Panduan Satker Dalam Menghadapi Rollout SPAN

  PANDUAN SATKER DALAM MENGHADAPI ROLLOUT SPAN KPPN JAKARTA VII OUTLINE 

  Petunjuk Teknis/Pelaksanaan 

  Pemilihan Tipe Supplier 

  Pengisian Alamat Email 

  Pengisian Detail Rekening Penerima 

  Perubahan Data Supplier 

  Transfer ADK SPM ke Dalam Flashdisk 

  Penyampaian ADK Kontrak 

  Pengajuan SPM Gaji Induk 

  Penggunaan Virtual Account Untuk Pembayaran Langganan Daya dan Jasa PT. PLN (Persero)

   Ketentuan Lain-Lain

   Permasalahan terkait Supplier dan Kontrak

PETUNJUK TEKNIS/PELAKSANAAN

  Satuan Kerja agar MEMAHAMI dan MEMPEDOMANI Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor 58/PB/2013 tentang Pengelolaan Data Supplier dan Data Kontrak dalam Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara.

PEMILIHAN TIPE SUPPLIER

  

Pemilihan kode tipe supplier pada aplikasi SPM

harus tepat, yaitu : Tipe Supplier Jenis Supplier

  01 Bendahara Pengeluaran

  02 Pihak ketiga/Rekanan

  03 Para Pegawai (PNS)

  06 Bantuan Sosial, Beasiswa, Pegawai Non PNS

  07 SPM-KP, SPM-PP, dan SPM-KBC

PENGISIAN ALAMAT EMAIL

  

Alamat email harus diisi dengan email satker yang

valid dan aktif (bukan email rekanan) ;

  

Dapat menggunakan semua email (gmail, yahoo, dll)

  

Bagi penggunaan email *.go.id, dikonfirmasi dahulu

karena beberapa admin email tersebut secara otomatis akan menolak email masuk selain dari instansi/alamat email yang sama;

   Apabila tidak mendapat notifikasi via email, cek pada bagian SPAM;

  

Penggantian alamat email tidak perlu menggunakan

surat, cukup diganti pada aplikasi SPM/GPP;

   Pastikan penulisan email benar (huruf besar/kecil, tanda baca misal titik (.) koma (,) dll;

PENCATATAN DAN VALIDASI DATA SUPPLIER

  Dalam rangka pelaksanaan pembayaran, KPPN melakukan pencatatan ke dalam data ke dalam SPAN yang dilakukan supplier supplier database _1. terhadap :

  Data hasil inventarisasi oleh Direktorat Jenderal Perbendaharaan/ supplier

  KPPN yang dilakukan dengan tahapan sebagai berikut : _a.

  

Direktorat Jenderal Perbendaharaan/KPPN melakukan inventarisasi

seluruh data berdasarkan tipe tersebut diatas; _b. supplier supplier Direktorat Jenderal Perbendaharaan/KPPN menyampaikan hasil inventarisasi data kepada satker untuk mendapatkan supplier _c. pengesahan;

  PPK melakukan verifikasi terhadap data hasil inventarisasi data sebagaimana dimaksud pada huruf b; _d. supplier Terhadap hasil verifikasi tersebut, PPK melakukan : ₁₎ Pengesahan data supplier yang dianggap benar dan menyampaikan ke ₂₎ KPPN atau; Perbaikan data supplier apabila ditemukan kesalahan dan menyampaikan data supplier yang benar ke KPPN setelah terlebih _e. dahulu dilakukan pengesahan; Data supplier sebagaimana dimaksud pada huruf d menjadi data awal

PENCATATAN DAN VALIDASI DATA SUPPLIER 2.

  Data supplier hasil pendaftaran oleh satker dilakukan untuk data supplier dari hasil perekaman pada aplikasi SPM yaitu :

  a.

  Data supplier yang belum dicatat dalam SPAN b. Penambahan elemen data informasi lokasi dan/atau informasi rekening pada data supplier yang telah dicatat dalam SPAN.

  Setelah data supplier memenuhi ketentuan validasi dan disetujui KPPN, akan diterbitkan Nomor Register Supplier (NRS)

PENCATATAN DAN VALIDASI DATA KONTRAK

  

Dalam rangka pelaksanaan pembayaran, KPPN melakukan pencatatan kontrak

database SPAN yang dilakukan terhadap : ke dalam data kontrak ke dalam 1.

  Data kontrak hasil inventarisasi oleh Direktorat Jenderal Perbendaharaan/ KPPN yang dilakukan dengan tahapan sebagai berikut : a.

  Direktorat Jenderal Perbendaharaan/KPPN melakukan inventarisasi

seluruh data kontrak yang telah masuk ke KPPN sebelum rollout SPAN;

b.

