Sistem Kearsipan Pada Ruang Baca Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Suatu organisasi atau perusahaan yang dibentuk dalam rangka mencapai
tujuan, dan menjadi cita-cita dari para pendiri, penyelenggara dan orang-orang
yang tergabung didalamnya, tidak pernah lepas dari pembuatan catatan dan
penerimaan data dan informasi tentang berbagai hal. Seperti keuangan, personalia,
komunikasi, perbekalan, dan berbagai peristiwa yang terjadi dalam rangka
penyelenggaraan, pengelolaan, dan operasional organisasi atau perusahaan.
Data yang diterima oleh organisasi tersebut dikatakan dengan arsip, yaitu
rekaman informasi dari aktivitas organisasi atau perusahaan. Arsip dapat
digunakan untuk perencanaan, pelaksanaan serta pengawasan kegiatan organisasi.
Dengan memanfaatkan arsip seoptimal mungkin dapat dicapai tujuan manajemen
modren yaitu perencanaan yang matang, pelaksanaan yang tepat serta pengawasan
yang ketat. Arsip merupakan hal yang sangat penting bagi organisasi, oleh karena
itu arsip harus dijaga dan dikelola dengan baik dan benar sesuai dengan prinsip
dan tujuan manajemen kearsipan sehingga dapat disajikan dengan cepat, tepat,
lengkap dan efisien.
Di dalam organisasi, unit kerja yang ada didalamnya selalu berkaitan satu
sama lain. Tidak ada organisasi atau instansi yang dapat bekerja sendiri tanpa
terhubung dengan unit kerja yang lain. Prinsip dan dasar-dasar pemikiran ini
sangat penting untuk diterapkan, sebab ini akan lebih menjamin pelaksanaan tugas
1
Universitas Sumatera Utara
kearsipan dengan lebih efektif. Dan disadari pula, bahwa organisasi yang modern
selalu akan dipengaruhi oleh perkembangan masyarakat, ilmu pengetahuan dan
teknologi, sehingga akibatnya unit kearsipan harus dinamis dan berkembang
sesuai perkembangan organisasi modern tersebut, kalau kedudukan unit kearsipan
terlalu rendah, maka unit kearsipan akan tertinggal dan tetap akan diremehkan
fungsinya pada hari ini, hari esok, dan masa depan. (Abubakar, 2000:2)
Efesiensi dan efektivitas kearsipan dalam suatu organisasi atau instansi
sangat dipengaruhi oleh kinerja yang baik dari pegawai pada unit kearsipan,
sarana atau fasilitas yang digunakan dalam membantu pengelolaan arsip yang
tersedia untuk penyimpanan, pengamanan dan pemeliharaan arsip tersebut. Oleh
karena itu pegawai pengelola kearsipan perlu mendapatkan motivasi agar kinerja
para pegawai menjadi lebih baik lagi sehingga efisiensi dan efektivitas
pengelolaan kearsipan dapat tercapai dengan baik pula. Motivasi tersebut adalah
berupa pemenuhan kebutuhan pegawai yaitu dengan pemberian gaji yang baik,
jaminan kesejahteraan dan jaminan kerja (Lasa Hs, 2010:4).
Arsip memiliki kegunaan (manfaat) tertentu seperti untuk keperluan
administrasi, hukum, keuangan, pendidikan, riset, dan pembuktian (dokumenter).
Karena memiliki kegunaan atau manfaat yang sangat penting, maka arsip harus
disimpan dan dikelola secara sistematis. Artinya di dalam melakukan
penyimpanan arsip, orang atau petugas arsip perlu menggunakan alat tertentu
seperti map (folder, stopmap, ordner), sekat, almari atau peti arsip, serta ruangan
yang dapat menjamin keamanan arsip tersebut. Selain itu, dalam menyimpan arsip
harus pula memperhatikan prosedur, metode, klasifikasi, dan urutan tertentu di
2
Universitas Sumatera Utara
dalam meletakkannya. Sehingga arsip dapat disediakan dengan cepat dan tepat
apabila diperlukan sewaktu-waktu.
