ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DALAM MENUNJANG EFEKTIVITAS PENGENDALIAN INTERN PENJUALAN TUNAI (APOTEK GUARDIAN HERO SURABAYA TUNJUNGAN PLAZA)

  

ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN

DALAM MENUNJANG EFEKTIVITAS PENGENDALIAN

  

INTERN PENJUALAN TUNAI (APOTEK GUARDIAN HERO

SURABAYA TUNJUNGAN PLAZA)

Putri Rafita Dewi, Tri Lestari, Arief Rahman

  Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Bhayangkara Surabaya

  

ABSTRAK

  Penelitian ini menggunakan metode kualitatif deskiptif dimana sumber data didapatkan melalui observasi terhadap proses transaksi di apotek guardian dan interview dengan manager di Apotek. Hasil dari penelitian adalah ditemukannya beberapa kelemahan dalam sistem informasi akuntansi yang dimiliki oleh apotek ini yaitu, adanya perangkapan tugas dari pramuniaga dimana ia juga menjadi seorang kasir dan perbedaan harga ditemukkan antara harga barang di rak dengan harga di kasir. Hal ini merupakan penyimpangan yang terjadi pada sistem penjualan tunai pada pengendalian intern. Penyimpangan ini dapat menyebabkan hasil yang kurang efektif dalam meningkatkan pengendalian intern tersebut.

  

Kata Kunci : Sistem Informasi Akuntansi, Penjualan Tunai,Sistem Pengendalian

  Intern

  

ABSTRAK

  This ‘Apotek Guardian’ has implemented accounting system in running its business transactions. This research employed a descriptive qualitative method. The sources of the data were from the observations towards the process of the transactions in ‘Apotek Guardian’ and interviews with the manager of the ‘Apotek Guardian’. The findings then revealed that it was found the weaknesses of accounting information system belonging to this ‘Apotek Guardian’. There were found that a shopkeeper having more that one functions, he or she is also in charge of being a cashier and the differencess are also witnessed between the prices shown in displays and in the available system (cashier). These matters are able to be considered as deviations that accurs in a sales-internal control cash transactions system. These problems are possibly going to make ineffective results in improving the internal control its self.According to the findings, it is recommended that the internal control runs effectively when every employee does her or his own responsibility. So, they would be focused only in their own job descriptions. In additions, updating the newly prices for the goods in display.

  Keywords: Accounting information system, cash , internal control system

  PENDAHULUAN

  Saat ini telah terjadi perkembangan dunia usaha yang semakin meningkat yang mengakibatkan setiap perusahaan dituntut harus mampu bersaing dalam segala hal termasuk dalam hal pelayanan konsumen. Kondisi demikian menuntut setiap perusahaan untuk memproduksi barang atau jasa yang bermutu tinggi dengan harga yang kompetitif. Tujuan suatu perusahaan pada umumnya adalah memperoleh laba secara maksimal. Salah satu cara memperoleh laba adalah dengan cara melakukan penjualan secara efektif dan efisien. Dan diperlukan diperlukan suatu sistem akuntansi. Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan . Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu kegiatan yang terintegrasi yang menghasilkan laporan dibentuk data transaksi bisnis yang diolah dan disajikan sehingga menjadi sebuah laporan keuangan yang memiliki arti bagi pihak yang membutuhkannya. Sistem informasi akuntansi pada penjualan menjelaskan bagaimana seharusnya prosedur dalam melakukan kegiatan penjualan agar tindakan manipulasi terhadap penjualan dapat dihindari

  Sistem informasi akuntansi penjualan memiliki hubungan yang sangat erat dengan efektivitas pengendalian intern. Sistem informasi akuntansi penjualan merupakan kerangka kerja yang harus dikoordinasikan dengan baik antara sumber penjualan tunai maka perusahaan harus menerapkan suatu sistem dan prosedur penjualan yang handal. Sistem informasi akuntansi penjualan dibuat dengan tujuan untuk mengontrol atau mengendalikan aktivitas penjualan. Hal ini perlu karena penjualan dapat mengakibatkan kesalahan pada sistem atau tingkat kecurangan yang disengaja akibat kesalahan sistem itu sendiri.

  Pengendalian ini bisa menjamin kebijakan dan pengarahan-pengarahan bagi pihak managemen dan sebagai alat untuk mengiplementasikan keputusan dan mengatur aktivitas perusahaan khususnya bagian penjualan dan untuk mendapat tujuan utama perusahaan serta upaya perlindungan terhadap seluruh sumber daya perusahaan dari kemungkinan kerugian yang diakibatan oleh kesalahan dan kelalaian pemprosesan data-data penjualan.

