ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN PADA PT. ISTANA KEBAYORAN RAYA MOTOR - Binus e-Thesis
_______________________________________________________________________ Program Ganda
Akuntansi – Sistem Informasi Skripsi Sarjana Program Ganda
Semester Genap 2005/2006
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN
PADA PT. ISTANA KEBAYORAN RAYA MOTOR
Irene Wijaya 0500598102
Abstrak
PT. Istana Kebayoran Raya Motor adalah perusahaan dealer mobil Honda dan juga menyediakan jasa service dan penjualan sparepart mobil bermerek Honda. Masalah yang dihadapi perusahaan saat ini khususnya yang berkaitan dengan penggajian dan pengupahan adalah tidak efisien dalam pembuatan berbagai laporan penggajian seperti rekap absensi, laporan gaji, masalah human error dalam penghitungan berbagai komponen gaji dan upah, data personalia yang tidak terintegrasi sehingga sulit dalam mengupdate data, dan kurangnya pengendalian internal terhadap sistem penggajian dan pengupahan.
Tujuan penulisan skripsi ini adalah untuk menganalisis sistem penggajian dan pengupahan yang sedang berjalan diperusahaan dan merancang sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan yang terintegrasi dan mendukung pengendalian intern baik secara terkomputerisasi maupun secara manual sehingga mampu mengatasi masalah yang berkaitan dengan sistem penggajian dan pengupahan pada perusahaan. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode analisis dan perancangan. Metode analisis dilakukan dengan melakukan survey, mengidentifikasi permasalahan yang ada di lapangan, dan menganalisis pengendalian intern dalam proses bisnis lama. Hasil analisis kemudian dituangkan dalam perancangan sistem yang diusulkan. Metode perancangan yang digunakan dengan pendekatan berorientasi objek.
Hasil yang dicapai adalah rancangan sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan yang efisien dan efektif dalam mencatat berbagai transaksi penggajian dan pengupahan maupun transaksi personalia yang berhubungan dengan pembayaran kepada karyawan. Sistem ini juga mendukung pengendalian internal atas prosedur penggajian dan pengupahan dan dapat mengurangi masalah human error dalam penghitungan komponen gaji dan upah.
Kata kunci : Sistem Informasi Akuntansi, Penggajian, Pengupahan
Segala puji, syukur serta hormat penulis panjatkan pada Tuhan Yang Maha Esa atas karunia, kemampuan serta berkat yang telah dicurahkan kepada penulis sehingga skripsi yang berjudul “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor dapat diselesaikan dengan baik dan tepat pada waktunya.
Adapun tujuan dari penulisan skripsi ini adalah untuk memenuhi syarat dalam menyelesaikan pendidikan Strata-1 pada jurusan Akuntansi dan Sistem Informasi di Universitas Bina Nusantara dan untuk mendapatkan gelar Sarjana.
Skripsi ini disusun berdasarkan data yang diperoleh dari tempat penulis melakukan survey pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor ditambah dengan penjelasan dari para dosen dan buku-buku yang ada hubungannya dengan topik Skripsi.
Pada kesempatan ini, penulis hendak mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dan memberikan dukungan sehingga skripsi ini dapat selesai. Mohon maaf karena tidak dapat menyebutkan semua pihak yang telah banyak membantu baik secara langsung maupun tidak langsung satu persatu disini. Ucapan terima kasih ini penulis tujukan kepada : 1.
Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, MApp.Sc. selaku Rektor Universitas Bina Nusantara.
2. Bapak Parulian Sihotang, Ak., M.Acc., Ph.D. selaku Dekan Fakultas Ekonomi.
3. Bapak Ir. Sablin Yusuf, M.Sc., M.Comp.Sc. selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer.
Bapak Misbahul Munir, AK., MBA., selaku Ketua Jurusan Akuntansi.
