PERBUP NO 048 TAHUN 2016 PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN PACITAN

BUPAT I PACI T AN
PR OVI NSI JAWA T I MUR
P ER A T UR A N BUPAT I PACI T AN
NOMOR 4 8 T AHUN 2 0 1 6
T ENT A NG
PEDOMAN T A T A NASK AH DINAS DI LINGK UNGAN P EMER I NT A H
K A BUP A T EN PACI T AN
DENGAN R AHBI AT T UHAN Y ANG MAHA E S A
BUPAT I PACI T AN,
Menimb ang

: a. b ab wa b erdasarkan ketentu a n pada Pasal 78 ayat (1) Peratu ran
Menteri D alam Negeri Nomor 54 Ta b u n 2009 tentang Tata
di
Lingku ngan
Pemerintab
D aerab,
Naskab
D inas
penyelenggaraan Naskab D inas d i Pemerintab Kab u paten d i
tetapkan dengan Peratu ran B u pa ti;

b. b ab wa gu na mengakomodasi perkemb angan yang terjadi serta
dalam u paya mew u ju dka n tertib a dminis tra s i penyelenggaraan
pemerintab an ma ka Peratu ran B u p a ti Pacitan nomor 34 ta b u n
2011 tentang Tata Naskab D inas sebagaimana telab diu b a b
tera kb ir ka li dengan Peratu ran B u p a ti nomor 19 ta b u n 2014
perlu diga nti;
b. b ahwa b erdasarkan pertimb angan sebagaimana dima ks u d pada
' b u m f a d a n b u m f b , ma ka perlu menetapkan Peratu ran B u p a ti
tenta ng Pedoman Tata Naskab D inas d i Lingku nga n Pemerintab
Kab u paten Pacitan.
Mengingat
1. U ndang- U ndang Nomor 24 ta b u n 2009 tentang Bendera,
B abasa d a n Lamb ang Negara serta Lagu Kebangsaan;
2. U ndang- U ndang'b lomor 23 Ta b u n 2014 tentang Pemerintab an
D aerab sebagaimana telab beberapa ka li diu b a b tera kb ir
dengan U ndang- U ndang Nomor 9 Ta b u n 2015;
3. Peratu ran Pemerintab Nomor 66 Ta h u n 1951 tentang Lamb ang
Negara;
4. Peratu ran Pemerintab
Nomor 43 Ta b u n 1958 tentang

Penggunaan Lamb ang Negara;
5. Peratu ran Pemerintab Nomor 77 Ta b u n 2007 tentang Lamb ang
D aerab;
6. Peratu ran Pemerintab Nomor 18 Ta b u n 2016 tentang Organisasi
Perangkat D aerab ;
7. Peratu ran Menteri D a la m Negeri Nomor 54 Ta b u n 2009 tentang
Tata Naskab D inas d i Lingku nga n Pemerintab D aerab;
8. Peratu ran G u b emu r Ja wa Timu r nomor 113 ta b u n 2010
tentang ta ta Naskab D inas d i Lingku nga n Pemerintab Provinsi
Ja wa Timu r;
9. Peratu ran D aerab Nomor 2 Ta b u n 1968 tentang Lamb ang
p_j.,,;^~^erab - Kab u paten Pacitan sebagaimana telab diu b a b dengan
PiiratH' ^rciiVi/
I D aerab Nomor 12 Ta b u n 1995
Sekda
SKrU/ B i yi j i i Itrihdii:

A si yen

V

1
2
I

.
•

MEMUT USK AN :
Menetapkan

P ER A T UR A N BUP A T I T ENT A NG PEDOMAN T A T A NASK AH
DI NAS DI LINGK UNGAN P EM ER I NT A H K A BUP A T EN PACI T AN.

