AKADEMI BINA SARANA INFORMATIKA docx
MAKALAH
SISTEM ANALISA PENGGAJIAN KARYAWAN PADA PT.PERUM DAMRI
JAKARTA PUSAT
DISUSUN OLEH:
NAMA :ERKARIUS TUWA NENA
NIM :12155659
PRODI :MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AKADEMI :BINA SARANA INFORMATIKA
TAHUN AJARAN:2017/2018
LEMBAR PERSETUJUAN LAPORAN KKP
Kuliah Kerja Praktek ini telah Disetujui dan Disahkan serta diizinkan untuk dinilai pada periode KKP.
2017/2018.
Dosen Pembimbing Akademik
Kelas 12.5B.07
KATA PENGANTAR
Rasa syukur yang mendalam penulis panjatkan kepada Tuhan yang maha Esa. Karena atas
Segalah berkat rahmat dan anugerahnya yang diberikan kepada saya sehingga penulis dapat
menyelesaikan laporan Kuliah Kerja Praktik (KKP) dengan judul “Sistem penggajian pada
Pt.Perum Damri Jakarta pusat”Laporan ini merupakan syarat kelulusan mata Kuliah Kerja
Praktik pada Program Studi Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana
Informatika.
Penulis sangat menyadari bahwa penulisan laporan KKP ini tidak akan selesai tanpa
bimbingan, dorongan dan bantuan berbagai pihak. Oleh karenanya penulis mengucapkan
terimakasih kepada:
1.Bapak Ir.Agus S.Subrata selaku direktur utama pada PT.Perum Damri
2. Bapak Azis Setyawan Hidayat, M.Kom selaku Dosen Penasehat Akademik.
3. Bapak Okto, selaku pembina dan pengawas lapangan saat KKP.
4. Orang tua.
5. Rekan-rekan kelas 12.5C.07.
Laporan ini jauh dari kesempurnaan, maka kritik dan saran yang membangun sangatlah
dinantikan oleh
penulis.Jakarta, Desember 2017
Penyusun
DAFTAR ISI
Daftar Simbol
Daftar Gambar Daftar Tabel
Daftar Lampiran
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Umum
1.2. Maksud dan Tujuan
1.3. Metode Penelitia
1.4. Ruang Lingkup
1.5. Sistematika Penulisan
BAB II LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem
2.2. Peralatan Pendukung
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
3.2. Tinjauan Perusahaan
3.2.1. Sejarah Perusahaan
3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
3.3. Prosedur Sistem Berjalan
3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan
3.5. Kamus Data
3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan
3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
3.6.3. Spesifikasi File
3.6.4. Spesifikasi Program
3.6.5. Struktur Kode
3.7. Spesifikasi Sistem Komputer
3.7.1. Umum
3.7.2. Perangkat Lunak
3.7.3. Perangkat Keras
3.7.4. Konfigurasi Sistem Komputer
3.8. Permasalahan Pokok
3.9. Pemecahan Masalah
BAB IV PENUTUP
4.1. Kesimpulan
4.2. Saran
1. DAFTAR PUSTAKA
2. DAFTAR RIWAYAT HI
DAFTAR SIMBOL
DAFTAR GAMBAR
DAFTAR TABEL
DAFTAR LAMPIRAN
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Umum
Komputer adalah peralatan ( device ) yang bekerja di bawah control program yang tersimpan, yang
secara otomatis menerima, menyimpan, dan memproses data untuk menghasilkan informasi yang
merupakan hasil dari pemrosesan data itu. Komputer berasal dari kata “to compute” yang berarti
menghitung. Jadi secara umum komputer disebut sebagai mesin hitung. Tetapi pengertian komputer
saat ini bukanlah semata-mata sebagai alat hitung, tetapi adalah suatu alat hitung dengan konstruksi
elektronika yang mempunyai tempat penyimpanan ( storage internal ) dan bekerja dengan bantuan
program yang diberikan kepadanya.
Kehadiran komputer banyak memberi manfaat bagi manusia dalam menyelesaikan pekerjaan pekerjaan baik yang ringan hingga dalam pembuatan keputusan. Dalam dunia usaha komputer
memiliki peranan yang cukup besar dalam hal penyediaan informasi bagi pihak dalam perusahaan
dan juga pihak luar perusahaan. Hal itu mendorong perusahaan untuk menghasilkan dan
meningkatkan kualitas informasi yang dibutuhkan agar informasi tersebut menjadi lebih akurat,
relevan dan tepat waktu.
PT.PERUM DAMRI adalah perusahan umum milik badan usaha milik Negara(BUMN) yang bergerak di
bidang transportasi pelayanan jasa,orang dan barang diatas jalan banyak karyawan, sedangkan
sistem penggajian karyawan yang digunakan masih secara manual. Dan dalam bidang keuangan
suatu sistem yang digunakan haruslah tepat karena guna menghindari kesalahan pencatatan /
merekap gaji. Untuk itu maka diperlukan suatu sistem yang terkomputerisasi dalam rangka
memberikan informasi kepada para karyawan dan pihak lainnya secara tepat, cepat dan akurat.
