Peranan Sistem Informasi Manajemen Dalam Meningkatkan Efektivitas Komunikasi Pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara

SKRIPSI

PERANAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DALAM

MENINGKATKAN EFEKTIVITAS KOMUNIKASI PADA

PDAM TIRTANADI PROVINSI SUMATERA UTARA

OLEH

DELLA RISA

080502208

PROGRAM STRATA 1 MANAJEMEN

DEPARTEMEN MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

DEPARTEMEN MANAJEMEN MEDAN

PENANGGUNG JAWAB SKRIPSI

Nama : Della Risa

NIM : 080502208

Program Studi : Manajemen

Konsentrasi : Manajemen Sumber Daya Manusia

Judul : Peranan Sistem Informasi Manajemen Dalam

Meningkatkan Efektivitas Komunikasi Pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara

Tanggal : ...2012 Penulis,

Della Risa NIM : 080502208

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

DEPARTEMEN MANAJEMEN MEDAN

LEMBAR PENGESAHAN

Nama : Della Risa

NIM : 080502208

Program Studi : Manajemen

Konsentrasi : Manajemen Sumber Daya Manusia

Judul : Peranan Sistem Informasi Manajemen Dalam

Meningkatkan Efektivitas Komunikasi Pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara

Pembimbing Skripsi Pembaca Penilai

Dr. Yeni Absah, SE, M.Si Dra. Friska Sipayung, M.Si

NIP. 19741123 200012 2 001 NIP. 1962117 198603 2 002

Ketua Program Studi

Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si NIP. 19620513 199203 2 001

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

DEPARTEMEN MANAJEMEN

PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK

Nama : Della Risa

NIM : 080502208

Program Studi : Manajemen

Konsentrasi : Manajemen Sumber Daya Manusia

Judul : Peranan Sistem Informasi Manajemen Dalam

Meningkatkan Efektivitas Komunikasi Pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara

Tanggal: ...2012 Ketua Program Studi

Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si NIP. 19620513 1992032 001

Tanggal: ...2012 Ketua Departemen

Dr. Isfenti Sadalia SE, ME NIP. 19671019 1993032 002

Lembar Pernyataan

Saya yang bertanda tangan di bawah ini menyatakan dengan sesungguhnya bahwa skripsi saya yang berjudul “Peranan Sistem Informasi Manajemen Dalam Menigkatkan Efektivitas Komunikasi Pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara” adalah benar hasil karya tulis saya sendiri yang disusun sebagai tugas akademik guna menyelesaikan beban akademik pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Bagian atau data tertentu yang saya peroleh dari perusahaan atau lembaga, dan/atau saya kutip dari hasil karya orang lain telah mendapat izin, dan/atau dituliskan sumbernya secara jelas sesuai dengan norma, kaidah dan etika penulisan ilmiah.

Apabila kemudian hari ditemukan adanya kecurangan dan plagiat dalam skripsi ini, saya bersedia menerima sanksi sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Medan, 2 Mei 2012

Tanda Tangan

Della Risa NIM : 080502208

ABSTRAK

PERANAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DALAM MENINGKATKAN EFEKTIVITAS KOMUNIKASI PADA PDAM

TIRTANADI PROVINSI SUMATERA UTARA

Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah apakah Sistem Informasi Manajemen (SIM) berperan dalam meningkatkan efektivitas komunikasi pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara. Tujuan peelitian ini adalah untuk mengetahui dan menganalisis peranan Sistem Informasi Manajemen (SIM) dalam meningkatkan efektivitas komunikasi pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara.

Subjek dalam penelitian ini adalah Kepala Divisi Sistem Informasi Manajemen (SIM) di PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara, pegawai Divisi SIM, serta pelanggan pengguna jasa PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara.

Pengumpulan data primer dilakukan dengan mengadakan wawancara mendalam atau in-dept interview kepada subjek penelitian yang sudah ditentukan. Metode penelitian yang digunakan adalah dengan menggunakan metode penelitian kualitatif. Penelitian kualitatif digunakan untuk mendapatkan data yang mendalam, yaitu menggunakan berbagai teknik pengumpulan data secara gabungan/simultan. Dimana dalam penelitian ini uji keabsahan data menggunakan pengujian data triangulasi, dimana triangulasi ini dalam pengujian kredibilitas diartikan sebagai pengecekan dari berbagai sumber dengan berbagai cara, dan berbagai waktu. Triangulasi teknik menguji kredibilitas data dengan melakukan pengecekan data kepada sumber yang sama dengan teknik yang berbeda. Data diperolah dengan wawancara, lalu dicek dengan observasi, dokumentasi. Bila dengan tiga teknik pengujian kredibilitas data tersebut menghasilkan data yang berbeda-beda, maka peneliti melakukan diskusi lebih lanjut kepada sumber data yang bersangkutan atau yang lain, untuk memastikan data mana yang dianggap benar. Atau mungkin semuanya benar, namun dengan sudut pandang yang berbeda.

Pada hasil wawancara dalam penelitian ini menunjukkan bahwa dengan adanya bagian atau divisi SIM di suatu perusahaan, otomatis akan menciptakan kemudahan bagi perusahaan untuk menjalani manajerial perusahaan. SIM merupakan sumber dari terciptanya informasi yang real dan up-to-date di suatu perusahaan, terutama di PDAM Tirtanadi ini. Divisi SIM menghubungkan kantor cabang, pegawai, pelanggan secara lebih mudah ke kantor pusat PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara. Dan, komunikasi yang efektif merupakan penyampaian pikiran atau informasi yang dapat diterima dan dipahami oleh si penerima pesan dan tepat sasaran yang berlangsung secara dua arah, serta efektivitas komunikasi akan tercipta apabila penyampaian informasi mencapai tujuan yang diinginkan. Dengan berjalannya informasi secara dua arah menciptakan sistem kerja yang lancar dan informasi tersebut menjadi acuan kerja yang baik bagi PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara.

ABSTRACT

THE ROLE OF MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS IN IMPROVING THE EFFECTIVENESS OF COMMUNICATIONS AT PDAM

TIRTANADI PROVINSI SUMATERA UTARA

Formulation of the problem in this study is whether the Management Information System (MIS) plays a role in improving the effectiveness of communication in PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara. The purpose of this study is to investigate and analyze the role of Management Information Systems (MIS) in improving the effectiveness of communication in PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara.

Subjects in this study are the Head of the Division of Management Information Systems (MIS) at PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara, Employees of Management Information Systems, and customers of PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara.

Primary data was collected with in-dept interview with subjects that have been determined. This research was using qualitative methods. The qualitative method in this research is used to obtain deeply information, in other ways using many techniques to collect all data with combination ways/simultaneously. In this research, validity of all data were tested with triangulation system, which is in this triangulation system to testing the credibility of checkfrom various sources in various ways, and at various times. Triangulation techniques tested the credibility of the data with checking the data to the same source with different techniques. Data obtained by interview, and the checked by observation, documentation. When testing the credibility of the three techniques generate data of different data, the researcher carried out further discussion to relevant data source or another, to ensure the data which are assumed to be true.or mabe it is true, but with a different perspective.

The result from interviews showed that if in one company there is a division of Management Information Systems (MIS), automaticallly created a shortcut for a company to doing all company managerial activity. MIS is the source of the creation of real information and up-to-date in a company. Division of MIS connect branch offices, employees, customers more easily to the headquarters of PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara. And, effective

communication is the delivery of thoughts or information that can be

accepted and understood by the recipient and to the point that goes in two directions, as well as the effectiveness of communication will be created if the delivery of information to achieve the desired goal. With the passage of information in two directions to create a smoothly working system and the information is a reference work for PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara.

KATA PENGANTAR

Alhamdulillahirabbil a’lamin, dengan segara kerendahan hati penulis

mengucapkan dan memanjatkan syukur kepada Allah SWT, karena atas berkah dan karunia-Nyalah penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik. Shalawat dan salam kepada Nabi Muhammad SAW yang telah membawa umatnya dari kegelapan menuju alam yang teang menderang.

Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih banyak kekurangan dan jauh dari sempurna, karena itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari semua pihak sehingga menjadikan skripsi ini lebih baik lagi. Dan penulis berharap skripsi ini dapat bermanfaat bagi semua pihak.

Skripsi ini berjudul “Peranan Sistem Informasi Manajemen Dalam Meningkatkan Efektivitas Komunikasi Pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara”. Penulis telah banyak menerima bimbingan, saran, motivasi dan doa dari berbagai pihak selama penulisan skripsi ini. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis menyampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan dan bimbingan, yaitu kepada:

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME, selaku Ketua Departemen S1 Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dra. Marhayanie, MSi, selaku sekretaris Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

4. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si, selaku Ketua Program Studi Manajemen Fakulas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

5. Ibu Dr. Yeni Absah, SE, M.Si, selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan bimbingan kepada penulis untuk penelitian ini.

6. Ibu Dra. Friska Sipayung, M.Si selaku Pembaca Penilai yang telah memberikan masukan yang membangun untuk penelitian ini.

7. Seluruh Dosen dan staff pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas didikan, bantuan, juga jasa-jasanya selama masa perkuliahan. 8. Keluargaku tercinta, Papaku Ir.H.Hamdani Siregar dan Mamaku

Ir.Hj.Asnita Lubis, abangku Adrian Batara Siregar, dan adikku Indra Kusuma Siregar. Tak lupa nenekku tersayang Hasnah. Terimakasih atas doa, kasih sayang, motivasi, nasehat serta dukungan moril dan materiil yang selalu diberikan padaku.

9. My best friend ever Titha who always support and listen all my problems, thanks dear. Dana, Delpi, Kiki sahabat dari awal kuliah love you guys. 10.My Angels Fanny dan Titi yang selalu make me happy.

11.Teman satu grup yang selalu buat ceria dan membantu dalam penyelesaian skripsi ini Leo (Bunny),Vera, Dwi, Dharmawan (Ganteng), Irma, Retno, zaki.

12.Seluruh teman-teman Manajemen stambuk 2008 terutama Grup C yang namanya tidak dapat disebutkan satu persatu. Terimakasih atas semangat

dan doa yang telah kalian berikan. Menyelesaikan kuliah bersama kalian adalah kenangan indah yang berharga bagiku.

13.PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara yang telah menerima saya untuk melakukan penelitian. Terutama Divisi SIM baik Kepala beserta Pegawai-Pegawainya yang telah membantu atas kelancaran dan terciptanya skripsi ini Terima Kasih.

