MAKALAH KOMUNIKASI BISNIS KELOMPOK 1
MAKALAH
KOMUNIKASI BISNIS
KELOMPOK 1
DISUSUN OLEH:
Anastasia Yunliwona
Dina Humaidah
Ratih Permata Hati
Usup Supriyadi
Yuda Rahma Gumilar
AKE W32/14
POLITEKNIK PIKSI GANESHA BANDUNG
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Masalah
Sebuah kantor tak bisa berfungsi dengan baik tanpa adanya perperlengkapan kantor,
perabotan kantor dan alat-alat kantor yang memadai sesuai dengan kebutuhan. Selain fungsi
dan peranan sumber daya manusia, untuk mencapai kelancaran dalam suatu pekerjaan juga
sangat tergantung pada sarana prasarana dan sistem pengelolaan yang efektif.
Memfasilitasikan kantor dengan mesin-mesin modern bertujuan untuk mencapai produktifitas
pekerjaan kantor yang se-efesien mungkin secara tenaga, biaya maupun waktu. Oleh
karenanya penggunaan perlenkapan kantor, perabotan kantor dan alat-alat kantor yang tepat
sangatlah penting dalam sebuah kantor untuk meraih tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya.
Oleh karena pentingnya peranan perlenkapan kantor, perabotan kantor dan alat-alat
kantor dalam menunjang kegiatan perkantoran, maka kami akan membahas mengenai hal-hal
tersebut dalam makalah ini.
1.2
Rumusan Masalah
Dari latar belakang masalah yang telah dipaparkan di atas, maka dapat ditarik
rumusan masalah sebagai berikut.
1.2.1
Apa yang dimaksud dengan kantor ?
1.2.2
Apa saja fungsi-fungsi kantor ?
1.2.3 Apa yang dimaksud dengan majemen kantor ?
1.2.4 Apa saja funsi manajemen kantor ?
1.2.5 Apa yang dimaksud dengan perlenkapan kantor dan apa saja macamnya ?
1.2.6 Apa yang dimaksud inventaris kantor ?
1.3
Tujuan Penulisan
Dari masalah-masalah yang telah dirumuskan di atas, maka penulisan makalah ini
memiliki beberapa tujuan, antara lain:
1.3.1
Untuk mengetahui apa yang dimaksud dengan kantor
1.3.2
Untuk mengetahui apa yang dimaksud dengan manajemen kantor
1.3.3
Untuk mengetahui macam-macam alat kantor
bab II
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Kantor
Secara etimologis kantor berasal dari Belanda: “kantoor”, yang maknanya: ruang
tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasa
Inggris “office” memiliki makna yaitu: tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau
ruang tempat kerja.
Pengertian kantor dapat dibedakan menjadi 2, yaitu kantor dalam arti dinamis dan
kantor dalam arti statis.
Kantor dalam arti dinamis merupakan proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan,
pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan penyampaian/ pendistribusian data/informasi.
Atau dapat dikatakan kantor dalam arti dinamis merupakan kegiatan ketatausahaan atau
kegiatan administrasi dalam arti sempit
Sedangkan kantor dalam arti statis bisa berarti Ruang kerja, kamar kerja, markas,
biro, instansi, lembaga, jawatan, badan, perusahaan, serta tempat atau ruangan
penyelenggaraan
kegiatan
pengumpulan,
pencatatan,
pengolahan,
penyimpanan
penyampaian/pendistribusian data/informasi. Selain pengertian-pengertian tersebut, ada
beberapa pengertian kantor secara statis menurut beberapa ahli diantaranya yaitu :
a) Menurut Moekijat(1997:3), kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk
melaksanakan pekerjaan tata usaha, dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin
diberikan.
b) Prajudi Atmosudirjo (1982:25),kantor adalah unit organisasi terdiri atas tempat, staf
personel dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan.
c) Kallaus dan Keeling, office is a function where interdependent system of technology,
procedures, and people are at work to manage one of the firm’s most vital resourcesinformation.
d) Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang)
tempat mengurus suatu pekerjaan atau juga disebut tempat bekerja.
Dari definisi-definisi diatas dapatlah ditarik kesimpulan bahwa kantor dalam arti
dinamis adalah tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha di mana terdapat
ketergantungan system antara orang, teknologi, dan prosedur untuk menangani data dan
informasi
mulai
dari
menerima,
mengumpulkan,
mengolah,
menyimpan,
sampai
menyalurkannya.
2.2 Fungsi Kantor
Menurut Mills, tujuan kantor didefinisikan sebagai pemberi pelayanan komunikasi
dan perekaman. Dari definisi tersebut, Mills memperluas menjadi fungsi kantor (pekerjaan
yang dilakukan) yakni sebagai berikut:
a) Menerima Informasi ( to receive information)
Menerima informasi dalam bentuk surat, panggilan telepon, pesanan, faktur dan
laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis.
b) Merekam dan menyimpan data-data serta informasi( to record information)
Tujuan pembuatan rekaman adalah menyiapkan informasi sesegera mungkin apabila
manajemen meminta informasi tersebut. Beberapa rekaman (record) diminta untuk disimpan
menurut hukum, atau disimpan untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan
dan pengendalian perusahaan seperti rician negosiasi, transaksi, korespondensi, pesanan,
faktur atau ringkasan rincian seperti laporan keuangan, laporan persediaan, dll.
c) Mengatur Informasi (to arrange information)
Informasi yang diakumulasi oleh kantor jarang dalam bentuk yang sama layaknya
ketika diberikan, seperti mengumpulkaninformasi dan sumber-sumber yang berbeda dan
membuat perhitungan/pembukuan. Kantor bertanggungjawab memberikan informasi dalam
bentuk terbaik dalam melayani manajemen, seperti penyiapan faktur/kuitansi, penetapan
harga, akuntansi, laporan keuangan, dll.
d) Memberi Informasi (to give information)
Bila manajemen diminta sejumlah informasi yang diperlukan, kantor memberikan
informasi tersebut dari rekaman yang tersedia. Sebagian informasi yang diberikan bersifat
rutin, sebagian bersifat khusus. Informasi-informasi tersebut diberikan baik secara lisan
maupun tulisan. Contoh informasi tersebu adalah pesanan, anggaran, faktur/kuitansi, laporan
perkembangan, laporan keuangan, dll.
e) Melindungi Aset( to safeguard assets)
Selain empat fungsi di atas, masih ada fungsi lain dari kantor yaitu mengamati secara
cermat berbagai kegiatan dalam perusahaan seperti diperlihatkan di dalam rekaman dan
mengantisipasi segala hal yang tidak menguntungkan yang mungkin terjadi. Misalnya
melaporkan adanya kekurangan persediaan, melaporkan adanya sejumlah utang yang
mungkin tidak terbayar saat akan jatuh tempo, rekaman vital seperti kontrak besar harus
dilindungi secara tepat, uang tunai harus disimpan di dalam lemari besi maupun di dalam
bank. Kantor harus berhati-hati terhadap makna rekaman dan memperhatikan dengan segera
hal-hal yang memerlukan tindakan manajemen.
Kelima fungsi tersebut harus dilaksanakan dalam setiap organisasi. Di dalam
perusahaan kecil yang hanya dikendalikan oleh satu orang, pelayanan kantor secara terpisah
(desentralisasi) mungkin tidak diperlukan. Akan tetapi, di dalam perusahaan besar dan
kompleks, direktur pengelola tidak dapat menangani secara pribadi semua fakta yang
berhubungan dengan perusahaan sehingga kantor besar atau kompleks harus memenuhi
fungsi tersebut. Kantor adalah pelayanan dari manajeman. Selain lima fungsi di atas kantor
masih mempunyai empat fungsi yaitu:
a) Pusat syaraf administrasi dan perencanaan kebijaksanaan
Sebagai badan eksekutif , kantor harus bertindak sebagai pusat administrasi.