BA B I
K ET ENT UA N UMUM
Pasal

1

oekda

D alam Peratu ran B u p a ti in i, ya ng dima ks u d dengan:
I . Pemerintah D aerah adalah Pemerintah Kab u paten Pacitan.
2. B u p a ti adalah B u p a ti Pacitan.
3. D ewan Perwaddlan Rakyat D aerah selanju tnya disingkat DPRD
adalah D ewan Perwakilan Rakyat D aerah Kab u paten Pacitan
sebagai u n s u r penyelenggara pemerintab an daerah.
4. Pimpinan DPRD adalah Ketu a DPRD da n W a kil Ketu a DPRD
Kab u paten Pacitan.
5. W a kil B u p a ti adalah W a kil B u p a ti Pacitan.
6. Sekretaris D aerah adalah Sekretaris D aerah Kab u paten
Pacitan.
7. Perangkat D aerah selanju tnya disingkat PD adalah Perangkat
D aerah Kab u paten Pacitan ya ng terdiri d a ri Sekretariat Daersih,
Sekretariat DPRD, Inspektorat, D ina s D aerah, B adan D aerah,
da n Kecamatan.
8. U n it Pelaksana Teknis selanju tnya diseb u t UPT adalah u n s u r
pelaksana teknis operasional D inas a ta u B adan u n tu k
melaksanakan sebagian u r u s a n D inas a ta u B adan.

9. Kecamatan adalah wilayah kerja camat sebagai perangkat
daerah.
10. Naskah
D inas adalah informasi tertu lis sebagai a la t
komu nika s i kedinasan ya ng dib u a t da n/ a ta u dikelu a rka n oleh
pejabat ya ng berwenang d i lingku nga n Pemerintah Kab u paten
Pacitan da lm ra ngka penyelenggaraan tu gas pemerintab an.
I I , Tata Naskah D inas adalah pengelolaan informasi tertu lis yang
melipu ti pengatu ran jenis , format, penyiapan, pengamanan,
pengabsahan, dis trib u s i d a n penyimpanan naskah dinas serta
media ya ng digu na ka n da la m komu n ika s i kedinasan.
12. Format adalah s u s u na n d a n b en tu k na s ka h dinas ya ng
menggamb arkan ta ta letak da n redaksional, serta penggu naan
lambang/logo d a n cap dinas;
13. Lamb ang Negara adalah G aru da Pancasila dengan semboyan
B hinneka Tu nggal Ika ;
14. Logo adalah gambar da n/ a ta u h u r u f sebagai identitas
Pemerintah Kab u paten Pacitan;
15. Stempel/cap dinas adalah ta nda identitas da ri s u a tu ja b a ta n
a ta u PD.

16. Kop na s ka h dinas adalah kop s u ra t yang men u n ju kka n
ja b a ta n a ta u na ma PD tertentu yang ditempa tka n d i b agian
atas kertas.
17. Kop s a mpu l na s ka h dinas adalah kop s u r a tya n g men u n ju kka n
ja b a ta n a ta u na ma PD tertentu ya ng ditempatkan d i b agian
atas s a mpu l na s ka h dinas.
18. Kewenangan adalah keku asaan ya ng melekat pada s u a tu
ja b a ta n .
p>t3f4^dif^[p£rgg£jaHa1gh pelimpahan wewenang d a n tanggu ng ja w a b
BKPo; a^gianytrpnlkigfedaTA
*'^^"^'^^^^^a\>at kepada pejabat a ta u pejabat d i b awahnya.

A^islP

SKPO/ BdL,idn TffKjit:

Kaba^

4

1
2.

—

3.

.

20. Mandat adalah pelimpahan wewenang ya ng dib erikan oleh
atasan kepada b awahan u n tu k melalcukan s u a tu tu gas
tertentu atas na ma ya ng memb eri mandat.
2 1 . Penandatanganan na ska h dinas adalah h a k, kewajib an d a n
tanggu ng ja w a b ya ng a da pada seorang pejabat u n tu k
menandatangani na ska h dinas sesuai dengan tugas d a n
kewenangan pada ja b a ta nnya .

