T1__BAB IV Institutional Repository | Satya Wacana Christian University: Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Apotek Hasil Salatiga T1 BAB IV
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1. Hasil Penelitian dan Pembahasan
4.1.1 Gambaran Umum Apotek Hasil Salatiga
Apotek Hasil Salatiga yang bertempat di Jalan Makam Pahlawan Salatiga
merupakan salah satu apotek yang ada sebagai alternatif dari masyarakat terutama
untuk masyrakat dengan kalangan ekonomi ke bawah untuk membeli obat yang di
butuhkan.
Apotek ini di kelola oleh bapak Didik sebagai pemilik baru sejak tahun 2014.
Apotek Hasil ini mulai buka setiap hari senin sampai jumat dari jam 06.00 WIB –
17.00 WIB. Apotek ini mempunyai 3 karyawan dimana ketiga karyawan ini ada yang
menjadi pengelola apotek yang bernama Siti Mindaryati, ada yang menjadi asisten
apoteker yang bernama Elga Indriyati dan ada yang menjadi apoteker yang bernama
Suprihatin Siti Mulyani. Ketiga karyawan ini yang selalu melayani kebutuhan
masyrakat, entah membeli obat, entah hanya mendengarkan keluh kesah dari para
pembeli terkait dengan pengobatan yang sedang dijalani.
Apotek Hasil sendiri melayani pembelian obat dengan menggunakan resep dokter,
sebagai salah satu alternatif masyarakat terutama kalangan menengah kebawah untuk
menebus obat, jika obat yang dimaksud oleh pembeli tidak ada, maka salah satu
karyawan akan memberikan alternatif kepada pembeli terkait dengan obat generik
yang mempunyai khasiat yang sama dengan obat yang ada di resep dengan
menggunakan gambaran ilustrasi yang sederhana kepada pembeli.
Sales dari berbagai macam merk datang setiap hari untuk menawarkan produk –
produk kesehatan maupun menagih inkaso (pembayaran jatuh tempo) kepada Apotek
Hasil Salatiga. Batas inkaso (pembayaran jatuh tempo) adalah selama 21 – 30 hari.
57
Pengiriman barang pesanan dari sales tidak dapat diatur waktu sesuai dengan
kenginan Apotek Hasil, hal ini terjadi dikarenakan pengiriman barang pesanan sesuai
dengan kebijakan Perusahaan Besar Farmasi (PBF) itu sendiri. Barang pesanan yang
dikirim biasanya satu paket dan sesuai dengan faktur yang ada dalam satu hari, tetapi
pengelola sempat protes kepada salah satu PBF yang bekerjasama dengan Apotek
Hasil dimana pengiriman barang pesanan ada yang tidak datang bersamaan dengan
faktur, sehingga berakibat fatal kepada Apotek Hasil yang mengalami kerugian dan
harus merubah semua catatan yang sudah sesuai dengan faktur pesanan dari PBF.
Obat yang dijual di Apotek Hasil ini ada tiga kategori, yang pertama adalah obat
bebas yang memiliki tanda khusus pada kemasan dan etiket obat bebas dengan
lingkaran hijau dan gari tepi bewarna hitam. Selanjutnya adalah obat bebas terbatas
yang memiliki tanda khusus dan etiket obat adalah lingkaran biru dengan garis tepi
bewarna hitam. Obat ini termasuk obat keras tetapi masih dapat diual atau di beli
bebas dengan tanda peringatan, dan terakhir adalah obat keras yang memiliki tanda
khusus pada kemasan dan etiket huruf “K” di dalam lingkaran merah dengan garis
tepi bewarna hitam. Pembelian obat ini harus menggunakan resep dokter. Jenis obat
tersebut merupakan jenis obat HV dan OWA.
Ketika barang pesanan sudah sampai di Apotek, apoteker akan mengambil faktur
yang sudah ditandatangani oleh sales, dari faktur tersebut akan dilakukan pengecekan
apakah barang tujuannya sudah sesuai dikirim ke Apotek Hasil, apakah barang sesuai
dengan yang dipesan, baru jika sudah sesuai baru ditandatangani faktur tersebut dan
di beri cap. Kopian faktur yang di terima oleh Apotek Hasil sendiri merupakan kopian
faktur yang terakhir. Setelah itu langkah selanjutnya adalah mengecek kode batch dan
expired date dengan tujuan ketika akan melakukan retur barang dapat dilakukan. Ada
beberapa penyebab kenapa retur barang kepada sales, seperti barang pesanan yang
58
dikirim sudah mendekati expired date. Di apotek Hasil sendiri menerapkan sebelum 5
tahun produk mendekati expired date harus diretur, kalau tidak harus dijual. Jika
sudah melewati batas 5 tahun expired date, maka ketiga karyawan tersebut akan
mendapatkan sanksi dari pemilik Apotek Hasil yaitu pemotongan gaji.
Obat obat HV maupun OWA yang sudah kadaluarsa tidak bisa langsung
dimusnahkan oleh pihak apotek sendiri, dikarenakan adanya kebijakan dari
pemerintah untuk pemusnahan obat rata – rata 7 sampai 10 tahun.
Pemusnahan obat kadaluarsa ini dilakukan oleh DKK (Dinas Kesehatan Kota) dan
disaksikan oleh seluruh apoteker yang ada di Salatiga, selain obat yang dimusnahkan,
resep dokter juga ikut dimusnahkan dengan tujuan agar tidak ada penyalahgunaan
resep dokter oleh pihak – pihak yang tidak bertanggungjawab.
Setiap transaksi pembelian obat HV dan OWA, harus di catat di dalam buku
catatan setiap hari, yang melakukan pecatatan transaksi obat bisa asisten apoteker,
bisa apoteker ataupun pengelola. Sehingga sering terjadi kesalahan didalam
pencatatan HV dan OWA yang sering tercampur.
Apotek Hasil sendiri juga sering menerima pesanan baik dari pihak sekolah
maupun dari pabrik berkaitan dengan pembelian peralatan P3K.