Akhir kata, penulis mengucapkan terima kasih banyak. Tanpa kalian semua skripsi ini tidak akan tercipta. Semoga Allah SWT memberikan KaruniaNya kepada pihak-pihak yang telah mendukung dan membantu. Semoga kita semua selalu diberikan kesehatan dan kebahagiaan oleh Nya.

Amin ya Robbala’lamin.

Medan, Mei 2012 Hormat Penulis,

Della Risa NIM :080502208

DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAK ... i

ABSTRACT ... ii

KATA PENGANTAR ... iii

DAFTAR ISI ... vi

DAFTAR TABEL ... ix

DAFTAR GAMBAR ... x

DAFTAR LAMPIRAN ... xi

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 5

1.3 Tujuan Penelitian ... 5

1.4 Manfaat Penelitian ... 6

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Uraian Teoritis ... 7

2.1.1 Sistem ... 7

2.1.2 Informasi ... 10

2.1.2.1 Fungsi Informasi ... 11

2.1.3 Manajemen ... 12

2.1.4 Sistem Informasi ... 13

2.1.5 Sistem Informasi Manajemen (SIM) ... 14

2.1.5.1 Pengertian SIM ... 15

2.1.5.2 Tujuan SIM ... 17

2.1.5.3 Karakteristik SIM ... 17

2.1.5.4 Komponen Fisik SIM ... 19

2.1.5.5 SIM Berbasis Komputer ... 20

2.1.5.6 Unsur-Unsur yang Terdapat pada SIM Berbasis Komputer ... 23

2.1.6 Komunikasi ... 25

2.1.6.1 Pengertian Komunikasi ... 25

2.1.6.2 Proses Komunikasi ... 27

2.1.6.3 Jenis Komunikasi ... 29

2.1.6.4 Bentuk Komunikasi ... 32

2.1.6.5 Gangguan dan Hambatan Komunikasi... 34

2.1.6.5.1 Gangguan Komunikasi ... 34

2.1.6.5.2 Hambatan Komunikasi ... 36

2.1.6.6 Komunikasi dalam Organisasi ... 38

2.1.6.7 Komunikasi Berbasis Komputer ... 39

2.1.6.7.1 E-mail ... 38

2.1.6.7.3 Koneksi Intranet dan

Ekstranet ... 41

2.1.6.7.4 Konfrensi Video ... 41

2.2 Penelitian Terdahulu ... 42

2.3 Kerangka Konseptual ... 42

BAB III METODE PENELITIAN 3.1 Jenis Penelitian ... 45

3.2 Tempat dan Waktu Penelitian ... 45

3.3 Defenisi Konseptual ... 46

3.4 Subjek Penelitian ... 46

3.5 Jenis Data ... 47

3.6 Metode Pengumpulan Data ... 47

3.7 Uji Keabsahan Data ... 47

3.8 Teknik Analisis Data ... 49

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Gambaran Umum Perusahaan ... 50

4.1.1 Sejarah Perusahaan... 50

4.1.2 Visi dan Misi Perusahaan ... 52

4.1.3 Kerjasama Perusahaan ... 53

4.1.4 Struktur Organisasi Perusahaan ... 54

4.1.5 Unit Kerja Perusahaan ... 55

4.1.5.1 Cabang-Cabang Zona I ... 55

4.1.5.2 Cabang-Cabang Zona II ... 56

4.1.5.3 Instalasi Produksi Air Bersih (IPA) .... 56

4.1.5.4 Instalasi Pengolahan Air Limbah (IPAL) ... 58

4.1.5.5 Kantor Perusahaan yang Ada di Sumatera Utara ... 58

4.1.5.6 Penghargaan Perusahaan ... 61

4.2 Hasil Analisis ... 63

4.2.1 Peranan Sistem Informasi Manajemen dalam Meningkatkan Efektivitas Komunikasi ... 66

4.2.1.1 Peranan SIM Pada Perusahaan ... 67

4.2.1.2 Struktur Organisasi Divisi SIM ... 71

4.2.1.3 Sistem Jaringan Komputerisasi PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara ... 74

4.2.1.4 Program-Program Divisi SIM ... 76

4.2.1.5 Peranan SIM Pada Pelanggan ... 79

4.2.1.6 Komunikasi Perusahaan ... 84

4.2.1.7 Efektivitas Komunikasi Perusahaan .... 85

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan ... 87

5.2 Saran ... 88

DAFTAR PUSTAKA ... 89

DAFTAR TABEL

No Judul Halaman

Tabel 2.1 Komponen Fisik Sistem Informasi Manajemen (SIM) ... 20 Tabel 2.2 Ciri-Ciri Kemampuan Komputer dan Otak Manusia ... 21 Tabel 4.1 Karakteristik Responden (Kepala Divisi dan Pegawai Divisi SIM) berdasarkan jabatan, Jenis Kelamin, Usia, Lama Beke- Ja, dan Pendidikan ... 64 Tabel 4.2 Karakteristik Responden (pelanggan) Berdasarkan Jenis Ke- Lamin, usia,lama berlangganan ... 65 Tabel 4.2 Core & Support Aplikasi Program Pada PDAM Prop-Su

DAFTAR GAMBAR

No Judul Halaman

Gambar 1.1 Diagram Penetapan Call Center 500444 PDAM

Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara ... 4 Gambar 2.1 Transformasi Data Menjadi Informasi ... 11 Gambar 2.2 Proses Komunikasi ... 28 Gambar 3.1 Triangulasi Dengan Tiga Teknik Pengumpulan Data ... 47 Gambar 4.1 PDAM yang Ada di Provinisi Sumatera Utara ... 60 Gambar 4.2 Struktur Organisasi Divisi SIM PDAM Tirtanadi ... 71 Gambar 4.3 Sistem Jaringan Komputerisasi PDAM Provinsi Suma-

tera Utara ... 74 Gambar 4.4 Sistem Jaringan Komputer PDAM Tirtanadi LAN ... 74 Gambar 4.5 Sistem Jaringan Komputer PDAM Tirtanadi VPM

(Virtual Private Network) ... 77 Gambar 4.6 Manajemen Pengaduan Pelanggan ... 80 Gambar 4.7 Istruksi Kerja Follow Up Pengaduan Pelanggan Via

DAFTAR LAMPIRAN

No Judul Halaman

Lampiran 1. Pertanyaan Wawancara Kepada Kepala Divisi Sistem Informasi Manajemen PDAM Tirtanadi Provinsi

Sumatera Utara ... 91 Lampiran 2. Pertanyaan Wawancara Kepada Pegawai PDAM

Tirtanadi Provinsi Sumater Utara ... 93 Lampiran 3. Pertanyaan Wawancara Kepada Pealanggan Pengguna Jasa PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara ... 95

ABSTRAK

PERANAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DALAM MENINGKATKAN EFEKTIVITAS KOMUNIKASI PADA PDAM

TIRTANADI PROVINSI SUMATERA UTARA

Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah apakah Sistem Informasi Manajemen (SIM) berperan dalam meningkatkan efektivitas komunikasi pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara. Tujuan peelitian ini adalah untuk mengetahui dan menganalisis peranan Sistem Informasi Manajemen (SIM) dalam meningkatkan efektivitas komunikasi pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara.

Subjek dalam penelitian ini adalah Kepala Divisi Sistem Informasi Manajemen (SIM) di PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara, pegawai Divisi SIM, serta pelanggan pengguna jasa PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara.

Pengumpulan data primer dilakukan dengan mengadakan wawancara mendalam atau in-dept interview kepada subjek penelitian yang sudah ditentukan. Metode penelitian yang digunakan adalah dengan menggunakan metode penelitian kualitatif. Penelitian kualitatif digunakan untuk mendapatkan data yang mendalam, yaitu menggunakan berbagai teknik pengumpulan data secara gabungan/simultan. Dimana dalam penelitian ini uji keabsahan data menggunakan pengujian data triangulasi, dimana triangulasi ini dalam pengujian kredibilitas diartikan sebagai pengecekan dari berbagai sumber dengan berbagai cara, dan berbagai waktu. Triangulasi teknik menguji kredibilitas data dengan melakukan pengecekan data kepada sumber yang sama dengan teknik yang berbeda. Data diperolah dengan wawancara, lalu dicek dengan observasi, dokumentasi. Bila dengan tiga teknik pengujian kredibilitas data tersebut menghasilkan data yang berbeda-beda, maka peneliti melakukan diskusi lebih lanjut kepada sumber data yang bersangkutan atau yang lain, untuk memastikan data mana yang dianggap benar. Atau mungkin semuanya benar, namun dengan sudut pandang yang berbeda.

Pada hasil wawancara dalam penelitian ini menunjukkan bahwa dengan adanya bagian atau divisi SIM di suatu perusahaan, otomatis akan menciptakan kemudahan bagi perusahaan untuk menjalani manajerial perusahaan. SIM merupakan sumber dari terciptanya informasi yang real dan up-to-date di suatu perusahaan, terutama di PDAM Tirtanadi ini. Divisi SIM menghubungkan kantor cabang, pegawai, pelanggan secara lebih mudah ke kantor pusat PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara. Dan, komunikasi yang efektif merupakan penyampaian pikiran atau informasi yang dapat diterima dan dipahami oleh si penerima pesan dan tepat sasaran yang berlangsung secara dua arah, serta efektivitas komunikasi akan tercipta apabila penyampaian informasi mencapai tujuan yang diinginkan. Dengan berjalannya informasi secara dua arah menciptakan sistem kerja yang lancar dan informasi tersebut menjadi acuan kerja yang baik bagi PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara.

ABSTRACT

THE ROLE OF MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS IN IMPROVING THE EFFECTIVENESS OF COMMUNICATIONS AT PDAM

TIRTANADI PROVINSI SUMATERA UTARA

Formulation of the problem in this study is whether the Management Information System (MIS) plays a role in improving the effectiveness of communication in PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara. The purpose of this study is to investigate and analyze the role of Management Information Systems (MIS) in improving the effectiveness of communication in PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara.

Subjects in this study are the Head of the Division of Management Information Systems (MIS) at PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara, Employees of Management Information Systems, and customers of PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara.

Primary data was collected with in-dept interview with subjects that have been determined. This research was using qualitative methods. The qualitative method in this research is used to obtain deeply information, in other ways using many techniques to collect all data with combination ways/simultaneously. In this research, validity of all data were tested with triangulation system, which is in this triangulation system to testing the credibility of checkfrom various sources in various ways, and at various times. Triangulation techniques tested the credibility of the data with checking the data to the same source with different techniques. Data obtained by interview, and the checked by observation, documentation. When testing the credibility of the three techniques generate data of different data, the researcher carried out further discussion to relevant data source or another, to ensure the data which are assumed to be true.or mabe it is true, but with a different perspective.

