Change Management – Bahan Mata Kuliah Manajemen SDM 12 Maret 2018
Bahan Mata Kuliah Manajemen SDM, 12
C
..
H
..
A
..
N
..
G
CHANGE
Boiling frog experiment Are you so comfortable in your zone that you
As the story goes, researchers are not aware of the boiling water around you?? found that when they put a frog in a pan of boiling water, the frog just quickly jumped out. On the other hand, when they put a frog in cold water and put the water to boil over time, the frog just boiled to death. Seiring ceritanya, para periset menemukan bahwa ketika mereka memasukkan kodok ke dalam panci air mendidih , kodok itu segera melompat keluar. Di sisi lain, saat mereka
Manajemen Perubahan yang efektif
Beberapa Konsep Manajemen Perubahan: Kotter’s 8 steps yo change Establish a Sense of
Urgency Establish a Sense of Urgency Form a powerful, guiding coalition Form a powerful, guiding coalition Develop a vision & Strategy Develop a vision & Strategy Communicat e the vision Communicat e the vision Remove Obstacles & empower action Remove Obstacles & empower action Plan and create short- term wins Plan and create short- term wins Consolidate gains Consolidate gains Anchor in the culture Anchor in the culture Bridge’s transition model
ENDING ENDING NEUTRAL ZONE NEUTRAL ZONE NEW BEGINNING NEW BEGINNING End what ‘used to be’; identify who is losing what, openly acknowledge the loss, mark the endings and continuously repeat information about what is changing and why. Individuals within the organization feel disoriented with falling motivation and increasing anxiety. Ensure that people recognize the neutral zone and treat it as part of the organization's change process. Gain acceptance of the purpose; Communicate a picture of how the new organization will look and feel ; Communicate and gain a step-by-step understanding of how the organization will change
Roger’s technology adoption curve
Beberapa Konsep Manajemen Perubahan: Kubler-Ross Five stage model The Change curve
Prosci’s ADKAR Model
Manajemen Perubahan yang efektif
Memotivasi perubahan Menetapkan visi
Mengembangkan dukungan Menjaga
1
5
3
2 Menjadikan
standar baru
6
Manajemen Perubahan yang efektif
Memotivasi perubahan Menetapkan visi
Mengembangkan dukungan Menjaga
1
5
3
2 Menjadikan
standar baru
6
1
Menetapkan visi untuk berubah
- Artikulasikan kebutuhan untuk berubah
– Kenapa berubah? Bagaimana kita akan mendapatkan manfaat dari
perubahan ini?- – Apa yang akan terjadi ketika mulai proses perubahan? Apa yang akan terjadi bila kita tidak melakukan perubahan?
- Gambarkan
- – Status saat ini (dimana kita hari ini)
- – Status ideal (dimana kita akan menuju setelah dilakukan perubahan)
- – Apa yang akan terjadi pada setiap orang di dalam Kementerian karena atau selama terjadi perubahan
• Tetapkan secara spesifk apa yang akan dan tidak akan berubah
- Tetapkan tujuan secara spesifk (S M A R T)
- – S pecifc, M easurable, A ttainable, R esult-oriented, T ime-bound
Analisa dampak
Apa yang dipersyaratkan oleh perubahan? Gambarkan secara spesifkk
Sumberdaya Kompetensi dan ketrampilan yang baru Struktur Organisasi Perubahan budaya Teknologi Fasilitas/pengaturan fsik Sistem Manajemen SDM Dukungan untuk “Duta Perubahan”
Powerful Vision For Change
Visi perubahan dikomunikasikan pendek dan mudah Simplicity difahami, dimana pendengar mengerti dan dapat membayangkan hasilnya, Keaslian dimulai dengan tim kepemimpinan yang
Authenticit memiliki rekam jejak dan budaya yang baik berdasarkan y kepercayaan dan akuntabilitas.