BAB I I
T A T A NASK AH DINAS
P asal 2

Azas ta ta na ska h dinas terdiri atas:
a. Azas efektif da n efisien;
b. Azas pemb aku an;
c. Azas a ku nta b ilita s ;
d. Azas keterka ita n;
e. Azas kecepatan da n ketepatan; d a n
f. Azas keamanan,
P asal 3
(1) Azas efektif d a n efisien sebagaimana dima ks u d da la m Pasal 2
h u r u f a, d ila ku ka n mela lu i penyederhanaan dalam penu lisan,
penggu naan ru a n g a ta u lembar na s ka h dinas, spesifikasi
informasi, serta dalam penggu naan B ab asa Indonesia ya ng
b aik, b enar da n lu gas.
(2) Azas pemb aku an sebagaimana dima ks u d dalam Pasal 2 h u r u f
b , d ila ku ka n mela lu i tatacara d a n b entu k yang telah
dib a ku ka n.
Azas
a ku nta b ilita s sebagaimana dima ks u d dalam Pasal 2 h u r u f
(3)
c, ya itu penyelenggaraan ta ta na ska h dinas ha ru s dapat

dipertanggu ng ja w a b ka n d a ri segi is i, format, prosedu r,
kewenangan, keab sab an d a n doku mentasi.
(4) Azas keterka ita n sebagaimana dima ks u d dalam Pasal 2 h u r u f
d, ya itu ta ta na ska h dinas diselenggarakan dalam satu
kesatu an sistem.
Azas
kecepatan d a n ketepatan sebagaimana dima ks u d dalam
(5)
Pasal 2 h u r u f e, ya itu ta ta na ska h dinas diselenggarakan tepat
w a ktu d a n tepat sasaran.
(6) Azas keamanan sebagaimana dima ks u d da la m Pasal 2 h u r u f f,
ya itu penyelenggaraan ta ta na s ka h dinas ha ru s a ma n secara
fisik d a n su b stansi ya itu a ma n da la m penyu su nan, klasifikasi,
penyampaian kepada ya ng b erhak, pemb erkasan, kearsipan
da n dis trib u s i.
P asal 4
Prinsip- prinsip penyelenggaraan na s ka h dinas terdiri atas:
a. ketelitian;
b . kejelasan;
c. singkat da n padat; da n

d. logis da n meyakinkan.

Pasal 5

Psrat hiera it /
SKPD/

Sekda
Asistfii

(1) Prinsip ketelitian sebagaimana dima ks u d dalam Pasal 4 h u r u f
a,— dis^enggarakan secara teliti d a n cermat d a ri b entu k,
pengetikan, is i, s tru ktu r, ka ida h babasa d a n
flagijn Pe mrsxi f ^ t •
jia n ka ida h ejaan didalam pengetikan.

S/ r-D- Ba-jian Tt .kjt t :

4 2
^

(2) Prinsip kejelasan sebagaimana dima ks u d dalam Pasal 4 h u r u f
b , diselenggarakan dengan memperhatikan kejelasan aspek
fisik da n ma teri dengan mengu tamakan metode yang cepat
da n tepat.
(3) Prinsip singkat da n padat sebagaimana dima ks u d dalam Pasal
4 h u r u f c, diselenggarakan dengan menggu nakan B abasa
Indonesia ya ng b a ik da n benar.
(4) Prinsip logis d a n meya kinka n sebagaimana dima ks u d da la m
Pasal 4 h u r u f d , diselenggarakan secara r u n tu t da n logis d a n
meyakinkan serta s tr u ktu r ka lima t ha ru s lengkap da n efektif.

