Makalah Komunikasi Bisnis Presentasi Bis
Makalah
Komunikasi Bisnis
“Presentasi Bisnis”
Muhammad Raka Kustanto
1501116749
JURUSAN ILMU ADMINISTRASI BISNIS
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS RIAU
2016
Kata Pengantar
Puji dan syukur saya ucapkan kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa, yang telah banyak
memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga saya dapat menyelesaikan makalah sederhana
ini dengan baik. Adapun tujuan dari membuat makalah ini yaitu untuk mengulas lebih lanjut
tentang Presentasi Bisnis, dan sebagai syarat untuk mendapatkan nilai ujian tengah semester
mata kuliah Komunikasi Bisnis.
Saya mengakui bahwa saya adalah manusia yang mempunyai keterbatasan dalam
berbagai hal. Oleh karena itu tidak ada hal yang dapat diselesaikan dengan sangat sempurna.
Begitu pula dengan makalah ini yang telah saya selesaikan. Tidak semua hal dapat saya
deskripsikan dengan sempurna dalam makalah ini. Saya melakukannya semaksimal mungkin
dengan kemampuan yang saya miliki. Dimana saya juga memiliki keterbatasan kemampuan.
Maka dari itu saya bersedia menerima semua kritik dan saran. Saya akan menerima semua
kritik dan saran tersebut sebagai batu loncatan yang dapat memperbaiki makalah saya di masa
datang. Sehingga semoga makalah berikutnya dan makalah lain dapat diselesaikan dengan
hasil yang lebih baik.
Pekanbaru, November 2016
Penyusun
2
3
Daftar Isi
Kata Pengantar
………………………………………………….
ii
Daftar Isi
………………………………………………….
iii
1.1 latar belakang
………………………………………………….
1
1.2 Rumusan Masalah
………………………………………………….
1
1.3 Tujuan
………………………………………………….
1
BAB 1 PENDAHULUAN
BAB 2 PEMBAHASAN
2.1. Tujuan Presentasi Bisnis
………………………………….
2.2. Alat Bantu Dalam Presentasi Bisnis
………………………………….
2.3. Cara Mempersiapkan Presentasi Bisnis Yang Baik
………………….
2.4. Berlatih Presentasi Bisnis
………………………………………….
2.5. Proses Menganalisis Audiens
………………………………………….
2.6. Menumbuhkan Percaya Diri Saat Melakukan Presentasi Bisnis ………….
2
2
9
11
12
14
BAB 3 PENUTUP
3.1 Kesimpulan
3.2 Saran
………………………………………………….
………………………………………………….
15
15
Daftar Pustaka
………………………………………………….
16
4
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam dunia bisnis, kegiatan presentasi atas berbagai peristiwa penting seperti
pengajuan usulan proyek-proyek baru, pengembangan produk, perluasan pasar, dan
sebagainya, bukanlah hal baru. Presentasi bisnis yang baik akan memberikan dampak
yang baik pula bagi lembaga atau institusi yang melakukan presentasi. Oleh karena itu,
dalam melakukan presentasi bisnis harus dilakukan persiapan secara matang sehingga
tujuan presentasi bisnis yang efektif dapat tercapai.
Presentasi banyak dipilih untuk menyampaikan gagasan, karena memiliki beberapa
keuntungan dibandingkan menempatkan gagasan tersebut dalam suatu morandum,
surat, atau laporan tertulis. Adapun keuntungan-keuntungan persentasi antara lain :
1. Efisiensi. Dalam jangka panjang, presentasi dapat menghemat waktu. Melalui
presentasi jika ada penundaan umpan balik, setidaknya kita mengetahui bahwa
presentasi telah didengarkan.
2. Efektivitas. Melalui presentasi kita dapat mengamati umpan balik verbal
maupun non-verbal.
3. Pengaruh. Media lisan menawarkan pengungkitan peluang pada saat anda
mencoba mempengaruhi khalayak
1.2 Rumusan Masalah
1. Apa tujuan dari presentasi bisnis?
2. Apa saja Alat bantu dalam presentasi bisnis?
3. Bagaimana cara mempersiapkan presentasi bisnis yang baik?
4. Apa saja yang harus dilakukan dalam berlatih presentasi bisnis?
5. Bagaimana proses menganalisa audiens?
6. Bagaimana menumbuhkan percaya diri saat melakukan presentasi bisnis?
1.3 Tujuan Penulisan
1. Menjelaskan tujuan presentasi bisnis.
2. Menjelaskan bagaimana cara mempersiapkan presentasi bisnis yang baik.
1
3. Mengidentifikasi perlengkapan yang diperlukan dalam presentasi bisnis.
4. Menganalisis audiens yang akan dihadapi dalam presentasi bisnis.
5. Sebagai syarat nilai mata kuliah komunikasi bisnis.
2
BAB 2
PEMBAHASAN
2.1. Tujuan Presentasi Bisnis
Secara umum, presentasi bisnis memiliki empat tujuan pokok, yaitu:
1. Menginformasikan pesan-pesan bisnis kepada audiens.
Pesan-pesan bisnis yang disampaikan harus menarik, sederhana, mudah
dipahami, dan enak didengar audiens. Hindari bentu-bentuk presentasi yang
membosankan, monoton, tidak jelas, dan bahasanya sulit dipahami.
2. Menghibur audiens.
Untuk mencapai tujuan presentasi bisnis seorang pembicara perlu menyelipkan
humor-humor segar yang mampu menghidupkan suasana. Yang perlu diingat adalah
bahwa humor yang diselipkan dalam suatu presentasi bisnis hanyalah sebagai selingan
dan bukan sebagai yang utama.
3. Menyentuh emosi audiens.
Seorang presenter diharapkan juga mampu menyampaikan pesan-pesan bisnis
yang dapat menyentuh emosi audiens. Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan
gaya bahasa, dan intonasi suara yang menarik, sehingga dapat menggugah emosi
audiens.
4. Memotivasi audiens untuk bertindak sesuatu.
Dalam memotivasi audiens, seorang pembicara perlu menyatakannya secara
eksplisit dan bukan menggunakan bahasa basa-basi. Dalam arti bahwa apa yang
diinginkan pembicara harus secara tegas dan jelas tercangkup dalam presentasi.
2.2. Alat Bantu Dalam Presentasi Bisnis
Sejalan dengan perkembangan teknologi multimedia dewasa ini, sudah
seharusnya seorang pembicara profesional tidak ketinggalan dalam memeanfaatkan
teknologi modern tersebut. Namun, yang lebih penting adalah bagaimana seorang
pembicara mampu menjelaskan, menafsirkan, maupun meyakini yang dipresentasikan
dengan baik melalui alat bantu presentasi yang tersedia tersebut.
Pemilihan alat bantu audio visual presentasi yang akan digunakan sangat
bergantung pada sejauh mana seorang pembicara mampu menganalisis materi,
3
audiens, maupun suasana lokasi seorang pembicara akan melakukan presentasi bisnis.
Ketidaktepatan dalam menggunakan alat bantu presentasi bisnis bukan saja
mengganggu jalannya presentasi yang dilakukan, tetapi juga memberikan penilaian
yang kurang mrnguntungkan bagi pembicara tersebut. Alat bantu presentasi cukup
banyak variasinya, mulai dari alat bantu presentasi yang konvensional sampai dengan
yang modern atau kontemporer.
Sebelum menggunakan alat bantu presentasi tersebut, sudah selayaknya
apabila seorang pembicara memiliki kemampuan teknis operasional dan melakukan
pemeriksaan sebelum alat bantu presentasi bisnis tersebut digunakan. Berbagai alat
bantu presentasi bisnis mencakup antara lain; blackboard, whiteboard, flipcharts,
transpartasi overhead projector, slide, papan tulis elektronik, VCR, panel LCD, LCD
projector. Masing-masing alat bantu presentasi bisnis tersebut memiliki keunggulan
dan kelemahan yang dapat dijelaskan berikut ini;
1. Papan Tulis Hitam dan Papan Tulis Putih (blackboard dan whiteboard)
Papan tulis hitam (blackboard) merupakan salah satu alat bantu presentasi
yang sudah cukup kuno, sehingga kini alat bantu tersebut relatif jarang digunakan.
Selain papan tulis hitam, kini muncul papan tulis putih (whiteboard) yang banyak
digunakan di berbagai perkantoran bisnis maupun nonbisnis. Sarana ini cocok untuk
kegiatan seperti lokakarya, briefing, rapat rutin, maupun diskusi kelompok. Sarana ini
memiliki beberapa keunggulan dan kelemahan sebagai berikut.
Keunggulan;
a.
