TUGAS KOMUNIKASI BISNIS pdf 1
Formatted: No underline
TUGAS STUDI KASUS
“KASUS PT. BCI”
Oleh :
ICHSAN SOFIAN
13011025
Mata Kuliah
KOMUNIKASI BISNIS
(Business Communication)
________________________________
Pengajar :
Dr.HM. Yasir Alwi,SE,MM
Dr. Hj. Yayuk Budi Iriyani,SE,MM
PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN
UNIVERSITAS KRISNADWIPAYANA
2014
I.
PENDAHULUAN
I.1
Latar Belakang Masalah
Pada zaman era teknologi informasi seperti sekarang ini, segala sarana pendukung
penyampaian Informasi telah mengalami kemajuan yang sangat pesat. Kini seakan tidak ada
lagi batasan bagi pengguna tehnologi untuk melakukan komunikasi baik interpersonal maupun
intrapersonal.
Dalam menjalankan organisasinya, seluruh perusahaan baik profit maupun non profit sangat
membutuhkan proses komunikasi serta penyampaian informasi yang memiliki kecepatan dan
keakurasian yang tinggi. Proses komunikasi yang dilakukan baik secara langsung atau tidak
langsung dan satu atau dua arah, semua dapat dilakukan dengan waktu yang sangat singkat.
Kecepatan dalam penyampaian Informasi serta Komunikasi ini telah dimanfaatkan dalamproses
berinteraksi antar manusia. Hal ini dari hari ke hari makin dibutuhkan baik berkomunikasi untuk
kebutuhan informal maupun formal. Kini banyak media komunikasi yang dapat mendukung
proses itu. Dukungan teknologi nano dan komputerisasi melahirkan produk-produk baik
Hardware maupun Software yang dapat meningkatkan kecepatan proses komunikasi dan
dengan hasil yang akurat.Pesatnya peningkatan penggunaan terhadap teknologi komputerisasi
telah melahirkan perusahaan-perusahaan yang efisien dan produktif. Dengan memanfaatkan
teknologi komputasi dan penggunaan database berskala besar sangat membantu perusahaan
dalam meningkatkan produktifitasnya.
Database dari setiap unit yang belum terintegrasi inilah merupakan hambatan dari proses
Komunikasi antar pimpinan dengan bawahan yang dapat menghambat produktivitas suatu
perusahaan. Namun disisi lain, dengan banyaknya unit dalam proses bisnis suatu perusahaan
mengakibatkan setiap unit memiliki kebutuhan akan data base yang berbeda-beda. Seperti
misalnya bagian keuangan, hanya membutuhkan database yang berkaitan dengan transaksi
keuangan, Bagian marketing hanya membutuhkan database hasil riset pasar dan bagian
Operasional membutuhkan database
material,
proses dan lainnya
sedangkan HRD
membutuhkan database karyawannya. Dalam pengambilan keputusan, seorang CEO atau
pimpinan tertinggi perusahaan membutuhkan informasi-informasi dari setiap unitnya untuk
dijadikan bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan strategis perusahaan. Proses ini
sangat membutuhkan Kecepatan dan keakurasian informasi yang tinggi dan membutuhkan
proses komunikasi sangat cepat antar atasan dan bawahan.
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 2 of 24
Deleted: Z
PT BCI adalah perusahaan yang bergerak dibidang jasa konsultan teknologi informasi.
Kompetensi inti dari perusahaan ini adalah mendesain. Sistem Informasi yang handal bagi
suatu perusahaan baik dari sisi keamanan, kecepatan dan kapasitas serta kemudahan
pengoperasiannya.PT BCI memiliki keunggulan produknya dibanding perusahaan yang
bergerak dibidang yang sejenis atau biasa disebut pesaing. Dalam mengelola perusahaannya,
PT BCI mempekerjakan karyawan yang berkompeten dibidangnya baik mulai dari Programer,
Marketer, Trainer serta System Analis.
Di Indonesia khususnya kota Jakarta memiliki aktifitas bisnis yang sangat kompleks. Begitu
banyaknya perusahaan yang melakukan kegiatan bisnisnya di kota Jakarta.Perusahaanperusahaan ini memiliki kegiatan bisnis yang beragam, mulai dari profit maupun non
profit.Namun dari sekian banyaknya prusahaan tersebut, baru sedikit perusahaan yang benarbenar memanfaatkan teknologi komunikasi secara optimal. Akibatnya terkadang teknologi
canggih yang mereka gunakan justru menjadi beban biaya tersendiri bagi operasional
perusahaan mereka. Kurang optimalnya penggunaan database yang terpisah serta tidak
memiliki suatu sistem yang terintegrasi merupakan kendala bagi perusahaan-perusahan yang
ada di Jakarta tersebut.Para Pimpinan perusahaan dari perusahaan tersebut melakukan
pengambilan keputusan bisnisnya dengan proses-proses komunikasi antar bagian dengan
waktu yang relatif lambat. Hal ini tentunnya dapat mengurangi produktifitas mereka dalam
menjalankan proses bisnisnya.
Fenomena ini tentu merupakan peluang yang besar bagi PT BCI untuk memasarkan produknya
berupa suatu Software yang dapat mengintegrasikan berbagai database setiap unit disuatu
perusahaan agar menjadi sebuah aplikasi yang langsung dapat dijadikan sumber pengambilan
keputusan bagi Pimpinan perusahaan.Software ini merupakan Software aplikasi yang dapat
mendukung Sistem Informasi Manajemen suatu perusahaan yang memanfaatkan Teknologi
Komunikasi yang terkini. Software Aplikasi ini dapat dipasang pada Smartphone atau Gadget
yang dapat digunakan sehari hari dengan mudah oleh pimpinan perusahaan tanpa terhambat
oleh batasan ruang , jarak dan waktu.
PT BCI minggu lalu mengadakan seminar sehari dengan tema “ Sistem Informasi Perusahaan
Kecil dan Menegah” yang diselenggarakan di Hotel Sahid Jakarta Pusat. Tujuan utama seminar
tersebut adalah agar bagaimana caranya perusahaan kecil dan menengah di Jakarta dapat
lebih maju dan berkembang dengan memanfaatkan secara optimal MIS dalam mengelola
perusahaannya. Dalam seminar tersebut telah dipungut biaya pendaftaran bagi para peserta
sebesar Rp 550.000,- /peserta dan diikuti oleh 40 orang direktur dan Manajer Perusahaan
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 3 of 24
Menengah/ Kecil.Ternyata dalam seminar tersebut selain memperoleh popularitas perusahaan
juga memperoleh keuntungan materi yang lumayan.
5 (Lima hari) kemudian telah berdatangan surat-surat tanggapan atas penyelanggaraan
seminar tersebut. Dari sekian banyak surat yang masuk, ada salah satu sampul surat yang logo
perusahaannya cukup menyolok dan menarik. Ternyata surat tersebut berasal dari PT XYZ
yang berisikan pernyataan apresiasi serta ingin mengundang PT BCI untuk mempresentasikan
lebih lanjut di Perusahaannya. Hal ini dilakukannya untuk lebih memahami tentang SIM dan
berniat untuk menerapkan SIM pada perusahaan yang dipimpinnya.
I.2.
Identifikasi Masalah
PT BCI belum memiliki cara yang paling efektif untuk mempromosikan produknya agar dapat
diminati oleh pelaku bisnis yang ada diseluruh Jakarta..Demi mengembangkan bisnisnya, PT
BCI perlu mengkomunikasikan produknya bagi pasar yang potensial ini.
Biasanya didalam mengidentifikasi masalah yang ada pada perusahaan ditemukan hal sebagai
berikut :
·
Sedikitnya tenaga ahli perusahaan yang dapat langsung memberikan konsultansi pada
calon palanggan dengan ritme permintaan yang tinggi
·
Belum maksimalnya penerapan teknik komunikasi yang baik dari staf marketing
perusahaan.
·
Kurangnya tenaga marketing yang handal untuk menganalisa peluang pasar bagi
perusahaan.
·
Banyaknya minat yang merupakan peluang pasar bagi perusahaan namun belum dapat
terpenuhi oleh perusahaan akibat hambatan-hambatan pada komunikasi.
·
Minimnya informasi bagi calon pelanggan tentang jasa yang ditawarkan.
·
Belum adanya brand image yang kuat dalam bentuk logo untuk memperkenalkan
perusahaan sehingga melekat dipikiran dan hati para pelanggan.
·
Kurangnya dana promosi bagi jasa yang akan dijual kepada pelanggan.
Dalam dunia marketing, promosi berarti mengkomunikasikan produk ke calon pelanggan. Hal ini
tentu harus ditentukan terlebih dahulu metode komunikasi apa yang paling efektif dan efisien
bagi perusahaan untuk mensosialisasikan produknya. Dari sudut pandang pemasaran,
komunikasi atau bauran promosi dapat diuraikan sebagai berikut :
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 4 of 24
o
Fungsi Informasi : terutama selama tahap perkenalan produk, ketika baru diperkenalkan
ke pasar dan perusahaan sedang mencoba untuk membangun permintaan primer.
o
Fungsi Persuasi : setelah permintaan primer telah ditetapkan, komunikasi komersial
dapat menekankan persuasi dalam usaha untuk supremasi merek. Permintaan selektif
untuk produk bermerek dari penjual dapat dibangun melalui nama merek, daya tarik
emosional, pengulangan, identifikasi paket dan perangkat sejenis. Hal ini dilakukan
biasanya pada tahap pertumbuhan dalam siklus hidup produk.
o
Fungsi Gabungan Informasi Promosi dan Persuasi : penjual menggabungkan informasi
dan persuasi dalam pesan promosi mereka, berusaha untuk memperluas tuntutan
selektif dan primer pada waktu yang sama. Hal ini, biasanya terjadi ketika produk
tersebut di puncak atau tahap menurun siklus hidup mereka. ( Stanley , 1977; Belch dan
Belch , 1986).
I.3.
Rumusan Masalah
Berdasarkan identifikasi masalah yang terjadi diatas dapat kita rumuskan permasalahan
sebagai berikut :
1.
Bagaimana komunikasi internal dan eksternal yang harus dibangun perusahaan?
2.
Bagaimana perusahaan membangun komunikasi pelanggan sehingga perusahaan
menjadi unggul dalam menghadapi persaingan?
3.
Bagaimanakah perusahaan dapat mengkomunikasikan produknya kepada calon
pelanggannya?
II.
PEMBAHASAN
II.1.
Definisi Komunikasi
Komunikasi adalah sesuatu hal dasar yang selalu dibutuhkan dan dilakukan oleh setiap insan
manusia, karena berkomunikasi merupakan dasar interaksi antar manusia untuk memperoleh
kesepakatan dan kesepahaman yang dibangun untuk mencapai suatu tujuan yang maksimal
diantara kedua nya. Untuk mencapai usaha dalam berkomunikasi secara efektif, maka
sebaiknya kita harus mengetahui sejumlah pemahaman dan persoalan yang terjadi dalam
proses berkomunikasi itu sendiri.
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 5 of 24
II.1.1. Definisi Komunikasi Bisnis
Komunikasi bisnis adalah setiap komunikasi yang digunakan untuk membangun hubungan
antara lebih dari satu orang atau sumber daya intelektual, untuk mempromosikan satu gagasan;
suatu produk; servis; atau suatu organisasi, dengan sasaran untuk menciptakan nilai bagi bisnis
yang dijalankan. Komunikasi Bisnis meliputi pengetahuan yang menyeluruh dari sisi internal
dan
eksternal
bisnis
tersebut.Komunikasi
yang
internal
termasuk
komunikasi
visi
(perseroan/perusahaan), strategi, rencana-rencana, kultur/budaya perusahaan, nilai-nilai dan
prinsip dasar yang terdapat di perusahaan, motivasi karyawan, serta gagasan-gagasan, dll.
Komunikasi eksternal termasuk merek, pemasaran, iklan, hubungan pelanggan, humas,
hubungan-hubungan media, negosiasi-negosiasi bisnis, dll. Bagaimanapun bentuknya, semua
hal tersebut memiliki tujuan yang sama, yaitu menciptakan suatu nilai bisnis (create business
value).
Komunikasi Bisnis adalah suatu proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai
efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur dan sistem organisasi. Dalam kegiatan
komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar Informatif tetapi juga haruslah
Persuasif, agar pihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan dan melakukan
suatu perbuatan atau kegiatan.
II.1.2. Unsur-Unsur dalam Komunikasi
Bagaimana kita berkomunikasi bahkan ketika kita tidak menggunakan kata-kata ? Ketika kita
mulai belajar komunikasi, kitaakan menemukan bahwa kita berkomunikasi dengan lebih dari
kata-kata kita. Dalam komunikasi tatap muka , kata-kata kita hanya bagian dari pesan Apa yang
dibutuhkan untuk berkomunikasi dengan orang lain ?.
Pada kenyataannya, bagian terbesar dari pesan yang kita kirimkan kepada orang lain adalah
terdiri dari informasi non verbal .Hal ini terdiri dari bahasa tubuh kita dan nada suara.Karya
Albert Mehrabian pada komunikasi verbal dan non verbal pada tahun 1960 dan awal 1970-an
adalah masih dianggap sebagai model yang valid hari ini.Dia mengatakan bahwa aspek non
verbal komunikasi seperti nada suara dan gerak tubuh non -verbal berkomunikasi lebih banyak
daripada kata-kata yang diucapkan. Ia juga menemukan bahwa orang lebih cenderung percaya
komunikasi non verbal kiatdaripada komunikasi verbal kiatjika keduanya bertentangan . Dengan
kata lain, Anda paling dipercaya dan paling efektif berkomunikasi ketika semua tiga unsur
komunikasi adalah Nada, Suara dan Kata.
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 6 of 24
II.1.3. Bentuk Komunikasi
Pada dasarnya ada dua bentuk komunikasi yang umum digunakan dalam dunia bisnis,yaitu:
A.