Meskipun kearsipan berperan penting dalam suatu organisasi, tetapi masih
banyak instansi atau organisasi yang belum melakukan penataan arsip dengan
baik.
Dalam
pelaksanaannya
masih
banyak
dijumpai
arsip-arsip
yang
ditumpukkan di dalam lemari yang tidak tersusun rapi sehingga sulit untuk
ditemukan kembali. Akibat dari hal ini tentunya kelestarian informasi yang
terkandung dalam arsip tersebut tidak dapat terjamin dan akan lenyap.Maka
berdasarkan alasan tersebut penyimpanan, pengamanan dan pemeliharaan
arsipmutlak harus dilaksanakan dengan baik untuk menjamin kelestarian
informasi yang terkandung dalam arsip tersebut.
Kegiatan-kegiatan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga
tidak terlepas dari peran penting kearsipan khususnya dibagian ruang baca.
Banyak sekali arsip yang harus diolah dan disimpan, oleh karena itu perlu
diterapkan sistem penyimpanan, serta pengamanan kearsipan yang baik dan benar
sehingga memudahkan dalam penemuan jika sewaktu-waktu diperlukan. Masalah
yang sering dihadapi berkaitan dengan sistem kearsipan yakni prosespenyimpanan
arsip yang tidak teratur (sembarangan), proses pemeliharaan yang tidak sesuai
prosedur, dan penyusutan arsip yang tidak terlaksana dengan baik.
Atas dasar pemikiran tersebut dan ditambah dengan keinginan penulis
untuk mendalami pengetahuan mengenai sistem kerarsipan dalam suatu
perusahaan atau organisasi, maka penulis mengambil judul “Sistem Kearsipan
Pada Ruang Baca Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara”.
3
Universitas Sumatera Utara
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang di atas maka perumusan masalah dari
tulisan ini adalah bagaimana sistem kearsipan pada Ruang Baca Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara ?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan Penelitian
Adapun yang menjadi tujuan penelitian adalah : Untuk mengetahui secara
langsung bagaimana sistem kearsipan pada Ruang Baca Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian adalah :
a. Bagi organisasi, membantu dalam memberikan pengertian, bahkan
masukan, sumbangan pemikiran dan perbaikan apabila terdapat
kesalahan pada sistem kearsipan di dalam suatu perusahaan atau
organisasi tersebut.
b. Bagi peneliti, menambah pengetahuan dan pengalaman mengenai sistem
kearsipan dalam organisasi serta memperkenalkan pada lingkungan
kerja atau wujud nyata dari sistem kearsipan.
c. Bagi pembaca, menambah pengetahuan, wawasan dan referensi tentang
sistem kearsipan
4
Universitas Sumatera Utara
D. Jadwal Kegiatan
Riset ini dilakukan oleh penulis di Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara Jl. T.M Hanafiah Kampus USU Medan khususnya pada Ruang
Baca FakultasEkonomiUniversitas Sumatera Utara dan jadwal kegiatan dilakukan
mulai tanggal 15 mei 2017 dapat dilihat dalam Tabel.
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan
Nomor
Kegiatan
Minggu Ke
I
1
Persiapan
2
Pengumpulan Data
3
Penulisam
II
III
Sumber : Penulis (2017)
E. Sistematika Penulisan
Adapun sistematika penulisan dari penulisan tugas akhir ini adalah :
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini membahas latar belakang, perumusan masalah, tujuan dan manfaat
penelitian, jadwal kegiatan dan sistematika penulisan.
5
Universitas Sumatera Utara
BAB II : PROFIL FAKULTAS EKONOMI
Bab ini membahas sejarah ringkas, struktur organisasi, job description,
jaringan usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan pada
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB III : PEMBAHASAN
Bab ini menguraikan pengertian arsip, kearsipan dan sistem kearsipan
pada Ruang Baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini menguraikan kesimpulan dan saran-saran mengenai sistem
kearsipan pada Ruang Baca Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Sumatera Utara.