Administrasi dalam hal ini adalah segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerja
sama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Unsur-unsur dari administrasi :
pengorganisasian, personalia, keuangan, komunikasi, tata usaha dan humas.
b)Perantara
Kantor bertindak sebagai pusat pelayanan yang menghubungkan antarbagian dalam
organisasi.
c) Koordinator
Mengawasi dan mengkoordinasi seluruh kegiatan organisasi.
d)Penghubung dengan publik
Mengadakan hubungan dengan pihak luar organisasi dan memberikan dukungan
terhadap organisasi.
2.3 Pengertian Manajemen Perkantoran
Manajemen perkantoran adalah suatu kegiatan pengelolaan data dan informasi yang
dilakukan secara teratus, sistematik dan terus menerus, mengikuti kegiatan organisasi dengan
tujuan mencapai keberhasilan tugas organisasi yang bersangkutan. Pekerjaan kantor atau tata
usaha, sering disebut dengan istilah office work atau clericalwork. Yang harus diadakan
penataan agar pekerjaan tersebut berjalan dengan baik. Penataan atau pengelolaan terhadap
pekerjaan kantor itu disebut manajemen perkantoran. (Office Management).
Manajemen perkantoran dapat dikatakan sebagai kekuatan yang tidak terlihat (tidak
terwujud) yang merencanakan, mengorganisasi dan mengkoordinasikan manusia, uang,
metode, material, mesin-mesin, dan pasar (GM) dalam pekerjaan kantor serta mengarahkan
dan megawasinya sesuai dengan tujuan pembinaan, serta tujuan organisasi tercapai.
2.4 Fungsi manajemen
Fungsi manajemen kantor sama dengan fungsi manajemen pada umumnya,di mana
pengelolaannya terfokus pada lingkup pekerjaan kantor.
Fungsi manajemen yang diterapkan Pada Kantor antara lain :
1.Perencanaan
Kegiatan pertama dari pimpinan organisasi / kantor adalah menyusun perencanaan. Yaitu
keseluruhan proses pemikiran dan penentuan cara yang matang dari kegiatan-kegiatan yang
akan dikerjakan dimasa yang akan datang.
2.Pengorganisasian
Pengorganisasian adalah keseluruhan proses pengelompokan orang, alat-alat, tugas-tugas,
tanggung jawab dan wewenang untuk menciptakan organisasi yang dapat digerakkan sebagai
suatu kesatuan dan kekuatan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.
3. Penggerakan
Penggerakan adalah keseluruhan proses memberikan motif bekerja kepada para pegawai agar
mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi
4. Pengawasan
Pengawasan yaitu proses pengamatan dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi guna
menjamin agar pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai rencana yang telah
ditentukan
Fungsi Manajemen Menurut Henry Fayol :
Dalam bukunya yang membahas fungsi2 administrasi dan manajemen ,fayol mengatakan
bahwa fungsi2 administrasi dan manajemen itu ada 5, antara lain :
1.Planning (perencanaan)
2.Organizing (pengirganisasian)
3.Commanding (pemberi komando)
4.Coordinating (pengkoodinasian)
5.Controling (pengawasan)
2.5 Perlengkapan kantor
adalah istilah generik yang mengacu kepada semua perlengkapan yang umumnya
digunakan di kantor, perusahaan dan organisasi lainnya mulai dari perorangan sampai
pemerintah, yang bekerja pengumpulan, perbaikan, dan keluaran informasi (dalam bahasa
sehari-hari disebut dengan "kertas kerja").
Istilah perlengkapan kantor ini meliputi barang-barang kecil yang digunakan seharihari seperti penjepit kertas, staples, pelubang kertas, bolpen dan kertas, tetapi juga mencakup
perlengkapan mahal seperti komputer, printer, mesin faksimili, mesin foto kopi dan kas
register, serta furnitur kantor seperti bilik, lemari arsip dan meja.
Perlengkapan Kantor memiliki peranan yang cukup penting bagi pekerjaan instansi,
perlengkapan kantor yang baik, cukup jumlahnya, beraneka ragam jenisnya akan semakin
mempermudah pekerjaan para pegawainya.
Contohnya saja, jika kita memiliki mesin printer pasti akan memudahkan kita untuk
mencetak dokumen dikomputer tanpa harus pergi ke tempat rental komputer, contoh lainnya
jika kita memiliki mesin fotocopy tentunya kita tidak perlu repot harus pergi ke tukang foto
copy.
Berikut ini akan di jelaskan Jenis-jenis Perlengkapan Kantor yang sering digunakan pada
suatu instansi.
1. Perbekalan kantor (office suplies)
(office suplies) yaitu benda-benda yang akan habis pemakainnya sehari-hari di kantor.
Benda ini biasanya digunakan untuk kegiatan tulis menulis dan biasanya tidak tahan lama.
Pengertian habis bukan berarti tidak ada bekasnya numun bisa masih ada tapi tidak dapat
digunakan kembali.
contoh perbekalan kantor
a) Macam-macam kertas (HVS, Stensil, karton, dorslagh, karbon dll)
b) Tinta, lem, karet penghapus, pita mesin tik.
c) Paper clip, jepitan kawat, staples.
2. Peralatan kantor (office appliences)
Adalah segenap alat yang digunakan dalam pekerjaan tata usaha. Misalnya alat-alat bukan
mesin, atk.
Contoh peralatan kantor adalah sebagai berikut.
a) Bak surat (desk try)
b) Kalender meja (desk calender)
c) Mistar (ruler)
d) Pena (pen)
e) Tangkai pena (pen holder)
f) Gunting (shears)
g) Cap tanggal (band date)
h) Bantalan cap (stamp pad)
3. Mesin-mesin kantor (office machine)
Segenap alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan
keterangan dalam pekerjaan tata usaha yang bekerja secara maknetik, elektronik dan
mekanik. Contoh mesin-mesin kantor adalah sebagai berikut.
a) Mesin penghitung (calculating machine)
b) Mesin tulis (type writer)
c) Mesin pengganda (reproducing machine)
d) Mesin label (labeling machine)
e) Mesin penomor (numbering machine)
f) Mesin-mesin komunikasi (pesawat kantor) misalnya telephone, fax, intercom
g) Mesin perekam misalnya tape recorder, dictaphone, transcriber.
h) Ohp, lcd.
i) Komputer
4. Perabot kantor (office furniture)
Yaitu benda-benda kantor yang umumnya terbuat dari bahan yang kuat seperti kayu
atau baja yang digunakan untuk pekerjaan tata usaha.
a. Meja kantor
Meja kantor yang baik harus memenuhi beberapa persyaratan, diantaranya :
Dari permukaan meja sampai lantai tidak seluruhnya tertutup, bagian bawahnya harus
mempunyai kaki-kaki yang cukup terbuka untuk tempat peredaran udara.
Permukaan meja tidak berkilat-kilat agar tidak menyilaikan para pegawai yang memakainya.
Luas meja tidak terlampau berlebihan, karena luas meja yang berlebihan biasanya tidak
dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tapi digunakan untuk fungsi yang lain.
Meja kantor ada
c. Lemari
Lemari di kantor dapat dibedakan berdasarkan kegunaanya, macam-macam lemari
atau alat penyimpan di kantor antara lain:
Lemari-lemari warkat, lemari ini biasanya digunakan untuk menyimpan warkat atau
dokumen yang belum difile atau belum disimpan.
