Manajemen proyek pada proyek pengembanga (11)
MAJEMEN PROYEK
Proyek bermakna sebuah pekerjaan besar yang besar kemungkinannya tidak akan
terulang dalam jangka waktu yang singkat. Suatu kesalahan akan sangat mahal,
sehingga sangat diinginkan melaksanakan tahap demi tahap tanpa adanya
kesalahan. Manajemen proyek adalah cara mengontrol, mengorganisir dan
mengelola sumber daya maupun penghasilan yang penting untuk menyelesaikan
proyek. Manajemen proyek merupakan seni mengontrol baik hal selama proyek,
dari sejak dimulai sampai selesai. Contoh kasus : dalam hal ini kita akan
mengambil contoh proyek mendirikan stadion sepak bola.
DEFINISI PROYEK
• Usaha / pekerjaan sementara yag dilakukan untuk membuat produk, service atau
hasil yang unik.
• Proyek adalah usaha terkoordinasi, menggunakan kombinasi manusia, teknik,
administrasi dan keuangan, dalam rangka mencapai tujuan yang spesifik dalam
jangka waktu tertentu.
KARAKTERISTIK PROYEK
• Kegiatannya dibatasi waktu : sifatnya sementara, kita dapat mengetahui mulai
dan berakhirnya proyek.
• Dibatasi oleh biaya
• Dibatasi oleh kualitas
• Biasanya tidak berulang-ulang
TEKNIK ANALISIS MANAJEMEN PROYEK
Critical Path Method (CPM)
Dalam hal mendirikan sebuah stadion kita harus menyusun tahapantahapan seperti : pembebasan tanah, pengurukan tanah, memperoleh materialmaterial bangunan, pemasangan fondasi, pembelian rumput dan lain-lain. Dalam
setiap tahapan kita pasti membutuhkan waktu dan juga kita dapat melaksanakan
beberapa tahapan dalam satu waktu dengan syarat tahapan-tahapan tersebut
memungkinkan untuk dilaksakan dalam waktu yang bersamaan. Contohnya kita
dapat melakukan pengurukan tanah, pembelian material dan pembelian rumput
dalam satu waktu. Contohnya dalam pengerjaan suatu tahapan membutuhkan
waktu 10 hari, Jika tahapan ini dapat mundur sebanyak 2 hari maka tahapan ini
akan selesai pada hari ke 12, maka dalam hal ini slack = 2 hari. Jadi dalam setiap
tahapan selalu ada ES= saat paling dini suatu aktifitas mulai, EF= saat paling dini
aktifitas selesai, LS= saat paling lambat aktifitas mulai, LF= saat paling lambat
aktifitas selesai.
Program Evaluation and Review Technique (PERT)
PERT memerlukan 3 taksiran untuk satu lama aktifitas, yaitu waktu yang
paling mungkin, waktu minimum dan maksimum. PERT mennuntut penggunanya
untuk mengasumsikan ketidakpastian lama waktu aktifitas dapat digambarkan
oleh distribusi probabilitas tertentu. Taksiran waktu yang paling mungkin
merupakan modus atau nilai tertinggi distribusi tersebut. Dengan kata lain,taksiran
ini merupakan jumlah hari yang paling sering terjadi jika aktifitas tersebut
dilakukan secara berulang-ulang dalam situasi mirip. Taksiran lainnya kadang
disebut juga taksiran optimis dan pesimis. Waktu aktifitas optimis merupakan
waktu tersingkat untuk aktifitas itu, jika segala sesuatu berjalan dengan baik.
Waktu pesimis adalah waktu terlama karena adanya pengaruh factor-faktor yang
berdampak menghambat aktifitas tersebut. Untuk aktifitas-aktifitas yang tidak
pasti, taksiran waktu pesimis dan optimis tentu akan berbeda jauh. Sedangkan
semakin pasti taksiran waktu, semakin dekat ketiga jenis waktu tersebut, bahkan
berimpit (sama).
KENDALA PROYEK
• Dalam pekerjaan proyek, produk/servis/hasil yang diinginkan sponsor proyek.
• Waktu. Mendefinisikan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.
• Biaya. Mendefinisikan dana yang dibutuhkan untuk menyelesaikan.
KEBERHASILAN PROYEK
Manajemen proyek dikatakan berhasil , jika proyek :
• Dapat dilaksanakan dan selesai tepat waktu (sesuai kontrak).
• Dapat dilaksanakan dengan menggunakan biaya yang sesuai dengan rencana
(tidak lebih/kurang).
• Dapat memenuhi semua ruang lingkup yang disepakati sebelumnya.
• Memuaskan sponsor proyek.
FAKTOR-FAKTOR PENDUKUNG KEBERHASILAN PROYEK
• Dukungan eksekutif
• Keterlibatan user
• Pengalaman manajer proyek
• Tujuan bisnis yang jelas
• Scope yang kecil
• Perangkat lunak standar
• Firm basic requirements
• Metodologi formal
• Estimasi yang terandalkan
• Kriteria lainnya, seperti milestones, perencanaan yang tepat, staf yang kompeten
dan rasa kepemilikan
KEUNTUNGAN MANAJEMEN PROYEK
• Kontrol yang lebih baik di bidang keuangan, fisik, dan sdm
• Meningkatnya relasi dengan customer
• Waktu pembangunan yang lebih singkat
• Biaya yang lebih rendah
• Kualitas lebih tinggi & meningkatnya reliabilitas
• Keuntungan yang lebih besar
• Meningkatnya produktivitas
• Koordinasi yang lebih baik
• Moral pekerja lebih baik
Pengertian manajemen proyek dan contohnya – Dalam pembahasan kali ini
kami akan memberikan penjelasan mengenai manajemen proyek, serta contohnya
maupun ruang lingkupnya.
A. Apa itu manajemen proyek?
Manajemen proyek adalah suatu penerapan ilmu pengetahuan, keahlian dan juga
ketrampilan, cara teknis yang terbaik serta dengan sumber daya yang terbatas
untuk mencapai sasaran atau tujuan yang sudah ditentukan agar mendapatkan
hasil yang optimal dalam hal kinerja, waktu, mutu dan keselamatan kerja.
Definisi manajemen proyek yang lainnya adalah suatu kegiatan merencanakan,
mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi serta mengendalikan sumber daya
organisasi perusahaan guna mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan
sumber daya tertentu.
B. Ruang lingkup proyek, diantaranya meliputi:
Menentukan waktu dimulai proyek .
Perencanaan lingkup dari proyek yang akan dikerjakan.
Pendefinisian dari ruang lingkup proyek.
Verifikasi proyek dan kontrol atas perubahan yang mungkin saja terjadi
ketika proyek tersebut dimulai.
C. Inilah 3 garis besar untuk berlangsungnya suatu proyek
Terdapat 3 (tiga) garis besar untuk menciptakan berlangsungnya suatu proyek,
diantaranya meliputi:
1. Perencanaan
Untuk mencapai sebuah tujuan, suatu proyek membutuhkan suatu perencanaan
yang benar-bebar matang. Yaitu dengan meletakkan dasar dari tujuan dan sasaran
dari suatu proyek sekaligus menyiapkan semua program teknis dan menyiapkan
administrasi supaya dapat diimplementasikan. Tujuannya yaitu supaya memenuhi
persyaratan spesifikasi yang ditentukan dalam batasan waktu, mutu, biaya maupun
keselamatan kerja. Perencanaan suatu proyek dilakukan dengan cara studi
kelayakan, rekayasa nilai, perencanaan area dari manajemen proyek (Seperti:
waktu, biaya, mutu, kesehatan, lingkungan,keselamatan kerja, sumber daya, resiko
dan sistem informasi).
Apa itu manajemen proyek?
2. Penjadwalan
Merupakan implementasi dari perencanaan yang bisa memberikan informasi
mengenai jadwal rencana dan kemajuan proyek yang meliputi sumber daya
(biaya, tenaga kerja, peralatan, dan material), durasi dan juga progres waktu untuk
menyelesaikan proyek. Penjadwalan proyek yang mengikuti perkembangan
proyek dengan berbagai macam permasalahannya. Proses monitoring dan juga
updating selalu dilakukan untuk mendapatkan penjadwalan yang realistis supaya
sesuai dengan tujuan proyek tersebut. Terdapat beberapa metode untuk mengelola
penjadwalan proyek, diantaranya yaitu Kurva S (hanumm Curve), Barchart,
Penjadwalan Linear (diagram Vektor), Network Planning serta waktu dan durasi
kegiatannya. Jika terjadi penyimpangan terhadap rencana awal, maka
dilakukanlah evaluasi dan tindakan koreksi supaya proyek tetap berada di jalur
yang diharapkan.
3. Pengendalian Proyek
Pengendalian mempengaruhi hasil akhir dari suatu proyek. Tujuan utamanya yaitu
untuk meminimalisasi segala penyimpangan yang mungkin terjadi selama
berlangsungnya proyek. Tujuan dari pengendalian proyek ialah optimasi kinerja
biaya, waktu, mutu dan juga keselamatan kerja harus memiliki kriteria sebagai
tolak ukur. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam proses pengendalian ialah
berupa pengawasan, pemeriksaan, dan juga koreksi yang dilakukan selama proses
implementasi.
D. Contoh manajemen proyek
Contoh proyek yang ada dilingkungan sekitar kita, misalnya seperti di bawah ini:
Proyek konstruksi yaitu hasilnya seperti pembangunan gedung, jembatan,
jalan raya, jalan tol dan lain sebagainya.
Proyek penelitian dan pembangunan yaitu melakukan suatu penelitian dan
pengembangan, sampai terciptanya suatu produk tertentu dengan maksud
dan tujuan untuk memperbaiki ataupun meningkatkan kualitas suatu
produk, layanan dan lain sebagainya.
Proyek industri manufaktur yaitu kegiatannya mulai dari merancang
sampai terciptanya suatu produk yang baru.
Proyek padat modal yaitu suatu proyek yang membutuhkan modal yang
besar. Seperti misalnya pembebasan tanah yang luas, pembelian barang
maupun pengadaan suatu barang, pembangunan suatu fasilitas produksi
dan sebagainya
Manajemen proyek
Manajemen proyek adalah sebuah disiplin keilmuan dalam hal perencanaan,
pengorganisasian, pengelolaan (menjalankan serta pengendalian), untuk dapat
mencapai tujuan-tujuan proyek. Proyek adalah sebuah kegiatan yang bersifat
sementara yang telah ditetapkan awal pekerjaannya dan waktu selesainya (dan
biasanya selalu dibatasi oleh waktu, dan seringkali juga dibatasi oleh sumber
pendanaan), untuk mencapai tujuan dan hasil yang spesifik dan unik,dan pada
umumnya untuk menghasilkan sebuah perubahan yang bermanfaat atau yang
mempunyai nilai tambah. Proyek selalu bersifat sementara atau temporer dan
sangat kontras dengan bisnis pada umumnya (Operasi-Produksi), dimana OperasiProduksi mempunyai sifat perulangan (repetitif), dan aktifitasnya biasanya
bersifat permanen atau mungkin semi permanen untuk menghasilkan produk atau
layanan (jasa/servis). Pada prakteknya, tipe manajemen pada kedua sistem ini
sering berbeda, dengan kemampuan teknis dan keputusan manajemen strategis
yang spesifik.