Fleksibilitas dalam penulisannya
b.
Kemudahan dalam melakukan koreksi
c.
Dapat merangkum pendapat peserta maupun pembicara pada saat yang sama
Kelemahan;
a.
Tulisan tangan sering kali sulit di baca
b.
Pembaca menutupi perseta saat menulis
c.
Pembicara tidak dapat menulis dan berbicara pada saat yang sama
d. Tersedianya papan tulis yang sangat terbatas sehingga apabila sudah penuh
harus dihapus dulu
4
e.
Spidol sangat mengganggu dan sering mengering sehingga tak dapat
simanfaatkan secra optimal
f.
Tidak efektif untuk peserta yang berjumlah lebih dari 15
2. Flip Charts
Flipcharts adalah sebuah papan yang dilengkapi dengan lembaran-lembaran
kertas berukuran besar. Apabila lembar kertas pertrama sudah penuh, pembicara dapat
membuka lembar berikutnya yang masih kosong dengan menyibak kertas tersebut
atau menyobeknya. Sarana ini juga memiliki beberapa keunggulan dan kelemahan.
Keunggulan;
a.
Fleksibelitas dalam penulisan
b.
Pembicara dapat mempersiapkan penulisannya sevbelum presentasi
c.
Pembicara dapat merujuk catatan (lembar sebelumnya)
d.
Biaya relatif murah
e.
Bisa diletakkan dimana saja
Kelemahan;
a.
Sukar dibaca karena keterbatasan tulisan tangan
b.
Pembicara sering menutupi peserta sedang menulis
c.
Pembicara tidak dapat menulis dan berbicara pada saat yang sama
d.
Mutu kertas yang jelek dan kemungkinan spidol yang digunakan macet
e.
Biasanya kertas flip charts hanya digunakan untuk sekali presentasi saja
f.
Muncul suara bersiki ketika mengganti lembar kertas
g.
Tidak cocok untuk peserta yang lebih dari 20 orang
5
3.
Transparansi Overhead Projector
Transparansi OHP nampaknya merupakan alat bantu presentasi yang cukup
populer bagi para pembicara. Di berbagai belahan dunia seperti Amerika Serikat,
Inggris, Australia, Kanada, berdasrkan survei yang dilakukan oleh Genigraphics
Corporation tahun 1987, sekitar 57% lembar transparansi dihasilkan dengan mesin
fotokopi, dan selalu dibuat dengan mesin ketik atau bahkan teks tulisan tangan.
Hanya 20% transparansi dibuat dari artwork dan 32% dai grafik komputer.
Dengan semakin meluasnya teknologi computer, semakin banyak orang dapat
memanfaat kan kemampuan computer untuk membuat tampilan grafik, gambar,
bagan dan sejenisnya dengan kualitas yang lebih baik.
Keunggulan:
a.
Cepat dan murah jika menggunakan fotokopi
b.
Dapat dibuat dengan artwork dengan kualitas tinggi, tetapi biayanya tidak
mahal
c.
Layar tetap jelas meskipun dalam ruang yang terang
d. Visual dapat dioperasikan secara cepat dan mudah diubah meskipun beberapa
saat sebelum presentasi dilakukan
e.
Informasi dapat ditampilkan secara progresif meskipun secara manual
f.
Overhead projector umumnya banyak tersedia di berbagai tempat pertemuan
dan pelatihan
Kelemahan:
a.
Kualitas transparansinya jelek jika teksnya ditulis dengan tangan
b.
Umumnya hasil fotokopi adalah hitam dan putih
c.
Pergantian secara manual sering kali mengganggu pembicara dan mengalihkan
pembicaraan
d.
Menimbulkan distorsi gambar manakala OHP tidak focus
e.
Kipas pada OHP sering kali berisik
f.
Transparansi sangat peka dengan bekas sidik jari dan mudah rusak
6
4.
Slide
Sekitar tahun 1980-an slide cukup populer bagi alat bantu presentasi. Slide
dapat berupa foto, grafis, atau gabungan keduanya. Kualitas gambar dan tampilan
yang disajikan dengan slide ini cukup baik, di samping juga mudah dan gampang
membawanya. Dalam perkembangannya, slide yang berukuran 35 mm ini dapat
dikombinasikan dengan personal computer (PC) dengan resolusi gambar berkualitas
tinggi serta dapat disimpan dalam disket.
Keunggulan:
a.
Slide foto warna mudah pembuatannya
b.
Slide grafis berkualitas tinggi dapat dihasilkan oleh PC
c.
Dapat dimungkinkan slide dengan 3D dan efek khusus lainnya
d.
Daya tahan cukup tinggi
e.
Terlindung dari sidik jari dan kerusakan jika disimpan dalam tempat
penyimpanan yang terbuat dari kaca
f.
Slide yang dihasilkan dari computer dapat disimpan dalam disket
g.
Hasil cetakannya lebih kecil dan lebih portable
Kelemahan:
a.
Proses produksi slide film 35 mm memerlukan waktu cukup lama
b.
Harganya relative mahal
5.
Papan Tulis Elektronik
Papan tulis elektronik telah dikembangkan dengan menawarkan berbagai
kemudahan yang banyak digunakan di kantor, konferensi, dan ruang pelatihan. Papan
tulis elektronik tersebut memiliki motor listrik untuk menggulung layar sehingga
muncul bagian bersih yang baru, dan seterusnya. Layar papan tulis tersebut dapat
dihubungkan dengan printer yang dapat mencetak tulisan yang ada di layar tersebut.
Papan tulis elektronik cocok untuk kegiatan diskusi kecil atau sejenisnya. Sarana ini
juga memiliki berbagai keunggulan dan kelemahan sebagaimana alat bantu lainnya.
7
Keunggulan:
a.
Fleksibilitas dalam penulisan materi
b.
Koreksi dapat dilakukan dengan mudah
c.
Mampu menampilkan tulisan pembicara dan peserta pada layar tersebut
d.
Hasil cetakan dapat disimpan maupun diedarkan kepada peserta
Kelemahan:
a.
Tulisan tangan
b.
Peserta sering kali terhalang oleh pembicara saat menulis
c.
Pembicara tidak dapat menulis dan sukar dibaca jika tulisan tangannya memang
jelek
d.
6.
Sering kali pembicara menghadapi kesulitas dalam operasionalnya
Video Cassette Recorder (VCR)
Video Cassette Recorder (Perekam kaset video) dapat digunakan sebagai
sarana untuk melakukan presentasi bisnis. Anda dapat merekam berbagai program
pelatihan atau kegiatan-kegiatan tertentu sebagai bahan studi kasus, dalam format
kaset video. Secara umum, kaset video memiliki tiga macam format yaitu PAL
(digunakan Australia, Selandia baru, Inggris, Spanyol, Portugal, Norwegia, Swedia,
Denmark, Polandia, Austria Belanda, Swiss, Afrika selatan, Cina, Hong kong,
Singapura, Malaysia, dan Indonesia); NTSC (digunakan di Amerika serikat, Kanada,
Jepang, Taiwan, Filipina dan sejumlah negara Amerika latin); SECAM (digunakan di
Prancis, Jerman, Yunani, Timur Tengah, Mauritius, Rep. Ceska, Slovakia, Hungaria,
Polandia, dan Rusia). Sarana ini juga memiliki keungulan dan kelemahan.
Keunggulan:
a.
Sangat praktis
b.
Monitor TV dan VCR cukup banyak tersedia di perkantoran
c.
Video dapat menambah penguasaan materi dan sekaligus hiburan
d. Tersedia pokok materi subjek secara luas termasuk pelatihan dan program
motivasional
8
Kelemahan:
a.
Kualitas tampilan lebih rendah jika diproyeksikan dalam layar lebar.
b.
Perlu kecermatan dalam memilih peralatan dan jenis video yang akan
digunakan.
c.
Untuk peserta yang relatif banyak, suara video kurang efektif.
d.
Diperlukan tenaga ahli khusus untuk operator video.
7.
Panel LCD
Panel Liquid Crystal Display (LCD) memiliki kesamaan dengan layar
komputer jenis laptop, yakni transparan. Untuk dapat berpotensi, layar LCD
dihubungkan dengan portmonitor bagian belakang komputer dan bertindak seperti
layar komputer buatan yang menayangkan itar 16,7 juta warna dengan kualitas
tampilan gambar cukup baik. Panel LCD ini baru dapat berfungsi bila dihubungkan
dengan personal computer(PC), baik dalam bentuk portable computer maupun
desktop computer. Panel LCD ini juga memiliki keunggulan dan kelemahan sebagai
alat bantu persentasi lainnya.
Keunggulan:
a.
