PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN DI PT. DIAR PATRIA PROPERINDO SURABAYA.
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN
DI PT. DIAR PATRIA PROPERINDO SURABAYA
SKRIPSI
Dia j u k a n O leh :
MOCH. ASROFI
NPM : 0732010072
J URUSAN TEKNIK INDUSTRI
FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN”
J AWA TIMUR
2012
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
KATA PENGANTAR
Segala puji syukur saya panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah
melimpahkan rahmat, hidayah, kenikmatan dan karuniaNya yang tak terhingga
sehingga saya berkesempatan menimba ilmu hingga jenjang perguruan tinggi.
Berkat rahmatNya pula memungkinkan saya untuk menyelesaikan skripsi dengan
judul “SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN DI PT. DIAR PATRIA
PROPERINDO SURABAYA”.
Tugas akhir ini disusun untuk memenuhi persyaratan mendapatkan gelar
sarjana Teknik (S-1) Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri
Universitas Pembangunan Nasional “ Veteran “ Jawa Timur.
Dalam penulisan Skripsi ini tak lepas dari bantuan, bimbingan dan dorongan
dari pihak instansi baik secara langsung maupun secara tidak langsung yang
berhubungan dengan penulisan Skripsi ini. Oleh karena itu dalam kesempatan ini
peneliti menyampaikan rasa hormat dan terima kasih yang sebanyak-banyaknya
kepada :
1.
Bapak Ir. Sutiyono, MT selaku Dekan Fakultas Teknologi Industri UPN
“Veteran” Jawa Timur.
2.
Bapak Dr. Ir. Minto Waluyo, MM. selaku Ketua Jurusan Teknik Industri
UPN “Veteran” Jawa Timur.
3.
Bapak Drs. Pailan, MPd. Selaku Sekretaris Jurusan Teknik Industri UPN
“Veteran” Jawa Timur.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
4.
Bapak Ir. H. Tri Susilo, MM dan Ir. H. M. Tutuk Safirin, MT selaku Dosen
Pembimbing yang telah membimbing saya dalam menyelesaikan laporan
skripsi ini.
5.
M. Pribadi Arqam, SE. MM selaku Direktur Utama yang telah mengizinkan
saya melaksanakan penelitian di PT. Diar Patria Properindo.
6.
Mbak Nisa, selaku pembimbing lapangan di lingkungan perusahaan. Dan
semua pegawai di PT. Diar Patria Properindo. Terima kasih yang sebesar besarnya.
7.
Bapak dan Ibu serta keluarga besarku yang telah memberikan banyak
dukungan, semangat serta doa restu baik secara moril maupun materiil
sehingga saya dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik.
8.
Sahabat - sahabatku “PARALEL B ANGKATAN 2007” terima kasih atas
dorongan dan semangatnya, Komting, Gendut, Fa’ul, Mean, Ocrut, Mie Punk,
dll. ayo rek tetap semangat, kejarlah impianmu teman gelar sarjana
menunggumu, terima kasih juga atas kebersamaan kita selama ini.
9.
Semua Temen-temen mahasiswa U.P.N khususnya jurusan Teknik Industri
angkatan 2007 maupun angkatan atas dan bawah yang penulis kenal.
10. Tak lupa Mas bro Yursa Arliansyah, terima kasih banyak teman, tanpa
bantuanmu apa jadinya diriku, Matur suwun sanget.
11. Semua pihak yang tidak penulis sebutkan satu-persatu yang telah membantu
dalam menyelesaikan penyusunan Skripsi ini.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
Semoga Kemampuan dan pengetahuan telah tercurahkan demi kesempurnaan
Skripsi ini, namun keterbatasan dan kekurangan tetaplah ada. Oleh karena itu,
penulis menyadari sepenuhnya bahwa di dalam penyusunan laporan ini masih
jauh dari sempurna. Untuk itu penulis dengan senang hati menerima segala kritik
dan saran yang bersifat membangun guna kesempurnaan Tugas Akhir (Skripsi)
ini.
Akhir kata penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat berguna dan
bermanfaat bagi semua pihak.
Surabaya, Juni 2010
Penulis
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR…………….......……………………………………….. i
DAFTAR ISI………………………………………………………………….. iv
DAFTAR TABEL……………...…………………………………………….…ix
DAFTAR GAMBAR……………………….……………………………….… x
ABSTRAKSI....................................................................................................... xii
BAB I
PENDAHULUAN ............................................................................ 1
1.1. Latar Belakang ........................................................................... 1
1.2. Perumusan Masalah ................................................................... 3
1.3. Batasan Masalah ......................................................................... 3
1.4. Tujuan Penelitian ....................................................................... 3
1.5. Asumsi-asumsi .......................................................................... 4
1.6. Manfaat Penelitian ..................................................................... 4
1.7. Sistematika Penulisan ................................................................ 5
BAB II TINJ AUAN PUSTAKA .................................................................... 7
2.1. Konsep Dasar Sistem ................................................................. 7
2.1.1
Elemen Sistem ............................................................... 8
2.1.2. karakteristik Sistem ........................................................ 10
2.2. Konsep Dasar Informasi ............................................................. 12
2.2.1. Siklus Informasi ............................................................. 13
2.2.2. Kualitas Informasi .......................................................... 14
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
2.2.3. Nilai informasi ............................................................... 15
2.3. Sistem informasi Manajemen ..................................................... 15
2.4. Organisasi dan Informasi ........................................................... 17
2.5. Pengembangan Sistem Informasi Manajemen ............................ 18
2.5.1. Pendekatan Pengembangan Sistem ................................. 21
2.6. Siklus Hidup Sistem (system life cycle) ...................................... 24
2.6.1. Tahap-tahap Siklus Hidup .............................................. 25
2.7. Analisis dan Pengembangan Sistem ........................................... 28
2.7.1. Langkah-langkah di Analisis Sistem ............................... 28
2.7.2. Alat-alat Pengembangan Sistem ..................................... 30
2.7.2.1.
Bagan Alir .................................................. ...... 30
2.8. Pemodelan Data ..... ........ ............................................................ 34
2.8.1. Entity Relationship Diagram .......................................... 35
2.8.2. Entitas .............................................................................. 35
2.8.3. Atribut .............................................................................. 35
2.8.4. Relasi ........................................................................ ....... 36
2.8.5. Data Flow Diagram ..................................................... ..... 37
2.8.6. Power Disaigner 9 ..................................................... ....... 39
2.8.7. SQL Server 2005 ....................................................... ....... 39
2.8.8. Visual Studio. Net 2005 ............................................ ....... 41
2.9. Penelitian Terdahulu .................................................................. 42
2.9.1. Brian Sandi Ngongoloy .................................................. 42
2.9.2. Agung Sandi Wijaya ...................................................... 43
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
BAB III METODE PENELITIAN ................................................................... 44
3.1. Lokasi Penelitian dan Waktu Penelitian ..................................... 44
3.2. Identifikasi dan Definisi Operasional Variabel ........................... 44
3.3. Metode Pengumpulan Data ........................................................ 45
3.3.1.
Metode Pengolahan Data ........................................... ..... 46
3.4. Tahap Analisis Sistem ................................................................ 46
3.5. Perancangan Sistem ................................................................... 48
3.6. Uji Validitas Program (Uji Coba Program) ................................ 49
3.7. Langkah-langkah Pemecahan Masalah ....................................... 50
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
ABSTRAK
PT. DIAR PATRIA PROPERINDO adalah perusahaan yang bergerak di
bidang jasa properti dan kebersihan gedung. Pada perusahaan ini pada sistem
kepegawaian masih dilakukan secara manual pada departemen masing-masing,
sehingga menyebabkan terlambatnya informasi penerimaan karyawan baru.
Untuk memenuhi kebutuhan akan informasi ini, maka perlu dikembangkan
suatu Sistem kepegawaian yang memadai sehingga dapat memberikan informasi yang
lebih baik. Perancangan Sistem kepegawaian berbasis komputer ini diharapkan
mampu menjawab permasalahan yang ada mengenai sistem kepegawaian yang
terkomputerisasi sehingga akan mempermudah tugas operator dalam menghasilkan
sistem informasi yang akurat, tepat waktu, dan relevan sehingga dapat digunakan
dalam proses pengambilan keputusan.
Data base terdiri dari 2 bagian yaitu pegawai yang meliputi Id_Admin, Nama,
jabatan, User name, dan Password dan karyawan meliputi Id_Karyawan, Nama, Alamat,
Tgl_Lahir, Bln_lahir, Thn_lahir, Jenis Kelamin, Pendidikan, Skill, Ket_pelatihan, Riwayat,
Tgl_Input. Operator yang mengoperasikan program SIM kepegawaian adalah staff pada
bagian administrasi.
Kata kunci : Sistem Informasi Manajemen, Sistem Kepegawaian
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Pada saat era globalisasi sekarang ini, perusahaan harus mampu
menghadapi persaingan bebas yang terjadi. Untuk itu semua sumber daya
perusahaan harus dapat dikerahkan secara maksimal dan professional untuk
mendukung keberhasilan perusahaan. Keberhasilan perusahaan sangat tergantung
pada keberhasilan manajemen dalam melaksanakan pekerjaannya. Keberhasilan
manajemen perusahaan juga tergantung pada tersedianya informasi yang relevan
dari pengolahan data yang tepat. Agar pekerjaan informasi dapat ditangani secara
sistematis dan praktis perlu adanya menejemen sistem informasi.
PT. Diar Patria Properindo Surabaya adalah perusahaan yang bergerak
dalam bidang jasa penjualan, jasa pemeliharaan gedung dan properti. Dimana
perusahaan ini bekerjasama dengan perusahaan-perusahaan lain, apabila
perusahaan lain membutuhkan jasa pemeliharaan gedung dan properti maka PT.
Diar Patria Properindo Surabaya yang menjalankan pekerjaan tersebut sesuai
kontrak kerja yang sudah di sepakati sebelumnya.
Dalam kenyataannya PT. Diar Patria Properindo berusaha untuk
penanganan menejemen tenaga kerjanya, berusaha secara sistematik semuanya
menggunakan sistim komputerisasi, tetapi pada sub sistem kepegawaiannya masih
manual dan belum menggunakan data base. Dimana calon pelamar yang datang
harus melalui beberapa tahapan yang ada di perusahaan. Setelah pihak perusahaan
1
2
memanggil para calon karyawan untuk mengikuti test-test yang telah disiapkan,
pertama-tama mereka harus mengisi form yang telah disediakan perusahaan.
Untuk selanjutnya calon karyawan mengikuti test dan beberapa tahapan yang
telah disiapkan. Tahapan-tahapan nya antara lain adalah test tulis yang kemudian
dilanjutkan dengan test wawancara dan test skill. Karena dalam penerimaan
karyawan PT. Diar Patria Properindo Surabaya masih menggunakan metode
manual secara tertulis sehingga perlu perancangan sistem informasi secara
kompterisasi kepegawaian. sehingga dalam proses penerimaannya terstruktur
secara teratur.
Melihat kondisi tersebut diatas maka peneliti melakukan penelitian
perancangan system informasi penerimaan karyawan di PT. Diar Patria
Properindo Surabaya. Perancangan sistem informasi merupakan solusi yang tepat
dalam memudahkan perusahaan dalam penerimaan karyawan.
Oleh karena itu perlu adanya perancangan sistem informasi menejemen
kepegawaian yang diharapkan dapat membantu masalah-masalah yang ada.
Sehingga dapat mempermudah proses pengambilan keputusan secara tepat,
dengan tersedianya informasi-informasi yang tepat waktu, akurat dan relevan.
3
1.2
Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian diatas maka dapat dirumuskan suatu permasalahan
yaitu :
“Bagaimana merancang sistem Informasi menejemen kepegawaian di PT. Diar
Patria Properindo?”
1.3
Batasan Masalah
Agar penelitian ini lebih tepat sasarannya maka diperlukan batasan-
batasan sebagai berikut :
1. Perancangan sistem hanya dibatasi pada ruang lingkup kepegawaian
2. Sistem hanya mengelola informasi tentang calon yang menyangkut Curiculum
Vitae dan lama waktu kerja calon pegawai.
1.4
Asumsi - asumsi
Dalam menyelesaikan penelitian dan untuk mencapai hasil yang
maksimal, maka digunakan asumsi-asumsi sebagai berikut :
1. Tidak ada kebijakan perusahaan yang mengalami perubahan secara signifikan
selama dilakukan penelitian ini.