Komunikasi verbal
Komunikasi verbal (verbal communication) merupakan salah satu bentuk komunikasi yang
disampaikan kepada pihak lain melalui tulisan (written) dan lisan (oral). Contohnya adalah
membaca majalah, mambaca surat kabar, mempresentasikan makalah dalam suatu acara
seminar dan lain-lain. Sedangkan komunikasi verbal memilki tipe yang dibedakan menjadi dua
yaitu, berdasarkan aktif atau pasifnya peserta komunikasi dalam proses komunikasi. Dimana
komunikasi verbal dapat bertindak sebagai komunikator atau pengirim pesan dan dapat
bertindak sebagai audience .
Adapun dalam berkomunikasi secara verbal, dibutuhkan pengungkapan kata-kata yang disusun
dalam suatu pola yang berarti, baik dalam bentuk tulisan maupun lisan, seperti :
o
Berbicara dan Menulis
Suatu pesan yang sangat penting dan kompleks, sebaiknya disampaikan dengan menggunakan
tulisan, seperti surat, memo dan laporan.
o
Mendengarkan dan Membaca
Untuk mencapai komunikasi yang efektif, maka diperlukan komunikasi dua arah, dimana orangorang yang terlibat di dalamnya memerlukan ketrampilan mendengar (listening) dan membaca
(reading).
II.1.3.1 Mendengarkan
Selektivitas, meskipun memiliki efek yang merugikan pada bagaimana kita memberikan arti dan
merasakan suara, itu dibutuhkan usaha secara sadar untuk mendengarkan secara obyektif dan
mengurangi kecenderungan kita untuk menghakimi pikiran dan ide-ide yang disajikan.Dengan
menjadi terbuka untuk ide-ide pembicara, kita membiarkan informasi untuk menghubungi kita
tanpa diblokir atau disaring.
Berlatih mendengarkan secara aktif adalah cara terbaik untuk menunjukkan bahwa kita
berpartisipasi dalam aktivitas komunikasi. Memikirkan tentang ide-ide yang diusulkan ,
menganalisis fakta, mengajukan pertanyaan dan meminta penjelasan dari presenter. Pastikan
Anda memahami bagaimana poin yang berbeda berhubungan satu sama lain. Ambil
pengalaman anda tentang presentasi satu langkah lebih jauh. Tanyakan pada diri sendiri
bagaimana Anda dapat menggunakan ide-ide untuk membantu Anda dalam bekerja ( Pearce ,
et al , 1984) . Apa karakteristik pendengar yang baik? Menurut Carol M. Lehman dan Debbie D.
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 7 of 24
Dufrene, yang menulis buku Komunikasi Bisnis, mereka yang berlatih mendengarkan secara
aktif cenderung lebih disukai dan efektif berbagi pesan dengan supervisor, yang mengarah ke
peningkatan kinerja. Seorang supervisor yang merupakan pendengar yang baik lebih mungkin
untuk memiliki karyawan yang memiliki kepuasan pekerjaan tingkat tinggi ( Lehman dan
Dufrene , 1999).
Bagaimana pesan yang disampaikan menyampaikan arti lebih dari tindakan psikologis
memahami dan pengolahan kata-kata saja. Bahasa tubuh pembicara, nada suaranya, dan
caradia mengucapkan beberapa suku kata dengan lebih infleksi daripada yang lain adalah
semua isyarat pendengar menggunakan untuk mencari tahu apa yang pembicara sebenarnya
ingini. Apakah infleksi dan gerakan menekankan pesannya atau konflik dengan apa yang dia
katakan? Gerakan tertentu membawa pesan bahwa pembicara mungkin tidak ingin
mengirimnya. Mempelajari sinyal non –verbal dan apa yang mereka gambarkan dapat
meningkatkan kesadaran dari kedua pembicara dan penonton .
II.1.3.2 Mendengarkan Aktif
A.
Keterampilan Mendengar Dasar
Menjadi pendengar yang baik membutuhkan meningkatkan keterampilan mendengarkan aktif
Anda. Yang dimaksud dengan keterampilan aktif mendengarkan ? Sebagian besar dari kita
menghabiskan setidaknya bagian dari waktu yang kita gunakan untuk mendengarkan dan
menunggu orang untuk berhenti sehingga kita bisa mendapat giliran berikutnya . Hal ini
terutama berlaku ketika percakapan dipanaskan atau ketika informasi yang kita coba untuk
disampaikan sangat penting .
Mendengarkan aktif berarti sebagai seorang yang penuh perhatian dan terlibat dalam
percakapan selama waktu yang kita butuhkan untuk mendengarkan ketika kitaberbicara .Kita
harus belajar untuk secara sadar memperhatikan kata-kata yang dikatakan, tetapi di samping
itu, untuk seluruh pesan bahwa orang lain mencoba untuk menyampaikannya kepada kita.
Untuk melakukan ini, kita harus memperhatikan agar selalu dekat dengan pembicara .
Hal ini membutuhkan konsentrasi dan praktek. Ini berarti bahwa kitasebaiknya menghilangkan
atau mengabaikan gangguan sekitar kita , dan bahwa kita tidak menghabiskan seluruh waktu
datang dengan tanggapan kitaapa yang mereka katakan. Hal ini mungkin terdengar sulit , tetapi
ada beberapa alat sederhana yang dapat Anda gunakan untuk membuat aktif mendengarkan
kebiasaan rutin .
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 8 of 24
B.
Menjadi Pendengar Aktif
Ada lima aspek kunci dari menjadi pendengar yang aktif, kita mungkin sudah akan
menggunakan beberapa dari mereka, tetapi mungkin perlu berlatih lagi. Namun, setelah
kitamenggunakan alat ini dari waktu ke waktu, kitaakan menemukan bahwa mereka
mendapatkan lebih mudah dan lebih mudah . Plus, kita akan belajar banyak tentang orang lain
dan memiliki percakapan yang lebih baik seperti bahwa kitaakan positif diperkuat setiap kali kita
berlatih .
1. Memperhatikan .
Dengan langkah ini ,kita belajar untuk memberikan pembicara perhatian penuh kita. Tapi
kitajuga membiarkan pembicara tahu bahwa kitamendengarkan dengan menggunakan
pengakuan - jenis alat verbal dan non verbal yang membantu menambah bukti bahwa
kitabenar-benar mendengarkan .
o
Carilah pembicara di mata
o
Hentikan obrolan mental
o
Jangan mulai mempersiapkan tanggapan atau sanggahan sementara orang lain
sedang berbicara
o
Pastikan lingkungan Anda tidak mengalihkan perhatian Anda
o
Perhatikan bahasa tubuh pembicara dan nada suara - apa pesan non verbal
memberitahu kita?
o
Jika kitaberada dalam kelompok, hindari percakapan side
2. Menunjukkan fisik bahwa kita mendengarkan.
Gunakan sinyal non verbal dan verbal yang kitasedang mendengarkan pembicara dengan
penuh perhatian.
o
Nod dari waktu ke waktu, saat yang tepat
o
Gunakan ekspresi wajah yang sesuai
o
Pantau bahasa tubuh Anda sendiri. Pastikan kitatetap terbuka dan santai
daripada tertutup dan tegang.
o
Gunakan komentar kecil seperti uh-huh, ya, benar.
3. Periksa pemahaman .
Seperti yang kita pelajari, pengalaman pribadi kita , persepsi kita , dan perasaan kita semua
bisa mempengaruhi cara yang kita dengar. Hal ini dimungkinkan untuk pesan mendapatkan
salah menerjemahkan atau disalahartikan, sehingga kita mendengar pesan yang tidak
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 9 of 24
dimaksudkan.Sebelum menanggapi, itu penting untuk memeriksa pemahaman menggunakan
alat ini.
o
Gunakan mencerminkan dan parafrase . Periksa apakah kitamendengar pesan dengan
benar oleh mengatakan hal-hal seperti " apa yang saya dengar Anda katakan adalah ....
" atau " Jika saya mendengar Anda dengan benar , Anda mengatakan .... " atau " Saya
pikir Anda sedang berbicara tentang ... " .
o
Ajukan pertanyaan yang akan membantu memperjelas makna pembicara . Saran
mencakup hal-hal seperti, " Bisakah Anda ceritakan lebih lanjut tentang ... ? " atau " Apa
maksudmu saat kau bilang ... ? " atau " Saya pikir Anda katakan ... benar? "
o
Rangkum apa yang Anda dengar sesekali - jangan menunggu sampai akhir atau Anda
mungkin tidak ingat persis apa yang dikatakan .
4. Jangan mengganggu
Tidak ada yang baik yang berasal dari menginterupsi pembicara.Kitahanya akan membatasi
kesempatan kitamemahami pesan karena kitatidak akan mendengar semua hal itu dan karena
pembicara akan menjadi frustrasi. Bila ini terjadi maka akan menghambat proses penyampaian
makna pesan.
5. Menanggapi dengan tepat
Bila kita secara aktif mendengarkan, kitamenunjukkan rasa hormat kitauntuk pembicara , serta
memperoleh informasi yang kitabutuhkan untuk membentuk tanggapan kita. Setelah
kitamemiliki informasi dan telah menjelaskan hal itu, saatnya untuk membentuk balasan kita.
Ketika mengekspresikan pikiran kita:
o
Bersikaplah jujur dan terbuka
o
Jadilah hormat
o
Jadilah menyeluruh
Ingat juga bahwa kitapemodelan perilaku yang sangat baik untuk orang lain ketika
kitamenggunakan mendengarkan aktif. tidak akan terkejut mendengar orang lain mulai
menggunakan memperjelas pertanyaan atau mencerminkan frase juga yang akan menjadi hal
yang baik bagi semua orang yang bersangkutan.
6. Mendengarkan dalam Situasi Sulit
Mendengarkan sangat sulit ketika kitaberada dalam situasi panas atau emosional . Agar
komunikasi kitauntuk menjadi sukses dan produktif, kitamungkin perlu untuk menggunakan
beberapa alat tambahan dalam untuk mendengarkan orang lain dan untuk memungkinkan
pertukaran informasi meskipun perasaan kita.
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 10 of 24
Beberapa tips meliputi:
o
Jika memungkinkan, menyarankan agar kitamemindahkan diskusi ke lokasi pribadi
tanpa gangguan.
o
Jika tegangan tinggi, mulai dengan menyepakati apa tujuan kitadiskusi. Apakah
kitamenyelesaikan masalah? Belajar tentang apa yang terjadi dalam situasi yang sulit
?menentukan peran dalam sebuah proyek penting ? Menentukan bagaimana untuk
melanjutkan untuk mencapai tenggat waktu ?Datang dengan tujuan bersama yang
dapat kitaberdua sepakat akan tujuanbekerja dan bahwa kitaberdua bisa lihat kembali
ke percakapan harus pergi di luar topik.
o
Jika kitaperlu, menetapkan aturan-aturan dasar. Ini bisa termasuk setuju bahwa kitatidak
akan memunculkan kejadian lama lagi, bahwa kitaakan menjaga komentar pribadi dari
diskusi, atau bahwa kitaakan menjaga suara kitake bawahdengan baik.
o
Saat mendengarkan, mengingatkan diri kitadari pedoman mendengarkan aktif.
Bernapaslah perlahan-lahan masuk dan keluar agar tetap tenang.
o
Jika kitatidak bisa memperhatikan, cobalah mengulangi kepada diri sendiri dalam pikiran
kitasetiap kata yang orang lain mengatakan. Kemudian kita' mendengar ' pesan dua kali
dan memiliki kesempatan yang lebih baik untuk mendapatkannya.
B.
Komunikasi Nonverbal
Komunikasi nonverbal merupakan bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi
bisnis.Walaupun pada umumnya komunikasi nonverbal memiliki sifat kurang terstruktur
sehingga sulit untuk dipelajari, seperti memahami dalam penggunaan bahasa isyarat, ekspresi
wajah, gerakan tubuh, sandi, simbol-simbol, warna dan intonasi suara. Dalam penyampaiannya,
komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal memilki arti yang berbeda-beda, seperti dalam
komunikasi nonverbal. pesan yang disampaikan biasanya dilakukan secara spontan tanpa
memiliki rencana dan dilakukan secara tidak sadar dan bersifat alami.
Dalam
komunikasi nonverbal ternyata lebih efektif dibandingkan komunikasi verbal.
Menggunakan simbol, ekspresi serta warna visual ternyata lebih cepat dan mudah dimengerti
oleh komunikan dalam berkomunikasi. Penyampaian makna lebih mudah disampaikan oleh
komunikator dan dimengerti oleh komunikan.
v Bahasa Tubuh
Lebih dari setengah dari pesan yang kita kirimkan kepada orang lain adalah non -verbal ,
menurut Mehrabian, cara inibahwa kita menerima lebih dari setengah apa yang seseorang
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 11 of 24
lakukan dalam berkomunikasi melalui pesan bawah sadarmereka dan mengirim dengan bahasa
tubuh.Contoh bahasa tubuh meliputi:
§
Ekspresi wajah
§
Kontak mata ( atau ketiadaan)
§
Cara mereka berdiri atau duduk
§
Tingkat Pernapasan
§
Setiap bergoyang atau gerakan lainnya
§
Gelisah
§
Isyarat dengan lengan atau tangan mereka
§
Memerah
§
Menelan atau batuk
§
Pada dasarnya, bahasa tubuh termasuk apa saja yang mereka lakukan dengan tubuh mereka
selain berbicara. Kita menyadari komunikasi ini secara naluriah, tanpa harus diberitahu apa
artinya.
Komunikasi yang efektif
tergantung pada pengirim dan penerima berbagi arti yang sama.
Tanpa berbagi makna, semua waktu yang dihabiskan untuk menyempurnakan presentasi,
merevisi catatan rapat, atau mengirimkan agenda akanmenjadi sia-sia. Dalam komunikasi
interpersonal di tempat kerja jauh lebih halus dan kompleks.Sebuah interaksi tunggal, ketika
kita memahami konteks hubungan antara dua orang, mengungkapkan lebih dari satu jenis
noise yang berfungsi untuk menghambat kemampuan peserta untuk berbagi makna. Pengirim
harus menjaga penerima dalam pikiran mereka ketika membuat pesan,apakah itu untuk
diucapkan atau disampaikan secara tertulis maupun tidak.
