Manajemen Proyek (3)

SURAT TUGAS
No. 01/ST/01A/2015

Yang bertanda tangan di bawah ini :
1. Nama
NIP
Jabatan
Alamat

: Ambungan
: 15012012
: Direktur
: Jalan Wengga Metropolitan No 64

Menugaskan kepada:
1. Nama
NIP
Jabatan
Alamat

: Nandang Gunawan

:
: Pemilik Proyek
: Jalan Sariasih no 54 Bandung

2. Nama
NIP
Jabatan
Alamat

: Joko Afandi
: 1134067
: Manajer Proyek
: Jalan Sarimanis 1 no 2A

Untuk melaksanakan kegiatan proyek Aplikasi Absensi dan Informasi Kegiatan Badan Eksekutif Mahasiswa Politenik POS Indonesia
Berbasis Web tahun 2015 Proyek akan dilaksanakan bertempat di Bandung
Kepada yang bersangkutan dimohon untuk berkoordinasi.
Setelah melaksanakan tugas, saudara diwajibkan membuat laporan dan disampaikan kepada Direktur.
Demikian harap dilaksanakan sebaik-baiknya.

Bandung, 25 Januari 2015
Direktur

Ambungan
NIP 15012012

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI …………………………………………………………………………………………….
DOKUMEN KONTROL ……………………………………………………………………………….
INFO UMUM ……………………………………………………………………………………………
A. Permasalahan …………………………………………………………………………………….
B. Deskripsi Produk ………………………………………………………………………………..
C. Permasalahan …………………………………………………………………………………….
D. Faktor Penentu Keberhasilan ……………………………………………………………….
E. Keuntungan yang Diharapkan ………………………………………………………………

F.
G.
H.

I.
J.

Teknologi yang Digunakan …………………………………………………………………..
Deskripsi Proyek ………………………………………………………………………………..
Perencanaan Aktivitas Secara Global …………………………………………………….
Risiko ..................................................................................................
Asumsi ................................................................................................

DOKUMEN KONTROL
Daftar Perbaikan Dokumen
Tanggal

Penulis

Versi

Referensi

Mengetahui

Nama
Nandang Gunawan TW,
S.Si.,MT

Jabatan

Pemilik Proyek

Tanda Tangan

INFO GLOBAL

Nama Proyek

:

Pemilik Proyek
Manajer Proyek
Global Proyek

:
:



Deskripsi Singkat



Predecessor



Successor

:

Aplikasi Absensi dan Informasi Kegiatan Badan
Eksekutif Mahasiswa Politeknik POS Indonesia
Berbasis WEB

Nandang Gunawan
Joko Afandi

:

Aplikasi absensi bagi anggota BEM dan informasi
kegiatan BEM menggunakan website
-

:

-

A. Permasalahan
Beri keterangan singkat mengenai permasalahan bisnis.

Kurangnya minat mahasiswa untuk mencari tahu mengenai informasi kegiatan
dikampus Politeknik POS Indonesia yang di selenggarakan Badan Eksekutif
Mahasiswa maupun organisasi mahasiswa atau unit kegiatan mahasiswa. Hal tersebut
mendorong penulis untuk membuat sebuah aplikasi penunjang permasalahan.

Dan hingga saat ini proses absensi anggota masih manual maka dari itu dengan
adanya aplikasi penunjang ini dapat mempermudah kerja dari anggota Badan
Eksekutif Mahasiswa.

B. Deskripsi Produk / Servis
Beri keterangan singkat mengenai deskripsi produk atau servis.

Apliakasi akan mempermudah absensi angota Badan Eksekutif Mahasiswa dan
mempermudah mahasiswa mengetahui kegiatan terdekat yang akan diselenggarakan
ole Badan Eksekutif Mahasiswa Politeknik POS Indonesia

C. Faktor Penentu Keberhasilan
Deskripsikan tentang kondisi yang menyangkut faktor-faktor yang mendukung keberhasilan proyek, juga faktor-faktor yang
bisa menghambat proyek.

Faktor penentu keberhasilan proyek yaitu ialah dukungan dari semua pihak antara
lain anggota Badan Eksekutif Mahasiswa terlebih yaitu pelaksana proyek agar
menyiapkan segala kebutuhan perancangan proyek dan tim yang sudah berkompeten
dibidangnya, support software dan hardware yang memadai tentunya akan
menentukan keberhasilan serta berjalan lancarnya proyek ini.

Faktor yang akan menghambat keberhasilan salah satunya faktor kesehatan dari
pelaksana proyek atau juga salah satu anggota tim pelaksana proyek dan bahkan
hardware yang digunakan untuk membangun sistem mengalami errror atau rusak.

D. Keuntungan yang Diharapkan
Deskripsikan keuntungan-keuntungan yang diharapkan dari proyek yang akan dilaksanakan.

Keuntungan yang diharapkan dari pelaksanaan pembuatan proyek ini yaitu :
 Anggota akan lebih mudah dalam melakukan absensi dalam kegiatan rapat
maupun kegiatan program kerja
 Presiden mahasiswa akan sangat terbantu dalam pengontrolan keaktivan
anggotanya
 Mahasiswa dan dosen lebih mudah mendapatkan seputar informasi kegiatan
BEM

E. Teknologi

Deskripsikan tentang teknologi yang diperlukan / digunakan untuk keperluan proyek.

Teknologi yang dipergunakan yaitu :

 Komputer server
 Bahasa Pemrograman
 Komputer uji
Spesifikasi Teknologi yang digunakan :
Software
Adapun spesifikasi perangkat lunak ( software ) yang dibutuhkan dalam pembuatan
sistem adalah sebagai berikut :
1) Sistem operasi
: Microsoft windows 7 ultimate;
2) Bahasa pemrograman : PHP;
3) Database
: My SQL;
4) Program editor
: Notepad++;
5) Editor grafis
: Mirosoft visio diagram;
Hardware
Adapun spesifikasi perangkat keras ( hardware ) yang dibutuhkan dalam
pembuatan aplikasi adalah sebagai berikut :
1) Prosesor

: Intel Core i3;
2) Memori
: 2,00 GB;
3) Monitor
: LCD 14,1 inch;

F. Deskripsi Proyek
Berikan deskripsi proyek secara umum (high-level) yang meliputi:


Maksud dan Tujuan Proyek

Proyek ini ditujukan agar dapat menunjang kegiatan kemahasiswaan khususnya salah satu organisasi mahasiswa
yang ada di kampus yaitu Badan Eksekutif Mahasiswa dalam hal absensi dan penyebaran informasi kegiatan dari Badan
Eksekutif Mahasiswa itu sendiri


Hasil yang Diinginkan
Hasil yang diharapkan, mahasiswa lebih tanggap akan informasi kegiatan BEM dan mahasiswa tidak menjadi
mahasiswa yang cenderung pasif, dengan adanya aplikasi ini dapat menunjang bebarapa aspek yaitu :

 Lebih efisien waktu
 Mahasiswa lebih aktif
 Presiden Mahasiswa terbantu oleh aplikasi ini



Jadual & Milestones (Penanda Pekerjaan)

Waktu



Agenda

Milestone

Minggu I

Observasi Lapangan

Analisis Sistem

Minggu II

Merancang Sistem

Kerangka Sistem

Minggu III

Implementasi Sistem

Aplikasi Sistem

Minggu IV

Menguji Sistem

Rancangan sistem siap
digunakan

Estimasi / Perkiraan Biaya
No
Nama
1
Komputer
2
SO Windows 7
3
Operasional

Qty
4 pcs
4 pcs
1 bln

Harga
2.500.000
1.500.000
700.000

Total
10.000.000
6.000.000
700.000

4



Lain-lain

350.000
Total

350.000
17.050.000

Estimasi Sumberdaya yang Diperlukan
No
1
2
3
4
5

Posisi
Leader
System Analyst
System Design
Programmer
Quality and Assurance
Control

Qty
1
1
2
2
1

Keterangan
Memimpin proyek
Meneliti lapangan
Merancang Sistem
Mengimplementasi Sistem
Memeriksa dan Menjamin Keberhasilan
Sistem

G. Perencanaan Aktivitas Secara Global
Cantumkan aktivitas-aktivitas apa saja yang akan dikerjakan untuk memenuhi fase inisiasi dan fase perencanaan. Aktivitas
yang dimaksudkan disini adalah aktivitas global saja.