Komunikasi visi perubahan harus dilakukan lebih awal, Multichann sering, dan melalui segala cara yang mungkin dilakukan. els
Ulangi. Ulangi. Ulangi. Gunakan saluran dan setiap kesempatan untuk menyaring dan mengkomunikasikan Repetition informasi penting tentang kemajuan sepanjang proses. Consistent Perilaku perubahan benar-benar harus dimulai dari atas. behavior
Umpan balik harus dikumpulkan saat mengembangkan
Manajemen Perubahan yang efektif
Memotivasi perubahan Menetapkan visi
Mengembangkan dukungan Menjaga
1
5
3
2 Menjadikan
standar baru
6 Memotivasi Perubahan
2 Membangun kesiapan untuk perubahan
- Menekankan pada kebutuhan dan urgensi untuk perubahan
- Menyampaikan ekspektasi positif yang kredibel dan realistis untuk perubahan
Memahami perspektif pegawai Kementerian terhadap perubahan
- “Survei” reaksi umum terhadap perubahan
Tahapan perjalanan perubahan
Penolakan
Komitmen
“Ini tidak akan terjadi dengan saya” “Saya tidak harus melakukan ini” Biarkan pergi
“Ini adalah bagaimana saya bekerja” “Ini adalah cara yang lebih baik” Awal yang baru
Hambatan
Eksplorasi
“Ini tidak akan berjalan” “Saya ingin kembali ke cara yang lama”
“Ok, mungkin ini bisa berjalan” “Mungkin akan ada cara”
Tanda-tanda resistensi terhadap perubahan
Kebingungan Tindakan kritis langsung
Persetujuan yang mudah
Kebisuan Penolakan
Kepatuhan beresiko
Sabotase
Kenapa kita menolak perubahan
Kebiasaan/Zona nyaman Interes pribadi Ketergantungan/ ketakutan kehilangan Kebutuhan akan keamanan/ketakutan terselubung Waktu yang buruk Kurangnya Strategi untuk Perubahan (memaksa atau paksaan )
Asumsikan bahwa dengan kekuasaan/otoritas, mereka yang lebih lemah akan mematuhi pihak yang memiliki kekuasaan lebih besar.
- Perubahan adalah keharusan (tidak ada pilihan!)
- Kebutuhan untuk bertahan hidup
- Ancaman halus
Strategi untuk Perubahan
(Persuasi)Asumsikan bahwa orang berpikir rasional dan mengikuti interes mereka saat mereka mengetahui dan memahami. (Orang melakukan yang sekiranya baik buat
- Baru dan lebih banyak
mereka?)
informasi
- Kampanye /komunikasi/pertunjukan keliling
- Dialog dan rapat
Strategi untuk Perubahan dukungan (Inklusif)
- Partisipasi dan keterlibatan
- Perbincangan • Pendekatan pribadi
- “Tekanan atau dukungan sejawat”
Manajemen Perubahan yang efektif
Memotivasi perubahan Menetapkan visi
Mengembangkan dukungan Menjaga
1
5
3
2 Menjadikan
standar baru
6 Pengembangan dukungan
3
- Siapa pemangku kepentingan yang akan terkena dampak dari perubahan?
- Bagaimana kemungkinan reaksi mereka? Apa alasan yang mungkin?
- Setelah mengetahui reaksi dan alasan mereka, apa strategi yang akan Anda pakai untuk
Komitmen “Ini adalah bagaimana saya bekerja” “Ini adalah cara yang lebih baik” Awal yang baru Hambatan
Eksplorasi
“Ini tidak akan berjalan” “Saya ingin kembali ke cara yang lama”
“Ok, mungkin ini bisa berjalan” “Mungkin akan ada cara”
Analisis Peta Kekuatank
Apakah kita benar-benar siap? Analisis Peta Kekuatank Apakah kita benar-benar siap?
