PENGUKURAN KINERJA DIVISI TI PADA PT X DENGAN MENGGUNAKAN METODE BALANCED SCORECARD
UNIVERS ITAS BINA NUS ANTARA
Jurusan Sistem Informasi Program Studi Komputerisasi Akuntansi
Skripsi Sarjana Komputer Semester Genap tahun 2004/2005
PENGUKURAN KINERJA DIVISI TI PADA PT X
DENGAN MENGGUNAKAN METODE
BALANCED SCORECARD
Indra Gunarto 0500595265 S tephen Alexander 0500595776 Suwanti 0500596015 Kelas/Kelompok08PDA /
02 Abstrak
IT Balanced Scorecard merupakan suatu sistem manajemen strategis yang
menggunakan beberapa metode pengukuran untuk melakukan evaluasi atas kinerja bagi TI ke perusahaan. Penggunaan TI merupakan suatu hal yang mutlak untuk memenangkan persaingan bisnis yang makin mendekati globalisasi dunia. Namun IT
Balanced Scorecard tersebut masih tergolong baru bagi perusahaan di Indonesia begitu
juga PT. X. Tujuan dilakukan penelitian ini adalah menganalisa dan mengukur kinerja pada divisi TI. M etode penelitian yang dilakukan adalah melalui penelitian kepustakaan, wawancara, kuesioner. Setelah dilakukan pengukuran atas kinerja TI perusahaan maka didapatkan data perspektif kontribusi perusahaan mencapai 91,06%, perspektif orientasi pengguna dengan 91,00%, perspektif penyempurnaan oprasional dengan 94,24%, dan perspektif orientasi masa depan dengan 86,58%. Kesimpulan setelah meneliti adalah bahwa IT Balanced Scorecard dapat diandalkan untuk mendapatkan gambaran mengenai kinerja TI perusahaan, dan untuk dapat mempertahankan hasil yang baik perusahaan harus terus melakukan pengukuran berkala dengan menggunakan IT Balanced Scorecard untuk menentukan pencapaian strategis.
Kata kunci : Balanced Scorecard, pengukuran kinerja.
Prakata
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang M aha Esa, karena atas berkat dan karunia-Nyalah, penulis dapat menyelesaikan penyusunan skripsi ini dalam rangka memenuhi persyaratan penyelesaian Jenjang Strata-1 pada Universitas Bina Nusantara, Jakarta.
Karena keterbatasan pengetahuan yang dimiliki, penulis menyadari bahwa skripsi yang disusun masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu kritik dan saran yang membangun sangat diharapkan penulis demi sempurnanya skripsi ini.
Dalam kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih kepada orang tua penulis atas segala dukungan, nasehat, petunjuk, doa, saran dan bimbingan serta kesempatan yang telah diberikan selama penulisan skripsi ini. Rasa terima kasih juga penulis tujukan kepada :
1. Bpk Envermy Vem, M .Sc.; selaku Pejabat Rektor Universitas Bina Nusantara yang telah memberikan sarana dan prasarana kepada penulis untuk menyelesaikan studi pada Universitas Bina Nusantara.
2. Bpk Sablin Yusuf, Ir, M .Sc., M CompSc; selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer.
3. Bpk Siswono, S.Kom., MM ; selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi Universitas Bina Nusantara.
4. Bpk. Idris Gautama, S.E, S.Kom, M M ; selaku Ketua Program Studi Universitas Bina Nusantara. yang telah banyak meluangkan waktu untuk memberikan pengarahan, nasehat, saran, kritik, dan perhatian yang besar serta masukan yang sangat berharga dalam penyusunan skripsi ini.
6. Bpk Herjandi Wijaya yang telah memberikan saran dan masukan dalam penulisan skripsi ini.
7. Bpk. Johanes Abednego, S.Kom, MM selaku M anajer Divisi TI pada PT. X atas semua bantuan dan informasi yang diberikan sehingga penulisan skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik.
8. Seluruh staf dan karyawan PT. X, atas waktu yang diluangkan untuk penulis dalam melakukan survey penulisan skripsi ini.
9. Dosen-dosen Universitas Bina Nusantara atas semua saran dan masukan yang sangat membantu dalam terselesaikannya penulisan skripsi ini.