Apotek Hasil pernah ditegur oleh DKK (Dinas Kesehatan Kota) karena tempat /
lokasi apotek yang dianggap kotor, yang menyebabkan Apotek Hasil mengirimkan
surat teguran kepada pemilik gedung untuk segera melakukan perbaikan, jika pemilik
tidak melakukan perbaikan, maka apotek akan pindah pada tanggal 12 Desember
2016. Pemilik bangunan merespon teguran dari pihak Apotek dan menjanjikan kepada
bapak Didik sebagai pemilik Apotek Hasil akan dilakukan perbaikan. Pada tanggal 23
Januari 2017 keramik lantai pecah yang ada di Apotek Hasil sudah di perbaiki oleh
pemilik gedung.
59
4.1.2 Jenis Arsip yang ada
Jenis arsip yang di terapkan di Apotek Hasil Salatiga merupakan jenis arsip dinamis
aktif. Arsip HV dan OWA di Apotek Hasil ini disusun berdasarkan dari faktur yang
diterima oleh Apotek Hasil di setiap melakukan pemesanan barang.
Proses pembuatan arsip ini dimulai dari setiap produk pesanan datan di Apotek Hasil,
kemudian dilakukan pengecekan terhadap faktur terkait dengan isi barang, jumlah barang,
kode batch, dan expired date. Selanjutnya ketika semua sudah di cek setiap jenis barang
baik HV dan OWA mulai di kelompokkan, dicatat didalam buku dan ditata di dalam
etalase yang ada di Apotek Hasil. Setelah dilakukan penataan, setiap ada barang keluar
(barang dibeli), di lakukan pencatatan di dalam buku. Buku pencatatan antara HV dan
OWA di pisah menjadi dua dengan tujuan untuk mempermudah dalam menyusun laporan
bulanan HV dan OWA.
4.1.3 Filling Sistem Penyimpanan Arsip.
Penyimpanan Arsip di Apotek Hasil Salatiga adalah menggunakan sistem kronologis
dan sistem abjad. Arsip laporan HV dan OWA yang disusun berdasarkan per tanggal, per
bulan, dan per tahun. Sedanngkan untuk penyimpanan arsip faktur disusun berdasarkan
abjad nama, abjad nama yang dimaksud aadalah berdasarkan nama Perusahaan Besar
Farmasi (PBF). Hal ini sesuai dengan teori yang dikemukakan oleh Badri Munir Sukoco
berikut ini :
“Arsip merupakan alat pengingat – ingat, baik organisasi maupun bagi
pimpinan. Untuk mempermudah dalam penyimpanan dan
prosespenemuan kembali arsip setiap saat diperlukan, maka perlu
dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip.
Filling sistem penyimpanan arsip dalah Tata Kearsipan Dengan
Memanfaatkan Teknologi Modern yaitu sistem abjad, sistem masalah,
sistem nomor, sistem tanggal, dan sistem wilayah”58
58
Badri Munir Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Erlangga, Surabaya, 2007 hal 89
60
Berdasarkan dari teori tersebut harus dapat menentukan metode penyimpanan atau
sistem penataan arsip, akan tetapi di Apotek Hasil ada dua filling sisitem penyimpanan
arsip dinamis yaitu sistem kronologis dan abjad nama. Filling sistem tersebut sudah
berjalan bertahun tahun dan tidak ada kendala dalam menyimpan arsip dinamis yang ada.
Sebaiknya dalam filling sistem penyimpanan arsip harus benar – benar diperhatikan,
karena ada dua filing sistem penyimpanan arsip yaitu filling sistem kronologis dan abjad
nama, agar dalam penyimpanan arsip dinamis tidak terjadi kesalahan
4.1.4 Manajemen Laporan
Laporan terkait dengan HV dan OWA di susun oleh pengelola dan asisten apoteker.
Apoteker di Apotek Hasil akan memeriksa hasil laporan HV dan OWA yang di susun.
Arsip yang di kelola dan di susun oleh pengelola dan asisten apoteker sering salah baik di
dalam pemberian nomor yang sesuai dengan faktur. Selain itu asisten apoteker dan
pengelola dalam menyusun laporan HV dan OWA yang disusun per bulan sering
mengalami selisih dalam laporan HV dan OWA yang dibuat oleh asisten apoteker dan
pengelola sehingga harus mencari kembali faktur yang sudah di simpan untuk melakukan
klarifikasi data yang dibuat oleh pengelola dan asisten apoteker.
Pemilik apotek yaitu bapak Didi setiap tiga bulan sekali akan menerima laporan HV
dan OWA yang telah disusun oleh pengelola dan asisten apoteker, sebagai informasi
kepada pemilik sekaligus sebagai bahan pertimbangan bagi pemilik Apotek Hasil dalam
membuat keputusan. Laporan HV dan OWA juga dibutuhkan oleh dinas untuk mengecek
apakah ada jenis – jenis obat tertentu yang dijual tanpa sepengetahuan dinas.
Penyusunan laporan HV dan OWA baik laporan per bulan maupun laporan per tahun
yang di terapkan di Apotek Hasil tidak ada prosedur atau mekanisme yang pasti di dalam
penyusunannya, tetapi apoteker Apotek Hasil Salatiga mengarahkan kepada pengelola
61
apotek dan asisten apoteker untuk disusun secara searah agar tidak terbalik dalam
penyusunan laporan HV dan OWA.
