BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Uraian Teoritis 2.1.1 Sistem - Peranan Sistem Informasi Manajemen Dalam Meningkatkan Efektivitas Komunikasi Pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Uraian Teoritis

2.1.1 Sistem

Menurut Sutanta (2003:4) sistem dapat didefiniskan sebagai sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerja sama atau dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan. Suatu sistem mempunyai karakteristik sebagai berikut: 1.

Mempunyai komponen (components) Komponen sistem adalah segala sesuatu yang menjadi bagian penyusun sistem. Komponen sistem dapat berupa benda nyata ataupun abstrak.

Komponen sistem disebut sebagai subsistem, dapat berupa orang, hal atau kejadian yang terlibat di dalam sistem.

2. Mempunyai batas (boundary) Batas sistem diperlukan untuk membedakan satu sistem dengan sistem yang lain. Tanpa adanya batas sistem, maka sangat sulit untuk menjelaskan suatu sistem. Batas sistem akan memberikan batasan tinjauan terhadap sistem.

3. Mempunyai lingkungan (environments) Lingkungan sistem adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem. Ling- kungan sistem dapat menguntungkan ataupun merugikan. Umumnya, lingkungan yang menguntungkan akan selalu dipertahankan untuk menjaga keberlangsungan sistem. Sedangkan lingkungan sistem yang merugikan akan diupayakan agar mempunyai pengaruh seminimal mungkin, bahkan jika mungkin ditiadakan.

4. Mempunyai penghubung/antar muka (interface) antar komponen Penghubung/antar muka merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang bertugas menjembatani hubungan antar komponen dalam sistem. Penghubung/antar muka merupakan sarana yang memungkinkan setiap komponen saling berinteraksi dan berkomunikasi dalam rangka menjalankan fungsi masing-masing komponen. Dalam dunia komputer, penghubung/antar muka dapat berupa berbagai macam tampilan dialog layar monitor yang memungkinkan seseorang dapat dengan mudah mengoperasikan sistem aplikasi komputer yang digunakannya.

5. Mempunyai masukan (input) Masukan merupakan komponen sostem, yaitu segala sesuatu yang perlu dimasukkan ke dalam sistem sebagai bahan yang akan diolah lebih lanjut untuk menghasilkan keluaran yang berguna. Dalam Sistem Informasi Manajemen, masukan disebut data.

6. Mempunyai pengolahan (processing) Pengolahan merupakan komponen sistem yang mempunyai peran utama mengolah masukan agar menghasilkan keluaran yang berguna bagi para pemakainya. Dalam Sistem Informasi Manajemen, pengolahan adalah berupa program aplikasi komputer yang dikembangkan untuk keperluan khusus. Program aplikasi tersebut mampu menerima masukan, mengolah masukan, dan menampilkan hasil olahan sesuai dengan kebutuhan para pemakai.

7. Mempunyai keluaran (output) Keluaran merupakan komponen sistem yang berupa berbagai macam bentuk keluaran yang dihasilkan oleh komponen pengolahan. Dalam Sitem Informasi Manajemen, keluaran adalah informasi yang dihasilkan oleh program aplikasi yang akan digunakan oleh para pemakai sebagai bahan pengambilan keputusan.

8. Mempunyai sasaran (objectives) dan tujuan (goal) Setiap komponen dalam sistem perlu dijaga agar saling bekerja sama dengan harapan agar mampu mencapai sasaran dan tujuan sistem. Sasaran berbeda dengan tujuan. Sasaran sistem adalah apa yang ingin dicapai oleh sistem untuk jangka waktu yang relatif pendek. Sedangkan tujuan merupakan kondisi/hasil akhir yang ingin dicapai oleh sistem untuk jangka waktu yang panjang. Dalam hal ini, sasaran merupakan hasil pada setiap tahapan tertentu yang mendukung upaya pencapaian tujuan.

9. Mempunyai kendali (control) Setiap komponen dalam sistem perlu selalu dijaga agar tetap bekerja sesuai dengan peran dan fungsinya masing-masing. Hal ini bisa dilakukan jika ada bagian yang berperan menjaganya, yaitu bagian kendali. Bagian kendali mempunyai peran utama menjaga agar proses dalam sistem dapat berlangusng secara normal sesuai batasan yang telah ditetapkan sebelumnya. Dalam Sistem Informasi Manajemen, kendali dapat berupa validasi masukan, validasi proses, maupun validasi keluaran yang dapat dirancang dan dikembangkan secara terprogram.

10. Mempunyai umpan balik (feedback)

Umpan balik diperlukan oleh sebagian kendali (control) sistem untuk mengecek terjadinya penyimpangan proses dalam sistem dan mengendalikannya ke dalam kondisi normal.

2.1.2 Informasi

Menurut Sutanta (2003:10) informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung. Untuk memperoleh informasi, diperlukan adanya data yang akan diolah dan unit pengolah. Yang mana data tersebut didefinisikan sebagai bahan keterangan tentang kejadian-kejadian nyata atau fakta-fakta yang dirumuskan dalam sekelompok lambang tertentu yang tidak acak yang menunjukkan jumlah, tindakan, atau hal. Contoh dari informasi itu sendiri adalah daftar pegawai berdasarkan departemen, daftar pegawai berdasarkan golongan, rekapitulasi transaksi pembelian pada akhir bulan, rekapitulasi transaksi penjualan pada akhir bulan, dan lain-lain. Transformasi data menjadi informasi dapat digambarkan sebagaimana ditunjukkan oleh Gambar 2.1. Dalam gambar tersebut , input adalah data yang akan diolah oleh unit pengolah, dan output adalah informasi sebagai hasil pengolahan data yang telah di-input-kan tersebut. Suatu unit penyimpanan diperlukan sebagai alat simpanan data, pengolahan, maupun informasi.