Meskipun banyak orang mungkin berpikir bahwa mendengarkan adalah untuk menjadi pasif,
perilaku manusia yang kita sebut mendengarkan mengaktivasi mekanisme baik fisiologis dan
psikologis.Langkah pertama adalah mendengar, yang mensyaratkan bahwa suara berada
dalam jangkauan pendengaran manusia. Ketika suara-suara terdengar berjalan ke liang telinga,
mereka beresonansi sebagai getaran yang mencapai gendang telinga dan kemudian telinga
tengah. Karena sekitar kita selalu diliputidengan kebisingan, kita belajar untuk menjadi selektif
dan memperhatikan hanya suara-suara yang memiliki arti bagi kita yang kita perhatikan.
Sebaliknya, penerima harus mendengarkan atau membaca secara aktif sehingga bahwa ia
menerjemahkan pesan seobjektif mungkin. Kedua peserta harus diingat bahwa kata bukanlah
nama atau menjelaskan suatu hal. Hal ini hanya merupakan simbol atau representasi dari
benda atau orang atau hal. Fakta bahwa kita mampu memahami satu sama lain sama sekali
adalah karena tingkat makna bersama yang datang dengan berbicara bahasa yang sama.
Namun, kita masing-masing menetapkan makna pada apa yang kita dengar atau baca
berdasarkan latar belakang kita, sikap, keyakinan dan nilai-nilai.
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 12 of 24
II.2.
Komunikasi Eksternal
Komunikasi eksternal mewujudkan semua pendengar atau publik dicapai melalui organisasi
pemasaran, hubungan pemerintah dan program keterlibatan masyarakat. Komunikator bisnis di
masing-masing bidang ini memiliki beberapa tantangan yang sama yang dihadapi oleh manajer
komunikasi internal dan pemimpin tim proyek, kecuali pada skala yang lebih besar. Mereka
perlu melihat jenis pesan yang dikirim oleh perusahaan dan menilai seberapa dekat pesan
selaras dengan tujuan organisasi.
Dalam komunikasi eksternal kita dapat menyampaikan pesan menggunakan komunikasi verbal
yang dipadukan dengan komunikasi non verbal. Dengan gaya bahasa dan intonasi yang baik
dan tepat kita dapat berusaha mengambil perhatian pemirsa atau pendengar untuk mengerti
makna dari pesan yang ingin kita sampaikan. Melalui proses latihan dan perbaikan
berkelanjutan terhadap teknik berkomunikasi dapat memperbaiki cara kita berkomunikasi
hingga menghasilkan suatu proses komunikasi yang efektif.
II.2.1. Komunikasi Pemasaran
PT BCI melakukan komunikasi pemasaran untuk menyampaikan atau mempromosikan tentang
jasanya melalui Seminar. Komunikasi pemasaran yang dilakukan oleh PT BCI tergolong efektif
dan efisien. Hal ini terjadi karena PT BCI melakukan komunikasi 2 arah yang dapat
menimbulkan interaksi secara langsung antara perusahaan yang mempromosikan kepada
calon konsumen, sehingga dapat memperkecil hambatan dalam penyampaian makna pesan
yang akan disampaikan.
Komunikasi Pemasaran telah didefinisikan sebagai berbagi informasi, konsep, dan makna
tentang produk, jasa dan organisasi yang menjual mereka, dengan sumber dan penerima.
Definisi yang lebih rumit adalah : Komunikasi pemasaran ditargetkan interaksi dengan
pelanggan dan prospek menggunakan satu atau lebih media, seperti direct mail, surat kabar
dan majalah, televisi, radio,billboard, telemarketing, dan Internet.
·
Komunikasi pasar adalah pesan yang mengalir antara perusahaan yang sumbernya
empat kelompok Utama penerima yaitu:
·
Konsumen.
·
Berbagai penjualan personil pendukung seperti pedagang besar, pengecer dan
perantara lain disistem pemasaran.
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 13 of 24
·
Anggota lain dari saluran distribusi dan sistem pemasaran tidak langsung di
bawahkendali perusahaan penjualan, seperti biro iklan, agen penjualan dan lain-lain.
·
Material dan sumber daya pemasok seperti lembaga keuangan dan pemerintah.Umpan
balik harus hadir untuk setiap analisis yang berarti komunikasi pasar dan efektivitasnya.
Umpan balik pasar yang meyakinkan adalah pengetahuan tentang penjualan diselesaikan
sebagai akibat dari pesan.Respon juga dapat dilakukan melalui survei pasar.Umpan balik
informasi yang diperoleh melalui penjualan dan penelitian pemasaran dimanfaatkan oleh
manajemen untuk membantu dalam penilaian hasil pesan yang dikirimkan untuk membimbing
produk dan strategi penjualan. Hal ini juga untuk merevisi isi komunikasi , saluran transmisi dan
bentuk komunikasi.
Komunikasi pemasaran pada dasarnya adalah bagian dari bauran pemasaran.Bauran
pemasaran (4P) mendefinisikan pemasaran, harga, tempat, produk dan promosi.Karena bagian
pemasaran bertanggung jawab untuk penjualan, promosi, branding, harga, analisis kompetitif,
dan distribusi, setiap segmen akan memainkan peran penting dalam upaya komunikasi
pemasaran. Sama seperti audit komunikasi dan penilaian kebutuhan mengungkap peluang di
bidang komunikasi internal, evaluasi serupa harus diselesaikan pada akhir setiap promosi
pemasaran, dengan penekanan pada pengukuran hasil dari pesan pemasaran ini.Hanya
beberapa pertanyaan yang harus dijawab dalam rangka untuk mengetahui seberapa baik
promosi komunikasi pemasaranyaitu :
·
Apakah tujuan komunikasi promosilangsung ?
·
Bagaimana menggambarkan pelanggan yang membeli produk atau jasa selama terakhir
promosi ? Siapa mereka dan apademografi mereka?
·
Apakah pesan perusahaan memotivasi atau mempengaruhi pelanggan ?
·
Faktor ditentukan atau berkontribusi terhadap sikap pelanggan terhadap perusahaan dan
produk atau jasa ?
·
·
Apa yang mereka beli, dan seberapa sering pembelian yang dilakukan ?
Jika menciptakan loyalitas merek adalah hasil yang diinginkan, bagaimana meningkatkan
promosikita, loyalitas pelanggan terhadap merek kita?
Bagaimana rencana komunikasi pemasaran diimplementasikan? Menentukan taktik yang akan
digunakan untuk mencapai tujuan yang diidentifikasi dalam bagian strategi. Ini adalah langkahlangkah spesifik yang harus diambil, berapa banyak masing-masing akan dikenakan biaya,
ketika iklan atau pesan dijadwalkan untuk muncul dan bagaimana hasilnya akan dilacak.
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 14 of 24
Mungkin ada beberapa penulis di departemen pemasaran yang masing-masing mewakili
spesialisasi.diperusahaan menengah atau besar, tidak jarang untuk memiliki beberapa anggota
staf berkontribusi padarencana komunikasi pemasaran. Namun, disarankan bahwa spesialis di
setiap daerah datang bersama-samadalam sebuah tim proyek sehingga ada kohesi dan
kesinambungan yang baik dalam rencana final. Pendekatan tim memberikan setiap anggota
kesempatan untuk belajar dari orang lain, yang dapat memperkuat hubungan antara pesan
yang berbeda dan membantu untuk mengkoordinasikan mereka dalam strategi keseluruhan.
Dalam contoh peluncuran produk baru, tim bisa memilih untuk jadwal dan mengkoordinasikan
pesan berikut :
•
Kirim satu atau lebih rilis berita untuk publikasi perdagangan online dan cetak
•
Membuat dan mengirim pesan pada saluran media sosial
•
Menulis artikel blog
•
Melakukan promosi email
•
Iklan di situs pencarian pemasaran
•
Membuat lembar spesifikasi produk agar pengunjung dapat mengunduh dari situs web
•
Publikasikan artikel tentang produk online dan cetak
II.2.2. Perencanaan promosi
Dalam merencanakan promosi, PT BCI melakukan penyebaran brosur, undangan seminar
melalui media cetak maupun elektronik.PT BCI tidak melakukan iklan secara gencar karena
dianggap terlalu menggunakan biaya yang cukup mahal untuk sebuah penyampaian pesan
yang belum tentu dimengerti oleh calon pelanggan atau pasar.PT BCI mengharapkan interaksi
2 arah yang intens sehingga dapat membuat penyampaian makna pesan lebih efektif.
Dari perolehan penghasilan pada saat pembayaran pendaftaran oleh para peserta seminar,
perusahaan
telah
mendapatkan
keuntungan
yang
signifikan
sehingga
tidak
perlu
menginvestasikan dana untuk sebuah promosi atau iklan yang gencar. Dengan kegiatan
seminar itu sendiri, perusahaan telah mempromosikan secara langsung pada calon pelanggan
yang tepat, pasar yang tepat serta metode penyampaian pesan atau makna yang tepat dan
sangat efektif.
Adapun Elemen Rencana promosi yang akan dilakukan olek PT BCI adalah sebagai berikut :
1.
Menetapkan visi dan misi
2.
Daftar acara dan kegiatan
3.
Menentukan kelompok penonton yang berpartisipasi atau publik
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 15 of 24
4.
Menjadwalkan pesan dan menentukan saluran komunikasi
5.
Ulasan dan mengukur hasil
Dari keseluruhan elemen diatas, yang paling penting adalah ulasan dan mengukur hasil.Hal ini
sebagai umpan balik bagi perusahaan untuk memperbaiki kekurangan serta kualitas dari
metode –metode yang telah digunakan dalam penyampaian pesan.
II..2.3. Presentasi
Dalam bentuk yang paling sederhana, presentasi dapat menjadi jalur efektif topik pembicara,
yang memungkinkan presenter untuk menguraikan ketika diperlukan dengan tetap menjaga
aliran dan arah pidato. Pada saat yang sama, presentasi harus cukup lengkap sehingga
penonton dapat menggunakannya sebagai referensi untuk topik kita. Apakah mandiri atau
tidak, presentasi akan mengikuti struktur yang sama dari komunikasi tertulis lainnya. Tentukan
tujuan dan memahami siapa audiens kita akan, memperkenalkan subjek hadir mendukung data
untuk poin utamadan meringkas dengan menyiapkan langkah-langkah berikutnya atau meminta
penonton untuk mengambil tindakan spesifik.
PT BCI melakukan presentasi pada saat seminar denganmenggunakan teknik presentasi yang
profesional dan menggunakan alat bantu visual, sound efect serta alat peraga yang canggih
sehingga dapat memukau serta menyita perhatian para peserta dan membuat peserta semakin
antusias untuk berinteraksi dan mengajukan pertanyaan-pertanyaan pada presenter.
PT BCI juga melakukan presentasi pada saat perusahaan/calon pelanggan yang tertarik lalu
mengundang untuk mempresentasikan jasa yang akan dijual oleh PT BCI pada saat waktu
yang diminta oleh calon pelanggan sesuai perjanjian.Hal ini dilakukan untuk penyampaian
pesan makna dari suatu produk atau jasa sehingga dapat lebih dipahami secara mendalam
oleh calon pelanggan.
Pada saat presentasi juga disampaikan pada saat-saat awal pembukaan tentang profil
perusahaan serta lambang atau logo dari perusahaan sampai penjelasan tentang tatanilai serta
budaya dari perusahaan. Hal ini akan membangun brand image yang positif bagi para peserta
seminar yang akan memberi umpan balik yang positif pula di kemudian hari.
Pada saat penutup di akhir presentasi, PT BCI menampilan alamat surat baik elektronik berupa
e-mail maupunt surat biasa serta nomor dang dapat dihubungi untuk merkomunikasi secara
langsung bila ada yang tertarik untuk mengetahui lebih lanjut tentang materi yang telah
disampaikan saat presentasi. Hal iniagar PT BCI mendapat umpan balik sesuai harapan.
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 16 of 24
II.2.4. Keterampilan Berbicara Efektif
PT BCI memiliki staf pemasaran seorang pembicara publik yang baik dan dipersiapkan dengan
baik untuk mencapai tujuan komunikasi yang dimaksud. Dia dapat menggunakan perangkat
lunak, seperti Microsoft Power Point, tapi dia tidak akan tergantung secara eksklusif pada
ajudan visual yang untuk menyampaikan pesannya. Dia mampu berbicara dengan percaya diri
dan tanpa gerakan mengganggu.Seorang pembicara yang dapat terhubung dengan para
peserta dan mempertahankan perhatian mereka dari awal sampai akhir adalah mampu
menyampaikan pesan yang tampaknya dengan sedikit usaha.Namun, keterampilan yang hanya
dilengkapi dengan latihan dan pengalaman.
Kebanyakan public speeking memiliki untuk tujuan berikut :
·
Menginformasikan
·
Membujuk
·
Menunjukkan
·
Memotivasi
Beberapa pembicara akan berbaur lebih dari satu jenis pesan dalam presentasi dan mungkin
berusaha untuk memotivasi dan membujuk sementara juga menyediakan informasi tentang
subjek di tangan. Staf pemasaran PT BCI harus dapat meyakinkan calon pembeli akan
pentingnya penerapan SIM yang terintegrasi dengan aplikasi smartphone yang dapat
meningkatkan kinerja perusahaan.
Ada tiga elemen yang diperlukan untuk komunikasi yang efektif yaitu :
1.
Sumber : seperti menjual produk organisasi
2.
Pesan : seperti informasi, tanda-tanda dan simbol-simbol
3.
Receiver : seperti konsumen dan publik perusahaan
II..2.5. Negosiasi
Negosiasi adalah satu cara antara dua orang atau lebih yang berbedakepentingan baik itu
berupa pendapat, pendirian, maksud atau tujuan dalammencari kesepahaman dengan cara
mempertemukan penawaran dan permintaan darimasing-masing pihak sehingga tercapai suatu
kesepakatan atau kesepahamankepentingan baik itu berupa pendapat, pendirian, maksud atau
tujuan (mencapaikesepakatan bersama). Negosiasi adalah sesuatu yang kita lakukan setiap
saat dan terjadi hampir di setiap aspek kehidupan kita. Selain itu negosiasi adalah cara yang
paling efektif untuk mengatasi dan menyelesaikan konflik atau perbedaan kepentingan.