The result from interviews showed that if in one company there is a division of Management Information Systems (MIS), automaticallly created a shortcut for a company to doing all company managerial activity. MIS is the source of the creation of real information and up-to-date in a company. Division of MIS connect branch offices, employees, customers more easily to the headquarters of PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara. And, effective

communication is the delivery of thoughts or information that can be

accepted and understood by the recipient and to the point that goes in two directions, as well as the effectiveness of communication will be created if the delivery of information to achieve the desired goal. With the passage of information in two directions to create a smoothly working system and the information is a reference work for PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara.

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Setiap perusahaan akan selalu menghadapi situasi-situasi yang tidak terduga, yang secara otomatis memberikan peluang ataupun hambatan bagi perusahaan dalam pencapaian tujuannya. Untuk menentukan sikap atau mengambil keputusan dalam menghadapi situasi yang serba tidak pasti tersebut, para pengelola atau manajer perusahaan memerlukan berbagai informasi.

Informasi dapat dikatakan sangat diperlukan demi menyusun strategi yang akan digunakan dalam pencapaian tujuan suatu perusahaan, baik dalam perencanaan maupun pengawasan kegiatan perusahaan tersebut. Setiap keputusan yang telah ditentukan oleh manajer merupakan hasil pengolahan dari berbagai informasi bagi para pegawai dalam perusahaan. Oleh sebab itu informasi merupakan variabel yang penting dalam operasi perusahaan di samping sumber daya lainnya seperti sumber daya alam, modal, dan manusia.

Begitu pula pentingnya peran komunikasi, sebab komunikasi dapat diartikan sebagai jalan penghubung antara satu orang dengan orang lainnya. Sulit untuk melaksanakan suatu kegiatan tanpa adanya komunikasi. Tanpa adanya komunikasi suatu kegiatan atau pekerjaan tidak akan berjalan secara efektif.

Menurut Scott (1994:100) Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah serangkaian sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasikan data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan.

Menurut Robin dan Barbara dalam Sari (1983:11) komunikasi adalah suatu tingkah laku, perbuatan atau kegiatan penyampaian atau pengoperan pesan atau lambang-lambang yang mengandung arti dan makna atau perbuatan penyampaian suatau gagasan atau informasi mengenai gagasan pikiran dan perasaan.

Peran Sistem Informasi Manajemen (SIM) pada jaman sekarang dikategorikan suatu yang sangat penting keberadaannya pada suatu perusahaan/organisasi. Begitu pula pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara, yang di dalamnya telah adanya bidang SIM tersebut yang antara lain memiliki tugas mengkoordinasi tugas-tugas pengolahan data elektronik, program komputer dan perawatan komputer serta melakukan persiapan rencana pelaksaan komputerisasi baik teknik maupun administrasi yang dikaitkan dengan pengembangan serta kebutuhan perusahaan.

Untuk meningkatkan kinerja manajemen dan perusahaan secara keseluruhan perlu pengembangan di jaman teknologi yang serba online sekarang ini. Maka saat ini Divisi Sistem Informasi Manajemen (SIM) PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara telah mengembangkan suatu sistem yang diharapkan

dapat membantu manajemen dalam meningkatkan pekerjaan terutama di bidang informasi dan komunikasi. Dan Guna meningkatkan pelayanan kepada pelanggan, PDAM Tirtanadi saat ini telah memiliki Pusat layanan Informasi Call Center 500444 yang merupakan satu-satunya PDAM di seluruh Indonesia yang telah menggunakan sarana Call Center sebagai media komunikasi dan informasi untuk segala kebutuhan dan permasalahan pelanggan selama 24 jam setiap hari, sebagai bentuk wujud kepedulian kepada pelanggan. PDAM Tirtanadi senantiasa memberikan pelayanan terbaiknya kepada pelanggan, hal ini dibuktikan dengan diterapkannya fasilitas komunikasi yang semakin canggih dan beragam. Teknologi Call Center memang bukanlah suatu hal yang baru namun bagi perusahaan daerah air minum, Call Center adalah teknologi yang sangat bermanfaat karena sangat membantu perusahaan dalam berinteraksi dengan pelanggan sebagai upaya memenuhi harapan, keinginan dan kebutuhan, sehingga peningkatan pelayanan kepada pelanggan dapat terwujud dengan segera. Call Center 500444 adalah pusat layanan informasi PDAM Tirtanadi yang memiliki berbagai fungsi interaksi pelanggan diantaranya menampung aspirasi atau keluhan pelanggan sehingga dengan cepat dapat diambil tindakan perbaikan atas pengaduan pelanggan seperti pengaduan pipa bocor, meter air rusak, air mati, pemakaian air melonjak, pencatatan meter tidak benar, air kotor dan berbau, komplain tagihan dan sebagainya. Pengaduan–pengaduan tersebut akan dimonitor secara langsung melalui perangkat handphone/Blackberry dengan memanfaatkan fasilitas alamat e-mail yang tersedia pada handphone/Blackberry masing-masing kepala unit kerja beserta staf, baik di kantor pusat maupun di cabang-cabang yang menangani pengaduan dan keluhan

dengan menggunakan fasilitas e-mail yang ada maupun secara online melalui aplikasi Call Center yang tersedia. Dengan adanya call center ini diharapkan mampu mempermudah manajemen untuk mengolah informasi yang diperlukan.

Gambar 1.1 : Diagram penetapan call center 500444 PDAM Tirtanandi Provinsi Sumatera Utara

Sumber : Hamdani (2012:39)

Divisi SIM mempunyai tugas:

a. Mengkoordinasikan tugas-tugas pengolahan data elektronik, program komputer dan perawatan komputer.

PELANGGAN

CABANG PDAM TIRTANADI

Diterima pengaduan berbentuk teks via website

Menerima SPKP Kontraktor/Instalatur/Rekanan Customer Service Bagian Hub. Langganan Penerbitan Laporan Informasi Bag.Jaringan cetak SPKP/BPPB Tembusan SPKP Bag.Pengawasan Tembusan BPPB Ke Bag.Umum Inbound call Outbound call Open Close

DIAGRAM PENERAPAN CALL CENTER 500444 PDAM TIRTANADI PROVINSI SUMATERA UTARA

AGENT/OPERATOR CALL CENTER

Catatan :

SPKP = Surat Perintah Kerja Pemasangan BPPB = Bukti Penerimaan Pengeluaran Barang

b. Melakukan persiapan rencana pelaksanaan komputerisasi baik teknik maupun administrasi yang dikaitan dengan pengembangan serta kebutuhan perusahaan.

c. Menyediakan data dan informasi yang diperlukan oleh pihak intern maupun ekstern.

Divisi SIM beranggotakan 17 pegawai, yang mana terdiri dari kepala divisi SIM yang membawahi bidang APS (Analisa Program Sistem) dan bidang PDE (Pengolahan Data Elektronik). Dimana APS memiliki kepala bidang APS itu sendiri dan memiliki 4 programmer dan 1 asisten II bidang APS, sedangkan pada bidang PDE memiliki kepala bidang PDE itu sendiri, 1 asisten I bidang PDE dan 4 asisten II bidang PDE serta 4 pegawai bidang PDE.

1.2 Perumusan Masalah

Perumusan masalah dipenelitian ini adalah “Apakah Sistem Informasi Manajemen (SIM) berperan dalam meningkatkan efektivitas komunikasi pada

PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara?”.

1.3 Tujuan Penelitian

Untuk mengetahui dan menganalisis peranan Sistem Informasi Manajemen (SIM) dalam meningkatkan efektivitas komunikasi pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara.

1.4 Manfaat Penelitian

Manfaat penelitian adalah:

1. Bagi PDAM Tirtanadi Sumatera Utara

Untuk mengetahui fenomena yang terjadi di dalam Sistem Informasi Manajemen (SIM), dan untuk mengetahui penerapan SIM pada PDAM Tirtanadi Sumatera Utara.

2. Bagi Peneliti

Sebagai suatu sumber pengetahuan dan pengalaman untuk penelitian dalam memperluas wawasan mengenai Sistem Informasi Manajemen (SIM) kedepannya, dan untuk mengetahui penerapan SIM di lapangan yang sebenarnya.

3. Bagi Peneliti Selanjutnya.

Sebagai bahan referensi bagi penelitian lain yang melakukan penelitian mengenai objek yang sama di masa yang akan datang.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Uraian Teoritis

2.1.1 Sistem

Menurut Sutanta (2003:4) sistem dapat didefiniskan sebagai sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerja sama atau dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan. Suatu sistem mempunyai karakteristik sebagai berikut:

1. Mempunyai komponen (components)

Komponen sistem adalah segala sesuatu yang menjadi bagian penyusun sistem. Komponen sistem dapat berupa benda nyata ataupun abstrak. Komponen sistem disebut sebagai subsistem, dapat berupa orang, hal atau kejadian yang terlibat di dalam sistem.

2. Mempunyai batas (boundary)

Batas sistem diperlukan untuk membedakan satu sistem dengan sistem yang lain. Tanpa adanya batas sistem, maka sangat sulit untuk menjelaskan suatu sistem. Batas sistem akan memberikan batasan tinjauan terhadap sistem.

3. Mempunyai lingkungan (environments)

kungan sistem dapat menguntungkan ataupun merugikan. Umumnya, lingkungan yang menguntungkan akan selalu dipertahankan untuk menjaga keberlangsungan sistem. Sedangkan lingkungan sistem yang merugikan akan diupayakan agar mempunyai pengaruh seminimal mungkin, bahkan jika mungkin ditiadakan.

4. Mempunyai penghubung/antar muka (interface) antar komponen

Penghubung/antar muka merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang bertugas menjembatani hubungan antar komponen dalam sistem. Penghubung/antar muka merupakan sarana yang memungkinkan setiap komponen saling berinteraksi dan berkomunikasi dalam rangka menjalankan fungsi masing-masing komponen. Dalam dunia komputer, penghubung/antar muka dapat berupa berbagai macam tampilan dialog layar monitor yang memungkinkan seseorang dapat dengan mudah mengoperasikan sistem aplikasi komputer yang digunakannya.

5. Mempunyai masukan (input)

Masukan merupakan komponen sostem, yaitu segala sesuatu yang perlu dimasukkan ke dalam sistem sebagai bahan yang akan diolah lebih lanjut untuk menghasilkan keluaran yang berguna. Dalam Sistem Informasi Manajemen, masukan disebut data.

