Minggu 12 MATERI UAS Minggu VIII sd Minggu XIV | Maria Suryaningsih, SE, M.Ak
Minggu Ke 12
Siklus Penggajian dan
Manajemen Sumber Daya
Manusia
Aktivitas Siklus Penggajian
• Apakah aktivitas-aktivitas dasar yang dilakukan
dalam siklus penggajian ?
1. Perbarui File Induk Penggajian
2. Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak
3. Validasi Data Waktu dan Kehadiran
4. Mempersiapkan Penggajian
5. Membayar Gaji
6. Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar
Perusahaan
7. Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potongan Lain-Lain
Perbarui File Induk Penggajian
(Aktivitas 1)
• Aktivitas pertama dalam siklus manajemen
sumber daya manusia / penggajian melibatkan
pembaruan file induk penggajian untuk
mencerminkan berbagai jenis perubahan
penggajian seperti: mempekerjakan orang baru,
pemberhentian, perubahan tingkat gaji, atau
perubahan dalam pengurangan diskresi.
• Merupakan hal yang penting untuk diperhatikan
bahwa semua perubahan penggajian
dimaksudkan tepat pada waktunya dan secara
tepat ditampilkan dalam periode pembayaran
berikutnya.
Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak
(Aktivitas 2)
• Aktivitas kedua dalam siklus manajemen
sumber daya manusia / penggajian adalah
memperbarui informasi mengenai tarif dan
pemotongan pajak lainnya.
• Perubahan tersebut terjadi ketika bagian
penggajian menerima pembaruan mengenai
perubahan dalam tarif pajak dan pemotongan
gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan
perusahaan asuransi.
Validasi Data Waktu dan Kehadiran
(Aktivitas 3)
• Aktivitas ketiga dalam siklus penggajian
adalah memvalidasi data waktu dan
kehadiran pegawai.
• Informasi ini datang dalam berbagai
bentuk, bergantung pada status
pembayaran pegawai.
Validasi Data Waktu dan Kehadiran
(Aktivitas 3)
• Apakah skema pembayaran itu ?
– Kartu waktu digunakan untuk membayar
pegawai yang berdasar per jam.
– Laporan tersendiri bagi profesional
– Komisi langsung atau komisi gaji plus
– Insentif dan bonus
Validasi Data Waktu dan Kehadiran
(Aktivitas 3)
Prosedur:
• Departemen penggajian
bertanggungjawab validasi catatan waktu
pegawai.
• Bagi para pegawai pabrik, validasi
melibatkan perbandingan jumlah waktu
kerja dengan waktu yang digunakan pada
setiap kerja.
Validasi Data Waktu dan Kehadiran
(Aktivitas 3)
• The payroll clerk calculates batch totals
and enters them along with the time data.
• The batch totals are recalculated by the
computer after subsequent processing
steps.
• Data transaksi penggajian dimasukkan
melalui terminal online.
• Edit checks are performed on each time
and attendance record.
Validasi Data Waktu dan Kehadiran
(Aktivitas 3): Peluang untuk
menggunakan teknologi informasi
• Apakah peluang untuk menggunakan teknologi
informasi Validasi Data Waktu dan Kehadiran
(Aktivitas 3)?
– Mengumpulkan data waktu dan kehadiran pegawai
secara elektronis sebagai ganti dokumen kertas.
– Penggunaan pembaca kartu untuk mengumpulkan
data waktu kerja.
– Penggunaan jam waktu elektronis
Mempersiapkan Penggajian
(Aktivitas 4)
• Aktivitas keempat dalam siklus penggajian
adalah mempersiapkan penggajian.
• Data mengenai jam kerja diberikan dari
departemen tempat pegawai bekerja..
• Informasi tingkat gaji didapat dari file induk
penggajian.
• Orang yang bertanggunjawab membuat cek
pembayaran tidak dapat membuat rekord baru
ke file ini.
Mempersiapkan Penggajian
(Aktivitas 4)
• Prosedur:
• Pemrosesan penggajian dilakukan dalam
departemen operasi komputer.
