Perencanaan Pendistribusian Produk dengan Menggunakan Metode Distribution Resource Planning (DRP) pada PT. Agri First Indonesia

PERENCANAAN PENDISTRIBUSIAN PRODUK DENGAN

MENGGUNAKAN METODE DISTRIBUTION RESOURCE

PLANNING (DRP) PADA PT. AGRI FIRST INDONESIA

T U G A S S A R J A N A

Diajukan untuk Memenuhi Sebagian dari

Syarat-syarat Memperoleh Gelar Sarjana Teknik Industri

Oleh

GAVRILO JOSE F REIS AMARAL NIM : 100403058

D E P A R T E M E N T E K N I K I N D U S T R I

F A K U L T A S T E K N I K

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

M E D A N

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Tuhan yang Maha Esa yang telah memberikan berkat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Sarjana ini.

Tugas sarjana ini merupakan salah satu syarat untuk mendapatkan gelar sarjana teknik di Departemen Teknik Industri, khususnya program studi Reguler Strata Satu, Fakultas Teknik, Universitas Sumatera Utara. Judul untuk tugas sarjana ini adalah “Perencanaan Pendistribusian Produk dengan Menggunakan Metode Distribution Resource Planning (DRP) pada PT. Agri First Indonesia”.

Penulis menyadari bahwa penulisan tugas sarjana ini masih jauh dari

kesempurnaan sehingga diperlukan perbaikan dan penyesuaian lebih lanjut. Untuk itu penulis mengharapkan kritik atau saran yang membangun dalam penyempurnaan laporan ini.

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA PENULIS MEDAN, JUNI 2015

UCAPAN TERIMA KASIH

Dalam melaksanakan Tugas Sarjana sampai dengan selesainya laporan ini, banyak pihak yang telah membantu, maka pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada:

1. Kedua Orang tua, yaitu Ayah N. Reis Amaral dan Ibu R. Turnip yang tiada hentinya mendukung penulis baik secara moril maupun materil serta dukungan doa sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Sarjana ini. 2. Ibu Ir. Khawarita Siregar, MT selaku Ketua Departemen Teknik Industri,

Fakultas Teknik, Universitas Sumatera Utara, Medan.

3. Bapak Ir. Ukurta Tarigan, MT selaku Sekretaris Departemen Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Sumatera Utara, Medan.

4. Ibu Ir. Rosnani Ginting, MT selaku Koordinator Tugas Sarjana yang telah meluangkan waktunya untuk memberikan arahan-arahan yang mendukung ketuntasan penyelesaian laporan Tugas Sarjana ini.

5. Bapak Prof. Dr. Ir. A. Rahim Matondang, MSIE selaku Dosen Pembimbing I yang telah meluangkan waktu dan ilmunya serta memberikan motivasi untuk penulis dalam penyelesaian laporan Tugas Sarjana ini.

6. Ibu Ir. Dini Wahyuni, MT selaku Dosen Pembimbing II Tugas Sarjana yang juga telah membimbing dan mengajarkan ilmunya untuk penulis dalam penyelesaian laporan Tugas Sarjana ini.

7. Seluruh dosen Departemen Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Sumatera Utara dan dosen fakultas lainnya yang telah memberikan pengajaran selama perkuliahan yang menjadi bekal dalam penulisan tugas sarjana ini.

8. Pimpinan serta seluruh staf dan karyawan PT. Agri First Indonesia yang telah banyak membantu penulis dalam penelitian.

9. Pegawai administrasi Departemen Teknik Industri, Kak Dina, Bang Nur, Bang Ridho, Bang Mijo, dan Kak Ani yang telah membantu penulis dalam melakukan urusan administrsi di Departemen Teknik Industri USU.

10.Pegawai perpustakaan Departemen Teknik Industri yang telah membantu penulis dalam peminjaman literatur Tugas Sarjana.

11.Abang dan adik penulis, Ewaldo Reis Amaral dan Sanchia Reis Amaral yang telah memberi dukungan dan semangat kepada penulis dalam pengerjaan tugas akhir ini.

12.Rekan seperjuangan penyelesaian tugas akhir di PT. Agri First Indonesia, Saryanta Lumbantoruan dan Nadia Comeneci yang telah memberikan bantuan yang cukup besar dalam pengumpulan data perusahaan dan proses pengerjaan laporan tugas akhir ini.

13. Teman dekat penulis, Dominika Antonia Lamuri yang telah memberi dukungan dan semangat kepada penulis selama pengerjaan laporan tugas akhir ini.

14. Sahabat penulis Adra Tondang, Nixon, Marco Sipayung, Aven Tampubolon, Yoko Hutabarat, Willy Ramos, Edgard Pardosi, Cici Sinaga, Rahel Hutahayan, Theresia Hutagalung, dan Tanesia Sinaga yang telah memberikan bantuan dan dukungannya dalam mengerjakan laporan ini.

15. Seluruh rekan-rekan angkatan 2010 (TITEN) Teknik Industri FT. USU yang terus memotivasi penulis dalam penyelesaian laporan ini.

16. Rekan-rekan asisten di Laboratorium Ergonomi dan Perancangan Sistem Kerja, Reza, Joseph, Aziz, Martha, Reza, Rama, Holongan, Loli, Poppy, Marina, Savudan, Rian, Andy, Sarmida, Tri, Erin, dan Jennifer yang telah banyak memberikan dukungan dalam pengerjaan laporan ini.

17. Seluruh pihak yang telah banyak memberi bantuan kepada penulis dalam penyelesaian tugas sarjana ini yang tidak dapat disebutkan satu per satu..

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA PENULIS MEDAN, JUNI 2015

DAFTAR ISI

BAB HALAMAN

LEMBAR JUDUL ... i

LEMBAR PENGESAHAN ... ii

KATA PENGANTAR ... iii

UCAPAN TERIMA KASIH ... iv

ABSTRAK ... vi

DAFTAR ISI ... vii

DAFTAR TABEL ... xii

DAFTAR GAMBAR ... xv

DAFTAR LAMPIRAN ... xvi

I PENDAHULUAN ... I-1

1.1 Latar Belakang ... I-1 1.2 Perumusan Masalah ... I-5 1.3 Tujuan Penelitian ... I-5 1.4 Manfaat Penelitian ... I-5 1.5. Batasan Masalah dan Asumsi ... I-6 1.6. Sistematika Penulisan Tugas Akhir ... I-6

II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... II-1

DAFTAR ISI (Lanjutan)

BAB HALAMAN

2.2 Ruang Lingkup Bidang Usaha ... II-2 2.3 Lokasi Perusahaan ... II-4 2.4 Daerah Pemasaran ... II-4 2.5 Organisasi dan Manajemen ... II-4 2.5.1 Struktur Organisasi Perusahaan ... II-4 2.5.2 Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab ... II-5 2.5.3 Jumlah Tenaga Kerja dan Jam Kerja ... II-5 2.5.3.1 Jumlah Tenaga Kerja ... II-5 2.5.3.2 Jam Kerja ... II-7 2.5.4 Sistem Pengupahan dan Fasilitas Lainnya ... II-7 2.6 Proses Produksi ... II-8 2.6.1 Bahan yang Digunakan ... II-8 2.6.1.1 Bahan Baku ... II-8 2.6.1.2 Bahan Tambahan ... II-9 2.6.1.3 Bahan Penolong ... II-10 2.6.2 Uraian Proses Produksi ... II-10 2.7 Mesin dan Peralatan ... II-18 2.8 Utilitas ... ... II-24 2.9 Safety and Fire Protection ... II-24 2.10 Pengolahan Limbah ... II-24

DAFTAR ISI (Lanjutan)

BAB HALAMAN

III LANDASAN TEORI ... III-1

3.1 Konsep Dasar Sistem Distribusi ... III-1 3.2 Pengertian Distribution Resource Planning ... III-2 3.2.1 DRP Display ... III-3 3.2.2 Input DRP dalam Lingkungan Manufaktur ... III-5 3.2.3 Sumber-sumber Perubahan yang Mempengaruhi

Rencana DRP ... III-7 3.2.4 Keuntungan dari Sistem DRP ... III-7 3.3 Manajemen Persediaan ... III-8 3.3.1 Model Probabilistik Q ... III-8 3.3.2 Karakteristik Model Q ... III-9 3.4 Peramalan ... III-10 3.4.1 Prinsip-prinsip Peramalan ... III-10 3.4.2 Metode Peramalan ... III-12

3.4.3 Metode Kuantitatif ... III-12 3.4.3.1 Metode Time Series ... III-13 3.4.4 Kriteria Performance Peramalan ... III-17 3.5 Proses Verifikasi ... III-18

DAFTAR ISI (Lanjutan)

BAB HALAMAN

IV METODOLOGI PENELITIAN ... IV-1

4.1 Tempat dan Waktu Penelitian ... IV-1 4.2 Objek Penelitian ... IV-1 4.3 Jenis Penelitian ... IV-1 4.4 Variabel Penelitian ... IV-2 4.5 Kerangka Berpikir ... IV-2 4.6 Rancangan Penelitian ... IV-3 4.7 Metode Pengumpulan Data ... IV-4 4.8 Metode Pengolahan Data ... IV-4 4.9 Analisis Pemecahan Masalah ... IV-5

V PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA ... V-1

5.1 Pengumpulan Data ... V-1 5.1.1 Data Permintaan Produk Periode Juli-Desember

2014 ... V-1 5.1.2 Lokasi DC dan Lead Time Distribusi ... V-2 5.1.3 Informasi Biaya ... V-3 5.1.4 Biaya Penyimpanan Persediaan ... V-4 5.1.5 Biaya Kekurangan Produk ... V-4 5.2 Pengolahan Data ... V-5

DAFTAR ISI (Lanjutan)

BAB HALAMAN

5.2.1 Peramalan Permintaan pad Distribution Centre .... V-4 5.2.2 Perhitungan Order Quantity, Reorder Point, dan

Safety Stock untu Setiap Distribution Centre ... V-16

5.2.3 Distribution Resources Planning Worksheet ... V-19 5.2.4 Pegging Information ... V-25 5.2.5 Perhitungan Biaya Distribusi ... V-26 5.2.5.1 Biaya Distribusi DRP ... V-26 5.2.5.2 Biaya Distribusi Aktual Perusahaan ... V-32

VI ANALISIS DAN PEMECAHAN MASALAH ... VI-1

6.1 Analisis Order Quantity ... VI-1 6.2 Analisis Reorder Point ... VI-2 6.3 Analisis Safety Stock ... VI-3 6.4 Analisis DRP Worksheet dan Pegging Information ... VI-4 6.5 Analisis Biaya Distribusi ... VI-4 6.6 Analisis Sistem Distribusi ... VI-5

VI KESIMPULAN DAN SARAN ... VII-1

7.1 Kesimpulan ... VII-1 7.2 Saran ... VII-2

DAFTAR TABEL

TABEL HALAMAN

1.1. Data Permintaan dan Pengiriman Masing-masing DC ...

2.1. Aplikasi dan Spesifikasi Produk PT. Agri First Indonesia II-3 2.2. Jumlah Tenaga Kerja PT. Agri First Indonesia ... II-5 2.3. Jam Kerja Karyawan Bagian Administrasi ... II-7 2.4. Jam Kerja Karyawan Bagian Produksi... II-7 2.5. Jenis Gandum yang Digunakan PT. Agri First Indonesia . II-8 2.6. Komposisi Produk Tepung Terigu PT. Agri First