6. Mempunyai pengolahan (processing)

Pengolahan merupakan komponen sistem yang mempunyai peran utama mengolah masukan agar menghasilkan keluaran yang berguna bagi para pemakainya. Dalam Sistem Informasi Manajemen, pengolahan adalah

berupa program aplikasi komputer yang dikembangkan untuk keperluan khusus. Program aplikasi tersebut mampu menerima masukan, mengolah masukan, dan menampilkan hasil olahan sesuai dengan kebutuhan para pemakai.

7. Mempunyai keluaran (output)

Keluaran merupakan komponen sistem yang berupa berbagai macam bentuk keluaran yang dihasilkan oleh komponen pengolahan. Dalam Sitem Informasi Manajemen, keluaran adalah informasi yang dihasilkan oleh program aplikasi yang akan digunakan oleh para pemakai sebagai bahan pengambilan keputusan.

8. Mempunyai sasaran (objectives) dan tujuan (goal)

Setiap komponen dalam sistem perlu dijaga agar saling bekerja sama dengan harapan agar mampu mencapai sasaran dan tujuan sistem. Sasaran berbeda dengan tujuan. Sasaran sistem adalah apa yang ingin dicapai oleh sistem untuk jangka waktu yang relatif pendek. Sedangkan tujuan merupakan kondisi/hasil akhir yang ingin dicapai oleh sistem untuk jangka waktu yang panjang. Dalam hal ini, sasaran merupakan hasil pada setiap tahapan tertentu yang mendukung upaya pencapaian tujuan.

9. Mempunyai kendali (control)

Setiap komponen dalam sistem perlu selalu dijaga agar tetap bekerja sesuai dengan peran dan fungsinya masing-masing. Hal ini bisa dilakukan jika ada bagian yang berperan menjaganya, yaitu bagian kendali. Bagian kendali mempunyai peran utama menjaga agar proses dalam sistem dapat

berlangusng secara normal sesuai batasan yang telah ditetapkan sebelumnya. Dalam Sistem Informasi Manajemen, kendali dapat berupa validasi masukan, validasi proses, maupun validasi keluaran yang dapat dirancang dan dikembangkan secara terprogram.

10.Mempunyai umpan balik (feedback)

Umpan balik diperlukan oleh sebagian kendali (control) sistem untuk mengecek terjadinya penyimpangan proses dalam sistem dan mengendalikannya ke dalam kondisi normal.

2.1.2 Informasi

Menurut Sutanta (2003:10) informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung. Untuk memperoleh informasi, diperlukan adanya data yang akan diolah dan unit pengolah. Yang mana data tersebut didefinisikan sebagai bahan keterangan tentang kejadian-kejadian nyata atau fakta-fakta yang dirumuskan dalam sekelompok lambang tertentu yang tidak acak yang menunjukkan jumlah, tindakan, atau hal. Contoh dari informasi itu sendiri adalah daftar pegawai berdasarkan departemen, daftar pegawai berdasarkan golongan, rekapitulasi transaksi pembelian pada akhir bulan, rekapitulasi transaksi penjualan pada akhir bulan, dan lain-lain. Transformasi data menjadi informasi dapat digambarkan sebagaimana ditunjukkan oleh Gambar 2.1. Dalam gambar tersebut , input adalah data yang akan diolah oleh unit pengolah, dan output adalah informasi sebagai

hasil pengolahan data yang telah di-input-kan tersebut. Suatu unit penyimpanan diperlukan sebagai alat simpanan data, pengolahan, maupun informasi.

Input Unit Pengolahan output

Unit Penyimpanan

Gambar 2.1 : Transformasi Data Menjadi Informasi Sumber : Sutanta (2003:10)

2.1.2.1 Fungsi Informasi

Menurut Sutanta (2003:11) suatu informasi dapat mempunyai beberapa fungsi, antara lain:

1. Menambah pengetahuan

Adanya informasi akan menambah pengetahuan bagi penerimanya yang dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan yang mendukung proses pengambilan keputusan.

2. Mengurangi ketidakpastian

Adanya informasi akan mengurangi ketidakpastian karena apa yang akan terjadi dapat diketahui sebelumnya, sehingga menghindari keraguan pada saat pengambilan keputusan.

3. Mengurangi resiko kegagalan

Adanya informasi akan resiko kegagalan karena apa yang akan terjadi dapat diantisipasi dengan baik, sehingga kemungkinan terjadinya kegagalan akan dapat dikurangi dengan pengambilan keputusan yang tepat.

4. Mengurangi keanekaragaman/variasi yang tidak diperlukan

Adanya informasi akan mengurangi keanekaragaman yang tidak diperlukan, karena keputusan yang diambil lebih terarah.

5. Memberi standar, aturan-aturan, ukuran-ukuran, dan keputusan-keputusan yang menentukan pencapaian sasaran dan tujuan

Adanya informasi akan memberikan standar, aturan, ukuran dan keputusan yang lebih terarah untuk mencapai sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan secara lebih baik berdasar informasi yang diperoleh.

2.1.3 Manajemen

Menurut Sutanta (2003:17) manajemen dapat diartikan sebagai proses memanfaatkan berbagai sumber yang tersedia untuk mencapai suatu tujuan. Manajemen juga dapat dimaksudkan sebagai suatu sistem kekuasaan dalam suatu organisasi agar orang-orang menjalankan pekerjaan. Umumnya, sumber daya yang tersedia dalam manajemen meliputi manusia, material, dan modal. Konsep sumber daya manajemen ini akan menjadi bertambah ketika pembahasan difokuskan pada Sistem Informasi Manajemen. Dalam Sistem Informasi Manajemen, sumber daya manajemen meliputi tiga sumber daya tersebut ditambah dengan sumber daya berupa informasi.

Menurut Nugroho (2008:57) manajemen adalah suatu tim yang disusun dalam organisasi untuk menjadi pengendali organisasi untuk mencapai tujuan-tujuan dan sasaran-sasaran yang hendak dicapai oleh organisasi. Manajemen di dalam organisasi biasanya dibagi ke dalam tiga tingkatan. Pembagian ke dalam tiga tingkatan tersebut disebabkan oleh adanya tiga macam tujuan atau sasaran yang hendak dicapai oleh organisasi. Ketiga tingkatan tersebut ialah manajemen tingkat atas, manajemen tingkat menengah, dan manajemen tingkat bawah.

Menurut Stoner (dalam Usman, 2009) Manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya dari anggota organisasi serta penggunaan sumua sumber daya yang ada pada organisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya. Sedangkan menurut Terry (dalam Danusaputro, 2010) Manajemen merupakan suatu proses khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumberdaya manusia dan sumberdaya lainnya. Benang merah pengertian manajemen adalah bahwa manajemen merupakan proses koordinasi berbagai sumberdaya organisasi (men, materials, machines) dalam upaya mencapai sasaran organisasi (Usman, 2009).

2.1.4 Sistem Informasi

Menurut O’Brien (2008:5) sistem informasi dapat merupakan kombinasi

sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan), dan data yang disimpan (sumber daya data) sejak permulaan peradaban.

Menurut Jogiyanto (2005:697) sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan yang cerdik. Sistem informasi di dalam suatu organisasi berada di dalam suatu departemen tersendiri, sistem informasi atau departemen pengolahan data elektronik (electornic data processing). Departemen ini dapat dipimpin oleh seorang manajer sistem informasi atau oleh controller.

2.1.5 Sistem Informasi Manajemen

2.1.5.1 Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen (management information systems atau sering dikenal MIS) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh

semua tingkatan manajemen. SIM (Sistem Informasi Manajemen) dapat didefenisikan sebagai sekumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian. Secara teori, komputer tidak harus digunakan di dalam SIM, tetapi kenyataannya tidaklah mungkin SIM yang komplek dapat berfungsi tanpa melibatkan elemen komputer. Lebih lanjut, bahwa SIM selalu berhubungan dengan pengolahan informasi yang didasarkan pada komputer atau computer based information processing (Jogiyanto, 2005:700).

Menurut Nugroho (2008:16) Sistem Informasi Manajemen, disingkat SIM, adalah sebuah sistem informasi yang berfungsi mengelola informasi bagi manajemen organisasi. Peran informasi di dalam organisasi dapat diibaratkan sebagai darah pada tubuh manusia. Tanpa adanya aliran informasi yang sehat, organisasi akan mati. Di dalam organisasi, SIM berfungsi baik untuk pengolahan transaksi manjemen kontrol maupun sebagai sistem pendukung pengambilan keputusan. Konsep SIM sebenarnya telah ada sebelum komputer muncul, yaitu dimana segala macam informasi di dalam organisasi harus diolah dengan cepat, teliti, dan andal. Namun, tanpa komputer tersebut hanya menjadi teori. Sekarang, dengan adanya komputer, konsep SIM tersebut telah menjadi kenyataan.

berkumpul bersama-sama dan membentuk satu kesatuan, saling berinteraksi dan bekerjasama antara bagian satu dengan yang lainnya dengan cara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data, menerima masukan (input) berupa data-data, kemudian mengolahnya (processing), dan menghasilkan keluaran (output) berupa informasi sebagai dasar bagi pengambilan keputusan yang berguna dan mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan akibatnya baik pada saat itu juga maupun di masa mendatang, mendukung kegiatan operasional, manjerial, dan strategis organisasi dengan memanfaatkan berbagai sumber daya yang ada dan tersedia bagi fungsi tersebut guna mencapai tujuan.

Menurut McLeod (1995:30) SIM atau Sistem Informasi Manajemen didefenisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal perusahaan atau subunit di bawahnya. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamnya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekaramg dan apa yang mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus, dan output dari simulasi matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non-manajer dalam perusahan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.

2.1.5.2 Tujuan Sistem Informasi Manajemen

Menurut Murdick, dkk (1984:7) tujuan suatu Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah menyajikan informasi untuk pengambilan keputusan pada perencanaan, pemrakarsaan, pengorganisasian, pengendalian kegiatan operasi subsistem suatu perusahaan dan menyajikan sinergi organisasi pada proses. Sedangkan menurut Kurniawan dalam Ratnasari (2003) suatu Sistem Informasi Manajemen dikembangkan dengan tujuan sebagai berikut:

1. Agar organisasi dapat beroperasi secara efisien yang berarti bahwa SIM mengerjakan pekerjaan-pekerjaan rutin secara lebih cepat dan mudah, efisien dapat dicapai berkat prestasi sistem pengolahan transaksi (transaction support system).

2. Agar organisasi dapat beroperasi secara efektif sehingga merupakan target dari sistem pendukung keputusan (decision support system). 3. Agar organisasi dapat memberikan pelayanan yang lebih baik.

4. Agar organisasi dapat lebih meningkatkan kreasi terhadap produk yang dihasilkannya.

5. Agar organisasi dapat meningkatkan usahanya.

2.1.5.3 Karakteristik Sistem Informasi Manajemen

Berikut karakteristik Sistem Informasi Manajemen (SIM) menurut Sutabri (2005:93) yaitu antara lain:

1. SIM membantu manajer secara terstruktur pada tingkat operasionak dan tingkat kontrol saja. Meskipun demikian, SIM dapat digunakan pula sebagai alat untuk perancanaan bagi staf yang sudah senior. 2. SIM didesain untuk memberikan laporan operational sehari-hari

sehingga dapat memberi informasi untuk mengontrol operasi tersebut dengan baik.

3. SIM sangat bergantung pada keberadaan data organisasi secara keseluruhan, serta bergantung pada alur informasi yang dimiliki oleh organisasi tersebut.

4. SIM biasanya tidak memiliki kemampuan untuk menganalisis masalah. Kemampuan untuk menganalisis masalah terletak pada Decision Support System.

5. SIM biasanya berorientasi pada data-data yang sudah terjadi atau data-data yang sedang terjadi, bukan data-data yang akan terjadi seperti forecasting.

6. SIM juga beroerientasi pada data-data di dalam organisasi dibanding data-data dari luar organisasi. Oleh karena itu, informasi yang dibutuhkan oleh SIM adalah informasi yang sudah diketahui formatnya serta relatif stabilnya.

7. SIM biasanya tidak fleksibel karena bentuk laporan-laporan yang dihasilkan banyak sudah dipersiapkan sebelumnya. Beberapa SIM memiliki kemampuan agar manajer dapat membuat laporannya

sendiri, tetapi sebenarnya data-data yang dibutuhkan manajert tersebut sudah ada dan sudah disiapkan lebih dulu.

8. Sebagaimana problematika yang telah disebutkan diatas, SIM membutuhkan perencanaan yang sangat matang dan panjang, sambil memperhitungkan perkembangan organisasi di masa mendatang. Sebuah literatur menyebutkan bahwa analisis dan desain SIM biasanya membutuhkan waktu antra satu sampai dua tahun.

2.1.5.4 Komponen Fisik Sistem Informasi Manajemen

Sutabri (2005:96) berpendapat kalau orang ingin melihat sistem informasi suatu organisasi, maka akan ditunjukkan komponen fisiknya. Suatu pertanyaan mengenai apa saja yang dikerjakan komponen fisik bisa dijawab dengan keluaran sistem. Unsur ini adalah pentimg dalam memahami suatu sistem dan karenanya akan diselidiki sebelum kerangka atau strukturnya diuraikan. Kalau pembelian suatu sistem informasi manajemen dilakukan seperti lazimnya suatu mobil atau peralatan, maka

komponen yang diserahkan untuk melengkapi suatu sistem

pengoperasiaanya akan terdiri atas perangkat keras, perangkat lunak, prosedur, personalia penoperasian, dan database berikut ini dijelaskan komponen fisik SIM, yaitu:

Tabel 2.1 Komponen Fisik SIM

Komponen Sistem Catatan

Perangkat Keras

Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas komputer (pusat pengolah, unit masukan/keluaran, unit penyimpanan file, dan lain sebagainya), peralatan penyiapan data, dan terminal masukkan/keluaran.

Perangkat Lunak

Perangkat lunak dapat dibagi 3 jenis utama:

1) Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian dan sistem manajemen data yang memungkinkan pengopersian sistem komputer.

2) Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan.

3) Aplikasi perangkat lunak yang terdiri atas program yang secara spesifik dibuat untuk setiap aplikasi.

Database

File yang berisi program dan data dibuktikan dengan adanya media penyimpanan secara fisik seperti diskette, hard disk, magnetic tape¸dan sebagainya. File juga meliputi keluaran tercetak dan catatan lain di atas kertas, mikro film, dan lain sebagainya.

Prosedur

Prosedur merupakan komponen fisik karena prosedur disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi. Ada 3 (tiga) jenis prosedur yang di butuhkan, yaitu:

1. Instruksi untuk pemakai

2. Instruksi untuk penyiapan masukan

3. Instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat komputer

Personil

Operator komputer, analisis sistem, programmer, personil data entry, dan manajer sistem informasi/EDP. Sumber: Sutabri (2005:96)

2.1.5.5 Sistem Informasi Manajemen (SIM) Berbasis Komputer

Suatu Sistem Informasi Manajemen yang berbasis komputer (computer based management information system) terdiri dari manusia, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), data, dan

prosedur-prosedur organisasi yang saling berinteraksi untuk menyediakan data dan informasi yang tepat pada waktunya kepada yang pihak-pihak di dalam maupun di luar organisasi yang berkompeten (Parker dalam Kumorotomo dan Margono, 2004:16). Dapat pula dikatakan bahwa SIM berbasis komputer adalah suatu SIM yang menempatkan perkakas pengolah data komputer dalam kedudukan yang penting. Sekarang ini andaikata orang menggambarkan SIM yang modern yang dimaksud adalah SIM yang terkomputerisasi, sehingga gagasan-gagasan tentang komputerisasi di dalam organisasi swasta maupun publik sesungguhnya berkenaan dengan tujuan penyempurnaan sistem informasi itu sendiri (Kumorotomo dan Margono, 2004:16).

Ada beberapa alasan mengapa komputer merupakan perkakas yang sangat penting di dalam SIM modern. Alasan yang pertama berkenaan dengan kemampuan komputer mengolah data. Perangkat otomatis ini dalam beberapa hal ternyata lebih unggul sebagai penyerap atau pencatat data jika dibandingkan dengan daya ingat manusia, sekalipun pengambilan keputusan tetap dilakukan oleh manusia. Ciri-ciri kemampuan komputer dan kemampuan otak manusia dapat diuraikan dalam tabel 2.2:

Tabel 2.2

Ciri-ciri Kemampuan Komputer dan Otak Manusia

Kemampuan Komputer Kemampuan Manusia

Pengolahan data Intuisi dan penilaian

Akurasi Fleksibilitas dan adaptivitas

Efektif untuk tugas yang berulang-ulang (repetitif)

Pemikiran abstrak

Otomatis Perencanaan dan penetapan tujuan

(goal-setting) Dapat berfungsi hampir secara

terus-menerus

Mampu mengenali pola tindakan Teliti dalam mendeteksi situasi

menyimpang

Mampu menetapkan prosedur dan kontrol

Dapat diperbaiki dan dtitingkatkan (up-grade)

Dapat mengemukakan argumentasi Sumber: Kumorotomo dan Margono (2004:17).

Dari ciri-ciri kemampuan manusia dan kemampuan komputer tersebut, dapat dilihat bahwa apabila keunggulan manusia dan komputer digabungkan akan diperoleh kinerja yang sangat bagi SIM. Sebagian pakar bahkan mengatakan bahwa persoalan pokok di dalam SIM modern adalah bagaimana mengkombinasikan kemampuan manusia dan kemampuan komputer untuk menghasilkan keputusan manjerial yang baik. Alasan yang kedua tentang pentingnya pemakaian komputer dalam SIM adalah bahwa teknologi otomatis melalui komputerisasi sudah tersedia dimana-mana dan dapat diperoleh dengan mudah dan murah. Sangat disayangkan bila kemampuan finansial suatu organisasi dan kemampuan aparatnya sudah memungkinkan untuk mengadakan SIM berbasisi komputer tidak mau menyesuaikan diri dengan tuntutan kebutuhan yang mengharuskan pengolahan data yang cepat dan efisien. Sudah barang tentu, komputerisasi tidak dapat dilakukan dengan serta-merta tanpa mempertimbangkan kemampuan staf, keuangan, dan kebutuhan pengolahan data. Namun apabila kemampuan itu memang sudah ada, hendaknya organisasi segera menyesuaikan diri.

Akan tetapi sekali lagi harus diingat bahwa meskipun komputer mampu melakukan hal-hal yang fantastis di dalam mengolah informasi, penggunaan informasi itu tetap tergantung pada manusianya. Secanggih apapun sistem komputer yang dipakai, bila manusia tidak dapat memanfaatkan informasi yang dihasilkan atau kurang mampu memanfaatkan komputer itu secara optimal, maka sistem komputer itu tidak akan banyak menfaatnya. Bagaimanapun juga komputer adalah alat. Keberhasilan penggunaannya tergantung pada manusia.

2.1.5.6 Unsur-Unsur yang Terdapat pada SIM Berbasis Komputer

Menurut Kumorotomo dan Margono (2004:18) secara garis besar SIM berbasis komputer mengandung unsur-unsur sebagai berikut:

1. Manusia. Setiap SIM yang berbasis komputer harus memperhatikan unsur manusia supaya sistem yang diciptakan bermanfaat. Hendaknya -diingat bahwa manusia merupakan penentu keberhasilan suatu SIM dan manusialah yang akan memanfaatkan informasi yang dihasilkan oleh SIM. Unsur manusia dalam hal ini adalah para staf komputer profesional dan para pemakai (computer users).

2. Perangkat keras (hardware). Istilah perangkat keras merujuk pada perkakas mesin. Karena itu, perangkat keras terdiri dari komputer itu sendiri yang terkadang disebut sebagai central processing unit (CPU) beserta semua perangkat pendukungnya. Perangkat

pendukung yang dimaksud adalah perkakas keluaran (output

devices), perkakas penyimpanan (memory), dan perkakas

komunikasi.

3. Perangkat lunak (software). Istilah perangkat lunak merujuk pada program-program komputer beserta petunjuk-petunjuk (manual) pendukungnya. Yang disebut program komputer adalah instruksi-instruksi yang dapat dibaca oleh mesin yang memerintahkan bagian-bagian perangkat keras SIM berbasis komputer untuk berfungsi sedemikian rupa sehingga dapat menghasilkan informasi yang bermanfaat dari data yang tersedia.

4. Data. Data adalah fakta-fakta yang akan dibuat menjadi informasi yang bermanfaat. Data inilah yang akan diklasifikasikan, dimodifikasi atau diolah oleh program-program supaya dapat menjadi informasi yang tepat guna, tepat waktu, dan akurat.

5. Prosedur. Prosedur adalah peraturan-peraturan yang menentukan operasi sistem komputer. Misalnya, peraturan bahwa setiap permintaan belanja barang di suatu instansi harus tercatat di dalam database komputer atau peraturan bahwa setiap akses operator komputer kepada pengolah induk harus dilaporkan waktu dan otoritasnya.