Negosiasi diperlukan dalam kehidupan manusia karena sifatnya yang begitu erat dengan filosofi
kehidupan manusia dimana setiap manusia memiliki sifat dasar untuk mempertahankan
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 17 of 24
kepentingannya, disatu sisi manusia lain juga memiliki kepentingan. Padahal, kedua pihak
tersebut memiliki suatu tujuan yang sama, yaitu memenuhi kepentingan dan kebutuhannya.
Dalam penyelesaian sengketa dikenal berbagai macam cara, salah satunya negoisasi.
Kita memperoleh apa yang kita inginkan melalui negosiasi. Mulai dari bangun pagi, mungkin
kita harus mengambil kesepakatan siapa yang harus menggunakan kamar mandi terlebih
dahulu, kemudian apakah sopir harus mengantar isteri anda atau anda terlebih dahulu.
Demikian pula di kantor misalnya kita melakukan negosiasi dalam rapat direksi, rapat staf,
bahkan untuk menentukan di mana akan makan siang kita harus bernegosiasi dengan rekan
sekerja kita, bahkan untuk pergi kuliah pun, kita akan bernegosiasi pada diri sendiri mengenai
baju apa yang akan kita kenakan. Jadi kita semua pada dasarnya adalah negosiator.Beberapa
dari kita melakukannya dengan baik, sedangkan sebagian lagi tidak pernah memenangkan
negosiasi. Sebagian kita hanya menjadi pengikut atau selalu mengikuti dan mengakomodasi
kepentingan orang lain.
Ada dua jenis Negosiator yaitu :
1) Value Claimers
Memandang negosiasi sebagai proses pertikaian.
Masing-masing pihak berusaha
mendapatkan sebanyak mungkin jatah atau kemenangan dan memberikan sesedikit
mungkin jatah atau kemenangan bagi lawannya.
2) Value Creators
Mengutamakan proses yang akan menguntungkan kedua belah pihak. Mencoba untuk
menciptakan nilai tambah bagi kedua belah pihak yang bernegosiasi.
Negoisasi yang dilakukan oleh staf marketing PT BCI lebih kepada jenis Value Creator untuk
lebih mendapatkan win-win solutionyang dapat menghasilkan kesepakatan bersama dengan
hasil yang sama-sama menguntungkan.
Staf Marketing PT BCI melakukan negoisasi pada saat setelah presentasi mengenai produk/
jasa yang ditawarkan pada calon pelanggan.Hal ini tidak mendapat hambatan yang berarti
karena kebanyakan para calon pelanggan yang mengundang mereka merupakan calon
pelanggan yang benar-benar menginginkan penerapan SIM dengan segera
II.3.
Menulis Bisnis yang Efektif
Banyak kesalahan ketik terjadi , dan hampir semua orang salah mengeja kata sekarang dan
nanti. Cobalah untuk mengurangi kesalahan ini semaksimal mungkin. Jika Kita telah menerima
email atau laporan yang dibumbui dengan tata bahasa, tipografi, kesalahan ejaan dan
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 18 of 24
organisasi, apakah ini masalah teknis mempengaruhi sikap kita terhadap penulis dan proyek
penulis ? Orang yang mengirim pesan perlu mengambil waktu untuk meninjau dan merevisi
teks dan lampiran sebelum menekan tombol kirim. Ketika penerima membaca pesan , harus
tidak ada kesulitan teknis yang berdiri di jalan ide-ide dan informasi yang dibagikan.
II.3.1. Email
Setelah 5 (lima) hari seminar dilaksanakan, kini telah berdatangan surat-surat tanggapan yang
dikirimkan melalui e-mail. Diantara sekian banyaknya surat email yang disampaikan, ada
sebuah surat yang memiliki logo perusahaan yang sangat unik. Ternyata logo itu sudah tidak
asing lagi bagi staf pelayanan informasi yaitu PT XYZ dan kemudian melakukan pengecekan
isi surat yang ditujukan pada atasannya yaitu direktur pemasaran perusahaan. Isi surat tersebut
menyatakan ketertarikan akan jasa yang ditawarkan melalui hasil seminar yang dilaksanakan
pada waktu yang lalu. Logo adalah symbol yang syarat akan makna dan dapat dijadikan
sebagai lambing kredibilitas atau reputasi dari perusahaan. Logo mampu mengkomunikasikan
kompetensi,budaya serta tata nilai dari perusahaan tersebut.
Setelah membaca isi surat tersebut, lalu Direktur Pemasaran langsung menginstruksikan pada
staf informasi utuk membalas surat tersebut serta membuat janji pada perusahaan yang tertarik
pada perusahaan kita.Dalam beberapa waktu yang tidak terlalu lama, surat balasan dari PT
XYZ pun telah datang dan memberikan undangan presentasi pada jadwal yang mereka
tentukan untuk menjelaskan produk dari PT BCI berupa Aplikasi Sistem Informasi Manajemen
terintegrasi.
II.3.2. Waktu Pertemuan
Staf pelayanan informasi perusahan telah berhasil berkomunikasi dengan pihak perusahaan
calon pelanggan yang kemudian dibuatkan janji untuk bertemu serta melakukan presentasi
lebih mendetil tentang produk/ jasa yang ditawarkan oleh PT BCI. Setiap menit dari panggilan
presentasi
atau
dokumen
pertemuan
tatap
muka
apa
yang
dibahas
dan
mana
pesertaditugaskan tugas yang berkaitan dengan topik sangatlah penting. Biasanya, daftar hadir
muncul di bagian atas pada menit pertama. Selanjutnya, paragraf mengenai program-program
yang dibahas akan mengikuti urutan topik dalam agenda, yang seharusnya telah didistribusikan
sebelum pertemuan. Item yang memerlukan tindakan harus diikuti dengan nama individu dan
tanggal diantisipasi selesai. Terakhir, tanggal, waktu dan lokasi pertemuan berikutnya harus
tercantum.
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 19 of 24
Dari hasil pertemuan, presentasi dan negoisasi didapat hasil kata sepakat bahwa perusahaan
calon pelanggan tertarik dan memahami konsep dari Sistem Informasi Manajemen yang
diterangkan oleh presenter saat pertemuan.Calon pelanggan setuju untuk menerapkan Aplikasi
Sistem Informasi Manajemen pada perusahaan untuk meningkatkan kinerja perusahaannya.
Dari hasil negoisasi diperoleh hasil bahwa perusahaan menyetujui harga kontrak yang
ditawarkan PT BCI atas penerapan serta perawatan Aplikasi SIM yang akan digunakan oleh PT
XYZ. Kemudian PT XYZ menjadwalkan program kerja serta menerbitkan Surat Perintah Kerja
dan Kontrak Kerja bagi PT BCI untuk memulai proyek ini agar seluruh aplikasi SIM tersebut
segera dapat di Implementasikan pada perusahaannya.
II.3.3. Instruksi
Bagian operasional PT BCI segera menjalankan instruksi yang diberikan oleh Direktur Utama
unutk mengimplementasikan Aplikasi SIM bagi perusahaan PT XYZ serta mengintegrasikan
database yang selama ini belum dioptimalkan oleh mereka. Dalam proses transfer knowledge
terdapat kendala penyampaian pesan yang memiliki hambatan. Hal ini disebabkan berbagai
faktor, baik dari aspek bahasa, latar belakang pendidikan serta kemampuan mendengar dari
para karyawan.
Mungkin ada kalanya bahwa kita perlu memberikan Instruksi kerja kepada rekan kerja sehingga
mereka dapat mengikuti prosedur.Seringkali pedoman ini tidak lebih dari satu halaman.Cara
terbaik untuk menulis petunjuk ini adalah untuk melakukan tugas dan menuliskan setiap
langkah untukmenjalankannya. Dengan merekam setiap langkah yang terpisah, Instruksi akan
lengkap dan mudah diikuti.Pembuatan Instruksi kerja dalam bentuk tulisan ini merupakan yang
paling efektif dalam penyampaian pesan berupa Instruksi kerja tata cara pengoperasian Aplikasi
SIM tersebut. Hal ini tentu mempermudah alih teknologi bagi karyawan PT XYZ.
Pihak PT BCI bukan saja melakukan jasa konsultansi dan transfer knowledge, tetapi juga tetap
melakukan pendampingan bagi user untuk membantu dalam menghadapi kendala pada saat
pengoperasian Aplikasi SIM tersebut. Jaminan akan kualitas dari jasa yang diberikan oleh PT
BCI sangat memberikan rasa percaya yang tinggi dari PT XYZ dalam menikmati jasa
layanannya sehingga menciptakan rasa kepuasan atas jasa yang telah diberikan.
II.3.4. Produk/jasa yang ditawarkan PT BCI
Dalam melayani pelanggan, PT BCI melakukan penawaran produk berupa jas layanan Aplikasi
Sistem Informasi Manajemen yang berbasis Web.Aplikasi yang di terapkan oleh PT BCI
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 20 of 24
keseluruhannya berbahasa pemrograman java yang memiliki kehandalan dibidang keamanan
yang tinggi terhadap gangguan serangan para hacker. Aplikasi Sistem Informasi Manajemen
yang ditawarkan opeh PT BCI merupakan Aplikasi yang mengintegrasikan seluruh database
perusahaan dari setiap unit yang dahulu databasenya terpisah kini dilakukan penyatuan serta
kemudahan akses database dari setiap unit sehingga mempermudah melakukan pengolahan
data menjadi informasiserta pelaporan bagi unit yang membutuhkan informasi dan analisa.
Adapun produknya akan dijelaskan lebih rinci dibawah ini.
II.3.4.1.
Sistem Laporan Online
Laporan dapat bersifat formal maupun informal , analitis atau informasi . Beberapa laporan
memiliki struktur yang telah ditentukan dan disusun sesuai dengan jadwal . Misalnya, laporan
tahunan atau kuartalan dari keuangan departemen akan mengikuti format tertentu dan jangka
waktu penerbitan . Tujuan umum laporan adalah untuk menyediakan data dan rincian tentang
organisasi , departemen , proyek dan produk yang membantu manajemen membuat keputusan.
Meskipun penulis akan memiliki rentang yang lebih ketika menyusun informal melaporkan, ia
masih harus mengatur dokumen secara logis dan memberikan detail yang cukup untuk
memungkinkan pengambil keputusan dalam perusahaan untuk mengambil tindakan.
PT BCI membuatkan Aplikasi pelaporan bagi karyawan PT XYZ dalam bentuk pelaporan online
melalui komputerisasi.Pelaporan ini dapat dilakukan secara online dimanapun karyawan berana
sehingga tidak aka nada kendala oleh jarak dan waktu.Sistem pelaporan online ini memiliki
keunggulan disbanding system pelaporan offline.Dengan system ini para karyawan PT XYZ
dapat melakukan aktifitas bisnisnya lebihleluasa serta dapat melaporkan hasilnya dengan
sangat cepat shingga informasi yang dihasilkan dari laporan tersebut dapat segera diolah dan
dijadikan sumber pengambilan keputusan oleh pihak manajemennya.
II.3.4.2.
Memimpin Panggilan Konferensi Yang Efisien
Jika kita bekerja disebuah perusahaan dengan beberapa lokasi yang berjauhan, kemungkinan
bahwa sebagian besar pertemuan diadakan melalui panggilan konferensi.Banyak aturan
tercakup dalam mempersiapkan presentasi ini berlaku untuk pertemuan maya.Karena meskipun
melibatkan teknologi, perencanaan dan komunikasi langkah-langkah tambahan yang diperlukan
untuk memimpin panggilan konferensi agar lebih produktif dan efisien. Jika kitaakan menyajikan
dan berbagi presentasi atau file komputer lainnya selama panggilan dengan program seperti
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 21 of 24
MS Live Meeting, kita harus menetapkan salah satu peserta untuk mencatat dan
mengirimkannya kepada kitasuatu kesimpulan berupa notulen.
Dalam mengatasi kendala gangguan komunikasi akibat batasan jarak dan waktu, PT BCI
menerapkan solusi berupa Video Conference yang dipasang pada setiap komputer karyawan
serta Smartphone dari karyawan.Hal ini dapat mengurangi noise akibat komunikasi yang
terhambat oleh jarak dan waktu tersebut serta gangguan atau hambatan lainnya.Dengan
Aplikasi ini dapat dijalin komunikasi yang efektif antar pimpinan dengan pimpinan setiap bagian
atau unit kerja serta dapat pula membangun komunikasi interpersonal dan intrapersonal yang
baik antar pimpinan dan karyawan atau bawahan lainnya.
II.3.4.3.
Sistem Manajemen Yang Terintegrasi
PT BCI melakukan penerapan Sistem Manajemen Terintegrasi yang mengintegrasikan mulai
dari pelanggan, perencanaan strategis perusahaan, kepemimpinan, Fokus pelanggan, fokus
pada proses kerja dan Hasil sehingga dapat lebih meningkatkan produktivitas perusahaan
untuk mencapai kinerja yang unggul.Sistem Informasi Manajemen terintegrasi ini telah lama
diterapkan pada perusahaan-perusahan dinegara maju dan telah terbukti mengingkatkan
pruduktivitas dan daya saing bagi perusahan-perusahaan tersebut.
Dengan perencanaan yang matang dan berorientasi kepada kepuasan pelanggan, perusahaan
dapat meningkatkan kinerja untuk unggul dalam bersaing. Dengan kepemimpinan yang befokus
pada masa depan perusahaan dapat memberi dorongan yang besar kepada perusahaan untuk
fokus pada tenaga kerja dan fokus pada proses operasi yang akan menghasilkan kinerja hasil
yang tinggi. Keseluruhan ini didukung oleh SIM yang mengintegrasikan Database, Informasi
dan Manajemen Pengetahuan dari seluruh unit.
III.
Kesimpulan
Dari pembahasan pada b
TUGAS STUDI KASUS
“KASUS PT. BCI”
Oleh :
ICHSAN SOFIAN
13011025
Mata Kuliah
KOMUNIKASI BISNIS
(Business Communication)
________________________________
Pengajar :
Dr.HM. Yasir Alwi,SE,MM
Dr. Hj. Yayuk Budi Iriyani,SE,MM
PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN
UNIVERSITAS KRISNADWIPAYANA
2014
I.
PENDAHULUAN
I.1
Latar Belakang Masalah
Pada zaman era teknologi informasi seperti sekarang ini, segala sarana pendukung
penyampaian Informasi telah mengalami kemajuan yang sangat pesat. Kini seakan tidak ada
lagi batasan bagi pengguna tehnologi untuk melakukan komunikasi baik interpersonal maupun
intrapersonal.
Dalam menjalankan organisasinya, seluruh perusahaan baik profit maupun non profit sangat
membutuhkan proses komunikasi serta penyampaian informasi yang memiliki kecepatan dan
keakurasian yang tinggi. Proses komunikasi yang dilakukan baik secara langsung atau tidak
langsung dan satu atau dua arah, semua dapat dilakukan dengan waktu yang sangat singkat.
Kecepatan dalam penyampaian Informasi serta Komunikasi ini telah dimanfaatkan dalamproses
berinteraksi antar manusia. Hal ini dari hari ke hari makin dibutuhkan baik berkomunikasi untuk
kebutuhan informal maupun formal. Kini banyak media komunikasi yang dapat mendukung
proses itu. Dukungan teknologi nano dan komputerisasi melahirkan produk-produk baik
Hardware maupun Software yang dapat meningkatkan kecepatan proses komunikasi dan
dengan hasil yang akurat.Pesatnya peningkatan penggunaan terhadap teknologi komputerisasi
telah melahirkan perusahaan-perusahaan yang efisien dan produktif. Dengan memanfaatkan
teknologi komputasi dan penggunaan database berskala besar sangat membantu perusahaan
dalam meningkatkan produktifitasnya.
Database dari setiap unit yang belum terintegrasi inilah merupakan hambatan dari proses
Komunikasi antar pimpinan dengan bawahan yang dapat menghambat produktivitas suatu
perusahaan. Namun disisi lain, dengan banyaknya unit dalam proses bisnis suatu perusahaan
mengakibatkan setiap unit memiliki kebutuhan akan data base yang berbeda-beda. Seperti
misalnya bagian keuangan, hanya membutuhkan database yang berkaitan dengan transaksi
keuangan, Bagian marketing hanya membutuhkan database hasil riset pasar dan bagian
Operasional membutuhkan database
material,
proses dan lainnya
sedangkan HRD
membutuhkan database karyawannya. Dalam pengambilan keputusan, seorang CEO atau
pimpinan tertinggi perusahaan membutuhkan informasi-informasi dari setiap unitnya untuk
dijadikan bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan strategis perusahaan. Proses ini
sangat membutuhkan Kecepatan dan keakurasian informasi yang tinggi dan membutuhkan
proses komunikasi sangat cepat antar atasan dan bawahan.
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 2 of 24
Deleted: Z
PT BCI adalah perusahaan yang bergerak dibidang jasa konsultan teknologi informasi.
Kompetensi inti dari perusahaan ini adalah mendesain. Sistem Informasi yang handal bagi
suatu perusahaan baik dari sisi keamanan, kecepatan dan kapasitas serta kemudahan
pengoperasiannya.PT BCI memiliki keunggulan produknya dibanding perusahaan yang
bergerak dibidang yang sejenis atau biasa disebut pesaing. Dalam mengelola perusahaannya,
PT BCI mempekerjakan karyawan yang berkompeten dibidangnya baik mulai dari Programer,
Marketer, Trainer serta System Analis.
Di Indonesia khususnya kota Jakarta memiliki aktifitas bisnis yang sangat kompleks. Begitu
banyaknya perusahaan yang melakukan kegiatan bisnisnya di kota Jakarta.Perusahaanperusahaan ini memiliki kegiatan bisnis yang beragam, mulai dari profit maupun non
profit.Namun dari sekian banyaknya prusahaan tersebut, baru sedikit perusahaan yang benarbenar memanfaatkan teknologi komunikasi secara optimal. Akibatnya terkadang teknologi
canggih yang mereka gunakan justru menjadi beban biaya tersendiri bagi operasional
perusahaan mereka. Kurang optimalnya penggunaan database yang terpisah serta tidak
memiliki suatu sistem yang terintegrasi merupakan kendala bagi perusahaan-perusahan yang
ada di Jakarta tersebut.Para Pimpinan perusahaan dari perusahaan tersebut melakukan
pengambilan keputusan bisnisnya dengan proses-proses komunikasi antar bagian dengan
waktu yang relatif lambat. Hal ini tentunnya dapat mengurangi produktifitas mereka dalam
menjalankan proses bisnisnya.
Fenomena ini tentu merupakan peluang yang besar bagi PT BCI untuk memasarkan produknya
berupa suatu Software yang dapat mengintegrasikan berbagai database setiap unit disuatu
perusahaan agar menjadi sebuah aplikasi yang langsung dapat dijadikan sumber pengambilan
keputusan bagi Pimpinan perusahaan.Software ini merupakan Software aplikasi yang dapat
mendukung Sistem Informasi Manajemen suatu perusahaan yang memanfaatkan Teknologi
Komunikasi yang terkini. Software Aplikasi ini dapat dipasang pada Smartphone atau Gadget
yang dapat digunakan sehari hari dengan mudah oleh pimpinan perusahaan tanpa terhambat
oleh batasan ruang , jarak dan waktu.
PT BCI minggu lalu mengadakan seminar sehari dengan tema “ Sistem Informasi Perusahaan
Kecil dan Menegah” yang diselenggarakan di Hotel Sahid Jakarta Pusat. Tujuan utama seminar
tersebut adalah agar bagaimana caranya perusahaan kecil dan menengah di Jakarta dapat
lebih maju dan berkembang dengan memanfaatkan secara optimal MIS dalam mengelola
perusahaannya. Dalam seminar tersebut telah dipungut biaya pendaftaran bagi para peserta
sebesar Rp 550.000,- /peserta dan diikuti oleh 40 orang direktur dan Manajer Perusahaan
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 3 of 24
Menengah/ Kecil.Ternyata dalam seminar tersebut selain memperoleh popularitas perusahaan
juga memperoleh keuntungan materi yang lumayan.
5 (Lima hari) kemudian telah berdatangan surat-surat tanggapan atas penyelanggaraan
seminar tersebut. Dari sekian banyak surat yang masuk, ada salah satu sampul surat yang logo
perusahaannya cukup menyolok dan menarik. Ternyata surat tersebut berasal dari PT XYZ
yang berisikan pernyataan apresiasi serta ingin mengundang PT BCI untuk mempresentasikan
lebih lanjut di Perusahaannya. Hal ini dilakukannya untuk lebih memahami tentang SIM dan
berniat untuk menerapkan SIM pada perusahaan yang dipimpinnya.
I.2.
Identifikasi Masalah
PT BCI belum memiliki cara yang paling efektif untuk mempromosikan produknya agar dapat
diminati oleh pelaku bisnis yang ada diseluruh Jakarta..Demi mengembangkan bisnisnya, PT
BCI perlu mengkomunikasikan produknya bagi pasar yang potensial ini.
Biasanya didalam mengidentifikasi masalah yang ada pada perusahaan ditemukan hal sebagai
berikut :
·
Sedikitnya tenaga ahli perusahaan yang dapat langsung memberikan konsultansi pada
calon palanggan dengan ritme permintaan yang tinggi
·
Belum maksimalnya penerapan teknik komunikasi yang baik dari staf marketing
perusahaan.
·
Kurangnya tenaga marketing yang handal untuk menganalisa peluang pasar bagi
perusahaan.
·
Banyaknya minat yang merupakan peluang pasar bagi perusahaan namun belum dapat
terpenuhi oleh perusahaan akibat hambatan-hambatan pada komunikasi.
·
Minimnya informasi bagi calon pelanggan tentang jasa yang ditawarkan.
·
Belum adanya brand image yang kuat dalam bentuk logo untuk memperkenalkan
perusahaan sehingga melekat dipikiran dan hati para pelanggan.
·
Kurangnya dana promosi bagi jasa yang akan dijual kepada pelanggan.
Dalam dunia marketing, promosi berarti mengkomunikasikan produk ke calon pelanggan. Hal ini
tentu harus ditentukan terlebih dahulu metode komunikasi apa yang paling efektif dan efisien
bagi perusahaan untuk mensosialisasikan produknya. Dari sudut pandang pemasaran,
komunikasi atau bauran promosi dapat diuraikan sebagai berikut :
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 4 of 24
o
Fungsi Informasi : terutama selama tahap perkenalan produk, ketika baru diperkenalkan
ke pasar dan perusahaan sedang mencoba untuk membangun permintaan primer.
o
Fungsi Persuasi : setelah permintaan primer telah ditetapkan, komunikasi komersial
dapat menekankan persuasi dalam usaha untuk supremasi merek. Permintaan selektif
untuk produk bermerek dari penjual dapat dibangun melalui nama merek, daya tarik
emosional, pengulangan, identifikasi paket dan perangkat sejenis. Hal ini dilakukan
biasanya pada tahap pertumbuhan dalam siklus hidup produk.
o
Fungsi Gabungan Informasi Promosi dan Persuasi : penjual menggabungkan informasi
dan persuasi dalam pesan promosi mereka, berusaha untuk memperluas tuntutan
selektif dan primer pada waktu yang sama. Hal ini, biasanya terjadi ketika produk
tersebut di puncak atau tahap menurun siklus hidup mereka. ( Stanley , 1977; Belch dan
Belch , 1986).
I.3.
Rumusan Masalah
Berdasarkan identifikasi masalah yang terjadi diatas dapat kita rumuskan permasalahan
sebagai berikut :
1.
Bagaimana komunikasi internal dan eksternal yang harus dibangun perusahaan?
2.
Bagaimana perusahaan membangun komunikasi pelanggan sehingga perusahaan
menjadi unggul dalam menghadapi persaingan?
3.
Bagaimanakah perusahaan dapat mengkomunikasikan produknya kepada calon
pelanggannya?
II.
PEMBAHASAN
II.1.
Definisi Komunikasi
Komunikasi adalah sesuatu hal dasar yang selalu dibutuhkan dan dilakukan oleh setiap insan
manusia, karena berkomunikasi merupakan dasar interaksi antar manusia untuk memperoleh
kesepakatan dan kesepahaman yang dibangun untuk mencapai suatu tujuan yang maksimal
diantara kedua nya. Untuk mencapai usaha dalam berkomunikasi secara efektif, maka
sebaiknya kita harus mengetahui sejumlah pemahaman dan persoalan yang terjadi dalam
proses berkomunikasi itu sendiri.
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 5 of 24
II.1.1. Definisi Komunikasi Bisnis
Komunikasi bisnis adalah setiap komunikasi yang digunakan untuk membangun hubungan
antara lebih dari satu orang atau sumber daya intelektual, untuk mempromosikan satu gagasan;
suatu produk; servis; atau suatu organisasi, dengan sasaran untuk menciptakan nilai bagi bisnis
yang dijalankan. Komunikasi Bisnis meliputi pengetahuan yang menyeluruh dari sisi internal
dan
eksternal
bisnis
tersebut.Komunikasi
yang
internal
termasuk
komunikasi
visi
(perseroan/perusahaan), strategi, rencana-rencana, kultur/budaya perusahaan, nilai-nilai dan
prinsip dasar yang terdapat di perusahaan, motivasi karyawan, serta gagasan-gagasan, dll.
Komunikasi eksternal termasuk merek, pemasaran, iklan, hubungan pelanggan, humas,
hubungan-hubungan media, negosiasi-negosiasi bisnis, dll. Bagaimanapun bentuknya, semua
hal tersebut memiliki tujuan yang sama, yaitu menciptakan suatu nilai bisnis (create business
value).
Komunikasi Bisnis adalah suatu proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai
efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur dan sistem organisasi. Dalam kegiatan
komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar Informatif tetapi juga haruslah
Persuasif, agar pihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan dan melakukan
suatu perbuatan atau kegiatan.
II.1.2. Unsur-Unsur dalam Komunikasi
Bagaimana kita berkomunikasi bahkan ketika kita tidak menggunakan kata-kata ? Ketika kita
mulai belajar komunikasi, kitaakan menemukan bahwa kita berkomunikasi dengan lebih dari
kata-kata kita. Dalam komunikasi tatap muka , kata-kata kita hanya bagian dari pesan Apa yang
dibutuhkan untuk berkomunikasi dengan orang lain ?.
Pada kenyataannya, bagian terbesar dari pesan yang kita kirimkan kepada orang lain adalah
terdiri dari informasi non verbal .Hal ini terdiri dari bahasa tubuh kita dan nada suara.Karya
Albert Mehrabian pada komunikasi verbal dan non verbal pada tahun 1960 dan awal 1970-an
adalah masih dianggap sebagai model yang valid hari ini.Dia mengatakan bahwa aspek non
verbal komunikasi seperti nada suara dan gerak tubuh non -verbal berkomunikasi lebih banyak
daripada kata-kata yang diucapkan. Ia juga menemukan bahwa orang lebih cenderung percaya
komunikasi non verbal kiatdaripada komunikasi verbal kiatjika keduanya bertentangan . Dengan
kata lain, Anda paling dipercaya dan paling efektif berkomunikasi ketika semua tiga unsur
komunikasi adalah Nada, Suara dan Kata.
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 6 of 24
II.1.3. Bentuk Komunikasi
Pada dasarnya ada dua bentuk komunikasi yang umum digunakan dalam dunia bisnis,yaitu:
A.
