Audit Input Control pada Aplikasi Pembelian di PT. Donner Kebab.

vii

ABSTRACT

PT. Donner Kebab is a company engaged in the means of ready meals. Where can still use the computerized work processes and integrated in the management of manufacturing orders, authorizations orders, receive goods from the PO, a good master data items when needed because it was made maiResto information systems. The system is designed to support the performance of the company's business processes so that the results obtained efficient and effective. Certainly look good support to minimize errors in data entry. The theory used include Flowcharts, data entry way, the design of the source documents, data entry on the application design, validation of data entry, control of existence .. Source of data taken directly from the company. Methods and techniques used in this study were interviews, questionnaires and observation. Need for audit of the input control is essential to support the incoming data is accurate.

viii

ABSTRAK

PT. Donner Kebab adalah suatu perusahaan yang bergerak dalam sarana makanan siap saji. Dimana masih menggunakan proses kerja yang terkomputerisasi dan terintegrasi dalam pengelolaan pembuatan pesanan, otorisasi pesanan, terima barang dari PO, master data barang yang baik saat dibutuhkan karena itu dibuatlah sistem informasi maiResto. Sistem ini dibuat untuk mendukung kinerja proses bisnis pada perusahaan agar hasil yang didapat efisien dan efektif. Tentunya tampilan yang baik mendukung untuk meminimalisasi kesalahan dalam pemasukan data. Teori yang digunakan meliputi Flowchart, cara pemasukan data, desain sumber dokumen, desain pemasukan data pada aplikasi, validasi terhadap pemasukan data, kontrol keberadaan. Sumber data yang diambil langsung dari perusahaan. Metode dan teknik yang digunakan dalam penelitian ini adalah wawancara, kuesioner dan observasi. Perlunya audit terhadap input control sangatlah penting untuk menunjang data yang masuk adalah akurat.

ix

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ... i

PERNYATAAN ORISINALITAS LAPORAN PENELITIAN ... iii

PERNYATAAN PUBLIKASI LAPORAN PENELITIAN ... iv

PRAKATA ... v

ABSTRACT... vii

ABSTRAK ... viii

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR GAMBAR ... xi

DAFTAR TABEL ... xii

BAB I PENDAHULUAN... 1

1.1. Latar Belakang ... 1

1.2. Rumusan Masalah ... 2

1.3. Tujuan Pembahasan ... 2

1.4. Ruang Lingkup Kajian ... 2

1.5. Sumber Data ... 3

1.6. Sistematika Penyajian ... 3

BAB II KAJIAN TEORI ... 4

2.1 Teori ... 4

2.1.1 Sistem ... 4

2.1.2. Informasi ... 4

2.1.3. Sistem Informasi ... 4

2.2 Pengertian Audit ... 5

2.3 Pengertian Audit Sistem Informasi ... 5

2.4 Flowchart ... 6

2.5 Pengenalan Input Control ... 8

2.6 Data InputMethods ... 8

2.7 Source Document Design ... 9

2.8 Data-Entry Screen Design... 13

2.8.1 Screen Organization ... 14

2.8.2 Caption Design ... 16

2.8.3 Data-EntryFieldDesign ... 17

2.8.4 Tabbing and Skipping ... 18

2.8.5 Color ... 19

x

2.8.7 Display Rate ... 20

2.8.8 Prompting and Help Facilities ... 20

2.9 Validation of Data Input ... 23

2.9.1 Type of Data InputValidation Check ... 24

2.9.2 Reporting Data InputErrors ... 26

2.10 Existence Controls ... 26

2.11 Teori Sistem Interaksi... 27

2.12 Teknik Pengumpulan Data ... 30

BAB III ANALISIS DAN EVALUASI ...33

3.1 Proses Bisnis ... 33

3.1.1 Pembelian ... 34

3.2 Aplikasi Pembelian ... 35

3.3 Form Input ... 35

3.4 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas ... 36

3.4.1 Struktur Organisasi ... 36

3.4.2 Uraian Tugas ... 37

3.5 Analisis Sistem ... 39

3.5.1 Bukti – bukti dikumpulkan ... 40

3.5.2 Hasil Analisis ... 52

3.5.3 Rekap Kuesioner ... 67

BAB IV SIMPULAN DAN SARAN ...73

4.1 Simpulan ... 73

4.2 Saran ... 74

LAMPIRAN ... 1

Kuesioner ... 1

Wawancara ... 1

Analisis Umum ... 1

Data InputMethods ... 1

Source Document Design ... 2

Data Entry Screen Design ... 3

Validation of Data Input ... 5

Existence Control... 5

Daftar Gambar ... 1

DAFTAR PUSTAKA ...40

xi

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Dampak fungsi audit sistem infomasi pada suatu organisasi ... 6