Lemari rak, lemari yang digunakan untuk menyimpan dokumen seperti buku, laporan
yang sudah dibundel atau dimasukan dalam odner. Lemari brandkas (cash box) lemari ini
digunakan untuk menyimpan uang atau dokumen-dokumen penting dan surat berharga
perusahaan.
Filling cabinet, alat untuk menyimpan dokumen yang telah selesai diproses dan dijadikan
sebagai arsip perusahaan.
5. Hiasan kantor (office ornament)
Yaitu benda-benda kantor pada umumnya untuk menambah suasana menyenangkan di
kantor. Berfungsi untuk menambah suasana indah di dalam kantor sehingga semangat kerja
pegawai dapat meningkat, dengan adanya hiasan di kantor diharapkan dapat mengurangi
stress pegawai sehingga kinerja meningkat.
Beberapa contoh hiasan kantor antara lain :
a) Bunga hidup atau pohon hidup.
b) Lukisan-lukisan.
c) Akuarium
d) Lampu hias
6. Perabot kantor tempelan (office fixture)
Yaitu perabot yang telah melekat menjadi satu dengan bangunan lain di kantor.
Misalnya lemari yang telah menjadi satu dengan gedung, rak buku yang menempel di
dinding.
7. alat bantu peraga
Yaitu alat-alat yang digunakan untuk membantu kelancaran komunikasi antara penyaji
dan pendengar misalnya tape recorder, LCD, televisi dll. Alat ini sangat penting ketika terjadi
komunikasi antara penyaji dan pendengar untuk membantu meningkatkan pemahaman antar
komunikan dan komunikator.
Beberapa contoh antara lain:
a) LCD, OHP.
b) Microphone
c) Video, Televisi.
Perlengkapan kantor tersebut seharusnya dapat meningkatkan kinerja pegawai kantor di suatu
instansi. Penggunaan perlengkapan kantor juga harus diperhatikan agar perlengkapan kantor
tersebut tidak mudah rusak, sehingga akan menghemat pengeluaran suatu kantor.
2.6 Inventaris Kantor
Didalam sebuah perusahaan, inventaris atau bisa disebut juga dengan suatu aset penting yang
sangat berharga bagi perusahaan. Dikarenakan inventaris ini sangat penting guna pelaksanaan aktifitas
perusahaan dan produktifitas kerja. Menurut Achmad (2011 : 39) yang mengemukakan bahwa,
“inventaris adalah suatu daftar yang berisi nama, spesifikasi, jumlah, dan kondisi barang-barang yang
menjadi milik kantor”. Sedangkan Soemarsono (2010 : 105) mengemukakan bahwa, “inventaris
kantor adalah daftar barang-barang yang didalamnya terdapat harga, jumlah, jenis dan keadaannya”.
Berbeda halnya dengan Mugianti (2011 : 7) yang mengemukakan bahwa, inventaris
kantor merupakan kegiatan untuk memperoleh data yang dimiliki atau dikuasai serta diurus
oleh organisasi guna mendukung proses pengendalian dan pengawasan demi mendukung
efektifitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi.
Menurut Sedarmayanti (2009 : 6) “inventaris kantor adalah segala sesuatu hal mulai
dari gedung, kendaraan, mesin-mesin kantor hingga perabot kantor dan alat bantu lainnya
yang dimiliki perusahaan guna terlaksananya pekerjaan dan untuk meningkatkan
produktifitas kerja”.
Dari beberapa teori diatas dapat disimpulkan bahwa, inventaris kantor adalah suatu
perolehan data yang kegiatannya untuk mendukung dan meningkatkan produktifitas kerja.
Pengelompokan inventaris kantor
Secara umum inventaris kantor dibagi menjadi empat kelompok besar. Kelompok besar atau
kelompok utama tersebut dibagi menjadi kelompok-kelompok yang lebih kecil, dan
seterusnya. Pembuatan daftar klasifikasi dibuat sebagai dasar penulisan yang dibuat sesuai
kebutuhan organisasi. Pengelompokan barang inventaris ini berguna untuk memudahkan
pada saat pencarian barang.
Menurut Akhmad (2012 : 239) terdapat empat kelompok besar barang inventaris yang
biasanya digunakan sebagai dasar penyusunan daftar klasifikasi barang inventaris adalah :
1.
Barang tidak bergerak
Barang tidak bergerang meliputi barang-barang tetap perusahaan seperti tanah, gedung,
kolam, lapangan, dan sejenisnya
2.
Barang bergerak
Barang bergerak meliputi barang-barang yang mempunyai nilai ekonomi relatif tinggi dengan
jangka waktu relatif lama. Contoh, mobil, mesin, peralatan kantor, dan sebagainya.
3.
Hewan
Hewan yang dikelompokkan menjadi barang iventaris adalah binatang yang merupakan asset
perusahaan. Peberian
4.
Persediaan
Persediaan adalah barang yang belum dipergunakan. Barang persediaan biasanya dibagi dua,
yaitu :
a.
Barang tidak habis pakai.
b.
Barang habis pakai.
Menurut Sedarmayanti (2009 :50) yang menjelaskan bahwa, “mesin kantor
merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efisien”.
Menurut Moekijat (2010 : 156) menerangkan bahwa dalam memilih mesin kantor perlu
memperlihatkan hal-hal sebagai berikut :
1.
Mesin harus benar-benar diperlukan.
2.
Jenis mesin hendaknya praktis.
3.
Mesin harus mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan.
4.
Mesin dapat mempercepat penyelesaian pekerjaan.
5.
Mutu mesin harus baik.
6.
Dapat mengurangi kesulitan pekerjaan.
7.
Dapat dipergunakan untuk bermacam-macam pekerjaan.
8.
Pemeliharaannya mudah.
9.
Pelatihan penggunaan dapat dilaksanakan dengan mudah.
10. Dapat disesuaikan dengan mutu pegawai.
11. Cocok dengan pekerjaan yang dilakukan.
12. Perlu pertimbangan tentang tata ruang kantor.
2.7 Manfaat inventaris kantor
Kegunaan inventaris kantor sangat bermanfaat bagi sebuah instansi maupun
perusahaan. Terutama pada proses penggunaannya. Menurut Sumarto (2006 : 9), inventaris
kantor mempunyai beberapa manfaat, yaitu :
1.
Mencatat dan menghimpun data aset yang dikuasai oleh unit organisasi maupun
perusahaan.
2.
Menyediakan informasi mengenai aset organisasi maupun perusahaan yang dikuasai
departemen sebagai bahan untuk perencanaan kebutuhan, pengadaan dan pengelolaan
perlengkapan departemen.
3.
Menyiapkan dan menyediakan bahan acuan untuk pengawasan aset organisasi atau pun
perusahaan.
4.
Menyediakan informasi tentang aset yang dikuasai departemen untuk menunjang
perencanaan dan pelaksanaan tugas departemen.
2.8 Penanganan Inventaris kantor
Inventaris merupakan kegiatan yang mencatat barang kantor sebagai bukti bahwa barang
tersebut milik perusahaan yang bersangkutan. Dalam melakukan pencatatan harus ditetapkan
macam dan ukuran kolom-kolom dalam buku inventaris dan petunjuk untuk mengisinya.
Menurut Achmad (2011 : 44) mengemukakan bahwa, keterangan yang dicatat dalam buku
induk barang inventaris :
1.
Nomor
2.
Kode barang
3.
Nama barang
4.
Merek
5.
Jenis
6.
Tahun
7.
Harga per satuan
8.
Harga total
9.
Keterangan
Sedangkan Milburga (2011 : 76) yang mengemukakan bahwa, keterangan yang dicatat dalam
buku inventaris adalah :
1.
