bab 8 Siklus Proses Bisnis Manufaktur.do

8.

Siklus Proses Bisnis

Proses bisnis mengacu pada metode dimana pekerja dikelola, dikoordinasikan, dan
difokuskan untuk memproduksi produk atau jasa yang bernilai. Proses bisnis adalah arus
kerja dari bahan baku, informasi, dan pengetahuan seperangkat aktivitas dan juga mengacu
pada cara unik dimana manajemen memilih untuk mengkoordinasikan pekerjaan. Proses
bisnis perusahaan dapat menjadi sumber kekuatan kompetitif jika dapet memungkinkan
perusahaan untuk berinovasi atau menjalankannya dengan lebih baik dari pesaingnya. Proses
bisnis juga dapat menjadi kewajiban jika berdasarkan cara bekerja yang telah usang telah
menghalang kewaspadaan dan efisiensi organisasi. Proses bisnis melewati banyak wilayah
fungsional berbeda dan membutuhkan koordinasi antar departemen.
8.1

Review atas Proses Bisnis Utama dalam Perusahaan Manufaktur

Fungsi manufaktur dan produksi bertanggung jawab untuk benar-benar memproduksi
barang dan jasa perusahaan. System manufaktur dan produksi berhubungn dengan
perencanaan, pengembangan, dan pemeliharaan fasilitas produksi; penetapan sasaran
produksi; pengadaan, penyimpanan, dan ketersediaan bahan produksi; dan penjadwalan

peralatan, fasilitas, bahan baku, dan tenaga kerja yang dibutuhkan untuk membentuk produk
akhir. System manufaktur dan produksi (manufacturing and production information system)
mendukung aktivitas ini.
8.1.1 Pembelian dan Pengeluaran Kas
Siklus Pengeluaran adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan data
yang terkait dengan pembelian dan pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama dari siklus
pengeluaran ini adalah untuk mempermudah pertukaran kas dengan para pemasok untuk
barang dan jasa yang dibutuhkan dimana tujuan khusus yang terkandung didalamnya
meliputi:
1.

Memastikan bahwa seluruh barang dan jasa dipesan sesuai keperluan

2.

Menerima seluruh barang yang dipesan dan menverifikasi bahwa barang tersebut adalah
valid dan benar

3.

Menjaga barang tersebut sampai dibutuhkan

4.

Memastikan bahwa faktur yang berhubungan dengan barang dan jasa adalah valid dan
benar

5.

Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran secara cepat dan tepat

6.

Memposkan kewajiban dan pengeluaran kas ke dalam perkiraan pemasok yang tepat di
dalam buku besar utang usaha

7.

Memastikan bahwa seluruh pengeluara kas berhubungan dengan pengealuran yang sudah
diotorisasi

8.

Menyiapakn seluruh dokumen dan laporan manajerial yang diperlukan yang
berhubungan dengan barang atau jasa yang diperoleh

Fungsi dari Siklus Pengeluaran itu sendiri terdiri dari :








1. Mengetahui kebutuhan akan barang tersebut
2. Menempatkan Pesanan, Menerima dan menyimpan barang
3. Memastikan validitas kewajiban pembayaran
4. Menyiapkan pengeluaran kas
5. Mengelola utang usaha

6. Memposkan transaksi ke dalam buku besar umum
7. Menyiapkan laporan keuangan dan laporan manajemen yang diperlukan

B. Aktivitas Bisnis Siklus Pengeluaran




Memesan barang, perlengkapan dan jasa (layanan)
Menerima dan menyimpan barang, perlengkapan dan jasa (layanan)
Membayar barang, perlengkapan dan jasa (layanan)

Aktivitas Permintaan Pembelian Barang dan Jasa
Aktivitas permintaan pembelian barang dan jasa dilakukan dengan menggunakan
dokumen Purchase Requisition. Dokumen ini berisi daftar pemesanan yang, meliputi tujuan
pengiriman barang, tanggal pemesanan, nama dan jenis barang dan kuantitas pemesanan.
Prosedurnya adalah tiap-tiap departemen diperbolehkan mengisi dokumen Purchase
Requisition atas persetujuan dari manajernya. Setelah itu dokumen Purchase Requisition
diserahkan ke departemen pembelian barang untuk dipesankan. Hal ini dilakukan agar
kebutuhan tiap-tiap departemen dapat terpenuhi dan juga merupakan pengendalian

perusahaan agar dapat tidak terjadi penggandaan pemesanan barang ke supplier.
Ada 2 jenis metode pengendalian persediaan atau perlengkapan yaitu:
a. Metode Pengendalian Tradisional
Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas pesanan
ekonomis (EOQ). Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk
meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan
b. Metode Pengendalian Altenatif
- MRP (material requirement planning)
Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara
menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan.

