Optimasi Biaya Transportasi Pengiriman Produk Tepung pada PT XYZ dengan Pendekatan Distribution Resource Planning
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Persaingan dunia bisnis yang semakin kompetitif telah mengubah paradigma perusahaan tentang logistik. Peraturan inventory dan distribusi produk akhir menjadi suatu proses peningkatan nilai tambah dari barang dan jasa. Aliran produk yang dimulai dari gudang barang jadi, gudang distribusi, pengecer sampai pemakai akan membentuk suatu sistem distribusi yang dikenal dengan sistem rantai pasokan (supply chain system). Fungsi Supply Chain Management (SCM) bagi perusahaan adalah mengkonversikan bahan baku menjadi produk dan mendistribusikannya pada konsumen akhir. Pendistribusian produk akhir juga harus memperhatikan jenis dan jumlah produk yang diperlukan, harga dan waktu yang tepat serta mutu yang berkualitas.
Distribusi adalah proses penyaluran barang dari produsen ke pihak yang membutuhkan. Ketepatan pengiriman produk harus memiliki dasar penjadwalan dan rute yang tepat serta dengan mengantisipasi kendala-kendala yang dapat terjadi. Kendala yang biasa terjadi dalam distribusi suatu perusahaan diantaranya adalah kebijakan perusahaan yang menyangkut distribusi, pelayanan dan sarana prasarana penunjang distribusi, pemilihan saluran distribusi yang dapat menghambat usaha penyaluran produk ke konsumen, cepat atau tidaknya produk mengalami kerusakan, dan biaya yang ditimbulkan dari panjangnya mata rantai saluran distribusi. Permasalahan tersebut juga didukung oleh penelitian Chumpol
(2)
Monthatipkul. (2008), masalah pengendalian persediaan dan distribusi adalah sangat rumit dan menantang karena membutuhkan beberapa faktor untuk dipertimbangkan, seperti, struktur rantai suplai, level kordinasi, dan proses berbagi informasi.
PT XYZ merupakan sebuah perusahaan manufaktur yang bergerak di bidang produksi tepung. Sistem produksi tepung didukung oleh mesin dan peralatan di setiap tahapan prosesnya dan harus dioperasikan dengan efektif dan efisien. PT XYZ memiliki Central Supply Facilities (CSF) dan Distribution Center. Produk akhir didistribusikan dari CSF ke DC yang berada di wilayah Sumatera Utara dan sekitarnya.
Perusahaan melakukan pengiriman produk berdasarkan permintaan dari setiap DC. Namun dalam pelaksanaan pendistribusiannya, perusahaan ini mengalami kendala berupa tidak tepatnya waktu pengiriman dan jumlah produk yang tidak sesuai permintaan DC sehingga dapat mengakibatkan terjadinya kekurangan persediaan di DC tertentu dan mempengaruhi kinerja perusahaan yang dapat berdampak pada menurunnya permintaan konsumen. Gambaran permasalahan awal dapat dilihat pada Tabel 1.1. yang menunjukkan tidak tepatnya pelaksanaan aktivitas distribusi produk dari CSF ke DC.
(3)
Tabel 1.1. Data Distribusi CSF kepada DC selama 1 Bulan di Tahun 2014 Perio-de (Ming -gu)
DC 1 DC 2 DC 3 DC 4 DC 5
Per- min-taan (ton) Pengi- rim-an (ton) Per- min-taan (ton) Pengi -rim-an (ton) Per- min-taan (ton) Pengi -rim-an (ton) Per- min-taan (ton) Pengi -rim-an (ton) Per- min-taan (ton) Pengi -rim-an (ton)
I 44 55 36 47 42 49 32 40 42 52
II 48 56 46 47 43 44 39 36 43 46
III 46 51 45 41 45 42 34 36 43 44
IV 44 48 44 40 48 46 37 35 45 46
Data yang terdapat pada Tabel 1.1. merupakan gambaran permasalahan awal mengenai pendistribusian produk tepung yang terjadi pada PT XYZ. PT XYZ memiliki lima Distribution Center yang mengajukan permintaan produk tepung setiap minggunya. Permintaan dari setiap Distribution Center memiliki jumlah yang berbeda-beda utnuk dipenuhi dengan tepat oleh PT XYZ. Pada kenyataannya, kendala yang dihadapi oleh PT XYZ berupa kelebihan dan kekurangan stok yang berdampak pada waktu pengiriman dan jumlah barang yang didistribusikan menjadi tidak tepat sehingga menyebabkan tidak tercapainya keadaan safety stock pada Distribution Center. Berikut ini dapat dilihat pada Gambar 1.1. mengenai sistem ditribusi produk pada PT XYZ .
