Pembuatan Dokumen Kelengkapan Kebutuhan Internal Audit di Biro Pengembangan, Pengelolaan dan Layanan Teknologi Informasi (BPPLTI) Universitas Kristen Maranatha.
vi
ABSTRAK
Universitas Kristen Maranatha merupakan insitusi yang berfokus pada pendidikan. Mengabdi bagi negara dan masyarakat untuk meingkatkan mutu pendidikan pada skala universitas. Memiliki beberapa biro yang mengurusi segala kebutuhan operasional yang ada. Salah satu biro tersebut ialah biro pengembangan, pengelolaan dan layanan teknologi informasi. BPPLTI merupakan biro yang fokus dalam pengembangan, pengelolaan dan layanan teknologi informasi. Dalam meningkatkan mutu layanan yang ada maka universitas memfasilitasi dengan adanya program audit internal yang dilakukan oleh BPPJM. Berdasarkan hasil audit yang ada, dimana terdapat beberapa hal yang harus dikembangkan dan ditingkatkan dari sisi internal organisasi. Berdasarkan kesepakatan BPPLTI dengan seluruh kepala unit yang ada, maka ditetapkan supaya biro dapat mencapai level empat menurut penilaian audit internal oleh BPPJM.Level empat yaitu dimana dokumen sudah ada dan disesuaikan. Dengan demikian, untuk memenuhi kebutuhan tersebut, maka seluruh kelengkapan dokumen yang dibutuhkan harus tersedia. Sehingga karya tulis ini berfokus dalam membuat keseluruhan dokumen yang dibutuhkan tersebut, perihal dalam peningkatan standar organisasi dan kineja menjadi level empat penilaian BPPJM.
(2)
vii
ABSTRACT
Maranatha Christian University is an institution that focus on educational. Serve the nation and societies to increase educational value to be better in scale of university . Maranatha Christian University consists of departments which handle and focus on all day to day operational. One of them is biro pengembangan, pengelolaan dan layanan teknologi informasi. BPPLTIis one of department which focus on develop, manage and serve related to information technology. To increase quality or value of service, MCU provide internal auditing which is periodically done by BPPJM.Based on from auditing result document, there are some things neede to be fixed and developed from internal organization side. Based on department’s decisions
discussed to all unit’s head, noted tha BPPLTI will effort and to have target by achieving fourth level value according to BPPJM evaluation and procedure. Gaining level four means that all documents are available and have been confirmed. To fulfill the needs, then many documents needed related to internal auditing activities. By this journal and project, we focus on creating all documents needed, related to increasing organization standard and gaining fourth level based on BPPJM evaluation.
(3)
viii
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ... i
PERNYATAAN ORISINALITAS LAPORAN PENELITIAN ... ii
PERNYATAAN PUBLIKASI LAPORAN PENELITIAN ... iii
PRAKATA ... iv
ABSTRAK ... vi
ABSTRACT ... vii
DAFTAR ISI ... viii
DAFTAR GAMBAR ... x
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR LAMPIRAN ... xiii
DAFTAR SINGKATAN ... xiv
DAFTAR ISTILAH ... xv
BAB 1. PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 4
1.3 Tujuan Pembahasan... 4
1.4 Ruang Lingkup Kajian... 5
1.5 Sumber Data ... 5
1.6 Sistematika Penyajian ... 6