Indonesia ... II-16 2.7. Mesin dan Peralatan Produksi di PT. Agri First Indonesia II-19 2.8. Jenis-jenis Silo/ Bin di PT. Agri First Indonesia ... II-23 3.1. Pertanyaan Logistik untuk Menentukan Input ... III-5 5.1. Data Permintaan Produk Periode Juli-Desmeber 2014 ... V-1 5.2. Data Pengiriman Produk Periode Juli-Desmeber 2014 ... V-2 5.3. Data Lead Time Distribusi ... V-3 5.4. Informasi Biaya ... V-3 5.5. Perhitungan Parameter dan Error Peramalan dengan

Double Exponential Smoothing Satu Parameter Brown ... V-11 5.6. Perhitungan Parameter dan Error Peramalan dengan

Double Exponential Smoothing Dua Parameter Holt ... V-12

DAFTAR TABEL (Lanjutan)

TABEL HALAMAN

5.7. Peramalan Permintaan DC 1 dengan Double Exponential

Smoothing Metode Holt ... V-17 5.8. Verifikasi Peramalan DC 1 ... V-14 5.9. Rekapitulasi Hasil Ramalan Masing-masing DC ... V-15 5.10. Standar Deviasi Masing-masing DC ... V-17 5.11. Rekapitulasi Perhitungan Order Quantity Masing-masing

DC ... V-18 5.12. Rekapitulasi Perhitungan Reorder Point Masing-masing

DC ... V-18 5.13. Rekapitulasi Perhitungan Safety Stock Masing-masing

DC ... V-19 5.14. Distribution Resources Planning Worksheet untuk DC 1 . V-21 5.15. Distribution Resources Planning Worksheet untuk DC 2 . V-21 5.16. Distribution Resources Planning Worksheet untuk DC 3 . V-22 5.17. Distribution Resources Planning Worksheet untuk DC 4 . V-22 5.18. Distribution Resources Planning Worksheet untuk DC 5 . V-23 5.19. Distribution Resources Planning Worksheet untuk DC 6 . V-23 5.20. Distribution Resources Planning Worksheet untuk DC 7 . V-24 5.21. Pegging Information ... V-25 5.22. Jumlah Truk yang Diperlukan Tiap Minggu ... V-26

DAFTAR TABEL (Lanjutan)

TABEL HALAMAN

5.23. Biaya Pengiriman Produk Tiap Minggu ... V-27 5.24. Pengiriman Produk Tiap Minggu Setelah Penggabungan V-29 5.25. Biaya Pengiriman Poduk Tiap Minggu Setelah

Penggabungan ... V-30 5.26. Rekapitulasi Biaya Pemesanan ... V-31 5.27. Biaya Distribusi Masing-masing DC ... V-31 5.28. Perhitungan Biaya Transportasi Aktual pada DC 1 ... V-32 5.29. Rekapitulasi Biaya Transportasi Aktual ... V-33 5.30. Rekapitulasi Biaya Pemesanan Aktual ... V-33 5.31. Biaya Distribusi Aktual Masing-masing DC ... V-34 6.1. Order Quantity Setiap DC Hasil Perhitungan

Menggunakan Model Q Probabilistik Back Order ... VI-1 6.2. Pengiriman Produk Periode Januari-Maret 2015 ... VI-1 6.3. Rekapitulasi Perhitungan Reorder Point Masing-masing

DC ... VI-2 6.4. Reorder Point Aktual Masing-masing DC ... VI-2 6.5. Rekapitulasi Safety Stock Masing-masing DC ... VI-3 6.6. Safety Stock Aktual Masing-masing DC ... VI-3 6.7. Perbandingan Biaya Distribusi Aktual Perusahaan

DAFTAR GAMBAR

GAMBAR HALAMAN

2.1. Struktur Organisasi PT. Agri First Indonesia ... II-6 2.2. Struktur Gandum ... II-14 3.1. Bill of Distribution ... III-3 3.2. DRP Management Process ... III-6 3.3. Pola Siklis ... III-13 3.4. Pola Musiman ... III-14 3.5. Pola Horizontal ... III-14 3.6. Pola Trend ... III-14 3.7. Moving Range Chart ... III-18 4.1. Kerangka Berpikir ... IV-3 4.2. Blok Diagram Pengolahan Data ... IV-6 5.1. Diagram Pencar Permintaan DC 1 Selama Juli-Desember

2014 ... V-5 5.2. Moving Range Chart Peramalan Permintaan Produk

DC 1 ... V-15 6.1. Struktur Sistem Distribusi Aktual Perusahaan ... VI-6 6.2. Struktur Sistem Distribusi dengan Menggunakan Metode

DAFTAR LAMPIRAN

LAMPIRAN HALAMAN

1. Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab PT. Agri First Indonesia ... L-1 2. Diagram Pencar dan Perhitungan Parameter dan Error Peramalan

Setiap Distributor ... L-2 3. Surat Permohonan Tugas Sarjana ... L-3 4. Formulir Penetapan Tugas Sarjana ... L-4 5. Surat Permohonan Riset Tugas Sarjana ... L-5 6. Surat Balasan Penerimaan Riset Tugas Sarjana ... L-6 7. Surat Keputusan Tugas Sarjana Mahasiswa ... L-7 8. Berita Acara Laporan Tugas Sarjana dengan Dosen Pembimbing I ... L-8 9. Berita Acara Laporan Tugas Sarjana dengan Dosen Pembimbing II .... L-9

ABSTRAK

PT. Agri First Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak di industri pembuatan tepung terigu. PT. Agri First Indonesia memiliki

Central Supply Facilities (CSF) yang bertempat di Kawasan Industri

Medan II dan Distributor Center (DC) yang berada di sekitar Medan, Langkat, dan Siantar. PT. Agri First Indonesia saat ini melakukan distribusi berdasarkan jumlah produk yang tersedia sehingga mengakibatkan permintaan distributor sering tidak terpenuhi. Masalah yang sering terjadi juga adalah adanya variasi pengiriman produk. Penelitian ini bertujuan untuk untuk mengoptimalkan sistem pendistribusian produk tepung terigu dari CSF ke DC sehingga permintaan produk terpenuhi dan biaya distribusi dapat diminimalkan. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode distribution resource

planning. Dari hasil perhitungan dengan menggunakan model Q

probabilistik dengan back order diperoleh order quantity untuk DC Langkat 9.875 bag, DC 1 Medan 5.058 bag, DC 2 Medan 701 bag, DC 3 Medan 4.104 bag, DC 4 Medan 8.808 bag, DC 5 Medan 3.815 bag, dan DC Siantar 10.119 bag. Hasil perhitungan biaya distribusi aktual perusahaan dan biaya distribusi dengan DRP mengalami penurunan sebesar Rp 104.105.000 atau sebesar 7,29%

ABSTRAK

PT. Agri First Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak di industri pembuatan tepung terigu. PT. Agri First Indonesia memiliki

Central Supply Facilities (CSF) yang bertempat di Kawasan Industri

Medan II dan Distributor Center (DC) yang berada di sekitar Medan, Langkat, dan Siantar. PT. Agri First Indonesia saat ini melakukan distribusi berdasarkan jumlah produk yang tersedia sehingga mengakibatkan permintaan distributor sering tidak terpenuhi. Masalah yang sering terjadi juga adalah adanya variasi pengiriman produk. Penelitian ini bertujuan untuk untuk mengoptimalkan sistem pendistribusian produk tepung terigu dari CSF ke DC sehingga permintaan produk terpenuhi dan biaya distribusi dapat diminimalkan. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode distribution resource

planning. Dari hasil perhitungan dengan menggunakan model Q

probabilistik dengan back order diperoleh order quantity untuk DC Langkat 9.875 bag, DC 1 Medan 5.058 bag, DC 2 Medan 701 bag, DC 3 Medan 4.104 bag, DC 4 Medan 8.808 bag, DC 5 Medan 3.815 bag, dan DC Siantar 10.119 bag. Hasil perhitungan biaya distribusi aktual perusahaan dan biaya distribusi dengan DRP mengalami penurunan sebesar Rp 104.105.000 atau sebesar 7,29%

BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Sejarah Perusahaan PT. Agri First Indonesia

PT. Agri First Indonesia merupakan perusahaan manufaktur asal Singapura yang bergerak dibidang produksi bahan makanan tepung terigu. Pendirian pabrik PT. Agri First Indonesia dimulai pada tahun 2010 dan selesai pada tahun 2012. Semenjak itu pabrik mulai beroperasi secara komersial. Secara umum tepung terigu yang dihasilkan terbagi dua jenis yaitu tepung terigu Agri First dan Armada.

PT. Agri First Indonesia berkomitmen untuk memberikan kualitas yang terbaik dan dalam menghadapi persaingan yang semakin ketat PT. Agri First Indonesia menggunakan teknologi terbaru dengan tenaga-tenaga ahli yang berpengalaman untuk memproduksi tepung terigu yang berkualitas dan dapat diterima oleh masyarakat. Mesin-mesin dan peralatan yang dipergunakan semuanya dipasok oleh manufaktur mesin tepung terigu terkemuka, dari Swiss yaitu Buhler. Demikian juga untuk pengadaan gandum-gandum, hanya gandum dengan kualitas terjamin yang diimpor terutama gandum dari Amerika, Kanada, dan Australia. Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk memastikan dan menjaga kualitas bahan baku yang akan dijadikan tepung terigu.

Visi PT. Agri First Indonesia yaitu menjadi produsen tepung terigu dengan kualitas terbaik dan mitra terbaik bagi pengguna tepung terigu, dan bersama sama turut berperan dalam peningkatan dan pembangunan gizi bangsa Indonesia. Untuk

melaksanakan visi tersebut, PT. Agri First Indonesia memiliki beberapa misi yaitu:

1. Menjadi produsen tepung terigu dengan kualitas terbaik, halal dan turut membantu keamanan pangan yang terjamin.

2. Inovasi terus menerus untuk menciptakan produk yang sesuai dengan perkembangan pasar dan kebutuhan konsumen.

3. Meningkatkan kualitas sumberdaya manusia untuk mengikuti perkembangan, perubahan dan inovasi tepung terigu di masa sekarang dan akan datang.

4. Membangun gizi bangsa Indonesia dan meningkatkan kesadaran masyarakat untuk menggunakan produk pangan yang berkualitas.