2. Selama penelitian ini lingkungan perusahaan dalam kondisi yang kondusif
(tidak terjadi unjuk rasa).
4
1.5
Tujuan Penelitian
Tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini adalah merancang sistem
informasi manajemen kepegawaian menjadi terintegrasi dan secara terstruktur,
sehingga bisa menjadi efektif, efisien, cepat serta akurat dengan menyederhanakan
system yang ada.
1.6
Manfaat Penelitian
Dengan mengangkat permasalahan yang terjadi di PT. Diar Patria
Properindo maka manfaat yang didapat dari penelitian ini adalah :
1. Bagi Perusahaan
Dengan adanya penerapan metode system informasi manajemen, pihak
perusahaan dapat mengetahui bagaimana proses penerimaan karyawan
sehingga dapat dilakukan perbaikan jika memang diperlukan.
2. Bagi Mahasiswa
1. Sebagai bahan perbandingan teori dan praktek sehingga dapat menambah
wawasan yang sangat penting bagi penulis dimasa mendatang.
2. Dapat mengembangkan pengetahuan yang selama ini hanya didapat secara
teoritis untuk diterapkan dalam praktek nyata.
3. Bagi Universitas
Sebagai bahan perbendaharaan dan studi banding bagi mahasiswa dimasa
yang akan datang.
5
1.7.
Sistematika Penulisan
Untuk memudahkan memahami pembahasannya, maka laporan ini secara
sitematika adalah sebagai berikut :
BAB 1
PENDAHULUAN
Bab ini berisi tentang latar belakang permasalahan, perumusan
masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, batasan, dan asumsi
yang digunakan dalam penyelesaian masalah, serta sistematika
penulisan.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini berisi tentang konsep dasar sistem dan metode – metode
yang dijadikan sebagai acuan dalam menentukan tahapan – tahapan
untuk menyusun langkah – langkah penyelesaian permasalahan
sehingga dapat menjadi pegangan dalam melakukan pengolahan
data.
BAB III
METODE PENELITIAN
Bab ini berisi tentang lokasi penelitian dan waktu penelitian,
identifikasi dan definisi data yang diperoleh, analisa sistem,
langkah – langkah penyelesaian masalah, bagaimana cara
mengolah data tersebut serta hasil apa saja yang akan didapat
setelah data tersebut di olah.
6
BAB IV
ANALISA DAN PEMBAHASAN
Bab ini berisi tentang pengumpulan data yang diperlukan untuk
pembuatan program, pengolahan data, serta analisis sistem yang
digunakan sebagai penyusunan program.
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi tentang kesimpulan dari pembahasan dan saran untuk
perbaikan sistem informasi manajemen perekrutan yang digunakan
perusahaan saat ini.
DAFTAR PUSTAKA
BAB II
TINJ AUAN PUSTAKA
2.1.
Konsep Dasar Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan system, yaitu
menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponennya atau
elemennya. Pendekatan system yang lebih menekankan pada prosedur dalam buku
(Jogiyanto, 2005 ) menurut (FitzgGerald) mendefinisikan system sebagai berikut :
“Suatu system adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang
saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan
atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.
Pendekatan system yang merupakan jaringan kerja prosedur lebih
menekankan urut-urutan operasi dalam system. Dalam buku (Jogiyanto, 2005)
menurut (Neuschel), prosedur didefinisikan berikut :
“Suatu prosedur adalah suatu urutan-urutan operasi klerikal (tulismenulis), biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu atau lebih departemen,
yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksitransaksi bisnis yang terjadi”.
Lebih lanjut dalam buku (Jogiyanto, 2005) menurut (J. F Kelly) dkk,
mendefinisikan prosedur sebagai berikut :
Suatu prosedur adalah urutan-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi
yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang
mengerjakan, kapan (when) dikerjakan, dan bagaiamana (how) mengerjakannya.
7
8
Pendekatan system
yang lebih menekankan pada elemen atau
komponennya mendefinisikan system sebagai berikut :
“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai
suatu tujuan tertentu”.
Semua defenisi tentang sistem mencakup lima unsur utama yang
terdapat dalam system yaitu :
1.
Komponen – komponen dan bagian-bagian.
2.
Adanya interaksi atau hubungan – hubungan antar komponen – komponen
atau bagian-bagian.
3.
Adanya sesuatu yang mengikat komponen-komponen atau bagian-bagian
tersebut menjadi suatu kesatuan.
4.
Terdapat tujuan bersama sebagai hasil akhir.
5.
Berada dalam suatu lingkungan yang kompleks.
2.1.1
Elemen Sistem
Elemen-elemen yang terdapat dalam system meliputi : tujuan system,
batasan system, control, input, proses, output dan umpan balik.
Hubungan antara elemen-elemen dalam system dapat dilihat pada gambar
dibawah ini :
9
TUJUAN
BATASAN
KONTROL
OUTPUT
PROSES
INPUT
UM PAN BALIK
Gambar 2.1 Elemen-elemen Sistem
(Sumber : Jogiyanto, 1999)
Gambar bisa dijelaskan bahwa tujuan, batasan dan control system akan
berpengaruh pada input, proses dan output. Input yang masuk dalam system akan
diproses dan diolah sehingga menghasilkan output. Output tersebut akan dianalisa
dan akan jadi umpan balik bagi penerima. Dari umpan balik akan muncul
pertimbangan selanjutnya. Kemudian siklus ini akan berlanjut dan berkembang
sesuai dengan permasalahan yang ada.
10
2.1.2 Karakter istik Sistem
Suatu system mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu
komponen-komponen (components), batas system (boundary), lingkungan luar
system (environtments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran
(output), pengolah (proses), dan sasaran (objectives), atau tujuan (goal).
(Sumber : Jogiyanto, 2005: 3)
1.
Komponen Sistem (components)
Suatu system terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi.
Komponen-komponen system dapat berupa subsistem bagian-bagian dari
system. Setiap system berapapun kecilnya, selalu mengandung komponenkomponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifatsifat dari system untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan keseluruhan.
2.
Batas Sisitem (boundary)
Batas system merupakan daerah yang membatasi antara suatu system
dengan system yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas
system ini memungkinkan suatu system dipandang sebagai suatu kesatuan.
Batas suatu system menunjukkan ruang lingkup dari system tersebut.
3.
Lingkungan luar system (environtments)
Lingkungan luar dari suatu system adalah apapun diluar batas dari system
yang mempengaruhi operasi system. Lingkungan luar system dapat
bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan.
11
4.
Penghubung system (interface)
Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan
subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumbersumber daya yang mengalir dari suatu subsistem ke subsistem yang
lainnya. Keluaran dari subsistem akan menjadi masukan input untuk
subsistem yang lain melalui penghubung. Dengan penghubung satu
subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk
satu kesatuan.
5.
Masukan system (input)
Masukan adalah energy yang dimasukan kedalam system, dapat berupa
masukan perawatan dan masukan sinyal. Maintenance input adalah energy
yang dimasukan supaya system dapat beroperasi. Signal input adalah
energy yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh dalam
computer, program adalah merupakan maintenance input yang digunakan
untuk mengoperasikan komputernya, dan data adalah signal input untuk
diolah menjadi informasi.
6.
Keluaran system (output)
Keluaran adalah hasil dari energy yang diolah dan diklasifikasikan
menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan, dapat berupa
masukan untuk subsistem yang lain. Misalnya untuk system computer,
panas yang dikeluarkan adalah keluaran yang tidak berguna dan
merupakan hasil pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran yang
dibutuhkan.
12
7.
Pengolah system (proses)
Suatu system dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah
masukan menjadi keluaran. Suatu system produksi akan akan mengolah
masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi barang
jadi.
Suatu system pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu system
tidak mempunyai sasaran, maka operasi system tidak akan ada gunanya. Sasaran
dari system sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan system dan
keluaran yang akan dihasilkan system. Suatu system dikatakan berhasil bila
mengenai sasaran atau tujuan.
2.2
Konsep Dasar Infor masi
Informasi sangat penting dalam suatu organisasi. Suatu sistem yang
kurang mendapat system informasi akan menjadi luruh tidak berkembang dan
berakhir.
Informasi dapat didefinisikan sebagai berikut :
“Informasi adalah data-data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan
yang
lebih berarti bagi yang menerima”. (Sumber : Jogiyanto, 2005: 5)
Sumber informasi adalah data, yang merupakan bentuk jamak dari bentuk
tunggal data item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadiankejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada
saat tertentu. Dalam dunia bisnis, kejadian nyata yang sering terjadi adalah
perubahan suautu nilai yang disebut dengan transaksi. Kesatuan nyata adalah
13
berupa suatu objek nyata seperti tempat, benda dan orang-orang yang benar-benar
nyata ada dan terjadi. (Gordon B Davis, 1998)
2.2.1
Siklus Informasi
Merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak,
sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model, untuk
menghasilkan informasi.
Diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian
menerima informasi tersebut, membuat keputusan dan melakukan tindakan, yang
berarti menghasilkan suatu tindakan lain yang akan membuat sejumlah data
kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat
model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini oleh Jhon Burch disebut
dengan siklus pengolahan data.
Proses ( model )
Input ( dat a )
Out put ( Informat ion )
Dat a ( dit angkap )
Penerim a
Hasil tindakan
Keput usan t indakan
Gambar 2.2 Siklus Informasi
(Sumber : Jogiyanto, 2005, hal 9)
14
2.2.2
Kualitas Informasi
Kualiatas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu informasi
akurat, tepat dan relavan. John Burch dan Gary Grudnitski menggambarkan
kualitas dari informasi dengan bentuk bangunan yang ditunjang oleh 3 buah pilar.
Kualit as Informasi
A
K
U
R
A
T
T
E
P
A
T
R
E
L
V
A
N
Gambar 2.3 Pilar Kualitas Informasi
(Sumber : Jogiyanto, 2005, hal 10)
1.
Akurat berarti informasi itu harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan
tidak menyesatkan.
2.
Tepat berarti informasi yang datang dari penerima tidak boleh terlambat.
Dewasa ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi
tersebut
didapat,
sehingga
diperlukan
teknologi
mutakhir
untuk
mempunyai
manfaat
untuk
mendapatkan, mengelola dan mengirim.
3.
Relevan
berarti
pemakaiannya.
informasi
tersebut
15
2.2.3
Nilai Infor masi
Nilai informasi ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya. Suatu
informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan
biaya mendapatkannya. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi
digunakan dalam berbagai kegunaan. Sehingga tidak memungkinkan dan sulit
untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah tertentu dengan
biaya yang diperolehnya, karena sebagaian informasi tidak dinikmati oleh satu
pihak dalam perusahaan. Lebih lanjut sebagian besar informasi tidak dapat persis
diperkirakan keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai
efektivitasnya. (Sumber : Jogiyanto, 2005: 11)
2.3.
Sistem Infor masi Manajemen
Defenisi Sistem Informasi adalah penerapan system informasi dalam
organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua
tingkatan manajemen. Lebih lanjut pendefinisian SIM adalah sebagai berikut:
(HM. Jogiyanto, 2005: 14)
menurut (George M. Scott,1986)
“ SIM adalah kumpulan dari interaksi antar system-sistem informasi yang
menyediakan informasi baik untuk kebutuhan, manajerial maupun kebutuhan
operasional”.
Sedangkan menurut (Barry E. Chusing 1980)
“SIM adalah kumpulan dari manusia dan sumber daya modal didalam suatu
organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk
16
menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen didalam
kegiatan perencanaan dan pengendalian”.
Dari beberapa defenisi tersebut dapat dirangkum bahwa SIM adalah
kumpulan dari interaksi system-sistem informasi yang menghasilkan informasi
yang berguna untuk semua tingkatan manajemen dalam suatu organisasi.
Secara teori, computer tidak harus digunakan dalam SIM, tapi
kenyataannya tidaklah mungkin SIM yang kompleks dan berfungsi tanpa
melibatkan element non computer dan element computer. Element non computer
adalah system manusia dan element computer adalah system mesin. Lebih lanjut
SIM selalu berhubungan dengan pengolah informasi yang berbasis pada
computer.