BAB 2. KAJIAN TEORI ... 8
2.1 AUDIT ... 8
2.1.1 Pengertian Audit ... 8
2.1.2 Tujuan Audit ... 9
2.2 Audit Internal ... 11
2.2.1 Pengertian Audit Internal ... 12
2.2.2 Tujuan Audit Internal ... 13
2.2.3 Manajemen Audit Internal ... 15
2.2.4 Fungsi dan Tanggung Jawab Audit Internal ... 19
2.3 Efektivitas Audit ... 21
(4)
ix
2.4.1 Pengertian Pengendalian Internal ... 22
2.4.2 Tujuan Pengendalian Internal ... 22
2.5 Sistem Manajemen Mutu ... 23
2.5.1 Manfaat dan Prinsip Manajemen Mutu ... 24
2.5.2 Perencanaan Mutu ... 24
2.5.3 Perencanaan Sistem Mutu ... 25
2.6 Standar Penilaian BPPJM ... 27
BAB 3. ANALISIS, PERANCANGAN DAN HASIL TERCAPAI ... 28
3.1 Inisiasi dan Persiapan ... 28
3.2 Tahapan Kajian Objek ... 30
3.2.1 Profil BPPLTI dan Visi Misi ... 30
3.2.2 Struktur Organisasi ... 31
3.2.3 Deskripsi Pekerjaan ... 31
3.2.4 GAP Analisis ... 41
3.2.5 Hasil Tercapai ... 43
BAB 4. SIMPULAN DAN SARAN ... 70
4.1 Simpulan ... 70
4.2 Saran ... 70
(5)
x
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Struktur Organisasi BPPLTI ... 31
Gambar 3.2 Sasaran mutu BPPLTI ... 44
Gambar 3.3 Dokumen Pengukuran Sasaran Mutu ... 45
Gambar 3.4 Dokumen Pemantauan Sasaran Mutu ... 46
Gambar 3.5 Dokumen Pemantauan Sasaran Mutu ... 47
Gambar 3.6 Dokumen Evaluasi Sasaran Mutu ... 48
Gambar 3.7 Dokumen Tindak Lanjut Hasil Evaluasi Sasaran Mutu... 49
Gambar 3.8 Dokumen Analisis Tindak Lanjut Hasil Evaluasi Sasaran Mutu 50 Gambar 3.9 Dokumen Sosialisasi Internal RPKA Terhadap Seluruh Unit .... 51
Gambar 3.10 Dokumen Pengukuran Capaian RPKA ... 52
Gambar 3.11 Dokumen Tindak Lanjut Hasil Evaluasi RPKA ... 53
Gambar 3.12 Dokumen Analisis Tindak Lanjut Hasil Evaluasi RPKA ... 54
Gambar 3.13 Dokumen SOP Surat Masuk Permintaan Layanan ... 55
Gambar 3.14 Prosedur Tanda Terima Barang Baru ... 56
Gambar 3.15 Prosedur Pengecekan Barang Baru ... 57
Gambar 3.16 Dokumen Presensi Pegawai ... 58
Gambar 3.17 Dokumen Evaluasi Disiplin Kinerja Karyawan ... 59
Gambar 3.18 Dokumen Tindak Lanjut Evaluasi Kinerja Karyawan ... 60
Gambar 3.19 Dokumen Catatan Mutu (DCM) ... 61
Gambar 3.20 Dokumen Sosialisasi Catatan Mutu ... 62
Gambar 3.21 Dokumen Evaluasi Catatan Mutu ... 63
Gambar 3.22 Dokumen Peminjaman Dokumen Unit ... 64
Gambar 3.23 SOP Penghapusan Dokumen Mutu Obselete ... 65
Gambar 3.24 Mekanisme Rapat ... 66
Gambar 3.25 Mekanisme Formal Sosialisasi SMU ... 67
Gambar 3.26 Instruksi Kerja Pengaturan E-Mail Box ... 68
Gambar 3.27 Instruksi Kerja AC Server ... 69
Gambar 4.1 Hasil wawancara dengan unit-unit di BPPLTI ... 76
Gambar 4.2 Prosedur Menerima Complain ... 78
(6)
xi
Gambar 4.4 Prosedur Penerimaan Barang Baru ... 79
Gambar 4.5 Prosedur Pengembalian Barang Peminjaman ... 79
Gambar 4.6 Prosedur Pengisian Tinta Printer Infus ... 80
Gambar 4.7 Prosedur Pengisian Tinta Printer Khusus ... 80
Gambar 4.8 Prosedur Pengisian Tinta Printer Tipe Catridge ... 81
Gambar 4.9 Prosedur Pengisian Toner Printer Laserjet ... 81
Gambar 4.10 Prosedur Service Keluar ... 82
Gambar 4.11 Prosedur Surat Keluar ... 83
Gambar 4.12 Prosedur Surat Masuk ... 83
(7)
xii
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Penjadwalan Pengerjaan Analisis Pembuatan Dokumen
Kebutuhan Internal Audit Pada BPPLTI ... 29