• File transaksi penggajian diurut
berdasarkan nomor pegawai.
• File data yang telah diurutkan kemudian
digunakan untuk membuat cek gaji
pegawai.
Mempersiapkan Penggajian
(Aktivitas 4)
• Semua potongan penggajian akan
dijumlah dan totalnya dikurangkan dari
gaji kotor untuk mendapatkan gaji bersih
• Apakah jenis pemotongan penggajian?
– Potongan pajak penghasilan
– Potongan sukarela
• Akhirnya, daftar penggajian dan cek gaji
pegawai dicetak.
Mempersiapkan Penggajian
(Aktivitas 4) : Peluang untuk
menggunakan teknologi informasi
• Apakah peluang untuk menggunakan
teknologi informasi mempersiapkan
penggajian (Aktivitas 4)?
– Menghasilkan dan menyalurkan laporan
penggajian elektronis daripada laporan
kertas.
– Terminal online
– Intranet perusahaan
Membayar Gaji (Aktivitas 5)
• Aktivitas kelima adalah pembayaran yang
sesungguhnya atas cek gaji ke pegawai.
• Sebagian besar pegawai dibayar dengan
menggunakan cek atau dengan
penyimpanan langsung gaji bersih ke
rekening bank pribadi mereka.
Membayar Gaji (Aktivitas 5)
• Prosedur :
• Sekali cek gaji dibuat (dipersiapkan),
daftar penggajian dikirim ke bagian hutang
usaha untuk ditinjau dan disetujui.
• Voucher pengeluaran kemudian dibuat.
• Voucher pengeluaran dan penggajian
kemudian dikirim ke kasir.
Membayar Gaji (Aktivitas 5) : Peluang
pemakaian teknologi informasi
• Apakah peluang pemakaian teknologi
informasi ke pembayaran gaji (Aktivitas
5)?
– Penyimpanan langsung
– Outsourcing untuk fungsi penggajian dan
SDM mereka ke biro jasa penggajian dan
organisasi tenaga kerja
Hitung Kompensasi dan Pajak
yang Dibayar Perusahaan
(Aktivitas 6)
• Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan
kompensasi pegawai secara langsung
• Hukum federal dan negara bagian juga mensyaratkan
perusahaan untuk memberikan kontribusi dalam
persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai, hingga ke
batas maksimum tahunan, untuk dana asuransi
kompensasi pengangguran federal dan negara bagian.
• Perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau
menanggung keseluruhan pembayaran premi asuransi
kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai.
Hitung Kompensasi dan Pajak yang
Dibayar Perusahaan (Aktivitas 6)
• Banyak perusahaan juga menawarkan
pada para pegawai mereka rencana
kompensasi fleksibel.
• Banyak perusahaan menawarkan dan
memberikan kontribusi atas pilihan
rencana tabungan hari tua.
Keluarkan Pajak Penghasilan dan
Potongan Lain-Lain (Aktivitas 7)
• Aktivitas terakhir dalam proses penggajian
membayar kewajiban pajak penghasilan
dan potongan sukarela lainnya dari setiap
pegawai.
• Organisasi harus secara periodik
membuat cek atau menggunakan transfer
dana secara elektronis untuk membayar
berbagai kewajiban pajak yang terjadi.
Keluarkan Pajak Penghasilan dan
Potongan Lain-Lain (Aktivitas 7)
• Lembaga pemerintah terkait
menspesifikasikan waktu untuk
pembayaran ini.
• Dana yang secara sukarela dikurangi dari
cek gaji pegawai untuk berbagai
kompensasi, seperti rencana tabungan
gaji, harus dibayarkan ke organisasi
terkait.
Tujuan Pengendalian,
Ancaman, dan Prosedur
• Fungsi utama kedua dari SIA dalam manajemen
SDM / penggajian adalah menyediakan
pengendalian internal yang memadai agar dapat
memastikan terpenuhinya tujuan-tujuan berikut
ini :
1. Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan
benar.