Berdasarkan uraian diatas, maka kami tertarik untuk menganalisis Sistem Penggajian pada PT.
PERUM DAMRI Sehubungan dengan itu, maka kami memilih judul Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP)
ini :”ANALISA SISTEM PENGGAJIAN KARYAWAN PADA PT.PERUM DAMRI”
1.2 Maksud dan Tujuan
Maksud penulisan tugas Kuliah Kerja Praktek ini adalah :
1.Mengimplementasikan ilmu yang penulis peroleh selama mengikuti kuliah yang dipraktekan di
Kuliah Kerja Praktek.
2 Mengetahui cara kerja sistem penggajian karyawan pada PT. Perum Damri.
3.Merancang dan menerapkan sistem penggajian yang terkomputerisasi sebagai solusi terhadap
masalah yang dihadapi oleh PT.Perum Damri.
4 Membantu meningkatkan efisiensi dan efektifitas sistem kerja yang baik pada perusahaan.
Sedangkan tujuan dalam penulisan tugas Kuliah Kerja Praktek ini adalah untuk memenuhi salah satu
syarat tugas kuliah Diploma Tiga (D-III) Jurusan Manajemen Informatika dan Komputer (AMIK BSI).
1.3 Metode Penelitian
Untuk memperoleh data atau informasi yang diperlukan dalam penulisan tugas Kuliah Kerja Praktek
ini, penulis menggunakan beberapa metode yang penulis gunakan, yaitu :
1. Metode pengamatan ( Observation )
Penulis mengamati secara langsung terhadap kegiatan-kegiatan yang dilakukan di PT. Perum Damri
Sakti agar dapat mengetahui setiap proses yang dikerjakan oleh para karyawan.
2. Wawancara ( Interview )
Secara langsung berinterasi dan melakukan Tanya jawab dengan pihak-pihak PT. Perum Damri yang
berhubungan langsung dengan masalah yang diteliti.
3. Studi Pustaka ( Library Research )
Penulis mengumpulkan data dari buku-buku yang berkaitan dengan masalah yang akan dibahas.
1.4 Ruang Lingkup
Dalam penulisan tugas Kuliah Kerja Praktek ini, penulis hanya membahas tentang sistem
penggajian yang cukup luas ini dan agar makalah ini mencapai sasaran maka ruang lingkup
pembahasan dimulai dari proses rekap absen, proses perhitungan gaji, proses pembayaran gaji,
proses pembuatan laporan.
1.5 Sistematika Penulisan
2. Sistematika penulisan merupakan uraian tentang susunan dari penulisan itu sendiri yang
dibuat secara teratur dan terperinci, sehingga memberikan gambaran secara menyeluruh.
Adapun sistematika penulisan Tugas Kuliah Kerja Praktek ini terdiri dari lima bab, yaitu :
3.
4. BAB I :
PENDAHULUAN
5. Dalam bab ini penulis membahas tentang latar belakang, maksud dan tujuan penulisan,
metode riset dalam memperoleh data atau informasi, ruang lingkup dan sistematika
penulisan yang dibahas dalam bab demi bab.
6. BAB II :
LANDASAN TEORI
7. Bab ini penulis juga mengemukakan uraian secara teoritis mengenai pengertian
informasi, sistem akuntansi, dan peralatan pendukung ( Tools System ) yang penulis
gunakan dapa penerapan sistem berjalan seperti Diagram Alir Data (DAD), normalisasi
dan kamus data dalam proses berjalannya sistem pengkodean.
8. BAB III :
ANALISA SISTEM BERJALAN
9. Bab ini penulis menerangkan tentang uraian umum, tinjauan perusahaan yang meliputi
sejarah perusahaan, struktur organisasi dan fungsi, prosedur sistem berjalan, diagram alir
data (DAD) sistem berjalan, kamus data sistem berjalan, spesifikasi sistem berjalan yang
terdiri dari bentuk dokumen masukan dan bentuk dokumen keluaran, permasalahan
pokok dan alternatife pemecahan masalah.
10. BAB V :
PENUTUP
11. Pada bab ini merupakan bab terakhir yang berisi tentang kesimpulan serta saran beserta
koreksi dari hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis.
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Dan Sistem
Sistem saat ini banyak digunakan, banyak orang yang membicarakan tentang sistem. Baik
perbankan, sistem pemasaran, sistem pembelian dan lainnya. Sistem sangat penting bagi manajemen
pada semua tingkatan tertentu sistem informasi guna mendukung di dalam pengambilan keputusan.