10. Teman-teman penulis yang telah memberikan dukungan moril demi terselesaikannya skripsi ini.
11. Pihak-pihak lain yang tidak mungkin disebutkan namanya satu-persatu atas nasehat, bantuan dan semangat pada penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
Akhir kata, semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca serta memberikan manfaat bagi semua pihak yang membutuhkannya.
Jakarta, Juni 2005 Penulis
DAFTAR IS I
Halaman Judul Luar……………………………………………………………………..i Halaman Judul Dalam …………………………………………………………………..ii Halaman Persetujuan Skripsi……………………………………………………………iii Abstrak…………………………………………………………………………….……iv Prakata…………………………………………………………………………………..v Daftar Isi………………………………………………………………………………..vii Daftar Tabel……………………………………………………………………….……xiv Daftar Gambar………………………………………………………………………….xv Daftar Lampiran…..…………………………………………………………………..xvii
BAB 1:PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang………………………………………………………..….1
1.2 Ruang Lingkup……………………………………………………….….2
1.3 Tujuan dan M anfaat Penelitian…………………………………………..3
1.4 M etodologi Penelitian……………………………………………….…...3
1.5 Sistematika Penulisan…………………………………………………….4
BAB 2:LANDAS AN TEORI
2.1 Definisi Pengukuran……………………………………………………...6
2.2 Pengukuran Kinerja………………………………………………….…...6
2.2.1 Definisi Pengukuran Kinerja………………………………….….6
2.2.2 M anfaat Pengukuran Kinerja…………………………………….7
2.3 Teknologi, Informasi, Data dan Sistem………………………………….8
2.3.2 Definisi Informasi…………………………………………….….8
2.3.3 Definisi Sistem……………………………………………….…..9
2.4 Balanced Scorecard………………………………………………….…..9
2.4.1 Pengertian Balanced Scorecard………………………………….9
2.4.2 Aspek-aspek yang diukur dalam Balanced Scorecard………….10
2.4.2.1 Perspektif Keuangan…………………………………..11
2.4.2.2 Perspektif Pelanggan…………………………………..12
2.4.2.3 Perspektif Proses Bisnis Internal………………………13
2.4.2.4 Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan……………14
2.5 IT Balanced Scorecard…………………………………………………..15
2.5.1 Sejarah IT Balanced Scorecard……………………………….…15
2.5.2 Pengertian IT Balanced Scorecard………………………………15
2.5.3 Aspek TI dalam Implementasi IT Balanced Scorecard…………16
2.5.3.1 Perspektif Kontribusi Perusahaan……………………..17
2.5.3.2 Perspektif Orientasi Pengguna…………………….…..17
2.5.3.3 Perspektif Penyempurnaan Operasional………………18
2.5.3.4 Perpektif Orientasi M asa Depan……………………....19
2.6 Visi, M isi dan Strategi…………………………………………………..20
2.6.1 Visi dan M isi……………………………………………………20
2.6.2 Strategi…………………………………………………………..20
2.7 Porter’s Five Forces (M odel Lima Daya Porter)……………………….21
2.8 SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats)………….……24
2.8.1 Definisi SWOT………………………………………………….24
2.8.3 M atrik SWOT…………………………………………………...26
2.9 Critical Success Factors………………………………………………...30
2.9.1 Pengertian Critical Success Factors…………………………….30
2.9.2 Karakteristik Critical Success Factors………………………….30
2.10 Perencanaan dan Kisi Strategis (Strategic Grid)………………………..31
2.11 Strategic Map…………………………………………………………...34
2.12 Perancangan Kuesioner…………………………………………….…...35
2.13 Data dan Pengumpulannya……………………………………………...36
2.13.1 Data……………………………………………………………..36
2.13.2 Jenis Data Internal dan Data Eksternal…………………….…...36