Semua system informasi yang ada pada perusahaan dimaksudkan untuk
memberikan informasi kepada semua tingkatan manajemen, yaitu manajemen
tingkat bawah, manajemen tingkat menengah, manajemen tingkat atas dengan
executive elemet non computer dan element computer. Element non computer
adalah system manusia dan element computer adalah system mesin. Lebih lanjut
SIM selalu berhubungan dengan pengelola informasi yang berbasis pada
computer.
Semua
system
informasi
pada
perusahaan
dimaksudkan
untuk
memberikan informasi kepada semua tingkatan manajemen, yaitu manajemen
tingkat bawah, manajemen tingkat menengah, manajemen tingkat atas dengan
executive manajemen yang terdiri dari direktur utama, direktur dan executive
lainnya di fungsi-fungsi pemasaran, teknik, pelayanan pelanggan, keuangan dan
17
akuntansi sedang manajemen tingkat menengah terdiri dari manajer-manajer
divisi dan manajer-manajer cabang. Manajer tingkat bawah disebut dengan
operating manajemen meliputi supervisor dan pengawas.
2.4.
Or ganisasi dan Infor masi
Organisasi adalah system yang saling mempengaruhi antara orang dalam
kelompok kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Tujuan organisasi secara
keseluruhan tidak mungkin dijalankan oleh satu orang saja. Organisasi dapat
diibaratkan sebagai satu kesatuan tubuh manusia yang bekerja sama sehingga
fungsi tubuh manusia dapat berjalan sesuai dengan rencana yang diharapkan.
Salah satun aspek pengorganisasian adalah menetapkan departemendepartemen. Istilah departemen sebenarnya dimaksudkan untuk suatu area
terpisah atau bercabang dari suatu perusahaan sedang departemen didalam suatu
perusahaan menunjukkan hubungan dari suatu jenjang.
Untuk mencapai tujuan tiap organisasi memerlukan manajemen yang tepat
dan dapat dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan. Kegiatan mamajemen yang
tepat
dan
dapat dilaksanakan
sesuai
kebutuhan.
Kegiatan
manajemen
membutuhkan dukungan informasi. Dengan berkembangpesatnya alat pengolah
data computer dan teknologi telekomunikasi, maka pekerjaan manajemen dan
pelayanan masyarakat yang memerlukan dukungan data dan informasi juga
mengalami perkembangan pesat. Pekerjaan manajemen juga berkembang jauh
menjadi sangat rumit seiring dengan kemajuan era globalisasi dari berbagai
kegiatan kenegaraan, termasuk perdagangan bebas regional dan internasional.
18
Tanpa dukungan informasi, manajemen suatu suatu organisasi tidak akan
mencapai tujuan yang direncanakan, terutama untuk mencapai secara efektif dan
efisien.
Tujuan
M anajemen
Informasi
Dat a
Gambar 2.4 Hubungan data dan tujuan organisasi
(Sumber : Jogiyanto, 1999)
2.5.
Pengembangan sistem informasi manajemen
Pengembangan sistem (system development) dapat berarti menyusun suatu sistem
yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki
sistem yang telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena
beberapa hal, yaitu sebagai berikut: (HM. Jogiyanto, 2005: 35)
1. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang lama.
Permasalahan yang timbul dapat berupa:
a. Ketidakberesan
Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak
dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan, misalnya kesalahan-kesalahan
yang tidak disengaja yang juga dapat menyebabkan kebenaran dari data kurang
terjamin, serta tidak effisiennya operasi.
b. Pertumbuhan organisasi
19
Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru,
dikarenakan kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data
semakin meningkat.
2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities)
Untuk meraih kesempatan sehingga membutuhkan informasi yang lebih baik supaya
dapat bersaing dengan perusahaan lain dan kesempatan-kesempatan ini dapat berupa
peluang-peluang pasar, pelayanan yang meningkat kepada langganan.
3. Adanya instruksi-instuksi (directives)
Penyusunan sistem yang baru karena adanya instruksi-intruksi dari pimpinan ataupun
dari luar (peraturan pemerintah).
Berikut ini dapat digunakan sebagai indikator adanya permasalahan dan kesempatan
yang dapat diraih, sehingga sistem yang lama harus diperbaiki, ditingkatkan
bahkan diganti seluruhnya, yaitu :
-
Laporan yang tidak tepat waktunya
-
Isi laporan yang sering salah
-
Pengiriman barang yang sering tertunda
-
Kegiatan yang tumpah tindih
-
Kesalahan-kesalahan manual yang tinggi
-
File-file yang kurang teratur
-
Pemesanan kembali barang yang tidak effisien
-
Bertumpuknya back-order tertundanya pengiriman karena kurangnya persediaan
barang)
Karena adanya permasalahan tersebut maka sistem yang lama memerlukan
perbaikan sehingga pengembangan sistem sangat diperlukan untuk memecahkan
20
permasalahan-permasalahan yang timbul, meraih kesempatan-kesempatan yang ada
memenuhi kesempatan yang diberikan.
Sist em
yang ada
Permasalahan kesempat an
Pengembangan
inst ruksi
sist em
M emecahkan masalah
meraih kesempat an
mem enuhi inst ruksi
Sist em
yang baru
Gambar 2.5 Pengembangan sistem
(Sumber: Jogiyanto, 2005: hal 37)
Pengembangan sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi peningkatanpeningkatan di sistem yang baru. Peningkatan-peningkatan ini berhubungan dengan
PIECES yaitu sebagai berikut: (HM. Jogiyanto, 2005: 38)
1. Performance (kinerja)
Peformance adalah peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru
sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari throughput dan response
time. Throughput adalah jumah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat
tertentu. Response time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi
atau pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan
tersebut.
21
2. Information (informasi)
Information adalah peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan.
3. Economy (ekonomis)
Economy adalah peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan-keuntungan
atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi.
4. Control (pengendalian)
Control adalah peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan
memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang dan akan
terjadi.
5. Efficiency (efisiensi)
Efficiency adalah peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda dengan
ekonomis. Bila ekonomis berhubungan dengan bagaimana sumber daya yang
digunakan, sedangkan efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya tersebut
digunakan dengan pemborosan yang paling minimum. Efisiensi dapat diukur dari
outputnya dibagi dengan inputnya.
6. Services (pelayanan)
Services adalah peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh system.
2.5.1. Pendekatan Pengembangan Sistem
Terdapat beberapa pendekatan untuk pengembangan sistem, yaitu sebagai
berikut : (Sumber : Jogiyanto, 2005: 53)
1. Pendekatan klasik lawan pendekatan terstruktur ( dipandang dari metode
yang digunakan )
22
Metodologi pendekatan klasik mengembangkan sistem dengan mengikuti
tahapan-tahapan di system life cycle. Pendekatan ini menekankan bahwa
pendekatan sistem akan berhasil dalam mengikuti tahapan di system life
cycle. Akan tetapi sayangnya didalam praktek, hal ini tidaklah cukup.
Karena pendekatan ini tidak memberikan pedoman lebih lanjut tentang
bagaimana melakukan tahapan-tahapan tersebut dengan terinci. Orang
yang mengembangkan sistem masih memerlukan alat-alat dan teknikteknik untuk mengembangkan sistem tersebut. Mulai awal tahun 1970
muncul pendekatan baru yang disebut pendekatan terstruktur. Pendeketan
ini pada dasarnya mencoba menyediakan kepada analisis tambahan alatalat dan teknik-teknik untuk mengembangkan sistem disamping tetap
mengikuti ide dari sistem life cycle.
2. Pendekatan sepotong lawan pendekatan sistem ( dipandang dari sasaran
yang dicapai ).
Pendapatan sepotong merupakan pendekatan pengembangan sistem yang
menekankan pada suatu kegiatan atau aplikasi tertentu saja. Pada
kegiatannya aplikasi yang dipilih dikembangkan tanpa memperhatikan
posisinya di sistem informasi atau tanpa memperhatikan sasaran
keseluruhan dari organisasi. Pendekatan ini hanya memperhatikan sasaran
aplikasi itu saja. Lain halnya dengan pendekatan sistem yang
memperhatikan sistem informasi sebagai satu kesatuan terintegrasi untuk
masing-masing kegiatan atau aplikasinya. Pendekatan sistem ini
23
menekankan pada pencapaian sasaran dari organisasi, tidak hanya sasaran
dari sistem informasi itu saja.
3. Pendekatan bawah – naik lawan pendekatan atas – turun.
Pendekatan bawah-naik dimulai dari level bawah organisasi, yaitu level
operasional dimana transaksi dilakukan. Pendekatan ini dimulai dari
perumusan kebutuhan-kebutuhan untuk menangani transaksi dan naik ke
level atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan transaksi
tersebut. Pendekatan ini juga merupakan cirri-ciri dari pendekatan klasik.
Pendekatan bawah-naik bila digunakan pada tahap analisis sitem disebut
juga dengan istilah data analisis, karena yang menjadi tekanan adalah data
yang akan diolah terlebih dahulu, informasi yang dihasilkan mengikuti
datanya. Pendekatan atas-turun sebaiknya dimulai dari level atas
organisasi yaitu level perencanaan strategi. Pendekatan ini dimulai dengan
mendefiniskan sasaran dan kebijakan organisasi. Langkah selanjutnya dari
pendekatan ini adalah dilakukan analisa kebutuhan informasi. Setelah
kebutuhan informasi ditentukan, maka turun ke pemrosesan transaksi,
yaitu penentuan output, basis data, prosedur-prosedur dan kontrol.
Pendekatan ini juga merupakan cirri-ciri dari pendekatan terstruktur.
Pendekatan atas-turun bila digunakan pada analisis sistem disebut juga
dengan decision analysis, karena yang menjadi tekanan adalah informasi
yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan oleh manajemen terlebih
dahulu, kemudian data yang diperlukan diolah dan didefinisikan secara
menyusul mengikuti informasi yang dibutuhkan.
24
4. Pendekatan sistem menyeluruh lawan pendekatan moduler.
Pendekatan
sistem
menyeluruh
merupakan
pendekatan
yang
mengembangkan sistem serentak secara menyeluruh. Pendekatan ini
kurang mengena untuk sistem uang komplek, karena akan menjadi sulit
untuk dikembangkan. Pendekatan moduler berusaha memecah sistem yang
rumit menjadi beberapa bagian atau modal yang sederhana, sehingga
sistem akan lebih mudah dipahami dan sederhana, sehingga sistem akan
lebih mudah dipahami dan dikembangkan. Akibat lebih lanjut sistem akan
lebih mudah dikembangkan sesuai dengan waktu yang direncanakan,
mudah dipahami oleh pemakai sistem dan mudah untuk dipelihara.
5.
Pendekatan lompatan jauh lawan pendekatan berkembang.
Pendekatan lompatan jauh menerapkan perubahan menyeluruh secara
serentak menggunakan teknologi canggih. Perubahan ini banyak
mengandung, karena teknologi computer begitu cepat berkembang dan
untuk tahun-tahun mendatang sudah jadi usang. Pendekatan ini juga terlalu
mahal, karena memerlukan investasi untuk semua teknologi yang
digunakan, dan pendekatan ini sulit untuk dikembangkan karena terlalu
komplek. Pendekatan berkembang menerapkan teknologi canggih hanya
untuk menerapkan aplikasi-aplikasi yang memerlukan saja pada saat itu
dan akan terus dikembangkan pada periode-periode berikutnya mengikuti
kebutuhan sesuai dengan perkembangan teknologi yang ada. Pendekatan
berkembang menyebabkan investasi tidak terlalu mahal dan dapat
25
mengikuti perkembangan teknologi yang cepat, sehingga teknologi yang
digunakan tidak menjadi cepat usang.
2.6.
Siklus hidup system ( system life cycle )
Siklus hidup sistem ( system life cycle ) adalah proses evolusioner yang
diikuti dalam menerapkan sistem atau sub sistem informasi berbasis computer.
SLC terdiri dari serangkaian tugas yang erat yang mengikuti langkah-langkah
pendekatan sistem down. SCL disebut sebagai pendekatan air terjun bagi pengem
bangan dan penggunaan sistem. (Raymond McLeod Jr, 1997: 228)
2.6.1. Tahap-tahap siklus hidup
Empat tahap pertama adalah perenacanaan, analisis, rancangan, dan
penerapan, tahap-tahap ini secara bersama-sama dinamakan siklus hidup
pengembangan sistem, tahap kelima adalah tahap penggunaannya, yang
berlangsung sampai tiba waktunya untuk merancang sistem itu kembali. Proses
merancang kembali mengakibatkan siklus tersebut berulang.