  Direktorat Jenderal Perbendaharaan/KPPN menyampaikan hasil inventarisasi data kontrak kepada satker untuk mendapatkan pengesahan; c.

  

PPK melakukan verifikasi terhadap data hasil inventarisasi data kontrak

sebagaimana dimaksud pada huruf b; d.

  Terhadap hasil verifikasi tersebut, PPK melakukan : 1)

  Pengesahan data kontrak yang dianggap benar dan menyampaikan ke KPPN atau; 2)

  Perbaikan data kontrak apabila ditemukan kesalahan dan menyampaikan

data kontrak yang benar ke KPPN setelah terlebih dahulu dilakukan

pengesahan; e. Data kontrak sebagaimana dimaksud pada huruf d menjadi data awal pada database SPAN;

PENCATATAN DAN VALIDASI DATA KONTRAK 2.

  Data kontrak hasil pendaftaran oleh satker dilakukan untuk data kontrak dari hasil perekaman pada aplikasi SPM yaitu :

  a.

  Data kontrak yang belum pernah dicatat dalam SPAN b. Perubahan atas data kontrak yang telah tercatat dalam SPAN

  Setelah data kontrak memenuhi ketentuan validasi dan disetujui Commitmen Aplication Number (CAN)

  KPPN, akan diterbitkan atau Nomor Register Kontrak (NRK)

  PENGISIAN DETIL REKENING PENERIMA 

  Nomor rekening tidak boleh lebih dari 30 digit; 

  Penulisan rekening tidak boleh mengandung

tanda baca/simbol termasuk spasi (hanya dalam

bentuk angka);

   Penulisan rekening harus sama dengan referensi bank, rekening koran bank, atau buku tabungan;

   Kebenaran pengisian rekening menjadi tanggung jawab satker;

   Kode bank pusat harus diisi dan benar;

   Kode nama bank tidak wajib diisi tp wajib menuliskan nama cabang bank pada kolom

PERUBAHAN SUPPLIER

   Perubahan data supplier dilakukan dengan mengajukan Surat Permintaan Perubahan Data Supplier (Sesuai format) dilampiri : Fotocopy Surat keterangan Domisili

• Perusahaan; Fotocopy rekening koran bank;
• Fotocopy NPWP untuk perubahan NPWP;
• 

  KPPN tidak memproses permintaan yang belum lengkap syaratnya;

  

ADK SPM yang diajukan ke KPPN dipisahkan

perjenis SPM dalam folder terpisah

  

TRANSFER ADK SPM KE DALAM FLASH

DISK 

• Gaji Induk/kekurangan gaji/gaji terusan/dll;
• SPM UP/TUP/GUP/Nihil;
• SPM Kontraktual;
• SPM Non Kontraktual;

   Khusus SPM GUP, beberapa SPM dapat dijadikan dalam satu ADK SPM;

SPM KONTRAKTUAL

   Karwas Kontrak disampaikan ke KPPN paling

lambat 5 hari setelah penandatanganan kontrak;

   Teliti dalam pengisian detail karwas kontrak;

   Pada saat perekaman SPM yang telah didaftarkan

Kontraknya harus diisi sebagai SPM-kontraktual

dan tidak boleh terekam sebagai SPM-non kontraktual;

   Tanggal kontrak tidak boleh beda tahun anggaran dengan DIPA (kecuali multiyears);

   Pengisian data kontrak pada Aplikasi SPM

menggunakan pilihan manual bukan persentase

untuk menghindari adanya selisih karena

PENGAJUAN SPM GAJI INDUK

   SPM Gaji Induk disampaikan ke KPPN Paling lambat tanggal 15 setiap awal bulan;

  

Tanggal pada SPM Gaji Induk adalah tanggal pengajuan

SPM Gaji Induk ke KPPN, kecuali SPM Gaji Induk Bulan

Januari;

   Pastikan Nama dan Nomor Rekening pada daftar terlampir

sudah terisi dengan benar dan rekening dalam posisi aktif;

  

Pastikan pengisian NPWP pegawai adalah NPWP pribadi

bukan bendahara dan sesuai dengan kartu NPWP terdiri

dari 15 digit angka, apabila masih menggunakan standar

lama (14 digit) harap dikonfirmasi ke Kantor Pelayanan Pajak;

   Kesalahan pengisian data rekening dan NPWP dapat

menyebabkan retur dan keterlambatan pembayaran gaji;

PENGGUNAAN VIRTUAL ACCOUNT

  

Pembayaran langganan daya dan jasa PT. PLN

(Persero) dengan mekanisme SPM-LS (langsung) agar menggunakan Virtual Account;

