Analisis Sistem Informasi Akuntansi Pengendalian Persediaan Bahan Baku pada PT. X.

(1)

Universitas Kristen Maranatha

ABSTRACT

In this development world, a company is expected to get new faster information which is more reliable. A new system is needed to make a company able to run better. Information system of a company is one of important part to get, to process and to use the information for its intern need. PT. X is a company which has bad accounting system in control of inventory. There are two company problems. The first is that it has lack of employees. The second is that it has lack of documents. This research applied descriptive analysis method. The result shows that PT. X has two steps to solve the problems. The first is to recruit more employees for accounting and warehouse. The second is uses more documents in PT. X.

(2)

ABSTRAK

Dalam dunia yang terus berkembang, menyebabkan perusahaan dituntut untuk mendapatkan informasi yang baru, lebih cepat, dan lebih andal. Untuk memenuhi tuntutan tersebut, maka diperlukan perubahan sistem dalam perusahaan. Dengan semakin pesatnya perkembangan sistem ini, maka sistem informasi merupakan salah satu bagian yang penting bagi suatu perusahaan untuk meningkatkan sistem pengendalian intern dalam perusahaan baik dalam memperoleh informasi, mengolah dan menggunakan informasi tersebut terutama untuk kepentingan intern perusahaan. PT. X adalah perusahaan yang memiliki sistem akuntansi yang kurang baik dalam pengendalian persediaan bahan baku. Terdapat dua masalah yang dialami perusahaan. Pertama adalah kurangnya jumlah karyawan. Kedua adalah kurangnya jumlah dokumen yang digunakan oleh perusahaan. Metode yang digunakan dalam melakukan penelitian ini adalah deskriptif analisis, yaitu dengan cara mengumpulkan dan menganalisa data. Hasil penelitian menunjukan bahwa perusahaan memiliki dua langkah untuk menyelesaikan masalah. Pertama adalah menambah karyawan, dan kedua adalah menambah jumlah dokumen.

(3)

Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL... i

HALAMAN PENGESAHAN... ii

SURAT PERNYATAAN KEASLIAN SKRIPSI... iii

KATA PENGANTAR... iv

ABSTRACT... viii

ABSTRAK………...……… x

DAFTAR ISI………....……….... ix

DAFTAR TABEL………...……….. xiii

DAFTAR LAMPIRAN... xiv

BAB I PENDAHULUAN... 1

1.1 Latar Belakang Masalah... 1

1.2 Identifikasi Masalah... 3

1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian... 4

1.4 Kegunaan Penelitian... 4

BAB II KAJIAN PUSTAKA DAN KERANGKA PEMIKIRAN... 5

2.1 Kajian Pustaka... 5

2.1.1 Sistem Informasi Akuntansi... 5

2.1.1.1 Pengertian Sistem... 5

(4)

2.1.1.3 Pengertian Sistem Akuntansi... 7

2.1.1.4 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi... 8

2.1.1.5 Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi... 9

2.1.1.6 Fungsi Tujuan Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi... 15

2.1.2 Landasan Teoritis Persediaan Barang... 16

2.1.2.1 Pengertian Persediaan Barang... 16

2.1.2.2 Jenis-jenis Persediaan... 17

2.1.3 Sistem Informasi Akuntansi Persediaan... 18

2.1.3.1 Metode Pencatatan atas Persediaan... 19

2.1.4 Prosedur Sistem Pengendalian Intern Persediaan... 19

2.1.5 Analisis Sistem informasi Akuntansi... 20

2.2 Rerangka Pemikiran... 20

BAB III OBJEK DAN METODE PENELITIAN... 24

3.1 Objek Penelitian... 24

3.1.1 Sejarah Perusahaan... 24

3.1.2 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas... 25

3.1.2.1 Uraian Tugas... 25

3.2 Metode Penelitian... 27

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN... 30 4.1 Permasalahan yang Dialami Perusahaan dalam

(5)

Universitas Kristen Maranatha

Mengendalikan Persediaan Bahan Baku... 30

4.1.1 Prosedur Pembelian Bahan Baku... 30

4.1.2 Prosedur Pemakaian Bahan Baku... 32

4.1.3 Analisis Sistem Informasi Akuntansi... 34

4.1.3.1 Analisis Aliran Data dan Informasi... 34

4.2 Analisis Penerapan Sistem informasi Akutansi Persediaan Bahan Baku yang Berdasarkan Rekomendasi... 35

4.2.1 Analisis Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Bahan Baku yang Berdasarkan Rekomendasi... 35

4.2.2 Rekomendasi Perancangan Sistem Informasi Akuntansi... 39

4.2.2.1 Rekomendasi Perancangan Struktur Organisasi Perusahaan dan Sistem Pertanggungjawaban... 39

4.2.2.2 Rekomendasi Perancangan Sistem Informasi Akutansi Persediaan Bahan Baku... 41

4.2.2.3 Rekomendasi Perancangan Dokumen... 51

4.2.2.4 Analisis Evaluasi Perusahaan dan Pemecahan Masalah... 58

BAB V SIMPULAN DAN SARAN... 60

5.1 Simpulan... 60

(6)

DAFTAR PUSTAKA... 63 LAMPIRAN... xv

(7)

Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR TABEL

Halaman

4.1 Analisis Sales Order... 52

4.2 Analisis Bukti Terima Barang... 53

4.3 Analisis Bukti Keluar Barang... 54

4.4 Analisi Formulir Perintah Produksi... 55

4.5 Analisis Formulir Otorisasi Sample.……… 56

(8)

DAFTAR LAMPIRAN

A Daftar Simbol……… xvi B Contoh Surat Jalan……… xvii C Contoh Faktur Perusahaan……….. xix

(9)

B a b 1 P e n d a h u l u a n |

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Kita hidup dalam dunia yang sangat kompetitif dan sering berubah, organisasi terus berhadapan dengan kebutuhan atas cara mendapatkan informasi yang baru, lebih cepat, dan lebih andal. Demi memenuhi kebutuhan ini, sistem informasi harus terus mengalami perubahan, dari penyesuaian kecil hingga ke pergantian besar. Kadang kala, perubahan yang dibutuhkan begitu drastisnya hingga sistem yang lama dibuang serta diganti semuanya dengan sistem yang baru. Perubahan begitu konstan dan sering hingga sebagian besar organisasi senantiasa terlibat dalam beberapa peningkatan atau perubahan sistem. Perusahaan biasanya mengubah sistem mereka untuk perubahan kebutuhan pemakai atau bisnis, perubahan teknologi, peningkatan proses bisnis, keunggulan kompetitif, perolehan produktivitas, pertumbuhan (Romney dan Steinbart, 2003).

Kebutuhan informasi keuangan secara spesifik disebut informasi akuntansi, dapat dipenuhi jika tersedia suatu sistem akuntansi yang tepat, sehingga informasi yang diolah dan disusun harus sesuai dengan kebutuhan pemakai. Kondisi dan situasi yang dinamis menyebabkan kebutuhan informasi tidak akan sama, sehingga sistem akuntansi harus selalu dapat diperbaharui dengan kondisi yang ada, mengingat sifat dari sistem itu sendiri adalah selalu dapat diperbaharui dan berkembang mengikuti situasi dan

(10)

kondisi yang terjadi. Untuk merancang suatu sistem akuntansi yang baik harus mempertimbangkan banyak faktor, salah satunya adalah situasi dan kondisi badan usaha ( Jogiyanto, 2005).

Pengembangan sistem akuntansi yang lengkap mencakup pengembangan berbagai sistem berikut ini (Mulyadi, 2001) :

a. Sistem akuntansi pokok. Pengembangan sistem akuntansi pokok ini terdiri dari perancangan klasifikasi bank, kode rekening buku besar, perancangan dan klasifikasi kode rekening berbagai buku pembantu, perancangan berbgai buku jurnal, perancangan berbagai laporan keuangan yang dihasilkan oleh sistem akuntansi.

b. Sistem akuntan piutang, sistem akuntansi utang, sistem akuntansi utang dan pengupahan, sistem akuntansi biaya, sistem akuntansi kas, sistem akuntansi persediaan, dan sistem akuntansi aktiva tetap. Perancanaan sistem akuntansi ini mencakup berbagai jaringan prosedur yang terdapat dalam setiap sistem tersebut, termasuk perancangan berbagai formulir yang digunakan dalam setiap sistem akuntansi.

Sitem akuntansi persediaan bertujuan untuk mencatat mutasi tiap jenis persediaan yang disimpan digudang. Dalam perusahaan manufaktur, persediaan terdiri dari : persediaan produk dalam proses, persediaan bahan baku, persediaan bahan penolong, persediaan bahan habis pakai pabrik, persediaan suku cadang (Mulyadi, 2001).

(11)

B a b 1 P e n d a h u l u a n | 3

Persediaan berpengaruh baik pada neraca maupun laporan laba rugi. Persediaan harus ditangani dengan baik, selain penyimpanan dan pengeluarannya juga pemasukannya ke perusahaan. Kesalahan dalam pemasukan yang disebabkan karena harga dan kualitas akan mempengaruhi terhadap harga pokok penjualannya (La Midjan, 1995).

Melihat begitu pentingnya nilai persediaan dalam perusahaan, dan praktek kecurangan yang terjadi dalam perusahaan banyak terletak pada bagian yang berhubungan dengan persediaan, maka penulis memilih topik pengendalian persediaan. Penulis menemukan perusahaan yang memiliki sistem informasi akuntansi pengendalian persediaan yang masih tradisional dan dipandang membutuhkan sistem yang lebih baik. Maka penulis memilih PT.X sebagai objek penelitian. Penulis berpendapat bahwa persedian perusahaan yang lebih rawan untuk terjadinya penyelewengan dan pencurian adalah persediaan bahan baku. Maka dari itu, penulis mengangkat topik persediaan bahan baku sebagai topik penelitian.

Berdasarkan uraian diatas, penulis tertarik untuk melakukan penelitian

dengan judul : “Analisis sistem informasi akuntansi pengendalian

persediaan bahan baku pada PT. X”

1.2 Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang penelitian di atas, maka masalah-masalah yang dapat diidentifikasi oleh penulis dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :

(12)

1. Permasalahan apa saja yang dialami perusahaan dalam mengendalikan persediaan bahan baku?

2. Bagaimana sistem informasi akuntansi yang diterapkan pada bagian persediaan bahan baku?

1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian

Maksud dan tujuan penelitian yang akan dilaksanakan yaitu untuk memberikan gambaran mengenai pengendalian bahan baku pada PT. X. Adapun maksud dan tujuan penelitian ini adalah :

1. Mengetahui dan memperoleh gambaran mengenai kendala yang dialami perusahaan dalam mengendalikan persediaan bahan baku. 2. Mengetahui sistem informasi akuntansi pengendalian bahan baku

yang diterapkan di dalam PT. X.

1.4 Kegunaan Penelitian

Penulis mengharapkan penelitian yang dilakukan ini dapat memberikan kegunaan untuk berbagai pihak, antara lain :

1. Bagi perusahaan, penulis mengharapkan dapat memberikan berbagai masukan yang dapat digunakan untuk memperbaiki kekurangan yang ada dalam sistem pengendalian persediaan bahan baku dalam perusahaan. Diharapkan juga penulis dapat memberikan informasi yang dapat membantu perusahaan mengefisiensikan biaya yang dikeluarkan. 2. Bagi penulis, penelitian ini dapat digunakan sebagai sarana yang

(13)

B a b 1 P e n d a h u l u a n | 5

sebagai bahan perbandingan dengan teori yang diperoleh dari buku maupun kuliah dan menjadi bekal penulis di kemudian hari.

(14)

BAB V

SIMPULAN DAN SARAN

5.1 Simpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan mengenai analisis penerapan sistem informasi akuntansi persediaan bahan baku dalam meningkatkan sistem pengendalian intern persediaan bahan baku PT. X, maka penulis menarik simpulan sebagai berikut:

1. Kesulitan yang dialami perusahaan yaitu kurangnya jumlah karyawan dan kurangnya jenis dokumen yang digunakan. Kurangnya jumlah karyawan membuat perangkapan jabatan dan membuat pengendalian persediaan bahan baku tidak terkendali. Sedangkan kekurangan jenis dokumen yang digunakan, membuat sistem akuntansi perusahaan tidak tertata rapih. 2. Sistem akuntansi yang diterapkan pada bagian persediaan bahan baku

dalam perusahaan masih sangat buruk. Hal ini ditandai oleh banyaknya kerangkapan jabatan dan sangat sedikitnya jumlah dokumen yang dipakai oleh perusahaan.

5.2 Saran

Berdasarkan simpulan diatas, maka penulis mencoba untuk mengajukan beberapa saran dengan harapan saran yang diberikan dapat bermanfaat terutama bagi perusahaan dalam menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan sistem persediaan bahan baku agar dapat meningkatkan pengendalian intern yang lebih baik. Saran tersebut sebagai berikut:

(15)

B a b 5 S i m p u l a n d a n S a r a n | 63

1) Penulis menyarankan agar perusahaan menambah jumlah karyawan. Karyawan yang masih dibutuhkan adalah karyawan yang dapat ditempatkan pada bagian akuntansi dan bagian gudang. Bagian akuntansi direkomendasikan agar pencatatan yang dibutuhkan perusahaan dapat dibuat dengan lebih baik. Sedangkan bagian gudang dibutuhkan untuk mengendalikan persediaan bahan baku di gudang, baik barang yang masuk dan barang yang keluar.

2) Penulis menyarankan sekaligus merancangkan dokumen-dokumen untuk PT. X supaya pencatatan dalam pemesanan dan permintaan barang dapat menjadi lebih baik adalah sebagai berikut:

SO (Sales Order) sebagai bukti pemesanan print.

BTB (Bukti Terima Barang) dan BKB (Bukti Keluar Barang) sebagai bukti penerimaan dan pengeluaran bahan baku.

PO (Purchase Order) sebagai bukti permintaan barang ke supplier.

Kartu persediaan sebagai catatan jumlah persediaan bahan baku yang tersedia dalam gudang.

Formulir perintah produksi sebagai bukti perintah produksi untuk bagian produksi dan pembuatan sample, juga sebagai bukti persetujuan pengeluaran bahan baku dari gudang.

Bukti permintaan bahan baku sebagai bukti bahwa bagian produksi dan bagian pembuatan sample meminta bahan baku dengan jumlah yang tertera dalam dokumen.

(16)

Semua dokumen tersebut dibuat rangkap sebanyak yang diperlukan dan semuanya bernomor urut.

(17)

DAFTAR PUSTAKA

Arens, Alvin A. dan James K. Loebbenke. (2000). Auditing: An Integrated Approach. Salemba Empat, Jakarta.

Baridwan, Zaki. (1993). Sistem Akuntansi, BPFE Yogyakarta, Yogyakarta.

Bodnar, George H. dan William S.Hopwood. (1995). Sistem Informasi Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta.

Bodnar, George H. dan William S.Hopwood. (2000). Sistem Informasi Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta.

Bodnar, George H. and William S. Hopwoods. (2004). Accounting Information System. Edisi ke-9, Prentice Hall,Inc., London

Cushing, Barry E., Romney B.Marshall., dan Paul John Steinbart. (1997). Accounting Information System, Seventh Edition, Addition Wesley, Inc, Massachustess.

Eldon S., Hendriksen dan Nugroho W. (1996). Teori Akuntansi II, Salemba Empat, Jakarta.

Hall, James A. (2001). Sistem Informasi Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta.

Jogiyanto. (1993). Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Struktur, Yogyakarta.

Jogiyanto. (1995). Analisis dan Desain Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta. Jogiyanto. (2005). Analisis dan Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur dan

Praktik Aplikasi Bisnis. Andi Offset, Yogyakarta.

La Midjan. (1995). Sistem Informasi Akuntansi II, Lembaga Informasi Akuntansi, Jakarta.

La Midjan. (2001). Sistem Informasi Akutansi I, Edisi ke-9, Lingga Jaya, Bandung. La Midjan dan Azhar Susanto. (2003) Sistem Informasi Akuntansi I. Edisi ke-11,

Lingga Jaya, Bandung.

Moekijat. (1996). Pengantar Sistem Informasi Manajemen, Edisi Revisi. Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi, Edisi ke-3, Salemba Empat, Jakarta.

(18)

Nazir. (1999). Metode Penelitian, Ghalia Indonesia, Jakarta.

Niswonger, C. Rollin, Carl S. Warren, James M. Reeve, dan Philip E. Fess. (1999). Prinsip-Prinsip Akuntansi. Edisi 19, Erlangga, Jakarta.

Romney, M. B. Dan Steinbart, P. J. (2003). Accounting Information System. Edisi ke-9, Prentice-Hall.

(1)

B a b 1 P e n d a h u l u a n | 5

sebagai bahan perbandingan dengan teori yang diperoleh dari buku maupun kuliah dan menjadi bekal penulis di kemudian hari.

(2)

B a b 5 S i m p u l a n d a n S a r a n |

BAB V

SIMPULAN DAN SARAN

5.1 Simpulan

dalam perusahaan masih sangat buruk. Hal ini ditandai oleh banyaknya kerangkapan jabatan dan sangat sedikitnya jumlah dokumen yang dipakai oleh perusahaan.

5.2 Saran

(3)

B a b 5 S i m p u l a n d a n S a r a n | 63

2) Penulis menyarankan sekaligus merancangkan dokumen-dokumen untuk PT. X supaya pencatatan dalam pemesanan dan permintaan barang dapat menjadi lebih baik adalah sebagai berikut:

SO (Sales Order) sebagai bukti pemesanan print.

BTB (Bukti Terima Barang) dan BKB (Bukti Keluar Barang) sebagai bukti penerimaan dan pengeluaran bahan baku.

PO (Purchase Order) sebagai bukti permintaan barang ke supplier.

Kartu persediaan sebagai catatan jumlah persediaan bahan baku yang tersedia dalam gudang.

Formulir perintah produksi sebagai bukti perintah produksi untuk bagian produksi dan pembuatan sample, juga sebagai bukti persetujuan pengeluaran bahan baku dari gudang.

Bukti permintaan bahan baku sebagai bukti bahwa bagian produksi dan bagian pembuatan sample meminta bahan baku dengan jumlah yang tertera dalam dokumen.

(4)

B a b 5 S i m p u l a n d a n S a r a n | 64