Tabel 3.2 Deskripsi Pekerjaan Kepala BPPLTI ... 32
Tabel 3.3 Deskripsi Pekerjaan Perencanaan dan Pengembangan ... 33
Tabel 3.4 Pekerjaan Operasi Komputer, Jaringan dan Koneksi Internet ... 34
Tabel 3.5 Deskripsi Pekerjaan Laboratorium Komputer Pusat ... 36
Tabel 3.6Deskripsi Pekerjaan Sistem Administrasi Terpusat (SAT) ... 37
Tabel 3.7Deskripsi Pekerjaan Administrasi Web ... 38
Tabel 3.8 Deskripsi Pekerjaan Sistem Informasi Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB), Payroll, ATK, lainnya ... 39
Tabel 3.9 Deskripsi Pekerjaan ERP (Enterprise Resource Planning) ... 40
(8)
xiii
DAFTAR LAMPIRAN
LAMPIRAN A. WAWANCARA DENGAN KEPALA UNIT ... 72 LAMPIRAN B. PROSEDUR NOC DAN BIRO ... 78
(9)
xiv
DAFTAR SINGKATAN
UKM Universitas Kristen MatanathaBPPLTI Biro Pengembangan, Pengelolaan dan Layanan Teknologi Informasi
SNI Standar Nasional Indonesia
ISO Intenational Standard Organization
(10)
xv
DAFTAR ISTILAH
Obsolete Sudah berada dalam masa tenggang
Audit Proses evaluasi terhadap suatu organisasi, sistem, dan stake holder lainnya, dengan mengumpulkan bukti-bukti yang berikutnya akan digunakan untuk melakukan perbaikan
(11)
1
BAB 1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Universitas Kristen Maranatha merupakan institusi pendidikan yang didirikan pada 11 september 1965 didukung oleh dua gereja yaitu gereja kristen Indonesia jawa barat, dan gereja kristen pasundan yang berlandaskan pancasila dan UUD 1945, menyelenggarakan pendidikan tinggi atas dasar kasih Yesus Kristus untuk menghasilkan lulusan yang betaqwa kepada Tuhan YME dan berkompetensi, mempunyai dedikasi serta tanggung jawab yang tinggi terhadap nusa dan bangsa. Sejak 1965, universitas kristen maranatha telah menghasilkan banyak sarjana. Sebagai institusi pendidikan yang terletak di jalan Prof.Drg.Suria Sumantri, MPH No.65 Bandung, universitas kristen maranatha (yang selanjutnya penulis sebut dengan UKM) telah menghasilkan banyak sarjana dari berbagai fakultas yang ada, diantaranya : fakultas kedokteran, teknik, psikologi, sastra, ekonomi, senirupa dan desain, fakultas teknologi informasi, fakultas program ganda dan fakultas hukum.
Univeristas Kristen Maranatha memiliki visi : Universitas Kristen Maranatha menjadi perguruan tinggi yang mandiri dan berdaya cipta, serta mampu mengisi dan mengembangkan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni abad ke-21 berdasarkan kasih dan keteladanan Yesus Kristus, dengan misi : mengembangkan cendekiawan yang handal, suasana yang kondusif, dan nilai-nilai hidup yang kristiani sebagai upaya pengembangan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni dalam penyelenggaraan tridharma perguruan tinggi kristen maranatha. Salah satu nilai hidup yang terdapat pada visinya yaitu : nilai keprimaan (excellence), nilai dalam ranah berkarya (value of working). Keprimaan adalah sebuah kualitas diri untuk mencapai hasil terbaik dan berbeda (exceptional good/distinguished) melalui ketekunan, sikap yang autentik, dan standar yang dinamis. Mengacu kepada nilai tersebut, maka UKM selalu melakukan perbaikan di segala bidang, termasuk di bidang teknologi informasi demi menunjang sarana dan
(12)
2
prasarana proses belajar mengajar yang kondusif, nyaman, serta mengikuti zaman.