6
Universitas Sumatera Utara
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Suatu organisasi atau perusahaan yang dibentuk dalam rangka mencapai
tujuan, dan menjadi cita-cita dari para pendiri, penyelenggara dan orang-orang
yang tergabung didalamnya, tidak pernah lepas dari pembuatan catatan dan
penerimaan data dan informasi tentang berbagai hal. Seperti keuangan, personalia,
komunikasi, perbekalan, dan berbagai peristiwa yang terjadi dalam rangka
penyelenggaraan, pengelolaan, dan operasional organisasi atau perusahaan.
Data yang diterima oleh organisasi tersebut dikatakan dengan arsip, yaitu
rekaman informasi dari aktivitas organisasi atau perusahaan. Arsip dapat
digunakan untuk perencanaan, pelaksanaan serta pengawasan kegiatan organisasi.
Dengan memanfaatkan arsip seoptimal mungkin dapat dicapai tujuan manajemen
modren yaitu perencanaan yang matang, pelaksanaan yang tepat serta pengawasan
yang ketat. Arsip merupakan hal yang sangat penting bagi organisasi, oleh karena
itu arsip harus dijaga dan dikelola dengan baik dan benar sesuai dengan prinsip
dan tujuan manajemen kearsipan sehingga dapat disajikan dengan cepat, tepat,
lengkap dan efisien.
Di dalam organisasi, unit kerja yang ada didalamnya selalu berkaitan satu
sama lain. Tidak ada organisasi atau instansi yang dapat bekerja sendiri tanpa
terhubung dengan unit kerja yang lain. Prinsip dan dasar-dasar pemikiran ini
sangat penting untuk diterapkan, sebab ini akan lebih menjamin pelaksanaan tugas
1
Universitas Sumatera Utara
kearsipan dengan lebih efektif. Dan disadari pula, bahwa organisasi yang modern
selalu akan dipengaruhi oleh perkembangan masyarakat, ilmu pengetahuan dan
teknologi, sehingga akibatnya unit kearsipan harus dinamis dan berkembang
sesuai perkembangan organisasi modern tersebut, kalau kedudukan unit kearsipan
terlalu rendah, maka unit kearsipan akan tertinggal dan tetap akan diremehkan
fungsinya pada hari ini, hari esok, dan masa depan. (Abubakar, 2000:2)
Efesiensi dan efektivitas kearsipan dalam suatu organisasi atau instansi
sangat dipengaruhi oleh kinerja yang baik dari pegawai pada unit kearsipan,
sarana atau fasilitas yang digunakan dalam membantu pengelolaan arsip yang
tersedia untuk penyimpanan, pengamanan dan pemeliharaan arsip tersebut. Oleh
karena itu pegawai pengelola kearsipan perlu mendapatkan motivasi agar kinerja
para pegawai menjadi lebih baik lagi sehingga efisiensi dan efektivitas
pengelolaan kearsipan dapat tercapai dengan baik pula. Motivasi tersebut adalah
berupa pemenuhan kebutuhan pegawai yaitu dengan pemberian gaji yang baik,
jaminan kesejahteraan dan jaminan kerja (Lasa Hs, 2010:4).
Arsip memiliki kegunaan (manfaat) tertentu seperti untuk keperluan
administrasi, hukum, keuangan, pendidikan, riset, dan pembuktian (dokumenter).
Karena memiliki kegunaan atau manfaat yang sangat penting, maka arsip harus
disimpan dan dikelola secara sistematis. Artinya di dalam melakukan
penyimpanan arsip, orang atau petugas arsip perlu menggunakan alat tertentu
seperti map (folder, stopmap, ordner), sekat, almari atau peti arsip, serta ruangan
yang dapat menjamin keamanan arsip tersebut. Selain itu, dalam menyimpan arsip
harus pula memperhatikan prosedur, metode, klasifikasi, dan urutan tertentu di
2
Universitas Sumatera Utara
dalam meletakkannya. Sehingga arsip dapat disediakan dengan cepat dan tepat
apabila diperlukan sewaktu-waktu.
Meskipun kearsipan berperan penting dalam suatu organisasi, tetapi masih
banyak instansi atau organisasi yang belum melakukan penataan arsip dengan
baik.
Dalam
pelaksanaannya
masih
banyak
dijumpai
arsip-arsip
yang
ditumpukkan di dalam lemari yang tidak tersusun rapi sehingga sulit untuk
ditemukan kembali. Akibat dari hal ini tentunya kelestarian informasi yang
terkandung dalam arsip tersebut tidak dapat terjamin dan akan lenyap.Maka
berdasarkan alasan tersebut penyimpanan, pengamanan dan pemeliharaan
arsipmutlak harus dilaksanakan dengan baik untuk menjamin kelestarian
informasi yang terkandung dalam arsip tersebut.
Kegiatan-kegiatan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga
tidak terlepas dari peran penting kearsipan khususnya dibagian ruang baca.
Banyak sekali arsip yang harus diolah dan disimpan, oleh karena itu perlu
diterapkan sistem penyimpanan, serta pengamanan kearsipan yang baik dan benar
sehingga memudahkan dalam penemuan jika sewaktu-waktu diperlukan. Masalah
yang sering dihadapi berkaitan dengan sistem kearsipan yakni prosespenyimpanan
arsip yang tidak teratur (sembarangan), proses pemeliharaan yang tidak sesuai
prosedur, dan penyusutan arsip yang tidak terlaksana dengan baik.
Atas dasar pemikiran tersebut dan ditambah dengan keinginan penulis
untuk mendalami pengetahuan mengenai sistem kerarsipan dalam suatu
perusahaan atau organisasi, maka penulis mengambil judul “Sistem Kearsipan
Pada Ruang Baca Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara”.
3
Universitas Sumatera Utara
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang di atas maka perumusan masalah dari
tulisan ini adalah bagaimana sistem kearsipan pada Ruang Baca Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara ?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan Penelitian
Adapun yang menjadi tujuan penelitian adalah : Untuk mengetahui secara
langsung bagaimana sistem kearsipan pada Ruang Baca Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian adalah :
a. Bagi organisasi, membantu dalam memberikan pengertian, bahkan
masukan, sumbangan pemikiran dan perbaikan apabila terdapat
kesalahan pada sistem kearsipan di dalam suatu perusahaan atau
organisasi tersebut.
b. Bagi peneliti, menambah pengetahuan dan pengalaman mengenai sistem
kearsipan dalam organisasi serta memperkenalkan pada lingkungan
kerja atau wujud nyata dari sistem kearsipan.
c. Bagi pembaca, menambah pengetahuan, wawasan dan referensi tentang
sistem kearsipan
4
Universitas Sumatera Utara
D. Jadwal Kegiatan
Riset ini dilakukan oleh penulis di Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara Jl. T.M Hanafiah Kampus USU Medan khususnya pada Ruang
Baca FakultasEkonomiUniversitas Sumatera Utara dan jadwal kegiatan dilakukan
mulai tanggal 15 mei 2017 dapat dilihat dalam Tabel.
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan
Nomor
Kegiatan
Minggu Ke
I
1
Persiapan
2
Pengumpulan Data
3
Penulisam
II
III
Sumber : Penulis (2017)
E. Sistematika Penulisan
Adapun sistematika penulisan dari penulisan tugas akhir ini adalah :
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini membahas latar belakang, perumusan masalah, tujuan dan manfaat
penelitian, jadwal kegiatan dan sistematika penulisan.
5
Universitas Sumatera Utara
BAB II : PROFIL FAKULTAS EKONOMI
Bab ini membahas sejarah ringkas, struktur organisasi, job description,
jaringan usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan pada
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB III : PEMBAHASAN
Bab ini menguraikan pengertian arsip, kearsipan dan sistem kearsipan
pada Ruang Baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini menguraikan kesimpulan dan saran-saran mengenai sistem
kearsipan pada Ruang Baca Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Sumatera Utara.
6
Universitas Sumatera Utara