Pengelolaan sumber daya apotik (2)
PENGELOLAAN
SUMBER DAYA
DI APOTEK
PENGELOLAAN SUMBER
DAYA
SUMBER DAYA MANUSIA
ADMINISTRASI
SEDIAAN FARMASI DAN PERBEKALAN
KESEHATAN LAIN
PENGELOLAAN SDM
Apotek harus dikelola oleh Apoteker
yang Profesional
8 star
pharmacist
SDM di apotek
Tenaga kesehatan
APA
Aping
AA
Tenaga teknis
Tenaga Administrasi
Kasir/Keuangan
Reseptir
Pembantu Umum
PENGELOLAAN SDM
Pahami susunan organisasi di Apotek
kita
Job description harus jelas
Penempatan the right man on the
right place
Human relation komunikasi 2 arah
Pembinaan
Kesejahteraan reward and punishment
Hal yang perlu diperhatikan dalam
mencari karyawan
Intelligence
Achievement
Attitude
Interest
Personality
PENGELOLAAN
ADMINISTRASI
1. Kesekretariatan
Surat menyurat
buku
agenda → mencatat keluar masuknya surat
buku ekspedisi → mencatat pengiriman surat dan obat
- blanko surat (SP/surat pesanan)
- barang cetakan → kuitansi, nota, kopi resep, dll
Pembuatan/pengiriman laporan
-
Laporan penjualan harian (laporan ke dalam) → penjualan
OWA,OTC, resep
- Laporan narkotika, psikotropka,statistika resep (laporan keluar)
- Laporan tenaga kesehatan
2. Kepegawaian
Mencatat:
-
biodata pegawai → nama, tempat tinggal dan tanggal lahir,
alamat, pendidikan, tahun lulus, besarnya gaji
- absensi pegawai → mencatat cuti yang telah diambil
3. Keuangan
Buku kas
uang masuk → penjualan tunai, kredit
uang keluar → pembelian harian tunai, kredit
(administrasi pembelian.
Pembelian kredit biasanya dilakukan dengan PBF
dengan perjanjian tertentu. Tapi untuk apotek
yang baru berdiri, 3 bulan pertama pembelian
dengan PBF harus tunai.
Buku pembelian/buku hutang
Biaya operasional
biaya operasional harian → fotokopi, pembelian
bahan bakar, dll
pengeluaran bulanan → rekening listrik, air,
telefon, gaji pegawai,dll
pengeluaran tahunan → sewa bangunan, pajak,dll
4. Penyimpanan/pergudangan
Kartu stock : kartu yang mencatat stock obat atau bahan
obat
Sebaiknya warna berbeda-beda untuk berbagai jenis
obat (missal: merah untuk narkotik, kuning untuk
psikotropika, hijau untuk obat bebas)
Kartu selling: kartu yang berfungsi untuk melacak
berkurang atau bertambahnya barang.
Diletakkan di dekat bahan masing-masing, di dalamnya
memuat tanggal, nomor resep, sisa obat, dan paraf.
Buku bon →ambil barang di gudang
Buku ED → mencatat tanggal ED setiap obat→mencatat
tanggal ED setiap obat, obat yang rusak
Buku defecta → untuk mencatat berang/persediaan obat
yang sudah menipis
Faktur → sebaiknya tiap PBF, mapnya tersendiri
Berita acara pemusnahan→misalnya pemusnahan resep,
obat yang sudah rusak/ED
DMC
perencanaan
pengadaan
distribusi
penyimpanan
pemusnahan
PENGELOLAAN
SEDIAAN
FARMASI DI
APOTEK
MEDICAL LOGISTIC
MANAGEMENT
(included
Medicines)
PEMILIHAN /
SELEKSI OBAT - BF
PENGGUNAAN /
DRUG USE
PENYEDIAAN /
PENGADAAN
PENYIMPANAN &
DISTRIBUSI
MANAJEMEN
SUPPORT:
-organisasi
-sumber daya manusia
-SIM
-financing
12
PERENCANAN
perencana
an
POLA PENYAKIT
pengadaan
distribusi
penyimpanan
HAL-HAL YANG
PERLU
DIPERHATIKAN
KEMAMPUAN MASYARAKAT
pemusnahan
BUDAYA MASYARAKAT
METODE PERENCANAAN PENGADAAN
1) Metode Epidemiologi
berdasarkan penyebaran penyakit
2) Metode Konsumsi
berdasarka penggunaan obat
periode lalu
3) Metode Kombinasi
gabungan epidemiologi dan
konsumsi
4) Metode just in time
dibeli saat pasien butuh
PERTIMBANGAN PERENCANAAN PEMBELIAN
BARANG
Stok yang tersisa
Arus barang fast moving/slow moving
Kondisi keuangan
Pemilihan PBF
PEMILIHAN OBAT
MENURUT WHO
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
Dipilih obat yang secara ilmiah menunjukkan efek
terapetik lebih besar dibanding resiko resiko ESO
Jangan terlalu banyak jenis obat yang diseleksi,
hindari duplikasi.
