ARTIKEL ILMIAH Aplikasi Sistem Pendukung

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI
LAYANAN LEGALISIR ONLINE FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN
BERBASIS OBJECT ORIENTED PROGRAMMING
Bella Arif Primadana
Jurusan Teknik Informatika Universitas Jenderal Soedirman
Email: bellaarifprimadana@gmail.com
ABSTRAK
Legalisir adalah pengesahan suatu dokumen duplikasi sehingga dokumen tersebut
dapat berfungsi seperti dokumen aslinya. Dokumen yang dilegalisir salah satunya
adalah ijazah dan transkrip nilai, baik untuk urusan melamar pekerjaan, memenuhi
persyaratan data pekerjaan, dan lain sebagainya. Pada Fakultas Teknik Universitas
Jenderal Soedirman, pelayanan legalisir ijazah dan transkrip nilai memerlukan alumni
datang ke kampus mengantarkan dokumen yang akan dilegalisir serta membutuhkan
waktu dalam proses legalisir. Hal tersebut menimbulkan masalah bagi banyak alumni
yang bertempat tinggal di luar daerah dan sibuk dengan pekerjaannya sehingga tidak
memiliki waktu untuk mengantarkan dokumen yang akan dilegalisir ke kampus. Oleh
karena itu, untuk menanggulangi permasalahan tersebut dibutuhkan Sistem Informasi
Layanan Legalisir Online (SILLO) yang berfungsi sebagai media pengajuan legalisir
ijazah dan legalisir transkrip nilai sehingga alumni tidak lagi memerlukan datang ke
kampus dan menunggu proses legalisir. Sistem informasi ini telah selesai dibuat

menggunakan konsep object oriented programming (OOP) yang dirancang
menggunakan UML (unified modeling language), Java sebagai bahasa pemrograman,
serta MySQL sebagai basis datanya.
Kata Kunci : Sistem Informasi, Legalisir, SILLO, OOP

PENDAHULUAN
Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu alat untuk menyajikan
informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya.
Tujuannya adalah untuk menyajikan informasi guna pengambilan keputusan pada
perencanaan, pemrakarsaan, pengorganisasian, serta pengendalian kegiatan pada suatu
proses. Sistem informasi merupakan salah satu peran penting dalam era teknologi
informasi saat ini dimana pertukaran informasi dituntut sangat cepat, mudah, dan
akurat. Hal tersebut dapat diperoleh salah sarunya dengan sistem informasi berbasis
komputer yang sering disebut dengan computer based information system (CBIS).
Sisitem Informasi Layanan Legalisir Online Fakultas Teknik Universitas Jenderal
Soedirman merupakan salah satu sistem berbasis komputer dengan menggunakan

teknologi internet untuk mendukung pertukaran informasi yang cepat, mudah, dan
akurat.
Sistem Informasi Layanan Legalisir Online yang diterapkan di Fakultas Teknik

Universitas Jenderal Soedirman ini merupakan sistem informasi yang membantu proses
pengajuan legalisir di Fakultas Teknik. Legalisir yang dapat dikelola pada sistem ini
adalah legalisir ijazah dan legalisir transkrip nilai. Tujuan dari sistem informasi ini
adalah untuk memudahkan alumni Fakultas Teknik dalam melakukan proses legalisir
ijazah dan legalisir transkrip nilai serta dapat membantu Fakultas Teknik dalam
meningkatkan layanan terhadap alumni dalam proses legalisir dengan memanfaatkan
teknologi informasi.
Sistem Informasi Layanan Legalisir Online dikembangkan menggunakan
metodologi berorientasi objek atau object oriented programming (OOP). Metodologi
berorientasi objek adalah suatu strategi pembangunan perangkat lunak yang
mengorganisasikan perangkat lunak sebagai kumpulan objek yang berisi data dan
operasi yang diberlakukan terhadapnya. Metodologi berorientasi objek meruapakn suatu
cara bagaimana sistem perangkat lunak dibangun melalui pendekatan objek secara
sistematis. Metode berorientasi objek meliputi rangkaian aktivitas analisis berorientasi
objek, perancangan berorientasi objek, pemrograman berorientasi objek, dan pengujian
berorientasi objek. Keuntungan menggunakan metodologi berorientasi objek antara lain
adalah kecepatan dalam pengembangan, kemudahan pemeliharaan, serta dapat
meningkatkan konsistensi dalam proses pengembangan.