Salah satu yang menjadi visi universitas kristen maranatha adalah memiliki nilai keprimaan (excellence). Hal ini berkaitan dengan seluruh proses bisnis yang berjalan di UKM harus mengacu pada nilai yang prima, sehingga kedepannya akan tetap menjadi universitas yang memiliki standar yang baik bagi mahasiswa, dan citra yang baik bagi masyarakat dan bangsa. Sehingga untuk mengimplementasikan nilai hidup tersebut, serta untuk perbaikankualitas yang terus menerus, maka UKM membentuk satu biro yang oleh pihak manajemen diberikan kepercayaan untuk membantu mereka dalam melakukan auditinternal, yang diberi nama BPPJM (badan perencanaan, pemantauan, dan jaminan mutu). BPPJM sebagai biro auditor internal UKM memiliki fungsionalistis yang penting, dikarenakan biro tersebut berfungsi untuk melakukan audit internal terhadap keseluruhan biro yang ada di UKM, yaitu kegiatan assurance dan konsultasi yang independen dan obyektif, yang dirancang untuk memberikan nilai tambah dan meningkatkan kegiatan operasi organisasi. Audit internal membantu organisasi untuk mencapai tujuannya, melalui pendekatan yang sistematis dan teratur untuk mengevaluasi dan mengingkatkan efektivitas pengelolaan biro, pengendalian dan proses governance [1].
Secara berkala BPPJM melakukan internal audit di seluruh biro yang ada di UKM. Maka dari itu, setiap biro akan mendapatkan kesempatan untuk dilakukan evaluasi, dan penilaian pada seluruh aspek yang terdapat di dalam biro tersebut, mulai dari sasaran mutu, evaluasi rencana program kerja, evaluasi SOP yang ada dan yang dibutuhkan, pengadaan dan pelayanan, pengembagan, dan sebagainya. Berkaitan dengan aktivitas audit internal tersebut, maka setiap biro wajib menyediakan dokumen – dokumen tertentu yang dapat menyediakan informasi yang dibutuhkan selama kegiatan internal audit tersebut.
BPPLTI (Biro Pengembangan, Pengelolaan, dan Layanan Teknologi Informasi), merupakan salah satu biro yang terdapat di UKM, yang berfungsi secara umum menangani segala sesauatu yang berkaitan dengan teknologi
(13)
3
informasi, baik dari pengembangan, pengelolaan atupun pelayanan di berbagai bidang teknologi yang ada di UKM.BPPLTI memiliki beberapa sub biro atau departemen yang sudah dibentuk sesuai dengan fungsinya, seperti NOC (Netwrok Operation Center) fokus pada pengembangan, pengolahan dan pelayanan di bidang komputer dan jaringan, SAT(Sistem Akademik Terpadu) fokus pada pengembangan, pengolahan dan pelayanan untuk bidang administrasi kademik, dll.
BPPLTI memiliki visi dan misi yang diterapkan dan diturunkan dari visi dan misi yang dimiliki oleh UKM, yaitu : menjadi biro yang inovatif agar dapat meningkatkan kehidupan kampus dengan menggunakan teknologi informasi dan komunikasi yang handal dan berkualitas dan mendukung pencapaian visi dan misi UKM. Dengan misi :
1. Membuat perencanaan dan strategi layanan informasi
2. Mengembangkan layanan teknologi informasi yang berkualitas, terintegrasi dan handal dalam mendukung operasional di Universitas. 3. Meningkatkan kualitas layanan teknologi informasi dan komunikasi
kepada civitas akademika dalam mendukung pelaksanaan tri-dharma Universitas Kristen Maranatha.
Biro BPPLTI oleh BPPJM juga dilakukan internal audit secara berkala, baik audit terhadap sasaran mutu biro, ketersediaan struktur organisasi, program dan rencana kerja, standard operational procedure (SOP), proses pengadaan dan pelayanan, program pengembangan system layanan berbasis system informasi, perencanaan dan pengadaan sarana, ketersediaan instruksi kerja, sosialisasi internal catatan mutu, pengukuran dan evaluasi kedisiplinan kerja, dan unit-unit audit lainnya.
Untuk memudahkan auditor dalam melaksanakan tugas audit internal, maka sangat dibutuhkan dokumen-dokumen dari seluruh unit-unit audit tersebut yang dapat menyediakan informasi yang memiliki nilai, yang dijadikan sebagai tolok ukur evaluasi oleh auditor. Maka dari itu, tugas akhir ini akan melakukan proses pembuatan dokumen tersebut terkait dengan biro BPPLTI dengan semua departemen yang ada di dalamnya.