Nomor urut
2.
Tanggal masuk barang
3.
Asal barang
4.
Nama barang
5.
Jumlah eksemplar
6.
Harga satuan dan jumlah harga
7.
Jenis barang
8.
Ketarangan mengenai keadaan barang
2.9 Sistem pembuatan inventaris kantor
Guna melengkapi proses inventaris kantor dengan benar, perlu adanya sistem pencetakan
untuk melengkapi proses-proses yang berlangsung. Menurut Achmad (2011 : 57) “sistem
pencetakan adalah prosedur yang berfungsi untuk menerbitkan sebuah barang, data, atau lain
sebagainya sehingga menjadi data yang nyata”. Lebih lanjutnya menurut Achmad (2012 :
243) bahwa, sistem pembuatan daftar barang inventaris yaitu :
1.
Buku induk barang inventaris kantor
Buku induk barang inventaris merupakan buku atau catatan yang berisi mengenai
keseluruhan barang inventaris. Buku induk biasanya dibuat per awal tahun anggaran atau
tahun perhitungan tertentu sesuai kebijakan perusahaan.
Tabel 2.1 Contoh Format Buku Induk Barang Inventaris
No
Kode
1.
2.
Nama
Spesifikasi
Barang
3.
Merk
4.
Jenis
5.
Jumlah
Thn
6.
7.
Ket
Total
9.
10.
Sat.
8.
Sumber : Akhmad (2012)
2.
Buku golongan barang inventaris.
Buku golongan barang inventaris dibuat setelah buku induk barang inventaris selesai. Buku
golongan barang inventaris dibuat perjenis. Kegunaan buku golongan barang inventariis
adalah untuk mengetahui kondisi barang per golongan.
Table 2.2 Contoh Format Buku Golongan Barang Inventaris
Kode barang
:
Golongan barang :
No
.
1.
Kode
Uraian
2.
3.
Tanda bukti
No
Tgl.
.
4.
5.
Thn
6.
Terima
Keluar
ket
7.
8.
9.
Sumber : Akmad (2012)
3.
Kartu persediaan.
Kartu persediaan adalah kartu yang berisi mengenai catatan keluar masuknya barang. Kartu
persedian dibuat per barang.
Table 2.3 Contoh Format Kartu Persediaan
Kode barang
:
Golongan Barang :
Jenis barang
:
No.
Tgl.
Uraian
1.
2.
3.
Tanda bukti
No. Tgl.
4.
5.
Terima
Keluar
ket
6.
7.
8.
Sumber : Akhmad (2012)
4.
Daftar rekapitulasi barang inventaris
Rekapitulasi barang inventaris merupakan hasil penggabungan rekapitulasi barang inventaris
per golongan.
Table 2.4 Contoh Format Rekapitulasi Barang inventaris
No
Kod
Nama
Spesifikasi
Perubahan
Ket
.
e
Barang Merk Jenis Thn.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
5. Buku Induk Barang Inventaris Baru
Tambah
7.
Kurang
8.
Sisa
9.
10.
Buku induk barang inventaris baru dibuat dari hasil daftar rekapitulasi barang inventaris.
Buku inilah yang digunakan sebagai dasar inventaris barang pada tahun berikutnya. Format
buku induk inventaris sama dengan tabel 2.1
2.10 Prosedur pembuatan inventarisasi kantor
Di dalam pembahasan inventaris kantor terdapat juga
prosedur pembuatan
inventarisasi kantor yang gunanya dapat menambah pengertian dari inventaris kantor.
Menurut Milburga (2011 : 75) tata laksana kerja inventarisasi dilaksanakan dengan langkahlangkah sebagai berikut :
1.
Mencatat barang satu persatu mulai dari penerimaan yang paling awal sampai dengan
penerimaan yang paling akhir.
2.
Mencatat mulai dari kolom nomor urut dengan angka nomor yang terkecil, dilanjutkan
dengan nomor urut seterusnya setiap kali menerima barang.
3.
Kolom tanggal diisi dengan tanggal saat pencatatan penerimaan barang tersebut.
4.
Kolom asal barang disini dengan keterangan :
a.
Nama toko barang inventaris berasal dari pembelian.
b.
Nama perseorangan/badan atau instansi/lembaga, bila barang-barang itu berasal dari
hadiah.
5.
Nama barang.
6.
Kolom jumlah eksemplar diisi keterangan jumlah eksemplar.
7.
Kolom harga satuan diisi dengan harga setiap eksemplar barang, apabila barang tu
berasal dari pembelian.
8.
Kolom jumlah harga diisi jumlah harga dari keseluruhan jumlah eksemplar barang yang
bersangkutan.
9.
Kolom jenis barang diisi dengan jumlah eksemplar masing-masing jenis barang yang
sedang diinventarisasi.
10. Kolom nomor inventarisasi diisi dengan nomor inventarisasi yang sudah ditentukan
untuk setiap eksemplar barang.
11. Kolom keterangan diisi dengan keterangan-keterangan mengenai keadaan barang yang
diinventarisasi.
Setelah kolom inventaris hampir habis, sebelum ganti halaman dicatat rekapitulasi barang
yang telah dicatat dengan perincian tentang jumlah eksempler, nama, harga seluruh barang
yang dibeli, seperti tercatat pada halaman tersebut.
Fungsi laporan penanganan inventaris kantor
Pada penanganan inventaris kantor, terdapat juga fungsi laporan yang gunanya untuk
menambah dari pengertian pembahasan ini.
Menurut Achmad (2012 : 15) bahwa, laporan penanganan inventaris kantor mempunyai
beberapa fungsi, diantaranya :
1.
Pertanggungjawaban dan pengawasan
Laporan penanganan merupakan suatu pertanggungjawaban dari seorang pejabat atau petugas
kepada atasanya sesuai dengan fungsi dan tugas yang dibebankan kepadanya.
2.
Pengembangan
Laporan penanganan merupakan salah satu bentuk atau alat untuk memperluas ide dan tukarmenukar pengalaman.
3.
Penyampaian informasi
Bagi pejabat yang menerima, laporan penanganan merupakan salah satu sumber informasi
yang diperlukan dalam melaksanakan fungsi dan tugas-tugasnya.
4.
Bahan pengambilan keputusan
Dalam melaksanakan manajemen, pimpinan harus selalu mengambil keputusan yang
diperlukan setiap waktu. Untuk keperluan pengambilan keputusan oleh pimpinan itu,
dibutuhkan data atau informasi yang berhubungan dengan keputusan yang diambil.
5.
Membina kerja sama
Laporan penanganan dapat dijadikan sebagai salah satu alat untuk membina kerja sama,
saling pengertian, dan koordinasi yang setepat-tepatnya antara atasan dan bawahan.
Jenis-jenis perlengkapan kantor
BAB III
KESIMPULAN
Perabot kantor (office furniture) merupakan sarana prasarana yang yang menunjang
kegiatan administrasi dalam suatu kantor seperti meja, kursi, lemari dan sebagainya. Macammacam perabot kantor, misalnya: meja,kursi, filling kabinet, meja receptionist, almari, dll.
Peralatan kantor merupakan suatu media dalam upaya mencapai tujuan yang diinginkan.
Alat-alat kantor dapat dibagi menjadi dua, yaitu yang cepat habis(tinta, amplop, perangko,
bolpoint, dll) dan tidak cepat habis(stapler, jangka, penggaris, gunting, dll).
Saran
Sebaiknya kantor menyediakan perlenkapan, peralatan dan alat-alat kantor sesuai
dengan kebutuhan kantornya sehingga karyawan dapat bekerja secara maksimal. Dengan
kerja yang maksimal maka tujuan suatu kantor / perusahaan akan lebih mudah tercapai.