- JIT (just in time)
Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya
penggudangan maupun kekurangan persediaan.
Aktivitas Penerimaan dan Penyimpanan Barang dan Jasa
Aktivitas penerimaan barang dan jasa yang telah dibeli dilakukan dengan
menggunakan dokumen Receiving Report. Dokumen ini berisi tentang pengakuan
penerimaan barang dan jasa, yang meliputi tanggal diterimanya barang, jenis dan kuantitas
barang yang telah diterima, asal pengiriman (Supplier), dan nomor Purchase Order.
Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Faktur dengan Purchase Order dengan tujuan

untuk mengetahui apakah barang yang diterima telah sesuai dengan yang dikirim melebihi
kuantitas yang dipesan, atau bahkan telah terjadi salah pengiriman, maka barang yang
bersangkutan akan langsung dikembalikan kepada Supplier yang bersangkutan. Pada aktivitas
ini juga mungkin dilakukan adanya retur/pengembalian atas barang yang rusak saat diterima.
Setelah itu, Bagian gudang akan membuat dokumen Receive Report untuk mengakui
pertambahan persediaan di gudang berdasarkan faktur. Dalam hal mengakui pertambahan
persediaan digudang berdasarkan Faktur. Dalam hal ini, hanya barang-barang yang terdapat
dalam Purchase Order saja yang boleh diakui, sedangkan yang tidak sesuai langsung
dikembalikan. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui barang
apa saja yang telah diterima dan yang belum dikirim oleh Supplier.
Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem
penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai:
setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan
pembelian. Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama:
a. Memutuskan apakah menerima pengiriman
b. Memeriksa jumlah dan kualitas barang
Aktivitas Pembayaran Atas Pembelian Barang dan Jasa
Aktivitas Persetujuan Faktur dari Supplier
Aktivitas persetujuan dari Supplier dalam rangka pembayaran atas pembelian.
Dilakukan dengan menggunakan dokumen Voucher Package. Dokumen ini berisi tanggal

pembuatannya, tanggal pemmbayaran, serta jumlah harga barang dan jasa yang telah diterima
berdasarkan Source Document yang ada meliputi Faktur, Purchase Order, dan Receiving
Report. Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Receiving Report dengan Purchase Order
dengan tujuan untuk mengetahui apakah semua barang yang dipesan sedah diterima/dikirim
semua. Kemudian dibuatlah Voucher Package untuk memastikan jumlah harga yang harus
dibayar kepada Supplier. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui
berapa jumlah yang harus dibayar sesuai dengan jumlah barang yang telah diterima sesuai

dengan kenyataannya. Tujuan utang usaha adalah untuk mensahkan pembayaran hanya untuk
barang dan jasa yang dipesan dan benar-benar diterima.
Memperbaiki Utang Usaha Efisiensi pemrosesan dapat diperbaiki dengan:



Meminta para pemasok untuk memberikan faktur secara elektronis, baik melalui
EDI atau melalui Internet
Penghapusan faktur vendor (pemasok). Pendekatan tanpa faktur ini disebut
Evaluated Receipt Settlement (ERS).

Ada dua cara untuk memproses faktur penjualan dari vendor :

1. Sistem tanpa voucher
2. Sistem Voucher
Aktivitas pembayaran atas pembelian barang dan jasa yang telah dilakukan dengan
menggunakan dokumen pengeluaran kas. Dokumen ini berisi tanggal pembayarann, jumlah
harga yang harus dibayar, beserta nomor Faktur. Pada saat jatuh tempo pembayaran, pihak
Supplier akan mengih perusahaan sesuai dengan dokumen voucher Package. Hal ini
merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui jumlah pengeluaran kas
perusahaan.
Pemrosesan dan Bagan Arus (Flowchart) Siklus Pengeluaran Siklus Pengeluaran yang
akan dibahas dibawah ini terbagi atas tiga yaitu :
1. Sistem Pembelian
2. Sistem Pengeluaran Kas
3. Sistem Pembayaran Gaji
Sistem Pembelian Bagian yang terkait dalam sistem ini meliputi:
 Bagian pembelian, yang berfungsi melakukan pemesanan dari penjual dan meng input
nya ke komputer
 Bagian hutang, yang bertanggung jawab untuk memelihara catatan berbagai
pembelian barang ke pemasok, sehingga dapat diketahui jumlah hutang kepada
masing-masing pemasok dan juga riwayat layanan pemasok.
 Bagian gudang, yang bertugas menerima kiriman barang yang dipesan dan dan

