Artikel Manajemen Perkantoran tentang Ta
Tata Ruang Kantor
Yanti Nur Aida1
Abstract
In implementing an office spatial plan, one of the factors that
determine his or her judgment is the preparation of workplace and
office equipment with the best. If viewed from the side of employees,
the accuracy of maintenance of office space can determine the
productivity, creativity and employee comfort indirectly. As well as if
connected with the level of efficiency and effectiveness of activities.
Office layout can determine how the quality of work done. From the
background of the problems that have been presented, it can be drawn
the formulation of the problem of this article is the first understanding
of office layout, the two steps in preparing and designing office spatial,
the three forms of office layout, the four factors that affect office
spatial , the five goals of office layout. From this explanation, it can be
concluded, that everything can be overcome, if the steps in preparing
and designing office layout, the form of office layout and the factors
that affect the layout of the office and office spatial purposes are used
well and can adjust criteria.
Keyword:office layout.
Abstrak
Dalam melaksanakan suatu tata ruang kantor, salah satu faktor yang
menentukan keberhasilannya adalah penyusunan tempat kerja dan
alat-alat perlengkapan kantor dengan sebaik-baiknya. Jika dilihat dari
sisi pegawai, ketepatan pemilihan tata ruang kantor ini dapat
menentukan produktivitas, kekreatifan dan kenyamanan karyawan
secara tidak langsung. Begitu pula jika dihubungkan dengan tingkat
efisiensi dan efektivitas kegiatan. Tata ruang kantor dapat menentukan
bagaimana kualitas serta kuantitas hasil pekerjaan yang dilakukan.
Dari latar belakang masalah yang telah dipaparkan, maka dapat
ditarik rumusan masalah dari artikel ini yaitu pertama pengertian tata
ruang kantor, kedua langkah-langkah dalam menyusun dan merancang
tata ruang kantor, ketiga bentuk tata ruang kantor, keempat faktorfaktor yang mempengaruhi tata ruang kantor, kelima tujuan tata ruang
kantor. Dari penjelasan ini, maka dapat diambil kesimpulan, bahwa
1 Maha Siswa S1 Manajemen Pendidikan Islam IAIN Madura Semester 4
1
Yanti Nur Aida
segalanya dapat diatasi, jika langkah-langkah dalam menyusun dan
merancang tata ruang kantor, bentuk tata ruang kantor dan faktorfaktor yang mempengaruhi tata ruang kantor serta tujuan tata ruang
kantor yang digunakan baik dan dapat menyesuaikan kriteria.
Kata Kunci: Tata ruang kantor.
Pendahuluan
Dunia perkantoran merupakan suatu tempat yag menarik untuk
dikaji dan diteliti agar dapat terus memberikan pelayanan yang baik
bagi semua lapisan
masyarakat. Untuk itu, hal pertama yang harus
dilakukan adalah merealisasikan terciptanya keadaan atau kondisi
yang baik dalam lingkungan kantor itu sendiri, baik dari aspek sumber
daya manusia atau para pegawai kantor maupun dari kebendaan yang
ada dalam kantor tersebut seperti tata ruang dan sebagainya, semua
hal itu bertujuan mewujudkan keefisienan kerja atau produktivitas kerja
yang baik dan memberikan kenyamanan bagi setiap personil kantor.
Sejak
lama
banyak
organisasi
mengalami
kesulitan
dalam
mengatur serta menata ruang kantor. Kesulitan tersebut disebabkan
oleh langkanya pegawai yang mempunyai keterampilan dan keahlian
di
bidang
merancang
tata
raung
kantor.
Namun
demikian,
beruntunglah pada akhir-akhir ini sudah semakin banyak orang yang
memahami
tentang masalah ini.
Adapun rumusan masalah dari
artikel ini adalah: 1) Apa yang dimaksud dengan tata ruang kantor 2)
Bagaimana langkah-langkah dalam menyusun dan merancang tata
2
Tata Ruang Kantor
ruang kantor
3) Bagaimana bentuk tata ruang kantor
faktor-faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor
4) Apa saja
5) Bagaimana
tujuan tata ruang kantor.
Pengertian Tata Ruang Kantor
Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office
Layout. Tata ruang kantor adalah pengaturan office furniture, office
machine, dan sebagainya didalam ruangan kantor yang tersedia. 2
Ada beberapa tokoh yang berpendapat tentang tata ruang kantor
diantaranya, adalah; George R.Terry Mendefinisikan tata ruang kantor
adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang
penggunaannya secara terinci dari ruang tersebut untuk menyiapkan
suatu susunan praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi
pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak. 3 Menurut
Heizer dan Render, tata ruang adalah tatanan secara fisik dari suatu
terminal kerja beserta peralatan dan perlengkapa yang mengacu pada
proses produksi dan merupakan pengaturan letak dari sumber-sumber
yang digunakan dalam proses produksi, yang akan mengatur arus
material, produktivitas dan hubungan antar manusia. 4
Maka dapat disimpulkan bahwa tata ruang kantor merupakan
penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan penyusunan
2Sedarmayanti, Manajemen Perkantoran, (Bandung: Mandar Maju, 2001), hlm.
125
3Ibid.
4Irmayanti Hasan, Manajemen Operasional Perspektif Integratif, (Malang: UINMaliki Press, 2011), hlm. 92
3
Yanti Nur Aida
perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia
(pengaturan dan penataan yang efektif).
Pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan
keuntungan-keuntungan, diantaranya : 1) Mencegah pemborosan
tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan mondar-mandir yang
sebetulnya tidak perlu, 2) Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang
bersangkutan, 3) Pemakaian ruang kerja yang mungkin bisa lebih
efisien, adanya luas lantai yang dapat dipergunakan seefisien mungkin.
5
Langkah-Langkah Dalam Menyusun Dan Merancang Tata Ruang Kantor
Untuk merancang tata ruang kantor dibutuhkan Space planning
atau
perencanaan
penyusunan
letak
ruangan-ruangan.
Adapun
langkah – langkah dalam merancang tata ruang kantor adalah sebagai
berikut; 1) Mempelajari jenis-jenis pekerjaan yang akan dilakukan
dalam ruangan itu, dan prosedur dalam pekerjaan tersebut. Dengan
cara ini akan dapat diketahui urutan – urutan pelaksanaan pekerjaan
mulai langkah pertama pekerjaan itu dilakukan sampai pekerjaan itu
selesai, 2) Membuat denah ruangan yang akan ditata dengan skala
tertentu. Pada denah ini harus dicantumkan juga dimana letak pintu,
jendela,
tiang,
tangga,
penerangan,
air
conditioning
(AC),
dan
sebagainya, 3) Setelah diketahui semua, untuk menentukan letak
meja-meja kerja dan peralatan lainya secara baik, terlebih dahulu
5Ibid., hlm. 94
4
Tata Ruang Kantor
harus dibuat guntingan-guntingan kertas/karton dengan skala tertentu
yang menggambarkan luas meja, kursi, lemari dan perlengkapan
lainnya,4) Selanjutnya tata ruang dirancang dengan cara menjejerkan
guntingan-guntingan kertas tersebut pada denah ruangan. Guntinganguntingan kertas/karton itu sedemikian rupa hingga menggambarkan
susunan yang paling baik (merealisasikan semua syarat-syarat dalam
teknik tata ruang seperti diuraikan diatas sudah dipenuhi, dan
disesuaikan
dengan
arus
pekerjaan
yang
harus
dilaksanakan).
Kemudian gunting-gunting kertas itu di rekatkan kepada denah
ruangan,5) Menempatkan meja – meja kerja dan peralatan lainnya,
tinggal menempatkan peralatan tersebut dengan berpedoman kepada
rancangan atau pola yang sudah dibuat. Sebelum dimulai membuat
konsep menyusun tata ruang, maka terlebih dahulu mengetahui
langkah-langkah menyusun tata ruang antara lain: a) Mengetahui sifat
pekerjaan dan jumlah pegawai, b) membuat gambar denah ruangan
dengan memakai skala, mencantumkan panjang dan lebar ruangan
yang bersangkutan, memberikan tanda, tempat pintu, jendela dan
lainnya, c) Susun letak meja kursi pegawai dan perabot lainnya
dengan memberi nomor dan kode masing-masing, d) Menyusun denah
konsep
tata
ruang
dengan
memperhitungkan
kemungkinkan
perubahan yang disebabkan oleh: 1) Penambahan atau pengurangan
pegawai, 2) Penambahan atau pergantian perabot/alat kerja, 3)
Perubahan
penyelesaian
prosedur
kerja,
4)
Perubahan
atau
5
Yanti Nur Aida
pengembangan struktur organisasi, 5) Penambahan atau pengurangan
atau perubahan pekerjaan.6
Bentuk Tata Ruang Kantor
Tata ruang kantor menurut para ahli dapat dibedakan menjadi tiga
macam, yaitu: Pertama adalah tata ruang kantor terbuka, tata ruang
terbuka merupakan ruang kerja yang tidak ada pemisah, ruang terbuka
biasanya memiliki ukuran yang lebih luas dari pada ruang tertutup,
karena semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang tersebut.
Tata ruang terbuka membantu memenuhi kebutuhan masing-masing
pegawai berkaitan dengan tugas yang harus dilakukan, alat, dan
peralatan yang diperlukan dengan lingkungan fisik kantor yang
mendukung tugasnya.7
Ada beberapa keuntungan dari tata ruang terbuka, diantaranya: a)
Memungkinkan pengawasan lebih efektif terhadap pelaksanaan kerja
pegawai, b) Memudahkan penyesuaian bila terjadi perubahan seperti
penambahan dan pengurangan
pegawai atau penambahan dan
pengurangan perabotan kantor, c) Memudahkan hubugan antar
pegawai karena tidak adanya sekat – sekat yang membatasi.
6Sedarmayanti, Manajemen Perkantoran, hlm. 127
7Toni Waworuntu, Manajemen untuk Sekretaris, (Jakarta:Gramedia Pustaka
Utama, 1992), hlm.105
6
Tata Ruang Kantor
Disamping
memiliki
keuntungan,
tata
ruang
terbuka
juga
mempunyai kelemahan diantaranya: a) Sulitnya menjaga kerahasiaan
pekerjaan, bila pekerjaan bersifat rahasia, b) Sulitnya menjaga hak
pribadi karyawan, c) Seringnya timbul gangguan dari aktivitas lebih
yang dilakukan oleh salah satu karyawan.
Kedua adalah tata ruang kantor tertutup, merupakan tata ruang
yang terpisah-pisah atau tertutup terdapat
bagian-bagian atau
pemisah pada gedungnya dengan berbentuk kamar-kamar. Setiap
ruang yang satu dengan lainnya merupakan bidang pekerjaan yang
berbeda, contoh ruang A merupakan ruang kesekretariatan sedang kan
ruang B adalah ruang kepala.