Didalam penyusunan laporan alangkah baiknya ada prosedur atau mekanisme yang
jelas dengan tujuan laporan yang disusun tidak berantakan dan terkesan rapi. Hal ini
dijelaskan di Basuki Sulistyo sebagai berikut :
“Sebelum memulai implemetasi, kebijakan ini dikomunikasikan
dengan garis besar ruang lingkup program informasi laporan,
dan menjelaskan prosedur termasuk prosedur persetujuan untuk
semua permintaan dan tinjauan laporan, format luaran dan tata
letak format, persetujuan laporan final, evaluasi, dan tindak
lanjut”59
Dengan adanya kejelasan prosedur penyusunan laporan terkait dengan laporan HV
dan OWA, di harapkan didalam penyusunan laporan tidak ada kesalahan baik di
pemberian nomer faktur maupun di selisih. Selain itu, alangkah lebih baik jika di dalam
penyusunan laporan HV dan OWA di lakukan oleh satu karyawan saja, dikarenakan
ketika dua karyawan yaitu asisten apoteker dan pengelola sama – sama membuat laporan,
ada kemungkinan besar laporan yang disusun akan mengalami kesalahan. Selain itu
didalam melakukan pencatatan transaksi obat jenis HV dan OWA alangkah baiknya
dibuat oleh satu orang. Hal ini untuk menghindari adanya kekeliruan dalam melakukan
pencatatan yang ada di Apotek Hasil Salatiga.
59
Sulityo, Basuki, op.cit hal 69
62
4.1.5 Metode Pemberkasan Arsip Dinamis Aktif
Arsip HV dan OWA yang di berkaskan adalah jenis laporan HV dan OWA per tahun.
Laporan HV dan OWA yang disusun berdasarkan urutan tanggal, bulan, dan tahun
sedangkan arsip faktur yang di berkaskan disusun berdasarkan urutan abjad nama PBF
(Perusahaan Besar Farmasi).
Metode pemberkasan arsip dinamis aktif yang diterapkan di apotek hasil ada
keuntungan dan ada kerugian terutama penerapan pemberkasan dengan menggunakan
sistem pengabjadan nama. Menurut Sulistyo Basuki keuntungan dan kerugian
pemberkasan abjad nama adalah :
“Keuntungan dari sistem pengabjadan adalah : pemahaman
serta pelaksanaannya mudah dan sederhana, sifatnya
swaindeks artinya sudah mampu mengindeks arsip dinamis itu
sendiri sehingga memerlukan indeks terpisah, sifatnya luwes
artinya tajuk baru dapat ditambahkan setiap berkas tanpa
merusak keseluruhan berkas, sistem tersebut merupakan
rujukan langsung, artinya langsung dapat digunakan. Karena
langsung dapat digunakan maka pemeriksaan atas berkas dapat
langsung dilakukan sehingga peluang terjadinya kesalahan
penberkas (artinya ada bagian yang keliru pemasukan ke
berkas) dapat segera diperbaiki. Kerugian dari sistem
pengabjadan adalah : Untuk menemubalik makalah dalam
sistem yang besar memerlukan waktu yang lama sehingga
mengurangi kecepatan operasi sistem, bila terdapat nama yang
sama akan terjadi kekacauan, Kertas mungkin dimasukkan ke
berkas yang memiliki tajuk yang berlainan atau salah
pemberkas karena kekeliruan penulisan nama.”60
Melihat bahwa terkadang didalam penyusunan laporan HV dan OWA sering
mengalami kekeliruan, alangkah baiknya jika metode pemberkasan abjad nama lebih di
perhatikan, dikarenakan arsip faktur yang tersusun di apotek Hasil sebagai bahan untuk
menyusun laporan HV dan OWA ada yang salah penempatan arsip faktur.
60
Ibid., hal 93 - 94
63
4.1.6 Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip Dinamis Aktif
Arsip yang di kelola oleh Apotek Hasil Salatiga berupa arsip faktur dan laporan HV
dan OWA. Arsip faktur di pelihara dengan cara di ikat menggunakan karet dan di beri
label bulan sesuai dengan volume arsip faktur yang didapat oleh Apotek Hasil, sedangkan
laporan HV dan OWA yang di susun berdasarkan per bulan ketika sudah di pindahkan ke
dalam buku besar Laporan HV dan OWA per tahun, buku laporan HV dan OWA per
bulan akan langsung dimasukkan ke dalam doos. Dalam melakukan pembersihan arsip
laporan HV dan OWA per tahun yang disimpan didalam lemari dilakukan setiap lima
tahun sekali, yang mengakibatkan ada arsip laporan HV dan OWA yang dimakan rayap
selain itu didalam pemeliharaan arsip faktur terkesan seadanya, tidak memperhatikan
arsip faktur yang dipelihara sehingga ada arsip faktur yang mengalami kerusakan.
Arsip laporan HV dan OWA yang dimakan rayap ini adalah laporan HV dan OWA
beserta faktur yang sudah lunas pembayarannya kepada sales.
Hal ini tidak sesuai dengan teori yang di ungkapkan oleh Basir Barthos, adalah :
“Arsip – arsip tidak hanya merupakan warisan masa lampau,
akan tetapi arsip – arsip juga memberi informasi tentang masa
lampau itu sendiri sehingga arsip tersebut perlu dipelihara dan
dijaga dari segala kerusakan dan kemusnahan.”61
Berdasarkan teori tersebut, alangkah baiknya arsip terutama laporan HV dan OWA
yang disimpan di dalam lemari lebih diperhatikan kebersihannya agar tidak terjadi arsip
laporan HV dan OWA dimakan rayap, walaupun arsip laporan HV dan OWA yang di
buat per tahun sudah lunas dan arsip faktur asli sudah diterima.
61
Barthos., Op. Cit., 51
64
4.1.7 Peralatan dan Perlengkapan Arsip Dinamis Aktif
Setiap terjadi transaksi baik itu jenis obat HV maupun OWA, selalu di lakukan
pencatatan setiap hari, di catat di dalam buku besar yang terpisah antara jenis obat HV
ataupun OWA. Pencatatan transaksi baik jenis obat HV dan OWA dilakukan secara acak,
dikarenakan setiap transaksi baik apoteker, asisten apoteker, maupun pengelola ikut
melayani transaksi penjualan HV dan OWA. Peralatan untuk menyimpan berkas laporan
HV dan OWA beserta dengan arsip faktur hanya sebuah lemari kayu. Arsip tersebut ditata
dengan cara arsip yang ada di lemari di keluarkan kembali di pilih mana arsip yang sudah
lunas pembayaran dengan sales beserta arsip faktur, setelah di lakukan pemisahan arsip
laporan HV dan OWA yang sudah lunas, selanjutnya arsip baru yaitu arsip HV dan OWA
di masukkan kembali dan ditata didalam lemari. Sedangkan arsip HV dan OWA yang
sudah lunas akan dimasukkan ke dalam doos dan disimpan di lantai 2. Untuk arsip faktur
yang belum lunas, akan di simpan di dalam map plastik dan di taruh di atas lemari.
