ANALISA DAN PERANCANGAN E-PROCUREMENT PADA PT. VICTORY RETAILINDO - Binus e-Thesis
ANALI SA DAN PERANCANGAN PADA PT.
E-PROCUREMENT
VI CTORY RETAI LI NDO
Henby - 070726205
ABSTRAK
PT. Victory Retailindo adalah suatu perusahaan yang bergerak di bidang penjualan produk- produk yang sebagian besar produk dari Jepang. PT. Victory Retailindo menjalankan proses bisnis dalam bentuk supermarket sehingga faktor pengadaan barang menjadi sangat penting. Alasan dilakukan penelitian skripsi ini adalah masalah dalam PT. Victory Retailindo terhadap proses pengadaan barangnya seperti keberadaan Additional dan Revised PO yang sangat rumit, ketergantungan terhadap pemasok yang sangat tinggi, dan proses pengadaan barang yang lama. Oleh karena itu, tujuan dibuatnya sistem perancangan pengadaan barang ini adalah untuk mengatasi masalah-masalah yang saat ini terjadi sekaligus menciptakan suatu inovasi baru yang bisa menjadi keunggulan kompetitif yang dimiliki PT. Victory Retailindo. Metode penelitian yan digunakan adalah dengan melakukan perancangan suatu sistem pengadaan barang ( procurement) yang berbasis teknologi informasi, sehingga dengan sistem yang baru tersebut, PT. Victory Retailindo dapat menjalankan proses procurementnya dengan lancar dan cepat, interaksi dan integrasi dengan pemasok menjadi sangat baik, ketergantungan terhadap pemasok menjadi rendah karena dengan adanya sistem tersebut, PT. Victory Retailindo bisa melakukan peyeleksian terhadap para supplier yang tentu saja lebih menguntungkan. Selain itu, inovasi-inovasi baru juga dapat diimplementasikan dalam sistem e-procurement ini.
Kata Kunci:
Perancangan, Procurement, Sistem e-Procurement, tampilan web
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “ Analisa dan Perancangan E-Procurement Pada PT. Victory Retailindo” ini tepat waktunya.
Skripsi ini ditulis sebagai bagian dari persyaratan kelulusan program studi Jurusan Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Bina Nusantara. Penulis mengharapkan skripsi ini dapat menambah pengetahuan dan dapat bermanfaat bagi teman-teman dan mahasiswa mahasiswi lainnya.
Penyelesaian skripsi ini oleh penulis tidak lepas dari bantuan dan dukungan yang telah diberikan oleh berbagai pihak. Untuk itu penulis ingin mengucapkan terima kasih sebanyak-banyaknya kepada:
Bapak Prof. Dr. Geraldus Polla, M.App, Sc. selaku Rektor Universitas Bina Nusantara
yang telah menyediakan fasilitas dan bimbingan akademik selama proses perkuliahan penulis. Semoga kesuksesan selalu menyertai Bapak.
Bapak E.A. Kuncoro, SE., MM. selaku Dekan Fakultas Ekonomi atas dukungan dan
bantuan yang telah diberikan. Bapak I dris Gautama, SE., S.Kom., MM selaku Ketua Jurusan Manajemen dan I bu Tjia
Fie Tjoe, S.Kom., MM. selaku sekretaris Jurusan Manajemen. I bu Nelly, S.Kom.,MM selaku dosen pembimbing yang telah memberikan bimbingan,
ide-ide yang kreatif, dan nasehat-nasehat yang membantu penulis selama proses pembuatan skripsi. Terima kasih juga atas perhatian dan waktu yang telah diberikan kepada penulis. Sukses selalu.
Bapak Johny Chandra S.Kom selaku store manager PT. Victory Retailindo yang telah
memberikan banyak informasi dan kesempatan kepada penulis selama melakukan survey.
Orang tua dan saudara-saudara penulis yang telah banyak memberikan dukungan
moril maupun materiil kepada penulis dalam penyusunan skripsi ini..Saudari Meylina dan keluarga yang telah memberikan banyak dukungan moril kepada
Bapak Robertus Tang Herman, SE. dan saudari Yuliawati yang telah banyak membantu
secara moril dan terima kasih juga atas dukungannya kepada penulis.