Tantangan utama sebuah proyek adalah mencapai sasaran-sasaran dan tujuan
proyek dengan menyadari adanya batasan-batasan yang telah dipahami
sebelumnya. Pada umumnya batasan-batasan itu adalah ruang lingkup pekerjaan,
waktu pekerjaan dan anggaran pekerjaan. Dan hal ini biasanya disebut dengan
"triple constrains" atau "tiga batasan". Dengan semakin meningkatnya kesadaran
akan harkat dan martabat individu dalam menjalankan proyek, maka batasan ini
kemudian berkembang dengan ditambahkan dengan batasan keempat yaitu faktor
keselamatan. Tantangan selanjutnya adalah bagaimana mengoptimasikan dan
pengalokasian semua sumber daya dan mengintegrasikannya untuk mencapai
tujuan proyek yang telah ditentukan.
Sejarah
Tidak ditemukan sumber yang pasti mengenai bagaimana sejarah manajemen
proyek yang sebenarnya. Namun, bukti terhadap diimplementasikannya ilmu
manajemen proyek sudah ada sejak ribuan tahun yang lalu. Hal ini dapat
dibuktikan dengan adanya piramid raksasa di kota Mesir. Piramida yang secara
umum merupakan sebuah bangunan yang berfungsi sebagai makam raja-raja dan
juga sebagai sarana tempat peribadahan, merupakan bukti yang paling
menakjubkan dari penerapan ilmu manajemen proyek pada masa lalu.
Pembangunan piramid yang tidak dilakukan sembarangan membuktikan bahwa
desain dari setiap sudut bangunan diperhitungkan dengan sangat teliti. Hampir
setiap piramid dibangun dengan memperhitungkan jarak piramid dengan
matahari, karena matahari merupakan elemen terpenting bagi kehidupan
masyarakat kuno. Pembangunan piramid ini tidak mungkin dapat terlaksana jika
tidak ada orang yang melakukan perencanaan, pengorganisasian dan
menggerakkan para pekerja serta melakukan pengontrolan dalam
pembangunannya. Dan sejarah pun mencatat bahwa bangsa Indonesia juga
mempunyai catatan gemilang dalam Manajemen Proyek, salah satunya adalah
Borobudur yang dibangun pada kurun waktu antara 760 dan 830 AD pada masa
puncak kejayaan wangsa Syailendra di Jawa Tengah. Sebagai sebuah dispilin
keilmuan, Manajemen Proyek dikembangkan dari beberapa bidang aplikasi
termasuk didalamnya konstruksi sipil, teknik rekayasa, dan juga aktivitas di
bidang HANKAM (pertahanan-keamanan)[5]. Manajemen Proyek telah diterapkan
dari awal perabadan manusia. Di antaranya misalnya Vitruvius (1 abad SM),
Christopher Wren (1632-1723), Thomas Telford (1757-1834) dan Isambard
Kingdom Brunel (1806-1859).
Kemudian baru pada tahun 1900 an Manajemen Proyek dengan proses
sistematiknya diterapkan pada proyek rekayasa yang kompleks. Dua tokoh yang
fenomenal dari manajemen proyek. Adalah Henry Gantt, disebut ayah dari teknik
perencanaan dan kontrol, yang terkenal dengan penggunaan tentang Gantt chart
sebagai alat manajemen proyek;. dan kemudian Henri Fayol untuk ciptaan-Nya
dari 5 fungsi manajemen yang membentuk dasar dari tubuh pengetahuan yang
terkait dengan proyek dan manajemen program. Gantt dan Fayol, keduanya adalah
mahasiswa Frederick Winslow Taylor untuk memperdalam teori manajemen
ilmiah. Karyanya adalah pelopor alat manajemen proyek modern termasuk rincian
struktur kerja (WBS - Work Breakdown Structure) dan alokasi sumber daya.
Tahun 1950 menandai awal era Manajemen Proyek modern datang bersama-sama
dengan bidang Rekayasa Teknis (Enjinering) sebagai satu kesatuan. Manajemen
proyek menjadi dikenal sebagai suatu disiplin ilmu yang berbeda yang timbul dari
disiplin ilmu manajemen dengan model rekayasa Di Amerika Serikat. Sebelum
tahun 1950-an secara garis besar, proyek dikelola dengan menggunakan Grafik
Gantt, sebagai suatu alat dan teknik informal. Pada saat itu, dua model
penjadwalan proyek dengan model matematis sedang dikembangkan. Yang
pertama adalah Metode Jalur Kritis (CPM - Critical Path Method) yang
dikembangkan pada suatu proyek sebagai usaha patungan antara DuPont
Corporation dan Remington Rand Corporation untuk mengelola proyek-proyek
pemeliharaan tanaman. Dan yang kedua adalah "Evaluasi Program dan Tinjauan
Teknik" (atau PERT - Program Evaluation and Review Technique), dikembangkan
oleh Booz Allen Hamilton sebagai bagian dari Angkatan Laut Amerika Serikat
(dalam hubungannya dengan Lockheed Corporation) dalam pengembangan
Program rudal kapal selam Polaris; Perhitungan teknik matematis ini kemudian
cepat menyebar ke perusahaan-perusahaan swasta untuk diterapkan. Dalam waktu
yang sama, model penjadwalan-proyek juga sedang dikembangkan, teknik
menghitung biaya proyek, manajemen biaya, dan ekonomi teknik terus
berkembang, dengan kepeloporannya oleh Hans Lang dan lain-lain.
Pada tahun 1956, American Association of Cost Engineers (AACE), yang
sekarang disebut AACE Internasional; Asosiasi Internasional untuk ahli Teknik
Biaya yang pada awalnya dibentuk oleh praktisi manajemen proyek dan
spesialisasi terkait dengan perencanaan dan penjadwalan, perkiraan biaya , dan
pengenadalian jadwal proyek (Pengendali Proyek - Project Control). AACE terus
bekerja sebagai perintis dan pada tahun 2006 pertama kali merilis proses yang
terintegrasi untuk manajemen portofolio, program dan proyek (Total Cost
Management Framework). AACE meneawarkan beberapa sertifikasi seperti CCE,
PSP dan lain sebagainya.
Pada tahun 1967, International Project Management Association (IPMA) didirikan
di Eropa, sebagai sebuah federasi dari beberapa asosiasi manajemen proyek
nasional. IPMA memelihara struktur federal hari ini dan sekarang termasuk
asosiasi anggota pada setiap benua kecuali Antartika. IPMA menawarkan
Sertifikasi Tingkat Empat program yang berdasarkan Baseline IPMA Kompetensi
(ICB). ICB ini mencakup kompetensi teknis, kompetensi kontekstual, dan
kompetensi perilaku.
Pada tahun 1969, Project Management Institute (PMI) dibentuk di Amerika
Serikat.PMI menerbitkan buku Panduan yang sering disebut dengan PMBOK
Guide (Project Management Body of Knowledge Guide), yang menggambarkan
praktek manajemen proyek yang umum untuk "hampir semua proyek dan hampir
semua waktu". PMI juga menawarkan beberapa sertifikasi seperti PMP, CAMP
dan lain sebagainya.
Di Indonesia sendiri Manajemen Proyek berkembang pada era tahun 1970-1990
an diawali dengan semakin banyaknya berkembang proyek-proyek infrastruktur
yang banyak memerlukan profesional di bidang Manajemen Proyek. Salah
satunya yang berdiri pertama kali adalah Project Management Institut Chapter
Jakarta (yan sekarang disebut PMI - Indonesia). PMI Indonesia didirikan pada
tahun 1996 dan merupakan organisasi yang didedikasikan untuk meningkatkan,
konsolidasi dan penyaluran manajemen proyek Indonesia dan bekerja untuk
pengembangan pengetahuan dan keahlian untuk kepentingan semua stakeholder.
Organisasi ini adalah salah satu cabang dari Project Management Institute (PMI),
sebuah organisasi, nirlaba profesional di seluruh dunia terkemuka.
Dan pada tanggal 16 Juli 1999 didirikanlah Ikatan Ahli Manajemen Proyek
Indonesia (IAMPI) yang merupakan asosiasi dari para Ahli Manajemen Proyek
Indonesia dan didirikan di Jakarta, sebagai salah satu asosiasi profesi anggota
LPKJ. Lembaga IAMPI ini juga menawarakan sertifikasi yang betaraf nasional di
Indonesia. Dan terakhir adalah lembaga ITAPPI (Ikatan Tenaga Ahli Pengendali
Proyek Indonesia) yang didirikan pada tahun 2008 dan merupakan organisasi
profesional dengan bidang pengendali proyek (Project Control).
Proses
Pendekatan mengenai tahapan proyek secara umum adalah mengidentifikasi
urutan langkah yang harus diselesaikan. Dalam "pendekatan tradisional" ini, lima
komponen perkembangan proyek dapat dibedakan (empat tahap ditambah kontrol)
dan ditambah lagi tahapan penyelesaian proyek, yang dapat juga dapat disebut
"Siklus Kehidupan Proyek" (Project Life Cycle). Secara umum, siklus hidup
proyek merupakan suatu metode yang digunakan untuk menggambarkan
bagaimana sebuah proyek direncanakan, dikontrol, dan diawasi sejak proyek
disepakati untuk dikerjakan hingga tujuan akhir proyek tercapai. Terdapat lima
tahap kegiatan utama yang dilakukan dalam siklus hidup proyek yaitu :
inisiasi;
perencanaan dan desain;
pelaksanaan dan konstruksi;
pemantauan dan sistem pengendalian;
penyelesaian.
Tahap Inisiasi
Tahap inisiasi proyek merupakan tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek
disepakati untuk dikerjakan. Pada tahap ini, permasalahan yang ingin diselesaikan
akan diidentifikasi. Beberapa pilihan solusi untuk menyelesaikan permasalahan
juga didefinisikan. Sebuah studi kelayakan dapat dilakukan untuk memilih sebuah
solusi yang memiliki kemungkinan terbesar untuk direkomendasikan sebagai
solusi terbaik dalam menyelesaikan permasalahan. Ketika sebuah solusi telah
ditetapkan, maka seorang manajer proyek akan ditunjuk sehingga tim proyek
dapat dibentuk.