Untuk obat baru, harus berdasarkan bukti ilmiah
bahwa lebih baik dibanding obat pendahulu
Sediaan kombinasi hanya dipilih jika potensinya lebih
baik dari sediaan tunggal
Jika alternatif pilihan obat banyak, dipilih DOC dari
penyakitnya
Pertimbangan administrasi dan biaya yang dibutuhkan
Kontraindikasi, peringatan, ESO harus
dipertimbangkan
Dipilih obat yang standar mutunya tinggi
PENGADAAN
perencana
an
Melalui Jalur resmi, sesuai UU
pengadaan
distribusi
Pengadaan:
Pembelian
penyimpanan
pemusnahan
konsinyasi
METODE PENGADAAN
Tender
terbuka : untuk semua rekanan yg
terdaftar, menguntungkan, perlu staf kuat,
waktu dan perhatian lama.
Tender terbatas (lelang tertutup) : rekanan
tertentu yg punya riwayat baik, harga dpt
dikendalikan, tenaga dan beban lebih
hemat.
Pembelian dengan tawar-menawar : item
sedikit dan tdk urgent, pendekatan
langsung.
Pengadaan langsung : pembelian jumlah
kecil, perlu segera tersedia, harga tertentu,
agak mahal
PEMESANAN
Dengan SP
SP
Narkotika
SP Psikotropika
SP untuk obat lain
Di PBF Resmi
Pemilihan PBF:
Legalitas PBF
Pelayanan
Diskon
Bonus
Jangka waktu pembayaran
Kelengkapan dan kualitas barang
Penukaran barang rusak dan ED
1.sp narkotika
terdiri 5 rangkap
satu sp hanya untuk 1 item obat
form sp langsung dari kf
SP Psikotropika
Terdiri 2 atau 3
rangkap
Satu SP bisa lebih
dari 1 item obat
SP Non Narkotika-Psikotropika
Terdiri dari 2 rangkap
Untuk order OB, OBT, Alkes, obat keras
non narkotika-psikotrpika, Kosmetika, dll
PENERIMAAN BARANG
Hal-hal yang perlu dicek saat
penerimaan barang:
1. Kesesuaian jenis dan jumlah
antara barang dan SP
2. Keadaan fisik barang
3. Catat No.batch dan ED-nya
DISTRIBUSI
perencanaa
n
pengadaaa
n
distribusi
meliputi kegiatan pengendalian persediaan
barang, penyimpanan transportasi serta
penyelesaian ke pabeanan.
Tujuan
a)
b)
penyimpanan c)
pemusnahan d)
e)
f)
g)
h)
Menjamin ketersediaan obat
Memelihara mutu obat
Menghindari penggunaan yang tidak
bertanggung jawab
Menjaga kelangsungan persediaan
Memperpendek waktu tunggu
Pengendaliaan persediaan
Memudahkan pencarian dan pengawasan waktu
tunggu
Memudahkan pencarian dan pengawasan
PENYIMPANAN
Tujuan:
Aman
Tidak
perencanaan
pengadaan
distribusi
penyimpanan
pemusnahan
mudah rusak
Diawasi
Display penyimpanan obat di Apotek:
a. Alfabetis
b. FIFO dan FEFO
c. Farmakologi
d. Bentuk sediaan
e. Kombinasi
KETENTUAN PENYIMPANAN
BARANG/OBAT
1)
Perlu diperhatikan lokasi dari tempat
penyimpanan di gudang dan menjamin
bahwa barang/obat yang disimpan mudah
diperoleh dan mengaturnya sesuai
penggolongan, kelas terapi/khasiat obat
sesuai abjad.
