Chapter I Sistem Manajemen Pengelolaan Data Pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera
Utara
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara lahir di kota
Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi dan
Bisnis lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala)
Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku
Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di
kota Medan, namun Fakultas Ekonomi dan Bisnis yang berada di Kutaraja (Banda
Aceh) tetap memakai nama di bawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini
menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional berada di Kutaraja,
sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden
Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Berhubung Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara yang
berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari
Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka
memperoleh status negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan
Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi dan
Bisnis yang diselenggarakan
oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke
6
dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang
berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I
No. 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi
No. 131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan No. 23/DIKTI/Kep/1987,
No. 25/DIKTI/Kep/1987 dan No. 26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi dan
Bisnis Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan,
yaitu Program Pendidikan Strata-1, Program Pendidikan DiplomaIII.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma III terdiri dari :
a. Program Studi Kesekretariatan
b. Program Studi Keuangan
c. Program Studi Akuntansi
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara di Medan mulai
menerima mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
7
Visi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah
menjadi salah satu Fakultas Ekonomi dan Bisnis terkemuka yang dikenal unggul
dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah
sebagai berikut :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang
ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan
fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan
jaringan
dan
kerjasama
dengan
institusi
swasta
dan
pemerintahanserta organisasi profesional dan lembaga lain yang terkait bertaraf
nasional dan internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah
sebagai berikut :
8
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan
diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian
dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/
perubahan.
B. Jenis Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan
pembinaan aktivitas akademik.Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera
Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit
(tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada
umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara lebih
berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan
penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan
kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma
Perguruan Tinggi: Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan
Pengabdian kepada Masyarakat.
Dengan demikian diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi dan
Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang
baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya, sehingga memberikan
dan menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki
kualitas yang baik.
9
C. Struktur Organisasi
Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang
dantanggung
jawab
secara
sistematis
yang
menunjukkan
adanya
hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah
untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut.Pengaturan ini
dihubungkan
dengan
pencapaian
instansi
yang
telah
ditetapkan
sebelumnya.Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam
instansi.Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat
diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui
kerjasama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan organisasi dapat dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan
perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian
kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran
tunggal.
10
Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi dan BisnisUniversitas Sumatera Utara
dapat dilihat pada Gambar 2.1
DEKAN
Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak, CA
PUDEK I
Fahmi N. Nasution, SE, M.Acc, Ak
PUDEK II
Drs. Arifin Lubis, MM, Ak
PUDEK III
Ami Dilham, SE, M.Si
KEPALA BAGIAN TATA USAHA
Jamaluddin Hasibuan, SH
Kasubag
Akademik
Dra. Cut Nilawati
Kasubag
Kemahasiswaan
Maslan, SE
Kasubag
Kepegawaian
Zailiana, S.Sos
Kasubag
Keuangan dan Umum
Ahmad Fauzi, SE, M.Si
Kasubag
Perlengkapan
Sadali, SE
Sumber: Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi dan BisnisUniversitas Sumatera Utara
(2012)
Gambar 2.1
Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi dan BisnisUniversitas Sumatera Utara
11
Struktur Organisasi Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi dan
BisnisUniversitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.2
DEKAN
Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak, CA
PUDEK I
Fahmi N. Nasution, SE, M.Acc, Ak
PUDEK II
Drs. Arifin Lubis, MM, Ak
PUDEK III
Ami Dilham, SE, M.Si
KEPALA BAGIAN TATA USAHA
Jamaluddin Hasibuan, SH
Kasubag
Akademik
Dra. Cut Nilawati
Kasubag
Kemahasiswaan
Maslan, SE
Kasubag
Kepegawaian
Zailiana, S.Sos
Kasubag
Keuangan dan Umum
Ahmad Fauzi, SE, M.Si
BPP
Mulyadi, A.Md
Sugeng
Suprayetno
Siswant, SP
Kasubag
Perlengkapan
Sadali, SE
PBABP
Santuso
Tugino
Sumber: Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
(2012)
Gambar 2.2
Struktur Organisasi Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Sumatera Utara
12
D. Deskripsi Pekerjaan
Berikut ini adalah deskripsi pekerjaan dari setiap unit pada Bagian
Kepegawaian, Bagian Pendidikan dan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi dan
BisnisUniversitas Sumatera Utara yang terdiri dari :
1. Bagian Kepegawaian
Tugasnya adalah :
a. Proses surat menyurat yakni mencatat surat masuk dari pimpinan,
pengarsipan.
b. Proses Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) Dosen dan Pegawai,
Pengonsepan Daftar Penilaian Pelaksanaan
Pekerjaan (DP3) masing-
masingDepartemen, konsep dikirim ke Departemen, setelah di isi (acc) lalu
diketik, disetujui pimpinan, pengarsipan.
