APLIKASI SIKLUS PENDAPATAN.doc (480Kb)

APLIKASI SIKLUS PENDAPATAN
(DESAIN SISTEM PENJUALAN SECARA TERINCI PADA
CV CITRA HANDAYANI KOMPUTER)
ABSTRAKSI
Tujuan dari penulisan ini adalah untuk mengetahui cara mendesain system
penjualan pada CV. Citra Handayani Komputer. Dalam mendesain system penjualan
dibutuhkan desain inputan yang baik, serta adanya desain output yang ingin
dihasilkan. Dalam mendesain input dibutuhkan desain database yang mendukung
agar bentuk inputan sesuai dengan yang diharapkan serta adanya desain teknologi
yang akan digunakan serta yang mendukung siklus penjualan. Tujuan dari adanya
penulisan ini adalah untuk mengetahui apakah system penjualan pada CV. Citra
Handayani Komputer sudah baik atau belum berdasarkan teori yang ada. Dimana
perusahaan masih harus memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada pada
database, dan prosedur-prosedur penjualan.

PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Desain terinci dimaksudkan untuk memprogram komputer dan ahli teknik
lainnya yang akan mengimplementasikan system. Desain input terinci atau
masukan merupakan awal dimulainya proses informasi. Bahan mentah dari
informasi adalah data yang terjadi dari transaksi-transaksi yang dilakukan oleh

oganisasi. Data hasil dari transaksi merupakan masukan untuk sistem informasi
akuntansi. Hasil dari sistem tidak terlepas dari data yang dimasukan. Sampah yang
masuk, sampah yang keluar, demikianlah istilah yang terkenal dalam pengolahan
data, SIA yang baik memang harus menganut GIGO (garbage in garbage out).
Supaya tidak dihasilkan sampah, maka input yang masuk dalam sistem
informasi harus tidak boleh berupa sampah. Oleh karena itu desain input harus
berusaha membuat suatu sistem yang dapat menerima input yang bukan sampah.
Desain input terinci dimulai dari desain dokumen dasar sebagai penangkap input

1

yang pertama kali. Jika dokumen dasar tidak didesain dengan baik, kemungkinan
input yang tecatat dapat salah bahkan kurang.
Pada tahap desain output secara terinci, desain output ini hanya
dimaksudkan untuk menentukan kebutuhan output dari sistem baru. Output apa
saja yang dibutuhkan untuk sistem yang baru? Desain output secara terinci
dimaksudkan untuk menjawab pertanyaan ini. Bagaimana dan seperti apa bentuk
dari output-output tersebut? Desain output terinci dimaksudkan untuk menjawab
pertanyaan ini.
Tujuan dari desain output adalah untuk menetapkan sifat, format, isi, dan

waktu dari laporan tercetak, dokumen, dan tampilan layar. Menyusun output
sesuai kebutuhan pemakai membutuhkan kerja sama antara para pemakai dan
pendesain.
Dalam mendesain input dan output, harus dipertimbangkan pula desain
dari database. Karena database merupakan file data acuan dalam melaksanakan
desain input dan output.
Hasil yang diperoleh dari system adalah laporan. Dimana fungsi dari
laporan adalah sebagai bahan dalam mempertimbangkan keputusan yang akan
diambil. Agar menghasilkan laporan yang tepat waktu, cepat, relevan dan akurat,
maka dibutuhkan system kerja yang baik. Maka dari itu banyak perusahaan yang
menggunakan software dalam menjalankan sistemnya.
1.2 Rumusan dan Batasan Masalah
Dalam hal ini penulis merumusakan masalah sebagai berikut :
1. Bagaimana perbandingan design input berdasarkan teori dengan keadaan
sesungguhnya pada PT. Citra Handayani Komputer ?
2. Bagaimana perbandingan design output berdasarkan teori dengan keadaan
sesungguhnya pada PT. Citra Handayani Komputer ?
3. Bagaimana perbandingan design database berdasarkan teori dengan keadaan
sesungguhnya pada PT. Citra Handayani Komputer ?
4. Bagaimana perbandingan design teknologi berdasarkan teori dengan keadaan

sesungguhnya pada PT. Citra Handayani Komputer ?

2

Dalam pembatasan masalah penulis membatasi masalah hanya pada
perancangan system terinci (input) dan pengkodean input.
1.3 Tujuan
Adapun tujuan dari pembutan makalah ini adalah sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui kelemahan dan kelebihan design input pada PT. Citra
Handayani Komputer .
2. Untuk mengetahui kelemahan dan kelebihan design output pada PT. Citra
Handayani Komputer .
3. Untuk mengetahui kelemahan dan kelebihan design database pada PT. Citra
Handayani Komputer .
4. Untuk mengetahui kelemahan dan kelebihan design teknologi pada PT. Citra
Handayani Komputer .

TINJAUAN PUSTAKA
Menurut akuntansi, penjualan dikelompokkan menjadi dua, yaitu penjualan
reguler (penjualan biasa) dan penjualan angsuran. Penjualan reguler terdiri dari

penjualan tunai dan penjualan kredit. Penjualan tunai adalah penjualan yang
pembayarannya diterima sekaligus (langsung lunas). Penjualan kredit adalah
penjualan yang pembayarannya tidak diterima sekaligus (tidak langsung lunas).
Pembayarannya bisa diterima melalui dua tahap atau lebih. Sedangkan penjualan
angsuran

adalah

penjualan

yang

pembayarannya

tidak

diterima

sekaligus

(pembayarannya diterima melalui lebih dari dua tahap).
Banyak orang yang menyamakan istilah antara penjualan kredit dan penjualan
angsuran. Sebenarnya semua penjualan angsuran bisa dikatakan sebagai penjualan
kredit. Tetapi penjualan kredit yang pelunasannya hanya melalui dua tahap bukan
merupakan penjualan angsuran.
Dalam penjualan angsuran membutuhkan waktu untuk pelunasan yang relatif
lama, maka ada kemungkinan pembeli tidak melunasi pembayarannya. Untuk
menghindari hal tersebut, biasanya untuk melindungi penjual supaya tidak mengalami
kerugian, maka saat membeli ada beberapa perjanjian antara lain :
3