2)
Perlu diperhatikan untuk obat dengan
syarat penyimpanan khusus, obat
thermolabiel dan obat yang punya batas
kadaluarsa.
PENYIMPANAN
NARKOTIKA
Ketentuan lemari penyimpanan narkotika :
1.
Dibuat dari kayu atau bahan lain yang kuat
2.
Mempunyai kunci yang kuat
3.
Jika ukuran lemari kurang dari 40x80x100 cm,
maka lemari harus dibuat pada tembok atau lantai
4.
Dibuat dalam 2 bagian, bagian I untuk menyimpan
morfin, petididn dan garam-garamnya. Bagian II
untuk menyimpan narkotika untuk kebutuhan
sehari-hari
PENYIMPANAN
PSIKOTROPIKA
Dalam lemari yang terpisah dengan
obat/komoditi lainnya
PEMUSNAHAN
Barang ED
Ditukar
Dimusnahkan
perencanaan
pengadaan
Merupakan kerugian apotek harus
diminimalisir
Ada berita acara pemusnahan, isinya:
distribusi
penyimpanan
Jenis
pemusnahan
dan jumlah obat
Alasan
Cara pemusnahan
CARA PEMUSNAHAN
Obat/bahan padat, dengan cara
ditanam
Obat/bahan cair, dengan cara
diencerkan terlebih dahulu
Atau dititipkan ke RS, Dinkes
PEMUSNAHAN NARKOTIKA
Pemusnahan narkotika dilakukan dalam
hal:
1. Diproduksi tanpa memenuhi standar
dan persyaratan yang berlaku dan
atau tidak dapat digunakan dalam
proses produksi
2. Kadaluarsa
3. Tidak memenuhi persyaratan
digunakan pada pelayanan kesehatan
dan atau untuk pengembangan ilmu
pengetahuan
4. Berkaitan dengan tindak pidana
PELAPORAN
Laporan penggunaan Psikotropika
Laporan penggunaan Narkotika
Laporan statistika resep dan pelayanan
obat generik berlogo
SELESAI
TERIMA KASIH,,,,,
SUMBER DAYA
DI APOTEK
PENGELOLAAN SUMBER
DAYA
SUMBER DAYA MANUSIA
ADMINISTRASI
SEDIAAN FARMASI DAN PERBEKALAN
KESEHATAN LAIN
PENGELOLAAN SDM
Apotek harus dikelola oleh Apoteker
yang Profesional
8 star
pharmacist
SDM di apotek
Tenaga kesehatan
APA
Aping
AA
Tenaga teknis
Tenaga Administrasi
Kasir/Keuangan
Reseptir
Pembantu Umum
PENGELOLAAN SDM
Pahami susunan organisasi di Apotek
kita
Job description harus jelas
Penempatan the right man on the
right place
Human relation komunikasi 2 arah
Pembinaan
Kesejahteraan reward and punishment
Hal yang perlu diperhatikan dalam
mencari karyawan
Intelligence
Achievement
Attitude
Interest
Personality
PENGELOLAAN
ADMINISTRASI
1. Kesekretariatan
Surat menyurat
buku
agenda → mencatat keluar masuknya surat
buku ekspedisi → mencatat pengiriman surat dan obat
- blanko surat (SP/surat pesanan)
- barang cetakan → kuitansi, nota, kopi resep, dll
Pembuatan/pengiriman laporan
-
Laporan penjualan harian (laporan ke dalam) → penjualan
OWA,OTC, resep
- Laporan narkotika, psikotropka,statistika resep (laporan keluar)
- Laporan tenaga kesehatan
2. Kepegawaian
Mencatat:
-
biodata pegawai → nama, tempat tinggal dan tanggal lahir,
alamat, pendidikan, tahun lulus, besarnya gaji
- absensi pegawai → mencatat cuti yang telah diambil
3. Keuangan
Buku kas
uang masuk → penjualan tunai, kredit
uang keluar → pembelian harian tunai, kredit
(administrasi pembelian.
Pembelian kredit biasanya dilakukan dengan PBF
dengan perjanjian tertentu. Tapi untuk apotek
yang baru berdiri, 3 bulan pertama pembelian
dengan PBF harus tunai.