  PT HERO Supermarket tbk, merupakan perusahaan retail terkemuka di Indonesia. Perusahaan yang berada dibawah manajemen Dairy Farm ini memiliki beberapa unit bisnis, diantaranya Hero,Giant,Guardian dan Starmart. Guardian merupakan salah satu unit bisnis dari PT Hero Supermarket tbk, sebagai ritel farmasi yang modern, one stop shoping untuk produk kesehatan & kecantikan termasuk pelayanan farmasi. Guardian berdiri pada tanggal 04 Agustus 1990, merupakan toko farmasi modern pertama dengan prroduk kesehatan & kecantikan di Indonesia. Guardian bergabung dengan Dairy Farm Indonesia sejak tahun 1997, & bergabung dengan Hero Grup sejak oktober 2008. Sejak awal berdiri, Guardian berkembang dengan pesat, hal ini di buktikan dengan bertambahnya outlet outlet Guardian. Saat ini terdapat 349 outlet Guardian yang terletak di pusat perbelanjaan, perkantoran, perumahan dan apartement.

  Adapun permasalahan yang dihadapi oleh Apotek Guardian adalah belum di terapkannya sistem informasi, prosedur penjualan dan pengendalian intern yang memadai. Hal ini terlihat dari adanya perbedaan harga antara yang ada dirak regular dengan harga yang tertera dikasir mengakibatkan lemahnya sistem internal kontrol pada penjualan tunai. Dan juga adanya perbedaan setoran tunai penjualan dengan uang kas secara fisik dari penjualan tunai yang diterima mengakibatkan penerimaan kas bagian pramuniaga juga merangkap sebagai kasir. Hal ini mengakibatkan bagian pada pramuniaga dalam melaksanakan tugasnya tidak dapat berkonsentrasi penuh dan tidak terciptanya internal kontrol karena adanya perangkapan tugas.

  Tujuan dari penulisan penelitian ini adalah dapat mengetahui gambaran yang jelas mengenai penerapan pengendalian intern dan efektivitas penjualan pada perusahaan dan mengetahui sejauh mana pengendalian intern dan efektivitas penjualan berjalan dengan efektif dalam perusahaan serta untuk menganalisis sistem informasi akuntansi penjualan yang ada di dalam perusa

  TINJAUAN PUSTAKA Sistem Informasi Akuntansi

  Gelinas dan Dull (2012: 667), Sistem informasi akuntasi adalah “sebuah subsistem khusus dari sistem informasi yang mampu mengoleksi, memproses, dan melaporkan informasi yang berhubungan dengan aspek keuangan dalam suatu peristiwa bisnis”.

  Pengertian Penjualan Tunai

  Yadiati dan Wahyu (2011),“Penjualan tunai adalah pembeli langsung menyerahkan sejumlah uang tunai yang dicatat oleh penjual melalui register kas”.

  METODE PENELITIAN Pendekatan Penelitian

  Berdasarkan rumusan masalah dan tujuan penelitian yang ada. Metode yang digunakan kualitatif deskriptif yaitu, penelitian yang berusaha mengumpulkan dan menyajikan data dari perusahaan untuk dianalisis. Peneliti mencoba untuk menganalisis data yang diperoleh dari hasil penelitian serta membandingkan dengan teori yang ada, serta kemudian dianalisis penerapannya dalam praktik.

  Jenis dan Sumber Data

  Adapun data yang diperlukan sehubungan dengan penelitian ini adalah sebagai berikut :

  1. Data primer merupakan data yang dikumpulkan oleh peneliti dengan cara langsung dari sumbernya. Data primer yang diperoleh dari Hasil observasi dan hasil interview.

  2. Data sekunder merupakan data yang diperoleh dari perusahaan secara tidak

• – langsung yang berupa informasi dari sumber tertulis yang diantaranya buku buku literature yang berhubungan dengan data primer yang diperoleh dari perpustakaan serta dokumen – dokumen, bukti, atupun pencatatan tentang penjualan dan pengendalian intern yang dimiliki oleh perusahaan.

  Teknik Pengumpulan Data

  Prosedur pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini dengan cara sebagai berikut :

  1. Observasi

  Mengadakan pengamatan dan pencatatan secara sistematis langsung pada perusahaan yang menjadi objek Penelitian untuk memperoleh gambaran tentang sistem penjualan barang pada perusahaan tersebut.

  2. Interview Mengadakan wawancara atau tanya jawab dengan pihak-pihak yang terkait secara langsung untuk mengadakan pengecekkan terhadap sistem penjualan barang dalam perusahaan tersebut.