Ada
beberapa
diantaranya:
a)
keuntungan
Menimbulkan
dari
kesan
tata
ruang
positif
kantor
pada
relasi
tertutup
karena
perusahaan dianggap lebih menghargai pegawai, b) Terjaganya rahasia
kerja pegawai karena ia berada di ruangan tersendiri, c) Memudahkan
pemeliharaan peralatan dan perabotan kantor, d) Tidak terganggunya
aktivitas pegawai dan aktivitas lebih karyawan lain.
Adapun kelemahan dari tata ruang tertutup diantaranya sebagai
berikut: a) Hubungan pribadi antar pegawai menjadi kurang erat
karena masing - masing dibatasi oleh ruang – ruang sehingga
menyulitkan
pegawai
mengadakan
komunikasi
langsung,
b)
Pengawasan kerja pegawai relatif lebih sulit dilakukan, c) Biaya tata
7
Yanti Nur Aida
ruang menjadi relatif mahal, d) Ruangan yang tersedia hanya dapat
dimanfaatkan untuk sedikit pegawai saja.
8
Ketiga adalah tata ruang kantor gabungan, merupakan kombinasi
antara tata ruang terbuka dan tertutup. Untuk tetap menjaga wibawa
pimpinan maka dibuatlah satu ruang kerja untuk seorang pimpinan.
Adapun para pegawai ditempatkan dalam satu ruang kerja sehingga
sistem pengawasan lebih mudah untuk dilakukan.
Faktor-faktor yang Mempengaruhi Tata Ruang Kantor
Pertama adalah cahaya, cahaya atau penerangan sangat besar
manfaatnya untuk keselamatan bekerja dan kelancaran kerja bagi
pegawai maka perlu adanya penerangan yang terang namun tidak
menyilaukan, karena
dengan begitu mereka dapat bekerja dengan
lebih cepat, lebih sedikit membuat kesalahan, dan matanya tidak cepat
menjadi lelah. Sedangkan cahaya yang kurang jelas mengakibatkan
penglihatan yang kurang jelas sehingga pekerjaan akan lambat dan
banyak terjadi kesalahan dan ketidak beresan pekerjaan tata usaha
yang disebabkan oleh penerangan yang buruk, pada ahirnya berakibat
pada pekerjaan yang tidak efisien.
9
Kedua adalah warna, warna merupakan faktor yang penting untuk
memperluas
efisiensi
kerja
para
pegawai,
karena
warna
akan
mempengaruhi keadaan jiwa mereka. Dengan memakai warna yang
8Ibid., hlm.106
9Irmayanti Hasan, Manajemen Operasional Perspektif Integratif , hlm. 97
8
Tata Ruang Kantor
tepat pada dinding ruangan dan alat-alat lainnya, kegembiraan dan
ketenangan bekerja para pegawai akan terpelihara. Warna mempunyai
pengaruh besar pada perasaan, sifat dan pengaruh warna dapat
menimbulkan rasa senang, sedih dll. Penggunaan warna menyesuaikan
dengan kenyamana dan aspek keindahan yang ditimbulkan atau
menyesuaikan dengan keinginan pegawai.
Ada tiga warna pokok menurut para ahli yaitu; a) Merah: warna
yang menggambarkan panas, kegembiraan, dan kegiatan bekerja, b)
Kuning:
warna
yang
menggambarkan
merangsang mata dan saraf,
melenyapkan
perasaan
kehangatan
matahari,
perasaan riang. gembira dengan
tertekan,
c)
Biru:
warna
adem
yang
menggambarkan keluasan dan ketentraman.
Ketiga adalah udara, mengenai faktor udara ini, yang penting
sekali ialah suhu udara dan banyaknya uap air pada udara itu.
Pengaturan udara untuk temperatur dan kebersihannya mempunyai
kaitan langsung dengan produktivitas kerja dan kesehatan karyawan,
pengaturan udara mencakup bidang sirkulasi, kebersihan, kelembaban,
dan temperatur. Ventilasi yang cukup dapat membantu pertukaran
udara dengan lancar.10
Adapun untuk mengatasi suhu udara dapat dilakukan dengan:
memasang AC (airconditioning), membuat ventilasi udara, pakaian
kerja dari bahan dingin dan mudah menyerap keringat.
10Ibid., hlm.98
9
Yanti Nur Aida
Keempat adalah suara, untuk mengatasi faktor suara yang sering
mengurangi efisiensi kerja para pegawai, hendaklah memperhatikan
letak alat-alat gaduh. Maka perlu kiranya kita memerhatikan tingkat
kebisingan
karna
semua
konsentrasi oleh karna itu,
pekerjaan
notabennya
membutuhkan
suara bising hendaknya dihindari agar
pekerjaan tetap lancar dan efisien sehingga produktivitas kerja
tercapai.
Dalam
suatu
perkantoran
untuk
mengurangi
tingkat
kebisingan adalah dengan interior ruangan yang kedap suara.
Cara lain untuk mengurangi kegaduhan
misalnya pada mesin-
mesin tik dibawahnya diberi alas karet busa tipis.
Untuk pesawat
telepon ada baiknya juga dibuatkan bilik kecil yang dapat ditutup
rapat. Dengan demikian suara-suara dari mesin-mesin yang gaduh
tidak mengganggu suasana ruangan kerja yang aman atau hening.
Kelima adalah dekorasi, dekorasi tidak hanya mempermasalahkan
hiasan ruangan kerja saja, akan tetapi perlu diperhatikan pegaturan
tata letaknya, serta dekorasi juga hubungnnnya dengan tata warna
yang baik.