Proyeksi data secara berlangsung dari PC secara “real time”
b.
Proyeksi langsung memungkinkan tingkat interaktifnyasemakin tinggi
c.
Panel LCD dapat diletakkan dibagian atas dari proyektor overhead standar
Kelemahan:
a.
Panel LCD versi lama cenderung menghasilkan kualitas gambar yang jelek
b.
Keterbatasan kualitas gambar dari proyektoroverheadkarena rendahnya
kekuatan watt
c.
Ada tiga peralatan yang diperlukan seperti komputer, proyektor overhead dan
panel LCD
9
8.
Proyektor LCD
Proyektor LCD (Liquid Crystal Display) merupakan salah satu alat bantu
presentasi yang banyak digunakam oleh organisasi atau lembaga bisnis maupun
nonbisnis. Dalam perkembangannya, proyektor LCD dari waktu ke waktu mengalami
perkembangan produk yang semakin menarik dan ramping.
Proyektor LCD ini baru dapat berfungsi dengan baik apabila dihubungkan
dengan personal computer (PC) baik dalam bentuk komputer jinjing (portable
computer)maupun komputer meja (desktop computer). Bagaimana pengoperasian
LCD proyektor yang telah dihubungkan ke komputer memerlukan software untuk
presentasi. Ada beberapa software presengtasi yang dapat digunakan, antara lain:
Microsoft Powerpoint, Harvard Graphics, Lotus Freelance, Adobe Persuasion, Novell
Presentations, dan Compel Presentations. Penggunaan proyektor LCD dalam
presentasi bisnis ini juga memiliki keunggulan dan kelemahan, antara lain:
Keunggulan:
a.
Tampilan data dilakukan secara “real time”
b.
Presentasi bisa dilakukan secara interaktif dengan audiens
c.
Dengan software presentasi, tampilan presentasi menjadi semakin menarik
karena yang ditampilkan dapat berupa data teks, suara dan video
Kelemahan:
a.
LCD versi lama cenderung menghasilkan kualitas gambar yang kurang bagus
b.
Harga LCD proyektor masih relaif mahal, meskipun dari waktu ke waktu
cenderung harganya turun
c.
Peralatan yang diperlukan seperti komputer, LCD proyektor, dan layar
d.
Kadangkala terjadi ketidaksesuaian (tidak kompatibel) antara merek LCD
proyektor tertentu dengan komputer yang digunakan
2.3. Cara Mempersiapkan Presentasi Bisnis Yang Baik
Dalam bidang apapun, keberhasilan dapat diraih apabila persiapan dilakukan
dengan baik. Begitu halnya dengan presentasi bisnis, presentasi bisnis yang baik
hanya akan dapat dicapai jika persiapan untuk melakukan presentasi tersebut
dilakukan dengan sebaik-baiknya. Dalam hal ini persiapan yang diperlukan untuk
presentasi bisnis mencakup beberapa hal, yaitu:
10
1. Penguasaan Terhadap Topik atau Materi yang akan Dipresentasikan
Penguasaan terhadap materi yang akan dipresentasikan merupakan salah satu
syarat penting agar apa yang ingin disampaikan kepada audiens dapat mencapai
sasaran. Ketidaksiapan terhadap materi yang akan dipresentasikan bukan saja
menghambat penyampaian pesan terhadap audiens, tetapi juga akan memberikan citra
(image) yang kurang baik bagi pembicara yang bersangkutan. Oleh karena itu,
kuasailah materi tersebut dengan baik sebelum melakukan presentasi dihadapan
audiens.
2. Penguasaan Berbagai Alat Bantu Presentasi dengan Baik
Di samping penguasaan materi yang baik, yang juga penting adalah bagaimana
seorang pembicara mampu memanfaatkan berbagai alat bantu presentasi bisnis demi
pencapaian tujuan yang dikehendaki.
Berbagai alat bantu presentasi bisnis yang digunakan antara lain; whiteboard,
spidol, overhead projector (OHP), transparansi, slide, komputer, bagan, flip chart,
kamera video, tape, televisi, dan LCD projector.
3. Menganalisis Audiens
Agar tujuan presntasi bisnis dapat tercapai dengan baik, seorang pembicara perlu
mengenal siapa sebenarnya yang menjadi audiens. Melalui pendekatan bertanya
dengan menggunakan kata tanya seperti; apa, siapa, di mana, kapan, mengapa,
bagaimana, seorang pembicara akan dapat mengidentifikasi siapa sebenarnya audiens
yang dimaksud sehingga dapat melakukan berbagai persiapan antisipatif.
4. Menganalisa Berbagai Lingkungan Lokasi atau Tempat Untuk Presentasi
Agar presentasi bisnis yang dilakukan tersebut dapat mencapai tujuan, seorang
pembicara perlu mengenal lebih dekat lingkungan atau lokasi atau tempat ia akan
melakukan presentasi bisnis.
Pemahaman terhadap lingkungan atau suasana lokasi untuk presentasi bisnis
tersebut akan memberikan kemudahan kepada seorang pembicara dalam mengatur
alat bantu presentasi yang sesuai dengan suasana lokasi tersebut. Misalnya, apakah
lokasi yang digunakan untuk presentasi memiliki ruang yang cukup luas, bagaimana
tata letak ruangan tersebut, bentuk meja dan tempat duduk audiens, dan lain-lain.
11
2.4. Berlatih Presentasi Bisnis
Setelah anda memahami secara garis besar tentang prinsipprinsip presentasi
bisnis, langkah selanjutnya yang sangat penting adalah berlatih (praktik) presentasi
bisnis. Berlatih presentasi bisnis dapat dilakukan dalam berbagai kegiatan di dalam
organisasi bisnis, mulai dari lingkup kecil (internal) sampai lingkup yang luas
(eksternal).
Dalam lingkup kecil , misalnya presentasi bisnis tentang rancangan produk
baru, peningkatan efesien kerja karyawan, dan usulan program kerja departemen.
Untuk lingkup eksternal, misalnya presentasi bisnis untuk kerja sama bisnis dengan
pihak lain dan usulan eksansi pabrik.
Agar presentasi bisnis yang dilakukan oleh pembicara dapat mencapai sasaran
nya, perlu di perhatikan beberapa hal berikut ini.
1.
Identifikasi Audiens.
2.
Buatlah pokokpokok pikiran presentasi bisnis.
3. Tulislah teks presentasi bisnis secara lengkap.
4.
Buatlah rangkuman teks presentasi bisnis ke dalam subsubjudul.
5. Tulislah kedalam kartu ukuran kartu pos.
Secara lebih rinci, bahasan tiap-tiap poin tersebut dapat dijelaskan berikut ini:
1.
Identifikasi Audiens
Langkah pertama yang perlu diperhatikan dalam melakukan presentasi bisnis
adalah mengidentifikasi siapa audiens Anda. Audiens Anda bisa jadi kalangan
manajer (pemasaran, produksi, keuangan, personalia), kepala departemen, supervisor,
atau karyawan. Di samping apa posisi atau jabatan audiens, seorang pembicara perlu
juga mengantisipasi apa yang diharapkan audiens serta bagaimana solusinya.
Pemahaman terhadap audiens secara tepat akan mempermudah si pembicara dalam
melakukan presentasi bisnis.
2.
Menyiapkan pokok-pokok pikiran
Selain menganalisis siapa audiensnya, langkah berikutnya yang perlu
diperhatikan adalah mempersiapkan pokok-pokok pikiran yang ingin disampaikan
dalam suatu presentasi bisnis. Dalam hal ini, yang perlu diperhatikan adalah
mempersiapkan poin-poin penting apa saja yang perlu disampaikan dalam presentasi
12
bisnis. Dengan kata lain, pokok-pokok pikiran tersebut masih bersifat global atau
umum sehingga masih diperlukan adanya pengembangan lebih lanjut.
3.
Menulis Teks Lengkap
Apabila pokok-pokok pikiran yang ingin disampaikan dalam presentasi bisnis
sudah disiapkan, langkah selanjutnya adalah bagaimana mengembangkan pokokpokok pikiran tersebut menjadi lebih rinci sehingga menjadi suatu naskah/teks yang
lengkap dan tinggal menyampaikan dalam suatu forum. Penyiapan teks secara
lengkap akan menambah percaya diri bagi pembacanya. Namun, yang perlu
diperhatikan adalah bagaimana menyampaikan materi tersebut kepada audiens
dengan cara-cara yang menarik dan tidak membosankan. Dalam hal ini, seorang
pembicara memerlukan seni presentasi yang baik yang mampu menggugah perhatian
audiens.
4.