1. Tahap Perancanaan
Selama tahap-tahap pengembangan awal, analisis sistem bertindak sebagai
spesialis informasi yang bertanggung jawab untuk bekerja dengan
pemakai. Dalam tahap ini dilakukan proses pengidentifikasian masalah
dan penyebabnya yang dibantu oleh seorang analis sistem. Pembuat
keputusan dan analis sistem mengembangkan suatu daftar tujuan sistem
yang harus dipenuhi oleh sistem untuk memuaskan pemakai. Pada tahap
26
ini, tujuan hanya dinyatakan secara umum. Nantinya tujuan-tujuan ini akan
dibuat lebih spesifik. Beberapa kendala timbul oleh karena lingkungan,
kendala-kendala tersebut penting untuk diidentifikasi sebelum sistem
benar-benar mulai dikerjakan. Dengan cara ini, baik rancangan maupun
kegiatan proyek akan berada diantara kendala-kendala ini. Ada enam
dimensi yang harus diperhatikan yaitu teknis, pengambilan ekonomis,
pengambilan non ekonomis, hokum dan etika, operasional, jadwal.
Analisis sitem mengumpulkan informasi sesuai dengan dimensi tersebut
didalam sistem.
2. Tahap Analisis
Ketika perancanaan selesai dan mekanisme pengendalian telah berjalan,
tim proyek beralih pada analisi sistem yang ada, analisis sistem adalah
penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang
sistem baru atau diperbaharui. Pada tahap ini analis mengumpulkan
dokumentasi dari sistem yang ada, dapat berupa flowchart, DAD, dan
grafik, kemudian mendefinisikan kebutuhan informasi secara spesifik.
3. Tahap Rancangan
Rancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh
sistem baru. Jika sistem itu berbasis computer, rancangan dapat
menyertakan spesifikasi jenis perawatan yang akan digunakan. Hasil dari
tahap rancangan ini adalah konfigurasi peralatan yang terbaik bagi sistem
untuk mencapai tujuannya dengan kendala yang ada.
27
4. Tahap Penerapan
Penerapan merupakan kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber
daya fisik dan konseptual yang mengahasilkan suatu sistem yang bekerja,
langkah pertama yang harus dikerjakan pada tahap ini adalah
merancanakan penerapan, kemudian mengumumkan penerapan tujuannya
yaitu untuk menginformasikan kepada para pegawai mengenai keputusan
untuk menerapkan sistem yang baru dan meminta kerja sama mereka. Pada
tahap ini database yang akan diperlukan untuk memasukkan data yang
baru sehingga sesuai dengan rancangan sistem baru. Jika perangkat keras
dari sistem yang baru tidak sesuai dengan fasilitas yang ada maka perlu
ada konstruksi baru atau perombakan. Sistem yang baru kemungkinan
akan mempengaruhi banyak orang maka orang-orang tersebut sebelumnya
harus dididik tentang peran meraka dalam sistem.
5. Tahap Penggunaan
Pada tahap ini pemakai menggunakan sistem untuk mencapai tujuan yang
diidentifikasikan pada tahap perencanaan. Sistem yang digunakan akan
dimodifikasi terus menerus, sehingga sistem dapat terus memberikan
dukungan yang diperlukan. Hal ini digunakan untuk memperbaiki
kesalahan, menjaga kemutakhiran sistem dan menigkatkan sistem.
28
1. Tahap
5. Tahap
Perencanaan
Penggunaan
2.Tahap
Analisis
4. Tahap
Penerapan
3. Tahap
Rancangan
Gambar 2.6 Pola dar i Sistem Siklus Hidup
(Sumber : Gordon B. Davis, 1997)
2.7.
Analisis dan Pengembangan Sistem
Analisis sistem dapat diidentifikasikan sebagai pengarahan dari suatu
sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud
untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi
permasalahan,
kesempatan,
hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan
perbaikannya.
Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan
sebelum tahap desain sistem. Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan
sangat penting, karena kesalahan didalam tahap ini juga akan memnyebabkan
kesalahan ditahap selanjutnya. (Sumber : Jogiyanto, 1999: 52)
2.7.1. Langkah-langkah di Analisis Sistem
Langkah-langkah didalam analisis sistem hampir sama dengan langkahlangkah yang dilakukan dalam mengidentifikasikan proyek-proyek sistem yang
29
akan dikembangkan dalam tahap perencanaan sistem. Perbedaan terletak pada
ruang lingkup tugasnya. Dianalisis sistem, ruang lingkup tugasnya lebih terinci,
sedangkan perancanaan system sifatnya hanya penelitian pendahuluan.
Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus
dilakukan oleh analis sistem anatara lain sebagai berikut ini : (Sumber : Jogiyanto,
1999)
1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah
Mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan
dalam tahap analisis sistem. Masalah dapat diidentifikasikan sebagai suatu
pertanyaan yang dipecahkan.
2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.
Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana
sistem yang ada beroperasi. Untuk mempelajari operasi dari sistem ini
diperlukan data yang diperoleh dengan cara melakukan penelitian. Analisis
sistem dapat mengumpulkan data ini dengan menggunakan teknik
pengumpulan data yang ada, yaitu dengan wawancara, observasi, daftar
pertanyaan, dan pengambilan sampel.
3. Analyze, yaitu menganalisis hasil penelitian.
Langkah ini dilakuakan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil
penelitian yang telah dilakukan. Menganalisis hasil penelitian sering sulit
dilakukan analis sistem yang masih baru, mencoba untuk memecahkan
masalah tanpa menganalisisnya.
4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.
30
Setelah proses analisis sistem ini selesai dilakukan, tugas berikutnya dari
analis sistem dan timnya adalah membuat lapoaran hasil analisis. Laporan
ini diserahkan kepada steering commite yang nantinya akan diserahkan
kepihak manajemen. Pihak manajemen bersama-sama dengan panitia
pengarah dan pemakai sistem akan mempelajari temuan-temuan dan
analisa yang telah dilakukan oleh analis sistem yang disajikan dalam
laporan ini.
2.7.2. Alat-Alat Pengembangan Sistem
Alat-alat pengembangan sistem terdiri dari bagan alir, diagram arus data,
ERD (Entity Relationship Diagram) dan DFD (Data Flow Diagram).
(Sumber : Jogiyanto, 2005: 701)
2.7.2.1. Bagan Alir
Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow)
didalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan untuk
alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. Pada waktu akan menggambarkan
suatu bagan alir, analisis sistem atau pemrograman dapat mengikuti pedomanpedoman sebagai berikut :
1. Bagan alir sebaiknya digambarkan dari atas kebawah dan mulai dari
bagian kiri halaman.
2. Kegiatan didalam bagan alir harus ditunjukkan dengan jelas.
31
3. Harus ditunjukkan dari mana kegiatan akan dimulai dan dimana akan
berakhirnya.
4. Masing-masing bagian didalam bagan alir sebaiknya digunakan suatu kata
yang mewakili suatu pekerjaan.
5. Masing-masing kegiatan didalam bagan alir harus didalam urutan yang
semestinya.
6. Kegiatan yang terpotong dan akan disambung ditempat lain harus
ditunjukkan dengan jelas menggunakan symbol penghubung.
7. Gunakan bagan alir yang standar.
Bagan alir ini terbagi menjadi :
a. Bagan alir sistem
Bagan alir sistem merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan
secara keseluruhan sistem. Bagan ini dijelaskan urutan-urutan dari
prosedur-prosedur
yang ada
didalam
sistem.
Bagan alir
sistem
menunjukkan apa yang dikerjakan sistem. Bagan alir sistem digambarkan
dengan menggunakan symbol-simbol yang tampak sebagai berikut :
Simbol Dokumen
Menunjukkan dokumen input dan
output baik untuk proses manual,
mekanik atau computer.
32
Simbol Kegiatan Manual
Menunjukkan pekerjaan manual.
Simbol Kegiatan Offline
File non computer yang diarsipkan
N
dapat berupa urut angka, urut huruf,
urut tanggal.
Simbol Kartu Plong
Menunjukkan input / output yang
menggunakan kartu plong
Simbol Proses
Menunjukkan kegiatan proses dari
operasi program komputer
Symbol Operasi Luar
Menunjukkan
operasi
yang
dilakukan diluar proses operasi
computer
33
Simbol Pengurutan Offline
Menunjukkan
proses
pengurutan
data diluar proses komputer
Simbol Pita Magnetic
Menunjukkan input / output
menggunakan pita magnetik
Simbol Hard Disk
Menunjukkan
input
/
output
/
output
/
output
menggunakan hard disk
Simbol Disket
Menunjukkan
input
menggunakan disket
Simbol Drum Magnetik
Menunjukkan
input
menggunakan drum magnetik
34
Simbol Pita Kertas Berlubang
Menunjukkan
input
/
output
menggunakan pita kertas berlubang
Simbol Keyboard
Menunjukkan input menggunakan
on-line keyboard
Simbol Display
Menunjukkan
output
yang
ditampilkan dimonitor
Simbol-simbol Garis Akhir
Simbol Penghubung
Menunjukkan proses
Menunjukkan
penghubung
kehalaman yang masih sama atau ke
halaman yang lain
Gambar 2.7 Simbol-simbol yang digunakan dibagan alir system
(Sumber : Jogiyanto, 2005, hal 796)
35
2.8 Pemodelan Data
Model
Data
adalah
kumpulan
perangkat
konseptual
untuk
menggambarkan data, hubungan data, semantik (makna) data dan batasan data
2.8.1
Entity Relationship Diagr am (ERD)
ERD digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan
antar data, karena hal ini relatif kompleks. Sesuai dengan namanya, ERD
dibentuk dari 2 komponen utama, yakni:
2.8.2
-
Entitas
-
Atribut
-
Relasi
Entitas
Entitas (entity), merupakan obyek yang mewakili sesuatu dalam
dunia nyata, baik secara fisik (mobil, rumah, manusia, pegawai dsb)
ataupun secara konsep (department, pekerjaan, mata kuliah dsb) dan dapat
dibedakan antara satu dengan lainnya (unique). Entitas digambarkan dalam
bentuk persegi empat.
Gambar 2.8 Entitas
36
2.8.3
Atr ibut
Setiap entitas pasti memiliki attribut yang mendeskripsikan
karakteristik (property) dari entitas tersebut. Penetapan attribut dari sebuah
entitas berdasarkan fakta yang ada atau berdasarkan kebutuhan. Attribut
identik dengan kolom data atau field dalam sebuah tabel. Misalnya atribut
nama pegawai dari entitas pegawai.
Atribut digambarkan dalam bentuk ellips.
Nama_Peg
Pegawai
Al amat_Peg
Gambar 2.9 Atribut
2.8.4
Relasi
Relasi menayatakan hubungan antar entitas termasuk terhadap
entitas itu sendiri (rekursif). Misalnya dalam kasus hubungan antara entitas
siswa dan entitas mata kuliah adalah mengikuti.
Gambar 2.10 Relasi
37
J enis-jenis r elasi:
1. Satu ke satu (one to one)
Setiap data pada entitas A berhubungan dengan maksimal satu data
pada entitas B, begitu pula sebaliknya.
2. Satu ke banyak (one to many)
Setiap data pada entitas A bisa berhubungan dengan banyak data pada
entitas B, tetapi data pada entitas B berhubungan maksimal hanya
dengan sebuah data di A.
3. Banyak ke satu (many to one)
Merupakan kebalikan dari relasi satu ke banyak.
4. Banyak ke banyak (many to many)
Setiap data pada entitas A bisa berhubungan dengan banyak data pada
entitas B, demikian pula sebaliknya. Kardinalitas satu ke banyak
maupun banyak ke satu bisa dianggap sama.
2.8.5
Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang
memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai
suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan
alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.
Komponen Data Flow Diagram (DFD) antara lain:
a. Komponen Terminator (Eksternal Entity)
Ada 2 jenis terminator:
38
a. Terminator sumber (source): merupkan terminator yang menjadi
sumber.
b. Terminator tujuan (sink): merupakan terminator yang menjadi
tujuan.