Mempelajari suatu sistem akan lebih mengetahui bila mengetahui dahulu apakah suatu sistem itu. Untuk
lebih memahami pengertian sistem, sistem informasi akuntansi, maka kami akan menambahkan definisi
tentang hal tersebut diatas.
2.1.1 Pengertian Sistem
Menurut Widjajanto (2001:2),”sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian
yang
saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan
yaitu input, proses, dan output”.
Menurut Al Bahar (2005:3) menjelaskan bahwa : ‘‘ Sistem adalah kumpulan dari komponen atau
elemen-elemen atau subsistem-subsistem”.
Sedangkan menurut Simamora (2000:176),”sistem adalah seperangkat peraturan dan prosedur yang
dirancang untuk memastikan bahwa tugas tertentu dilaksanakan dalam suatu cara yang sudah
ditetapkan sebelumnya”
2.1.2 Karakter Sistem
1.
Komponen Sistem ( Components )
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi artinya saling bekerja sama
membentuk suatu kesatuan, komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa
suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem
untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
2.
Batas Sistem ( Boudary )
Batasan sistem ( Boudary ) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang
lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang
sebagai satuan kesatuan.
3.
Lingkungan Luar Sistem ( Environment )
Lingkungan luar ( Environment ) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang
mempengaruhi operasi sistem.
4. Penghubung Sistem ( Interface )
Penghubung ( Interface ) merupakan media penghubung dari satu subsistem dengan subsistem yang
lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari subsistem yang
lainnya.
5. Masukan Sistem ( Input )
Masukan ( Input ) adalah energy yang dimasuk kedalam subsistem
6. Keluaran Sistem ( Output )
Keluaran ( Output ) adalah hasil dari energy yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang
berguna dan sisa pembangunan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau
kepada supra sistem.
7. Pengolahan Sistem ( Process )
Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan masukan menjadi keluaran, sebagai contoh
sistem akuntansi. Sistem ini akan mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan
oleh manajemen.
2.1.3 Pengertian Gaji
1. Menurut Mulyadi (1989, p377) “Gaji adalah pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan
oleh karyawan baik yang mempunyai jabatan maupun karyawan pelaksana”.
2. Menurut Harianja(2002:34) gaji adalah salah satu unsur yang penting yang dapat mempengaruhi
kinerja karyawan, sebab gaji adalah alat untuk memenuhi berbagai kebutuhan pegawai,
sehingga dengan gaji yang diberikan pegawai akan termotivasi untuk bekerja lebih giat.
3. Menurut Handoko(2003) mengemukakan pengertian gaji adalah pemberian pembayaran
finansial kepada karyawan sebagai balas jasa untuk pekerjaan yang dilaksanakan dan sebagai
motivasi pelaksanaan kegiatan di waktu yang akan datang.
2.1.4 Sistem Akuntansi Penggajian
menurut Widjajanto (2001 : 1) “Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling
berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahap yaitu input, proses dan output”.
Selanjutnya Marom (2002 : 1) menyatakan “Sistem adalah suatu jaringan dari prosedur-prosedur
yang disusun dalam rangkaian secara menyeluruh untuk melaksanakan berbagai kegiatan atau fungsi
pokok dalam suatu badan usaha”.
Menurut Cole dalam Baridwan (1999:3), “Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang
saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan
suatu kegiatan atau fungsi perusahaan”.
Kusnadi (2000 : 7) mengemukakan bahwa:
Akuntansi adalah suatu seni atau keterampilan mengolah transaksi atau kejadian yang setidak-tidaknya
dapat diukur dengan uang menjadi laporan keuangan dengan cara sedemikian rupa sistematisnya
berdasarkan prinsip yang diakui umum sehingga para pihak yang berkepentingan atas perusahaan dapat
mengetahui posisi keuangan dan hasil operasinya pada setiap waktu diperlukan dan daripadanya dapat
diambil keputusan maupun pemilihan berbagai alternatif dibidang ekonomi.
Kemudian Jusup (2001:4) menyatakan, “Akuntansi adalah suatu disiplin yang menyediakan informasi
yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efisien dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan suatu
organisasi”
Selanjutnya menurut Mulyadi (2001:3) “Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan
yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh
manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.
Niswonger (1999:446) mengemukakan bahwa:
Istilah gaji (salary) biasanya digunakan untuk pembayaran atas jasa manajerial, administratif, dan jasajasa yang sama. Tarif gaji biasanya diekspresikan dalam periode bulanan. Istilah upah (wages) biasanya
digunakan untuk pembayaran kepada karyawan lapangan (pekerja kasar) baik yang terdidik maupun
tidak terdidik. Tarif upah biasanya diekspresikan secara mingguan atau perjam.
Sementara Mulyadi (2001:373) mengemukakan bahwa:
Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang
mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas
penyeraha jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara
tetap perbulan, sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan
produk yang di hasilkan.