Teman-teman Asisten Lab Manajemen khususnya Titus Haryanto, Melisa Kurniawati,
Lillyanna yang telah meluangkan waktunya untuk berdiskusi bersama dan asisten lab lainnya yang tidak dapat disebutkan satu per satu.
Saudara Novianton, Ade Christo, Fendy Sutario, dan Alvin Anggono yang mau berbagi
informasi dan berdiskusi seputar penyusunan skripsi ini. Sahabat-sahabat dan teman-teman terdekat penulis yang tidak bisa penulis sebutkan
satu per satu. Semoga kesuksesan selalu menyertai kalian.Penulis menyadari bahwa segala sesuatunya tidak ada yang sempurna termasuk juga dengan skripsi ini yang masih banyak kekurangan dan kelemahan. Oleh karena itu, dengan penuh kerendahan hati, penulis sangat menghargai saran dan kritik dari para pembacanya.
Akhir kata, semoga skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi pihak terkait dan semua pihak yang memerlukan, serta dapat memberikan kontribusi yang berarti bagi dunia pendidikan. Jakarta, 11 Januari 2006 Penulis, Henby 0700726205
DAFTAR I SI
Halaman Halaman Judul i
Halaman Pengesahan ii
ABSTRAK iii
KATA PENGANTAR iv
DAFTAR I SI vii
DAFTAR TABEL xi
DAFTAR GAMBAR xii
DAFTAR LAMPI RAN xv
Bab I . PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
1
1.2 I dentifikasi Masalah
3
1.3 Tujuan dan Manfaat
3
1.4 Sistematika Penulisan
4 Bab I I . LANDASAN TEORI
2.1 Perkembangan
6 I nternet di I ndonesia
2.2 Pengertian
7 I nternet, I ntranet, dan Ekstranet
2.3 Pengertian Sistem dan Perancangan
8
2.4 Kriteria Website yang Baik
8
2.5 Pengertian E-Bisnis
14
2.6 Pengertian E-Commerce
15
2.6.1 Jenis-jenis E-Commerce
15
2.7 Pengertian
16 Procurement
2.7.1 Peranan strategik 17 purchasing (The Strategic Role of Purchasing )
2.7.2 Manajemen Pembelian
18
2.8 On-line
21 Procurement
2.9
22 E-procurement
2.9.1 Pengertian E-procurement
22
2.9.2 Manfaat E-procurement
26
2.9.3 Metode-metode Procurement
29
2.10 Kerangka Pemikiran
57
53
3.2.2.2 Daya Tawar Pemasok ( Supplier )
54
3.2.2.3 Daya Tawar Pembeli
55
3.2.2.4 Ancaman Produk Pengganti (Substitusi)
56
3.2.2.5 Persaingan Antar Perusahaan Sejenis
56
3.3 Struktur Organisasi dan Uraian Pekerjaan
3.3.1 Struktur Organisasi
3.3.2 Uraian Pekerjaan
51
57
3.4 Analisa Masalah
61 Bab I V. HASI L dan ANALI SI S PENELI TI AN
4.1 Analisa SWOT
64
4.1.1 Strength (Kekuatan)
64
4.1.2 Weakness (Kelemahan)
64
4.1.3 Opportunity (Peluang)
65
65
3.2.2.1 Ancaman Pendatang Baru
3.2.2 Analisis Porter PT. Victory Retailindo
30
35 Bab I I I . GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.11 Metodologi Penelitian
30
2.11.1 Jenis dan Metode Penelitian
30
2.11.2 Teknik Pengumpulan Data
31
2.11.3 Teknik Analisis Data
32
2.11.3.1 Analisis Porter
32
2.11.3.2 Analisis SWOT
3.1.1 Sejarah Perusahaan
45
44
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
45
3.1.2.1 Visi Perusahaan
45
3.1.2.2 Misi Perusahaan
45
3.1.3 Jenis Produk dan Jasa yang Dijual
45
3.2 Kondisi Bisnis Perusahaan
45
3.2.1 Kondisi Procurement Perusahaan
4.1.4 Threats (Ancaman)
4.2 Perancangan konsep E-procurement