Berdasarkan pengamatan, peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk
menyimpan arsip dirasa masih kurang, hanya ada satu lemari yang terbuat dari kayu yang
digunakan untuk menyimpan arsip Laporan arsip HV dan OWA yang disusun per tahun
didalam lemari. Alangkah baiknya jika peralatan dan perlengkapan yang ada di Apotek
Hasil di tambah, dikarenakan dengan tersedianya satu lemari kayu, mempunyai resiko
tersendiri terhadap ketahanan arsip yang disimpan.
65
4.1.8 Syarat – Syarat Pegawai Kearsipan
Karyawan di apotek Hasil Salatiga ada tiga orang karyawan. Karyawan ini terdiri dari
apoteker, asisten apoteker, dan pengelola. Didalam penyusunan arsip laporan HV dan
OWA, antara asisten apoteker dengan pengelola apotek sering terjadi kekeliruan dan
terjadi selisih pencatatan transaksi antara obat HV dan OWA. Kekeliruan dan terjadinya
selisih didalam pencatatan ini dikarenakan terjadinya pencampuran jenis obat HV yang di
catat di dalam buku penjualan obat OWA, sehingga untuk mengatasi kekeliruan tesebut,
asisten apoteker dengan pengelola mencari faktur yang sesuai dengan jenis barang yang
ada sesuai dengan tanggal barang pesanan di kirim.
Selain kekeliruan didalam pencatatan laporan HV dan OWA, karyawan apotek Hasil
sendiri pernah mengalami potong gaji dikarenakan tidak melakukan pengecekan terhadap
expired date (tanggal kadaluarsa) obat baik jenis HV dan OWA. Ada peraturan dari
pemilik apotek yaitu bapak Didik, untuk jenis obat HV dan OWA, batas expired date lima
tahun, jika obat dengan batas tersebut tidak laku terjual, maka karyawan akan di potong
gaji.
Di apotek Hasil sendiri sebetulnya tidak terlalu memperhatikan pendidikan karyawan.
Hal itu terbukti dari apoteker yang merupakan lulusan sarjana Apoteker, asisten apoteker
yang merupakan lulusan SMA dan pengelola yang lulusan SMA, dengan pengalaman
kerja di apotek Hasil Salatiga selama ber tahun – tahun, sehingga pemilik apotek
mempercayakan pengelolaan apotek kepada karyawan. Adanya kekeliruan didalam
pencatatan transaksi jenis obat HV dan OWA terjadi dikarenakan semua karyawan ikut
andil didalam melakukan pencatatan jenis obat HV dan OWA yang dibeli setiap harinya.
66
Menurut Agus Sugiarto yang d mengemukakan bahwa :
“Petugas kearsipan yang baik diperlukan sekurang kurangnya
empat syarat yaitu ketelitian, kecerdasan, kecekatan, dan
kerapian”62
Karyawan sendiri dalam mengelola arsip dinamis aktif kurang teliti, dikarenakan
ketika ada kesalahan dalam pencatatan laporan HV dan OWA yang dilakukan secara
manual, kesalahan pencatatan tersebut langsung diberi tanda silang tanpa adanya
penggantian kertas, sehingga laporan penjualan HV dan OWA yang disusun setiap hari
terkesan tidak rapi dan berantakan.
Sebaiknya karyawan terutama asisten apoteker dan pengelola apotek untuk sering
mengikuti seminar tentang kegiatan kearsipan agar menambah pengetahuan dalam
pengelolaan arsip. Arsip
mempunyai
peran
atau fungsi
yang
penting bagi
penyelenggaraaan kegiatan maka karyawan terutama karyawan apotek yang menangani
kearsipan harus mahir dalam melakukan pengelolaan arsip.
4.1.9 Penyelenggaraan Kearsipan yang baik bagi Organisasi
Arsip di apotek Hasil salatiga terutama arsip laporan HV dan OWA disusun di dalam
buku berukuran folio. Ada tiga jenis buku yang ada di apotek Hasil yaitu buku transaksi
penjualan obat HV yang mencakup nama obat, tanggal pembelian dan harga obat, buku
transaksi penjualan obat OWA yang mencakup nama obat, tanggal pembelian dan harga
obat dan buku laporan HV dan OWA yang disusun per bulan. Buku tersebut nantinya
akan disusun secara manual untuk dijadikan laporan HV dan OWA per tahun. Laporan ini
akan disimpan selama lima tahun dan ditempatkan di dalam lemari. Arsip laporan HV dan
OWA per tahun di simpan selama lima tahun dikarenakan ada faktur dari sales PBF
(Perusahaan Besar Farmasi) yang belum terlunasi, selain itu tujuan arsip laporan HV dan
62
The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta,2002, hal 39
67
OWA per tahun tersebut disimpan adalah untuk dapat mengontrol jenis obat HV dan
OWA yang ada baik yang sudah terjual maupun yang belum terjual.
Dari pengamatan, terlihat bahwa sistem pengarsipan yang ada di Apotek Hasil masih
belum berjalan dengan baik karena arsip dinamis masih banyak yang menumpuk
digudang dan dalam pengelolaannya tidak terlalu banyak yang berubah. Selain itu sistem
penyimpanan arsip yang masih belum berjalan dengan semestinya, dikarenakan arsip
laporan HV dan OWA per tahun di jadikan per tahun di susun di dalam lemari dan harus
menunggu waktu selama lima tahun agar arsip HV dan OWA. Alangkah baiknya jika
arsip laporan HV dan OWA yang sudah terbayar lunas, di tata di tempat yang berbeda
sehingga ketika ada arsip HV dan OWA per bulan yang akan disimpan tidak harus
menunggu waktu lama untuk disimpan di dalam lemari.
