pengelolaan perbekalan farmasi dan alat kesehatan

/ /

Citraningsih Yuniarti
RSUD KOTA YOGYAKARTA
2016

Kegiatan logistik sangat penting dalam menunjang
kegiatan pengadaan barang / jasa di RS sehingga mampu
mengoptimalkan pemanfaatan sumberdaya yang 
dimiliki. 
Kegitan logistik memiliki tujuan, yaitu:
a. Tujuan operasional: agar tersedia barang serta bahan
dalam jumlah yang tepat dan mutu yang memadai.
b. Tujuan keuangan: dapat melaksanakan tujuan
operasional dengan biaya paling rendah.
c. Tujuan pengamanan: agar persediaan tidak terganggu
oleh kerusakan, pemborosan, penggunaan tanpa hak, 
pencurian, dan penyusutan yang tidak wajar lainnya.

/ /

DASAR HUKUM
 UU. No. 23 tahun 2009 , tentang KESEHATAN
 UU. No. 5 tahun …. , tentang  PSIKOTROTIKA
 UU. No. 21 tahun …., tentang NARKOTIKA
 PP. No. 72 Tahun 1998, tentang PENGAMANAN SEDIAAN 

FARMASI
 Permenkes No. 58 Tahun 2014 tentang STANDAR 
PELAYANAN FARMASI DI RUMAH SAKIT
 Perpres no. 70 tahun 2012 tentang Pengadaan barang/Jasa 
 Perwal No. 61 Tahun 2014 tentang Jenjang Nilai Pengadaan 
di BLUD

/ /

PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI & ALKES
Adalah suatu siklus kegiatan yang saling terkait 
dimulai dari perencanaan, pengadaan, penerimaan, 
penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, 
pencatatan dan pelaporan, penghapusan, monitoring 

dan evaluasi

Pe gelolaa Obat di RS
 Pemilihan Obat ( Formularium, Daftar Obat)
 Perencanaan Obat ( Konsep Pareto, VEN )
 Pengadaan Obat ( e‐kataloque, JIT, EOQ,EOI )
 Penerimaan Obat (konsep ED )
 Penyimpanan Obat ( FIFO , FEFO )
 Pendistribusian Obat ( konsep IP, ODDD)
 Penghapusan Obat ED dan rusak
 Evaluasi Penggunaan Obat (Drug Utilis Review)

/ /

SIKLUS PENGELOLAAN PERBEKALAN
FARMASI & ALKES
PERENCANAAN

MONITORING & EVALUASI

PENGADAAN

PENERIMAAN

PENCATATAN & 
PELAPORAN

PENYIMPANAN

PENGHAPUSAN

PENGENDALIAN

DISTRIBUSI

Syarat pe gelolaa  per ekala  yg opti al
Daftar 
Obat yg 
ditaati

Perencanaan 
yg baik

Perbekalan 
Farmasi yg 
optimal

Sistem 
Pengadaan 
yg cepat

Penerimaan  
obat yg baik

Review 
berkala
Sistem 
distribusi yg 
tepat

Penyimpanan 
obat yg baik

/ /

Faktor yg  erpe garuh dl

pe gelolaa

 Daftar obat peraturan yg berubah (FORNAS), 







kebijakan /regulasi pemerintah , asuransi kesehatan 
(BPJS dll)
Perencanaan pola penyakit , timbulnya wabah, 

bencana alam dll
Pengadaan regulasi berubah, e‐kataloque , 
epurchasing obat dll
Penyimpanan kapasitas gudang terbatas
Sistem asuransi kesehatan nasional (UU 40/2004 SJSN 
sistem jaminan sosial nasional), UU 24/2011 (BPJS)
Anggaran obat yang terbatas

Tahapa  pere a aa
Pemilihan jenis perbekalan farmasi & Alkes

Perhitungan kebutuhan
Kombinasi metode konsumsi & epidemiologi

Evaluasi perencanaan 
Kombinasi ABC & VEN

/ /

Metode Pere a aa

Metode Konsumsi di kombinasi dengan metode 
epidemiologi 
2. Disesuaikan dengan
a. Anggaran yang tersedia
b. Sisa persediaan yang ada
3. Mengacu pada
a. Fornas Tahun 2015
b.Standar terapi
c. Formularium RSUD Kota Yogyakarta
4. Penetapan Prioritas (obat vital & life Saving)

1.