(14)
4
1.2 Rumusan Masalah
Mengacu pada latar belakang diatas, maka permasalahan pokok yang akan dibahas dalam Tugas Akhir ini adalah:
1. Kondisi saat ini, penilaian BPPJM terhadap BPPLTI masih berada di bawah satandar yang di harapkan, yaitu dibawah poin butir empat. 2. Pada level berapa maturity level manajemen BPPLTI, apakah sudah
berada pada performa yang baik yaitu dengan maturity level empat (predictable), yang akan diukur melalui internal audit oleh BPPJM?
1.3 Tujuan Pembahasan
Adapun tujuan akhir dari penelitian yang dilakukan dalam Tugas Akhir ini yang mengacu pada rumusan masalah yang terjadi ialah :
1. Menaikkan standar maturity level BPPLTI menjadi level empat dengan membangun dan menciptakan standar operasional baru yang terdokumentasi yang sesuai dengan penilaian audit internal BPPJM
(15)
5
1.4 Ruang Lingkup Kajian
Ruang lingkup pembuatan dokumen kelengkapan kebutuhan internal audit yang akan dikerjakan pada tugas akhir ini adalah sebagai berikut : 1. Melakukan analisis terhadap unit-unit biro BPPLTI yang ada di
Universitas Kristen Maranatha saat ini, dengan melakukan pengecekan terhadap sasaran mutu dan kebutuhan lainnya.
2. Pembuatan dokumen kelengkapan kebutuhan internal audit di seluruh unit biro BPPLTI yang ada di Universitas Kristen Maranahta berdasarkan hasil analisis yang ada.
1.5 Sumber Data
Metode penelitian merupakan salah satu kunci keberhasilan dari sebuah penelitian yang dilakukan. Untuk mendapatkan informasi dalam melaksanakan penelitian dalam tugas akhir ini, dilakukan dengan beberapa cara :
1. Pengumpulan Data
Metode penelitian yang digunakan untuk pengumpulan data dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut :
a. Observasi
Melakukan pengamatan langsung ke biro BPPLTI dan unit kerja yang ada di dalamnya (ruang Gedung Adminsitrasi Pusat lantai 4, UKM). b. Wawancara
Melakukan brain storming dan jajak pendapat dengan setiap kepala departemen yang ada pada biro BPPLTI dan juga dengan kepala biro. c. Studi literatur/kepustakaan
Melakukan pencarian bahan atau pustaka yang berhubungan dengan permasalahan yang diteliti. Dalam hal ini, bahan diambil dari beberapa buku internal auditing, ebook, artikel, maupun internet. Hasil dari studi literatur tersebut kemudian dipraktekkan melalui studi kasus.
2. Pembuatan Dokumen kelengkapan kebutuhan internal audit pada biro BPPLTI.
(16)
6
Metode pembuatan dokumen kelengkapan kebutuhan internal audit melalui tahap-tahap sebagai berikut :
a. Analisis, melakukan analisis terhadap biro serta unit kerja yang ada di dalamnya.
b. Perancangan, merancang dokumen kelengkapan kebutuhan internal audit berdasarkan visi dan misi serta sasaran mutu di setiap unit kerja yang ada pada biro BPPLTI.
c. Implementasi, melakukan implementasi dokumen kelengkapan kebutuhan internal audit yang telah dibuat serta melakukan sosialisasi.
Pengujian, menguji hasil implementasi dokumen kelengkapan kebutuhan internal audit yang telah dibuat berdasarkan kebutuhan yang ada
1.6 Sistematika Penyajian
Untuk mempermudah pembahasan dan memberi gambaran yang lebih jelas mengenai ”Pembuatan dokumen kelengkapan kebutuhan internal audit pada biro BPPLTI Universitas Kristen Maranatha ”, sebagai judul yang dipilih oleh penulis, maka pembahasan permasalahan diuraikan sebagai berikut :
BAB I Pendahuluan, dalam bab ini penulis memberikan suatu gambaran singkat mengenai latar belakang, perumusan masalah, tujuan, ruang lingkup, sistematika kerja, dan sistematika pembahasan.