membuat laporan kepada bagian pembelian bahwa barang sudah diterima, sehingga
siap menerima tagihan.
 Bagian hutang, yang bertugas menerima faktur penjualan atau tagihan dari pemasok.
 Bagian keuangan atau kasir bertanggung jawab untuk membayar hutang kepada
pemasok sesuai dengan masa potongan sehingga perusahaan dapat memperoleh
potongan tunai dan menyelenggarakan pencatatan atas pembayaran.

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pemebelian ini terdiri atas :
1. Permintaan Barang (Material requisition atau Purchase requisition)
Dokumen awal dalam siklus pengeluaran yang mengotorisasi penempatan pesanan
barang atau jasa.
2. Penawaran Barang (Qutation)
Dokumen yang digunakan dalam prosedur persaingan tawar-menawar, menunjukkan
barang dan jasa yang dibutuhkan dan harga pesaingnya, syarat, dan lain sebagainya.
3. Pemesanan Barang (Purchase Order)
Dokumen ini mencantumkan dekripsi, kualitas dan kuantitas atau informasi lain atas
barang atau jasa yang hendak dibeli.
4. Bukti Penerimaan Barang (Delivery Receipt)
Dokumen yang menunjukkan tanggal barang diterima, nomor purchase order, kode
dan nama barang, banyaknya barang yang diterima dan identitas.

5. Faktur Penjualan (Invoice)
Dokumen yang menunjukkan deskripsi dan kuantitas barang yang dijual, harga
termasuk ongkos angkut, asuransi, syarat pembayaran, dan data lain yang relevan.
8.1.2 Siklus Produksi
Siklus ini mencakup kegiatan mengubah bahan mentah dan buruh menjadi produk
jadi. Siklus produksi ini tidak termasuk harga pokok penjualan.
Pada siklus produksi, terdapat 4 aktivitas dasar bisnis yaitu :
a) Desain Produk
Kenapa harus dilakukan desain produk? Karena desain produk ini bertujuan agar
produk yang dihasilkan nantinya laku dijual, memiliki kualitas yang bagus, intinya agar
produk yang dihasikan bisa menang bersaing dengan produk lainnya.
b) Perencanaan dan Penjadwalan
Perencanaan dan penjadwalan disini terkait dengan proses pembuatan produk yang
telah di desain. Selain itu juga termasuk perencanaan perolehan bahan baku, disini ada 2
metode yaitu :
-

Metode Perencanaan Sumber Daya Produksi

Yaitu perusahaan menyiapkan gudang untuk menampung bahan baku agar nantinya

ketika akan melakukan produksi kita telah memiliki bahan baku.

-

Metode Just In Time

Yaitu perusahaan tidak memiliki gudang penyimpanan bahan baku karena bahan baku
dipesan ketika ada pesanan penjualan atau di pesan saat itu juga (just in time).
c) Operasi Produksi
Prosedur-prosedur yang dijalankan dalam rangka menghasilkan suatu produk.
d) Akuntansi Biaya
Memproses semua informasi yang berkaitan dengan biaya-biaya produksi termasuk
biaya bahan baku, biaya tenaga kerja maupun biaya overhead pabrik. Sehingga nantinya
diharapkan mampu menghasilkan biaya yang akurat.
Batasan Aplikasi Siklus Produksi
Pengendalian persediaan dapat dicapai melalui catatan-catatan dan laporan-laporan
persediaan yang menyajikan informasi seperti penggunaan persediaan, saldo
persediaan,tingkat minimal dan maksimal persediaan. Titik order ulang dan prosedurprosedurnya harus ditetapkan. Titik order ulang adalah tingkat persediaan dimana harus
dilakukan order tambahan untuk menghindari kurangnya persediaan. Penentuan titik order
ulangmensyaratkan dilakukan analisis permintaan produk, biaya setup pengorderan atau
produksi,lead time pasokan atau produksi, biaya penanganan persediaan, dan biaya-biaya
yang berkaitan dengan kondisi tidak adanya persediaan seperti kerugian penjualan atau
penggunaan fasilitas-fasilitas produksi secara tidak efisien. Karena tujuan pengendalian
persediaan adalah meminimalkan total biaya persediaan, keputusan penting yang harus di
buat adalah besarnya kuantitas ekonomis setiap order pembelian yang disebut economicorder
quantity (EOQ). Kuantitas order ulang harus sama dengan carrying cost dan totalordering
cost.
SubSistem Aplikasi Siklus Produksi
Perancangan produk merupakan tahap awal dari sistem produksi yang bertujuan untuk
merancang sebuah produk yang memenuhi keinginan konsumen dalam hal kualitas, lama
pengerjaan, dan biaya produksi yang rendah.
Sistem Akuntansi Biaya
Tahap akhir dalam sistem produksi adalah sistem akuntansi biaya yang bertujuan yaitu :
-