Buku pembelian/buku hutang
Biaya operasional
biaya operasional harian → fotokopi, pembelian
bahan bakar, dll
pengeluaran bulanan → rekening listrik, air,
telefon, gaji pegawai,dll
pengeluaran tahunan → sewa bangunan, pajak,dll
4. Penyimpanan/pergudangan
Kartu stock : kartu yang mencatat stock obat atau bahan
obat
Sebaiknya warna berbeda-beda untuk berbagai jenis
obat (missal: merah untuk narkotik, kuning untuk
psikotropika, hijau untuk obat bebas)
Kartu selling: kartu yang berfungsi untuk melacak
berkurang atau bertambahnya barang.
Diletakkan di dekat bahan masing-masing, di dalamnya
memuat tanggal, nomor resep, sisa obat, dan paraf.
Buku bon →ambil barang di gudang
Buku ED → mencatat tanggal ED setiap obat→mencatat
tanggal ED setiap obat, obat yang rusak
Buku defecta → untuk mencatat berang/persediaan obat
yang sudah menipis
Faktur → sebaiknya tiap PBF, mapnya tersendiri
Berita acara pemusnahan→misalnya pemusnahan resep,
obat yang sudah rusak/ED
DMC
perencanaan
pengadaan
distribusi
penyimpanan
pemusnahan
PENGELOLAAN
SEDIAAN
FARMASI DI
APOTEK
MEDICAL LOGISTIC
MANAGEMENT
(included
Medicines)
PEMILIHAN /
SELEKSI OBAT - BF
PENGGUNAAN /
DRUG USE
PENYEDIAAN /
PENGADAAN
PENYIMPANAN &
DISTRIBUSI
MANAJEMEN
SUPPORT:
-organisasi
-sumber daya manusia
-SIM
-financing
12
PERENCANAN
perencana
an
POLA PENYAKIT
pengadaan
distribusi
penyimpanan
HAL-HAL YANG
PERLU
DIPERHATIKAN
KEMAMPUAN MASYARAKAT
pemusnahan
BUDAYA MASYARAKAT
METODE PERENCANAAN PENGADAAN
1) Metode Epidemiologi
berdasarkan penyebaran penyakit
2) Metode Konsumsi
berdasarka penggunaan obat
periode lalu
3) Metode Kombinasi
gabungan epidemiologi dan
konsumsi
4) Metode just in time
dibeli saat pasien butuh
PERTIMBANGAN PERENCANAAN PEMBELIAN
BARANG
Stok yang tersisa
Arus barang fast moving/slow moving
Kondisi keuangan
Pemilihan PBF
PEMILIHAN OBAT
MENURUT WHO
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
Dipilih obat yang secara ilmiah menunjukkan efek
terapetik lebih besar dibanding resiko resiko ESO
Jangan terlalu banyak jenis obat yang diseleksi,
hindari duplikasi.
Untuk obat baru, harus berdasarkan bukti ilmiah
bahwa lebih baik dibanding obat pendahulu
Sediaan kombinasi hanya dipilih jika potensinya lebih
baik dari sediaan tunggal
Jika alternatif pilihan obat banyak, dipilih DOC dari
penyakitnya
Pertimbangan administrasi dan biaya yang dibutuhkan
Kontraindikasi, peringatan, ESO harus
dipertimbangkan
Dipilih obat yang standar mutunya tinggi
PENGADAAN
perencana
an
Melalui Jalur resmi, sesuai UU
pengadaan
distribusi
Pengadaan:
Pembelian
penyimpanan
pemusnahan
konsinyasi
METODE PENGADAAN
Tender
terbuka : untuk semua rekanan yg
terdaftar, menguntungkan, perlu staf kuat,
waktu dan perhatian lama.
Tender terbatas (lelang tertutup) : rekanan
tertentu yg punya riwayat baik, harga dpt
dikendalikan, tenaga dan beban lebih
hemat.
Pembelian dengan tawar-menawar : item
sedikit dan tdk urgent, pendekatan
langsung.