Terminator merupakan kesatuan di luar lingkungan sistem yang dapat
berupa orang, organisasi dan sebagainy
DI PT. DIAR PATRIA PROPERINDO SURABAYA
SKRIPSI
Dia j u k a n O leh :
MOCH. ASROFI
NPM : 0732010072
J URUSAN TEKNIK INDUSTRI
FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN”
J AWA TIMUR
2012
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
KATA PENGANTAR
Segala puji syukur saya panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah
melimpahkan rahmat, hidayah, kenikmatan dan karuniaNya yang tak terhingga
sehingga saya berkesempatan menimba ilmu hingga jenjang perguruan tinggi.
Berkat rahmatNya pula memungkinkan saya untuk menyelesaikan skripsi dengan
judul “SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN DI PT. DIAR PATRIA
PROPERINDO SURABAYA”.
Tugas akhir ini disusun untuk memenuhi persyaratan mendapatkan gelar
sarjana Teknik (S-1) Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri
Universitas Pembangunan Nasional “ Veteran “ Jawa Timur.
Dalam penulisan Skripsi ini tak lepas dari bantuan, bimbingan dan dorongan
dari pihak instansi baik secara langsung maupun secara tidak langsung yang
berhubungan dengan penulisan Skripsi ini. Oleh karena itu dalam kesempatan ini
peneliti menyampaikan rasa hormat dan terima kasih yang sebanyak-banyaknya
kepada :
1.
Bapak Ir. Sutiyono, MT selaku Dekan Fakultas Teknologi Industri UPN
“Veteran” Jawa Timur.
2.
Bapak Dr. Ir. Minto Waluyo, MM. selaku Ketua Jurusan Teknik Industri
UPN “Veteran” Jawa Timur.
3.
Bapak Drs. Pailan, MPd. Selaku Sekretaris Jurusan Teknik Industri UPN
“Veteran” Jawa Timur.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
4.
Bapak Ir. H. Tri Susilo, MM dan Ir. H. M. Tutuk Safirin, MT selaku Dosen
Pembimbing yang telah membimbing saya dalam menyelesaikan laporan
skripsi ini.
5.
M. Pribadi Arqam, SE. MM selaku Direktur Utama yang telah mengizinkan
saya melaksanakan penelitian di PT. Diar Patria Properindo.
6.
Mbak Nisa, selaku pembimbing lapangan di lingkungan perusahaan. Dan
semua pegawai di PT. Diar Patria Properindo. Terima kasih yang sebesar besarnya.
7.
Bapak dan Ibu serta keluarga besarku yang telah memberikan banyak
dukungan, semangat serta doa restu baik secara moril maupun materiil
sehingga saya dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik.
8.
Sahabat - sahabatku “PARALEL B ANGKATAN 2007” terima kasih atas
dorongan dan semangatnya, Komting, Gendut, Fa’ul, Mean, Ocrut, Mie Punk,
dll. ayo rek tetap semangat, kejarlah impianmu teman gelar sarjana
menunggumu, terima kasih juga atas kebersamaan kita selama ini.
9.
Semua Temen-temen mahasiswa U.P.N khususnya jurusan Teknik Industri
angkatan 2007 maupun angkatan atas dan bawah yang penulis kenal.
10. Tak lupa Mas bro Yursa Arliansyah, terima kasih banyak teman, tanpa
bantuanmu apa jadinya diriku, Matur suwun sanget.
11. Semua pihak yang tidak penulis sebutkan satu-persatu yang telah membantu
dalam menyelesaikan penyusunan Skripsi ini.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
Semoga Kemampuan dan pengetahuan telah tercurahkan demi kesempurnaan
Skripsi ini, namun keterbatasan dan kekurangan tetaplah ada. Oleh karena itu,
penulis menyadari sepenuhnya bahwa di dalam penyusunan laporan ini masih
jauh dari sempurna. Untuk itu penulis dengan senang hati menerima segala kritik
dan saran yang bersifat membangun guna kesempurnaan Tugas Akhir (Skripsi)
ini.
Akhir kata penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat berguna dan
bermanfaat bagi semua pihak.
Surabaya, Juni 2010
Penulis
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR…………….......……………………………………….. i
DAFTAR ISI………………………………………………………………….. iv
DAFTAR TABEL……………...…………………………………………….…ix
DAFTAR GAMBAR……………………….……………………………….… x
ABSTRAKSI....................................................................................................... xii
BAB I
PENDAHULUAN ............................................................................ 1
1.1. Latar Belakang ........................................................................... 1
1.2. Perumusan Masalah ................................................................... 3
1.3. Batasan Masalah ......................................................................... 3
1.4. Tujuan Penelitian ....................................................................... 3
1.5. Asumsi-asumsi .......................................................................... 4
1.6. Manfaat Penelitian ..................................................................... 4
1.7. Sistematika Penulisan ................................................................ 5
BAB II TINJ AUAN PUSTAKA .................................................................... 7
2.1. Konsep Dasar Sistem ................................................................. 7
2.1.1
Elemen Sistem ............................................................... 8
2.1.2. karakteristik Sistem ........................................................ 10
2.2. Konsep Dasar Informasi ............................................................. 12
2.2.1. Siklus Informasi ............................................................. 13
2.2.2. Kualitas Informasi .......................................................... 14
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
2.2.3. Nilai informasi ............................................................... 15
2.3. Sistem informasi Manajemen ..................................................... 15
2.4. Organisasi dan Informasi ........................................................... 17
2.5. Pengembangan Sistem Informasi Manajemen ............................ 18
2.5.1. Pendekatan Pengembangan Sistem ................................. 21
2.6. Siklus Hidup Sistem (system life cycle) ...................................... 24
2.6.1. Tahap-tahap Siklus Hidup .............................................. 25
2.7. Analisis dan Pengembangan Sistem ........................................... 28
2.7.1. Langkah-langkah di Analisis Sistem ............................... 28
2.7.2. Alat-alat Pengembangan Sistem ..................................... 30
2.7.2.1.
Bagan Alir .................................................. ...... 30
2.8. Pemodelan Data ..... ........ ............................................................ 34
2.8.1. Entity Relationship Diagram .......................................... 35
2.8.2. Entitas .............................................................................. 35
2.8.3. Atribut .............................................................................. 35
2.8.4. Relasi ........................................................................ ....... 36
2.8.5. Data Flow Diagram ..................................................... ..... 37
2.8.6. Power Disaigner 9 ..................................................... ....... 39
2.8.7. SQL Server 2005 ....................................................... ....... 39
2.8.8. Visual Studio. Net 2005 ............................................ ....... 41
2.9. Penelitian Terdahulu .................................................................. 42
2.9.1. Brian Sandi Ngongoloy .................................................. 42
2.9.2. Agung Sandi Wijaya ...................................................... 43
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
BAB III METODE PENELITIAN ................................................................... 44
3.1. Lokasi Penelitian dan Waktu Penelitian ..................................... 44
3.2. Identifikasi dan Definisi Operasional Variabel ........................... 44
3.3. Metode Pengumpulan Data ........................................................ 45
3.3.1.
Metode Pengolahan Data ........................................... ..... 46
3.4. Tahap Analisis Sistem ................................................................ 46
3.5. Perancangan Sistem ................................................................... 48
3.6. Uji Validitas Program (Uji Coba Program) ................................ 49
3.7. Langkah-langkah Pemecahan Masalah ....................................... 50
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
ABSTRAK
PT. DIAR PATRIA PROPERINDO adalah perusahaan yang bergerak di
bidang jasa properti dan kebersihan gedung. Pada perusahaan ini pada sistem
kepegawaian masih dilakukan secara manual pada departemen masing-masing,
sehingga menyebabkan terlambatnya informasi penerimaan karyawan baru.
Untuk memenuhi kebutuhan akan informasi ini, maka perlu dikembangkan
suatu Sistem kepegawaian yang memadai sehingga dapat memberikan informasi yang
lebih baik. Perancangan Sistem kepegawaian berbasis komputer ini diharapkan
mampu menjawab permasalahan yang ada mengenai sistem kepegawaian yang
terkomputerisasi sehingga akan mempermudah tugas operator dalam menghasilkan
sistem informasi yang akurat, tepat waktu, dan relevan sehingga dapat digunakan
dalam proses pengambilan keputusan.
Data base terdiri dari 2 bagian yaitu pegawai yang meliputi Id_Admin, Nama,
jabatan, User name, dan Password dan karyawan meliputi Id_Karyawan, Nama, Alamat,
Tgl_Lahir, Bln_lahir, Thn_lahir, Jenis Kelamin, Pendidikan, Skill, Ket_pelatihan, Riwayat,
Tgl_Input. Operator yang mengoperasikan program SIM kepegawaian adalah staff pada
bagian administrasi.
Kata kunci : Sistem Informasi Manajemen, Sistem Kepegawaian
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Pada saat era globalisasi sekarang ini, perusahaan harus mampu
menghadapi persaingan bebas yang terjadi. Untuk itu semua sumber daya
perusahaan harus dapat dikerahkan secara maksimal dan professional untuk
mendukung keberhasilan perusahaan. Keberhasilan perusahaan sangat tergantung
pada keberhasilan manajemen dalam melaksanakan pekerjaannya. Keberhasilan
manajemen perusahaan juga tergantung pada tersedianya informasi yang relevan
dari pengolahan data yang tepat. Agar pekerjaan informasi dapat ditangani secara
sistematis dan praktis perlu adanya menejemen sistem informasi.
PT. Diar Patria Properindo Surabaya adalah perusahaan yang bergerak
dalam bidang jasa penjualan, jasa pemeliharaan gedung dan properti. Dimana
perusahaan ini bekerjasama dengan perusahaan-perusahaan lain, apabila
perusahaan lain membutuhkan jasa pemeliharaan gedung dan properti maka PT.
Diar Patria Properindo Surabaya yang menjalankan pekerjaan tersebut sesuai
kontrak kerja yang sudah di sepakati sebelumnya.
Dalam kenyataannya PT. Diar Patria Properindo berusaha untuk
penanganan menejemen tenaga kerjanya, berusaha secara sistematik semuanya
menggunakan sistim komputerisasi, tetapi pada sub sistem kepegawaiannya masih
manual dan belum menggunakan data base. Dimana calon pelamar yang datang
harus melalui beberapa tahapan yang ada di perusahaan. Setelah pihak perusahaan
1
2
memanggil para calon karyawan untuk mengikuti test-test yang telah disiapkan,
pertama-tama mereka harus mengisi form yang telah disediakan perusahaan.
Untuk selanjutnya calon karyawan mengikuti test dan beberapa tahapan yang
telah disiapkan. Tahapan-tahapan nya antara lain adalah test tulis yang kemudian
dilanjutkan dengan test wawancara dan test skill. Karena dalam penerimaan
karyawan PT. Diar Patria Properindo Surabaya masih menggunakan metode
manual secara tertulis sehingga perlu perancangan sistem informasi secara
kompterisasi kepegawaian. sehingga dalam proses penerimaannya terstruktur
secara teratur.
Melihat kondisi tersebut diatas maka peneliti melakukan penelitian
perancangan system informasi penerimaan karyawan di PT. Diar Patria
Properindo Surabaya. Perancangan sistem informasi merupakan solusi yang tepat
dalam memudahkan perusahaan dalam penerimaan karyawan.
Oleh karena itu perlu adanya perancangan sistem informasi menejemen
kepegawaian yang diharapkan dapat membantu masalah-masalah yang ada.
Sehingga dapat mempermudah proses pengambilan keputusan secara tepat,
dengan tersedianya informasi-informasi yang tepat waktu, akurat dan relevan.
3
1.2
Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian diatas maka dapat dirumuskan suatu permasalahan
yaitu :
“Bagaimana merancang sistem Informasi menejemen kepegawaian di PT. Diar
Patria Properindo?”
1.3
Batasan Masalah
Agar penelitian ini lebih tepat sasarannya maka diperlukan batasan-
batasan sebagai berikut :
1. Perancangan sistem hanya dibatasi pada ruang lingkup kepegawaian
2. Sistem hanya mengelola informasi tentang calon yang menyangkut Curiculum
Vitae dan lama waktu kerja calon pegawai.
1.4
Asumsi - asumsi
Dalam menyelesaikan penelitian dan untuk mencapai hasil yang
maksimal, maka digunakan asumsi-asumsi sebagai berikut :
1. Tidak ada kebijakan perusahaan yang mengalami perubahan secara signifikan
selama dilakukan penelitian ini.