Input Unit Pengolahan output

Unit Penyimpanan

Gambar 2.1 : Transformasi Data Menjadi Informasi Sumber : Sutanta (2003:10)

2.1.2.1 Fungsi Informasi

Menurut Sutanta (2003:11) suatu informasi dapat mempunyai beberapa fungsi, antara lain:

1. Menambah pengetahuan Adanya informasi akan menambah pengetahuan bagi penerimanya yang dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan yang mendukung proses pengambilan keputusan.

2. Mengurangi ketidakpastian Adanya informasi akan mengurangi ketidakpastian karena apa yang akan terjadi dapat diketahui sebelumnya, sehingga menghindari keraguan pada saat pengambilan keputusan.

3. Mengurangi resiko kegagalan Adanya informasi akan resiko kegagalan karena apa yang akan terjadi dapat diantisipasi dengan baik, sehingga kemungkinan terjadinya kegagalan akan dapat dikurangi dengan pengambilan keputusan yang tepat.

4. Mengurangi keanekaragaman/variasi yang tidak diperlukan Adanya informasi akan mengurangi keanekaragaman yang tidak diperlukan, karena keputusan yang diambil lebih terarah.

5. Memberi standar, aturan-aturan, ukuran-ukuran, dan keputusan-keputusan yang menentukan pencapaian sasaran dan tujuan Adanya informasi akan memberikan standar, aturan, ukuran dan keputusan yang lebih terarah untuk mencapai sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan secara lebih baik berdasar informasi yang diperoleh.

2.1.3 Manajemen

Menurut Sutanta (2003:17) manajemen dapat diartikan sebagai proses memanfaatkan berbagai sumber yang tersedia untuk mencapai suatu tujuan.

Manajemen juga dapat dimaksudkan sebagai suatu sistem kekuasaan dalam suatu organisasi agar orang-orang menjalankan pekerjaan. Umumnya, sumber daya yang tersedia dalam manajemen meliputi manusia, material, dan modal. Konsep sumber daya manajemen ini akan menjadi bertambah ketika pembahasan difokuskan pada Sistem Informasi Manajemen. Dalam Sistem Informasi Manajemen, sumber daya manajemen meliputi tiga sumber daya tersebut ditambah dengan sumber daya berupa informasi.

Menurut Nugroho (2008:57) manajemen adalah suatu tim yang disusun dalam organisasi untuk menjadi pengendali organisasi untuk mencapai tujuan- tujuan dan sasaran-sasaran yang hendak dicapai oleh organisasi. Manajemen di dalam organisasi biasanya dibagi ke dalam tiga tingkatan. Pembagian ke dalam tiga tingkatan tersebut disebabkan oleh adanya tiga macam tujuan atau sasaran yang hendak dicapai oleh organisasi. Ketiga tingkatan tersebut ialah manajemen tingkat atas, manajemen tingkat menengah, dan manajemen tingkat bawah.

Menurut Stoner (dalam Usman, 2009) Manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya dari anggota organisasi serta penggunaan sumua sumber daya yang ada pada organisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya.

Sedangkan menurut Terry (dalam Danusaputro, 2010) Manajemen merupakan suatu proses khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumberdaya manusia dan sumberdaya lainnya. Benang merah pengertian manajemen adalah bahwa manajemen merupakan proses koordinasi berbagai sumberdaya organisasi (men, materials, machines) dalam upaya mencapai sasaran organisasi (Usman, 2009).

2.1.4 Sistem Informasi

Menurut O’Brien (2008:5) sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apa pun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan), dan data yang disimpan (sumber daya data) sejak permulaan peradaban.

Menurut Jogiyanto (2005:697) sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan yang cerdik. Sistem informasi di dalam suatu organisasi berada di dalam suatu departemen tersendiri, sistem informasi atau departemen pengolahan data elektronik (electornic data

processing ). Departemen ini dapat dipimpin oleh seorang manajer sistem informasi atau oleh controller.

2.1.5 Sistem Informasi Manajemen

2.1.5.1 Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen (management information systems atau sering dikenal MIS) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. SIM (Sistem Informasi Manajemen) dapat didefenisikan sebagai sekumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian. Secara teori, komputer tidak harus digunakan di dalam SIM, tetapi kenyataannya tidaklah mungkin SIM yang komplek dapat berfungsi tanpa melibatkan elemen komputer. Lebih lanjut, bahwa SIM selalu berhubungan dengan pengolahan informasi yang didasarkan pada komputer atau computer based information processing (Jogiyanto, 2005:700).

Menurut Nugroho (2008:16) Sistem Informasi Manajemen, disingkat SIM, adalah sebuah sistem informasi yang berfungsi mengelola informasi bagi manajemen organisasi. Peran informasi di dalam organisasi dapat diibaratkan sebagai darah pada tubuh manusia. Tanpa adanya aliran informasi yang sehat, organisasi akan mati. Di dalam organisasi, SIM berfungsi baik untuk pengolahan transaksi manjemen kontrol maupun sebagai sistem pendukung pengambilan keputusan. Konsep SIM sebenarnya telah ada sebelum komputer muncul, yaitu dimana segala macam informasi di dalam organisasi harus diolah dengan cepat, teliti, dan andal. Namun, tanpa komputer tersebut hanya menjadi teori. Sekarang, dengan adanya komputer, konsep SIM tersebut telah menjadi kenyataan.