5. Bapak Siswono, S.Kom, MM., selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi.
6. Ibu Rindang Widuri, S.Kom., MM., selaku Sekretaris Jurusan Akuntansi.
7. Bapak Johan, S.Kom., MM selaku Sekretaris Jurusan Sistem Informasi.
8. Ibu Ariefah Rachmawati, S.Kom selaku dosen pembimbing akuntansi yang telah memberikan banyak waktu, petunjuk dan saran bagi penulis dalam penyusunan skripsi ini.
9. Bapak Hendra Achmadi S.Kom., MM, M.Acc. selaku dosen pembimbing sistem informasi yang telah memberikan banyak waktu, petunjuk dan saran bagi penulis dalam penyusunan skripsi ini.
10. Seluruh Dosen Universitas Bina Nusantara yang telah mendidik dan memberikan bimbingan selama masa pendidikan.
11. Bapak Ir. Mulyadi selaku President Director yang telah memberikan ijin untuk melakukan survey pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor, serta Bapak Rizal Bakti, Bapak Nugroho, dan Ci Merry Gunawan yang telah memberikan data dan informasi yang diperlukan dalam penulisan skripsi ini.
12. Papa, Mama, Ko Hence, Ingrid, dan Eric yang telah memberikan dukungan moril, kasih sayang dan semangat sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik.
13. Ko Jaya yang terus mendukung dalam doa, memotivasi dan memberikan semangat dan kasih sayang selama penyusunan skripsi ini, serta banyak membantu memberikan masukan untuk skripsi ini.
Teman-teman dari Persekutuan Oikoumene BiNus khususnya Deby, Susan, Caroline, Phoenson, Ocha, Hendro, Sisca, Tati, Ade, Linda, Jefry, Irene C, Velice, Budi dan teman-teman lainnya yang tidak dapat disebutkan satu per satu.
Terima kasih atas dukungan doanya selama ini.
15. Teman-teman kelas PAZ angkatan 2001 khususnya Vivi, Samantha, Sauti, Kiki yang sama-sama berjuang untuk menyelesaikan skripsi di semester ini, dan untuk semuanya yang tidak dapat disebutkan satu persatu. Akhir kata, penulis berharap semoga skripsi ini berguna bagi PT. Istana Kebayoran
Raya Motor khususnya, serta dapat memberikan sumbangan yang bermanfaat bagi pembaca.
Jakarta, Juli 2006 Penulis Irene Wijaya 0500598102
Halaman Halaman Judul Luar i
1.4 Metodologi Penelitian
2.1.4 Siklus transaksi pada Sistem Informasi Akuntansi
10
2.1.3 Komponen Sistem Informasi Akuntansi
9
2.1.2 Subsistem Sistem Informasi Akuntansi
8
2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
8
2.1 Sistem Informasi Akuntansi
8
6 BAB 2 LANDASAN TEORI
1.5 Sistematika Penulisan
4
4
Halaman Judul Dalam ii
1.3 Tujuan dan Manfaat
3
1.2 Ruang Lingkup
1
1.1 Latar Belakang Masalah
1
BAB 1 PENDAHULUAN
Daftar Lampiran xx
Daftar Gambar xvi
Daftar Tabel xiv
Daftar Isi viii
Kata Pengantar v
Abstrak iv
Halaman Persetujuan Softcover iii
10
2.2.1 Pengertian Gaji dan Upah
27
2.4.2 Objek
24
2.4.3 System Definition
25
2.4.4 The FACTOR criterion
26
2.4.5 Problem-domain analysis
2.4.5.1 Classes
Object Oriented Analysis and Design
28
2.4.5.2 Structure
29
2.4.5.3 Behaviour
31
2.4.6 Application-domain analysis
32
2.4.6.1 Usage
23
2.4.1 Pengertian
11
2.3 Sistem Pengendalian Intern