(4)
PT Florindo Makmur
Central Supply Facilities (CSF)
Distribution Center
Padang
Grosir
Distribution Center
Palembang
Distribution Center
Medan II
Distribution Center
Medan I
Distribution Center
Pekanbaru
Pengecer
Grosir Pengecer
Grosir Pengecer
Grosir Pengecer
Grosir Pengecer
Gambar 1.1. Sistem Distribusi Produk PT XYZ
Permasalahan yang terjadi pada PT XYZ perlu diatasi dengan cara menyusun sistem perencanaan distribusi produk yang baik. Salah satu metode distribusi yang dapat digunakan adalah melalui metode Distribution Resource Planning (DRP). Penggunaan metode Distribution Resource Planning ditujukan agar permintaan DC dapat dipenuhi dan juga dapat meminimasi biaya distribusi sehingga perusahaan dapat mencapai target keuntungan yang diinginkan.
Metode DRP telah digunakan pada penelitian sebelumnya, diantaranya adalah penelitian Rahma D.S. (2011) pada PT Toba Pulp Lestari, mengenai rancangan sistem distribusi dengan metode Distribution Resource Planning
(DRP) menghasilkan penurunan biaya transportasi sebesar 9,584%. Kemudian penelitian yang dilakukan oleh Lisa Utari. (2013) pada PT Tirta Sibayakindo, dengan menerapkan metode Distribution Resource Planning (DRP) perencanaan jadwal distribusi menjadi lebih teratur dengan presentasi penurunan frekuensi pemesanan sebesar 30,45%. Berdasarkan kepada penelitian yang sudah dilakukan
(5)
tersebut, maka untuk mengatasi masalah pada PT XYZ perlu dilakukan penjadwalan dan perencanaan distribusi produk secara tepat agar dapat memenuhi permintaan setiap DC.
1.2. Perumusan Masalah
Permasalahan yang akan dibahas dalam penelitian tugas akhir ini adalah pendistribusian produk akhir dari PT XYZ ke masing-masing DC yang kurang efektif dan belum terencana dengan baik. Metode pendistribusian perusahaan yang belum efektif tersebut mengakibatkan tidak terpenuhinya jumlah permintaan DC dan ketepatan waktu pengiriman yang diinginkan.
1.3. Tujuan dan Manfaat
Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut. 1. Tujuan Umum
Tujuan umum dari penelitian ini adalah perencanaan ukuran pemesanan dan pengiriman dalam sistem distribusi produk di PT XYZ dengan menerapkan metode Distribution Resource Planning (DRP) untuk meminimumkan biaya transportasi.
2. Tujuan Khusus
a. Mengidentifikasi faktor-faktor penyebab permasalahan pendistribusian produk di setiap DC.
b. Menghitung biaya transportasi masing-masing DC agar perusahaan mendapatkan gambaran jumlah biaya yang harus dikeluarkan.
(6)
c. Merekomendasikan rancangan sistem perencanaan distribusi yang efektif dan efisien sebagai konsep perbaikan terhadap PT XYZ.
Manfaat yang diperoleh dari penelitian adalah sebagai sarana untuk menambah pengalaman dan keterampilan dalam memahami kondisi PT XYZ dan mampu memecahkan masalah pendistribusian untuk meningkatkan profitabilitas perusahaan.