2.2 Peralatan Pendukung
Peralatan pendukung (tool system) merupakan alat yang digunakan untuk menggambarkan bentuk
logika model dari suatu sistem dengan menggunakan symbol-simbol lambang dan diagram. Adapun
peralatan pendukung untuk merancang model sistem, terdiri dari
2.1.3 Diagram Alir Data(DAD)
Definisi Data Flow Diagram menurut jogianto (2005:700). Data Flow Diagram digunakan untuk
menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika
tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik
dimana data tersebut akan disimpan. Data Flow Diagram merupakan alat yang digunakan metodologi
pengembangan sistem yang terstruktur.
1.Kesatuan Luar
Keluaran luar (external entity) merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang dapat
bebrupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan
memberikan input atau menerima output dari sistem.
2. Arus Data
Digambarkan dengan anak panah yang digunakan untuk arah dari proses sistem. Data Flow ini
digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau informasi dari satu bagian ke bagian lainnya.
Data Flow ini mengalir diantara proses (process), simpanan data ( Data Store ) dan kesatuan luar
(external entity). Selain menunjukan arah alir data, arus data ini perlu diberikan nama sesuai dengan
data atau informasi yang dimaksud.
3. Proses
Proses digambarkan dengan bujur sangkar dengan sudut membulat digunakan untuk menunjukan
adanya suatu perubahan didalam transformasi. Proses-proses tersebut selalu menunjukan perubahan
atau perubahan data. Jadi aliran data yang meninggalkan suatu proses selalu diberi label yang berbeda
dari aliran data yang merusak.
4. Simpanan Data
Penyimpanan data digambarkan dengan bujur sangkar dengan ujung terbuka, yang menunjukan
penyimpanan data. Simpanan data menunjukan tempat penyimpanan data-data yang memungkinkan
penambahan dan perolehan data.
2.1.4 Kamus Data
Kamus data adalah suatu aplikasi khusus dari jenis kamus-kamus yang digunakan sebagai refensi
kehidupan setiap hari. Kamus data merupakan hasil referensi data mengenai data (maksimal,
metadata), suautu data data yang disusun oleh penganalisis sistem yang membimbing mereka selama
melakukan analisa dan desain. Sebagai suatu dokumen, kamus data mengumpulkan dan
mengkoordinasi istilah-istilah data tertentu, dan menjelaskan apa arti dari setiap istilah yang ada.
Fungsi dari kamus data adalah sebagai suatu katalog yang menjelaskan lebih dari tentang DAD yang
mencakup proses, data flow dan data store. Selain itu juga untuk menghindari penggunaan kata-kata
yang sama, karena itu kamus data disusun secara abjad
1. Nama Arus Data
Kamus data dibuat berdasararkan arus data yang mengalir di DAD, maka nama dari arus data juga
harus dicatat dikamus data, sehingga mereka yang membaca DAD dan memerlukan penjelasan lebih
lanjut tentang suatu arus data tertentu di DAD dapat langsung mencarinya dengan mudah dikamus
data.
2. Alias
Alias atau nama lain dari data dapat ditulis bila nama lain ada. Alias perlu ditulis karena data yang
sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen satu dengan yang lainnya.
3.Bentuk Data
Data yang mengalir dari hasil suatu proses ke proses lainnya dalam bentuk dokumen dasar atau
formulir, dokumen hasil cetak komputer, laporan terarah, tampilan layar dimonitor, variable dan
parameter dan parameter dan field-field adalah bentuk data dari arus data yang mengalir yang perlu
dicatat dikamus data.
4. Arus Data
Arus data menunjukan dari nama data mengalir dan kemana data akan menuju. Keterangan arus data
ini perlu dicatat dikamus data supaya memudahkan mencari arus data ini di DAD.
5. Penjelasan
Untuk menjelaskan lagi tentang makna dari arus data yang dicatat dari kamus data, maka bagi
penjelsan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.
6. Periode
Periode ini menunjukan kapan terjadinya arus data ini. Periode ini perlu dicatat dikamus data karena
dapat digunakan untuk mendefinisikan kapan input dan harus dimasukan kedalam sistem, kapan
proses program harus dilakukan, dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.
7. Volume
Volume yang dicatat didalam kamus data adalah tentang volume rata-rata dan volume puncak dari
arus data. Volume rata-rata menunjukan banyaknya arus data yang mengalir dalam suatu periode
tertentu, sedangkan volume puncak merupakan volume yang terbanyak.
8. Struktur Data
Struktur data menunjukan yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari item-item atau elemen data.