Menghasilkan informasi untuk perencanaan, pengendalian, dan penilaian kinerja
dala produksi.
Menghasilkan informasi biaya yang akurat agar dapat digunakan sebagai dsar
penentuan harga (pricing) dan kepututusan tentang komposisi produk (product mix).
Menghasilkan informasi yang dapat digunakan untuk menghitung nilai persediaan dan
harga pokok penjualan.

Jenis sistem akuntansi biaya yang umum digunakan oleh sebuah perusahaan adalah
sistem penentuan harga pokok pesanan (job order costing) dan sistem peneentuan harga
pokok proses (process costing) dan laporan yang dihasilkan sistem akuntansi biaya umumnya
berupa :
-

Laporan kontrol (control report).
Laporan harga pokok produksi (production cost report)

Catatan akuntansi yang diselenggarakan dalam sistem akuntansi biaya adalah :
 Jika perusahaan mengolah data biaya secara manual (noncomputerized record) :
1. Perusahaan jasa dan manufaktur menggunakan sebuah kartu harga pokok produksi
(production cost ledger) yang berfungsi sebagai kartu pembantu untuk rekening persediaan
produk dalam proses.
2. Jika perusahaan menggunakan sistem harga pokok pesanan, catatan ini dibuat satu halaman
untuk setiap pesanan.
3. Jika perusahaan menggunakan sistem harga pokok proses, catatan ini dibuat dalam satu
halaman untuk setiap pusat biaya. Untuk mencatat informasi dalam catatan ini, digunakan
arsip order produksi.


Jika perusahaan mengolah data biaya dengan menggunakan komputer :

1. File induk (masterfile) dan file transaksi (transaction file)

8.1.3 Penjualan dan Penerimaan Kas
Semua yang berkaitan dengan rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan
informasi yang tejadi secara berulang-ulang terkait dengan penyerahan barang dan jasa
kepada para pelanggan dan menerima semua bentuk pelunasan yang diterima dari pelanggan
dapat diartikan sebagai siklus pendapatan. Menyediakan barang atau jasa sesuai dengan
kesepakatan antara penjual dengan pembeli pada waktu dan tempat serta harga yang sesuai
merupakan aktivitas utama dalam kegiatan siklus pendapatan. Untuk memberikan layanan
kepada pembeli maka pimpinan perusahaan harus melaksanakan kebijakan sebagai berikut:
1. Memastikan bahwa produk telah sesuai dengan kebutuhan dan keinginan pelanggan
2. Menjaga agar persedian barang atau jasa tersedia setiap saat
3. Menetapkan syarat-syarat penyerahan barang kepada pembeli
4. Menetapkan harga yang tinggi
5. Menentukan fasilitas penawaran secara kredit dan kredit maksimal