Komunikasi verbal
Komunikasi verbal (verbal communication) merupakan salah satu bentuk komunikasi yang
disampaikan kepada pihak lain melalui tulisan (written) dan lisan (oral). Contohnya adalah
membaca majalah, mambaca surat kabar, mempresentasikan makalah dalam suatu acara
seminar dan lain-lain. Sedangkan komunikasi verbal memilki tipe yang dibedakan menjadi dua
yaitu, berdasarkan aktif atau pasifnya peserta komunikasi dalam proses komunikasi. Dimana
komunikasi verbal dapat bertindak sebagai komunikator atau pengirim pesan dan dapat
bertindak sebagai audience .
Adapun dalam berkomunikasi secara verbal, dibutuhkan pengungkapan kata-kata yang disusun
dalam suatu pola yang berarti, baik dalam bentuk tulisan maupun lisan, seperti :
o
Berbicara dan Menulis
Suatu pesan yang sangat penting dan kompleks, sebaiknya disampaikan dengan menggunakan
tulisan, seperti surat, memo dan laporan.
o
Mendengarkan dan Membaca
Untuk mencapai komunikasi yang efektif, maka diperlukan komunikasi dua arah, dimana orangorang yang terlibat di dalamnya memerlukan ketrampilan mendengar (listening) dan membaca
(reading).
II.1.3.1 Mendengarkan
Selektivitas, meskipun memiliki efek yang merugikan pada bagaimana kita memberikan arti dan
merasakan suara, itu dibutuhkan usaha secara sadar untuk mendengarkan secara obyektif dan
mengurangi kecenderungan kita untuk menghakimi pikiran dan ide-ide yang disajikan.Dengan
menjadi terbuka untuk ide-ide pembicara, kita membiarkan informasi untuk menghubungi kita
tanpa diblokir atau disaring.
Berlatih mendengarkan secara aktif adalah cara terbaik untuk menunjukkan bahwa kita
berpartisipasi dalam aktivitas komunikasi. Memikirkan tentang ide-ide yang diusulkan ,
menganalisis fakta, mengajukan pertanyaan dan meminta penjelasan dari presenter. Pastikan
Anda memahami bagaimana poin yang berbeda berhubungan satu sama lain. Ambil
pengalaman anda tentang presentasi satu langkah lebih jauh. Tanyakan pada diri sendiri
bagaimana Anda dapat menggunakan ide-ide untuk membantu Anda dalam bekerja ( Pearce ,
et al , 1984) . Apa karakteristik pendengar yang baik? Menurut Carol M. Lehman dan Debbie D.
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 7 of 24
Dufrene, yang menulis buku Komunikasi Bisnis, mereka yang berlatih mendengarkan secara
aktif cenderung lebih disukai dan efektif berbagi pesan dengan supervisor, yang mengarah ke
peningkatan kinerja. Seorang supervisor yang merupakan pendengar yang baik lebih mungkin
untuk memiliki karyawan yang memiliki kepuasan pekerjaan tingkat tinggi ( Lehman dan
Dufrene , 1999).
Bagaimana pesan yang disampaikan menyampaikan arti lebih dari tindakan psikologis
memahami dan pengolahan kata-kata saja. Bahasa tubuh pembicara, nada suaranya, dan
caradia mengucapkan beberapa suku kata dengan lebih infleksi daripada yang lain adalah
semua isyarat pendengar menggunakan untuk mencari tahu apa yang pembicara sebenarnya
ingini. Apakah infleksi dan gerakan menekankan pesannya atau konflik dengan apa yang dia
katakan? Gerakan tertentu membawa pesan bahwa pembicara mungkin tidak ingin
mengirimnya. Mempelajari sinyal non –verbal dan apa yang mereka gambarkan dapat
meningkatkan kesadaran dari kedua pembicara dan penonton .
II.1.3.2 Mendengarkan Aktif
A.
Keterampilan Mendengar Dasar
Menjadi pendengar yang baik membutuhkan meningkatkan keterampilan mendengarkan aktif
Anda. Yang dimaksud dengan keterampilan aktif mendengarkan ? Sebagian besar dari kita
menghabiskan setidaknya bagian dari waktu yang kita gunakan untuk mendengarkan dan
menunggu orang untuk berhenti sehingga kita bisa mendapat giliran berikutnya . Hal ini
terutama berlaku ketika percakapan dipanaskan atau ketika informasi yang kita coba untuk
disampaikan sangat penting .
Mendengarkan aktif berarti sebagai seorang yang penuh perhatian dan terlibat dalam
percakapan selama waktu yang kita butuhkan untuk mendengarkan ketika kitaberbicara .Kita
harus belajar untuk secara sadar memperhatikan kata-kata yang dikatakan, tetapi di samping
itu, untuk seluruh pesan bahwa orang lain mencoba untuk menyampaikannya kepada kita.
Untuk melakukan ini, kita harus memperhatikan agar selalu dekat dengan pembicara .
Hal ini membutuhkan konsentrasi dan praktek. Ini berarti bahwa kitasebaiknya menghilangkan
atau mengabaikan gangguan sekitar kita , dan bahwa kita tidak menghabiskan seluruh waktu
datang dengan tanggapan kitaapa yang mereka katakan. Hal ini mungkin terdengar sulit , tetapi
ada beberapa alat sederhana yang dapat Anda gunakan untuk membuat aktif mendengarkan
kebiasaan rutin .
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 8 of 24
B.
Menjadi Pendengar Aktif
Ada lima aspek kunci dari menjadi pendengar yang aktif, kita mungkin sudah akan
menggunakan beberapa dari mereka, tetapi mungkin perlu berlatih lagi. Namun, setelah
kitamenggunakan alat ini dari waktu ke waktu, kitaakan menemukan bahwa mereka
mendapatkan lebih mudah dan lebih mudah . Plus, kita akan belajar banyak tentang orang lain
dan memiliki percakapan yang lebih baik seperti bahwa kitaakan positif diperkuat setiap kali kita
berlatih .
1. Memperhatikan .
Dengan langkah ini ,kita belajar untuk memberikan pembicara perhatian penuh kita. Tapi
kitajuga membiarkan pembicara tahu bahwa kitamendengarkan dengan menggunakan
pengakuan - jenis alat verbal dan non verbal yang membantu menambah bukti bahwa
kitabenar-benar mendengarkan .
o
Carilah pembicara di mata
o
Hentikan obrolan mental
o
Jangan mulai mempersiapkan tanggapan atau sanggahan sementara orang lain
sedang berbicara
o
Pastikan lingkungan Anda tidak mengalihkan perhatian Anda
o
Perhatikan bahasa tubuh pembicara dan nada suara - apa pesan non verbal
memberitahu kita?
o
Jika kitaberada dalam kelompok, hindari percakapan side
2. Menunjukkan fisik bahwa kita mendengarkan.
Gunakan sinyal non verbal dan verbal yang kitasedang mendengarkan pembicara dengan
penuh perhatian.
o
Nod dari waktu ke waktu, saat yang tepat
o
Gunakan ekspresi wajah yang sesuai
o
Pantau bahasa tubuh Anda sendiri. Pastikan kitatetap terbuka dan santai
daripada tertutup dan tegang.
o
Gunakan komentar kecil seperti uh-huh, ya, benar.
3. Periksa pemahaman .
Seperti yang kita pelajari, pengalaman pribadi kita , persepsi kita , dan perasaan kita semua
bisa mempengaruhi cara yang kita dengar. Hal ini dimungkinkan untuk pesan mendapatkan
salah menerjemahkan atau disalahartikan, sehingga kita mendengar pesan yang tidak
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 9 of 24
dimaksudkan.Sebelum menanggapi, itu penting untuk memeriksa pemahaman menggunakan
alat ini.
o
Gunakan mencerminkan dan parafrase . Periksa apakah kitamendengar pesan dengan
benar oleh mengatakan hal-hal seperti " apa yang saya dengar Anda katakan adalah ....
" atau " Jika saya mendengar Anda dengan benar , Anda mengatakan .... " atau " Saya
pikir Anda sedang berbicara tentang ... " .
o
Ajukan pertanyaan yang akan membantu memperjelas makna pembicara . Saran
mencakup hal-hal seperti, " Bisakah Anda ceritakan lebih lanjut tentang ... ? " atau " Apa
maksudmu saat kau bilang ... ? " atau " Saya pikir Anda katakan ... benar? "
o
Rangkum apa yang Anda dengar sesekali - jangan menunggu sampai akhir atau Anda
mungkin tidak ingat persis apa yang dikatakan .
4. Jangan mengganggu
Tidak ada yang baik yang berasal dari menginterupsi pembicara.Kitahanya akan membatasi
kesempatan kitamemahami pesan karena kitatidak akan mendengar semua hal itu dan karena
pembicara akan menjadi frustrasi. Bila ini terjadi maka akan menghambat proses penyampaian
makna pesan.
5. Menanggapi dengan tepat
Bila kita secara aktif mendengarkan, kitamenunjukkan rasa hormat kitauntuk pembicara , serta
memperoleh informasi yang kitabutuhkan untuk membentuk tanggapan kita. Setelah
kitamemiliki informasi dan telah menjelaskan hal itu, saatnya untuk membentuk balasan kita.
Ketika mengekspresikan pikiran kita:
o
Bersikaplah jujur dan terbuka
o
Jadilah hormat
o
Jadilah menyeluruh
Ingat juga bahwa kitapemodelan perilaku yang sangat baik untuk orang lain ketika
kitamenggunakan mendengarkan aktif. tidak akan terkejut mendengar orang lain mulai
menggunakan memperjelas pertanyaan atau mencerminkan frase juga yang akan menjadi hal
yang baik bagi semua orang yang bersangkutan.
6. Mendengarkan dalam Situasi Sulit
Mendengarkan sangat sulit ketika kitaberada dalam situasi panas atau emosional . Agar
komunikasi kitauntuk menjadi sukses dan produktif, kitamungkin perlu untuk menggunakan
beberapa alat tambahan dalam untuk mendengarkan orang lain dan untuk memungkinkan
pertukaran informasi meskipun perasaan kita.
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 10 of 24
Beberapa tips meliputi:
o
Jika memungkinkan, menyarankan agar kitamemindahkan diskusi ke lokasi pribadi
tanpa gangguan.
o
Jika tegangan tinggi, mulai dengan menyepakati apa tujuan kitadiskusi. Apakah
kitamenyelesaikan masalah? Belajar tentang apa yang terjadi dalam situasi yang sulit
?menentukan peran dalam sebuah proyek penting ? Menentukan bagaimana untuk
melanjutkan untuk mencapai tenggat waktu ?Datang dengan tujuan bersama yang
dapat kitaberdua sepakat akan tujuanbekerja dan bahwa kitaberdua bisa lihat kembali
ke percakapan harus pergi di luar topik.
o
Jika kitaperlu, menetapkan aturan-aturan dasar. Ini bisa termasuk setuju bahwa kitatidak
akan memunculkan kejadian lama lagi, bahwa kitaakan menjaga komentar pribadi dari
diskusi, atau bahwa kitaakan menjaga suara kitake bawahdengan baik.
o
Saat mendengarkan, mengingatkan diri kitadari pedoman mendengarkan aktif.
Bernapaslah perlahan-lahan masuk dan keluar agar tetap tenang.
o
Jika kitatidak bisa memperhatikan, cobalah mengulangi kepada diri sendiri dalam pikiran
kitasetiap kata yang orang lain mengatakan. Kemudian kita' mendengar ' pesan dua kali
dan memiliki kesempatan yang lebih baik untuk mendapatkannya.
B.
Komunikasi Nonverbal
Komunikasi nonverbal merupakan bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi
bisnis.Walaupun pada umumnya komunikasi nonverbal memiliki sifat kurang terstruktur
sehingga sulit untuk dipelajari, seperti memahami dalam penggunaan bahasa isyarat, ekspresi
wajah, gerakan tubuh, sandi, simbol-simbol, warna dan intonasi suara. Dalam penyampaiannya,
komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal memilki arti yang berbeda-beda, seperti dalam
komunikasi nonverbal. pesan yang disampaikan biasanya dilakukan secara spontan tanpa
memiliki rencana dan dilakukan secara tidak sadar dan bersifat alami.
Dalam
komunikasi nonverbal ternyata lebih efektif dibandingkan komunikasi verbal.
Menggunakan simbol, ekspresi serta warna visual ternyata lebih cepat dan mudah dimengerti
oleh komunikan dalam berkomunikasi. Penyampaian makna lebih mudah disampaikan oleh
komunikator dan dimengerti oleh komunikan.
v Bahasa Tubuh
Lebih dari setengah dari pesan yang kita kirimkan kepada orang lain adalah non -verbal ,
menurut Mehrabian, cara inibahwa kita menerima lebih dari setengah apa yang seseorang
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 11 of 24
lakukan dalam berkomunikasi melalui pesan bawah sadarmereka dan mengirim dengan bahasa
tubuh.Contoh bahasa tubuh meliputi:
§
Ekspresi wajah
§
Kontak mata ( atau ketiadaan)
§
Cara mereka berdiri atau duduk
§
Tingkat Pernapasan
§
Setiap bergoyang atau gerakan lainnya
§
Gelisah
§
Isyarat dengan lengan atau tangan mereka
§
Memerah
§
Menelan atau batuk
§
Pada dasarnya, bahasa tubuh termasuk apa saja yang mereka lakukan dengan tubuh mereka
selain berbicara. Kita menyadari komunikasi ini secara naluriah, tanpa harus diberitahu apa
artinya.
Komunikasi yang efektif
tergantung pada pengirim dan penerima berbagi arti yang sama.
Tanpa berbagi makna, semua waktu yang dihabiskan untuk menyempurnakan presentasi,
merevisi catatan rapat, atau mengirimkan agenda akanmenjadi sia-sia. Dalam komunikasi
interpersonal di tempat kerja jauh lebih halus dan kompleks.Sebuah interaksi tunggal, ketika
kita memahami konteks hubungan antara dua orang, mengungkapkan lebih dari satu jenis
noise yang berfungsi untuk menghambat kemampuan peserta untuk berbagi makna. Pengirim
harus menjaga penerima dalam pikiran mereka ketika membuat pesan,apakah itu untuk
diucapkan atau disampaikan secara tertulis maupun tidak.