2. Semua transaksi penggajian yang dicatat valid.
3. Semua transaksi penggajian yang valid dan
diotorisasi dicatat
4. Semua transaksi penggajian dicatat secara akurat.
Tujuan Pengendalian,
Ancaman, dan Prosedur
5. Peraturan pemerintah terkait yang
berhubungan dengan pengiriman pajak dan
pengisian laporan penggajian serta MSDM
telah dipenuhi.
6. Aset (baik kas dan data) dijaga dari
kehilangan atau pencurian.
7. Aktivitas siklus manajemen SDM /
penggajian dilakukan secara efisien dan
efektif.
Tujuan Pengendalian,
Ancaman, dan Prosedur
• Apakah ancaman-ancamannya?
1. Mempekerjakan pegawai yang tidak berkualifikasi
atau berkelakuan buruk
2. Pelanggaran hukum ketenagakerjaan
3. Perubahan file induk penggajian tanpa otorisasi
4. Data waktu yang tidak akurat
5. Pemrosesan penggajian yang tidak akurat
6. Pencurian atau distribusi cek gaji tipuan
7. Kehilangan atau pengungkapan data tanpa otorisasi
8. Kinerja yang kurang baik
Tujuan Pengendalian,
Ancaman, dan Prosedur
• Apakah prosedur pengendalian yang
dapat diterapkan?
– Prosedur mempekerjakan yang baik,
termasuk verifikasi keahlian pelamar kerja,
referensi dan riwayat pekerjaan
– Dokumentasi lengkap atas prosedur untuk
mempekerjakan
– Pemindahan tugas
– Total batch dan pengendalian aplikasi lainnya
Tujuan Pengendalian,
Ancaman, dan Prosedur
– Setoran langsung
– Distribusi cek gaji dilakukan oleh seseorang
yang independen dari proses penggajian
– Penyelidikan cek gaji yg tidak diklaim
– Pengunaan rekening giro terpisah untuk
penggajian
– Pengendalian akses
– Prosedur pembuatan cadangan
– Enkripsi data
Kebutuhan Informasi dan Prosedur
• Fungsi ketiga SIA adalah memberikan
informasi yang berguna untuk
pengambilan keputusan.
• Sistem penggajian harus didesain untuk
mengumpulkan dan mengintegrasikan
data biaya dengan jenis informasi lainnya
agar memungkinkan pihak manajemen
membuat jenis keputusan berikut ini :
Kebutuhan Informasi dan Prosedur
1 Kebutuhan pegawai di masa mendatang
2 Kinerja pegawai
3 Moral pegawai
4 Efisiensi dan efektivitas pemrosesan
penggajian
Kebutuhan Informasi dan Prosedur
• Beberapa informasi biasanya diberikan oleh
sistem penggajian.
• Informasi lainnya, seperti data tentang keahlian
pegawai, biasanya diberikan oleh sistem
manajemen SDM.
• Informasi lainnya, seperti data mengenai moral
pegawai, biasanya tidak dikumpulkan baik oleh
sistem manajemen SDM / penggajian.
Model Data Siklus Penggajian
Lamaran
Keahlian
(1, N)
(1, N)
Lamaran
Perekrutan
(1, N)
Untuk
(1, 1)
Perekrutan
Model Data Siklus Penggajian
• Apakah hubungan antara keahlian dan
perekrutan itu ?
– Satu-ke-banyak
• Hubungan banyak ke banyak antara keahlian
dan perekrutan mencerminkan fakta bahwa
setiap iklan dapat mencari beberapa keahlian
tertentu dan bahwa, dengan berjalannya waktu,
mungkin saja terdapat beberapa iklan untuk
sebuah keahlian tertentu.
Model Data Siklus Penggajian
• Apakah hubungan antara kegiatan
perekrutan dan lamaran pekerjaan itu?
– Banyak-ke-banyak
• Mengapa?
– Karena banyak orang yang biasanya melamar
untuk setiap lowongan pekerjaan
– Tetapi mereka juga dapat mengirimkan
lamaran ke lebih dari satu kegiatan
perekrutan.