Menyiapkan Rangkuman ke dalam Sub-sub Judul
Selain menyiapkan teks lengkap, cara lain yang bisa dilakukan adalah
membuat semacam kerangka atau rangkuman naskah secara garis besarnya. Dalam
rangkuman harus mencakup poin-poin penting yang ingin disampaikan dan dapat
dikembangkan sampai pada sub-sub judul. Cara ini dapat dilakukan bila pembicara
termasuk orang yang memiliki cukup pengalaman dalam menghadapi publik, jadi
bukanlah sebagai pemula atau masih taraf belajar.
5.
Menulis ke dalam Kertas Ukuran Kartu Pos
Cara yang terakhir dalam mempersiapkan presentasi bisnis adalah dengan
menuliskan poin-poin penting yang ingin disampaikan ke dalam kertas berukuran
kartu pos. Hal ini dapat dilakukan, khususnya bagi mereka yang sudah
berpengalaman menyampaikan presentasi di hadapan audiens. Cara ini merupakan
yang paling praktis, sederhana, dan berkesan bersifat informal.
2.5. Proses Menganalisis Audiens
Untuk dapat melakukan presentasi bisnis yang baik, salah satu
persyaratannya, pembicara harus dapat menganalisis audiens (audience analysis)
secara tepat. Ketidaktepatan dalam menganalisis audiens akan membuat pembicara
gagal atau kecewa karena tidak mampu menyampaikan presentasi dengan baik. Oleh
karena itu, dalam menganalisis audiens seorang pembicara harus mampu menjawab
enam pertanyaan mendasar berikut ini.
13
Siapa Audiensnya?
Analisis audiens ini berkaitan dengan kepada siapa seseorang itu berbicara.
Semakin banyak informasi yang dapat diperoleh dari para audiens, pembicara
semakin mudah melakukan presentasi secara tepat. Audiens tersebut dapat ditinjau
dari berbagai hal, misalnya dari sisi pekerjaan atau jabatan, status, pekerjaan, usia,
jenis kelamin, agama, asal daerah, pendidikan, dan sebagainya.
Apa yang Diinginkan Audiens?
Agar penyampaian pesan-pesan bisnis sesuai seperti yang diharapkan,
pembicara yang baik perlu mengetahui apa yang diinginkan oleh audiens. Dengan
memahami apa yang menjadi harapan audiens, seorang pembicara tentunya akan
berupaya semaksimal mungkin untuk melakukan presentasi sebaik mungkin,
sehingga dapat memuaskan keinginan audiens.
Dimana Melakukan Presentasi?
Bagi pembicara, pemahaman terhadap tempat presentasi dilakukan sangat
penting. Pemahaman tempat presentasi akan membantu pembicara untuk menyusun
strategi yang tepat. Misalnya, apakah tempat presentasi bisnis dilakukan di kota atau
desa; apakah ruangan untuk presentasi ber-AC atau tidak; apakah presentasi bisnis
dilakukan sebelum atau sesudah makan siang; apakah presentasi bisnis menggunakan
podium, meja, atau gaya panggung.
Kapan Melakukan Presentasi?
Seorang pembicara perlu memperhatikan secara seksama kapan melakukan
presentasi bisnis (rincian mengenai tanggal, bulan, hari dan jam berapa).
Sebagaimana dalam waktu sehari terdapat berjam-jam ketika Audiens masih “segar”,
tetapi juga terdapat jam-jam saat stamina audiens telah menurun, melemah, bahkan
cendrung mengantuk. Pagi hari sangat baik untuk melakukan presentasi bisnis.
Adapun waktu siang hari setelah makan siang merupakan waktu yang cukup berat
untuk presentasi bisnis, karna audiens cendrung ngantuk.
Mengapa Melakukan Presentasi?
Sebelum melakukan presentasi bisnis, seorang pembicara harus mampu
menjawab pertanyaan mengapa harus melakukan presentasi bisnis. Tentunya akan
sangat bervariasi antara seseorang dengan yang lain. Mungkin bagi pembicara yang
lainnya bagi presentasi bisnis dimaksud untuk memberikan alternatif solusi atas
merosotnya omset penjualan buku-buku referensi peguruan tinggi di tanah air akhirakhir ini.
14
Bagaimana Melakukan Presentasi?
Seorang pembicara yang satu dengan pembicara dengan pembicara yang lain
tentunya memiliki strategi presentasi bisnis yang berbeda-beda. Misalnya, presentasi
dilakukan dengan memegagang catatan atau naskah lengkap, menggunakan
tranparansi overbead, slide, proyektor LCD, computer atau multimedia, atau lainnya.
Semakin banyak informasi yang diperoleh, semakin matang persiapan yang
dapat dilakukan. Oleh karna itu, diharapkan presentasi bisnis yang dilakukan dapat
berlangsung sesuai dengan tujuan yang dikehendaki pembicara.
2.6. Menumbuhkan Percaya Diri Saat Melakukan Presentasi Bisnis
Salah satu faktor yang menyebabkan keberhasilan dalam persentasi bisnis
adalah rasa percaya diri yang kuat dari pembicara ketika menyampaikan persentasi
bisnis. Percaya diri merupakan salah satu prasyarat bagi keberhasilan suatu presentasi
bisnis. Oleh karena itu seseorang pembicara professional harus selalu mencari
berbagai upaya untuk mengembangkan percaya diri.
Peter Urs Benders dalam buku Secrets Of Power Presentations memberikan resep
bagaimana seorang pembicara mampu mengembangkan percaya diri , yaitu :
1.
Saat anda di perkenalkan , tersenyumlah dan pandanglah sekilas semua hadirin
(audiens) dan kemudian keada orang yang mengatakan segala yang baik dari anda
(yang memperkenalkan anda) . Jangan nunduk malu . Berbanggalah !
2.
Mulailah perlahanlahan, dengan punggung dan dagu tegak . kemudian percepat
secara bertahap.
3.
Bukalah presentasi anda dengan mengatakan sesuatu secara sungguhsungguh.
4.
Mengakui anda lebih tau tentang topic tersebut, dari pada para pendengar anda.
Anda seorang pakar.
5.
Pakailah pakaian anda yang terbaik.
6. Yang terpenting , hiasi wajah anda dengan senyuman. Tubuh anda un akan
merasa positif . Teruslah berkata ada diri sendiri betapa nyamannya perasaan anda.
15
BAB 3
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Presentasi bisnis kerap kali dilakukan dalam dunia bisnis, baik dalam kaitannya
dengan masalah pemasaran, keuangan, personalia, produksi, dan teknologi informasi.
Oleh karena itu, mereka perlu memerhatikan berbagai faktor yang dapat menunjang
keberhasilan presentasi secara efektif.
Presentasi bisnis memiliki empat tujuan utama yaitu menginformasikan pesanpesan bisnis, menghibur audiens, menyentuh emosi audiens, dan memotivasi audiens
untuk melakukan sesuatu. Meskipun dalam prakteknya, suatu perusahaan dapat saja
bertujuan untuk sekedar menyampaikan pesan-pesan bisnis tertentu bagi audiens.
Sebelum melakukan presentasi bisnis perlu dipersiapkan beberapa hal seperti
penguasaan materi yang ingin disampaikan, penguasaan alat bantu presentasi bisnis,
menganalisa audiens dan menganalisis lingkungan tempat berlangsungnya presentasi
bisnis.
Alat bantu presentasi bisnis yang ada di pasar saat ini cukup banyak variasinya
mulai dari yang paling sederhana sampai pada alat bantu visual elektronik dengan
teknologi canggih. Sebagai sarana pendukung dalam presentasi bisnis, alat bantu itu
diharapkan mampu memperjelas pemahaman para audiens dalam menangkap suatu
materi dan menarik bagi audiens. Selain itu, perlu juga seorang presenter menganalisis
bahasa tubuh yang sebaiknya digunakan, serta peninjauan lokasi secara sekilas. Satu
hal yang tak boleh dilupakan adalah bagaimana berupaya untuk selalu menumbuhkan
rasa percaya diri dan berlatih melakukan presentasi bisnis.
3.2 Saran
Setelah mengetahui tentang berbagai tujuan, tahapan serta bagaimana cara
melakukan presentasi bisnis, kita diharapkan dapat melakukan presentasi bisnis
dengan baik dan benar. Dalam pengimplementasiannya baik di kelas maupun pada
bisnis.