1. Pada saat membeli disertai dengan meninggalkan jaminan ke penjual
2. Hak kepemilikan barang berpindah ke pembeli, kalau pembayarannya sudah
lunas.
Sistem dan Prosedur Penjualan Kredit
Sistem dan prosedur merupakan hal mutlak dan sangat diperlukan demi
kelangsungan perusahaan. Oleh sebab itu sebelum melangkah lebih jauh ke bagianbagian selanjutnya, sebaiknya kita harus memahami dulu apa yang dimaksud dengan
sistem dan prosedur.
Menurut Mulyadi (2001:15) yang dimaksud dengan sistem adalah ” Suatu
jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan

kegiatan pokok perusahaan.”
Menurut Yujana (1994: 189) sistem adalah ”suatu jaringan menyeluruh dalam
suatu perusahaanyang terdiri dari prosedur-prosedur yang terjalin secara serasi
sebagai sarana agar penyelenggaraan suatu perusahaan dapat berjalan secara efektif
dan efisien.”
Lebih lanjut Mulyadi (2001:5) Prosedur adalah ”suatu urutan klerikal, biasanya
melibatkan orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin
secara seragam transaksi perusahaan secara berulang-ulang. Kegiatan klerikal
(clerical operations) terdiri dari kegiatan berikut ini yang dilakukan untuk mencatat
informasi dalam formulir, buku jurnal, buku besar
a. Menulis
b. Menggandakan
c. Menghitung
d. Memberi kode
e. Mendaftar

4

f. Memilih (mensortasi)
g. Memindah

h. Membandingkan
Seluruh siatem dan prosedur yang ditetapkan oleh manajemen digunakan
untuk mengamankan harta perusahaan dari kelalaian/ kesalahan (error), kecurangan
(frauds) ataupun kejahatan (irregularities).
Jadi dari defenisi di atas kita bisa menyimpulkan bahwa prosedur penjualan
kredit adalah serangkaian kegiatan administrasi yang dilakukan oleh beberapa orang
untuk melaksanakan transaksi penjualan secara kredit kepada langganan.

METODE PENELITIAN
3.1 Variabel data
Variabel data yang digunakan dalam penulisan ini adalah Laporan penjualan
yang berfungsi sebagai alat mendeteksi tingkat penjualan yang telah dilakukan, serta
untuk melihat kekurangan yang ada dalam system penjualan.
3.2 Metode pengumpulan data
a. Studi pustaka
Dilakukan dengan membaca literatur, mendalami serta memahami teori yang
berhubungan dengan penelitian, dengan maksud mencari teori-teori, konsep-konsep
yang dapat dijadikan landasan teoritis bagi penelitian yang dilakukan.
b. Studi lapangan
Dilakukan dengan peninjauan secara langsung ke perusahaan yang bersangkutan yang

menjadi objek penelitian, guna mendapatkan data yang diperlukan dengan cara:
1) Wawancara (Interview)
Dengan melakukan tanya jawab secara langsung dengan karyawan yang
bersangkutan. Data yang diperoleh melalui wawancara adalah kesemuanya yang
menyangkut permasalahan yang dibahas.
5

2) Pengamatan (Observation)
Dilakukan dengan mengadakan pengamatan secara langsung terhadap objek yang
diteliti dengan meneliti dan mempelajari bukti-bukti atas data mengenai masalah yang
dibahas.
3) Dokumentasi
Proses pengumpulan data yang digunakan dengan cara mengumpulkan dokumen yang
dibutuhkan dalam penelitian, seperti: gambaran umum perusahaan, struktur organisasi
dan bidang usaha, serta laporan mengenai penjualan.
3.4 Alat analisis

1. Analisis Deskriptif, yaitu penulis mencoba untuk mencari suatu uraian yang
menyeluruh dari system penjualan pada CV. Citra Handayani Komputer.
Dalam hal ini, analisis deskriptif digunakan untuk mengetahui prosedurprosedur dalam system penjualan dan desain input, output, database, teknologi

serta pengendalian yang digunakan.

HASIL DAN PEMBAHASAN
1. DESAIN SISTEM TERINCI
A.

DESAIN INPUT
Masukan (input) merupakan awal dimulainya proses informasi. Bahan mentah

dari informasi adalah data yang terjadi dari transaksi-transaksi yang dilakukan oleh
oganisasi. Data hasil dari transaksi merupakan masukan untuk sistem informasi
akuntansi. Adapun cara-cara dalam mengurangi jumlah inputan adalah dengan
memgurangi kode, data yang relative konstan disimpan di file induk acuan, jam dan
tanggal dapat diambil dari system, dan rutin perhitungan dilakukan oleh system. Agar
suatu formulir yang digunakan dapat mencapai sasaran, diperlukan suatu perencanaan
yang baik. Perancangan yang baik untuk formulir diharapkan dapat menghilangkan
kelemahan-kelemahan yang ada dan juga memperhatikan factor-faktor yang perlu

6

dipertimbangkan dalam merancang formulir. Pengkodean memudahkan proses
pengolahan data karena dengan kode, data akan lebih mudah diidentifikasi
B.