Pasal 6

/
Sekda
Asisten

-7

Penerapan ta ta persu ra ta n dinas h a ru s memperhatikan beberapa
h a l sebagai b eriku t:
a. Penyelenggaraan u r u s a n kedinasan mela lu i s u ra t menyu ra t
dinas
ha ru s dilaksanakan secara cermat agar tida k
menimb u lka n salah penafsiran;
b. Koordinasi a nta r pejabat terka it hendaknya d ila ku ka n dengan
mengu tamakan metode ya ng pa ling cepat da n tepat, misalnya
dis ku s i, ku n ju n ga n prib a di da n ja rin ga n telepon loka l;
J
c. ik a da la m menyu s u n s u ra t dinas diperlu ka n koordinasi,
pejabat ya ng b ersangku tan mela ku ka nnya mu la i tahap
penyu su na n draf, sehingga perb aikan pada konsep final dapat
dihinda ri;
menggu nakan
d. U ns u r kedinasan ya ng d ila ku ka n dengan
tatacara d a n prosedu r s u ra t menyu ra t ha ru s menggu nakan
saurana komu n ika s i resmi;
Jawab
an terhadap s u ra t ya ng ma s u k:
e.
1) Ins ta ns i pengirim ha ru s segera mengkonfirmasikan kepada
penerima s u ra t apab ila terjadi keterlamb atan ja wa b a n
dalam s u a tu proses komu ndcasi ta npa keterangan ya ng
jelas; da n
2) Ins ta ns i penerima ha ru s segera memb erikan ja wa b a n
terhadap konfirma si ya ng d ila ku ka n oleh ins ta ns i pengirim.
f. B atas w a k tu jawabein s u ra t disesu aikan dengan sifat s u ra t
ya ng b ersangku tan.
W a ktu penandatanganan s u ra t ha ru s memperhatikan ja d w a l
pengiriman s u ra t ya ng b erlaku d i ins ta ns i masing- masing da n
segera d ikir im setelah ditandatangani.
h . Penggandaan/copy s u ra t ha nya dib erikan kepada yang b erhak
da n memerlu ka n, dinya ta ka n dengan memb erikan alamat ya ng
dima ks u d da la m *Temb u san".
Copy s u ra t d ib u a t terb atas hanya u n tu k keb u tu h a n sebagai
1.
b eriku t:
1) Copy temb u san adalah copy s u ra t yang disampaikan
kepada pejabat ya ng secara fu ngsional terkait;
2) Copy laporan adalah copy s u ra t ya ng disampaikan kepada
pejabat ya ng berwenang;
3) Copy u n tu k arsip adalah copy s u ra t yang disimpan u n tu k
kepentingan pemeriksaan arsip.
Temb
u san s u ra t disampaikan kepada u n it kerja terka it,
J.
sedangkan la mpira n hanya disampaikan kepada u n it ya ng
^hwilangeung ja w a b .
Pjrat KOCrflir
^^^(Jen^andaan s u ra t da la m j u m l a h b anyak dapat d ila ku ka n
SKPD/ Bagijn Pen
deinSaiiinesin foto copy da n berstempel b asah.
S k PD - Bd jia n leika lt :

KjtjagytrpnlkigfedaTA
f

Pasal 7
Penyelenggaraan na s ka h dinas daaksanakan sebagai b eriku t:
a. Pengelolaan s u ra t ma s u k;
b. Pengelolaan s u ra t kelu ar;
c. Tingkat keamanan;
d. Kecepatan proses;
e. Penggunaan kerta s su rat;
f. Pengetikan
sarana
a dministra si
da n
komu n ika s i
perkantoran; d a n
g. W a ma d a n ku a lita s kertas,

Pengelolaan s u ra t ma s u k sebagaimana dima ks u d dalam Pasal 7
h u r u f a, d ila ku ka n mela lu i:
a. U n it kerja penerima meninda kla nju ti s u ra t yang diterima
melalu i ta ha pa n;
1) D icatat d a n diklasifikasikan sesuai sifat s u ra t serta
didis trib u s ika n ke u n it pengelola;
2) U n it pengelola meninda kla nju ti sesuai dengan klasifikasi
su ra t da n a ra ha n pimpina n; da n
3j S u ra t ma s u k dia rs ipka n pada u n it ta ta u saha.
b . Copy s u ra t ja w a b a n ya ng mempu nya i temb u san disampaikan
kepadaytrpnlkigfedaTA
yang b erhak.
c. Alu r s u ra t menyu ra t diselenggarakan mela lu i mekanisme da ri
tingka t pimpin a n tertinggi hingga ke pejabat s tm k tu r a l
terendah yang berwenang.

P asal 9
Pengelolaan s u ra t kelu ar sebagaimana dimeiksud dalam Pasal 7
h u r u f b , dila ku ka n'mela lu i ta ha pa n:
a. Konsep s u ra t kelu ar diparaf secara
berjenjang
da n
terkoordinasi sesuai tu gas d a n kewenangannya da n dicatat
u n it
ta ta u s a ha
dalam
ra ngka
oleh
masing- masing
pengendalian;
b. S u ra t kelu ar ya ng tela h ditandatangani oleh pejabat ya ng
berwenang dib eri nomor, tanggal da n atempel oleh u n it ta ta
u saha pada masing- masing sa tu a n kerja perangkat daerah;
c. S u ra t kelu ar sebagaimana dima ks u d pada h u r u f b wajib segera
d ikir im;
d. S u ra t kelu ar ya ng ada parafnya d a n ditandatangani oleh
b u p a ti, w a kil b u p a ti, sekretaris daeraji, asisten sekretaris
daerah dia rs ipka n d i b agian ya ng memb idangi ta ta u saha pada
Sekretariat D aerah;
e. S u rat kelu ar ya ng ada parafnya d a n ditandatangani oleh
pimpin a n PD a ta u u n it kerja dia rs ipka n d i b agian ya ng
memb idangi ta ta u saha pada masing- masing PD a ta u u n it
kerja.
f. Arsip s u ra t a sli ya ng menggu nakan kop na s ka h dinas
b erwa ma da n d ib u b u h i tandatangan dengan tin ta b i m
disimpa n d i u n it pengolah.

•

•

; -I

!

P asal 10
(1) Tingkat keamanan sebagaimana dima ks u d dalam Pasal 7
b u r u f c, d ila ku ka n dengan menca ntu mka n kode pada s a mpu l
naskab dinas sebagai b eriku t:
a. S u ra t sangat rab asia disingkat SR, meru pa ka n su ra t yang
ma teri da n sifatnya memilild tingka t keamanan yang tinggi,
erat b u b u nga nnya dengan rab asia negara, keamanan da n
keselamatan negara.
b . S u ra t reibasia disingkat R, meru pa ka n su ra t yang materi da n
sifatnya memilild tingka t keamanan tinggi yang b erdampak
kepada keru gia n negara, disintegrasi bangsa.
c. S u ra t penting disingkat P, meru pa ka n s u ra t yang tingka t
keamanan is i su ra t perlu mendapat perhatian penerima
su rat.
d. S u ra t konfidensial disingkat K, meru pa ka n s u ra t yang ma teri
da n sifatnya memilild tingka t keamanan sedang yang
b erdampak kepada terb amb atnya jalemnya pemerintab an
da n pemb angu nan.
e. S u rat b iasa disingkat B , meru pa ka n s u ra t yang ma teri da n
sifatnya biasa n a mu n tidak dapat disampaikan kepada yang
tidak b erhak.
(2) S u ra t dengan tingkat keamanan sangat rahasia, rahasia, da n
konfidensial h a ru s dijaga
keamanannya
dalam
rangka
keamanan negara.
(3) S u ra t sebagaimana dima ks u d pada ayat (2) dib eri tanda tingka t
keamanan dengan cap stempel b erwa ma merab pada bagian
atas da n b awah setiap ha la ma n na ska h dinas.

Pasal 11
Kecepatan proses sebagaimana dima ks u d da la m Pasal 7 h u r u f d,
sebagai b eriku t:
a. Ama t segera/kilat, dengan b atas w a ktu 24 j a m setelah s u ra t
diterima;
b. Segera, dengan b atas w a ktu 2 x 24 j a m setelah su ra t diterima;
c. Penting, dengan batas w a ktu 3 x 24 j a m setelah s u ra t
diterima; da n
d . B iasa, dengan b atas w a k tu ma ks imu m 5 h a r i kerja setelah
su ra t diterima.

P asal 12
Penggunaan kertas su ra t sebagaimana dima ks u d dalam Pasal 7
b u r u f e, sebagai b eriku t:
a. U ku r a n kertas yang digu na ka n u n tu k su rat- menyu rat adalab
FoUo/F4 (215yxwvutsrqponmlkjihgfedcbaXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA
X 330 mm);
b . U ku r a n kertas yang digu na ka n u n tu k makalab , paper da n
laporan adalab A4 (210 x 297 mm); da n
c. U ku r a n kertas yang digu na ka n u n tu k pidato adalab A5 (165 x
215 m m a ta u u k u r a n la in sesuai keb u tu h a n

P asal 13
(1) Pengetikan sarana administrasi da n komu nika s i perkantoran
.diroakam} dalam Pasal 7 b u m f f, sebagai b eriku t:
^ iiL !lii^ ^ i* P en ^ n a a n jen is b u m f arial;
.' .." U Bjgian farl