Selain hal-hal diatas, kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk mempersingkat arti actual maka
symbol yang dijelaskan, yang disebut “notasi”. Dimana notasi kamus data lebih mudah menjelaskan
datanya dibandingkan dengan narasi. Notasi atau symbol yang digunakan ada dua macam yaitu :
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
SISTEM ANALISA PENGGAJIAN KARYAWAN PADA PT.PERUM DAMRI
JAKARTA PUSAT
DISUSUN OLEH:
NAMA :ERKARIUS TUWA NENA
NIM :12155659
PRODI :MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AKADEMI :BINA SARANA INFORMATIKA
TAHUN AJARAN:2017/2018
LEMBAR PERSETUJUAN LAPORAN KKP
Kuliah Kerja Praktek ini telah Disetujui dan Disahkan serta diizinkan untuk dinilai pada periode KKP.
2017/2018.
Dosen Pembimbing Akademik
Kelas 12.5B.07
KATA PENGANTAR
Rasa syukur yang mendalam penulis panjatkan kepada Tuhan yang maha Esa. Karena atas
Segalah berkat rahmat dan anugerahnya yang diberikan kepada saya sehingga penulis dapat
menyelesaikan laporan Kuliah Kerja Praktik (KKP) dengan judul “Sistem penggajian pada
Pt.Perum Damri Jakarta pusat”Laporan ini merupakan syarat kelulusan mata Kuliah Kerja
Praktik pada Program Studi Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana
Informatika.
Penulis sangat menyadari bahwa penulisan laporan KKP ini tidak akan selesai tanpa
bimbingan, dorongan dan bantuan berbagai pihak. Oleh karenanya penulis mengucapkan
terimakasih kepada:
1.Bapak Ir.Agus S.Subrata selaku direktur utama pada PT.Perum Damri
2. Bapak Azis Setyawan Hidayat, M.Kom selaku Dosen Penasehat Akademik.
3. Bapak Okto, selaku pembina dan pengawas lapangan saat KKP.
4. Orang tua.
5. Rekan-rekan kelas 12.5C.07.
Laporan ini jauh dari kesempurnaan, maka kritik dan saran yang membangun sangatlah
dinantikan oleh
penulis.Jakarta, Desember 2017
Penyusun
DAFTAR ISI
Daftar Simbol
Daftar Gambar Daftar Tabel
Daftar Lampiran
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Umum
1.2. Maksud dan Tujuan
1.3. Metode Penelitia
1.4. Ruang Lingkup
1.5. Sistematika Penulisan
BAB II LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem
2.2. Peralatan Pendukung
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
3.2. Tinjauan Perusahaan
3.2.1. Sejarah Perusahaan
3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
3.3. Prosedur Sistem Berjalan
3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan
3.5. Kamus Data
3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan
3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
3.6.3. Spesifikasi File
3.6.4. Spesifikasi Program
3.6.5. Struktur Kode
3.7. Spesifikasi Sistem Komputer
3.7.1. Umum
3.7.2. Perangkat Lunak
3.7.3. Perangkat Keras
3.7.4. Konfigurasi Sistem Komputer
3.8. Permasalahan Pokok
3.9. Pemecahan Masalah
BAB IV PENUTUP
4.1. Kesimpulan
4.2. Saran
1. DAFTAR PUSTAKA
2. DAFTAR RIWAYAT HI
DAFTAR SIMBOL
DAFTAR GAMBAR
DAFTAR TABEL
DAFTAR LAMPIRAN
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Umum
Komputer adalah peralatan ( device ) yang bekerja di bawah control program yang tersimpan, yang
secara otomatis menerima, menyimpan, dan memproses data untuk menghasilkan informasi yang
merupakan hasil dari pemrosesan data itu. Komputer berasal dari kata “to compute” yang berarti
menghitung. Jadi secara umum komputer disebut sebagai mesin hitung. Tetapi pengertian komputer
saat ini bukanlah semata-mata sebagai alat hitung, tetapi adalah suatu alat hitung dengan konstruksi
elektronika yang mempunyai tempat penyimpanan ( storage internal ) dan bekerja dengan bantuan
program yang diberikan kepadanya.
Kehadiran komputer banyak memberi manfaat bagi manusia dalam menyelesaikan pekerjaan pekerjaan baik yang ringan hingga dalam pembuatan keputusan. Dalam dunia usaha komputer
memiliki peranan yang cukup besar dalam hal penyediaan informasi bagi pihak dalam perusahaan
dan juga pihak luar perusahaan. Hal itu mendorong perusahaan untuk menghasilkan dan
meningkatkan kualitas informasi yang dibutuhkan agar informasi tersebut menjadi lebih akurat,
relevan dan tepat waktu.
PT.PERUM DAMRI adalah perusahan umum milik badan usaha milik Negara(BUMN) yang bergerak di
bidang transportasi pelayanan jasa,orang dan barang diatas jalan banyak karyawan, sedangkan
sistem penggajian karyawan yang digunakan masih secara manual. Dan dalam bidang keuangan
suatu sistem yang digunakan haruslah tepat karena guna menghindari kesalahan pencatatan /
merekap gaji. Untuk itu maka diperlukan suatu sistem yang terkomputerisasi dalam rangka
memberikan informasi kepada para karyawan dan pihak lainnya secara tepat, cepat dan akurat.