16
Daftar pustaka
1. Pratminingsih, Sri Astusi. 2006. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta: Graha Ilmu.
2. Purwanto, Djoko. 2010. Komunikasi Bisnis Edisi ke-4. Jakarta: Erlangga.
3. Burhanudin. 2015. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta: Pustaka Pelajar.
17
Komunikasi Bisnis
“Presentasi Bisnis”
Muhammad Raka Kustanto
1501116749
JURUSAN ILMU ADMINISTRASI BISNIS
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS RIAU
2016
Kata Pengantar
Puji dan syukur saya ucapkan kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa, yang telah banyak
memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga saya dapat menyelesaikan makalah sederhana
ini dengan baik. Adapun tujuan dari membuat makalah ini yaitu untuk mengulas lebih lanjut
tentang Presentasi Bisnis, dan sebagai syarat untuk mendapatkan nilai ujian tengah semester
mata kuliah Komunikasi Bisnis.
Saya mengakui bahwa saya adalah manusia yang mempunyai keterbatasan dalam
berbagai hal. Oleh karena itu tidak ada hal yang dapat diselesaikan dengan sangat sempurna.
Begitu pula dengan makalah ini yang telah saya selesaikan. Tidak semua hal dapat saya
deskripsikan dengan sempurna dalam makalah ini. Saya melakukannya semaksimal mungkin
dengan kemampuan yang saya miliki. Dimana saya juga memiliki keterbatasan kemampuan.
Maka dari itu saya bersedia menerima semua kritik dan saran. Saya akan menerima semua
kritik dan saran tersebut sebagai batu loncatan yang dapat memperbaiki makalah saya di masa
datang. Sehingga semoga makalah berikutnya dan makalah lain dapat diselesaikan dengan
hasil yang lebih baik.
Pekanbaru, November 2016
Penyusun
2
3
Daftar Isi
Kata Pengantar
………………………………………………….
ii
Daftar Isi
………………………………………………….
iii
1.1 latar belakang
………………………………………………….
1
1.2 Rumusan Masalah
………………………………………………….
1
1.3 Tujuan
………………………………………………….
1
BAB 1 PENDAHULUAN
BAB 2 PEMBAHASAN
2.1. Tujuan Presentasi Bisnis
………………………………….
2.2. Alat Bantu Dalam Presentasi Bisnis
………………………………….
2.3. Cara Mempersiapkan Presentasi Bisnis Yang Baik
………………….
2.4. Berlatih Presentasi Bisnis
………………………………………….
2.5. Proses Menganalisis Audiens
………………………………………….
2.6. Menumbuhkan Percaya Diri Saat Melakukan Presentasi Bisnis ………….
2
2
9
11
12
14
BAB 3 PENUTUP
3.1 Kesimpulan
3.2 Saran
………………………………………………….
………………………………………………….
15
15
Daftar Pustaka
………………………………………………….
16
4
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam dunia bisnis, kegiatan presentasi atas berbagai peristiwa penting seperti
pengajuan usulan proyek-proyek baru, pengembangan produk, perluasan pasar, dan
sebagainya, bukanlah hal baru. Presentasi bisnis yang baik akan memberikan dampak
yang baik pula bagi lembaga atau institusi yang melakukan presentasi. Oleh karena itu,
dalam melakukan presentasi bisnis harus dilakukan persiapan secara matang sehingga
tujuan presentasi bisnis yang efektif dapat tercapai.
Presentasi banyak dipilih untuk menyampaikan gagasan, karena memiliki beberapa
keuntungan dibandingkan menempatkan gagasan tersebut dalam suatu morandum,
surat, atau laporan tertulis. Adapun keuntungan-keuntungan persentasi antara lain :
1. Efisiensi. Dalam jangka panjang, presentasi dapat menghemat waktu. Melalui
presentasi jika ada penundaan umpan balik, setidaknya kita mengetahui bahwa
presentasi telah didengarkan.
2. Efektivitas. Melalui presentasi kita dapat mengamati umpan balik verbal
maupun non-verbal.
3. Pengaruh. Media lisan menawarkan pengungkitan peluang pada saat anda
mencoba mempengaruhi khalayak
1.2 Rumusan Masalah
1. Apa tujuan dari presentasi bisnis?
2. Apa saja Alat bantu dalam presentasi bisnis?
3. Bagaimana cara mempersiapkan presentasi bisnis yang baik?
4. Apa saja yang harus dilakukan dalam berlatih presentasi bisnis?
5. Bagaimana proses menganalisa audiens?
6. Bagaimana menumbuhkan percaya diri saat melakukan presentasi bisnis?
1.3 Tujuan Penulisan
1. Menjelaskan tujuan presentasi bisnis.
2. Menjelaskan bagaimana cara mempersiapkan presentasi bisnis yang baik.
1
3. Mengidentifikasi perlengkapan yang diperlukan dalam presentasi bisnis.
4. Menganalisis audiens yang akan dihadapi dalam presentasi bisnis.
5. Sebagai syarat nilai mata kuliah komunikasi bisnis.
2
BAB 2
PEMBAHASAN
2.1. Tujuan Presentasi Bisnis
Secara umum, presentasi bisnis memiliki empat tujuan pokok, yaitu:
1. Menginformasikan pesan-pesan bisnis kepada audiens.
Pesan-pesan bisnis yang disampaikan harus menarik, sederhana, mudah
dipahami, dan enak didengar audiens. Hindari bentu-bentuk presentasi yang
membosankan, monoton, tidak jelas, dan bahasanya sulit dipahami.
2. Menghibur audiens.
Untuk mencapai tujuan presentasi bisnis seorang pembicara perlu menyelipkan
humor-humor segar yang mampu menghidupkan suasana. Yang perlu diingat adalah
bahwa humor yang diselipkan dalam suatu presentasi bisnis hanyalah sebagai selingan
dan bukan sebagai yang utama.
3. Menyentuh emosi audiens.
Seorang presenter diharapkan juga mampu menyampaikan pesan-pesan bisnis
yang dapat menyentuh emosi audiens. Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan
gaya bahasa, dan intonasi suara yang menarik, sehingga dapat menggugah emosi
audiens.
4. Memotivasi audiens untuk bertindak sesuatu.
Dalam memotivasi audiens, seorang pembicara perlu menyatakannya secara
eksplisit dan bukan menggunakan bahasa basa-basi. Dalam arti bahwa apa yang
diinginkan pembicara harus secara tegas dan jelas tercangkup dalam presentasi.
2.2. Alat Bantu Dalam Presentasi Bisnis
Sejalan dengan perkembangan teknologi multimedia dewasa ini, sudah
seharusnya seorang pembicara profesional tidak ketinggalan dalam memeanfaatkan
teknologi modern tersebut. Namun, yang lebih penting adalah bagaimana seorang
pembicara mampu menjelaskan, menafsirkan, maupun meyakini yang dipresentasikan
dengan baik melalui alat bantu presentasi yang tersedia tersebut.
Pemilihan alat bantu audio visual presentasi yang akan digunakan sangat
bergantung pada sejauh mana seorang pembicara mampu menganalisis materi,
3
audiens, maupun suasana lokasi seorang pembicara akan melakukan presentasi bisnis.
Ketidaktepatan dalam menggunakan alat bantu presentasi bisnis bukan saja
mengganggu jalannya presentasi yang dilakukan, tetapi juga memberikan penilaian
yang kurang mrnguntungkan bagi pembicara tersebut. Alat bantu presentasi cukup
banyak variasinya, mulai dari alat bantu presentasi yang konvensional sampai dengan
yang modern atau kontemporer.
Sebelum menggunakan alat bantu presentasi tersebut, sudah selayaknya
apabila seorang pembicara memiliki kemampuan teknis operasional dan melakukan
pemeriksaan sebelum alat bantu presentasi bisnis tersebut digunakan. Berbagai alat
bantu presentasi bisnis mencakup antara lain; blackboard, whiteboard, flipcharts,
transpartasi overhead projector, slide, papan tulis elektronik, VCR, panel LCD, LCD
projector. Masing-masing alat bantu presentasi bisnis tersebut memiliki keunggulan
dan kelemahan yang dapat dijelaskan berikut ini;
1. Papan Tulis Hitam dan Papan Tulis Putih (blackboard dan whiteboard)
Papan tulis hitam (blackboard) merupakan salah satu alat bantu presentasi
yang sudah cukup kuno, sehingga kini alat bantu tersebut relatif jarang digunakan.
Selain papan tulis hitam, kini muncul papan tulis putih (whiteboard) yang banyak
digunakan di berbagai perkantoran bisnis maupun nonbisnis. Sarana ini cocok untuk
kegiatan seperti lokakarya, briefing, rapat rutin, maupun diskusi kelompok. Sarana ini
memiliki beberapa keunggulan dan kelemahan sebagai berikut.
Keunggulan;
a.
Fleksibilitas dalam penulisannya
b.