KOMUNIKASI BISNIS
KELOMPOK 1
DISUSUN OLEH:
Anastasia Yunliwona
Dina Humaidah
Ratih Permata Hati
Usup Supriyadi
Yuda Rahma Gumilar
AKE W32/14
POLITEKNIK PIKSI GANESHA BANDUNG
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Masalah
Sebuah kantor tak bisa berfungsi dengan baik tanpa adanya perperlengkapan kantor,
perabotan kantor dan alat-alat kantor yang memadai sesuai dengan kebutuhan. Selain fungsi
dan peranan sumber daya manusia, untuk mencapai kelancaran dalam suatu pekerjaan juga
sangat tergantung pada sarana prasarana dan sistem pengelolaan yang efektif.
Memfasilitasikan kantor dengan mesin-mesin modern bertujuan untuk mencapai produktifitas
pekerjaan kantor yang se-efesien mungkin secara tenaga, biaya maupun waktu. Oleh
karenanya penggunaan perlenkapan kantor, perabotan kantor dan alat-alat kantor yang tepat
sangatlah penting dalam sebuah kantor untuk meraih tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya.
Oleh karena pentingnya peranan perlenkapan kantor, perabotan kantor dan alat-alat
kantor dalam menunjang kegiatan perkantoran, maka kami akan membahas mengenai hal-hal
tersebut dalam makalah ini.
1.2
Rumusan Masalah
Dari latar belakang masalah yang telah dipaparkan di atas, maka dapat ditarik
rumusan masalah sebagai berikut.
1.2.1
Apa yang dimaksud dengan kantor ?
1.2.2
Apa saja fungsi-fungsi kantor ?
1.2.3 Apa yang dimaksud dengan majemen kantor ?
1.2.4 Apa saja funsi manajemen kantor ?
1.2.5 Apa yang dimaksud dengan perlenkapan kantor dan apa saja macamnya ?
1.2.6 Apa yang dimaksud inventaris kantor ?
1.3
Tujuan Penulisan
Dari masalah-masalah yang telah dirumuskan di atas, maka penulisan makalah ini
memiliki beberapa tujuan, antara lain:
1.3.1
Untuk mengetahui apa yang dimaksud dengan kantor
1.3.2
Untuk mengetahui apa yang dimaksud dengan manajemen kantor
1.3.3
Untuk mengetahui macam-macam alat kantor
bab II
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Kantor
Secara etimologis kantor berasal dari Belanda: “kantoor”, yang maknanya: ruang
tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasa
Inggris “office” memiliki makna yaitu: tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau
ruang tempat kerja.
Pengertian kantor dapat dibedakan menjadi 2, yaitu kantor dalam arti dinamis dan
kantor dalam arti statis.
Kantor dalam arti dinamis merupakan proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan,
pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan penyampaian/ pendistribusian data/informasi.
Atau dapat dikatakan kantor dalam arti dinamis merupakan kegiatan ketatausahaan atau
kegiatan administrasi dalam arti sempit
Sedangkan kantor dalam arti statis bisa berarti Ruang kerja, kamar kerja, markas,
biro, instansi, lembaga, jawatan, badan, perusahaan, serta tempat atau ruangan
penyelenggaraan
kegiatan
pengumpulan,
pencatatan,
pengolahan,
penyimpanan
penyampaian/pendistribusian data/informasi. Selain pengertian-pengertian tersebut, ada
beberapa pengertian kantor secara statis menurut beberapa ahli diantaranya yaitu :
a) Menurut Moekijat(1997:3), kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk
melaksanakan pekerjaan tata usaha, dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin
diberikan.
b) Prajudi Atmosudirjo (1982:25),kantor adalah unit organisasi terdiri atas tempat, staf
personel dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan.
c) Kallaus dan Keeling, office is a function where interdependent system of technology,
procedures, and people are at work to manage one of the firm’s most vital resourcesinformation.
d) Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang)
tempat mengurus suatu pekerjaan atau juga disebut tempat bekerja.
Dari definisi-definisi diatas dapatlah ditarik kesimpulan bahwa kantor dalam arti
dinamis adalah tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha di mana terdapat
ketergantungan system antara orang, teknologi, dan prosedur untuk menangani data dan
informasi
mulai
dari
menerima,
mengumpulkan,
mengolah,
menyimpan,
sampai
menyalurkannya.
2.2 Fungsi Kantor
Menurut Mills, tujuan kantor didefinisikan sebagai pemberi pelayanan komunikasi
dan perekaman. Dari definisi tersebut, Mills memperluas menjadi fungsi kantor (pekerjaan
yang dilakukan) yakni sebagai berikut:
a) Menerima Informasi ( to receive information)
Menerima informasi dalam bentuk surat, panggilan telepon, pesanan, faktur dan
laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis.
b) Merekam dan menyimpan data-data serta informasi( to record information)
Tujuan pembuatan rekaman adalah menyiapkan informasi sesegera mungkin apabila
manajemen meminta informasi tersebut. Beberapa rekaman (record) diminta untuk disimpan
menurut hukum, atau disimpan untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan
dan pengendalian perusahaan seperti rician negosiasi, transaksi, korespondensi, pesanan,
faktur atau ringkasan rincian seperti laporan keuangan, laporan persediaan, dll.
c) Mengatur Informasi (to arrange information)
Informasi yang diakumulasi oleh kantor jarang dalam bentuk yang sama layaknya
ketika diberikan, seperti mengumpulkaninformasi dan sumber-sumber yang berbeda dan
membuat perhitungan/pembukuan. Kantor bertanggungjawab memberikan informasi dalam
bentuk terbaik dalam melayani manajemen, seperti penyiapan faktur/kuitansi, penetapan
harga, akuntansi, laporan keuangan, dll.
d) Memberi Informasi (to give information)
Bila manajemen diminta sejumlah informasi yang diperlukan, kantor memberikan
informasi tersebut dari rekaman yang tersedia. Sebagian informasi yang diberikan bersifat
rutin, sebagian bersifat khusus. Informasi-informasi tersebut diberikan baik secara lisan
maupun tulisan. Contoh informasi tersebu adalah pesanan, anggaran, faktur/kuitansi, laporan
perkembangan, laporan keuangan, dll.
e) Melindungi Aset( to safeguard assets)
Selain empat fungsi di atas, masih ada fungsi lain dari kantor yaitu mengamati secara
cermat berbagai kegiatan dalam perusahaan seperti diperlihatkan di dalam rekaman dan
mengantisipasi segala hal yang tidak menguntungkan yang mungkin terjadi. Misalnya
melaporkan adanya kekurangan persediaan, melaporkan adanya sejumlah utang yang
mungkin tidak terbayar saat akan jatuh tempo, rekaman vital seperti kontrak besar harus
dilindungi secara tepat, uang tunai harus disimpan di dalam lemari besi maupun di dalam
bank. Kantor harus berhati-hati terhadap makna rekaman dan memperhatikan dengan segera
hal-hal yang memerlukan tindakan manajemen.
Kelima fungsi tersebut harus dilaksanakan dalam setiap organisasi. Di dalam
perusahaan kecil yang hanya dikendalikan oleh satu orang, pelayanan kantor secara terpisah
(desentralisasi) mungkin tidak diperlukan. Akan tetapi, di dalam perusahaan besar dan
kompleks, direktur pengelola tidak dapat menangani secara pribadi semua fakta yang
berhubungan dengan perusahaan sehingga kantor besar atau kompleks harus memenuhi
fungsi tersebut. Kantor adalah pelayanan dari manajeman. Selain lima fungsi di atas kantor
masih mempunyai empat fungsi yaitu:
a) Pusat syaraf administrasi dan perencanaan kebijaksanaan
Sebagai badan eksekutif , kantor harus bertindak sebagai pusat administrasi.