Berdasarkan uraian diatas, maka kami tertarik untuk menganalisis Sistem Penggajian pada PT.
PERUM DAMRI Sehubungan dengan itu, maka kami memilih judul Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP)
ini :”ANALISA SISTEM PENGGAJIAN KARYAWAN PADA PT.PERUM DAMRI”
1.2 Maksud dan Tujuan
Maksud penulisan tugas Kuliah Kerja Praktek ini adalah :
1.Mengimplementasikan ilmu yang penulis peroleh selama mengikuti kuliah yang dipraktekan di
Kuliah Kerja Praktek.
2 Mengetahui cara kerja sistem penggajian karyawan pada PT. Perum Damri.
3.Merancang dan menerapkan sistem penggajian yang terkomputerisasi sebagai solusi terhadap
masalah yang dihadapi oleh PT.Perum Damri.
4 Membantu meningkatkan efisiensi dan efektifitas sistem kerja yang baik pada perusahaan.
Sedangkan tujuan dalam penulisan tugas Kuliah Kerja Praktek ini adalah untuk memenuhi salah satu
syarat tugas kuliah Diploma Tiga (D-III) Jurusan Manajemen Informatika dan Komputer (AMIK BSI).
1.3 Metode Penelitian
Untuk memperoleh data atau informasi yang diperlukan dalam penulisan tugas Kuliah Kerja Praktek
ini, penulis menggunakan beberapa metode yang penulis gunakan, yaitu :
1. Metode pengamatan ( Observation )
Penulis mengamati secara langsung terhadap kegiatan-kegiatan yang dilakukan di PT. Perum Damri
Sakti agar dapat mengetahui setiap proses yang dikerjakan oleh para karyawan.
2. Wawancara ( Interview )
Secara langsung berinterasi dan melakukan Tanya jawab dengan pihak-pihak PT. Perum Damri yang
berhubungan langsung dengan masalah yang diteliti.
3. Studi Pustaka ( Library Research )
Penulis mengumpulkan data dari buku-buku yang berkaitan dengan masalah yang akan dibahas.
1.4 Ruang Lingkup
Dalam penulisan tugas Kuliah Kerja Praktek ini, penulis hanya membahas tentang sistem
penggajian yang cukup luas ini dan agar makalah ini mencapai sasaran maka ruang lingkup
pembahasan dimulai dari proses rekap absen, proses perhitungan gaji, proses pembayaran gaji,
proses pembuatan laporan.
1.5 Sistematika Penulisan
2. Sistematika penulisan merupakan uraian tentang susunan dari penulisan itu sendiri yang
dibuat secara teratur dan terperinci, sehingga memberikan gambaran secara menyeluruh.
Adapun sistematika penulisan Tugas Kuliah Kerja Praktek ini terdiri dari lima bab, yaitu :
3.
4. BAB I :
PENDAHULUAN
5. Dalam bab ini penulis membahas tentang latar belakang, maksud dan tujuan penulisan,
metode riset dalam memperoleh data atau informasi, ruang lingkup dan sistematika
penulisan yang dibahas dalam bab demi bab.
6. BAB II :
LANDASAN TEORI
7. Bab ini penulis juga mengemukakan uraian secara teoritis mengenai pengertian
informasi, sistem akuntansi, dan peralatan pendukung ( Tools System ) yang penulis
gunakan dapa penerapan sistem berjalan seperti Diagram Alir Data (DAD), normalisasi
dan kamus data dalam proses berjalannya sistem pengkodean.
8. BAB III :
ANALISA SISTEM BERJALAN
9. Bab ini penulis menerangkan tentang uraian umum, tinjauan perusahaan yang meliputi
sejarah perusahaan, struktur organisasi dan fungsi, prosedur sistem berjalan, diagram alir
data (DAD) sistem berjalan, kamus data sistem berjalan, spesifikasi sistem berjalan yang
terdiri dari bentuk dokumen masukan dan bentuk dokumen keluaran, permasalahan
pokok dan alternatife pemecahan masalah.
10. BAB V :
PENUTUP
11. Pada bab ini merupakan bab terakhir yang berisi tentang kesimpulan serta saran beserta
koreksi dari hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis.
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Dan Sistem
Sistem saat ini banyak digunakan, banyak orang yang membicarakan tentang sistem. Baik
perbankan, sistem pemasaran, sistem pembelian dan lainnya. Sistem sangat penting bagi manajemen
pada semua tingkatan tertentu sistem informasi guna mendukung di dalam pengambilan keputusan.