2. Selama penelitian ini lingkungan perusahaan dalam kondisi yang kondusif
(tidak terjadi unjuk rasa).
4
1.5
Tujuan Penelitian
Tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini adalah merancang sistem
informasi manajemen kepegawaian menjadi terintegrasi dan secara terstruktur,
sehingga bisa menjadi efektif, efisien, cepat serta akurat dengan menyederhanakan
system yang ada.
1.6
Manfaat Penelitian
Dengan mengangkat permasalahan yang terjadi di PT. Diar Patria
Properindo maka manfaat yang didapat dari penelitian ini adalah :
1. Bagi Perusahaan
Dengan adanya penerapan metode system informasi manajemen, pihak
perusahaan dapat mengetahui bagaimana proses penerimaan karyawan
sehingga dapat dilakukan perbaikan jika memang diperlukan.
2. Bagi Mahasiswa
1. Sebagai bahan perbandingan teori dan praktek sehingga dapat menambah
wawasan yang sangat penting bagi penulis dimasa mendatang.
2. Dapat mengembangkan pengetahuan yang selama ini hanya didapat secara
teoritis untuk diterapkan dalam praktek nyata.
3. Bagi Universitas
Sebagai bahan perbendaharaan dan studi banding bagi mahasiswa dimasa
yang akan datang.
5
1.7.
Sistematika Penulisan
Untuk memudahkan memahami pembahasannya, maka laporan ini secara
sitematika adalah sebagai berikut :
BAB 1
PENDAHULUAN
Bab ini berisi tentang latar belakang permasalahan, perumusan
masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, batasan, dan asumsi
yang digunakan dalam penyelesaian masalah, serta sistematika
penulisan.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini berisi tentang konsep dasar sistem dan metode – metode
yang dijadikan sebagai acuan dalam menentukan tahapan – tahapan
untuk menyusun langkah – langkah penyelesaian permasalahan
sehingga dapat menjadi pegangan dalam melakukan pengolahan
data.
BAB III
METODE PENELITIAN
Bab ini berisi tentang lokasi penelitian dan waktu penelitian,
identifikasi dan definisi data yang diperoleh, analisa sistem,
langkah – langkah penyelesaian masalah, bagaimana cara
mengolah data tersebut serta hasil apa saja yang akan didapat
setelah data tersebut di olah.
6
BAB IV
ANALISA DAN PEMBAHASAN
Bab ini berisi tentang pengumpulan data yang diperlukan untuk
pembuatan program, pengolahan data, serta analisis sistem yang
digunakan sebagai penyusunan program.
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi tentang kesimpulan dari pembahasan dan saran untuk
perbaikan sistem informasi manajemen perekrutan yang digunakan
perusahaan saat ini.
DAFTAR PUSTAKA
BAB II
TINJ AUAN PUSTAKA
2.1.
Konsep Dasar Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan system, yaitu
menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponennya atau
elemennya. Pendekatan system yang lebih menekankan pada prosedur dalam buku
(Jogiyanto, 2005 ) menurut (FitzgGerald) mendefinisikan system sebagai berikut :
“Suatu system adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang
saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan
atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.
Pendekatan system yang merupakan jaringan kerja prosedur lebih
menekankan urut-urutan operasi dalam system. Dalam buku (Jogiyanto, 2005)
menurut (Neuschel), prosedur didefinisikan berikut :
“Suatu prosedur adalah suatu urutan-urutan operasi klerikal (tulismenulis), biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu atau lebih departemen,
yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksitransaksi bisnis yang terjadi”.
Lebih lanjut dalam buku (Jogiyanto, 2005) menurut (J. F Kelly) dkk,
mendefinisikan prosedur sebagai berikut :
Suatu prosedur adalah urutan-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi
yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang
mengerjakan, kapan (when) dikerjakan, dan bagaiamana (how) mengerjakannya.
7
8
Pendekatan system
yang lebih menekankan pada elemen atau
komponennya mendefinisikan system sebagai berikut :
“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai
suatu tujuan tertentu”.
Semua defenisi tentang sistem mencakup lima unsur utama yang
terdapat dalam system yaitu :
1.
Komponen – komponen dan bagian-bagian.
2.
Adanya interaksi atau hubungan – hubungan antar komponen – komponen
atau bagian-bagian.
3.
Adanya sesuatu yang mengikat komponen-komponen atau bagian-bagian
tersebut menjadi suatu kesatuan.
4.
Terdapat tujuan bersama sebagai hasil akhir.
5.
Berada dalam suatu lingkungan yang kompleks.
2.1.1
Elemen Sistem
Elemen-elemen yang terdapat dalam system meliputi : tujuan system,
batasan system, control, input, proses, output dan umpan balik.
Hubungan antara elemen-elemen dalam system dapat dilihat pada gambar
dibawah ini :
9
TUJUAN
BATASAN
KONTROL
OUTPUT
PROSES
INPUT
UM PAN BALIK
Gambar 2.1 Elemen-elemen Sistem
(Sumber : Jogiyanto, 1999)
Gambar bisa dijelaskan bahwa tujuan, batasan dan control system akan
berpengaruh pada input, proses dan output. Input yang masuk dalam system akan
diproses dan diolah sehingga menghasilkan output. Output tersebut akan dianalisa
dan akan jadi umpan balik bagi penerima. Dari umpan balik akan muncul
pertimbangan selanjutnya. Kemudian siklus ini akan berlanjut dan berkembang
sesuai dengan permasalahan yang ada.
10
2.1.2 Karakter istik Sistem
Suatu system mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu
komponen-komponen (components), batas system (boundary), lingkungan luar
system (environtments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran
(output), pengolah (proses), dan sasaran (objectives), atau tujuan (goal).
(Sumber : Jogiyanto, 2005: 3)
1.
Komponen Sistem (components)
Suatu system terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi.
Komponen-komponen system dapat berupa subsistem bagian-bagian dari
system. Setiap system berapapun kecilnya, selalu mengandung komponenkomponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifatsifat dari system untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan keseluruhan.
2.
Batas Sisitem (boundary)
Batas system merupakan daerah yang membatasi antara suatu system
dengan system yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas
system ini memungkinkan suatu system dipandang sebagai suatu kesatuan.
Batas suatu system menunjukkan ruang lingkup dari system tersebut.
3.
Lingkungan luar system (environtments)
Lingkungan luar dari suatu system adalah apapun diluar batas dari system
yang mempengaruhi operasi system. Lingkungan luar system dapat
bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan.
11
4.
Penghubung system (interface)
Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan
subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumbersumber daya yang mengalir dari suatu subsistem ke subsistem yang
lainnya. Keluaran dari subsistem akan menjadi masukan input untuk
subsistem yang lain melalui penghubung. Dengan penghubung satu
subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk
satu kesatuan.
5.
Masukan system (input)
Masukan adalah energy yang dimasukan kedalam system, dapat berupa
masukan perawatan dan masukan sinyal. Maintenance input adalah energy
yang dimasukan supaya system dapat beroperasi. Signal input adalah
energy yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh dalam
computer, program adalah merupakan maintenance input yang digunakan
untuk mengoperasikan komputernya, dan data adalah signal input untuk
diolah menjadi informasi.
6.
Keluaran system (output)
Keluaran adalah hasil dari energy yang diolah dan diklasifikasikan
menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan, dapat berupa
masukan untuk subsistem yang lain. Misalnya untuk system computer,
panas yang dikeluarkan adalah keluaran yang tidak berguna dan
merupakan hasil pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran yang
dibutuhkan.
12
7.
Pengolah system (proses)
Suatu system dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah
masukan menjadi keluaran. Suatu system produksi akan akan mengolah
masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi barang
jadi.
Suatu system pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu system
tidak mempunyai sasaran, maka operasi system tidak akan ada gunanya. Sasaran
dari system sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan system dan
keluaran yang akan dihasilkan system. Suatu system dikatakan berhasil bila
mengenai sasaran atau tujuan.
2.2
Konsep Dasar Infor masi
Informasi sangat penting dalam suatu organisasi. Suatu sistem yang
kurang mendapat system informasi akan menjadi luruh tidak berkembang dan
berakhir.
Informasi dapat didefinisikan sebagai berikut :
“Informasi adalah data-data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan
yang
lebih berarti bagi yang menerima”. (Sumber : Jogiyanto, 2005: 5)
Sumber informasi adalah data, yang merupakan bentuk jamak dari bentuk
tunggal data item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadiankejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada
saat tertentu. Dalam dunia bisnis, kejadian nyata yang sering terjadi adalah
perubahan suautu nilai yang disebut dengan transaksi. Kesatuan nyata adalah
13
berupa suatu objek nyata seperti tempat, benda dan orang-orang yang benar-benar
nyata ada dan terjadi. (Gordon B Davis, 1998)
2.2.1
Siklus Informasi
Merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak,
sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model, untuk
menghasilkan informasi.
Diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian
menerima informasi tersebut, membuat keputusan dan melakukan tindakan, yang
berarti menghasilkan suatu tindakan lain yang akan membuat sejumlah data
kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat
model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini oleh Jhon Burch disebut
dengan siklus pengolahan data.
Proses ( model )
Input ( dat a )
Out put ( Informat ion )
Dat a ( dit angkap )
Penerim a
Hasil tindakan
Keput usan t indakan
Gambar 2.2 Siklus Informasi
(Sumber : Jogiyanto, 2005, hal 9)
14
2.2.2
Kualitas Informasi
Kualiatas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu informasi
akurat, tepat dan relavan. John Burch dan Gary Grudnitski menggambarkan
kualitas dari informasi dengan bentuk bangunan yang ditunjang oleh 3 buah pilar.
Kualit as Informasi
A
K
U
R
A
T
T
E
P
A
T
R
E
L
V
A
N
Gambar 2.3 Pilar Kualitas Informasi
(Sumber : Jogiyanto, 2005, hal 10)
1.
Akurat berarti informasi itu harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan
tidak menyesatkan.
2.
Tepat berarti informasi yang datang dari penerima tidak boleh terlambat.
Dewasa ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi
tersebut
didapat,
sehingga
diperlukan
teknologi
mutakhir
untuk
mempunyai
manfaat
untuk
mendapatkan, mengelola dan mengirim.
3.
Relevan
berarti
pemakaiannya.
informasi
tersebut
15
2.2.3
Nilai Infor masi
Nilai informasi ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya. Suatu
informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan
biaya mendapatkannya. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi
digunakan dalam berbagai kegunaan. Sehingga tidak memungkinkan dan sulit
untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah tertentu dengan
biaya yang diperolehnya, karena sebagaian informasi tidak dinikmati oleh satu
pihak dalam perusahaan. Lebih lanjut sebagian besar informasi tidak dapat persis
diperkirakan keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai
efektivitasnya. (Sumber : Jogiyanto, 2005: 11)
2.3.
Sistem Infor masi Manajemen
Defenisi Sistem Informasi adalah penerapan system informasi dalam
organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua
tingkatan manajemen. Lebih lanjut pendefinisian SIM adalah sebagai berikut:
(HM. Jogiyanto, 2005: 14)
menurut (George M. Scott,1986)
“ SIM adalah kumpulan dari interaksi antar system-sistem informasi yang
menyediakan informasi baik untuk kebutuhan, manajerial maupun kebutuhan
operasional”.
Sedangkan menurut (Barry E. Chusing 1980)
“SIM adalah kumpulan dari manusia dan sumber daya modal didalam suatu
organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk
16
menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen didalam
kegiatan perencanaan dan pengendalian”.
Dari beberapa defenisi tersebut dapat dirangkum bahwa SIM adalah
kumpulan dari interaksi system-sistem informasi yang menghasilkan informasi
yang berguna untuk semua tingkatan manajemen dalam suatu organisasi.
Secara teori, computer tidak harus digunakan dalam SIM, tapi
kenyataannya tidaklah mungkin SIM yang kompleks dan berfungsi tanpa
melibatkan element non computer dan element computer. Element non computer
adalah system manusia dan element computer adalah system mesin. Lebih lanjut
SIM selalu berhubungan dengan pengolah informasi yang berbasis pada
computer.