2.2.2 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan
12
2.2.3 Fungsi yang terkait
12
2.2.4 Dokumen yang digunakan
13
2.2.5 Jaringan prosedur yang membentuk sistem
15
17
23
2.3.1 Pengertian sistem pengendalian intern
17
2.3.2 Tujuan sistem pengendalian intern
18
2.3.3 Komponen sistem pengendalian intern
18
2.3.4 Matriks pengendalian (Control Matrix) 20
2.4 Konsep Analisis dan Perancangan Beorientasi Objek
33
2.4.6.3 Interface 37
3.1.2.1 Struktur organisasi perusahaan
3.2.4 Kelemahan sistem yang sedang berjalan 104
91
3.2.3 Prosedur penggajian dan pengupahan yang sedang berjalan
81
3.2.2 Kebijakan penggajian dan pengupahan yang diterapkan oleh PT. Istana Kebayoran Raya Motor
67
3.2.1 Kebijakan umum kepegawaian pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor
67
3.2 Gambaran sistem yang sedang berjalan
55
3.1.2.2 Uraian tugas dan wewenang
53
53
2.4.7 Architecture Design
3.1.2 Struktur organisasi perusahaan dan uraian tugas dan wewenang
49
3.1.1 Sejarah perusahaan
49
3.1 Gambaran umum perusahaan
49
47 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
2.5 Kaitan Analisis dan Perancangan dengan Orientasi Objek
2.4.7.3 Process Architecture 45
2.4.7.2 Component Architecture 43
2.4.7.1 Criteria 40
39
3.2.5 Alternatif pemecahan masalah 105 PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN PADA PT. ISTANA KEBAYORAN RAYA MOTOR
4.1 Analysis Document 118
4.1.3.1 Usage 161
4.1.3.4 The Technical Platform 214
4.1.3.3.1 Dialogue Style 209
4.1.3.3 User Interface 209
4.1.3.2 Function 207
4.1.3.1.3 Use Case 167
4.1.3.1.2 Actors 164
4.1.3.1.1 Overview 161
4.1.3 The Application Domain 161
4.1.1 The Task 118
4.1.2.4 Event 159
4.1.2.3 Classes and behaviour 133
4.1.2.2 Structure 127
4.1.2.1 Clusters 126
4.1.2 The Problem Domain 126
4.1.1.3 Context 120
4.1.1.2 System Definition 119
4.1.1.1 Purpose 118
4.1.3.5 Recommendation 214
feasibility
4.2.3 Architecture 219
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 227
4.2.4.3 Implementation plan 226
4.2.4.2 Plan for initialing user 226
4.2.4.1 The system usefulness 225
4.2.4 Recommendations 225
4.2.3.3 Standards 224
4.2.3.2 Process Architecture 221
4.2.3.1 Component Architecture 219
4.2.2.4 Design Language 218
4.1.3.5.2 Strategy 214
4.2.2.3 System interfaces 218
4.2.2.2 System Software 218
4.2.2.1 Equipment 217
4.2.2 Technical platform 217
4.2.1.2 Quality Goal 215
4.2.1.1 Purpose 215
4.2.1 The Task 215
4.2 Design Document 215
4.1.3.5.3 Development Economy 215
5.1 Simpulan 227
DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN FOTOKOPI SURAT SURVEI
DAFTAR TABEL
Tabel 4.18 Penjelasan behavioural pattern Class “Body and PaintTransaction”
142
Tabel 4.12 Penjelasan behavioural pattern Class ”Overtime” 144Tabel 4.13 Penjelasan behavioural pattern Class ”Salary Upgrade” 145Tabel 4.14 Penjelasan behavioural pattern Class ”Sales Car” 146Tabel 4.15 Penjelasan behavioural pattern Class ”Sales Insurance” 147Tabel 4.16 Penjelasan behavioural pattern Class ”SalesAccessories”
148
Tabel 4.17 Penjelasan behavioural pattern Class ”SA Service” 149Service”