Keenam adalah musik, musik dapat berdampak pada ketenangan
dan semangat kerja bagi sebagian karyawan, dalam penggunaannya
musik
menyesuaikan
dengan
keadaan
pekerjaan
kantor,
jika
perkantoran yang membutuhkan konsentrasi penuh, maka lebih baik
tidak dipergunakan. Jadi penggunaan musik adalah kondisional.
10
Tata Ruang Kantor
Ketujuh adalah keamanan, keamanan merupakan prioritas utama
dalam sebuah pekerjaan apapun. Keamanan juga merupakan bagian
dari keselamatan kerja seorang pegawai, maka dari itu dalam tata
ruang
perkantoran
hendaknya
memberikan
jaminan
keamanan
terhadap setiap pegawai.11
Tujuan Tata Ruang Kantor
Secara garis besar tujuan tata ruang kantor dibagi dua, yaitu: 1)
tujuan pokok untuk menciptakan penyempurnaan kemampuan (daya
menghasilkan) atau kemampuan memberi keuntungan, pengendalian
tata
laksana
dan
pemeliharaan
ruangan,
di
samping
sekaligus
mengakui perlunya untuk meningkatkan semangat kerja para pegawai.
2) tujuan terperinci (khusus), sebagaia berikut; a) Menciptakan citra
dan kesan yang baik bagi para pelanggan dan tamu perusahaan.
Kesan pertama penting bagi para tamu karena tamu akan lebih tertarik
untuk berkunjung ke kantor dengan tata ruang yang baik dan efektif,
alat kantor modern, dan dilengkapi dengan mebel pilihan. Hal ini akan
berdampak positif bagi PR perusahaan dan untuk jangka panjang bagi
kelangsungan perusahaan karena kesan pertama yang baik dapat
berpengaruh terhadap peningkatan laba, b) Memanfaatkan
seluruh
ruangan yang ada untuk keuntungan ekonomis yang besar agar tidak
ada tempat yang tidak berguna, c) Memudahkan pengawasan manajer
terhadap staf yang sedang bekerja, d) Tata ruang yang baik akan
memberikan kepuasan dan kenyamanan untuk bekerja, sehingga
11Ibid.
11
Yanti Nur Aida
pegawai
merasa
betah
berada
dikantor,
e)
Memudahkan
arus
komunikasi dan arus kerja, f) Menyediakan pelayanan yang dibutuhkan
pegawai seperti teleks, interkom, faksimili, e-mail, komputer, telepon,
dan sebagainya, g) Memudahkan setiap gerakan para pegawai dalam
penyimpanan arsip, khususnya untuk arsip aktif, lemari dan ruangan
harus ditempatkan berdekatan dengan pegawai yang membutuhkan
arsip tersebut, h) Memberikan rasa aman dan keleluasaan pegawai
dalam melaksanakan tanggung jawab agar dapat membuat pegawai
menjadi lebih betah bekerja di kantor, i) Menjauhkan pekerjaan yang
menimbulkan bunyi keras, gaduh, dan mengganggu pekerjaan yang
membutuhkan konsentrasi tinggi.12
Penutup
Tata ruang kantor merupakan penentuan mengenai kebutuhankebutuhan ruang dan penyusunan perabotan dan alat perlengkapan
pada luas lantai yang tersedia (pengaturan dan penataan yang efektif),
serta penggunaan ruang tersebut untuk menyiapkan suatu susunan
praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu, dengan biaya yang
layak untuk menjamin adanya tempat dan keleluasaan kerja yang
sebaik-baiknya, agar dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa dan
kondusif, sehingga dapat tercipta efisiensi kerja. Dengan begitu secara
garis
besar
tata
letak
dalam
perkantoran
yakni
bagaimana
12Komaruddin, Manajemen Kantor:Teori dan Praktek, (Bandung: Sinar Baru,
1981), hlm. 121
12
Tata Ruang Kantor
menempatkan tenaga kerja, peralatan kantor, dan ruangan kantor
yang melancarkan aliran informasi.
Tata ruang kantor menurut para ahli dapat dibedakan menjadi tiga
macam, yaitu: tata ruang kantor terbuka, tata ruang kantor tertutup,
dan tata ruang kantor gabungan. Tata ruang kantor terbuka merupakan
ruang kerja yang tidak ada pemisah, Tata ruang kantor tertutup adalah
Tata ruang yang terpisah-pisah atau tertutup terdapat bagian-bagian
atau pemisah pada gedungnya dengan berbentuk kamar-kamar, dan
Tata ruang kantor gabungan merupakan kombinasi antara tata ruang
terbuka dan tertutup.
DAFTAR PUSTAKA
Bafadal, Ibrahim. Manajemen Perlengkapan sekolah. Jakarta: Bumi
Aksara,2008.
Hasan,
Irmayanti. Manajemen Operasional
Malang: UIN-Maliki Press, 2011.
Perspektif
Integratif.
Komaruddin. Manajemen Kantor, Teori dan Praktek. Bandung: Sinar
Baru, 1981.
Sedarmayanti. Manajemen Perkantoran. Bandung: Mandar Maju, 2001.
Tim Pusat Diklat Pegawai. Pengetahuan Perkantoran. Jakarta: Badan
Pendidikan dan Pelatihan Keuangan, 2008.
Waworuntu, Toni. Manajemen untuk Sekretaris. Jakarta: Gramedia
Pustaka Utama, 1992.