68
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1. Hasil Penelitian dan Pembahasan
4.1.1 Gambaran Umum Apotek Hasil Salatiga
Apotek Hasil Salatiga yang bertempat di Jalan Makam Pahlawan Salatiga
merupakan salah satu apotek yang ada sebagai alternatif dari masyarakat terutama
untuk masyrakat dengan kalangan ekonomi ke bawah untuk membeli obat yang di
butuhkan.
Apotek ini di kelola oleh bapak Didik sebagai pemilik baru sejak tahun 2014.
Apotek Hasil ini mulai buka setiap hari senin sampai jumat dari jam 06.00 WIB –
17.00 WIB. Apotek ini mempunyai 3 karyawan dimana ketiga karyawan ini ada yang
menjadi pengelola apotek yang bernama Siti Mindaryati, ada yang menjadi asisten
apoteker yang bernama Elga Indriyati dan ada yang menjadi apoteker yang bernama
Suprihatin Siti Mulyani. Ketiga karyawan ini yang selalu melayani kebutuhan
masyrakat, entah membeli obat, entah hanya mendengarkan keluh kesah dari para
pembeli terkait dengan pengobatan yang sedang dijalani.
Apotek Hasil sendiri melayani pembelian obat dengan menggunakan resep dokter,
sebagai salah satu alternatif masyarakat terutama kalangan menengah kebawah untuk
menebus obat, jika obat yang dimaksud oleh pembeli tidak ada, maka salah satu
karyawan akan memberikan alternatif kepada pembeli terkait dengan obat generik
yang mempunyai khasiat yang sama dengan obat yang ada di resep dengan
menggunakan gambaran ilustrasi yang sederhana kepada pembeli.
Sales dari berbagai macam merk datang setiap hari untuk menawarkan produk –
produk kesehatan maupun menagih inkaso (pembayaran jatuh tempo) kepada Apotek
Hasil Salatiga. Batas inkaso (pembayaran jatuh tempo) adalah selama 21 – 30 hari.
57
Pengiriman barang pesanan dari sales tidak dapat diatur waktu sesuai dengan
kenginan Apotek Hasil, hal ini terjadi dikarenakan pengiriman barang pesanan sesuai
dengan kebijakan Perusahaan Besar Farmasi (PBF) itu sendiri. Barang pesanan yang
dikirim biasanya satu paket dan sesuai dengan faktur yang ada dalam satu hari, tetapi
pengelola sempat protes kepada salah satu PBF yang bekerjasama dengan Apotek
Hasil dimana pengiriman barang pesanan ada yang tidak datang bersamaan dengan
faktur, sehingga berakibat fatal kepada Apotek Hasil yang mengalami kerugian dan
harus merubah semua catatan yang sudah sesuai dengan faktur pesanan dari PBF.
Obat yang dijual di Apotek Hasil ini ada tiga kategori, yang pertama adalah obat
bebas yang memiliki tanda khusus pada kemasan dan etiket obat bebas dengan
lingkaran hijau dan gari tepi bewarna hitam. Selanjutnya adalah obat bebas terbatas
yang memiliki tanda khusus dan etiket obat adalah lingkaran biru dengan garis tepi
bewarna hitam. Obat ini termasuk obat keras tetapi masih dapat diual atau di beli
bebas dengan tanda peringatan, dan terakhir adalah obat keras yang memiliki tanda
khusus pada kemasan dan etiket huruf “K” di dalam lingkaran merah dengan garis
tepi bewarna hitam. Pembelian obat ini harus menggunakan resep dokter. Jenis obat
tersebut merupakan jenis obat HV dan OWA.
Ketika barang pesanan sudah sampai di Apotek, apoteker akan mengambil faktur
yang sudah ditandatangani oleh sales, dari faktur tersebut akan dilakukan pengecekan
apakah barang tujuannya sudah sesuai dikirim ke Apotek Hasil, apakah barang sesuai
dengan yang dipesan, baru jika sudah sesuai baru ditandatangani faktur tersebut dan
di beri cap. Kopian faktur yang di terima oleh Apotek Hasil sendiri merupakan kopian
faktur yang terakhir. Setelah itu langkah selanjutnya adalah mengecek kode batch dan
expired date dengan tujuan ketika akan melakukan retur barang dapat dilakukan. Ada
beberapa penyebab kenapa retur barang kepada sales, seperti barang pesanan yang
58
dikirim sudah mendekati expired date. Di apotek Hasil sendiri menerapkan sebelum 5
tahun produk mendekati expired date harus diretur, kalau tidak harus dijual. Jika
sudah melewati batas 5 tahun expired date, maka ketiga karyawan tersebut akan
mendapatkan sanksi dari pemilik Apotek Hasil yaitu pemotongan gaji.
Obat obat HV maupun OWA yang sudah kadaluarsa tidak bisa langsung
dimusnahkan oleh pihak apotek sendiri, dikarenakan adanya kebijakan dari
pemerintah untuk pemusnahan obat rata – rata 7 sampai 10 tahun.
Pemusnahan obat kadaluarsa ini dilakukan oleh DKK (Dinas Kesehatan Kota) dan
disaksikan oleh seluruh apoteker yang ada di Salatiga, selain obat yang dimusnahkan,
resep dokter juga ikut dimusnahkan dengan tujuan agar tidak ada penyalahgunaan
resep dokter oleh pihak – pihak yang tidak bertanggungjawab.
Setiap transaksi pembelian obat HV dan OWA, harus di catat di dalam buku
catatan setiap hari, yang melakukan pecatatan transaksi obat bisa asisten apoteker,
bisa apoteker ataupun pengelola. Sehingga sering terjadi kesalahan didalam
pencatatan HV dan OWA yang sering tercampur.
Apotek Hasil sendiri juga sering menerima pesanan baik dari pihak sekolah
maupun dari pabrik berkaitan dengan pembelian peralatan P3K.