Minggu Ke 12
********
SELESAI
********
Siklus Penggajian dan
Manajemen Sumber Daya
Manusia
Aktivitas Siklus Penggajian
• Apakah aktivitas-aktivitas dasar yang dilakukan
dalam siklus penggajian ?
1. Perbarui File Induk Penggajian
2. Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak
3. Validasi Data Waktu dan Kehadiran
4. Mempersiapkan Penggajian
5. Membayar Gaji
6. Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar
Perusahaan
7. Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potongan Lain-Lain
Perbarui File Induk Penggajian
(Aktivitas 1)
• Aktivitas pertama dalam siklus manajemen
sumber daya manusia / penggajian melibatkan
pembaruan file induk penggajian untuk
mencerminkan berbagai jenis perubahan
penggajian seperti: mempekerjakan orang baru,
pemberhentian, perubahan tingkat gaji, atau
perubahan dalam pengurangan diskresi.
• Merupakan hal yang penting untuk diperhatikan
bahwa semua perubahan penggajian
dimaksudkan tepat pada waktunya dan secara
tepat ditampilkan dalam periode pembayaran
berikutnya.
Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak
(Aktivitas 2)
• Aktivitas kedua dalam siklus manajemen
sumber daya manusia / penggajian adalah
memperbarui informasi mengenai tarif dan
pemotongan pajak lainnya.
• Perubahan tersebut terjadi ketika bagian
penggajian menerima pembaruan mengenai
perubahan dalam tarif pajak dan pemotongan
gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan
perusahaan asuransi.
Validasi Data Waktu dan Kehadiran
(Aktivitas 3)
• Aktivitas ketiga dalam siklus penggajian
adalah memvalidasi data waktu dan
kehadiran pegawai.
• Informasi ini datang dalam berbagai
bentuk, bergantung pada status
pembayaran pegawai.
Validasi Data Waktu dan Kehadiran
(Aktivitas 3)
• Apakah skema pembayaran itu ?
– Kartu waktu digunakan untuk membayar
pegawai yang berdasar per jam.
– Laporan tersendiri bagi profesional
– Komisi langsung atau komisi gaji plus
– Insentif dan bonus
Validasi Data Waktu dan Kehadiran
(Aktivitas 3)
Prosedur:
• Departemen penggajian
bertanggungjawab validasi catatan waktu
pegawai.
• Bagi para pegawai pabrik, validasi
melibatkan perbandingan jumlah waktu
kerja dengan waktu yang digunakan pada
setiap kerja.
Validasi Data Waktu dan Kehadiran
(Aktivitas 3)
• The payroll clerk calculates batch totals
and enters them along with the time data.
• The batch totals are recalculated by the
computer after subsequent processing
steps.
• Data transaksi penggajian dimasukkan
melalui terminal online.
• Edit checks are performed on each time
and attendance record.
Validasi Data Waktu dan Kehadiran
(Aktivitas 3): Peluang untuk
menggunakan teknologi informasi
• Apakah peluang untuk menggunakan teknologi
informasi Validasi Data Waktu dan Kehadiran
(Aktivitas 3)?
– Mengumpulkan data waktu dan kehadiran pegawai
secara elektronis sebagai ganti dokumen kertas.
– Penggunaan pembaca kartu untuk mengumpulkan
data waktu kerja.
– Penggunaan jam waktu elektronis
Mempersiapkan Penggajian
(Aktivitas 4)
• Aktivitas keempat dalam siklus penggajian
adalah mempersiapkan penggajian.
• Data mengenai jam kerja diberikan dari
departemen tempat pegawai bekerja..
• Informasi tingkat gaji didapat dari file induk
penggajian.
• Orang yang bertanggunjawab membuat cek
pembayaran tidak dapat membuat rekord baru
ke file ini.
Mempersiapkan Penggajian
(Aktivitas 4)
• Prosedur:
• Pemrosesan penggajian dilakukan dalam
departemen operasi komputer.
• File transaksi penggajian diurut
berdasarkan nomor pegawai.