13
Yanti Nur Aida1
Abstract
In implementing an office spatial plan, one of the factors that
determine his or her judgment is the preparation of workplace and
office equipment with the best. If viewed from the side of employees,
the accuracy of maintenance of office space can determine the
productivity, creativity and employee comfort indirectly. As well as if
connected with the level of efficiency and effectiveness of activities.
Office layout can determine how the quality of work done. From the
background of the problems that have been presented, it can be drawn
the formulation of the problem of this article is the first understanding
of office layout, the two steps in preparing and designing office spatial,
the three forms of office layout, the four factors that affect office
spatial , the five goals of office layout. From this explanation, it can be
concluded, that everything can be overcome, if the steps in preparing
and designing office layout, the form of office layout and the factors
that affect the layout of the office and office spatial purposes are used
well and can adjust criteria.
Keyword:office layout.
Abstrak
Dalam melaksanakan suatu tata ruang kantor, salah satu faktor yang
menentukan keberhasilannya adalah penyusunan tempat kerja dan
alat-alat perlengkapan kantor dengan sebaik-baiknya. Jika dilihat dari
sisi pegawai, ketepatan pemilihan tata ruang kantor ini dapat
menentukan produktivitas, kekreatifan dan kenyamanan karyawan
secara tidak langsung. Begitu pula jika dihubungkan dengan tingkat
efisiensi dan efektivitas kegiatan. Tata ruang kantor dapat menentukan
bagaimana kualitas serta kuantitas hasil pekerjaan yang dilakukan.
Dari latar belakang masalah yang telah dipaparkan, maka dapat
ditarik rumusan masalah dari artikel ini yaitu pertama pengertian tata
ruang kantor, kedua langkah-langkah dalam menyusun dan merancang
tata ruang kantor, ketiga bentuk tata ruang kantor, keempat faktorfaktor yang mempengaruhi tata ruang kantor, kelima tujuan tata ruang
kantor. Dari penjelasan ini, maka dapat diambil kesimpulan, bahwa
1 Maha Siswa S1 Manajemen Pendidikan Islam IAIN Madura Semester 4
1
Yanti Nur Aida
segalanya dapat diatasi, jika langkah-langkah dalam menyusun dan
merancang tata ruang kantor, bentuk tata ruang kantor dan faktorfaktor yang mempengaruhi tata ruang kantor serta tujuan tata ruang
kantor yang digunakan baik dan dapat menyesuaikan kriteria.
Kata Kunci: Tata ruang kantor.
Pendahuluan
Dunia perkantoran merupakan suatu tempat yag menarik untuk
dikaji dan diteliti agar dapat terus memberikan pelayanan yang baik
bagi semua lapisan
masyarakat. Untuk itu, hal pertama yang harus
dilakukan adalah merealisasikan terciptanya keadaan atau kondisi
yang baik dalam lingkungan kantor itu sendiri, baik dari aspek sumber
daya manusia atau para pegawai kantor maupun dari kebendaan yang
ada dalam kantor tersebut seperti tata ruang dan sebagainya, semua
hal itu bertujuan mewujudkan keefisienan kerja atau produktivitas kerja
yang baik dan memberikan kenyamanan bagi setiap personil kantor.
Sejak
lama
banyak
organisasi
mengalami
kesulitan
dalam
mengatur serta menata ruang kantor. Kesulitan tersebut disebabkan
oleh langkanya pegawai yang mempunyai keterampilan dan keahlian
di
bidang
merancang
tata
raung
kantor.
Namun
demikian,
beruntunglah pada akhir-akhir ini sudah semakin banyak orang yang
memahami
tentang masalah ini.
Adapun rumusan masalah dari
artikel ini adalah: 1) Apa yang dimaksud dengan tata ruang kantor 2)
Bagaimana langkah-langkah dalam menyusun dan merancang tata
2
Tata Ruang Kantor
ruang kantor
3) Bagaimana bentuk tata ruang kantor
faktor-faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor
4) Apa saja
5) Bagaimana
tujuan tata ruang kantor.
Pengertian Tata Ruang Kantor
Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office
Layout. Tata ruang kantor adalah pengaturan office furniture, office
machine, dan sebagainya didalam ruangan kantor yang tersedia. 2
Ada beberapa tokoh yang berpendapat tentang tata ruang kantor
diantaranya, adalah; George R.Terry Mendefinisikan tata ruang kantor
adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang
penggunaannya secara terinci dari ruang tersebut untuk menyiapkan
suatu susunan praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi
pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak. 3 Menurut
Heizer dan Render, tata ruang adalah tatanan secara fisik dari suatu
terminal kerja beserta peralatan dan perlengkapa yang mengacu pada
proses produksi dan merupakan pengaturan letak dari sumber-sumber
yang digunakan dalam proses produksi, yang akan mengatur arus
material, produktivitas dan hubungan antar manusia. 4
Maka dapat disimpulkan bahwa tata ruang kantor merupakan
penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan penyusunan
2Sedarmayanti, Manajemen Perkantoran, (Bandung: Mandar Maju, 2001), hlm.
125
3Ibid.
4Irmayanti Hasan, Manajemen Operasional Perspektif Integratif, (Malang: UINMaliki Press, 2011), hlm. 92
3
Yanti Nur Aida
perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia
(pengaturan dan penataan yang efektif).
Pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan
keuntungan-keuntungan, diantaranya : 1) Mencegah pemborosan
tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan mondar-mandir yang
sebetulnya tidak perlu, 2) Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang
bersangkutan, 3) Pemakaian ruang kerja yang mungkin bisa lebih
efisien, adanya luas lantai yang dapat dipergunakan seefisien mungkin.
5
Langkah-Langkah Dalam Menyusun Dan Merancang Tata Ruang Kantor
Untuk merancang tata ruang kantor dibutuhkan Space planning
atau
perencanaan
penyusunan
letak
ruangan-ruangan.
Adapun
langkah – langkah dalam merancang tata ruang kantor adalah sebagai
berikut; 1) Mempelajari jenis-jenis pekerjaan yang akan dilakukan
dalam ruangan itu, dan prosedur dalam pekerjaan tersebut. Dengan
cara ini akan dapat diketahui urutan – urutan pelaksanaan pekerjaan
mulai langkah pertama pekerjaan itu dilakukan sampai pekerjaan itu
selesai, 2) Membuat denah ruangan yang akan ditata dengan skala
tertentu. Pada denah ini harus dicantumkan juga dimana letak pintu,
jendela,
tiang,
tangga,
penerangan,
air
conditioning
(AC),
dan
sebagainya, 3) Setelah diketahui semua, untuk menentukan letak
meja-meja kerja dan peralatan lainya secara baik, terlebih dahulu
5Ibid., hlm. 94
4
Tata Ruang Kantor
harus dibuat guntingan-guntingan kertas/karton dengan skala tertentu
yang menggambarkan luas meja, kursi, lemari dan perlengkapan
lainnya,4) Selanjutnya tata ruang dirancang dengan cara menjejerkan
guntingan-guntingan kertas tersebut pada denah ruangan. Guntinganguntingan kertas/karton itu sedemikian rupa hingga menggambarkan
susunan yang paling baik (merealisasikan semua syarat-syarat dalam
teknik tata ruang seperti diuraikan diatas sudah dipenuhi, dan
disesuaikan
dengan
arus
pekerjaan
yang
harus
dilaksanakan).
Kemudian gunting-gunting kertas itu di rekatkan kepada denah
ruangan,5) Menempatkan meja – meja kerja dan peralatan lainnya,
tinggal menempatkan peralatan tersebut dengan berpedoman kepada
rancangan atau pola yang sudah dibuat. Sebelum dimulai membuat
konsep menyusun tata ruang, maka terlebih dahulu mengetahui
langkah-langkah menyusun tata ruang antara lain: a) Mengetahui sifat
pekerjaan dan jumlah pegawai, b) membuat gambar denah ruangan
dengan memakai skala, mencantumkan panjang dan lebar ruangan
yang bersangkutan, memberikan tanda, tempat pintu, jendela dan
lainnya, c) Susun letak meja kursi pegawai dan perabot lainnya
dengan memberi nomor dan kode masing-masing, d) Menyusun denah
konsep
tata
ruang
dengan
memperhitungkan
kemungkinkan
perubahan yang disebabkan oleh: 1) Penambahan atau pengurangan
pegawai, 2) Penambahan atau pergantian perabot/alat kerja, 3)
Perubahan
penyelesaian
prosedur
kerja,
4)
Perubahan
atau
5
Yanti Nur Aida
pengembangan struktur organisasi, 5) Penambahan atau pengurangan
atau perubahan pekerjaan.6
Bentuk Tata Ruang Kantor
Tata ruang kantor menurut para ahli dapat dibedakan menjadi tiga
macam, yaitu: Pertama adalah tata ruang kantor terbuka, tata ruang
terbuka merupakan ruang kerja yang tidak ada pemisah, ruang terbuka
biasanya memiliki ukuran yang lebih luas dari pada ruang tertutup,
karena semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang tersebut.
Tata ruang terbuka membantu memenuhi kebutuhan masing-masing
pegawai berkaitan dengan tugas yang harus dilakukan, alat, dan
peralatan yang diperlukan dengan lingkungan fisik kantor yang
mendukung tugasnya.7
Ada beberapa keuntungan dari tata ruang terbuka, diantaranya: a)
Memungkinkan pengawasan lebih efektif terhadap pelaksanaan kerja
pegawai, b) Memudahkan penyesuaian bila terjadi perubahan seperti
penambahan dan pengurangan
pegawai atau penambahan dan
pengurangan perabotan kantor, c) Memudahkan hubugan antar
pegawai karena tidak adanya sekat – sekat yang membatasi.
6Sedarmayanti, Manajemen Perkantoran, hlm. 127
7Toni Waworuntu, Manajemen untuk Sekretaris, (Jakarta:Gramedia Pustaka
Utama, 1992), hlm.105
6
Tata Ruang Kantor
Disamping
memiliki
keuntungan,
tata
ruang
terbuka
juga
mempunyai kelemahan diantaranya: a) Sulitnya menjaga kerahasiaan
pekerjaan, bila pekerjaan bersifat rahasia, b) Sulitnya menjaga hak
pribadi karyawan, c) Seringnya timbul gangguan dari aktivitas lebih
yang dilakukan oleh salah satu karyawan.
Kedua adalah tata ruang kantor tertutup, merupakan tata ruang
yang terpisah-pisah atau tertutup terdapat
bagian-bagian atau
pemisah pada gedungnya dengan berbentuk kamar-kamar. Setiap
ruang yang satu dengan lainnya merupakan bidang pekerjaan yang
berbeda, contoh ruang A merupakan ruang kesekretariatan sedang kan
ruang B adalah ruang kepala.