Menurut Sutanta (2003:19) Sistem Informasi Manajemen dapat didefenisikan sebagai sekumpulan subsistem yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama dan membentuk satu kesatuan, saling berinteraksi dan bekerjasama antara bagian satu dengan yang lainnya dengan cara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data, menerima masukan (input) berupa data-data, kemudian mengolahnya (processing), dan menghasilkan keluaran (output) berupa informasi sebagai dasar bagi pengambilan keputusan yang berguna dan mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan akibatnya baik pada saat itu juga maupun di masa mendatang, mendukung kegiatan operasional, manjerial, dan strategis organisasi dengan memanfaatkan berbagai sumber daya yang ada dan tersedia bagi fungsi tersebut guna mencapai tujuan.

Menurut McLeod (1995:30) SIM atau Sistem Informasi Manajemen didefenisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal perusahaan atau subunit di bawahnya. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamnya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekaramg dan apa yang mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus, dan output dari simulasi matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non-manajer dalam perusahan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.

2.1.5.2 Tujuan Sistem Informasi Manajemen

Menurut Murdick, dkk (1984:7) tujuan suatu Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah menyajikan informasi untuk pengambilan keputusan pada perencanaan, pemrakarsaan, pengorganisasian, pengendalian kegiatan operasi subsistem suatu perusahaan dan menyajikan sinergi organisasi pada proses. Sedangkan menurut Kurniawan dalam Ratnasari (2003) suatu Sistem Informasi Manajemen dikembangkan dengan tujuan sebagai berikut:

1. Agar organisasi dapat beroperasi secara efisien yang berarti bahwa SIM mengerjakan pekerjaan-pekerjaan rutin secara lebih cepat dan mudah, efisien dapat dicapai berkat prestasi sistem pengolahan transaksi (transaction support system).

2. Agar organisasi dapat beroperasi secara efektif sehingga merupakan target dari sistem pendukung keputusan (decision support system).

3. Agar organisasi dapat memberikan pelayanan yang lebih baik.

4. Agar organisasi dapat lebih meningkatkan kreasi terhadap produk yang dihasilkannya.

5. Agar organisasi dapat meningkatkan usahanya.

2.1.5.3 Karakteristik Sistem Informasi Manajemen

Berikut karakteristik Sistem Informasi Manajemen (SIM) menurut Sutabri (2005:93) yaitu antara lain:

1. SIM membantu manajer secara terstruktur pada tingkat operasionak dan tingkat kontrol saja. Meskipun demikian, SIM dapat digunakan pula sebagai alat untuk perancanaan bagi staf yang sudah senior.

2. SIM didesain untuk memberikan laporan operational sehari-hari sehingga dapat memberi informasi untuk mengontrol operasi tersebut dengan baik.

3. SIM sangat bergantung pada keberadaan data organisasi secara keseluruhan, serta bergantung pada alur informasi yang dimiliki oleh organisasi tersebut.

4. SIM biasanya tidak memiliki kemampuan untuk menganalisis masalah. Kemampuan untuk menganalisis masalah terletak pada

Decision Support System.

5. SIM biasanya berorientasi pada data-data yang sudah terjadi atau data-data yang sedang terjadi, bukan data-data yang akan terjadi seperti forecasting.

6. SIM juga beroerientasi pada data-data di dalam organisasi dibanding data-data dari luar organisasi. Oleh karena itu, informasi yang dibutuhkan oleh SIM adalah informasi yang sudah diketahui formatnya serta relatif stabilnya.

7. SIM biasanya tidak fleksibel karena bentuk laporan-laporan yang dihasilkan banyak sudah dipersiapkan sebelumnya. Beberapa SIM memiliki kemampuan agar manajer dapat membuat laporannya sendiri, tetapi sebenarnya data-data yang dibutuhkan manajert tersebut sudah ada dan sudah disiapkan lebih dulu.

8. Sebagaimana problematika yang telah disebutkan diatas, SIM membutuhkan perencanaan yang sangat matang dan panjang, sambil memperhitungkan perkembangan organisasi di masa mendatang. Sebuah literatur menyebutkan bahwa analisis dan desain SIM biasanya membutuhkan waktu antra satu sampai dua tahun.

2.1.5.4 Komponen Fisik Sistem Informasi Manajemen

Sutabri (2005:96) berpendapat kalau orang ingin melihat sistem informasi suatu organisasi, maka akan ditunjukkan komponen fisiknya.

Suatu pertanyaan mengenai apa saja yang dikerjakan komponen fisik bisa dijawab dengan keluaran sistem. Unsur ini adalah pentimg dalam memahami suatu sistem dan karenanya akan diselidiki sebelum kerangka atau strukturnya diuraikan. Kalau pembelian suatu sistem informasi manajemen dilakukan seperti lazimnya suatu mobil atau peralatan, maka komponen yang diserahkan untuk melengkapi suatu sistem pengoperasiaanya akan terdiri atas perangkat keras, perangkat lunak, prosedur, personalia penoperasian, dan database berikut ini dijelaskan komponen fisik SIM, yaitu:

Tabel 2.1 Komponen Fisik SIM Komponen Sistem Catatan

Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas komputer (pusat pengolah, unit masukan/keluaran, unit Perangkat Keras penyimpanan file, dan lain sebagainya), peralatan penyiapan data, dan terminal masukkan/keluaran.

Perangkat lunak dapat dibagi 3 jenis utama: 1)

Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem Perangkat Lunak pengoperasian dan sistem manajemen data yang memungkinkan pengopersian sistem komputer. 2)

Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan. 3)

Aplikasi perangkat lunak yang terdiri atas program yang secara spesifik dibuat untuk setiap aplikasi. File yang berisi program dan data dibuktikan dengan adanya media penyimpanan secara fisik seperti

Database diskette , hard disk, magnetic tape¸dan sebagainya. File juga meliputi keluaran tercetak dan catatan lain di atas kertas, mikro film, dan lain sebagainya. Prosedur merupakan komponen fisik karena prosedur disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan

Prosedur dan instruksi. Ada 3 (tiga) jenis prosedur yang di butuhkan, yaitu:

1. Instruksi untuk pemakai 2.

Instruksi untuk penyiapan masukan 3. Instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat komputer

Operator komputer, analisis sistem, programmer, Personil personil data entry, dan manajer sistem informasi/EDP.