Apotek Hasil pernah ditegur oleh DKK (Dinas Kesehatan Kota) karena tempat /
lokasi apotek yang dianggap kotor, yang menyebabkan Apotek Hasil mengirimkan
surat teguran kepada pemilik gedung untuk segera melakukan perbaikan, jika pemilik
tidak melakukan perbaikan, maka apotek akan pindah pada tanggal 12 Desember
2016. Pemilik bangunan merespon teguran dari pihak Apotek dan menjanjikan kepada
bapak Didik sebagai pemilik Apotek Hasil akan dilakukan perbaikan. Pada tanggal 23
Januari 2017 keramik lantai pecah yang ada di Apotek Hasil sudah di perbaiki oleh
pemilik gedung.
59
4.1.2 Jenis Arsip yang ada
Jenis arsip yang di terapkan di Apotek Hasil Salatiga merupakan jenis arsip dinamis
aktif. Arsip HV dan OWA di Apotek Hasil ini disusun berdasarkan dari faktur yang
diterima oleh Apotek Hasil di setiap melakukan pemesanan barang.
Proses pembuatan arsip ini dimulai dari setiap produk pesanan datan di Apotek Hasil,
kemudian dilakukan pengecekan terhadap faktur terkait dengan isi barang, jumlah barang,
kode batch, dan expired date. Selanjutnya ketika semua sudah di cek setiap jenis barang
baik HV dan OWA mulai di kelompokkan, dicatat didalam buku dan ditata di dalam
etalase yang ada di Apotek Hasil. Setelah dilakukan penataan, setiap ada barang keluar
(barang dibeli), di lakukan pencatatan di dalam buku. Buku pencatatan antara HV dan
OWA di pisah menjadi dua dengan tujuan untuk mempermudah dalam menyusun laporan
bulanan HV dan OWA.
4.1.3 Filling Sistem Penyimpanan Arsip.
Penyimpanan Arsip di Apotek Hasil Salatiga adalah menggunakan sistem kronologis
dan sistem abjad. Arsip laporan HV dan OWA yang disusun berdasarkan per tanggal, per
bulan, dan per tahun. Sedanngkan untuk penyimpanan arsip faktur disusun berdasarkan
abjad nama, abjad nama yang dimaksud aadalah berdasarkan nama Perusahaan Besar
Farmasi (PBF). Hal ini sesuai dengan teori yang dikemukakan oleh Badri Munir Sukoco
berikut ini :
“Arsip merupakan alat pengingat – ingat, baik organisasi maupun bagi
pimpinan. Untuk mempermudah dalam penyimpanan dan
prosespenemuan kembali arsip setiap saat diperlukan, maka perlu
dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip.
Filling sistem penyimpanan arsip dalah Tata Kearsipan Dengan
Memanfaatkan Teknologi Modern yaitu sistem abjad, sistem masalah,
sistem nomor, sistem tanggal, dan sistem wilayah”58
58
Badri Munir Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Erlangga, Surabaya, 2007 hal 89
60
Berdasarkan dari teori tersebut harus dapat menentukan metode penyimpanan atau
sistem penataan arsip, akan tetapi di Apotek Hasil ada dua filling sisitem penyimpanan
arsip dinamis yaitu sistem kronologis dan abjad nama. Filling sistem tersebut sudah
berjalan bertahun tahun dan tidak ada kendala dalam menyimpan arsip dinamis yang ada.
Sebaiknya dalam filling sistem penyimpanan arsip harus benar – benar diperhatikan,
karena ada dua filing sistem penyimpanan arsip yaitu filling sistem kronologis dan abjad
nama, agar dalam penyimpanan arsip dinamis tidak terjadi kesalahan
4.1.4 Manajemen Laporan
Laporan terkait dengan HV dan OWA di susun oleh pengelola dan asisten apoteker.
Apoteker di Apotek Hasil akan memeriksa hasil laporan HV dan OWA yang di susun.
Arsip yang di kelola dan di susun oleh pengelola dan asisten apoteker sering salah baik di
dalam pemberian nomor yang sesuai dengan faktur. Selain itu asisten apoteker dan
pengelola dalam menyusun laporan HV dan OWA yang disusun per bulan sering
mengalami selisih dalam laporan HV dan OWA yang dibuat oleh asisten apoteker dan
pengelola sehingga harus mencari kembali faktur yang sudah di simpan untuk melakukan
klarifikasi data yang dibuat oleh pengelola dan asisten apoteker.
Pemilik apotek yaitu bapak Didi setiap tiga bulan sekali akan menerima laporan HV
dan OWA yang telah disusun oleh pengelola dan asisten apoteker, sebagai informasi
kepada pemilik sekaligus sebagai bahan pertimbangan bagi pemilik Apotek Hasil dalam
membuat keputusan. Laporan HV dan OWA juga dibutuhkan oleh dinas untuk mengecek
apakah ada jenis – jenis obat tertentu yang dijual tanpa sepengetahuan dinas.
Penyusunan laporan HV dan OWA baik laporan per bulan maupun laporan per tahun
yang di terapkan di Apotek Hasil tidak ada prosedur atau mekanisme yang pasti di dalam
penyusunannya, tetapi apoteker Apotek Hasil Salatiga mengarahkan kepada pengelola
61
apotek dan asisten apoteker untuk disusun secara searah agar tidak terbalik dalam
penyusunan laporan HV dan OWA.
Didalam penyusunan laporan alangkah baiknya ada prosedur atau mekanisme yang
jelas dengan tujuan laporan yang disusun tidak berantakan dan terkesan rapi. Hal ini
dijelaskan di Basuki Sulistyo sebagai berikut :
“Sebelum memulai implemetasi, kebijakan ini dikomunikasikan
dengan garis besar ruang lingkup program informasi laporan,
dan menjelaskan prosedur termasuk prosedur persetujuan untuk
semua permintaan dan tinjauan laporan, format luaran dan tata
letak format, persetujuan laporan final, evaluasi, dan tindak
lanjut”59
Dengan adanya kejelasan prosedur penyusunan laporan terkait dengan laporan HV
dan OWA, di harapkan didalam penyusunan laporan tidak ada kesalahan baik di
pemberian nomer faktur maupun di selisih. Selain itu, alangkah lebih baik jika di dalam
penyusunan laporan HV dan OWA di lakukan oleh satu karyawan saja, dikarenakan
ketika dua karyawan yaitu asisten apoteker dan pengelola sama – sama membuat laporan,
ada kemungkinan besar laporan yang disusun akan mengalami kesalahan. Selain itu
didalam melakukan pencatatan transaksi obat jenis HV dan OWA alangkah baiknya
dibuat oleh satu orang. Hal ini untuk menghindari adanya kekeliruan dalam melakukan
pencatatan yang ada di Apotek Hasil Salatiga.