Ada
beberapa
diantaranya:
a)
keuntungan
Menimbulkan
dari
kesan
tata
ruang
positif
kantor
pada
relasi
tertutup
karena
perusahaan dianggap lebih menghargai pegawai, b) Terjaganya rahasia
kerja pegawai karena ia berada di ruangan tersendiri, c) Memudahkan
pemeliharaan peralatan dan perabotan kantor, d) Tidak terganggunya
aktivitas pegawai dan aktivitas lebih karyawan lain.
Adapun kelemahan dari tata ruang tertutup diantaranya sebagai
berikut: a) Hubungan pribadi antar pegawai menjadi kurang erat
karena masing - masing dibatasi oleh ruang – ruang sehingga
menyulitkan
pegawai
mengadakan
komunikasi
langsung,
b)
Pengawasan kerja pegawai relatif lebih sulit dilakukan, c) Biaya tata
7
Yanti Nur Aida
ruang menjadi relatif mahal, d) Ruangan yang tersedia hanya dapat
dimanfaatkan untuk sedikit pegawai saja.
8
Ketiga adalah tata ruang kantor gabungan, merupakan kombinasi
antara tata ruang terbuka dan tertutup. Untuk tetap menjaga wibawa
pimpinan maka dibuatlah satu ruang kerja untuk seorang pimpinan.
Adapun para pegawai ditempatkan dalam satu ruang kerja sehingga
sistem pengawasan lebih mudah untuk dilakukan.
Faktor-faktor yang Mempengaruhi Tata Ruang Kantor
Pertama adalah cahaya, cahaya atau penerangan sangat besar
manfaatnya untuk keselamatan bekerja dan kelancaran kerja bagi
pegawai maka perlu adanya penerangan yang terang namun tidak
menyilaukan, karena
dengan begitu mereka dapat bekerja dengan
lebih cepat, lebih sedikit membuat kesalahan, dan matanya tidak cepat
menjadi lelah. Sedangkan cahaya yang kurang jelas mengakibatkan
penglihatan yang kurang jelas sehingga pekerjaan akan lambat dan
banyak terjadi kesalahan dan ketidak beresan pekerjaan tata usaha
yang disebabkan oleh penerangan yang buruk, pada ahirnya berakibat
pada pekerjaan yang tidak efisien.
9
Kedua adalah warna, warna merupakan faktor yang penting untuk
memperluas
efisiensi
kerja
para
pegawai,
karena
warna
akan
mempengaruhi keadaan jiwa mereka. Dengan memakai warna yang
8Ibid., hlm.106
9Irmayanti Hasan, Manajemen Operasional Perspektif Integratif , hlm. 97
8
Tata Ruang Kantor
tepat pada dinding ruangan dan alat-alat lainnya, kegembiraan dan
ketenangan bekerja para pegawai akan terpelihara. Warna mempunyai
pengaruh besar pada perasaan, sifat dan pengaruh warna dapat
menimbulkan rasa senang, sedih dll. Penggunaan warna menyesuaikan
dengan kenyamana dan aspek keindahan yang ditimbulkan atau
menyesuaikan dengan keinginan pegawai.
Ada tiga warna pokok menurut para ahli yaitu; a) Merah: warna
yang menggambarkan panas, kegembiraan, dan kegiatan bekerja, b)
Kuning:
warna
yang
menggambarkan
merangsang mata dan saraf,
melenyapkan
perasaan
kehangatan
matahari,
perasaan riang. gembira dengan
tertekan,
c)
Biru:
warna
adem
yang
menggambarkan keluasan dan ketentraman.
Ketiga adalah udara, mengenai faktor udara ini, yang penting
sekali ialah suhu udara dan banyaknya uap air pada udara itu.
Pengaturan udara untuk temperatur dan kebersihannya mempunyai
kaitan langsung dengan produktivitas kerja dan kesehatan karyawan,
pengaturan udara mencakup bidang sirkulasi, kebersihan, kelembaban,
dan temperatur. Ventilasi yang cukup dapat membantu pertukaran
udara dengan lancar.10
Adapun untuk mengatasi suhu udara dapat dilakukan dengan:
memasang AC (airconditioning), membuat ventilasi udara, pakaian
kerja dari bahan dingin dan mudah menyerap keringat.
10Ibid., hlm.98
9
Yanti Nur Aida
Keempat adalah suara, untuk mengatasi faktor suara yang sering
mengurangi efisiensi kerja para pegawai, hendaklah memperhatikan
letak alat-alat gaduh. Maka perlu kiranya kita memerhatikan tingkat
kebisingan
karna
semua
konsentrasi oleh karna itu,
pekerjaan
notabennya
membutuhkan
suara bising hendaknya dihindari agar
pekerjaan tetap lancar dan efisien sehingga produktivitas kerja
tercapai.
Dalam
suatu
perkantoran
untuk
mengurangi
tingkat
kebisingan adalah dengan interior ruangan yang kedap suara.
Cara lain untuk mengurangi kegaduhan
misalnya pada mesin-
mesin tik dibawahnya diberi alas karet busa tipis.
Untuk pesawat
telepon ada baiknya juga dibuatkan bilik kecil yang dapat ditutup
rapat. Dengan demikian suara-suara dari mesin-mesin yang gaduh
tidak mengganggu suasana ruangan kerja yang aman atau hening.
Kelima adalah dekorasi, dekorasi tidak hanya mempermasalahkan
hiasan ruangan kerja saja, akan tetapi perlu diperhatikan pegaturan
tata letaknya, serta dekorasi juga hubungnnnya dengan tata warna
yang baik.