c. Proses Pembuatan Surat Keterangan untuk Mendapatkan Pembayaran
Tunjangan Keluarga (KP4) Dosen dan Pegawai dengan memberikan formulir
Surat Keterangan untuk Mendapatkan Pembayaran Tunjangan Keluarga (KP4)
ke setiap Dosen dan Pegawai, formulir di isi (ditanda tangani) langsung
diketik, disetujui pimpinan, pengarsipan.
d. Proses Kenaikan Pangkat Dosen dan Pegawai,
yakni dengan cara
menerimadosen dan pegawai yang naik pangkat, penelitian berkas (berkas
diperiksa), pengetikan berkas apabila berkas kurang di informasikan kepada
yang bersangkutan, mengadakan rapat pimpinan, pengetikan usul kenaikan
pangkat, disetujui pimpinan, dikirim ke Rektor, menerima Surat Keterangan
Fungsional/Naik Pangkat dari Rektor, menerima Surat Keterangan Naik
Pangkat Pegawai, foto copy Surat Keterangan, menyerahkan Surat Keterangan
ke Bendaharawan Gaji, memasukkan berkas ke dalam arsip.
13
e. Proses Absensi Pegawai dimulai dari pengetikan Daftar Hadir Pegawai setiap
bulannya, pengetikan Daftar Hadir Dosen dan Pegawai setiap Upacara di Biro,
pengarsipan.
f. Proses Usul Pegawai Tidak Tetap dengan menerima berkas pegawai,
mengetikan nama-nama pegawai tidak tetap yang diusulkan setiap tahun,
disetujui pimpinan, dikirim ke Rektor, menerima Surat Keterangan Rektor
pegawai tidak tetap, pengarsipan.
g. Prosedur Pembuatan Gaji Berkala Dosen dan Pegawai dengan cara pengetikan
gaji berkala setiap bulan, disetujui pimpinan, diserahkan ke Bendaharawan
Gaji, pengarsipan, rekapitulasi pegawai atau absensi pegawai, pengurusan
pensiun dosen dan pegawai.
2. Bagian Pendidikan
Tugasnya adalah :
a. Menyusun program kerja tahunan sub bagian.
b. Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang pendidikan
dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat.
c. Mempersiapkan
bahan
penyusunan
petunjuk
pelaksanaan
peraturan
perundang-undangan di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan
pengabdian masyarakat.
d. Mengkomunikasikan dan memberikan pelayanan informasi di bidang
pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat.
e. Memonitor pelaksanaan administrasi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan
pengabdian pada masyarakat.
14
f. Melakukan pencatatan, pengolahan, dan analisis data perkembangan
pelaksanaan program pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian
pada masyarakat.
g. Menyusun laporan pelaksanaan program kerja sub bagian.
h. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
3. Bagian Akademik
Tugasnya adalah :
a. Menyusun program kerja tahunan bagian.
b. Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang akademi
yang meliputi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian
masyarakat.
c. Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang registrasi
dan evaluasi perkembangan kemajuan belajar mahasiswa per mata kuliah pada
setiap jurusan dan program studi.
d. Menghimpun, menelaah dan menggandakan peraturan perundang-undangandi
bidang akademik, sarana akademik, registrasi dan statistik.
e. Mengkomunikasikan dan memberikan pelayanan informasi di bidang
akademik, sarana akademik, registrasi, pencatatan evaluasi perkembangan
kemajuan belajar, dan statistik mahasiswa.
f. Mengkoordinasikan pelaksanaan pendaftaran ujian masuk ke universitas.
g. Melaksanakan pencatatan pengolahan dan analisis data perkembangan
pelaskanaan program akademik serta mempersiapkan usul pengadaan blanko
ijazah dan penyusunan kalender akademik.
15
h. Menyimpan dan memelihara dokumen, surat dan warkat yang berhubungan
dengan program akademik, sarana akademik serta evaluasi kemajuan belajar,
registrasi dan statistik mahasiswa.
i. Menyusun laporan pelaksanaan program kerja bagian.