141
150
Tabel 4.19 Penjelasan behavioural pattern Class ”MechanicService”
150
Tabel 4.20 Penjelasan behavioural pattern Class ”PaymentTransaction”
152
Tabel 4.21 Penjelasan behavioural pattern Class ”Payment Detail” 153Tabel 4.22 Penjelasan behavioural pattern Class ”JournalTransaction”
154
Tabel 4.11 Penjelasan behavioural pattern Class ”Subsidybehavioural pattern Class ”Leave Transaction”
Halaman
85 Tabel 3.3 Tabel tanggungan perusahaan atas biaya rumah sakit karyawan
Tabel 2.1 Generic control goals20 Tabel 2.2 Control Matrix
22 Tabel 2.3 The FACTOR criterion
26 Tabel 2.4 Contoh Event Table
29 Tabel 2.5 Kegiatan Application-Domain Analysis
33 Tabel 2.6 Kegiatan Architecture Design
40 Tabel 2.7 Criteria
41 Tabel 2.8 Jenis arsitektur client-server
44 Tabel 3.1 Tabel point atas penjualan mobil
83 Tabel 3.2 Tabel jangka waktu pelunasan mobil
87 Tabel 3.4 Control Matrix sistem penggajian dan pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor
Tabel 4.10 Penjelasan106
Tabel 4.1 Penjelasan behavioural pattern Class ”Employee” 134Tabel 4.2 Penjelasan behavioural pattern Class ”Salesman” 135Tabel 4.3 Penjelasan behavioural pattern Class ”Service Advisor” 135Tabel 4.4 Penjelasan behavioural pattern Class ”Body and PaintMechanic”
136
Tabel 4.5 Penjelasan behavioural pattern Class ”Mechanic” 137Tabel 4.7 Penjelasan behavioural pattern Class ”Division” 138Tabel 4.8 Penjelasan behavioural pattern Class ”Position” 139Tabel 4.9 Penjelasan behavioural pattern Class ”Absence” 140Tabel 4.23 Penjelasan behavioural pattern Class ”Mutation” 156Tabel 4.25 Penjelasan behavioural pattern Class “Termination” 158Tabel 4.52 Spesifikasi use case “Membuat transaksi pembayaran gaji salesman”Tabel 4.47 Spesifikasi use case “Membuat transaksi service BPMekanik” 180
Tabel 4.48 Spesifikasi use case “Membuat transaksi pembayaran gaji staff”181
Tabel 4.49 Spesifikasi use case “Membuat transaksi pembayaran upah mekanik”182
Tabel 4.50 Spesifikasi use case “Membuat transaksi pembayaran upah SA”183
Tabel 4.51 Spesifikasi use case “Membuat transaksi pembayaran upah BP mekanik”184
185
178
Tabel 4.53 Spesifikasi use case “Approve payroll register” 186Tabel 4.54 Spesifikasi use case “Mencetak slip gaji dan upah” 186Tabel 4.55 Function list207
Tabel 4.56 Daftar Windows User Interface dan Printouts 210Tabel 4.57 Kriteria217
Tabel 4.58 Spesifikasi peralatan 218Tabel 4.59
The system usefulness
Tabel 4.46 Spesifikasi use case “Membuat transaksi service SA” 179Tabel 4.45 Spesifikasi use case “Membuat transaksi service mekanik”Tabel 4.26 Event TableTabel 4.35 Spesifikasi use case “Membuat pendataan karyawan baru”159
Tabel 4.27 Actor Table163
Tabel 4.28 Definisi aktor Employee 164Tabel 4.29 Definisi aktor HRD Head 164Tabel 4.30 Definisi aktor Division Head 165Tabel 4.31 Definisi aktor Sales Manager 165Tabel 4.32 Definisi aktor Business Development 166Tabel 4.33 Definisi aktor Finance Manager 166Tabel 4.34 Definisi aktor Operational Director 167168
177