BAB II Kajian Teori, dalam bab ini penulis menjelaskan tentang tinjauan umum perusahaan, struktur organisasi, dan deskripsi kerja bagian-bagian yang terkait dan juga memuat teori yang diperlukan untuk pembahasan laporan, seperti konsep dasar internal auditing dan teori yang terkait.
BAB III Analisis dan Perancangan serta Hasil Tercapai, menjelaskan hasil analisis dari dokumen internal audit yang ada saat ini, serta pembuatan kelengkapan dokumen kebutuhan internal audit yang mengacu kepada ISO dan framework internal auditing lainnya.
(17)
7
BAB IV Evaluasi, Kesimpulan dan Saran, merupakan evaluasi dari seluruh implemetnasi yang sudah dilakukan, dan melakukan perbaikan jika dibutuhkan serta bagian penutup pada laporan. Pada bab ini dibahas secara singkat atas dasar hasil pembahasan bab-bab sebelumnya yang mencerminkan hasil interpretasi dari tugas akhir tersebut pada BPPLTI Universitas Kristen Maranatha.
(18)
70
BAB 4. SIMPULAN DAN SARAN
4.1 Simpulan
Mengacu kepada hasil evaluasi audit yang dilakukan oleh BPPJM, maka pada tugas akhir ini dilakukan proses improvement yaitu membuat keseluruhan dokumen yang dibutuhkan, berdasarkan laporan audit.
Berdasarkan hasil analisis yang dilakukan dengan bantuan observasi dan diskusi pada BPPLTI mengacu kepada hasil evaluasi dari internal auditor terhadap biro, maka dapat disimpulkan bahwa seluruh kebutuhan yang diinginkan oleh hasil laporan internal auditor tersebut dapat dilakukan, dan seluruh dokumen yang diperlukan sudah dibuat, sehingga tujuan yang diharapkan oleh biro dapat dicapai yaitu memiliki nilai butir empat berdasarkan penilaian BPPJM.
4.2 Saran
Berdasarkan hasil analisis pembuatan dokumen kelengkapan kebutuhan internal audit pada BPPLTI, saran yang diusulkan adalah:
1. Penelitian selanjutnya dapat melakukan analisis lebih dalam terhadap process improvement yang dilakukan dalam tugas akhir ini, yaitu dalam pencapaian nilai butir empat atau bahkan melebihi nilai butir tersebut berdasarkan penilaian yang dilakukan oleh BPPJM.
2. Setiap perubahan yang dilakukan pada setiap dokumen yang ada agar dilakukan pencatatan dan didokumentasikan serta diarsipkan
3. Apabila terdapat dokumen yang sudah obselete, agar dimusnahkan dan dilakukan pelaporan atau update
(19)
71
DAFTAR PUSTAKA
[1] C. M. D. A. W. T. AK, The Internal Auditing Handbook, Central Java: Harvarindo, 2012.
[2] B. Tandon, Handbook of Practical Auditing, S Chand & Co Ltd, 2007. [3] J. K. L. Alvin A. Arens, Auditing an integrated approach, Prentice Hall,
1994.
[4] Mulyadi, Auditing, 6 ed., Jakarta: Salemba Empat, 2002.
[5] A. C. M. Drs. Amin Widjadja Tunggal, The Internal Auditing Handbook, Harvarindo, 2012.
[6] S. G. Diyoto, audit sistem informasi, jakarta: nitra wacan media, 2007. [7] H. Tugiman, Pengenalan Internal Audit, Yogyakarta: Kanisius, 2000. [8] J. C. P. Lawrence B. Sawyer, Internal Auditing, Salemba, 2005.
[9] D. M. G. e. a. P. SUgiyarto, Auditing Jilid I, 5 ed., Jakarta: Erlangga, 2002.
[10] e. Arens, Auditing and Assurance Service and ACL Software, New Jersey: Prince Hall, 2008.
[11] H. Susanto, Auditing Proyek-Proyek Konstruksi, Andi Offset, 2003. [12] M. I. A. Husen, Manajemen Proyek, Andi, 2015.
[13] A. Kadir, Pengenalan Sistem Informasi, Yogyakarta: Andi, 2003.