Sumber: Sutabri (2005:96)

2.1.5.5 Sistem Informasi Manajemen (SIM) Berbasis Komputer

Suatu Sistem Informasi Manajemen yang berbasis komputer (computer based management information system) terdiri dari manusia, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), data, dan prosedur-prosedur organisasi yang saling berinteraksi untuk menyediakan data dan informasi yang tepat pada waktunya kepada yang pihak-pihak di dalam maupun di luar organisasi yang berkompeten (Parker dalam Kumorotomo dan Margono, 2004:16). Dapat pula dikatakan bahwa SIM berbasis komputer adalah suatu SIM yang menempatkan perkakas pengolah data komputer dalam kedudukan yang penting. Sekarang ini andaikata orang menggambarkan SIM yang modern yang dimaksud adalah SIM yang terkomputerisasi, sehingga gagasan-gagasan tentang komputerisasi di dalam organisasi swasta maupun publik sesungguhnya berkenaan dengan tujuan penyempurnaan sistem informasi itu sendiri (Kumorotomo dan Margono, 2004:16).

Ada beberapa alasan mengapa komputer merupakan perkakas yang sangat penting di dalam SIM modern. Alasan yang pertama berkenaan dengan kemampuan komputer mengolah data. Perangkat otomatis ini dalam beberapa hal ternyata lebih unggul sebagai penyerap atau pencatat data jika dibandingkan dengan daya ingat manusia, sekalipun pengambilan keputusan tetap dilakukan oleh manusia. Ciri-ciri kemampuan komputer dan kemampuan otak manusia dapat diuraikan dalam tabel 2.2:

Tabel 2.2 Ciri-ciri Kemampuan Komputer dan Otak Manusia Kemampuan Komputer Kemampuan Manusia

Pengolahan data Intuisi dan penilaian Akurasi Fleksibilitas dan adaptivitas Kapasitas penyimpanan (storage) Responsif terhadap kejadia yang yang besar tidak terduga

Efektif untuk tugas yang berulang- Pemikiran abstrak ulang (repetitif) Otomatis Perencanaan dan penetapan tujuan

(goal-setting) Dapat berfungsi hampir secara Mampu mengenali pola tindakan terus-menerus Teliti dalam mendeteksi situasi Mampu menetapkan prosedur dan menyimpang kontrol Dapat diperbaiki dan dtitingkatkan Dapat mengemukakan argumentasi (up-grade) Sumber: Kumorotomo dan Margono (2004:17).

Dari ciri-ciri kemampuan manusia dan kemampuan komputer tersebut, dapat dilihat bahwa apabila keunggulan manusia dan komputer digabungkan akan diperoleh kinerja yang sangat bagi SIM. Sebagian pakar bahkan mengatakan bahwa persoalan pokok di dalam SIM modern adalah bagaimana mengkombinasikan kemampuan manusia dan kemampuan komputer untuk menghasilkan keputusan manjerial yang baik. Alasan yang kedua tentang pentingnya pemakaian komputer dalam SIM adalah bahwa teknologi otomatis melalui komputerisasi sudah tersedia dimana- mana dan dapat diperoleh dengan mudah dan murah. Sangat disayangkan bila kemampuan finansial suatu organisasi dan kemampuan aparatnya sudah memungkinkan untuk mengadakan SIM berbasisi komputer tidak mau menyesuaikan diri dengan tuntutan kebutuhan yang mengharuskan pengolahan data yang cepat dan efisien. Sudah barang tentu, komputerisasi tidak dapat dilakukan dengan serta-merta tanpa mempertimbangkan kemampuan staf, keuangan, dan kebutuhan pengolahan data. Namun apabila kemampuan itu memang sudah ada, hendaknya organisasi segera menyesuaikan diri.

Akan tetapi sekali lagi harus diingat bahwa meskipun komputer mampu melakukan hal-hal yang fantastis di dalam mengolah informasi, penggunaan informasi itu tetap tergantung pada manusianya. Secanggih apapun sistem komputer yang dipakai, bila manusia tidak dapat memanfaatkan informasi yang dihasilkan atau kurang mampu memanfaatkan komputer itu secara optimal, maka sistem komputer itu tidak akan banyak menfaatnya. Bagaimanapun juga komputer adalah alat. Keberhasilan penggunaannya tergantung pada manusia.

2.1.5.6 Unsur-Unsur yang Terdapat pada SIM Berbasis Komputer

Menurut Kumorotomo dan Margono (2004:18) secara garis besar SIM berbasis komputer mengandung unsur-unsur sebagai berikut: 1.

Manusia. Setiap SIM yang berbasis komputer harus memperhatikan unsur manusia supaya sistem yang diciptakan bermanfaat.

Hendaknya -diingat bahwa manusia merupakan penentu keberhasilan suatu SIM dan manusialah yang akan memanfaatkan informasi yang dihasilkan oleh SIM. Unsur manusia dalam hal ini adalah para staf komputer profesional dan para pemakai (computer

users ).

2. Perangkat keras (hardware). Istilah perangkat keras merujuk pada perkakas mesin. Karena itu, perangkat keras terdiri dari komputer itu sendiri yang terkadang disebut sebagai central processing unit (CPU) beserta semua perangkat pendukungnya. Perangkat pendukung yang dimaksud adalah perkakas keluaran (output

devices ), perkakas penyimpanan (memory), dan perkakas komunikasi.

3. Perangkat lunak (software). Istilah perangkat lunak merujuk pada program-program komputer beserta petunjuk-petunjuk (manual) pendukungnya. Yang disebut program komputer adalah instruksi- instruksi yang dapat dibaca oleh mesin yang memerintahkan bagian-bagian perangkat keras SIM berbasis komputer untuk berfungsi sedemikian rupa sehingga dapat menghasilkan informasi yang bermanfaat dari data yang tersedia.

4. Data. Data adalah fakta-fakta yang akan dibuat menjadi informasi yang bermanfaat. Data inilah yang akan diklasifikasikan, dimodifikasi atau diolah oleh program-program supaya dapat menjadi informasi yang tepat guna, tepat waktu, dan akurat.

5. Prosedur. Prosedur adalah peraturan-peraturan yang menentukan operasi sistem komputer. Misalnya, peraturan bahwa setiap permintaan belanja barang di suatu instansi harus tercatat di dalam database komputer atau peraturan bahwa setiap akses operator komputer kepada pengolah induk harus dilaporkan waktu dan otoritasnya.

2.1.6 Komunikasi

2.1.6.1 Pengertian Komunikasi

Istilah komunikasi atau dalam bahasa Inggris communication berasal dari kata Latin communicatio, dan bersumber dari kata communis yang berarti sama. Sama di sini maksudnya adalah sama makna. Jadi, kalau kedua orang terlibat dalam komunikasi, misalnya dalam bentuk percakapan, maka komunikasi akan terjadi atau berlangsung selama ada kesamaan makna mengenai apa yang dipercakapkan. Kesamaan bahasa yang dipergunakan dalam percakapan itu belum tentu menimbulkan kesamaan makna. Dengan lain perkataan, mengerti bahasanya saja belum tentu mengerti makna yang dibawakan bahasa itu. Jelas bahwa percakapan kedua orang tadi dapat dikatakan ‘komunikatif’ apabila kedua-duanya, selainmengerti bahasa yang dipergunakan, juga mengerti makna dari bahan yang dipercakapkan. Akan tetapi, pengertian komunikasi yang dipaparkan sebelumnya sifatnya dasariah, dalam arti kata bahwa komunikasi itu minimal harus mengandung kesamaan makna antara dua pihak yang terlibat. Dikatakan minimal karena kegiatan komunikasi tidak hanya ‘informatif’, yakni agar orang lain mengerti dan tahu, tetapi juga ‘persuasif’, yaitu agar orang lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan, melakukan suatu perbuatan atau kegiatan, dan lain-lain (Effendy, 2005:9).

Menurut Robins dan Judge (2007:5) komunikasi merupakan transfer dan pemahaman makna. Melalui transfer makna dari satu orang ke orang yang lain sajalah informasi dan ide dapat disampaikan. Tetapi, komunikasi tidak sekadar berarti transfer makna. Makna itu juga harus dimengerti. Dalam suatu kelompok di mana salah seorang anggotnya hanya bisa berbicara dengan bahasa Jerman sementara yang lain tidak mengerti bahasa tersebut, individu yang berbicara bahasa Jerman itu tidak akan sepenuhnya dimengerti. Jadi, komunikasi (communication) meliputi transfer maupun pemahan makna. Sebuah ide, tidak peduli betapa pun hebatnya, tidak berguna sampai dapat disampaikan dan dipahami oleh orang lain. Komunikasi yang sempurna, jika hal tersebut memang ada, muncul ketika suatu pemikiran atau sebuah ide tersampaikan sedemikan rupa sehingga gambaran mental yang didapat oleh penerima persis sama dengan yang digambarkan oleh si pengirim.

Menurut Himstreet dan Baty dalam Business Communication:

Principles and methods, komunikasi adalah suatu proses pertukaran

informasi antarindividu melalui suatu sistem yang biasa (lazim), baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan.

Sementara itu menurut Bovee, komunikasi adalah suatu proses pengiriman dan penerima pesan. Pada umumnya, pengertian komunikasi ini paling tidak melibatkan dua orang atau lebih, dan proses pemindahan pesannya dapat dilakukan dengan menggunakan cara-cara berkomunikasi yang biasa dilakukan oleh seseorang melalui lisan, tulisan, maupun sinyal sinyal nonverbal (Purwanto, 2006:3).

Menurut Robin dan Barbara dalam Sari (2003:14) komunikasi adalah suatu tingkah laku, perbuatan atau kegiatan penyampaian atau pengoperan pesan atau lambang-lambang yang mengandung arti dan makna atau perbuatan penyampaian suatau gagasan atau informasi mengenai gagasan pikiran dan perasaan.

2.1.6.2 Proses Komunikasi

Robins dan Judge (2007:6) menyatakan sebelum komunikasi dapat terjadi, dibutuhkan suatu tujuan, yang terekspresikan sebagai pesan untuk disampaikan. Pesan tersebut disampaikan dari seorang pengirim kepada seorang penerima. Ia disandikan (diubah menjadi suatu bentuk simbolis) dan dialihkan melalui perantara (saluran) kepada penerima, yang lalu menerjemahkan ulang (membaca sandi) pesan yang diberikan oleh pengirim. Hasilnya transfer makna dari satu orang kepada orang lain.

Gambar 2.2 melukiskan proses komunikasi (communication

process ) ini. Bagian-bagian penting dari model semacam ini meliputi : (1)

pengirim, (2) penyandian, (3) pesan, (4) saluran, (5) penerjemahan sandi, (6) penerima, (7) gangguan, dan (8) umpan balik.