2.1.6 Komunikasi

2.1.6.1 Pengertian Komunikasi

Istilah komunikasi atau dalam bahasa Inggris communication berasal dari kata Latin communicatio, dan bersumber dari kata communis yang berarti sama. Sama di sini maksudnya adalah sama makna. Jadi, kalau kedua orang terlibat dalam komunikasi, misalnya dalam bentuk percakapan, maka komunikasi akan terjadi atau berlangsung selama ada kesamaan makna mengenai apa yang dipercakapkan. Kesamaan bahasa yang dipergunakan dalam percakapan itu belum tentu menimbulkan kesamaan makna. Dengan lain perkataan, mengerti bahasanya saja belum tentu mengerti makna yang dibawakan bahasa itu. Jelas bahwa percakapan

kedua orang tadi dapat dikatakan ‘komunikatif’ apabila kedua-duanya, selainmengerti bahasa yang dipergunakan, juga mengerti makna dari bahan yang dipercakapkan. Akan tetapi, pengertian komunikasi yang dipaparkan sebelumnya sifatnya dasariah, dalam arti kata bahwa komunikasi itu minimal harus mengandung kesamaan makna antara dua pihak yang terlibat. Dikatakan minimal karena kegiatan komunikasi tidak

hanya ‘informatif’, yakni agar orang lain mengerti dan tahu, tetapi juga

‘persuasif’, yaitu agar orang lain bersedia menerima suatu paham atau

keyakinan, melakukan suatu perbuatan atau kegiatan, dan lain-lain (Effendy, 2005:9).

Menurut Robins dan Judge (2007:5) komunikasi merupakan transfer dan pemahaman makna. Melalui transfer makna dari satu orang ke orang yang lain sajalah informasi dan ide dapat disampaikan. Tetapi, komunikasi tidak sekadar berarti transfer makna. Makna itu juga harus dimengerti. Dalam suatu kelompok di mana salah seorang anggotnya hanya bisa berbicara dengan bahasa Jerman sementara yang lain tidak mengerti bahasa tersebut, individu yang berbicara bahasa Jerman itu tidak akan sepenuhnya dimengerti. Jadi, komunikasi (communication) meliputi transfer maupun pemahan makna. Sebuah ide, tidak peduli betapa pun hebatnya, tidak berguna sampai dapat disampaikan dan dipahami oleh orang lain. Komunikasi yang sempurna, jika hal tersebut memang ada, muncul ketika suatu pemikiran atau sebuah ide tersampaikan sedemikan rupa sehingga gambaran mental yang didapat oleh penerima persis sama dengan yang digambarkan oleh si pengirim.

Menurut Himstreet dan Baty dalam Business Communication: Principles and methods, komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antarindividu melalui suatu sistem yang biasa (lazim), baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan. Sementara itu menurut Bovee, komunikasi adalah suatu proses pengiriman dan penerima pesan. Pada umumnya, pengertian komunikasi ini paling tidak melibatkan dua orang atau lebih, dan proses pemindahan pesannya dapat dilakukan dengan menggunakan cara-cara berkomunikasi yang biasa

dilakukan oleh seseorang melalui lisan, tulisan, maupun sinyal sinyal nonverbal (Purwanto, 2006:3).

Menurut Robin dan Barbara dalam Sari (2003:14) komunikasi adalah suatu tingkah laku, perbuatan atau kegiatan penyampaian atau pengoperan pesan atau lambang-lambang yang mengandung arti dan makna atau perbuatan penyampaian suatau gagasan atau informasi mengenai gagasan pikiran dan perasaan.

2.1.6.2 Proses Komunikasi

Robins dan Judge (2007:6) menyatakan sebelum komunikasi dapat terjadi, dibutuhkan suatu tujuan, yang terekspresikan sebagai pesan untuk disampaikan. Pesan tersebut disampaikan dari seorang pengirim kepada seorang penerima. Ia disandikan (diubah menjadi suatu bentuk simbolis) dan dialihkan melalui perantara (saluran) kepada penerima, yang lalu menerjemahkan ulang (membaca sandi) pesan yang diberikan oleh pengirim. Hasilnya transfer makna dari satu orang kepada orang lain.

Gambar 2.2 melukiskan proses komunikasi (communication process) ini. Bagian-bagian penting dari model semacam ini meliputi : (1) pengirim, (2) penyandian, (3) pesan, (4) saluran, (5) penerjemahan sandi, (6) penerima, (7) gangguan, dan (8) umpan balik.

Gambar 2.2 : Proses Komunikasi Sumber : Robins dan Judge (2007:7)

Pengirim mengirimkan sebuah pesan dengan cara menyandikan pemikirannya. Pesan tersebut adalah produk fisik aktual dari penyandian oleh pengirim. Ketika kita berbicara, pembicaraan tersebut adalah pesan. Ketika kita menulis, tulisan kita adalah pesan. Ketika kita memberikan gerak isyarat, gerakan-gerakan lengan kita dan ekspresi wajah kita adalah pesan. Saluran merupakan perantara yang dipakai pesan dalam menempuh perjalanan. Saluran tersebut dipilih oleh pengirim, yang menentukan apakah ia hendak menggunakan saluran yang formal atau informal. Saluran formal (formal channels) disediakan oleh organisasi dan berfungsi sebagai penyampaian pesan-pesan yang berhubungan dengan aktivitas profesional dari para anggotanya. Secara tradisional, saluran ini mengikuti rantai otoritas dalam organisasi. Berbagai bentuk pesan lain, seperti pesan pribadi atau sosial, menggunakan saluran informal (informal channel) tanggapan terhadap pilihan-pilihan individual. Penerima adalah objek yang simbol-simbol di dalamnya harus diterjemahkan menjadi bentuk yang dapat dipahami oleh penerima. Langkah ini disebut ‘penerjemah sandi’

saluran Pesan disandikan Pesan diterima Penerima Penyandian pesan Pesan yang akan dikirimkan Pengirim Gangguan Umpan balik

dalam pesan. Gangguan mewakili berbagai hambatan komunikasi yang mengacaukan muatan informasi yang berlebihan, kesulitan-kesulitan semantik, atau perbedaan kultural. Mata rantai terakhir dalam proses komunikasi adalah lingkaran umpan balik. Umpan balik adalah sarana pengecekan mengenai seberapa berhasil kita telah menyampaikan pesan kita seperti yang dimaksudkan pada awalnya. Hal ini menentukan apakah pemahaman telah tercapai.

2.1.6.3 Jenis Komunikasi

Menurut Revjan (2003) pada dasarnya komunikasi digunakan untuk menciptakan atau meningkatkan aktifitas hubungan antara manusia atau kelompok.

Jenis komunikasi terdiri dari:

1. Komunikasi Verbal mencakup aspek-aspek berupa ;

a. Vocabulary (perbendaharaan kata-kata). Komunikasi tidak akan efektif bila pesan disampaikan dengan kata-kata yang tidak dimengerti, karena itu olah kata menjadi penting dalam berkomunikasi.

b. Racing (kecepatan). Komunikasi akan lebih efektif dan sukses bila kecepatan bicara dapat diatur dengan baik, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat.

c. Intonasi suara: akan mempengaruhi arti pesan secara dramatik sehingga pesan akan menjadi lain artinya bila diucapkan dengan intonasi suara yang berbeda. Intonasi suara yang tidak proposional merupakan hambatan dalam berkomunikasi.

d. Humor : dapat meningkatkan kehidupan yang bahagia. Dugan (1989), memberikan catatan bahwa dengan tertawa dapat membantu menghilangkan stress dan nyeri. Tertawa mempunyai hubungan fisik dan psikis dan harus diingat bahwa humor adalah merupakan satu-satunya selingan dalam berkomunikasi.

e. Singkat dan jelas. Komunikasi akan efektif bila disampaikan secara singkat dan jelas, langsung pada pokok permasalahannya sehingga lebih mudah dimengerti.

f. Timing (waktu yang tepat) adalah hal kritis yang perlu diperhatikan karena berkomunikasi akan berarti bila seseorang bersedia untuk berkomunikasi, artinya dapat menyediakan waktu untuk mendengar atau memperhatikan apa yang disampaikan.

2. Komunikasi Non Verbal

Komunikasi non verbal adalah penyampaian pesan tanpa kata-kata dan komunikasi non verbal memberikan arti pada komunikasi verbal.

Yang termasuk komunikasi non verbal :

a. Ekspresi wajah. Wajah merupakan sumber yang kaya dengan komunikasi, karena ekspresi wajah cerminan suasana emosi seseorang.

b. Kontak mata, merupakan sinyal alamiah untuk berkomunikasi. Dengan mengadakan kontak mata selama berinterakasi atau tanya jawab berarti orang tersebut terlibat dan menghargai lawan bicaranya dengan kemauan untuk memperhatikan bukan sekedar mendengarkan. Melalui kontak mata juga memberikan kesempatan pada orang lain untuk mengobservasi yang lainnya

c. Sentuhan adalah bentuk komunikasi personal mengingat sentuhan lebih bersifat spontan dari pada komunikasi verbal. Beberapa pesan seperti perhatian yang sungguh-sungguh, dukungan emosional, kasih sayang atau simpati dapat dilakukan melalui sentuhan.

d. Postur tubuh dan gaya berjalan. Cara seseorang berjalan, duduk, berdiri dan bergerak memperlihatkan ekspresi dirinya. Postur tubuh dan gaya berjalan merefleksikan emosi, konsep diri, dan tingkat kesehatannya.

e. Suara (Sound). Rintihan, menarik nafas panjang, tangisan juga salah satu ungkapan perasaan dan pikiran seseorang yang

bentuk komunikasi non verbal lainnya sampai desis atau suara dapat menjadi pesan yang sangat jelas.

f. Gerak isyarat, adalah yang dapat mempertegas pembicaraan. Menggunakan isyarat sebagai bagian total dari komunikasi seperti mengetuk-ngetukan kaki atau mengerakkan tangan selama berbicara menunjukkan seseorang dalam keadaan stress bingung atau sebagai upaya untuk menghilangkan stress.

2.1.6.4 Bentuk Komunikasi

Menurut Revjan (2003) komunikasi sebagai proses memiliki bentuk :

1. Bentuk Komunikasi berdasarkan

a. Komunikasi langsung

Komunikasi langsung tanpa menggunakan alat.