Tahap Perencanaan dan Desain
Ketika ruang lingkup proyek telah ditetapkan dan tim proyek terbentuk, maka
aktivitas proyek mulai memasuki tahap perencanaan. Pada tahap ini, dokumen
perencanaan akan disusun secara terperinci sebagai panduan bagi tim proyek
selama kegiatan proyek berlangsung. Adapun aktivitas yang akan dilakukan pada
tahap ini adalah membuat dokumentasi project plan, resource plan, financial plan,
risk plan, acceptance plan, communication plan, procurement plan, contract
supplier dan perform phare review.
Tahap Eksekusi (Pelaksanaan proyek dan/atau Konstruksi)
Dengan definisi proyek yang jelas dan terperinci, maka aktivitas proyek siap
untuk memasuki tahap eksekusi atau pelaksanaan proyek. Pada tahap ini,
deliverables atau tujuan proyek secara fisik akan dibangun. Seluruh aktivitas yang
terdapat dalam dokumentasi project plan akan dieksekusi.
Tahap Pemantaun dan sistem Pengendalian
Sementara kegiatan pengembangan berlangsung, beberapa proses manajemen
perlu dilakukan guna memantau dan mengontrol penyelesaian deliverables
sebagai hasil akhir proyek.
Tahap Penutupan
Tahap ini merupakan akhir dari aktivitas proyek. Pada tahap ini, hasil akhir
proyek (deliverables project) beserta dokumentasinya diserahkan kepada
pelanggan, kontak dengan supplier diakhiri, tim proyek dibubarkan dan
memberikan laporan kepada semua stakeholder yang menyatakan bahwa kegiatan
proyek telah selesai dilaksanakan. Langkah akhir yang perlu dilakukan pada tahap
ini yaitu melakukan post implementation review untuk mengetahui tingkat
keberhasilan proyek dan mencatat setiap pelajaran yang diperoleh selama kegiatan
proyek berlangsung sebagai pelajaran untuk proyek-proyek dimasa yang akan
datang.
Organisasi Proyek
Tahapan ini merupakan tahapan sebuah proyek sebelum kemudian ditutup
(penyelesaian). Namun tidak semua proyek akan melalui setiap tahap, artinya
proyek dapat dihentikan sebelum mereka mencapai penyelesaian. Beberapa
proyek tidak mengikuti perencanaan terstruktur dan / atau proses pemantauan.
Beberapa proyek akan melalui langkah 2, 3 dan 4 beberapa kali. Banyak industri
menggunakan variasi pada tahap-tahapan proyek ini. Sebagai contoh, ketika
bekerja pada sebuah perencanaan desain dan konstruksi, proyek biasanya akan
melalui tahapan dengan nama yang berbeda-beda seperti pada tahapan
Perencanaan dengan nama: Pra-Perencanaan, Desain Konseptual, Desain Skema,
Pengembangan Desain, Gambar Konstruksi (atau Dokumen Kontrak), dan/atau
Administrasi Konstruksi.
Manajemen Proyek Konstruksi
Proyek konstruksi adalah suatu rangkaian kegiatan yang sifatnya hanya dilakukan
satu kali. Pada umumnya proyek konstruksi memiliki jangka waktu yang pendek.
Di dalam rangkaian kegiatan proyek kontstruksi tersebut, biasanya terdapat suatu
proses yang berfungsi untuk mengolah sumber daya proyek sehingga dapat
menjadi suatu hasil kegiatan yang menghasilkan sebuah bangunan. Adapun proses
yang terjadi dalam rangkaian kegiatan tersebut tentunya akan melibatkan pihakpihak yang terkait baik secara langsung maupun tidak langsung. Dengan
terlibatnya banyak pihak dalam sebuah proyek konstruksi maka hal ini dapat
menyebabkan potensi terjadinya konflik juga sangat besar sehingga dapat diambil
sebuah kesimpulan bahwa proyek konstruksi sebenarnya mengandung konflik
yang cukup tinggi juga.
Manajemen Konstruksi pada umumnya akan meliputi mutu fisik konstruksi, biaya
dan waktu. manajemen material serta manjemen tenaga kerja. Pada prinsipnya,
dalam manajemen konstruksi, manajemen tenaga kerja merupakan salah satu hal
yang akan lebih ditekankan. Hal ini disebabkan manajemen perencanaan hanya
berperan sekitar 20% dari rencana kerja proyek. Sisanya manajemen pelaksanaan
termasuk didalamnya pengendalian biaya dan waktu proyek. Adapun fungsi dari
manajemen konstruksi yaitu :
1. Sebagai Quality Control sehingga dapat menjaga kesesuaian antara
perencanaan dan pelaksanaan
2. Mengantisipasi terjadinya perubahan kondisi di lapangan yang tidak pasti
serta mengatasi kendala terjadinya keterbatasan waktu pelaksanaan
3. Memantau prestasi dan kemajuan proyek yang telah dicapai. Hal itu
dilakukan dengan opname (laporan) harian, mingguan dan bulanan
4. Hasil evaluasi dapat dijadikan tindakan dalam pengambilan keputusan
terhadap masalah-masalah yang terjadi di lapangan
5. Fungsi manajerial dari manajemen merupakan sebuah sistem informasi
yang baik yang dapat digunakan untuk menganalisis performa dilapangan
Manajemen Waktu Proyek
Manajemen waktu proyek merupakan salah satu kompetensi yang harus dimiliki
oleh seorang manajer proyek. Manajemen waktu proyek dibutuhkan manajer
proyek untuk memantau dan mengendalikan waktu yang dihabiskan dalam
menyelesaikan sebuah proyek. Dengan menerapkan manajemen waktu proyek,
seorang manajer proyek dapat mengontrol jumlah waktu yang dibutuhkan oleh
tim proyek untuk membangun deliverables proyek sehingga memperbesar
kemungkinan sebuah proyek dapat diselesaikan sesuai dengan jadwal yang telah
ditentukan. Terdapat beberapa proses yang perlu dilakukankan seorang manajer
proyek dalam mengendalikan waktu proyek yaitu :
1. Mendefinisikan aktivitas proyek
Merupakan sebuah proses untuk mendefinisikan setiap aktivitas yang
dibutuhkan untuk mencapai tujuan proyek.
2. Urutan aktivitas proyek
Proses ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan mendokumentasikan
hubungan antara tiap-tiap aktivitas proyek.
3. Estimasi aktivitas sumber daya proyek
Estimasi aktivitas sumber daya proyek bertujuan untuk melakukan
estimasi terhadap penggunaan sumber daya proyek.
4. Estimasi durasi kegiatan proyek
Proses ini diperlukan untuk menentukan berapa lama waktu yang
dibutuhkan untuk mencapai tujuan proyek.
5. Membuat jadwal proyek
Setelah seluruh aktivitas, waktu dan sumber daya proyek terdefinisi
dengan jelas, maka seorang manager proyek akan membuat jadwal proyek.
Jadwal proyek ini nantinya dapat digunakan untu menggambarkan secara
rinci mengenai seluruh aktivitas proyek dari awal pengerjaan proyek
hingga proyek diselesaikan.
6. Mengontrol dan mengendalikan jadwal proyek
Saat kegiatan proyek mulai berjalan, maka pengendalian dan pengontrolan
jadwal proyek perlu dilakukan. Hal ini diperlukan untuk memastikan
apakah kegiatan proyek berjalan sesuai dengan yang telah direncanakan
atau tidak.
Setiap proses di atas setidaknya terjadi sekali dalam setiap proyek dan dalam satu
atau lebih tahapan proyek.
Manajemen Ruang Lingkup Proyek
Salah satu kompetensi yang harus dimiliki oleh seorang manajer proyek handal
adalah kemampuan dalam melakukan manajemen ruang lingkup proyek. Dalam
hal ini, seorang manajer proyek harus mampu memastikan bahwa seluruh
aktivitas yang dilakukan dalam proyek adalah aktivitas yang berhubungan dengan
proyek dan aktivitas tersebut telah memenuhi kebutuhan proyek. Dengan kata
lain, manajemen ruang lingkup proyek memiliki fungsi untuk mendefinisikan
serta mengendalikan aktivitas-aktivitas apa yang bisa dilakukan dan aktivitasaktivitas apa saja yang tidak boleh dilakukan dalam menyelesaikan suatu proyek.
Terdapat beberapa proses yang perlu dilakukan seorang manajer proyek dalam
melakukan manajemen ruang lingkup proyek, yaitu :
1. Perencanaan ruang lingkup proyek
Pada tahap ini, manajer proyek akan mendokumentasikan bagaimana
ruang lingkup proyek akan didefinisikan, diverifikasi, dikontrol dan
menentukan bagaimana WBS akan dibuat serta merencanakan bagaimana
mengendalikan perubahan akan ruang lingkup proyek.
2. Mendefinisikan ruang lingkup proyek
Pada tahap ini, ruang lingkup proyek akan didefinisikan secara terperinci
sebagai landasan untuk pengambilan keputusan proyek dimasa depan.
3. Membuat Work Breakdown Structure
WBS merupakan pembagian deliverables proyek berdasarkan kelompok
kerja. WBS dibutuhkan karena pada umumnya dalam sebuah proyek
biasanya melibatkan banyak orang dan deliverables, sehingga sangat
penting untuk mengorganisasikan pekerjaan-pekerjaan tersebut menjadi
bagian-bagian yang lebih terperinci lagi.
4. Melakukan verifikasi ruang lingkup proyek
Tahap ini merupakan tahap dimana final project scope statement
diserahkan kepada stakeholder untuk diverifikasi.
5. Melakukan kontrol terhadap ruang lingkup proyek
Dalam pelaksanaan proyek, tidak jarang ruang lingkup proyek mengalami
perubahan. Untuk itu, perlu dilakukannya kontrol terhadap perubahan
ruang lingkup proyek. Perubahan yang tidak terkendali, akan
mengakibatkan meluasnya ruang lingkup proyek.
Kompetensi Yang Harus Dimiliki Seorang Manajer Proyek
Seorang manager proyek merupakan seorang professional dalam bidang
manajemen proyek. Manajer proyek memiliki tanggung jawab untuk melakukan
perencanaan, pelaksanaan dan penutupan sebuah proyek yang biasanya berkaitan
dengan bidang industri kontruksi, arsitektur, telekomunikasi dan informasi
teknologi. Untuk menghasilkan kinerja yang baik, sebuah proyek harus dimanage
dengan baik oleh manajer proyek yang berkualitas baik serta memiliki kompetensi
yang disyaratkan. Seorang manajer proyek yang baik harus memiliki kompetensi
yang mencakup unsur ilmu pengetahuan (knowledge), kemampuan (skill) dan
sikap (attitude). Ketiga unsur ini merupakan salah satu faktor penting dalam
menentukan keberhasilan proyek. Sebuah proyek akan dinyatakan berhasil apabila
proyek dapat diselesaikan sesuai dengan waktu, ruang lingkup dan biaya yang
telah direncanakan. Manajer proyek merupakan individu yang paling menentukan
keberhasilan / kegalan proyek. Karena dalam hal ini manajer proyek adalah orang
yang memegang peranan penting dalam mengintegrasikan, mengkoordinasikan
semua sumber daya yang dimiliki dan bertanggung jawab sepenuhnya atas
kenberhasilan dalam pencapaian sasaran proyek. Untuk menjadi manajer proyek
yang baik, terdapat 9 ilmu yang harus dikuasai. Adapun ke sembilan ilmu yang
dimaksud antara lain :
1. Manajemen Ruang Lingkup;
2. Manajemen Waktu;
3. Manajemen Biaya;
4. Manajemen Kualitas;
5. Manajemen Sumber Daya Manusia;
6. Manajemen Pengadaan;
7. Manajemen Komunikasi;
8. Manajemen Resiko;
9. Manajemen Integrasi.
Seorang manajer proyek yang baik juga harus mempersiapkan dan melengkapi
kemampuan diri sendiri yang bisa diperoleh melalui kursus manajemen proyek.