Pengadaan langsung : pembelian jumlah
kecil, perlu segera tersedia, harga tertentu,
agak mahal
PEMESANAN
Dengan SP
SP
Narkotika
SP Psikotropika
SP untuk obat lain
Di PBF Resmi
Pemilihan PBF:
Legalitas PBF
Pelayanan
Diskon
Bonus
Jangka waktu pembayaran
Kelengkapan dan kualitas barang
Penukaran barang rusak dan ED
1.sp narkotika
terdiri 5 rangkap
satu sp hanya untuk 1 item obat
form sp langsung dari kf
SP Psikotropika
Terdiri 2 atau 3
rangkap
Satu SP bisa lebih
dari 1 item obat
SP Non Narkotika-Psikotropika
Terdiri dari 2 rangkap
Untuk order OB, OBT, Alkes, obat keras
non narkotika-psikotrpika, Kosmetika, dll
PENERIMAAN BARANG
Hal-hal yang perlu dicek saat
penerimaan barang:
1. Kesesuaian jenis dan jumlah
antara barang dan SP
2. Keadaan fisik barang
3. Catat No.batch dan ED-nya
DISTRIBUSI
perencanaa
n
pengadaaa
n
distribusi
meliputi kegiatan pengendalian persediaan
barang, penyimpanan transportasi serta
penyelesaian ke pabeanan.
Tujuan
a)
b)
penyimpanan c)
pemusnahan d)
e)
f)
g)
h)
Menjamin ketersediaan obat
Memelihara mutu obat
Menghindari penggunaan yang tidak
bertanggung jawab
Menjaga kelangsungan persediaan
Memperpendek waktu tunggu
Pengendaliaan persediaan
Memudahkan pencarian dan pengawasan waktu
tunggu
Memudahkan pencarian dan pengawasan
PENYIMPANAN
Tujuan:
Aman
Tidak
perencanaan
pengadaan
distribusi
penyimpanan
pemusnahan
mudah rusak
Diawasi
Display penyimpanan obat di Apotek:
a. Alfabetis
b. FIFO dan FEFO
c. Farmakologi
d. Bentuk sediaan
e. Kombinasi
KETENTUAN PENYIMPANAN
BARANG/OBAT
1)
Perlu diperhatikan lokasi dari tempat
penyimpanan di gudang dan menjamin
bahwa barang/obat yang disimpan mudah
diperoleh dan mengaturnya sesuai
penggolongan, kelas terapi/khasiat obat
sesuai abjad.
2)
Perlu diperhatikan untuk obat dengan
syarat penyimpanan khusus, obat
thermolabiel dan obat yang punya batas
kadaluarsa.
PENYIMPANAN
NARKOTIKA
Ketentuan lemari penyimpanan narkotika :
1.
Dibuat dari kayu atau bahan lain yang kuat
2.
Mempunyai kunci yang kuat
3.
Jika ukuran lemari kurang dari 40x80x100 cm,
maka lemari harus dibuat pada tembok atau lantai
4.
Dibuat dalam 2 bagian, bagian I untuk menyimpan
morfin, petididn dan garam-garamnya. Bagian II
untuk menyimpan narkotika untuk kebutuhan
sehari-hari
PENYIMPANAN
PSIKOTROPIKA
Dalam lemari yang terpisah dengan
obat/komoditi lainnya
PEMUSNAHAN
Barang ED
Ditukar
Dimusnahkan
perencanaan
pengadaan
Merupakan kerugian apotek harus
diminimalisir
Ada berita acara pemusnahan, isinya:
distribusi
penyimpanan
Jenis
pemusnahan
dan jumlah obat
Alasan
Cara pemusnahan
CARA PEMUSNAHAN
Obat/bahan padat, dengan cara
ditanam
Obat/bahan cair, dengan cara
diencerkan terlebih dahulu
Atau dititipkan ke RS, Dinkes
PEMUSNAHAN NARKOTIKA
Pemusnahan narkotika dilakukan dalam
hal:
1. Diproduksi tanpa memenuhi standar
dan persyaratan yang berlaku dan
atau tidak dapat digunakan dalam
proses produksi
2. Kadaluarsa
3. Tidak memenuhi persyaratan
digunakan pada pelayanan kesehatan
dan atau untuk pengembangan ilmu
pengetahuan
4. Berkaitan dengan tindak pidana
PELAPORAN
Laporan penggunaan Psikotropika
Laporan penggunaan Narkotika
Laporan statistika resep dan pelayanan
obat generik berlogo
SELESAI
TERIMA KASIH,,,,,