E. Kinerja Organisasi
Setiap perusahaan/organisasi mempunyai visi dan misi yang harus
dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu
semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara,
fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat
terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja
keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan
kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja di dalam organisasi yang dijalankan
fakultas adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap
mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya
bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat,
serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada
masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri,
kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus
melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan
Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
16
Sedangkan kinerja organisasi terkini yang dilakukan Bagian Akademik
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah :
a. Melaksanakan urusan registrasi dan statistik mahasiswa yang meliputi data
pribadi mahasiswa, kemajuan belajar mahasiswa, jumlah SKS yang dicapai,
Indeks Prestasi (IP), jumlah lulusan, putus kuliah dan mutasi mahasiswa.
b. Mengevaluasi pelaksanaan administrasi akademik, statistik dan sarana akademik
serta registrasi mahasiswa.
c. Mengevaluasi pelaksanaan registrasi pencatatan perkembangan kemajuan
belajar mahasiswa dan penyusunan statistik mahasiswa.
d. Mempersiapkan
saran/rekomendasi
penyelesaian
masalah
administrasi
akademik.
e. Menghimpun data mutasi mahasiswa per semester/jurusan/program studi.
f. Mempersiapkan bahan penyusunan dan penyajian data/informasi perkembangan
pelaksanaan program pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian
masyarakat.
g. Mempersiapkan
saran/rekomendasi
penyelesaian
masalah
administrasi
pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.
h. Mempersiapkan bahan/mengurus penyelenggaraan kegiatan seminar, lokakarya,
penataran, wisuda, dies natalis, dan kegiatan lainnya di bidang pendidikan,
pengajaran dan pengabdian masyarakat.
17
F. Rencana Kegiatan
1. Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
adalah :
a. Menyusun jadwal perkuliahan Semester Genap Tahun Ajaran 2014/2015.
b. Merancang kegiatan Ujian Akhir Semester (UAS) Semester Ganjil
Tahun Ajaran 2014/2015.
c. Penyusunan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS)
Semester Ganjil/Genap.
d. Pelaksanaan Wisuda Mahasiswa.
2. Rencana Kegiatan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Sumatera Utara antara lain :
a. Menyimpan dan menyebarluaskan peraturan perundang-undangan
di bidang akademik, sarana akademik, registrasi dan statistik.
b. Melaksanakan pendataan ijazah dan penyusunan buku/nomor induk
mahasiswa.
c. Menyusun dan menyajikan data/informasi perkembangan pelaksanaan
administrasi program akademik dan sarana akademik.
d. Mempersiapkan bahan evaluasi pelaksanaan pendidikan dan pengajaran,
penelitian dan pengabdian masyarakat.
e. Mempersiapkan bahan pelaksanaan kegiatan perkuliahan dan ujian.
f. Mempersiapkan bahan penyusunan kalender pendidikan dan pengajaran.
18
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera
Utara
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara lahir di kota
Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi dan
Bisnis lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala)
Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku
Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di
kota Medan, namun Fakultas Ekonomi dan Bisnis yang berada di Kutaraja (Banda
Aceh) tetap memakai nama di bawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini
menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional berada di Kutaraja,
sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden
Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Berhubung Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara yang
berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari
Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka
memperoleh status negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan
Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi dan
Bisnis yang diselenggarakan
oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke
6
dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang
berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I
No. 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi
No. 131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan No. 23/DIKTI/Kep/1987,
No. 25/DIKTI/Kep/1987 dan No. 26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi dan
Bisnis Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan,
yaitu Program Pendidikan Strata-1, Program Pendidikan DiplomaIII.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma III terdiri dari :
a. Program Studi Kesekretariatan
b. Program Studi Keuangan
c. Program Studi Akuntansi
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara di Medan mulai
menerima mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
7
Visi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah
menjadi salah satu Fakultas Ekonomi dan Bisnis terkemuka yang dikenal unggul
dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah
sebagai berikut :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang
ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan
fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan
jaringan
dan
kerjasama
dengan
institusi
swasta
dan
pemerintahanserta organisasi profesional dan lembaga lain yang terkait bertaraf
nasional dan internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah
sebagai berikut :
8
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan
diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian
dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/
perubahan.
B. Jenis Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan
pembinaan aktivitas akademik.Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera
Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit
(tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada
umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara lebih
berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan
penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan
kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma
Perguruan Tinggi: Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan
Pengabdian kepada Masyarakat.
Dengan demikian diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi dan
Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang
baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya, sehingga memberikan
dan menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki
kualitas yang baik.
9
C. Struktur Organisasi
Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang
dantanggung
jawab
secara
sistematis
yang
menunjukkan
adanya
hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah
untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut.Pengaturan ini
dihubungkan
dengan
pencapaian
instansi
yang
telah
ditetapkan
sebelumnya.Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam
instansi.Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat
diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui
kerjasama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan organisasi dapat dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan
perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian
kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran
tunggal.