Tabel 4.36 Spesifikasi use case “Membuat pendataan karyawan yang dimutasikan”169
Tabel 4.37 Spesifikasi use case “Membuat pendataan karyawan yang diPHK”170
Tabel 4.38 Spesifikasi use case “Membuat Surat Peringatan” 171Tabel 4.39 Spesifikasi use case “Transaksi Cuti” 172Tabel 4.40 Spesifikasi use case “Absensi” 173Tabel 4.41 Spesifikasi use case “Surat Perintah Lembur” 174Tabel 4.42 Spesifikasi use case “Membuat transaksi tunjangan” 175Tabel 4.43 Spesifikasi use case “Transaksi kenaikan gaji” 176Tabel 4.44 Spesifikasi use case “Membuat transaksi penjualan salesman”225
DAFTAR GAMBAR
Gambar 4.5 Struktur dari “mutation” 128Flowchart
sistem baru yang diusulkan 113
Gambar 4.1 Rancangan Rich Picture Sistem Informasi AkuntansiPenggajian dan Pengupahan yang diusulkan 121
Gambar 4.2 Cluster Model Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan126
Gambar 4.3 Struktur dari “employee” 127Gambar 4.4 Struktur dari “payment” 128Gambar 4.6 Struktur dari “termination” 128Gambar 3.8 Rich picture prosedur pengupahan yang sedang berjalan pada PT. Istana Kebayoran Raya MotorGambar 4.7 Class Diagram Sistem Informasi AkuntansiPenggajian dan Pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor
132
Gambar 4.8 Class ”Employee” 133Gambar 4.9 Statechart Diagram Kelas ”Employee” 133Gambar 4.10 Class ”Salesman” 134Gambar 4.11 Statechart Diagram Kelas ”Salesman” 134Gambar 4.12 Class ”Service Advisor” 135Gambar 4.13 Statechart Diagram Kelas ”Service Advisor” 135103 Gambar 3.9
102
Halaman
45 Gambar 2.10 Contoh Deployment Diagram
Gambar 2.1 Contoh Rich Picture26 Gambar 2.2 Contoh Class Diagram
27 Gambar 2.3 Aktivitas pada problem domain analysis 28
Gambar 2.4 Contoh State Chart 31Gambar 2.5 Aktivitas application-domain32 Gambar 2.6 Contoh Use Case Diagram
35 Gambar 2.7 Contoh Sequence Diagram
36 Gambar 2.8 Contoh User Interface
39 Gambar 2.9 Contoh Component Diagram
47 Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Istana Kebayoran Raya Motor
Gambar 3.7 Rich picture prosedur penggajian yang sedang berjalan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor54 Gambar 3.2 Flowchart prosedur pencatatan waktu hadir
97 Gambar 3.3
Flowchart
prosedur penghitungan gaji dan pembuatan daftar gaji
98 Gambar 3.4 Flowchart prosedur pembayaran gaji
99 Gambar 3.5 Flowchart prosedur penghitungan upah dan pembuatan daftar upah 100
Gambar 3.6
Flowchart
prosedur pembayaran upah 101
Gambar 4.14 Class ”Body and Paint Mechanic” 136Gambar 4.16 Class “Mechanic” 137Gambar 4.17 Statechart Diagram Kelas ”Mechanic” 137Gambar 4.20 Class “Division”137
Gambar 4.21 Statechart Diagram Kelas ”Division” 138Gambar 4.22 Class “Position”138
Gambar 4.23 Statechart Diagram Kelas ”Position” 139Gambar 4.24 Class “Absence”139
Gambar 4.25 Statechart Diagram Kelas ”Absence” 140Gambar 4.26 Class “Leave Transaction” 140Gambar 4.27 Statechart Diagram Kelas ”Leave Transaction” 141Gambar 4.28 Class “Subsidy Transaction” 142Gambar 4.29 Statechart Diagram Kelas ”Subsidy Transaction” 142Gambar 4.30 Class “Overtime” 143Gambar 4.31 Statechart Diagram Kelas ”Overtime” 143Gambar 4.32 Class “Salary Upgrade” 144Gambar 4.33 Statechart Diagram Kelas ”Salary Upgrade” 145Gambar 4.34 Class “Sales Car” 146Gambar 4.35 Statechart Diagram Kelas ”Sales Car” 146Gambar 4.36 Class “Sales Insurance” 147Gambar 4.37 Statechart Diagram Kelas ”Sales Insurance” 147Gambar 4.38 Class “Sales Accessories” 148Gambar 4.39 Statechart Diagram Kelas ”Sales Accessories” 148Gambar 4.40 Class “SA Service” 148Gambar 4.41 Statechart Diagram Kelas ”SA Service” 149Gambar 4.42 Class “Body and Paint Service” 149Gambar 4.43 Statechart Diagram Kelas ”Body and Paint Service” 149Gambar 4.44 Class “Mechanic Service” 150Gambar 4.45 Statechart Diagram Kelas ”Mechanic Service” 150Gambar 4.46 Class “Payment Transaction” 151Gambar 4.47 Statechart Diagram Kelas ”Payment Transaction” 151Gambar 4.48 Class “Payment Detail” 152Gambar 4.49 Statechart Diagram Kelas ”Payment Detail” 153Gambar 4.50 Class “Journal Transaction” 154Gambar 4.51 Statechart Diagram Kelas ”Journal Transaction” 154Gambar 4.52 Class “Mutation”155
Gambar 4.53 Statechart Diagram Kelas ”Mutation” 155Gambar 4.54 Class “Warning Letter” 156Gambar 4.56 Class “Termination” 158Gambar 4.75 Sequence Diagram untuk Use Case “Membuat transaksi pembayaran upah BP Mekanik”Gambar 4.71 Sequence Diagram untuk Use Case “Membuat transaksi service BP mekanik”199
Gambar 4.72 Sequence Diagram untuk Use Case “Membuat transaksi pembayaran gaji staff”200
Gambar 4.73 Sequence Diagram untuk Use Case “Membuat transaksi pembayaran upah mekanik”201
Gambar 4.74 Sequence Diagram untuk Use Case “Membuat transaksi pembayaran upah SA”202
203
Gambar 4.70 Sequence Diagram untuk Use Case “Membuat transaksi service SA”Gambar 4.76 Sequence Diagram untuk Use Case “Membuat transaksi pembayaran gaji salesman”204
Gambar 4.77 Sequence Diagram untuk Use Case “Approve payroll register”205
Gambar 4.77 Sequence Diagram untuk Use Case “Mencetak slip gaji dan upah”206
Gambar 4.78 Navigation Diagram 213Gambar 4.79 Component Diagram 220Gambar 4.80 Deployment Diagram 222198
197
Gambar 4.57 Statechart Diagram Kelas ”Termination” 158Peringatan” 190
Gambar 4.58 Use Case Diagram 162Gambar 4.59 Sequence Diagram untuk Use Case “Membuat pendataan karyawan baru”187
Gambar 4.60 Sequence Diagram untuk Use Case “Membuat pendataan karyawan yang dimutasikan”188
Gambar 4.61 Sequence Diagram untuk Use Case “Membuat pendataan karyawan yang diPHK”189
Gambar 4.62 Sequence Diagram untuk Use Case “Membuat SuratGambar 4.63 Sequence Diagram untuk Use Case “Transaksi Cuti” 191Gambar 4.69 Sequence Diagram untuk Use Case “Membuat transaksi service mekanik”Gambar 4.64 Sequence Diagram untuk Use Case “Absensi” 192Gambar 4.65 Sequence Diagram untuk Use Case “Surat PerintahLembur” 193
Gambar 4.66 Sequence Diagram untuk Use Case “Membuat transaksi tunjangan”194
Gambar 4.67 Sequence Diagram untuk Use Case “Transaksi kenaikan gaji karyawan”195
Gambar 4.68 Sequence Diagram untuk Use Case “Membuat transaksi penjualan salesman”196