Kemudahan dalam melakukan koreksi
c.
Dapat merangkum pendapat peserta maupun pembicara pada saat yang sama
Kelemahan;
a.
Tulisan tangan sering kali sulit di baca
b.
Pembaca menutupi perseta saat menulis
c.
Pembicara tidak dapat menulis dan berbicara pada saat yang sama
d. Tersedianya papan tulis yang sangat terbatas sehingga apabila sudah penuh
harus dihapus dulu
4
e.
Spidol sangat mengganggu dan sering mengering sehingga tak dapat
simanfaatkan secra optimal
f.
Tidak efektif untuk peserta yang berjumlah lebih dari 15
2. Flip Charts
Flipcharts adalah sebuah papan yang dilengkapi dengan lembaran-lembaran
kertas berukuran besar. Apabila lembar kertas pertrama sudah penuh, pembicara dapat
membuka lembar berikutnya yang masih kosong dengan menyibak kertas tersebut
atau menyobeknya. Sarana ini juga memiliki beberapa keunggulan dan kelemahan.
Keunggulan;
a.
Fleksibelitas dalam penulisan
b.
Pembicara dapat mempersiapkan penulisannya sevbelum presentasi
c.
Pembicara dapat merujuk catatan (lembar sebelumnya)
d.
Biaya relatif murah
e.
Bisa diletakkan dimana saja
Kelemahan;
a.
Sukar dibaca karena keterbatasan tulisan tangan
b.
Pembicara sering menutupi peserta sedang menulis
c.
Pembicara tidak dapat menulis dan berbicara pada saat yang sama
d.
Mutu kertas yang jelek dan kemungkinan spidol yang digunakan macet
e.
Biasanya kertas flip charts hanya digunakan untuk sekali presentasi saja
f.
Muncul suara bersiki ketika mengganti lembar kertas
g.
Tidak cocok untuk peserta yang lebih dari 20 orang
5
3.
Transparansi Overhead Projector
Transparansi OHP nampaknya merupakan alat bantu presentasi yang cukup
populer bagi para pembicara. Di berbagai belahan dunia seperti Amerika Serikat,
Inggris, Australia, Kanada, berdasrkan survei yang dilakukan oleh Genigraphics
Corporation tahun 1987, sekitar 57% lembar transparansi dihasilkan dengan mesin
fotokopi, dan selalu dibuat dengan mesin ketik atau bahkan teks tulisan tangan.
Hanya 20% transparansi dibuat dari artwork dan 32% dai grafik komputer.
Dengan semakin meluasnya teknologi computer, semakin banyak orang dapat
memanfaat kan kemampuan computer untuk membuat tampilan grafik, gambar,
bagan dan sejenisnya dengan kualitas yang lebih baik.
Keunggulan:
a.
Cepat dan murah jika menggunakan fotokopi
b.
Dapat dibuat dengan artwork dengan kualitas tinggi, tetapi biayanya tidak
mahal
c.
Layar tetap jelas meskipun dalam ruang yang terang
d. Visual dapat dioperasikan secara cepat dan mudah diubah meskipun beberapa
saat sebelum presentasi dilakukan
e.
Informasi dapat ditampilkan secara progresif meskipun secara manual
f.
Overhead projector umumnya banyak tersedia di berbagai tempat pertemuan
dan pelatihan
Kelemahan:
a.
Kualitas transparansinya jelek jika teksnya ditulis dengan tangan
b.
Umumnya hasil fotokopi adalah hitam dan putih
c.
Pergantian secara manual sering kali mengganggu pembicara dan mengalihkan
pembicaraan
d.
Menimbulkan distorsi gambar manakala OHP tidak focus
e.
Kipas pada OHP sering kali berisik
f.
Transparansi sangat peka dengan bekas sidik jari dan mudah rusak
6
4.
Slide
Sekitar tahun 1980-an slide cukup populer bagi alat bantu presentasi. Slide
dapat berupa foto, grafis, atau gabungan keduanya. Kualitas gambar dan tampilan
yang disajikan dengan slide ini cukup baik, di samping juga mudah dan gampang
membawanya. Dalam perkembangannya, slide yang berukuran 35 mm ini dapat
dikombinasikan dengan personal computer (PC) dengan resolusi gambar berkualitas
tinggi serta dapat disimpan dalam disket.
Keunggulan:
a.
Slide foto warna mudah pembuatannya
b.
Slide grafis berkualitas tinggi dapat dihasilkan oleh PC
c.
Dapat dimungkinkan slide dengan 3D dan efek khusus lainnya
d.
Daya tahan cukup tinggi
e.
Terlindung dari sidik jari dan kerusakan jika disimpan dalam tempat
penyimpanan yang terbuat dari kaca
f.
Slide yang dihasilkan dari computer dapat disimpan dalam disket
g.
Hasil cetakannya lebih kecil dan lebih portable
Kelemahan:
a.
Proses produksi slide film 35 mm memerlukan waktu cukup lama
b.
Harganya relative mahal
5.
Papan Tulis Elektronik
Papan tulis elektronik telah dikembangkan dengan menawarkan berbagai
kemudahan yang banyak digunakan di kantor, konferensi, dan ruang pelatihan. Papan
tulis elektronik tersebut memiliki motor listrik untuk menggulung layar sehingga
muncul bagian bersih yang baru, dan seterusnya. Layar papan tulis tersebut dapat
dihubungkan dengan printer yang dapat mencetak tulisan yang ada di layar tersebut.
Papan tulis elektronik cocok untuk kegiatan diskusi kecil atau sejenisnya. Sarana ini
juga memiliki berbagai keunggulan dan kelemahan sebagaimana alat bantu lainnya.
7
Keunggulan:
a.
Fleksibilitas dalam penulisan materi
b.
Koreksi dapat dilakukan dengan mudah
c.
Mampu menampilkan tulisan pembicara dan peserta pada layar tersebut
d.
Hasil cetakan dapat disimpan maupun diedarkan kepada peserta
Kelemahan:
a.
Tulisan tangan
b.
Peserta sering kali terhalang oleh pembicara saat menulis
c.
Pembicara tidak dapat menulis dan sukar dibaca jika tulisan tangannya memang
jelek
d.
6.
Sering kali pembicara menghadapi kesulitas dalam operasionalnya
Video Cassette Recorder (VCR)
Video Cassette Recorder (Perekam kaset video) dapat digunakan sebagai
sarana untuk melakukan presentasi bisnis. Anda dapat merekam berbagai program
pelatihan atau kegiatan-kegiatan tertentu sebagai bahan studi kasus, dalam format
kaset video. Secara umum, kaset video memiliki tiga macam format yaitu PAL
(digunakan Australia, Selandia baru, Inggris, Spanyol, Portugal, Norwegia, Swedia,
Denmark, Polandia, Austria Belanda, Swiss, Afrika selatan, Cina, Hong kong,
Singapura, Malaysia, dan Indonesia); NTSC (digunakan di Amerika serikat, Kanada,
Jepang, Taiwan, Filipina dan sejumlah negara Amerika latin); SECAM (digunakan di
Prancis, Jerman, Yunani, Timur Tengah, Mauritius, Rep. Ceska, Slovakia, Hungaria,
Polandia, dan Rusia). Sarana ini juga memiliki keungulan dan kelemahan.
Keunggulan:
a.
Sangat praktis
b.
Monitor TV dan VCR cukup banyak tersedia di perkantoran
c.
Video dapat menambah penguasaan materi dan sekaligus hiburan
d. Tersedia pokok materi subjek secara luas termasuk pelatihan dan program
motivasional
8
Kelemahan:
a.
Kualitas tampilan lebih rendah jika diproyeksikan dalam layar lebar.
b.
Perlu kecermatan dalam memilih peralatan dan jenis video yang akan
digunakan.
c.
Untuk peserta yang relatif banyak, suara video kurang efektif.
d.
Diperlukan tenaga ahli khusus untuk operator video.
7.
Panel LCD
Panel Liquid Crystal Display (LCD) memiliki kesamaan dengan layar
komputer jenis laptop, yakni transparan. Untuk dapat berpotensi, layar LCD
dihubungkan dengan portmonitor bagian belakang komputer dan bertindak seperti
layar komputer buatan yang menayangkan itar 16,7 juta warna dengan kualitas
tampilan gambar cukup baik. Panel LCD ini baru dapat berfungsi bila dihubungkan
dengan personal computer(PC), baik dalam bentuk portable computer maupun
desktop computer. Panel LCD ini juga memiliki keunggulan dan kelemahan sebagai
alat bantu persentasi lainnya.
Keunggulan:
a.