10
Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi dan BisnisUniversitas Sumatera Utara
dapat dilihat pada Gambar 2.1
DEKAN
Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak, CA
PUDEK I
Fahmi N. Nasution, SE, M.Acc, Ak
PUDEK II
Drs. Arifin Lubis, MM, Ak
PUDEK III
Ami Dilham, SE, M.Si
KEPALA BAGIAN TATA USAHA
Jamaluddin Hasibuan, SH
Kasubag
Akademik
Dra. Cut Nilawati
Kasubag
Kemahasiswaan
Maslan, SE
Kasubag
Kepegawaian
Zailiana, S.Sos
Kasubag
Keuangan dan Umum
Ahmad Fauzi, SE, M.Si
Kasubag
Perlengkapan
Sadali, SE
Sumber: Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi dan BisnisUniversitas Sumatera Utara
(2012)
Gambar 2.1
Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi dan BisnisUniversitas Sumatera Utara
11
Struktur Organisasi Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi dan
BisnisUniversitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.2
DEKAN
Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak, CA
PUDEK I
Fahmi N. Nasution, SE, M.Acc, Ak
PUDEK II
Drs. Arifin Lubis, MM, Ak
PUDEK III
Ami Dilham, SE, M.Si
KEPALA BAGIAN TATA USAHA
Jamaluddin Hasibuan, SH
Kasubag
Akademik
Dra. Cut Nilawati
Kasubag
Kemahasiswaan
Maslan, SE
Kasubag
Kepegawaian
Zailiana, S.Sos
Kasubag
Keuangan dan Umum
Ahmad Fauzi, SE, M.Si
BPP
Mulyadi, A.Md
Sugeng
Suprayetno
Siswant, SP
Kasubag
Perlengkapan
Sadali, SE
PBABP
Santuso
Tugino
Sumber: Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
(2012)
Gambar 2.2
Struktur Organisasi Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Sumatera Utara
12
D. Deskripsi Pekerjaan
Berikut ini adalah deskripsi pekerjaan dari setiap unit pada Bagian
Kepegawaian, Bagian Pendidikan dan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi dan
BisnisUniversitas Sumatera Utara yang terdiri dari :
1. Bagian Kepegawaian
Tugasnya adalah :
a. Proses surat menyurat yakni mencatat surat masuk dari pimpinan,
pengarsipan.
b. Proses Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) Dosen dan Pegawai,
Pengonsepan Daftar Penilaian Pelaksanaan
Pekerjaan (DP3) masing-
masingDepartemen, konsep dikirim ke Departemen, setelah di isi (acc) lalu
diketik, disetujui pimpinan, pengarsipan.
c. Proses Pembuatan Surat Keterangan untuk Mendapatkan Pembayaran
Tunjangan Keluarga (KP4) Dosen dan Pegawai dengan memberikan formulir
Surat Keterangan untuk Mendapatkan Pembayaran Tunjangan Keluarga (KP4)
ke setiap Dosen dan Pegawai, formulir di isi (ditanda tangani) langsung
diketik, disetujui pimpinan, pengarsipan.
d. Proses Kenaikan Pangkat Dosen dan Pegawai,
yakni dengan cara
menerimadosen dan pegawai yang naik pangkat, penelitian berkas (berkas
diperiksa), pengetikan berkas apabila berkas kurang di informasikan kepada
yang bersangkutan, mengadakan rapat pimpinan, pengetikan usul kenaikan
pangkat, disetujui pimpinan, dikirim ke Rektor, menerima Surat Keterangan
Fungsional/Naik Pangkat dari Rektor, menerima Surat Keterangan Naik
Pangkat Pegawai, foto copy Surat Keterangan, menyerahkan Surat Keterangan
ke Bendaharawan Gaji, memasukkan berkas ke dalam arsip.
13
e. Proses Absensi Pegawai dimulai dari pengetikan Daftar Hadir Pegawai setiap
bulannya, pengetikan Daftar Hadir Dosen dan Pegawai setiap Upacara di Biro,
pengarsipan.
f. Proses Usul Pegawai Tidak Tetap dengan menerima berkas pegawai,
mengetikan nama-nama pegawai tidak tetap yang diusulkan setiap tahun,
disetujui pimpinan, dikirim ke Rektor, menerima Surat Keterangan Rektor
pegawai tidak tetap, pengarsipan.
g. Prosedur Pembuatan Gaji Berkala Dosen dan Pegawai dengan cara pengetikan
gaji berkala setiap bulan, disetujui pimpinan, diserahkan ke Bendaharawan
Gaji, pengarsipan, rekapitulasi pegawai atau absensi pegawai, pengurusan
pensiun dosen dan pegawai.