6. Berapa banyak kredit yang harus diberikan? Menentukan syarat-syarat penjualan kredit
yang harus dipenuhi
7. Menentukan jumlah pembayaran yang maksimal
Pihak perusahaaan dalam kegiatan ini selalu mempelajari dan melakukan evaluasi
mengenai efektivitas proses siklus pendapatan. data dan informasi yang diterima harus akurat
dan dapat dipercaya serta relevan untuk digunakan sebagai pengambilan keputusan oleh
pimpinan. Menurut Romney (2005 ), ada tiga fungsi dasar SIA dalam siklus pendapatan,
yaitu:
1. Mendapatkan dan memproses data mengenai berbgai aktifitas bisnis
2. Menyimpan dan mengatur data tersebut untuk mendukung pengambilan keputusan
3. Memberikan pengawasan untuk memastikan keandalan data serta menjaga sumber daya
perusahaan
Semua yang berkaitan dengan rangkaian aktifitas bisnis dan kegiatan pemrosesan
informasi yang terjadi secra berulang-ulang terkait dengan penerimaan barang dan jasa dari
pemasok dan membayar semua bentuk pelunasan yang diserahkan kepada pemasok dapat
diartikan sebagai siklus pengeluaran.
Siklus pengeluaran bertujuan untuk menekan biaya perlengkapan, dan biaya-biaya
pemelihraan persediaan barang digudang, biaya perlengkapan, dan biaya-biaya lain dalam
benuk pengeluaran atas pelayanan yang diterima perusahaan. Untuk dapat menekan semua
biaya diatas, maka manajemen harus membuat beberapa keputusan penting sebagai berikut :
1. Menentukkan jumlah persediaan dan perlengkapan yang aman
2. Menentukkan pemasok yang betul-betul memberikan pelayanan yang baik
3. Menentukkan penempatan di mana persediaan disimpan
4. Lakukan pembelian secara lintas unit dapat menekan harga pokok pembelian
5. Mengoptimalkan pemanfaatan tekhnologi dan informasi agar terjadi efisiensi
6. Mengendalikan ketersediaan uang tunai untuk mendapatkan potongan pembelian
7. Lakukan pengelolaan arus kas untuk memeudahkan pelunasan ke pemasok
Selain itu, pengawasan dan evaluasi yang dilakukan oleh pimpinan terkait dengan
efisiensi serta efektifitas proses siklus pengeluaran yang membutuhkan kemudahan akses ke
pangkalan data terinci mengenai sumber daya yang digunakan dalam siklus pengeluaran,
kegiatan mempengaruhi sumber daya tersebut, serta para pelaku yang terlibat dalam kegiatan
tersebut.
Selanjutnya, agar dapat berguna dan relevan untuk pengambilan keputusan, data harus akurat,
andal, dan tepat waktu.

Menurut Romney (2005), ada tiga fungsi dasar SIA dalam siklus pengeluaran, yaitu sebagai
berikut :
1. Memperoleh dan memproses data mengenai berbagai aktivitas bisnis
2. Menyimpan dan mengatur data untuk mendukung pengambilan keputusan
3. Menyediakan fungsi pengendalian untuk memastikan keandalan data dan penjagaan atas
sumber daya perusahaan
A. SIKLUS PENDAPATAN
Siklus ini bertujuan untuk mengetahui perinciian saat terjadinya proses penagihan kas
berlangsung dan diterimanya pendapatan.
1. Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan
a. Menerima Pesanan Penjualan
Dimulai dengan adanya penerimaan pesanan dari pelanggan yang kemudian diproses
oleh bagian pesanan penjualan untuk dipertanggung jawabkan kepada wakil direktur bagian
pemasaran.
-

Menerima Pesanan

Banyak cara meningkatkan efisien dan efektifitas proses entri pesana penjulan. Salah
satunya adalah mengizinkan pelanggan memasuki data pesanan penjualan sendiri ( dalam
penjualan melaului website ). Cara lain menggunakan elektronik data interchange (EDI)
untuk berhubungan langsung dengan pelanggan. Semua data yang dibutuhkan untuk
memproses pesanan dikumpulkan dan dicatat secra akurat. Untuk itu, perlu diadakan
pemeriksaan tentang :
a. Mencocokan informasi dalam file induk pelanggan file persediaan barang
b. Memastikan bahwa semua informasi yang dibutuhkan telah tercantum secar
lengkap
c. Perifikasi kuantitas yang dipesan dengan riwayat penjualan barang pelanggan
yang bersangkutan
-

Persetujuan Kredit

Penjualan secara kredit banyak dilaksanakan dalam praktik bisnis perusahaan.
Biasanya dibuat batas kredit untuk setiap pelanggan catattan kredit pelanggan terdahulu dan
kemampuan untuk membayar. Biasanya terdapat otorisasi khusus untuk menyetujui kredit
bagi para pelanggan baru, ketika sebuah pesanan melebihi batas maksimal kredit pelanggan
tersebut.