Keenam adalah musik, musik dapat berdampak pada ketenangan
dan semangat kerja bagi sebagian karyawan, dalam penggunaannya
musik
menyesuaikan
dengan
keadaan
pekerjaan
kantor,
jika
perkantoran yang membutuhkan konsentrasi penuh, maka lebih baik
tidak dipergunakan. Jadi penggunaan musik adalah kondisional.
10
Tata Ruang Kantor
Ketujuh adalah keamanan, keamanan merupakan prioritas utama
dalam sebuah pekerjaan apapun. Keamanan juga merupakan bagian
dari keselamatan kerja seorang pegawai, maka dari itu dalam tata
ruang
perkantoran
hendaknya
memberikan
jaminan
keamanan
terhadap setiap pegawai.11
Tujuan Tata Ruang Kantor
Secara garis besar tujuan tata ruang kantor dibagi dua, yaitu: 1)
tujuan pokok untuk menciptakan penyempurnaan kemampuan (daya
menghasilkan) atau kemampuan memberi keuntungan, pengendalian
tata
laksana
dan
pemeliharaan
ruangan,
di
samping
sekaligus
mengakui perlunya untuk meningkatkan semangat kerja para pegawai.
2) tujuan terperinci (khusus), sebagaia berikut; a) Menciptakan citra
dan kesan yang baik bagi para pelanggan dan tamu perusahaan.
Kesan pertama penting bagi para tamu karena tamu akan lebih tertarik
untuk berkunjung ke kantor dengan tata ruang yang baik dan efektif,
alat kantor modern, dan dilengkapi dengan mebel pilihan. Hal ini akan
berdampak positif bagi PR perusahaan dan untuk jangka panjang bagi
kelangsungan perusahaan karena kesan pertama yang baik dapat
berpengaruh terhadap peningkatan laba, b) Memanfaatkan
seluruh
ruangan yang ada untuk keuntungan ekonomis yang besar agar tidak
ada tempat yang tidak berguna, c) Memudahkan pengawasan manajer
terhadap staf yang sedang bekerja, d) Tata ruang yang baik akan
memberikan kepuasan dan kenyamanan untuk bekerja, sehingga
11Ibid.
11
Yanti Nur Aida
pegawai
merasa
betah
berada
dikantor,
e)
Memudahkan
arus
komunikasi dan arus kerja, f) Menyediakan pelayanan yang dibutuhkan
pegawai seperti teleks, interkom, faksimili, e-mail, komputer, telepon,
dan sebagainya, g) Memudahkan setiap gerakan para pegawai dalam
penyimpanan arsip, khususnya untuk arsip aktif, lemari dan ruangan
harus ditempatkan berdekatan dengan pegawai yang membutuhkan
arsip tersebut, h) Memberikan rasa aman dan keleluasaan pegawai
dalam melaksanakan tanggung jawab agar dapat membuat pegawai
menjadi lebih betah bekerja di kantor, i) Menjauhkan pekerjaan yang
menimbulkan bunyi keras, gaduh, dan mengganggu pekerjaan yang
membutuhkan konsentrasi tinggi.12
Penutup
Tata ruang kantor merupakan penentuan mengenai kebutuhankebutuhan ruang dan penyusunan perabotan dan alat perlengkapan
pada luas lantai yang tersedia (pengaturan dan penataan yang efektif),
serta penggunaan ruang tersebut untuk menyiapkan suatu susunan
praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu, dengan biaya yang
layak untuk menjamin adanya tempat dan keleluasaan kerja yang
sebaik-baiknya, agar dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa dan
kondusif, sehingga dapat tercipta efisiensi kerja. Dengan begitu secara
garis
besar
tata
letak
dalam
perkantoran
yakni
bagaimana
12Komaruddin, Manajemen Kantor:Teori dan Praktek, (Bandung: Sinar Baru,
1981), hlm. 121
12
Tata Ruang Kantor
menempatkan tenaga kerja, peralatan kantor, dan ruangan kantor
yang melancarkan aliran informasi.
Tata ruang kantor menurut para ahli dapat dibedakan menjadi tiga
macam, yaitu: tata ruang kantor terbuka, tata ruang kantor tertutup,
dan tata ruang kantor gabungan. Tata ruang kantor terbuka merupakan
ruang kerja yang tidak ada pemisah, Tata ruang kantor tertutup adalah
Tata ruang yang terpisah-pisah atau tertutup terdapat bagian-bagian
atau pemisah pada gedungnya dengan berbentuk kamar-kamar, dan
Tata ruang kantor gabungan merupakan kombinasi antara tata ruang
terbuka dan tertutup.
DAFTAR PUSTAKA
Bafadal, Ibrahim. Manajemen Perlengkapan sekolah. Jakarta: Bumi
Aksara,2008.
Hasan,
Irmayanti. Manajemen Operasional
Malang: UIN-Maliki Press, 2011.
Perspektif
Integratif.
Komaruddin. Manajemen Kantor, Teori dan Praktek. Bandung: Sinar
Baru, 1981.
Sedarmayanti. Manajemen Perkantoran. Bandung: Mandar Maju, 2001.
Tim Pusat Diklat Pegawai. Pengetahuan Perkantoran. Jakarta: Badan
Pendidikan dan Pelatihan Keuangan, 2008.
Waworuntu, Toni. Manajemen untuk Sekretaris. Jakarta: Gramedia
Pustaka Utama, 1992.
13