4.3.2 Rancangan Layar Admin Site
86
4.3.1.13 Rancangan Layar Purchase Order
87
4.3.1.14 Rancangan Layar Order Tracking
88
4.3.1.15 Rancangan Layar Profile Settings
89
4.3.1.16 Rancangan Layar Change Password
90
4.3.1.17 Rancangan Layar Keterangan Setelah Mengganti
Password
91
92
85
4.3.2.1 Rancangan Layar untuk Login Admin
92
4.3.2.2 Rancangan Layar Registrasi untuk Admin
93
4.3.2.3 Rancangan Layar Keterangan Setelah Registrasi
94
4.3.2.4 Rancangan Layar Menu Utama Admin
94
4.3.2.5 Rancangan Layar Requisition
95
4.3.2.6 Rancangan Layar Link Edit Requisition
96
4.3.2.7 Rancangan Layar Create Request Order (RO)
4.3.1.12 Rancangan Layar Status Order
4.3.1.11 Rancangan Layar Link Edit Offer Status
67
4.3.1.2 Rancangan Layar Registrasi
4.2.1 Site map E-procurement dan Struktur Menu (Navigasi)
69
4.2.1.1 Struktur Menu Supplier Site
70
4.2.1.2 Struktur Menu Admin Site
73
4.3 Rancangan Layar E-procurement
75
4.3.1 Rancangan Layar Supplier Site
75
4.3.1.1 Rancangan Layar Home Page Login
75
76
84
4.3.1.4 Rancangan Layar untuk Login Awal Supplier
78
4.3.1.5 Rancangan Layar Menu Utama Supplier
79
4.3.1.6 Rancangan Layar Requisition atau Permintaan Barang
80
4.3.1.7 Rancangan Layar Detail of Requisition
81
4.3.1.8 Rancangan Layar Product Offer
82
4.3.1.9 Rancangan Layar Keterangan Setelah Penawaran Barang
83
4.3.1.10 Rancangan Layar Offer Status
97
4.3.2.8 Rancangan Layar Keterangan Setelah Create RO
4.3.2.19 Rancangan Layar Add Supplier 109
Daftar Pustaka Riwayat Hidup Lampiran
5.3 Keterbatasan Skripsi 117
5.2 Saran 116
5.1 Simpulan 115
Bab V. SI MPULAN DAN SARAN
4.3.2.24 Rancangan Layar Keluar dari Menu Utama 114
113
4.3.2.23Rancangan Layar Keterangan Setelah Mengganti Password
112
111
4.3.2.21 Rancangan Layar User Settings
110
4.3.2.20 Rancangan Layar Link Detail of Add Supplier
4.3.2.18 Rancangan Layar Link Detail of Supplier List 108
98
4.3.2.17 Rancangan Layar Settings dan Supplier List 107
105
4.3.2.15 Rancangan Layar Ask Order Tracking
104
4.3.2.14 Rancangan Layar Create PO
103
4.3.2.13 Rancangan Layar Status Order
102
4.3.2.12 Rancangan Layar Link Detail of Cooperations List
101
4.3.2.11 Rancangan Layar Cooperations List
4.3.2.10 Rancangan Layar Link Detail of I ncoming Offer 100
99
4.3.2.9 Rancangan Layar I ncoming Offer
4.3.2.22 Rancangan Layar Change Password
DAFTAR TABEL No Tabel Judul Tabel Halaman
Tabel 2.1 MatriksI FAS 38
Tabel 2.2 MatriksEFAS 40
Tabel 3.1 Kategori dan Jenis Produk PT. Victory Retailindo46
DAFTAR GAMBAR No Gambar Judul Gambar Halaman
57 Gambar 4.1 Matriks SWOT PT. Victory Retailindo
72 Gambar 4.12 Struktur menu pengaturan profil
72 Gambar 4.11 Struktur menu status pesanan
71 Gambar 4.10 Struktur menu status penawaran
71 Gambar 4.9 Struktur menu penawaran produk
Gambar 4.8 Struktur menu daftar permintaanGambar 4.7 Struktur menu homepage supplier 7170 Gambar 4.6 Struktur menu Login 70
69 Gambar 4.5 Site map pada Admin Site
Supplier Site
Gambar 4.4 Site map padaGambar 4.3 Penjelasan dari manfaat e-procurement 6966 Gambar 4.2 Perancangan konsep e-procurement 67
52 Gambar 3.3 Struktur Organisasi PT. Victory Retailindo
Gambar 2.1
48 Gambar 3.2 Model Persaingan 5 Daya Porter
Gambar 3.1 Proses Procurement PT. Victory RetailindoSWOT 42
Gambar 2.9 Matrik32 Gambar 2.8 Diagram SWOT 40
30 Gambar 2.7 Kekuatan persaingan dalam industri
25 Gambar 2.6 Kerangka Pemikiran
24 Gambar 2.5 E-procurement proses
23 Gambar 2.4 E-procurement chain
20 Gambar 2.3 E-procurement management
20 Gambar 2.2 Procurement cycle activities
A Traditional Purchasing Process Flow
72
Gambar 4.13 Struktur menuLogin admin 73
Gambar 4.14 Struktur menu homepage admin 73Gambar 4.15 Struktur menu daftar permintaan73 Gambar 4.16 Struktur menu penawaran masuk
74 Gambar 4.17 Struktur menu daftar kerjasama
74 Gambar 4.18 Struktur menu 74 status pesanan
Gambar 4.19 Struktur menu pengaturan75 Gambar 4.20 Rancangan homepage Login 75
Gambar 4.21 Rancangan registrasi calon supplier 76Gambar 4.22 Rancangan keterangan setelah Registrasi77 Gambar 4.23 Rancangan untuk Login awal supplier 78
Gambar 4.24 Rancangan menu utama supplier 79Gambar 4.25 Rancangan80 Requisition atau permintaan barang
Gambar 4.26 Rancangan detail of Requisition 81Gambar 4.27 Rancangan Product offer 82Gambar 4.28 Rancangan keterangan setelah penawaran barang83 Gambar 4.29 Rancangan status penawaran barang
84 Gambar 4.30 Rancangan 85 link edit status penawaran
Gambar 4.31 Rancangan86 status pemesanan
Gambar 4.32 Rancangan Purchase Order 87Gambar 4.33 Rancangan order tracking 88Gambar 4.34 Rancangan pengaturan profil89 Gambar 4.35 Rancangan Ubah password 90
Gambar 4.36 Rancangan keterangan setelah ganti password 91Gambar 4.37 Rancangan untuk Login awal Admin 92Gambar 4.38 Rancangan register admin 93Gambar 4.39 Rancangan keterangan setelah registrasi94 Gambar 4.40 Rancangan Menu Utama Admin 94
Gambar 4.41 Rancangan tampilan daftar permintaan95 Gambar 4.42 Rancangan link edit daftar permintaan
96 Gambar 4.43 Rancangan buat RO baru
97
Gambar 4.44 Rancangan keterangan setelah membuat RO98 Gambar 4.45 Rancangan tampilan penawaran masuk
99 Gambar 4.46 Rancangan 100 link detail dari penawaran masuk
Gambar 4.47 Rancangan tampilan daftar kerjasama 101Gambar 4.48 Rancangan detail dari daftar kerjasama 102Gambar 4.49 Rancangan103 status pemesanan
Gambar 4.50 Rancangan membuat PO104
Gambar 4.51 Rancangan pertanyaan order tracking 105Gambar 4.52 RancanganLook Order Tracking 106
Gambar 4.53 Rancangan settings dan daftar supplier 107Gambar 4.54 Rancangan link detail daftar supplier 108Gambar 4.55 Rancangan penambahan supplier 109Gambar 4.56 Rancangan link detail penambahan supplier 110Gambar 4.57 Rancangan pengaturan user 111Gambar 4.58 Rancangan tampilan ganti password bagi user 112Gambar 4.59 Rancangan keterangan setelah ganti password 113Gambar 4.60 Rancangan tampilan setelah keluar 114DAFTAR LAMPI RAN
No Lampiran Judul Lampiran Halaman
Lampiran 1 Wawancara dan Jawaban Wawancara L-1 Lampiran 2 Tampilan Layar
L-2