DESAIN OUTPUT.
Pada tahap desain output secara terinci, desain output ini hanya dimaksudkan

untuk menentukan kebutuhan output dari sistem baru. Output apa saja yang
dibutuhkan untuk sistem yang baru? Desain output secara terinci dimaksudkan untuk
menjawab pertanyaan ini. Bagaimana dan seperti apa bentuk dari output-output
tersebut? Desain output terinci dimaksudkan untuk menjawab pertanyaan ini.
Tujuan dari desain output adalah untuk menetapkan sifat, format, isi, dan waktu dari
laporan tercetak, dokumen, dan tampilan layar. Menyusun output sesuai kebutuhan
pemakai membutuhkan kerja sama antara para pemakai dan pendesain.
Pengaturan isi dari output akan secara langsung menentukan kemudahan dari
output untuk dipahami dan dimengerti. Pengaturan tata letak output merupakan
pekerjaan desain yang penting dan sangat diperlukan baik bagi pemakai system
maupun bagi programmer. Bagi pemakai sistem digunakan untuk menilai isi dan
bentuk dari output apakah sudah sesuai dengan yang dinginkan atau belum. Bagi
programmer akan digunakan sebagai dasar pembuatan program untuk menghasilkan

output yang diinginkan. Programmer membutuhan desain output ini untuk
menentukan posisi kolom, baris dan informasi yang harus disajikan suatu output.
Pengaturan tata letak isi output yang akan dicetak di printer dapat digunakan alat
bagan tata letak printer (printer layout chart) dan kamus data output. Supaya tidak
dihasilkan sampah, maka input yang masuk dalam sistem informasi harus tidak boleh
berupa sampah. Oleh karena itu desain input harus berusaha membuat suatu sistem
yang dapat menerima input yang bukan sampah. Desain input terinci dimulai dari
desain dokumen dasar sebagai penangkap input yang pertamakali. Jika dokumen
dasar tidak didesain dengan baik, kemungkinan input yang tercatat dapat salah bahkan
kurang.

7

DESIGN INPUT INVENTORY

8

9

DESIGN INPUT CUSTOMER

10

DESIGN INPUT EMPLOYEE

DESIGN INPUT FAKTUR SALES

11

2. ANALISIS DESAIN INPUT
Pengendalain input dirancang untuk mencegah atau mendeteksi kesalahan
pada tahap penginputan data. Jika computer digunakan untuk memproses, maka tahap
penginputan mencakup konversi data transaksi kedalam format yang dapat dibaca
oleh mesin.
Kelebihan :
1.

Data langganan yang dimasukan menggunakan kode, yaitu kode
langganan. akan ditampilkan oleh program untuk pengecekan
apakah kode langganan yang dimasukan telah sesuai dengan yang
dimaksud.

2.

Demikian juga dengan barang yang di jual di faktur ini, yang
dimasukan adalah kode barangya dan nama barang tersebut tidak
perlu diinputkan, tetapi akan ditampilkan oleh system untuk tujuan
pengecekan.

3.

Harga satuan tiap-tiap barang pada kasus ini merupakan harga yang
sifatnya konstan dan sudah pasti untuk tiap-tiap barang, sehingga
12

harga satuan tersebut tidak perlu dimasukan dan ditampilkan oleh
program untuk tujuan pengecekan saja.
4A. Total nilai untuk tiap-tiap barang merupakan hasil perkalian antara
unit yang dijual dengan harga satuannya dan nilai ini tidak perlu
dimasukan sebagai data, tapi perhitungannya dapat dilakukan oleh
computer.
B. Demikian

juga

dengan

total

nilai

faktur

ini

merupakan

penjumlahan dari total nilai masing-masing barang yang dijual dan
tidak perlu dimasukan sebagai data, tetapi perhitungan dapat
dilakukan oleh computer.

Otorisasi : membatasi terjadinya atau Contoh : bahwa hanya bagian penjualan
transaksi atau pelaksanaan suatu proses saja yang berhak mengeluarkan faktur
hanya kepada individu tertentu.
penjualan.
Input Terformat : spasi otomatis dan Contoh :

pada

saat

penginputan

format perpindahan antar field data dikomputer faktur sales secara otomatis
selama penginputan data kedalam suatu memasukkan harga dari item yang akan
alat perekam data.
dijual.
Pembatalan : mengidentifikasi document Contoh : menandai faktur tagihan dengan
transaksi

dengan

tujuan

mencegah tanda ”LUNAS”.

penggunaan berulang atas suatu dokumen
Password : otorisasi untuk mengizinkan Contoh : adanya password pada saat
akses atas data atau pengolahan data membuka

database

sebelum

dengan memberikan serangkaian kode pengoperasian data.
atau sinyal tertentu yang hanya diketahui
oleh individu yang diberi wewenang.
Kekurangan :
Nomor

seri

Batch

:

Sekelompok Contoh : Faktur penjualan belum diarsip

dokumen transaksi diberi nomor dan sesuai nomor maupun urut tanggal.
dicatat
Amount Control total : Total nilai Contoh : dalam formulir penjualan tidak
moneter atau total kuantitas sekelompok ada
13

total

pembelian

item

secara

transaksi.
keseluruhan dalam setiap faktur.
Line control count : total baris data pada Contoh : belum ada total item produk
satu atau lebih dokumen.

yang terjual (tiap baris dalam sekelompok
faktur) yang merupakan line control total

Completeness

Check

:

tes

untuk aplikasi penjualan.
untuk Contoh : sebuah dokumen dapat diproses

memastikan bahwa field tidak akan walaupun field nomor customer belum
diproses jika belum diisi.
diisi.
Date transaction : Tanggal dari transaksi Contoh : date invoice system harus
diambil

dari

system.

Kemungkinan diinput lagi secara manual dan belum

tanggal transaksi dapat tidak sama dengan secara otomatis.
tanggal system. Tanggal system bisanya
adalah tanggal saat computer tersebut
digunakan dan tanggal transaksi dapat
berupa

tanggal

mengatasi

hal

sebelumnya.
ini

supaya

Untuk
program

sifatnya menjdai luas, biasanya tanggal
system

ditampilkan

kesempatan

bagi

dan

diberi

operator

untuk

merubahnya bila tidak sama dengan
tanggal transaksi.

Cara memperbaiki:
Perusahaan sebaiknya dalam

pengendalian input, faktur penjualan diarsip

sesuai nomor maupun urut tanggal sehingga mempermudah dalam melakukan
pengecekan kembali transaksi-transaksi penjualan yang telah terjadi.
Perusahaan sebaiknya dalam pembuatan faktur penjualan dibuatkan total
penjualan item secara keseluruhan sehingga setiap faktur dapat menghasilkan total
item produk yang terjual (tiap baris dalam sekelompok faktur)

dan dapat

menunjukkan line control total untuk aplikasi penjualan.
Perusahaan seharusnya membuat system

agar date invoice system harus

diinput secara otomatis agar mempermudah dalam melakukan proses penginputan.