2.13.3 Type Data : Data Kualitatif dan Data Kuantitatif………….…...37
2.13.4 Skala Pengukuran Data…………………………………………37
2.14 Analytic Hierarchy Process (AHP)…………………………………….38
2.14.1 Definisi AHP…………………………………………………...38
2.14.2 Langkah-langkah Perhitungan AHP…………………………....39
2.15 Digital Dashboard………………………………………………………42
BAB 3:AN ALIS A KEADAAN PERUS AHAAN
3.1 Profil Perusahaan……………………………………………………….44
3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan…………………………………….44
3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan………………………………...46
3.1.3 Tugas dan Tanggung Jawab…………………………………….48
3.1.4 Visi, M isi dan Strategi Perusahaan……………………………..53
3.2.1 Analisis Kompetitif Porter……………………………………...54
3.6.2 Proses Pengadaan Hardware…………………………………..76
3.10 IT Plan………………………………………………………………….90
3.9 IS / IT Strategic Grid…………………………………………………...87
3.8.2 Analisis Critical Success Factors (CSF) TI……………………87
3.8.1 Analisis Strengths, Weaknesses, Opportunities dan Threats (SWOT) TI……………………………………………………..81
3.8 Analisis Divisi TI………………………………………………………81
3.7 Arsitektur Jaringan……………………………………………………..79
3.6.3 Proses Operasional Divisi TI…………………………………..78
3.6.1 Proses Pengadaan Aplikasi…………………………………….74
3.2.2 Analisis Strengths, Weaknesses, Opportunities dan Threats (SWOT)…………………………………………………………58
3.6 Proses Bisnis TI………………………………………………………..73
3.5 Aplikasi TI……………………………………………………………..71
3.4 Infrastruktur TI…………………………………………………………71
3.3.3 Visi, M isi dan Strategi Divisi TI……………………………….70
3.3.2 Tugas dan Tanggung Jawab Divisi TI………………………….67
3.3.1 Struktur Organisasi Divisi TI…………………………………..66
3.3 Gambaran Umum Divisi TI…………………………………………….66
3.2.3 Analisis Critical Success Factors (CSF)……………………….65
3.11 Sistem Pengukuran Kinerja TI Sekarang………………………………90
BAB 4:PENGUKURAN IT BALANCED SCORECARD
4.1 Proses Perancangan IT Balanced Scorecard…………………………...92
4.1.1 Penyelarasan Visi Perusahaan Dengan Visi TI………………...94
4.1.2 Penyelarasan M isi Perusahaan Dengan M isi TI………………..94
4.1.3 Penyelarasan Strategi Perusahaan Dengan Strategi TI…………95
4.2 Penentuan Tujuan dan Ukuran Strategis……………………………….97
4.2.1 Perspektif Kontribusi Perusahaan……………………………...97
4.2.2 Perspektif Orientasi Pengguna…………………………………98
4.2.3 Perspektif Penyempurnaan Operasional……………………….99
4.2.4 Perspektif Orientasi M asa Depan……………………………..100
4.3 Perancangan Strategic Map…………………………………………...104
4.4 Penentuan Sasaran Strategis…………………………………………..108
4.5 Penelusuran Ukuran Strategis…………………………………………109
4.5.1 Pengumpulan Data untuk Perspektif Kontribusi Perusahaan…109
4.5.2 Pengumpulan Data untuk Perspektif Orientasi Pengguna…….110
4.5.3 Pengumpulan Data untuk Perspektif Penyempurnaan Operasional…………………………………………………….112
4.5.4 Pengumpulan Data untuk Perspektif Orientasi M asa Depan….114
4.6 Pengukuran IT Balanced Scorecard……………………………………115
4.6.1 Pengolahan Kuesioner……………………………………….…115
4.6.2 Rangkuman Keadaan Aktual atau Realisasi Perusahaan………116
4.6.3 Pengukuran Pencapaian atau TPT……………………………..125
4.7 Perbandingan Keadaan Aktual atau Realisasi dengan Sasaran………..138
4.8 Pembobotan Kuesioner Tujuan Strategis………………………………139
4.10 Digital Dashboard……………………………………………………...152
4.10.1 M enu Login…………………………………………………….152