Manfaat lain dalam melakukan penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Manfaat bagi mahasiswa
Meningkatkan kemampuan mahasiswa dalam mengaplikasikan teori yang diperoleh selama kuliah dan meningkatkan wawasan dalam menganalisis dan memecahkan masalah sebelum memasuki dunia kerja khususnya dalam hal perencanaan dan pengendalian produksi yaitu metode Distribution Resource Planning (DRP).
2. Manfaat bagi perusahaan.
Memberikan informasi kepada pihak perusahaan mengenai DRP agar perusahaan dapat menerapkan metode ini dalam merencanakan dan menjadwalkan kebutuhan distribusi sesuai karakteristik perusahaan.
3. Bagi Departemen Teknik Industri USU
Mempererat hubungan kerja sama antara perusahaan dengan Departemen Teknik Industri USU.
(7)
1.4. Batasan Masalah dan Asumsi
Batasan masalah yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Pembahasan distribusi hanya sampai dua tingkat jaringan distribusi yaitu penentuan jumlah produk yang akan didistribusikan dari CSF ke DC.
2. Penentuan persediaan optimal berdasarkan pada perhitungan peramalan permintaan, order quantity, frekuensi pemesanan, safety stock, dan reorder point pada masing-masing DC yang menggunakan model deterministik. 3. Perhitungan biaya distribusi yang dilakukan dibatasi hanya pada biaya
pemesanan dan biaya transportasi.
4. Rentang waktu perencanaan yang akan ditinjau pada pembahasan ini adalah untuk jangka waktu 6 bulan yang dibagi dalam waktu mingguan.
5. Perhitungan rencana kebutuhan distribusi didasarkan pada data permintaan Juni 2014 - Januari 2015.
Sedangkan asumsi-asumsi yang digunakan dalam penelitian ini adalah: 1. Kondisi perusahaan tidak mengalami perubahan selama proses penelitian
misalnya perusahaan tidak melakukan penambahan atau pengurangan DC selama penelitian.
2. Bahan baku, tenaga kerja dan sumber-sumber daya lainnya selalu tersedia dan dapat dipenuhi dengan baik dan sarana transportasi memadai dan beroperasi dengan baik.
(8)
4. Keadaan permintaan produk dari DC dianggap berjalan normal, tidak terdapat perubahan yang signifikan.
5. Pengangkutan produk dari CSF ke DC menggunakan truk yang sama dengan kapasitas 18 ton.
1.5. Sistematika Penulisan Tugas Akhir
Sistematika yang digunakan dalam penulisan tugas sarjana ini adalah : Bab I Pendahuluan, menguraikan latar belakang permasalahan yang mendasari penelitian dilakukan, rumusan permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, batasan dan asumsi yang digunakan dalam penelitian, dan sistematika penulisan tugas sarjana.
Bab II Gambaran umum perusahaan, menguraikan tentang sejarah PT XYZ, ruang lingkup bidang usaha, stuktur organisasi perusahaan, sistem pengupahan dan fasilitas yang digunakan, proses produksi produk sumpit, serta mesin dan peralatan yang digunakan dalam proses produksi.
Bab III Landasan Teori, berisi teori mengenai teori dan literatur distribusi, jurnal internet, dan metode pemecahan masalah.
Bab IV Metodologi Penelitian, menguraikan tahap-tahap yang dilakukan dalam penelitian yaitu persiapan penelitian meliputi penentuan lokasi penelitian, jenis penelitian, objek penelitian, kerangka berpikir identifikasi variabel penelitian, pengumpulan data sekunder, metode pengolahan data, blok diagram prosedur penelitian, pengolahan data, analisis pemecahan masalah sampai kesimpulan dan saran.
(9)
Bab V Pengumpulan dan Pengolahan Data, berisi pengumpulan data berupa data-data yang mendukung penelitian dan hasil wawancara yang diolah tentang peramalan permintaan, menghitung safety stock, menghitung order quantity, dan pengolahan data dengan metode DRP.