14

Hal ini dapat dilakukan dengan membuat hubungan (link) dari date and time pada
computer, dengan date and time pada faktur penjualan.
DESIGN OUTPUT SALES REPORT

15

3. ANALISIS DESAIN OUTPUT
Pengendalian output dirancang untuk memastikan bahwa input dan proses
yang telah dijalankan menghasilkan output yang valid dan bahwa output telah
didistribusikan secara tepet.
Kelebihan

:

Suspense file : suatu file yang memuat Contoh : file item-item backorder yang
item-item yang belum diproses atau sedang
belum

selesai

diproses

dan

menunggu

saat

pengiriman

sedang pesanan ke konsumen.

menunggu tindal lanjut berikutnya.
Discrepancy :report : daftar sesuatu hal Contoh : daftar rekening konsumen yang
yang telah melanggar detective control melampaui saldo kredit dikirimkan ke
dan memerlukan investigasi lebih lanjut.

manajer untuk ditelaah.

Kekurangan :
16

Aging : identifikasi item-item yang Contoh : belum adanya saldo umur
belum diproses atau masih berada dalam piutang

yang

berguna

untuk

suatu file sesuai dengan tanggal transaksi mengidentifikasi rekening-rekening yang
item tersebut. Aging mengelompokkan belum dilunasi.
item sesuai dengan berbagai kategori.
Suspense account : suatu total control Contoh : belum ada buku pembantu
untuk item-item yang sedang menunggu piutang yang sama dengan saldo rekening
proses lebih lanjut.
Kamus data output

:

buku besar piutang dagang
meupakan Contoh: belum adanya kamus data output

pengembangan dari kamus dari arus data. yang berfungsi untuk menjelaskan hasil
Kamus data output digunakan untuk output,

akibatnya

pengguna

kurang

menjelaskan secara rinci tentang data memahami hasil output tersebut.
yang akan disajikan sebagai output.
Cara memperbaiki :
Perusahaan sebaiknya mengidentifikasi rekening-rekening piutang dagang
dengan

menggunakan

analisis

umur

piutang

sehingga

perusahaan

dapat

mengganggarkan cadangan kerugian piutang.
Perusahaan sebaiknya membuat buku besar pembantu piutang dengan
merekapitulasi transaksi-transaksi penjualan secara kredit, dengan tujuan untuk
mengetahui besarnya total piutang dari customer sehingga mempermudah dalam
melakukan penagihan.
Perusahaan sebaiknya membuat kamus data output agar para pengguna hasil
output dapat mengerti hasil output tersebut.

5.

MEMBUAT LAPORAN HASIL DESAIN TERINCI
Apa yang telah di desain secara terinci oleh analis system perlu

dikomunikasikan kembali kepada user dan programmer. Analis system dapat
mengkomunikasikan hasil rancangannya melalui suatu laporan. Laporan hasil desain
terinci selain digunakan sebagai alat komunikasi, juga sangat perlu sebagai
dokumentasi system untuk keperluan-keperluan mendatang. Karena kepentingan user
dengan programmer dengan berbeda dan hasil dari desain terinci ini biasanya banyak,
17

maka laporan hasil desain system terinci dapat dipecah kedalam dua bentuk laporan.
Laporan yang pertama dimaksudkan untuk user yang lebih menekankan kepada
bentuk input dan output yang akan digunakan atau dan dihasilkan oleh system.
Laporan yang kedua lebih dimaksudkan kepada programmer atau teknisi-teknisi
lainnya. Laporan kedua ini sifatnya lebih teknis, sehingga sering disebut dengan
technical manual. Desain terinci dari program computer untuk semua modulmodulnya umum disajikan di technical manual.
BALANCE SHEET REPORT

REPORT PROFIT AND LOSS (LABA/RUGI) 2008
18

19

6.

Desain Database Terinci
Di tahap desain secara umum sebelumnya, desain database hanya

dimaksudkan untuk mengidentifikasikan kebutuhan file-file database yang diperlukan
oleh sistem informasi saja. Pada tahap desain terinci ini, desain database dimaksudkan
untuk mendefinisikan isi atau struktur dari tiap-tiap file yang telah diidentifikasikan di
desain secara umum.
Elemen-elemen data di suatu file database yang harus dapat digunakan untuk
pembuatan suatu output. Demikian juga dengan input yang akan direkamkan di
database, file-file database harus mempunyai elemen-elemen untuk menampung input
yang dimasukkan. Dengan demikian isi atau struktur dari suatu file database
tergantung dari arus data masuk dan arus data keluar ke atau dari file tersebut. Arus
data dari suatu file database dapat dilihat pada diagram arus data (DAD) yang telah
dibuat di desain model secara umum.
CUSTOMER & SUBSIDIARY RECEIVABLE LEDGER
PT. CITRA HANDAYANI KOMPUTER

CODE
AG

NAME/CONTACT

PHONE

TAX

ARTHA GRAHA

021-

PPN

Rensi Adawiyah

8317475

ADDRESS

Jl. Asem Baris Raya No. 1 Tebet

SALES

TYPE

PERSON

ACC

Rensi

Open
Invoice

CREDIT

BALANCE

LIMIT
(Rp)
9.999.999

(Rp)
8.000.000
SIC-0535
10/01/2007

20

&
1.000.000

Jakarta Selatan 12830

SIC-0585

OXFAM .NET
ON

021-

Apang Subarkah

7723654

Jl. Raya Jakarta Bogor Km. 12
GOLINDO
GOL

PPN

Syahrul Syarifudin

021-

Jl. Tebet Barat IV

8302525

PPN

Apang

Alul

18/01/07
2.000.000

Open

9.999.999

Invoice

03/01/07
3.000.000

Open

9.999.999

Invoice

Tri Suci Gandawati

021-

Jl. Moch. Kahfi II No. 31

7867533

PPN

Chichy

PPN

Ema

PPN

Putri

SIC-0512
09/01/07

Jakarta Selatan
FIRST ASIA
FA

SIC-0507

Open
Invoice

9.999.999

0

9.999.999

0

Srengseng Sawah Jakarta selatan
LEMINDO ABADI JAYA
LAJ

Siti Sulaimah

021-

Jl. Margonda Raya No.100

7734145

Depok
HEXINDO PERKASA
HP

021-

Putri Kemalasari

82404203

Jl. Palem Barat XIV Bekasi

Open
Invoice

12.000.000

Open

9.999.999

Invoice

SIC-0569
15/01/2007

EMPLOYEE CARD
PT. CITRA HANDAYANI KOMPUTER

CODE

NAMA

E001

Bayu Mahendra D.W.