Pengirim

Penerima

Pesan Penyandian Pesan Pesan

saluran

yang akan pesan diterima disandikan dikirimkan Gangguan

Umpan balik

Gambar 2.2 : Proses Komunikasi Sumber : Robins dan Judge (2007:7)

Pengirim mengirimkan sebuah pesan dengan cara menyandikan pemikirannya. Pesan tersebut adalah produk fisik aktual dari penyandian oleh pengirim. Ketika kita berbicara, pembicaraan tersebut adalah pesan. Ketika kita menulis, tulisan kita adalah pesan. Ketika kita memberikan gerak isyarat, gerakan-gerakan lengan kita dan ekspresi wajah kita adalah pesan. Saluran merupakan perantara yang dipakai pesan dalam menempuh perjalanan. Saluran tersebut dipilih oleh pengirim, yang menentukan apakah ia hendak menggunakan saluran yang formal atau informal. Saluran formal (formal channels) disediakan oleh organisasi dan berfungsi sebagai penyampaian pesan-pesan yang berhubungan dengan aktivitas profesional dari para anggotanya. Secara tradisional, saluran ini mengikuti rantai otoritas dalam organisasi. Berbagai bentuk pesan lain, seperti pesan pribadi atau sosial, menggunakan saluran informal (informal channel) tanggapan terhadap pilihan-pilihan individual. Penerima adalah objek yang simbol-simbol di dalamnya harus diterjemahkan menjadi bentuk yang dapat dipahami oleh penerima. Langkah ini disebut ‘penerjemah sandi’ dalam pesan. Gangguan mewakili berbagai hambatan komunikasi yang mengacaukan muatan informasi yang berlebihan, kesulitan-kesulitan semantik, atau perbedaan kultural. Mata rantai terakhir dalam proses komunikasi adalah lingkaran umpan balik. Umpan balik adalah sarana pengecekan mengenai seberapa berhasil kita telah menyampaikan pesan kita seperti yang dimaksudkan pada awalnya. Hal ini menentukan apakah pemahaman telah tercapai.

2.1.6.3 Jenis Komunikasi

Menurut Revjan (2003) pada dasarnya komunikasi digunakan untuk menciptakan atau meningkatkan aktifitas hubungan antara manusia atau kelompok. Jenis komunikasi terdiri dari:

1. Komunikasi Verbal mencakup aspek-aspek berupa ; a.

Vocabulary (perbendaharaan kata-kata). Komunikasi tidak akan efektif bila pesan disampaikan dengan kata-kata yang tidak dimengerti, karena itu olah kata menjadi penting dalam berkomunikasi.

Racing (kecepatan). Komunikasi akan lebih efektif dan sukses bila kecepatan bicara dapat diatur dengan baik, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat. c.

Intonasi suara : akan mempengaruhi arti pesan secara dramatik sehingga pesan akan menjadi lain artinya bila diucapkan dengan intonasi suara yang berbeda. Intonasi suara yang tidak proposional merupakan hambatan dalam berkomunikasi.

Humor : dapat meningkatkan kehidupan yang bahagia. Dugan (1989), memberikan catatan bahwa dengan tertawa dapat membantu menghilangkan stress dan nyeri. Tertawa mempunyai hubungan fisik dan psikis dan harus diingat bahwa humor adalah merupakan satu-satunya selingan dalam berkomunikasi.

Singkat dan jelas. Komunikasi akan efektif bila disampaikan secara singkat dan jelas, langsung pada pokok permasalahannya sehingga lebih mudah dimengerti.

Timing (waktu yang tepat) adalah hal kritis yang perlu diperhatikan karena berkomunikasi akan berarti bila seseorang bersedia untuk berkomunikasi, artinya dapat menyediakan waktu untuk mendengar atau memperhatikan apa yang disampaikan.

2. Komunikasi Non Verbal Komunikasi non verbal adalah penyampaian pesan tanpa kata- kata dan komunikasi non verbal memberikan arti pada komunikasi verbal. Yang termasuk komunikasi non verbal : a.

Ekspresi wajah. Wajah merupakan sumber yang kaya dengan komunikasi, karena ekspresi wajah cerminan suasana emosi seseorang.

Kontak mata, merupakan sinyal alamiah untuk berkomunikasi.

Dengan mengadakan kontak mata selama berinterakasi atau tanya jawab berarti orang tersebut terlibat dan menghargai lawan bicaranya dengan kemauan untuk memperhatikan bukan sekedar mendengarkan. Melalui kontak mata juga memberikan kesempatan pada orang lain untuk mengobservasi yang lainnya c. Sentuhan adalah bentuk komunikasi personal mengingat sentuhan lebih bersifat spontan dari pada komunikasi verbal.

Beberapa pesan seperti perhatian yang sungguh-sungguh, dukungan emosional, kasih sayang atau simpati dapat dilakukan melalui sentuhan.

Postur tubuh dan gaya berjalan. Cara seseorang berjalan, duduk, berdiri dan bergerak memperlihatkan ekspresi dirinya. Postur tubuh dan gaya berjalan merefleksikan emosi, konsep diri, dan tingkat kesehatannya.

Suara (Sound). Rintihan, menarik nafas panjang, tangisan juga salah satu ungkapan perasaan dan pikiran seseorang yang dapat dijadikan komunikasi. Bila dikombinasikan dengan semua bentuk komunikasi non verbal lainnya sampai desis atau suara dapat menjadi pesan yang sangat jelas.

Gerak isyarat, adalah yang dapat mempertegas pembicaraan.

Menggunakan isyarat sebagai bagian total dari komunikasi seperti mengetuk-ngetukan kaki atau mengerakkan tangan selama berbicara menunjukkan seseorang dalam keadaan stress bingung atau sebagai upaya untuk menghilangkan stress.