• File data yang telah diurutkan kemudian
digunakan untuk membuat cek gaji
pegawai.
Mempersiapkan Penggajian
(Aktivitas 4)
• Semua potongan penggajian akan
dijumlah dan totalnya dikurangkan dari
gaji kotor untuk mendapatkan gaji bersih
• Apakah jenis pemotongan penggajian?
– Potongan pajak penghasilan
– Potongan sukarela
• Akhirnya, daftar penggajian dan cek gaji
pegawai dicetak.
Mempersiapkan Penggajian
(Aktivitas 4) : Peluang untuk
menggunakan teknologi informasi
• Apakah peluang untuk menggunakan
teknologi informasi mempersiapkan
penggajian (Aktivitas 4)?
– Menghasilkan dan menyalurkan laporan
penggajian elektronis daripada laporan
kertas.
– Terminal online
– Intranet perusahaan
Membayar Gaji (Aktivitas 5)
• Aktivitas kelima adalah pembayaran yang
sesungguhnya atas cek gaji ke pegawai.
• Sebagian besar pegawai dibayar dengan
menggunakan cek atau dengan
penyimpanan langsung gaji bersih ke
rekening bank pribadi mereka.
Membayar Gaji (Aktivitas 5)
• Prosedur :
• Sekali cek gaji dibuat (dipersiapkan),
daftar penggajian dikirim ke bagian hutang
usaha untuk ditinjau dan disetujui.
• Voucher pengeluaran kemudian dibuat.
• Voucher pengeluaran dan penggajian
kemudian dikirim ke kasir.
Membayar Gaji (Aktivitas 5) : Peluang
pemakaian teknologi informasi
• Apakah peluang pemakaian teknologi
informasi ke pembayaran gaji (Aktivitas
5)?
– Penyimpanan langsung
– Outsourcing untuk fungsi penggajian dan
SDM mereka ke biro jasa penggajian dan
organisasi tenaga kerja
Hitung Kompensasi dan Pajak
yang Dibayar Perusahaan
(Aktivitas 6)
• Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan
kompensasi pegawai secara langsung
• Hukum federal dan negara bagian juga mensyaratkan
perusahaan untuk memberikan kontribusi dalam
persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai, hingga ke
batas maksimum tahunan, untuk dana asuransi
kompensasi pengangguran federal dan negara bagian.
• Perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau
menanggung keseluruhan pembayaran premi asuransi
kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai.
Hitung Kompensasi dan Pajak yang
Dibayar Perusahaan (Aktivitas 6)
• Banyak perusahaan juga menawarkan
pada para pegawai mereka rencana
kompensasi fleksibel.
• Banyak perusahaan menawarkan dan
memberikan kontribusi atas pilihan
rencana tabungan hari tua.
Keluarkan Pajak Penghasilan dan
Potongan Lain-Lain (Aktivitas 7)
• Aktivitas terakhir dalam proses penggajian
membayar kewajiban pajak penghasilan
dan potongan sukarela lainnya dari setiap
pegawai.
• Organisasi harus secara periodik
membuat cek atau menggunakan transfer
dana secara elektronis untuk membayar
berbagai kewajiban pajak yang terjadi.
Keluarkan Pajak Penghasilan dan
Potongan Lain-Lain (Aktivitas 7)
• Lembaga pemerintah terkait
menspesifikasikan waktu untuk
pembayaran ini.
• Dana yang secara sukarela dikurangi dari
cek gaji pegawai untuk berbagai
kompensasi, seperti rencana tabungan
gaji, harus dibayarkan ke organisasi
terkait.
Tujuan Pengendalian,
Ancaman, dan Prosedur
• Fungsi utama kedua dari SIA dalam manajemen
SDM / penggajian adalah menyediakan
pengendalian internal yang memadai agar dapat
memastikan terpenuhinya tujuan-tujuan berikut
ini :
1. Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan
benar.