E002

Ernest Kawani

E003

Radhiaty

E004

Budi Yulianto

E005

Rama Adhiswara

NO.

ALAMAT

TELEPON
Jl. Raya Pasar Minggu No. 10 021 - 7712560
Jakarta Selatan
Jl. Raya Bogor Km. 12

021 - 8853621

Cibinong
Jl. Nusa Indah 1 Gg.3 No. 8

021 - 8640010

Perumnas Klender
Jl. Akses Kelapa Dua No. 46

021 - 7253621

Cimanggis
Jl. Semangka Raya No. 58

021 - 8848436

Taman Wisma Asri, Bekasi

ITEM LIST
Kode Barang

Kode

Harga Jual (Rp)
21

Unit Tersedia

Harga Pokok (Rp)

Minimum

Satuan

Reorder

775.000

20

673.000

10

Unit
1.225.000

15
20

1.142.000

10

Unit
510.000

15
20

410.000

10

Unit
685.000

15
20

564.000

10

Unit
250.000

15
-

-

-

INSTALL

Jam
150.000

-

Instalasi Jaringan

-

-

AR 9250-128

Jam
495.000

20

VGA Ati Radeon 9250 UF

372.000

10

128MB
G4MX-64

Unit
445.000

15
20

VGA Geforce 4 MX 4000 CX

372.000

10

64 MB

Unit
220.000

15
20

175.000

10

Unit
180.000

15
20

144.000

10

Unit
650.000

15
20

450.000

10

Unit
35.000

15
20

DM

25.000

10

AD

Unit
25.000

15
20

19.000

10

Keterangan

Supplier

CEL III-1.0D
Celeron III 1.0D GHZ

AD

PENT IV-2.4A
Pentium IV 2.4A GHZ

IC

P3V88+
Motherboard P3 V88+

CX

P4S8X-MX
Motherboard P4 S8X-MX

DM

SERVIS
Service Komputer

CDR-S
CD-R Samsung
SDR 128-133
SDRAM 128 MB PC-133

CX

WM

DDR 1GB-3200
DDRAM 1 GB PC-3200

FDD-144
Teach 1.44 Floppy Drive
KEYBOARD
Keyboard PS/2 Standart

UF

22

Unit
40.000

15
20

30.000

10

LCD VS 15”

Unit
2.025.000

15
20

Monitor LCD Viewsonic WM

1.874.000

10

15”

Unit
2.500.000

15
20

2.298.000

10

Unit
175.000

15
20

137.000

10

Unit
250.000

15
20

210.000

10

Unit
450.000

15
20

375.000

10

Unit
575.000

15
20

499.000

10

Unit

15

MOUSE
Mouse Genius PS/2

LCD ADV 17”
Monitor LCD Advance 17”
ATX-ON
Casing ATX Power-ON
ATX-UP

IC

CX

UF

DM

Casing ATX Power-UP
SG40-7200
Seagate 40 GB 7200 RPM
MX80-7200
Maxtor 80 GB 7200 RPM

AD

UF

ACTIVITY LIST
( FOR TIME BILLING )
Activity
ID

Name

Type

Status

Non-

TB001

Foto Kopi

TB002

Pelatihan Jaringan

TB003

Pelatihan Software Hourly

Rate

Chargeable -----

Hourly
Non-

Chargeable -----

Hourly

Chargeable Activity

23

Price/measure
Rp.

100

/

lembar
Rp. 100.000 /
Hari
Rp. 150.000 /
Jam

Berdasarkan database PT.Citra Handayani Komputer diatas, hanya sedikit kelemahan
yang dapat diidentifikasi yaitu :
1. Database kurang lengkap, karena masih adanya kekurangan data dari customer
tersebut.seperti: tidak adanya alamat email yang dapat mempermudah proses
penjualan, dan payment method yang tidak dijelaskan seperti metode
cash,cheque,master card,visa.
2. Database customer yang digunakan kurang baik, karena database yang ada
dalam system hanya terdiri dari nama-nama customer yang sering bertransaksi
dengan perusahaan. Sedangkan customer yang jarang bertransaksi, tidak
dibuat databasenya.
3. Dalam database kode yang digunakan oleh perusahaan dalam membuat
database memiliki panjang yang berbeda.
4. Dalam database employee, tidak dicantumkan besarnya gaji dan tunjangan.
Sehingga menyulitkan bagian penggajian dalam menghitung biaya gaji dan
pajak.
Cara memperbaiki :
Perusahaan sebaiknya membuat dua field yang berisi mengenai alamat email
customer serta payment method agar mempermudah proses penjualan, dan dengan
adanya methode pembayaran memudahkan customer dalam melakukan pembayaran.
Perusahaan sebaiknya menambahkan file yang berisi nama-nama cutomer
yang pernah melakukan transaksi, tujuannya agar apabila suatu saat perusahaan
melakukan transaksi kembali dapat dengan mudah menelusuri data cutomer tersebut.
Perusahaan dalam pembuatan kode harus konsisten agar kode yang ada pada
perusahaan sama dengan kode yang ada pada customer dengan maksud agar tidak ada
kekeliruan dalam penentuan jenis item mana yang akan dipesan oleh customer.
Perusahaan sebaiknya membuatkan file

gaji dan tunjangan employe agar

mempermudah dalam proses penggajian karyawan serta

penentuan tunjangan

karyawan yang nantinya digunakan dalam hal penentuan biaya dan pengenaan pajak.

7.

PENGENDALIAN PEMROSESAN TRANSAKSI
24

Pengendalian pemrosesan transaksi merupakan suatu prosedur yang dirancang
untuk memastkan bahwa elemen proses pengendalian internal diimplementasikan
dalam suatu system aplikasi tertentu disetiap siklus transaksi organisasi. Pengendalian
pemrosesan transaksi mencakup pengendalian umum dan pengendalian aplikasi.
A. Penegendalian Umum.
Pengendalian umum mencakup hal-hal beikut ini:
1. Perencanaan organisasi pemrosesan data.
Perencanaan organisasi untuk pengolahan data mencakup pemisahan tugas
dalam fungsi pemrosesan data dan pemisahan organisasi pemrosesan data dari
operasi lain dalam organisasi.
2. Prosedur operasi secara umum
Prosedur operasi umum mencakup manual tertulis dan dokumentasi lain yang
memuat spesifikasi prosedur yang harus diikuti.
3. Karakteristik pengendalian peralatan
Karakteristik pengendalian peralatan merupakan karakteristik pengendalian
yang diinstal dikomputer untuk mengidentifikasi penanganan data yang tidak
benar atau operasi peralatan yang salah .
4. Pengendalian akses data dan peralatan
Pengendalian akses data dan peralatan mencakup prosedur yang terkait dengan
askes fisik ke system computer dan data.
A.1. Aplikasi Perencanaan Organisasi Pemrosesan Data.



Analisis system: analisis system bertanggung jawab atas pengembangan
perancangan aplikasi system computer secara umum.



Programmer: programmer computer mengembangkan program yang akan
menghasilkan

output computer. Mereka mendesign dan menulis kode

program computer berdaarkan spesifikasi yang telah ditetapkan oleh analis

25

Operator



computer:

operator

computer

mengoperasikan

peralatan

computer mainframe. Mereka tidak memiliki akses perincian program secara
detail.
Karyawan pengendali data: karyawan pengendalian data mengendalikan



pekerjaan dan input data untuk diolah. Tanggung jawab ini mencakup
petimbangan atas kualitas input, kelengkapan pemrosesan yang dijalankan
serta kewajaran output.
A.2. Aplikasi Prosedur Secara Umum.
Kelebihan:
Definisi tanggung jawab: deskripsi tugas contoh:
untuk setiap fungsi pekerjaan dalam mempunyai

bagian
akses

penjualan
untuk

tidak

pengiriman

system pengolahan transaksi. Titik awal barang
dan akhir setiap fungsi pekerjaan harus
diindikasikan ecara jelas.
Pelatihan personel: personel harus diberi Contoh: adanya training, seminar dan
instruksi secara eksplisit dan harus diuji pelatihan lain bagi karyawan.
pemahamannya sebelum ia dipercaya
menjalankan tugas baru.
Persiapan yang simultan: pencatatan satu Contoh: dalam penulisan faktur penjualan
transaksi satu kali guna memfasilitasi dengan menggunakan kertas karbon.
seluruh pemrosesan berikutnya, dengan
menggunakan rangkap(kertas berkarbon)
untuk mencegah kesalahan penulisan
ulang.
Dokumen turnaround: dokumen yang Contoh: dalam faktur penjualan terdiri
dihasilkan

oleh

computer

yang dari 6 rangkap dan nantinya saru rangkap

dimaksudkan untuk dimasukkan lagi dikembalikan kecustomer
kedalam system.
Dokumentasi: catatan tertulis dengan Contoh: adanya faktur dan database
tujuan untuk sarana komunikasi.
Backup dan recovery: backup terdiri dari Contoh: adanya master file dan backup
peralatan file dan prosedur yang tersedia file. Sebagai cadangan jika file ada yang
26

jika data yang asli hilang atau rusak. rusak atau mengalami kerusakan.
Recovery

adalah

membuat

ulang

kemampuan
file

master

untuk
dengan

menggunakan file dan transaksi dimasa
lalu.
Jejak transaksi yang baru: ketersediaan Contoh:

daftar

perubahan

atas

file

manual atau sarana machine-readable computer secara online disimpan dalam
untuk melacak status dan isi setiap tape magnetic untuk menyediakan jejak
catatan transaksi setiap individual

transaksi.

Kekurangan :
Perancangan formulir : formulir disusun Contoh: dalam perancangan formulir
sedemikian
tersebut

rupa

dapat

sehngga

formulir penjualan item tidak ada total pembelian

menjelaskan

dirinya item secara keseluruhan dalam setiap

sendiri, mudah dipahami, jelas serta dapat faktur.
merangkum

informasi

yang

dapat

dibutuhkan dengan usaha yang paling
minimal.

B. Pengendalian Aplikasi
Pengendalian aplikasi merupakan pengendalian yang spesifik untuk satu aplikasi
tertentu. Pengendalaian aplikasi dikelompokkan menjadi pengendalian input,
pengendalian proses, pengendalain output. Pengelompokkan ini terkait dengan
langkah-langkah dalam siklus pemrosesan data.
B.1. Pengendalian Proses.
Pengendalian proses dirancang untuk memberikan keyakinan bahwa
pemrosesan telah terjadi sesuai dengan spesifikasi yang dittetapkan dan bahwa

27

tidak ada transaksi yang terlewat yang tidak diproses atau bahwa tidak ada
transaksi tambahan yang mestinya tidak ikut diproses.
Kelebihan

:

Mekanisasi : konsistensi yang difasilitasi Contoh : total setoran kas yang dijumlah
oleh mekanik atau pemrosesan elektronik. dengan mesin penghitung

( adding

machine )
Standarisasi : prosedur yang konsisten, Contoh

rekening

terstrukutur

dan

seragam

:

daftar

harus mendokumentasikan debit dan kredit

dikembangkan untuk menangani semua yang normal untuk setiap rekening
proses.
Default Option : pengisian otomatis suatu Contoh : bagian item dalam faktur
nilai pada saat suatu item dalam layar penjualan secara otomatis terisi serta total
inputan transaksi tidak diisi.
amountnya.
Batch balancing : perbandingan item atau Contoh : bagian penerimaan piutang
dokumen yang telah diproses dengan ( kasir ) mencocokkan faktur penjualan
control

total

yang

telah

dihitung dengan nominal yang dibayarkan.

sebelumnya
Matching : mencocokkan suatu item Contoh : karyawan piutang dagang
dengan item yang lain yang diterima dari mencocokkan
sumber

yang

independent

faktur

dari

costumer

untuk dengan order penjualan dan laporan

menghasilkan proses transaksi.
Kekurangan :

pengeluaran item.