  3. Dokumentasi Pengumpulan data dengan cara mengutip data perusahaan yang ada hubunganya dengan sistem penjualan barang.

  HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Deskripsi Obyek Penelitian

  Guardian merupakan bentuk usaha retail farmasi, yang memiliki konsep modern dibandingkan apotek konvensional yang memberikan pelayanan dengan sistem swalayan kepada konsumenya. Sebagai suatu usaha retail farmasi, Guardian tidak hanya menyediakan obat-obatan (obat keras dan OTC), tetapi juga menyediakan berbagai kebutuhan konsumen seperti barang-barang Health care lainya. Guardian Pharmacy tidak hanya terdapat di Indonesia, tetapi juga di negara-negara lain seperti Malaysia dan Singapura. Guardian Indonesia pertama perusahaan franchise (waralaba) dari Guardian Singapura yang dikelola oleh

  

Dairy Farm, sebuah perusahaan retail terbesar di Asia Pasifik yang berpusat di

  Hongkong. Outlet Guardian yang pertama yang didirikan di Indonesia adalah Guardian Plaza Indonesia.

  Aspek Kegiatan Perusahaan

  Kegiatan yang dilakukan oleh Apotek Guardian adalah penjualan retail yang meliputi kegiatan promosi dan pemasaran. Sasaran pasar Apotek Guardian ialah konsumen semua kalangan masyarakat. Strategi pemasaran Apotek Guardian diintegrasikan dengan kegiatan promosi. Secara berkala Apotek Guardian menjalankan program promosi dengan cara, Kami memiliki promosi yang unik pada setiap Minggunya yaitu +1000 dapat 2 dan promo 1 day special yang memberikan pilihan produk kesehatan dan kecantikan dengan harga yang kompetitif, disamping itu kami memiliki produk eksklusif yang beragam

  Karyawan yang kompeten

  Untuk mendapatkan karyawan yang berkompeten dan dapat dipercaya dengan hal sebagai berikut : a)

  Menyeleksi calon karyawan berdasarkan syarat yang dituntut oleh pekerjaan

  b) Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaan.

HASIL PENELITIAN

  Permasalahan yang sering dihadapi oleh Apotek Guardian disebabkan karena sistem penjualan yang masih lemah, antara lain sebagai berikut : 1)

  Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas a.

  Dalam struktur organisasi pada bagian pramuniaga juga merangkap sebagai kasir. Hal ini tidak terciptanya internal kontrol karena adanya perangkapan tugas. 2)

  Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan a.

  Sering terjadinya perbedaan antara harga di rak produk dengan harga di kasir hal ini menandakan lemahnya sistem internal kontrol yang terjadi komunikasi antara kasir dan pramuniaga. Untuk mendukung keefektifan sistem internal kontrol dalam transaksi penjualan, sales

  assistant bertanggung jawab untuk dapat melakukan update harga jual barang.

  b.

  Perbedaan setoran penjualan dengan uang kas secara fisik dari penjualan tunai yang diterima karena keteledoran kasir dalam memberi uang kembalian kepada pembeli, menerima uang palsu. Jika terjadi kurang dalam penerimaan kas secara fisik maka karyawanlah yang menganti kerugian. 3)

  Praktik yang sehat a.

  Setiap bulan dilakukan pemeriksaaan jurnal penjualan oleh supervisior area dengan store manager untuk membandingkan laporan keuangan pusat dengan laporan toko. Dan itu sudah cukup efektif untuk praktik yang sehat pada Apotek Guardian

  3) Bukti Setor Toko

  Kondisi dan kemampuan penjualan 2)

  Kegiatan penjualan dipengaruhi oleh beberapa faktor, sebagai berikut : 1)

  Faktor – faktor yang Mempengaruhi Kegiatan Penjualan

  Setoran Penjualan

  Bukti Setoran Kasir 3)

  Pita Register Kas 2)

  Adapun dokumen yang digunakan dalam “Apotek Guardian” adalah : 1)

  Dokumen yang digunakan

  Jurnal Penjualan Kartu Persediaan Untuk Apotek

  4) Karyawan yang kompeten a.

  Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah : 1)

  Catatan Akuntansi yang Digunakan

  Fungsi Akuntansi

  Fungsi Kas 3)

  Fungsi Penjualan 2)

  Adapun fungsi-fungsi yang terkait dalam pelaksanaan sistem penjualan tunai pada “Apotek Guardian” yaitu : 1)

  Fungsi-fungsi Yang Terkait

  Dari hasil analisa yang ditinjau dari karyawan yang kompeten yang sesuai dengan teori yang dilakukan perusahaan dengan melalui penyeleksian calon karyawan dan training sudah terlaksana dengan baik dan sudah cukup efektif untuk menghasilkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya.

  Jenis dan karakteristik barang yang ditawarkan

  3) Harga pokok

  4) Syarat penjualan, seperti penjualan, penghantar (pesan – antar ), pelayanan sesudah penjualan, garansi dan sebagainya

  Interprestasi

Usulan Pemecahan Masalah Sistem dan Prosedur Penjualan Tunai pada

“Apotek Guardian”

  Usulan atau masukan kepada “Apotek Guardian” agar mencapai penjualan tunai secara maksimal dan lebih efektif adalah sebagai berikut :

  1. Bagian kasir harus melakukan update harga secara berkala setiap harinya, dan melakukan koordinasi dengan pramuniaga. Jika ditemukan perubahan harga jual, maka harga di rak regular harus sama dengan harga di kasir karena perubahan harga jual bisa berubah setiap waktu dari kantor pusat

  2. Perbedaan antara setoran penjualan dan kas yang diterima secara fisik tidak selalu minim terkadang bisa lebih besar dari yang tercantum pada setoran penjualan. Maka dari itu jika terjadi kelebihan uang kas, sebaiknya dibuatkan pembukuan kas kecil dengan metode fluktuasi untuk mengganti uang kas yang kurang akibat kesalahan yang terjadi.

  3. Memisahkan perangkapan tugas pada pramuniaga dan kasir karena dengan perangkapan tugas tersebut dapat menimbulkan kecurangan sehingga mempengaruhi tujuan perusahaan dan agar bagian kasir bisa

  Prosedur Sistem Akuntansi Penjualan

  Menurut analisis terhadap prosedur pencatatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan yang ditinjau dari sistem otorisasi, adapun catatan akuntansi yang diusulkan penulis agar digunakan pada “Apotek Guardian” dalam penjualan tunai sebagai berikut : Dari gambar bagan alir sistem penjualan tunai dapat dijelaskan sebagai berikut : 1.

  Sales Assistant a.

  Menerima barang dari konsumen b.

  Mengoperasikan mesin register kas c.

  Menerima uang dari konsumen sebagai transaksi pembayaran d.

  Mencetak pita register kas dan memberikanya pada konsumen bersama barang e.

  Melakukan update harga jual f. Jika ada perubahan harga jual bagian kasir mencetak laporan perubahan harga jual dan memberitahu bagian pramuniaga untuk mengubah label harga di rak regular.

  g.

  Menghitung uang hasil penjualan per shift h. Menghitung uang hasil penjualan per shift i. bukti setoran kasir

  Mencetak setoran penjualan dan j. Menyerahkan setoran penjualan dan bukti setoran kasir kepada Store Manager bersama uang.

  2. Store Manager a.

  Menerima setoran penjualan dan bukti setoran kasir dari bagian kasir b.

  Mencocokkan jumlah uang dengan setoran penjualan dan bukti setoran kasir c.

  Menarik dan mencetak data master dari kantor pusat dan mengarsipnya

  d. dan serah terima uang cash diteruskan ke bagian setoran penjualan administrasi e. Store manager mengisi bukti setor bank sebanyak 3 rangkap

  Menyetor penerimaan cash dari penjualan tunai ke bank g.

  Bukti setor bank lembar ke 1 diserahkan ke Bank bersama uang h. Dan lembar ke 2 diteruskan ke bagian administrasi sedangkan lembar ke 3 di arsip oleh store manager sebagai dokumen sumber.

  3. Bagian Administrasi a.

  Menerima setoran penjualan dan serah terima uang cash dari store manager b.

  Melakukan penjurnalan atas penerimaan cash dari penjualan tunai c. Selanjutnya setoran penjualan dan serah terima uang kas diarsipkan sebagai dokumen sumber d.

  Bagian administrasi juga menerima bukti setor bank dari store manager e.

  Melakukan pencatatan atas bukti setor toko f. Selanjutnya bukti setor toko diarsipkan sebagai dokumen sumber.

4. Assisten Kepala Toko a.

  Menyimpan uang hasil penjualan yang diterima dari store manage (kepala shift yang bertugas) sebelum dilakukan penyetoran.

  b.

  Membuat laporan kenaikan dan penurunan penjualan serta promosi yang berkaitan dengan kegiatan toko

  SIMPULAN 1.

  Sistem pengendalian intern dari penjualan tunai pada Apotek Guardian cukup baik dengan beberapa kekurangan. Catatan yang digunakan yaitu jurnal penjualan dan kartu persediaan apotek, pengendalian intern yang dilakukan yaitu setiap bulan dilakukan pemeriksaan catatan akuntansi oleh supervisior area dengan Store Manager guna membandingkan laporan penjualan pusat dengan jurnal penjualan toko agar terjadi kesamaan. Selain itu juga kantor pusat melakukan pemeriksaan mendadak ke toko guna meningkatkan pengendalian intern.

  2. Perbedaan harga antara yang ada dirak regular dengan harga yang tertera dikasir menandakan lemahnya sistem pengendalian intern penjualan tunai yang berlaku yang mengakibatkan kurang maksimalnya penerimaan kas dari maka penulis memberikan solusi agar bagian kasir juga melakukan update perubahan harga jual untuk memaksimalkan penerimaan kas dari penjualan tunai.

  3. Bagian yang terkait dalam prosedur penerimaan kas dari penjualan tunai masih terjadi adanya perangkapan tugas dimana bagian pramuniaga yang juga merangkap sebagai kasir, hal ini sudah merupakan penyimpangan terhadap sistem pengendalian intern penjualan tunai yang berlaku, karena dengan perangkapan bagian tersebut memicu adanya kecurangan yang mengakibatkan kurang efektifnya penjualan tunai. Untuk memperbaiki seluruh operasional perusahaan agar pekerjaan lebih efektif dan pencapaian target pendapatan lebih maksimal maka penulis memberikan solusi agar perangkapan bagian pramuniaga dan kasir harus dipisahkan menurut sistem dan prosedur yang telah ada, agar pelaksanaan pekerjaan lebih efektif dan pengendalian intern bisa berjalan dengan sebaik mungkin.

  SARAN

  Dari hasil pembahasan dan kesimpulan diatas maka penulis memberikan saran yang dapat berguna bagi perusahaan dalam mengembangkan perusahaannya untuk ke depannya.

  1. Apotek Guardian, hendaknya memperbaiki sistem dan prosedur penjualan tunai yang baik serta didukung adanya pengendalian intern yang memadai dengan jalan menambah beberapa fungsi atau bagian sehingga tidak akan terjadi perangkapan tugas guna menjalankan tugasnya, disamping itu juga memudahkan pimpinan untuk selalu memantau karyawanya.

  2. Perlu adanya ketegasan dan kejelasan dalam melaksanakan semua kegiatan penjualan dan pengendalian intern dalam melaksanakan kewajibanya sehingga dapat terciptanya suatu pengendalian intern yang baik 3. Apotek Guardian, juga sebaiknya memperbaiki dan menyempurnakan struktur organisasi yaitu dengan melakukan pemisahan karyawan bagian pramuniaga dengan bagian kasir, sehingga dapat di ketahui dengan jelas fungsi, pemegang

DAFTAR PUSTAKA

  Ariani, Devi Pitasari 2012, Analisis Penerapan Pengendalian Intern Dalam

  Meningkatkan Efektivitas Pada Sistem Penjualan Di PT.Mandira Abadi Surabaya, Universitas Bhayangkara,Surabaya.

  Diana, Anastasia 2011, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Pertama. Irawan, Lulut 2013, Analisis Penerapan Sistem Pengendalian Intern Atas

  Penjualan Tiket Pesawat Terbang Pada PT.Merpati Nusantara Airlines Surabaya, Universitas Bhayangkara, Surabaya. Mardi 2011, Sistem Informasi Akuntansi, Ghalia Indonesia, Jakarta. Gelinas. 2012 Accounting Information System. Hall , James, 2011, Sistem Informasi Akuntans, Selemba Empat, Edisi Keempat. Hery 2013, Dasar Akuntansi Jakarta . Mcleod 2013, Sistem Informasi Akuntansi, Selemba Empat, Jakarta. Mulyadi, 2013, Sistem Akuntansi, Edisi 4, Salemba Empat, Jakarta. Mulyadi 2016, Sistem Akuntansi, Edisi Keempat, Selemba Empat, Jakarta. Rohati, Lilik 2016, Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

  Guna Meningkatkan Pengendalian Intern Pada UD.Langgeng Jaya, Universitas Bhayangkara, Surabaya.

  Romney and Steinbart, 2014, Accounting Information system, Salemba Empat, Jakarta. Sugiyono 2013, Metedologi Penelitian Bisnis, Alfabeta, Bandung. Sujarweni, Wiratna 2015, Sistem Akuntansi, Pustaka Baru Press, Yogyakarta. Sutabri, Tata 2012, Analisis Sistem Informasi ,Yogyakarta.