Komunikasi berbentuk kata-kata, gerakan-gerakan yang berarti khusus dan penggunaan isyarat, misalnya kita berbicara langsung kepada seseorang dihadapan kita.

b. Komunikasi tidak langsung

Biasanya menggunakan alat dan mekanisme untuk melipat gandakan jumlah penerima penerima pesan (sasaran) ataupun

untuk menghadapi hambatan geografis, waktu misalnya menggunakan radio, buku, dll.

2. Bentuk komunikasi berdasarkan besarnya sasaran :

a. Komunikasi massa, yaitu komunikasi dengan sasarannya kelompok orang dalam jumlah yang besar, umumnya tidak dikenal.

Komunikasi masa yang baik harus :

1) Pesan disusun dengan jelas, tidak rumit dan tidak bertele-tele.

2) Bahasa yang mudah dimengerti/dipahami. 3) Bentuk gambar yang baik.

4) Membentuk kelompok khusus, misalnya kelompok pendengar (radio).

b. Komunikasi kelompok

Adalah komunikasi yang sasarannya sekelompok orang yang umumnya dapat dihitung dan dikenal dan merupakan komunikasi langsung dan timbal balik.

c. Komunikasi perorangan.

Adalah komunikasi dengan tatap muka dapat juga melalui telepon.

3. Bentuk komunikasi berdasarkan arah pesan :

a. Komunikasi satu arah

Pesan disampaikan oleh sumber kepada sasaran dan sasaran tidak dapat atau tidak mempunyai kesempatan untuk memberikan umpan balik atau bertanya, misalnya radio.

b. Komunikasi timbal balik.

Pesan disampaikan kepada sasaran dan sasaran memberikan umpan balik. Biasanya komunikasi kelompok atau perorangan merupakan komunikasi timbal balik.

2.1.6.5 Gangguan dan Hambatan Komunikasi

2.1.6.5.1 Gangguan komunikasi

Menurut Suprapto dalam Suprianto (2011:14) setidak-tidaknya terdapat tiga faktor terjadinya gangguan komunikasi, yaitu:

a. Selective attention. Orang yang biasanya cenderung untuk

mengekspos dirinya hanya kepada hal-hal yang

dikehendakinya. Misalnya seseorang tidak berminat membeli mobil, jelas dia tidak akan membaca iklan jual beli mobil.

b. Selective perception. Kecenderungan menafsirkan isi komunikasi sesuai dengan prakonsepsi yang sudah dimiliki sebelumnya. Hal ini erat kaitannya dengan cenderungan berpikir secara stereotif.

c. Selective retention. Kecenderungan hanya untuk mengingatkan apa yang mereka ingin untuk diingat.

Pada umumnya, sebuah komunikasi dikontrol oleh komunikator. Sepanjang dia mampu berkomunikasi dan dapat tampil dengan baik, maka pesan atau informasi yang disampaikannya akan diterima dengan baik oleh komunikatornya. Komunikator sebagai sumber dengan mudah dapat mengontrol apa yang diucapkan atau disampaikannya, tetapi komunikator tidak dapat mengontrol apa yang didengarkan atau sedang dipikirkan oleh audience-nya.

2.1.6.5.2 Hambatan Komunikasi

Menurut Daft (2003:157) ada dua penyebab terhambatnya komunikasi:

1. Hambatan individu: Hambatan interpersonal termasuk masalah emosi dan persepsi yang disandang karyawan, pemilihan saluran atau media yang salah untuk mengirimkan komunikasi, semantik menyangkut arti kata dan cara penggunaanya.

2. Hambatan organisasi: masalah perbedaan status dan kekuasan, perbedaan antar departemen dalam bentuk mencampuri kebutuhan dan tujuan komunikasi, ketidakcocokan arus komunikasi dengan tugas tim atau tugas dari organisasi, dan ketidakhadiran saluran formal sehingga mengurangi efektivitas komunikasi.

Menurut Daft (2003:158) cara mengatasi hambatan dalam komunikasi yaitu:

1. Keterampilan individu, keterampilan individu yang paling penting adalah mendengarkan secara aktif, individu harus memilih saluran yang tepat bagi sebuah pesan dan pengiriman dan penerimaan harus membuat upaya khusus untuk memahami persepsi masing-masing.

2. Tindakan organisasi, hal paling penting yang harus dilakukan manajer adalah menciptakan iklim kepercayaan dan keterbukaan, mengembangkan dan menggunakan saluran informasi formal kesegala arah, mendukung penggunaan banyak saluran termasuk komunikasi formal dan informal.

2.1.6.6 Komunikasi dalam Organisasi

Purwanto (2006:50) berpendapat bahwa komunikasi, yang merupakan keterkaitan antara individu-individu dengan organisasi,

mempunyai peranan yang cukup penting bagi berjalannya fungsi-fungsi dalam suatu organisasi. Seorang manajer yang dinamis harus harus memiliki tiga peran penting , yaitu: peran antarpribadi, peran informasional, dan peran keputusan. Peran antarpribadi mencakup peran tokoh figur, peran pemimpin dan peran penghubung. Sedangkan peran informasional mencakup peran monitoring, peran penyebar, dan peran juru bicara. Sementara itu peran keputusan mencakup peran wirausaha, peran pengalokasi sumber daya, dan peran negosiator. Beberapa kegiatan organisasional yang ada dalam suatu organisasi mencakup penentuan tujuan, pengambilan keputusan, pengukuran hasil kerja, pengembangan staf, keterkaitan dengan konsumen, negosiasi dengan pemasok menghasil produk, dan interaksi dengan peraturan yang ada.

Untuk melakukan komunikasi secara efektif, perlu adanya pemilihan pola komunikasi baik melalui saluran komunikasi formal maupun nonformal. Saluran komunikasi formal dapat dilakukan dengan tiga bentuk komunikasi, yaitu komunikasi ke atas, komunikasi ke bawah, komunikasi horizontal/lateral, dan komunikasi diagonal. Apabila dalam komunikasi formal, saluran komunikasinya didasarkan pada posisi kedudukan atau jabatan yang telah diatur sesuai dengan jenjang hierarkinya, dalam komunikasi informal semua informasi tidak lagi diatur menurut jenjang hierarkinya tetapi luwes/leluasa.

2.1.6.7 Komunikasi Berbantuan Komputer

Dewasa ini Robins dan Judge (2008:16) berpendapat, komunikasi di dalam organisasi-organisasi diperkuat dan diperkaya dengan berbagai teknologi berbantuan komputer. Teknologi tersebut meliputi e-mail, pesan instan, hubungan intranet dan ekstranet, serta konfrensi video. E-mail, misalnya, telah secara dramatis mengurangi jumlah memo, surat, dan panggilan telepon yang pada masa lalu digunakan untuk berkomunikasi di antara mereka sendiri dan dengan para pemasok, pelanggan, atau pihak-pihak berkepentingan lainnya.

2.1.6.7.1 E-mail

E-mail menggunakan internet untuk menyampaikan dan

menerima teks serta dokumen yang diolah dan dihasilkan oleh komputer. Alasan mengapa e-mail digunakan adalah karena, bagi kebanyakan orang, e-mail merupakan sebuah cara berkomunikasi yang tak tergantikan. Sebagai sebuah alat komunikasi, e-mail memiliki daftar manfaat panjang. Pesan-pesan dalam e-mail dapat ditulis, diubah, dan disimpan dengan cepat. Pesan-pesan tersebut dapat didistribusikan kepada satu atau seribu orang dengan hanya sekali mengklik mouse komputer. Pesan-pesan itu dapat dibaca, secara keseluruhannya, sesuai dengan waktu yang diinginkan penerima. Selain itu, biaya pengiriman sebuah pesan e-mail formal bagi para karyawan hanya sedikit bila dibandingkan dengan biaya

untuk mencetak, memperbanyak, dan mendistribusikan sepucuk surat atau brosur yang setara dengannya.

E-mail, tentu saja, bukannya tanpa kekurangan. E-mail dapat menjadi pengganggu bagi aktivitas kerja bila para karyawan menggunakannya untuk tujuan-tujuan pribadi. Dan, e-mail juga dapat bersifat impersonal, mengurangi perhatian yang semestinya diberikan kepada para pelanggan atau rekan kerja. E-mail juga hanya sedikit memiliki kandungan emosional. Tanda-tanda nonverbal dalam pesan tatap muka atau nada bicara dalam suatu panggilan telepon menyampaikan informasi penting yang tidak tersampaikan melalui e-mail. Dengan perkataan lain, e-mail cenderung dingin dan impersonal. Karenanya, e-mail bukanlah cara yang ideal untuk menyampaikan informasi seperti pemecatan, penutupan pabrik, atau pesan-pesan lain yang mungkin menimbulkan respon emosional dan memerlukan dukungan empati atau sosial. Akhirnya, sifat alamiah e-mail yang dingin dan

berjarak memicu timbulnya “spiral konflik” yang didapati mampu

meningkatkan perasaan buruk dua kali lipat dari tingkat komunikasi tatap muka. Banyak orang jadi bisa mengatakan hal-hal lewat e-mail yang tidak akan pernah mereka katakan kepada seseorang secara langsung.

2.1.6.7.2 Pesan Instan

Cara ini tidak lagi hanya digunakan oleh para remaja. Pesan instan (Instant Messaging –IM), yang telah populer di antara para remaja selama lebih dari satu dasawarsa, sekarang dengan cepat bergerak ke dunia bisnis. Pesan instan pada dasarnya adalah e-mail real time. Karyawan membuat suatu daftar berisi rekan kerja dan kawan-kawan yang ingin mereka ajak komunikasi. Kemudian mereka tinggal mengklik satu nama yang ditampilkan dalam sebuah kotak kecil di layar komputer mereka, mengetikkan sebuah pesan, dan pesan tersebut secara instan muncul pada layar si penerima. IM merupakan sebuah cara yang cepat dan murah bagi para manajer untuk tetap berhubungan dengan para karyawan dan bagi karyawan untuk tetap berhubungan satu sama lain. E-mail mungkin masih merupakan alat yang lebih baik untuk menyampaikan pesan lebih panjang yang perlu untuk disimpan. IM lebih dipilih untuk mengirimkan satu atau dua baris pesan yang hanya akan memenuhi kotak masuk e-mail. Sisi buruknya, beberapa pengguna IM merasakan teknologi ini mengusik dan mengganggu. Munculnya pesan IM online yang terus-menerus bisa membuat karyawan sulit untuk berkonsentrasi dan fokus. Para manajer juga khawatir bahwa IM akan digunakan oleh para karyawan untuk mengobrol dengan teman dan rekan kerja mengenai isu-isu nonpekerjaan. Akhirnya, karena pesan instan

dapat dibongkar dengan mudah, banyak organisasimengkhawatirkan keamanan IM.