Pere a aa  yg dilakuka
 Cermat dalam memprediksikan kebutuhan kini 








dan akan datang
Memperhatikan pola penyakit tahunan
Memperhitungkan konsumsi obat sebelumnya
Memperhitungkan stok yang ada
Menggunakan analisa pareto(ABC), VEN
Memperhitungkan EOQ,EOI, sistem pengadaan, 
kapasitas gudang .
Memperhitungkan ketersediaan anggaran 
(anggaran obat terbesar) .

/ /

Out o e pe gelolaa  adalah :
 Perbekalan farmasi & Alkes tersedia dlm jumlah yg
optimal
 Mudah dalam pengadaan perbekalan farmalkes
 Meningkatkan mutu pelayanan kesehatan
 Meningkatkan citra

pelayanan kesehatan

/image

provider

failitas

 Akuntabilitas terjaga (audit)

PENGADAAN da PEMBELIAN
Tujuan : Mendapatkan perbekalan farmasi dan alkes
dengan harga layak dengan mutu yang baik, 
pengiriman barang terjamin dan tepat waktu, 
proses berjalan lancar dan tidak memerlukan 
tenaga serta waktu berlebih
Pelaksana  : Unit Pengadaan atau Pejabat Pengadaan
( ditetapkan dg SK. Direktur )

/ /

Metode Pe gadaa
 Lelang dengan harga satuan
 Pembelian langsung ke penyedia untuk obat cito yang 

dibutuhkan RS

ALUR PENGADAAN SAMPAI KE IFRS : OBAT,ALKES, BHP MEDIS
PERENCANA
AN 
KEBUTUHAN
( IFRS )
PENYERAHAN  
BARANG ke 
IFRS

Direktur/
PPK

UP/

PENYERAHAN 
KE PETUGAS 
PENYIMPAN 
BARANG RS

Pejabat
Pengadaan

PENAWARAN 
DARI 
SUPLIER, 
NEGOSIASI

PENERIMAAN 
oleh TIM 
PENERIMA

SP, SPMK, 
PENGIRIMAN 
BARANG

/ /

PENERIMAAN
 Menerima perbekalan farmasi yang telah di adakan sesuai 

dengan aturan kefarmasian
 Diperiksa dan disesuaikan dengan spesifikasi pada order 
 Hal lain yang perlu diperhatikan
1. Harus mempunyai MSDS/ Material Safety Data Sheet untuk 
bahan berbahaya
( Contoh :  formalin, soda lime)
2. Mempunyai certificate of origin untuk alkes
( Contoh :  alat untuk anestesi )

PENYIMPANAN
Tujuan 
1. Memelihara mutu sediaan farmasi
2. Menghindari penggunaan yang tidak 
bertanggung jawab
3. Menjaga ketersediaan
4. Memudahkan pencarian dan pengawasan

/ /

Pe gatura  Pe yi pa a
 Menurut bentuk sediaan dan Alfabetis
 Menerapkan sistem FIFO dan FEFO
 Menggunakan almari, rak dan pallet
 Menggunakan almari khusus untuk menyimpan 
narkotika dan psikotropika
 Menggunakan almari khusus untuk perbekalan 
farmasi yang memerlukan penyimpanan pada suhu 
tertentu
 Dilengkapi kartu  stock  obat

Distribusi perbekala  far asi
Farmasi 
pelayanan

Unit lain

Bangsal
(RETUR)

IBS
Gudang 
Farmasi

Instalasi 
lain
IGD,ICU

Polikli
Nik : HD, 
RM

/ /

Alur pelaya a  per i taa  
per ekala  far asi & Alkes
Permintaan dari unit 
yang membutuhkan 
(ada buku bon)

Petugas gudang 
melayani sesuai 
permintaan 

entry data mutasi 
pada komputer

Petugas menyalin 
permintaan barang 
pada buku mutasi

Menyerahkan barang
(bukti tanda terima)

Memberikan 
informasi tertulis 
apabila ada yg tak 
terlayani

PENGENDALIAN
 Tujuan: supaya tidak terjadi kelebihan dan 
kekosongan perbekalan farmasi di unit unit 
pelayanan
 Kegiatan
1. Memperkirakan/menghitung pemakaian rata 
rata periode tertentu
2. Menentukan stok pengaman di gudang 
3. Menentukan waktu pemesanan sampai obat 
diterima

/ /

PENGHAPUSAN
 Merupakan kegiatan penyelesaian terhadap 
perbekalan farmasi yang tidak terpakai karena 
kadaluarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar
 Tujuan:

menjamin perbekalan farmasi yang sudah tidak 
memenuhi syarat dikekola sesuai dengan standar 
yang berlaku 
 Penghapusan untuk mengurangi beban 
penyimpanan dan mengurangi resiko terjadinya 
penggunaan obat sub standar. 

PENGHAPUSAN
 Penghapusan perbekalan farmasi yang tidak terpakai 

di RSUD Kota dilaksanakan oleh penyedia dengan 
menggunakan alat insenerator limbah medis sesuai 
prosedur yang berlaku
 Dimintakan ijin penghapusan ke Walikota
 Dikeluarkan Surat Keputusan Penghapusan  dan Tim 
Pelaksana Penghapusan dari Walikota
 Di buat berita acara penghapusan perbekalan farmasi.

/ /

PENCATATAN&PELAPORAN
Pencatatan
 Pencatatan bertujuan memonitor transaksi 
perbekalan farmasi yang masuk dan keluar
 Pencatatan secara manual (buku & kartu Stok) 
dan komputerisasi

Informasi yang diperoleh dari pencatatan
1. Jumlah perbekalan farmasi yang tersedia (sisa 
stok)
2. Jumlah perbekalan farmasi yang diterima
3. Jumlah perbekalan farmasi yang keluar
4. Jumlah perbekalan farmasi yang rusak/hilang/ 
kadaluarsa
5. Jangka waktu kekosongan perbekalan farmasi

/ /

Pelaporan
Kumpulan catatan dan pendataan kegiatan 
administrasi perbekalan farmasi/Alkes
Tujuan
 Tersedianya data yang akurat untuk bahan 
evaluasi
 Tersedianya informasi yang akurat
 Tersedianya data yang lengkap untuk membuat 
perencanaan

Jenis laporan yang dibuat di gudang perbekalan
1.
2.
3.
4.
5.

6.
7.
8.

Laporan pembelian
Laporan mutasi
Laporan permintaan perbekalan farmasi tidak terlayani
Laporan perbekalan farmasi yang stagnan (jarang/tidak di
tulis dokter)
Laporan perbekalan farmasi yang hampir kadaluarsa
( maksimal 6 bulan sebelum kadaluarsa) untuk di
informasikan ke dokter penulis resep
Laporan perbekalan farmasi yang kadaluarsa
Laporan ketersediaan obat
Laporan stok opname

/ /

MONITORING & EVALUASI
 Merupakan salah satu upaya untuk terus 

mempertahankan mutu pengelolaan 
perbekalan farmasi dan alkes
 Sebagai masukan dalam penyusunan 
perencanaan dan pengambilan keputusan
 Kolekting data untuk bahan evaluasi

Isue Ma aje e  O at & alkes Ki i da  kedepa
 Perkembangan zaman tidak memungkinkan secara

manual, perlu software khusus farmasi untuk
mempercepat pelayanan dan menghasilkan data
laporan yang up date dan akurat guna pengambilan
keputusan manajerial yang akurat dan uptodate
 Pelayanan sistem paket, kendali mutu & kendali biaya
 Kepatuhan thdp formularium
 RS merupakan UPT Dinas Kesehatan Kab/Kota
(penganggaran??)

/ /

Pe a faata siste  i for asi o at
Manajemen 
Obat
Transaksi 
/Billing Obat

Perekaman identitas px
Perekaman data item obat
Perekaman jml obat dibeli
Pencetakan bill obat

Manajemen 
Inventori

Pembuatan pesanan obat
Perekaman stok obat
Perekaman kartu stok obat
Pelaporan data penggunaan obat
Penyusunan neraca keuangan

CONTOH SOFTWARE MANEJEMEN OBAT

/ /

Tersedianya mesin peracik obat
One Day Dose di bangsal ranap
SDM yg efektif & profesional

Ko posisi A ggara  di RS
 Belanja pegawai (+ 30 %)
 Belanja obat (+ 40 %)
 Belanja modal (+ 10 %) alkes
 Jasa (+ 20 %)

/ /

Kesi pula
 Pengelolaan

perbekalan farmasi harus
dikelola dengan efektif karena menyangkut
anggaran terbesar dari suatu fasilitas
pelayanan kesehatan (30‐50 % )
 Pengelolaan perbekalan farmasi yg efektif
dan efisien akan mendukung mutu
pelayanan kesehatan di rumah sakit.
 Diperlukan software sistem informasi
manajemen perbekalan farmasi yang baik.