Mempelajari suatu sistem akan lebih mengetahui bila mengetahui dahulu apakah suatu sistem itu. Untuk
lebih memahami pengertian sistem, sistem informasi akuntansi, maka kami akan menambahkan definisi
tentang hal tersebut diatas.
2.1.1 Pengertian Sistem
Menurut Widjajanto (2001:2),”sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian
yang
saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan
yaitu input, proses, dan output”.
Menurut Al Bahar (2005:3) menjelaskan bahwa : ‘‘ Sistem adalah kumpulan dari komponen atau
elemen-elemen atau subsistem-subsistem”.
Sedangkan menurut Simamora (2000:176),”sistem adalah seperangkat peraturan dan prosedur yang
dirancang untuk memastikan bahwa tugas tertentu dilaksanakan dalam suatu cara yang sudah
ditetapkan sebelumnya”
2.1.2 Karakter Sistem
1.
Komponen Sistem ( Components )
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi artinya saling bekerja sama
membentuk suatu kesatuan, komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa
suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem
untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
2.
Batas Sistem ( Boudary )
Batasan sistem ( Boudary ) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang
lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang
sebagai satuan kesatuan.
3.
Lingkungan Luar Sistem ( Environment )
Lingkungan luar ( Environment ) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang
mempengaruhi operasi sistem.
4. Penghubung Sistem ( Interface )
Penghubung ( Interface ) merupakan media penghubung dari satu subsistem dengan subsistem yang
lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari subsistem yang
lainnya.
5. Masukan Sistem ( Input )
Masukan ( Input ) adalah energy yang dimasuk kedalam subsistem
6. Keluaran Sistem ( Output )
Keluaran ( Output ) adalah hasil dari energy yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang
berguna dan sisa pembangunan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau
kepada supra sistem.
7. Pengolahan Sistem ( Process )
Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan masukan menjadi keluaran, sebagai contoh
sistem akuntansi. Sistem ini akan mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan
oleh manajemen.
2.1.3 Pengertian Gaji
1. Menurut Mulyadi (1989, p377) “Gaji adalah pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan
oleh karyawan baik yang mempunyai jabatan maupun karyawan pelaksana”.
2. Menurut Harianja(2002:34) gaji adalah salah satu unsur yang penting yang dapat mempengaruhi
kinerja karyawan, sebab gaji adalah alat untuk memenuhi berbagai kebutuhan pegawai,
sehingga dengan gaji yang diberikan pegawai akan termotivasi untuk bekerja lebih giat.
3. Menurut Handoko(2003) mengemukakan pengertian gaji adalah pemberian pembayaran
finansial kepada karyawan sebagai balas jasa untuk pekerjaan yang dilaksanakan dan sebagai
motivasi pelaksanaan kegiatan di waktu yang akan datang.
2.1.4 Sistem Akuntansi Penggajian
menurut Widjajanto (2001 : 1) “Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling
berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahap yaitu input, proses dan output”.
Selanjutnya Marom (2002 : 1) menyatakan “Sistem adalah suatu jaringan dari prosedur-prosedur
yang disusun dalam rangkaian secara menyeluruh untuk melaksanakan berbagai kegiatan atau fungsi
pokok dalam suatu badan usaha”.
Menurut Cole dalam Baridwan (1999:3), “Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang
saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan
suatu kegiatan atau fungsi perusahaan”.
Kusnadi (2000 : 7) mengemukakan bahwa:
Akuntansi adalah suatu seni atau keterampilan mengolah transaksi atau kejadian yang setidak-tidaknya
dapat diukur dengan uang menjadi laporan keuangan dengan cara sedemikian rupa sistematisnya
berdasarkan prinsip yang diakui umum sehingga para pihak yang berkepentingan atas perusahaan dapat
mengetahui posisi keuangan dan hasil operasinya pada setiap waktu diperlukan dan daripadanya dapat
diambil keputusan maupun pemilihan berbagai alternatif dibidang ekonomi.
Kemudian Jusup (2001:4) menyatakan, “Akuntansi adalah suatu disiplin yang menyediakan informasi
yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efisien dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan suatu
organisasi”
Selanjutnya menurut Mulyadi (2001:3) “Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan
yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh
manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.
Niswonger (1999:446) mengemukakan bahwa:
Istilah gaji (salary) biasanya digunakan untuk pembayaran atas jasa manajerial, administratif, dan jasajasa yang sama. Tarif gaji biasanya diekspresikan dalam periode bulanan. Istilah upah (wages) biasanya
digunakan untuk pembayaran kepada karyawan lapangan (pekerja kasar) baik yang terdidik maupun
tidak terdidik. Tarif upah biasanya diekspresikan secara mingguan atau perjam.
Sementara Mulyadi (2001:373) mengemukakan bahwa:
Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang
mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas
penyeraha jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara
tetap perbulan, sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan
produk yang di hasilkan.