2. Semua transaksi penggajian yang dicatat valid.
3. Semua transaksi penggajian yang valid dan
diotorisasi dicatat
4. Semua transaksi penggajian dicatat secara akurat.
Tujuan Pengendalian,
Ancaman, dan Prosedur
5. Peraturan pemerintah terkait yang
berhubungan dengan pengiriman pajak dan
pengisian laporan penggajian serta MSDM
telah dipenuhi.
6. Aset (baik kas dan data) dijaga dari
kehilangan atau pencurian.
7. Aktivitas siklus manajemen SDM /
penggajian dilakukan secara efisien dan
efektif.
Tujuan Pengendalian,
Ancaman, dan Prosedur
• Apakah ancaman-ancamannya?
1. Mempekerjakan pegawai yang tidak berkualifikasi
atau berkelakuan buruk
2. Pelanggaran hukum ketenagakerjaan
3. Perubahan file induk penggajian tanpa otorisasi
4. Data waktu yang tidak akurat
5. Pemrosesan penggajian yang tidak akurat
6. Pencurian atau distribusi cek gaji tipuan
7. Kehilangan atau pengungkapan data tanpa otorisasi
8. Kinerja yang kurang baik
Tujuan Pengendalian,
Ancaman, dan Prosedur
• Apakah prosedur pengendalian yang
dapat diterapkan?
– Prosedur mempekerjakan yang baik,
termasuk verifikasi keahlian pelamar kerja,
referensi dan riwayat pekerjaan
– Dokumentasi lengkap atas prosedur untuk
mempekerjakan
– Pemindahan tugas
– Total batch dan pengendalian aplikasi lainnya
Tujuan Pengendalian,
Ancaman, dan Prosedur
– Setoran langsung
– Distribusi cek gaji dilakukan oleh seseorang
yang independen dari proses penggajian
– Penyelidikan cek gaji yg tidak diklaim
– Pengunaan rekening giro terpisah untuk
penggajian
– Pengendalian akses
– Prosedur pembuatan cadangan
– Enkripsi data
Kebutuhan Informasi dan Prosedur
• Fungsi ketiga SIA adalah memberikan
informasi yang berguna untuk
pengambilan keputusan.
• Sistem penggajian harus didesain untuk
mengumpulkan dan mengintegrasikan
data biaya dengan jenis informasi lainnya
agar memungkinkan pihak manajemen
membuat jenis keputusan berikut ini :
Kebutuhan Informasi dan Prosedur
1 Kebutuhan pegawai di masa mendatang
2 Kinerja pegawai
3 Moral pegawai
4 Efisiensi dan efektivitas pemrosesan
penggajian
Kebutuhan Informasi dan Prosedur
• Beberapa informasi biasanya diberikan oleh
sistem penggajian.
• Informasi lainnya, seperti data tentang keahlian
pegawai, biasanya diberikan oleh sistem
manajemen SDM.
• Informasi lainnya, seperti data mengenai moral
pegawai, biasanya tidak dikumpulkan baik oleh
sistem manajemen SDM / penggajian.
Model Data Siklus Penggajian
Lamaran
Keahlian
(1, N)
(1, N)
Lamaran
Perekrutan
(1, N)
Untuk
(1, 1)
Perekrutan
Model Data Siklus Penggajian
• Apakah hubungan antara keahlian dan
perekrutan itu ?
– Satu-ke-banyak
• Hubungan banyak ke banyak antara keahlian
dan perekrutan mencerminkan fakta bahwa
setiap iklan dapat mencari beberapa keahlian
tertentu dan bahwa, dengan berjalannya waktu,
mungkin saja terdapat beberapa iklan untuk
sebuah keahlian tertentu.
Model Data Siklus Penggajian
• Apakah hubungan antara kegiatan
perekrutan dan lamaran pekerjaan itu?
– Banyak-ke-banyak
• Mengapa?
– Karena banyak orang yang biasanya melamar
untuk setiap lowongan pekerjaan
– Tetapi mereka juga dapat mengirimkan
lamaran ke lebih dari satu kegiatan
perekrutan.
Minggu Ke 12
********
SELESAI
********