   Nomor Virtual Account agar dikonfirmasi terlebih dahulu ke PLN setempat;

   Bagi yang satker yang belum mempunyai Virtual

Account, agar segera menghubungi PLN untuk

mendapatkan Virtual Account;

   Apabila informasi Virtual Account berbeda dengan yang ada pada tagihan dari PT. PLN, segera diinformasikan ke KPPN Jakarta VII;

KETENTUAN LAIN-LAIN

   Untuk SPM-GUP Nihil dan SPM-PTUP menggunakan tipe supplier 1 (satker) dengan

uraian penerima pada SPM GUP Nihil dan SPM-

PTUP yaitu “Bendahara Pengeluaran ...(diisi nama satker)..”;

   Untuk pengesahan SPM-BLU dan SPM Hibah menggunakan tipe supplier 1 (satker);

   Aplikasi SPM dan Aplikasi GPP harus selalu menggunakan update versi terbaru;

   Penulisan apapun dalam aplikasi SPM maupun GPP, tidak boleh menggunakan simbol (ASCII), yang diperbolehkan adalah yang ada pada

PERMASALAHAN DAN SOLUSI

PERMASALAHAN DATA INPUT DARI SATKER

   Supplier

  No Permasalahan Solusi

  1 NPWP tidak valid Konfirmasi ke KPP terkait NPWP yang valid. Sistem memvalidasi NPWP harus 15 digit dan digit ke-10 s.d digit ke- 12 adalah kode KPP

  2 Nama pemilik rekening Untuk mencegah retur dan (Nomor rekening yang sama telah penolakan data supplier karena terdaftar dengan nama pemilik perbedaan nama pemilik rekening yang berbeda) rekening, satker harus memastikan kebenaran nama pemilik rekening dengan meminta referensi bank supplier dan melakukan perekeman pada aplikasi SPM dengan benar dan tepat sesuai referensi bank

PERMASALAHAN DATA INPUT DARI SATKER

   Supplier

  No Permasalahan Solusi

  3 Data-data yang bersifat Lihat lampiran perdirjen 58 mandatory tidak diisi Tahun 2013 untuk mengetahui data-data yang wajib diisi pada saat merekam data supplier

  4 Terdapat karakter yang tidak Perhatikan pada saat dapat dikenali sistem sehingga perekaman data supplier agar mengakibatkan data ditolak operator tidak menggunakan karakter-karakter ASCII dalam perekaman data supplier. Karakter-karakter tersebut biasanya berupa simbol seperti simbol ©, simbol  , dll

PERMASALAHAN DATA INPUT DARI SATKER

  No Permasalahan Solusi

  5 Pembayaran kepada penerima tunggal untuk tipe supplier banyak penerima

   Kesalahan menentukan tipe supplier, sebagian data mandatory tidak terisi

  Tetap menggunakan tipe supplier ke banyak penerima sesuai peruntukannya. Tujuan dalam baris additional bank info diisi hanya 1 penerima.

  6 Pembayaran langsung ke rekening penerima untuk selain belanja pegawai (menggunakan supplier tipe 6 untuk beasiswa, honorarium dan sejenisnya)

  Apabila penerima adalah pns/ polri, informasi rekening tujuan yang digunakan (untuk pembayaran dengan tipe supplier 6) tidak boleh sama dengan yang digunakan untuk pembayaran gaji (tipe supplier 3).

  7 Pembayaran ke rekening bank di luar negeri Dipersyaratkan menggunakan kode swift.

  Dapat menggunakan kode swift dari bank koordinator dari bank tujuan.

PERMASALAHAN DATA INPUT DARI SATKER

  No Permasalahan Solusi

  8 Kode Pos Supplier satker  menggunakan kode pos satker, sesuai pada data referensi aplikasi SPM Supplier rekanan menggunakan kode pos rekanan Kode pos untuk supplier yang digunakan pada data kontrak tertentu harus konsisten (khususnya apabila telah terdapat pembayaran)

  9 Alamat e-mail Menggunakan alamat email satker (email untuk vendor belum diaktifkan)

  10 Pembayaran ke rekening Dipersyaratkan menggunakan kode swift. bank di luar negeri Dapat menggunakan kode swift dari bank koordinator dari bank tujuan.

  Poin-poin Khusus terkait Supplier Poin-poin Khusus terkait Supplier

  Poin-poin Khusus terkait Supplier dan Kontrak SUPPLIER

• 1. Gunakan / cantumkan data supplier secara konsisten.

  2. Pastikan memilih tipe supplier yang benar demi kelancaran pendaftaran kontrak

dan pembayaran sesuai Perdirjen Perbendaharaan Nomor 58 Tahun 2013.