M
- Dukungan kepemimpinan • Kesenjangan waktu,
e
M P
disibukkan dengan target n e e
- Membagi pemahaman
g r
- Oposisi dari Serikat
n g Pekerja
- Mandat yang jelas u
a e b r h
- Batas waktu yang tidak
- Respon positif karyawan
a a jelas a h k
- Duta Perubahan yang kuat
n a k n
- Masalah di rekrutmen
a
Manajemen Perubahan yang efektif
Memotivasi perubahan Menetapkan visi
Mengembangkan dukungan Menjaga
1
5
3
2 Menjadikan
standar baru
6
- Identifkasi pemimpin/tim perubahan
o Pemimpin formal o Orang yang punya
pengaruh/pemimpin informal
- Membuat rencana aksi dengan tahapan, batas waktu, dan tanggung jawab yang spesifk
- Membuat dan mengeksekusi rencana komunikasi
- Apabila memungkinkan, buat
Strategi komunikasi Anda perlu menjawab pertanyaan kunci
- Apa tujuannya?
- Apa pesan utamanya?
- Siapakah yang ingin Anda pengaruhi?
- Informasi apa yang akan dikomunikasikan?
- Kapan informasi akan disebarluaskan, dan berapa waktu yang relevan?
- Berapa banyak informasi yang akan diberikan, dan berapa tingkat detailnya?
- Mekanisme apa yang akan digunakan untuk menyebarkan informasi?
- Bagaimana umpan balik didorong?
- Apa yang akan dilakukan sebagai hasil
5 prinsip panduan strategi komunikasi manajemen perubahan yang baik
- Kejelasan pesan - untuk memastikan relevansi dan pengakuan
- Resonansi pesan - nada emosional dan penyampaian pesan
- Penargetan yang akurat - untuk menjangkau orang yang tepat dengan pesan yang benar
- Jadwal waktu - untuk mencapai penargetan pesan secara tepat waktu
- Proses umpan balik - untuk
Manajemen Perubahan yang efektif
Memotivasi perubahan Menetapkan visi
Mengembangkan dukungan Menjaga
1
5
3
2 Menjadikan
standar baru
6 Menjaga kelangsungan momentum
5
- Realisasikan janjimu!
- Yakinkan Sumberdaya tersedia
- Sediakan pelatihan untuk kompetensi dan ketrampilan yang baru
- Jaga komunikasi terbuka
- Tekankan kembali perilaku baru
- Tetap fokus
Manajemen Perubahan yang efektif
Memotivasi perubahan Menetapkan visi
Mengembangkan dukungan Menjaga
1
5
3
2 Menjadikan
standar baru
6 Menjadikan standar baru
standar baru dengan mengulas langkah-langkah sebelumnya ke tahap akhir guna membentuk inisiatif perubahan , sistem, dan lingkungan yang selaras dengan visi perubahan.
Pada fase ini bertujuan untuk memastikan bahwa perubahan inisiatif, sistem, dan lingkungan secara menyeluruh mendukung visi perubahan . Semakin kuat sistem pendukung, struktur, dan Mengapa melembagakan perubahan itu penting
- Agar perubahan yang sudah terjadi menjadi bagian dari perilaku organisasi yang baru
- Mendukung penyelarasan sistem, proses, orang, dan lingkungan sesuai dengan perilaku organisasi yang diinginkan
- Merealisasikan visi perbahan yang sudah dicanangkan sejak awal
Bagaimana cara melembagakan perubahan
- Jadikan perubahan baru sebagai bagian dari perilaku organisasi yang baru
- Pastikan organisasi memiliki sistem, proses, orang, dan lingkungan untuk mempertahankan perubahan baru
- Pastikan organisasi memiliki kemampuan untuk menyelaraskan, mengkomunikasikan, dan
Bagaimana mempertahankan perubahan
- Harus ada sistem yang menjadikannya sebagai norma standar
- Sistem harus sesuai dengan visi perubahan
- Memperkuat tindakan yang diperlukan
- Memantau kinerja
- Mengevaluasi yang menyimpang, dan
- Melakukan intervensi bila