Proyeksi data secara berlangsung dari PC secara “real time”
b.
Proyeksi langsung memungkinkan tingkat interaktifnyasemakin tinggi
c.
Panel LCD dapat diletakkan dibagian atas dari proyektor overhead standar
Kelemahan:
a.
Panel LCD versi lama cenderung menghasilkan kualitas gambar yang jelek
b.
Keterbatasan kualitas gambar dari proyektoroverheadkarena rendahnya
kekuatan watt
c.
Ada tiga peralatan yang diperlukan seperti komputer, proyektor overhead dan
panel LCD
9
8.
Proyektor LCD
Proyektor LCD (Liquid Crystal Display) merupakan salah satu alat bantu
presentasi yang banyak digunakam oleh organisasi atau lembaga bisnis maupun
nonbisnis. Dalam perkembangannya, proyektor LCD dari waktu ke waktu mengalami
perkembangan produk yang semakin menarik dan ramping.
Proyektor LCD ini baru dapat berfungsi dengan baik apabila dihubungkan
dengan personal computer (PC) baik dalam bentuk komputer jinjing (portable
computer)maupun komputer meja (desktop computer). Bagaimana pengoperasian
LCD proyektor yang telah dihubungkan ke komputer memerlukan software untuk
presentasi. Ada beberapa software presengtasi yang dapat digunakan, antara lain:
Microsoft Powerpoint, Harvard Graphics, Lotus Freelance, Adobe Persuasion, Novell
Presentations, dan Compel Presentations. Penggunaan proyektor LCD dalam
presentasi bisnis ini juga memiliki keunggulan dan kelemahan, antara lain:
Keunggulan:
a.
Tampilan data dilakukan secara “real time”
b.
Presentasi bisa dilakukan secara interaktif dengan audiens
c.
Dengan software presentasi, tampilan presentasi menjadi semakin menarik
karena yang ditampilkan dapat berupa data teks, suara dan video
Kelemahan:
a.
LCD versi lama cenderung menghasilkan kualitas gambar yang kurang bagus
b.
Harga LCD proyektor masih relaif mahal, meskipun dari waktu ke waktu
cenderung harganya turun
c.
Peralatan yang diperlukan seperti komputer, LCD proyektor, dan layar
d.
Kadangkala terjadi ketidaksesuaian (tidak kompatibel) antara merek LCD
proyektor tertentu dengan komputer yang digunakan
2.3. Cara Mempersiapkan Presentasi Bisnis Yang Baik
Dalam bidang apapun, keberhasilan dapat diraih apabila persiapan dilakukan
dengan baik. Begitu halnya dengan presentasi bisnis, presentasi bisnis yang baik
hanya akan dapat dicapai jika persiapan untuk melakukan presentasi tersebut
dilakukan dengan sebaik-baiknya. Dalam hal ini persiapan yang diperlukan untuk
presentasi bisnis mencakup beberapa hal, yaitu:
10
1. Penguasaan Terhadap Topik atau Materi yang akan Dipresentasikan
Penguasaan terhadap materi yang akan dipresentasikan merupakan salah satu
syarat penting agar apa yang ingin disampaikan kepada audiens dapat mencapai
sasaran. Ketidaksiapan terhadap materi yang akan dipresentasikan bukan saja
menghambat penyampaian pesan terhadap audiens, tetapi juga akan memberikan citra
(image) yang kurang baik bagi pembicara yang bersangkutan. Oleh karena itu,
kuasailah materi tersebut dengan baik sebelum melakukan presentasi dihadapan
audiens.
2. Penguasaan Berbagai Alat Bantu Presentasi dengan Baik
Di samping penguasaan materi yang baik, yang juga penting adalah bagaimana
seorang pembicara mampu memanfaatkan berbagai alat bantu presentasi bisnis demi
pencapaian tujuan yang dikehendaki.
Berbagai alat bantu presentasi bisnis yang digunakan antara lain; whiteboard,
spidol, overhead projector (OHP), transparansi, slide, komputer, bagan, flip chart,
kamera video, tape, televisi, dan LCD projector.
3. Menganalisis Audiens
Agar tujuan presntasi bisnis dapat tercapai dengan baik, seorang pembicara perlu
mengenal siapa sebenarnya yang menjadi audiens. Melalui pendekatan bertanya
dengan menggunakan kata tanya seperti; apa, siapa, di mana, kapan, mengapa,
bagaimana, seorang pembicara akan dapat mengidentifikasi siapa sebenarnya audiens
yang dimaksud sehingga dapat melakukan berbagai persiapan antisipatif.
4. Menganalisa Berbagai Lingkungan Lokasi atau Tempat Untuk Presentasi
Agar presentasi bisnis yang dilakukan tersebut dapat mencapai tujuan, seorang
pembicara perlu mengenal lebih dekat lingkungan atau lokasi atau tempat ia akan
melakukan presentasi bisnis.
Pemahaman terhadap lingkungan atau suasana lokasi untuk presentasi bisnis
tersebut akan memberikan kemudahan kepada seorang pembicara dalam mengatur
alat bantu presentasi yang sesuai dengan suasana lokasi tersebut. Misalnya, apakah
lokasi yang digunakan untuk presentasi memiliki ruang yang cukup luas, bagaimana
tata letak ruangan tersebut, bentuk meja dan tempat duduk audiens, dan lain-lain.
11
2.4. Berlatih Presentasi Bisnis
Setelah anda memahami secara garis besar tentang prinsipprinsip presentasi
bisnis, langkah selanjutnya yang sangat penting adalah berlatih (praktik) presentasi
bisnis. Berlatih presentasi bisnis dapat dilakukan dalam berbagai kegiatan di dalam
organisasi bisnis, mulai dari lingkup kecil (internal) sampai lingkup yang luas
(eksternal).
Dalam lingkup kecil , misalnya presentasi bisnis tentang rancangan produk
baru, peningkatan efesien kerja karyawan, dan usulan program kerja departemen.
Untuk lingkup eksternal, misalnya presentasi bisnis untuk kerja sama bisnis dengan
pihak lain dan usulan eksansi pabrik.
Agar presentasi bisnis yang dilakukan oleh pembicara dapat mencapai sasaran
nya, perlu di perhatikan beberapa hal berikut ini.
1.
Identifikasi Audiens.
2.
Buatlah pokokpokok pikiran presentasi bisnis.
3. Tulislah teks presentasi bisnis secara lengkap.
4.
Buatlah rangkuman teks presentasi bisnis ke dalam subsubjudul.
5. Tulislah kedalam kartu ukuran kartu pos.
Secara lebih rinci, bahasan tiap-tiap poin tersebut dapat dijelaskan berikut ini:
1.
Identifikasi Audiens
Langkah pertama yang perlu diperhatikan dalam melakukan presentasi bisnis
adalah mengidentifikasi siapa audiens Anda. Audiens Anda bisa jadi kalangan
manajer (pemasaran, produksi, keuangan, personalia), kepala departemen, supervisor,
atau karyawan. Di samping apa posisi atau jabatan audiens, seorang pembicara perlu
juga mengantisipasi apa yang diharapkan audiens serta bagaimana solusinya.
Pemahaman terhadap audiens secara tepat akan mempermudah si pembicara dalam
melakukan presentasi bisnis.
2.
Menyiapkan pokok-pokok pikiran
Selain menganalisis siapa audiensnya, langkah berikutnya yang perlu
diperhatikan adalah mempersiapkan pokok-pokok pikiran yang ingin disampaikan
dalam suatu presentasi bisnis. Dalam hal ini, yang perlu diperhatikan adalah
mempersiapkan poin-poin penting apa saja yang perlu disampaikan dalam presentasi
12
bisnis. Dengan kata lain, pokok-pokok pikiran tersebut masih bersifat global atau
umum sehingga masih diperlukan adanya pengembangan lebih lanjut.
3.
Menulis Teks Lengkap
Apabila pokok-pokok pikiran yang ingin disampaikan dalam presentasi bisnis
sudah disiapkan, langkah selanjutnya adalah bagaimana mengembangkan pokokpokok pikiran tersebut menjadi lebih rinci sehingga menjadi suatu naskah/teks yang
lengkap dan tinggal menyampaikan dalam suatu forum. Penyiapan teks secara
lengkap akan menambah percaya diri bagi pembacanya. Namun, yang perlu
diperhatikan adalah bagaimana menyampaikan materi tersebut kepada audiens
dengan cara-cara yang menarik dan tidak membosankan. Dalam hal ini, seorang
pembicara memerlukan seni presentasi yang baik yang mampu menggugah perhatian
audiens.
4.