-

Memeriksa ketersediaan persediaan

Langkah berikutnya menetapkan apakah jumlah persediaan barang cukup memenuhi
pesanan, agar dapai diinformasikan kepada pelanggan kapan pesanannya akan dikirim.
Apabila ketersediaan barang tidak mencukupi pesanan tersebut maka dibuat pemesanan ulang
untuk berang tersebut. Ketika ketersediaan barang sudah bisa dipastikan, maka buat kartu
pengambilan barang yang berisi daftar jenis barang-barang beserta jumlah barang yang
dipesan.
-

Menginformasikan kepada pelanggan

Pelayanan pelanggan adalah hal yang penting bagi perusahaan, untuk itu perusahaan
dapat menggunakan sistem Customer Relationship Management ( CRM ) mendukung proses
penting dalam menjawab permintaan pelanggan. Sistem ini mengatur data terinci mengenai
pelanggan hingga data dapat digunakan untuk memfasilitasi layanan yang lebih efisien serta
personal kepada pelnggan.
b. Pengiriman
-

Mengambil dan mengepak pesanan

Pegawai bagian gudang menggunakan kartu pengambilan barang mengidentifikasi
produk serta berapa banyak pesanan yang dikeluarkan dari gudang. Para pegawai begian
gudang akan mencatat jumlah setiap barang yang diambil. Barang kemudian dipindahkan ke
bagian pengiriman.
-

Pengiriman pesanan

Bagian pengiriman akan memeriksa jumlah fisik persediaan barang dengan jumlah
yang tertera dalam kartu pengambilan barang dengan jumlah yang ditujukkan pada salinan
pesanan penjualan yang dikirim langsung ke bagian pengiriman berdasarkan pesanan
penjualan. Tembusan pengemasan memuat jumlah dari keterangan setaip barang yang
dimasukkan kedalam daftar pengiriman. Menyiapkan dokumen pengiriman yang merupakan
kontrak resmi dan menyatakan bahwa terdapat tanggung jawab atas sejumlah barang yang
dikirim.
c. Penagihan dan Piutang uSaha
Aktivitas yang terjadi pada piutang usaha adalah sebagi berikut:
-

Penagihan

Aktivitas penagihan adalah aktivitas pemrosesan informasi yang mengemas ulang
serta meringkas informasi dari entri pesanan penjualan dan aktivitas pengiriman. Dalam
aktivitas penagihan, dokumen dasar yang dibuat adalah faktur penjualan yang
menginformasikan kepada pelanggan tentang sejumlah kewajiban mereka dari transaksi yang
terjadi serta kapan dan dimana mereka akan melunasinya.

-

Perawatan dan piutang

Fungsi penting data piutang usaha adalah menggunakan berbagai informasi yang
terdapat pada faktur penjualan sehingga memudahkan melakukan pendebitan dan mengkredit
rekening tersebut saat penerimaan tagihan. Ada dua perlakuan untuk memelihara data piutang
usaha tersebut, yaitu menggunakan metode faktur terbuka dan menggunakan metode
pembayaran total.
d. Tagihan Kas
Siklus akhir pendapatan adalah penerimaan tagihan kas. Penerimaan kas dan cek dari
pelanggan dapat saja dicuri dengan mudah oleh orang yang tidak bertanggung jawab. Untuk
itu dapat digunakan beberapa langkah alternatif untuk mengurangi risiko pencurian tersebut.
Antara lain sebagai berikut :
1) Menugaskan staf bagian surat-menyurat untuk mempersiapkan daftar pengiriman uang,
Yaitu dokumen yang mengidentifikasi nama dan jumlah semua kiriman uang pelanggan, serta
mengirimkan daftar ini kebagian piutang usaha.
2) Pengamanan pencurian kiriman uang pelanggan oleh karyawan perusahaan dengan
membuat sistem lockbok (merupakan sebuah alamt pos yang dituju pelanggan ketika
menyerahkan uang mereka ) di bank. Penggunaan lockbox ini juga akan meningkatkan
manajemen arus kas. Dengan adanya lockbox, akan meniadakan penundaan yang
berhubungan dengan pemrosesan kiriman uang pelanggan sebelum penyimpanan. Namun
petugas khusus setiap tanggal jatuh tempo tagihan harus memeriksa kontak ini.
2. Mekanisme Pemrosesan Bukti Transaksi
Ciri utama sistem siklus pendapatan ditunjukkan oleh kompleksitas data dan integrasi
data yang dihasilkan. Sistem pemproses data langsung (on-line) yang menerima pesanan
melaui internet atau pesanan kepada tenaga penjual, memiliki keuntungan sebagai berikut :
a. Bisa dideteksi kesalahan dini sebab entri pesanan dilakukan ke pelanggan
b. Persetujuan kredit dapat dibuat segera pada waktu pelanggan menyerahkan pesanannya
c. Kondisi persediaan lebih akurat dan menjamin pelayanan ke pelanggan
d. Penghematan waktu oleh bagian gudang dan bagian pengiriman
e. Kesalah dapat dideteksi lebih awal karena data yang dimasukkan oelh bagian pengiriman
dengan yang berada di file penjualan mudah diverifikasi
f. Peningkatan arus kas serta ukuran kinerja lebih tepat waktu