Administrasi dalam hal ini adalah segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerja
sama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Unsur-unsur dari administrasi :
pengorganisasian, personalia, keuangan, komunikasi, tata usaha dan humas.
b)Perantara
Kantor bertindak sebagai pusat pelayanan yang menghubungkan antarbagian dalam
organisasi.
c) Koordinator
Mengawasi dan mengkoordinasi seluruh kegiatan organisasi.
d)Penghubung dengan publik
Mengadakan hubungan dengan pihak luar organisasi dan memberikan dukungan
terhadap organisasi.
2.3 Pengertian Manajemen Perkantoran
Manajemen perkantoran adalah suatu kegiatan pengelolaan data dan informasi yang
dilakukan secara teratus, sistematik dan terus menerus, mengikuti kegiatan organisasi dengan
tujuan mencapai keberhasilan tugas organisasi yang bersangkutan. Pekerjaan kantor atau tata
usaha, sering disebut dengan istilah office work atau clericalwork. Yang harus diadakan
penataan agar pekerjaan tersebut berjalan dengan baik. Penataan atau pengelolaan terhadap
pekerjaan kantor itu disebut manajemen perkantoran. (Office Management).
Manajemen perkantoran dapat dikatakan sebagai kekuatan yang tidak terlihat (tidak
terwujud) yang merencanakan, mengorganisasi dan mengkoordinasikan manusia, uang,
metode, material, mesin-mesin, dan pasar (GM) dalam pekerjaan kantor serta mengarahkan
dan megawasinya sesuai dengan tujuan pembinaan, serta tujuan organisasi tercapai.
2.4 Fungsi manajemen
Fungsi manajemen kantor sama dengan fungsi manajemen pada umumnya,di mana
pengelolaannya terfokus pada lingkup pekerjaan kantor.
Fungsi manajemen yang diterapkan Pada Kantor antara lain :
1.Perencanaan
Kegiatan pertama dari pimpinan organisasi / kantor adalah menyusun perencanaan. Yaitu
keseluruhan proses pemikiran dan penentuan cara yang matang dari kegiatan-kegiatan yang
akan dikerjakan dimasa yang akan datang.
2.Pengorganisasian
Pengorganisasian adalah keseluruhan proses pengelompokan orang, alat-alat, tugas-tugas,
tanggung jawab dan wewenang untuk menciptakan organisasi yang dapat digerakkan sebagai
suatu kesatuan dan kekuatan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.
3. Penggerakan
Penggerakan adalah keseluruhan proses memberikan motif bekerja kepada para pegawai agar
mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi
4. Pengawasan
Pengawasan yaitu proses pengamatan dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi guna
menjamin agar pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai rencana yang telah
ditentukan
Fungsi Manajemen Menurut Henry Fayol :
Dalam bukunya yang membahas fungsi2 administrasi dan manajemen ,fayol mengatakan
bahwa fungsi2 administrasi dan manajemen itu ada 5, antara lain :
1.Planning (perencanaan)
2.Organizing (pengirganisasian)
3.Commanding (pemberi komando)
4.Coordinating (pengkoodinasian)
5.Controling (pengawasan)
2.5 Perlengkapan kantor
adalah istilah generik yang mengacu kepada semua perlengkapan yang umumnya
digunakan di kantor, perusahaan dan organisasi lainnya mulai dari perorangan sampai
pemerintah, yang bekerja pengumpulan, perbaikan, dan keluaran informasi (dalam bahasa
sehari-hari disebut dengan "kertas kerja").
Istilah perlengkapan kantor ini meliputi barang-barang kecil yang digunakan seharihari seperti penjepit kertas, staples, pelubang kertas, bolpen dan kertas, tetapi juga mencakup
perlengkapan mahal seperti komputer, printer, mesin faksimili, mesin foto kopi dan kas
register, serta furnitur kantor seperti bilik, lemari arsip dan meja.
Perlengkapan Kantor memiliki peranan yang cukup penting bagi pekerjaan instansi,
perlengkapan kantor yang baik, cukup jumlahnya, beraneka ragam jenisnya akan semakin
mempermudah pekerjaan para pegawainya.
Contohnya saja, jika kita memiliki mesin printer pasti akan memudahkan kita untuk
mencetak dokumen dikomputer tanpa harus pergi ke tempat rental komputer, contoh lainnya
jika kita memiliki mesin fotocopy tentunya kita tidak perlu repot harus pergi ke tukang foto
copy.
Berikut ini akan di jelaskan Jenis-jenis Perlengkapan Kantor yang sering digunakan pada
suatu instansi.
1. Perbekalan kantor (office suplies)
(office suplies) yaitu benda-benda yang akan habis pemakainnya sehari-hari di kantor.
Benda ini biasanya digunakan untuk kegiatan tulis menulis dan biasanya tidak tahan lama.
Pengertian habis bukan berarti tidak ada bekasnya numun bisa masih ada tapi tidak dapat
digunakan kembali.
contoh perbekalan kantor
a) Macam-macam kertas (HVS, Stensil, karton, dorslagh, karbon dll)
b) Tinta, lem, karet penghapus, pita mesin tik.
c) Paper clip, jepitan kawat, staples.
2. Peralatan kantor (office appliences)
Adalah segenap alat yang digunakan dalam pekerjaan tata usaha. Misalnya alat-alat bukan
mesin, atk.
Contoh peralatan kantor adalah sebagai berikut.
a) Bak surat (desk try)
b) Kalender meja (desk calender)
c) Mistar (ruler)
d) Pena (pen)
e) Tangkai pena (pen holder)
f) Gunting (shears)
g) Cap tanggal (band date)
h) Bantalan cap (stamp pad)
3. Mesin-mesin kantor (office machine)
Segenap alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan
keterangan dalam pekerjaan tata usaha yang bekerja secara maknetik, elektronik dan
mekanik. Contoh mesin-mesin kantor adalah sebagai berikut.
a) Mesin penghitung (calculating machine)
b) Mesin tulis (type writer)
c) Mesin pengganda (reproducing machine)
d) Mesin label (labeling machine)
e) Mesin penomor (numbering machine)
f) Mesin-mesin komunikasi (pesawat kantor) misalnya telephone, fax, intercom
g) Mesin perekam misalnya tape recorder, dictaphone, transcriber.
h) Ohp, lcd.
i) Komputer
4. Perabot kantor (office furniture)
Yaitu benda-benda kantor yang umumnya terbuat dari bahan yang kuat seperti kayu
atau baja yang digunakan untuk pekerjaan tata usaha.
a. Meja kantor
Meja kantor yang baik harus memenuhi beberapa persyaratan, diantaranya :
Dari permukaan meja sampai lantai tidak seluruhnya tertutup, bagian bawahnya harus
mempunyai kaki-kaki yang cukup terbuka untuk tempat peredaran udara.
Permukaan meja tidak berkilat-kilat agar tidak menyilaikan para pegawai yang memakainya.
Luas meja tidak terlampau berlebihan, karena luas meja yang berlebihan biasanya tidak
dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tapi digunakan untuk fungsi yang lain.
Meja kantor ada
c. Lemari
Lemari di kantor dapat dibedakan berdasarkan kegunaanya, macam-macam lemari
atau alat penyimpan di kantor antara lain:
Lemari-lemari warkat, lemari ini biasanya digunakan untuk menyimpan warkat atau
dokumen yang belum difile atau belum disimpan.