Meskipun banyak orang mungkin berpikir bahwa mendengarkan adalah untuk menjadi pasif,
perilaku manusia yang kita sebut mendengarkan mengaktivasi mekanisme baik fisiologis dan
psikologis.Langkah pertama adalah mendengar, yang mensyaratkan bahwa suara berada
dalam jangkauan pendengaran manusia. Ketika suara-suara terdengar berjalan ke liang telinga,
mereka beresonansi sebagai getaran yang mencapai gendang telinga dan kemudian telinga
tengah. Karena sekitar kita selalu diliputidengan kebisingan, kita belajar untuk menjadi selektif
dan memperhatikan hanya suara-suara yang memiliki arti bagi kita yang kita perhatikan.
Sebaliknya, penerima harus mendengarkan atau membaca secara aktif sehingga bahwa ia
menerjemahkan pesan seobjektif mungkin. Kedua peserta harus diingat bahwa kata bukanlah
nama atau menjelaskan suatu hal. Hal ini hanya merupakan simbol atau representasi dari
benda atau orang atau hal. Fakta bahwa kita mampu memahami satu sama lain sama sekali
adalah karena tingkat makna bersama yang datang dengan berbicara bahasa yang sama.
Namun, kita masing-masing menetapkan makna pada apa yang kita dengar atau baca
berdasarkan latar belakang kita, sikap, keyakinan dan nilai-nilai.
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 12 of 24
II.2.
Komunikasi Eksternal
Komunikasi eksternal mewujudkan semua pendengar atau publik dicapai melalui organisasi
pemasaran, hubungan pemerintah dan program keterlibatan masyarakat. Komunikator bisnis di
masing-masing bidang ini memiliki beberapa tantangan yang sama yang dihadapi oleh manajer
komunikasi internal dan pemimpin tim proyek, kecuali pada skala yang lebih besar. Mereka
perlu melihat jenis pesan yang dikirim oleh perusahaan dan menilai seberapa dekat pesan
selaras dengan tujuan organisasi.
Dalam komunikasi eksternal kita dapat menyampaikan pesan menggunakan komunikasi verbal
yang dipadukan dengan komunikasi non verbal. Dengan gaya bahasa dan intonasi yang baik
dan tepat kita dapat berusaha mengambil perhatian pemirsa atau pendengar untuk mengerti
makna dari pesan yang ingin kita sampaikan. Melalui proses latihan dan perbaikan
berkelanjutan terhadap teknik berkomunikasi dapat memperbaiki cara kita berkomunikasi
hingga menghasilkan suatu proses komunikasi yang efektif.
II.2.1. Komunikasi Pemasaran
PT BCI melakukan komunikasi pemasaran untuk menyampaikan atau mempromosikan tentang
jasanya melalui Seminar. Komunikasi pemasaran yang dilakukan oleh PT BCI tergolong efektif
dan efisien. Hal ini terjadi karena PT BCI melakukan komunikasi 2 arah yang dapat
menimbulkan interaksi secara langsung antara perusahaan yang mempromosikan kepada
calon konsumen, sehingga dapat memperkecil hambatan dalam penyampaian makna pesan
yang akan disampaikan.
Komunikasi Pemasaran telah didefinisikan sebagai berbagi informasi, konsep, dan makna
tentang produk, jasa dan organisasi yang menjual mereka, dengan sumber dan penerima.
Definisi yang lebih rumit adalah : Komunikasi pemasaran ditargetkan interaksi dengan
pelanggan dan prospek menggunakan satu atau lebih media, seperti direct mail, surat kabar
dan majalah, televisi, radio,billboard, telemarketing, dan Internet.
·
Komunikasi pasar adalah pesan yang mengalir antara perusahaan yang sumbernya
empat kelompok Utama penerima yaitu:
·
Konsumen.
·
Berbagai penjualan personil pendukung seperti pedagang besar, pengecer dan
perantara lain disistem pemasaran.
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 13 of 24
·
Anggota lain dari saluran distribusi dan sistem pemasaran tidak langsung di
bawahkendali perusahaan penjualan, seperti biro iklan, agen penjualan dan lain-lain.
·
Material dan sumber daya pemasok seperti lembaga keuangan dan pemerintah.Umpan
balik harus hadir untuk setiap analisis yang berarti komunikasi pasar dan efektivitasnya.
Umpan balik pasar yang meyakinkan adalah pengetahuan tentang penjualan diselesaikan
sebagai akibat dari pesan.Respon juga dapat dilakukan melalui survei pasar.Umpan balik
informasi yang diperoleh melalui penjualan dan penelitian pemasaran dimanfaatkan oleh
manajemen untuk membantu dalam penilaian hasil pesan yang dikirimkan untuk membimbing
produk dan strategi penjualan. Hal ini juga untuk merevisi isi komunikasi , saluran transmisi dan
bentuk komunikasi.
Komunikasi pemasaran pada dasarnya adalah bagian dari bauran pemasaran.Bauran
pemasaran (4P) mendefinisikan pemasaran, harga, tempat, produk dan promosi.Karena bagian
pemasaran bertanggung jawab untuk penjualan, promosi, branding, harga, analisis kompetitif,
dan distribusi, setiap segmen akan memainkan peran penting dalam upaya komunikasi
pemasaran. Sama seperti audit komunikasi dan penilaian kebutuhan mengungkap peluang di
bidang komunikasi internal, evaluasi serupa harus diselesaikan pada akhir setiap promosi
pemasaran, dengan penekanan pada pengukuran hasil dari pesan pemasaran ini.Hanya
beberapa pertanyaan yang harus dijawab dalam rangka untuk mengetahui seberapa baik
promosi komunikasi pemasaranyaitu :
·
Apakah tujuan komunikasi promosilangsung ?
·
Bagaimana menggambarkan pelanggan yang membeli produk atau jasa selama terakhir
promosi ? Siapa mereka dan apademografi mereka?
·
Apakah pesan perusahaan memotivasi atau mempengaruhi pelanggan ?
·
Faktor ditentukan atau berkontribusi terhadap sikap pelanggan terhadap perusahaan dan
produk atau jasa ?
·
·
Apa yang mereka beli, dan seberapa sering pembelian yang dilakukan ?
Jika menciptakan loyalitas merek adalah hasil yang diinginkan, bagaimana meningkatkan
promosikita, loyalitas pelanggan terhadap merek kita?
Bagaimana rencana komunikasi pemasaran diimplementasikan? Menentukan taktik yang akan
digunakan untuk mencapai tujuan yang diidentifikasi dalam bagian strategi. Ini adalah langkahlangkah spesifik yang harus diambil, berapa banyak masing-masing akan dikenakan biaya,
ketika iklan atau pesan dijadwalkan untuk muncul dan bagaimana hasilnya akan dilacak.
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 14 of 24
Mungkin ada beberapa penulis di departemen pemasaran yang masing-masing mewakili
spesialisasi.diperusahaan menengah atau besar, tidak jarang untuk memiliki beberapa anggota
staf berkontribusi padarencana komunikasi pemasaran. Namun, disarankan bahwa spesialis di
setiap daerah datang bersama-samadalam sebuah tim proyek sehingga ada kohesi dan
kesinambungan yang baik dalam rencana final. Pendekatan tim memberikan setiap anggota
kesempatan untuk belajar dari orang lain, yang dapat memperkuat hubungan antara pesan
yang berbeda dan membantu untuk mengkoordinasikan mereka dalam strategi keseluruhan.
Dalam contoh peluncuran produk baru, tim bisa memilih untuk jadwal dan mengkoordinasikan
pesan berikut :
•
Kirim satu atau lebih rilis berita untuk publikasi perdagangan online dan cetak
•
Membuat dan mengirim pesan pada saluran media sosial
•
Menulis artikel blog
•
Melakukan promosi email
•
Iklan di situs pencarian pemasaran
•
Membuat lembar spesifikasi produk agar pengunjung dapat mengunduh dari situs web
•
Publikasikan artikel tentang produk online dan cetak
II.2.2. Perencanaan promosi
Dalam merencanakan promosi, PT BCI melakukan penyebaran brosur, undangan seminar
melalui media cetak maupun elektronik.PT BCI tidak melakukan iklan secara gencar karena
dianggap terlalu menggunakan biaya yang cukup mahal untuk sebuah penyampaian pesan
yang belum tentu dimengerti oleh calon pelanggan atau pasar.PT BCI mengharapkan interaksi
2 arah yang intens sehingga dapat membuat penyampaian makna pesan lebih efektif.
Dari perolehan penghasilan pada saat pembayaran pendaftaran oleh para peserta seminar,
perusahaan
telah
mendapatkan
keuntungan
yang
signifikan
sehingga
tidak
perlu
menginvestasikan dana untuk sebuah promosi atau iklan yang gencar. Dengan kegiatan
seminar itu sendiri, perusahaan telah mempromosikan secara langsung pada calon pelanggan
yang tepat, pasar yang tepat serta metode penyampaian pesan atau makna yang tepat dan
sangat efektif.
Adapun Elemen Rencana promosi yang akan dilakukan olek PT BCI adalah sebagai berikut :
1.
Menetapkan visi dan misi
2.
Daftar acara dan kegiatan
3.
Menentukan kelompok penonton yang berpartisipasi atau publik
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 15 of 24
4.
Menjadwalkan pesan dan menentukan saluran komunikasi
5.
Ulasan dan mengukur hasil
Dari keseluruhan elemen diatas, yang paling penting adalah ulasan dan mengukur hasil.Hal ini
sebagai umpan balik bagi perusahaan untuk memperbaiki kekurangan serta kualitas dari
metode –metode yang telah digunakan dalam penyampaian pesan.
II..2.3. Presentasi
Dalam bentuk yang paling sederhana, presentasi dapat menjadi jalur efektif topik pembicara,
yang memungkinkan presenter untuk menguraikan ketika diperlukan dengan tetap menjaga
aliran dan arah pidato. Pada saat yang sama, presentasi harus cukup lengkap sehingga
penonton dapat menggunakannya sebagai referensi untuk topik kita. Apakah mandiri atau
tidak, presentasi akan mengikuti struktur yang sama dari komunikasi tertulis lainnya. Tentukan
tujuan dan memahami siapa audiens kita akan, memperkenalkan subjek hadir mendukung data
untuk poin utamadan meringkas dengan menyiapkan langkah-langkah berikutnya atau meminta
penonton untuk mengambil tindakan spesifik.
PT BCI melakukan presentasi pada saat seminar denganmenggunakan teknik presentasi yang
profesional dan menggunakan alat bantu visual, sound efect serta alat peraga yang canggih
sehingga dapat memukau serta menyita perhatian para peserta dan membuat peserta semakin
antusias untuk berinteraksi dan mengajukan pertanyaan-pertanyaan pada presenter.
PT BCI juga melakukan presentasi pada saat perusahaan/calon pelanggan yang tertarik lalu
mengundang untuk mempresentasikan jasa yang akan dijual oleh PT BCI pada saat waktu
yang diminta oleh calon pelanggan sesuai perjanjian.Hal ini dilakukan untuk penyampaian
pesan makna dari suatu produk atau jasa sehingga dapat lebih dipahami secara mendalam
oleh calon pelanggan.
Pada saat presentasi juga disampaikan pada saat-saat awal pembukaan tentang profil
perusahaan serta lambang atau logo dari perusahaan sampai penjelasan tentang tatanilai serta
budaya dari perusahaan. Hal ini akan membangun brand image yang positif bagi para peserta
seminar yang akan memberi umpan balik yang positif pula di kemudian hari.
Pada saat penutup di akhir presentasi, PT BCI menampilan alamat surat baik elektronik berupa
e-mail maupunt surat biasa serta nomor dang dapat dihubungi untuk merkomunikasi secara
langsung bila ada yang tertarik untuk mengetahui lebih lanjut tentang materi yang telah
disampaikan saat presentasi. Hal iniagar PT BCI mendapat umpan balik sesuai harapan.
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 16 of 24
II.2.4. Keterampilan Berbicara Efektif
PT BCI memiliki staf pemasaran seorang pembicara publik yang baik dan dipersiapkan dengan
baik untuk mencapai tujuan komunikasi yang dimaksud. Dia dapat menggunakan perangkat
lunak, seperti Microsoft Power Point, tapi dia tidak akan tergantung secara eksklusif pada
ajudan visual yang untuk menyampaikan pesannya. Dia mampu berbicara dengan percaya diri
dan tanpa gerakan mengganggu.Seorang pembicara yang dapat terhubung dengan para
peserta dan mempertahankan perhatian mereka dari awal sampai akhir adalah mampu
menyampaikan pesan yang tampaknya dengan sedikit usaha.Namun, keterampilan yang hanya
dilengkapi dengan latihan dan pengalaman.
Kebanyakan public speeking memiliki untuk tujuan berikut :
·
Menginformasikan
·
Membujuk
·
Menunjukkan
·
Memotivasi
Beberapa pembicara akan berbaur lebih dari satu jenis pesan dalam presentasi dan mungkin
berusaha untuk memotivasi dan membujuk sementara juga menyediakan informasi tentang
subjek di tangan. Staf pemasaran PT BCI harus dapat meyakinkan calon pembeli akan
pentingnya penerapan SIM yang terintegrasi dengan aplikasi smartphone yang dapat
meningkatkan kinerja perusahaan.
Ada tiga elemen yang diperlukan untuk komunikasi yang efektif yaitu :
1.
Sumber : seperti menjual produk organisasi
2.
Pesan : seperti informasi, tanda-tanda dan simbol-simbol
3.
Receiver : seperti konsumen dan publik perusahaan
II..2.5. Negosiasi
Negosiasi adalah satu cara antara dua orang atau lebih yang berbedakepentingan baik itu
berupa pendapat, pendirian, maksud atau tujuan dalammencari kesepahaman dengan cara
mempertemukan penawaran dan permintaan darimasing-masing pihak sehingga tercapai suatu
kesepakatan atau kesepahamankepentingan baik itu berupa pendapat, pendirian, maksud atau
tujuan (mencapaikesepakatan bersama). Negosiasi adalah sesuatu yang kita lakukan setiap
saat dan terjadi hampir di setiap aspek kehidupan kita. Selain itu negosiasi adalah cara yang
paling efektif untuk mengatasi dan menyelesaikan konflik atau perbedaan kepentingan.