No.
Aktivitas

1

Deskripsi Aktivitas

Observasi lapangan

Jumlah Hari

Estimasi
Biaya

7

Milestone

Proses Bisnis
350.000

2
3

Merancang Sistem
Implementasi Sistem

7
30

400.000
30.000.000

Kerangka
Sistem
Aplikasi
Sistem

No.
Aktivitas

Deskripsi Aktivitas

Jumlah Hari

4

Menguji Sistem

1

5

Instalasi Sistem

1

Estimasi
Biaya

300.000

6
7
8

Dokumentasi
Training
Pemeliharaan

30
2
15

300.000
5.000.000
2.000.000
2.500.000

9

Meeting + Lembur

10

5.000.000

TOTAL

103

Milestone

Jaminan
Sistem
Jaminan
Kualitas
Dokumentasi
Paltihan
Jaminan
Kualitas
TIM

55.850.000

H. Risiko
Deskripsikan risiko proyek.
Pembahasan disini hanya pada risiko perubahan scope proyek, tidak membahas risiko-risiko proyek secara keseluruhan
(seperti: risiko kebijakan pemerintah, risiko perubahan struktur organisasi, dll).

Dalam pelaksanaan proyek ini resiko terbesar yang dihadapi ialah kondisi pelaksana
proyek yang tidak bisa diprediksi, serta kondisi bangunan yang ditempati oleh pelaksana
proyek apabila terjadi kebakaran akibat sambungan arus pendek listrik dan juga
konsleting pada terminal kabel yang digunakan untuk menghubungkan daya listrik ke
mesin komputer yang sedang digunakan

I. Batasan
Deskripsikan batasan-batasan proyek secara umum.

Untuk penegasan garis besar proyek ini, batasan secara umumnya dalam
pengerjaannya terdapat dalam proses absensi dan penyampaian informasi kegiatan
BEM.

J. Asumsi
Deskripsikan asumsi-asumsi proyek secara umum.

Absensi anggota BEM sudah diterapkan namun proses ini masih manual dan
terkadang anggota BEM lupa melakukan tanda tangan absenis, jadi dengan adanya
aplikasi ini maka anggota bem akan secara wajib melakukan absensi terlebih dahulu
sebelum menjalankan aktivitas pada hari tersebut.
Informasi kegiatan di BEM kebanyakan di sampaikan melalui pamflet di mading,
namun mahasiswa kurang minat membaca dan menghampiri mading maka diharapkan
mahasiswa dapat mengetahui informasi secara jelas.

STRUKTUR RINCIAN PEKERJAAN

(WORK BREAKDOWN STRUCTURE)

Nama Proyek
Manajer Proyek
Bidang
WBS
1.
1.1.
2.
2.1.
2.1.1.
2.1.1.1.
2.1.1.2.
2.1.2
2.1.2.1.
2.1.2.2.
3.
3.1.
3.2.
4.
5.
5.1

Aplikasi Absensi dan Informasi Kegiatan Badan Eksekutif
Mahasiswa Politenik POS Indonesia Berbasis Web
: Joko Afandi
: Sistem Absensi
:

GUGUS TUGAS (TASK) PROYEK
Fase A : Pengumpulan Data
Hasil (Deliverable) A.1 Melakukan pengumpulan data ke pihak Badan
Eksekutif mahasiswa (wawancara)
Fase B : Proses Pembangunan Aplikasi
Hasil (Deliverable) B.1 Analisis Sistem yang Akan dibangun
Hasil (Deliverable) B.1.1 Analisis Kebutuhan Aplikasi
Paket Pekerjaan B.1.1.1 Analisis Perangkat Keras ( hardware )
Paket pekerjaan B.1.1.2 Analisis Perangkat Lunak ( software )
Hasil (Deliverable) B.1.2 Perancangan Sistem
Paket Pekerjaan B.1.2.1 Perancangan Kerja Sistem yang dibangun
Paket Pekerjaan B.1.2.2 Perancangan Database
Fase C : Perancangan Pendukung Aplikasi
Paket Pekerjaan C.1 Perancangan Struktur Menu
Paket Pekerjaan C.2 Perancangan Antar Muka/Interface
Fase D : Coding Aplikasi
Fase E : Implementasi dan Pengujian
Hasil (Deliverable) E.1 Pengujian Aplikasi Oleh ahli uji dan Manager
Proyek disaksikan Pemilik Proyek

Dibuat Oleh

Disetujui oleh

Nama

: Joko Afandi

Nama

Jabatan
Tanggal

: Manajer proyek
:

Jabatan
Tanggal

Nandang Gunawan
TW, S.Si.,MT
: Pemilik Proyek
:
:

PENUGASAN TIM PROYEK
Proyek

:

Bidang

:

Jabatan/Peranan

Aplikasi Absensi dan Informasi Kegiatan Badan Eksekutif
Mahasiswa Politenik POS Indonesia Berbasis Web
Sistem Absensi

Tanggung Jawab & Wewenang

Nama

CIO (Chief Information
Officer) / Direktur
Proyek

Senior IT Management

Project Manager

Bussines Analyst

System Analyst

CIO (Chief Information Officer) atau
disebut direktur proyek yang secara
langsung bertanggung jawab atas IT
(information Technology), IS(information
System)
dan
permasalahan
apapun
selama berjalan nya proyek
Bertanggung jawab serta mengatur
bidang
IT
yang
berjalan
didalam
pelaksanaan proyek
Project Manager merupakan pimpinan
dalam sebuah proyek perusahaan di
lapangan. Tugas utama pada jabatan
Project Manager yaitu sebagai pemimpin,
serta
merencanakan
dan
membuat
laporan mengenai kinerja para tim dalam
mencapai target proyek sesuai dengan
perencanaan sebelumnya.
Bussines Analyst bertanggung jawab dalam
menerima serta mengumpulkan informasi
kebutuhan proyek dan permasalahan
proyek, setelah itu melakukan analisa
dan
kemudian
menterjemahkannya
kedalam
bentuk
spesifikasi
yang
kemudian disetujui oleh pihak client dan
bisa
dimengerti
oleh
para
programmernya.
System Analyst bertanggung jawab atas
penelitian,
perencanaan,
pengkoordinasian,
dan
merekomendasikan pemilihan perangkat
lunak dan sistem yang paling sesuai
dengan kebutuhan organisasi bisnis atau
perusahaan

Fauzi Nurrohman

Ulya Fitriana

Joko Afandi

Vellya Anggraini

Devi Natalia

Proggramer

Web Designer

Programmer bertugas dalam hal rincian
implementasi,
pengemasan,
dan
modifikasi algoritma serta struktur data,
dituliskan
dalam
sebuah
bahasa
pemrograman
tertentu
sehingga
menjadikan
system/aplikasi
yang
diinginkan
web designer bertanggung jawab atas
elemen visual dan multimedia dalam
sebuah sistem/aplikasi yang di bangun.
Bekerja sama dengan programer, mereka
bertugas merancang sistem/aplikasi dari
segi isi maupun grafis.

Susi Susanti

Rully Hafna Ayudia

Catatan: Untuk kasus tertentu (bila dianggap perlu), untuk organisasi yang cukup besar bisa diformalkan dalam bentuk SK Direksi.

Dibuat Oleh

Disetujui oleh

Nama

: Joko Afandi

Nama

Jabatan
Tanggal

: Manajer proyek
:

Jabatan
Tanggal

Nandang
: Gunawan
TW.,S.Si.,MT
: Pemilik Proyek
:

JADUAL PROYEK

Nama Proyek

:

Manajer Proyek
Bidang

:
:

Aplikasi Absensi dan Informasi Kegiatan Badan Eksekutif Mahasiswa
Politenik POS Indonesia Berbasis Web
Joko Afandi
Sistem Absensi

Dibuat oleh: Joko Afandi
Tanggal:
WBS

Gugus Tugas (Task) Proyek

Durasi
Hari

Tanggal
Mulai

Tanggal
Selesai

1.

Fase A : Pengumpulan Data

7

1.1

Hasil (Deliverable) A.1
Melakukan pengumpulan data
ke pihak Badan Eksekutif
mahasiswa (wawancara)

7

2.

Fase B : Proses
Pembangunan Aplikasi

2.1

Hasil (Deliverable) B.1 Analisis
Sistem yang Akan dibangun

3

8 Februari

11 Februari

2.1.1

Hasil (Deliverable) B.1.1
Analisis Kebutuhan Aplikasi

3

11 Februari

14 Februari

2.1.1.1

Paket Pekerjaan B.1.1.1
Analisis Perangkat Keras (
hardware )

3

14 Februari

17 Februari

1 Februari

8 Februari

37

Predecessor

WBS
2.1.1.2
2.1.2
2.1.2.1
2.1.2.2
3.
3.1

3.2
4.
5.

5.1

Gugus Tugas (Task) Proyek

Paket pekerjaan B.1.1.2
Analisis Perangkat Lunak (
software )
Hasil (Deliverable) B.1.2
Perancangan Sistem
Hasil (Deliverable) B.1.2.1
Perancangan Kerja Sistem
yang Dibangun
Hasil (Deliverable B.1.2.2
Perancangan Database
Fase C : Perancangan
Pendukung Aplikasi
Paket Pekerjaan C.1
Perancangan Struktur Menu
Paket Pekerjaan C.2
Perancangan Antar
Muka/Interface
Fase D : Coding Aplikasi
Fase E : Implementasi dan
Pengujian
Hasil (Deliverable) E.1
Pengujian Aplikasi Oleh ahli uji
dan Manager Proyek disaksikan
Pemilik Proyek

Dibuat Oleh

Durasi
Hari

Tanggal
Mulai

Tanggal
Selesai

3

17 Februari

20 Februari

15

20 Februari

7 Maret

7

7 Maret

14 maret

3

14 Maret

17 Maret

7

17 Maret

24 maret

7

24 Maret

31 Maret

20

31 Maret

20 April

20 April

30 April

Predecessor

14

10

10

Disetujui oleh

Nama

: Joko Afandi

Nama

Jabatan
Tanggal

: Manajer proyek
:

Jabatan
Tanggal

Nandang
: Gunawan TW.,
S.Si.,MT
: Pemilik Proyek
:

RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB) PROYEK
Aplikasi Absensi dan Informasi Kegiatan Badan Eksekutif Mahasiswa
Politenik POS Indonesia Berbasis Web
Joko Afandi
Sistem Absensi

Nama Proyek

:

Manajer Proyek
Bidang

:
:

Dibuat oleh
Tanggal

: Joko Afandi
: 25 Januari 2015

WBS

Gugus Tugas (Task) Proyek

Jam
Tenag
a
Kerja

Tarif
Tenaga
Kerja

1.

Pengumpulan Data

56 Jam

@50 rb/hari

1.1

Melakukan pengumpulan
data ke pihak Badan
Eksekutif mahasiswa
(wawancara)

56 jam

@350 rb

2.

Proses Pembangunan

518

@51 rb/hari

Jumla
h
Tenag
a
Kerja

1

Biaya
Tenaga
Kerja

350 rb

Bi
a
y
a
L
ai
n
2

-

Total per
Task

350 rb

WBS

Gugus Tugas (Task) Proyek

Jam
Tenag
a
Kerja

Tarif
Tenaga
Kerja

Jumla
h
Tenag
a
Kerja

Biaya
Tenaga
Kerja

Bi
a
y
a
L
ai
n
2

Total per
Task

Aplikasi

Jam

2.1

Analisis Sistem yang Akan
dibangun

42 Jam

@51 rb/hari

1

153 rb

-

153 rb

2.2

Analisis Kebutuhan
Aplikasi

42 Jam

@51 rb/hari

1

153 rb

-

153 rb

2.3

Analisis Perangkat Keras (
hardware )

42 Jam

@51 rb/hari

1

153 rb

-

153 rb

2.4

Analisis Perangkat Lunak (
software )

42 Jam

@51 rb/hari

1

153 rb

-

153 rb

2.5

Perancangan Sistem

210
Jam

@51 rb/hari

1

765 rb

-

765 rb

2.6

Perancangan Kerja Sistem
yang Dibangun

98 Jam

@51 rb/hari

1

357 rb

-

357 rb

2.7

Perancangan Database

42 Jam

@51 rb/hari

1

153 rb

-

153 rb

3.

Perancangan
Pendukung Aplikasi

196
Jam

@51 rb/hari

3.1

Perancangan Struktur
Menu

98 Jam

@51 rb/hari

1

357 rb

-

357 rb

3.2

Perancangan Antar

98 Jam

@51 rb/hari

1

357 rb

-

357 rb

WBS

Gugus Tugas (Task) Proyek

Jam
Tenag
a
Kerja

Tarif
Tenaga
Kerja

Jumla
h
Tenag
a
Kerja

Biaya
Tenaga
Kerja

Bi
a
y
a
L
ai
n
2

Total per
Task

Muka/Interface

4.

Pengujian Aplikasi Oleh
ahli uji dan Manager
Proyek disaksikan
Pemilik Proyek &
Instalasi Sistem

8 jam

@600 rb

1

600 rb

-

600 rb

5.

Dokumentasi

240
jam

@5 jt/30 hari

1

5 jt

-

5 jt

6.

Training

8 Jam

@1 jt

2

2 jt

-

2 jt

7.

Pemeliharaan

120
Jam

@170 rb/hari

1

2.550 rb

-

2.550 rb

Meeting dan Lembur

80 Jam

@500 rb/hari

1

5 jt

-

5 jt

Sub-Total:

1.226
Jam

17.948.000-,

16 org

17.948.000-,

PERENCANAAN TOTAL

1.226
jam

17.948 jt

16 org

17.948 jt

-

17.948 jt

Lain-lain:

Dibuat Oleh

Disetujui oleh

Nama

: Joko Afandi

Nama

Jabatan
Tanggal

: Manajer proyek
:

Jabatan
Tanggal

Nandang
: Gunawan TW,
S.Si.,MT
: Pemilik Proyek
:

PERENCANAAN KOMUNIKASI (COMMUNICATION PLAN)
1. PERTEMUAN (MEETING)
JENIS
PERTEMUAN

AGENDA

WAKTU

PENAGGUNG
JAWAB

PARTISIPAN

MASUKAN

KELUARAN

JENIS
PERTEMUAN
Manajemen
Pertemuan
Pembukaan

AGENDA

-

-

-

-

-

Pertemuan
Penutupan

PENAGGUNG

PARTISIPAN

MASUKAN

KELUARAN

JAWAB

-

Pertemuan Tim
Proyek

WAKTU

-

Membahas rencana kerja sesuai
dengan perencanaan Manajemen
Proyek (Project managemenet
Plant)
Penjelasan
mengenai
proyek
yang akan dibangun
Pembagian job proyek kepada
tim
Pembahasan tentang analisis
aplikasi dan perancangan system
yang akan dibangun
Membahas/ review status dan
kemajuan
proyek
dengan
mengacu
ke
Perancanaan
Manajemen Proyek
Membahas progress berikutnya
dengan
mengacu
kepada
Perancanaan Manajemen Proyek
Melakukan
pengontrolan
pengerjaan
proyek
dan
perubahan yang terjadi dalam
pelaksanaan proyek
Me-review Rencana Kerja (Action
Plan) yang telah dilakukan
Sharing pengetahuan
Membahas serah terima proyek
Pengujian aplikasi yang telah
dibuat

Pembukaan
rapat

Manajer Proyek

Seluruh
anggota tim
proyek

-

Perencanaan
Manajemen
Proyek

-

Catatan
Pertemuan
dan
Rencana
Kerja

Umum

Manajer Proyek

Seluruh
anggota tim
proyek

-

Perencanaan
Manajemen
Proyek
Laporan
Kemajuan
Kerja (Project
Progress
Report)
dan
Kelengkapanny
a, berupa :
Form / Catatan
Permintaan
Perubahan

-

Rencana
Kerja
Laporan
Kemajuan
Kerja yang
disetujui

Rencana Kerja
Laporan
Progres Kerja

-

-

penutupan
proyek

Manajer Proyek

Seluruh
anggota tim
proyek

-

-

-

Rencana
Kerja
Rencana
kerja yang
diperbaharu

2. PELAPORAN (REPORTING)
JENIS
PELAPORAN
Laporan
Kemajuan Proyek
(Project Progress
Report)

Status Acara /
Agenda
Pertemuan
(Status Meeting
Agenda)

ITEM

PENANGGUNG

DISTRIBUSI

MASUKAN

KELUARAN

JAWAB
-

-

-

Catatan
Pertemuan
(Minutes of
Meeting)

WAKTU

-

Status
Work Progress Detail /
Achievement
Deliverable & Milestone
Daftar permintaan
perubahan

Weekly
Meeting, Senin
Pagi

Undangan Pertemuan
Usulan Acara / Agenda
Pekerjan yang belum
diselesaikan dan Permintaan
perubahan
Laporan status aktivitas

Weekly
Meeting, Senin
Pagi
(undangan
dikirim minimal
sehari sebelum
pertemuan tim
proyek)
Setiap
pertemuan

Agenda
Isu yang dibahas
Rencana kerja, tanggal
target

Manajer Proyek

Seluruh
anggota tim
proyek

-

-

Manajer Proyek

Seluruh
anggota tim
proyek

-

Manajer dan Tim
Proyek

Pihak-pihak
terkait dan
peserta
pertemuan /
rapat

-

Tim Rapat
Form
permintaan
perubahan
Daftar
permintaan
perubahan
Tim rapat
Form / catatan
permintaan
perubahan

Laporan kemaju
proyek (Project
Progress Report

Pertemuan /
rapat

Catatan rapat d
rencana kerja

Status acara
pertemuan (Sta
meeting Agenda

Aplikasi Absensi dan Informasi Kegiatan Badan Eksekutif Mahasiswa Politenik POS
Indonesia Berbasis Web

PERENCANAAN MANAJEMEN PROYEK
(PROJECT MANAGEMENT PLAN)

Penulis

: Joko Afandi

Tanggal
Revisi Terakhir
Referensi Dokumen
Versi

: 25 Januari 2015
::: 1.0

DAFTAR ISI

DOKUMEN KONTROL

RUANG LINGKUP (SCOPE)
Ruang Lingkup Proyek

TUJUAN
Tujuan Proyek

JADWAL PROYEK
Jadwal Proyek

STRUKTUR ORGANISASI PROYEK
Peran dan Tanggung Jawab

MANAJEMEN KOMUNIKASI
Perencanaan Komunikasi (Communication Plan)
Persiapan Pertemuan (Meeeting)

MANAJEMEN PERUBAHAN

LAMPIRAN A: PERENCANAAN KOMUNIKASI (COMMUNICATION PLAN)
1. Pertemuan / Rapat (Meeting)
2. Pelaporan (Reporting)

LAMPIRAN B:
1. Form Permintaan Perubahan (Changes Request Form)
2. Catatan Permintaan Perubahan (Changes Request Log)

LAMPIRAN C:
1. Struktur Rincian Pekerjaan (Work Breakdown Structure)
2. Penugasan Tim Proyek (Project Team Assignment)
3. Jadwal Proyek (Project Schedule)
4. Rencana Anggaran Belanja Proyek

DOKUMEN KONTROL
Perubahan Isi
Tanggal

Penulis

Versi

Referensi Perubahan

Mengetahui
Nama

Jabatan

Tanda Tangan

RUANG LINGKUP (SCOPE) PROYEK
Laporan ini meliputi Sistem aplikasi absensi angota Badan Eksekutif Mahasiswa berdasarkan Project Report
Presiden Mahasiswa Politeknik POS Indonesia dengan batasan sebagai berikut.
1) Laporan ini akan membahas model aplikasi absensi angota Badan Eksekutif Mahasiswa
2) Membahas Jadwal Proyek
3) Membahas Manajemen Komunikasi dan Manajemen Perubahan

TUJUAN PROYEK
Tujuan
Proyek ini ditujukan agar dapat menunjang kegiatan kemahasiswaan khususnya salah satu organisasi mahasiswa
yang ada di kampus yaitu Badan Eksekutif Mahasiswa dalam hal absensi dan penyebaran informasi kegiatan dari Badan
Eksekutif Mahasiswa itu sendiri

Faktor Penentu Keberhasilan
Dalam Sistem Aplikasi Absensi anggota Badan Eksekutif Mahasiswa ini terdapat beberapa faktor pendukung agar
proyek ini dapat diselesaikan dengan baik dan tepat waktu, antara lain :
Adapun faktor Pendukung berhasilnya Pembuatan Sistem aplikasi ini, adalah sebagai berikut :
1. Dukungan antar anggota dalam tim proyek;
2. Dukungan Sumber Daya yang memadai;
3. Jangka waktu pengerjaan yang sesuai;

4. Dokumentasi proyek yang baik dan lengkap;
5. pembiayaan, jumlah biaya yang dikeluarkan lebih kecil atau sama dengan target biaya yang disepakati.
6. Dukungan dari pihak Badan Eksekutif Mahasiwa Politeknik Pos Indonesia

Adapun faktor Penghambat berhasilnya Sistem aplikasi absensi anggota BEM, adalah sebagai berikut :
1. Kurangnya kerjasama antar anggota tim .
2. Pemahaman yang kurang terhadap aplikasi yang akan dibuat.
3. Dana yang disediakan tidak sesuai dengan kebutuhan.
4. Faktor pendukung (software dan hardware) tidak sesuai dengan kebutuhan aplikasi yang dibuat.
5. Faktor kesehatan anggota tim proyek

Keuntungan yang diharapkan
Keuntungan yang diharapkan dari pelaksanaan pembuatan proyek ini yaitu :
 Anggota akan lebih mudah dalam melakukan absensi dalam kegiatan rapat maupun kegiatan program kerja
 Presiden mahasiswa akan sangat terbantu dalam pengontrolan keaktivan anggotanya
 Mahasiswa dan dosen lebih mudah mendapatkan seputar informasi kegiatan BEM

JADWAL PROYEK
Deskripsi task dan perkiraan waktu yang dibutuhkan.

WBS

Gugus Tugas (Task) Proyek

Durasi
Hari

Tanggal
Mulai

Tanggal
Selesai

1.

Fase A : Pengumpulan Data

7

1.1

Hasil (Deliverable) A.1
Melakukan pengumpulan data
ke pihak Badan Eksekutif
mahasiswa (wawancara)

7

2.

Fase B : Proses
Pembangunan Aplikasi

2.1

Hasil (Deliverable) B.1 Analisis
Sistem yang Akan dibangun

3

8 Februari

11 Februari

2.1.1

Hasil (Deliverable) B.1.1
Analisis Kebutuhan Aplikasi

3

11 Februari

14 Februari

2.1.1.1

Paket Pekerjaan B.1.1.1
Analisis Perangkat Keras (
hardware )

3

14 Februari

17 Februari

3

17 Februari

20 Februari

15

20 Februari

7 Maret

7 Maret

14 maret

2.1.1.2
2.1.2
2.1.2.1

Paket pekerjaan B.1.1.2
Analisis Perangkat Lunak (
software )
Hasil (Deliverable) B.1.2
Perancangan Sistem
Hasil (Deliverable) B.1.2.1
Perancangan Kerja Sistem
yang Dibangun

1 Februari

8 Februari

37

7

Predecessor

WBS
2.1.2.2
3.
3.1

3.2
4.
5.

5.1

Gugus Tugas (Task) Proyek

Hasil (Deliverable B.1.2.2
Perancangan Database
Fase C : Perancangan
Pendukung Aplikasi
Paket Pekerjaan C.1
Perancangan Struktur Menu
Paket Pekerjaan C.2
Perancangan Antar
Muka/Interface
Fase D : Coding Aplikasi
Fase E : Implementasi dan
Pengujian
Hasil (Deliverable) E.1
Pengujian Aplikasi Oleh ahli uji
dan Manager Proyek disaksikan
Pemilik Proyek

Durasi
Hari
3

Tanggal
Mulai

Tanggal
Selesai

14 Maret

17 Maret

7

17 Maret

24 maret

7

24 Maret

31 Maret

20

31 Maret

20 April

20 April

30 April

14

10

10

Predecessor

STRUKTUR ORGANISASI PROYEK

CIO
(Chief Information Officer)
Fauzi Nurrohman

Senior IT Management
Ulya Fitriana

Project Manager
Joko Afandi

Business Analyst
Vellya Anggraini

System Analyst
Devi Natalia

Programmer
Susi Susanti

Web Designer
Rully Hafna Ayudia

Peran dan Tanggung Jawab
Jabatan/Peranan
CIO (Chief Information
Officer) / Direktur
Proyek
Senior IT Management

Project Manager

Bussines Analyst

System Analyst

Proggramer

Tanggung Jawab & Wewenang

CIO (Chief Information Officer) atau disebut direktur
proyek yang secara langsung bertanggung jawab atas IT
(information Technology), IS(information System) dan
permasalahan apapun selama berjalan nya proyek
Bertanggung jawab serta mengatur bidang IT yang
berjalan didalam pelaksanaan proyek
Project Manager merupakan pimpinan dalam sebuah
proyek perusahaan di lapangan. Tugas utama pada
jabatan Project Manager yaitu sebagai pemimpin, serta
merencanakan dan membuat laporan mengenai kinerja
para tim dalam mencapai target proyek sesuai dengan
perencanaan sebelumnya.
Bussines Analyst bertanggung jawab dalam menerima
serta mengumpulkan informasi kebutuhan proyek dan
permasalahan proyek, setelah itu melakukan analisa dan
kemudian
menterjemahkannya
kedalam
bentuk
spesifikasi yang kemudian disetujui oleh pihak client dan
bisa dimengerti oleh para programmernya.
System Analyst bertanggung jawab atas penelitian,
perencanaan, pengkoordinasian, dan merekomendasikan
pemilihan perangkat lunak dan sistem yang paling sesuai
dengan kebutuhan organisasi bisnis atau perusahaan
Programmer bertugas dalam hal rincian implementasi,
pengemasan, dan modifikasi algoritma serta struktur
data, dituliskan dalam sebuah bahasa pemrograman
tertentu sehingga menjadikan system/aplikasi yang
diinginkan

Nama

Fauzi Nurrohman

Ulya Fitriana

Joko Afandi

Vellya Anggraini

Devi Natalia

Susi Susanti

Web Designer

web designer bertanggung jawab atas elemen visual dan
multimedia dalam sebuah sistem/aplikasi yang di
bangun. Bekerja sama dengan programer, mereka
bertugas merancang sistem/aplikasi dari segi isi maupun
grafis.

Rully Hafna Ayudia

MANAJEMEN KOMUNIKASI
Perencanaan Komunikasi
Perencanaan komunikasi menjabarkan komunikasi antar anggota tim yang akan terlibat dalam proses pengerjaan
Sistem Aplikasi Absensi anggota Badan Eksekutif Mahasiswa Politeknik Pos Indonesia. Bentuk komunikasi disini tidak
dilakukan secara formal saja, akan tetapi juga dilakukan secara terbuka agar adanya keterbukaan terhadap masing-masing
anggota tim proyek dan memudahkan adanya sharing ilmu untuk memudahkan dalam pengerjaan proyek.
Persiapan Pertemuan (Meeting)
1.

Setiap anggota tim proyek bertanggung jawab untuk melakukan persiapan, hadir dan berpartisipasi aktif dalam meeting.

2.

Mendistribusikan agenda meeting, selambat-lambatnya sehari sebelumnya. Pembahasan topik berdasarkan urutan
kepentingan, dimulai dengan topik yang mudah dan setiap topik diberikan estimasi waktu.

3.

Mendistribusikan materi meeting, agenda, serta informasi lokasi dan waktu.

4.

Pemimpin meeting dan fasilitator memastikan meeting dapat berjalan pada jalurnya dengan efektif, sehingga tujuan
meeting dapat dicapai.

5.

Pemimpin meeting akan menunjuk seorang notulis untuk membuat dokumentasi meeting.

6.

Meeting paling sedikit membahas topik berikut :
 Perkembangan Proyek

 Program Kerja yang akan segera dilakukan
 Pembahasan ulang control perubahan (change control review)

MANAJEMEN PERUBAHAN
Dalam perjalanan suatu proyek, hampir selalu ada suatu permintaan perubahan. Untuk mengantisipasi akan hal tersebut,
maka perlu disusun suatu prosedur. Prosedur untuk mengontrol perubahan dalam suatu proyek sering disebut dengan Prosedur
Kontrol Perubahan (Chages Control Procedure)
A. Prosedur Kontrol Perubahan (Chages Control Procedure) :
Setiap perubahan yang telah disetujui, ataupun perubahan pada jadwal dan biaya proyek harus mengacu pada prosedur
berikut :


Pengajuan perubahan dapat berasal dari setiap anggota tim, terutama untuk perubahan yang akan memengaruhi
jadwal dan ruang lingkup kerja.



Persetujuan pada Form Permintaan Perubahan / Changes Request Form (CRF) menunjukkan persetujuan terhadap
perubahan pada jadwal.

B. Pengajuan Perubahan


Suatu perubahan dapat diajukan ke manajer proyek melalui surat format yang melampirkan apa saja yang perlu
dirubah



Mengisi Form Permintaan Perubahan (CRF) – (lihat Lampiran B.1) untuk diajukan sebagai usulan perubahan.



Catat CRF pada Catatan Permintaan Perubahan – (lihat Lampiran B.2).

C. Monitor Perubahan


Apabila form Permintaan Perubahan telah disetujui, pekerjaan dapat dimulai.



Manajer proyek akan mengubah jadwal proyek atau rencana kerja untuk mengakomodasi perubahan yang telah
disetujui dan mempresentasikannya dalam meeting kemajuan proyek untuk disetujui.



Kemajuan dalam kontrol perubahan akan dilaporkan dalam meeting proyek. Project Manager harus menanda
tangani Form Permintaan Perubahan apabila perubahan telah diselesaikan.



Daftar Permintaan Perubahan dan di-review pada meeting proyek untuk mengecek perubahan-perubahan yang
belum diselesaikan.
Keterangan selengkapnya mengenai Manajemen Perubahan bisa dilihat pada lampiran-B :
B-1. Form Permintaan Perubahan (Change Request Form).
B-2. Daftar Permintaan Perubahan (Change Request Log).

LAMPIRAN A:
PERENCANAAN KOMUNIKASI

PERENCANAAN KOMUNIKASI (COMMUNICATION PLAN)

1. PERTEMUAN (MEETING)
JENIS
PERTEMUAN
Manajemen
Pertemuan
Pembukaan

AGENDA

WAKTU

PENAGGUNG
JAWAB

-

Membahas
rencana
kerja
sesuai dengan perencanaan

Pembukaan
rapat

Manajer Proyek

PARTISIPA
N

Seluruh
anggota tim

MASUKAN

-

Perencan
aan

KELUARAN

-

Catatan
Pertemuan

JENIS
PERTEMUAN

AGENDA

-

-

-

-

-

Pertemuan
Penutupan

PENAGGUNG
JAWAB

-

Pertemuan
Tim Proyek

WAKTU

-

Manajemen Proyek (Project
managemenet Plant)
Penjelasan mengenai proyek
yang akan dibangun
Pembagian job proyek kepada
tim
Pembahasan tentang analisis
aplikasi
dan
perancangan
system yang akan dibangun
Membahas/ review status dan
kemajuan
proyek
dengan
mengacu
ke
Perancanaan
Manajemen Proyek
Membahas
progress
berikutnya dengan mengacu
kepada
Perancanaan
Manajemen Proyek
Melakukan
pengontrolan
pengerjaan
proyek
dan
perubahan yang terjadi dalam
pelaksanaan proyek
Me-review
Rencana
Kerja
(Action
Plan)
yang
telah
dilakukan

Sharing pengetahuan
Membahas serah terima
proyek
Pengujian aplikasi yang telah
dibuat

PARTISIPA
N

MASUKAN

proyek

Umum

Manajer Proyek

Seluruh
anggota tim
proyek

Manajem
en
Proyek

-

-

penutupan
proyek

Manajer Proyek

Seluruh
anggota tim
proyek

KELUARAN

-

Perencan
aan
Manajem
en
Proyek
Laporan
Kemajua
n Kerja
(Project
Progress
Report)
dan
Kelengka
pannya,
berupa :
Form
/
Catatan
Perminta
an
Perubah
an
Rencana
Kerja
Laporan
Progres
Kerja

dan
Rencana
Kerja

-

-

Rencana
Kerja
Laporan
Kemajuan
Kerja yang
disetujui

Rencana
Kerja
Rencana
kerja yang
diperbaharui

2. PELAPORAN (REPORTING)
JENIS
PELAPORAN
Laporan
Kemajuan Proyek
(Project Progress
Report)

Status Acara /
Agenda
Pertemuan
(Status Meeting
Agenda)

ITEM

PENANGGUNG

DISTRIBUSI

MASUKAN

KELUARAN

JAWAB
-

-

-

Catatan
Pertemuan
(Minutes of
Meeting)

WAKTU

-

Status
Work Progress Detail /
Achievement
Deliverable & Milestone
Daftar permintaan
perubahan

Weekly
Meeting, Senin
Pagi

Undangan Pertemuan
Usulan Acara / Agenda
Pekerjan yang belum
diselesaikan dan Permintaan
perubahan
Laporan status aktivitas

Weekly
Meeting, Senin
Pagi
(undangan
dikirim minimal
sehari sebelum
pertemuan tim
proyek)
Setiap
pertemuan

Agenda
Isu yang dibahas
Rencana kerja, tanggal
target

Manajer Proyek

Seluruh
anggota tim
proyek

-

-

Manajer Proyek

Seluruh
anggota tim
proyek

-

Manajer dan Tim
Proyek

Pihak-pihak
terkait dan
peserta
pertemuan /
rapat

-

Tim Rapat
Form
permintaan
perubahan
Daftar
permintaan
perubahan
Tim rapat
Form / catatan
permintaan
perubahan

Laporan kemajuan
proyek (Project
Progress Report)

Pertemuan /
rapat

Catatan rapat dan
rencana kerja

Status acara
pertemuan (Status
meeting Agenda)

LAMPIRAN B:
1. FORMULIR PERMINTAAN PERUBAHAN

FORMULIR PERMINTAAN PERUBAHAN
(CHANGES REQUEST FORM)

No. Formulir
Nama Proyek
Manajer Proyek
Bidang

:
:
:
:

Nama Pengusul
Tanggal

:
:

Deskripsi Perubahan yang diusulkan / diinginkan:
…………

Usul Diterima / Tidak ?
Bila tidak berikan alasan
.........

Diajukan oleh :

Disetujui oleh:

Tanggal:

Tanggal:

2. DAFTAR PERMINTAAN PERUBAHAN:

DAFTAR PERMINTAAN PERUBAHAN
(CHANGES REQUEST LOG)
Nama Proyek

:

Manajer Proyek

:

Bidang

:

No. Form

Deskripsi Permintaan

Nama Pengusul

Keterangan : Usulan yang didaftarkan pada Daftar Perubahan Permintaan adalah usulan yang diterima saja.

Tanggal Usulan

Tanggal Persetujuan

LAMPIRAN C:
1. STRUKTUR RINCIAN PEKERJAAN :

STRUKTUR RINCIAN PEKERJAAN
(WORK BREAKDOWN STRUCTURE)

Nama Proyek
Manajer Proyek
Bidang

Aplikasi Absensi dan Informasi Kegiatan Badan Eksekutif
Mahasiswa Politenik POS Indonesia Berbasis Web
: Joko Afandi
: Sistem Absensi
:

WBS
1.
1.1.
2.
2.1.
2.1.1.
2.1.1.1.
2.1.1.2.
2.1.2
2.1.2.1.
2.1.2.2.
3.
3.1.
3.2.
4.
5.
5.1

GUGUS TUGAS (TASK) PROYEK
Fase A : Pengumpulan Data
Hasil (Deliverable) A.1 Melakukan pengumpulan data ke pihak Badan
Eksekutif mahasiswa (wawancara)
Fase B : Proses Pembangunan Aplikasi
Hasil (Deliverable) B.1 Analisis Sistem yang Akan dibangun
Hasil (Deliverable) B.1.1 Analisis Kebutuhan Aplikasi
Paket Pekerjaan B.1.1.1 Analisis Perangkat Keras ( hardware )
Paket pekerjaan B.1.1.2 Analisis Perangkat Lunak ( software )
Hasil (Deliverable) B.1.2 Perancangan Sistem
Paket Pekerjaan B.1.2.1 Perancangan Kerja Sistem yang dibangun
Paket Pekerjaan B.1.2.2 Perancangan Database
Fase C : Perancangan Pendukung Aplikasi
Paket Pekerjaan C.1 Perancangan Struktur Menu
Paket Pekerjaan C.2 Perancangan Antar Muka/Interface
Fase D : Coding Aplikasi
Fase E : Implementasi dan Pengujian
Hasil (Deliverable) E.1 Pengujian Aplikasi Oleh ahli uji dan Manager
Proyek disaksikan Pemilik Proyek

Dibuat Oleh

Disetujui oleh

Nama

: Joko Adandi

Nama

Jabatan
Tanggal

: Manajer proyek
:

Jabatan
Tanggal

Nandang Gunawan
T.W, S.Si.,MT.
: Pemilik Proyek
:
:

2. PENUGASAN TIM PROYEK:

PENUGASAN TIM PROYEK
Nama Proyek
Manajer Proyek
Bidang

Jabatan/Peranan

CIO (Chief Information
Officer) / Direktur
Proyek

Senior IT Management

Project Manager

Bussines Analyst

System Analyst

Proggramer

Web Designer

Aplikasi Absensi dan Informasi Kegiatan Badan Eksekutif
:
Mahasiswa Politenik POS Indonesia Berbasis Web
: Joko Afandi
: Sistem Absensi

Tanggung Jawab & Wewenang

CIO (Chief Information Officer) atau
disebut direktur proyek yang secara
langsung bertanggung jawab atas IT
(information Technology), IS(information
System)
dan
permasalahan
apapun
selama berjalan nya proyek
Bertanggung jawab serta mengatur
bidang
IT
yang
berjalan
didalam
pelaksanaan proyek
Project Manager merupakan pimpinan
dalam sebuah proyek perusahaan di
lapangan. Tugas utama pada jabatan
Project Manager yaitu sebagai pemimpin,
serta
merencanakan
dan
membuat
laporan mengenai kinerja para tim dalam
mencapai target proyek sesuai dengan
perencanaan sebelumnya.
Bussines Analyst bertanggung jawab dalam
menerima serta mengumpulkan informasi
kebutuhan proyek dan permasalahan
proyek, setelah itu melakukan analisa
dan
kemudian
menterjemahkannya
kedalam
bentuk
spesifikasi
yang
kemudian disetujui oleh pihak client dan
bisa
dimengerti
oleh
para
programmernya.
System Analyst bertanggung jawab atas
penelitian,
perencanaan,
pengkoordinasian,
dan
merekomendasikan pemilihan perangkat
lunak dan sistem yang paling sesuai
dengan kebutuhan organisasi bisnis atau
perusahaan
Programmer bertugas dalam hal rincian
implementasi,
pengemasan,
dan
modifikasi algoritma serta struktur data,
dituliskan
dalam
sebuah
bahasa
pemrograman
tertentu
sehingga
menjadikan
system/aplikasi
yang
diinginkan
web designer bertanggung jawab atas
elemen visual dan multimedia dalam
sebuah sistem/aplikasi yang di bangun.
Bekerja sama dengan programer, mereka
bertugas merancang sistem/aplikasi dari
segi isi maupun grafis.

Nama

Fauzi Nurrohman

Ulya Fitriana

Joko Afandi

Vellya Anggraini

Devi Natalia

Susi Susanti

Rully Hafna Ayudia

Catatan: Untuk kasus tertentu (bila dianggap perlu), untuk organisasi yang cukup besar bisa diformalkan dalam bentuk SK Direksi.

Dibuat Oleh

Disetujui oleh

Nama

: Joko Afandi

Nama

Jabatan
Tanggal

: Manajer proyek
:

Jabatan
Tanggal

Nandang
: Gunawan T.W,
S.Si.,MT
: Pemilik Proyek
:

3. JADWAL PROYEK:

JADUAL PROYEK
Nama Proyek
Manajer Proyek
Bidang

Aplikasi Absensi dan Informasi Kegiatan Badan Eksekutif
Mahasiswa Politenik POS Indonesia Berbasis Web
: Joko Afandi
: Sistem Absensi
:

Dibuat oleh: Joko Afandi
Tanggal: 25 Januari 2015
WBS

Gugus Tugas (Task) Proyek

Durasi
Hari

Tanggal
Mulai

Tanggal
Selesai

1.

Fase A : Pengumpulan Data

7

1.1

Hasil (Deliverable) A.1
Melakukan pengumpulan data
ke pihak Badan Eksekutif
mahasiswa (wawancara)

7

2.

Fase B : Proses
Pembangunan Aplikasi

2.1

Hasil (Deliverable) B.1 Analisis
Sistem yang Akan dibangun

3

8 Februari

11 Februari

2.1.1

Hasil (Deliverable) B.1.1
Analisis Kebutuhan Aplikasi

3

11 Februari

14 Februari

2.1.1.1

Paket Pekerjaan B.1.1.1
Analisis Perangkat Keras (
hardware )

3

14 Februari

17 Februari

3

17 Februari

20 Februari

15

20 Februari

7 Maret

7 Maret

14 maret

2.1.1.2
2.1.2
2.1.2.1

Paket pekerjaan B.1.1.2
Analisis Perangkat Lunak (
software )
Hasil (Deliverable) B.1.2
Perancangan Sistem
Hasil (Deliverable) B.1.2.1
Perancangan Kerja Sistem

1 Februari

8 Februari

37

7

Predecessor

WBS

2.1.2.2
3.
3.1

3.2
4.
5.

5.1

Gugus Tugas (Task) Proyek

yang Dibangun
Hasil (Deliverable B.1.2.2
Perancangan Database
Fase C : Perancangan
Pendukung Aplikasi
Paket Pekerjaan C.1
Perancangan Struktur Menu
Paket Pekerjaan C.2
Perancangan Antar
Muka/Interface
Fase D : Coding Aplikasi
Fase E : Implementasi dan
Pengujian
Hasil (Deliverable) E.1
Pengujian Aplikasi Oleh ahli uji
dan Manager Proyek disaksikan
Pemilik Proyek

Dibuat Oleh

Nama

: Joko Afandi

Jabatan : Manajer proyek
Tanggal :

Durasi
Hari

3

Tanggal
Mulai

Tanggal
Selesai

14 Maret

17 Maret

7

17 Maret

24 maret

7

24 Maret

31 Maret

20

31 Maret

20 April

20 April

30 April

Predecessor

14

10

10

Disetujui oleh
Nandang
Nama
: Gunawan T.W.,
S.Si.,MT
Jabatan : Pemilik Proyek
Tanggal :

3. RENCANA ANGGARAN BELANJA PROYEK:

RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB) PROYEK

Dibuat oleh
Tanggal

WBS

: Joko Afandi
: 25 Januari 2015

Gugus Tugas (Task) Proyek

Jam
Tenag
a
Kerja

Tarif
Tenaga
Kerja

1.

Pengumpulan Data

56 Jam

@50 rb/hari

1.1

Melakukan pengumpulan
data ke pihak Badan
Eksekutif mahasiswa
(wawancara)

56 jam

@350 rb

2.

Proses Pembangunan
Aplikasi

518
Jam

@51 rb/hari

2.1

Analisis Sistem yang Akan
dibangun

42 Jam

2.2

Analisis Kebutuhan
Aplikasi

2.3

Jumla
h
Tenag
a
Kerja

Biaya
Tenaga
Kerja

Bi
a
y
a
L
ai
n
2

Total per
Task

1

350 rb

-

350 rb

@51 rb/hari

1

153 rb

-

153 rb

42 Jam

@51 rb/hari

1

153 rb

-

153 rb

Analisis Perangkat Keras (
hardware )

42 Jam

@51 rb/hari

1

153 rb

-

153 rb

2.4

Analisis Perangkat Lunak (
software )

42 Jam

@51 rb/hari

1

153 rb

-

153 rb

2.5

Perancangan Sistem

210
Jam

@51 rb/hari

1

765 rb

-

765 rb

2.6

Perancangan Kerja Sistem
yang Dibangun

98 Jam

@51 rb/hari

1

357 rb

-

357 rb

2.7

Perancangan Database

42 Jam

@51 rb/hari

1

153 rb

-

153 rb

3.

Perancangan
Pendukung Aplikasi

196
Jam

@51 rb/hari

3.1

Perancangan Struktur
Menu

98 Jam

@51 rb/hari

1

357 rb

-

357 rb

3.2

Perancangan Antar
Muka/Interface

98 Jam

@51 rb/hari

1

357 rb

-

357 rb

4.

Pengujian Aplikasi Oleh
ahli uji dan Manager

8 jam

@600 rb

1

600 rb

-

600 rb

WBS

Gugus Tugas (Task) Proyek

Jam
Tenag
a
Kerja

Tarif
Tenaga
Kerja

Jumla
h
Tenag
a
Kerja

Biaya
Tenaga
Kerja

Bi
a
y
a
L
ai
n
2

Total per
Task

Proyek disaksikan
Pemilik Proyek &
Instalasi Sistem
5.

Dokumentasi

240
jam

@5 jt/30 hari

1

5 jt

-

5 jt

6.

Training

8 Jam

@1 jt

2

2 jt

-

2 jt

7.

Pemeliharaan

120
Jam

@170 rb/hari

1

2.550 rb

-

2.550 rb

Meeting dan Lembur

80 Jam

@500 rb/hari

1

5 jt

-

5 jt

Sub-Total:

1.226
Jam

17.948.000-,

16 org

17.948.000-,

PERENCANAAN TOTAL

1.226
jam

17.948 jt

16 org

17.948 jt

-

17.948 jt

Lain-lain:

Dibuat Oleh

Disetujui oleh

Nandang Gunawan
TW, S.Si., MT.

Nama

: Joko Afandi

Nama

:

Jabatan
Tanggal

: Manajer proyek
:

Jabatan
Tanggal

: Pemilik Proyek
:

PEDOMAN HASIL KERJA
(WORK RESULT GUIDLINE)

Aplikasi Absensi dan Informasi Kegiatan Badan
Nama Proyek
: Eksekutif Mahasiswa Politenik POS Indonesia
Berbasis Web
Manajer Proyek : Joko Afandi
Bidang
: Sistem Absensi
Dibuat oleh

: Joko Afandi

Tanggal

: 25 Januari 2015
Hasil #1

Sesuai dengan scope & jadual

Ya

Sesuai dengan scope, tidak sesuai dengan jadwal
Tidak sesuai dengan scope & jadwal
Alasan, jika tidak sesuai:

Pengadaan Biaya
Sesuai Anggaran

Ya

Dibawah Anggaran

Melebihi Anggaran

Catatan Tambahan:

Hasil #2
Sesuai dengan scope & jadual

Ya
Sesuai dengan scope, tidak sesuai dengan jadual
Tidak sesuai dengan scope & jadwal
Alasan, jika tidak sesuai:

Pengadaan Biaya
Sesuai Anggaran
Catatan Tambahan:

Dibawah Anggaran

Melebihi Anggaran

LAPORAN PELAKSANAAN PROYEK
No.01/LPP/01A/2015

Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama
: Joko Afandi
Jabatan
: Manajer Proyek (Project Manager)
Alamat
: JL. Sarimanis 1 no 2a Blok 13
Selaku Pelaksana Proyek Aplikasi Absensi dan Informasi Kegiatan Badan Eksekutif Mahasiswa
Politenik POS Indonesia Berbasis Web dengan spesifikasi yang tercantum dalam “Dokumen
Definisi Proyek” dan “Dokumen Perencanaan Manajemen Proyek” (terlampir).
Dengan ini kami melaporkan bahwa pelaksanaan proyek Aplikasi Absensi dan Informasi Kegiatan
Badan Eksekutif Mahasiswa Politenik POS Indonesia Berbasis Web

dengan spesifikasi

berdasarkan Surat Penugasan Nomor : No. 01/ST/01A/2015. Tanggal 30 bulan April tahun 2015
telah dilaksanakan dengan baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Demikian Laporan Pelaksanaan Proyek ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Bandung, 30 April 2015
Pelaksana Proyek

Joko Afandi
Manajer Proyek

LAPORAN PENYELESAIAN PROYEK
No. 01/LPP/02A/2015

Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama
: Nandang Gunawan TW, S.Si., MT.
Jabatan
: Pemilik Proyek (Project Owner)
Alamat
: Bandung
Selaku Pengawas Pelaksana Proyek Aplikasi Absensi dan Informasi Kegiatan Badan Eksekutif
Mahasiswa Politenik POS Indonesia Berbasis Web dengan spesifikasi dengan spesifikasi yang
tercantum dalam “Dokumen Definisi Proyek” dan “Dokumen Perencanaan Manajemen Proyek”
(terlampir).

Berdasarkan Laporan Pelaksanaan Proyek nomor No. 01/LPP/02A/2015 tanggal 30 April
2015 dari Manajer Proyek, bersama ini kami melaporkan bahwa penyelesaian proyek
Aplikasi Absensi dan Informasi Kegiatan Badan Eksekutif Mahasiswa Politeknik Pos
Indonesia Berbasis WEBberdasarkan Surat Penugasan Nomor: No. 01/ST/01A/2015
tanggal 25 januari 2015 telah diselesaikan dengan baik.
Demikian Laporan Penyelesaian Proyek ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Bandung, 30 April 2015
Pengawas Pelaksana Proyek

Nandang Gunawan TW, S.Si., MT.
Pemilik Proyek

BERITA ACARA PENYELESAIAN PROYEK
No. 01/BAPP/01A/2015

Yang bertanda tangan di bawah ini:
1. Nama
Jabatan
Alamat
Selanjutnya disebut

: Nandang Gunawan TW, S.Si.,MT
: Pemilik Proyek (Project Owner)
: Bandung
: Pengawas Proyek

2. Nama
Jabatan
Alamat
Selanjutnya disebut

: Joko Afandi
: Manajer Proyek (Project Manager)
: JL. Sarimanis 1 no 2A Blok 13
: Pelaksana Proyek

Menerangkan sebagai berikut:

1. Proyek
2. Nomor Surat Tugas / tanggal

:
:

Aplikasi Absensi dan Informasi Kegiatan Badan Eksekutif
Mahasiswa Politenik POS Indonesia Berbasis Web
No. 01/ST/01A/2015 tanggal 25 Januari 2015

telah selesai dikerjakan.

Demikian Berita Acara ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Bandung, 30 April 2015
Pelaksana Proyek

Joko Afandi
Manajer Proyek

Pengawas Proyek

Nandang Gunawan TW, S.Si., MT.
Pemilik Proyek

BERITA ACARA SERAH TERIMA PROYEK
No. 01/BASTP/01A/2015
Pada hari ini 30 April 2015 kami yang bertanda tangan di bawah ini:
1. Nama
Jabatan
Alamat

: Nandang Gunawan TW, S.Si., MT
: Pemilik Proyek (Project Owner)
: Bandung

2. Nama
Jabatan
Alamat

: Joko Afandi
: Manajer Proyek (Project Manager)
: JL. Sarimanis 1 no 2A blok 13

Menerangkan sebagai berikut:

1. Proyek
:
2. No. Surat Penugasan / tanggal :

Aplikasi Absensi dan Informasi Kegiatan Badan Eksekutif
Mahasiswa Politeknik Pos Indonesia Berbasis web
No. 01/ST/01A/2014 tanggal 25 Januari 2015

3. Pelaksanaan Proyek telah selesai berdasarkan Berita Acara Penyelesaian Proyek
Nomor: No. 01/BASTP/01A/2015 tanggal 25 Januari 2015 dan Laporan Penyelesaian
Proyek nomor: .../…/.../... tanggal... bulan... tahun...
Demikian Berita Acara ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

PELAKSANA

PENGAWAS PELAKSANA

Joko Afandi
Manajer Proyek

Nandang Gunawan TW, S.Si.,MT
Pemilik Proyek