Lemari rak, lemari yang digunakan untuk menyimpan dokumen seperti buku, laporan
yang sudah dibundel atau dimasukan dalam odner. Lemari brandkas (cash box) lemari ini
digunakan untuk menyimpan uang atau dokumen-dokumen penting dan surat berharga
perusahaan.
Filling cabinet, alat untuk menyimpan dokumen yang telah selesai diproses dan dijadikan
sebagai arsip perusahaan.
5. Hiasan kantor (office ornament)
Yaitu benda-benda kantor pada umumnya untuk menambah suasana menyenangkan di
kantor. Berfungsi untuk menambah suasana indah di dalam kantor sehingga semangat kerja
pegawai dapat meningkat, dengan adanya hiasan di kantor diharapkan dapat mengurangi
stress pegawai sehingga kinerja meningkat.
Beberapa contoh hiasan kantor antara lain :
a) Bunga hidup atau pohon hidup.
b) Lukisan-lukisan.
c) Akuarium
d) Lampu hias
6. Perabot kantor tempelan (office fixture)
Yaitu perabot yang telah melekat menjadi satu dengan bangunan lain di kantor.
Misalnya lemari yang telah menjadi satu dengan gedung, rak buku yang menempel di
dinding.
7. alat bantu peraga
Yaitu alat-alat yang digunakan untuk membantu kelancaran komunikasi antara penyaji
dan pendengar misalnya tape recorder, LCD, televisi dll. Alat ini sangat penting ketika terjadi
komunikasi antara penyaji dan pendengar untuk membantu meningkatkan pemahaman antar
komunikan dan komunikator.
Beberapa contoh antara lain:
a) LCD, OHP.
b) Microphone
c) Video, Televisi.
Perlengkapan kantor tersebut seharusnya dapat meningkatkan kinerja pegawai kantor di suatu
instansi. Penggunaan perlengkapan kantor juga harus diperhatikan agar perlengkapan kantor
tersebut tidak mudah rusak, sehingga akan menghemat pengeluaran suatu kantor.
2.6 Inventaris Kantor
Didalam sebuah perusahaan, inventaris atau bisa disebut juga dengan suatu aset penting yang
sangat berharga bagi perusahaan. Dikarenakan inventaris ini sangat penting guna pelaksanaan aktifitas
perusahaan dan produktifitas kerja. Menurut Achmad (2011 : 39) yang mengemukakan bahwa,
“inventaris adalah suatu daftar yang berisi nama, spesifikasi, jumlah, dan kondisi barang-barang yang
menjadi milik kantor”. Sedangkan Soemarsono (2010 : 105) mengemukakan bahwa, “inventaris
kantor adalah daftar barang-barang yang didalamnya terdapat harga, jumlah, jenis dan keadaannya”.
Berbeda halnya dengan Mugianti (2011 : 7) yang mengemukakan bahwa, inventaris
kantor merupakan kegiatan untuk memperoleh data yang dimiliki atau dikuasai serta diurus
oleh organisasi guna mendukung proses pengendalian dan pengawasan demi mendukung
efektifitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi.
Menurut Sedarmayanti (2009 : 6) “inventaris kantor adalah segala sesuatu hal mulai
dari gedung, kendaraan, mesin-mesin kantor hingga perabot kantor dan alat bantu lainnya
yang dimiliki perusahaan guna terlaksananya pekerjaan dan untuk meningkatkan
produktifitas kerja”.
Dari beberapa teori diatas dapat disimpulkan bahwa, inventaris kantor adalah suatu
perolehan data yang kegiatannya untuk mendukung dan meningkatkan produktifitas kerja.
Pengelompokan inventaris kantor
Secara umum inventaris kantor dibagi menjadi empat kelompok besar. Kelompok besar atau
kelompok utama tersebut dibagi menjadi kelompok-kelompok yang lebih kecil, dan
seterusnya. Pembuatan daftar klasifikasi dibuat sebagai dasar penulisan yang dibuat sesuai
kebutuhan organisasi. Pengelompokan barang inventaris ini berguna untuk memudahkan
pada saat pencarian barang.
Menurut Akhmad (2012 : 239) terdapat empat kelompok besar barang inventaris yang
biasanya digunakan sebagai dasar penyusunan daftar klasifikasi barang inventaris adalah :
1.
Barang tidak bergerak
Barang tidak bergerang meliputi barang-barang tetap perusahaan seperti tanah, gedung,
kolam, lapangan, dan sejenisnya
2.
Barang bergerak
Barang bergerak meliputi barang-barang yang mempunyai nilai ekonomi relatif tinggi dengan
jangka waktu relatif lama. Contoh, mobil, mesin, peralatan kantor, dan sebagainya.
3.
Hewan
Hewan yang dikelompokkan menjadi barang iventaris adalah binatang yang merupakan asset
perusahaan. Peberian
4.
Persediaan
Persediaan adalah barang yang belum dipergunakan. Barang persediaan biasanya dibagi dua,
yaitu :
a.
Barang tidak habis pakai.
b.
Barang habis pakai.
Menurut Sedarmayanti (2009 :50) yang menjelaskan bahwa, “mesin kantor
merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efisien”.
Menurut Moekijat (2010 : 156) menerangkan bahwa dalam memilih mesin kantor perlu
memperlihatkan hal-hal sebagai berikut :
1.
Mesin harus benar-benar diperlukan.
2.
Jenis mesin hendaknya praktis.
3.
Mesin harus mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan.
4.
Mesin dapat mempercepat penyelesaian pekerjaan.
5.
Mutu mesin harus baik.
6.
Dapat mengurangi kesulitan pekerjaan.
7.
Dapat dipergunakan untuk bermacam-macam pekerjaan.
8.
Pemeliharaannya mudah.
9.
Pelatihan penggunaan dapat dilaksanakan dengan mudah.
10. Dapat disesuaikan dengan mutu pegawai.
11. Cocok dengan pekerjaan yang dilakukan.
12. Perlu pertimbangan tentang tata ruang kantor.
2.7 Manfaat inventaris kantor
Kegunaan inventaris kantor sangat bermanfaat bagi sebuah instansi maupun
perusahaan. Terutama pada proses penggunaannya. Menurut Sumarto (2006 : 9), inventaris
kantor mempunyai beberapa manfaat, yaitu :
1.
Mencatat dan menghimpun data aset yang dikuasai oleh unit organisasi maupun
perusahaan.
2.
Menyediakan informasi mengenai aset organisasi maupun perusahaan yang dikuasai
departemen sebagai bahan untuk perencanaan kebutuhan, pengadaan dan pengelolaan
perlengkapan departemen.
3.
Menyiapkan dan menyediakan bahan acuan untuk pengawasan aset organisasi atau pun
perusahaan.
4.
Menyediakan informasi tentang aset yang dikuasai departemen untuk menunjang
perencanaan dan pelaksanaan tugas departemen.
2.8 Penanganan Inventaris kantor
Inventaris merupakan kegiatan yang mencatat barang kantor sebagai bukti bahwa barang
tersebut milik perusahaan yang bersangkutan. Dalam melakukan pencatatan harus ditetapkan
macam dan ukuran kolom-kolom dalam buku inventaris dan petunjuk untuk mengisinya.
Menurut Achmad (2011 : 44) mengemukakan bahwa, keterangan yang dicatat dalam buku
induk barang inventaris :
1.
Nomor
2.
Kode barang
3.
Nama barang
4.
Merek
5.
Jenis
6.
Tahun
7.
Harga per satuan
8.
Harga total
9.
Keterangan
Sedangkan Milburga (2011 : 76) yang mengemukakan bahwa, keterangan yang dicatat dalam
buku inventaris adalah :
1.
Nomor urut
2.
Tanggal masuk barang
3.