Semua system informasi yang ada pada perusahaan dimaksudkan untuk
memberikan informasi kepada semua tingkatan manajemen, yaitu manajemen
tingkat bawah, manajemen tingkat menengah, manajemen tingkat atas dengan
executive elemet non computer dan element computer. Element non computer
adalah system manusia dan element computer adalah system mesin. Lebih lanjut
SIM selalu berhubungan dengan pengelola informasi yang berbasis pada
computer.
Semua
system
informasi
pada
perusahaan
dimaksudkan
untuk
memberikan informasi kepada semua tingkatan manajemen, yaitu manajemen
tingkat bawah, manajemen tingkat menengah, manajemen tingkat atas dengan
executive manajemen yang terdiri dari direktur utama, direktur dan executive
lainnya di fungsi-fungsi pemasaran, teknik, pelayanan pelanggan, keuangan dan
17
akuntansi sedang manajemen tingkat menengah terdiri dari manajer-manajer
divisi dan manajer-manajer cabang. Manajer tingkat bawah disebut dengan
operating manajemen meliputi supervisor dan pengawas.
2.4.
Or ganisasi dan Infor masi
Organisasi adalah system yang saling mempengaruhi antara orang dalam
kelompok kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Tujuan organisasi secara
keseluruhan tidak mungkin dijalankan oleh satu orang saja. Organisasi dapat
diibaratkan sebagai satu kesatuan tubuh manusia yang bekerja sama sehingga
fungsi tubuh manusia dapat berjalan sesuai dengan rencana yang diharapkan.
Salah satun aspek pengorganisasian adalah menetapkan departemendepartemen. Istilah departemen sebenarnya dimaksudkan untuk suatu area
terpisah atau bercabang dari suatu perusahaan sedang departemen didalam suatu
perusahaan menunjukkan hubungan dari suatu jenjang.
Untuk mencapai tujuan tiap organisasi memerlukan manajemen yang tepat
dan dapat dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan. Kegiatan mamajemen yang
tepat
dan
dapat dilaksanakan
sesuai
kebutuhan.
Kegiatan
manajemen
membutuhkan dukungan informasi. Dengan berkembangpesatnya alat pengolah
data computer dan teknologi telekomunikasi, maka pekerjaan manajemen dan
pelayanan masyarakat yang memerlukan dukungan data dan informasi juga
mengalami perkembangan pesat. Pekerjaan manajemen juga berkembang jauh
menjadi sangat rumit seiring dengan kemajuan era globalisasi dari berbagai
kegiatan kenegaraan, termasuk perdagangan bebas regional dan internasional.
18
Tanpa dukungan informasi, manajemen suatu suatu organisasi tidak akan
mencapai tujuan yang direncanakan, terutama untuk mencapai secara efektif dan
efisien.
Tujuan
M anajemen
Informasi
Dat a
Gambar 2.4 Hubungan data dan tujuan organisasi
(Sumber : Jogiyanto, 1999)
2.5.
Pengembangan sistem informasi manajemen
Pengembangan sistem (system development) dapat berarti menyusun suatu sistem
yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki
sistem yang telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena
beberapa hal, yaitu sebagai berikut: (HM. Jogiyanto, 2005: 35)
1. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang lama.
Permasalahan yang timbul dapat berupa:
a. Ketidakberesan
Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak
dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan, misalnya kesalahan-kesalahan
yang tidak disengaja yang juga dapat menyebabkan kebenaran dari data kurang
terjamin, serta tidak effisiennya operasi.
b. Pertumbuhan organisasi
19
Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru,
dikarenakan kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data
semakin meningkat.
2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities)
Untuk meraih kesempatan sehingga membutuhkan informasi yang lebih baik supaya
dapat bersaing dengan perusahaan lain dan kesempatan-kesempatan ini dapat berupa
peluang-peluang pasar, pelayanan yang meningkat kepada langganan.
3. Adanya instruksi-instuksi (directives)
Penyusunan sistem yang baru karena adanya instruksi-intruksi dari pimpinan ataupun
dari luar (peraturan pemerintah).
Berikut ini dapat digunakan sebagai indikator adanya permasalahan dan kesempatan
yang dapat diraih, sehingga sistem yang lama harus diperbaiki, ditingkatkan
bahkan diganti seluruhnya, yaitu :
-
Laporan yang tidak tepat waktunya
-
Isi laporan yang sering salah
-
Pengiriman barang yang sering tertunda
-
Kegiatan yang tumpah tindih
-
Kesalahan-kesalahan manual yang tinggi
-
File-file yang kurang teratur
-
Pemesanan kembali barang yang tidak effisien
-
Bertumpuknya back-order tertundanya pengiriman karena kurangnya persediaan
barang)
Karena adanya permasalahan tersebut maka sistem yang lama memerlukan
perbaikan sehingga pengembangan sistem sangat diperlukan untuk memecahkan
20
permasalahan-permasalahan yang timbul, meraih kesempatan-kesempatan yang ada
memenuhi kesempatan yang diberikan.
Sist em
yang ada
Permasalahan kesempat an
Pengembangan
inst ruksi
sist em
M emecahkan masalah
meraih kesempat an
mem enuhi inst ruksi
Sist em
yang baru
Gambar 2.5 Pengembangan sistem
(Sumber: Jogiyanto, 2005: hal 37)
Pengembangan sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi peningkatanpeningkatan di sistem yang baru. Peningkatan-peningkatan ini berhubungan dengan
PIECES yaitu sebagai berikut: (HM. Jogiyanto, 2005: 38)
1. Performance (kinerja)
Peformance adalah peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru
sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari throughput dan response
time. Throughput adalah jumah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat
tertentu. Response time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi
atau pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan
tersebut.
21
2. Information (informasi)
Information adalah peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan.
3. Economy (ekonomis)
Economy adalah peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan-keuntungan
atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi.
4. Control (pengendalian)
Control adalah peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan
memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang dan akan
terjadi.
5. Efficiency (efisiensi)
Efficiency adalah peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda dengan
ekonomis. Bila ekonomis berhubungan dengan bagaimana sumber daya yang
digunakan, sedangkan efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya tersebut
digunakan dengan pemborosan yang paling minimum. Efisiensi dapat diukur dari
outputnya dibagi dengan inputnya.
6. Services (pelayanan)
Services adalah peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh system.
2.5.1. Pendekatan Pengembangan Sistem
Terdapat beberapa pendekatan untuk pengembangan sistem, yaitu sebagai
berikut : (Sumber : Jogiyanto, 2005: 53)
1. Pendekatan klasik lawan pendekatan terstruktur ( dipandang dari metode
yang digunakan )
22
Metodologi pendekatan klasik mengembangkan sistem dengan mengikuti
tahapan-tahapan di system life cycle. Pendekatan ini menekankan bahwa
pendekatan sistem akan berhasil dalam mengikuti tahapan di system life
cycle. Akan tetapi sayangnya didalam praktek, hal ini tidaklah cukup.
Karena pendekatan ini tidak memberikan pedoman lebih lanjut tentang
bagaimana melakukan tahapan-tahapan tersebut dengan terinci. Orang
yang mengembangkan sistem masih memerlukan alat-alat dan teknikteknik untuk mengembangkan sistem tersebut. Mulai awal tahun 1970
muncul pendekatan baru yang disebut pendekatan terstruktur. Pendeketan
ini pada dasarnya mencoba menyediakan kepada analisis tambahan alatalat dan teknik-teknik untuk mengembangkan sistem disamping tetap
mengikuti ide dari sistem life cycle.
2. Pendekatan sepotong lawan pendekatan sistem ( dipandang dari sasaran
yang dicapai ).
Pendapatan sepotong merupakan pendekatan pengembangan sistem yang
menekankan pada suatu kegiatan atau aplikasi tertentu saja. Pada
kegiatannya aplikasi yang dipilih dikembangkan tanpa memperhatikan
posisinya di sistem informasi atau tanpa memperhatikan sasaran
keseluruhan dari organisasi. Pendekatan ini hanya memperhatikan sasaran
aplikasi itu saja. Lain halnya dengan pendekatan sistem yang
memperhatikan sistem informasi sebagai satu kesatuan terintegrasi untuk
masing-masing kegiatan atau aplikasinya. Pendekatan sistem ini
23
menekankan pada pencapaian sasaran dari organisasi, tidak hanya sasaran
dari sistem informasi itu saja.
3. Pendekatan bawah – naik lawan pendekatan atas – turun.
Pendekatan bawah-naik dimulai dari level bawah organisasi, yaitu level
operasional dimana transaksi dilakukan. Pendekatan ini dimulai dari
perumusan kebutuhan-kebutuhan untuk menangani transaksi dan naik ke
level atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan transaksi
tersebut. Pendekatan ini juga merupakan cirri-ciri dari pendekatan klasik.
Pendekatan bawah-naik bila digunakan pada tahap analisis sitem disebut
juga dengan istilah data analisis, karena yang menjadi tekanan adalah data
yang akan diolah terlebih dahulu, informasi yang dihasilkan mengikuti
datanya. Pendekatan atas-turun sebaiknya dimulai dari level atas
organisasi yaitu level perencanaan strategi. Pendekatan ini dimulai dengan
mendefiniskan sasaran dan kebijakan organisasi. Langkah selanjutnya dari
pendekatan ini adalah dilakukan analisa kebutuhan informasi. Setelah
kebutuhan informasi ditentukan, maka turun ke pemrosesan transaksi,
yaitu penentuan output, basis data, prosedur-prosedur dan kontrol.
Pendekatan ini juga merupakan cirri-ciri dari pendekatan terstruktur.
Pendekatan atas-turun bila digunakan pada analisis sistem disebut juga
dengan decision analysis, karena yang menjadi tekanan adalah informasi
yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan oleh manajemen terlebih
dahulu, kemudian data yang diperlukan diolah dan didefinisikan secara
menyusul mengikuti informasi yang dibutuhkan.
24
4. Pendekatan sistem menyeluruh lawan pendekatan moduler.
Pendekatan
sistem
menyeluruh
merupakan
pendekatan
yang
mengembangkan sistem serentak secara menyeluruh. Pendekatan ini
kurang mengena untuk sistem uang komplek, karena akan menjadi sulit
untuk dikembangkan. Pendekatan moduler berusaha memecah sistem yang
rumit menjadi beberapa bagian atau modal yang sederhana, sehingga
sistem akan lebih mudah dipahami dan sederhana, sehingga sistem akan
lebih mudah dipahami dan dikembangkan. Akibat lebih lanjut sistem akan
lebih mudah dikembangkan sesuai dengan waktu yang direncanakan,
mudah dipahami oleh pemakai sistem dan mudah untuk dipelihara.
5.
Pendekatan lompatan jauh lawan pendekatan berkembang.
Pendekatan lompatan jauh menerapkan perubahan menyeluruh secara
serentak menggunakan teknologi canggih. Perubahan ini banyak
mengandung, karena teknologi computer begitu cepat berkembang dan
untuk tahun-tahun mendatang sudah jadi usang. Pendekatan ini juga terlalu
mahal, karena memerlukan investasi untuk semua teknologi yang
digunakan, dan pendekatan ini sulit untuk dikembangkan karena terlalu
komplek. Pendekatan berkembang menerapkan teknologi canggih hanya
untuk menerapkan aplikasi-aplikasi yang memerlukan saja pada saat itu
dan akan terus dikembangkan pada periode-periode berikutnya mengikuti
kebutuhan sesuai dengan perkembangan teknologi yang ada. Pendekatan
berkembang menyebabkan investasi tidak terlalu mahal dan dapat
25
mengikuti perkembangan teknologi yang cepat, sehingga teknologi yang
digunakan tidak menjadi cepat usang.
2.6.
Siklus hidup system ( system life cycle )
Siklus hidup sistem ( system life cycle ) adalah proses evolusioner yang
diikuti dalam menerapkan sistem atau sub sistem informasi berbasis computer.
SLC terdiri dari serangkaian tugas yang erat yang mengikuti langkah-langkah
pendekatan sistem down. SCL disebut sebagai pendekatan air terjun bagi pengem
bangan dan penggunaan sistem. (Raymond McLeod Jr, 1997: 228)
2.6.1. Tahap-tahap siklus hidup
Empat tahap pertama adalah perenacanaan, analisis, rancangan, dan
penerapan, tahap-tahap ini secara bersama-sama dinamakan siklus hidup
pengembangan sistem, tahap kelima adalah tahap penggunaannya, yang
berlangsung sampai tiba waktunya untuk merancang sistem itu kembali. Proses
merancang kembali mengakibatkan siklus tersebut berulang.
1. Tahap Perancanaan
Selama tahap-tahap pengembangan awal, analisis sistem bertindak sebagai
spesialis informasi yang bertanggung jawab untuk bekerja dengan
pemakai. Dalam tahap ini dilakukan proses pengidentifikasian masalah
dan penyebabnya yang dibantu oleh seorang analis sistem. Pembuat
keputusan dan analis sistem mengembangkan suatu daftar tujuan sistem
yang harus dipenuhi oleh sistem untuk memuaskan pemakai. Pada tahap
26
ini, tujuan hanya dinyatakan secara umum. Nantinya tujuan-tujuan ini akan
dibuat lebih spesifik. Beberapa kendala timbul oleh karena lingkungan,
kendala-kendala tersebut penting untuk diidentifikasi sebelum sistem
benar-benar mulai dikerjakan. Dengan cara ini, baik rancangan maupun
kegiatan proyek akan berada diantara kendala-kendala ini. Ada enam
dimensi yang harus diperhatikan yaitu teknis, pengambilan ekonomis,
pengambilan non ekonomis, hokum dan etika, operasional, jadwal.
Analisis sitem mengumpulkan informasi sesuai dengan dimensi tersebut
didalam sistem.
2. Tahap Analisis
Ketika perancanaan selesai dan mekanisme pengendalian telah berjalan,
tim proyek beralih pada analisi sistem yang ada, analisis sistem adalah
penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang
sistem baru atau diperbaharui. Pada tahap ini analis mengumpulkan
dokumentasi dari sistem yang ada, dapat berupa flowchart, DAD, dan
grafik, kemudian mendefinisikan kebutuhan informasi secara spesifik.
3. Tahap Rancangan
Rancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh
sistem baru. Jika sistem itu berbasis computer, rancangan dapat
menyertakan spesifikasi jenis perawatan yang akan digunakan. Hasil dari
tahap rancangan ini adalah konfigurasi peralatan yang terbaik bagi sistem
untuk mencapai tujuannya dengan kendala yang ada.
27
4. Tahap Penerapan
Penerapan merupakan kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber
daya fisik dan konseptual yang mengahasilkan suatu sistem yang bekerja,
langkah pertama yang harus dikerjakan pada tahap ini adalah
merancanakan penerapan, kemudian mengumumkan penerapan tujuannya
yaitu untuk menginformasikan kepada para pegawai mengenai keputusan
untuk menerapkan sistem yang baru dan meminta kerja sama mereka. Pada
tahap ini database yang akan diperlukan untuk memasukkan data yang
baru sehingga sesuai dengan rancangan sistem baru. Jika perangkat keras
dari sistem yang baru tidak sesuai dengan fasilitas yang ada maka perlu
ada konstruksi baru atau perombakan. Sistem yang baru kemungkinan
akan mempengaruhi banyak orang maka orang-orang tersebut sebelumnya
harus dididik tentang peran meraka dalam sistem.
5. Tahap Penggunaan
Pada tahap ini pemakai menggunakan sistem untuk mencapai tujuan yang
diidentifikasikan pada tahap perencanaan. Sistem yang digunakan akan
dimodifikasi terus menerus, sehingga sistem dapat terus memberikan
dukungan yang diperlukan. Hal ini digunakan untuk memperbaiki
kesalahan, menjaga kemutakhiran sistem dan menigkatkan sistem.
28
1. Tahap
5. Tahap
Perencanaan
Penggunaan
2.Tahap
Analisis
4. Tahap
Penerapan
3. Tahap
Rancangan
Gambar 2.6 Pola dar i Sistem Siklus Hidup
(Sumber : Gordon B. Davis, 1997)
2.7.
Analisis dan Pengembangan Sistem
Analisis sistem dapat diidentifikasikan sebagai pengarahan dari suatu
sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud
untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi
permasalahan,
kesempatan,
hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan
perbaikannya.
Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan
sebelum tahap desain sistem. Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan
sangat penting, karena kesalahan didalam tahap ini juga akan memnyebabkan
kesalahan ditahap selanjutnya. (Sumber : Jogiyanto, 1999: 52)
2.7.1. Langkah-langkah di Analisis Sistem
Langkah-langkah didalam analisis sistem hampir sama dengan langkahlangkah yang dilakukan dalam mengidentifikasikan proyek-proyek sistem yang
29
akan dikembangkan dalam tahap perencanaan sistem. Perbedaan terletak pada
ruang lingkup tugasnya. Dianalisis sistem, ruang lingkup tugasnya lebih terinci,
sedangkan perancanaan system sifatnya hanya penelitian pendahuluan.
Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus
dilakukan oleh analis sistem anatara lain sebagai berikut ini : (Sumber : Jogiyanto,
1999)
1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah
Mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan
dalam tahap analisis sistem. Masalah dapat diidentifikasikan sebagai suatu
pertanyaan yang dipecahkan.
2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.
Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana
sistem yang ada beroperasi. Untuk mempelajari operasi dari sistem ini
diperlukan data yang diperoleh dengan cara melakukan penelitian. Analisis
sistem dapat mengumpulkan data ini dengan menggunakan teknik
pengumpulan data yang ada, yaitu dengan wawancara, observasi, daftar
pertanyaan, dan pengambilan sampel.
3. Analyze, yaitu menganalisis hasil penelitian.
Langkah ini dilakuakan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil
penelitian yang telah dilakukan. Menganalisis hasil penelitian sering sulit
dilakukan analis sistem yang masih baru, mencoba untuk memecahkan
masalah tanpa menganalisisnya.
4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.
30
Setelah proses analisis sistem ini selesai dilakukan, tugas berikutnya dari
analis sistem dan timnya adalah membuat lapoaran hasil analisis. Laporan
ini diserahkan kepada steering commite yang nantinya akan diserahkan
kepihak manajemen. Pihak manajemen bersama-sama dengan panitia
pengarah dan pemakai sistem akan mempelajari temuan-temuan dan
analisa yang telah dilakukan oleh analis sistem yang disajikan dalam
laporan ini.
2.7.2. Alat-Alat Pengembangan Sistem
Alat-alat pengembangan sistem terdiri dari bagan alir, diagram arus data,
ERD (Entity Relationship Diagram) dan DFD (Data Flow Diagram).
(Sumber : Jogiyanto, 2005: 701)
2.7.2.1. Bagan Alir
Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow)
didalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan untuk
alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. Pada waktu akan menggambarkan
suatu bagan alir, analisis sistem atau pemrograman dapat mengikuti pedomanpedoman sebagai berikut :
1. Bagan alir sebaiknya digambarkan dari atas kebawah dan mulai dari
bagian kiri halaman.
2. Kegiatan didalam bagan alir harus ditunjukkan dengan jelas.
31
3. Harus ditunjukkan dari mana kegiatan akan dimulai dan dimana akan
berakhirnya.
4. Masing-masing bagian didalam bagan alir sebaiknya digunakan suatu kata
yang mewakili suatu pekerjaan.
5. Masing-masing kegiatan didalam bagan alir harus didalam urutan yang
semestinya.
6. Kegiatan yang terpotong dan akan disambung ditempat lain harus
ditunjukkan dengan jelas menggunakan symbol penghubung.
7. Gunakan bagan alir yang standar.
Bagan alir ini terbagi menjadi :
a. Bagan alir sistem
Bagan alir sistem merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan
secara keseluruhan sistem. Bagan ini dijelaskan urutan-urutan dari
prosedur-prosedur
yang ada
didalam
sistem.
Bagan alir
sistem
menunjukkan apa yang dikerjakan sistem. Bagan alir sistem digambarkan
dengan menggunakan symbol-simbol yang tampak sebagai berikut :
Simbol Dokumen
Menunjukkan dokumen input dan
output baik untuk proses manual,
mekanik atau computer.
32
Simbol Kegiatan Manual
Menunjukkan pekerjaan manual.
Simbol Kegiatan Offline
File non computer yang diarsipkan
N
dapat berupa urut angka, urut huruf,
urut tanggal.
Simbol Kartu Plong
Menunjukkan input / output yang
menggunakan kartu plong
Simbol Proses
Menunjukkan kegiatan proses dari
operasi program komputer
Symbol Operasi Luar
Menunjukkan
operasi
yang
dilakukan diluar proses operasi
computer
33
Simbol Pengurutan Offline
Menunjukkan
proses
pengurutan
data diluar proses komputer
Simbol Pita Magnetic
Menunjukkan input / output
menggunakan pita magnetik
Simbol Hard Disk
Menunjukkan
input
/
output
/
output
/
output
menggunakan hard disk
Simbol Disket
Menunjukkan
input
menggunakan disket
Simbol Drum Magnetik
Menunjukkan
input
menggunakan drum magnetik
34
Simbol Pita Kertas Berlubang
Menunjukkan
input
/
output
menggunakan pita kertas berlubang
Simbol Keyboard
Menunjukkan input menggunakan
on-line keyboard
Simbol Display
Menunjukkan
output
yang
ditampilkan dimonitor
Simbol-simbol Garis Akhir
Simbol Penghubung
Menunjukkan proses
Menunjukkan
penghubung
kehalaman yang masih sama atau ke
halaman yang lain
Gambar 2.7 Simbol-simbol yang digunakan dibagan alir system
(Sumber : Jogiyanto, 2005, hal 796)
35
2.8 Pemodelan Data
Model
Data
adalah
kumpulan
perangkat
konseptual
untuk
menggambarkan data, hubungan data, semantik (makna) data dan batasan data
2.8.1
Entity Relationship Diagr am (ERD)
ERD digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan
antar data, karena hal ini relatif kompleks. Sesuai dengan namanya, ERD
dibentuk dari 2 komponen utama, yakni:
2.8.2
-
Entitas
-
Atribut
-
Relasi
Entitas
Entitas (entity), merupakan obyek yang mewakili sesuatu dalam
dunia nyata, baik secara fisik (mobil, rumah, manusia, pegawai dsb)
ataupun secara konsep (department, pekerjaan, mata kuliah dsb) dan dapat
dibedakan antara satu dengan lainnya (unique). Entitas digambarkan dalam
bentuk persegi empat.
Gambar 2.8 Entitas
36
2.8.3
Atr ibut
Setiap entitas pasti memiliki attribut yang mendeskripsikan
karakteristik (property) dari entitas tersebut. Penetapan attribut dari sebuah
entitas berdasarkan fakta yang ada atau berdasarkan kebutuhan. Attribut
identik dengan kolom data atau field dalam sebuah tabel. Misalnya atribut
nama pegawai dari entitas pegawai.
Atribut digambarkan dalam bentuk ellips.
Nama_Peg
Pegawai
Al amat_Peg
Gambar 2.9 Atribut
2.8.4
Relasi
Relasi menayatakan hubungan antar entitas termasuk terhadap
entitas itu sendiri (rekursif). Misalnya dalam kasus hubungan antara entitas
siswa dan entitas mata kuliah adalah mengikuti.
Gambar 2.10 Relasi
37
J enis-jenis r elasi:
1. Satu ke satu (one to one)
Setiap data pada entitas A berhubungan dengan maksimal satu data
pada entitas B, begitu pula sebaliknya.
2. Satu ke banyak (one to many)
Setiap data pada entitas A bisa berhubungan dengan banyak data pada
entitas B, tetapi data pada entitas B berhubungan maksimal hanya
dengan sebuah data di A.
3. Banyak ke satu (many to one)
Merupakan kebalikan dari relasi satu ke banyak.
4. Banyak ke banyak (many to many)
Setiap data pada entitas A bisa berhubungan dengan banyak data pada
entitas B, demikian pula sebaliknya. Kardinalitas satu ke banyak
maupun banyak ke satu bisa dianggap sama.
2.8.5
Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang
memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai
suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan
alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.
Komponen Data Flow Diagram (DFD) antara lain:
a. Komponen Terminator (Eksternal Entity)
Ada 2 jenis terminator:
38
a. Terminator sumber (source): merupkan terminator yang menjadi
sumber.
b. Terminator tujuan (sink): merupakan terminator yang menjadi
tujuan.
Terminator merupakan kesatuan di luar lingkungan sistem yang dapat
berupa orang, organisasi dan sebagainy