Chapter I Evaluasi Sistem Automasi Pađa Perpustakan Universitas HKBP Nommensen Medan Menggunakan Kerangka PIECES

BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Memasuki era globalisasi, perpustakaan dituntut untuk melangkahkan kaki
lebih cepat, meninggalkan pola pengelolaan layanan konvensional guna
menghadapi perubahan-perubahan yang terjadi disegala bidang. Jenis dan tingkat
kebutuhan pengguna pun semakin meningkat dan bervariasi, sehingga peranan
teknologi informasi semakin dirasakan perlu untuk dapat meningkatkan peranan
perpustakaan sebagai pusat informasi.
Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang berada dalam
suatu perguruan tinggi dan merupakan salah satu unit organisasi yang menunjang
perguruan tinggi dalam mencapai tujuannya. Perpustakaan perguruan tinggi
mempunyai tugas mengumpulkan, mengolah, memelihara, melestarikan dan
mendayagunakan informasi dalam bentuk bahan pustaka, baik yang dihasilkan
lembaga yang bersangkutan maupun dari pihak luar. Perpustakaan perguruan
tinggi dituntut untuk dapat menyediakan dan menyalurkan informasi dengan lebih
cepat serta jangkauan yang luas. Untuk dapat mengikuti perkembangaan
teknologi,

perpustakaan

telah

mengembangkan

pelayanannya

dengan

menggadakan sistem automasi. Sistem automasi perpustakaan merupakan sebuah
sistem yang membantu menangani aktifitas pustakawan untuk mengelola
perpustakaan.
Ada tiga macam sistem layanan yang biasa dilakukan oleh perpustakaan,
yaitu sistem open access (layanan terbuka), sistem closed access (layanan

1

tertutup) dan sistem layanan campuran. Perpustakaan HKBP Nommensen Medan
awalnya menggunakan sistem automasi clossed access (layanan tertutup) yang
hanya dapat diakses oleh mereka yang bekerjasama. Sistem automasi
perpustakaan Universitas HKBP Nommensen bernama SPEKTRA "Sistem

Informasi Perpustakaan Universitas Kristen Petra". Perpustakaan HKBP
Nommensen menjalin kerjasama dengan tergabung dalam InCU-VL (Indonesian
Christian Universities-Virtual Library) yang merupakan anggota dari BK-PTKI
(Badan Kerjasam Perguruan Tinggi Kristen di Indonesia). Kerjasama dilakukan
dengan cara berjejaring jarak jauh. Seiring dengan perkembangan zaman,
kebutuhan pengguna perpustakaan semakin meningkat dan disiplin ilmu
pengetahuan juga semakin berkembang, menyebabkan perpustakaan Universitas
HKBP Nommensen Medan merubah sistem automasi mereka menjadi open
access (layanan terbuka). Penerapan sistem open access membuat Perpustakaan
HKBP Nommensen tidak lagi menggunakan SPEKTRA melainkan memiliki
sistem automasi sendiri yang diberi sama Sistem Informasi Perpustakaan
Universitas HKBP Nommensen (SIP UHN).
Pada observasi awal yang dilakukan oleh penulis, pada sistem automasi
perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan terdapat modul pengadaan,
pengolahan, sirkulasi, OPAC, serta entri anggota. Penulis menemukan beberapa
masalah pada sistem automasi perpustakaan Universitas HKBP Nommensen
Medan diantaranya, koleksi yang ada diperpustakaan Universitas HKBP
Nommensen Medan belum sepenuhnya masuk kedalam OPAC terutama skripsi,
sehingga terjadi penumpukan koleksi serta menyulitkan pemustaka atau peneliti

2

untuk mendapatkan informasi yang mereka inginkan. Koleksi yang telah terdaftar
di OPAC tidak dapat ditemukan pemustaka sehingga koleksi tersebut tidak
dimanfaatkan. Masalah lainnya ialah sering terjadi error sistem pada saat
pengguna ingin melakukan penelusuran.
Sehubungan dengan masalah yang ada pada sistem automasi perpustakaan
Universitas HKBP Nommensen Medan, maka perlu diadakan proses evaluasi.
Evaluasi dilakukan untuk mengetahui sistem yang ada di perpustakaan telah
berjalan sesuai dengan kebutuhan perpustakaan atau tidak. Evaluasi dapat
dilakukan dengan menggunakan kerangkan PIECES sebagai dasar analisis tingkat
kepentingan suatu masalah atau efektivitas suatu solusi. Kerangka kerja PIECES
bertujuan untuk mengukur sistem yang ada dapat dioperasikan dengan baik atau
tidak di dalam organisasi. Kerangka PIECES digunakan untuk menganalisa baik
pada sistem manual maupun sistem yang berbasis komputer.
Dari latar belakang uraian masalah tersebutpenulis tertarik untuk
mengangkat judul penelitian “Evaluasi Sistem Automasi Pađa Perpustakan
Universitas HKBP Nommensen Medan Menggunakan Kerangka PIECES.”

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakangyang penulis paparkan maka rumusan masalah
ialah Bagaimana sistem automasi yang ada di perpustakaan Universitas HKBP
Nommensen Medan diukur dengan menggunakan kerangka PIECES?

3

1.3 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk mengevaluasi sitem automasi
yang

ada

pada

perpustakaan

Universitas

HKBP

Nommensen

Medan

menggunakan kerangka PIECES.

1.4 Manfaat Penelitian
a. Manfaat teoritis
Untuk meningkatkan dan mengembangkan ilmu pengetahuan pada
umumnya dan menambah sumber pengetahuan serta dapat digunakan sebagai
bahan referensi dan informasi bagi peneliti lain yang berminat mengkaji masalahmasalah yang berhubungan dengan evaluasi sistem automasi dalam rangka
menambah wawasan dan perbandingan dengan lokasi penelitian lainnya.
b. Manfaat Praktis
Hasil penelitian diharapkan dapat menjadi bahan yang berguna bagi
pengembangan ilmu pengetahuan khususnya dibidang perpustakaan dan juga
dapat menjadi kontribusi terutama yang berminat dan mempunyai perhatian
terhadap sistem automasi, bagi

pimpinan Perpustakaan HKBP Nommensen

Medansebagai masukan dalam pengambilan kebijakan khususnya pengembangan
sistem automasi perpustakaan.

4

1.5 Ruang Lingkup Penelitian
Ruang lingkup penelitian mencakup seluruh aspek kerangka PIECES
(Performance, Information, Economy, Control, Eficiency, Service) dalam
melakukan evaluasi sistem automasi pada perpustakaan Universitas HKBP
Nommensen Medan.

5