Asal barang
4.
Nama barang
5.
Jumlah eksemplar
6.
Harga satuan dan jumlah harga
7.
Jenis barang
8.
Ketarangan mengenai keadaan barang
2.9 Sistem pembuatan inventaris kantor
Guna melengkapi proses inventaris kantor dengan benar, perlu adanya sistem pencetakan
untuk melengkapi proses-proses yang berlangsung. Menurut Achmad (2011 : 57) “sistem
pencetakan adalah prosedur yang berfungsi untuk menerbitkan sebuah barang, data, atau lain
sebagainya sehingga menjadi data yang nyata”. Lebih lanjutnya menurut Achmad (2012 :
243) bahwa, sistem pembuatan daftar barang inventaris yaitu :
1.
Buku induk barang inventaris kantor
Buku induk barang inventaris merupakan buku atau catatan yang berisi mengenai
keseluruhan barang inventaris. Buku induk biasanya dibuat per awal tahun anggaran atau
tahun perhitungan tertentu sesuai kebijakan perusahaan.
Tabel 2.1 Contoh Format Buku Induk Barang Inventaris
No
Kode
1.
2.
Nama
Spesifikasi
Barang
3.
Merk
4.
Jenis
5.
Jumlah
Thn
6.
7.
Ket
Total
9.
10.
Sat.
8.
Sumber : Akhmad (2012)
2.
Buku golongan barang inventaris.
Buku golongan barang inventaris dibuat setelah buku induk barang inventaris selesai. Buku
golongan barang inventaris dibuat perjenis. Kegunaan buku golongan barang inventariis
adalah untuk mengetahui kondisi barang per golongan.
Table 2.2 Contoh Format Buku Golongan Barang Inventaris
Kode barang
:
Golongan barang :
No
.
1.
Kode
Uraian
2.
3.
Tanda bukti
No
Tgl.
.
4.
5.
Thn
6.
Terima
Keluar
ket
7.
8.
9.
Sumber : Akmad (2012)
3.
Kartu persediaan.
Kartu persediaan adalah kartu yang berisi mengenai catatan keluar masuknya barang. Kartu
persedian dibuat per barang.
Table 2.3 Contoh Format Kartu Persediaan
Kode barang
:
Golongan Barang :
Jenis barang
:
No.
Tgl.
Uraian
1.
2.
3.
Tanda bukti
No. Tgl.
4.
5.
Terima
Keluar
ket
6.
7.
8.
Sumber : Akhmad (2012)
4.
Daftar rekapitulasi barang inventaris
Rekapitulasi barang inventaris merupakan hasil penggabungan rekapitulasi barang inventaris
per golongan.
Table 2.4 Contoh Format Rekapitulasi Barang inventaris
No
Kod
Nama
Spesifikasi
Perubahan
Ket
.
e
Barang Merk Jenis Thn.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
5. Buku Induk Barang Inventaris Baru
Tambah
7.
Kurang
8.
Sisa
9.
10.
Buku induk barang inventaris baru dibuat dari hasil daftar rekapitulasi barang inventaris.
Buku inilah yang digunakan sebagai dasar inventaris barang pada tahun berikutnya. Format
buku induk inventaris sama dengan tabel 2.1
2.10 Prosedur pembuatan inventarisasi kantor
Di dalam pembahasan inventaris kantor terdapat juga
prosedur pembuatan
inventarisasi kantor yang gunanya dapat menambah pengertian dari inventaris kantor.
Menurut Milburga (2011 : 75) tata laksana kerja inventarisasi dilaksanakan dengan langkahlangkah sebagai berikut :
1.
Mencatat barang satu persatu mulai dari penerimaan yang paling awal sampai dengan
penerimaan yang paling akhir.
2.
Mencatat mulai dari kolom nomor urut dengan angka nomor yang terkecil, dilanjutkan
dengan nomor urut seterusnya setiap kali menerima barang.
3.
Kolom tanggal diisi dengan tanggal saat pencatatan penerimaan barang tersebut.
4.
Kolom asal barang disini dengan keterangan :
a.
Nama toko barang inventaris berasal dari pembelian.
b.
Nama perseorangan/badan atau instansi/lembaga, bila barang-barang itu berasal dari
hadiah.
5.
Nama barang.
6.
Kolom jumlah eksemplar diisi keterangan jumlah eksemplar.
7.
Kolom harga satuan diisi dengan harga setiap eksemplar barang, apabila barang tu
berasal dari pembelian.
8.
Kolom jumlah harga diisi jumlah harga dari keseluruhan jumlah eksemplar barang yang
bersangkutan.
9.
Kolom jenis barang diisi dengan jumlah eksemplar masing-masing jenis barang yang
sedang diinventarisasi.
10. Kolom nomor inventarisasi diisi dengan nomor inventarisasi yang sudah ditentukan
untuk setiap eksemplar barang.
11. Kolom keterangan diisi dengan keterangan-keterangan mengenai keadaan barang yang
diinventarisasi.
Setelah kolom inventaris hampir habis, sebelum ganti halaman dicatat rekapitulasi barang
yang telah dicatat dengan perincian tentang jumlah eksempler, nama, harga seluruh barang
yang dibeli, seperti tercatat pada halaman tersebut.
Fungsi laporan penanganan inventaris kantor
Pada penanganan inventaris kantor, terdapat juga fungsi laporan yang gunanya untuk
menambah dari pengertian pembahasan ini.
Menurut Achmad (2012 : 15) bahwa, laporan penanganan inventaris kantor mempunyai
beberapa fungsi, diantaranya :
1.
Pertanggungjawaban dan pengawasan
Laporan penanganan merupakan suatu pertanggungjawaban dari seorang pejabat atau petugas
kepada atasanya sesuai dengan fungsi dan tugas yang dibebankan kepadanya.
2.
Pengembangan
Laporan penanganan merupakan salah satu bentuk atau alat untuk memperluas ide dan tukarmenukar pengalaman.
3.
Penyampaian informasi
Bagi pejabat yang menerima, laporan penanganan merupakan salah satu sumber informasi
yang diperlukan dalam melaksanakan fungsi dan tugas-tugasnya.
4.
Bahan pengambilan keputusan
Dalam melaksanakan manajemen, pimpinan harus selalu mengambil keputusan yang
diperlukan setiap waktu. Untuk keperluan pengambilan keputusan oleh pimpinan itu,
dibutuhkan data atau informasi yang berhubungan dengan keputusan yang diambil.
5.
Membina kerja sama
Laporan penanganan dapat dijadikan sebagai salah satu alat untuk membina kerja sama,
saling pengertian, dan koordinasi yang setepat-tepatnya antara atasan dan bawahan.
Jenis-jenis perlengkapan kantor
BAB III
KESIMPULAN
Perabot kantor (office furniture) merupakan sarana prasarana yang yang menunjang
kegiatan administrasi dalam suatu kantor seperti meja, kursi, lemari dan sebagainya. Macammacam perabot kantor, misalnya: meja,kursi, filling kabinet, meja receptionist, almari, dll.
Peralatan kantor merupakan suatu media dalam upaya mencapai tujuan yang diinginkan.
Alat-alat kantor dapat dibagi menjadi dua, yaitu yang cepat habis(tinta, amplop, perangko,
bolpoint, dll) dan tidak cepat habis(stapler, jangka, penggaris, gunting, dll).
Saran
Sebaiknya kantor menyediakan perlenkapan, peralatan dan alat-alat kantor sesuai
dengan kebutuhan kantornya sehingga karyawan dapat bekerja secara maksimal. Dengan
kerja yang maksimal maka tujuan suatu kantor / perusahaan akan lebih mudah tercapai.