Balancing : tes kesamaan antara nilai dua Contoh : saldo buku pembantu piutang
set item yang ekuivalen atau satu set item dagang seharusnya sama dengan saldo
dengan total control. Adanya perbedaan rekening buku besar piutang. Namun
mengindikasikan ada kesalahan.

yang ada hanya jurnal setiap transaksi

penjualan.
Tickler file : sebuah file control terdiri Contoh : faktur belum diarsip urut
dari

item-item

yang

diurutkan tanggal, maupun nomor faktur.

berdasarkan umur untuk diproses lebih
lanjut.
Thriller label
memberikan

: suatu record yang Contoh : record terakhir dalam file
total

control

untuk penjualan / pengeluaran barang belum

dibandingkan dengan akumulasi jumlah memuat jumlah record di dalam file.
28

record atau jumlah nilai record yang
diproses.
Otomated error correction : pembetulan Contoh : jika terjadi kesalahan

dalam

kesalahan suatu transaksi secara otomatis transaksi tidak dapat secara langsung
yang melanggar suatu pengendalian.

8.

diperbaiki, harus melalui penyesuaian.

DESAIN TEKNOLOGI TERINCI
Desain dari teknologi terinci sebenarnya telah dilakukan ditahap desain secara

umum. Pada desain secara umum ini telah dapat ditentukan jenis dan jumlah dari
teknologi yang akan digunakan. Yang belum didefinisikan secara pasti pada desain
secara umum adalah kapasitas dari teknologi simpanan luar yang akan digunakan.
Kapasitas simpanan luar yang telah didefinisikan pada tahap desain secara umum
hany ditaksir secara kira-kira terlebih dahulu berdasarkan pengalaman analis system.
Setelah file-file database berhasil di desain secara terinci, kebutuhan kapasitas
simpanan luar sekarang dapat dihitung dengan lebih tepat. Besarnya kapasitas
simpanan luar yang dibutuhkan oleh system informasi dapat dihitung berdasarkan
besarnya file-file database yang akan menyimpan untuk satu periode tertentu. Dari
kamus data dari masing-masing file, dapat dihitung besarnya file tersebut, yaitu
sebesar panjang recordnya dikalikan dengan dengan volumenya tiap periode
simpanan dikalikan dengan kejadiannya.
Dalam mendesain teknologi PT. Citra Handayani menggunakan software
akuntansi dalam aplikasi kegiatan penjualan. Dalam melakukan penginputan
diperusahaan menggunakan keyboard dan scanner dalam pemrosesan menggunakan
CPU (central procesing unit) dan main memory dan output yang dihasilkan seperti
tulisan (dokumen laporan), image (gambar diagram pie dan tabel), dan printer.
Untuk menyimpan data perusahaan menggunakan alat seperti diskette, flashdisk dan
harddisk komputer.
Kelemahan dari desain teknologi yang digunakan oleh perusahaan adalah :
1. output yang digunakan hanya terbatas berbentuk tabel dan diagram seharusnya
disertai garafik.
2. perusahaan tidak mementingkan memori yang digunakan sehingga dapat
mengakibatkan kekurangan memori (cadangan memori tidak ada)
29

Cara memperbaiki :
1. seharusnya output disertai grafik agar dapat memudahkan untuk melihat
perbandingan dari perubahan penjualan pada setiap periode.
2. perusahaan juga perlu memperhatikan memori yang digunakan atau
menyediakan cadangan memori.

9. KEGIATAN MANUAL CV. CITRA HANDAYANI KOMPUTER
1. Bagian Pembelian
Bagian pembelian melakukan kegiatan pembelian barang dagangan
dengan cara melakukan permohonan kepada pemilik CV.Citra
Handayani Komputer untuk menyetujui permintaan pembelian.
Apabila permohonan pembelian telah disetujui, maka bagian
pembelian melakukan pemesanan ( order ) kepada supplier disertai
faktur ( jumlah dan jenis barang )
Setelah surat pesanan dikirim dan supplier menyetujuinya,kemudian
barang tersebut dikirim ke CV. Citra Handayani Komputer.
2. Bagian Penjualan
Konsumen memesan kepada perusahaan kemudian perusahaan
membuat faktur penjualan ( seebanyak 4 rangkap ) dimana 2 buah FP
diberikan kepada konsumen dan 1 FP diarsip oleh bagian penjualan
kemudian 1 FP lagi dikirim ke bagian gudang.
3. Bagian Gudang
Bagian gudang menerima faktur dari pelanggan dan dari bagian
penjualan.

Kemudian

bagian

gudang

melakukan

kegiatan

mencocokkan dan memeriksa faktur-faktur yang diterima dari
pelanggan dan bagian penjualan. Setelah itu, bagian gudang membuat
surat jalan sebanyak 2 rangkap.
Faktur yang dari pelanggan kemudian diarsip oleh bagian gudang,
sedangkan faktur dari bagian penjualan diserahkan ke bagian
akuntansi.

30

Surat jalan yang telah dibuat oleh bagian gudang, yang pertama
doarsip dan yang ke-2 dikirim ke bagian pengiriman.
4. Bgaian Pengiriman
Bagian pengiriman menerima surat jalan dari bagian gudang.
Kemudian surat jalan tersebut diarsip tetap.
5. Bagian Akuntansi
Bagian akuntansi menerima faktur dari bagian gudang. Dari faktur
tersebut, bagian akuntansi melakukan pencatatan jurnal. Setelah itu,
faktur tersebut diarsip dan transaksi pun selesai.