METODE PENELITIAN

Penelitian dilakukan dengan menggunakan model proses waterfall. Model proses
waterfall merupakan sebuah metode pengembangan perangkat lunak yang bersifat
sekuensial karena tahap demi tahap pada model ini saling terkait serta mempengaruhi
dan tahap demi tahap yang harus dilalui harus menunggu selesainya tahap sebelumnya
dan berjalan berurutan. Model proses waterfall memiliki lima tahap, yaitu:
a. Analisis dan Definisi Persyaratan
Analisis dan definisi persyaratan akan menghasilkan kebutuhan pengguna atau
yang sering disebut dengan user requirement. Tahap ini dilakukan untuk
mengumpulkan data yang terkait dengan sistem yang akan dibangun. Pengumpulan

data dilakukan dengan cara wawancara dan observasi. Data yang dikumpulkan dari
proses wawancara dan observasi akan diolah dan dianalisis. Hasil dari analisis
terhadap data akan diketahui alur proses legalisir, kebutuhan pengguna, dan
kebutuhan sistem. Hasil analisis tersebut dijadikan acuan dalam membuat
perancangan sistem dan perangkat lunak.
b. Perancangan Sistem dan Perangkat Lunak
Perancangan sistem dan perangkat lunak meliputi perancangan basis data dan
penggambaran sketsa antarmuka sistem serta pengaturan komponen antarmuka yang
akan ada pada sistem. Pembuatan perancangan sistem dan perangkat lunak dilakukan
berdasarkan hasil analisis kebutuhan dan definisi persyaratan pada tahap pertama.

Tahap perancangan ini menggunakan UML (Unfied Modeling Language) yang
menghasilkan empat diagram, yaitu use case diagram, sequence diagram,
collaboration diagram, dan class diagram serta menghasilkan desain antarmuka
sistem. Hasil perancangan tersebut digunakan sebagai acuan dalam penulisan kode
program dalam tahap implementasi.
c. Implementasi dan Pengujian Unit
Tahap ini adalah tahap penulisan kode program dengan menerjemahkan
perancangan yang telah dibuat ke dalam bentuk perintah-perintah yang dimengerti
komputer menggunakan bahasa pemrograman. Bahasa pemrograman yang
digunakan adalah Java dengan tools Play Framework. Basis data yang digunakan
adalah MySQL. Sedangkan pembuatan antarmuka menggunakan HTML, CSS, Java
Script, dan Jquery. Bersamaan dengan penulisan kode program, sistem akan diuji
secara bertahap per-case (unit) yang akan dibuat.
d. Integrasi dan Pengujian Sistem
Tahap integrasi dan pengujian sistem merupakan tahap pengujian sistem secara
keseluruhan. Pengujian sistem dilakukan untuk mengetahui kesalahan-kesalahan
yang ada pada sistem yang tidak sesuai dengan perancangan yang telah dibuat.
Sistem akan diuji langsung oleh pengguna untuk melakukan proses legalisir dengan
menggunakan metode black-box dengan teknik pengujian form handle system. Jika
terjadi kesalahan, maka dilakukan perbaikan pada penulisan kode program atau pada

tahap perancangan sistem dan perangkat lunak.

e. Operasi dan Pemeliharaan
Tahap operasi adalah tahap menerapkan perangkat lunak pada lingkungan
instansi, sedangkan tahap pemeliharaan dilakukan dengan membuat buku pedoman
penggunaan sistem. Buku pedoman penggunaan sistem digunakan pengguna sebagai
acuan dalam menggunakan sistem sehingga sistem dapat berjalan dengan baik serta
sebagai pencegahan masalah yang mungkin akan timbul saat sistem dijalankan.