Gambar 2 Input Menthods ... 8

Gambar 3 Contoh tampilan field ... 13

Gambar 4 Tampilan layar ... 15

Gambar 5 Pop-up window to prompt user on error condition ... 21

Gambar 6 Help facility ... 22

Gambar 7 Flowchart pembelian ... 33

xii

DAFTAR TABEL

Tabel I Simbol Diagram Aliran Data ... 7

Tabel II Proses Data Input Methods ... 41

Tabel III Proses Source Document Design ... 42

Tabel IV Proses Data Entry Screen Design ... 46

Tabel V Proses Validation of Data Input ... 49

Tabel VI Proses Existance Control ... 50

Tabel VII Analisis Data Input Methods ... 52

Tabel VIII Analisis Source Document Design... 54

Tabel IX Data Entry Screen Design ... 58

Tabel X Proses Validation of Data Input ... 64

Tabel XI Proses Existance Control ... 65

1

Universitas Kristen Maranatha

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Dalam era globalisasi, informasi merupakan salah satu hal yang sangat penting bagi setiap badan usaha. Informasi yang lengkap dan tepat, dapat mengarahkan dan memperlancar jalannya kegiatan operasional perusahaan. Pimpinan dan manajer membutuhkan informasi yang relevan, tepat waktu, dan akurat yang mencerminkan kondisi fisik perusahaan guna membantu perencanaan sekaligus koordinasi dan pengendalian kegiatan operasional badan usaha untuk dapat dijadikan bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan.

Salah satu bentuk penerapan teknologi informasi pada PT. Donner Kebab adalah sistem informasi aplikasi pembelian bahan baku, maka perlu dilakukan pemeriksaan atas sistem informasi berbasis komputer, sehingga pentingnya audit terhadap Input Control dapat memberikan dampak positif

bagi perusahaan. Kemungkinan terjadinya kesalahan dan penyimpangan

dalam pemasukan data masih tetap ada apabila tidak dikendalikan dengan baik. Hal tersebut akan berakibat buruk bagi organisasi, seperti kehilangan data, data tidak diketahui dimana keberadaanya dan kesalahan input data tersebut akan berdampak pada proses selanjutnya. Pemakaian aplikasi Input Control yang salah dapat menimbulkan resiko – resiko baru, sehingga diperlukan metode audit atau pemeriksaan dan pengendalian data yang baru, dengan demikian dalam lingkungan yang telah terkomputerisasi harus diterapkan aktivitas pengendalian untuk mengurangi resiko kesalahan terutama kesalahan dalam pengambilan data, persiapan data, dan pemasukan data untuk menjamin bahwa informasi yang dihasilkan benar-benar akurat dan dapat diandalkan.

2

Universitas Kristen Maranatha

1.2. Rumusan Masalah

Dari uraian latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan masalah yang muncul bagaimana mengaudit input Control pada aplikasi pembelian di

PT.Donner Kebab khususnya Data Input Methods, Source Document

Design, Data Entry Screen Design, Validation of Data Input Existance Control?

1.3. Tujuan Pembahasan

Pembuatan laporan ini bertujuan ini untuk mengetahui Input Control

pada aplikasi pembelian di PT.Donner Kebab khususnya Data Input

Methods, Source Document Design, Data Entry Screen Design, Validation of Data Input dan Existance Control.

1.4. Ruang Lingkup Kajian

Dalam penulisan laporan ini, penulis membatasi ruang lingkup kajian hanya pada :

1. Data Input Methods 2. Source Document Design 3. Data-Entry Screen Design 4. Validation of Data Input 5. Existance Control

6. Audit Input Control hanya dikhususkan untuk aplikasi pembelian di PT. Donner Kebab yang berada di jalan Batununggal Indah IX No 37-39.

7. Tugas akhir ini mengacu pada buku Ron Webber. (1999). Information System and Audit (first edition). Upper Saddle River, New Jersey : Prentice – Hall, Inc. dan Shneiderman, Ben. Designing The User Interface, 2005.

8. Observasi langsung pada aplikasi hanya sebatas hak akses kepala gudang.

3

Universitas Kristen Maranatha

1.5. Sumber Data

Sumber data dan informasi yang diperoleh dalam penyusunan laporan ini berasal dari tempat dilakukannya tugas akhir, yakni PT. Donner Kebab. Sedangkan sumber data sekunder juga didapatkan dari beberapa referensi buku, internet, dan sumber-sumber lainnya.

1.6. Sistematika Penyajian

Berikut adalah sistematika penyajian dalam laporan Tugas Akhir ini :

BAB I PENDAHULUAN

Berisikan tentang penjelasan, latar belakang, rumusan masalah, tujuan, ruang lingkup kajian, sumber data dan sistematika penyajian laporan Tugas Akhir.

BAB II KAJIAN TEORI

Berisikan tentang teori yang dipakai dalam penyusunan laporan untuk proses analisis dan audit.

BAB III ANALISIS DAN EVALUASI

Berisi tentang analisa proses bisnis, data-data yang akan diperoleh dari perusahaan, prosedur yang akan dipakai, serta perbaikan sistem kinerja dalam pembelian.

BAB IV SIMPULAN DAN SARAN

Berisi kesimpulan mengenai hasil analisis penulis yang dapat diambil dan saran penulis untuk membuat perkembangan penulisan laporan dikemudian hari.

73

BAB IV SIMPULAN DAN SARAN

4.1 Simpulan

Berdasarkan pengumpulan bukti – bukti dan hasil analisis, maka dapat disimpulkan sebagai berikut :

1. Berdasarkan hasil wawancara dan kuesioner metode Data input methods, proses ini cukup tercapai meskipun karyawan yang mencatat data ke dalam form berbeda dengan karyawan yang memasukkan data ke dalam komputer dan harus terlebih dahulu mengisi order form untuk melakukan pemesanan barang yang diinginkan.

2. Berdasarkan hasil wawancara dan kuesioner, metode source

document input dinilai sudah cukup tercapai meskipun order form barang kering maupun barang basah tidak memiliki nomor dokumen yang tercetak dan unik.

3. User Interface Design yang baik membantu dalam kinerja karyawan sehingga penilaian terhadap tampilan aplikasi perlu dikontrol kembali dengan mengacu pada nilai nilai bagaimana tampilan yang baik.

4. Data Entry screen design, mengetahui cara untuk meminimalisasi

melalui data Entry pada aplikasi diperusahaan agar tidak

menyesatkan user.

5. Berdasarkan hasil wawancara dan kuesioner, Validation of data input

yang digunakan cukup membantu user dalam memecahkan masalah

atau mengkoreksi kesalahan input data, tetapi didapatkan adanya kekurangan dalam validasi data terhadap jumlah perhitungan yang dapat berakibat fatal terhadap proses selanjutnya.

74

6. Berdasarkan hasil wawancara dan kuesioner, metode Existance Control sudah tercapai karena aplikasi maiResto sudah menyediakan menu ekspor data transaksi yang dapat dicustomize baik dari segi waktu ataupun data yang dibutuhkan sesuai kebutuhan dari pihak perusahaan.

4.2 Saran

Dari hasil penelitian, analisis data dan pembahanasan disarankan bahwa perlu pengembangan yang dapat dialakukan untuk :

1. Perlu penelitian lanjutan tentang data code Control mengenai data coding errors dan type of coding system yang bertujuan untuk mengevaluasi kembali coding program terhadap pengkalkulasian transaksi agar tidak ada kesalahan dalam hitung menghitung suatu transaksi.

2. Perlu penelitian lanjutan tentang instruction input mengenai

menu-driven languanges dan question-answer dialogs agar para pengguna aplikasi terkomputerisasi tidak bingung untuk pengkoreksian data suapaya instruksi yang diberikan jelas, padat.

3. Perlu penelitian lanjutan check digits sehingga mendapatkan hasil

C.40

B.40

DAFTAR PUSTAKA

Cushing, Barry E.; Romney, Marshall B.; Steinbart, Paul John. Accounting Information systems .1997

Penerbit: Massachusetts: Addison-Wesley

Hall, James A. (2001). Information Systems Audit (third edition). USA: South Western College Publishing.

Jogiyanto, H. M; Sistem Teknologi Informasi (Pendekatan Terintegrasi, Konsep Dasar, Teknologi, Aplikasi, Pengembangan dan Pengelolaan), Andi, Yogyakarta, 2003.

Mulyadi. (2002). Auditing (Edisi 6). Jakarta: Salemba Empat.

Romney, M.B., & P.J. Steinbart. (1997). Accounting Information Systems

(seventh edition). USA:Prentice Hall Internation, Inc.

Ron Webber. (1999). Information System and Audit (first edition). Upper Saddle River, New Jersey : Prentice – Hall, Inc.

Shneiderman, Ben. Designing The User Interface, 2005.

1

Universitas Kristen Maranatha

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Dalam era globalisasi, informasi merupakan salah satu hal yang sangat penting bagi setiap badan usaha. Informasi yang lengkap dan tepat, dapat mengarahkan dan memperlancar jalannya kegiatan operasional perusahaan. Pimpinan dan manajer membutuhkan informasi yang relevan, tepat waktu, dan akurat yang mencerminkan kondisi fisik perusahaan guna membantu perencanaan sekaligus koordinasi dan pengendalian kegiatan operasional badan usaha untuk dapat dijadikan bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan.

Salah satu bentuk penerapan teknologi informasi pada PT. Donner Kebab adalah sistem informasi aplikasi pembelian bahan baku, maka perlu dilakukan pemeriksaan atas sistem informasi berbasis komputer, sehingga pentingnya audit terhadap Input Control dapat memberikan dampak positif bagi perusahaan. Kemungkinan terjadinya kesalahan dan penyimpangan dalam pemasukan data masih tetap ada apabila tidak dikendalikan dengan baik. Hal tersebut akan berakibat buruk bagi organisasi, seperti kehilangan data, data tidak diketahui dimana keberadaanya dan kesalahan input data tersebut akan berdampak pada proses selanjutnya. Pemakaian aplikasi Input Control yang salah dapat menimbulkan resiko – resiko baru, sehingga diperlukan metode audit atau pemeriksaan dan pengendalian data yang baru, dengan demikian dalam lingkungan yang telah terkomputerisasi harus diterapkan aktivitas pengendalian untuk mengurangi resiko kesalahan terutama kesalahan dalam pengambilan data, persiapan data, dan pemasukan data untuk menjamin bahwa informasi yang dihasilkan benar-benar akurat dan dapat diandalkan.

Universitas Kristen Maranatha

1.2. Rumusan Masalah

Dari uraian latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan masalah yang muncul bagaimana mengaudit input Control pada aplikasi pembelian di PT.Donner Kebab khususnya Data Input Methods, Source Document Design, Data Entry Screen Design, Validation of Data Input Existance Control?

1.3. Tujuan Pembahasan

Pembuatan laporan ini bertujuan ini untuk mengetahui Input Control

pada aplikasi pembelian di PT.Donner Kebab khususnya Data Input Methods, Source Document Design, Data Entry Screen Design, Validation of Data Input dan Existance Control.

1.4. Ruang Lingkup Kajian

Dalam penulisan laporan ini, penulis membatasi ruang lingkup kajian hanya pada :

1. Data Input Methods 2. Source Document Design 3. Data-Entry Screen Design 4. Validation of Data Input 5. Existance Control

6. Audit Input Control hanya dikhususkan untuk aplikasi pembelian di PT. Donner Kebab yang berada di jalan Batununggal Indah IX No 37-39.

7. Tugas akhir ini mengacu pada buku Ron Webber. (1999). Information System and Audit (first edition). Upper Saddle River, New Jersey : Prentice – Hall, Inc. dan Shneiderman, Ben. Designing The User Interface, 2005.

8. Observasi langsung pada aplikasi hanya sebatas hak akses kepala gudang.

Universitas Kristen Maranatha

1.5. Sumber Data

Sumber data dan informasi yang diperoleh dalam penyusunan laporan ini berasal dari tempat dilakukannya tugas akhir, yakni PT. Donner Kebab. Sedangkan sumber data sekunder juga didapatkan dari beberapa referensi buku, internet, dan sumber-sumber lainnya.

1.6. Sistematika Penyajian

Berikut adalah sistematika penyajian dalam laporan Tugas Akhir ini :

BAB I PENDAHULUAN

Berisikan tentang penjelasan, latar belakang, rumusan masalah, tujuan, ruang lingkup kajian, sumber data dan sistematika penyajian laporan Tugas Akhir.

BAB II KAJIAN TEORI

Berisikan tentang teori yang dipakai dalam penyusunan laporan untuk proses analisis dan audit.

BAB III ANALISIS DAN EVALUASI

Berisi tentang analisa proses bisnis, data-data yang akan diperoleh dari perusahaan, prosedur yang akan dipakai, serta perbaikan sistem kinerja dalam pembelian.

BAB IV SIMPULAN DAN SARAN

Berisi kesimpulan mengenai hasil analisis penulis yang dapat diambil dan saran penulis untuk membuat perkembangan penulisan laporan dikemudian hari.

73

BAB IV SIMPULAN DAN SARAN

4.1 Simpulan

Berdasarkan pengumpulan bukti – bukti dan hasil analisis, maka dapat disimpulkan sebagai berikut :

1. Berdasarkan hasil wawancara dan kuesioner metode Data input methods, proses ini cukup tercapai meskipun karyawan yang mencatat data ke dalam form berbeda dengan karyawan yang memasukkan data ke dalam komputer dan harus terlebih dahulu mengisi order form untuk melakukan pemesanan barang yang diinginkan.

2. Berdasarkan hasil wawancara dan kuesioner, metode source document input dinilai sudah cukup tercapai meskipun order form barang kering maupun barang basah tidak memiliki nomor dokumen yang tercetak dan unik.

3. User Interface Design yang baik membantu dalam kinerja karyawan sehingga penilaian terhadap tampilan aplikasi perlu dikontrol kembali dengan mengacu pada nilai nilai bagaimana tampilan yang baik.

4. Data Entry screen design, mengetahui cara untuk meminimalisasi melalui data Entry pada aplikasi diperusahaan agar tidak menyesatkan user.

5. Berdasarkan hasil wawancara dan kuesioner, Validation of data input

yang digunakan cukup membantu user dalam memecahkan masalah atau mengkoreksi kesalahan input data, tetapi didapatkan adanya kekurangan dalam validasi data terhadap jumlah perhitungan yang dapat berakibat fatal terhadap proses selanjutnya.

6. Berdasarkan hasil wawancara dan kuesioner, metode Existance Control sudah tercapai karena aplikasi maiResto sudah menyediakan menu ekspor data transaksi yang dapat dicustomize baik dari segi waktu ataupun data yang dibutuhkan sesuai kebutuhan dari pihak perusahaan.

4.2 Saran

Dari hasil penelitian, analisis data dan pembahanasan disarankan bahwa perlu pengembangan yang dapat dialakukan untuk :

1. Perlu penelitian lanjutan tentang data code Control mengenai data coding errors dan type of coding system yang bertujuan untuk mengevaluasi kembali coding program terhadap pengkalkulasian transaksi agar tidak ada kesalahan dalam hitung menghitung suatu transaksi.

2. Perlu penelitian lanjutan tentang instruction input mengenai

menu-driven languanges dan question-answer dialogs agar para pengguna aplikasi terkomputerisasi tidak bingung untuk pengkoreksian data suapaya instruksi yang diberikan jelas, padat.

3. Perlu penelitian lanjutan check digits sehingga mendapatkan hasil

B.40

DAFTAR PUSTAKA

Cushing, Barry E.; Romney, Marshall B.; Steinbart, Paul John. Accounting Information systems .1997

Penerbit: Massachusetts: Addison-Wesley

Hall, James A. (2001). Information Systems Audit (third edition). USA: South Western College Publishing.

Jogiyanto, H. M; Sistem Teknologi Informasi (Pendekatan Terintegrasi, Konsep Dasar, Teknologi, Aplikasi, Pengembangan dan Pengelolaan), Andi, Yogyakarta, 2003.

Mulyadi. (2002). Auditing (Edisi 6). Jakarta: Salemba Empat.

Romney, M.B., & P.J. Steinbart. (1997). Accounting Information Systems

(seventh edition). USA:Prentice Hall Internation, Inc.

Ron Webber. (1999). Information System and Audit (first edition). Upper Saddle River, New Jersey : Prentice – Hall, Inc.

Shneiderman, Ben. Designing The User Interface, 2005.