2. Bagian Pendidikan
Tugasnya adalah :
a. Menyusun program kerja tahunan sub bagian.
b. Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang pendidikan
dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat.
c. Mempersiapkan
bahan
penyusunan
petunjuk
pelaksanaan
peraturan
perundang-undangan di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan
pengabdian masyarakat.
d. Mengkomunikasikan dan memberikan pelayanan informasi di bidang
pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat.
e. Memonitor pelaksanaan administrasi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan
pengabdian pada masyarakat.
14
f. Melakukan pencatatan, pengolahan, dan analisis data perkembangan
pelaksanaan program pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian
pada masyarakat.
g. Menyusun laporan pelaksanaan program kerja sub bagian.
h. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
3. Bagian Akademik
Tugasnya adalah :
a. Menyusun program kerja tahunan bagian.
b. Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang akademi
yang meliputi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian
masyarakat.
c. Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang registrasi
dan evaluasi perkembangan kemajuan belajar mahasiswa per mata kuliah pada
setiap jurusan dan program studi.
d. Menghimpun, menelaah dan menggandakan peraturan perundang-undangandi
bidang akademik, sarana akademik, registrasi dan statistik.
e. Mengkomunikasikan dan memberikan pelayanan informasi di bidang
akademik, sarana akademik, registrasi, pencatatan evaluasi perkembangan
kemajuan belajar, dan statistik mahasiswa.
f. Mengkoordinasikan pelaksanaan pendaftaran ujian masuk ke universitas.
g. Melaksanakan pencatatan pengolahan dan analisis data perkembangan
pelaskanaan program akademik serta mempersiapkan usul pengadaan blanko
ijazah dan penyusunan kalender akademik.
15
h. Menyimpan dan memelihara dokumen, surat dan warkat yang berhubungan
dengan program akademik, sarana akademik serta evaluasi kemajuan belajar,
registrasi dan statistik mahasiswa.
i. Menyusun laporan pelaksanaan program kerja bagian.
E. Kinerja Organisasi
Setiap perusahaan/organisasi mempunyai visi dan misi yang harus
dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu
semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara,
fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat
terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja
keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan
kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja di dalam organisasi yang dijalankan
fakultas adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap
mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya
bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat,
serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada
masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri,
kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus
melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan
Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
16
Sedangkan kinerja organisasi terkini yang dilakukan Bagian Akademik
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah :
a. Melaksanakan urusan registrasi dan statistik mahasiswa yang meliputi data
pribadi mahasiswa, kemajuan belajar mahasiswa, jumlah SKS yang dicapai,
Indeks Prestasi (IP), jumlah lulusan, putus kuliah dan mutasi mahasiswa.
b. Mengevaluasi pelaksanaan administrasi akademik, statistik dan sarana akademik
serta registrasi mahasiswa.
c. Mengevaluasi pelaksanaan registrasi pencatatan perkembangan kemajuan
belajar mahasiswa dan penyusunan statistik mahasiswa.
d. Mempersiapkan
saran/rekomendasi
penyelesaian
masalah
administrasi
akademik.
e. Menghimpun data mutasi mahasiswa per semester/jurusan/program studi.
f. Mempersiapkan bahan penyusunan dan penyajian data/informasi perkembangan
pelaksanaan program pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian
masyarakat.
g. Mempersiapkan
saran/rekomendasi
penyelesaian
masalah
administrasi
pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.
h. Mempersiapkan bahan/mengurus penyelenggaraan kegiatan seminar, lokakarya,
penataran, wisuda, dies natalis, dan kegiatan lainnya di bidang pendidikan,
pengajaran dan pengabdian masyarakat.
17
F. Rencana Kegiatan
1. Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
adalah :
a. Menyusun jadwal perkuliahan Semester Genap Tahun Ajaran 2014/2015.
b. Merancang kegiatan Ujian Akhir Semester (UAS) Semester Ganjil
Tahun Ajaran 2014/2015.
c. Penyusunan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS)
Semester Ganjil/Genap.
d. Pelaksanaan Wisuda Mahasiswa.
2. Rencana Kegiatan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Sumatera Utara antara lain :
a. Menyimpan dan menyebarluaskan peraturan perundang-undangan
di bidang akademik, sarana akademik, registrasi dan statistik.
b. Melaksanakan pendataan ijazah dan penyusunan buku/nomor induk
mahasiswa.
c. Menyusun dan menyajikan data/informasi perkembangan pelaksanaan
administrasi program akademik dan sarana akademik.
d. Mempersiapkan bahan evaluasi pelaksanaan pendidikan dan pengajaran,
penelitian dan pengabdian masyarakat.
e. Mempersiapkan bahan pelaksanaan kegiatan perkuliahan dan ujian.
f. Mempersiapkan bahan penyusunan kalender pendidikan dan pengajaran.
18