3. Pengawasan
Fungsi lain dari SIA yang didesain secara baik merupakan proses menyiapkan
pengawasan dan pengendalian dengan tujuan untuk mengotorisasi transaksi secara benar dan
pencatatan secra valid, dapat menjaga keamanan data kas, persediaan dari risiko kehilangan
dan pencurian, dan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kegiatan
8.2 Mengidentifikasi Major Threat dalam Aktivitas Bisnis di atas dan
Mengevaluasi Kecukupan Pengendalian Internal
Ada beberapa ancaman dan pengendaliannya pada siklus pendapatan ini, umumnya seperti :
a) Kehilangan Data
Pengendalian untuk hal ini adalah pengendalian akses (secara fisik dan logis)
b) Kinerja yang buruk
Pengendalian untuk hal ini adalah melakukan persiapan dan tinjauan laporan kinerja
1. Penerimaan pesanan penjualan
Pada aktivitas entri pesanan penjualan ada beberapa ancaman antara lain:


Pesanan pelanggan yang tidak lengkap atau tidak akurat



Penjualan secara kredit ke pelanggan yang memiliki catatan kredit buruk



Terjadi legitimasi pesanan



Habisnya persediaan, biaya penggudangan, dan pengurangan harga

Pengendalian yang bisa dilakukan, yaitu:


Pemeriksaan edit entri data



Persetujuan kredit oleh manajer bagian kredit, bukan oleh fungsi penjualan; catatan
yang akurat atas saldo rekening pelanggan



Tanda tangan di atas dokumen kertas, tanda tangan digital dan sertifikat digital untuk
e-business



Sistem pengendalian persediaan

2. Pengiriman barang
Pada aktivitas pengiriman barang ada beberapa ancaman antara lain:



Kesalahan jumlah barang, alamat ataupun jenis barang yang dikirim.
Pencurian persediaan

Pengendalian yang bisa dilakukan, yaitu:



Rekonsiliasi pesanan penjualan dengan kartu pengambilan dan slip pengepakan,
pemindai kode garis, pengendalian aplikasi entri data
Batasi akses fisik ke persediaan. Dokumentasi semua transfer internal persediaan.
Perhitungan fisik persediaan secara periodik persediaan dan rekonsiliasi perhitungan
dengan jumlah yang dicatat

3. Penagihan dan piutang usaha
Pada aktivitas penagihan dan piutang usaha ada beberapa ancaman antaralain:




Kegagalan untuk menagih pelanggan
Kesalahan dalam penagihan
Kesalahan dalam memasukkan data ketika memperbarui piutang usaha

Pengendalian yang bisa dilakukan, yaitu:





Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan. Pemberian nomor terlebih dahulu ke
semua dokumen pengiriman dan rekonsiliasi faktur secara periodik. Rekonsiliasi kartu
pengambilan dan dokumen pengiriman dengan pesanan penjualan
Pengendalian edit entri data dan daftar harga
Rekonsiliasi buku pembantu piutang usaha dengan buku besar; laporan bulanan ke
pelanggan

4. Penagihan kas
Pada aktivitas penagihan kas ancaman yang biasa terjadi adala :


Pencurian Kas

Hal ini dapat diatasi dengan beberapa cara, yaitu: Pemisahan tugas; minimalisasi penanganan
kas; kesepakatan lockbox; konfirmasikan pengesahan dan penyimpanan semua penerimaan;
Rekonsiliasi periodik laporan bank dengan catatan seseorang yang tidak terlibat dalam
pemrosesan penerimaan kas.