59
Sulityo, Basuki, op.cit hal 69
62
4.1.5 Metode Pemberkasan Arsip Dinamis Aktif
Arsip HV dan OWA yang di berkaskan adalah jenis laporan HV dan OWA per tahun.
Laporan HV dan OWA yang disusun berdasarkan urutan tanggal, bulan, dan tahun
sedangkan arsip faktur yang di berkaskan disusun berdasarkan urutan abjad nama PBF
(Perusahaan Besar Farmasi).
Metode pemberkasan arsip dinamis aktif yang diterapkan di apotek hasil ada
keuntungan dan ada kerugian terutama penerapan pemberkasan dengan menggunakan
sistem pengabjadan nama. Menurut Sulistyo Basuki keuntungan dan kerugian
pemberkasan abjad nama adalah :
“Keuntungan dari sistem pengabjadan adalah : pemahaman
serta pelaksanaannya mudah dan sederhana, sifatnya
swaindeks artinya sudah mampu mengindeks arsip dinamis itu
sendiri sehingga memerlukan indeks terpisah, sifatnya luwes
artinya tajuk baru dapat ditambahkan setiap berkas tanpa
merusak keseluruhan berkas, sistem tersebut merupakan
rujukan langsung, artinya langsung dapat digunakan. Karena
langsung dapat digunakan maka pemeriksaan atas berkas dapat
langsung dilakukan sehingga peluang terjadinya kesalahan
penberkas (artinya ada bagian yang keliru pemasukan ke
berkas) dapat segera diperbaiki. Kerugian dari sistem
pengabjadan adalah : Untuk menemubalik makalah dalam
sistem yang besar memerlukan waktu yang lama sehingga
mengurangi kecepatan operasi sistem, bila terdapat nama yang
sama akan terjadi kekacauan, Kertas mungkin dimasukkan ke
berkas yang memiliki tajuk yang berlainan atau salah
pemberkas karena kekeliruan penulisan nama.”60
Melihat bahwa terkadang didalam penyusunan laporan HV dan OWA sering
mengalami kekeliruan, alangkah baiknya jika metode pemberkasan abjad nama lebih di
perhatikan, dikarenakan arsip faktur yang tersusun di apotek Hasil sebagai bahan untuk
menyusun laporan HV dan OWA ada yang salah penempatan arsip faktur.
60
Ibid., hal 93 - 94
63
4.1.6 Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip Dinamis Aktif
Arsip yang di kelola oleh Apotek Hasil Salatiga berupa arsip faktur dan laporan HV
dan OWA. Arsip faktur di pelihara dengan cara di ikat menggunakan karet dan di beri
label bulan sesuai dengan volume arsip faktur yang didapat oleh Apotek Hasil, sedangkan
laporan HV dan OWA yang di susun berdasarkan per bulan ketika sudah di pindahkan ke
dalam buku besar Laporan HV dan OWA per tahun, buku laporan HV dan OWA per
bulan akan langsung dimasukkan ke dalam doos. Dalam melakukan pembersihan arsip
laporan HV dan OWA per tahun yang disimpan didalam lemari dilakukan setiap lima
tahun sekali, yang mengakibatkan ada arsip laporan HV dan OWA yang dimakan rayap
selain itu didalam pemeliharaan arsip faktur terkesan seadanya, tidak memperhatikan
arsip faktur yang dipelihara sehingga ada arsip faktur yang mengalami kerusakan.
Arsip laporan HV dan OWA yang dimakan rayap ini adalah laporan HV dan OWA
beserta faktur yang sudah lunas pembayarannya kepada sales.
Hal ini tidak sesuai dengan teori yang di ungkapkan oleh Basir Barthos, adalah :
“Arsip – arsip tidak hanya merupakan warisan masa lampau,
akan tetapi arsip – arsip juga memberi informasi tentang masa
lampau itu sendiri sehingga arsip tersebut perlu dipelihara dan
dijaga dari segala kerusakan dan kemusnahan.”61
Berdasarkan teori tersebut, alangkah baiknya arsip terutama laporan HV dan OWA
yang disimpan di dalam lemari lebih diperhatikan kebersihannya agar tidak terjadi arsip
laporan HV dan OWA dimakan rayap, walaupun arsip laporan HV dan OWA yang di
buat per tahun sudah lunas dan arsip faktur asli sudah diterima.
61
Barthos., Op. Cit., 51
64
4.1.7 Peralatan dan Perlengkapan Arsip Dinamis Aktif
Setiap terjadi transaksi baik itu jenis obat HV maupun OWA, selalu di lakukan
pencatatan setiap hari, di catat di dalam buku besar yang terpisah antara jenis obat HV
ataupun OWA. Pencatatan transaksi baik jenis obat HV dan OWA dilakukan secara acak,
dikarenakan setiap transaksi baik apoteker, asisten apoteker, maupun pengelola ikut
melayani transaksi penjualan HV dan OWA. Peralatan untuk menyimpan berkas laporan
HV dan OWA beserta dengan arsip faktur hanya sebuah lemari kayu. Arsip tersebut ditata
dengan cara arsip yang ada di lemari di keluarkan kembali di pilih mana arsip yang sudah
lunas pembayaran dengan sales beserta arsip faktur, setelah di lakukan pemisahan arsip
laporan HV dan OWA yang sudah lunas, selanjutnya arsip baru yaitu arsip HV dan OWA
di masukkan kembali dan ditata didalam lemari. Sedangkan arsip HV dan OWA yang
sudah lunas akan dimasukkan ke dalam doos dan disimpan di lantai 2. Untuk arsip faktur
yang belum lunas, akan di simpan di dalam map plastik dan di taruh di atas lemari.