Bab VI Analisis Pemecahan Masalah, meliputi analisis pengolahan data metode DRP dengan mempertimbangkan setiap safety stock dan pengoptimuman biaya distribusi dan produksi perusahaan.
Bab VII Kesimpulan dan Saran, berisi kesimpulan yang diperoleh dari hasil pemecahan masalah dan saran-saran yang bermanfaat bagi perusahaan.
(1)
PT Florindo Makmur
Central Supply Facilities (CSF)
Distribution Center Padang Grosir Distribution Center Palembang Distribution Center Medan II Distribution Center Medan I Distribution Center Pekanbaru Pengecer Grosir Pengecer Grosir Pengecer Grosir Pengecer Grosir Pengecer
Gambar 1.1. Sistem Distribusi Produk PT XYZ
Permasalahan yang terjadi pada PT XYZ perlu diatasi dengan cara menyusun sistem perencanaan distribusi produk yang baik. Salah satu metode distribusi yang dapat digunakan adalah melalui metode Distribution Resource
Planning (DRP). Penggunaan metode Distribution Resource Planning ditujukan
agar permintaan DC dapat dipenuhi dan juga dapat meminimasi biaya distribusi sehingga perusahaan dapat mencapai target keuntungan yang diinginkan.
Metode DRP telah digunakan pada penelitian sebelumnya, diantaranya adalah penelitian Rahma D.S. (2011) pada PT Toba Pulp Lestari, mengenai rancangan sistem distribusi dengan metode Distribution Resource Planning (DRP) menghasilkan penurunan biaya transportasi sebesar 9,584%. Kemudian penelitian yang dilakukan oleh Lisa Utari. (2013) pada PT Tirta Sibayakindo, dengan menerapkan metode Distribution Resource Planning (DRP) perencanaan jadwal distribusi menjadi lebih teratur dengan presentasi penurunan frekuensi pemesanan sebesar 30,45%. Berdasarkan kepada penelitian yang sudah dilakukan
(2)
tersebut, maka untuk mengatasi masalah pada PT XYZ perlu dilakukan penjadwalan dan perencanaan distribusi produk secara tepat agar dapat memenuhi permintaan setiap DC.
1.2. Perumusan Masalah
Permasalahan yang akan dibahas dalam penelitian tugas akhir ini adalah pendistribusian produk akhir dari PT XYZ ke masing-masing DC yang kurang efektif dan belum terencana dengan baik. Metode pendistribusian perusahaan yang belum efektif tersebut mengakibatkan tidak terpenuhinya jumlah permintaan DC dan ketepatan waktu pengiriman yang diinginkan.
1.3. Tujuan dan Manfaat
Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut. 1. Tujuan Umum
Tujuan umum dari penelitian ini adalah perencanaan ukuran pemesanan dan pengiriman dalam sistem distribusi produk di PT XYZ dengan menerapkan metode Distribution Resource Planning (DRP) untuk meminimumkan biaya transportasi.
2. Tujuan Khusus
a. Mengidentifikasi faktor-faktor penyebab permasalahan pendistribusian produk di setiap DC.
b. Menghitung biaya transportasi masing-masing DC agar perusahaan mendapatkan gambaran jumlah biaya yang harus dikeluarkan.
(3)
c. Merekomendasikan rancangan sistem perencanaan distribusi yang efektif dan efisien sebagai konsep perbaikan terhadap PT XYZ.
Manfaat yang diperoleh dari penelitian adalah sebagai sarana untuk menambah pengalaman dan keterampilan dalam memahami kondisi PT XYZ dan mampu memecahkan masalah pendistribusian untuk meningkatkan profitabilitas perusahaan.
Manfaat lain dalam melakukan penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Manfaat bagi mahasiswa
Meningkatkan kemampuan mahasiswa dalam mengaplikasikan teori yang diperoleh selama kuliah dan meningkatkan wawasan dalam menganalisis dan memecahkan masalah sebelum memasuki dunia kerja khususnya dalam hal perencanaan dan pengendalian produksi yaitu metode Distribution Resource
Planning (DRP).