2.1.6.4 Bentuk Komunikasi

Menurut Revjan (2003) komunikasi sebagai proses memiliki bentuk :

1. Bentuk Komunikasi berdasarkan a.

Komunikasi langsung Komunikasi langsung tanpa menggunakan alat.

Komunikasi berbentuk kata-kata, gerakan-gerakan yang berarti khusus dan penggunaan isyarat, misalnya kita berbicara langsung kepada seseorang dihadapan kita.

Komunikasi tidak langsung Biasanya menggunakan alat dan mekanisme untuk melipat gandakan jumlah penerima penerima pesan (sasaran) ataupun untuk menghadapi hambatan geografis, waktu misalnya menggunakan radio, buku, dll.

2. Bentuk komunikasi berdasarkan besarnya sasaran : a.

Komunikasi massa, yaitu komunikasi dengan sasarannya kelompok orang dalam jumlah yang besar, umumnya tidak dikenal. Komunikasi masa yang baik harus :

1) Pesan disusun dengan jelas, tidak rumit dan tidak bertele- tele.

2) Bahasa yang mudah dimengerti/dipahami. 3) Bentuk gambar yang baik. 4)

Membentuk kelompok khusus, misalnya kelompok pendengar (radio).

Komunikasi kelompok Adalah komunikasi yang sasarannya sekelompok orang yang umumnya dapat dihitung dan dikenal dan merupakan komunikasi langsung dan timbal balik.

Komunikasi perorangan.

Adalah komunikasi dengan tatap muka dapat juga melalui telepon.

3. Bentuk komunikasi berdasarkan arah pesan : a.

Komunikasi satu arah Pesan disampaikan oleh sumber kepada sasaran dan sasaran tidak dapat atau tidak mempunyai kesempatan untuk memberikan umpan balik atau bertanya, misalnya radio.

Komunikasi timbal balik.

Pesan disampaikan kepada sasaran dan sasaran memberikan umpan balik. Biasanya komunikasi kelompok atau perorangan merupakan komunikasi timbal balik.

2.1.6.5 Gangguan dan Hambatan Komunikasi

2.1.6.5.1 Gangguan komunikasi

Menurut Suprapto dalam Suprianto (2011:14) setidak- tidaknya terdapat tiga faktor terjadinya gangguan komunikasi, yaitu: a.

Selective attention. Orang yang biasanya cenderung untuk mengekspos dirinya hanya kepada hal-hal yang dikehendakinya. Misalnya seseorang tidak berminat membeli mobil, jelas dia tidak akan membaca iklan jual beli mobil. b.

Selective perception. Kecenderungan menafsirkan isi komunikasi sesuai dengan prakonsepsi yang sudah dimiliki sebelumnya. Hal ini erat kaitannya dengan cenderungan berpikir secara stereotif.

Selective retention. Kecenderungan hanya untuk mengingatkan apa yang mereka ingin untuk diingat.

Pada umumnya, sebuah komunikasi dikontrol oleh komunikator. Sepanjang dia mampu berkomunikasi dan dapat tampil dengan baik, maka pesan atau informasi yang disampaikannya akan diterima dengan baik oleh komunikatornya.

Komunikator sebagai sumber dengan mudah dapat mengontrol apa yang diucapkan atau disampaikannya, tetapi komunikator tidak dapat mengontrol apa yang didengarkan atau sedang dipikirkan oleh audience-nya.

2.1.6.5.2 Hambatan Komunikasi

Menurut Daft (2003:157) ada dua penyebab terhambatnya komunikasi:

1. Hambatan individu: Hambatan interpersonal termasuk masalah emosi dan persepsi yang disandang karyawan, pemilihan saluran atau media yang salah untuk mengirimkan komunikasi, semantik menyangkut arti kata dan cara penggunaanya.

2. Hambatan organisasi: masalah perbedaan status dan kekuasan, perbedaan antar departemen dalam bentuk mencampuri kebutuhan dan tujuan komunikasi, ketidakcocokan arus komunikasi dengan tugas tim atau tugas dari organisasi, dan ketidakhadiran saluran formal sehingga mengurangi efektivitas komunikasi.

Menurut Daft (2003:158) cara mengatasi hambatan dalam komunikasi yaitu:

1. Keterampilan individu, keterampilan individu yang paling penting adalah mendengarkan secara aktif, individu harus memilih saluran yang tepat bagi sebuah pesan dan pengiriman dan penerimaan harus membuat upaya khusus untuk memahami persepsi masing-masing.

2. Tindakan organisasi, hal paling penting yang harus dilakukan manajer adalah menciptakan iklim kepercayaan dan keterbukaan, mengembangkan dan menggunakan saluran informasi formal kesegala arah, mendukung penggunaan banyak saluran termasuk komunikasi formal dan informal.

2.1.6.6 Komunikasi dalam Organisasi

Purwanto (2006:50) berpendapat bahwa komunikasi, yang merupakan keterkaitan antara individu-individu dengan organisasi, mempunyai peranan yang cukup penting bagi berjalannya fungsi-fungsi dalam suatu organisasi. Seorang manajer yang dinamis harus harus memiliki tiga peran penting , yaitu: peran antarpribadi, peran informasional, dan peran keputusan. Peran antarpribadi mencakup peran tokoh figur, peran pemimpin dan peran penghubung. Sedangkan peran informasional mencakup peran monitoring, peran penyebar, dan peran juru bicara. Sementara itu peran keputusan mencakup peran wirausaha, peran pengalokasi sumber daya, dan peran negosiator. Beberapa kegiatan organisasional yang ada dalam suatu organisasi mencakup penentuan tujuan, pengambilan keputusan, pengukuran hasil kerja, pengembangan staf, keterkaitan dengan konsumen, negosiasi dengan pemasok menghasil produk, dan interaksi dengan peraturan yang ada.