2.2 Ruang Lingkup Bidang Usaha

Bidang usaha PT. Agri First Indonesia yaitu memproduksi berbagai jenis

tepung terigu, dengan kapasitas pengolahan gandum sebesar 370 ton setiap harinya. PT. Agri First Indonesia memproduksi berbagai jenis tepung terigu dengan ukuran 25 Kg yang dipacking menggunakan karung, Setiap jenis tepung memilki karakteristik yang berbeda dan tujuan penggunaan yang berbeda. Perbedaaan terletak pada persentase protein, moisture, ash, dan wet gluten. Produk tepung PT. Agri First Indonesia umumnya terbagi menjadi dua yaitu tepung Agri First dan Armada. Tepung Agri First mempunyai kualitas yang lebih baik dibandingkan tepung jenis armada. Jenis tepung terigu di PT. Agri First Indonesia yaitu:

1. Tepung Agri First : AFI Emas, AFI Hitam, AFI Biru, AFI Kuning, AFI Orange, AFI Merah, AFI Coklat,

2. Armada :Armada Merah, Armada Orange dan Armada Biru.

Spesifikasi dan aplikasi produk tepung terigu PT. Agri First Indonesia dapat dilihat pada Tabel 2.1

Tabel 2.1 Aplikasi dan Spesifikasi Produk PT. Agri First Indonesia

Nama Produk Aplikasi

Spesifikasi Moisture (%) Protein (db) % Ash (14 mb) % Wet gluten (db) %

AFI Emas Pembuatan roti max 13,8 min 14,50 max 0,40 min 35%

AFI Hitam Pembuatan roti dan mie max 14,0 min 14,0 max 0,57 min 34

AFI Cokelat Pembuatan roti max 14,0 min 13,50 max 0,57 min 32

AFI Biru

Pembuatan roti manis, kue tar, kue kukus dan bolu, mie, dan donat

max 14,0 min 11,5 max 0,60 min 28

AFI Kuning Pembuatan mie max 14,0 min 13,0 max 0,55 min 31

AFI Merah

Pembuatan roti manis, biskuit, mie, pelapis gorengan, dan bahan makanan ringan

max 14,0 min 11,0 max 0,60 min 26

AFI Orange Aneka kue dan mie max 14,0 min 14,0 max 0,55 min 34

Armada Merah Gorengan max 14,0 min 10,5 max 0,63 min 24

Armada Orange Gorengan max 14,0 min 10,5 max 0,63 min 24

Armada Biru Gorengan max 14,0 min 10,5 max 0,63 min 24

Sumber : PT. Agri First Indonesia

Selain tepung terigu diatas PT. Agri First Indonesia juga menerima pesanan khusus bagi konsumen yang menginginkan spesifikasi tepung terigu yang berbeda dari yang telah ditetapkan perusahaan. PT. Agri First Indonesia juga memproduksi produk Bran dan Pollard yang merupakan produk sampingan dari pengolahan tepung terigu. Bran dan Pollard digunakan sebagai bahan baku untuk makanan ternak.

2.3 Lokasi Perusahaan

Lokasi PT. Agri First Indonesia terletak di Jl. Pulau Pinang V No. 9 Kawasan Industri Medan (KIM) II, Saentis Percut, Sei Tuan, Deli Serdang, Sumatera Utara, Indonesia.

2.4 Daerah Pemasaran

PT. Agri First Indonesia memasarkan produk ke seluruh Indonesia dan luar negeri dengan daerah distribusi di dalam negeri meliputi Medan, Binjai, Siantar, Batam, Pekanbaru, Baganbatu, Padang, Aceh, dan Jakarta. Daerah pemasaran di luar negeri meliputi negara Singapura, Brunei Darusalam, Malaysia, Filipina, Maladewa dan negara lainnya. Selain melalui distributor, konsumen PT. Agri First Indonesia dapat juga mengambil secara langsung ke pabrik PT. Agri First Indonesia di daerah Kawasan Industri Medan II. Konsumen PT Agri First Indonesia mayoritas berasal dari kalangan pabrik ataupun UKM roti, kue, dan mie.

2.5 Organisasi dan Manajemen 2.5.1 Struktur Organisasi Perusahaan

Stuktur organisasi PT. Agri First Indonesia adalah berbentuk fungsional staff. Dikatakan fungsional karena suatu bagian dapat berhubungan dengan anggota maupun kepala bagian secara langsung. Hal ini dapat dilihat melalui hubungan departemen Finance and Accounting dengan seluruh komponen pekerja dalam hal pemberian upah walaupun masing-masing departemen terdiri atas

seksi-seksi yang memiliki tugas dan tanggung jawab yang berbeda sesuai dengan fungsi masing-masing unit dalam organisasi tersebut.

Struktur organisasi PT. Agri First Indonesia ditunjukkan pada Gambar 2.1

2.5.2 Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab

Pembagian tugas dan tanggung jawab dari setiap pekerjaan pada PT. Agri First Indonesia dapat dilihat pada Lampiran 1.

2.5.3 Jumlah Tenaga Kerja dan Jam Kerja 2.5.3.1 Jumlah Tenaga Kerja

Jumlah tenaga kerja PT. Agri First Indonesia sebanyak 219 orang pegawai tetap dengan perincian dapat dilihat pada Tabel 2.2

Tabel 2.2 Jumlah Tenaga Kerja PT. Agri First Indonesia

Divisi Jumlah

Pekerja

General Manager 1

Finance Accounting 8

Human Resourcing 13

Information and Technology 5

Marketing 35

Procurement 3

Logistik 6

Personal Asisstant 5

ISO 2

Intern Audit 4

Quality Control and Research Development 23

Maintainance 21

Produksi 64

Warehouse 29

Jumlah 219

TOP MANAGEMENT President Commisioner TOP MANAGEMENT Commisioner TOP MANAGEMENT President Director TOP MANAGEMENT Director WHEAT PROCUREMENT Comitte RISK MANAGEMENT Comitte TOP MANAGEMENT General Management ISO M. Representative TOP MANAGEMENT Secretary PRODUCTION DEPT. Manager QC & RND DEPT.

Manager HR DEPT. Manager WAREHOUSE DEPT. Supervisor INTERNAL AUDITOR Head F & A DEPT.

Manager IT DEPT. Supervisor MAINTENANCE DEPT. Manager MARKETING DEPT. Manager PROCUREMENT Supervisor LOGISTIC Head

Sumber: PT. Agri First Indonesia

2.5.3.2 Jam Kerja

Jam kerja pada PT. Agri First Indonesia berbeda untuk karyawan administrasi dan karyawan produksi.. Pengaturan jam kerja normal untuk karyawan dapat dilihat pada Tabel 2.3 dan Tabel 2.4

1. Bagian Administrasi

Tabel 2.3 Jam Kerja Karyawan Bagian Administrasi

Hari Jam

Senin-Jum’at Pukul 08.30-12-00 : Waktu Kerja Pukul 12.00-13.00 : Waktu Istirahat Pukul 13.00-17.00 : Waktu Kerja Sabtu Pukul 08.30-12-00 : Waktu Kerja

Sumber : PT. Agri First Indonesia

2. Karyawan Bagian Produksi (Per shift)

Tabel 2.4 Jam Kerja Karyawan Bagian Produksi

Hari Jam

Senin-Jumat Shift I : 07.00-15.00 WIB Shift II : 15.00-23.00 WIB Shift III : 23.00-07.00 WIB

Sabtu Shift I : 07.00-12.00 WIB

Shift II : 12.00-17.00 WIB Shift III : 17.00-22.00 WIB

Sumber : PT. Agri First Indonesia

2.5.4 Sistem Pengupahan dan Fasilitas Lainnya

Pengupahan pada perusahaan ini terdiri dari: 1. Upah pokok

2. Tunjangan jabatan

Penentuan upah pada dasarnya ditetapkan berdasarkan jabatan, keahlian, kecakapan, prestasi kerja dari karyawan yang bersangkutan. Pajak atas upah menjadi tanggungan karyawan..

Fasilitas yang diberikan perusahaan berupa:

1. Jaminan kesehatan, kecelakaan, hari tua dan kematian dengan memberikan BPJS kesehatan, BPJS ketenagakerjaan dan asuransi kesehatan.

2. Perusahaan menyadiakan prasarana yaitu kantin dan rumah ibadah.

3. Perusahaan juga memberikan cuti tahunan sebanyak 12 hari kerja per tahun kepada karyawannya.

2.6 Proses Produksi

2.6.1 Bahan yang Digunakan

2.6.1.1 Bahan Baku

Bahan baku adalah bahan utama dalam proses produksi, dimana sifat dan bentuknya akan mengalami perubahan fisik maupun kimiawi dalam proses produksi sampai dihasilkannya barang jadi. Bahan baku yang digunakan oleh PT. Agri First Indonesia yaitu gandum (Triticum aestivum L.). Gandum yang digunakan diimpor dari berbagai negara penghasil gandum. Jenis gandum yang digunakan PT. Agri First Indonesia dan negara asalnya dapat dilihat Tabel 2.5

Tabel 2.5 Jenis Gandum yang Digunakan di PT. Agri First Indonesia

Negara Jenis Gandum Nama Gandum

Australia Keras (Hard

Wheat)

Australian Prime Hard (APH) Australian Hard (AH)

Medium Wheat Australian Premium White (APW) Soft Wheat Australian Soft Wheat(ASW)

Tabel 2.5 Jenis Gandum yang Digunakan di PT. Agri First Indonesia (Lanjutan)

Negara Jenis Gandum Nama Gandum

Amerika Hard Wheat New South Dakota Spring Wheat

(NS2)

Canada Hard wheat Canada Western Red Spring (CWRS)

Ukraina Medium Wheat Ukraina Medium Wheat (UMW)

Maldova Medium Wheat Maldova Medium Wheat (MMW)

Rusia Medium Wheat Russian Medium Wheat (RMW)

Sumber : Departemen Produksi PT. Agri First Indonesia

2.6.1.2 Bahan Tambahan

Bahan tambahan adalah bahan yang ditambahkan pasa proses/produk untuk meningkatkan kualitas dari produk yang dihasilkan. Bahan tambahan yang digunakan adalah:

1. Vitamin/ Mineral ditambahkan sebagai sumber vitamin/ mineral tambahan pada tepung terigu yang dihasilkan. Vitamin/ mineral yang ditambahkan pada produk tepung terigu PT. Agri First Indonesia adalah fortitech dan premix. Fortitech yang ditambahkan pada tepung sekitar 150 – 160 ppm. Kandungan vitamin/ mineral antara lain berupa asam folat, vitamin B1, zat besi, dan seng. 2. Karung (Woven bag)

Karung digunakan sebagai tempat untuk mengemas produk tepung terigu sehingga siap untuk dipasarkan. Karung yang digunakan adalah karung plastik dengan kapasitas 25 kg dan 50 kg.

3. Benang

Benang digunakan untuk menjahit karung yang telah diisi tepung pada proses

2.6.1.3 Bahan Penolong

Bahan penolong adalah bahan yang digunakan untuk membantu/ mempermudah proses produksi, tetapi tidak nampak di bagian akhir produk. Bahan penolong yang digunakan berupa air yang digunakan pada proses cleaning dan berasal dari sumur bor dan telah dimurnikan sehingga bersih dari logam.

2.6.2 Uraian Proses Produksi

Proses produksi pengolahan gandum hingga menjadi tepung terigu secara umum terdiri atas beberapa tahap yaitu pre cleaning, intake, cleaning, milling, dan

mixing and packing. Uraian proses pembuatan tepung terigu pada PT. Agri First

Indonesia adalah sebagai berikut:

1. Penerimaan Bahan Baku/ Pre Cleaning

Bahan baku di container masuk melalui pos penerimaan pabrik. Bahan baku ditimbang untuk mengetahui kuantitas dan menyesuaikan data dengan bill of

leading. Setelah itu dilakukan pengecakan kualitas oleh bagian QC & RD. jika

sesuai dengan standar kualitas gandum yang telah ditatapkan maka gandum akan masuk ke proses intake.

2. Intake

Proses intake adalah proses untuk memindahkan gandum dari container ke

silo gandum. Gandum yang diterima bervariasi tergantung negara penghasil

gandum tersebut. Jenis gandum di PT. Agri First Indonesia adalah AHW AH12, RMW 11.5, UMW 11.5, CWRS, APH, MMW, ASW, APW 10.5, dan NS2,. Satu hal yang perlu diketahui adalah antara gandum yang satu dengan

gandum yang lain tidak boleh dicampur Karena gandum memiliki perbedaan protein, harga, dan produk yang akan dihasilkan. Urutan intake adalah sebagai berikut.

a. Kontainer berisi gandum akan bergerak ke atas hidrolik kemudian kontainer dibuka dan diangkat menggunakan hidrolik hingga isi kontainer kosong dan jatuh pada pit spreading

b. Gandum dibawa dengan menggunakan chain conveyor menuju hooper dan naik menggunakan bucket elevator untuk transmisi gandum ke silo.

c. Gandum masuk ke drum sieve untuk membersihkan impurities berupa batang gandum yang lebih besar, kulit gandum dan sampah-sampah yang ada.

d. Gandum turun menggunakan bucket elevator dan masuk ke magnet

separator untuk memisahkan gandum dari benda-benda logam.

e. Gandum dibawa naik menggunakan bucket elevator untuk masuk ke silo. Proses masuknya gandum dibagi dua yaitu gandum masuk ke silo besar atau ke silo kecil (raw wheat bin), pemilihan tempat penyimpanan gandum tergantung pada kapasitas silo dan kebutuhan produksi.

i. Gandum yang akan disimpan ke silo besar, akan dibawa menggunakan chain conveyor bertipe double sleeve dan apabila gandum ingin digunakan, maka gandum akan di bawa ke vibro

separator menggunakan chain conveyor dan bucket elevator untuk

memisahkan benda-benda yang memiliki diameter lebih besar (10-12 mm) dan lebih kecil (3mm) dari gandum, kemudian setelah itu

dibawa dengan chain conveyor dan gandum dimasukkan ke silo kecil (raw wheat bin).

ii. Gandum yang akan disimpan ke silo kecil, akan dibawa naik menggunakan bucket elevator untuk melalui black box untuk memisahkan gandum yang akan masuk ke silo kecil. Setelah itu gandum dibawa ke vibro separator untuk memisahkan benda-benda yang memiliki diameter lebih besar (10-12 mm) dan lebih kecil (3mm) dari gandum dan gandum akan masuk ke silo kecil (raw

wheat bin).

3. Cleaning

Proses cleaning yaitu proses pemberihan gandum dan proses penambahan air pada gandum. Penambahan air dilakukan agar gandum mudah saat digiling. Proses cleaning dibagi atas 3 yaitu first cleaning, second dampening, dan

second cleaning. Lamanya proses cleaning tergantung dari jenis gandum.

Secara umum ada 3 jenis gandum yaitu soft, medium, dan hard. Setiap jenis gandum tersebut memiliki lama waktu pelembapan gandum (moisturizing

times) yang berbeda-beda. Waktu pelembapan untuk masing-masing gandum

yaitu:

a. Soft (SWW, ASW) : 8-16 jam

b. Medium (APW, RMW, MMW, UMW) : 16-24 jam c. Hard (CWRS 13.5, NS2, AH13, AH2) : 24-26 jam

a. Gandum yang berada di silo kecil (raw wheat bin) dibawa naik ke atas dengan menggunakan bucket elevator lalu ditimbang menggunakan scale. b. Gandum dibawa ke mesin combine cleaner untuk membersihkan gandum

dari impurities berupa sampah dan batu-batu berukuran kecil.

c. Setelah itu gandum dibawa masuk ke mesin sortex untuk memisahkan gandum dengan impurities yang mempunyai ukuran sama dengan gandum namun berbeda warna.

d. Setelah gandum dibawa ke mesin scourer untuk memisahkan gandum dari kulit gandum yang kotor.

e. Gandum dibawa ke mesin MYFC dan dilakukan proses penambahan air berdasarkan jenis gandum dan kemudian gandum akan masuk ke

tempering bin T301-T304 dan dilembabkan selama 70% dari waktu total

pelembaban gandum. Proses ini disebut juaga dengan proses first cleaning. f. Setelah dari tempering bin T301-T304, gandum akan dimasukkan kedalam

tempering bin T305-T306 setelah dilakukan penambahan air sesuai kadar

air yang telah ditentukan dan dilembabkan selama 30% dari waktu total pelembaban gandum. Proses ini disebut juga dengan proses second

dampening.

g. Setelah proses first cleaning dan proses secong dampening selesai maka apabila kadar kelembaban gandum yang didapat masih belum sesuai standar maka dilakukan penambahan air sesuai dengan kadar air yang kurang (second cleaning)

h. Setelah kadar air yang didapat sesuai maka gandum siap untuk digiling dan dibawa ke second bin (B1/T401)

4. Milling

Proses milling adalah proses penggilingan gandum. Secara umum struktur gandum ditunjukkan pada Gambar 2.2. berikut.

Gambar 2.2 Struktur Gandum

Bran merupakan kulit luar gandum dan terdapat sebanyak 14,5% dari total

keseluruhan gandum. Endosperma merupakan bagian yang terbesar dari biji gandum (80-83%) yang banyak mengandung protein, pati, dan air. Pada proses penggilingan, bagian inilah yang akan diambil sebanyak-banyaknya untuk diubah menjadi tepung terigu dengan tingkat kehalusan tertentu. Lembaga (germ) terdapat pada biji gandum sebesar 2,5-3%. Dengan kapasitas penggilingan gandum 370 ton/hari, proses ekstraksi rata-rata dari penggilingan yang didapat yaitu sebesar 76%. Proses milling di PT. Agri First Indonesia adalah sebagai berikut.

a. Gandum yang berada di T401 diukur dengan scale, setelah itu akan masuk ke dalam mesin running of roller mill.

b. Setelah itu gandum yang telah digiling, dibawa ke mesin plan sifter untuk diayak sesuai dengan ukuran mesh, gandum yang telah menjadi tepung masuk ke bin tepung,

c. Gandum yang masih belum menjadi tepung akan dimasukkan ke dalam mesin running of roller mill untuk dihaluskan kembali atau ke purifier untuk memisahkan gandum dari karakter semolina. Serbuk gandum yang masuk ke running of roller mill atau purifier tergantung ukuran serbuk gandum yang telah diayak. Proses ini terus berlanjut hingga didapat ektraksi gandum yang sesuai dan jika tidak didapat lagi maka serbuk tersebut merupakan bran dan pollard dan bukan tepung terigu.

d. Tepung yang didapat dari proses di atas akan dimasukkan ke dalam bin tepung yang berjumlah 14 bin, 9 bin besar dengan kapasitas 100 ton, 1 bin sedang dengan kapasitas 75 ton, dan bin kecil sebanyak 4 dengan kapasitas 25 ton.

5. Mixing

Proses mixing adalah proses pencampuran tepung-tepung yang telah digiling sehingga menghasilkan kadar tertentu dan kandungan protein tertentu. Sebagai contoh, untuk menghasilkan AFI Hitam maka formulasi yang diperlukan yaitu tepung CWRS 50%, NS2 30%, dan APW 20%. Proses mixing dilakukan sesuai dengan produk apa yang akan diproduksi dan berdasarkan data dari bagian QC dan RD, maka tepung akan dicampur sesuai dengan persentasi yang telah ditetapkan. Komposisi produk tepung terigu PT. Agri First Indonesia dapat dilihat pada Tabel 2.6

Tabel 2.6 Komposisi Produk Tepung Terigu PT. Agri First Indonesia

Produk Jenis Gandum Komposisi (%)

AFI Emas CWRS 13.5 50

NS2 50

AFI hitam APW 20

CWRS 13.5 50

NS2 30

AFI Orange _{APH14 65}

APW 25

CWRS 10

AFI Cokelat _{CWRS 45}

RMW 11.5 55

AFI Biru AH12 20

APW 65

ASW 15

AFI Kuning _{AH12 65}

APW 35

AFI merah APW 35

ASW 15

RMW 11.5 50

Armada Orange APW 25

ASW 30

UMW 45

Armada Biru ASW 30

UMW 70

Armada Merah MMW 100

Sumber : Departemen Produksi PT. Agri First Indonesia

Proses mixing di PT. Agri First Indonesia adalah sebagai berikut.

a. Tepung yang berada di bin tepung ditimbang dengan menggunakan scale sesuai dengan persentase untuk produk yang diinginkan lalu di masukkan ke tempat penampung sementara

b. Fortitech dan premix tepung yang berada di bin penyimpanan ditimbang menggunakan scale sesuai dengan kebutuhan setelah itu dimasukkan ke tempat penampung sementara yang telah berisisi tepung.

c. Campuran tepung dimasukkan kedalam mesin mixer dumperer dan dicampur selam 90-150 detik tergantung jenis produk.

d. Setelah itu tepung ditiup dengan menggunakan compressor dan dibawa naik ke power in of filter untuk diaspirasi

e. Selanjutnya tepung diayak menggunakan sifter tepung f. Setelah itu tepung dimasukkan ke packing bin.

6. Packing

Proses packing produk tepung terigu di PT. Agri First Indonesia terbagi dua, yaitu packing single spot dan packing carrousel. Perbedaan jenis packing ini disebabkan karena mesin pengisi karung yang yang jumlahnya berbeda, untuk

single spot mesin pengisi dengan jumlah spot pengisian satu unit dan untuk carrousel spot pengisian berjumlah enam dengan masing-masing jenis mesin packing memiliki satu mesin jahit karung benang. Proses packing tepung

terigu di PT. Agri First Indonesia yaitu:

a. Karung dan benang diambil dari gudang penyimpanan. Karung yang diambil berdasarkan jenis produk yang akan dipacking, kemudian benang dipasang pada mesin jahit karung.

b. Kemudian karung diletakkan pada mesin pengisi tepung, lalu karung akan diisi tepung secara otomatis sesuai takaran yang telah ditetapkan.

c. Kemudian, karung yang telah berisi tepung dijahit menggunakan mesin jahit karung.

d. Setelah itu produk tepung akan diberi tanggal produksi dan tanggal kadaluarsa pada sisi samping karung dengan menggunakan mesin cetak tanggal pada karung.

e. Produk tepung terigu disusun pada pallet dan ditempatkan ke gudang penyimpanan produk jadi dengan menggunakan forklift.

2.7 Mesin dan Peralatan

Mesin produksi adalah mesin yang digunakan dan secara langsung terlibat dalam proses produksi dari bahan baku menjadi barang jadi atau setengah jadi. PT. Agri First Indonesia menggunakan mesin dari perusahaan manufaktur mesin tepung terigu terkemuka, Buhler. Mesin yang digunakan PT. Agri First Indonesia untuk proses produksi dikendalikan oleh Programmable Logic Control (PLC) dan operator melakukan proses monitoring melalui PC (personal computer). Mesin-mesin produksi yang digunakan oleh PT. Agri First Indonesia dapat dilihat pada Tabel 2.7

Tabel 2.7 Mesin dan Peralatan Produksi di PT. Agri First Indonesia Nama

Proses Nama Mesin/ Peralatan

Nomor Mesin/

Peralatan Fungsi

Pre Cleaning

Weighting bridge MUGI E1205 Penimbangan gandum di

kontainer truck Intake pit

Penerimaan gandum dari kontainer

Intake

Hidrolic Tippler

Pembongkaran gandum dari kontainer

Kontainer Tempat penyimpanan gandum

Big Screening Memisahkan impurities awal

yang besar

Chain conveyor Alat pemindahan gandum

Tabel 2.7 Mesin dan Peralatan Produksi di PT. Agri First Indonesia (Lanjutan)

Nama

Proses Nama Mesin/ Peralatan

Nomor Mesin/

Peralatan Fungsi

Intake Bucket elevator

Alat pemindahan gandum secara vertikal dengan

menggunakan mangkok sebagai alat pemindah gandum

Cleaning

Hopper

Tempat penampungan gandum sementara sebelum proses selanjutnya

Drum Sieve A1004

Membersihkan gandum dari sampah dan batang gandum yang berukuran besar

Magnet separator A1006-KCL 01 Menangkap logam yang

terdapat pada gandum Wheat Silo

Silo 101, 102, 104, 105, 106,108, 109, 110

Tempat penyimpanan gandum yang berukuran besar

Vibro Separator A1112 Memisahkan material

berdasarkan ukuran Raw wheat bin (steel

silo)

R201, R202, R203, R204, R207, R208, R209, R210

Tempat penyimpanan gandum Automatic Flow

Balancer MZAH-15

Mengatur kapasitas aliran gandum berdasarkan volume

Screw Conveyor, Bucket Elevator

AHKA-50 (SC), AHGL-250

Alat transfer gandum

Scale Scale Tubex

MWBL-120 (A-2022)

Menimbang berat gandum

Magnet separator

Magnet Apparatus MMUA-30 (A-2023)

Menangkap logam yang terdapat pada gandum

Combi Cleaner MTKB-120/120

(2024)

Membersihkan gandum dari partikel berupa batu, jagung, plastik, dan batang gandum Monocromatic Optical

Sorting Machine Sortex SORTEX-Z+2M

Memisahkan gandum dari partikel lain berdasarkan warna

Horizontal Scourer SCOURER

MHXS 45/80 (A2037)

Membersihkan gandum dari kotoran yang masih melekat pada gandum dengan cara menggosok gandum pada permukaan ayakan

Aspiration Channel MVSG-100

(A-2038)

Menghisap debu yang terdapat pada gandum

Mouisture Measuring Device

MYFC (A-2039)

Mengukur tingkat moisture gandum

Tabel 2.7 Mesin dan Peralatan Produksi di PT. Agri First Indonesia (Lanjutan)

Nama

Proses Nama Mesin/ Peralatan

Nomor Mesin/

Peralatan Fungsi

Cleaning

Dampener Turbonizer

DAMPENER MOZF-1000 (A2042)

Mencampurkan sejumlah air ke dalam gandum untuk proses first cleaning

Tempering Bin

BIN 301, 302, 303- T-304

Bin pengkondisian gandum yang telah diberi air selama waktu tertentu (first dampening)

Dampener MOZF-315

(A2070)

Mencampurkan sejumlah air ke dalam gandum untuk proses second dampening

Tempering Bin BIN T-305, BIN

T-306

Bin pengkondisian gandum II (second dampening)

Scourer

SCOURER MHXS 45/80 (A2086)

Mematikan kutu dan menghaluskan gandum agar tidak ada serat

Aspiration Channel MVSG-100

(A-2087)

Menghisap kotoran ringan seperti debu, batang, dan kulit gandum yang masih tertinggal

Bin B1 KIE-3015

(4041)

Tempat penyimpanan gandum yang akan digiling

Milling

Automatic Hopper Scale SCALE

MWBL-120 (A-4002)

Penimbangan gandum yang akan digiling

Magnet Apparatus

Magnet MMUA-30 (A-4003)

Penangkapan logam yang terdapat di gandum

Eight Break Roll Mill Roll MDDQ

1250/250

Memecahkan gandum dan memisahkan dari bran untuk melepaskan endosperm dalam bentuk semolina dan middling

Plan sifter MPAP-826

NOVA

Mengayak tepung berdasarkan ukuran micron

Purifier MQRF-46/200

Memurnikan hasil dan memisahkan semolina dari tepung

Impact Bran Finisher MKLA-45/110

Mengambil sisa endosperm yang masih ada pada lapisan permukaan bran

Reduction Roll Roll MDDP

1250/250

Mereduksi middling menjadi tepung

Impact Detacher MJZF

51-11-3000

Membunuh telur kutu yang terdapat pada tepung

Plan Sifter MPAP-826

Pengayakan tepung dan membagi menjadi Flour 1 dan Flour 2

Screw Conveyor F1 SC AHAS 250 Memindahkan Flour 1 dengan

menggunakan screw

Screw Conveyor F2 SC AHAS 200 Memindahkan Flour 2 dengan

Tabel 2.7 Mesin dan Peralatan Produksi di PT. Agri First Indonesia (Lanjutan)

Nama

Proses Nama Mesin/ Peralatan

Nomor Mesin/

Peralatan Fungsi

Cleaning

Scourer

SCOURER MHXS 45/80 (A2086)

Mematikan kutu dan menghaluskan gandum agar tidak ada serat

Aspiration Channel MVSG-100

(A-2087)

Menghisap kotoran ringan seperti debu, batang, dan kulit gandum yang masih tertinggal

Bin B1 KIE-3015 (4041)

Tempat penyimpanan gandum yang akan digiling

Milling

Automatic Hopper Scale SCALE

MWBL-120 (A-4002)

Penimbangan gandum yang akan digiling

Magnet Apparatus Magnet

MMUA-30 (A-4003)

Penangkapan logam yang terdapat di gandum

Eight Break Roll Mill Roll MDDQ

1250/250

Memecahkan gandum dan memisahkan dari bran untuk melepaskan endosperm dalam bentuk semolina dan middling

Plan sifter MPAP-826

NOVA

Mengayak tepung berdasarkan ukuran mikron

Purifier MQRF-46/200

Memurnikan hasil dan memisahkan semolina dari tepung

Impact Bran Finisher MKLA-45/110

Mengambil sisa endosperm yang masih ada pada lapisan permukaan bran

Reduction Roll Roll MDDP

1250/250

Mereduksi middling menjadi tepung

Impact Detacher MJZF

51-11-3000

Membunuh telur kutu yang terdapat pada tepung

Plan Sifter MPAP-826

Pengayakan tepung dan membagi menjadi Flour 1 dan Flour 2

Screw Conveyor F1 SC AHAS 250

Memindahkan Flour 1 dengan menggunakan screw

Screw Conveyor F2 SC AHAS 200

Memindahkan Flour 2 dengan menggunakan screw

Control Sifter Double Sifter

MPAQ-209 Mengayak tepung F1

Control Sifter Single Sifter

MPAR-10 Mengayak tepung F2

Scale F1 MWBL 120 Menimbang tepung F1

Tabel 2.7 Mesin dan Peralatan Produksi di PT. Agri First Indonesia (Lanjutan)

Nama

Proses Nama Mesin/ Peralatan

Nomor Mesin/

Peralatan Fungsi

Milling

Magnet F1 MMUD-20 Menangkap logam yang

terdapat pada tepung F1

Magnet F2 MMUD-12 Menangkap logam yang

terdapat pada tepung F2

Hopper F1 KIE3015 Penampungan sementara F1

Mixing _{Hopper F2 KIE3015 Penampungan sementara F2}

Impact Detacher F1 MJZG-51D Membunuh telur kutu pada

tepung F1

Impact Detacher F2 MJZG-43D Membunuh telur kutu pada

tepung F1

Flour Silo F1 Flour Silo 501

s/d 511 Penyimpanan tepung F1

Flour Silo F2 Flour Silo 511

s/d 514 Penyimpanan tepung F2

Start up Bin FTC-262 Penampungan tepung yang

belum masuk spesifikasi

Scale MEAF-DMS/T

(A5048) Penimbangan tepung

Micro Feeder dosing MWBU 20

(A5046)

Penimbangan bahan tambahan/ vitamin

Mixer AHML-2000

(A5049)

Pencampuran tepung sesuai dengan grist

Hopper Below Mixer AFML (A5050) Penampungan sementara

tepung yang telah dicampur Spout Magnet

MMUD-20

MMUJ 75/32 (A5053)

Penangkapan serbuk besi/ logam yang terdapat pada tepung

Hopper Mixing Line KIE-3015

(A-5054)

Penampungan sementara tepung

Impact Detacher

MJZG-62D-75KW

Membunuh telur kutu pada tepung

Mixing

Rotary Distributor MAYV-4

(A5083)

Mengarahkan produk untuk masuk ke packing bin single spot atau carousel

Plan sifter MPAP-424

(A5084)

Mengayak tepung dan memisahkan karakter yang tidak sesuai

Magnet MMUD-20

(A-5085)

Penangkapan serbuk besi/ logam yang terdapat pada tepung

Flour bin packing single

spot Flour silo 515

Bin penampungan tepung yang akan di-packing di single spot

Flour bin packing

Carousel Flour silo 516

Bin penampungan tepung yang akan di-packing di Carousel

Scale single spot

MWBL-120(5092)

Penimbangan produk di single spot

Tabel 2.7 Mesin dan Peralatan Produksi di PT. Agri First Indonesia (Lanjutan)

Nama

Proses Nama Mesin/ Peralatan

Nomor Mesin/

Peralatan Fungsi

Packing

Scale carousel MSDB-80 D

(5102)

Penimbangan produk di Carousel

Baging single spot MWPE

Pengisian tepung ke karung di single spot dengan 1 titik karung

Baging Carousel MWPM Pengisian tepung ke karung di

carousel dengan 6 titik karung

Bag Closing Machine Bafang SZ-4 Penjahitan karung yang telah

diisi tepung Ink Zet Coding Machine

Video Zet 1510

Pemberian kode produksi pada kemasan tepung

Pallet

Tempat untuk menyusun produk sesuai jumlah yang ditetapkan

Forklift _{Forklift 1,2,3 Alat material handling produk}

Sumber : Departemen Produksi PT. Agri First Indonesia

Proses pengolahan tepung terigu di PT. Agri First Indonesia ini memerlukan beberapa bin/ tempat penyimpanan yang digunakan untuk penyimpanan gandum dan tepung. Jenis-jenis bin yang terdapat di PT. Agri First Indonesia dan kapasitas penyimpanannya ditunjukkan pada Tabel 2.8

Tabel 2.8 Jenis-jenis Silo/ Bin di PT. Agri First Indonesia

No Nama Silo/ Bin Nomor Silo/

Bin

Kapasitas Penyimpanan tiap Silo (ton)

Fungsi

1 Big Silo/ Silo

besar

Silo 101, 102, 104, 105, 106, 108, 109, 110

4.000 Tempat penyimpanan

gandum

2 Raw wheat bin/

silo kecil

R201, R202, R203, R204, R207, R208, R209, R210

370 Tempat penyimpanan

gandum yang akan diproses

3 Tempering bin I T301, T302,

T303, T304 100 Tempat untuk conditioning I

4 Tempering bin II T305, T306 100 Tempat untuk conditioning

II

5 Bin B1 T401 5

Tempat penyimpanan sementara gandum yang akan digiling

Tabel 2.8 Jenis-jenis Silo/ Bin di PT. Agri First Indonesia (Lanjutan)

No Nama Silo/ Bin Nomor Silo/

Bin

Kapasitas Penyimpanan tiap Silo (ton)

Fungsi

6 Start up bin F403 10

Tempat menampung produk yang belum masuk

spesifikasi

7 Flour Bin

F501, F502, F503, F504, F505, F506, F507, F508, F509 100 Tempat penyimpanan tepung yang telah digiling

F510 75

F511, F512,

F513, F514 25

8 Packing Bin P515, P516 40

Tempat penyimpanan tepung yang siap untuk dikemas

9 Impurities Bin S402 25 Tempat penampungan

sampah gandum

10 Tempat vitamin D030, D031,

D032 20

Tempat premix, fortitech, dan KP

11 Bran bin B517 Tempat penampungan bran

sebelum dikemas Sumber : Departemen Produksi PT. Agri First Indonesia

2.8 Utilitas

Utilitas merupakan unit pembantu produksi yang tidak terlibat secara langsung terhadap bahan baku, tetapi penunjang proses agar produksi dapat berjalan lancar. Utilitas yang terdapat pada PT Agri First Indonesia yaitu :

1. Tangki air sebanyak 8 unit yang diperoleh dari sumur bor dan telah lebih dahulu melalui proses pemurnian. Air digunakan untuk menunjang kegiatan produksi dan kebutuhan karyawan.

2. Genset sebanyak 2 unit dengan daya masing-masing sebesar 1500 kVa dan

2.9 Safety and Fire Protection

Safety and Fire Protection pada PT. Agri First Indonesia telah didukung

dengan kegiatan keselamatan kerja yang dilengkapi dengan Alat Pelindung Diri (APD) seperti seragam, topi/helm, sepatu pengaman, ear phone, ear plug, dan masker dan untuk mengatasi bahaya kebakaran perusahaan juga dilengkapi dengan menggunakan alat pemadam api (protector).

2.10 Limbah

Limbah yang dihasilkan oleh PT. Agri First Indonesia dalam proses produksinya relatif kecil karena residu dari proses masih dapat dijual menjadi makanan ternak yaitu bran dan pollard.

Limbah lainnya adalah berupa limbah asap yang dihasilkan dari proses pembakaran solar di mesin genset ketika arus listrik yang digunakan dari PLN terputus.

BAB III

TINJAUAN PUSTAKA

3.1 Konsep Dasar Sistem Distribusi3

Distribusi dari produk sering menciptakan hirarki dari lokasi penyimpanan, yang dapat meliputi: pusat-pusat produksi (manufacturing centers), pusat-pusat distribusi (distribution centers), grosir (wholesalers), dan pengecer atau retailers. Distribusi dari barang mengacu pada hubungan yang ada di antara titik titik produksi dan pelanggan akhir, yang terdiri dari beberapa jenis inventori yang harus dikelola.

Tujuan utama dari manajemen distribusi inventori adalah memperoleh inventori dalam tempat yang tepat, pada waktu yang tepat, spesifikasi kualitas yang tepat, serta pada ongkos yang memadai. Tujuan ini untuk mencapai tingkat pelayanan pelanggan (customers service level) yang diinginkan pada atau dibawah tingkat ongkos yang telah ditetapkan.

Keputusan sistem distribusi akan mempengaruhi: 1. Fasilitas

2. Transportasi 3. Investasi inventori 4. Manufakturing

3

Vincent Gaspersz. Production Planning and Inventory Control : Berdasarkan Pendekatan

Sistem Terintegrasi MRP II dan JIT Menuju Manufacturing 21. (Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama. 2009)

5. Komunikasi dan pemprosesan data

Kebijakan dan strategi distribusi harus menjadi bagian dari strategi organisasi manufakturing secara terintegrasi yang mencakup semua area fungsional seperti : pemasaran, engineering, keuangan, dan manufakturing.

3.2 Pengertian Distribution Resource Planning

Distribution Resource Planning (DRP) memberikan kerangka kerja untuk

menerapkan centralized push systems dalam manajemen distribusi inventori. Istilah DRP memiliki dua pengertian yang berbeda yaitu: distribution

requirements planning dan distribution resource planning.

Distribution requirement planning berfungsi menentukan

kebutuhan-kebutuhan untuk mengisi kembali inventori pada distribution center. Sedangkan

distribution resource planning merupakan perluasan dari distribution requirement planning yang mencakup lebih dari sekedar sistem perencanaan dan pengendalian

pengisian kembali inventori, tetapi ditambah dengan perencanaan dan pengendalian dari sumber - sumber yang terkait dalam sitem distribusi seperti:

warehouse space, tenaga kerja, uang, fasilitas transportasi, dan warehousing.

Termasuk disini adalah keterkaitan dari replenishment system ke financial systems dan penggunaan simulasi sebagai alat untuk meningkatkan performansi sistem.

Distribution Resouce Planning (DRP) berdasarkan pada persamaan logik

yang digunakan oleh MRP untuk menentukan kebutuhan material produksi. Dengan DRP, ketergantungan atau hubungan diantara stocking points / locations dalam struktur jaringan distribusi ditunjukkan oleh suatu bill of distribution (dapat

dilihat pada Gambar 3.1) dan memiliki konsep yang serupa dengan bill of

material dalam MRP.

DRP

Bill-of distribution

Forecasting Inventory Control

Open PO’s / MO’s

Gambar 3.1 Bill-of Distribution

3.2.1 Logika Distribution Resources Planning (DRP)4

Distribution Resources Planning adalah sebuah proses manajemen yang

menentukan keperluan inventory stocking locations (ISLs) yang merupakan toko, pusat distribusi, pusat distribusi regional, pusat distribusi manufaktur atau gudang yang menyimpan produk yang akan dijual. Sumber kebutuhan supplier dapat menjadi third party supplier, titik distribusi regional atau sebuah perusahaan sehingga dapat diperkirakan bahwa kebutuhan supplier dapat sesuai dengan permintaan.

Distribution Resources Planning mempunyai input sebagai berikut :

1. Peramalan permintaan berdasarkan inventory stocking locations (ISLs)/DC 2. Permintaan pelanggan baik untuk pemesanan sekarang dan masa depan 3. Persediaan untuk memenuhi permintaan berdasarkan inventory stocking

locations (ISLs)/DC

4

Andre J. Martin. 1995. DRP : Distribution Resources Planning, Canada : John Wiley & Sons, Inc.

4. Purchase order yang akan diproduksi

5. Lead times

6. Alat angkut transportasi dan frekuensi pengiriman

7. Prinsip safety stock berdasarkan inventory stocking locations (ISLs) 8. Kuantitas pemesanan/order quantity

Ketika semua input telah diterima, DRP memperhitungkan model

time-phased dari kebutuhan persediaan untuk mendukung strategi logistik. Ini meliputi:

1. Berapa produk yang dibutuhkan dan kapan diperlukan 2. Kapasitas transportasi yang dibutuhkan

3. Kapasitas tempat penyimpanan, sumber daya manusia serta peralatan yang dibutuhkan

4. Investasi tempat persediaan yang dibutuhkan

5. Level produksi yang dibutuhkan dan produk yang dibeli oleh supplier kebutuhan

3.2.2 DRP Display

DRP display memiliki dua bagian penting yaitu time phased information dan descriptive information.

1. Time phased information

Time phased information adalah informasi-informasi yang dikeluarkan

berdasarkan pada suatu time phased yang menunjukkan perkiraan keadaan pada time phased tersebut. Time phased information meliputi:

a. Gross requirement

Gross requirement merupakan permintaan akan suatu item atau produk

yang diramalkan. b. Schedule receipt

Schedule receipt adalah jumlah item atau produk yang dijadwalkan untuk

dimasukkan dalam stok, schedule receipt produk tidak harus dalam perjalanan, tetapi dapat juga berupa order yang masih dalam pengemasan atau pemuatan.

c. Planned order

Planned order adalah order yang belum dilepas dan masih dalam

perencanaan. Pada DC planned order adalah jadwal untuk pengiriman produk pada masa yang akan datang dari CSF.

d. Plnd Shmpts- Rcpt Date

Plnd Shmpts- Rcpt Date adalah jadwal perencanaan penerimaan produk

yang dikirim

2. Description information

Description information adalah atribut-atribut masukan pada awal

perencanaan. Description information ini berupa pengolahan data awal untuk masuk sistem DRP. Description information meliputi:

a. On hand – balance

On hand – balance adalah jumlah persedian produk yang terdapat dalam

produk yang berada dalam transit dan produk yang rusak. Jadi produk yang ada pada DC adalah jumlah produk yang tersedia untuk dikirim. b. Safety stock

Safety stock adalah persediaan pengaman yang digunakan untuk

memproteksi keadaan apabila penjualan melebihi apa yang diramalkan. c. Lead time

Lead time adalah waktu yang dibutuhkan untuk melepaskan suatu order

sampai waktu order diterima di distribusi. Lead time distribusi dimulai saat menentukan kebutuhan untuk sebuah penambahan (replenishment) sampai saat inventory yang dibutuhkan diterima.

d. Order quantity

Order quantity adalah jumlah produk yang telah ditentukan untuk dikirim.

Central Supply Facility

Montreal DC New York DC

On Hand: 225 Forecast: 115/week

Order Point: 345 Order Quantity: 900 Lead Time: 2 weeks

On Hand: 164 Forecast: 47/week

Order Point: 141 Order Quantity: 500 Lead Time: 2 weeks

On Hand: 350 Forecast: 125/week

Order Point: 375 Order Quantity: 1000

Lead Time: 2 weeks

Chicago DC

Manufacturing Level

Raw Material

Gambar 3.2 Diagram Aliran DRP 3.2.3 Input DRP dalam Lingkungan Manufaktur

Input ke dalam proses DRP berisi informasi yang menjawab empat pertanyaan untuk logistic. Input ini diterima oleh sistem DRP, DRP menjawab pertanyaan logistik terakhir dan dibagikan pada input manufaktur melalui proses

Sales & Operation Planning (S&OP) dan penjadwalan induk produksi seperti

terlihat pada Tabel 3.1

Tabel 3.1 Pertanyaan Logistik untuk Menentukan Input

Pertanyaan Logistik Jawaban yang diperoleh

Apa yang dilakukan Dalam waktu dekat: order entry Jangka panjang: ramalan penjualan Dimana akan dilakukan Bill of distribution

Apa yang diinginkan dalam pemesanan Open Purchase Orders (POs) Open Manufacturing Orders (MOs)

Apa yang diperoleh DRP menentukan jawabannya dan lolos ke S&OP dan MPS

DRP

Bill-of distribution

Forecasting Inventory Control

Open PO’s / MO’s

Transportation planning DRP & Scheduling & scheduling

Realistis ?

yes

Sales & Operations

Planning

Make Buy

(MPS)

Purchase atau Inventory planning

= kunci masukan yang menghubungkan

= DRP plans / schedules kunci output yang menghubungkan

No

Gambar 3.3 DRP Management Process

Total dari DRP merupakan tuntutan dari seluruh sistem logistik. Pekerjaan dari sumber pasokan manufaktur adalah untuk merencanakan produksi sehingga tuntutan dari logistik dapat dipenuhi.

3.2.4 Sumber-Sumber Perubahan yang Mempengaruhi Rencana DRP5

Beberapa perubahan yang mungkin akan mempengaruhi rencana DRP adalah:

1. Kesalahan peramalan

2. Perbaikan-perbaikan peramalan 3. Variasi waktu tunggu

4. Kehilangan atau kerusakan dari inventori 5. Pemogokan karyawan atau pekerja

3.2.5 Keuntungan dari Sistem DRP

Beberapa keuntungan dari sistem DRP yaitu:

1. Ongkos pengiriman dalam kuantitas besar pada interval relatif tidak sering adalah memadai

2. Perencanaan berdasarkan kebutuhan dimasa yang akan datang dan mampu mempertahankan stok pengaman total yang lebih rendah dalam sistem distribusi secara keseluruhan

3. Memberikan informasi yang dibutuhkan untuk manajemen sistem distribusi dan sistem produksi secara efektif dalam alokasi inventori dan kapasitas produksi, untuk meningkatkan pelayanan pelanggan dan mengurangi investasi inventori

4.

Meningkatkan tanggung jawab kepada pelanggan (customers)

5

3.3 Manajemen Persediaan6 3.3.1 Model Probabilistik Q

Sebagaimana model probabilistic sederhana, permasalahan kebijakan inventori yang akan dipecahkan dengan model inventori probabilistik Q (model Q) berkaitan dengan penentuan besarnya stok operasi (operation stock) dan cadangan pengaman (safety stock). Secara lebih spesifik permasalahan pokok ini dijabarkan kedalam tiga pertanyaan dasar yang akan menjadi fokus untuk dijawab didalam model ini, yaitu :

1. berapa jumlah barang yang akan dipesan untuk setiap kali pemesanan dilakukan (qo)?

2. kapan saat pemesanan dilakukan (r)? 3. berapa besarnya cadangan pengaman (ss)?

Pertanyaan pertama berkaitan dengan penentuan besarnya ukuran lot pemesanan yang ekonomis (qo : economic order quantity) dan pertanyaan kedua berkaitan dengan penentuan indikator saat pemesanan ulang dilakukan (reorder point), sedangkan pertanyaan ketiga terkait dengan besarnya inventori yang harus disediakan dalam rangka meredam fluktuasi permintaan yang tidak beraturan.

Formulasi model Q diturunkan berdasarkan sejumlah asumsi serta mekanisme tertentu. Selain itu model Q juga memiliki karakteristik khusus yang mencirikan model ini dibandingkan dengan model – model lainnya.

6

3.3.2 Karakteristik Model Q

Karakteristik kebijakan persediaan model Q ditandai oleh dua hal mendasar sebagai berikut:

1. Besarnya ukuran pemesanan (qo) selalu tetap untuk setiap kali pemesanan

dilakukan.

2. Pemesanan dilakukan apabila jumlah persediaan yang dimiliki telah mencapai suatu tingkat tertentu (r) yang disebut titik pemesanan kembali (reorder

point).

Karena permintaan probabilistik tidak tetap sedangkan ukuran pemesanan (qo) selalu tetap maka interval waktu antara saat pemesanan berubah-ubah

(variabel). Disamping itu tampak juga adanya suatu periode waktu tertentu dimana kemungkinan barang tidak ada di gudang atau terjadi kekurangan inventori (out of stock). Dalam model Q, kekurangan persediaan hanya mungkin terjadi selama waktu ancang-ancang saja (L), karena itu cadangan pengaman yang diperlukan hanya digunakan untuk meredam fluktuasi kebutuhan selama waktu ancang-ancang tersebut.

Penentuan besarnya persediaan pengaman (ss) akan dilakukan dengan mencari keseimbangan antara tingkat pelayanan dan biaya persediaan yang ditimbulkan. Untuk mengatasi kondisi kekurangan persediaan dapat ditempuh melalui dua cara sebagai berikut:

1. Pemesanan ulang (back order), yaitu melakukan pemesanan darurat untuk memenuhi kekurangan tersebut, dimana biaya yang ditimbulkan biasanya lebih mahal dari pemesanan normal. Kondisi back order ini bisa terjadi

dalam pasar yang sifatnya monopolistik atau pemakai mau menunggu sampai barang tersedia.

2. Kehilangan penjualan (lost sales), yaitu membiarkan pelanggan tidak terpenuhi pemesanannya.

3.4 Peramalan7

Peramalan merupakan bagian awal dari suatu proses pengambilan suatu keputusan. Sebelum melakukan peramalan harus diketahui terlebih dahulu apa sebenarnya persoalan dalam pengambilan keputusan itu. Peramalan adalah perkiraan terhadap suatu besaran, misalnya permintaan terhadap satu atau beberapa produk pada periode yang akan datang.

Pada hakekatnya peramalan hanya merupakan suatu perkiraan (guess), tetapi dengan menggunakan teknik-teknik tertentu, maka peramalan menjadi lebih sekedar perkiraan. Peramalan dapat dikatakan perkiraan ilmiah (educated guess). Setiap pengambilan keputusan yang menyangkut keadaan di masa yang akan datang, maka pasti ada peramalan yang melandasi pengambilan keputusan tersebut.

3.4.1 Prinsip-prinsip Peramalan8

7

Rosnani Ginting. Sistem Produksi. (Yogyakarta: Graha Ilmu. 2007)

8

Ada lima prinsip peramalan yang sangat perlu diperhatikan untuk mendapatkan hasil peramalan yang baik yaitu:

1. Peramalan selalu mengandung error. Hampir tidak pernah ditemui bahwa hasil peramalan persis seperti kenyataan di lapangan. Peramalan mengurangi faktor ketidakpastian tetapi tidak pernah mampu untuk menghilangkannya. Para pengguna atau pelaksana peramalan harus benar-benar memahami situasi ini.

2. Peramalan harus mencakup ukuran dari error. Karena peramalan selalu mengandung error maka para pengguna perlu mengetahui besarnya error yang terkandung. Besarnya error dapat dijelaskan dalam bentuk kisaran sekitar hasil peramalan baik dalam unit atau persentase dan probabilitas tentang permintaan sesungguhnya akan berada dalam kisaran tersebut.

3. Peramalan item yang dikelopokkan dalam famili selalu lebih akurat dibandingkan dengan peramalan dalam tem per item. Jika famili dari produk sebagai sebuah kesatuan (unit) diramalkan maka persentase error akan semakin kecil, tetapi apabila diramalkan masing-masing sebagai individual

product maka persentase error akan semakin tinggi.

4. Peramalan untuk jangka pendek selalu lebih akurat dibandingkan dengan peramalan untuk jangka panjang. Dalam jangka pendek, kondisi yang mempengaruhi kecenderungan permintaan hampir sama atau kalau pun berubah hanya sedikit dan berjalan sangat lambat. Apabila rentang waktu peramalan bertambah panjang maka kecenderungan permintaan semakin dipengaruhi oleh berbagai faktor sehingga error akan semakin besar.

5. Apabila dimungkinkan, perkiraan besarnya permintaan lebih disukai berdasarkan perhitungan dari pada hasil peramalan. Misalnya dalam perencanaan produksi dalam lingkungan make-to-stock, apabila besarnya permintaan terhadap produk akhir telah diperkirakan berdasarkan hasil peramalan maka besarnya jumlah part, komponen, sub-assembly dan bahan baku untuk produk tersebut lebih baik dihitung berdasarkan principle of

dependent demand dari pada masing- masing ditetapkan berdasarkan hasil

peramalan.

3.4.2 Metode Peramalan

Metode peramalan dapat diklasifikasikan atas dua kelompok besar yaitu metode kualitatif dan kuantitatif. Kedua kelompok tersebut memberikan hasil peramalan yang kuantitatif. Perbedaannya terletak pada pertimbangan akal sehat (human judgement) dan pengalaman. Model kuantitatif adalah sebuah prosedur formal yang menggunakan model matematik dan data masa lalu untuk memproyeksikan kebutuhan dimasa yang akan datang.

3.4.3 Metode Kuantitatif9

Peramalan berdasarkan metode kuantitatif mempunyai asumsi bahwa

data permintaan masa lalu dari produk atau item yang diramalkan mempunyai pola yang diperkirakan masih berlanjut ke masa yang akan datang.

Adapun langkah-langkah peramalan secara kuantitatif sebagai berikut:

9

1. Tentukan tujuan peramalan 2. Pembuatan diagram pencar

3. Pilih minimal dua metode peramalan yang dianggap sesuai 4. Hitung parameter-parameter fungsi peramalan.

5. Hitung error

6. Pilih metode yang terbaik, yaitu yang memiliki kesalahan terkecil. 7. Lakukan verifikasi peramalan.

3.4.3.1 Metode Time Series

Metode time series dalah metode yang dipergunakan untuk menganalisis serangkaian data yang merupakan fungsi dari waktu. Metode ini mengasumsikan beberapa pola atau kombinasi pola selalu berulang sepanjang waktu, dan pola dasarnya dapat diidentifikasi semata-mata atas dasar data historis dari serial itu. Ada empat komponen utama yang mempengaruhi analisis ini yaitu :

a. Pola siklis, jika penjualan produk memilki siklus yang berulang secara periodik.

b. Pola musiman, jika pola penjualan berulang setiap periode

Gambar 3.4 Pola Musiman

c. Pola horizontal, jika nilai data berfluktuasi di sekitar nilai rata-rata

Gambar 3.5 Pola Horizontal

d. Pola trend, jika data memiliki kecenderungan untuk naik atau turun terus menerus.

Gambar 3.6 Pola Trend

Adapun metode peramalan yang termasuk model time series adalah : 1. Metode Penghalusan (Smoothing)

Metode ini digunakan untuk mengurangi ketidakteraturan musiman dari data yang lalu, dengan membuat rata-rata tertimbang dari sederetan data masa lalu. Ketepatan dengan metode ini akan terdapat pada peramalan jangka pendek, sedangkan untuk peramalan jangka panjang kurang akurat.

Metode ini terdiri dari:

a. Metode rata-rata bergerak (moving average) 1. Single Moving Average

Merupakan peramalan untuk satu periode ke depan dari periode rata-rata.

Rumus yang digunakan adalah:

N

X X X

F t N t t

t

+ + +

= − + +

+1 1 1

. . .

dimana:

Xi : data pengamatan periode i.

N : jumlah deret waktu yang digunakan

Ft+1 : nilai peramalan periode t+1.

2. Linear Moving Avarage

Dasar dari metode ini adalah penggunaan moving average kedua untuk memperoleh penyesuaian bentuk pola trend.

3. Double Moving Avarage

Notasi yang diberikan adalah MA (M x N), artinya M – periode MA dan

4. Weigthed Moving Average

Weighted moving average adalah metode perhitungan dengan cara

mengalikan tiap-tiap periode dengan faktor bobot dan membagikannya dengan hasil produk yang merupakan penjumlahan faktor bobot. Formula metode Weighted Moving Average adalah:

Ft =w1At−1+w2At−2 +. . .+wnAt−n

dimana :

w1 : bobot yang diberikan pada periode t-1

w2 : bobot yang diberikan pada periode t-2

wn : bobot yang diberikan pada periode t-n

n : jumlah periode

b. Metode Eksponensial Smoothing 1. Single Eksponensial Smoothing

Pengertian dasar dari metode ini adalah: nilai ramalan pada periode

t+1 merupakan nilai aktual pada periode t ditambah dengan

penyesuaian yang berasal dari kesalahan nilai ramalan yang terjadi pada periode t tersebut. Secara matematis dapat dinyatakan:

fˆ( )t =αft +

(

1−α

)

fˆt−1 dimana :

t

fˆ : perkirakan permintaan pada periode t

α : suatu nilai (0<α<1) yang ditentukan secara subjektif

t

1 ˆ

−

t

f _{: perkiraan permintaan pada periode t-1}

2. Double Exponensial Smoothing

Formula Double Exponential Smoothing adalah : ft+m =at +bt.m.

sedangkan :

( )

1 ' 1 '= _t + − _t−

t X f

f α α

( )

1 " 1 "

"= _t+ − _t−

t f f

f α α

dimana '

t

f : single exponential smoothing "

t

f : double exponential smoothing

(

' "

)

2 ' "

' _{t t t t}

t

t = f + f −f = f −f

α

(

' "

)

1 t t

t f −f

−

= α_α

β

3.4.4 Kriteria Performance Peramalan

Seorang perencana tentu menginginkan hasil perkiraan ramalan yang tepat atau paling tidak dapat memberikan gambaran yang paling mendekati sehingga rencana yang dibuatnya merupakan rencana yang realistis. Ketepatan atau ketelitian inilah yang menjadi kriteria performance suatu metode peramalan. Kesalahan yang kecil memberikan arti ketelitian peramalan yang tinggi, dengan kata lain keakuratan hasil peramalan tinggi, begitu pula sebaliknya.

Besar kesalahan suatu peramalan dapat dihitung dengan beberapa cara, antara lain adalah:

1. Mean Square Error (MSE)

MSE = Di mana:

Xt = data aktual periode t Ft = nilai ramalan periode t N = banyaknya periode

3.4.5 Proses Verifikasi

Proses verifikasi digunakan untuk melihat apakah metode peramalan yang diperoleh representatif terhadap data. Proses verifikasi dilakukan dengan menggunakan Moving Range Chart (MRC). Dari chart (peta) ini dapat terlihat apakah sebaran masih dalam kontrol ataupun sudah berada di luar kontrol. Jika sebaran berada di luar kontrol, maka fungsi/metode peramalan tersebut tidak sesuai, artinya pola peramalan terhadap data (Y-YF) tersebut tidak representatif. Penggambaran area pada Moving Range Chart (MRC) dapat dilihat pada Gambar 3.7

Gambar 3.7 Moving Range Chart

Harga MR diperoleh dari :

1 1

2

−

=

∑

− =

N MR R

M

N

t t

Dimana :

(

) (

)

1

1− ₋ −

−

= t Tt t− Ft

t Y Y Y Y

MR atau : MR_t =e_t−e_t−1

Kondisi out of control dapat diperiksa dengan menggunakan empat aturan berikut :

1. Aturan Satu Titik

Bila ada titik sebaran (Y-YF) berada di luar UCL dan LCL. Walaupun jika semua titik sebaran berada dalam batas kontrol, belum tentu fungsi/metode representatif. Untuk itu penganalisaan perlu dilanjutkan dengan membagi MRC dalam tiga daerah, yaitu A, B, dan C.

2. Aturan Tiga Titik

Bila ada tiga buah titik secara berurutan berada pada salah satu sisi, yang mana dua diantaranya jatuh pada daerah A.

3. Aturan Lima Titik

Bila ada lima buah titik secara berurutan berada pada salah satu sisi, yang mana empat diantaranya jatuh pada daerah B.

4. Aturan Delapan Titik

Bila ada delapan buah titik secara berurutan berada pada salah satu sisi, pada daerah C.

BAB IV

METODOLOGI PENELITIAN

4.1 Tempat dan Waktu Penelitian

Penelitian ini dilakukan di PT. Agri First Indonesia yang berlokasi di Jalan Pulau Pinang V no 9, Kawasan Industri Medan Tahap II, Kecamatan Percut Sei Tuan, Kabupaten Deli Serdang Provinsi Sumatera Utara. Penelitian dilakukan selama 4 bulan.

4.2 Objek Penelitian

Objek penelitian adalah data aktivitas distribusi dan biaya distribusi produk tepung terigu pada PT. Agri First Indonesia.

4.3 Jenis Penelitian

Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif, yaitu penelitian yang bertujuan untuk mendeskripsikan secara sistematik, faktual dan akurat tentang fakta-fakta dan sifat-sifat dari objek atau populasi tertentu.10

10

4.4 Variabel Penelitian

Varibel penelitian yang akan diamati dalam penelitian ini yaitu:

1. Jumlah permintaan produk, menunjukkan banyaknya produksi yang diminta oleh distributor. Jumlah ini dapat bertambah atau berkurang.

2. Persediaan periode sebelumnya yang merupakan jumlah stok yang tersedia pada periode sebelumnya, yang mampu mempengaruhi jumlah produksi perusahaan untuk periode berikutnya.

3. Informasi biaya, yang didefinisikan sebagai biaya yang dikeluarkan pada kegiatan distribusi seperti biaya pemesanan, biaya pengiriman dan ongkos simpan.

4. Lead time yang didefinisikan sebagai lamanya pengiriman atau distribusi

produk.

4.5 Kerangka Berpikir

Penggunaan metode Distribution Resources Planning didasarkan pada sistem produksi dan distribusi perusahaan yang belum optimal. Hal ini dikarenakan adanya ketidaksesuaian antara jumlah permintaan dan waktu pengiriman produk yang dipengaruhi oleh terbatasnya sumber daya, lead time pengiriman, persedian periode sebelumnya serta biaya distribusi. Adapun kerangka konsep berpikir dapat dilihat pada Gambar 3.1.

Lead Time

Persediaan Informasi Biaya

Jumlah Permintaan

Rencana Kegiatan Distribusi Perencanaan Kegiatan

Distribusi dengan metode DRP Peramalan Permintaan

Gambar 4.1 Kerangka Berpikir

4.6 Rancangan Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan dengan mengikuti langkah-langkah berikut: 1. Penelitian diawali dengan memperoleh data dan kondisi serta masalah pada

perusahaan, proses produksi, inventory control dan informasi lainnya yang ditunjang dengan literatur dan teori pendukung untuk penentuan metode terbaik untuk pemecahan masalah.

2. Tahapan berikutnya adalah pengumpulan data primer yang berupa data aktivitas distribusi perusahaan. Data sekunder yang berupa data persediaan, data lead time, jumlah permintaan dan biaya distribusi.

3. Tahapan berikutnya adalah dilakukan pengolahan data dari data yang diperoleh dengan metode Distribution Resources Planning.

4. Langkah selanjutnya melakukan analisis terhadap pemecahan masalah atau pengolahan data.

4.7 Metode Pengumpulan Data

Data yang dikumpulkan ada dua jenis yaitu:

1. Data primer berupa mekanisme dan aktivitas distribusi perusahaan.

2. Data sekunder berupa data yang diperoleh melalui pihak perusahaan dan karyawan PT. Agri First Indonesia Medan yaitu:

a. Data permintaan masing-masing DC selama periode enam bulan terakhir dari minggu 27 Juni-3 Juli 2014 sampai dengan minggu 26 Desember 2014-1 Januari 2015 atau selama 26 minggu.

b. Persediaan periode sebelumnya.

c. Informasi biaya yang digunakan seperti biaya pemesanan, biaya pengiriman, dan ongkos simpan.

d. Lead time

4.8 Metode Pengolahan Data

Pengolahan data dilakukan dengan menggunakan metode Distribution

Resources Planning:

1. Tahapan pertama yang dilakukan adalah melakukan peramalan terhadap jumlah permintaan untuk periode berikutnya. Peramalan dilakukan untuk mengetahui perkiraan permintaan untuk 13 minggu dari minggu 2 Januari 2015 sampai dengan 2 April 2015, dimana data yang digunakan sebagai dasar dalam melakukan peramalan adalah data permintaan 26 minggu sebelumnya. Metode peramalan yang digunakan adalah double exponential smoothing dengan satu parameter Brown dan double exponential smoothing dengan dua parameter

Holt dan pemilihan peramalan terbaik dilakukan dengan membandingkan kesalahan peramalan. Peramalan terbaik adalah peramalan yang memiliki kesalahan terkecil.

2. Selanjutnya dilakukan penentukan Q optimum, reorder point, safety stock dengan menggunakan model Q dengan sistem back order.

3. Penentuan aplikasi perencanaan produksi dan distribusi dengan menggunakan metode Distribution Resources Planning yang ditampilkan pada Distribution

Resources Planning Worksheet.

Blok diagram pengolahan data dapat dilihat pada Gambar 4.2

4.9 Analisis Pemecahan Masalah

Analisis dilakukan terhadap hasil pengolahan data menggunakan metode DRP dengan mempertimbangkan setiap safety stock, order quantity dan pengoptimuman biaya distribusi dan produksi perusahaan, juga dilakukan pembahasan sejauh mana sistem yang diusulkan lebih baik dari yang diterapkan perusahaan selama ini.

Menentukan peramalan terhadap

jumlah permintaan DC

Menentukan lead times, alat angkut transportasi dan

frekuensi pengiriman

Menghitung safety stock masing-masing

DC

Menghitung order quantity

masing-masing DC

Memperhitungkan model time phased

Menentukan aktivitas distribusi

dalam DRP Worksheet

Gambar 4.2 Blok Diagram Pengolahan Data11

11

Andre J. Martin. 1995. DRP : Distribution Resources Planning, Canada : John Wiley & Sons, Inc.