2. Manfaat bagi perusahaan.
Memberikan informasi kepada pihak perusahaan mengenai DRP agar perusahaan dapat menerapkan metode ini dalam merencanakan dan menjadwalkan kebutuhan distribusi sesuai karakteristik perusahaan.
3. Bagi Departemen Teknik Industri USU
Mempererat hubungan kerja sama antara perusahaan dengan Departemen Teknik Industri USU.
(4)
1.4. Batasan Masalah dan Asumsi
Batasan masalah yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Pembahasan distribusi hanya sampai dua tingkat jaringan distribusi yaitu penentuan jumlah produk yang akan didistribusikan dari CSF ke DC.
2. Penentuan persediaan optimal berdasarkan pada perhitungan peramalan permintaan, order quantity, frekuensi pemesanan, safety stock, dan reorder
point pada masing-masing DC yang menggunakan model deterministik.
3. Perhitungan biaya distribusi yang dilakukan dibatasi hanya pada biaya pemesanan dan biaya transportasi.
4. Rentang waktu perencanaan yang akan ditinjau pada pembahasan ini adalah untuk jangka waktu 6 bulan yang dibagi dalam waktu mingguan.
5. Perhitungan rencana kebutuhan distribusi didasarkan pada data permintaan Juni 2014 - Januari 2015.
Sedangkan asumsi-asumsi yang digunakan dalam penelitian ini adalah: 1. Kondisi perusahaan tidak mengalami perubahan selama proses penelitian
misalnya perusahaan tidak melakukan penambahan atau pengurangan DC selama penelitian.
2. Bahan baku, tenaga kerja dan sumber-sumber daya lainnya selalu tersedia dan dapat dipenuhi dengan baik dan sarana transportasi memadai dan beroperasi dengan baik.
(5)
4. Keadaan permintaan produk dari DC dianggap berjalan normal, tidak terdapat perubahan yang signifikan.
5. Pengangkutan produk dari CSF ke DC menggunakan truk yang sama dengan kapasitas 18 ton.
1.5. Sistematika Penulisan Tugas Akhir
Sistematika yang digunakan dalam penulisan tugas sarjana ini adalah : Bab I Pendahuluan, menguraikan latar belakang permasalahan yang mendasari penelitian dilakukan, rumusan permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, batasan dan asumsi yang digunakan dalam penelitian, dan sistematika penulisan tugas sarjana.
Bab II Gambaran umum perusahaan, menguraikan tentang sejarah PT XYZ, ruang lingkup bidang usaha, stuktur organisasi perusahaan, sistem pengupahan dan fasilitas yang digunakan, proses produksi produk sumpit, serta mesin dan peralatan yang digunakan dalam proses produksi.
Bab III Landasan Teori, berisi teori mengenai teori dan literatur distribusi, jurnal internet, dan metode pemecahan masalah.
Bab IV Metodologi Penelitian, menguraikan tahap-tahap yang dilakukan dalam penelitian yaitu persiapan penelitian meliputi penentuan lokasi penelitian, jenis penelitian, objek penelitian, kerangka berpikir identifikasi variabel penelitian, pengumpulan data sekunder, metode pengolahan data, blok diagram prosedur penelitian, pengolahan data, analisis pemecahan masalah sampai kesimpulan dan saran.
(6)
Bab V Pengumpulan dan Pengolahan Data, berisi pengumpulan data berupa data-data yang mendukung penelitian dan hasil wawancara yang diolah tentang peramalan permintaan, menghitung safety stock, menghitung order
quantity, dan pengolahan data dengan metode DRP.
Bab VI Analisis Pemecahan Masalah, meliputi analisis pengolahan data metode DRP dengan mempertimbangkan setiap safety stock dan pengoptimuman biaya distribusi dan produksi perusahaan.
Bab VII Kesimpulan dan Saran, berisi kesimpulan yang diperoleh dari hasil pemecahan masalah dan saran-saran yang bermanfaat bagi perusahaan.