Adapun panduan referensi standart internasional yang kerap dipergunakan dalam
bidang manajemen proyek adalam PMBOK (Project Management Body Of
Knowledge). Setelah seorang manajer proyek dirasa cukup menguasai bidang
pekerjaan yang sedang dijalani, maka disarankan untuk dapat mengambil
sertifikasi manajemen proyek. Mereka yang berhasil mendapatkan sertifikasi ini
akan memperoleh gelar PMP (Project Management Professional) dibelakang
namanya sebagai bukti dimilikinya kemampuan terkait.
Tipe Organisasi di dalam Proyek
Proyek merupakan suatu kegiatan usaha yang kompleks, sifatnya tidak rutin,
memiliki keterbatasan terhadap waktu, anggaran dan sumber daya serta memiliki
spesifikasi tersendiri atas produk yang akan dihasilkan. Dengan adanya
keterbatasan-keterbatasan dalam mengerjakan suatu proyek, maka sebuah
organisasi proyek sangat dibutuhkan untuk mengatur sumber daya yang dimiliki
agar dapat melakukan aktivitas-aktivitas yang sinkron sehingga tujuan proyek bisa
tercapai. Organisasi proyek juga dibutuhkan untuk memastikan bahwa pekerjaan
dapat diselesaikan dengan cara yang efisien, tepat waktu dan sesuai dengan
kualitas yang diharapkan. Secara umum, terdapat 4 jenis organisasi proyek yang
biasa digunakan dalam menyelesaikan suatu proyek. Adapun jenis-jenis organisasi
proyek yang dimaksud antara lain :
Organisasi Proyek Fungsional
Dalam organisasi proyek fungsional, susunan organisasi proyek dibentuk dari
fungsi-fungsi yang terdapat dalam suatu organisasi. Organisasi ini biasanya
digunakan ketika suatu bagian fungsional memiliki kepentingan yang lebih
dominan dalam penyelesaian suatu proyek. Top manajer yang berada dalam fungsi
tersebut akan diberikan wewenang untuk mengkoordinir proyek. Adapun
beberapa kelebihan yang terdapat dalam organisasi proyek ini antara lain proyek
dapat diselesaikan dengan struktur dasar fungsional organisasi induk, memiliki
fleksibilitas maksimum dalam penggunaan staf, adanya pembauran berbagai jenis
keahlian bagi tiap-tiap fungsi serta peningkatan terhadap profesionalisme pada
sebuah divisi fungsional. Sedangkan beberapa kelemahan yang ditemui dalam
organisasi proyek fungsional antara lain proyek biasanya kurang fokus, terdapat
kemungkinan terjadinya kesulitan integrasi antar tiap-tiap fungsi, biasanya
membutuhkan waktu yang lebih lama serta motivasi orang-orang yang terdapat
dalam organisasi menjadi lemah.
Organisasi Proyek Tim Khusus
Dalam organisasi proyek tim khusus, organisasi akan membentuk tim yang
bersifat independen. Tim ini bisa direkrut dari dalam dan luar organisasi yang
akan bekerja sebagai suatu unit yang terpisah dari organisasi induk. Seorang
manajer proyek full time akan ditunjuk dan diberi tanggung jawab untuk
memimpin tenaga-tenaga ahli yang terdapat dalam tim. Adapun beberapa
kelebihan yang terdapat dalam organisasi proyek tim khusus yakni tim akan
terbentuk dengan bagian-bagian yang lengkap dan memiliki susunan komando
tunggal sehingga tim proyek memiliki wewenang penuh atas sumber daya yang
ada untuk mencapai sasaran proyek, sangat dimungkinkan ditanggapinya
perubahan serta dapat diambil sebuah keputusan dengan tepat dan cepat karena
keputusan tersebut dibuat oleh tim dan tidak menunda hierarki, status tim yang
mandiri akan menumbuhkan identitas dan komitmen anggotanya untuk
menyelesaikan proyek dengan baik, jalur komunikasi dan arus kegiatan menjadi
lebih singkat, mempermudah koordinasi maupun integrasi personel serta orientasi
tim akan lebih kuat kepada kepentingan penyelesaian proyek. Sedangkan
beberapa kelemahan yang ditemukan dalam organisasi proyek ini adalah biaya
proyek menjadi besar karena kurang efisien dalam membagi dan memecahkan
masalah dalam penggunaan sumber daya, terdapat kecendrungan terjadinya
perpecahan antara tim proyek dengan organisasi induk serta proses transisi
anggota tim proyek untuk kembali ke fungsi semula jika proyek telah selesai akan
terasa sulit karena telah meninggalkan departemen fungsionalnya dalam waktu
yang lama.
Organisasi Proyek Matriks
Organisasi proyek matriks merupakan suatu organisasi proyek yang melekat pada
divisi fungsional suatu organisasi induk. Pada dasarnya organisasi ini merupakan
penggabungan kelebihan yang terdapat dalam organisasi fungsional dan organisasi
proyek khusus. Beberapa kelebihan yang terdapat dalam bentuk organisasi ini
yaitu manajer proyek bertanggung jawab penuh kepada proyek, permasalahan
yang terjadi dapat segera ditindaklanjuti, lebih efisien karena menggunakan
sumber daya maupun tenaga ahli yang dimiliki pada beberapa proyek sekaligus
serta para personel dapat kembali ke organisasi induk semula apabila proyek telah
selesai. Adapun beberapa kekurangan yang terdapat dalam bentuk organisasi
proyek ini antara lain manajer proyek tidak dapat mengambil keputusan mengenai
pelaksanaan pekerjaan dan kebutuhan personel karena keputusan tersebut
merupakan wewenang dari pada departemen lain, terdapat tingkat ketergantungan
yang tinggi antara proyek dan organisasi lain pendukung proyek serta terdapat dua
jalur pelaporan bagi personel proyek karena personel proyek berada dibahwah
komando pimpinan proyek dan departemen fungsional.
Organisasi Proyek Virtual
Organisasi proyek virtual adalah suatu bentuk organisasi proyek yang merupakan
aliansi dari beberapa organisasi dengan tujuan untuk menghasilkan suatu produk
tertentu. Struktur kolaborasi ini terdiri dari beberapa organisasi lain yang saling
bekerjasama dan berada disekelilin perusahaan inti. Adapun beberapa kelebihan
yang terdapat dalam susunan organisasi proyek virtual ini antara lain terjadi
pengurangan biaya yang signifikan, cepat beradaptasi dengan pesatnya
perkembangan teknologi serta adanya peningkatan terhadap fleksibilitas usaha.
Sedangkan beberapa kekurangan yang terdapat dalam organisasi ini yakni proses
koordinasi keprofesionalan dari berbagai organisasi yang berbeda dapat menjadi
hambatan, terdapat potensi terjadinya kehilangan kontrol pada proyek serta
terdapat potensi terjadinya konflik interpersonal.
Jenis-jenis Proyek
Proyek merupakan aktivitas yang bersifat temporer. Dalam pengerjaannya, selalu
ada batasan (time, scope dan budget) yang mempengaruhi kesuksesan
pelaksanaan proyek. Perubahan terhadap salah satu faktor akan mempengaruhi
faktor yang lain. Seluruh aktivitas yang terdapat pada proyek merupakan sebuah
mata rantai yang dimulai sejak dituangkannya ide, direncanakan, kemudian
dilaksanakan, sampai benar-benar memberikan hasil yang sesuai dengan
perencanaannya semula.
Dalam kehidupan sehari-hari, dapat terlihat berbagai jenis kegiatan proyek. Jenisjenis kegiatan proyek tersebut secara garis besar terkait dengan pengkajian aspek
ekonomi, keuangan, permasalahan lingkungan, desain engineering, marketing,
manufaktur, dan lain-lain. Namun, pada kenyataannya, tidaklah dapat membagibagi proyek pada satu jenis tertentu saja, kerena pada umumnya kegiatan proyek
merupakan kombinasi dari beberapa jenis kegiatan sekaligus. Akan tetapi, jika
ditinjau dari aktivitas yang paling dominan yang dilakukan pada sebuah proyek,
maka kita dapat mengkategorikan proyek sebagai berikut :
Proyek Engineering Kontruksi
Dalam kegiatannya, aktivitas yang paling dominan yang dilakukan dalam
proyek ini adalah pengkajian kelayakan, desain engineering, pengadaan
dan konstruksi.
Proyek engineering Manufacture
Secara garis besar, kegitan proyek ini meliputi seluruh kegitan yang
bersifat untuk menghasilkan produk baru.
Proyek Pelayanan Manajemen
Dalam pengerjaannya, aktivitas utama dalam proyek ini adalah merancang
system informasi manajemen, merancang program efisiensi dan
penghematan, diversifikasi, penggabungan dan pengambilalihan,
memberikan bantuan emergency untuk daerah yang terkena musibag,
merancang strategi untuk mengurangi kriminalitas dan penggunaan obatobat terlarang dan lain-lain.
Proyek Penelitian dan Pengembangan
Adapun aktivitas utama yang dilakukan dalam pelaksanaan proyek ini
meliputi melakukan penelitian dan pengembangan suatu produk tertentu.
Proyek Kapital
Secara umum, kegiatan yang dilakukan dalam proyek ini biasanya
digunakan oleh sebuah badan usaha atau pemerintah, misalnya
pembebasan tanah, penyiapan lahan dan pembelian material.
Berdasarkan penjelasan di atas dapat juga ditarik suatu kesimpulan yaitu bahwa
dalam suatu jenis proyek yang memiliki beberapa aktivitas sekaligus, maka
pembagiannya merupakan kombinasi. Proyek pembuatan sumur minyak dan gas,
jika ditinjau dari segi pembangunannya dapat dikategorikan sebagai proyek
engineering konstruksi. Namun, dari seluruh tahapan dan biaya yang dibutuhkan
pada pelaksanaannya dapat dikategorikan sebagai proyek capital.
Proyek bermakna sebuah pekerjaan besar yang besar kemungkinannya tidak akan
terulang dalam jangka waktu yang singkat. Suatu kesalahan akan sangat mahal,
sehingga sangat diinginkan melaksanakan tahap demi tahap tanpa adanya
kesalahan. Manajemen proyek adalah cara mengontrol, mengorganisir dan
mengelola sumber daya maupun penghasilan yang penting untuk menyelesaikan
proyek. Manajemen proyek merupakan seni mengontrol baik hal selama proyek,
dari sejak dimulai sampai selesai. Contoh kasus : dalam hal ini kita akan
mengambil contoh proyek mendirikan stadion sepak bola.
DEFINISI PROYEK
• Usaha / pekerjaan sementara yag dilakukan untuk membuat produk, service atau
hasil yang unik.
• Proyek adalah usaha terkoordinasi, menggunakan kombinasi manusia, teknik,
administrasi dan keuangan, dalam rangka mencapai tujuan yang spesifik dalam
jangka waktu tertentu.
KARAKTERISTIK PROYEK
• Kegiatannya dibatasi waktu : sifatnya sementara, kita dapat mengetahui mulai
dan berakhirnya proyek.
• Dibatasi oleh biaya
• Dibatasi oleh kualitas
• Biasanya tidak berulang-ulang
TEKNIK ANALISIS MANAJEMEN PROYEK
Critical Path Method (CPM)
Dalam hal mendirikan sebuah stadion kita harus menyusun tahapantahapan seperti : pembebasan tanah, pengurukan tanah, memperoleh materialmaterial bangunan, pemasangan fondasi, pembelian rumput dan lain-lain. Dalam
setiap tahapan kita pasti membutuhkan waktu dan juga kita dapat melaksanakan
beberapa tahapan dalam satu waktu dengan syarat tahapan-tahapan tersebut
memungkinkan untuk dilaksakan dalam waktu yang bersamaan. Contohnya kita
dapat melakukan pengurukan tanah, pembelian material dan pembelian rumput
dalam satu waktu. Contohnya dalam pengerjaan suatu tahapan membutuhkan
waktu 10 hari, Jika tahapan ini dapat mundur sebanyak 2 hari maka tahapan ini
akan selesai pada hari ke 12, maka dalam hal ini slack = 2 hari. Jadi dalam setiap
tahapan selalu ada ES= saat paling dini suatu aktifitas mulai, EF= saat paling dini
aktifitas selesai, LS= saat paling lambat aktifitas mulai, LF= saat paling lambat
aktifitas selesai.
Program Evaluation and Review Technique (PERT)
PERT memerlukan 3 taksiran untuk satu lama aktifitas, yaitu waktu yang
paling mungkin, waktu minimum dan maksimum. PERT mennuntut penggunanya
untuk mengasumsikan ketidakpastian lama waktu aktifitas dapat digambarkan
oleh distribusi probabilitas tertentu. Taksiran waktu yang paling mungkin
merupakan modus atau nilai tertinggi distribusi tersebut. Dengan kata lain,taksiran
ini merupakan jumlah hari yang paling sering terjadi jika aktifitas tersebut
dilakukan secara berulang-ulang dalam situasi mirip. Taksiran lainnya kadang
disebut juga taksiran optimis dan pesimis. Waktu aktifitas optimis merupakan
waktu tersingkat untuk aktifitas itu, jika segala sesuatu berjalan dengan baik.
Waktu pesimis adalah waktu terlama karena adanya pengaruh factor-faktor yang
berdampak menghambat aktifitas tersebut. Untuk aktifitas-aktifitas yang tidak
pasti, taksiran waktu pesimis dan optimis tentu akan berbeda jauh. Sedangkan
semakin pasti taksiran waktu, semakin dekat ketiga jenis waktu tersebut, bahkan
berimpit (sama).
KENDALA PROYEK
• Dalam pekerjaan proyek, produk/servis/hasil yang diinginkan sponsor proyek.
• Waktu. Mendefinisikan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.
• Biaya. Mendefinisikan dana yang dibutuhkan untuk menyelesaikan.
KEBERHASILAN PROYEK
Manajemen proyek dikatakan berhasil , jika proyek :
• Dapat dilaksanakan dan selesai tepat waktu (sesuai kontrak).
• Dapat dilaksanakan dengan menggunakan biaya yang sesuai dengan rencana
(tidak lebih/kurang).
• Dapat memenuhi semua ruang lingkup yang disepakati sebelumnya.
• Memuaskan sponsor proyek.
FAKTOR-FAKTOR PENDUKUNG KEBERHASILAN PROYEK
• Dukungan eksekutif
• Keterlibatan user
• Pengalaman manajer proyek
• Tujuan bisnis yang jelas
• Scope yang kecil
• Perangkat lunak standar
• Firm basic requirements
• Metodologi formal
• Estimasi yang terandalkan
• Kriteria lainnya, seperti milestones, perencanaan yang tepat, staf yang kompeten
dan rasa kepemilikan
KEUNTUNGAN MANAJEMEN PROYEK
• Kontrol yang lebih baik di bidang keuangan, fisik, dan sdm
• Meningkatnya relasi dengan customer
• Waktu pembangunan yang lebih singkat
• Biaya yang lebih rendah
• Kualitas lebih tinggi & meningkatnya reliabilitas
• Keuntungan yang lebih besar
• Meningkatnya produktivitas
• Koordinasi yang lebih baik
• Moral pekerja lebih baik
Pengertian manajemen proyek dan contohnya – Dalam pembahasan kali ini
kami akan memberikan penjelasan mengenai manajemen proyek, serta contohnya
maupun ruang lingkupnya.
A. Apa itu manajemen proyek?
Manajemen proyek adalah suatu penerapan ilmu pengetahuan, keahlian dan juga
ketrampilan, cara teknis yang terbaik serta dengan sumber daya yang terbatas
untuk mencapai sasaran atau tujuan yang sudah ditentukan agar mendapatkan
hasil yang optimal dalam hal kinerja, waktu, mutu dan keselamatan kerja.
Definisi manajemen proyek yang lainnya adalah suatu kegiatan merencanakan,
mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi serta mengendalikan sumber daya
organisasi perusahaan guna mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan
sumber daya tertentu.
B. Ruang lingkup proyek, diantaranya meliputi:
Menentukan waktu dimulai proyek .
Perencanaan lingkup dari proyek yang akan dikerjakan.
Pendefinisian dari ruang lingkup proyek.
Verifikasi proyek dan kontrol atas perubahan yang mungkin saja terjadi
ketika proyek tersebut dimulai.
C. Inilah 3 garis besar untuk berlangsungnya suatu proyek
Terdapat 3 (tiga) garis besar untuk menciptakan berlangsungnya suatu proyek,
diantaranya meliputi:
1. Perencanaan
Untuk mencapai sebuah tujuan, suatu proyek membutuhkan suatu perencanaan
yang benar-bebar matang. Yaitu dengan meletakkan dasar dari tujuan dan sasaran
dari suatu proyek sekaligus menyiapkan semua program teknis dan menyiapkan
administrasi supaya dapat diimplementasikan. Tujuannya yaitu supaya memenuhi
persyaratan spesifikasi yang ditentukan dalam batasan waktu, mutu, biaya maupun
keselamatan kerja. Perencanaan suatu proyek dilakukan dengan cara studi
kelayakan, rekayasa nilai, perencanaan area dari manajemen proyek (Seperti:
waktu, biaya, mutu, kesehatan, lingkungan,keselamatan kerja, sumber daya, resiko
dan sistem informasi).
Apa itu manajemen proyek?
2. Penjadwalan
Merupakan implementasi dari perencanaan yang bisa memberikan informasi
mengenai jadwal rencana dan kemajuan proyek yang meliputi sumber daya
(biaya, tenaga kerja, peralatan, dan material), durasi dan juga progres waktu untuk
menyelesaikan proyek. Penjadwalan proyek yang mengikuti perkembangan
proyek dengan berbagai macam permasalahannya. Proses monitoring dan juga
updating selalu dilakukan untuk mendapatkan penjadwalan yang realistis supaya
sesuai dengan tujuan proyek tersebut. Terdapat beberapa metode untuk mengelola
penjadwalan proyek, diantaranya yaitu Kurva S (hanumm Curve), Barchart,
Penjadwalan Linear (diagram Vektor), Network Planning serta waktu dan durasi
kegiatannya. Jika terjadi penyimpangan terhadap rencana awal, maka
dilakukanlah evaluasi dan tindakan koreksi supaya proyek tetap berada di jalur
yang diharapkan.
3. Pengendalian Proyek
Pengendalian mempengaruhi hasil akhir dari suatu proyek. Tujuan utamanya yaitu
untuk meminimalisasi segala penyimpangan yang mungkin terjadi selama
berlangsungnya proyek. Tujuan dari pengendalian proyek ialah optimasi kinerja
biaya, waktu, mutu dan juga keselamatan kerja harus memiliki kriteria sebagai
tolak ukur. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam proses pengendalian ialah
berupa pengawasan, pemeriksaan, dan juga koreksi yang dilakukan selama proses
implementasi.
D. Contoh manajemen proyek
Contoh proyek yang ada dilingkungan sekitar kita, misalnya seperti di bawah ini:
Proyek konstruksi yaitu hasilnya seperti pembangunan gedung, jembatan,
jalan raya, jalan tol dan lain sebagainya.
Proyek penelitian dan pembangunan yaitu melakukan suatu penelitian dan
pengembangan, sampai terciptanya suatu produk tertentu dengan maksud
dan tujuan untuk memperbaiki ataupun meningkatkan kualitas suatu
produk, layanan dan lain sebagainya.
Proyek industri manufaktur yaitu kegiatannya mulai dari merancang
sampai terciptanya suatu produk yang baru.
Proyek padat modal yaitu suatu proyek yang membutuhkan modal yang
besar. Seperti misalnya pembebasan tanah yang luas, pembelian barang
maupun pengadaan suatu barang, pembangunan suatu fasilitas produksi
dan sebagainya
Manajemen proyek
Manajemen proyek adalah sebuah disiplin keilmuan dalam hal perencanaan,
pengorganisasian, pengelolaan (menjalankan serta pengendalian), untuk dapat
mencapai tujuan-tujuan proyek. Proyek adalah sebuah kegiatan yang bersifat
sementara yang telah ditetapkan awal pekerjaannya dan waktu selesainya (dan
biasanya selalu dibatasi oleh waktu, dan seringkali juga dibatasi oleh sumber
pendanaan), untuk mencapai tujuan dan hasil yang spesifik dan unik,dan pada
umumnya untuk menghasilkan sebuah perubahan yang bermanfaat atau yang
mempunyai nilai tambah. Proyek selalu bersifat sementara atau temporer dan
sangat kontras dengan bisnis pada umumnya (Operasi-Produksi), dimana OperasiProduksi mempunyai sifat perulangan (repetitif), dan aktifitasnya biasanya
bersifat permanen atau mungkin semi permanen untuk menghasilkan produk atau
layanan (jasa/servis). Pada prakteknya, tipe manajemen pada kedua sistem ini
sering berbeda, dengan kemampuan teknis dan keputusan manajemen strategis
yang spesifik.
Tantangan utama sebuah proyek adalah mencapai sasaran-sasaran dan tujuan
proyek dengan menyadari adanya batasan-batasan yang telah dipahami
sebelumnya. Pada umumnya batasan-batasan itu adalah ruang lingkup pekerjaan,
waktu pekerjaan dan anggaran pekerjaan. Dan hal ini biasanya disebut dengan
"triple constrains" atau "tiga batasan". Dengan semakin meningkatnya kesadaran
akan harkat dan martabat individu dalam menjalankan proyek, maka batasan ini
kemudian berkembang dengan ditambahkan dengan batasan keempat yaitu faktor
keselamatan. Tantangan selanjutnya adalah bagaimana mengoptimasikan dan
pengalokasian semua sumber daya dan mengintegrasikannya untuk mencapai
tujuan proyek yang telah ditentukan.
Sejarah
Tidak ditemukan sumber yang pasti mengenai bagaimana sejarah manajemen
proyek yang sebenarnya. Namun, bukti terhadap diimplementasikannya ilmu
manajemen proyek sudah ada sejak ribuan tahun yang lalu. Hal ini dapat
dibuktikan dengan adanya piramid raksasa di kota Mesir. Piramida yang secara
umum merupakan sebuah bangunan yang berfungsi sebagai makam raja-raja dan
juga sebagai sarana tempat peribadahan, merupakan bukti yang paling
menakjubkan dari penerapan ilmu manajemen proyek pada masa lalu.
Pembangunan piramid yang tidak dilakukan sembarangan membuktikan bahwa
desain dari setiap sudut bangunan diperhitungkan dengan sangat teliti. Hampir
setiap piramid dibangun dengan memperhitungkan jarak piramid dengan
matahari, karena matahari merupakan elemen terpenting bagi kehidupan
masyarakat kuno. Pembangunan piramid ini tidak mungkin dapat terlaksana jika
tidak ada orang yang melakukan perencanaan, pengorganisasian dan
menggerakkan para pekerja serta melakukan pengontrolan dalam
pembangunannya. Dan sejarah pun mencatat bahwa bangsa Indonesia juga
mempunyai catatan gemilang dalam Manajemen Proyek, salah satunya adalah
Borobudur yang dibangun pada kurun waktu antara 760 dan 830 AD pada masa
puncak kejayaan wangsa Syailendra di Jawa Tengah. Sebagai sebuah dispilin
keilmuan, Manajemen Proyek dikembangkan dari beberapa bidang aplikasi
termasuk didalamnya konstruksi sipil, teknik rekayasa, dan juga aktivitas di
bidang HANKAM (pertahanan-keamanan)[5]. Manajemen Proyek telah diterapkan
dari awal perabadan manusia. Di antaranya misalnya Vitruvius (1 abad SM),
Christopher Wren (1632-1723), Thomas Telford (1757-1834) dan Isambard
Kingdom Brunel (1806-1859).
Kemudian baru pada tahun 1900 an Manajemen Proyek dengan proses
sistematiknya diterapkan pada proyek rekayasa yang kompleks. Dua tokoh yang
fenomenal dari manajemen proyek. Adalah Henry Gantt, disebut ayah dari teknik
perencanaan dan kontrol, yang terkenal dengan penggunaan tentang Gantt chart
sebagai alat manajemen proyek;. dan kemudian Henri Fayol untuk ciptaan-Nya
dari 5 fungsi manajemen yang membentuk dasar dari tubuh pengetahuan yang
terkait dengan proyek dan manajemen program. Gantt dan Fayol, keduanya adalah
mahasiswa Frederick Winslow Taylor untuk memperdalam teori manajemen
ilmiah. Karyanya adalah pelopor alat manajemen proyek modern termasuk rincian
struktur kerja (WBS - Work Breakdown Structure) dan alokasi sumber daya.
Tahun 1950 menandai awal era Manajemen Proyek modern datang bersama-sama
dengan bidang Rekayasa Teknis (Enjinering) sebagai satu kesatuan. Manajemen
proyek menjadi dikenal sebagai suatu disiplin ilmu yang berbeda yang timbul dari
disiplin ilmu manajemen dengan model rekayasa Di Amerika Serikat. Sebelum
tahun 1950-an secara garis besar, proyek dikelola dengan menggunakan Grafik
Gantt, sebagai suatu alat dan teknik informal. Pada saat itu, dua model
penjadwalan proyek dengan model matematis sedang dikembangkan. Yang
pertama adalah Metode Jalur Kritis (CPM - Critical Path Method) yang
dikembangkan pada suatu proyek sebagai usaha patungan antara DuPont
Corporation dan Remington Rand Corporation untuk mengelola proyek-proyek
pemeliharaan tanaman. Dan yang kedua adalah "Evaluasi Program dan Tinjauan
Teknik" (atau PERT - Program Evaluation and Review Technique), dikembangkan
oleh Booz Allen Hamilton sebagai bagian dari Angkatan Laut Amerika Serikat
(dalam hubungannya dengan Lockheed Corporation) dalam pengembangan
Program rudal kapal selam Polaris; Perhitungan teknik matematis ini kemudian
cepat menyebar ke perusahaan-perusahaan swasta untuk diterapkan. Dalam waktu
yang sama, model penjadwalan-proyek juga sedang dikembangkan, teknik
menghitung biaya proyek, manajemen biaya, dan ekonomi teknik terus
berkembang, dengan kepeloporannya oleh Hans Lang dan lain-lain.
Pada tahun 1956, American Association of Cost Engineers (AACE), yang
sekarang disebut AACE Internasional; Asosiasi Internasional untuk ahli Teknik
Biaya yang pada awalnya dibentuk oleh praktisi manajemen proyek dan
spesialisasi terkait dengan perencanaan dan penjadwalan, perkiraan biaya , dan
pengenadalian jadwal proyek (Pengendali Proyek - Project Control). AACE terus
bekerja sebagai perintis dan pada tahun 2006 pertama kali merilis proses yang
terintegrasi untuk manajemen portofolio, program dan proyek (Total Cost
Management Framework). AACE meneawarkan beberapa sertifikasi seperti CCE,
PSP dan lain sebagainya.
Pada tahun 1967, International Project Management Association (IPMA) didirikan
di Eropa, sebagai sebuah federasi dari beberapa asosiasi manajemen proyek
nasional. IPMA memelihara struktur federal hari ini dan sekarang termasuk
asosiasi anggota pada setiap benua kecuali Antartika. IPMA menawarkan
Sertifikasi Tingkat Empat program yang berdasarkan Baseline IPMA Kompetensi
(ICB). ICB ini mencakup kompetensi teknis, kompetensi kontekstual, dan
kompetensi perilaku.
Pada tahun 1969, Project Management Institute (PMI) dibentuk di Amerika
Serikat.PMI menerbitkan buku Panduan yang sering disebut dengan PMBOK
Guide (Project Management Body of Knowledge Guide), yang menggambarkan
praktek manajemen proyek yang umum untuk "hampir semua proyek dan hampir
semua waktu". PMI juga menawarkan beberapa sertifikasi seperti PMP, CAMP
dan lain sebagainya.
Di Indonesia sendiri Manajemen Proyek berkembang pada era tahun 1970-1990
an diawali dengan semakin banyaknya berkembang proyek-proyek infrastruktur
yang banyak memerlukan profesional di bidang Manajemen Proyek. Salah
satunya yang berdiri pertama kali adalah Project Management Institut Chapter
Jakarta (yan sekarang disebut PMI - Indonesia). PMI Indonesia didirikan pada
tahun 1996 dan merupakan organisasi yang didedikasikan untuk meningkatkan,
konsolidasi dan penyaluran manajemen proyek Indonesia dan bekerja untuk
pengembangan pengetahuan dan keahlian untuk kepentingan semua stakeholder.
Organisasi ini adalah salah satu cabang dari Project Management Institute (PMI),
sebuah organisasi, nirlaba profesional di seluruh dunia terkemuka.
Dan pada tanggal 16 Juli 1999 didirikanlah Ikatan Ahli Manajemen Proyek
Indonesia (IAMPI) yang merupakan asosiasi dari para Ahli Manajemen Proyek
Indonesia dan didirikan di Jakarta, sebagai salah satu asosiasi profesi anggota
LPKJ. Lembaga IAMPI ini juga menawarakan sertifikasi yang betaraf nasional di
Indonesia. Dan terakhir adalah lembaga ITAPPI (Ikatan Tenaga Ahli Pengendali
Proyek Indonesia) yang didirikan pada tahun 2008 dan merupakan organisasi
profesional dengan bidang pengendali proyek (Project Control).
Proses
Pendekatan mengenai tahapan proyek secara umum adalah mengidentifikasi
urutan langkah yang harus diselesaikan. Dalam "pendekatan tradisional" ini, lima
komponen perkembangan proyek dapat dibedakan (empat tahap ditambah kontrol)
dan ditambah lagi tahapan penyelesaian proyek, yang dapat juga dapat disebut
"Siklus Kehidupan Proyek" (Project Life Cycle). Secara umum, siklus hidup
proyek merupakan suatu metode yang digunakan untuk menggambarkan
bagaimana sebuah proyek direncanakan, dikontrol, dan diawasi sejak proyek
disepakati untuk dikerjakan hingga tujuan akhir proyek tercapai. Terdapat lima
tahap kegiatan utama yang dilakukan dalam siklus hidup proyek yaitu :
inisiasi;
perencanaan dan desain;
pelaksanaan dan konstruksi;
pemantauan dan sistem pengendalian;
penyelesaian.
Tahap Inisiasi
Tahap inisiasi proyek merupakan tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek
disepakati untuk dikerjakan. Pada tahap ini, permasalahan yang ingin diselesaikan
akan diidentifikasi. Beberapa pilihan solusi untuk menyelesaikan permasalahan
juga didefinisikan. Sebuah studi kelayakan dapat dilakukan untuk memilih sebuah
solusi yang memiliki kemungkinan terbesar untuk direkomendasikan sebagai
solusi terbaik dalam menyelesaikan permasalahan. Ketika sebuah solusi telah
ditetapkan, maka seorang manajer proyek akan ditunjuk sehingga tim proyek
dapat dibentuk.
Tahap Perencanaan dan Desain
Ketika ruang lingkup proyek telah ditetapkan dan tim proyek terbentuk, maka
aktivitas proyek mulai memasuki tahap perencanaan. Pada tahap ini, dokumen
perencanaan akan disusun secara terperinci sebagai panduan bagi tim proyek
selama kegiatan proyek berlangsung. Adapun aktivitas yang akan dilakukan pada
tahap ini adalah membuat dokumentasi project plan, resource plan, financial plan,
risk plan, acceptance plan, communication plan, procurement plan, contract
supplier dan perform phare review.
Tahap Eksekusi (Pelaksanaan proyek dan/atau Konstruksi)
Dengan definisi proyek yang jelas dan terperinci, maka aktivitas proyek siap
untuk memasuki tahap eksekusi atau pelaksanaan proyek. Pada tahap ini,
deliverables atau tujuan proyek secara fisik akan dibangun. Seluruh aktivitas yang
terdapat dalam dokumentasi project plan akan dieksekusi.
Tahap Pemantaun dan sistem Pengendalian
Sementara kegiatan pengembangan berlangsung, beberapa proses manajemen
perlu dilakukan guna memantau dan mengontrol penyelesaian deliverables
sebagai hasil akhir proyek.
Tahap Penutupan
Tahap ini merupakan akhir dari aktivitas proyek. Pada tahap ini, hasil akhir
proyek (deliverables project) beserta dokumentasinya diserahkan kepada
pelanggan, kontak dengan supplier diakhiri, tim proyek dibubarkan dan
memberikan laporan kepada semua stakeholder yang menyatakan bahwa kegiatan
proyek telah selesai dilaksanakan. Langkah akhir yang perlu dilakukan pada tahap
ini yaitu melakukan post implementation review untuk mengetahui tingkat
keberhasilan proyek dan mencatat setiap pelajaran yang diperoleh selama kegiatan
proyek berlangsung sebagai pelajaran untuk proyek-proyek dimasa yang akan
datang.
Organisasi Proyek
Tahapan ini merupakan tahapan sebuah proyek sebelum kemudian ditutup
(penyelesaian). Namun tidak semua proyek akan melalui setiap tahap, artinya
proyek dapat dihentikan sebelum mereka mencapai penyelesaian. Beberapa
proyek tidak mengikuti perencanaan terstruktur dan / atau proses pemantauan.
Beberapa proyek akan melalui langkah 2, 3 dan 4 beberapa kali. Banyak industri
menggunakan variasi pada tahap-tahapan proyek ini. Sebagai contoh, ketika
bekerja pada sebuah perencanaan desain dan konstruksi, proyek biasanya akan
melalui tahapan dengan nama yang berbeda-beda seperti pada tahapan
Perencanaan dengan nama: Pra-Perencanaan, Desain Konseptual, Desain Skema,
Pengembangan Desain, Gambar Konstruksi (atau Dokumen Kontrak), dan/atau
Administrasi Konstruksi.
Manajemen Proyek Konstruksi
Proyek konstruksi adalah suatu rangkaian kegiatan yang sifatnya hanya dilakukan
satu kali. Pada umumnya proyek konstruksi memiliki jangka waktu yang pendek.
Di dalam rangkaian kegiatan proyek kontstruksi tersebut, biasanya terdapat suatu
proses yang berfungsi untuk mengolah sumber daya proyek sehingga dapat
menjadi suatu hasil kegiatan yang menghasilkan sebuah bangunan. Adapun proses
yang terjadi dalam rangkaian kegiatan tersebut tentunya akan melibatkan pihakpihak yang terkait baik secara langsung maupun tidak langsung. Dengan
terlibatnya banyak pihak dalam sebuah proyek konstruksi maka hal ini dapat
menyebabkan potensi terjadinya konflik juga sangat besar sehingga dapat diambil
sebuah kesimpulan bahwa proyek konstruksi sebenarnya mengandung konflik
yang cukup tinggi juga.
Manajemen Konstruksi pada umumnya akan meliputi mutu fisik konstruksi, biaya
dan waktu. manajemen material serta manjemen tenaga kerja. Pada prinsipnya,
dalam manajemen konstruksi, manajemen tenaga kerja merupakan salah satu hal
yang akan lebih ditekankan. Hal ini disebabkan manajemen perencanaan hanya
berperan sekitar 20% dari rencana kerja proyek. Sisanya manajemen pelaksanaan
termasuk didalamnya pengendalian biaya dan waktu proyek. Adapun fungsi dari
manajemen konstruksi yaitu :
1. Sebagai Quality Control sehingga dapat menjaga kesesuaian antara
perencanaan dan pelaksanaan
2. Mengantisipasi terjadinya perubahan kondisi di lapangan yang tidak pasti
serta mengatasi kendala terjadinya keterbatasan waktu pelaksanaan
3. Memantau prestasi dan kemajuan proyek yang telah dicapai. Hal itu
dilakukan dengan opname (laporan) harian, mingguan dan bulanan
4. Hasil evaluasi dapat dijadikan tindakan dalam pengambilan keputusan
terhadap masalah-masalah yang terjadi di lapangan
5. Fungsi manajerial dari manajemen merupakan sebuah sistem informasi
yang baik yang dapat digunakan untuk menganalisis performa dilapangan
Manajemen Waktu Proyek
Manajemen waktu proyek merupakan salah satu kompetensi yang harus dimiliki
oleh seorang manajer proyek. Manajemen waktu proyek dibutuhkan manajer
proyek untuk memantau dan mengendalikan waktu yang dihabiskan dalam
menyelesaikan sebuah proyek. Dengan menerapkan manajemen waktu proyek,
seorang manajer proyek dapat mengontrol jumlah waktu yang dibutuhkan oleh
tim proyek untuk membangun deliverables proyek sehingga memperbesar
kemungkinan sebuah proyek dapat diselesaikan sesuai dengan jadwal yang telah
ditentukan. Terdapat beberapa proses yang perlu dilakukankan seorang manajer
proyek dalam mengendalikan waktu proyek yaitu :
1. Mendefinisikan aktivitas proyek
Merupakan sebuah proses untuk mendefinisikan setiap aktivitas yang
dibutuhkan untuk mencapai tujuan proyek.
2. Urutan aktivitas proyek
Proses ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan mendokumentasikan
hubungan antara tiap-tiap aktivitas proyek.
3. Estimasi aktivitas sumber daya proyek
Estimasi aktivitas sumber daya proyek bertujuan untuk melakukan
estimasi terhadap penggunaan sumber daya proyek.
4. Estimasi durasi kegiatan proyek
Proses ini diperlukan untuk menentukan berapa lama waktu yang
dibutuhkan untuk mencapai tujuan proyek.
5. Membuat jadwal proyek
Setelah seluruh aktivitas, waktu dan sumber daya proyek terdefinisi
dengan jelas, maka seorang manager proyek akan membuat jadwal proyek.
Jadwal proyek ini nantinya dapat digunakan untu menggambarkan secara
rinci mengenai seluruh aktivitas proyek dari awal pengerjaan proyek
hingga proyek diselesaikan.
6. Mengontrol dan mengendalikan jadwal proyek
Saat kegiatan proyek mulai berjalan, maka pengendalian dan pengontrolan
jadwal proyek perlu dilakukan. Hal ini diperlukan untuk memastikan
apakah kegiatan proyek berjalan sesuai dengan yang telah direncanakan
atau tidak.
Setiap proses di atas setidaknya terjadi sekali dalam setiap proyek dan dalam satu
atau lebih tahapan proyek.
Manajemen Ruang Lingkup Proyek
Salah satu kompetensi yang harus dimiliki oleh seorang manajer proyek handal
adalah kemampuan dalam melakukan manajemen ruang lingkup proyek. Dalam
hal ini, seorang manajer proyek harus mampu memastikan bahwa seluruh
aktivitas yang dilakukan dalam proyek adalah aktivitas yang berhubungan dengan
proyek dan aktivitas tersebut telah memenuhi kebutuhan proyek. Dengan kata
lain, manajemen ruang lingkup proyek memiliki fungsi untuk mendefinisikan
serta mengendalikan aktivitas-aktivitas apa yang bisa dilakukan dan aktivitasaktivitas apa saja yang tidak boleh dilakukan dalam menyelesaikan suatu proyek.
Terdapat beberapa proses yang perlu dilakukan seorang manajer proyek dalam
melakukan manajemen ruang lingkup proyek, yaitu :
1. Perencanaan ruang lingkup proyek
Pada tahap ini, manajer proyek akan mendokumentasikan bagaimana
ruang lingkup proyek akan didefinisikan, diverifikasi, dikontrol dan
menentukan bagaimana WBS akan dibuat serta merencanakan bagaimana
mengendalikan perubahan akan ruang lingkup proyek.
2. Mendefinisikan ruang lingkup proyek
Pada tahap ini, ruang lingkup proyek akan didefinisikan secara terperinci
sebagai landasan untuk pengambilan keputusan proyek dimasa depan.
3. Membuat Work Breakdown Structure
WBS merupakan pembagian deliverables proyek berdasarkan kelompok
kerja. WBS dibutuhkan karena pada umumnya dalam sebuah proyek
biasanya melibatkan banyak orang dan deliverables, sehingga sangat
penting untuk mengorganisasikan pekerjaan-pekerjaan tersebut menjadi
bagian-bagian yang lebih terperinci lagi.
4. Melakukan verifikasi ruang lingkup proyek
Tahap ini merupakan tahap dimana final project scope statement
diserahkan kepada stakeholder untuk diverifikasi.
5. Melakukan kontrol terhadap ruang lingkup proyek
Dalam pelaksanaan proyek, tidak jarang ruang lingkup proyek mengalami
perubahan. Untuk itu, perlu dilakukannya kontrol terhadap perubahan
ruang lingkup proyek. Perubahan yang tidak terkendali, akan
mengakibatkan meluasnya ruang lingkup proyek.
Kompetensi Yang Harus Dimiliki Seorang Manajer Proyek
Seorang manager proyek merupakan seorang professional dalam bidang
manajemen proyek. Manajer proyek memiliki tanggung jawab untuk melakukan
perencanaan, pelaksanaan dan penutupan sebuah proyek yang biasanya berkaitan
dengan bidang industri kontruksi, arsitektur, telekomunikasi dan informasi
teknologi. Untuk menghasilkan kinerja yang baik, sebuah proyek harus dimanage
dengan baik oleh manajer proyek yang berkualitas baik serta memiliki kompetensi
yang disyaratkan. Seorang manajer proyek yang baik harus memiliki kompetensi
yang mencakup unsur ilmu pengetahuan (knowledge), kemampuan (skill) dan
sikap (attitude). Ketiga unsur ini merupakan salah satu faktor penting dalam
menentukan keberhasilan proyek. Sebuah proyek akan dinyatakan berhasil apabila
proyek dapat diselesaikan sesuai dengan waktu, ruang lingkup dan biaya yang
telah direncanakan. Manajer proyek merupakan individu yang paling menentukan
keberhasilan / kegalan proyek. Karena dalam hal ini manajer proyek adalah orang
yang memegang peranan penting dalam mengintegrasikan, mengkoordinasikan
semua sumber daya yang dimiliki dan bertanggung jawab sepenuhnya atas
kenberhasilan dalam pencapaian sasaran proyek. Untuk menjadi manajer proyek
yang baik, terdapat 9 ilmu yang harus dikuasai. Adapun ke sembilan ilmu yang
dimaksud antara lain :
1. Manajemen Ruang Lingkup;
2. Manajemen Waktu;
3. Manajemen Biaya;
4. Manajemen Kualitas;
5. Manajemen Sumber Daya Manusia;
6. Manajemen Pengadaan;
7. Manajemen Komunikasi;
8. Manajemen Resiko;
9. Manajemen Integrasi.
Seorang manajer proyek yang baik juga harus mempersiapkan dan melengkapi
kemampuan diri sendiri yang bisa diperoleh melalui kursus manajemen proyek.
Adapun panduan referensi standart internasional yang kerap dipergunakan dalam
bidang manajemen proyek adalam PMBOK (Project Management Body Of
Knowledge). Setelah seorang manajer proyek dirasa cukup menguasai bidang
pekerjaan yang sedang dijalani, maka disarankan untuk dapat mengambil
sertifikasi manajemen proyek. Mereka yang berhasil mendapatkan sertifikasi ini
akan memperoleh gelar PMP (Project Management Professional) dibelakang
namanya sebagai bukti dimilikinya kemampuan terkait.
Tipe Organisasi di dalam Proyek
Proyek merupakan suatu kegiatan usaha yang kompleks, sifatnya tidak rutin,
memiliki keterbatasan terhadap waktu, anggaran dan sumber daya serta memiliki
spesifikasi tersendiri atas produk yang akan dihasilkan. Dengan adanya
keterbatasan-keterbatasan dalam mengerjakan suatu proyek, maka sebuah
organisasi proyek sangat dibutuhkan untuk mengatur sumber daya yang dimiliki
agar dapat melakukan aktivitas-aktivitas yang sinkron sehingga tujuan proyek bisa
tercapai. Organisasi proyek juga dibutuhkan untuk memastikan bahwa pekerjaan
dapat diselesaikan dengan cara yang efisien, tepat waktu dan sesuai dengan
kualitas yang diharapkan. Secara umum, terdapat 4 jenis organisasi proyek yang
biasa digunakan dalam menyelesaikan suatu proyek. Adapun jenis-jenis organisasi
proyek yang dimaksud antara lain :
Organisasi Proyek Fungsional
Dalam organisasi proyek fungsional, susunan organisasi proyek dibentuk dari
fungsi-fungsi yang terdapat dalam suatu organisasi. Organisasi ini biasanya
digunakan ketika suatu bagian fungsional memiliki kepentingan yang lebih
dominan dalam penyelesaian suatu proyek. Top manajer yang berada dalam fungsi
tersebut akan diberikan wewenang untuk mengkoordinir proyek. Adapun
beberapa kelebihan yang terdapat dalam organisasi proyek ini antara lain proyek
dapat diselesaikan dengan struktur dasar fungsional organisasi induk, memiliki
fleksibilitas maksimum dalam penggunaan staf, adanya pembauran berbagai jenis
keahlian bagi tiap-tiap fungsi serta peningkatan terhadap profesionalisme pada
sebuah divisi fungsional. Sedangkan beberapa kelemahan yang ditemui dalam
organisasi proyek fungsional antara lain proyek biasanya kurang fokus, terdapat
kemungkinan terjadinya kesulitan integrasi antar tiap-tiap fungsi, biasanya
membutuhkan waktu yang lebih lama serta motivasi orang-orang yang terdapat
dalam organisasi menjadi lemah.
Organisasi Proyek Tim Khusus
Dalam organisasi proyek tim khusus, organisasi akan membentuk tim yang
bersifat independen. Tim ini bisa direkrut dari dalam dan luar organisasi yang
akan bekerja sebagai suatu unit yang terpisah dari organisasi induk. Seorang
manajer proyek full time akan ditunjuk dan diberi tanggung jawab untuk
memimpin tenaga-tenaga ahli yang terdapat dalam tim. Adapun beberapa
kelebihan yang terdapat dalam organisasi proyek tim khusus yakni tim akan
terbentuk dengan bagian-bagian yang lengkap dan memiliki susunan komando
tunggal sehingga tim proyek memiliki wewenang penuh atas sumber daya yang
ada untuk mencapai sasaran proyek, sangat dimungkinkan ditanggapinya
perubahan serta dapat diambil sebuah keputusan dengan tepat dan cepat karena
keputusan tersebut dibuat oleh tim dan tidak menunda hierarki, status tim yang
mandiri akan menumbuhkan identitas dan komitmen anggotanya untuk
menyelesaikan proyek dengan baik, jalur komunikasi dan arus kegiatan menjadi
lebih singkat, mempermudah koordinasi maupun integrasi personel serta orientasi
tim akan lebih kuat kepada kepentingan penyelesaian proyek. Sedangkan
beberapa kelemahan yang ditemukan dalam organisasi proyek ini adalah biaya
proyek menjadi besar karena kurang efisien dalam membagi dan memecahkan
masalah dalam penggunaan sumber daya, terdapat kecendrungan terjadinya
perpecahan antara tim proyek dengan organisasi induk serta proses transisi
anggota tim proyek untuk kembali ke fungsi semula jika proyek telah selesai akan
terasa sulit karena telah meninggalkan departemen fungsionalnya dalam waktu
yang lama.
Organisasi Proyek Matriks
Organisasi proyek matriks merupakan suatu organisasi proyek yang melekat pada
divisi fungsional suatu organisasi induk. Pada dasarnya organisasi ini merupakan
penggabungan kelebihan yang terdapat dalam organisasi fungsional dan organisasi
proyek khusus. Beberapa kelebihan yang terdapat dalam bentuk organisasi ini
yaitu manajer proyek bertanggung jawab penuh kepada proyek, permasalahan
yang terjadi dapat segera ditindaklanjuti, lebih efisien karena menggunakan
sumber daya maupun tenaga ahli yang dimiliki pada beberapa proyek sekaligus
serta para personel dapat kembali ke organisasi induk semula apabila proyek telah
selesai. Adapun beberapa kekurangan yang terdapat dalam bentuk organisasi
proyek ini antara lain manajer proyek tidak dapat mengambil keputusan mengenai
pelaksanaan pekerjaan dan kebutuhan personel karena keputusan tersebut
merupakan wewenang dari pada departemen lain, terdapat tingkat ketergantungan
yang tinggi antara proyek dan organisasi lain pendukung proyek serta terdapat dua
jalur pelaporan bagi personel proyek karena personel proyek berada dibahwah
komando pimpinan proyek dan departemen fungsional.
Organisasi Proyek Virtual
Organisasi proyek virtual adalah suatu bentuk organisasi proyek yang merupakan
aliansi dari beberapa organisasi dengan tujuan untuk menghasilkan suatu produk
tertentu. Struktur kolaborasi ini terdiri dari beberapa organisasi lain yang saling
bekerjasama dan berada disekelilin perusahaan inti. Adapun beberapa kelebihan
yang terdapat dalam susunan organisasi proyek virtual ini antara lain terjadi
pengurangan biaya yang signifikan, cepat beradaptasi dengan pesatnya
perkembangan teknologi serta adanya peningkatan terhadap fleksibilitas usaha.
Sedangkan beberapa kekurangan yang terdapat dalam organisasi ini yakni proses
koordinasi keprofesionalan dari berbagai organisasi yang berbeda dapat menjadi
hambatan, terdapat potensi terjadinya kehilangan kontrol pada proyek serta
terdapat potensi terjadinya konflik interpersonal.
Jenis-jenis Proyek
Proyek merupakan aktivitas yang bersifat temporer. Dalam pengerjaannya, selalu
ada batasan (time, scope dan budget) yang mempengaruhi kesuksesan
pelaksanaan proyek. Perubahan terhadap salah satu faktor akan mempengaruhi
faktor yang lain. Seluruh aktivitas yang terdapat pada proyek merupakan sebuah
mata rantai yang dimulai sejak dituangkannya ide, direncanakan, kemudian
dilaksanakan, sampai benar-benar memberikan hasil yang sesuai dengan
perencanaannya semula.
Dalam kehidupan sehari-hari, dapat terlihat berbagai jenis kegiatan proyek. Jenisjenis kegiatan proyek tersebut secara garis besar terkait dengan pengkajian aspek
ekonomi, keuangan, permasalahan lingkungan, desain engineering, marketing,
manufaktur, dan lain-lain. Namun, pada kenyataannya, tidaklah dapat membagibagi proyek pada satu jenis tertentu saja, kerena pada umumnya kegiatan proyek
merupakan kombinasi dari beberapa jenis kegiatan sekaligus. Akan tetapi, jika
ditinjau dari aktivitas yang paling dominan yang dilakukan pada sebuah proyek,
maka kita dapat mengkategorikan proyek sebagai berikut :
Proyek Engineering Kontruksi
Dalam kegiatannya, aktivitas yang paling dominan yang dilakukan dalam
proyek ini adalah pengkajian kelayakan, desain engineering, pengadaan
dan konstruksi.
Proyek engineering Manufacture
Secara garis besar, kegitan proyek ini meliputi seluruh kegitan yang
bersifat untuk menghasilkan produk baru.
Proyek Pelayanan Manajemen
Dalam pengerjaannya, aktivitas utama dalam proyek ini adalah merancang
system informasi manajemen, merancang program efisiensi dan
penghematan, diversifikasi, penggabungan dan pengambilalihan,
memberikan bantuan emergency untuk daerah yang terkena musibag,
merancang strategi untuk mengurangi kriminalitas dan penggunaan obatobat terlarang dan lain-lain.
Proyek Penelitian dan Pengembangan
Adapun aktivitas utama yang dilakukan dalam pelaksanaan proyek ini
meliputi melakukan penelitian dan pengembangan suatu produk tertentu.
Proyek Kapital
Secara umum, kegiatan yang dilakukan dalam proyek ini biasanya
digunakan oleh sebuah badan usaha atau pemerintah, misalnya
pembebasan tanah, penyiapan lahan dan pembelian material.
Berdasarkan penjelasan di atas dapat juga ditarik suatu kesimpulan yaitu bahwa
dalam suatu jenis proyek yang memiliki beberapa aktivitas sekaligus, maka
pembagiannya merupakan kombinasi. Proyek pembuatan sumur minyak dan gas,
jika ditinjau dari segi pembangunannya dapat dikategorikan sebagai proyek
engineering konstruksi. Namun, dari seluruh tahapan dan biaya yang dibutuhkan
pada pelaksanaannya dapat dikategorikan sebagai proyek capital.