10. KELEMAHAN DARI KEGIATAN MANUAL PADA CV.
CITRA HANDAYANI KOMPUTER
1. Bagian penjualan memberikan FP ke bagian akuntansi yang bertujuan
untuk mencocokkan antara faktur bagian gudang dengan faktur bagian
penjualan. Sehingga mengurangi / mengantisipasi tindak kecurangan
( penggelapan stock barang ).
2. Konsumen memesan disertai dengan uang muka ke bagian penjualan,
maka bagian keuangan terlambat untuk mengetahui adanya pembelian
dengan disertai uang muka.
Kebutuhan dalam mendesain sistem dengan menggunakan komputer :
1. software yang compatible
2. membutuhkan orang yang berkompeten untuk menjalankan software akuntansi
tersebut.

11. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
CV. Citra Handayani Komputer adalah sebuah perusahaan milik
pribadi yang didirikan oleh Bapak Randi, pada tahun 1997. CV. Citra Handayani
Komputer beralamat di pada Jl. Raya Mangga Dua ( ITC Mangga Dua ) Jakarta Utara.
CV. Citra Handayani Komputer ini berdiri atas gagasan dari Bapak Randi
yang pada tahun 1997 melihat kesempatan yang cukup menjanjikan, mengingat masih
sedikitnya perusahaan yang bergerak dibidang perdagangan alat-alat computer.

31

Perusahaan ini awalnya didirikan dengan menggunakan modal yang berasal dari
pinjaman bank.
Saat awal berdiri yaitu pada tahun 1997, CV. Citra Handayani Komputer
berlokasi didaerah Jakarta Utara. CV. Citra Handayani Komputer hanya memiliki
lima orang pekerja saja dan belum memiliki kendaraan, sehingga komputer yang telah
jadi dikirim menggunakan kendaraan yang disewa atau diambil oleh pemesan. CV.
Citra Handayani Komputer melakukan penambahan tenaga kerja menjadi lima belas
karena order dari pelanggan yang makin banyak.

Struktur Organisasi CV. Citra Handayani Komputer

32

Pemilik

Bagian
keuangan

Pega
wai

Pega
wai

Bagian
pembelian

Pega
wai

Bagian
penjualan

Pegaw
ai

Pegaw
ai

Pegaw
ai

KESIMPULAN DAN SARAN
33

Bagian
gudang

Pegaw
ai

Pegaw
ai

A. KESIMPULAN
Berdasarkan pembahasan pada bab II, mengenai desain input,output,database,
teknologi dan pengendalian yang terdapat pada PT.Citra Handayani Komputer dapat
diambil kesimpulan bahwa :
1.

Dalam desain inputnya nama customer, nama barang, harga barang serta
total amountnya sudah secara otomatis terinput tanpa harus menginput
secara manual. Dalam desain outputnya sudah dapat menampilkan output
berupa diagram dan laporan walaupun belum adanya output berupa grafik
yang dapat mempermudah dalam menganalisis tingkat penjualan dalam
beberapa periode tertentu. Dalam laporan yang dihasilkan sudah cukup baik
namun, masih ada kekurangan yaitu tidak adanya total item barang yang
dijual pada laporan penjualan

2.

Dalam desain teknologi dapat disimpulkan bahwa teknologi yang
digunakan oleh perusahaan sudah cukup baik karena sudah menggunakan
software akuntansi. Alat input dan output yang digunakan juga sudah baik
namun ada sedikit kelemahan yaitu perusahaan tidak memperhitungkan
memori yang digunakan sehingga perusahaan tidak dapat menentukan
cadangan memori.

3.

Secara umum sistem penjualan perusahaan sudah baik, baik dalam hal
desain input output, pangendalian input, pengendalian output, pengendalian
aplikasi, database, pengendalian pemrosesan transaksi

serta desain

teknologi. Namun masih ada beberapa kekurangan yang dapat dijumpai
tetapi tidak terlalu signifikan dan tidak beresiko yang tinggi.

B. SARAN
1.

Dalam desain database masih ada beberapa kekurangan yaitu belum
adanya field yang berisi mengenai alamat email customer serta payment
method dan juga file yang berisi hanya nama-nama cutomer yang pernah
melakukan transaksi. Dalam pembuatan kode juga belum konsisten
dimana adanya kode yang memiliki panjang yang berbeda serta belum
adanya file gaji dan tunjangan employee yang dapat digunakan dalam
penentuan biaya gaji dan untuk keperluan pajak.
34

2.

Seharusnya bagian penjualan memberikan FP ke bagian akuntansi yang
bertujuan untuk mencocokkan antara faktur bagian gudang dengan faktur
bagian

penjualan.

Sehingga

mengurangi

/

mengantisipasi

tindak

kecurangan ( penggelapan stock barang ).
3.

Jika konsumen memesan disertai dengan uang muka ke bagian penjualan,
maka bagian keuangan terlambat untuk mengetahui adanya pembelian
dengan disertai uang muka.

DAFTAR PUSTAKA
35

Baridwan, Zaki, Sistem Informasi Akuntansi, BPFE UGM, Yogyakarta, 2000.
Bodnar, George. H dan William ,S.Hoopwood, Sistem Informasi Akuntansi,
Terjemahan oleh Amir Abadi Yusuf dan Rudi M. Tambunan, Salemba 4,
Jakarta, 2000.
Jogiyanto HM., Analisis dan Desain Sistem Informasi (Pendekatan Terstruktur
Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis), Penerbit Andi, Yogyakarta, 2005.
Hall, James. A, Sistem Informasi Akuntansi, Salemba 4, Jakarta, 2001.
Mulyadi, 2001. Sistem Akuntansi, Edisi 3, Salemba Empat. Jakarta.
Yujana, Lalu Hendry.1994. Akuntansi Keuangan Suatu Pengantar, Lembaga
Penerbit Fakultas Ekonomi, Universitas Indonesia, Jakarta
www.google.co.id

36