2.2 Peralatan Pendukung
Peralatan pendukung (tool system) merupakan alat yang digunakan untuk menggambarkan bentuk
logika model dari suatu sistem dengan menggunakan symbol-simbol lambang dan diagram. Adapun
peralatan pendukung untuk merancang model sistem, terdiri dari
2.1.3 Diagram Alir Data(DAD)
Definisi Data Flow Diagram menurut jogianto (2005:700). Data Flow Diagram digunakan untuk
menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika
tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik
dimana data tersebut akan disimpan. Data Flow Diagram merupakan alat yang digunakan metodologi
pengembangan sistem yang terstruktur.
1.Kesatuan Luar
Keluaran luar (external entity) merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang dapat
bebrupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan
memberikan input atau menerima output dari sistem.
2. Arus Data
Digambarkan dengan anak panah yang digunakan untuk arah dari proses sistem. Data Flow ini
digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau informasi dari satu bagian ke bagian lainnya.
Data Flow ini mengalir diantara proses (process), simpanan data ( Data Store ) dan kesatuan luar
(external entity). Selain menunjukan arah alir data, arus data ini perlu diberikan nama sesuai dengan
data atau informasi yang dimaksud.
3. Proses
Proses digambarkan dengan bujur sangkar dengan sudut membulat digunakan untuk menunjukan
adanya suatu perubahan didalam transformasi. Proses-proses tersebut selalu menunjukan perubahan
atau perubahan data. Jadi aliran data yang meninggalkan suatu proses selalu diberi label yang berbeda
dari aliran data yang merusak.
4. Simpanan Data
Penyimpanan data digambarkan dengan bujur sangkar dengan ujung terbuka, yang menunjukan
penyimpanan data. Simpanan data menunjukan tempat penyimpanan data-data yang memungkinkan
penambahan dan perolehan data.
2.1.4 Kamus Data
Kamus data adalah suatu aplikasi khusus dari jenis kamus-kamus yang digunakan sebagai refensi
kehidupan setiap hari. Kamus data merupakan hasil referensi data mengenai data (maksimal,
metadata), suautu data data yang disusun oleh penganalisis sistem yang membimbing mereka selama
melakukan analisa dan desain. Sebagai suatu dokumen, kamus data mengumpulkan dan
mengkoordinasi istilah-istilah data tertentu, dan menjelaskan apa arti dari setiap istilah yang ada.
Fungsi dari kamus data adalah sebagai suatu katalog yang menjelaskan lebih dari tentang DAD yang
mencakup proses, data flow dan data store. Selain itu juga untuk menghindari penggunaan kata-kata
yang sama, karena itu kamus data disusun secara abjad
1. Nama Arus Data
Kamus data dibuat berdasararkan arus data yang mengalir di DAD, maka nama dari arus data juga
harus dicatat dikamus data, sehingga mereka yang membaca DAD dan memerlukan penjelasan lebih
lanjut tentang suatu arus data tertentu di DAD dapat langsung mencarinya dengan mudah dikamus
data.
2. Alias
Alias atau nama lain dari data dapat ditulis bila nama lain ada. Alias perlu ditulis karena data yang
sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen satu dengan yang lainnya.
3.Bentuk Data
Data yang mengalir dari hasil suatu proses ke proses lainnya dalam bentuk dokumen dasar atau
formulir, dokumen hasil cetak komputer, laporan terarah, tampilan layar dimonitor, variable dan
parameter dan parameter dan field-field adalah bentuk data dari arus data yang mengalir yang perlu
dicatat dikamus data.
4. Arus Data
Arus data menunjukan dari nama data mengalir dan kemana data akan menuju. Keterangan arus data
ini perlu dicatat dikamus data supaya memudahkan mencari arus data ini di DAD.
5. Penjelasan
Untuk menjelaskan lagi tentang makna dari arus data yang dicatat dari kamus data, maka bagi
penjelsan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.
6. Periode
Periode ini menunjukan kapan terjadinya arus data ini. Periode ini perlu dicatat dikamus data karena
dapat digunakan untuk mendefinisikan kapan input dan harus dimasukan kedalam sistem, kapan
proses program harus dilakukan, dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.
7. Volume
Volume yang dicatat didalam kamus data adalah tentang volume rata-rata dan volume puncak dari
arus data. Volume rata-rata menunjukan banyaknya arus data yang mengalir dalam suatu periode
tertentu, sedangkan volume puncak merupakan volume yang terbanyak.
8. Struktur Data
Struktur data menunjukan yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari item-item atau elemen data.
Selain hal-hal diatas, kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk mempersingkat arti actual maka
symbol yang dijelaskan, yang disebut “notasi”. Dimana notasi kamus data lebih mudah menjelaskan
datanya dibandingkan dengan narasi. Notasi atau symbol yang digunakan ada dua macam yaitu :
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN