PPT UEU Audit Klinis Pertemuan 11

  

AKTIVITAS AUDIT

_{PERTEMUAN 11}

_{Dr.Noor Yulia MM}

PRODI ILMU KESEHATAN & FAKULTAS RMIK

  

AKTIVITAS AUDIT

KEGIATAN APA SAJA YANG

DILAKUKAN OLEH SEORANG

AUDITOR KETIKA MELAKUKAN

AUDIT KEMAMPUAN AKHIR YANG DIHARAPKAN

• • Mahasiswa mampu menguraikan kegiatan utama

  yang dilakukan auditor
• Mahasiswa mampu menguraikan manfaat audit bagi semua pelaku kegiatan

  3 KEGIATAN UTAMA YANG

DILAKUKAN AUDITOR

  1. Memastikan :

• – Melakukan konfrmasi dan verifkasi

  2. Menilai :

• – Mengevaluasi dan mengukur

  3. Merekomendasikan :

• – Memberikan saran / masukan
• Dalam proses audit seorang auditor dapat melakukan berbagai macam kegiatan relevan yang diarahkan untuk mendapatkan data secukup mungkin untuk diolah menjadi

  Tahapan audit secara

• Biasanya dirancang dalam 3 tahap yaitu :

  

formal

_–

  1.Rapat pembukaan Pertemuan dengan pimpinan dan beberapa staf unit yang _– akan diperiksa Auditor menjelaskan program audit yang telah

• _– direncanakan , tujuan audit Memperkenalkan anggota tim audit bila lebih dari seorang auditor _– Menjelaskan mekanisme audit , pengaturan waktu audit dsb _–

  2.Pelaksanaan audit

• _– Adalah proses interaksi auditor dengan auditee Dalam bentuk kegiatan – kegiatan _–

  3.Rapat penutupan audit

• _– Adalah pertemuan auditor dengan auditee diakhir audit Untuk menyampaikan dan mendiskusikan temuan auditor

  Kegiatan yang biasa dilakukan seorang auditor

• Melakukan telaah dokumen
• Melakukan observasi
• Meminta penjelasan dari auditee
• Meminta peragaan dilakukan oleh auditee
• Membandingkan suatu kenyataan dengan standar atau kriteria
• Meminta bukti atas suatu kegiatan
• Melakukan pemeriksaan secara fsik terhadap fasilitas

• Melakukan pemeriksaan silang (cross check)

• Mengakses data yang disimpan auditee
• Mewawancarai auditee

Melakukan telaah dokumen

• Desk study
• Auditor mempelajari dokumen – dokumen relevan yang ada pada unit yang diperiksa

  

Melakukan observasi

• Auditor mengamati secara langsung berbagai aktiftas kerja atau kondisi lingkungan kerja . Sarana kerja , sistim administrasi , kearsipan diunit yang diperiksa

Meminta penjelasan dari auditee

• Auditor meminta penjelasan mengenai apa saja yang dipandang relevan dan perlu untuk mendapatkan data / informasi yang diperlukan
• Menanyakan auditee dengan tehnik – tehnik pertanyaan terbuka
• Misal : bagaimana , mengapa dll

  Meminta peragaan dilakukan

oleh auditee

• Dalam keadaan tertentu auditor boleh meminta auditee untuk memperagakan suatu kegiatan yang menjadi perhatiannya

  Membandingkan suatu kenyataan dengan standar

atau kriteria

• Auditor membandingkan kenyataan dengan kriteria standar yang diatur dalam sistem
• Misal :
• – Standar pelayanan medis
• – Standar operasional prosedur
• – Standar yang ditentukan oleh perusahaan

  

Meminta bukti atas suatu

kegiatan

• Setiap kali menemukan suatu kondisi yang patut dianggap sebagai temuan audit , auditor perlu mengumpulkan bukti – bukti objektif yang cukup

  

Melakukan pemeriksaan secara

fsik terhadap fasilitas
• Auditor dapat melakukan pemeriksaan fasilitas secara fsik terhadap berbagai fasilitas atau kondisi

  

Melakukan pemeriksaan silang

(cross check)
• Informasi yang diperoleh dalam suatu unit dibandingkan dengan fakta – fakta yang ada pada unit lainnya untuk melihat apakah ada kesamaan atau bertentangan sehingga perlu diklarifkasi lebih jauh

  

Mengakses data yang disimpan

auditee
• Auditor dapat mengakses data dan mempelajari catatan – catatan yang ada pada sistem kearsipan pada unit yang diperiksa dan membandingkannya dengan penjelasan auditee

  Mewawancarai auditee

• Auditor mewawancarai karyawan tertentu pada unit yang sedang di audit untuk meminta penjelasan , menanyakan dan menguji kemampuan , dsb

  Menyampaikan angket survey

• Auditor dapat meminta auditee untuk mengisi angket survey yang telah disiapkan

Menganalisa data

• Auditor mengolah data yang diperoleh
• Menilai atau membandingkannya dengan kriteria yang berlaku

  Manfaat audit

• • Hasil audit dapat dimanfaatkan untuk

  berbagai keperluan
• Salah satu manfaat audit yang paling sentral adalah :
• – Sebagai dasar untuk mengambil

  keputusan

• – Melakukan perbaikan
• – Meningkatkan efsiensi dan
• Dengan informasi hasil penilaian auditor dan rekomendasi yang disampaikan akan memungkinkan pimpinan unit operasi

  atau komite medik melakukan tindakan

  perbaikan untuk meningkatkan efsiensi , efektiftas maupun produktiftas usaha secara lebih terarah
• Melalui proses audit terjadi proses

  pemahaman secara mendalam tentang

  seluk beluk kegiatan operasional serta

  

Manfaat Audit mutu bagi pucuk

pimpinan

• Hasil laporan audit dapat menjadi masukan berharga untuk referensi dalam membuat keputusan atau

  mengambil /merubah kebijakan sehingga pengelolaan

  dapat lebih sesuai dengan perusahaan jangka panjang

• Informasi dan rekomendasi memberikan kesempatan kepada pimpinan perusahaan untuk meninjau kembali berbagai kebijakan perusahaan yang berlaku sesuai dengan tuntutan perkembangan kegiatan organisasi
• Peran auditor juga dapat diposisikan sebagai

  perpanjangan mata dan telinga pucuk pimpinn untuk

memastikan semua kebijakan yang berlaku dan masih

relevan dipastikan dilaksanakan secara efektif.

  Manfaat audit mutu untuk unit – unit operasi

• Membantu para pimpinan unit – unit operasi untuk

  mengidentif kasi permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan secara keseluruhan maupun secara spesifk yang dihadapi oleh unit operasi dilihat dari perspektif mutu produk

maupun kualitas sistim jaminan mutu dalam setiap proses

yang dijalankan .

• • Setiap pimpinan unit dapat mengambil langkah – langkah

  yang tepat untuk melakukan perbaikan yang diperlukan sesuai masukan dan rekomendasi auditor

• Misal : ditemukan tidak ada pembagian tugas ,tanggung jawab dan kewenangan dalam kegiatan sehari – hari yang

  tidak lancar , banyak hambatan karena pengaturan struktur

  organisasi tidak jelas
• Karena masalah telah terungkap oleh auditor dan diberikan

  Manfaat audit mutu bagi unit

pengelola mutu

• Bagi pimpinan unit pengelola mutu = quality assurance = quality control , bermanfaat untuk membantu dalam

  pengendalian mekanisme jaminan

  mutu baik dalam tahap input , tahap proses maupun tahap output, Untuk in fow maupun out fow baik barang

  Manfaat audit mutu bagi

karyawan

• Audit mutu dapat dipandang sebagai proses

  pembelajar an dan pertumbuhan serta pembangunan budaya perusahaan

• • Misal : budaya mutu , budaya disiplin , budaya taat

  prosedur , budaya perbaikan , budaya kerja sistematik
• Dalam proses tindak lanjut hasil audit berdampak pada proses perbaikan kompetensi dan

  kesadaran karyawan untuk menjalankan visi dan misi perusahaan

• Hasil audit harus dapat menciptakan dampak

  psikologis dan motivasional untuk mengembangkan kompetensi individu dan memacu

  

Manfaat audit mutu bagi

auditor

• Merupakan proses pembelajaran dan

  pertumbuhan yang tidak ternilai harganya

• Interaksi auditor dengan auditee pada berbagai fungsi dan kegiatan
• Pengungkapan permasalahan dan pembahasan solusinya merupakan proses

  pengkaderan dan pematangan auditor sebagai tenaga profesional

  Manfaat audit mutu bagi

pelanggan

• Audit mutu pelayanan memberi banyak manfaat kepada pelanggan karena fokus manajemen mutu adalah memberikan

  kepuasan kepada pelanggan

• Audit mutu adalah : proses pendeteksian segala kemungkinan yang dapat menciptakan ketidak puasan pelanggan dan

  dilanjuti dengan tindakan perbaikan dan

  pencegahan sehingga komitmen untuk

memberikan kepuasan kepada pelanggan

  Manfaat audit mutu bagi pemasok

• Dengan adanya kegiatan audit pada aspek terkait dengan kegiatan pemasok dapat memberikan umpan balik terhadap kinerja pemasok dari sudut pandang perusahaan yang berkepentingan dalam menjamin

  barang yang dipasok memenuhi semua persyaratan

Penekanan audit mutu

• Audit mutu tidak selalu untuk mencari pelanggaran atau ketidak sesuaian
• Secara konseptual dibedakan menjadi 3 tingkatan penekanan pada audit mutu yaitu ;
• – Audit ketaatan azas ; compliance audit
• – Audit kesehatan azas : checking health audit

  

compliance audit

• Audit ketaatan azas ditekankan untuk

  memeriksa apakah telah terjadi

penyimpangan dari azas-azas atau kriteria

yang berlaku
• Misal mendeteksi apakah terjadi penyimpangan dari kebijakan , prinsip , prosedur , perencanaan kerja , target – target , peraturan perundang – undangan dsb

• • Bila penyimpangan dianggap signifkan maka

  hal tsb didiskusikan dengan auditee dan bila

  

checking health audit

• Selain untuk mendeteksi penyimpangan
• Auditor dapat juga menilai apakah azas atau kriteria yang dijadikan acuan telah cukup baik dan sesuai dengan tujuan dan rancangan pengembangan organisasi dimasa depan.
• Audit kesehatan azas menilai ketepatan dan relevansi azas- azas atau kriteria yang berlaku .
• Pengertian azas yaitu ;
• – srategi . Kebijakan, prosedur, metode standar – standar kriteria atau prinsip – prinsip
• Auditor memberikan penilaian dengan memberikan argumentasi alasan mengapa suatu azas tidak relevan lagi dengan tuntutan zaman dan kebutuhan perusahaan

Audit innovasi

• Adalah audit untuk mencari terobosan dan tantangan baru.
• Auditor memanfaatkan pengetahuan dan kemampuan yang dimilikinya untuk menggali potensi nilai, memotivasi auditee memacu prestasi dengan melakukan berbagai perubahan / inovasi

Pelaksanaan audit mutu

  1. Mengamati proses

  2. Meminta penjelasan materi

  3. Meminta penjelasan

  4. Meminta peragaan

  5. Menelaah peragaan

  6. Menelaah dokumen

  7. Memeriksa dengan daftar periksa

  

Tindak lanjut hasil audit

• Yang harus dilakukan mencakup kegiatan ;

  1.Menerima laporan hasil audit

  2.Mempelajari laporan hasil audit

  3.Membuat perencanaan perbaikan

  

4.Melaksanakan perbaikan dan pencegahan

  5.Melakukan evaluasi hasil perbaikan dan pencegahan

  6.Melaporkan hasil perbaikan

  

KESIMPULAN

• Siklus Audit – Ada 6 langkah :

  1. Pemilihan topik audit

  2. Penetapan kriteria dan standar 3. pengumpulan data

  4. Analisis data

  5. Menetapkan perubahan

  6. Re audit

• • Siklus ini selalu berulang dan tiap kali re audit

  harus ada penilaian pencapaian yang lebih

  1. Pemilihan topik

• Merupakan langkah awal yang penting dalam audit medis
• Pemilihan topik medis ditentukan dari rapat komite medis , rapat komite medis dengan direksi rumah sakit
• Ciri- ciri pemilihan topik biasanya mengacu pada :
• – High risk
• – High cost
• – High volume
• – Rawan complain
• – Adanya data penyimpangan
• Topik audit selain merupakan diagnosa juga prosedur tertentu
• Audit medis juga dapat dipakai untuk menilai clinical pathway
• Setelah topik audit ditentukan komite medis membuat tim audit untuk melaksanakan audit
• Susunan tim sebaiknya :
• – Ketua : adalah Subkomite Mutu ,
• – Anggota antara lain :
>dokter – dokter dengan reputasi baik di rumah sakit tersebut
• Perekam medis ( untuk mengumpulkan data

  2. Penetapan kriteria dan standar

• Kriteria adalah bukti – bukti yang diperlukan untuk suatu tindakan
• Standar adalah baku nilai yang menjelaskan kriteria
• Penetapan kriteria dan standar pada pelayanan medis dapat mengacu kepada dokumen : Standar pelayanan medis ( clinical pathway )
• Kriteria audit mencakup prosedur diagnosis , proses

  terapi ,manajemen kondisi klinis tertentu, pengukuran out put /

  luaran pasien .
• Contoh Kasus demam dengue akan dilakukan audit medis :
• – buat kriteria penegakan diagnosa berupa
>pemeriksaan suhu (temperatur tubuh ),
• pemeriksaan Rumple leede ,
• pemeriksaan darah rutin ,
• kriteria proses pemberian terapi : antipiretika yang adekuat ,
• Pengumpulan data dapat :
• – Retrospektif ( dari rekam medis ) maupun

  – Prospektif ( pengamatan langsung ).

>Data tidak akan menjadi informasi bila data tersebut tidak bisa menjawab secara spesifk permasalahan yang terjadi
• Untuk memudahkan rekapitulasi data dibuat tabel spreadsheet

  4. Analisis data

• Analisis data merupakan bagian yang cukup rumit dan krusial dalam audit medis
• Untuk ketepatan data perlu dilakukan pemeriksaan silang /analisis penyimpangan.
• Analisis harus memastikan bahwa penyimpangan yang dicatat petugas adalah benar penyimpangan dan bukan sekedar salah pencatatan

  5. Menetapkan perubahan

• Bagian terpenting dalam audit medis adalah sesuai dengan tujuan audit yaitu implementasi perubahan menuju peningkatan mutu klinis
• Cara implementasi :
• – Analisa data yang telah disimpulkan

  dijadikan dasar membuat rencana tindak

  lanjut

  6. Re audit

• Reaudit dilakukan setelah implementasi

  LANJUT KULIAH MENDATANG