  3. Tata cara perekaman data bendahara/supplier pada aplikasi SPM harus sesuai dengan petunjuk pengisian dari DJPBN.

  4. Perhatikan aturan mengenai supplier yang sering mengalami kesalahan pada saat didaftarkan: supplier yang terkait dengan bantuan sosial, beasiswa, daya dan jasa, pengesahan (SPM nihil) dan supplier banyak penerima yang didaftarkan sebagai lampiran.

  5. Data yang didapat dari pihak eksternal harus ditulis sama persis dengan yang diterbitkan pihak eksternal tersebut. Hal yang paling utama adalah “nama rekening” harus sama dengan nama rekening pada rekening koran/buku tabungan yang diterbitkan bank.

  6. Lakukan konfirmasi jika data yang dimiliki satker dinilai meragukan. Misalnya NPWP seharusnya 15 digit tetapi data yang diterima hanya 13 digit.

  7. Apabila seorang pegawai menerima honor/ allowance beasiswa/ hak selain belanja pegawai, hendaknya jangan menggunakan rekening yang biasa digunakan untuk menerima gaji.

  8. Tidak ada pembayaran dengan tujuan “terlampir” dalam SPAN.

PERMASALAHAN DAN SOLUSI

PERMASALAHAN DATA INPUT DARI SATKER

   Kontrak

  No Permasalahan Solusi

  1 Data-data yang bersifat mandatory Lihat lampiran perdirjen 58 tidak diisi Tahun 2013 untuk mengetahui data-data yang wajib diisi pada saat merekam data kontrak

  2 Terdapat karakter yang tidak dapat Perhatikan pada saat perekaman dikenali sistem sehingga data kontrak agar operator tidak mengakibatkan data ditolak menggunakan karakter-karakter

  ASCII dalam perekaman data kontrak. Karakter-karakter tersebut biasanya berupa simbol seperti simbol ±, simbol permil, dll

  3 Nilai kontrak tidak sama dengan Agar dipastikan pada saat total nilai termin merekam data kontrak total nilai termin yang direkam sama dengan nilai kontraknya

PERMASALAHAN DATA INPUT DARI SATKER

   Kontrak

  No Permasalahan Solusi

  4 Tidak memenuhi validasi terkait tanggal-tanggal dalam kontrak (Tanggal kontrak, tanggal mulai dan selesai kontrak, tanggal kontrak release dan multiyear)

  Agar dipastikan pada saat perekaman tanggal sesuai dokumen kontrak . Tanggal mulai kontrak/pekerjaan tidak boleh lebih awal dari tanggak kontrak, tanggal

  5 Informasi Supplier dalam ADK Kontrak tidak sama dengan data Supplier yang telah terdaftar di SPAN

  Agar memperhatikan data/ informasi yang tercantum dalam laporan informasi supplier yang telah dikirim ke satker.

  6 Penolakan addendum kontrak terkait perubahan struktur kontrak (menambah atau mengurangi baris dan termin pembayaran)

  Sesuai Perdirjen 58 tahun 2013, Perubahan struktur kontrak dilakukan dengan user kepala KPPN. Satker mengajukan surat permintaan perubahan data kontrak.

  

Poin-poin Khusus terkait Kontrak

Poin-poin Khusus terkait Kontrak

• 1. Tipe data kontrak ada 3, yaitu : Data kontrak tahunan  Data kontrak tahun jamak

  KONTRAK

• Data komitmen tahunan kontrak tahun jamak (release tahun jamak) 

  

2. Data kontrak yang disampaikan ke KPPN adalah data kontrak yang menurut

ketentuan pada PP 70 Tahun 2012 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah harus menggunakan Surat Perintah Kerja (SPK) dan Surat Perjanjian sebagai tanda bukti perjanjiannya

  

3. Data kontrak yang disampaikan ke KPPN akan dijadikan sebagai dasar

pencadangan dana dan salah satu dasar perencanaan kas

  

4. Data kontrak konsorsium disampaikan ke KPPN untuk masing-masing bagian

anggota konsorsium [sesuai ketentuan Perdirjen Perbendaharaan No - 22/PB/ 2012]

  

5. Kontrak dengan lebih dari satu mata uang, data kontraknya disampaikan ke

KPPN untuk masing-masing mata uangnya

  

6. Data kontrak untuk porsi PHLN, nilainya dicantumkan sebesar nilai fisik yang

dialokasikan dalam DIPA (PPN tidak dipungut) sebagaimana diatur dalam ketentuan terkait penyusunan dan penelaahan RKA-KL

  S

  IN E R G

  I B E R S A M A S U K S E S K A N S P A N