung.

BAB 4 SIMPULAN DAN SARAN

Bab ini memuat tentang kesimpulan dan saran maupun rekomendasi atas penelitian yang telah penulis lakukan pada PT Tiki Jalur Nugraha Ekakurir (JNE) Bandung.

(14)

55 Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR PUSTAKA

[1] Sanyoto Gondodiyoto, Audit Sistem Informasi, Jakarta, Central Java: Mitra Wacana Media, 2007.

[2] Edhy Sutanta, Sistem Informasi Manajemen, Yogyakarta: Graha Ilmu, 2005.

[3] Abdul Kadir, Pengenalan Sistem Informasi, Yogyakarta: Andi, 2005. [4] J. A. Hall, Information Technology Auditing and Assurance, 2011. [5] A. S. Basalamah, Pengolahan Data Elektronik, 2011.

[6] Y. E. Restianto, Audit Sistem Informasi Menggunakan Active Data for Excel, 2011.

[7] R. T. Surya, Tata Kelola Teknologi Informasi, Bandung, 2012. [8] ISACA, Enabling Processes, USA, 2012.

[9] ISACA, Processes Assesment Model (PAM) ISO 15504, USA, 2012. [10] ISACA, Self-Assessment Guide, USA, 2012.

[11] ISACA, Framework Control Objectives Manajement Guidelines Maturity Models, America, 2007.

[12] PT Tiki Jalur Nugraha Ekakurir, Struktur Organisasi, Bandung, 2015. [13] PT Tiki Jalur Nugraha Ekakurir, Aplikasi MYORION, Bandung, 2015.

(1)

xiv Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR ISTILAH

Audit Pemeriksaan dengan seksama pada sebuah organisasi dengan pencarian bukti nyata berupa dokumen fisik atau elektronik untuk pembuktiannya. Framework kumpulan dari fungsi – fungsi / prosedur dan class –

class untuk tujuan tertentu yang sudah siap digunakan.

IT Governance proses yang mengarahkan dan mengatur organisasi dalam rangka mencapai tujuannya dengan memberikan nilai tambah dari pemanfaatan teknologi informasi

Cash Counter Agen yang dimiliki oleh PT Tiki Jalur Nugraha Ekakurir (JNE) yang berfungsi untuk melayani konsumen yang akan mengirim barang melalui jasa kurir JNE yang tersebar di setiap daerah.

(2)

BAB 1. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

(3)

Universitas Kristen Maranatha Salah satu metode pengendalian teknologi informasi yang digunakan secara luas adalah IT governance yang terdapat pada COBIT 5.0 (Control Objective for Information and Related Technology). COBIT 5.0 dapat memberikan gambaran detail mengenai strategi dan pengaturan proses teknologi informasi yang memiliki strategi bisnis, dan mempunyai kerangka kerja dalam lima domain yaitu, EDM (Evaluate, Direct, and Monitor), APO (Align, Plan, and Organise), BAI (Build, Acquire, and Implement), DSS (Deliver, Service, and Support), MEA (Monitor, Evaluate, and Assess). COBIT 5.0 juga dirancang agar dapat menjadi alat bantu untuk menyelesaikan permasalahan IT govenance dalam memahami dan mengelola resiko serta keuntungan yang berhubungan dengan sumber daya operasional perusahaan. Untuk penilaian aspek tersebut, dapat menggunakan salah satu domain yang ada di COBIT 5.0, yaitu domain DSS (Delivery, Service, and Support).

1.2 Rumusan Masalah

1.3 Tujuan Pembahasan

Adapun tujuan dari penelitian dalam Tugas Akhir ini adalah menentukan pengelolaan operasional aplikasi MYORION yang telah berjalan pada PT Tiki Jalur Nugraha Ekakurir (JNE) Bandung.

1.4 Ruang Lingkup Kajian

Untuk menghindari penyimpangan pembahasan pokok bahasan maka dalam penulisan ruang lingkup kajian dari setiap rumusan masalah yang didapat :

(4)

1. Analisis dilakukan terhadap aplikasi MYORION pada PT Tiki Jalur Nugraha Ekakurir (JNE).

2. Analisis aplikasi MYORION berfokus pada modul Cash Counter PT Tiki Jalur Nugraha Ekakurir (JNE) Bandung.

3. Tugas akhir ini menggunakan COBIT 5.0 domain DSS (Delivery, Service and Support) proses DSS-01 (Manage Operations).

4. Data yang dianalisis merupakan data PT Tiki Jalur Nugraha Ekakurir (JNE) Bandung.

1.5 Sumber Data

Tahap pengumpulan data untuk mengidentifikasi masalah dalam laporan Tugas Akhir diperoleh dari beberapa cara yaitu:

1. Observasi dan wawancara.

2. Studi Kepustakaan

Yaitu pengumpulan data dengan cara membaca dan mempelajari buku – buku yang sesuai dengan DSS-01 (Manage Operation) dalam COBIT 5.0. 3. Studi Internet

Yaitu dengan cara melakukan browsing dan pengamatan pada situs – situs yang terkait dengan topik yang dibahas mengenai DSS-01 (Manage Operation) dalam COBIT 5.0.