Negosiasi diperlukan dalam kehidupan manusia karena sifatnya yang begitu erat dengan filosofi
kehidupan manusia dimana setiap manusia memiliki sifat dasar untuk mempertahankan
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 17 of 24
kepentingannya, disatu sisi manusia lain juga memiliki kepentingan. Padahal, kedua pihak
tersebut memiliki suatu tujuan yang sama, yaitu memenuhi kepentingan dan kebutuhannya.
Dalam penyelesaian sengketa dikenal berbagai macam cara, salah satunya negoisasi.
Kita memperoleh apa yang kita inginkan melalui negosiasi. Mulai dari bangun pagi, mungkin
kita harus mengambil kesepakatan siapa yang harus menggunakan kamar mandi terlebih
dahulu, kemudian apakah sopir harus mengantar isteri anda atau anda terlebih dahulu.
Demikian pula di kantor misalnya kita melakukan negosiasi dalam rapat direksi, rapat staf,
bahkan untuk menentukan di mana akan makan siang kita harus bernegosiasi dengan rekan
sekerja kita, bahkan untuk pergi kuliah pun, kita akan bernegosiasi pada diri sendiri mengenai
baju apa yang akan kita kenakan. Jadi kita semua pada dasarnya adalah negosiator.Beberapa
dari kita melakukannya dengan baik, sedangkan sebagian lagi tidak pernah memenangkan
negosiasi. Sebagian kita hanya menjadi pengikut atau selalu mengikuti dan mengakomodasi
kepentingan orang lain.
Ada dua jenis Negosiator yaitu :
1) Value Claimers
Memandang negosiasi sebagai proses pertikaian.
Masing-masing pihak berusaha
mendapatkan sebanyak mungkin jatah atau kemenangan dan memberikan sesedikit
mungkin jatah atau kemenangan bagi lawannya.
2) Value Creators
Mengutamakan proses yang akan menguntungkan kedua belah pihak. Mencoba untuk
menciptakan nilai tambah bagi kedua belah pihak yang bernegosiasi.
Negoisasi yang dilakukan oleh staf marketing PT BCI lebih kepada jenis Value Creator untuk
lebih mendapatkan win-win solutionyang dapat menghasilkan kesepakatan bersama dengan
hasil yang sama-sama menguntungkan.
Staf Marketing PT BCI melakukan negoisasi pada saat setelah presentasi mengenai produk/
jasa yang ditawarkan pada calon pelanggan.Hal ini tidak mendapat hambatan yang berarti
karena kebanyakan para calon pelanggan yang mengundang mereka merupakan calon
pelanggan yang benar-benar menginginkan penerapan SIM dengan segera
II.3.
Menulis Bisnis yang Efektif
Banyak kesalahan ketik terjadi , dan hampir semua orang salah mengeja kata sekarang dan
nanti. Cobalah untuk mengurangi kesalahan ini semaksimal mungkin. Jika Kita telah menerima
email atau laporan yang dibumbui dengan tata bahasa, tipografi, kesalahan ejaan dan
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 18 of 24
organisasi, apakah ini masalah teknis mempengaruhi sikap kita terhadap penulis dan proyek
penulis ? Orang yang mengirim pesan perlu mengambil waktu untuk meninjau dan merevisi
teks dan lampiran sebelum menekan tombol kirim. Ketika penerima membaca pesan , harus
tidak ada kesulitan teknis yang berdiri di jalan ide-ide dan informasi yang dibagikan.
II.3.1. Email
Setelah 5 (lima) hari seminar dilaksanakan, kini telah berdatangan surat-surat tanggapan yang
dikirimkan melalui e-mail. Diantara sekian banyaknya surat email yang disampaikan, ada
sebuah surat yang memiliki logo perusahaan yang sangat unik. Ternyata logo itu sudah tidak
asing lagi bagi staf pelayanan informasi yaitu PT XYZ dan kemudian melakukan pengecekan
isi surat yang ditujukan pada atasannya yaitu direktur pemasaran perusahaan. Isi surat tersebut
menyatakan ketertarikan akan jasa yang ditawarkan melalui hasil seminar yang dilaksanakan
pada waktu yang lalu. Logo adalah symbol yang syarat akan makna dan dapat dijadikan
sebagai lambing kredibilitas atau reputasi dari perusahaan. Logo mampu mengkomunikasikan
kompetensi,budaya serta tata nilai dari perusahaan tersebut.
Setelah membaca isi surat tersebut, lalu Direktur Pemasaran langsung menginstruksikan pada
staf informasi utuk membalas surat tersebut serta membuat janji pada perusahaan yang tertarik
pada perusahaan kita.Dalam beberapa waktu yang tidak terlalu lama, surat balasan dari PT
XYZ pun telah datang dan memberikan undangan presentasi pada jadwal yang mereka
tentukan untuk menjelaskan produk dari PT BCI berupa Aplikasi Sistem Informasi Manajemen
terintegrasi.
II.3.2. Waktu Pertemuan
Staf pelayanan informasi perusahan telah berhasil berkomunikasi dengan pihak perusahaan
calon pelanggan yang kemudian dibuatkan janji untuk bertemu serta melakukan presentasi
lebih mendetil tentang produk/ jasa yang ditawarkan oleh PT BCI. Setiap menit dari panggilan
presentasi
atau
dokumen
pertemuan
tatap
muka
apa
yang
dibahas
dan
mana
pesertaditugaskan tugas yang berkaitan dengan topik sangatlah penting. Biasanya, daftar hadir
muncul di bagian atas pada menit pertama. Selanjutnya, paragraf mengenai program-program
yang dibahas akan mengikuti urutan topik dalam agenda, yang seharusnya telah didistribusikan
sebelum pertemuan. Item yang memerlukan tindakan harus diikuti dengan nama individu dan
tanggal diantisipasi selesai. Terakhir, tanggal, waktu dan lokasi pertemuan berikutnya harus
tercantum.
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 19 of 24
Dari hasil pertemuan, presentasi dan negoisasi didapat hasil kata sepakat bahwa perusahaan
calon pelanggan tertarik dan memahami konsep dari Sistem Informasi Manajemen yang
diterangkan oleh presenter saat pertemuan.Calon pelanggan setuju untuk menerapkan Aplikasi
Sistem Informasi Manajemen pada perusahaan untuk meningkatkan kinerja perusahaannya.
Dari hasil negoisasi diperoleh hasil bahwa perusahaan menyetujui harga kontrak yang
ditawarkan PT BCI atas penerapan serta perawatan Aplikasi SIM yang akan digunakan oleh PT
XYZ. Kemudian PT XYZ menjadwalkan program kerja serta menerbitkan Surat Perintah Kerja
dan Kontrak Kerja bagi PT BCI untuk memulai proyek ini agar seluruh aplikasi SIM tersebut
segera dapat di Implementasikan pada perusahaannya.
II.3.3. Instruksi
Bagian operasional PT BCI segera menjalankan instruksi yang diberikan oleh Direktur Utama
unutk mengimplementasikan Aplikasi SIM bagi perusahaan PT XYZ serta mengintegrasikan
database yang selama ini belum dioptimalkan oleh mereka. Dalam proses transfer knowledge
terdapat kendala penyampaian pesan yang memiliki hambatan. Hal ini disebabkan berbagai
faktor, baik dari aspek bahasa, latar belakang pendidikan serta kemampuan mendengar dari
para karyawan.
Mungkin ada kalanya bahwa kita perlu memberikan Instruksi kerja kepada rekan kerja sehingga
mereka dapat mengikuti prosedur.Seringkali pedoman ini tidak lebih dari satu halaman.Cara
terbaik untuk menulis petunjuk ini adalah untuk melakukan tugas dan menuliskan setiap
langkah untukmenjalankannya. Dengan merekam setiap langkah yang terpisah, Instruksi akan
lengkap dan mudah diikuti.Pembuatan Instruksi kerja dalam bentuk tulisan ini merupakan yang
paling efektif dalam penyampaian pesan berupa Instruksi kerja tata cara pengoperasian Aplikasi
SIM tersebut. Hal ini tentu mempermudah alih teknologi bagi karyawan PT XYZ.
Pihak PT BCI bukan saja melakukan jasa konsultansi dan transfer knowledge, tetapi juga tetap
melakukan pendampingan bagi user untuk membantu dalam menghadapi kendala pada saat
pengoperasian Aplikasi SIM tersebut. Jaminan akan kualitas dari jasa yang diberikan oleh PT
BCI sangat memberikan rasa percaya yang tinggi dari PT XYZ dalam menikmati jasa
layanannya sehingga menciptakan rasa kepuasan atas jasa yang telah diberikan.
II.3.4. Produk/jasa yang ditawarkan PT BCI
Dalam melayani pelanggan, PT BCI melakukan penawaran produk berupa jas layanan Aplikasi
Sistem Informasi Manajemen yang berbasis Web.Aplikasi yang di terapkan oleh PT BCI
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 20 of 24
keseluruhannya berbahasa pemrograman java yang memiliki kehandalan dibidang keamanan
yang tinggi terhadap gangguan serangan para hacker. Aplikasi Sistem Informasi Manajemen
yang ditawarkan opeh PT BCI merupakan Aplikasi yang mengintegrasikan seluruh database
perusahaan dari setiap unit yang dahulu databasenya terpisah kini dilakukan penyatuan serta
kemudahan akses database dari setiap unit sehingga mempermudah melakukan pengolahan
data menjadi informasiserta pelaporan bagi unit yang membutuhkan informasi dan analisa.
Adapun produknya akan dijelaskan lebih rinci dibawah ini.
II.3.4.1.
Sistem Laporan Online
Laporan dapat bersifat formal maupun informal , analitis atau informasi . Beberapa laporan
memiliki struktur yang telah ditentukan dan disusun sesuai dengan jadwal . Misalnya, laporan
tahunan atau kuartalan dari keuangan departemen akan mengikuti format tertentu dan jangka
waktu penerbitan . Tujuan umum laporan adalah untuk menyediakan data dan rincian tentang
organisasi , departemen , proyek dan produk yang membantu manajemen membuat keputusan.
Meskipun penulis akan memiliki rentang yang lebih ketika menyusun informal melaporkan, ia
masih harus mengatur dokumen secara logis dan memberikan detail yang cukup untuk
memungkinkan pengambil keputusan dalam perusahaan untuk mengambil tindakan.
PT BCI membuatkan Aplikasi pelaporan bagi karyawan PT XYZ dalam bentuk pelaporan online
melalui komputerisasi.Pelaporan ini dapat dilakukan secara online dimanapun karyawan berana
sehingga tidak aka nada kendala oleh jarak dan waktu.Sistem pelaporan online ini memiliki
keunggulan disbanding system pelaporan offline.Dengan system ini para karyawan PT XYZ
dapat melakukan aktifitas bisnisnya lebihleluasa serta dapat melaporkan hasilnya dengan
sangat cepat shingga informasi yang dihasilkan dari laporan tersebut dapat segera diolah dan
dijadikan sumber pengambilan keputusan oleh pihak manajemennya.
II.3.4.2.
Memimpin Panggilan Konferensi Yang Efisien
Jika kita bekerja disebuah perusahaan dengan beberapa lokasi yang berjauhan, kemungkinan
bahwa sebagian besar pertemuan diadakan melalui panggilan konferensi.Banyak aturan
tercakup dalam mempersiapkan presentasi ini berlaku untuk pertemuan maya.Karena meskipun
melibatkan teknologi, perencanaan dan komunikasi langkah-langkah tambahan yang diperlukan
untuk memimpin panggilan konferensi agar lebih produktif dan efisien. Jika kitaakan menyajikan
dan berbagi presentasi atau file komputer lainnya selama panggilan dengan program seperti
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 21 of 24
MS Live Meeting, kita harus menetapkan salah satu peserta untuk mencatat dan
mengirimkannya kepada kitasuatu kesimpulan berupa notulen.
Dalam mengatasi kendala gangguan komunikasi akibat batasan jarak dan waktu, PT BCI
menerapkan solusi berupa Video Conference yang dipasang pada setiap komputer karyawan
serta Smartphone dari karyawan.Hal ini dapat mengurangi noise akibat komunikasi yang
terhambat oleh jarak dan waktu tersebut serta gangguan atau hambatan lainnya.Dengan
Aplikasi ini dapat dijalin komunikasi yang efektif antar pimpinan dengan pimpinan setiap bagian
atau unit kerja serta dapat pula membangun komunikasi interpersonal dan intrapersonal yang
baik antar pimpinan dan karyawan atau bawahan lainnya.
II.3.4.3.
Sistem Manajemen Yang Terintegrasi
PT BCI melakukan penerapan Sistem Manajemen Terintegrasi yang mengintegrasikan mulai
dari pelanggan, perencanaan strategis perusahaan, kepemimpinan, Fokus pelanggan, fokus
pada proses kerja dan Hasil sehingga dapat lebih meningkatkan produktivitas perusahaan
untuk mencapai kinerja yang unggul.Sistem Informasi Manajemen terintegrasi ini telah lama
diterapkan pada perusahaan-perusahan dinegara maju dan telah terbukti mengingkatkan
pruduktivitas dan daya saing bagi perusahan-perusahaan tersebut.
Dengan perencanaan yang matang dan berorientasi kepada kepuasan pelanggan, perusahaan
dapat meningkatkan kinerja untuk unggul dalam bersaing. Dengan kepemimpinan yang befokus
pada masa depan perusahaan dapat memberi dorongan yang besar kepada perusahaan untuk
fokus pada tenaga kerja dan fokus pada proses operasi yang akan menghasilkan kinerja hasil
yang tinggi. Keseluruhan ini didukung oleh SIM yang mengintegrasikan Database, Informasi
dan Manajemen Pengetahuan dari seluruh unit.
III.
Kesimpulan
Dari pembahasan pada b