[14] S. S. Mulyo, Panduan Penerapan Manajemen Mutu ISO 9001:2000, PT Elex Media Komputindo, 2009.
(1)
1.2 Rumusan Masalah
Mengacu pada latar belakang diatas, maka permasalahan pokok yang akan dibahas dalam Tugas Akhir ini adalah:
1. Kondisi saat ini, penilaian BPPJM terhadap BPPLTI masih berada di bawah satandar yang di harapkan, yaitu dibawah poin butir empat. 2. Pada level berapa maturity level manajemen BPPLTI, apakah sudah
berada pada performa yang baik yaitu dengan maturity level empat (predictable), yang akan diukur melalui internal audit oleh BPPJM?
1.3 Tujuan Pembahasan
Adapun tujuan akhir dari penelitian yang dilakukan dalam Tugas Akhir ini yang mengacu pada rumusan masalah yang terjadi ialah :
1. Menaikkan standar maturity level BPPLTI menjadi level empat dengan membangun dan menciptakan standar operasional baru yang terdokumentasi yang sesuai dengan penilaian audit internal BPPJM
(2)
5
1.4 Ruang Lingkup Kajian
Ruang lingkup pembuatan dokumen kelengkapan kebutuhan internal audit yang akan dikerjakan pada tugas akhir ini adalah sebagai berikut : 1. Melakukan analisis terhadap unit-unit biro BPPLTI yang ada di
Universitas Kristen Maranatha saat ini, dengan melakukan pengecekan terhadap sasaran mutu dan kebutuhan lainnya.
2. Pembuatan dokumen kelengkapan kebutuhan internal audit di seluruh unit biro BPPLTI yang ada di Universitas Kristen Maranahta berdasarkan hasil analisis yang ada.
1.5 Sumber Data
Metode penelitian merupakan salah satu kunci keberhasilan dari sebuah penelitian yang dilakukan. Untuk mendapatkan informasi dalam melaksanakan penelitian dalam tugas akhir ini, dilakukan dengan beberapa cara :
1. Pengumpulan Data
Metode penelitian yang digunakan untuk pengumpulan data dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut :
a. Observasi
Melakukan pengamatan langsung ke biro BPPLTI dan unit kerja yang ada di dalamnya (ruang Gedung Adminsitrasi Pusat lantai 4, UKM). b. Wawancara
Melakukan brain storming dan jajak pendapat dengan setiap kepala departemen yang ada pada biro BPPLTI dan juga dengan kepala biro. c. Studi literatur/kepustakaan
Melakukan pencarian bahan atau pustaka yang berhubungan dengan permasalahan yang diteliti. Dalam hal ini, bahan diambil dari beberapa buku internal auditing, ebook, artikel, maupun internet. Hasil dari studi literatur tersebut kemudian dipraktekkan melalui studi kasus.
2. Pembuatan Dokumen kelengkapan kebutuhan internal audit pada biro BPPLTI.
(3)
Metode pembuatan dokumen kelengkapan kebutuhan internal audit melalui tahap-tahap sebagai berikut :
a. Analisis, melakukan analisis terhadap biro serta unit kerja yang ada di dalamnya.
b. Perancangan, merancang dokumen kelengkapan kebutuhan internal audit berdasarkan visi dan misi serta sasaran mutu di setiap unit kerja yang ada pada biro BPPLTI.
c. Implementasi, melakukan implementasi dokumen kelengkapan kebutuhan internal audit yang telah dibuat serta melakukan sosialisasi.
Pengujian, menguji hasil implementasi dokumen kelengkapan kebutuhan internal audit yang telah dibuat berdasarkan kebutuhan yang ada
1.6 Sistematika Penyajian
Untuk mempermudah pembahasan dan memberi gambaran yang lebih jelas mengenai ”Pembuatan dokumen kelengkapan kebutuhan internal audit pada biro BPPLTI Universitas Kristen Maranatha ”, sebagai judul yang dipilih oleh penulis, maka pembahasan permasalahan diuraikan sebagai berikut :
BAB I Pendahuluan, dalam bab ini penulis memberikan suatu gambaran singkat mengenai latar belakang, perumusan masalah, tujuan, ruang lingkup, sistematika kerja, dan sistematika pembahasan. BAB II Kajian Teori, dalam bab ini penulis menjelaskan tentang tinjauan umum perusahaan, struktur organisasi, dan deskripsi kerja bagian-bagian yang terkait dan juga memuat teori yang diperlukan untuk pembahasan laporan, seperti konsep dasar internal auditing dan teori yang terkait.
BAB III Analisis dan Perancangan serta Hasil Tercapai, menjelaskan hasil analisis dari dokumen internal audit yang ada saat ini, serta pembuatan kelengkapan dokumen kebutuhan internal audit yang mengacu kepada ISO dan framework internal auditing lainnya.
(4)
7
BAB IV Evaluasi, Kesimpulan dan Saran, merupakan evaluasi dari seluruh implemetnasi yang sudah dilakukan, dan melakukan perbaikan jika dibutuhkan serta bagian penutup pada laporan. Pada bab ini dibahas secara singkat atas dasar hasil pembahasan bab-bab sebelumnya yang mencerminkan hasil interpretasi dari tugas akhir tersebut pada BPPLTI Universitas Kristen Maranatha.
(5)
70
4.1 Simpulan
Mengacu kepada hasil evaluasi audit yang dilakukan oleh BPPJM, maka pada tugas akhir ini dilakukan proses improvement yaitu membuat keseluruhan dokumen yang dibutuhkan, berdasarkan laporan audit.
Berdasarkan hasil analisis yang dilakukan dengan bantuan observasi dan diskusi pada BPPLTI mengacu kepada hasil evaluasi dari internal auditor terhadap biro, maka dapat disimpulkan bahwa seluruh kebutuhan yang diinginkan oleh hasil laporan internal auditor tersebut dapat dilakukan, dan seluruh dokumen yang diperlukan sudah dibuat, sehingga tujuan yang diharapkan oleh biro dapat dicapai yaitu memiliki nilai butir empat berdasarkan penilaian BPPJM.
4.2 Saran
Berdasarkan hasil analisis pembuatan dokumen kelengkapan kebutuhan internal audit pada BPPLTI, saran yang diusulkan adalah:
1. Penelitian selanjutnya dapat melakukan analisis lebih dalam terhadap process improvement yang dilakukan dalam tugas akhir ini, yaitu dalam pencapaian nilai butir empat atau bahkan melebihi nilai butir tersebut berdasarkan penilaian yang dilakukan oleh BPPJM.
2. Setiap perubahan yang dilakukan pada setiap dokumen yang ada agar dilakukan pencatatan dan didokumentasikan serta diarsipkan
3. Apabila terdapat dokumen yang sudah obselete, agar dimusnahkan dan dilakukan pelaporan atau update
(6)
71
DAFTAR PUSTAKA
[1] C. M. D. A. W. T. AK, The Internal Auditing Handbook, Central Java: Harvarindo, 2012.
[2] B. Tandon, Handbook of Practical Auditing, S Chand & Co Ltd, 2007. [3] J. K. L. Alvin A. Arens, Auditing an integrated approach, Prentice Hall,
1994.
[4] Mulyadi, Auditing, 6 ed., Jakarta: Salemba Empat, 2002.
[5] A. C. M. Drs. Amin Widjadja Tunggal, The Internal Auditing Handbook, Harvarindo, 2012.
[6] S. G. Diyoto, audit sistem informasi, jakarta: nitra wacan media, 2007. [7] H. Tugiman, Pengenalan Internal Audit, Yogyakarta: Kanisius, 2000. [8] J. C. P. Lawrence B. Sawyer, Internal Auditing, Salemba, 2005.
[9] D. M. G. e. a. P. SUgiyarto, Auditing Jilid I, 5 ed., Jakarta: Erlangga, 2002.
[10] e. Arens, Auditing and Assurance Service and ACL Software, New Jersey: Prince Hall, 2008.
[11] H. Susanto, Auditing Proyek-Proyek Konstruksi, Andi Offset, 2003. [12] M. I. A. Husen, Manajemen Proyek, Andi, 2015.
[13] A. Kadir, Pengenalan Sistem Informasi, Yogyakarta: Andi, 2003.
[14] S. S. Mulyo, Panduan Penerapan Manajemen Mutu ISO 9001:2000, PT Elex Media Komputindo, 2009.