2.1.6.7.3 Koneksi Intranet dan Ekstranet

Intranet adalah jaringan informasi suatu organisasi yang terpisah dan terlihat serta berfungsi seperti situs Web tetapi hanya orang-orang dalam organisasi itu yang memiliki akses terhadapnya. Perkembangan termutakhir intranet adalah pemakaian akses intranet nirkabel berkecepatan tinggi (Wi-Fi) untuk panggilan telepon di sebuah organisasi. Teknologi suara melalui Wi-Fi ini memungkinkan para karyawan untuk melakukan dan menerima panggilan telepon pada jaringan nirkabel pita lebar yang sama dengan yang digunakan organisasi untuk akses internet. Selain itu, berbagai organisasi menciptakan hubungan hubungan ekstranet yang menghubungkan karyawan-karyawan internal dengan pemasok, pelanggan, dan rekanan strategis tertentu.

2.1.6.7.4 Konfrensi Video

Konfrensi video merupakan kelanjutan dari sistem intranet atau ekstranet. Sistem ini memungkinkan para karyawan dalam sebuah organisasi untuk mengadakan pertemuan dengan orang yang berada di lokasi yang berlainan. Citra audio dan video memungkinkan mereka untuk saling melihat, mendengar, dan berbicara satu sama lain. Teknologi konfrensi video memampukan

para karyawan untuk melakukan pertemuan interaktif tanpa keharusan bagi semuanya untuk secara fisik berada di lokasi yang sama. Konfrensi video kemungkinan akan menduduki peran yang semakin signifikan sebagai alternatif bagi perjalanan yang mahal dan memakan waktu.

2.2 Penelitian Terdahulu

Meutia Sari Siregar (2003), melakukan penelitian “Sistem Informasi Manajemen Dan Peranannya Dalam Meningkatkan Efektifitas Komunikasi Pada

PDAM Tirtanadi Medan”. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pengaruh

variabel Sistem Informasi Manajemen (SIM) terhadap efektivitas komunikasi pada PDAM Tirtanadi Medan. Penelitian ini menggunakan metode analisis deskriptif dan analisis deduktif. Pengujian data dilakukan dengan penelitian kepustakaan, pengamatan (observasi), wawancara (interview), dan dokumentasi. Dari hasil penelitian menunjukkan bahwa dengan adanya SIM komunikasi dapat dilakukan secara teratur, sistematis dan efisien di PDAM Tirtanadi.

2.3 Kerangka Konseptual

Penelitian ini menjelaskan tentang peranan Sistem Informasi Manajemen dalam meningkatkan efektivitas komunikasi pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara. Untuk memahami alur berfikir penelitian ini perlu adanya

kerangka pikir yang jelas. “Kerangka berfikir yang baik akan menjelaskan secara teoritis pertautan antar variabel yang akan diteliti” , (Sugiyono, 2008:88).

Melihat perkembangan jaman yang semakin syarat akan kecepatan proses informasi, suatu perusahaan dituntut untuk sigap dalam menangani hal ini. Salah satunya adalah perusahaan sudah seharusnya memiliki bidang Sistem Informasi Manajemen (SIM) demi mendukung kecepatan proses informasi tersebut. Dengan up-to-date nya suatu informasi secara besar memungkinkan komunikasi di suatu perusahaan tersebut akan berjalan dengan lancar dan efektif. Karena dengan adanya SIM komunikasi dapat dilakukan secara teratur, sistematis dan efisien. Keefektifan Sistem Informasi Manajemen dalam komunikasi suatu perusahaan dapat dilihat dari kerja para karyawan yang cepat, efisien dan terarah, pelayanan kepada konsumen, dan penyimpanan arsip yang baik, serta hubungan antara atasan dan bawahan yang terlaksana baik. Ini semua terlaksana atas komunikasi yang terarah dengan baik yang menimbulkan koordinasi kerja yang baik pula.

Menurut Nugroho (2008:16) Sistem Informasi Manajemen, disingkat SIM, adalah sebuah sistem informasi yang berfungsi mengelola informasi bagi manajemen organisasi. Peran informasi di dalam organisasi dapat diibaratkan sebagai darah pada tubuh manusia. Tanpa adanya aliran informasi yang sehat, organisasi akan mati. Di dalam organisasi, SIM berfungsi baik untuk pengolahan transaksi manajemen kontrol maupun sebagai sistem pendukung pengambilan keputusan. Apa yang di uraikan di atas sama halnya seperti apa yang diungkapkan oleh kepala Divisi SIM maupun pegawainya. Dari hasil wawancara yang dilakukan menunjukkan bahwa SIM berpengaruh besar terhadap kinerja PDAM Tirtanadi, karena dengan adanya SIM membantu proses sistem kerja yang tidak

monoton, serta dengan adanya SIM memudahkan pihak manajemen untuk mengambil keputusan bagi kelancaran kerja perusahaan.

Menurut Robins dan Judge (2007:5) komunikasi merupakan transfer dan pemahaman makna. Melalui transfer makna dari satu orang ke orang yang lain sajalah informasi dan ide dapat disampaikan. Melalui pemahaman suatu makna lah komunikasi itu tercipta, dimana apabila informasi yang disampaikan oleh komunikan kepada si penerima pesan tersampaikan dengan pemahaman yang baik serta timbal baliknya informasi tersebut itulah yang disebut efektivitas komunikasi. Dari hasil wawancara yang peneliti lakukan kepada kepala Divisi SIM serta pegawainya menunjukkan bahwa komunikasi yang berjalan di PDAM Tirtanadi telah berjalan secara efektif dan efisien. Dimana informan menyatakan informasi berjalan secara timbal balik dengan adanya dukungan SIM tersebut telah menciptakan komunikasi yang tearah bagi kelancaran kegiatan kerja baik di kantor pusat maupun kepada kantor-kantor cabang.

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1 Jenis Penelitian

Jenis penelitian ini adalah dengan menggunakan metode penelitian kualitatif. Penelitian kualitatif digunakan untuk mendapatkan data yang mendalam, yaitu menggunakan berbagai teknik pengumpulan data secara gabungan/simultan (Sugiyono, 2008:15).

3.2 Tempat dan Waktu Penelitian

Tempat penelitian dilakukan pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara, yang beralamat di Jl. Sisingamangaraja No. 1 Medan, sedangkan waktu penelitian akan dilakukan pada bulan Januari 2012 sampai dengan April 2012.

3.3 Defenisi operasional

Penguraian definisi operasional variabel-variabel yang akan diteliti merupakan suatu cara untuk mempermudah pengukuran variabel penelitian. Selain itu juga memberi batasan-batasan pada obyek yang akan diteliti, yaitu:

a) Sistem Informasi Manajemen

Merupakan bidang yang menyalurkan informasi bagi mendukung penyaluran informasi yang efisien di PDAM Tirtanadi. Dengan sistem komputerisasi penyampain informasi berjalan dengan efektif dan terarah.

LAMPIRAN 1

WAWANCARA

KARAKTERISTIK RESPONDEN Nama :

Jenis Kelamin: Jabatan : Usia : Lama bekerja: Pendidikan :

PERANAN SISTEM INFORMASI DALAM MENINGKATKAN EFEKTIVITAS KOMUNIKASI PADA PDAM TIRTANADI PROVINSI

SUMATERA UTARA Daftar Pertanyaan Penelitian

Responden Pertanyaan

Kepala Divisi SIM PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara

1. Apakah sebenarnya tujuan dari Divisi SIM ini sendiri bagi keberlangsungan PDAM Tirtanadi sendiri?

2. Apasajakah tanggungjawab yang harus dipegang oleh Divisi SIM ?

3. Tugas-tugas apasajakah yang harus dilakukan Oleh Divisi SIM?

4. Bagaimanakah struktur organisasi Divisi SIM ini?

PDAM Tirtanadi?

7. Bagaimanakah proses komunikasi yang diterapkan PDAM Tirtanadi?

8. Media komunikasi apasajakah yang digunakan Divisi SIM ini untuk menyampaikan informasi?

9. SIM pastilah berhubungan dengan komputer pada saat ini, apasajakah peranan komputerisasi terhadap SIM di PDAM Tirtanadi?

10.Apa sebenarnya peranan SIM terhadap komunikasi di PDAM Tirtanadi?

11.Kendala-kendala apasajakah yang dihadapi oleh Divisi SIM dalam menjalankan tugasnya? 12.Program-program apasajakah yang telah

dilakukan maupun direncanakan Divisi SIM demi mendukung keefektivitasan komunikasi baik di kantor pusat maupun cabang-cabang lainnya?

LAMPIRAN 2

WAWANCARA

KARAKTERISTIK RESPONDEN Nama :

Jenis Kelamin: Jabatan : Usia : Lama bekerja: Pendidikan :

PERANAN SISTEM INFORMASI DALAM MENINGKATKAN EFEKTIVITAS KOMUNIKASI PADA PDAM TIRTANADI PROVINSI

SUMATERA UTARA Daftar Pertanyaan Penelitian

Responden Pertanyaan

Pegawai-pegawai Divisi SIM PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara

1. Apakah menurut anda informasi yang disalurkan oleh Divisi SIM telah efisien? 2. Bagaimana menurut anda komunikasi yang

efektif itu?

3. Apakah dengan adanya informasi yang disalurkan oleh Divisi SIM membantu kelancaran kerja anda?

4. Sudah cukup baikkah atau perlu perbaikan lebih lanjut mengenai kinerja Divisi SIM ini

LAMPIRAN 3

WAWANCARA

KARAKTERISTIK RESPONDEN

Nama :

Jenis Kelamin :

Usia :

Lama Berlangganan :

PERANAN SISTEM INFORMASI DALAM MENINGKATKAN EFEKTIVITAS KOMUNIKASI PADA PDAM TIRTANADI PROVINSI

SUMATERA UTARA Daftar Pertanyaan Penelitian

Responden Pertanyaan

Pelanggan-pelanggan pengguna jasa PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara

1. Apakah inovasi yang diciptakan Divisi SIM di PDAM Tirtanadi telah membantu anda dalam mengkomunikasikan permasalahan air yang anda hadapi?

2. Apakah manfaat yang anda terima dengan adanya call center dan sms gateway?

3. Bagaimana kinerja serta pelaksaann dari penanggulangan permasalahan air maupun kliring yang pernah anda alami?

4. Sudah puaskah anda atas pelayanan yang diberikan oleh PDAM Tirtanadi?