4.10.2 M enu Utama Perspektif………………………………………...153
4.10.3 Tampilan Per Perspektif………………………………………..153
4.10.3.1 Tampilan Perspektif Kontribusi Perusahaan…………153
4.10.3.2 Tampilan Perspektif Orientasi Pengguna…………….155
4.10.3.3 Tampilan Perspektif Penyempurnaan Operasional…..156
4.10.3.4 Tampilan Perspektif Orientasi M asa Depan………....157
4.11 M enu Update…………………………………………………………...158
4.12 Perancangan Database………………………………………………….158
4.13 Hasil Pengukuran Dalam Bentuk Diagram Layang……………………164
BAB 5:KES IMPULAN DAN S ARAN
5.1 Kesimpulan……………………………………………………………..166
5.2 Saran……………………………………………………………………167
DAFTAR PUS TAKA RIWAYAT HID UP LAMPIRAN-LAMPIRAN FOTOCOPY S URAT S URVEI
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Contoh Tujuan dan Ukuran Strategis Orientasi KontribusiPerusahaan 17
Tabel 2.2 Contoh Tujuan dan Ukuran Strategis Orientasi Pengguna18 Tabel 2.3 Contoh Tujuan dan Ukuran Strategis Orientasi Penyempurnaan Operasional
19 Tabel 2.4 Contoh Tujuan dan Ukuran Strategis Orientasi M asa Depan
19 Tabel
2.5 Skala Fundamental AHP
39 Tabel
3.1 IFAS
60 Tabel
3.2 EFAS
61 Tabel 3.3 M atrik SWOT Perusahaan Secara Umum
65 Tabel
3.4 IFAS Divisi TI
83 Tabel
3.5 EFAS Divisi TI
84 Tabel 3.6 M atrik SWOT pada Divisi TI
86 Tabel 4.1 Ukuran Strategis Kontribusi Perusahaan 102
Tabel 4.2 Ukuran Strategi Orientasi Pengguna 102Tabel 4.3 Ukuran Strategi Penyempurnaan Operasional 103Tabel 4.4 Ukuran Strategi Orientasi M asa Depan 104Tabel
4.5 Sasaran Strategis 108 Tabel
4.6 Keadaan Aktual Perusahaan 125 Tabel
4.7 Hasil Pengukuran 139
Tabel 4.8 Evaluasi Pengukuran Per Perspektif 145Tabel 4.9 Evaluasi Pengukuran dan Sasaran Per Perspektif 149DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Kerangka Kerja Balanced Scorecard11 Gambar 2.2 Perpindahan Balanced Scorecard ke IT Balanced Scorecard
15 Gambar 2.3 Bagan IT Balanced Scorecard
16 Gambar
2.4 M odel Lima Daya Porter
21 Gambar 2.5 Lingkungan Dalam Analisis SWOT
25 Gambar
2.6 M atrik SWOT
29 Gambar 2.7 Information System Strategic Grid
32 Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT.
X
47 Gambar 3.2 M odel Porter Dari PT. X
54 Gambar 3.3 Diagram Analisa SWOT Perusahaan
63 Gambar 3.4 Struktur Organisasi Divisi TI Pada PT. X
66 Gambar
3.5 Proses Pengadaan Aplikasi
74 Gambar 3.6 Proses Pengadaan Hardware
76 Gambar
3.7 Proses Operasional TI
78 Gambar
3.8 Arsitektur Jaringan
80 Gambar
3.9 Diagram Analisa SWOT TI
85 Gambar 3.10 Strategic Grid Perusahaan
88 Gambar 4.1 Kerangka IT Balanced Scorecard
93 Gambar 4.2 Penyelarasan Visi, M isi dan Strategi
Perusahaan dengan Visi, M isi, dan Strategi TI
96 Gambar 4.3 Strategic Map 105
Gambar 4.4 M enu Login153 Gambar
4.5 M enu Utama Perspektif 154
Gambar 4.6 Tampilan Perspektif Kontribusi Perusahaan 155Gambar 4.7 Tampilan Perspektif Orientasi Pengguna 156Gambar 4.8 Tampilan Perspektif Penyempurnaan Operasional 157Gambar 4.9 Tampilan Perspektif Orientasi Pengguna 158Gambar 4.10 M enu Update 158Gambar 4.11 Perancangan Tabel Login 159Gambar
4.12 Perancangan Tabel Perusahaan 159
Gambar 4.13 Perancangan Tabel Perusahaan Detil 160Gambar
4.14 Perancangan Tabel Pengguna 160
Gambar 4.15 Perancangan Tabel Pengguna Detil 161Gambar
4.16 Perancangan Tabel Operasional 161