Berdasarkan pengamatan, peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk
menyimpan arsip dirasa masih kurang, hanya ada satu lemari yang terbuat dari kayu yang
digunakan untuk menyimpan arsip Laporan arsip HV dan OWA yang disusun per tahun
didalam lemari. Alangkah baiknya jika peralatan dan perlengkapan yang ada di Apotek
Hasil di tambah, dikarenakan dengan tersedianya satu lemari kayu, mempunyai resiko
tersendiri terhadap ketahanan arsip yang disimpan.
65
4.1.8 Syarat – Syarat Pegawai Kearsipan
Karyawan di apotek Hasil Salatiga ada tiga orang karyawan. Karyawan ini terdiri dari
apoteker, asisten apoteker, dan pengelola. Didalam penyusunan arsip laporan HV dan
OWA, antara asisten apoteker dengan pengelola apotek sering terjadi kekeliruan dan
terjadi selisih pencatatan transaksi antara obat HV dan OWA. Kekeliruan dan terjadinya
selisih didalam pencatatan ini dikarenakan terjadinya pencampuran jenis obat HV yang di
catat di dalam buku penjualan obat OWA, sehingga untuk mengatasi kekeliruan tesebut,
asisten apoteker dengan pengelola mencari faktur yang sesuai dengan jenis barang yang
ada sesuai dengan tanggal barang pesanan di kirim.
Selain kekeliruan didalam pencatatan laporan HV dan OWA, karyawan apotek Hasil
sendiri pernah mengalami potong gaji dikarenakan tidak melakukan pengecekan terhadap
expired date (tanggal kadaluarsa) obat baik jenis HV dan OWA. Ada peraturan dari
pemilik apotek yaitu bapak Didik, untuk jenis obat HV dan OWA, batas expired date lima
tahun, jika obat dengan batas tersebut tidak laku terjual, maka karyawan akan di potong
gaji.
Di apotek Hasil sendiri sebetulnya tidak terlalu memperhatikan pendidikan karyawan.
Hal itu terbukti dari apoteker yang merupakan lulusan sarjana Apoteker, asisten apoteker
yang merupakan lulusan SMA dan pengelola yang lulusan SMA, dengan pengalaman
kerja di apotek Hasil Salatiga selama ber tahun – tahun, sehingga pemilik apotek
mempercayakan pengelolaan apotek kepada karyawan. Adanya kekeliruan didalam
pencatatan transaksi jenis obat HV dan OWA terjadi dikarenakan semua karyawan ikut
andil didalam melakukan pencatatan jenis obat HV dan OWA yang dibeli setiap harinya.
66
Menurut Agus Sugiarto yang d mengemukakan bahwa :
“Petugas kearsipan yang baik diperlukan sekurang kurangnya
empat syarat yaitu ketelitian, kecerdasan, kecekatan, dan
kerapian”62
Karyawan sendiri dalam mengelola arsip dinamis aktif kurang teliti, dikarenakan
ketika ada kesalahan dalam pencatatan laporan HV dan OWA yang dilakukan secara
manual, kesalahan pencatatan tersebut langsung diberi tanda silang tanpa adanya
penggantian kertas, sehingga laporan penjualan HV dan OWA yang disusun setiap hari
terkesan tidak rapi dan berantakan.
Sebaiknya karyawan terutama asisten apoteker dan pengelola apotek untuk sering
mengikuti seminar tentang kegiatan kearsipan agar menambah pengetahuan dalam
pengelolaan arsip. Arsip
mempunyai
peran
atau fungsi
yang
penting bagi
penyelenggaraaan kegiatan maka karyawan terutama karyawan apotek yang menangani
kearsipan harus mahir dalam melakukan pengelolaan arsip.
4.1.9 Penyelenggaraan Kearsipan yang baik bagi Organisasi
Arsip di apotek Hasil salatiga terutama arsip laporan HV dan OWA disusun di dalam
buku berukuran folio. Ada tiga jenis buku yang ada di apotek Hasil yaitu buku transaksi
penjualan obat HV yang mencakup nama obat, tanggal pembelian dan harga obat, buku
transaksi penjualan obat OWA yang mencakup nama obat, tanggal pembelian dan harga
obat dan buku laporan HV dan OWA yang disusun per bulan. Buku tersebut nantinya
akan disusun secara manual untuk dijadikan laporan HV dan OWA per tahun. Laporan ini
akan disimpan selama lima tahun dan ditempatkan di dalam lemari. Arsip laporan HV dan
OWA per tahun di simpan selama lima tahun dikarenakan ada faktur dari sales PBF
(Perusahaan Besar Farmasi) yang belum terlunasi, selain itu tujuan arsip laporan HV dan
62
The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta,2002, hal 39
67
OWA per tahun tersebut disimpan adalah untuk dapat mengontrol jenis obat HV dan
OWA yang ada baik yang sudah terjual maupun yang belum terjual.
Dari pengamatan, terlihat bahwa sistem pengarsipan yang ada di Apotek Hasil masih
belum berjalan dengan baik karena arsip dinamis masih banyak yang menumpuk
digudang dan dalam pengelolaannya tidak terlalu banyak yang berubah. Selain itu sistem
penyimpanan arsip yang masih belum berjalan dengan semestinya, dikarenakan arsip
laporan HV dan OWA per tahun di jadikan per tahun di susun di dalam lemari dan harus
menunggu waktu selama lima tahun agar arsip HV dan OWA. Alangkah baiknya jika
arsip laporan HV dan OWA yang sudah terbayar lunas, di tata di tempat yang berbeda
sehingga ketika ada arsip HV dan OWA per bulan yang akan disimpan tidak harus
menunggu waktu lama untuk disimpan di dalam lemari.
68