Menyiapkan Rangkuman ke dalam Sub-sub Judul
Selain menyiapkan teks lengkap, cara lain yang bisa dilakukan adalah
membuat semacam kerangka atau rangkuman naskah secara garis besarnya. Dalam
rangkuman harus mencakup poin-poin penting yang ingin disampaikan dan dapat
dikembangkan sampai pada sub-sub judul. Cara ini dapat dilakukan bila pembicara
termasuk orang yang memiliki cukup pengalaman dalam menghadapi publik, jadi
bukanlah sebagai pemula atau masih taraf belajar.
5.
Menulis ke dalam Kertas Ukuran Kartu Pos
Cara yang terakhir dalam mempersiapkan presentasi bisnis adalah dengan
menuliskan poin-poin penting yang ingin disampaikan ke dalam kertas berukuran
kartu pos. Hal ini dapat dilakukan, khususnya bagi mereka yang sudah
berpengalaman menyampaikan presentasi di hadapan audiens. Cara ini merupakan
yang paling praktis, sederhana, dan berkesan bersifat informal.
2.5. Proses Menganalisis Audiens
Untuk dapat melakukan presentasi bisnis yang baik, salah satu
persyaratannya, pembicara harus dapat menganalisis audiens (audience analysis)
secara tepat. Ketidaktepatan dalam menganalisis audiens akan membuat pembicara
gagal atau kecewa karena tidak mampu menyampaikan presentasi dengan baik. Oleh
karena itu, dalam menganalisis audiens seorang pembicara harus mampu menjawab
enam pertanyaan mendasar berikut ini.
13
Siapa Audiensnya?
Analisis audiens ini berkaitan dengan kepada siapa seseorang itu berbicara.
Semakin banyak informasi yang dapat diperoleh dari para audiens, pembicara
semakin mudah melakukan presentasi secara tepat. Audiens tersebut dapat ditinjau
dari berbagai hal, misalnya dari sisi pekerjaan atau jabatan, status, pekerjaan, usia,
jenis kelamin, agama, asal daerah, pendidikan, dan sebagainya.
Apa yang Diinginkan Audiens?
Agar penyampaian pesan-pesan bisnis sesuai seperti yang diharapkan,
pembicara yang baik perlu mengetahui apa yang diinginkan oleh audiens. Dengan
memahami apa yang menjadi harapan audiens, seorang pembicara tentunya akan
berupaya semaksimal mungkin untuk melakukan presentasi sebaik mungkin,
sehingga dapat memuaskan keinginan audiens.
Dimana Melakukan Presentasi?
Bagi pembicara, pemahaman terhadap tempat presentasi dilakukan sangat
penting. Pemahaman tempat presentasi akan membantu pembicara untuk menyusun
strategi yang tepat. Misalnya, apakah tempat presentasi bisnis dilakukan di kota atau
desa; apakah ruangan untuk presentasi ber-AC atau tidak; apakah presentasi bisnis
dilakukan sebelum atau sesudah makan siang; apakah presentasi bisnis menggunakan
podium, meja, atau gaya panggung.
Kapan Melakukan Presentasi?
Seorang pembicara perlu memperhatikan secara seksama kapan melakukan
presentasi bisnis (rincian mengenai tanggal, bulan, hari dan jam berapa).
Sebagaimana dalam waktu sehari terdapat berjam-jam ketika Audiens masih “segar”,
tetapi juga terdapat jam-jam saat stamina audiens telah menurun, melemah, bahkan
cendrung mengantuk. Pagi hari sangat baik untuk melakukan presentasi bisnis.
Adapun waktu siang hari setelah makan siang merupakan waktu yang cukup berat
untuk presentasi bisnis, karna audiens cendrung ngantuk.
Mengapa Melakukan Presentasi?
Sebelum melakukan presentasi bisnis, seorang pembicara harus mampu
menjawab pertanyaan mengapa harus melakukan presentasi bisnis. Tentunya akan
sangat bervariasi antara seseorang dengan yang lain. Mungkin bagi pembicara yang
lainnya bagi presentasi bisnis dimaksud untuk memberikan alternatif solusi atas
merosotnya omset penjualan buku-buku referensi peguruan tinggi di tanah air akhirakhir ini.
14
Bagaimana Melakukan Presentasi?
Seorang pembicara yang satu dengan pembicara dengan pembicara yang lain
tentunya memiliki strategi presentasi bisnis yang berbeda-beda. Misalnya, presentasi
dilakukan dengan memegagang catatan atau naskah lengkap, menggunakan
tranparansi overbead, slide, proyektor LCD, computer atau multimedia, atau lainnya.
Semakin banyak informasi yang diperoleh, semakin matang persiapan yang
dapat dilakukan. Oleh karna itu, diharapkan presentasi bisnis yang dilakukan dapat
berlangsung sesuai dengan tujuan yang dikehendaki pembicara.
2.6. Menumbuhkan Percaya Diri Saat Melakukan Presentasi Bisnis
Salah satu faktor yang menyebabkan keberhasilan dalam persentasi bisnis
adalah rasa percaya diri yang kuat dari pembicara ketika menyampaikan persentasi
bisnis. Percaya diri merupakan salah satu prasyarat bagi keberhasilan suatu presentasi
bisnis. Oleh karena itu seseorang pembicara professional harus selalu mencari
berbagai upaya untuk mengembangkan percaya diri.
Peter Urs Benders dalam buku Secrets Of Power Presentations memberikan resep
bagaimana seorang pembicara mampu mengembangkan percaya diri , yaitu :
1.
Saat anda di perkenalkan , tersenyumlah dan pandanglah sekilas semua hadirin
(audiens) dan kemudian keada orang yang mengatakan segala yang baik dari anda
(yang memperkenalkan anda) . Jangan nunduk malu . Berbanggalah !
2.
Mulailah perlahanlahan, dengan punggung dan dagu tegak . kemudian percepat
secara bertahap.
3.
Bukalah presentasi anda dengan mengatakan sesuatu secara sungguhsungguh.
4.
Mengakui anda lebih tau tentang topic tersebut, dari pada para pendengar anda.
Anda seorang pakar.
5.
Pakailah pakaian anda yang terbaik.
6. Yang terpenting , hiasi wajah anda dengan senyuman. Tubuh anda un akan
merasa positif . Teruslah berkata ada diri sendiri betapa nyamannya perasaan anda.
15
BAB 3
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Presentasi bisnis kerap kali dilakukan dalam dunia bisnis, baik dalam kaitannya
dengan masalah pemasaran, keuangan, personalia, produksi, dan teknologi informasi.
Oleh karena itu, mereka perlu memerhatikan berbagai faktor yang dapat menunjang
keberhasilan presentasi secara efektif.
Presentasi bisnis memiliki empat tujuan utama yaitu menginformasikan pesanpesan bisnis, menghibur audiens, menyentuh emosi audiens, dan memotivasi audiens
untuk melakukan sesuatu. Meskipun dalam prakteknya, suatu perusahaan dapat saja
bertujuan untuk sekedar menyampaikan pesan-pesan bisnis tertentu bagi audiens.
Sebelum melakukan presentasi bisnis perlu dipersiapkan beberapa hal seperti
penguasaan materi yang ingin disampaikan, penguasaan alat bantu presentasi bisnis,
menganalisa audiens dan menganalisis lingkungan tempat berlangsungnya presentasi
bisnis.
Alat bantu presentasi bisnis yang ada di pasar saat ini cukup banyak variasinya
mulai dari yang paling sederhana sampai pada alat bantu visual elektronik dengan
teknologi canggih. Sebagai sarana pendukung dalam presentasi bisnis, alat bantu itu
diharapkan mampu memperjelas pemahaman para audiens dalam menangkap suatu
materi dan menarik bagi audiens. Selain itu, perlu juga seorang presenter menganalisis
bahasa tubuh yang sebaiknya digunakan, serta peninjauan lokasi secara sekilas. Satu
hal yang tak boleh dilupakan adalah bagaimana berupaya untuk selalu menumbuhkan
rasa percaya diri dan berlatih melakukan presentasi bisnis.
3.2 Saran
Setelah mengetahui tentang berbagai tujuan, tahapan serta bagaimana cara
melakukan presentasi bisnis, kita diharapkan dapat melakukan presentasi bisnis
dengan baik dan benar. Dalam pengimplementasiannya baik di kelas maupun pada
bisnis.
16
Daftar pustaka
1. Pratminingsih, Sri Astusi. 2006. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta: Graha Ilmu.
2. Purwanto, Djoko. 2010. Komunikasi Bisnis Edisi ke-4. Jakarta: Erlangga.
3. Burhanudin. 2015. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta: Pustaka Pelajar.
17