HASIL DAN PEMBAHASAN
a. Analisis dan Definisi Kebutuhan Sistem
Tahap analisis kebutuhan sistem dimulai dari mengumpulkan data yang
berkaitan dengan sistem. Data dikumpulkan dengan cara wawancara dan observasi
pada proses legalisir. Data yang dikumpulkan kemudian dianalisis untuk menemukan
gambaran sistem secara umum, kebutuhan sistem, serta kebutuhan pengguna yang
menggambarkan proses-proses yang terjadi pada sistem. Proses legalisir pada Sistem
Informasi Layanan Legalisir Online akan dibagi menjadi dua, yaitu proses pendataan
alumni dan proses legalisir. Proses pendataan alumni dapat dilihat pada Gambar 1.
Bapendik

Alumni
start

Formulir Data
Alumni

Formulir Data
Alumni

Pengisian
Formulir
Alumni

Input Data
Alumni

Aktivasi
Account Alumni

Data

Alumni

username,
password
Input Biodata
Alumni

Dekan / Wakil Dekan
I

Informasi
Alumni
Informasi
Alumni

Informasi
Alumni

end

Gambar 1. Alur Proses Pendataan Alumni
Proses pendataan alumni dimulai dari alumni mengisi formulir pendataan alumni
sementara, kemudian petugas bapendik memasukkan data alumni ke dalam sistem.
Alumni melakukan proses aktivasi account untuk mendapatkan username dan
password, lalu alumni login ke sistem untuk melengkapi biodata alumni pada sistem.
Sedangkan proses legalisir dapat dilihat pada Gambar 2.
Bapendik

Alumni

Dekan / Wakil Dekan

start

Validasi Data

N
Data Valid
Y
Mengisi formulir

legalisir
Pembayaran
via bank

Konfirmasi
pembayaran

ACC pengajuan
legalisir

N

Data
Legalisir

Persetujuan
Y

Informasi
status

legalisir

Informasi
legalisir

Cetak dokumen

Penandatanganan
dokumen

Memberi
stempel pd
dokumen

Konfirmasi
status legalisir

Memberi cap
instansi

Konfirmasi
status legalisir

Pengiriman

N

Pengambilan
dokumen
legalisir

Y
Cetak alamat

Pengiriman
dokumen

end

Gambar 2. Alur Proses Legalisir
Proses legalisir dimulai dari alumni melakukan validasi data pada sistem, setelah
datanya benar maka alumni mengisi formulir legalisir pada sistem. Kemudian alumni
melakukan pembayaran melalui bank atau ATM kepada Fakultas Teknik melalui
rekening tertentu dan segera melakukan konfirmasi pembayaran. Setelah itu, petugas
bapendik

akan melakukan persetujuan dengan terlebih

dahulu

mengecek

kelengkapan data yang diisikan oleh alumni, ketika data sudah sesuai maka petugas
bapendik akan mencetak dokumen ijazah atau transkrip nilai yang akan dilegalisir.
Dokumen tersebut diberi stempel untuk tempat tandatangan dan kemudian diletakkan
di meja dekan untuk ditandatangai. Setelah dekan menandatangani, dekan melakuakn
konfirmasi status legalisir pada sistem dan menyerahkan dokumen legalisir kepada
bapendik untuk dicap instansi. Lalu bependik melakukan konfirmasi status legalisir
pada sistem. Jika pada saat mengisi formulir alumni menggunakan fasilitas
pengiriman dokumen legalisir, maka petugas bapendik akan mencetak alamat

kemudian dikirim menuju alamat tersebut, namun jika tidak alumni akan mengambil
dokumen legalisir tersebut ke Fakultas Teknik.
b. Perancangan Sistem
Perancangan Sistem Informasi Layanan Legalisir Online menggunakan UML
(Unified Modeling Language) dengan menggambarkan tiga diagram yaitu, diagram
use case, diagram sequence, dan diagram calss. Diagram use case dapat dilihat pada
Gambar 3.

Gambar 3. Diagram Use Case Sistem Infomasi Layanan Legalisir Online
Pada Gambar 3 dapat dijelaskan bahwa sistem informasi ini memiliki tiga aktor,
yaitu alumni, petugas bapendik, dan dekan/wakil dekan. Selain itu, pada diagram
Gambar 3 juga dapat diketahui bahwa sistem memiliki 11 proses. Proses-proses
tersebut akan dijelaskan pada diagram sequence. Pada artikel ini hanya akan
dibahasa proses utama sesuai dengan alur proses pada Gambar 1 dan Gambar 2, yaitu
memasukkan data alumni, aktivasi account, memperbaharui data alumni, pengajuan
legalisir, dan mengelola proses legalisir.
Proses yang pertama adalah proses memasukkan data alumni. Proses
memasukkan data alumni dilakukan oleh petugas bapendik. Alur proses
memasukkan data alumni dapat dilihat pada Gambar 4.

Gambar 4. Diagram Sequence Login

Proses yang kedua adalah proses aktivasi account. Proses ini dilakukan oleh alumni
untuk memperoleh username dan password untuk login ke sistem. Proses aktivasi
account dapat dilihat pada Gambar 5.

Gambar 5. Diagram Sequence Aktivasi Account
Proses ketiga adalah proses memperbaharui data alumni yang dilakukan oleh alumni.
Pada proses ini alumni memasukkan biodata ke sistem. Proses memperbaharui data
alumni dapat dilihat pada Gambar 6.

Gambar 6. Diagram Sequence Memperbaharui Data Alumni
Proses selanjutnya adalah proses pengajuan legalisir. Pengajuan legalisir dilakukan
oleh alumni mulai dari validasi data, mengisi formulir pada sistem, dan konfirmasi
pembayaran pada sistem. Proses pengajuan legalisir dapat dilihat pada Gambar 7.

Gambar 7. Diagram Sequence Pengajuan Legalisir

Proses terakhir adalah mengelola proses legalisir. Proses ini dilakukan oleh bapendik
mulai dari verifikasi data, mencetak dokumen, hingga konfirmasi status legalisir.
Mengelola proses legalisir dapat dilihat pada Gambar 8.

Gambar 8. Diagram Sequence Mengelola Proses Legalisir
Dari penggambaran diagram sequence diketahui terdapat ruang penyimpanan
data (basis data) yang harus disediakan. Gambar 9 berikut ini menggambarkan
perancangan basis data serta relasinya yang digambarkan dalam bentuk diagram
class.

Gambar 9. Diagram Class Sistem Informasi Layanan Legalisir Online
Pada diagram class terdapat 11 class yang nantinya akan menjadi basis data, yaitu
alumni, jurusan, kelamin, agama, legalisir, pembayaran, bank, pengiriman, akun,
pegawai, serta pengumuman.

c. Implementasi
Implementasi merupakan tahap menerjemahkan perancangan ke dalam bahasa
pemrogrman. Pada artikel ini hanya digambarkan tampilan sistem yang merupakan
proses utama dari Sistem Informasi Layanan Legalisir Online berdasarkan alur
proses pada Gambar 1 dan Gambar 2. Proses pertama yaitu proses memasukkan data
alumni yang dilakukan oleh petugas bapendik. Tampilan untuk memasukkan data
alumni dapat dilihat pada Gambar 10.

Gambar 10. Tampilan Tambah Data Alumni
Proses yang kedua adalah proses aktivasi account yang dilakukan oleh alumni
dengan memasukkan beberapa data dan mencocokkannya. Jika aktivasi berhasil
maka akan terdapat pemberitahuan “Aktivasi Berhasil. Data account dikirim melalui
email.”, namun jike aktivasi tidak berhasil maka terdapat pemberitahuan “Maaf,
Aktivasi Gagal. Daya yang dimasukkan salah.”. Tampilan aktivasi account dapat
dilihat pada Gambar 11.

Gambar 11. Tampilan Aktivasi Account
Proses ketiga adalah memperbaharui data alumni yang dilakukan oleh alumni untuk
melengkapi data sebelumnya yang sudah dimasukkan oleh petugas bapendik. Data

yang dilengkapi adalah identitas alumni, kontak alumni, dan data studi. Tampilan
memperbaharui data alumni dapat dilihat pada Gambar 12.

Gambar 12. Tampilan Memperbaharui Data Alumni
Proses selanjutnya adalah pengajuan legalisir yang dilakukan oleh alumni. Pengajuan
legalisir meliputi validasi data, mengisi formulir legalisir, dan konfirmasi
pembayaran. Tampilan validasi data dapat dilihat pada Gambar 13, tampilan formulir
legalisir dapat dilihat pada Gambar 14, serta tampilan konfirmasi pembayaran dapat
dilihat pada Gambar 15.

Gambar 13. Tampilan Validasi Data

Gambar 14. Tampilan Formulir Legalisir

Gambar 15. Tampilan Konfirmasi Pembayaran
Proses yang terakhir adalah mengelola proses legalisir yang dilakukan oleh petugas
bapendik. Proses mengelola legalisir meliputi verifikasi data, mencetak dokumen,
hingga konfirmasi status legalisir. Tampilan mengelola proses legalisir dapat dilihat
pada Gambar 16.

Gambar 16. Tampilan Mengelola Proses Legalisir

d. Pengujian Sistem
Pengujian dilakukan terhadap sistem secara keseluruhan dengan berpedoman
pada perancangan sistem untuk mengetahui bahwa sistem berjalan dengan baik dan
sesuai dengan perancangan sistem. Selain itu, pengujian dilakukan untuk
menemukan kesalahan atau kekurangan pada sistem sehingga dapat dilakukan
perbaikan. Pengujian dilakukan dengan menggukan metode black-box dengan teknik
pengujian form handle system. Dari pengujian yang dilakukan dapat disimpulkan
bahwa secara keseluruhan Sistem Informasi Layanan Legalisir Online telah berjalan
sesuai perancangan dan fungsinya.
e. Operasi dan Pemeliharaan
Operasi dan pemeliharaan sistem dibuat sehingga penggunaan sistem oleh
pengguna sesuai dengan prosedur. Operasi dan pemeliharaan dibuat dalam sebuah
buku panduan penggunaan sistem (user manual book) dari Sistem Informasi Layanan
Legalisir Online. Buku panduan tersebut berisi prosedur penggunaan sistem yang
akan digunakan sebagai pedoman menggunakan sistem secara baik dan sesuai
fungsinya sehingga tidak terjadi kesalahan penggunaan akibat kegagalan sistem.

KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan hasil penelitian, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa telah dirancang
dan dibangun Sistem Informasi Layanan Legalisir Online menggunakan konsep
pemrograman berorientasi objek, baik dalam perancangan maupun pengembangan atau
implementasi sistem. Sistem Informasi Layanan Legalisir Online merupakan sebuah
sistem informasi yang dapat memudahkan alumni dalam melakukan pengajuan legalisir
ijazah atau legalisir transkrip nilai, serta dapat membantu Bapendik Fakultas Teknik
dalam mengelola proses legalisir.
Saran untuk pengembangan Sistem Informasi Layanan Legalisir Online Fakultas
Teknik Universitas Jenderal Soedirman selanjutnya adalah :
a. Pengembangan terhadap teknologi terbaru, baik basis data atau bahasa pemrograman
lain yang berorientasi objek dengan mengacu pada perancangan yang telah dibuat
sehingga dapat meningkatkan fungsi sistem.

b. Perlu adanya penambahan kapasitas basis data pada server Fakultas Teknik karena
pada masa yang akan datang jumlah alumni akan semakin bertambah sehingga basis
data pada server dapat menampung data yang jumlahnya akan semakin banyak.
c. Pengembangan fitur-fitur pada tampilan sistem yang mengacu pada kenyamanan
pengguna.

DAFTAR PUSTAKA

Dharwiyanti, Sri dan Romi Satria Wahono. 2003. Pengantar Unified Modeling
Language (UML) (Ebook). http://openstorage.gunadarma.ac.id (Diakses 24
November 2014)
Fatta, Hanif Al. 2007. Analisis dan Perencanaan Sistem Informasi untuk Keunggulan
Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta : Penerbit Andi.
Hermawan, Julius. 2000. Analisa & Desain Pemrograman Berorientasi Obyek dengan
UML dan Visual Basic. NET. Yogyakarta : Penerbit Andi.
Jogiyanto, HM. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur
Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Penerbit Andi.
Kadir, Abdul. 2003. Konsep & Tuntunan Praktis Basis Data. Yogyakarta : Penerbit
Andi.
Kusrini dan Andri Koniyo. 2007. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi
Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Yogyakarta : Andi.
Kusrini. 2007. Strategi Perencanaan dan Pengolahan Basis Data. Yogyakarta :
Penerbit Andi.
Rossa dan M Shalahuddin. 2013. Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan
Berorientasi Objek. Bandung : Informatika.
Saputra, Angga Eka dan Djoni Setiawan K. 2012. “Website Pusat Data Permainan
Tradisional”, Makalah, dalam Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi,
Yogyakarta.
Sommerville, Ian. 2003. Rekayasa Perangkat Lunak. Edisi 6. Diterjemahkan oleh :
Yuhliza Hanum. Jakarta : Erlangga.
Wahana Komputer. 2010. Panduan Belajar MySQL Database Server. Jakarta : Media
Kita.
Wardana. 2010. Menjadi Master PHP dengan Framework Codeigniter. Jakarta : Elex
Media Komputindo.