Untuk melakukan komunikasi secara efektif, perlu adanya pemilihan pola komunikasi baik melalui saluran komunikasi formal maupun nonformal. Saluran komunikasi formal dapat dilakukan dengan tiga bentuk komunikasi, yaitu komunikasi ke atas, komunikasi ke bawah, komunikasi horizontal/lateral, dan komunikasi diagonal. Apabila dalam komunikasi formal, saluran komunikasinya didasarkan pada posisi kedudukan atau jabatan yang telah diatur sesuai dengan jenjang hierarkinya, dalam komunikasi informal semua informasi tidak lagi diatur menurut jenjang hierarkinya tetapi luwes/leluasa.

2.1.6.7 Komunikasi Berbantuan Komputer

Dewasa ini Robins dan Judge (2008:16) berpendapat, komunikasi di dalam organisasi-organisasi diperkuat dan diperkaya dengan berbagai teknologi berbantuan komputer. Teknologi tersebut meliputi e-mail, pesan instan, hubungan intranet dan ekstranet, serta konfrensi video. E-mail, misalnya, telah secara dramatis mengurangi jumlah memo, surat, dan panggilan telepon yang pada masa lalu digunakan untuk berkomunikasi di antara mereka sendiri dan dengan para pemasok, pelanggan, atau pihak- pihak berkepentingan lainnya.

2.1.6.7.1 E-mail

E-mail menggunakan internet untuk menyampaikan dan

menerima teks serta dokumen yang diolah dan dihasilkan oleh komputer. Alasan mengapa e-mail digunakan adalah karena, bagi kebanyakan orang, e-mail merupakan sebuah cara berkomunikasi yang tak tergantikan. Sebagai sebuah alat komunikasi, e-mail memiliki daftar manfaat panjang. Pesan-pesan dalam e-mail dapat ditulis, diubah, dan disimpan dengan cepat. Pesan-pesan tersebut dapat didistribusikan kepada satu atau seribu orang dengan hanya sekali mengklik mouse komputer. Pesan-pesan itu dapat dibaca, secara keseluruhannya, sesuai dengan waktu yang diinginkan penerima. Selain itu, biaya pengiriman sebuah pesan e-mail formal bagi para karyawan hanya sedikit bila dibandingkan dengan biaya untuk mencetak, memperbanyak, dan mendistribusikan sepucuk surat atau brosur yang setara dengannya.

E-mail , tentu saja, bukannya tanpa kekurangan. E-mail

dapat menjadi pengganggu bagi aktivitas kerja bila para karyawan menggunakannya untuk tujuan-tujuan pribadi. Dan, e-mail juga dapat bersifat impersonal, mengurangi perhatian yang semestinya diberikan kepada para pelanggan atau rekan kerja. E-mail juga hanya sedikit memiliki kandungan emosional. Tanda-tanda nonverbal dalam pesan tatap muka atau nada bicara dalam suatu panggilan telepon menyampaikan informasi penting yang tidak tersampaikan melalui e-mail. Dengan perkataan lain, e-mail cenderung dingin dan impersonal. Karenanya, e-mail bukanlah cara yang ideal untuk menyampaikan informasi seperti pemecatan, penutupan pabrik, atau pesan-pesan lain yang mungkin menimbulkan respon emosional dan memerlukan dukungan empati atau sosial. Akhirnya, sifat alamiah e-mail yang dingin dan berjarak memicu timbulnya “spiral konflik” yang didapati mampu meningkatkan perasaan buruk dua kali lipat dari tingkat komunikasi tatap muka. Banyak orang jadi bisa mengatakan hal- hal lewat e-mail yang tidak akan pernah mereka katakan kepada seseorang secara langsung.

2.1.6.7.2 Pesan Instan

Cara ini tidak lagi hanya digunakan oleh para remaja. Pesan instan (Instant Messaging

– IM), yang telah populer di antara para

remaja selama lebih dari satu dasawarsa, sekarang dengan cepat bergerak ke dunia bisnis. Pesan instan pada dasarnya adalah e-mail

real time . Karyawan membuat suatu daftar berisi rekan kerja dan

kawan-kawan yang ingin mereka ajak komunikasi. Kemudian mereka tinggal mengklik satu nama yang ditampilkan dalam sebuah kotak kecil di layar komputer mereka, mengetikkan sebuah pesan, dan pesan tersebut secara instan muncul pada layar si penerima. IM merupakan sebuah cara yang cepat dan murah bagi para manajer untuk tetap berhubungan dengan para karyawan dan bagi karyawan untuk tetap berhubungan satu sama lain. E-mail mungkin masih merupakan alat yang lebih baik untuk menyampaikan pesan lebih panjang yang perlu untuk disimpan. IM lebih dipilih untuk mengirimkan satu atau dua baris pesan yang hanya akan memenuhi kotak masuk e-mail. Sisi buruknya, beberapa pengguna IM merasakan teknologi ini mengusik dan mengganggu. Munculnya pesan IM online yang terus-menerus bisa membuat karyawan sulit untuk berkonsentrasi dan fokus. Para manajer juga khawatir bahwa IM akan digunakan oleh para karyawan untuk mengobrol dengan teman dan rekan kerja mengenai isu-isu nonpekerjaan. Akhirnya, karena pesan instan dapat dibongkar dengan mudah, banyak organisasimengkhawatirkan keamanan IM.

2.1.6.7.3 Koneksi Intranet dan Ekstranet

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Uraian Teoritis 2.1.1 Sistem - Peranan Sistem Informasi Manajemen Dalam Meningkatkan Efektivitas Komunikasi Pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara