Analisis Input Control Pada Sistem Informasi Produksi PT X.
iii
ABSTRAK
Analisis merupakan sebuah kegiatan untuk meneliti suatu objek secara sistematis untuk mendapatkan informasi mengenai objek tersebut. Pentingnya analisis input control pada sistem informasi di PT.X adalah untuk mengetahui tentang penerapan kontrol pada form input yang ada pada sistem informasi di PT.X terutama di bidang produksi, dan juga untuk mengetahui apakah sistem informasi telah berjalan sesuai yang dibutuhkan dan dapat meningkatkan efisiensi waktu. Tujuan utama dari analisis ini adalah untuk mengetahui penerapan input control yang ada pada sistem informasi yang ada di PT.X, dan juga untuk mengetahui apakah penerapan input control ada pada sistem informasi PT.X telah diterapkan dengan baik. Data yang diperoleh melalui wawancara langsung dengan pihak berwenang di PT.X. Teori utama yang menjadi dasar penelitian ini adalah Input Control yang diambil dari buku Ron Webber. Sumber data penelitian terdiri dari data primer dan data sekunder. Data primer penelitian diperoleh dengan wawancara, observasi langsung, dan studi lapangan. Sedangkan data sekunder diperoleh melalui studi literatur dari buku dan
website organisasi.
(2)
iv
ABSTRACT
Analysis is an activity to systematically examine an object to obtain information about the object. The importance of input control analysis on information systems in PT.X is to know about the application of controls on the form input on the system information in PT.X especially in the areas of production, and also to determine whether the information system has been running as needed and can improve the efficiency of time. The main purpose of this analysis is to determine the application of the existing control input on the existing information systems in PT.X, and also to determine whether the application of input control for PT.X information system has been implemented well. Data obtained through direct interviews with authorities in PT.X. The main theory of this study is the input control is taken from the book Ron Webber. Sources of research data consists of primary data and secondary data. Primary data were obtained through interviews, direct observation, and field studies. While the secondary data obtained through the study of literature from books and website organization.
(3)
v
DAFTAR ISI
PRAKATA ... i
ABSTRAK ... iii
ABSTRACT ...iv
DAFTAR ISI... v
DAFTAR GAMBAR ... vii
DAFTAR TABEL ... viii
DAFTAR LAMPIRAN ...ix
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 2
1.3 Tujuan Pembahasan ... 2
1.4 Ruang Lingkup Kajian ... 2
1.5 Sumber Data ... 2
1.6 Sistematika Penyajian ... 3
BAB II KAJIAN TEORI ... 4
2.1 Definisi Sistem Informasi ... 4
2.2 Definisi Analisis Sistem ... 4
2.3 Definisi Audit Sistem ... 5
2.4 Flowchart ... 7
2.4.1 Jenis – jenis Flowchart ... 7
2.4.2 Simbol – simbol Flowchart ... 8
2.5 InputControl ... 13
2.5.1 SourceDocumentDesign ... 13
2.5.2 Data-EntryScreenDesign ... 14
2.5.3 Validation of Data Input ... 19
BAB III HASIL AUDIT ... 25
3.1 Profil Perusahaan ... 25
3.2 Visi dan Misi ... 25
3.2.1 Visi ... 25
3.2.2 Misi ... 25
3.3 Struktur Organisasi ... 26
3.4 Proses Bisnis ... 27
3.4.1 Proses Bisnis Bahan Masuk ... 27
3.4.2 Proses Bisnis Produksi ... 29
3.5. SourceDocumentDesign ... 31
3.5.1. Laporan Hasil Potong ... 31
3.5.2. Form Mesin Berjalan ... 35
3.5.3. Laporan Hasil Bagor ... 38
3.5.4. Laporan Produksi Bagor ... 40
3.5.5. Pengawasan Rencana Produksi ... 43
3.6. Data-EntryScreenDesign ... 46
3.6.1 FormScan Gulungan Masuk... 46
3.6.2 FormScan Gulungan Produksi Potong ... 48
3.6.3 FormScan Operator Masuk ... 50
3.6.4 FormView Rencana Potong ... 52
(4)
vi
3.6.6 Form Input Data Hasil Potong ... 56
3.6.7 Form Pencarian Hasil Produksi Potong ... 58
3.6.8 Form Input Hasil Bale ... 60
3.6.9 Form Pencarian Hasil Bale ... 62
3.6.10 FormEdit Hasil Bale ... 64
3.7.Validation of Data Input ... 66
3.7.1 Field Checks ... 66
3.7.2 RecordChecks ... 77
3.7.3 BatchChecks ... 81
3.7.4 FileChecks ... 83
3.7.5 Reporting Data Input Errors ... 83
BAB IV SIMPULAN DAN SARAN ... 84
4.1 Simpulan ... 84
4.2 Saran ... 84
(5)
vii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Struktur Organisasi ...26
Gambar 2 Flowchart Proses Bahan Masuk ...28
Gambar 3 Flowchart Proses Produksi ...30
Gambar 4 Form LaporanHasilPotong ... 31
Gambar 5 Form Laporan Hasil Potong yang Terisi ... 33
Gambar 6 Form Laporan Hasil Potong yang Kosong ... 33
Gambar 7 Field PencatatPada Form LaporanHasilPotong... 34
Gambar 8 Form MesinBerjalan ... 35
Gambar 9Kolom Pesanan Pada Form Mesin Berjalan ... 37
Gambar 10 Form Mesin Berjalan yang Terisi ...37
Gambar 11Form Laporan Hasil Bagor ...38
Gambar 12 Form Laporan Hasil Bagor Kosong ...38
Gambar 13 Field Pencatat Pada Form Laporan Hasil Bagor yang Terisi ...39
Gambar 14 Form Laporan Produksi Bagor ... 40
Gambar 15Form Laporan Produksi Bagor yang Kosong ... 42
Gambar 16 Form Laporan Produksi Bagor yang Terisi ... 42
Gambar 17 Form Pengawasan Rencana Produksi ... 43
Gambar 18 Form Pengawasan Rencana Produksi Kosong ... 43
Gambar 19 Tanggal Pada Form Pengawasan Rencana Produksi ... 44
Gambar 20 Form Pengawasan Rencana Produksi yang Terisi ... 45
Gambar 21 Kolom Total Pada Form Pengawasan Rencana Produksi ...45
Gambar 22 Form Scan Gulungan Masuk ...46
Gambar 23 Form Scan Gulungan Produksi Potong ...48
Gambar 24 Form Scan Operator Masuk ... 50
Gambar 25 FormView Rencana Potong... 52
Gambar 26 FormInput Rencana Potong ... 54
Gambar 27 FormInput Data Hasil Potong ... 56
Gambar 28 Form Pencarian Hasil Produksi Potong ... 58
Gambar 29 Form Input Hasil Bale ... 60
Gambar 30 Form Pencarian Hasil Bale ...62
Gambar 31 Form Edit Hasil Bale ... 64
(6)
viii
DAFTAR TABEL
Tabel I Flow Direction Symbols ...9
Tabel II Processing Symbols ...10
Tabel III Input / Output symbols ...12
Tabel IV Field Checks ...19
Tabel V Record Checks ...21
Tabel V! Batch Checks ...22
Tabel VII File Checks ...23
Tabel VIII Data-Entry Screen Design Pada Form Scan GulunganMasuk ...47
Tabel IX Data-Entry Screen Design Pada Form Scan Gulungan ProduksiPotong ... ...48
Tabel X Data-Entry Screen Design Pada Form Scan OperatorMasuk ...50
Tabel XI Data-Entry Screen Design Pada Form View RencanaPotong ...52
Tabel XII Data-Entry Screen Design Pada Form Input RencanaPotong ...54
Tabel XIII Data-Entry Screen Design Pada Form Input DataHasilPotong...56
Tabel XIV Data-EntryScreenDesign Pada Form PencarianHasil ProduksiPotong ...58
Tabel XV Data-EntryScreenDesign Pada FormInput HasilBale ...61
Tabel XVI Data-EntryScreenDesign Pada Form Pencarian Hasil Bale ...62
Tabel XVII Data-EntryScreenDesign Pada Form Edit Hasil Bale ...64
Tabel XVIII FieldChecks Pada FormScan Gulungan Masuk ...66
Tabel XIX FieldChecks Pada Form Scan Gulungan Produksi Potong ...67
Tabel XX FieldChecks Pada FormScan Operator Masuk ...68
Tabel XXI FieldChecks Pada Form Input Rencana Potong ...70
Tabel XXII FieldChecks Pada FormInput Data Hasil Potong ...71
Tabel XXIII FieldChecks Pada Form Pencarian Hasil Produksi Potong ...72
Tabel XXIV FieldChecks Pada FormInput Hasil Bale ...73
Tabel XXV FieldChecks Pada Form Pencarian Hasil Bale ...74
Tabel XXVI FieldChecks Pada Form Edit Hasil Bale ...75
Tabel XXVII RecordChecks Pada Form Input Rencana Potong ...77
Tabel XXVIII RecordChecks Pada FormInput Data Hasil Potong ...78
Tabel XXIX RecordChecks Pada Form Input Hasil Bale ...79
Tabel XXX BatchChecks Pada FormScan Gulungan Masuk ...81
Tabel XXXI BatchChecks Pada Form Pencarian Produksi Potong ...81
(7)
ix
DAFTAR LAMPIRAN
LAMPIRAN A Wawancara ... A.1 LAMPIRAN B Screenshot aplikasi ... B.1 LAMPIRAN C Screenshot hasil excel ... C.1
(8)
x
DAFTAR ISTILAH
Bagor : karung plastik dalam bentuk rol. Bale : bungkusan dari hasil jadi.
NRP : Nomor Registrasi Pokok.
Pjg : Panjang.
BS : Barang sisa barang rusak yang tidak dapat
digunakan.
Bkr : Bongkaran, barang sisa yang diketahui belakangan. Aval : barang sisa potongan yang kecil, atau gagal potong. Retur : barang sisa yang akan dikembalikan.
(9)
1
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Berkembangnya teknologi informasi yang ada saat ini merupakan
pengaruh penting pada dunia bisnis dalam meningkatkan efektifitas dan
efisiensi kinerja dan proses bisnis yang ada dalam suatu perusahaan. Salah
satu hal utama yaitu perusahaan – perusahaan yang bergerak di bidang
produksi. Namun dalam kenyataannya, banyak perusahaan yang lupa akan
menganalisis keberadaan aspek teknologi informasi tersebut, apakah
teknologi informasi yang digunakan membantu proses bisnis yang telah
diterapkan oleh perusahaan tersebut atau tidak.
Salah satu kasus nyata yaitu PT.X yang bergerak di bidang manufaktur.
PT.X merupakan perusahaan yang menghasilkan beberapa produk anyaman
yang berbahan dasar
polypropylene.
Dalam bidang produksi, PT.X telah
menggunakan aplikasi SMPL untuk membantu proses produksi dalam
meningkatkan ke efektifitas dan efisiensi kinerja. Namun, perusahaan belum
mengetahui, apakah sistem aplikasi SMPL yang digunakan dapat membantu
kinerja produksi, atau sebaliknya sehingga menghambat serta
memperlambat dalam proses produksi. Salah satu kasus yang sangat
berpengaruh yaitu dalam penginputan data pada sistem aplikasi SMPL yang
sering terjadi nya kesalahan penginputan yang disebabkan oleh
human error
atau dari tampilan aplikasi SMPL sehingga membingungkan
users
dalam
penginputan data. Atau penggunaan aplikasi SMPL yang ada telah berfungsi
dengan baik sehingga sangat membantu dalam penginputan data dan
mengurangi waktu yang dibutuhkan.
Mengingat PT.X merupakan perusahaan yang bergerak di bidang
produksi, maka dibutuhkan untuk menganalisis tentang penerapan kontrol
pada
form
input
aplikasi SMPL. Untuk mengetahui apakah sistem informasi
telah berjalan sesuai yang dibutuhkan dan dapat meningkatkan efisiensi
waktu dalam proses produksi dengan menggunakan
input control
menurut
Ron Weber.
(10)
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, maka rumusan masalah
yang didapat adalah:
1. Bagaimanakah alur proses produksi yang tedapat di PT.X?
2. Bagaimanakah penerapan
input
control
pada sistem informasi di
bidang produksi pada PT.X?
1.3 Tujuan Pembahasan
Adapun tujuan pembahasan dalam laporan ini adalah:
1.
Mengetahui proses produksi yang terdapat di PT.X.
2.
Mengetahui penerapan
input
control
pada sistem informasi di bidang
produksi yaitu aplikasi SMPL pada PT.X menggunakan
input control
menurut Ron Weber.
1.4 Ruang Lingkup Kajian
Adapun ruang lingkup kajian dari laporan ini adalah:
1.
Uraian proses produksi yang ada di PT.X.
2.
Pembahasan tentang
input control
pada Sistem Informasi di bidang
produksi pada PT.X menggunakan
input control
menurut Ron Weber.
3.
Control
yang dibahas adalah
source document design, data-entry
screen design,
dan
validation of data input
.
1.5 Sumber Data
Sumber – sumber data yang didapatkan yaitu melalui wawancara dengan
PT.X, studi lapangan di PT.X, dan internet.
(11)
1.6 Sistematika Penyajian
Adapun sistematika penulisan dari penelitian ilimiah ini adalah:
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini berisi latar belakang penulisan ilmiah, rumusan masalah,
tujuan penelitian, batasan masalah, sumber data, serta sistematika penyajian.
BAB II KAJIAN TEORI
Bab ini berisi landasan-landasan teori yang digunakan dalam laporan
mengenai
Input Control
Ron Weber, proses bisnis,
flowchart,
dan metode
pengumpulan data.
BAB III ANALISIS
Bab ini berisi pembahasan secara lengkap mengenai analisis
input
control SIstem Informasi pada bidang produksi pada perusahaan SInar
Mulya Plasindo Lestari menggunakan
Input Control
menurut Ron Weber.
BAB IV SIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi simpulan dari analisis yang dilakukan beserta
saran-saran untuk instansi yang bersangkutan.
(12)
84
BAB IV SIMPULAN DAN SARAN
4.1 Simpulan
Kesimpulan yang dapat diambil pada analisis sistem informasi produksi
pada PT.X dengan menggunakan input control adalah sebagai berikut :
1. Proses bisnis di bidang produksi yang ada pada PT.X terdiri dari dua
proses, yaitu proses bahan masuk dan proses produksi.
2. Dari hasil analisis mengenai
source document design
terdapat
kurangnya perbaikan terhadap kebutuhan pada dokumen seperti
ukuran kertas yang tidak mencukupi, penggunaan jenis kertas yang
kurang tepat, kurangnya keterangan pada kolom, kurangnya satuan
hitung, tidak terdapat kode unik pada laporan produksi bagor, terdapat
field
atau kolom yang tidak digunakan atau tidak terisi dengan
semestinya, dan penyimpanan dokumen yang tidak terawat.
Berdasarkan hasil analisis pada
data-entry screen design
, bahwa
setiap
form
tidak memiliki firtur
help
untuk membantu
user
, terdapat
form
yang tidak memiliki
caption
pada
field
nya seperti pada
form scan
gulungan masuk.
Dari hasil analisis pada
field checks
,
record checks
, dan
batch checks
bahwa keseluruhan
form
Tersedia, namun pada
batch
checks
kurangnya kode unik pada hasil dari penyimpanan ke format
file
excel
pada
form
pencarian hasil produksi potong dan
form
pencarian hasil
bale.
4.2 Saran
Berdasarkan pada analisis sistem informasi produksi pada PT.X dengan
menggunakan
input
control
, saran pengembangan penelitian berikutnya
(13)
1. Pembuatan fasilitas
help
pada seluruh
form
untuk membantu
user
ketika menggunakan aplikasi. Terutama bagi karyawan baru, serta
penempatan
caption
pada setiap
field
.
2. Melakukan perbaikan
dan pembaharuan terhadap dokumen fisik yang
sudah kadaluarsa, atau tidak sesuai lagi dengan kebutuhan.
Menambahkan beberapa keterangan atau detail yang lebih pada
setiap dokumen agar tidak membingungkan karyawan.
(14)
86
Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR PUSTAKA
Oetomo, B. S. D. (2002). Perencanaan dan Pembangunan Sistem Informasi.
Yogyakarta : Andi.
Rincen.(2009). Definisi dan Simbol
Flowchart
Algoritma Dan Pemograman 1.
Diakses pada tanggal 13 Oktober 2012, dari
http://ebookbrowse.com/gdoc.php?id=190971390&url=3ba284f6682f10da7663de
79cd217082
Sutabri, T. (2004). Analisa Sistem Informasi (Edisi pertama). Yogyakarta :
Andi.
Weber, R. (1999). Information Systems Control And Audit (pp. 417 - 468).
Upper Saddle River, New Jersey 07458.
(1)
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Berkembangnya teknologi informasi yang ada saat ini merupakan pengaruh penting pada dunia bisnis dalam meningkatkan efektifitas dan efisiensi kinerja dan proses bisnis yang ada dalam suatu perusahaan. Salah satu hal utama yaitu perusahaan – perusahaan yang bergerak di bidang produksi. Namun dalam kenyataannya, banyak perusahaan yang lupa akan menganalisis keberadaan aspek teknologi informasi tersebut, apakah teknologi informasi yang digunakan membantu proses bisnis yang telah diterapkan oleh perusahaan tersebut atau tidak.
Salah satu kasus nyata yaitu PT.X yang bergerak di bidang manufaktur. PT.X merupakan perusahaan yang menghasilkan beberapa produk anyaman yang berbahan dasar polypropylene. Dalam bidang produksi, PT.X telah menggunakan aplikasi SMPL untuk membantu proses produksi dalam meningkatkan ke efektifitas dan efisiensi kinerja. Namun, perusahaan belum mengetahui, apakah sistem aplikasi SMPL yang digunakan dapat membantu kinerja produksi, atau sebaliknya sehingga menghambat serta memperlambat dalam proses produksi. Salah satu kasus yang sangat berpengaruh yaitu dalam penginputan data pada sistem aplikasi SMPL yang sering terjadi nya kesalahan penginputan yang disebabkan oleh human error
atau dari tampilan aplikasi SMPL sehingga membingungkan users dalam penginputan data. Atau penggunaan aplikasi SMPL yang ada telah berfungsi dengan baik sehingga sangat membantu dalam penginputan data dan mengurangi waktu yang dibutuhkan.
Mengingat PT.X merupakan perusahaan yang bergerak di bidang produksi, maka dibutuhkan untuk menganalisis tentang penerapan kontrol pada form input aplikasi SMPL. Untuk mengetahui apakah sistem informasi telah berjalan sesuai yang dibutuhkan dan dapat meningkatkan efisiensi waktu dalam proses produksi dengan menggunakan input control menurut
(2)
Universitas Kristen Maranatha
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, maka rumusan masalah yang didapat adalah:
1. Bagaimanakah alur proses produksi yang tedapat di PT.X?
2. Bagaimanakah penerapan input control pada sistem informasi di bidang produksi pada PT.X?
1.3 Tujuan Pembahasan
Adapun tujuan pembahasan dalam laporan ini adalah:
1. Mengetahui proses produksi yang terdapat di PT.X.
2. Mengetahui penerapan input control pada sistem informasi di bidang produksi yaitu aplikasi SMPL pada PT.X menggunakan input control
menurut Ron Weber.
1.4 Ruang Lingkup Kajian
Adapun ruang lingkup kajian dari laporan ini adalah:
1. Uraian proses produksi yang ada di PT.X.
2. Pembahasan tentang input control pada Sistem Informasi di bidang produksi pada PT.X menggunakan input control menurut Ron Weber.
3. Control yang dibahas adalah source document design, data-entry screen design, dan validation of data input.
1.5 Sumber Data
Sumber – sumber data yang didapatkan yaitu melalui wawancara dengan PT.X, studi lapangan di PT.X, dan internet.
(3)
1.6 Sistematika Penyajian
Adapun sistematika penulisan dari penelitian ilimiah ini adalah:
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini berisi latar belakang penulisan ilmiah, rumusan masalah, tujuan penelitian, batasan masalah, sumber data, serta sistematika penyajian.
BAB II KAJIAN TEORI
Bab ini berisi landasan-landasan teori yang digunakan dalam laporan mengenai Input Control Ron Weber, proses bisnis, flowchart, dan metode pengumpulan data.
BAB III ANALISIS
Bab ini berisi pembahasan secara lengkap mengenai analisis input
control SIstem Informasi pada bidang produksi pada perusahaan SInar Mulya Plasindo Lestari menggunakan Input Control menurut Ron Weber.
BAB IV SIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi simpulan dari analisis yang dilakukan beserta saran-saran untuk instansi yang bersangkutan.
(4)
84
Universitas Kristen Maranatha
BAB IV SIMPULAN DAN SARAN
4.1 Simpulan
Kesimpulan yang dapat diambil pada analisis sistem informasi produksi pada PT.X dengan menggunakan input control adalah sebagai berikut :
1. Proses bisnis di bidang produksi yang ada pada PT.X terdiri dari dua proses, yaitu proses bahan masuk dan proses produksi.
2. Dari hasil analisis mengenai source document design terdapat kurangnya perbaikan terhadap kebutuhan pada dokumen seperti ukuran kertas yang tidak mencukupi, penggunaan jenis kertas yang kurang tepat, kurangnya keterangan pada kolom, kurangnya satuan hitung, tidak terdapat kode unik pada laporan produksi bagor, terdapat
field atau kolom yang tidak digunakan atau tidak terisi dengan semestinya, dan penyimpanan dokumen yang tidak terawat.
Berdasarkan hasil analisis pada data-entry screen design, bahwa setiap form tidak memiliki firtur help untuk membantu user, terdapat
form yang tidak memiliki caption pada field nya seperti pada form scan
gulungan masuk.
Dari hasil analisis pada field checks, record checks, dan batch checks
bahwa keseluruhan form Tersedia, namun pada batch checks
kurangnya kode unik pada hasil dari penyimpanan ke format file excel
pada form pencarian hasil produksi potong dan form pencarian hasil bale.
4.2 Saran
Berdasarkan pada analisis sistem informasi produksi pada PT.X dengan menggunakan input control, saran pengembangan penelitian berikutnya adalah :
(5)
1. Pembuatan fasilitas help pada seluruh form untuk membantu user
ketika menggunakan aplikasi. Terutama bagi karyawan baru, serta penempatan caption pada setiap field.
2. Melakukan perbaikandan pembaharuan terhadap dokumen fisik yang sudah kadaluarsa, atau tidak sesuai lagi dengan kebutuhan. Menambahkan beberapa keterangan atau detail yang lebih pada setiap dokumen agar tidak membingungkan karyawan.
(6)
86
Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR PUSTAKA
Oetomo, B. S. D. (2002). Perencanaan dan Pembangunan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi.
Rincen.(2009). Definisi dan Simbol Flowchart Algoritma Dan Pemograman 1. Diakses pada tanggal 13 Oktober 2012, dari
http://ebookbrowse.com/gdoc.php?id=190971390&url=3ba284f6682f10da7663de 79cd217082
Sutabri, T. (2004). Analisa Sistem Informasi (Edisi pertama). Yogyakarta : Andi.
Weber, R. (1999). Information Systems Control And Audit (pp. 417 - 468). Upper Saddle River, New Jersey 07458.